GUIDE
DE
L’ORGANISATEUR
D’ACTIVITÉS ÉTUDIANTES
Première rédaction : Août 2013
Mis à jour : Mai 2015
Par : Olivier Gingras, conseiller à la vie étudiante
Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
TABLE DES MATIÈRES
1.1
ACTIVITÉS ................................................................................................................... 3
1.2
ACTEURS IMPLIQUÉS ................................................................................................ 3
2.1
ACTIVITÉ PERSONNELLE .......................................................................................... 4
2.2
ACTIVITÉ CRÉDITÉE .................................................................................................. 5
2.3
ACTIVITÉ
D’AUTOFINANCEMENT .............................................................................. 6
2.4
ACTIVITÉ DE VIE ÉTUDIANTE .................................................................................... 8
3.1
PROCÉDURE DE RÉSERVATION............................................................................... 9
3.2
LOCAUX DE VIE ÉTUDIANTE ..................................................................................... 9
3.3
SALLES DE CLASSE ................................................................................................. 10
3.4
ESPACES PUBLICS .................................................................................................. 11
3.5
KIOSQUES ................................................................................................................ 11
4.1
PLAN
D’AMÉNAGEMENT .......................................................................................... 12
5.1
AFFICHAGES ............................................................................................................ 15
5.2
BAVARD DISCRET .................................................................................................... 16
5.3
UTILISATION DU LOGO DE
L’UQO ........................................................................... 16
6.1
SUBVENTIONS POUR LES PROJETS ÉTUDIANTS ................................................. 17
6.2
AUTRES MOYENS DE FINANCEMENT .................................................................... 19
6.1
FORMULAIRE UNIQUE ............................................................................................. 20
2
Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
1. DÉFINITIONS
1.1 ACTIVITÉS
ACTIVITÉ DE VIE ÉTUDIANTE
Activité culturelle, sociale, sportive ou complémentaire à la formation organisée par l’équipe de la vie étudiante, l’étudiant-organisateur ou le regroupement-organisateur.
ACTIVITÉ D’AUTOFINANCEMENT
Activité organisée par un organisateur afin de financer un projet, en tout et en partie,
à l’aide de ses propres moyens
ACTIVITÉ PERSONNELLE
Activité d’intérêt personnel n’ayant pas de lien direct avec les cours et avec les activités de vie étudiante
ACTIVITÉ CRÉDITÉE
Activité de vie étudiante organisée dans le cadre d’un cours crédité
ACTIVITÉ DE FINISSANTS
Activité de finissants : photos de finissants, album, bague et bal
1.2 ACTEURS IMPLIQUÉS
L’ÉQUIPE DE LA VIE ÉTUDIANTE
L’équipe comprend le conseiller à la vie étudiante et la technicienne en administration.
L’ÉTUDIANT-ORGANISATEUR
Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité de vie étudiante.
LE REGROUPEMENT-ORGANISATEUR
Regroupement ou association reconnus par l’UQO qui organise une activité de vie étudiante, une activité personnelle ou une activité d’autofinancement.
L’ÉTUDIANT-ÉVALUÉ
Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité créditée.
L’ÉTUDIANT-PROJET PERSONNEL
Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité personnelle.
L’ORGANISATEUR
Regroupe soit l’étudiant-organisateur, le regroupement-étudiant et l’étudiant-projet personnel
LE FINISSANT
Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme qui organise une activité de finissants.
L’ÉTUDIANT
Étudiant du campus de l’UQO à Saint-Jérôme
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Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
2.
CATÉGORIES D’ACTIVITÉS
2.1 ACTIVITÉ PERSONNELLE
Activité n’ayant pas de liens directs avec les cours et avec les activités de vie étudiante.
Cette activité est organisée selon le champ d’intérêt de l’étudiant-projet personnel.
Exemples d’activités personnelles
Sensibilisation pour une cause sociale
Activité autofinancée pour un voyage humanitaire (organisé en dehors du cadre de l’UQO)
2.1.1 VOLET SENSIBILISATION
L’étudiant-projet personnel peut organiser une activité de sensibilisation à une cause sociale si celleci touche une thématique d’un programme d’études offert au campus de l’UQO à
Saint-Jérôme.
L’étudiant-projet personnel devra démontrer au conseiller à la vie étudiante que le thème de son activité est en lien avec un programme d’études et ainsi obtenir son autorisation.
Particularités
La tenue d’un kiosque dans le hall d’entrée n’est pas autorisée.
L’activité doit se tenir dans une salle de classe.
Aucune intervention de l’équipe de la vie étudiante.
Aucune sollicitation financière n’est permise.
Étape de réalisation
Obtenir l’autorisation du conseiller à la vie étudiante
2.1.2 VOLET AUTOFINANCEMENT
L’équipe de la vie étudiante n’autorise aucune activité d’autofinancement pour une activité personnelle.
L’étudiant-projet personnel devra vérifier cette possibilité auprès des différentes associations
étudiantes.
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2.2 ACTIVITÉ CRÉDITÉE
Activité de vie étudiante réalisée dans le cadre d’un cours crédité. L’étudiant est évalué par un professeur ou un chargé de cours pour ce qu’il accomplit.
Liste des cours pouvant organiser des activités de vie étudiante*
MNG1333 - Gestion des équipes
SOI3623 - Expérience de santé : groupes et collectivités
Particularités
Aucune intervention de l’équipe de la vie étudiante.
Projet non admissible dans le cadre du programme de subvention : Projet d’animation du milieu
Étapes de réalisation
1.
Réservation de locaux et d’espaces
2. Gestion de la logistique
3.
Promotion de l’activité
*Cette liste fait état des cours où il y a eu le plus de demandes d’activités créditées en 2014-2015. Cette liste peut être modifiée en tout temps.
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2.3 ACTIVITÉ D
’AUTOFINANCEMENT
Activité organisée sur le campus par un organisateur afin de financer un projet, en tout et en partie,
à l’aide de ses propres moyens.
Exemples d’activités autofinancées
Soirée 5 à 7
Pizzathon
Kiosque de vente d’objets ou de nourriture
2.3.1 VOLET VENTE DE PRODUITS ALIMENTAIRES
Un organisateur peut organiser une activité autofinancée
– volet vente de produits
alimentaires.
Exigences
Cette activité doit servir à financer ledit projet.
Les produits alimentaires doivent respecter la politique du MAPAC.
Étapes de réalisation
1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante.
2.3.2
VOLET VENTE D’ARTICLES PROMOTIONNELS
Un organisateur peut organiser une activité autofinancée
– volet vente d’articles.
E xemples d’articles promotionnels
Bouteille d’eau réutilisable
Tasse à café
T-Shirt
Foulard
Exigences
Cette activité doit servir à financer ledit projet.
Aucun objet à caractère religieux ou sexuel n’est autorisé.
Étapes de réalisation
1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2.3.3 V
OLET VENTE DE BILLETS D’ENTRÉE
Un organisateur peut vendre des billets échangeables contre une entrée à une activité de vie étudiante qu’il l’organise.
Exigences
L’organisateur doit tenir obligatoirement un kiosque pour faire une activité
autofinancée
– volet vente de billets
La vente de billets de tirage sans permis délivré par la Régie des alcools, des
courses et des jeux est interdite. Exemple : les « moitié-moitié », les activités casinos.
Le billet doit préciser la date, l’heure, l’endroit, le prix et le nom de l’organisateur
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Exemples d’activités de vie étudiante pouvant nécessiter la vente de billets
5 @ 7
Spectacle
Conférence/formation
Étapes de réalisation
1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2. Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante
3. Réservation de locaux et d’espaces
4. Gestion de la logistique
5.
Promotion de l’activité
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2.4 ACTIVITÉ DE VIE ÉTUDIANTE
Activité culturelle, sociale, sportive ou complémentaire à la formation organisée par
l’équipe
de la vie étudiante,
l’étudiant-organisateur ou le regroupement-organisateur.
Étapes de réalisation
1.
Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2.
Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante
3. Réservation de locaux et d’espaces
4. Gestion de la logistique
5. Promot ion de l’activité
6. Financem ent de l’activité
7.
Bilan de l’activité
Privilèges
Admissibilité de l’activité au Programme de subvention : Projet d’animation du milieu
Soutien de l’équipe de la vie étudiante
2.4.1 ACTIVITÉ CULTURELLE
Exemples d’activités culturelles*
Festival
Exposition
Spectacle
Projection de film
Pièce de théâtre
*Ces activités doivent
être organisées par et pour les étudiants du campus de l’UQO à Saint-Jérôme.
2.4.2 ACTIVITÉ SOCIALE
Exemples d’activités sociales
Journal ou blogue étudiant
Activité de réseautage
2.4.3 ACTIVITÉ SPORTIVE
Exemples d’activités sportives
Équipes récréatives
Cours en groupe
Club sportif
2.4.4 ACTIVITÉ COMPLÉMENTAIRE À LA FORMATION
Exemples d’activités complémentaires à la formation
Compétition interuniversitaire
Colloque
Congrès
Conférence, formation et atelier
Semaine thématique
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3. RÉSERVATION DE
LOCAUX ET D’ESPACES
Étapes de réalisation
1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2. Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante
3. Réservation de l
ocaux et d’espaces
4. Gestion de la logistique
5. Promot ion de l’activité
6. Financem ent de l’activité
7.
Bilan de l’activité
3.1 PROCÉDURE DE RÉSERVATION
L
’organisateur doit obtenir l’autorisation du conseiller à la vie étudiante pour l’organisation d’une activité étudiante.
Formulaire en ligne
L’organisateur doit remplir le formulaire d’autorisation pour l’organisation d’une activité
étudiante par le lien suivant : http://uqo.ca/saint-jerome/vie-etudiante/formulaires
Rencontre d’autorisation et de confirmation
Le conseiller
à la vie étudiante organisera une rencontre avec l’organisateur et la technicienne en administration (si nécessaire) pour autoriser la tenue de l’activité et confirmer la réservation de locaux ou d’espaces.
L’invitation à cette rencontre sera envoyée par courriel.
*Nous ne garantissons aucunement l’accès aux salles et aux espaces.
3.2 LOCAUX DE VIE ÉTUDIANTE
3.2.1 LOCAL JS-101
Grandeur
1055 p²
Capacité*
78 places assises avec mobilier
Emplacement
Ce local est situé au sous-sol, à proximité de vestiaires avec douches.
Caractéristiques
Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs.
Activités réservées
Le local est réservé du lundi au vendredi entre 11 h 15 et 12 h 45 pour des cours en groupe.
Ce local est destiné aux activités sportives telles que les cours en groupe.
*Pour établir le nombre maximal de participants pour un cours en groupe (Ex. : Zumba, aérobie), veuillez demander à l’entraineur-e le nombre de p² nécessaire par participant.
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3.1.2 LOCAL JS-200
Grandeur
Environ 700 p²
Capacité
40 places assises avec mobilier
Emplacement
Ce local est situé au sous-sol, à proximité du local JS-101.
Caractéristiques
Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs.
Ce local est destiné aux conférences, ateliers, formations et autres.
3.1.3 LOCAL J-0105
Capacité
50 places assises avec mobilier
Emplacement
Ce local est situé au rez-de-chaussée
Caractéristiques
Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs. Mur rouge amovible permettant une ouverture de la salle sur le hall d’entrée.
Ce local est destiné aux activités culturelles, sociales et complémentaires à la
formation, telles que conférences, ateliers, expositions, spectacles.
3.3 SALLES DE CLASSE
Les 16 salles de classe sont attribuées en priorité aux activités d’enseignement.
Caractéristiques
Salle multimédia comprenant un ordinateur relié à un projecteur et à des hautparleurs.
3.3.1 CAPACITÉ DES SALLES DE CLASSE
4e étage
J-4101 : 60 places assises
J-4107 : 64 places assises
J-4109 : 64 places assises
3e étage
J-3101 : 70 places assises
J-3107 : 70 places assises
J-3101+J-3107 : 140 places assises
J-3109 : 70 places assises
J-3121 : 34 places assises
2e étage
J-2101 : 76 places assises
J-2107 : 70 places assises
J-2101+J-2107 : 146 places assises
1 er
étage
J-1206 : 40 places assises
J-1208 : 58 places assises
Sous-sol
JS-113 : 56 places assises
JS-115 : 56 places assises
JS-117 : 78 places assises
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3.4 ESPACES PUBLICS
3.4.1 CARACTÉRISTIQUES DES ESPACES PUBLICS
Endroit
Sous-sol
Rotonde du 3 e
étage
Rotonde du 4 e
étage
Capacité*
Sous-sol = plus de 100 personnes
Les rotondes = entre 60 et 80 personnes
Particularités
Plan d’aménagement obligatoire
Prévoir la réservation de matériels multimédias
*La capacité de ces espaces dépend du plan d’aménagement.
3.5 KIOSQUES
3.5.1 RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
L
’organisateur qui désire tenir un kiosque doit respecter les règles suivantes :
Aucune sollicitation n’est permise à l’intérieur de la cafétéria;
Aucune souslocation du kiosque n’est permise. L’organisateur du kiosque doit être présent lors de la tenue de l’évènement.
Une affiche doit être apposée sur le kiosque annonçant l e nom de l’organisateur et le but. Ex. : Cette activité est organisée par
… et pour…
3.5.2 TYPE DE KIOSQUES ADMISSIBLES
Moyen de communication
Recrutement de membres ou de participants, promotion d’une activité de vie étudiante, distribution d’objets promotionnels.
Kiosque thématique
Sensibilisation à un thème en lien avec un programme d’études ou en lien avec la mission d’un regroupement-organisateur.
3.5.3 COMPOSITION ET EMPLACEMENT DES KIOSQUES
Un kiosque est composé d’une table (4' X2'), de deux chaises et d’un paravent.
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4. GESTION DE LA LOGISTIQUE
Étapes de réalisation
1. Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2. Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante
3. Réservation de locaux et d’espaces
4. Gestion de la logistique
5. Promot ion de l’activité
6.
Financement de l’activité
7. Bilan de l’activité
4.1
PLAN D’AMÉNAGEMENT
Si vous voulez apporter des modifications à votre local, u n plan d’aménagement de votre espace doit être complété.
Exemples de modifications
Déplacer, enlever ou rajouter du mobilier et/ou du matériel.
Installer un équipement impliquant la modification de la structure (mur, plafond, sol) de l’espace.
Il est interdit de déplacer du mobilier dans les différents espaces.
L’équipe du Service de
Terrains et Bâtiments se chargera d’aménager votre emplacement en conformité avec votre plan d’aménagement.
4.1.1 DÉMARCHE
1- Réserver votre local selon la procédure au point 3.1
2- Spécifier sur le formulaire le type de modèles :
Modèle classique : sélectionner le modèle et spécifier le nombre de participants (à remplir sur le formulaire de demande de réservation)
Modèle personnalisé : remplir le plan de votre aménagement personnalisé.
3- Pour le modèle personnalisé, la technicienne en administration communiquera avec vous et vous remettra un plan vierge de l’espace choisi. Veuillez dessiner sur le plan le mobilier et le matériel dont vous avez besoin.
4.1.2 MOBILIER ET MATÉRIEL DISPONIBLES
Table 4' X 2'
Table ronde
Chaise
Table haute
Tabouret
Divan
Paravent
4.1.3 AUDIOVISUELS ET AUTRES
Le Service de la Bibliothèque (1 er
étage) offre du matériel audiovisuel en location pour vos activités d’enseignement ou de vie étudiante.
Ordinateur portatif
IPAD
Appareil photo & Caméra vidéo
Hautparleurs et amplificateur
Micro
Chevalet
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4.1.4 MODÈLES CLASSIQUES
En U Classe
Théâtre Table ronde
4.1.5 MODÈLE PERSONNALISÉ
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4.2 SERVICE DE TRAITEUR
Si votre activité nécessite le service d’un traiteur, l’organisateur doit faire les démarches nécessaires pour obtenir le service.
Règlements généraux
Il est interdit de distribuer ou vendre de la nourriture préparée à la maison sans permis de la MAPAC.
Veuillez consulter l’aide-mémoire – activités avec nourriture au bureau du conseiller à la vie étudiante.
4.3
PERMIS D’ALCOOL
L’organisateur d’une activité nécessitant la vente ou la distribution de produits alcooliques doit absolument obtenir un permis de réunion* délivré par la Régie des alcools, des cours
et des jeux du Québec (RACJ).
Informations importantes
La demande d’un permis de réunion, auprès de la RACJ, doit être envoyée au plus tard 15 jours avant la tenue de l’activité. Toutefois, l’organisateur doit prévoir 10 jours de plus pour obtenir la signature du propriétaire du bâtiment, tel que requis dans le formulaire.
Le permis de réunion doit être affiché et visible lors de l’activité.
Les boissons alcoolisées doivent provenir d’un endroit autorisé par la RACJ, telles que la SAQ, un dépanneur ou une épicerie. Les boissons alcoolisées provenant d’un bar, d’une microbrasserie ou d’un vignoble doivent être munies d’une étiquette de la
RACJ.
Tarif : o Permis de réunion sans vente de boissons alcooliques = 43.50 $ par jour. o Permis de réunion avec vente de boissons alcooliques = 86.00 $ par jour.
Procédure pour obtenir un permis de réunion
1. Obtenir le formulaire de demande de permis de réunion
Au bureau de la technicienne en administration du Guichet-étudiant
En ligne : www.racj.gouv.qc.ca
2. Remplir toutes les sections (sauf la 4) du formulaire de demande de permis de réunion et les informations pour un paiement par carte de crédit.
3. Remettre le formulaire à la technicienne en administration du Guichet étudiant afin qu’elle puisse compléter la section 4, au moins 30 jours avant la tenue de l’activité.
4. Envoyer la demande de permis de réunion à la RACJ à :
560, boulevard Charest Est
Québec (Québec) G1K 3J3
*Le permis de réunion est aux frais de l’organisateur.
*Ces politiques sont sujettes à des changements sans préavis en raison des modifications possibles aux lois gouvernementales applicables.
4.4 SÉCURITÉ SUPPLÉMENTAIRE
Question de sécurité, un évènement social de plus de 100 personnes implique la présence d’un agent de sécurité supplémentaire aux frais de l’organisateur.
Pour obtenir plus d’information, communiquez avec le conseiller à la vie étudiante.
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Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
5.
PROMOTION DE L’ACTIVITÉ
Étapes de réalisation
1.
Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2.
Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante
3.
Réservation de locaux et d’espaces
4.
Gestion de la logistique
5.
Promotion de l’activité
6.
Financem ent de l’activité
7.
Bilan de l’activité
5.1 AFFICHAGES
5.1.1 EXIGENCES
L’affichage à caractère sexuel, politique et religieux est interdit.
Le nom de l’organisateur doit être inscrit clairement sur l’affiche.
5.1.2 BABILLARDS, CHEVALETS ET PARAVENTS
Procédure d’affichage sur BABILLARDS
1.
Babillards situés à la cafétéria et dans les départements sur les étages
Apposer le sceau d’autorisation du Guichet étudiant/Info campus sur l’affiche
2.
Babillards de l’AGE-CEUL et de la bibliothèque
Sceau d’autorisation de l’AGE-CEUL ou de la bibliothèque.
Procédure d’affichage sur CHEVALETS
1.
Apposer le sceau d’autorisation du Guichet étudiant/Info campus sur l’affiche.
2.
Réserver le chevalet à la bibliothèque
3.
Informer la technicienne en administration de l’emplacement du chevalet
Procédure d’affichage sur PARAVENTS
1.
Prévoir au moins 48 h de réservation
2.
Réserver le paravent auprès de la technicienne en administration des Services aux
étudiants
3.
Apposer le sceau d’autorisation du Guichet étudiant/Info campus sur l’affiche.
5.1.3 TÉLÉVISIONS
Règles spécifiques
Créer une diapositive PowerPoint comprenant l’information à transmettre (quoi, quand, qui, où, combien, comment).
Envoyer votre diapositive PowerPoint à [email protected]
en spécifiant la durée de l’affichage. Veuillez prévoir au moins 2 jours avant la publication.
5.1.4 CALENDRIER DES ACTIVITÉS ÉTUDIANTES
Le regroupement-organisateur peut afficher son évènement sur cette plateforme. Celui-ci doit soumettre les informations de son évènement à [email protected]
au plus tard le dernier jeudi du mois pour un affichage le mois suivant.
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Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
Règles spécifiques
Veuillez transmettre les informations suivantes : o
Titre de l’activité o Date o Modalités d’inscription o Courriel et site web
5.1.5 HORS-ZONE
Il est interdit d’afficher sur les murs du campus de l’UQO à Saint-Jérôme. Seuls les
évènements à caractère unique et particulier seront permis sous l’autorisation de la direction des Services aux étudiants à Saint-Jérôme.
5.2 BAVARD DISCRET
Le Bavard discret est un outil de diffusion de message à la communauté universitaire. Il est publié dans votre portail Symbiose.
Pour publiciser votre activité étudiante, envoyer les informations de manière claire et précise par courriel à [email protected]
Exemple d’annonce :
Titre de l’activité :
Quand :
Cout :
Où :
Soirée Hockey et ailes de poulet
Samedi 11 février 2012
5 $ pour étudiants de l'UQO, 7 $ pour autres
Café bar Tonik
Courte description : Les membres de l'AESS (association étudiante de sciences de la santé) organisent cette activité afin de ramasser des fonds pour un stage à l'Ile Maurice. Venez en grand nombre!
5.3
UTILISATION DU LOGO DE L’UQO
L’organisateur qui désire utiliser le logo de l’UQO dans ses publications doit obtenir une autorisation de la part de la Direction des communications et du recrutement (DCR) de l’UQO.
Veuillez communiquer avec la DCR via courriel : [email protected]
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Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
6.
FINANCEMENT DE L’ACTIVITÉ
Étapes de réalisation
1.
Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2.
Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante
3.
Réservation de l ocaux et d’espaces
4.
Gestion de la logistique
5.
Promotion de l’activité
6.
Financement de l’activité
7.
Bilan de l’activité
6.1 SUBVENTIONS POUR LES PROJETS ÉTUDIANTS
6.1.1 FONDS DISPONIBLES
Il existe trois (3) fonds pour les projets étudiants.
1-
Projet d’animation du milieu de l’UQO|Services aux étudiants
2-
Fonds de l’Association générale des étudiants du campus de Saint-Jérôme
(AGE-CEUL)
3- Fonds
– Projets étudiants de la Fondation de l’UQO
Afin de faciliter le travail des organisateurs, un seul formulaire a été créé pour l’ensemble des trois (3) fonds. Toutefois, l
’évaluation des projets se fait de façon individuelle par les subventionnaires selon leurs propres critères.
6.1.2
CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉS
Le projet est présenté par un ou des étudiants de l’UQO;
Le projet se réalise pendant le trimestre d’automne, d’hiver ou d’été de l’année en cours;
Le formulaire doit être déposé aux divers subventionnaires au moins dix (10) jours ouvrables avant la réalisation du projet;
Le responsable du projet a l’obligation de remettre un bilan à la suite de l’activité. Le rapport se trouve en annexe de ce présent document.
Aucune dépense ne sera remboursée avant l’autorisation des subventions
6.1.3 FORMULAIRE UNIQUE
Le formulaire unique est disponible à l’adresse suivante : http://uqo.ca/saint-jerome/vieetudiante/formulaires .
Le formulaire doit être déposé à cette même adresse au moins dix (10) jours ouvrables avant la réalisation du projet.
Le montant de la subvention vous sera communiqué par courriel par les responsables des subventions au moins cinq (5) jours ouvrables après le dépôt du formulaire.
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Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
6.1.4 PIÈCES JUSTIFICATIVES
Le responsable du projet doit s’assurer de conserver toutes les pièces justificatives originales justifiant les dépenses s’il désire se faire rembourser par les subventionnaires.
6.1.5 LE MONTANT DE LA SUBVENTION
Le montant de la subvention accordé dépend de plusieurs facteurs.
Qualité du dossier;
Impact sur la communauté universitaire;
Rayonnement de l’activité à l’intérieur et/ou à l’extérieur de l’UQO;
Valorisation de l’engagement étudiant;
Nombre d’étudiants impliqués et la clientèle visée;
Justesse de budget prévisionnel et montant de la subvention demandée;
Contribution financière des étudiants;
Contribution financière autre (subventions, commandites);
Lieu où se déroule l’activité.
6.1.6 PARTICULIARITÉS DE LA SUBVENTION
– PROJET D’ANIMATION DU
MILIEU
Tableau 1 : Validité des projets et des dépenses
Projets admissibles
Les projets de vie étudiante (voir
section 2.4)
Projets non-admissibles
Commandites
Activité personnelle
Activité créditée
Activité de graduation
Échanges internationaux
Dépenses non-admissibles Dépenses admissibles
Frais de reprographie
Frais d’inscription pour une participation de groupe à des colloques, congrès ou séminaires
Frais d’inscription à des compétions interuniversitaires
Location de matériel (sous réserve)
Prix de participation en lien avec la
thématique de l’évènement
Nourriture et breuvage pour les
participants (sous réserve)
Honoraires professionnels pour des
conférenciers ou des artistes
Frais de déplacement pour des
regroupements étudiants
Salaire versé à un étudiant
Boissons alcoolisées
Objets destinés à la vente
Nourriture et breuvage destiné à la vente
Frais de séjour ou de voyage
1
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Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
Tableau 2 : répartition des subventions
Type de projets Détails
Organisation d’un projet d’envergure
75 personnes et plus
Montants alloués
Maximum de 1 500 $
Organisation de tous types d’évènement
Moins de 75 personnes Maximum de 750 $
Participation à une compétition interuniversitaire ou à un colloque interuniversitaire
19 étudiants et moins
Groupe de 20 étudiants et plus
19 étudiants et moins
Jusqu’à 50 $/étudiant
Maximum de 1 000 $ par groupe
25 $/étudiant
Participation à un colloque professionnel, congrès ou séminaire
Groupe de 20 étudiants et plus Maximum de 500 $ par groupe
Mise en place d’un regroupement étudiant ou d’un comité étudiant
Dépenses reliées à des fins de
promotion, de publicité et/ou de
lancement du comité.
Maximum de 200 $
Limite de 50 $ pour les crédits d’impression
Le budget annuel consacré à l’ensemble des projets d’animation du milieu est séparé en quatre périodes. Voici le calendrier des dates limites de dépôts de projets :
1 er
octobre
15 novembre
1 er
février
15 mars
6.2 AUTRES MOYENS DE FINANCEMENT
Développer un plan de commandites
Organiser une activité d’autofinancement
1
9
Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
7.
BILAN DE L’ACTIVITÉ
Étapes de réalisation
1.
Présentation de l’activité au conseiller à la vie étudiante
2.
Autorisation de l’activité par le conseiller à la vie étudiante
3.
Réservation d e locaux et d’espaces
4.
Gestion de la logistique
5.
Promotion de l’activité
6.
Financem ent de l’activité
7.
Bilan de l’activité
6.1 FORMULAIRE UNIQUE
Les organisateurs ayant obtenu une subvention via le formulaire unique doivent produire un bilan de l’activité.
Le bilan est assez simple à remplir. Le bilan doit contenir les points suivants :
Faits marquants du projet
Nombre et provenance des participants
Échéancier du projet final
Retombés du projet
Bilan financier
Afin de faciliter la tâche aux organisateurs, un formulaire unique a été conçu.
Le formulaire est disponible à l’adresse suivante : http://uqo.ca/saint-jerome/vieetudiante/formulaires .
Le bilan doit être retourné au plus tard un (1) mois après la réalisation du projet.
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Guide de l’organisateur – UQO|Campus de Saint-Jérôme
8. BOTTIN DES RESSOURCES
L’équipe de la vie étudiante
Olivier Gingras
Conseiller à la vie étudiante
Bureau : J-0306 [email protected]
À venir
Commis
– vie étudiante
Valérie Brisson
Technicienne en administration
Bureau : J-0300 [email protected]
Bureau : J-0300 [email protected]
Associations, regroupements et comités étudiants
Association générale des étudiants Comité Parlons psychoed!
(AGE-CEUL)
Bureau : JS-108 [email protected]
Bureau : JS-110
Courriel : [email protected]
Club de futurs entrepreneurs universitaires (F.E.U.)
Bureau : JS-112
Courriel : [email protected]
Psychoedscouade
Bureau : Aucun
Courriel : [email protected]
Comité Parents études
Bureau : Aucun
Courriel : parents-é[email protected]
Comité Horizons 360
Bureau : Aucun
Courriel : [email protected]
Modules
Sciences de l’administration
Téléphone : 450 530-7616, poste 4110
Bureau : J-4200
Sciences de la santé
Téléphone : 450 530-7616, poste 4022
Bureau : J-4200
Éducation
Téléphone : 450 530-7616, poste 4095
Bureau : J-4200
Comité PRIMAS
Bureau : JS-114
Courriel : [email protected]
Groupement universitaire en Travail social
(GUTS)
Bureau : Aucun
Courriel : [email protected]
Comité UQOlogique
Bureau : Aucun
Courriel : [email protected]
Psychoéducation
Téléphone : 450 530-7616, poste 4005
Bureau : J-4200
Travail social
Téléphone : 450 530-7616, poste 4066
Bureau : J-4200
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