Guide de démarrage rapide | BIGSOOL Archipad version 6.0 Manuel utilisateur

Guide de démarrage rapide DigitForm
Archipad version 6.0.0
1
Guide de démarrage rapide DigitForm
DigitForm vous permet de créer des formulaires personnalisés et interactifs, directement depuis Archipad Cloud.
Créez n'importe quel formulaire ou liste contrôles, et ajoutez-les dans vos projets Archipad pour les saisir en direct sur le
chantier même sans connexion internet.
Que contient ce document ?
Ce document est un manuel de mise en fonction rapide du produit DigitForm. Il présente un ensemble d'options sur la création
et l'utilisation de vos formulaires afin de faire évoluer votre méthode de travail sur le chantier.
Nous espérons avoir réussi à créer un produit qui ne nécessite pas la lecture de ce manuel en fournissant des efforts
importants pour rendre DigitForm simple d'utilisation. Si cependant vous avez des questions ou des suggestions pour de
futures évolutions, n'hésitez pas à nous contacter gratuitement au : 04 22 13 11 35.
2
Terminologie
Terme
Définition
Formulaire
Un formulaire correspond à un formulaire ou une liste de contrôle. Il peut aussi désigné une copie remplie d'une définition de
formulaire.
Définition de formulaire
Une définition de formulaire contient la description, le fond de page et d'autres informations nécessaires à la saisie d'un formulaire.
Vue
Une vue équivaut au rendu d'un formulaire sur un support, comme Ecran (utilisé pour la saisie) ou Rapport (utilisé pour l'impression).
Champs
Un formulaire est constitué de nombreux champs permettant de saisir des données. Chacun d'eux doit être nommés pour que
n'importe quel utilisateur le consultant puisse comprendre le contenu.
Section
Une section permet de regrouper des champs, et ressemble à des champs. Ceci dit les sections peuvent contenir d'autres sections.
3
Il est recommandé de suivre les étapes suivantes pour définir et saisir des formulaires avec DigitForm:
Créer une nouvelle définition de formulaire ......................................................................................................................................................... 6
Vue écran ...............................................................................................................................................................................................................6
Vue rapport............................................................................................................................................................................................................. 6
Ajouter un fond à la vue rapport ...........................................................................................................................................................................6
Configurer un formulaire .......................................................................................................................................................................................7
Ajouter des champs............................................................................................................................................................................................... 8
Déplacer et redimensionner des champs ............................................................................................................................................................9
Publier un formulaire ........................................................................................................................................................................................... 10
Importer ou synchroniser un projet sur un iPad ................................................................................................................................................12
Créer une nouvelle visite dans Archipad App .................................................................................................................................................... 13
Créer une instance de formulaire ....................................................................................................................................................................... 13
Saisir un formulaire .............................................................................................................................................................................................14
Générer un rapport basé sur votre formulaire ...................................................................................................................................................14
Partager votre rapport .........................................................................................................................................................................................16
Synchroniser votre travail en fin de journée ...................................................................................................................................................... 17
Et n’oubliez pas de recharger votre iPad ............................................................................................................................................................ 18
Une fois ces étapes effectuées, vous êtes prêt pour inspecter votre chantier, envoyer vos rapports, et garder une trace sur
l'exécution des travaux. Rappelez-vous de toujours synchroniser votre travail en fin de journée pour le rendre visible à tous les
collaborateurs qui travaillent sur votre projet.
Les pages suivantes décrivent chacune de ces étapes en détail.
4
Comment fonctionne DigitForm ?
1
2
Je scanne mon formulaire papier
depuis un document existant
J’édite mon formulaire en ajoutant
les champs interactifs nécessaires
3
4
Je peux remplir mon formulaire depuis mon
iPad
Je peux imprimer ou partager mon
formulaire
CRÉER UN FORMULAIRE INTERACTIF EN 4 ÉTAPES SIMPLES
5
Créer une nouvelle définition de formulaire
Cliquez sur DigitForm pour créer une nouvelle définition de formulaire. Quand vous
créez une nouvelle définition de formulaire, Archipad crée automatiquement deux
vues : Écran et Rapport. Chacune de ces vues permet d'ajouter des champs.
Vue écran
La vue écran montrera les champs sous forme de liste, optimisée pour la saisie de données.
Vue rapport
La vue rapport permettra de placer chaque champs sur une page, et rendra ainsi possible de saisir numériquement n'importe
lequel de vos formulaires papier que vous aurez scannés en amont ou d'imprimer n'importe lequel de vos formulaires
numériques.
Ajouter un fond à la vue rapport
Vous ajouterez probablement un fond à vos formulaires au sein de la vue rapport. Pour ce faire,
vous pouvez utiliser la photocopie d'un formulaire papier existant, que vous remplissiez à la main
jusqu'à aujourd'hui, ou la version électronique d'un document existant.
Vous pouvez ajouter un fond différent à chaque page de votre rapport.
6
Quand vous visionnez la vue rapport en mode Définition, l'aperçu de votre fond de page vous permettra de positionner chaque
champs très précisément.
Configurer un formulaire
Une fois que vous avez créé une définition de formulaire, vous pouvez ouvrir et éditer la vue Écran et la vue Rapport.
Si vous commencez par la vue Rapport, commencez par photocopier la page que vous voulez numériser et placez ensuite tous
les champs que les utilisateurs devront saisir comme bon vous semble.
Si vous commencez par la vue Rapport, chaque champs que vous ajoutez sera automatiquement ajouté dans la vue Écran.
Cette méthodologie est recommandé pour définir vos formulaires et vous assurez de n’oublier aucun paramètres pour remplir
efficacement vos formulaires.
Si vous commencez par la vue Écran, vous allez vous focaliser sur les champs que les utilisateurs de votre formulaire devront
saisir.
7
Ajouter des champs
Quand vous ajoutez des champs dans la vue Rapport, chacun d’eux est
automatiquement ajouté à la vue Écran.
Avant de placer un champ dans la vue Rapport, vous devez ajouter une page.
Quand vous ajoutez des champs dans la vue Écran, ils ne sont pas automatiquement
ajoutés à la vue rapport car DigitForm n’est pas en mesure d’anticiper le
positionnement qu’il faut leur attribuer. De ce fait, si vous créez vos champs dans la
vue Écran, sélectionnez la vue Rapport et déplacez dans votre page les champs avec
un point bleu, puis redimensionnez-les et repositionnez-les comme nécessaire.
Nommez l’intégralité de vos champs pour donner une indication lors de la saisie.
Quand vous avez fini de placer les champs, assurez-vous de les avoir correctement
organisés dans la vue Écran à l’aide des sections car il arrive que la logique de
regroupement soit différente entre la saisie et l’impression du formulaire.
8
Déplacer et redimensionner des champs
Tous les champs que vous avez créé dans la vue Écran et qui ne sont pas encore positionnés seront marqués par un point
bleu. Déplacez ces champs depuis la liste des champs à droite, sur la vue Rapport et positionnez-les et redimensionnez-les
pour couvrir la zone que représente le champs sur l’imprimé.
Faites attention à la taille que vous allouez à vos champs, si ces derniers
sont trop petits alors les données saisies dans la vue Écran ne pourront pas
être imprimés sur le formulaire. Dans tous les cas il est possible de modifier
la taille de police ou le style de police pour faire rentrer le texte.
Notez qu’il est également possible de limiter le nombre de caractères qu’un champs
peut contenir.
9
Publier un formulaire
Quand vous êtes satisfait par le résultat de votre définition de formulaire, vous devez la synchroniser afin que toutes les
personnes à qui vous avez partagé le projet puissent y accéder en saisie.
Le formulaire sera accessible seulement pour les personnes avec qui le projet a été partagé. Si vous voulez utiliser ce
formulaire en dehors du projet dans lequel il a été défini, vous devez publier sa définition.
Quand vous publiez une définition de formulaire, elle devient disponible dans tous les projets auxquels vous avez accès.
Publiez une définition de formulaire seulement quand vous êtes satisfait du résultat.
Le bouton Publier
Lorsque vous voyez le
bouton rouge Publier à côté du
nom de la définition de
formulaire dans la liste à gauche,
les changements que vous avez
fait sur votre formulaire ne sont
pas publiés. Si le bouton rouge
Publier n’apparaît pas, c’est parce
que votre définition de formulaire
n’a pas changé et ne nécessite
pas d’être publiée.
10
Synchroniser dans le cloud
Assurez-vous d’utiliser le bouton Synchroniser en haut de l’écran pour synchroniser vos modifications dans le cloud. Une fois
la synchronisation effectuée, vous pouvez importer le projet mis à jour sur votre iPad.
Quand vous avez synchronisé votre projet, chaque définition de formulaire que vous avez créée ou modifiées va
respectivement être ajoutée ou mettre à jour une précédente définition de formulaire. Chaque personne avec qui vous avez
partagé le projet aura accès à cette nouvelle définition de formulaire. Toutes les définitions de formulaire que vous avez mises
à jour n’impacteront pas les formulaires basés sur cette définition que vous avez déjà créés.
Vous pouvez donc supprimer ou ajouter des champs dans cette définition de formulaire et tous les formulaires étant déjà
saisis ne seront pas concernés par le changement. Seuls les nouvelles saisies utiliseront la mise à jour.
11
Importer ou synchroniser un projet sur un iPad
Maintenant que vous avez créé et synchronisé votre projet dans le cloud, vous êtes prêt à importer le projet sur votre iPad.
Si vous n’êtes pas encore connecté à Archipad sur votre iPad, merci de
le faire maintenant. Votre identifiant pour Archipad sur votre iPad et sur
le site web est le même et utilise le même mot de passe.
Ouvrez Archipad sur votre iPad et sélectionnez Importer un projet
partagé sur Archipad cloud. La liste des projets que vous avez partagé
dans le Cloud s’affichera. Touchez le projet à importer puis le bouton
OK en haut à droite.
Si le projet n’apparaît pas, c’est probablement que vous n’êtes pas
connecté avec le compte qui a créé le projet. Si vous voulez utiliser un
autre compte, assurez-vous d’avoir partagé le projet avec cet autre
compte.
Après avoir importé votre projet, utilisez le bouton
Synchroniser le projet pour envoyer vos modifications et
recevoir celles faites par les autres personnes.
12
Créer une nouvelle visite dans Archipad App
Archipad utilise les visites pour enregistrer vos différentes modifications et peut générer des rapports avec uniquement les
changements fait dans une visite. Une visite vous permet de suivre en temps réel les nouvelles informations telles que les
présences et de produire un rapport incluant uniquement les modifications effectuées lors de cette visite spécifique.
Créez une nouvelle visite en touchant le bouton Nouvelle visite situé dans le coin en haut à droite de l’écran Visites de chantier.
Archipad créera automatiquement une nouvelle visite datée du jour dans laquelle vous pourrez remplir et modifier toutes les
informations liées à cette visite, telles que les présences ou les futures convocations à la prochaine visite…
Créer une instance de
formulaire
Créez un formulaire en touchant le bouton Nouveau
formulaire dans le coin en haut à droite de l’écran
Formulaires. Archipad montrera la liste des définitions
de formulaire disponibles afin de vous laisser choisir le
formulaire que vous voulez remplir.
Le nom du formulaire dans la liste sera basé sur le
premier champs saisissable des champs de votre
formulaire.
13
Saisir un formulaire
Le formulaire que vous venez de créer va contenir différents champs à saisir. Il vous suffit de remplir ces champs avec les
bonnes données. Il est inutile de sauvegarder votre travail une fois fait, ceci est automatique, continuer votre travail
simplement.
Générer un rapport basé sur votre formulaire
En fonction de la définition de votre formulaire, vous générerez probablement un rapport. Ce rapport est ce que vous
envoyez aux personnes travaillant sur ce projet telles que les sous-traitants afin qu’ils puissent prendre connaissance de
leurs travaux à effectuer.
Générez votre rapport en utilisant la section Rapport dans Archipad et touchez le bouton Nouveau rapport situé en haut à droite
de l’écran. Ensuite, au lieu de sélectionner un type de rapport, veuillez choisir le modèle DigitForm.
Spécifiez le nom que vous voulez donner à votre PDF.
Par défaut, vous pouvez générer un rapport sur toutes les définitions de formulaires, mais vous pouvez également les limiter à
une visite spécifique en sélectionnant une des dates dans le champs Visites.
14
Avant de sélectionner un formulaire, vous devez sélectionner la définition de formulaire concernée pour limiter le nombre de
formulaires disponibles. Touchez le champs Définition de formulaire et sélectionnez-en une.
En dernier, sélectionnez le formulaire à imprimer depuis le champs Formulaire et touchez le bouton Générer le rapport.
15
Partager votre rapport
Utiliser le bouton Envoyer pour partager votre rapport directement depuis votre iPad. Vous pouvez envoyer le rapport par
mail, sauf quand le rapport est trop volumineux, dans quel cas vous pouvez envoyer un lien vers le rapport sauvegardé
automatiquement sur Archipad cloud. Vous pouvez aussi imprimer votre rapport sur imprimante AirPrint et le remettre en
main propre.
16
Synchroniser votre travail en fin de journée
Après avoir entré toutes les informations, telles que relever les présences, les absences, marquer les réserves levées, il vous
faut synchroniser votre travail dans le cloud. C’est seulement après que vous avez synchroniser votre projet que les autres
membres de votre équipe vont voir vos changements. De même, la synchronisation va vous permettre de récupérer et voir
leurs modifications.
Utilisez le bouton
ou Synchroniser pour synchroniser vos
modifications de la journée vers Archipad cloud.
Uniquement après avoir synchronisé votre travail dans Archipad cloud,
vous pourrez éditer ce que vous avez fait sur votre iPad dans votre
ordinateur ou synchroniser vos modifications sur un autre iPad.
17
Et n’oubliez pas de recharger votre iPad
Vérifiez après utilisation de votre iPad si celui-ci ne nécessite pas d’être rechargé pour une prochaine utilisation.
A l’aide du câble USB fourni avec votre appareil, connectez votre iPad à l’une de ces différentes sources d’alimentation :
Prise murale
Branchez votre câble de charge sur un adaptateur mural USB, puis branchez l’adaptateur sur la prise murale.
Ordinateur
Branchez votre câble de charge sur un port USB 2.0. ou 3.0. d’un ordinateur qui est allumé et n’est pas en mode veille.
N’utilisez pas les ports USB de votre clavier.
Autres sources d’alimentation USB
Branchez votre câble sur un concentrateur USB, une station d’accueil ou un autre accessoire certifié Apple sous tension.
Lors de la charge de votre appareil, un éclair s'affiche à côté de l’icône de batterie dans la barre d’état ou une
grande icône de batterie s'affiche sur votre écran de verrouillage.
Si vous voulez plus de détails sur le fonctionnement de Archipad, lisez le Manuel de Référence
Archipad, en téléchargement gratuit depuis notre site web à l’adresse:
https://bit.ly/2JOh87p
18
Notes
19
20