Communications au bureau. Nortel SCI modulaire 7.1

Communications au bureau

Recherche de personnes

La fonction Recherche de personnes permet de diffuser des annonces de recherche dans le système Norstar, au moyen du haut-parleur des postes ou de l'équipement de diffusion par haut-parleur externe, si vous disposez de cet équipement.

On peut utiliser les téléphones numériques 7000 et 7100 et les téléphones numériques mobiles pour effectuer des annonces de recherche de personnes, mais ils ne peuvent pas recevoir ce type d'annonces.

Annonce de recherche de personnes

1. Appuyez sur ≤fl‚.

2. Sélectionnez un type de recherche de personnes. Vous pouvez sélectionner l'un des trois types suivants :

⁄

recherche à l'aide des haut-parleurs de poste (recherche par poste) ;

¤

recherche à l'aide des haut-parleurs externes

(recherche par haut-parleur) ;

‹

recherche par haut-parleur et par poste (recherche mixte).

3. Sélectionnez une zone, au besoin.

4. Faites votre annonce.

5. Appuyez sur ®.

Conseil -

Au lieu d'entrer le code de fonction de la recherche de personnes suivi du type de recherche, vous pouvez utiliser les raccourcis suivants :

N0130947 01 Guide du coordinateur de système du SCI modulaire 7.1

124 / Communications au bureau

La zone 0 comprend toutes les zones.

Haut-parleur de poste

≤fl⁄

et la zone (0 à 6)

Haut-parleur externe

≤fl¤

(code 2 : aucune zone)

Mixte

≤fl‹

et la zone (0 à 6)

Activation et désactivation de la recherche de personnes

La fonction de recherche de personne peut être activée ou désactivée sur chaque poste

1. Placez la grille de programmation sur les touches appropriées du téléphone.

2. Appuyez sur ≤••¤flfl‹››.

3. Appuyez sur ¤‹fl›fl (mot de passe par défaut du coordinateur de système).

4. Appuyez sur ≠ et entrez le numéro intérieur du poste que vous voulez programmer.

5. Appuyez sur ≠ deux fois.

6. Appuyez sept fois sur ‘. L'afficheur indique Rech.

7. Appuyez sur MODIF pour sélectionner la valeur O (Oui) ou

N

(Non).

Guide du coordinateur de système du SCI modulaire 7.1

N0130947 01

Communications au bureau / 125

Création des zones de recherche

Vous pouvez attribuer à chaque poste l'une des six zones de recherche pour la diffusion des annonces.

Conseil -

Les NA de groupe de recherche ne peuvent pas se trouver dans une zone de recherche. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes de recherche, reportez-vous à la

section Programmation des groupes de recherche à la page 165.

1. Placez la grille de programmation sur les touches appropriées du téléphone.

2. Appuyez sur ≤••¤flfl‹››.

3. Appuyez sur ¤‹fl›fl (mot de passe par défaut du coordinateur de système).

4. Appuyez sur ≠ et entrez le numéro intérieur du poste que vous voulez programmer.

5. Appuyez sur ≠ deux fois.

6. Appuyez six fois sur ‘. L'afficheur indique

Zone rech

.

7. Appuyez sur MODIF pour sélectionner la valeur : 1, 2, 3,4,

5

, 6 ou Aucun.

Vous ne pouvez programmer une zone de recherche que si la fonction Recherche de personnes a été activée pour le poste O (oui).

Une zone de recherche est constituée d'un ensemble de postes

Norstar que vous regroupez à cette fin, peu importe l'emplacement de ces postes. Le nombre maximal de postes dans une zone de recherche est de 50.

L'émission d'une tonalité de recherche de personnes avant la diffusion d'une annonce et la durée maximale des annonces, en secondes, sont programmées par l'installateur.

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126 / Communications au bureau

Conseil -

Une liste des postes attribués aux différentes zones de recherche doit être fournie aux utilisateurs qui doivent faire des annonces de recherche. Entrez cette information dans votre cahier de programmation du SCI modulaire 7.1.

Messages à l'afficheur

Enter zone :___

Zone invalide

TTES

Entrez la zone de recherche voulue (de 0 à 6) ou appuyez sur

TTES.

Sélection rech :

POSTE HP MIXTE

Délai de recherche de personnes

Vous avez entré un code de zone de recherche qui n'est pas valide. Sélectionnez un code de 0 à 6.

Sélectionnez le type de recherche voulu.

Consultez la liste des options dans la section

intitulée Annonce de recherche de

personnes à la page 123.

Le temps programmé pour la recherche de personnes est écoulé.

Rech ttes

Rech en cours

Ce message est affiché lorsque vous faites une annonce. Il indique la zone de recherche sélectionnée. Appuyez sur ≤ ou sur ® lorsque vous avez terminé.

Une recherche est déjà en cours dans la zone demandée.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autres messages,

reportez-vous à la section Messages courants à la page 249.

Conseil -

Vous pouvez diffuser une annonce au poste d'une seule personne en établissant une communication directe.

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N0130947 01

Communications au bureau / 127

Utilisation d'un équipement externe de recherche de personnes

Lorsque vous diffusez une annonce de recherche au moyen d'un équipement externe de recherche de personnes (recherche par haut-parleur ou mixte), la fonction Tonalités longues est automatiquement activée pour le système externe seulement.

Ainsi, vous pouvez commander le matériel optionnel avec la fonction Tonalités longues.

Envoi de messages

La fonction Messages vous permet de laisser un message à l'afficheur d'un autre poste du système. La fonction Messages vous indique si des messages sont en attente.

Cette fonction permet de conserver une liste de vos messages internes en attente et des messages externes reçus à votre boîte vocale, si vous êtes abonné à un service de messagerie vocale avec indication visuelle de message en attente.

Envoi d'un message

Vous pouvez laisser un message à l'afficheur d'un autre poste du système Norstar.

Vous pouvez envoyer quatre messages au maximum à des postes différents, y compris la réception de messages vocaux.

Les postes de réception et les positions principales de réponse

(CAP) peuvent envoyer 30 messages au maximum.

Si votre réponse à un message est acheminée à un autre poste ou si quelqu'un y répond au moyen de la fonction Prise d'appel, le message demeure affiché à votre poste jusqu'à ce que vous l'annuliez ou que vous réussissiez à joindre le poste à l'origine du message.

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128 / Communications au bureau

1. Appuyez sur ≤⁄.

2. Appuyez sur AJOUT si votre poste est pourvu d'un afficheur deux lignes.

Nota : Cette étape n'est pas nécessaire dans le cas d'un poste pourvu d'un afficheur une ligne.

3. Entrez le numéro intérieur de la personne à laquelle vous voulez envoyer le message. L'afficheur du poste de cette personne indique Message.

Dans le cas des postes analogiques reliés à un module de postes analogiques (MPA), l'indicateur de message en attente est activé.

Conseil -

Seuls les postes de réception peuvent envoyer des messages à des postes analogiques reliés au système en appuyant sur

≤⁄

. Selon la programmation, une tonalité saccadée ou un voyant signalera un message en attente sur le poste analogique.

Dans le cas des postes analogiques reliés à un MPA, l'indicateur de message en attente demeure activé jusqu'à

ce que l'utilisateur appuie sur ˚£flfi. Si la

fonction Réponse évoluée est désactivée au poste analogique, l'indicateur de message en attente est désactivé automatiquement après que l'appel ait obtenu une réponse peu importe l'endroit d'origine.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la fonction Réponse évoluée, reportez-vous au Guide d'installation du SCI modulaire 7.1 Norstar.

Annulation d'un message envoyé

1. Appuyez sur ≤£⁄. L'afficheur indique

Ann mess aux.

2. Entrez le numéro intérieur de la personne à laquelle vous avez envoyé le message.

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Communications au bureau / 129

Affichage des messages reçus

Vous pouvez recevoir quatre messages au maximum en provenance de postes différents, y compris la réception de messages vocaux. Un message envoyé par la réception de messages vocaux peut s'appliquer à plusieurs messages vocaux.

Dans le cas d'un poste pourvu d'un afficheur une ligne, effectuez l'étape suivante :

1. Appuyez sur ≤flfi. L'afficheur indique le premier message reçu.

2. Appuyez sur • ou sur £ pour faire défiler les messages.

Dans le cas d'un poste pourvu d'un afficheur deux lignes, effectuez l'étape suivante :

1. Appuyez sur MESS. L'afficheur indique le premier message reçu.

2. Appuyez sur SUIV pour faire défiler les messages.

Réponse à un message

Vous pouvez appeler la personne (ou la réception de messages vocaux) qui vous a envoyé un message, au moment auquel vous consultez ce message.

Dans le cas d'un poste pourvu d'un afficheur une ligne, effectuez l'étape suivante :

• Appuyez sur ‚.

Dans le cas d'un poste pourvu d'un afficheur deux lignes, effectuez l'étape suivante :

• Appuyez sur APPEL.

Si vous voulez appeler la réception de messages vocaux en utilisant une autre ligne que la ligne programmée, sortez de la liste des messages et composez le numéro en suivant les procédures normales de composition.

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130 / Communications au bureau

Réponse à un message au moyen d'un poste analogique

Dans le cas d'un poste analogique relié à un module de postes analogiques ou d'un adaptateur de téléphone analogique (ATA) :

• Appuyez sur ˚•flfi.

Le système récupère automatiquement les messages et relie l'utilisateur à l'envoyeur le plus ancien. (Le message peut provenir du poste de réception désigné ou du système de messagerie vocale interne).

Si la fonction Réponse évoluée est désactivée au poste analogique et que l'envoyeur constitue le poste de réception désigné, l'indicateur de message en attente est désactivé automatiquement après que l'appel ait obtenu une réponse peu importe l'endroit d'origine.

Dans le cas des postes analogiques reliés à un MPA, la fonction Réponse à un message (˚•flfi) ne récupère que les messages intrasystème envoyés à l'utilisateur.

Les postes analogiques reliés au MPA ne peuvent pas récupérer des messages extérieurs en utilisant la fonction

Réponse à un message (˚•flfi). Dans le cas des messages extérieurs, les utilisateurs doivent rappeler la réception de messages extérieurs pour récupérer leurs messages. L'indicateur de message en attente du poste analogique est désactivé automatiquement lorsqu'un message est récupéré.

Conseil -

Si aucun système de messagerie vocale n'est installé, seul le poste de réception désigné peut envoyer des messages à un poste analogique relié à un module de postes analogiques (MPA) en appuyant sur

≤⁄

. Le poste analogique peut à son tour demander un code d'accès à un chiffre pour joindre le poste de réception désigné et récupérer les messages.

Guide du coordinateur de système du SCI modulaire 7.1

N0130947 01

Communications au bureau / 131

Conseil -

Si le poste de réception désigné d'un poste analogique relié à un module de postes analogiques (MPA) est modifié, les messages envoyés par le poste de réception désigné antérieur sont laissés dans la liste de messages entrants du poste analogique jusqu'à ce qu'ils soient récupérés.

Effacement des messages

Vous pouvez effacer un message pendant que vous consultez la liste des messages. Toutefois, s'il s'agit d'un message provenant de la réception de messages vocaux, vous ne pouvez effacer que l'avis correspondant. Vous devez effacer le message vocal à la réception de messages vocaux même. Consultez la documentation portant sur la réception de messages vocaux.

Dans le cas d'un poste pourvu d'un afficheur une ligne, effectuez l'étape suivante :

• Appuyez sur ≥.

Dans le cas d'un poste pourvu d'un afficheur deux lignes, effectuez l'étape suivante :

Appuyez sur EFFAC.

Suppression des messages à partir d'un poste analogique relié à un MPA

Pour effacer des messages intrasystème et extérieurs d'un poste analogique relié à un module de postes analogiques, effectuez l'étape suivante :

• Appuyez sur ˚£flfi pour demander la fonction Annuler message en attente.

Dans le cas des postes analogiques reliés à un MPA, la fonction

Annuler message en attente annule le message reçu le plus ancien.

S'il n'y a aucun message en attente, le système ne le signale plus par une tonalité saccadée ou un voyant de message en attente.

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132 / Communications au bureau

Affichage des messages envoyés

Si vous utilisez un poste pourvu d'un afficheur deux lignes, vous pouvez consulter les messages que vous avez envoyés.

1. Appuyez sur

≤⁄

.

2. Appuyez sur

AFFICH

pour afficher le premier message envoyé.

3. Appuyez sur

SUIV

pour faire défiler les messages envoyés.

Messages à l'afficheur

Annul imposs

MVoc eff>NOM LGN

SUIV

Activée : 221

MessL001NOM LGN

SUIV APPEL EFF

Envoi impossible

Liste messages

AFF AJOUT SORT

Destinataire :

Mess et appels

MESS APPEL

Vous avez entré un numéro inexact au moment de la demande d'annulation d'un message.

Vous avez effacé un message extérieur de votre liste de messages en attente.

Le message est conservé en mémoire à la réception de messages vocaux jusqu'à ce qu'il y soit effacé.

Vous essayez de faire un appel intérieur à partir de la liste de messages en attente.

La ligne que vous tentez d'utiliser est déjà empruntée par un utilisateur autorisé du système Norstar.

Vous consultez vos messages. Le numéro et la désignation de la ligne utilisée pour votre message vocal sont affichés.

Vous tentez d'envoyer un message à un numéro intérieur invalide ou à un poste hors service.

La touche afficheur AFFICH n'est affichée que si des messages sont en attente.

Appuyez sur AFFICH pour consulter les messages envoyés. Appuyez sur AJOUT pour envoyer un nouveau message.

Entrez le numéro interne du poste auquel vous voulez envoyer un message.

Vous avez un ou plusieurs messages en attente et une ou plusieurs nouvelles entrées dans le relevé des données d'appels. Appuyez sur ≤°‚fl pour afficher la date et l'heure courantes sur la première ligne.

Guide du coordinateur de système du SCI modulaire 7.1

N0130947 01

Communications au bureau / 133

Aucun bouton libre

Vous n'avez aucune touche de ligne libre pour répondre à un message.

Aucun nº mémorisé

Début de liste

SUIV

Aucun numéro n'a été programmé pour la réception de messages vocaux.

Communiquez avec votre fournisseur de services de messagerie vocale.

Vous êtes au début de la liste de messages. Appuyez sur SUIV pour faire défiler les messages.

Liste saturée

Liste saturée

Vous tentez d'envoyer un message au poste d'un utilisateur dont la liste de messages en attente est saturée.

Vous avez tenté d'envoyer un message, mais la liste de messages envoyés de votre poste est saturée. Annulez, si possible, l'un des messages envoyés ou attendez de recevoir une réponse à l'un de vos messages.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autres messages,

reportez-vous à la section Messages courants à la page 249.

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134 / Communications au bureau

Communication directe

≤flfl

Utilisez cette fonction pour faire une annonce verbale ou entreprendre une conversation par l'intermédiaire du haut-parleur d'un autre poste du système.

Conseil -

Les groupes de recherche ne peuvent pas accepter les communications directes. Aucune ligne n'est attribuée aux touches réponse dans le cas des communications directes ; par conséquent, le poste ne sonne pas. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes de recherche, reportez-

vous à la section Programmation des groupes de recherche à la page 165. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les

touches réponse, reportez-vous à la section Touches réponse

NA et touches de réponse à la page 60.

Suppression des tonalités

Lorsqu'une communication directe est établie, le poste émet une tonalité toutes les 15 secondes pour vous rappeler que le microphone est ouvert. Pour supprimer cette tonalité, décrochez le combiné ou appuyez sur la touche Discrétion.

Réponse Mains libres

Si la fonction Réponse Mains libres est attribuée au poste, vous pouvez répondre à une communication directe sans toucher au poste.

Cette fonction n'est cependant pas prise en charge sur les postes numériques 7000 et 7100, sur les téléphones analogiques et sur les postes à mobilité numérique. Sur ces téléphones, toutes les communications directes sont reçues sous forme d'appels normaux.

Lorsque vous recevez une communication directe, vous pouvez simplement commencer à parler. Le microphone du poste capte le son de votre voix.

Après avoir répondu à une communication directe, vous pouvez la mettre en garde, la transférer ou la traiter tout comme un appel ordinaire.

Guide du coordinateur de système du SCI modulaire 7.1

N0130947 01

Communications au bureau / 135

Inhibition de communication directe

≤°°

Cette fonction permet de prévenir la communication directe.

Les communications directes font sonner le poste comme les appels intérieurs ordinaires. Cette fonction n'a aucune incidence sur les autres types d'appels.

Annulation de l'inhibition de communication directe

Appuyez sur ≤£°°.

Messages à l'afficheur

Composer numéro

Discrétion

Communication directe

Inhib comm dir

Composez le numéro intérieur de la personne à laquelle vous voulez parler ou appuyez sur la touche composition automatique correspondant au numéro de la personne à laquelle vous voulez parler.

Le son du microphone de la fonction

Mains libres est coupé. Appuyez sur la touche Discrétion ou décrochez le combiné pour prendre la communication directe.

Vous êtes en communication ; vous pouvez parler.

Le poste où l'appel est acheminé ne peut accepter les communications directes pour l'une des raisons suivantes :

• le poste est actif ou reçoit un autre appel à ce moment ;

• la fonction Renvoi automatique est activée ;

• la fonction Ne pas déranger est activée ;

• la fonction Inhibition de communication directe est activée ;

• il ne s'agit pas d'un poste Norstar.

Votre appel est traité comme un appel ordinaire et fait sonner le poste demandé.

N0130947 01 Guide du coordinateur de système du SCI modulaire 7.1

136 / Communications au bureau

Guide du coordinateur de système du SCI modulaire 7.1

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