5.2 Sauvegarde dans un dossier partagé
5.2
Sauvegarde dans un dossier partagé
Dans cette section, vous trouverez des explications relatives à la sauvegarde de fichiers générés depuis le ScanSnap dans un dossier du réseau. Grâce à cette action, les informations contenues dans ces fichiers pourront être partagés avec d’autres personnes.
Lorsque vous numérisez avec le ScanSnap, les images créées sont sauvegardées dans un dossier spécifique.
Parallèlement, chaque utilisateur du réseau pourra être notifié du chemin d’accès de ces fichiers par courriel (voir schéma ci-dessous).
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ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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IMPORTANT
•
Pour sélectionner votre programme de courrier électronique, pointez sur le menu Outils du navigateur web de Microsoft Internet Explorer puis sur
Options Internet. Ensuite, cliquez sur l’onglet Programmes puis, sélectionnez le programme de courriel de votre choix dans la liste déroulante
Courrier électronique.
Voici la liste des programmes de courrier électronique que vous pouvez utiliser :
- Microsoft Windows Mail (pour Windows Vista)
- Microsoft Outlook 2003/2007
- Microsoft Outlook Express V6.0
- Eudora Pro V7.1.09
- ThunderBird 1.5.0.9 (Exécutez dans un premier temps Thunderbird ; le programme doit être prêt à envoyer/recevoir des messages électroniques.)
•
Le programme de courrier électronique sélectionné dans Microsoft Internet
Explorer (voir le premier point) risque parfois de ne pas répondre correctement à ScanSnap. Le cas échéant, contactez le fournisseur du programme.
•
Certaines extensions de fichier que vous souhaitez envoyer peuvent être modifiées selon les cas suivants :
- votre système d’exploitation est Windows XP (Professionnel, Édition familiale).
- le service Hotmail est le programme de courrier électronique par défaut.
(Le symbole « ^ » ajoutée à l’extension signifie que le fichier est inaccessible.)
Ce problème est fréquent lorsque vous utilisez un compte Hotmail avec le système d’exploitation Windows XP. Vous le constaterez également lorsque vous tenterez de joindre un fichier à un courrier électronique via Explorer.
Dans ce cas, si vous utilisez Windows XP, veuillez utiliser un autre programme de courrier électronique (juillet 2007).
5.2 Sauvegarde dans un dossier partagé
■ Les opérations disponibles dans le Quick Menu
Opération
1.
Chargez un document dans le ScanSnap.
Pour en savoir plus, consultez les sections
3.2 Formats acceptés (page 38) et
3.3 Méthode de chargement des documents (page 40)
.
2.
Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
La numérisation commence.
⇒
La numérisation achevée, le ScanSnap Quick Menu s’ouvre.
5
Liste des actions Descriptions de l’action sélectionnée
Opération
3.
Pointez le curseur de la souris (sans cliquer) sur le bouton Scan2Folder.
⇒
Des illustrations relatives à cette opération s’affichent.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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4.
Cliquez sur le bouton Scan2Folder.
⇒
La fenêtre de prévisualisation s’ouvre.
5.
Confirmez l’image générée.
Vous pouvez, dans un même temps, renommer le fichier généré ainsi que le dossier de destination. C’est également depuis cette fenêtre que vous pourrez notifier par courriel le lien du dossier aux personnes désireuses de consulter ce fichier.
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Fenêtre de prévisualisation
5.2 Sauvegarde dans un dossier partagé
Fenêtre de prévisualisation
Dans cette fenêtre, seront affichées les images nouvellement créées.
Vous trouverez les boutons de navigation suivants :
: Pour atteindre la première page du fichier.
:
: Pour atteindre la page précédente.
Pour atteindre la page suivante.
: Pour atteindre la dernière page du fichier.
: Numéro de la page affichée sur le nombre total de pages du fichier.
: Zoom avant (gros plan).
: Zoom arrière (plan général).
Si l’image est agrandie, déplacez le curseur de la barre de défilement verticale ou utilisez le curseur de votre souris afin de consulter toutes les zones de l’image.
Spécifier le nom du fichier
Le nom du fichier sélectionné, son numéro d’ordre et son volume sont affichés dans le champ Nom de fichier.
Vous pouvez renommer le fichier et sélectionner le fichier à ouvrir.
Nom du fichier
Le nom du fichier en cours d’exécution est indiqué dans ce champ.
Veuillez renommer le fichier dans la zone combinée.
Vous pouvez saisir jusqu’à 100 caractères.
S’il y a plus d’un fichier à renommer, cliquez sur le curseur de déplacement vers le bas ( ) pour faire défiler les autres intitulés de la liste déroulante.
Les chiffres indiqués à droite du Nom de fichier (X/Y) signifient la position du fichier en cours d’exécution (X) sur le nombre total de fichiers (Y).
Bouton Historique
Les noms de fichier spécifiés précédemment sont indiqués dans la liste
Historique. Seuls les noms que vous avez modifiés sont ajoutés dans la liste. (Jusqu’à 10 noms de fichier peuvent être listés. À chaque nouveau fichier spécifié, l’intitulé le plus ancien sera supprimé de la liste.)
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Pointez sur un nom. Tous les autres noms de fichier de la liste déroulante
Nom de fichier seront nommés identiquement.
Pointez sur Supprimer l’historique pour vider la liste.
ScanSnap S300 - Guide d’utilisation
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Bouton Numérotation
Si vous souhaitez plusieurs fichiers, un numéro d’ordre ainsi que le trait de soulignement « _ » seront ajoutés au nom de fichier. Le numéro d’ordre doit
être composé de 6 chiffres au maximum.
Si vous utilisez cette fonction, le nom du fichier sélectionné sera utilisé pour tous les autres fichiers.
Exemple : Trois fichiers existent dans la liste déroulante : Scan.pdf,
Snap.pdf et S300.pdf. Si vous sélectionnez « Snap.pdf » dans la liste et souhaitez un numéro d’ordre composé de trois chiffres, ces trois fichiers seront respectivement renommés : Snap_001.pdf, Snap_002.pdf et
Snap_003.pdf.
Taille du fichier combiné (Volume total des fichiers)
Le volume du fichier est indiqué en mégaoctet. Dans le cas de plusieurs fichiers, le volume total sera indiqué.
Spécifier le dossier d’enregistrement
Le nom du chemin d’accès au dossier est affiché. C’est depuis cette boîte de dialogue que vous pourrez modifier le dossier d’enregistrement.
Enregistrer sous
L’actuel chemin d’accès au dossier est affiché.
Vous pouvez également saisir dans cette zone le nom d’un autre chemin d’accès si vous souhaitez enregistrer les fichiers dans un dossier différent.
Vous pouvez saisir jusqu’à 220 caractères.
Bouton Historique
Le chemin d’accès des derniers dossiers exécutés, est indiqué dans la liste
Historique. (Jusqu’à 10 noms de dossier peuvent être listés. À chaque nouveau chemin spécifié, le plus ancien intitulé sera supprimé de la liste.)
Pointez sur un nom. Il est affiché dans le champ Enregistrer sous.
Pointez sur Supprimer l’historique pour vider la liste.
Bouton Parcourir
Cliquez sur ce bouton pour sélectionner un dossier d’enregistrement.
Case à cocher Indiquer le chemin du dossier d’enregistrement dans un courriel
Dès que les fichiers seront sauvegardés dans un dossier, le programme de courrier
électronique s’exécute et le chemin d’accès du dossier en question est automatiquement indiqué dans le corps du courriel.
5.2 Sauvegarde dans un dossier partagé
Bouton Sauvegarder
Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les fichiers conformément à la configuration effectuée dans cette boîte de dialogue.
Bouton Annuler
Cliquez sur ce bouton pour annuler les modifications effectuées et retourner à la fenêtre précédente (ScanSnap Quick Menu).
Bouton Aide
Pour obtenir de l’aide sur la fenêtre de prévisualisation.
6.
Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
⇒
Les fichiers sont enregistrés dans le dossier spécifié.
⇒
Si vous avez coché la case Indiquer le chemin du dossier d’enregistrement dans un
courriel, le courriel indiquera le chemin d’accès du dossier d’enregistrement du fichier et sera automatiquement envoyé aux personnes concernées.
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IMPORTANT
•
Lorsque le ScanSnap Quick Menu est en cours d’exécution, le ScanSnap ne répondra à aucune commande, pas même lorsque vous appuierez sur la touche [SCAN]. Sélectionnez une action puis, menez-la à son terme avant d’entreprendre une autre numérisation.
•
Évitez de transférer, supprimer ou renommer un fichier dans d’autres applications lorsque le ScanSnap Quick Menu est exécuté et la fenêtre
Prévisualisation est ouverte.
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■ Les opérations du Menu clic gauche
Opération
1.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône ScanSnap Manager puis, pointez sur Configuration de la touche Scan dans le menu qui s’affiche.
⇒
La boîte de dialogue ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et
d’enregistrement s’ouvre.
2.
Cliquez sur l’onglet Application, puis dans la liste déroulante Application choisie, pointez sur Scan2Folder.
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3.
Cliquez sur le bouton OK.
⇒
La boîte de dialogue Paramètres de numérisation et d’enregistrement se ferme.
5.2 Sauvegarde dans un dossier partagé
CONSEIL
La nouvelle configuration sera effective dès la prochaine numérisation exécutée depuis le Menu clic gauche.
Pour en savoir plus sur la configuration, consultez la section
4.3 Enregistrement des paramètres de numérisation (page 71)
.
Opération
4.
Chargez un document dans le ScanSnap.
Pour en savoir plus, consultez les sections
3.2 Formats acceptés (page 38) et
3.3 Méthode de chargement des documents (page 40)
.
5.
Appuyez sur la touche [SCAN] .
⇒
La numérisation commence.
⇒
La numérisation terminée, la fenêtre de prévisualisation s’ouvre.
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Opération
6.
Confirmez les images générées dans la fenêtre de prévisualisation.
Vous pouvez, dans un même temps, renommer le fichier généré ainsi que le dossier de destination. C’est également depuis cette fenêtre que vous pourrez notifier par courriel le lien du dossier aux personnes désireuses de consulter ce fichier.
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Fenêtre de prévisualisation
Fenêtre de prévisualisation
Dans cette fenêtre, seront affichées les images nouvellement créées.
Vous trouverez les boutons de navigation suivants :
: Pour atteindre la première page du fichier.
:
: Pour atteindre la page précédente.
Pour atteindre la page suivante.
: Pour atteindre la dernière page du fichier.
: Numéro de la page affichée sur le nombre total de pages du fichier.
: Zoom avant (gros plan).
: Zoom arrière (plan général).
Si l’image est agrandie, déplacez le curseur de la barre de défilement verticale ou utilisez le curseur de votre souris afin de consulter toutes les zones de l’image.
5.2 Sauvegarde dans un dossier partagé
Spécifier le nom du fichier
Le nom du fichier sélectionné, son numéro d’ordre et son volume sont affichés dans le champ Nom du fichier.
Vous pouvez renommer le fichier et sélectionner le fichier à ouvrir.
Nom de fichier
Le nom du fichier en cours d’exécution est indiqué dans ce champ.
Veuillez renommer le fichier dans la zone combinée.
Vous pouvez saisir jusqu’à 100 caractères.
S’il y a plus d’un fichier à renommer, cliquez sur le curseur de déplacement vers le bas ( ) pour faire défiler les autres intitulés de la liste déroulante.
Les chiffres indiqués à droite du Nom de fichier (X/Y) signifient la position du fichier en cours d’exécution (X) sur le nombre total de fichiers (Y).
Bouton Historique
Les noms de fichier spécifiés précédemment sont indiqués dans la liste
Historique. Seuls les noms que vous avez modifiés sont ajoutés dans la liste. (Jusqu’à 10 noms de fichier peuvent être listés. À chaque nouveau fichier spécifié, l’intitulé le plus ancien sera supprimé de la liste.)
Pointez sur un nom. Tous les autres noms de fichier de la liste déroulante
Nom de fichier seront nommés identiquement.
Pointez sur Supprimer l’historique pour vider la liste.
Bouton Numérotation
Si vous souhaitez plusieurs fichiers, un numéro d’ordre ainsi que le trait de soulignement « _ » seront ajoutés au nom de fichier. Le numéro d’ordre doit
être composé de 6 chiffres au maximum.
Si vous utilisez cette fonction, le nom du fichier sélectionné sera utilisé pour tous les autres fichiers.
Exemple : Trois fichiers existent dans la liste déroulante : Scan.pdf,
Snap.pdf et S300.pdf. Si vous sélectionnez « Snap.pdf » dans la liste et souhaitez un numéro d’ordre composé de trois chiffres, ces trois fichiers seront respectivement renommés : Snap_001.pdf, Snap_002.pdf et Snap_003.pdf.
Taille du fichier combiné (Volume total des fichiers)
Le volume du fichier est indiqué en mégaoctet. Dans le cas de plusieurs fichiers, le volume total sera indiqué.
Spécifier le dossier d’enregistrement
L’actuel chemin d’accès au dossier est affiché. C’est depuis cette boîte de dialogue que vous pourrez modifier le dossier d’enregistrement.
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Enregistrer sous
L’actuel chemin d’accès au dossier est affiché.
Vous pouvez également saisir dans cette zone le nom d’un autre chemin d’accès si vous souhaitez enregistrer les fichiers dans un dossier différent.
Vous pouvez saisir jusqu’à 220 caractères.
Bouton Historique
Le chemin d’accès de chaque dossier spécifié précédemment est indiqué dans la liste Historique. (Jusqu’à 10 noms de dossier peuvent être listés. À chaque nouveau chemin spécifié, le plus ancien sera supprimé de la liste.)
Pointez sur un nom. Il est affiché dans le champ Enregistrer sous.
Pointez sur Supprimer l’historique pour vider la liste.
Bouton Parcourir
Cliquez sur ce bouton pour sélectionner un dossier d’enregistrement.
Case à cocher Indiquer le chemin du dossier d’enregistrement dans un courriel
Dès que les fichiers seront sauvegardés dans un dossier, le programme de courrier
électronique s’exécute et le chemin d’accès du dossier en question est automatiquement indiqué dans le corps du courriel.
Bouton Sauvegarder
Cliquez sur ce bouton pour enregistrer les fichiers conformément à la configuration effectuée dans cette boîte de dialogue.
Bouton Annuler
Cliquez sur ce bouton pour annuler la sauvegarde des fichiers.
Bouton Aide
Pour obtenir de l’aide sur la fenêtre de prévisualisation.
5.2 Sauvegarde dans un dossier partagé
7.
Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
⇒
Les fichiers sont enregistrés dans le dossier spécifié.
⇒
Si vous avez coché la case Indiquer le chemin du dossier d’enregistrement dans un
courriel, le courriel indiquera le chemin d’accès du dossier d’enregistrement du fichier et sera automatiquement envoyé aux personnes concernées.
IMPORTANT
•
Lorsque le ScanSnap Quick Menu est en cours d’exécution, le ScanSnap ne répondra à aucune commande, pas même lorsque vous appuierez sur la touche [SCAN]. Fermez la fenêtre Prévisualisation avant d’entreprendre une autre numérisation.
•
Évitez de transférer, supprimer ou renommer un fichier dans d’autres applications lorsque la fenêtre Prévisualisation est ouverte.
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