[RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES] SUPPORT DE COURS OUTLOOK 2010 CENTRE DE FORMATION BUREAUTIQUE - INFOGRAPHIE PAO - 3D - WEB - WEBMARKETING MANAGEMENT - TECHNIQUES DE VENTE - COMMUNICATION - EFFICACITÉ PERSONNELLE - LANGUES FORMATION PRÉSENTIELLE - CLASSES VIRTUELLES - E-LEARNING - FORMATIONS MÉTIERS SUPPORT DE COURS - OUTLOOK 2010 AFCI NEWSOFT - Immeuble le Méliès - 261, rue de Paris 93100 MONTREUIL Tél. : 01 42 87 40 20 - Site web : www.afci.fr - Email : [email protected] - Fax : 01.42.87.38.28 Siret : 349 343 384 00047 - Centre agréé n° 11930129393 APE 8559A - TVA FR 66 349 343 384 DEMARRER AVEC OUTLOOK 2010 Pour démarrer Outlook 2010, Cliquez sur le bouton Démarrer puis cliquez sur Tous les Programmes Le détail du menu Programmes s’affiche. Cliquez sur Microsoft Office puis cliquez sur Microsoft Office Outlook 2010 L’application est lancée. QUITTER OUTLOOK 2010 Cliquez sur le bouton menu Fichier Puis sur Quitter Ou utilisez le raccourci clavier Alt F4 Vous pouvez également cliquer sur le bouton PRÉSENTATION OUTLOOK 2010 La barre des menus Elle est située en haut de l’écran et est composée de 5 menus et de l'aide symbolisée par Chaque menu permet d'afficher un onglet. Les rubans Une des principales nouveautés d'Outlook 2010 concerne son ergonomie. Les menus ont été remplacés par un ruban. La barre d'outils rapide C'est une barre personnalisable contenant une série de commandes, indépendante des onglets. Par défaut cette barre propose les raccourcis des commandes Envoyer/recevoir tous les dossiers et Annuler Pour ajouter une commande à la barre d'outils Accès rapide Cliquez sur la flèche et activez une des commandes proposées OU Cliquez avec le bouton droit de la souris sur n'importe quelle commande d'un onglet et sélectionnez Ajouter à la barre d'outils Accès rapide. CONFIGURER OUTLOOK 2010 Options de la messagerie Cliquez sur le bouton nommé Courrier pour afficher la boîte de dialogue qui permettra de définir la manière dont Outlook devra gérer les messages électroniques. Personnalisez les différentes options proposées en cochant ou décochant les cases. Option de suivi Continuez à personnaliser Outlook à travers les « Options de suivi ». Parmi les plus intéressantes, cochez les cases suivantes : • Confirmation de lecture : vous recevez un avis de lecture dès que le destinataire ouvre votre message. • Accusé de réception : lors de la réception de votre message, son destinataire peut, si sa messagerie le lui permet, accuser réception du message. Vous recevez alors en retour, un avis d’accusé réception. Vous pouvez également paramétrer Outlook pour décider comment répondre aux demandes de confirmation de lecture et d’accusé de réception. Choisissez alors l’une des trois options suivantes : • Toujours envoyer une confirmation de lecture • Ne jamais envoyer de confirmation de lecture • Demander chaque fois….(meilleure solution) ENVOYER UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE Créer un message La création du message Pour créer un message, cliquez sur le bouton Courrier qui se trouve dans le volet. Puis cliquez sur le bouton Nouveau Message électronique dans le menu ruban Accueil. (Raccourci clavier : Ctrl+N). Vous pouvez également préférer la solution suivante : cliquez sur Fichier | Nouveau | Message, Les adresses électroniques L’en-tête du formulaire Message est constitué de plusieurs zones : • La Zone A dans laquelle vous entrez l’adresse électronique de votre destinataire. • La Zone Cc (Copie Conforme, ou Copie Carbone) lorsque vous souhaitez envoyer une copie du message à une autre personne que celle inscrite dans la Zone A . • La Zone Cci (Copie Conforme Invisible) lorsque vous souhaitez envoyer une copie du message à une autre personne à l’insu des autres correspondants inscrits dans les zones A et Cc . Le corps du message Vous disposez de la grande zone blanche pour composer et mettre en forme votre message. Les adresses peuvent être saisies manuellement dans les zones Cc et Cci ou bien les adresses peuvent être insérées à partir du carnet d’adresses en cliquant sur le livre qui précède les différentes zones, comme c’est le cas pour la zone A . Vous remarquerez que le contenu de la zone A est différent de la zone Cc Lorsqu’une adresse électronique provient du carnet d’adresses, Outlook insère automatiquement le nom et le prénom de la personne. Vous pouvez saisir ou insérer plusieurs adresses électroniques dans une même zone, séparées par un point –virgule. L’objet du courrier électronique Vu le nombre de messages qui s’échangent par voie électronique, il semble judicieux d’interpeller brièvement le destinataire par un objet clair et concis sur le contenu de votre envoi. Dans la plupart des messageries, les courriers reçus ou envoyés sont classés en ligne, synthétisant notamment la date d’envoi, le nom de l’expéditeur ou du destinataire, … et l’objet du message. Dans le cas d’une recherche particulière portant sur un message à destination d’une personne X , il sera plus aisé de retrouver le message en question, s’il comporte un objet même sommaire. PRIORITÉ D’UN MESSAGE Définir la priorité d’un message Vous pouvez définir des priorités aux messages que vous expédiez. Assurer un suivi Cette fonction vous permet d’attirer l’attention du destinataire. Elle est accessible en cliquant sur l’icône représentant un drapeau rouge dans le ruban. Vous pouvez sélectionner les suivis proposés ou personnaliser le suivi en cliquant sur Marquer les destinataires. Vos options sont alors insérées dans la barre d’information du formulaire Message au dessus de la zone A : Lorsque le destinataire reçoit un message avec un indicateur de suivi, le courrier est enregistré dans sa boîte de réception. Si le message n’est pas déplacé vers d’autres dossiers, Outlook se charge de rappeler automatiquement au destinataire et à l’heure dite que le message nécessite une réponse ou une action de sa part. Dans la boîte de réception le destinataire visualise une icône lui indiquant la priorité haute La boîte Options des messages Il est possible de lancer la boîte Propriétés des messages en cliquant sur le lanceur de la boîte du groupe Indicateurs. Cette boîte de dialogue vous permet d’ajuster tous les paramètres d’importance, de suivi, de rappel de votre message. ENVOYER UN MESSAGE L’envoi du message Votre message est saisi, mis en forme, vous souhaitez maintenant l’envoyer. Pour envoyer un message, il suffit de cliquer sur le bouton Envoyer L’envoi d’un message se fait en deux temps : après validation le message est temporairement stocké dans le dossier Boîte d’envoi avant d’être expédié à son destinataire. Les messages envoyés sont ensuite archivés dans le dossier Eléments envoyés où ils peuvent être consultés, édités ou réexpédiés au besoin. IMPRESSION D’UN MESSAGE L’impression d’un message Vous avez expédié votre message et vous souhaitez maintenant l’imprimer. Les messages expédiés sont stockés dans le dossier Eléments envoyés . Cliquez sur le bouton Courriers Placez-vous sur le dossier Eléments envoyés et recherchez dans le volet de visualisation le fichier à imprimer. Cliquez droit sur l’entête dudit message et sélectionnez par le biais du menu contextuel, la fonction Impression rapide RECEVOIR UN MESSAGE Recevoir les messages électroniques Sélectionnez le bouton Courrier puis cliquez sur l'onglet Envoyer/recevoir et dans le ruban cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir tous les dossiers Outlook vérifie alors si de nouveaux courriers électroniques sont en attente sur le serveur distant. Si tel est le cas, les messages sont instantanément importés dans la messagerie. Outlook affiche les en-têtes des messages que vous recevez dans le volet d’informations nommé Boîte de réception . INTERPRÉTER LES MESSAGES Interpréter rapidement les messages reçus Nous allons passer en revue les informations synthétisées dans la boîte de réception. En-tête des messages Chaque message reçu contient le nom de l’expéditeur ou son adresse électronique dans le champ De Un champ Objet s’il a été renseigné par l’expéditeur, permet de connaître le thème abordé dans le message. D’où l’importance d’un champ synthétique et percutant. La date et l’heure de réception du courrier sont indiquées au champ Reçu . La taille du courrier électronique, exprimée en Ko, est indiquée à titre informatif dans le champ Taille Le critère d’importance d’un message reçu est facultatif, l’apparition de l’icône symbolisée par un ! doit attirer votre attention. En effet : • - Si le symbole apparaît et qu’il est de couleur rouge, cela signifie que le destinataire a jugé ce message de la plus haute importance. Il nécessite de votre part une réaction rapide. - Si le symbole apparaît et qu’il est de couleur bleu, le message n’a pas de caractère urgent (priorité dite faible) Différencier un message lu d’un message non lu Un message non lu est stylé en caractère Gras dans la boîte de réception ce qui n’est plus le cas d’un message lu. Visuellement : L’icône représentant une enveloppe jaune signifie que le message n’a pas été lu. L’enveloppe jaune décachetée indique que le message a été ouvert et donc lu. L’enveloppe ouverte avec une flèche rouge, pour les messages auxquels vous avez répondu. Il est possible de marquer un message lu comme un message non lu. Pour cela, vous devez faire un clic droit sur le message en question dans la boîte de réception, puis sélectionnez l’option Marquer comme non lu(s) . Le message retrouve alors sa présentation d’origine : il est de nouveau inscrit en gras dans la boîte de réception et il est précédé de l’icône correspondante. CONFIGURER OUTLOOK 2010 Configurer Outlook Cliquez sur l'onglet Fichier Puis cliquez sur Options Cliquez sur Courrier Enrichir son courrier Plusieurs options sont à votre disposition pour enrichir automatiquement l’envoi ou la réception des messages. Le format des messages Dans la rubrique Composition des messages Trois choix sont possibles : HTML qui permet des mises en forme comme le ferait un traitement de texte (des gras, des soulignés, des italiques, etc.) Texte brut pour envoyer des messages à des destinataires utilisant une application de messagerie électronique basée sur du texte. Format RTF qui est un format de texte enrichi. Le papier à lettres Pour choisir un papier à lettres et une police, cliquez sur le bouton Papier à lettres et polices Puis cliquez sur Thèmes et sélectionnez le thème qui vous convient La police de caractères Cliquez sur les boutons Police… pour choisir la police de caractères que vous souhaitez pour la composition d’un nouveau message, lors d’un transfert, … Choisissez également sa taille, sa couleur, son style. Le cartouche Aperçu vous permet de visualiser l’aspect des caractères. Ajouter une signature Outlook permet d’ajouter une signature automatiquement à la fin de vos courriers. Dans la boîte de dialogue Signature et thèmes, cliquez sur l'onglet Signature électronique Cliquez ensuite sur Nouveau pour créer votre première signature. Entrez le nom pour votre signature (par exemple,Signature 1) A l'aide de l'éditeur réalisez la signature souhaitée. Il est possible d'insérer une image. CONFIGURER OUTLOOK 2010 Options avancées de la messagerie Enregistrer les éléments non envoyés Outlook permet d’enregistrer automatiquement et à intervalles réguliers (ici 3 minutes) les éléments non envoyés dans un répertoire par défaut : Brouillon . La liste déroulante vous permet de changer le répertoire de destination. Si vous répondez à un message enregistré dans un dossier différent de la boîte de réception, cochez la case Dans les dossiers autres que la boîte de réception, enregistrer les réponses avec le message d’origine . A la réception de nouveaux éléments dans la boîte de réception Outlook peut vous prévenir de différentes façons lorsque vous réceptionnez un message électronique. Pour cela, cochez la case Emettre un signal sonore pour une indication sonore. Pour une manifestation visuelle, cochez Afficher une alerte Nouveau message sur le bureau et cliquez sur la bouton Paramètres d’alerte sur le bureau pour définir les modalités d’apparition. Lors de l’envoi d’un message Vous pouvez ici déterminer l’importance des messages que vous émettez, les choix possibles sont : faible, normale ou important. De même, vous pouvez choisir un critère de diffusion parmi ces quatre possibilités : normal, personnel, privé ou confidentiel. Comme il est possible d’appliquer ces critères manuellement avant l’envoi d’un message, il semble pertinent de ne pas modifier le paramétrage par défaut. En effet, on ne peut pas qualifier de confidentiel ou d’important chaque message envoyé. Si vous saisissez plusieurs adresses électroniques dans les zones A, Cc et Cci des formulaires Message , cochez la case Autoriser la virgule comme séparateur d’adresses . En cochant l’option Vérifier les noms automatiquement Outlook consulte votre carnet d’adresses et vérifie que vos correspondants disposent bien d’une adresse électronique valide. Outlook supprime automatiquement la demande de réunion quand vous y répondez si vous cochez cette option (fonction utile pour la gestion du calendrier). Lors de la composition d’un message, dès que vous saisissez les premiers caractères d’un correspondant dans l’une des zones A, Cc ou Cci, Outlook suggère une saisie semi-automatique des adresses électroniques. Cette option est à cocher puisqu’elle facilite l’utilisation du programme. RÉCEPTION D’UN FICHIER Réception d’un fichier Lorsque vous recevez un message comportant une pièce jointe, celle-ci est représentée par un trombone dans la colonne précédant le nom de l’expéditeur. Nous vous recommandons la plus grande prudence avec l’ouverture des pièces jointes, en effet, c’est bien souvent par ce biais que les virus infectent votre ordinateur. On ne peut pas contaminer son ordinateur par la simple ouverture d’un courrier électronique ; en effet, les messages rédigés en mode texte ou en HTML ne peuvent pas contenir de virus. N’ouvrez donc que les pièces jointes attendues et soyez très prudent avec les fichiers rédigés en anglais, les fichiers ayant une extension .Bat, .Exe, notamment. Prudence également avec les fichiers Word ou Excel qui peuvent cacher des macros douteuses. Marquage pour un suivi Vous recevez un message et vous souhaitez lui assigner une marque particulière pour ne pas oublier d’y répondre. Pour cela, vous devez effectuer un clic droit sur le message en question dans la boîte de réception, puis sélectionner l’option Assurer un suivi La boîte de dialogue vous permet d’effectuer le marquage de votre choix parmi plusieurs drapeaux de couleur. Vous pouvez ajouter une date et une heure d’échéance pour un rappel ultérieur, si vous choisissez l’option Ajouter un rappel Cliquez sur OK pour valider votre choix. Dès que vous avez validé votre choix, Outlook vous repositionne dans la boîte de réception. Vous apercevez alors que le drapeau choisi est mis en évidence en fin de ligne. De même, si vous regardez la barre d’Outlook, sur la gauche de l’écran, vous vous apercevez qu’Outlook vous signale dans le dossier Pour le suivi que vous avez un message dont il faut assurer le suivi. RÉPONDRE À UN MESSAGE Répondre à un message Pour répondre à un message, sélectionnez le message puis sous l'onglet Accueil, cliquez sur Répondre (Raccourci clavier Ctrl+R) Un nouveau formulaire message s’ouvre alors avec les champs De , A , et Objet pré renseignés. A noter que la zone Objet est maintenant précédée des caractères suivants : RE : - Par cette abréviation, Outlook signale au destinataire qu’il s’agit d’une réponse à un précédent message. Vous retrouvez le texte du message auquel vous avez décidé de répondre dans le formulaire légèrement au-dessus du message original pour vous permettre de saisir votre réponse. Il ne vous reste plus qu’à composer le vôtre, le mettre en forme, puis l’expédier en cliquant sur le bouton Envoyer . Bien entendu, vous conservez la possibilité d’adresser la réponse à des personnes supplémentaires en complétant les champs Cc , Cci avec les adresses des autres correspondants susceptibles d’être intéressés par votre réponse. De même que votre réponse peut comporter une ou plusieurs pièce(s) jointe(s). RÉPONDRE À TOUS Répondre à tous Si vous souhaitez répondre à tous les destinataires du message d’origine (c'est-à-dire toutes les personnes présentes dans les champs A et Cc ) il vous suffit de cliquer sur le bouton Répondre à tous . (Raccourci clavier Ctrl+Maj+R) A noter : Si le message d’origine contient des pièces jointes, celles-ci ne sont pas réexpédiées lors de la réponse. TRANSFÉRER UN MESSAGE Transférer un message Si vous souhaitez transférer un message reçu à d’autres personnes, il vous suffit de cliquer sur le bouton Transférer . (Raccourci clavier : Ctrl+F) Un nouveau formulaire message s’ouvre alors. Complétez les champs A , Cc et Cci au besoin. Vous remarquerez que la zone Objet est précédée des caractères TR : suivis de la reprise de l’objet initial du message s’il y en avait un. L’abréviation TR : signale au destinataire qu’il s’agit d’un transfert de message. Le texte du message que vous transférez ainsi que les pièces jointes initialement sont reprises dans le nouveau formulaire. Composez votre message, et cliquez sur le bouton Envoyer pour transférer votre réponse. SUPPRIMER UN MESSAGE Supprimer un message Vous avez pris connaissance d’un message et vous ne souhaitez pas conserver plus longtemps ledit courrier dans la boîte de réception, rien de plus simple : Cliquez sur le bouton représentant une croix noire ou appuyez sur la touche Suppr de votre clavier (raccourci clavier Ctrl+D). Aussitôt le message est envoyé dans le dossier Eléments supprimés Il peut être récupéré à tout moment tant que vous ne videz pas ledit dossier. CLASSER UN MESSAGE Classer un message reçu en courrier indésirable Si, malgré le filtrage mis en place par Outlook, vous recevez un message indésirable et souhaitez le marquer comme tel pour qu’à l’avenir le message en question n’atterrisse plus dans votre boîte aux lettres mais bel et bien dans le dossier qui lui est destiné, vous disposez de deux possibilités: 1- Vous êtes sur la boîte de réception et n’avez pas ouvert le message : Clic droit sur le message en question et sélectionnez courriers indésirables . Sélectionnez ensuite l’action que vous souhaitez entreprendre chaque fois qu’un message en provenance de cet expéditeur vous sera envoyé. 2- Vous avez ouvert le message et êtes dans le formulaire message : Sélectionnez Actions | Courrier indésirable, déterminez parmi les choix qui s’affichent l’action que doit entreprendre Outlook lors de la réception d’un message indésirable. COURRIERS INDÉSIRABLES Gérer les courriers indésirables Les utilisateurs d’Outlook peuvent bloquer automatiquement les courriers non désirés, en fonction de plusieurs critères. Sous l'onglet Accueil dans le groupe Supprimer, cliquez sur Courrier indésirable. Puis sur Options du courrier indésirable Quatre onglets Options , Expéditeurs approuvés , Destinataires approuvés et Expéditeurs bloqués permettent un filtrage efficace. L’option Elevée garantit un filtrage assez efficace, mais gardez toujours à l’esprit qu’un message dit normal peut se retrouver dans le dossier courrier indésirable (cette erreur de destination est cependant très rare.) C’est la raison pour laquelle nous vous conseillons de ne pas cocher l’option Supprimer définitivement le courrier soupçonné d’être indésirable . Vous pourrez ainsi vérifier qu’Outlook n’a pas commis une erreur d’interprétation lors du filtrage des messages reçus. L’onglet Expéditeurs approuvés Cliquez sur le bouton Ajouter pour entrer les adresses ou les noms de domaine des correspondants que vous désirez approuver. Les courriers provenant de ces personnes ne seront jamais traités comme courrier indésirable. Vous pouvez aussi importer des adresses à valider ou exporter les adresses déjà validées en cliquant sur les boutons Importer depuis un fichier ou exporter vers un fichier . Le fichier doit être au format Texte L’onglet Destinataires approuvés Cliquez sur le bouton Ajouter pour entrer les adresses ou les noms de domaine à approuver. L’onglet Expéditeurs bloqués Cliquez sur le bouton Ajouter pour bloquer le courrier en provenance d’adresses de messagerie ou de noms de domaine figurant dans votre liste d’expéditeurs bloqués. Le courrier provenant de ces contacts sera automatiquement traité en tant que courrier indésirable et sera dirigé vers le dossier adéquat. LES CONTACTS Les contacts L’onglet contacts permet la gestion d’un carnet d’adresses pratique et très complet. La gestion des contacts est simple ; sous la forme de fiche, Outlook permet d’enregistrer l’état civil d’une personne, ou d’une société, de gérer plusieurs numéros de téléphone, 3 adresses électroniques, et bien d’autres informations encore. Ces informations sont utiles pour l’utilisation interne d’Outlook, mais elles peuvent également être exploitées par d’autres programmes (par exemple lors de la réalisation d’un publipostage). Ajouter un contact Pour insérer une adresse dans les contacts Dans Contacts, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouveau contact (le raccourci clavier étant Ctrl+Maj+C). Le formulaire Contacts s’ouvre alors, il vous suffit de remplir les informations demandées en totalité ou en partie. Veuillez donc entrer l’état civil de votre contact en cliquant sur les différents boutons notamment pour affecter les numéros de téléphone (personnel, professionnel…) En cliquant sur l’icône représentant un portrait, il est possible d’ajouter une photo de votre contact. Une fenêtre de dialogue s’ouvre et il ne vous reste plus qu’à trouver et sélectionner la photo que vous désirez voir apparaître. Outlook permet de saisir trois adresses électroniques et pas une de plus ! Pour accéder aux différentes adresses, il suffit de cliquer sur le menu déroulant représenté par un petit triangle noir pointant vers le bas. Pour entrer l’adresse d’une page Web, il n’est pas nécessaire de taper http:// , Outlook insère ces caractères automatiquement lorsque vous quittez la zone en validant par la touche Tabulation. La zone Notes est une zone destinée à recevoir toute sorte d’information ; elle peut contenir des remarques, des photos, des pièces jointes, des fichiers, etc. Pour insérer une pièce jointe, sélectionnez le menu Insertion et choisissez l’un des boutons suivants : Pour supprimer un Fichier, un Elément ou un Objet il suffit simplement de le sélectionner et d’appuyer sur la touche Suppr de votre clavier. Pour obtenir la possibilité de renseigner des informations complémentaires dans le ruban cliquez sur Détails LES CONTACTS Les contacts Le bouton Détails est destiné aux informations secondaires. Complétez les informations que vous avez en possession sur la personne, son service de rattachement, sa profession, son supérieur hiérarchique, ou son assistant(e). L’entrée de la date de naissance ou de la date d’anniversaire de mariage génère automatiquement un événement périodique dans le dossier Calendrier lorsque vous validez l’élément. Outlook vous rappellera automatiquement ces événements à l’approche de leur réalisation. Cliquez maintenant sur le bouton Activités afin d’ouvrir la fenêtre ci-contre : Cette partie journalise les activités que vous avez avec votre contact. Ces activités sont de plusieurs natures et peuvent être affinées en cliquant sur le menu déroulant situé à droite de l’intitulé Afficher . On peut donc faire apparaître uniquement l’historique des messages reçus ou envoyés, ou bien les tâches à venir ou à effectuer. Passons maintenant au bouton Champs . Cette partie permet de compléter les informations que vous n’avez pas renseignées précédemment. Ouvrez la liste déroulante et faites votre sélection de champs. Le format des champs peut aussi être modifié lorsque le programme le permet, tout comme il est possible d’ajouter de nouveaux champs. Pour l’ajout de nouveaux champs, vous devez sélectionner dans la liste déroulante la fonction Champs définis par l’utilisateur dans cet élément et cliquez ensuite sur le bouton Nouveau situé en bas à gauche du formulaire. Il vous suffit ensuite de renseigner le champ et de choisir vos options de mise en forme, puis Ok. Vérifiez une dernière fois l’entrée de vos données et cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer pour valider définitivement la création de votre contact. Il est conseillé de créer sa propre fiche au sein des contacts afin d’envoyer ultérieurement une carte de visite à vos différents correspondants lors de l’envoi de courriers électroniques. AFFICHER LES CONTACTS Affichage des contacts Chaque fois qu’un contact est créé, il vient s’afficher dans un volet d’informations. L’affichage peut prendre différents aspects : il peut se présenter sous la forme d’un affichage dit Cartes de visite (détaillées ou non), d’une liste téléphonique, d’une liste triée par catégorie, etc. L’affichage peut également être personnalisé. Ce choix se fait à partir du bouton Changer l'affichage. SÉLECTIONNER UN CONTACT L’accès peut se faire de différentes façons : Vous pouvez choisir de cliquer sur l’une des lettres de l’alphabet situé à droite du volet d’informations, pour ne faire apparaître que les fiches commençant par ladite lettre. Vous pouvez utiliser la fonction Rechercher . Entrez directement dans la zone prévue à cet effet le mot clef recherché, afin d’isoler la ou les fiches le contenant. Puis cliquez de nouveau sur Rechercher pour afficher le résultat. Cliquer sur Tout Afficher pour retrouver l’ensemble des enregistrements. Cette méthode est la plus adéquate si vous devez gérer un grand nombre de contacts. La recherche peut porter sur le nom de famille, le prénom, la ville, ou la rue, etc. Une recherche sur le nom Vauthier ouvre cette fenêtre AJOUTER RAPIDEMENT UN CONTACT Ajouter un contact à partir d'un message reçu Vous souhaitez ajouter l’adresse mail de Bernard qui vient de vous écrire, sélectionnez le message en cliquant sur son intitulé. Pour ajouter l’expéditeur à vos contacts, faites un clic droit sur son nom dans le volet de visualisation du message. Cliquez sur Ajouter aux contacts Outlook Vous constatez qu’Outlook a pré-rempli la fiche de contact avec les informations contenues dans l’en-tête du message. Vous pouvez compléter les informations. Cliquez sur le bouton Enregistrer&Fermer pour ajouter le nom à vos contacts. RÈGLE DE MESSAGERIE Le transfert automatique du courrier Il est plus judicieux de créer des règles de message pour distribuer automatiquement le courrier dans les sous-dossiers que vous aurez préalablement créés. Pour créer une règle, sous l'onglet Accueil, cliquez sur Règles puis sur Créer une règle La boîte de dialogue Créer une règle : Outlook prédéfinit certains champs à partir du message sélectionné. Vous pouvez conserver ou nom les renseignements des différents champs. Pour personnaliser votre règle, cliquez sur Options avancées. Première étape : Renseignez à l'aide de la liste proposée quelle condition vous souhaitez vérifier. Cliquez sur Suivant pour affiner les conditions que vous voulez vérifier : Cliquez sur Suivant pour préciser l’action qui doit être entreprise sur les messages. Cliquez sur Suivant pour spécifier les exceptions à la règle que vous définissez. Cliquez sur Suivant pour terminer la configuration de la règle. Attribuez toujours un nom aux différentes règles que vous serez amené à créer. N’oubliez pas de vérifier que les deux options Exécuter cette règle sur les messages déjà dans Boîte de réception et Activer cette règle sont cochées. Si des messages en provenance de l’adresse mail choisie sont déjà présents dans la boîte de réception, ils seront alors redirigés vers le dossier qui leur est réservé. Cliquez sur Terminer pour revenir sur la boîte de dialogue Règles et alertes. MODIFIER UNE RÈGLE DE MESSAGERIE Modifier une règle de messagerie Outlook vous permet de modifier une règle de message après sa création. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur Règles puis sur Gérer les règles et les alertes Cochez ensuite la règle devant être modifiée en cliquant sur la case précédant son libellé. Cliquez sur Modifier la règle Une liste déroulante vous offre divers choix. Modifier les paramètres de la règle : vous permet de revenir sur l’assistant ou supprimer des filtres à la règle. Si vous souhaitez renommer la règle, il vous suffit de cliquer sur le second choix et d’entrer le nom. Afficher dans la fenêtre Alerte sur le nouvel élément : cette fonction vous donne accès à une boîte de dialogue Message d’alerte . Dans la zone prévue à cet effet, entrez le message d’alerte que vous souhaitez afficher sur l’écran dès la réception du message et cliquez sur Ajouter . Vous allez saisir Message à traiter dans les deux jours. Lors de la réception d’un nouveau message, une boîte d’alerte s’affichera sur l’écran pour vous rappeler l’action que vous avez définie concernant ce correspondant. Voici les différentes possibilités proposées dans la liste Émettre un signal sonore Outlook vous offre la possibilité d’associer un signal sonore particulier en fonction des règles de messages créées. Par défaut, les sons proposés sont ceux de Windows au format son wave. Déplacer vers un dossier : Si vous souhaitez rediriger le message vers un dossier particulier. Copier dans un dossier : Si vous souhaitez conserver le message dans son dossier d’origine mais en conserver une copie dans un autre dossier. Choisissez le dossier de destination et validez par Ok Marquer la priorité d’une règle (haute ou basse). Marquer le message : à choisir si les messages reçus par cette règle nécessitent toujours un suivi, une réponse. Supprimer le message : supprime définitivement le message. ORGANISER SA MESSAGERIE Gérer le courrier électronique Au fil des jours, vous allez recevoir de plus en plus de courriers, vous allez en écrire de plus en plus. Certains seront conservés, d’autres détruits, il sera de plus en plus délicat de retrouver les courriers envoyés à telle ou telle personne. En effet, tous les messages reçus sont stockés par défaut dans la boîte de réception, quant aux messages envoyés, ils logent tous par défaut dans le dossier Eléments envoyés . Il faut donc organiser vos différents dossiers. Création du dossier Faites un clic droit sur le dossier Boîte de réception Dans le menu contextuel qui s’affiche, cliquez sur Nouveau dossier Saisissez le nom de votre dossier puis cliquez sur OK Lorsque ce symbole précède un dossier, cela sous-entend que le dossier est constitué d’au minimum un sous-dossier. Il suffira de cliquer sur le signe + pour développer les sous dossiers existants. Inversement il suffira de cliquer sur le signe - pour refermer la liste . Cliquez sur le signe + pour afficher le dossier xxxx que vous avez créé. DÉPLACER UN MESSAGE Le déplacement manuel du courrier Clic droit sur le message à transférer, puis sélectionnez la fonction Déplacer vers un dossier pour afficher la boîte de dialogue. Ou utilisez le cliquer-glisser, en sélectionnant le courrier dans le volet d’information de la boîte de réception et en le tirant sur le sous-dossier xxxx . LE CALENDRIER Le calendrier d’Outlook vous permet de gérer vos différentes activités passées, présentes ou à venir comme des rendez-vous, des réunions ou des événements. Paramétrage du calendrier Sélectionnez Fichier puis Outils puis Calendrier Cochez puis cliquez sur la liste déroulante pour changer le temps de rappel par défaut 15 minutes : C'est-à-dire que 15 minutes avant l’événement un signal sonore rappellera à l’utilisateur qu’un rendezvous ou une réunion est programmée dans 15 minutes. Sous la rubrique Options du calendrier Définissez votre semaine de travail en cliquant sur les coches Lun., mar., mer., jeu, ven, Choisissez à l’aide de la liste déroulante Début , l’heure de début de la journée : 08 :00 Pour l’heure de fin de journée, sélectionnez l’heure à l’aide de la souris et tapez par exemple 18 :15. Pour le champ Première semaine de l’année sélectionnez Commence le 1er janvier à l’aide de la liste déroulante. Deux autres choix sont possibles : -Première semaine de 4 jours -Première semaine entière Ces options sont simplement destinées à l’affichage et l’impression du calendrier par Outlook. Dans la section Options du calendrier, cochez Afficher le numéro des semaines dans le navigateur de dates et cochez Permettre aux participants de proposer de nouvelles dates pour les réunions que vous organisez Vous pouvez définir une couleur d’arrière-plan lors de l’affichage du calendrier sur votre écran, le bleu est la couleur par défaut. Outlook vous permet la gestion de plusieurs calendriers, par défaut la couleur n’est pas la même que votre calendrier, désactivez la coche si l’option Utiliser la couleur d’arrière-plan sélectionnée pour tous les calendriers est activée. Outlook gère les jours fériés pour tous les pays. Pour les ajouter au calendrier, cliquez sur le bouton Ajouter les jours fériés et activez les jours fériés de la France en cliquant sur la coche qui correspond au pays puis validez par OK . En cliquant sur le bouton Options de disponibilité, vous pouvez permettre aux personnes désirant envoyer des demandes de réunions de connaître votre disponibilité en publiant sur un serveur (service de disponibilité Internet de Microsoft Office) votre calendrier pour les xx mois à venir avec une actualisation périodique (au choix) des différents événements contenus dans le calendrier. Cette option ne trouve son utilité que pour une organisation. LE CALENDRIER Les différents affichages Cliquez sur le bouton Calendrier du volet Outlook. Outlook vous offre plusieurs possibilités d’affichage : - l’affichage d’un jour, - l’affichage d’une semaine de travail (les cinq jours que nous avons définis dans les options du calendrier) - l’affichage des 7 jours par semaine - l’affichage mensuel. Cliquez sur le bouton Semaine pour afficher le calendrier hebdomadaire. En activant les jours fériés lors du paramétrage du calendrier, Outlook a créé un événement pour chaque jour férié dans le calendrier. RENDEZ-VOUS Création d’un rendez-vous Sous Calendrier Sélectionnez l'onglet Fichier cliquez sur Nouveau rendez-vous (Raccourci clavier Ctrl+Maj+A). Un nouveau formulaire Rendez-vous s’ouvre Pour créer votre premier rendez-vous : Dans la zone Objet saisissez : …… Saisissez l’Emplacement , c'est-à-dire le lieu géographique du rendez-vous ….. Indiquez la date et l’heure de début du rendez-vous Faites de même avec la date et l’heure de fin du rendez-vous Vous définirez un rappel et choisirez à l’aide de la liste déroulante un rappel automatique (vous pouvez lui associer un son si vous le jugez utile en cliquant sur l’icône représentant un haut-parleur). Dans la zone de commentaires, entrez un résumé du rendez-vous : ….. Cliquez sur le bouton Inviter les participants et associez les personnes ayant un rapport direct ou indirect avec l’affaire en question. Attention : pour utiliser efficacement cette fonction, il faut que les contacts en question soient enregistrés dans le carnet d’adresses. Cliquez ensuite sur le bouton Catégories et choisissez une catégorie. Sauvegardez le rendez-vous en cliquant sur le bouton Enregistrer et fermer. Ou en sélectionnant Fichier | Enregistrer (Raccourci clavier CtrL+S) Création d’une réunion Sous Calendrier, sélectionnez l'onglet Fichier cliquez sur Nouvelle réunion (Raccourci clavier Ctrl+F11). Comme précédemment il suffit de compléter toutes les informations en votre possession. Modifier ou Supprimer un événement Pour Modifier un événement, il suffit de se placer sur celui-ci puis de double cliquer pour ouvrir le formulaire à modifier. Pour supprimer un événement il suffit de se placer sur celui-ci et de cliquer sur l’icône représentant une croix noire pour supprimer l’événement et le placer dans le dossier Éléments supprimés. OUVRIR LE CALENDRIER EXCHANGE D'UN AUTRE UTILISATEUR COMPTE EXCHANGE OBLIGATOIRE Cette fonctionnalité nécessite un compte Microsoft Exchange. Dans Calendrier, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Gérer les calendriers, cliquez sur Ouvrir le calendrier, puis sur Ouvrir un calendrier partagé Tapez un nom dans la zone Nom, ou cliquez sur Nom afin de sélectionner un nom dans le carnet d’adresses. Le calendrier partagé s’affiche en regard d’un autre calendrier déjà affiché. Lorsque vous accédez à un calendrier partagé pour la première fois, celui-ci est ajouté au volet de navigation (volet de navigation : colonne proposant un accès aux dossiers utilisés pour organiser vos informations. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu’il contient. Ce volet comprend également la section Dossiers favoris, ainsi que des boutons permettant de basculer entre Messagerie, Calendrier, Tâches et autres vues.). La prochaine fois que vous souhaiterez afficher le calendrier partagé, vous pourrez cliquer sur ce dernier dans le volet de navigation. Si la personne dont vous voulez ouvrir le calendrier ne vous a pas autorisé à le consulter, Outlook vous invite à lui en demander l’autorisation. Si vous cliquez sur Oui, un message électronique de demande de partage s’ouvre automatiquement. Ce message demande à la personne de partager son calendrier avec vous et propose que vous partagiez votre calendrier par défaut avec elle. PLANIFIER UNE RÉUNION Planifier une réunion avec d'autres personnes Une réunion est un rendez-vous qui comprend d’autres personnes et peut inclure des ressources telles que des salles de conférence. Les réponses à vos demandes de réunion apparaissent dans votre boîte de réception. Dans Calendrier, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle réunion. Raccourci clavier : pour créer une nouvelle demande de réunion à partir d’un dossier Outlook, appuyez sur Ctrl+Maj+Q. Dans la zone Objet, tapez une description. Dans la zone Emplacement, tapez une description ou un emplacement. Si vous utilisez un compte Microsoft Exchange, cliquez sur Salles pour faire votre choix parmi les salles disponibles. Dans les zones Heure de début et Heure de fin, cliquez sur l’heure de début et de fin de la réunion. Si vous activez la case à cocher Journée entière, l’événement est affiché sous la forme d’un événement d’une durée de 24 heures (de minuit à minuit). REMARQUE Si vous souhaitez planifier des réunions sur la base d’un autre fuseau horaire, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Fuseaux horaires. Dans le corps de la demande de réunion, tapez les informations que vous souhaitez partager avec les destinataires. Vous pouvez également joindre des fichiers. Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant Planification L’Assistant Planification vous aide à trouver le meilleur horaire pour organiser votre réunion. Cliquez sur Ajouter d’autres personnes, puis sur À partir du carnet d’adresses. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources, dans la zone Rechercher, indiquez le nom d’une personne ou d’une ressource à inclure dans la réunion. Si vous effectuez une recherche avec l’option Autres colonnes, cliquez sur Atteindre. Cliquez sur le nom dans la liste de résultats, cliquez sur Obligatoire, Facultatif ou Ressources, puis cliquez sur OK. Les participants Obligatoire et Facultatif s’affichent dans la zone À de l’onglet Réunion et les Ressources dans la zone Emplacement. La grille de disponibilité affiche la disponibilité des participants. Une ligne verticale verte représente le début de la réunion. Une ligne verticale rouge représente la fin de la réunion. Le volet Suggestions de réunion indique le meilleur horaire pour votre réunion (lorsque la plupart des participants sont libres). Pour sélectionner un horaire de réunion, cliquez sur une suggestion d’horaire dans le volet Suggestions de réunion ou choisissez un horaire dans la grille de disponibilité. Pour définir une réunion périodique, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Périodicité. Choisissez les options de périodicité souhaitées, puis cliquez sur OK. Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion se transforme en onglet Réunion périodique. RÉPONDRE À UNE DEMANDE DE RÉUNION Répondre à un message électronique avec une demande de réunion Si vous recevez un message électronique au sujet duquel vous souhaitez organiser une réunion, Microsoft Outlook 2010 vous permet de répondre au message avec une demande de réunion, sans ouvrir votre calendrier. Lorsque vous répondez à un message avec Réponse à une demande de réunion, une demande de réunion est créée et toutes les personnes qui figuraient sur la ligne À dans le message d’origine sont invitées en tant que participants obligatoires, tandis que celles qui se trouvaient dans la ligne Cc sont invitées en tant que participants facultatifs. La fonctionnalité Réponse à une demande de réunion permet également de répondre à une tâche affectée. Étant donné que la fonctionnalité s’apparente par de nombreux égards à la fonctionnalité Répondre à tous, elle peut également être appliquée aux messages envoyés. Effectuez l’une des opérations suivantes : Dans le volet de lecture, cliquez sur l’élément de votre choix, puis, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Répondre, cliquez sur Réunion. Dans le volet de lecture, cliquez sur l’élément de votre choix et faites-le glisser vers l’onglet Calendrier dans le volet de navigation ou, dans le calendrier, vers la barre des tâches. Dans un message ouvert, sous l’onglet Message, dans le groupe Répondre, cliquez sur Réunion. Entrez le lieu et les heures de début et de fin comme dans n’importe quelle demande de réunion. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des participants, utiliser l’Assistant Planification pour rechercher le meilleur horaire pour la réunion ou ajouter des pièces jointes. ACCEPTER UNE DEMANDE DE RÉUNION Accepter une demande de réunion Lorsque vous recevez une demande de réunion, en haut du message plusieurs possibilités vous sont offertes : Accepter / provisoire / Refuser / Proposer un nouvel horaire Si vous cliquez sur Accepter, une confirmation sera envoyée automatiquement et cette date sera inscrite automatiquement dans votre Agenda. LES NOTES Les notes peuvent être facilement comparées aux post-it que nous disposons un peu partout dans la maison ou au bureau. Elles servent à noter rapidement les idées du moment, les actions à prévoir ou à entreprendre. Créer une note Cliquez sur l'icône Notes en bas du volet La fenêtre Notes s'affiche. Cliquez sur Nouvelle note Un petit carré de couleur jaune s'affiche sur le bureau de Windows Entrez le texte de votre choix Cliquez sur la petite croix située en haut à droite de la note pour la sauvegarder. Visualiser les notes créées Pour visualiser toutes les notes enregistrées par Outlook cliquez sur l'icône Note). Plusieurs affichages sont possibles en fonction des critères à définir par vos soins. C’est ainsi que les notes peuvent être affichées sous forme d’icônes (option que vous sélectionnerez en cochant la case correspondante), sous forme de liste, etc. Supprimer une note Sélectionnez la note en question, puis, cliquez sur le bouton représentant une croix noire sur la barre d’outils Changer l’apparence des notes Vous pouvez changer la couleur, la police de caractère, la taille de la police des notes. Pour cela sélectionnez Fichier| Options, cliquez sur Notes et journal pour afficher la boîte de dialogue suivante : Choisissez vos options pour la couleur des notes (Jaune, vert, bleu, …), leur taille (Petite, Moyenne, Grande), la police de caractères, puis validez par le bouton OK . GÉRER LES TÂCHES Outlook permet de gérer des alertes sous forme de tâches qui devront être exécutées dans les jours à venir, ou prendre encore la forme d’un rappel. Elles peuvent être périodiques (par exemple un anniversaire), ou occasionnelles (amener la voiture en révision avant le 1er janvier 2012. Vous pouvez créer une tâche pour vous-même, pour une tierce personne, ou en recevoir une de l’un de vos contacts. Créer une tâche Cliquez sur le bouton Tâches dans le volet Outlook, puis sur le bouton Nouvelle tâche (raccourci clavier Ctrl+Maj+K) pour afficher le formulaire Tâche . Dans le champ Objet entrez le nom de la tâche : Cliquez sur la liste déroulante du champ Echéance sélectionnez la date. Dans le champ Etat , sélectionnez un état (la liste déroulante propose 5 choix possibles). Définissez la priorité de la tâche Pour assigner un rappel automatique pour alerter dès le xx/xx/2011 que la tâche arrive bientôt à échéance et qu’elle n’est toujours pas terminée à la date du rappel. Cochez la case Rappel et sélectionnez la date, puis l’heure de rappel. A noter qu’il est possible de modifier le son qui sera émis lors du rappel, pour cela cliquez sur l’icône représentant un haut parleur, et choisissez le son à émettre (son au format Wave). Dans le corps de la tâche, saisissez le commentaire xxxxxxxxxxx . A noter que vous pouvez ajouter un document ou un élément Outlook en cliquant sur l’icône représentant un trombone sur la barre d’outils. Associer un contact à une tâche Cliquez sur le bouton Contacts pour afficher la boîte de dialogue et sélectionnez le contact en question (cela suppose d’avoir une fiche contact à son nom). De même, cliquez sur Catégories pour classer la tâche dans la catégorie Professionnel . L’onglet Détails permet des indications supplémentaires sur la tâche, notamment : La rubrique Terminée le pour y indiquer la date à laquelle la tâche a été réalisée en totalité. Un champ Travail total qui permet d’estimer le temps alloué à l’exécution de la tâche. Le champ Travail réel qui permettra de connaître la durée de travail nécessaire pour traiter la tâche. La zone Kilométrage sera utile pour indiquer le nombre de kilomètres parcourus pour mener à bien la tâche. Une zone Informations facturation est mise à la disposition pour stocker les informations relatives à la facturation (frais, taux horaire, etc.) Le dernier champ Sociétés peut être utilisé pour spécifier le nom du client pour lequel la tâche doit être exécutée. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer et Fermer pour valider la tâche. Outlook vous replace automatiquement dans le dossier Tâches , la visionneuse (côté droit de l’écran) affiche la tâche que vous avez créée. GÉRER LES TÂCHES Modifier une tâche Cliquez sur le bouton Tâches de la barre Outlook pour faire apparaître toutes les tâches créées dans la visionneuse. Puis, double-cliquez sur la tâche à modifier pour l’ouvrir. Procédez aux modifications et validez ensuite par Enregistrer et Fermer . Affecter une tâche à une personne Outlook vous permet d’assigner une tâche à une autre personne qui a alors la liberté d’accepter ou de refuser ladite tâche. Pour cela lorsque vous vous trouvez dans le formulaire Tâche, il vous suffit de cliquer sur le bouton Affecter une tâche. Un nouveau champ A s’insère au-dessus du champ Objet Recherchez alors le contact à assigner ou saisissez directement son adresse électronique dans la zone prévue à cet effet, puis cliquez sur Envoyer pour expédier la notification au correspondant. Création d’un tâche périodique Sélectionnez Fichier | Nouvelle tâche pour afficher le formulaire Tâche Composez votre tâche et cliquez sur le bouton Périodicité de la barre d’outils. Une nouvelle fenêtre vous permet de préciser la périodicité (journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle). Définissez les critères que vous souhaitez appliquer puis cliquez sur le bouton OK . Répondre à une assignation Lorsque vous ouvrez un message contenant une assignation. Vous pouvez alors soit l’accepter, soit la refuser ; vous conservez aussi la possibilité de l’assigner à une autre personne. En cliquant sur le bouton Accepter ou le bouton Refuser situé sur la barre outils, une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît. Deux solutions s’offrent à vous : Soit modifier la réponse avant l’envoi (toutes les zones sont modifiables et l’ajout d’un commentaire, d’une pièce jointe est alors possible). Soit envoyer la réponse maintenant (la réponse est immédiatement envoyée à l’expéditeur sans possibilité d’y ajouter un commentaire). Quelle que soit l’option choisie, votre correspondant reçoit la réponse à l’assignation qu’il vous a faite. Le paramétrage des tâches Définir une heure de rappel par défaut. Sélectionnez Fichier| Options, puis dans l’onglet Préférences , choisissez la section Tâches . A l’aide de la liste déroulante, choisissez l’heure de rappel ; par défaut, elle agit à 8 heures du matin. Choisir la couleur des tâches Sélectionnez Fichier | Options, puis dans la zone Options des tâches choisissez à l’aide des listes déroulantes, les couleurs qui devront être appliquées aux tâches arrivées à échéance, aux tâches achevées. Cliquez ensuite sur OK pour valider les modifications. [RÉVÉLATEUR DE COMPÉTENCES] SUPPORT DE COURS OUTLOOK 2010 Pour toute question, n’hésitez pas à contacter votre formateur au 01.42.87.40.20 Consultez nos programmes sur www.afci.fr pour suivre le niveau supérieur. Les équipes AFCI NEWSOFT vous accompagne après votre formation La formation continue après le stage ! Nous proposons un suivi grâce à un accès à notre plate-forme e-learning afin de revoir des points essentiels vus en cours et pratiquer davantage grâce à nos exercices, quiz et évaluations interactifs. Nous proposons également des cours particuliers virtuels. Réservez un formateur et travaillez en collaboration sur vos propres fichiers Word, Excel, Powerpoint à distance, en temps réel. Solution flexible et centrée sur les besoins de l’apprenant ! AFCI NEWSOFT - Immeuble le Méliès - 261, rue de Paris 93100 MONTREUIL Tél. : 01 42 87 40 20 - Site web : www.afci.fr - Email : [email protected] - Fax : 01.42.87.38.28 Siret : 349 343 384 00047 - Centre agréé n° 11930129393 APE 8559A - TVA FR 66 349 343 384 ">
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