6.1
Avec ScanSnap Manager
Si vous décidez de numériser avec les paramètres par défaut du ScanSnap, il est inutile de procéder
à quelque réglage que ce soit. Appuyez uniquement sur la touche [SCAN] .
Bien entendu, vous pouvez modifier la configuration selon vos tâches.
Dans cette section, vous allez apprendre à régler les paramètres de numérisation et de gestion des images adaptés à vos besoins.
Configuration par défaut de ScanSnap Manager <Mode Quick Menu>
Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Application
Dossier d'enregistrement des images
Format du nom de fichier
Paramètres par défaut
À spécifier à la fin de la numérisation
Dossier Mes images du dossier Mes Documents
(avec Windows Vista : dossier Images)
Utilisation de la date et de l'heure (format selon la configuration de votre système d’exploitaion)
Indisponible Renommer le fichier après la numérisation
Qualité de l’image
Mode Couleur
Type de numérisation
Lorsque la numérisation en cours est complète, commencer la suivante
(Numérisation en continue)
Options de numérisation
Luminosité
Configuration pour document avec texte seulement (Mode Couleur uniquement)
Suppression automatique des pages blanches
Correction automatique des chaînes de caractères désalignées
Rotation automatique des images
Orientez le côté à numériser vers l'extérieur
Format fichier²
PDF indexable (OCR lors de la numérisation)
Normale (numérisation la plus rapide)
Détection auto des couleurs (détermine automatiquement si le document est en couleur ou en noir & blanc)
Numérisation recto verso
Désactivé
Normale
Désactivé
Activé
Désactivé
Activé
Selon la configuration lors de l'installation
PDF (*.pdf) seulement
Désactivé
134
6.1 Avec ScanSnap Manager
Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Option du format de fichier
Option fichier PDF
Paramètres par défaut
Créer un mot de passe pour le fichier
PDF
Utiliser un mot de passe fixe
Format du papier
Pour numériser une pile de documents de formats divers
Taille du fichier
Niveau de compression
Multipage PDF (toutes les images seront générées sous la forme d'un seul fichier PDF)
Indisponible
Indisponible
Détection automatique
Désactivé
3
Configuration par défaut de ScanSnap Manager : <Mode Menu clic gauche>
Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Application
Dossier d'enregistrement des images
Format du nom de fichier
Renommer le fichier après la numérisation
Qualité de l’image
Mode Couleur
Type de numérisation
Lorsque la numérisation en cours est complète, commencer la suivante
(Numérisation en continue)
Paramètres par défaut
ScanSnap Organizer
Dossier Mon ScanSnap du dossier Mes
Documents (avec Windows Vista : dossier
ScanSnap du dossier Documents)
Utilisation de la date et de l'heure (format selon la configuration de votre système d’exploitaion)
Désactivé
Normale (numérisation la plus rapide)
Détection auto des couleurs (détermine si le document est en couleur ou en noir & blanc)
Numérisation recto verso
Désactivé
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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136
Paramètres de numérisation et d’enregistrement
Options de numérisation
Luminosité
Configuration pour document avec texte seulement (Mode Couleur uniquement)
Suppression automatique des pages blanches
Correction automatique des chaînes de caractères désalignées
Rotation automatique des images
Orientez le côté à numériser vers l'extérieur
Format de fichier
PDF indexable (OCR lors de la numérisation)
Option du format de fichier
Option fichier PDF
Normale
Désactivé
Activé
Désactivé
Activé
PDF (*.pdf)
Désactivé
Paramètres par défaut
Selon la configuration lors de l'installation
Créer un mot de passe pour le fichier
PDF
Utiliser un mot de passe fixe
Format du papier
Pour numériser une pile de documents de formats divers
Taille du fichier
Niveau de compression
Multipage PDF (toutes les images seront générées sous la forme d'un seul fichier PDF)
Désactivé
Désactivé
Détection automatique
Désactivé
3
CONSEIL
•
Les paramètres ci-dessus peuvent être modifiés depuis le menu de la boîte de dialogue ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et d’enregistrement. Pour
en savoir plus, consultez la section 4.2 Modification des paramètres de numérisation
(page 47)
. Parallèlement, n’hésitez pas à consulter l’ Annexe C Quick Menu/Menu clic gauche (page 213).
•
Si ScanSnap Organizer a été désactivée en tant qu’application personnalisée, l’application par défaut indiquée dans la rubrique Application sera Scan to File.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Pour une numérisation simple
Conformément aux réglages par défaut du scanneur, appuyer sur la touche [SCAN] vous permet une numérisation recto-verso de vos documents. Si vous souhaitez effectuer une numérisation simple, veuillez modifier les paramètres en suivant les instructions données cidessous.
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, cliquez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
6
2. Cliquez sur l’onglet Mode de numérisation puis dans la zone Type de
numérisation, sélectionnez Numérisation simple (un seul côté).
3. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte.
Opération
4. Chargez votre document dans le scanneur.
5. Appuyez sur la touche [SCAN].
⇒
Un seul côté de vos documents sera dorénavant numérisé.
CONSEIL
Pour rétablir les paramètres par défaut, sélectionnez Numérisation recto-
verso en consultant l’étape 2 ci-dessus.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
137
■ Pour générer un fichier noir et blanc à partir d’un document couleur
Les paramètres par défaut permettent au ScanSnap de distinguer automatiquement les documents couleur des documents noir et blanc. Ainsi, les numérisations sont effectuées conformément aux couleurs des documents (numérisation couleur pour les documents couleur, numérisation monochrome pour les documents noir et blanc). Cependant, il vous est également possible d’obtenir des images monochromes d’un document couleur. Pour cela, procédez de la manière suivante :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Cliquez sur l’onglet Mode de numérisation puis, choisissez N&B dans la zone Mode
couleur.
138
3. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.
Opération
4. Chargez votre document dans le scanneur.
5. Appuyez sur la touche [SCAN].
⇒
Les images seront créées en noir et blanc.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Pour générer une image avec une haute compression couleur
Avec ScanSnap, le mode Compression couleur élevée vous permet de numériser et d’enregistrer un document couleur sous un fichier de taille réduite.
Si vous numérisez un grand nombre de documents sous le mode Compression couleur élevée, vous pourrez stocker toutes les images générées sous la forme d’un fichier PDF compact.
Par ailleurs, vous pouvez augmenter le niveau de compression depuis la page Taille du fichier en déplaçant le curseur vers la droite.
Afin de pouvoir bénéficier de ce type de compression, veuillez effectuer la configuration suivante depuis le Menu clic gauche.
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
6
2. Cliquez sur l’onglet Mode de numérisation puis, dans la liste déroulante
Mode couleur, sélectionnez Compression couleur élevée.
3. Cliquez sur le bouton OK afin de valider la configuration et de fermer la boîte de dialogue.
Opération
4. Chargez un document dans le scanneur.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
139
140
5. Appuyez sur la touche [SCAN]
.
⇒
Le volume des images générées est nettement réduite.
IMPORTANT
Le mode Compression couleur élevée permet la compression des caractères et des fonds de manière distincte. Ainsi, pour un document contenant en grande partie du texte, le volume du fichier sera faible mais, la qualité des caractères restera telle quelle. Cependant, évitez de faire appel à cette option si vous numérisez des photographies ou des illustrations. En effet, le contenu de tels documents étant considéré comme un fond, les images générées si elles sont compressées, risqueront d’être corrompues. Si cette fonction est activée, le contraste des images sera important.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Suppression des pages blanches
ScanSnap peut détecter les pages vierges et les retirer des données de sortie. En mode Recto-verso, les deux côtés des documents sont numérisés même si un côté est vierge. Ceci étant, ce côté sera reconnu comme tel par le scanneur et l’image vierge sera ainsi automatiquement effacée des données de sortie.
Pour obtenir les paramètres relatifs à cette option, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Sélectionnez l’onglet Mode de numérisation puis, cliquez sur le bouton Option.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
141
142
3. Cochez la case Suppression automatique des pages blanches.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le nouveau paramètre sera effectif dès votre prochaine numérisation.
IMPORTANT
Les documents suivants risquent d’être considérés comme des pages vierges :
• document au texte très rare
• document monochrome (noir inclus) sans motifs, ni lignes, ni caractères
* Si vous numérisez de tels documents, ne cochez pas la case.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Corriger un désalignement
Pour la numérisation d’une pile composée de documents orientés à la française et à l’italienne ou encore composée de documents imprimés recto verso à la manière d’un calendrier, ScanSnap peut automatiquement corriger l’orientation des images générées.
Pour activer cette fonction, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Sélectionnez l’onglet Mode de numérisation puis, cliquez sur le bouton Option.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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144
3. Cochez la case Correction automatique des chaînes de caractères désalignées.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider la configuration et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le nouveau paramètre sera effectif dès la prochaine numérisation.
IMPORTANT
Si le désalignement est de¨+ -5°, il peut être corrigé. Par ailleurs, cette fonction est possible grâce au texte imprimé sur le document. C’est pourquoi, elle risque d’être ineffective sur les documents suivants.
• document sur lequel le nombre de caractères par pouce est extrêmement faible ou les caractères se chevauchent
• document contenant un grand nombre de lettres blanches ou autres du même genre
• document contenant plus de photographies et de dessins que de texte
• document avec des motifs en arrière-plan des caractères
• document sur lequel les textes sont imprimés dans plusieurs sens (plans, etc.)
• document avec de longues diagonales
• document manuscrit
*Si vous numérisez de tels documents, ne cochez pas la case.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Rotation automatique des images
L’orientation des images diffère selon vos documents. Il est d’usage que les illustrations en hauteur renferment du texte et que les illustrations à l’italienne soient réservées aux tableaux. Pour le cas de documents imprimés à la façon d’un calendrier, certaines images numérisées seront « renversées ».
ScanSnap peut automatiquement corriger l’orientation de ces images numérisées.
Pour activer la correction de l’orientation des images, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône ScanSnap Manager dans la barre d’état et pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche
.
6
2. Sélectionnez l’onglet Mode de numérisation puis, cliquez sur le bouton Option.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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146
3. Cochez la case Rotation automatique des images.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider la configuration et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le paramètre sera effectif dès la prochaine numérisation.
IMPORTANT
Cette option évalue l’orientation de vos documents en prenant pour base les textes qui y sont contenus. Ainsi, elle risque d’être ineffective sur les documents suivants :
• document composé d’un grand nombre de grands/petits caractères
• document sur lequel le nombre de caractères par pouce est extrêmement faible ou lorsque les caractères se chevauchent
• document contenant un grand nombre de soulignements ou de cadres
• document contenant plus de photographies et de dessins que de texte
• document avec des motifs en arrière-plan des caractères
• document sur lequel les textes sont imprimés dans plusieurs sens (plans, etc.)
• document rédigé en lettres capitales
• document manuscrit
*Si vous numérisez de tels documents, ne cochez pas la case.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Numérisation d’une pile de documents de divers formats
Vous avez la possibilité de numériser une pile de documents de formats divers.
Voici comment faire :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône ScanSnap Manager dans la barre d’état et pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche
.
2. Cliquez sur l’onglet Taille du papier.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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148
3. Cochez la case correspondant à l’intitulé Pour numériser une pile de documents
de formats divers.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider et fermer toutes les fenêtres.
IMPORTANT
Afin d’activer cette fonction, veuillez sélectionner Détection Automatique depuis le menu déroulant Taille du papier.
Opération
5. Alignez le bord des documents comme indiqué dans le schéma ci-dessous.
6. Chargez les documents sur le plateau d’alimentation.
6.1 Avec ScanSnap Manager
IMPORTANT
•
Veillez à ce que tous les documents soient en contact avec les rouleaux de prise situés dans la partie centrale du plateau.
(Autrement, ils ne pourront être alimentés dans le scanneur.)
Épaisseur du rouleau de prise/ de sélection
6
•
Réglez les guides latéraux en fonction du document le plus large.
•
Pour les documents de petit format ne pouvant atteindre les guides latéraux, nous vous invitons à en charger quelques-uns à la fois. Veillez à ce qu’ils soient correctement placés dans l’AAD. En cas de désalignement, la qualité des images générées risque de ne pas être satisfaisante (formation d’images partielles, de lignes inclinées) ou encore, le format des images générées risquent d’être différent du format original. Si le chargement est inefficace, formez des piles composées de documents de même format puis, activez la numérisation en continu.
Notez que les documents les plus petits qui n’auront pas été correctement chargés, risqueront d’encombrer le scanneur et de provoquer des bourrages papier.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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150
7. Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
Le format de chacun des documents numérisés sera conservé pour l’image de sortie.
IMPORTANT
Si le document était décentré lors de son chargement dans le scanneur, les dimensions de l’image numérisée risquent d’être différentes.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Générer un fichier PDF distinct pour chaque image numérisée
Avec ScanSnap, vous pouvez sauvegarder chaque image générée dans un fichier distinct.
Autrement dit, vous pouvez numériser plusieurs documents et enregistrer chaque page séparément.
Pour configurer les paramètres correspondant à cette fonction, effectuez les opérations suivantes :
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
6
2. Sélectionnez l’onglet Type de fichier puis, cliquez sur le bouton Option.
IMPORTANT
Assurez-vous d’avoir sélectionné "PDF(*.pdf)" dans Format de fichier.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
151
152
3. Dans la boîte de dialogue Option Format PDF, sélectionnez Générer un fichier
PDF après xxx numérisations puis, saisissez un nombre.
Un fichier PDF sera créé à chaque nombre de pages spécifié.
CONSEIL
Dans le cas d’une numérisation Recto verso, les deux côtés seront numérisés.
Ainsi, nous vous conseillons de démarquer la case Suppression automatique
des pages blanches (depuis l’onglet Mode de numérisation, cliquez sur le bouton Option). Si cette fonction reste activée, vous risqueriez d’avoir un problème de synchronisation entre le nombre de pages numérisées (pages vierges comprises) et le nombre de pages générées (pages vierges étant supprimées).
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider et fermer la boîte de dialogue.
⇒
Le nouveau paramètre sera effectif dès la prochaine numérisation.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Fusionner dans un fichier PDF des images générées distinctement
par erreur
Lorsque vous numérisez des documents et que vous les enregistrez au format PDF, la boîte de dialogue suivante s’ouvre en cas d’interruption du scanneur due à un bourrage papier ou autre.
Dans ce cas, vous pouvez soit terminer votre travail de numérisation, soit l’interrompre.
<Pour reprendre la numérisation>
Opération
1. Identifiez la dernière page numérisée d'après l'image qui apparaît dans la boîte de dialogue ScanSnap Manager - Message.
2. Chargez de nouveau les pages encore non numérisées dans l'AAD.
3. Cliquez sur le bouton Reprendre la numérisation, pour continuer la numérisation
<Pour interrompre la numérisation>
Opération
1. Cliquez sur le bouton OK.
⇒
La boîte de dialogue suivante s’ouvre.
6
2. Cliquez sur le bouton Oui pour supprimer les images qui ont déjà été numérisées, juste avant l'interruption. Cliquez sur le bouton Non pour enregistrer les images qui ont déjà été numérisées, juste avant l'interruption. Cliquez sur Annuler pour revenir à la page précédente.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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154
IMPORTANT
Le bouton Reprendre la numérisation peut ne pas s'afficher. Un message d'erreur similaire à l'exemple ci-dessous vous est indiqué. Alors, il vous est impossible de reprendre la numérisation. Le cas échéant, utilisez Adobe
Acrobat si vous souhaitez fusionner deux fichiers d'images. (Cette opération est uniquement effective pour les fichiers au format PDF.)
Les manipulations suivantes vous permettent de réaliser cette opération :
1. Identifiez la dernière page numérisée d'après l'image qui apparaît dans la boîte de dialogue ScanSnap Manager - Message.
2. Cliquez sur le bouton Quitter : la boîte de dialogue suivante s'affiche.
3. Cliquez sur le bouton Non pour enregistrer (au format PDF) la dernière image entièrement numérisée avant l'interruption (appelée Fichier A).
4. Numérisez le reste du document (appelée Fichier B).
5. Depuis le menu démarrer, cliquez sur Tous les programmes
D
ScanSnap
Organizer
D
ScanSnap Organizer pour exécuter ScanSnap Organizer
.
6. Pour exécuter les Fichier A et Fichier B un à un, ouvrez le menu Fichier puis, cliquez sur l’article ScanSnap Organizer Viewer.
6.1 Avec ScanSnap Manager
7. ScanSnap Organizer Viewer s’exécute.
⇒
Sélectionnez une image du Fichier B puis, à l’aide de la souris, glissez et déposez-la dans le Fichier A.
8. L’image du Fichier B est insérée dans le Fichier A. Cliquez sur le bouton
Enregistrer pour sauvegarder le fichier.
6
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
155
■ Sécuriser vos images numérisées à l’aide d’un mot de passe
Si vous le souhaitez, vous pouvez sécuriser l’accès à vos fichiers PDF créés depuis ScanSnap en instaurant un système de mot de passe.
Dès lors, si vous veniez à oublier votre mot de passe, il vous sera impossible d’ouvrir vos fichiers.
Cependant, en sécurisant vos documents confidentiels à l’aide d’un mot de passe, les images générées ne pourront être lues que par vous ou les personnes de votre choix.
Les mots de passe ne peuvent être créés que dans le Menu clic gauche.
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Cliquez sur l’onglet Type de fichier puis, cliquez sur le bouton Option.
156
IMPORTANT
Vérifiez que l’extension PDF (*.pdf) est bien sélectionnée dans la liste déroulante Format de fichier.
6.1 Avec ScanSnap Manager
3. Cochez la case Définir un mot de passe pour le fichier PDF dans la boîte de dialogue Option Format PDF.
Pour créer un mot de passe pour chaque numérisation
Assurez-vous que la case Utiliser un mot de passe fixe n’est pas cochée.
⇒ Vous pourrez créer un mot de passe différent pour chaque numérisation effectuée.
Pour utiliser un même mot de passe
1) Cochez la case Utiliser un mot de passe fixe.
6
CONSEIL
⇒ Un mot de passe identique sera utilisé pour tous les fichiers PDF créés.
Il vous sera donc inutile de saisir un mot de passe à chaque fois.
2) Saisissez le même code dans Mot de passe et Confirmer.
Vous pouvez utiliser les caractères suivants pour créer votre mot de passe.
Nombre maximal de caractères : 16
Caractères : de A à Z, de a à z, de 0 à 9
Symboles: ! " # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~
4. Cliquez sur le bouton OK. La configuration est validée et toutes les boîtes se ferment.
Opération
5. Chargez un document dans le scanneur.
6. Appuyez sur la touche [SCAN]
⇒
La numérisation commence.
.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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158
⇒
Dans l’étape 3, si la case Utiliser un mot de passe fixe n’est pas cochée; la boîte de dialogue suivante s’ouvre :
CONSEIL
Dans les zones Mot de passe et Confirmer, veuillez saisir le même mot de passe puis cliquez sur le bouton OK.
•
Vous pouvez utiliser les caractères suivants pour créer votre mot de passe.
Nombre maximal de caractères : 16
Caractères : de A à Z, de a à z, de 0 à 9
Symboles: ! " # $ % & ' ( ) * + , - . / : ; < = > ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~
•
Si vous cliquez sur le bouton Annuler, le fichier PDF sera enregistré normalement sans la création d’un quelconque mot de passe.
IMPORTANT
⇒
L’image générée sera enregistrée en tant que fichier PDF sécurisé.
Sachez que si vous oubliez votre mot de passe, il vous sera impossible d’ouvrir votre fichier PDF sécurisé.
6.1 Avec ScanSnap Manager
■ Exécution de la reconnaissance de texte lors de la numérisation
Vous pouvez exécuter la reconnaissance de texte lorsque vous numérisez un document. De cette manière, vous créez un fichier PDF indexable (OCR ou reconnaissance optique des caractères).
Opération
1. Cliquez avec le bouton droit sur l'icône ScanSnap Manager puis, pointez sur
Configuration de la touche Scan dans le menu qui s'affiche.
2. Cliquez sur l’onglet Type de fichier puis, sélectionnez PDF (*.PDF) dans le menu déroulant Format de fichier.
6
3. Cochez la case intitulée PDF indexable (OCR lors de la numérisation).
Par ailleurs, vous avez la possibilité d’effectuer la reconnaissance de texte sur toutes les pages ou sur la première page seulement.
4. Cliquez le bouton OK. La configuration est validée et toutes les fenêtres se ferment.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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160
Opération
5. Chargez un document dans le scanneur.
6. Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
La numérisation démarre. L’image générée est enregistrée au format PDF et ce fichier est incorporé de la reconnaissance textuelle.
IMPORTANT
•
L’activation de cette fonction risque d’être plus ou moins longue selon la plateforme de votre ordinateur.
•
ScanSnap risque de considérer le contenu des documents suivants comme du texte.
Cependant, en changeant le mode Couleur et/ou améliorant la qualité de l’image pour la numérisation, la reconnaissance peut s’exécuter :
- document manuscrit
- document numérisé à basse qualité et contenant des caractères minuscules
- document décentré
- document rédigé dans une langue autre que celles prises en charge par le programme OCR (reconnaissance de textes)
- document rédigé avec des caractères italiques
- les exposants, les indices et les formules de mathématiques sont complexes
- les caractères sont rédigés sur un fond de couleur irrégulier ou composé de motifs :
• caractères au font spécial (ombre, police vectorielle etc.)
• caractères dégradés
- document de mise en forme complexe ou composé de caractères illisibles
(perception du verso, papillotages).
(La numérisation de tels documents risque d'être plus longue.)
