Xerox ConnectKey for SharePoint® Guide d'installation

Version 1.3
Mai 2015
702P03544
Xerox® ConnectKey®
for SharePoint®
Guide de démarrage rapide
©2015 Xerox Corporation. Tous droits réservés. XEROX®, XEROX et le Dessin® et ConnectKey® sont des marques de commerce de
Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d’autres pays. BR966
Microsoft® et Microsoft SharePoint® sont des marques déposées de Microsoft Corporation.
Toutes les marques de commerce utilisées dans le présent document appartiennent à leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
1
Guide de l’utilisateur Xerox® ConnectKey™ for SharePoint®................. 1-1
Objectif de ce guide ............................................................................................................................................ 1-1
Application .............................................................................................................................................................. 1-1
Interfaces utilisateur .......................................................................................................................................... 1-1
Utilisation de l’interface du panneau ou d’une imprimante Xerox EIP pour les
fonctionnalités Numérisation vers SharePoint ou Numérisation vers dossier ........................ 1-2
Accès à l’application Xerox ConnectKey for SharePoint ....................................................... 1-2
Utilisation des flux de travaux de dossiers en réseau ............................................................ 1-4
Utilisation des flux de travaux SharePoint .................................................................................. 1-5
Utiliser les flux de travaux Mon site ................................................................................................ 1-8
Xerox ConnectKey for SharePoint
Guide de démarrage rapide
iii
Sommaire
iv
Xerox® ConnectKey for SharePoint
Guide de démarrage rapide
1 Guide de l’utilisateur Xerox®
ConnectKey™ for SharePoint®
Objectif de ce guide
Le Guide de démarrage rapide est destiné aux utilisateurs de numérisation de la solution Xerox®
ConnectKey™ for SharePoint® qui utilise des imprimantes multifonction Xerox EIP afin d’envoyer
des documents à SharePoint ou à des destinations de dossiers en réseau.
Application
La solution Xerox ConnectKey for SharePoint solution est une application logicielle pour les
utilisateurs de numérisation qui soumettent des documents des imprimantes multifonction de
Xerox vers le serveur Xerox ConnectKey for SharePoint afin que ceux-ci soient traités et
acheminés aux dossiers en réseau ainsi qu’à SharePoint.
Interfaces utilisateur
Détails concernant l’interface des
utilisateurs de numérisation :
Commentaires :
Interface du panneau de l’imprimante
multifonction Xerox EIP :
Intégration du panneau pour les utilisateurs
authentifiés (ou non authentifiés) afin qu’ils
aient accès à l’interface utilisateur de
ConnectKey for SharePoint et aux boutons
de numérisation.
Xerox ConnectKey for SharePoint
Guide de démarrage rapide
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Sommaire
Utilisation de l’interface du panneau ou
d’une imprimante Xerox EIP pour les
fonctionnalités Numérisation vers SharePoint
ou Numérisation vers dossier
Pour indexer et soumettre des documents pour le traitement, l’utilisateur de numérisation doit :
•
•
Se connecter (si cela est nécessaire) :
- S’authentifier via le processus d’identification en réseau avec ses références utilisateur
Windows Active Directory.
- S’authentifier en utilisant une carte périphérique Xerox Secure Access.
Choisir un bouton ConnectKey for SharePoint pour la numérisation.
- Sélectionner l’option de destination souhaitée.
- Indexer le document, le cas échéant, lorsqu’il numérise vers des bibliothèques
SharePoint. L’indexation est un moyen de mettre sur carte les informations pour les
colonnes SharePoint. Par exemple, une bibliothèque SharePoint peut avoir une colonne
pour la Date de facture. Connect Key autorisera l’utilisateur à entrer ces informations
lorsqu’il numérisera le document.
- Traiter le document papier au moyen du chargeur de documents ou de la glace
d’exposition.
Les procédures suivantes décrivent le processus pour numériser et acheminer un document vers
une destination SharePoint ou un dossier en réseau :
Accès à l’application Xerox ConnectKey for SharePoint
1. Appuyer sur ConnectKey SharePoint.
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Xerox® ConnectKey for SharePoint
Guide de démarrage rapide
2. L’utilisateur doit s’identifier, fournir ses références utilisateur ou une carte, le cas échéant.
Remarque
Il existe plusieurs méthodes d’authentification pour les imprimantes multifonction
disponibles et la façon de faire est légèrement différente compte tenu de l’environnement
de déploiement ou des exigences commerciales.
Par exemple, si l’utilisateur opte pour l’authentification Windows, il doit entrer un nom
d’utilisateur et un mot de passe Windows (Active Directory) sur le panneau l’imprimante
lorsqu’il est invité à se connecter.
3. Un ou plusieurs boutons de flux de travaux s’affichent, comme cela est défini par
l’administrateur ConnectKey for SharePoint.
- Cliquer sur Network Folder Workflows (Flux de travaux de dossiers en réseau) pour
acheminer les documents vers une destination en réseau. Les boutons de numérisation
pour l’acheminement vers le réseau qui sont configurés s’affichent.
- Cliquer sur SharePoint Workflows (Flux de travaux SharePoint ) pour acheminer les
documents vers une destination de bibliothèque SharePoint. Les boutons de
numérisation pour l’acheminement vers SharePoint qui sont configurés s’affichent.
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Guide de démarrage rapide
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Sommaire
Remarque
Tout en faisant défiler les options Menu et les boutons Action de numérisation, un dialogue
Veuillez patienter indique que l’imprimante Xerox EIP communique avec le serveur sur le
réseau. L’écran se rafraîchit.
Les pages suivantes décrivent des exemples de configuration pour les flux de travaux du dossier
en réseau et les flux de travaux SharePoint.
Utilisation des flux de travaux de dossiers en réseau
Les boutons et instructions suivants permettent de voir un exemple d’environnement de flux de
travail de dossiers en réseau.
Remarque
Un astérisque « * » indique un champ requis.
•
Utiliser le bouton PRÉCÉDENT pour revenir au menu antérieur.
•
Utiliser le bouton ACCUEIL pour aller au menu principal.
•
Utiliser le bouton DÉCONNEXION pour sortir des options de numérisation et se
reconnecter sous le nom d’un autre utilisateur.
Utiliser le bouton QUITTER pour fermer l’application.
•
1. Cliquer sur le bouton Demandes de congés pour ouvrir le flux de travail.
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Guide de démarrage rapide
2. Un bouton en ellipse indique la possibilité de parcourir vers un sous-dossier. Parcourir vers
le dossier de destination.
3. Cliquer sur l’icône du clavier et entrer un nom de fichier pour la numérisation. Cette
opération permet d’indexer le document, pour faire une recherche sur le nom de fichier saisi.
4. Facultatif : MODIFIER LES PARAMÈTRES affiche si l’administrateur a activé le paramètre
de numérisation pour qu’il puisse être configuré au niveau du panneau pour la numérisation
des documents. Cliquer sur MODIFIER LES PARAMÈTRES pour modifier les paramètres de
numérisation. Il peut s’agir d’un paramètre tel que la résolution de numérisation, en points
par pouce (PPP).
5. Une fois les paramètres du travail de numérisation configurés au niveau du panneau, placer
les documents et cliquer sur DÉMARRER pour lancer la numérisation.
Le document numérisé est acheminé vers l’emplacement réseau pour pouvoir y être
récupéré.
Utilisation des flux de travaux SharePoint
Les boutons et instructions suivants permettent de voir un exemple d’environnement de flux de
travail SharePoint.
Remarque
Un astérisque « * » indique un champ requis.
•
Utiliser le bouton PRÉCÉDENT pour revenir au menu antérieur.
•
•
Utiliser le bouton ACCUEIL pour aller au menu principal.
Utiliser le bouton DÉCONNEXION pour quitter les options de numérisation et se
reconnecter sous le nom d’un autre utilisateur.
Utiliser le bouton QUITTER pour fermer l’application.
•
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Guide de démarrage rapide
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Sommaire
1. Cliquer sur le bouton Factures SharePoint pour entrer le flux de travail.
2. Un bouton en ellipse indique la possibilité de parcourir vers un sous-dossier. Parcourir vers
l’emplacement du dossier de destination.
3. Cliquer sur l’icône du clavier et entrer un nom de document pour la numérisation.
4. La bibliothèque de documents indique le nom de bibliothèque SharePoint de la destination
configurée. Parcourir vers l’emplacement du dossier de destination dans la bibliothèque
SharePoint.
5. Cliquer sur l’icône du clavier et entrer un titre pour la numérisation.
6. Facultatif : MODIFIER LES PARAMÈTRES affiche si l’administrateur a activé le paramètre
de numérisation pour qu’il puisse être configuré au niveau du panneau pour la numérisation
des documents. Cliquer sur MODIFIER LES PARAMÈTRES pour modifier les paramètres de
numérisation. Il peut s’agir d’un paramètre tel que la résolution de numérisation, en points
par pouce (PPP).
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Xerox® ConnectKey for SharePoint
Guide de démarrage rapide
7. Une fois le document indexé et les paramètres du travail de numérisation configurés au
niveau du panneau, placer les documents et cliquer sur DÉMARRER pour lancer la
numérisation.
Le document numérisé est acheminé vers l’emplacement de bibliothèque SharePoint pour
pouvoir y être récupéré.
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Sommaire
Utiliser les flux de travaux Mon site
1. Les flux de travaux Mon site exigent l’authentification Windows. Entrer un nom d’utilisateur
et un mot de passe Windows (Active Directory) au niveau du panneau de l’imprimante à
l’invitation à se connecter.
2. Cliquer sur le bouton Flux de travaux Mon site pour entrer le flux de travail.
3. Si l’administrateur a configuré un nom de document par défaut, il sera affiché. Cliquer sur
l’icône du clavier pour entrer un autre nom de document pour la numérisation.
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Xerox® ConnectKey for SharePoint
Guide de démarrage rapide
4. Facultatif : L’administrateur peut configurer le flux de travail de telle manière à pouvoir
changer le type de fichier de réception ou la langue OCR. Cliquer sur les ellipses pour
modifier ces paramètres.
5. Facultatif : MODIFIER LES PARAMÈTRES affiche si l’administrateur a activé le paramètre
de numérisation pour qu’il puisse être configuré au niveau du panneau pour la numérisation
des documents. Cliquer sur MODIFIER LES PARAMÈTRES pour modifier les paramètres de
numérisation. Il peut s’agir d’un paramètre tel que la résolution de numérisation, en points
par pouce (PPP).
6. Une fois le document indexé et les paramètres du travail de numérisation configurés au
niveau du panneau, placer les documents et cliquer sur DÉMARRER pour lancer la
numérisation.
Le document numérisé est acheminé à la librairie « Documents personnels » dans la
bibliothèque Mon site de SharePoint et peut y être récupéré.
Remarque
L’URL pour cet emplacement est basé sur le chemin spécifié sous l’option Paramètres
avancés de l’onglet SharePoint. Ce chemin associé au nom de l’utilisateur de numérisation
permet de déterminer l’emplacement Mon site dans SharePoint.
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