20 Alertes de rapport
Cette section explique comment créer et utiliser les alertes dans vos rapports Crystal.
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20.1 A propos des alertes de rapport
Les alertes de rapport sont des messages créés dans Crystal Reports qui s'affichent lorsque les données d'un rapport répondent à des critères définis. Elles peuvent signaler à l'utilisateur une action nécessaire ou lui apporter des informations au sujet des données.
Les alertes de rapport sont créées à partir de formules d'évaluation des conditions spécifiées. Lorsqu'une condition est vraie, l'alerte est déclenchée et le message s'affiche. Il peut s'agir de chaînes de texte ou de formules qui combinent texte et champs de rapports.
Lorsqu'une alerte a été déclenchée, elle n'est pas réévaluée tant que vous n'avez pas réactualisé les données de votre rapport.
Les alertes sont propres à chaque rapport, vous pouvez donc décider quand elles doivent être utilisées. Elles sont utiles pour attirer l'attention sur des informations importantes (chutes des ventes en dessous d'une certaine limite, par exemple). Comme vous créez vous-même le message, vous pouvez l'adapter exactement à vos données.
20.2 Utilisation des alertes de rapport
Cette section décrit les tâches que vous devrez entreprendre pour utiliser les alertes de rapport.
20.2.1 Création d'alertes de rapport
Trois étapes sont nécessaires à la création d'une alerte :
● l'affectation d'un nom à l'alerte ;
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● la définition de la condition qui déclenche l'alerte ;
● la définition du message qui s'affiche lorsque l'alerte est lancée (facultatif).
20.2.1.1 Pour créer une alerte de rapport
1. Dans le menu Rapport, pointez sur
Alertes
, puis cliquez sur
Créer ou modifier des alertes
.
La boîte de dialogue Créer des alertes s'affiche.
2. Cliquez sur
Nouveau
.
La boîte de dialogue Créer une alerte s'affiche.
3. Saisissez le nom de la nouvelle alerte dans la zone
Nom
.
4. Saisissez le message de l'alerte dans la zone
Message
.
La zone Message permet de saisir un message par défaut. Si vous souhaitez que ce message apparaisse à chaque fois que l'alerte est déclenchée, saisissez-le dans la zone Message.
Si, toutefois, vous souhaitez utiliser une formule afin de personnaliser le message avec des éléments de données, passez à l'étape suivante.
5.
Pour créer un message d'alerte à l'aide d'une formule, cliquez sur le bouton Formule situé à droite de la zone
Message
.
L'Atelier de formules apparaît. Pour en savoir plus sur l'utilisation de l'éditeur, voir
Utilisation de l'Editeur de formule
[page 424].
6. Saisissez la formule de votre message d'alerte.
Par exemple, si vous souhaitez afficher le message "Pays : les performances sont excellentes" (Pays correspondant au nom d'un pays donné), vous pouvez créer la formule suivante :
({Customer.Country}) + " is a star performer"
Remarque
Le résultat d'une formule de message d'alerte doit être une chaîne.
Remarque
Vous pouvez utiliser la fonction DefaultAttribute pour faire référence à un message inséré dans la zone
Message d'alerte. Par exemple, si le message dans la zone Message d'alerte est "les performances sont excellentes", vous pouvez créer la formule suivante :
({Customer.Country}) + DefaultAttribute
Cette formule dépend du texte tapé dans la zone Message ; ce texte devient l'attribut par défaut
(DefaultAttribute).
Remarque
Vous pouvez créer les formules de condition de message à l'aide de la syntaxe Crystal ou de la syntaxe
Basic.
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7. Cliquez sur
Enregistrer et fermer
pour revenir à la boîte de dialogue Créer une alerte.
8. Dans la boîte de dialogue Créer une alerte, cliquez sur
Condition
.
L'Atelier de formules apparaît.
9. Saisissez votre formule de condition d'alerte.
Les formules d'alerte peuvent être basées sur des enregistrements récurrents ou des champs de résumé, mais ne peuvent pas être basées sur des champs d'heure d'impression, tels que des totaux cumulés ou des formules d'heure d'impression. Elles ne doivent pas contenir de variables partagées.
Lorsqu'une formule d'alerte repose sur un champ de résumé, tout champ récurrent utilisé doit avoir une valeur constante sur le champ de résumé. Par exemple, si vous regroupez les paramètres Pays et Région, vous pouvez créer une alerte telle que :
Sum ({Customer.Last Year's Sales}, {Customer.Region}) > 10000
Dans cet exemple, votre formule peut faire référence au pays ou à la région, mais ni à la ville ni au nom du client car il ne s'agit pas de constantes.
Remarque
Vous pouvez créer les formules de condition à l'aide de la syntaxe Crystal ou de la syntaxe Basic.
10. Décochez la case
Activer
si vous ne souhaitez pas que l'alerte soit évaluée.
Sinon, cochez-la.
11. Cliquez sur
OK
pour enregistrer votre message.
Vous pouvez constater que votre nouveau message est répertorié dans la boîte de dialogue Créer des alertes.
Son nom et son statut s'affichent (Activée ou Désactivée).
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