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Xerox EX Print Server, Powered by Fiery®, pour la Xerox 700 Digital Color Press Impression de données variables © 2008 Electronics for Imaging, Inc. Les Informations juridiques rédigées pour ce produit s’appliquent au contenu du présent document. 45069918 29 mai 2008 TABLE DES MATIÈRES 3 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION 5 Terminologie et conventions 5 A propos de ce document 6 PRÉSENTATION Présentation de l’impression de données variables Composants des tâches à données variables Impression de données variables sur l’EX Print Server 7 7 8 10 Langages compatibles pour l’impression de données variables 10 Principales fonctions de l’EX Print Server pour l’impression de données variables 11 IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES Impression de documents à données variables avec FreeForm 13 13 Fonctionnement de la technologie FreeForm 13 Création de la maquette 14 Création du document à données variables 15 Association de la maquette FreeForm au document à données variables 15 Instructions 17 Prévisualisation des maquettes à partir du pilote Windows 20 Impression de documents à données variables avec FreeForm 2 21 Impression d’autres tâches à données variables 22 Imposition de tâches à données variables 23 INDEX Imposition de tâches FreeForm avec Impose 23 Imposition de tâches FreeForm 2 avec Impose 24 Imposition d’autres tâches à données variables avec Impose 24 25 INTRODUCTION 5 INTRODUCTION Ce document fournit des informations sur l’impression de documents à données variables (VDP) et décrit les fonctions d’impression prises en charge par l’EX Print Server : • Langages d’impression de données variables compatibles tels que FreeForm et FreeForm 2 • Logiciel tiers compatibles pour l’impression de documents à données variables • Imposition de tâches FreeForm 2 avec Impose Terminologie et conventions Ce document utilise la terminologie et les conventions suivantes. Le terme ou la convention signifie Aero EX Print Server (dans les illustrations et les exemples) EX Print Server Xerox EX Print Server, piloté par Fiery®, pour la Xerox 700 Digital Color Press Mac OS Apple Mac OS X Presse numérique Xerox 700 Digital Color Press Titres en italique Autres ouvrages de cette documentation Windows Microsoft Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista Sujets pour lesquels des informations supplémentaires sont disponibles en démarrant l’aide du logiciel. Astuces et informations Informations importantes Informations importantes sur des problèmes pouvant engendrer un danger physique pour vous-même ou les autres. INTRODUCTION 6 A propos de ce document Ce document aborde les sujets suivants : • Concepts de base relatifs à l’impression de données variables • Fonctions de l’EX Print Server prises en charge et langages compatibles pour l’impression de données variables • Instructions pour l’impression de documents contenant des éléments variables avec FreeForm et FreeForm 2 • Instructions pour l’impression et la soumission d’autres formats de tâches à données variables, tels que PPML et Creo VPS R EMARQUE : Pour plus d’informations sur l’impression de tâches à données variables à l’aide d’un logiciel tiers, voir la documentation du logiciel concerné. Pour prendre connaissance de cas courants de flux de travaux d’impression de documents à données variables, voir Exemples de flux. PRÉSENTATION 7 PRÉSENTATION Ce chapitre décrit la technique d’impression de documents à données variables et présente les composants pris en charge qui permettent la création de tâches à données variables. Pour consulter des exemples d’impression de documents à données variables et de flux de travaux, voir Exemples de flux. Présentation de l’impression de données variables L’impression de courriers personnalisés dans le cadre, par exemple, de publipostages, est un exemple classique d’impression de données variables. Il s’agit en effet d’associer un ensemble d’éléments fixes communs aux différents exemplaires d’un même document (données réutilisables) à un ensemble d’éléments variables qui diffèrent d’un exemplaire à un autre. Lorsque vous recourez à l’impression de données variables, vous créez des documents personnalisés qui contiennent des éléments ciblés en fonction du public visé. Une brochure qui s’adresse aux clients par leur nom et qui contient des informations personnelles obtenues dans une base de données commerciale est un exemple de cas dans lequel il est fait usage de l’impression de données variables. Les éléments d’arrière-plan, les illustrations et les blocs de texte qui ne varient pas d’un exemplaire à l’autre constituent la maquette. Le nom du client et les autres informations le concernant constituent les éléments variables. Vous pouvez utiliser l’impression de données variables sous sa forme la plus simple, c’est-àdire, pour effectuer un publipostage de base. Toutefois, vous pouvez également assembler dynamiquement des images en quadrichromie, des graphiques, du texte et d’autres objets pour créer des documents personnalisés très attrayants. La fonction d’impression de données variables recourt à la technologie d’impression numérique qui permet de personnaliser vos créations grâce aux liens établis avec des bases de données dans lesquelles se trouve le contenu des documents à imprimer sur un appareil tel que la presse numérique. Les créations personnalisées contiennent des règles qui déterminent la sélection du contenu dans les bases de données et l’emplacement de ce contenu dans les documents. Les deux technologies d’impression de données variables ci-dessous expliquent comment les données réutilisables sont spécifiées dans un langage d’impression de données variables. PRÉSENTATION 8 La technologie d’impression de niveau page décrit les données statiques et réutilisables (les éléments fixes) au niveau de toutes les pages. Chaque page d’éléments fixes est appelée une page maquette. Les langages de niveau page sont plus adaptés aux agencements simples qui ne changent pas. Le langage FreeForm est un exemple de langage de niveau page. Pour plus d’informations sur FreeForm, voir « Impression de documents à données variables », à la page 13. La technologie de niveau élément décrit les données statiques et réutilisables en termes d’éléments ou d’objets. La technologie de niveau élément permet l’utilisation de nombreux objets distincts dans une page, sous forme d’éléments statiques ou variables individuels. Les tâches à données variables de niveau élément utilisent des objets réutilisables pour les éléments variables de la tâche, tels que les images. Ces éléments faisant l’objet d’accès fréquents, ils sont stockés sur l’EX Print Server et mis en cache sous forme de groupe. Les technologies PPML (Personalized Print Markup Language) et Creo VPS (Variable Print Specification) sont des technologies de niveau élément. Pour plus d’informations sur les technologies PPML et Creo VPS, voir « Langages compatibles pour l’impression de données variables », à la page 10. Composants des tâches à données variables Une tâche classique d’impression à données variables inclut les principaux composants suivants : • Contenu Le contenu englobe le texte, les images ou les photographies placées à différents endroits dans les documents. Vous pouvez créer un contenu statique ou variable en utilisant tout un éventail d’applications, telles que Adobe Photoshop ou Microsoft Word. • Base de données Une base de données est une table qui contient tous les éléments modifiables ou variables d’un document imprimé comme le texte, les graphiques et les photographies. Vous pouvez utiliser une base de données créée dans les applications bureautiques courantes, telles que Microsoft Excel ou FileMaker Pro. Les données doivent être organisées en enregistrements, avec des champs (catégories) pour chaque enregistrement. Par exemple, dans une base de données concernant des individus, un individu représente un enregistrement et les données le concernant (son nom, son adresse et son numéro de téléphone) représentent des champs. PRÉSENTATION 9 • Règles de fonctionnement Les règles de fonctionnement, créées dans une application prenant en charge l’impression de données variables, déterminent le contenu variable à utiliser et l’endroit où le placer dans les documents. En fonction de ces règles prédéfinies, décrites par des instructions « if » et « then », l’application recherche les éléments figurant dans les bases de données pour créer les pages et les documents personnalisés dont le texte et les images sont destinés à un public ciblé. Vous pouvez par exemple créer une règle pour imprimer un contenu spécifique destiné à une population appartenant à une tranche d’âge précise. • Mise en page L’agencement désigne la structure ou la mise en page des documents dans les applications de mise en page ou de traitement de texte. Il doit tenir compte de l’espace nécessaire au texte et aux images variables. • Applications pour l’impression de données variables Les applications prenant en charge l’impression de données variables associent des éléments fixes et des informations variables, et préparent les documents pour l’impression. Pour FreeForm, il n’est pas nécessaire d’utiliser une application dédiée. • Périphérique d’impression Le périphérique d’impression est le périphérique de sortie qui permet d’obtenir des impressions papier à partir de fichiers numériques. Il peut s’agir d’une imprimante, d’un copieur ou d’une presse numérique qui prend en charge l’impression de données variables. Le schéma suivant présente les composants pour l’impression de données variables. 1 2 3 4 5 6 Mise en page Base de données Règles de fonctionnement Contenu Application prenant en charge les données variables Périphérique d’impression 1 6 2 3 4 5 PRÉSENTATION 10 Impression de données variables sur l’EX Print Server L’EX Print Server combine les langages d’impression de données variables, les logiciels tiers et les fonctions principales de l’EX Print Server pour pouvoir s’intégrer à différents flux de travaux existants. Pour plus d’informations sur les flux de travaux d’impression à données variables, voir Exemples de flux. Langages compatibles pour l’impression de données variables L’EX Print Server est compatible avec les langages d’impression de données variables suivants : • FreeForm et FreeForm 2 FreeForm et FreeForm 2 sont utilisés avec les solutions qui prennent en charge les données variables. Avec la technologie FreeForm, les données réutilisables sont rippées une fois seulement, ce qui permet à la presse numérique de fonctionner plus rapidement. FreeForm prend en charge la création d’éléments fixes et de données variables à partir de n’importe quelle application ou plate-forme bureautique. Dans l’application, un numéro compris entre 1 et 100 est affecté à la page maquette. Les options FreeForm sont disponibles dans le pilote, les outils de gestion des tâches et les Hot Folders. Pour plus d’informations sur FreeForm, voir « Impression de documents à données variables », à la page 13. FreeForm 2 étend la technologie FreeForm et vous permet de déterminer des conditions de page et des règles pour l’impression de tâches contenant plusieurs pages maquettes. Vous pouvez également définir les limites de chaque enregistrement dans le flux de données, c’est-à-dire spécifier le début et la fin de chaque enregistrement. Contrairement à FreeForm, FreeForm 2 nécessite l’utilisation d’une application compatible avec l’impression de données variables (telle que PrintShop Mail) qui prend spécifiquement en charge FreeForm 2. Pour plus d’informations sur FreeForm 2, voir « Impression de documents à données variables », à la page 13. • Langage PPML (Personalized Print Mark-up Language) version 2.2 Le langage PPML, basé sur le XML, a été développé par PODi et fait office de norme. Il permet à la presse numérique de stocker des éléments de types texte et graphique et de les réutiliser autant de fois que nécessaire, ce qui accélère les impressions. L’EX Print Server accepte les tâches PPML compressées et non compressées. Pour imprimer des documents au format PPML, utilisez un logiciel tiers compatible avec ce format. Envoyez la tâche PPML à l’EX Print Server ou téléchargez le fichier PPML en utilisant la Command WorkStation ou Hot Folders. PRÉSENTATION 11 • VPS (Variable Print Specification) de Creo Creo VPS est une extension du langage PostScript développée par Creo. Un fichier Creo VPS est composé d’une section En-tête et d’une section Brochure. La section En-tête contient les objets globaux propres à la totalité de la tâche. La section Brochure contient une copie d’un document personnalisé. Les éléments des pages sont des objets réutilisables tels que définis dans le format Creo VPS. Chaque élément doit être compris dans le fichier Creo VPS. Pour imprimer, vous devez disposer d’une application qui envoie le flux de données Creo VPS. Vous pouvez télécharger des fichiers Creo VPS en utilisant la Command WorkStation ou Hot Folders. • Xerox VIPP (Variable data Intelligent PostScript Printware) VIPP est un langage propriétaire de description de page développé par Xerox. Pour imprimer des documents au format Xerox VIPP, utilisez un logiciel tiers compatible avec ce format. Envoyez la tâche Xerox VIPP ou téléchargez le fichier Xerox VIPP en utilisant la Command WorkStation ou Hot Folders. Principales fonctions de l’EX Print Server pour l’impression de données variables En intégrant la prise en charge des données variables dans les fonctions principales de l’EX Print Server, telles que Impose et la fonction Supports mixtes, vous pouvez créer des agencements personnalisés et utiliser différents supports et options de finition pour les tâches à données variables. Vous pouvez également gérer les objets réutilisables pour une tâche à données variables à l’aide du Gestionnaire de ressources. Impose et l’imposition de documents à données variables L’EX Print Server est compatible avec l’imposition de documents à données variables effectuée avec Impose pour les langages d’impression de données variables suivants : • Tâches à données variables FreeForm et FreeForm 2 • PPML • VPS (Creo) • Xerox VIPP Pour plus d’informations sur l’imposition d’une tâche à données variables, voir « Imposition de tâches FreeForm avec Impose », à la page 23. Pour plus d’informations sur les agencements d’imposition, voir l’aide de la Command WorkStation. PRÉSENTATION 12 Hot Folders et imposition de documents à données variables Vous pouvez imposer une tâche à données variables en utilisant Hot Folders et la soumettre à l’EX Print Server. Vous devez définir un modèle d’imposition de documents à données variables pour le Hot Folder concerné dans l’application Hot Folders. Pour plus d’informations sur l’imposition d’une tâche à données variables avec Hot Folders, voir l’aide de l’application Hot Folders. Pour plus d’informations sur les options d’imposition de documents à données variables, voir l’aide de la Command WorkStation. Supports mixtes et impression de documents à données variables Vous pouvez appliquer des paramètres de la fonction Supports mixtes à l’ensemble des tâches à données variables, y compris aux tâches à données variables ayant fait l’objet d’une imposition. Si des paramètres de la fonction Supports mixtes sont utilisés, l’EX Print Server traite chaque enregistrement de données variables comme une tâche séparée. Lorsqu’une tâche à données variables n’est pas imposée, les paramètres de la fonction Supports mixtes sont appliqués à tous les enregistrements de la tâche à données variables. Lorsqu’une tâche à données variables est imposée, les paramètres de la fonction Supports mixtes sont appliqués aux sorties de la tâche à données variables. Pour consulter un exemple de flux de travaux sur supports mixtes avec données variables, voir Exemples de flux. Pour plus d’informations sur le paramétrage de supports mixtes pour une tâche, voir Utilitaires. Gestionnaire de ressources Les objets réutilisables sont des images que vous devez télécharger sur l’EX Print Server pour les tâches qui contiennent des éléments variables. Ces objets réutilisables sont stockés sur l’EX Print Server et mis en cache en tant que groupe. Le Gestionnaire de ressources permet de gérer l’espace disque sur l’EX Print Server en visualisant la liste des objets réutilisables et en les supprimant ou en permettant de les conserver pour des tâches à données variables ultérieures. Le Gestionnaire de ressources est compatible avec les langages d’impression de données variables suivants : • FreeForm • PPML • VPS (Creo) • Xerox VIPP Pour plus d’informations sur l’utilisation du Gestionnaire de ressources, voir l’aide du Gestionnaire de ressources. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 13 IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES La technologie FreeForm offre des options d’impression qui vous permettent de définir des maquettes et de les affecter à des tâches à données variables envoyées à l’EX Print Server. Ce chapitre explique comment effectuer les tâches suivantes : • Imprimer des documents avec FreeForm • Créer une maquette et un document à données variables • Imprimer des documents avec FreeForm 2 en utilisant un logiciel tiers qui prend en charge les documents à données variables • Imprimer d’autres formats de données variables • Imposer une tâche à données variables Impression de documents à données variables avec FreeForm La technologie FreeForm permet d’imprimer des documents à données variables. Cette section présente la technologie FreeForm et décrit comment créer et associer des maquettes et des éléments variables. Des instructions et des conseils sont présentés à la fin de cette section. Fonctionnement de la technologie FreeForm L’impression de documents à données variables au moyen de la technologie FreeForm consiste à envoyer les données fixes de la tâche à l’EX Print Server et à les rastériser séparément des données variables. Les données fixes sont stockées sur l’EX Print Server en mode point en tant que maquette FreeForm et peuvent être utilisées aussi souvent que souhaité avec plusieurs jeux de données variables. Comme la tâche avec maquette FreeForm est prérippée et stockée sur l’EX Print Server, le seul temps de traitement requis pour l’impression des données variables est celui nécessaire pour ripper ces données. Les maquettes FreeForm peuvent être utilisées avec n’importe quelles données fixes à associer avec des éléments qui diffèrent d’un jour à l’autre. Par exemple, un modèle d’en-tête peut être stocké comme maquette FreeForm et utilisé régulièrement comme arrière-plan pour différents contenus de lettres (les données variables). FreeForm vous permet de créer des documents contenant des éléments fixes et variables avec l’application de votre choix. Les deux documents peuvent être créés dans des applications différentes, voire sur différentes plates-formes. Pour créer une maquette, utilisez une application de mise en page ou une application graphique. Pour créer un document à données variables, utilisez un traitement de texte doté d’une fonction de publipostage, une application de mise en page prenant en charge les scripts ou un système de base de données. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 14 Les fonctions FreeForm se paramètrent au moyen des options Créer maquette et Utiliser maquette. Vous pouvez les définir dans le pilote d’imprimante lorsque vous envoyez la tâche ou bien demander à l’opérateur de le faire en modifiant la tâche à partir de la Command WorkStation ou de Hot Folders. Lorsque la maquette est rippée, elle apparaît dans l’onglet FreeForm de la Command WorkStation. Vous pouvez également utiliser la Command WorkStation pour contrôler et gérer toutes les maquettes FreeForm stockées dans l’EX Print Server. Pour plus d’informations, voir l’aide de la Command WorkStation. Création de la maquette Avant d’utiliser FreeForm, vous devez créer un document à éléments fixes et un document à données variables. Cela implique de créer la mise en page du document combiné ainsi que les éléments variables. Dans une application de mise en page ou une application graphique, disposez les éléments fixes (texte et graphismes qui ne changent pas) sur une ou plusieurs pages, en laissant de la place pour les éléments variables. Maquette 1 2 Espace pour les éléments variables Eléments fixes 1 2 Lorsque vous avez finalisé la structure de la maquette, imprimez-la sur l’EX Print Server et indiquez qu’une maquette FreeForm doit être créée à partir de cette tâche (voir page 18). IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 15 Création du document à données variables Vous pouvez créer un document à données variables avec un traitement de texte proposant une fonction de publipostage, avec un système de base de données ou une application de mise en page prenant en charge les scripts. Dans tous les cas, les informations sont prises dans une liste ou une base de données et fusionnées dans un document existant, configuré pour accepter ces informations. Chaque application propose ses propres commandes pour cette fonction. Pour plus d’informations, voir la documentation de l’application. Avant d’ajouter des éléments variables à la maquette, mettez-les en forme pour qu’ils soient conformes à la mise en page adoptée pour la maquette. Pour ce faire, il suffit de créer un document avec une mise en page appropriée, puis d’ajouter les éléments variables aux emplacements prévus. Document à données variables 1 Elément variable 1 1 1 1 Une fois le document à données variables créé, imprimez-le sur l’EX Print Server et spécifiez qu’il doit être associé à la maquette FreeForm correspondante (voir page 18). Association de la maquette FreeForm au document à données variables Pour imprimer un document à données variables sur l’EX Print Server, spécifiez la maquette FreeForm créée à partir de votre document à données fixes avec l’option d’impression Utiliser maquette. L’EX Print Server associe les données en mode point (raster) du document à données variables avec la maquette FreeForm prérippée, créant ainsi un nouveau fichier de données en mode point. Ce fichier fusionné peut être contrôlé à l’écran (avant impression) dans les fenêtres de chemin de fer de la Command WorkStation. R EMARQUE : La fonction Epreuvage écran est disponible avec le Graphic Arts Package. Pour plus d’informations sur l’épreuvage écran et les fenêtres de chemin de fer de la Command WorkStation, voir l’aide de la Command WorkStation. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 16 Document combiné Une maquette peut comporter plusieurs pages. Lorsque vous imprimez un document à données variables et que vous spécifiez une maquette FreeForm comportant plusieurs pages, les pages à données variables sont combinées avec les pages de la maquette de manière cyclique. L’exemple ci-après illustre la façon dont un document à éléments variables peut se combiner avec une maquette de deux pages. Les pages 1 et 2 du document à données variables se combinent, respectivement, aux pages 1 et 2 de la maquette. Le cycle des pages de la maquette recommence alors, et les pages 3 et 4 du document à données variables se combinent, respectivement, aux pages 1 et 2 de la maquette. Ce schéma se répète pour chaque jeu de pages du document à données variables. Document combiné IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 17 Instructions Cette section donne quelques conseils pour vous permettre d’imprimer correctement les tâches. • Consultez votre administrateur ou votre opérateur pour savoir de quelle manière les numéros de maquettes FreeForm sont attribués sur votre site. Si l’impression FreeForm est utilisée par un grand nombre d’utilisateurs sur votre site, des numéros de maquettes FreeForm ou des plages de numéros peuvent être attribuées à des utilisateurs ou à des groupes spécifiques. Vous pouvez sélectionner des maquettes FreeForm numérotées de 1 à 100. • N’envoyez pas vos tâches d’impression à données variables sur la connexion Direct via la Command WorkStation. Si vous le faites, les tâches ne seront pas traitées. • Utilisez les champs Note et Instructions pour communiquer à l’opérateur des instructions concernant les tâches. • Donnez à vos tâches des noms uniques et descriptifs. L’opérateur et vous-même devez être capables d’identifier facilement vos tâches s’il y en a plusieurs dans les queues, si les numéros de maquettes FreeForm sont réattribués ou si vous devez vous référer à une autre tâche dans les champs Notes ou Instructions. • Tenez compte des restrictions liées aux options d’impression lorsque vous utilisez la technologie FreeForm. Pour plus d’informations sur ces restrictions, voir Options d’impression. • Les paramètres suivants doivent être identiques pour les maquettes et les documents contenant des éléments variables : Recto verso Mode couleur Impression sécurisée Orientation Format du document Mode d’agrafage Position de la perforation • Le paramètre suivant pour le document à données variables prend le pas sur le paramètre correspondant de la maquette : Support Pour plus d’informations, voir Options d’impression. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 18 POUR IMPRIMER DES DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES AVEC FREEFORM 1 Créez une maquette. L’exemple ci-après présente la page d’une maquette pour une brochure à trois volets créée dans une application de mise en page. 2 Imprimez la maquette sur l’EX Print Server après avoir sélectionné l’un des numéros de maquettes FreeForm pour l’option d’impression Créer maquette. Vous pouvez aussi sélectionner Aucun pour l’option Créer maquette et demander à l’opérateur d’utiliser d’autres paramètres sur la Command WorkStation pour créer une maquette FreeForm à partir de cette tâche. Pour plus d’informations, voir l’aide de la Command WorkStation. Pour imprimer une maquette FreeForm afin de vous assurer qu’elle est correcte avant d’y intégrer des données variables, activez la fonction Imprimer maquette une fois le fichier envoyé à l’EX Print Server (voir Options d’impression). IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 19 3 Créez le document à données variables. Vous pouvez créer ce document en utilisant un fichier, une application ou une plate-forme différents de ceux utilisés pour créer la maquette, à condition de conserver certaines des options d’impression (pour plus d’informations, voir page 17). L’exemple ci-après présente la page d’un document à éléments variables pour une brochure en trois volets. Ses données peuvent être simples, comme un nom et une adresse, ou complexes, comme plusieurs images et photographies en couleur. R EMARQUE : Pour imposer la tâche, voir « Imposition de tâches FreeForm avec Impose », à la page 23. 4 Imprimez le document à éléments variables sur l’EX Print Server après avoir sélectionné le numéro de maquette FreeForm approprié pour l’option d’impression Utiliser maquette. Il peut s’agir d’un numéro que vous avez vous-même attribué lorsque vous avez envoyé la maquette ou d’un numéro attribué par l’opérateur. Pour prévisualiser la maquette, cliquez sur Prévisualiser maquette à partir du pilote d’imprimante, ce qui permet de générer une image à basse résolution de la maquette. Les numéros de maquettes FreeForm peuvent être modifiés à partir de la Command WorkStation. Consultez l’opérateur pour vous assurer que le numéro de maquette FreeForm que vous spécifiez est bien celui de la maquette que vous souhaitez utiliser. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 20 Pour vérifier la tâche avant de l’imprimer, demandez à l’opérateur d’utiliser la commande Traiter et attendre afin de prévisualiser la tâche à partir de la Command WorkStation. L’exemple ci-dessous présente une maquette FreeForm associée à un document à données variables. Les données variables sont simplement superposées à la maquette. Prévisualisation des maquettes à partir du pilote Windows Une fois la maquette créée, vous pouvez la prévisualiser à partir du pilote Windows. Cette fonction vous permet de sélectionner aisément votre maquette lorsque vous imprimez à l’aide de FreeForm. POUR PRÉVISUALISER DES MAQUETTES À PARTIR DU PILOTE WINDOWS 1 Choisissez Imprimer dans votre application. 2 Sélectionnez l’EX Print Server comme imprimante et cliquez sur Propriétés. 3 Cliquez sur l’onglet Impression Fiery. 4 Cliquez sur l’icône Impression variable. 5 Cliquez sur Mise à jour pour récupérer la liste des noms des maquettes FreeForm à partir de l’EX Print Server. Les numéros et noms des maquettes FreeForm apparaissent dans les options Créer maquette et Utiliser maquette. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 21 R EMARQUE : Pour pouvoir récupérer la liste des noms des maquettes FreeForm, la fonction communication bidirectionnelle doit être activée. Pour plus d’informations, voir Impression sous Windows et Impression sous Mac OS. 6 Sélectionnez la maquette que vous voulez prévisualiser dans l’option Utiliser maquette, puis cliquez sur Prévisualiser maquette. La fenêtre de prévisualisation de la maquette FreeForm s’affiche. 7 Cliquez sur Fermer. Impression de documents à données variables avec FreeForm 2 FreeForm 2 améliore les fonctionnalités de FreeForm. FreeForm 2 nécessite un logiciel tiers compatible d’impression de données variables, tel que PrintShop Mail. L’utilisation conjointe d’un logiciel tiers et de FreeForm 2 vous permet de créer des maquettes de plusieurs pages et de personnaliser ainsi totalement vos documents. Vous pouvez toutefois toujours utiliser une autre maquette créée dans n’importe quelle application, puis utiliser un logiciel tiers qui prend en charge FreeForm 2, tel que PrintShop Mail, pour associer les informations de la base de données à la structure de la maquette. L’utilisation conjointe de FreeForm 2 et du logiciel tiers pour l’impression de documents à données variables vous permet de spécifier les conditions de page qui déterminent les règles applicables à chacune des pages de la maquette. Ces règles, rédigées sous forme d’instructions « if » et « then » dans chacune des pages de la maquette, vous permettent d’en ignorer ou d’en imprimer certaines. Pour plus d’informations sur la création de conditions de page, voir la documentation du logiciel tiers. FreeForm 2 permet également de supprimer une maquette FreeForm donnée du disque dur de l’EX Print Server une fois le traitement RIP de la tâche à données variables correspondante terminé et l’impression effectuée. Vous pouvez définir cette fonctionnalité dans un logiciel tiers qui prend en charge la suppression des maquettes FreeForm. Pour plus d’informations sur la suppression de maquettes FreeForm, voir la documentation du logiciel tiers. POUR IMPRIMER UNE TÂCHE À DONNÉES VARIABLES À L’AIDE DE FREEFORM 2 1 Ouvrez le document à données variables dans le logiciel tiers pour l’impression de données variables qui prend en charge FreeForm 2, tel que PrintShop Mail. 2 Sélectionnez FreeForm 2 lorsque vous envoyez le document à données variables. Pour plus d’informations sur la création ou l’impression de tâches à données variables, voir la documentation du logiciel tiers. 3 Imprimez le document. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 22 Impression d’autres tâches à données variables Vous pouvez créer les éléments fixes et variables de votre tâche en utilisant une application compatible avec l’impression de données variables, et imprimer ensuite la tâche sur l’EX Print Server depuis l’application dans un format de fichier compatible. L’EX Print Server est compatible avec une série de langages de données variables. Pour plus d’informations, voir « Langages compatibles pour l’impression de données variables », à la page 10. Pour plus d’informations sur l’impression de documents avec des formats de données variables, voir la documentation du logiciel tiers. Lorsque vous envoyez une tâche PPML ou Creo VPS à l’EX Print Server, vous devez référencer les ressources externes. L’EX Print Server recherche automatiquement les images globales en utilisant les chemins de recherche de fichiers créés dans le WebTool Configure. Pour plus d’informations, voir l’aide du WebTool Configure. Si vous connaissez le chemin de l’emplacement, vous pouvez également rechercher les ressources externes tâche par tâche. Avant d’imprimer la tâche, indiquez le chemin de recherche des fichiers à partir du pilote d’imprimante. Pour spécifier le chemin de recherche de fichiers, voir Options d’impression. POUR RECHERCHER LES RESSOURCES EXTERNES DE TÂCHES CREO VPS OU PPML EN UTILISANT UN CHEMIN DE RECHERCHE DE FICHIERS 1 Téléchargez la tâche Creo VPS ou PPML sur l’EX Print Server en utilisant un logiciel tiers qui prend en charge ce langage d’impression de données variables. 2 Dans la Command WorkStation, sélectionnez la tâche Creo VPS ou PPML et cliquez dessus avec le bouton droit pour choisir Propriétés de la tâche. 3 Cliquez sur l’icône Impression variable et indiquez le chemin de recherche des fichiers. R EMARQUE : Le serveur de recherche des fichiers doit être configuré par l’administrateur. Pour plus d’informations, voir l’aide du WebTool Configure. 4 Procédez au traitement de la tâche Creo VPS ou PPML. R EMARQUE : Si l’EX Print Server ne parvient pas à trouver les objets réutilisables pour la tâche, celle-ci ne peut pas être traitée. Assurez-vous d’avoir indiqué l’emplacement approprié pour la recherche de fichiers. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 23 Imposition de tâches à données variables Si la fonction d’imposition de tâches à données variables est activée sur l’EX Print Server, vous pouvez imposer des tâches FreeForm et FreeForm 2, ainsi que des tâches utilisant d’autres langages de données variables pris en charge. Vous pouvez imposer une tâche à données variables en utilisant Hot Folders. Pour plus d’informations, voir l’aide sur les Hot Folders. Lorsque vous soumettez une tâche à données variables à la Command WorkStation, vous devez lancer Impose pour imposer la tâche. Les données variables et le fichier maquette sont imposés et fusionnés dans la tâche imprimée. Lorsque vous imposez une tâche à données variables, vous pouvez choisir un schéma d’imposition à un seul enregistrement ou à plusieurs enregistrements. Pour plus d’informations, voir l’aide de la Command WorkStation. Imposition de tâches FreeForm avec Impose Il est possible de sélectionner des paramètres d’imposition pour une tâche à données variables FreeForm. La fonction d’imposition doit être activée sur l’EX Print Server. POUR IMPOSER UNE TÂCHE FREEFORM 1 Téléchargez un fichier PS ou PDF à utiliser comme maquette sur l’EX Print Server. 2 Ouvrez la Command WorkStation, cliquez sur la maquette avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Propriétés. 3 Cliquez sur l’icône Impression variable, sélectionnez l’option d’impression Créer maquette et affectez un numéro à la tâche. 4 Choisissez l’option Imprimer ou Traiter et attendre pour envoyer la maquette. 5 Téléchargez le fichier à données variables sur l’EX Print Server. 6 Dans la Command WorkStation, cliquez sur le fichier à données variables avec le bouton droit de la souris et cliquez sur Propriétés. 7 Cliquez sur l’icône Impression variable, sélectionnez l’option d’impression Utiliser maquette et sélectionnez le numéro de la maquette. 8 Faites un clic droit sur le fichier à données variables et cliquez sur Imposer. Sélectionnez les paramètres d’imposition de la tâche à données variables. Pour plus d’informations sur les paramètres d’imposition, voir l’aide de la Command WorkStation. 9 Procédez au traitement de la tâche à données variables. IMPRESSION DE DOCUMENTS À DONNÉES VARIABLES 24 Imposition de tâches FreeForm 2 avec Impose Il est possible de sélectionner des paramètres d’imposition pour une tâche à données variables FreeForm 2. La fonction d’imposition doit être activée sur l’EX Print Server. POUR IMPOSER UNE TÂCHE FREEFORM 2 1 Téléchargez la tâche à utiliser comme maquette en utilisant un logiciel tiers qui prend en charge FreeForm 2. 2 Ouvrez la Command WorkStation et procédez au traitement de la maquette. 3 Téléchargez la tâche à données variables dans la queue Attente en utilisant un logiciel tiers qui prend en charge FreeForm 2. 4 Sélectionnez la tâche à données variables et cliquez sur Imposer. Sélectionnez les paramètres d’imposition de la tâche à données variables. Pour plus d’informations sur les paramètres d’imposition, voir l’aide de la Command WorkStation. 5 Procédez au traitement de la tâche à données variables. Imposition d’autres tâches à données variables avec Impose Il est possible de sélectionner des paramètres d’imposition pour d’autres tâches à données variables. La fonction d’imposition doit être activée sur l’EX Print Server. POUR IMPOSER D’AUTRES TÂCHES D’IMPRESSION À DONNÉES VARIABLES 1 Téléchargez la tâche Creo VPS, Xerox VIPP ou PPML sur l’EX Print Server en utilisant un logiciel tiers qui prend en charge ce langage d’impression de données variables. 2 Faites un clic droit sur la tâche et cliquez sur Imposer. Sélectionnez les paramètres d’imposition de la tâche à données variables. Pour plus d’informations sur les paramètres d’imposition, voir l’aide de la Command WorkStation. 3 Procédez au traitement de la tâche à données variables. INDEX 25 INDEX A agencement 9 B base de données 8 C contenu 8 Créer maquette, option 14 D données réutilisables 7 F FreeForm association de maquettes à des données variables 15 création d’une maquette 14 création de variables 15 définition 10 impression de documents à données variables 13 utilisation 13 FreeForm 2 définition 10 impression de documents à données variables 21 G Gestionnaire de ressources 12 H Hot Folders 12 I Impose 11 imposition tâches Creo VPS 24 tâches FreeForm 23 tâches FreeForm 2 5, 24 tâches PPML 24 tâches Xerox VIPP 24 imposition de documents à données variables 11 Hot Folders 12 Impose 11 imposition de tâches à données variables 23 impression tâches FreeForm 2 21 impression de documents à données variables exemple 7 langages 5, 10 présentation 7 impression de tâches FreeForm 13 M maquette 7 O objets réutilisables 8 outils de gestion des tâches définition 10, 11 options FreeForm 10 P PPML (Personalized Print Markup Language) 8 PPML, voir Personalized Print Markup Language R règles de fonctionnement 9 S supports mixtes 12 T technologie de niveau élément 8 technologie de niveau page 8 terminologie 5 U Utiliser maquette, option 14 V VIPP 11 VPS (Creo) 8