Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
4. GESTION DE LA LOGISTIQUE
Étapes de réalisation
1. Présentation de l’activité à l’animateur à la vie étudiante
2. Autorisation de l’activité par l’animateur à la vie étudiante
3. Réservation de locaux et d’espaces
4. Gestion de la logistique
5. Promot ion de l’activité
6.
Financement de l’activité
7.
Bilan de l’activité
4.1
PLAN D’AMÉNAGEMENT
Si vous prévoyez apporter des modifications à votre local, u n plan d’aménagement de votre espace doit obligatoirement être complété.
Exemples de modifications
Déplacer, enlever ou rajouter du mobilier et/ou du matériel.
Installer un équipement impliquant la modification de la structure (mur, plafond, sol) de l’espace.
Il est interdit de déplacer du mobilier dans les différents espaces.
L’équipe du Service de
Terrains et Bâtiments se chargera d’aménager votre emplacement en conformité avec votre plan d’aménagement.
4.1.1 DÉMARCHE
1- Réserver votre local selon la procédure au point 3.1
2- Spécifier sur le formulaire le type de modèles :
Modèle classique : sélectionner le modèle et spécifier le nombre de participants (à remplir sur le formulaire de demande de réservation)
Modèle personnalisé : Remplir le plan de votre aménagement personnalisé.
3- Pour le modèle personnalisé, la technienne en administration communiquera avec vous et vous remettra un plan vierge de l’espace choisi. Veuillez dessiner sur le plan le mobilier et le matériel dont vous avez besoin.
4.1.2 MOBILIER ET MATÉRIEL DISPONIBLES
Table 4' X 2'
Table ronde
Chaise
Table haute
Tabouret
Divan
Paravent
4.1.3 AUDIOVISUELS ET AUTRES
Le Service de la Bibliothèque (1 er
étage) offre du matériel audiovisuel en location pour vos activités d’enseignement ou de vie étudiante.
Ordinateur portatif
IPAD
Appareil photo & Caméra vidéo
Hauts parleurs et amplificateur
Micro
Chevalet
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4.1.4 MODÈLES CLASSIQUES
En U Classe
Théâtre Table ronde
4.1.5 MODÈLE PERSONNALISÉ
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4.2 SERVICE DE TRAITEUR
Si votre activité nécessite le service d’un traiteur, l’organisateur doit faire les démarches nécessaires pour obtenir le service.
Si l’activité se tient sur le campus, l’organisateur doit justifier le choix du concessionnaire alimentaire par le biais de 2 soumissions, dont l’une d’elles doit provenir du Café C de la
COOPSCO des Laurentides, concessionnaire alimentaire du campus. Pour obtenir de l’information sur ce traiteur, veuillez écrire à [email protected]
Règlements généraux
Il est interdit de distribuer ou vendre de la nourriture préparée à la maison sans permis de la MAPAC.
4.3
PERMIS D’ALCOOL
L’organisateur d’une activité nécessitant la vente ou la distribution de produits alcooliques doit absolument obtenir un permis de réunion* délivré par le Régie des alcools, des cours
et des jeux du Québec (RACJ).
Informations importantes
La demande d’un permis de réunion, auprès de la RACJ, doit être envoyée au plus tard 15 jours avant la tenue de l’activité. Toutefois, l’organisateur doit prévoir 10 jours de plus pour obtenir la signature du propriétaire du bâtiment, tel que requis dans le formulaire.
Le permis de réunion doit être affiché et visible lors de l’activité.
Tarif : o Permis de réunion sans vente de boissons alcooliques = 42.50$ par jour. o Permis de réunion avec vente de boissons alcooliques = 84.00$ par jour.
Procédure pour obtenir un permis de réunion
1. Obtenir le formulaire de demande de permis de réunion
Au bureau de la technicienne en administration du Guichet-étudiant
En ligne : www.racj.gouv.qc.ca
2. Remplir toutes les sections (sauf la #4) du formulaire de demande de permis de réunion et les informations pour un paiement par carte de crédit.
3. Remettre le formulaire à la technicienne en administration du Guichet étudiant afin qu’elle puisse compléter la section 4, au moins 30 jours avant la tenue de l’activité.
4. Envoyer la demande de permis de réunion à la RACJ à :
560, boulevard Charest Est
Québec (Québec) G1K 3J3
*Le permis de réunion est aux frais d e l’organisateur.
*Ces politiques sont sujettes à des changements sans préavis en raison des modifications possibles aux lois gouvernementales applicables.
4.4 SÉCURITÉ SUPPLÉMENTAIRE
Question de sécurité, un évènement social de plus de 100 personnes implique la présence d’un agent de sécurité supplémentaire aux frais de l’organisateur.
Pour obtenir plus d’information, communiquez avec l’animateur à la vie étudiante.
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