▼
Scroll to page 2
of
24
Xerox 700 Digital Color Press avec Integrated Fiery® Color Server Impression de données variables © 2008 Electronics for Imaging, Inc. Les Informations juridiques rédigées pour ce produit s’appliquent au contenu du présent document. 45072762 11 juin 2008 TABLE DES MATIÈRES 3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 5 Terminologie et conventions 5 A propos de ce document 6 PRÉSENTATION Présentation de l’impression de données variables Composants des tâches à données variables Impression de données variables sur l’Integrated Fiery Color Server 7 7 8 10 Langages compatibles pour l’impression de données variables 10 Principales fonctions de l’Integrated Fiery Color Server pour l’impression de données variables 11 IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES Impression de documents à données variables avec FreeForm 12 12 Fonctionnement de la technologie FreeForm 12 Création de la maquette 13 Création du document à données variables 13 Association de la maquette FreeForm au document à données variables 14 Instructions 16 Prévisualisation des maquettes à partir du pilote Windows 20 Impression de documents à données variables avec FreeForm 2 21 INDEX 23 INTRODUCTION 5 INTRODUCTION Ce document fournit des informations sur l’impression de documents à données variables (VDP) et décrit les fonctions d’impression prises en charge par la Xerox 700 Digital Color Press avec Integrated Fiery Color Server : • Langages d’impression de données variables compatibles tels que FreeForm et FreeForm 2 Terminologie et conventions Ce document utilise la terminologie et les conventions suivantes. Le terme ou la convention signifie Aero Integrated Fiery Color Server (dans les illustrations et les exemples) Integrated Fiery Color Server Xerox 700 Digital Color Press avec Integrated Fiery Color Server Mac OS Apple Mac OS X Presse numérique Xerox 700 Digital Color Press Titres en italique Autres ouvrages de cette documentation Windows Microsoft Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista Sujets pour lesquels des informations supplémentaires sont disponibles en démarrant l’aide du logiciel. Astuces et informations Informations importantes Informations importantes sur des problèmes pouvant engendrer un danger physique pour vous-même ou pour les autres. INTRODUCTION 6 A propos de ce document Ce document aborde les sujets suivants : • Concepts de base relatifs à l’impression de données variables • Fonctions de l’Integrated Fiery Color Server prises en charge et langages compatibles pour l’impression de données variables • Instructions pour l’impression de documents contenant des éléments variables avec FreeForm et FreeForm 2 R EMARQUE : Pour plus d’informations sur l’impression de tâches à données variables à l’aide d’un logiciel tiers, voir la documentation du logiciel concerné. Pour prendre connaissance de cas courants de flux de travaux d’impression de documents à données variables, voir Exemples de flux. PRÉSENTATION 7 PRÉSENTATION Ce chapitre décrit la technique d’impression de documents à données variables et présente les composants pris en charge qui permettent la création de tâches à données variables. Pour consulter des exemples d’impression de documents à données variables et de flux de travaux, voir Exemples de flux. Présentation de l’impression de données variables L’impression de courriers personnalisés dans le cadre, par exemple, de publipostages, est un exemple classique d’impression de données variables. Il s’agit en effet d’associer un ensemble d’éléments fixes communs aux différents exemplaires d’un même document (données réutilisables) à un ensemble d’éléments variables qui diffèrent d’un exemplaire à un autre. Lorsque vous recourez à l’impression de données variables, vous créez des documents personnalisés qui contiennent des éléments ciblés en fonction du public visé. Une brochure qui s’adresse aux clients par leur nom et qui contient des informations personnelles obtenues dans une base de données commerciale est un exemple de cas dans lequel il est fait usage de l’impression de données variables. Les éléments d’arrière-plan, les illustrations et les blocs de texte qui ne varient pas d’un exemplaire à l’autre constituent la maquette. Le nom du client et les autres informations le concernant constituent les éléments variables. Vous pouvez utiliser l’impression de données variables sous sa forme la plus simple, c’est-àdire, pour effectuer un publipostage de base. Toutefois, vous pouvez également assembler dynamiquement des images, des graphiques, du texte et d’autres objets pour créer des documents personnalisés très attrayants. La fonction d’impression de données variables recourt à la technologie d’impression numérique qui permet de personnaliser vos créations grâce aux liens établis avec des bases de données dans lesquelles se trouve le contenu des documents à imprimer sur un appareil tel que la presse numérique. Les créations personnalisées contiennent des règles qui déterminent la sélection du contenu dans les bases de données et l’emplacement de ce contenu dans les documents. Les deux technologies d’impression de données variables ci-dessous expliquent comment les données réutilisables sont spécifiées dans un langage d’impression de données variables. PRÉSENTATION 8 La technologie d’impression de niveau page décrit les données statiques et réutilisables (les éléments fixes) au niveau de toutes les pages. Chaque page d’éléments fixes est appelée une page maquette. Les langages de niveau page sont plus adaptés aux agencements simples qui ne changent pas. Le langage FreeForm est un exemple de langage de niveau page. Pour plus d’informations sur FreeForm, voir « Impression de documents à données variables », à la page 12. La technologie de niveau élément décrit les données statiques et réutilisables en termes d’éléments ou d’objets. La technologie de niveau élément permet l’utilisation de nombreux objets distincts dans une page, sous forme d’éléments statiques ou variables individuels. Les tâches à données variables de niveau élément utilisent des objets réutilisables pour les éléments variables de la tâche, tels que les images. Ces éléments faisant l’objet d’accès fréquents, ils sont stockés sur l’Integrated Fiery Color Server et mis en cache sous forme de groupe. Composants des tâches à données variables Une tâche classique d’impression à données variables inclut les principaux composants suivants : • Contenu Le contenu englobe le texte, les images ou les photographies placées à différents endroits dans les documents. Vous pouvez créer un contenu statique ou variable en utilisant tout un éventail d’applications, telles que Adobe Photoshop ou Microsoft Word. • Base de données Une base de données est une table qui contient tous les éléments modifiables ou variables d’un document imprimé comme le texte, les graphiques et les photographies. Vous pouvez utiliser une base de données créée dans les applications bureautiques courantes, telles que Microsoft Excel ou FileMaker Pro. Les données doivent être organisées en enregistrements, avec des champs (catégories) pour chaque enregistrement. Par exemple, dans une base de données concernant des individus, un individu représente un enregistrement et les données le concernant (son nom, son adresse et son numéro de téléphone) représentent des champs. • Règles de fonctionnement Les règles de fonctionnement, créées dans une application prenant en charge l’impression de données variables, déterminent le contenu variable à utiliser et l’endroit où le placer dans les documents. En fonction de ces règles prédéfinies, décrites par des instructions « if » et « then », l’application recherche les éléments figurant dans les bases de données pour créer les pages et les documents personnalisés dont le texte et les images sont destinés à un public ciblé. Vous pouvez par exemple créer une règle pour imprimer un contenu spécifique destiné à une population appartenant à une tranche d’âge précise. PRÉSENTATION 9 • Mise en page L’agencement désigne la structure ou la mise en page des documents dans les applications de mise en page ou de traitement de texte. Il doit tenir compte de l’espace nécessaire au texte et aux images variables. • Applications pour l’impression de données variables Les applications prenant en charge l’impression de données variables associent des éléments fixes et des informations variables, et préparent les documents pour l’impression. Pour FreeForm, il n’est pas nécessaire d’utiliser une application dédiée. • Périphérique d’impression Le périphérique d’impression est le périphérique de sortie qui permet d’obtenir des impressions papier à partir de fichiers numériques. Il peut s’agir d’une imprimante, d’un copieur ou d’une presse numérique qui prend en charge l’impression de données variables. Le schéma suivant présente les composants pour l’impression de données variables. 1 2 3 4 5 6 Mise en page Base de données Règles de fonctionnement Contenu Application prenant en charge les données variables Périphérique d’impression 1 6 2 3 4 5 PRÉSENTATION 10 Impression de données variables sur l’Integrated Fiery Color Server L’Integrated Fiery Color Server combine les langages d’impression de données variables, les logiciels tiers et les fonctions principales de l’Integrated Fiery Color Server pour pouvoir s’intégrer à différents flux de travaux existants. Pour plus d’informations sur les flux de travaux d’impression à données variables, voir Exemples de flux. Langages compatibles pour l’impression de données variables L’Integrated Fiery Color Server est compatible avec les langages d’impression de données variables suivants : • FreeForm et FreeForm 2 FreeForm et FreeForm 2 sont utilisés avec les solutions qui prennent en charge les données variables. Avec la technologie FreeForm, les données réutilisables sont rippées une fois seulement, ce qui permet à la presse numérique de fonctionner plus rapidement. FreeForm prend en charge la création d’éléments fixes et de données variables à partir de n’importe quelle application ou plate-forme bureautique. Dans l’application, un numéro compris entre 1 et 100 est affecté à la page maquette. Les options FreeForm sont disponibles dans le pilote et les outils de gestion des tâches. Pour plus d’informations sur FreeForm, voir « Impression de documents à données variables », à la page 12. FreeForm 2 étend la technologie FreeForm et vous permet de déterminer des conditions de page et des règles pour l’impression de tâches contenant plusieurs pages maquettes. Vous pouvez également définir les limites de chaque enregistrement dans le flux de données, c’est-à-dire spécifier le début et la fin de chaque enregistrement. Contrairement à FreeForm, FreeForm 2 nécessite l’utilisation d’une application compatible avec l’impression de données variables (telle que PrintShop Mail) qui prend spécifiquement en charge FreeForm 2. Pour plus d’informations sur FreeForm 2, voir « Impression de documents à données variables », à la page 12. PRÉSENTATION 11 Principales fonctions de l’Integrated Fiery Color Server pour l’impression de données variables En intégrant la prise en charge des données variables dans les fonctions principales de l’Integrated Fiery Color Server, telles que la fonction Supports mixtes, vous pouvez créer des agencements personnalisés et utiliser différents supports et options de finition pour les tâches à données variables. Supports mixtes et impression de documents à données variables Vous pouvez appliquer des paramètres de la fonction Supports mixtes à l’ensemble des tâches à données variables. Si des paramètres de la fonction Supports mixtes sont utilisés, l’Integrated Fiery Color Server traite chaque enregistrement de données variables comme une tâche séparée. Les paramètres de la fonction Supports mixtes sont appliqués à l’ensemble des enregistrements de la tâche à données variables. Pour consulter un exemple de flux de travaux sur supports mixtes avec données variables, voir Exemples de flux. Pour plus d’informations sur le paramétrage de supports mixtes pour une tâche, voir Utilitaires. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 12 IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES La technologie FreeForm offre des options d’impression qui vous permettent de définir des maquettes et de les affecter à des tâches à données variables envoyées à l’Integrated Fiery Color Server. Ce chapitre explique comment effectuer les tâches suivantes : • Imprimer des documents avec FreeForm. • Créer une maquette et un document à données variables. • Imprimer des documents avec FreeForm 2 en utilisant un logiciel tiers qui prend en charge les documents à données variables. Impression de documents à données variables avec FreeForm La technologie FreeForm permet d’imprimer des documents à données variables. Cette section présente la technologie FreeForm et décrit comment créer et associer des maquettes et des éléments variables. Des instructions et des conseils sont présentés à la fin de cette section. Fonctionnement de la technologie FreeForm L’impression de documents à données variables au moyen de la technologie FreeForm consiste à envoyer les données fixes de la tâche à l’Integrated Fiery Color Server et à les rastériser séparément des données variables. Les données fixes sont stockées sur l’Integrated Fiery Color Server en mode point en tant que maquette FreeForm et peuvent être utilisées aussi souvent que souhaité avec plusieurs jeux de données variables. Comme la tâche avec maquette FreeForm est prérippée et stockée sur l’Integrated Fiery Color Server, le seul temps de traitement requis pour l’impression des données variables est celui nécessaire pour ripper ces données. Les maquettes FreeForm peuvent être utilisées avec n’importe quelles données fixes à associer avec des éléments qui diffèrent d’un jour à l’autre. Par exemple, un modèle d’en-tête peut être stocké comme maquette FreeForm et utilisé régulièrement comme arrière-plan pour différents contenus de lettres (les données variables). FreeForm vous permet de créer des documents contenant des éléments fixes et variables avec l’application de votre choix. Les deux documents peuvent être créés dans des applications différentes, voire sur différentes plates-formes. Pour créer une maquette, utilisez une application de mise en page ou une application graphique. Pour créer un document à données variables, utilisez un traitement de texte doté d’une fonction de publipostage, une application de mise en page prenant en charge les scripts ou un système de base de données. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 13 Les fonctions FreeForm se paramètrent au moyen des options Créer maquette et Utiliser maquette. Vous pouvez les définir dans le pilote d’imprimante lorsque vous envoyez la tâche ou bien demander à l’opérateur de le faire en modifiant la tâche à partir de la Command WorkStation. Lorsque la maquette est rippée, elle apparaît dans l’onglet FreeForm de la Command WorkStation. Vous pouvez également utiliser la Command WorkStation pour contrôler et gérer toutes les maquettes FreeForm stockées dans l’Integrated Fiery Color Server. Pour plus d’informations, voir l’aide de la Command WorkStation. Création de la maquette Avant d’utiliser FreeForm, vous devez créer un document à éléments fixes et un document à données variables. Cela implique de créer la mise en page du document combiné ainsi que les éléments variables. Dans une application de mise en page ou une application graphique, disposez les éléments fixes (texte et graphismes qui ne changent pas) sur une ou plusieurs pages, en laissant de la place pour les éléments variables. Maquette 1 2 Espace pour les éléments variables Eléments fixes 1 2 Lorsque vous avez finalisé la structure de la maquette, imprimez-la sur l’Integrated Fiery Color Server et indiquez qu’une maquette FreeForm doit être créée à partir de cette tâche (voir page 17). Création du document à données variables Vous pouvez créer un document à données variables avec un traitement de texte proposant une fonction de publipostage, avec un système de base de données ou une application de mise en page prenant en charge les scripts. Dans tous les cas, les informations sont prises dans une liste ou une base de données et fusionnées dans un document existant, configuré pour accepter ces informations. Chaque application propose ses propres commandes pour cette fonction. Pour plus d’informations, voir la documentation de l’application. Avant d’ajouter des éléments variables à la maquette, mettez-les en forme pour qu’ils soient conformes à la mise en page adoptée pour la maquette. Pour ce faire, il suffit de créer un document avec une mise en page appropriée, puis d’ajouter les éléments variables aux emplacements prévus. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 14 R EMARQUE : Le document à données variables doit compter le même nombre de pages que la maquette. Par exemple, si une maquette compte quatre pages, les documents à données variables doivent compter également quatre pages. Si nécessaire, ajoutez des pages vides au dernier enregistrement du document à données variables. Document à données variables 1 Elément variable 1 1 1 1 Une fois le document à données variables créé, imprimez-le sur l’Integrated Fiery Color Server et spécifiez qu’il doit être associé à la maquette FreeForm correspondante (voir page 17). Association de la maquette FreeForm au document à données variables Pour imprimer un document à données variables sur l’Integrated Fiery Color Server, spécifiez la maquette FreeForm créée à partir de votre document à données fixes avec l’option d’impression Utiliser maquette. L’Integrated Fiery Color Server associe les données en mode point (raster) du document à données variables avec la maquette FreeForm prérippée, créant ainsi un nouveau fichier de données en mode point. Document combiné IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 15 Une maquette peut comporter plusieurs pages. Lorsque vous imprimez un document à données variables et que vous spécifiez une maquette FreeForm comportant plusieurs pages, les pages à données variables sont combinées avec les pages de la maquette de manière cyclique. L’exemple ci-après illustre la façon dont un document à éléments variables peut se combiner avec une maquette de deux pages. Les pages 1 et 2 du document à données variables se combinent, respectivement, aux pages 1 et 2 de la maquette. Le cycle des pages de la maquette recommence alors, et les pages 3 et 4 du document à données variables se combinent, respectivement, aux pages 1 et 2 de la maquette. Ce schéma se répète pour chaque jeu de pages du document à données variables. Document combiné IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 16 Instructions Cette section donne quelques conseils pour vous permettre d’imprimer correctement les tâches. • Consultez votre administrateur ou votre opérateur pour savoir de quelle manière les numéros de maquettes FreeForm sont attribués sur votre site. • N’envoyez pas vos tâches d’impression à données variables sur la connexion Direct via la Command WorkStation. Si vous le faites, les tâches ne seront pas traitées. • Utilisez les champs Notes et Instructions pour communiquer à l’opérateur des instructions concernant les tâches. • Donnez à vos tâches des noms uniques et descriptifs. L’opérateur et vous-même devez être capables d’identifier facilement vos tâches s’il y en a plusieurs dans les queues, si les numéros de maquettes FreeForm sont réattribués ou si vous devez vous référer à une autre tâche dans les champs Notes ou Instructions. • Tenez compte des restrictions liées aux options d’impression lorsque vous utilisez la technologie FreeForm. Pour plus d’informations sur ces restrictions, voir Options d’impression. • Les paramètres suivants doivent être identiques pour les maquettes et les documents contenant des éléments variables : Recto verso Mode couleur Impression sécurisée Orientation Format du document Mode d’agrafage Position de la perforation • Le paramètre suivant pour le document à données variables prend le pas sur le paramètre correspondant de la maquette : Support Pour plus d’informations, voir Options d’impression. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES POUR IMPRIMER 17 DES DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES AVEC FREEFORM 1 Créez une maquette. L’exemple ci-après présente la page d’une maquette pour une brochure à trois volets créée dans une application de mise en page. 2 Imprimez la maquette sur l’Integrated Fiery Color Server après avoir sélectionné l’un des numéros de maquettes FreeForm (de 1 à 100) pour l’option d’impression Créer maquette. Vous pouvez aussi sélectionner Aucun pour l’option Créer maquette et demander à l’opérateur d’utiliser d’autres paramètres sur la Command WorkStation pour créer une maquette FreeForm à partir de cette tâche. Pour plus d’informations, voir l’aide de la Command WorkStation. Pour imprimer une maquette FreeForm afin de vous assurer qu’elle est correcte avant d’y intégrer des données variables, activez la fonction Imprimer maquette une fois le fichier envoyé à l’Integrated Fiery Color Server (voir Options d’impression). IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 18 3 Créez le document à données variables. Vous pouvez créer ce document en utilisant un fichier, une application ou une plate-forme différente de ceux utilisés pour créer la maquette, à condition de conserver certaines des options d’impression (pour plus d’informations, voir page 16). L’exemple ci-après présente la page d’un document à éléments variables pour une brochure en trois volets. Ses données peuvent être simples, comme un nom et une adresse, ou complexes, comme plusieurs images et photographies en couleur. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 19 4 Imprimez le document à éléments variables sur l’Integrated Fiery Color Server après avoir sélectionné le numéro de maquette FreeForm approprié pour l’option d’impression Utiliser maquette. Il peut s’agir d’un numéro que vous avez vous-même attribué lorsque vous avez envoyé la maquette ou d’un numéro attribué par l’opérateur. Pour prévisualiser la maquette, cliquez sur Prévisualiser maquette à partir du pilote d’imprimante, ce qui permet de générer une image à basse résolution de la maquette. Les numéros de maquettes FreeForm peuvent être modifiés à partir de la Command WorkStation. Consultez l’opérateur pour vous assurer que le numéro de maquette FreeForm que vous spécifiez est bien celui de la maquette que vous souhaitez utiliser. Pour vérifier la tâche avant de l’imprimer, demandez à l’opérateur d’utiliser la commande Traiter et attendre afin de prévisualiser la tâche à partir de la Command WorkStation. L’exemple ci-dessous présente une maquette FreeForm associée à un document à données variables. Les données variables sont simplement superposées à la maquette. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 20 Prévisualisation des maquettes à partir du pilote Windows Une fois la maquette créée, vous pouvez la prévisualiser à partir du pilote Windows. Cette fonction vous permet de sélectionner aisément votre maquette lorsque vous imprimez à l’aide de FreeForm. POUR PRÉVISUALISER DES MAQUETTES À PARTIR DU PILOTE WINDOWS 1 Choisissez Imprimer dans votre application. 2 Sélectionnez l’Integrated Fiery Color Server comme imprimante et cliquez sur Propriétés. 3 Cliquez sur l’onglet Impression Fiery. 4 Cliquez sur l’icône Impression variable. 5 Cliquez sur Mise à jour pour récupérer la liste des noms des maquettes FreeForm à partir de l’Integrated Fiery Color Server. Les numéros et noms des maquettes FreeForm apparaissent dans les options Créer maquette et Utiliser maquette. R EMARQUE : Pour pouvoir récupérer la liste des noms des maquettes FreeForm, la fonction communication bidirectionnelle doit être activée. Pour plus d’informations, voir Impression sous Windows et Impression sous Mac OS. 6 Sélectionnez la maquette que vous voulez prévisualiser dans l’option Utiliser maquette, puis cliquez sur Prévisualiser maquette. La fenêtre de prévisualisation de la maquette FreeForm s’affiche. 7 Cliquez sur Fermer. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 21 Impression de documents à données variables avec FreeForm 2 FreeForm 2 améliore les fonctionnalités de FreeForm. FreeForm 2 nécessite un logiciel tiers compatible d’impression de données variables, tel que PrintShop Mail. L’utilisation conjointe d’un logiciel tiers et de FreeForm 2 vous permet de créer des maquettes de plusieurs pages et de personnaliser ainsi totalement vos documents. Vous pouvez toutefois toujours utiliser une autre maquette créée dans n’importe quelle application, puis utiliser un logiciel tiers qui prend en charge FreeForm 2, tel que PrintShop Mail, pour associer les informations de la base de données à la structure de la maquette. L’utilisation conjointe de FreeForm 2 et du logiciel tiers pour l’impression de documents à données variables vous permet de spécifier les conditions de page qui déterminent les règles applicables à chacune des pages de la maquette. Ces règles, rédigées sous forme d’instructions « if » et « then » dans chacune des pages de la maquette, vous permettent d’en ignorer ou d’en imprimer certaines. Pour plus d’informations sur la création de conditions de page, voir la documentation du logiciel tiers. FreeForm 2 permet également de supprimer une maquette FreeForm donnée du disque dur de l’Integrated Fiery Color Server une fois le traitement RIP de la tâche à données variables correspondante terminé et l’impression effectuée. Vous pouvez définir cette fonctionnalité dans un logiciel tiers qui prend en charge la suppression des maquettes FreeForm. Pour plus d’informations sur la suppression de maquettes FreeForm, voir la documentation du logiciel tiers. POUR IMPRIMER UNE TÂCHE À DONNÉES VARIABLES À L’AIDE DE FREEFORM 2 1 Ouvrez le document à données variables dans le logiciel tiers pour l’impression de données variables qui prend en charge FreeForm 2, tel que PrintShop Mail. 2 Sélectionnez FreeForm 2 lorsque vous envoyez le document à données variables. Pour plus d’informations sur la création ou l’impression de tâches à données variables, voir la documentation du logiciel tiers. 3 Imprimez le document. INDEX 23 INDEX A I agencement 9 impression tâches FreeForm 2 21 impression de documents à données variables exemple 7 langages 5, 10 présentation 7 impression de tâches FreeForm 12 B base de données 8 C contenu 8 Créer maquette, option 13 D données réutilisables 7 F FreeForm association de maquettes à des données variables 13 création d’une maquette 13 création de variables 13 définition 10 impression de documents à données variables 12 utilisation 12 FreeForm 2 définition 10 impression de documents à données variables 21 M maquette 7 O objets réutilisables 8 outils de gestion des tâches 10 R règles de fonctionnement 8 S supports mixtes 11 T technologie de niveau élément 8 technologie de niveau page 8 terminologie 5 U Utiliser maquette, option 13