MANUEL D’UTILISATION DE LA BASE DE
DONNEES DES EXIGENGES
REGLEMENTAIRES
R3.GM.01.E
11/02/2014
Page 4 sur 37
1 OBJET
Ce manuel d’utilisation présente les principales fonctions de la base de données des exigences règlementaires accessible par internet. Il explique le fonctionnement, étape par étape, des outils de veille réglementaire, d’application des textes et de gestion de la conformité règlementaire.
2 DEFINITIONS
Auditeur : Désigne la personne en charge de la réalisation de l’audit de conformité réglementaire et/ou du suivi des actions de mise en conformité. Peut modifier certaines données sur la base de données (conformité des matrices, schéma directeur, plan d’action, etc.).
Domaine : Regroupe les textes réglementaires d’une même spécialité : Santé sécurité au travail,
Environnement, Eco-conception, Transport Matières Dangereuses, etc.
Indicateurs : Un indicateur est une donnée quantitative qui permet de caractériser une situation évolutive
(dans notre cas l’évolution du niveau de conformité réglementaire), de façon à les évaluer et à les comparer
à leur état à différentes dates.
Les indicateurs proposés dans le tableau de bord de la base de données des exigences réglementaires sont au nombre de 4 :
Niveau de conformité global ;
Niveau de conformité par thème ;
Non conformités classées par thème ;
Comparaison de la conformité entre sites.
Matrice : Tableau permettant à l’auditeur de définir, pour chaque texte, si son article est conforme, non conforme, non identifié ou seulement donné à titre d’information. Il permet également de rentrer des observations, les actions à mettre en œuvre et le type d’audit.
Mémento : Le mémento dresse de façon synthétique la liste des textes nouvellement parus et des modifications portant sur les textes existants. Chaque texte fait l’objet d’un résumé.
Niveaux de priorité : Définis et personnalisés par l’auditeur, ils hiérarchisent les actions à mettre en
œuvre pour mettre en conformité le site ou l’installation concerné.
Non concerné : Cette indication signifie que l’article ne concerne pas les installations du site ou de l’installation audité.
Non identifié : Cette mention indique que le respect de l’exigence n’a pu être observé sur le terrain ou que le mode de preuve n’a pas été fourni lors de l’audit.
Plan d’action : Le plan d’action reprend les actions préalablement définies par l’auditeur dans la matrice de conformité et précise pour chacune d’elles (au choix de l’auditeur) :
La priorité (définie par l’auditeur dans le schéma directeur) ;
L’installation concernée ;
Le porteur de l’action ;
Le coût estimé ;
MANUEL D’UTILISATION DE LA BASE DE
DONNEES DES EXIGENGES
REGLEMENTAIRES
R3.GM.01.E
11/02/2014
Page 5 sur 37
Le délai ;
L’état d’avancement ;
La date de réalisation ;
Les éventuels commentaires ;
Le type d’audit.
Pour information : Cette indication signifie que l’article précise une notion mais ne fait pas référence à une exigence.
Schéma directeur : Le schéma directeur permet de définir la priorité à donner aux actions proposées par l’auditeur. Il sert de base à l’élaboration du plan d’actions.
Tableau de bord : Le tableau de bord permet de regrouper et de visualiser graphiquement les indicateurs de suivi de la conformité réglementaire.
Texte consolidé : Le texte consolidé est le texte applicable à jour des dernières modifications.
Texte modificateur ou correctif : Le texte modificateur ou correctif est le texte qui corrige ou modifie le texte consolidé. Afin de ne pas alourdir la base, seul le dernier texte modificateur est accessible.
Thème : Regroupe les textes réglementaires d’une même problématique dans un domaine identique. Souscatégorie d’un domaine. Exemple : Air et énergie, Déchets, Eau et Hydroélectricité, Bruit dans l’environnement, Bruit au travail, Rayonnements ionisants, Incendie- Explosion, etc.
