Paye Pour Windows® XP et Vista Manuel utilisateur Table des matières L'éditeur de DADS-U ..................................................................................................................................... 1 Comment y accéder dans le logiciel de paye ? ......................................................................................... 1 Fonctionnalités de l’éditeur : ...................................................................................................................... 1 Ouvrir un fichier ............................................................................................................................................. 3 Le fichier est ouvert, que représentent les deux colonnes ? ..................................................................... 3 La visualisation du fichier DADSU................................................................................................................. 5 Présentation de l’écran de gauche ............................................................................................................ 5 Présentation de l’écran de droite ............................................................................................................... 5 Présentation de l’écran du bas .................................................................................................................. 5 Présentation des structures standard............................................................................................................ 7 Paramétrage de l'outil DADS-U CTL ............................................................................................................. 9 Comment y accéder ?................................................................................................................................ 9 Comment consulter les erreurs ?............................................................................................................... 9 Rapport d'erreurs......................................................................................................................................... 11 Comment afficher les avertissements par sources ?............................................................................... 11 A quoi correspond la colonne Source ?................................................................................................... 11 Attention !!! ........................................................................................................................................... 11 Comment corriger les erreurs ? ............................................................................................................... 11 Comment ne pas avoir plusieurs fois la même erreur mais provenant de sources différentes ?............ 11 Généralité :............................................................................................................................................... 11 Remarque !!!......................................................................................................................................... 11 Modifier un fichier ........................................................................................................................................ 13 Comment ajouter une structure ? ............................................................................................................ 13 Comment supprimer une structure ? ....................................................................................................... 13 Attention !!! ........................................................................................................................................... 13 Comment dupliquer une structure ? ........................................................................................................ 13 Comment modifier une rubrique ? ........................................................................................................... 13 Calculer un fichier ........................................................................................................................................ 15 Comment calculer le fichier ?................................................................................................................... 15 Attention !!! ........................................................................................................................................... 15 Afficher les codes DADS-U ......................................................................................................................... 17 Comment afficher les code DADS-U ? .................................................................................................... 17 Remarque!!!.......................................................................................................................................... 17 Enregistrer un fichier ................................................................................................................................... 19 Attention !!! ........................................................................................................................................... 19 Comment Enregistrer le fichier ? ............................................................................................................. 19 Impression d'un enregistrement .................................................................................................................. 21 Comment y accéder ?.............................................................................................................................. 21 Imprimer la grille courante ....................................................................................................................... 21 Imprimer la sélection et ses descendants................................................................................................ 21 Imprimer toutes les rubriques du fichier................................................................................................... 21 Etat récapitulatif ....................................................................................................................................... 21 L’aperçu écran ......................................................................................................................................... 21 Fichiers DADS-U ......................................................................................................................................... 23 Le fichier DADS-U : Préparer................................................................................................................... 23 Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye?............................ 23 Le fichier n'a jamais été préparé précédemment ................................................................................. 23 Le fichier a déjà été préparé précédemment ....................................................................................... 23 Le fichier DADS-U : Déclarer ................................................................................................................... 23 Comment accéder à la déclaration du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? ............................ 23 Comment procéder à la déclaration du fichier ? .................................................................................. 23 Multi-fichiers................................................................................................................................................. 25 DADS-U Multi-fichiers .............................................................................................................................. 25 Qu'est qu'un fichier Multi-entreprises ? ................................................................................................ 25 Qu'est qu'un fichier Multi-établissements ?.......................................................................................... 25 Pour créer votre multi-fichiers, suivez les étapes suivantes : .............................................................. 25 DADS-U Multi-fichiers : Préparer ............................................................................................................. 25 Comment y accéder depuis le logiciel de paye?.................................................................................. 25 Comment procéder à la préparation du fichier ?.................................................................................. 25 Comment procéder à l'enregistrement du fichier ? .............................................................................. 26 Résultat pour un multi-entreprises ....................................................................................................... 26 Résultat pour un multi-établissements ................................................................................................. 26 DADS-U Multi-Fichier : Ouvrir.................................................................................................................. 26 Comment y accéder depuis le logiciel de paye?.................................................................................. 26 Comment procéder à la l'ouverture du fichier ? ................................................................................... 27 DADS-U Multi-fichiers : Déclarer ............................................................................................................. 27 Comment y accéder depuis le logiciel de paye?.................................................................................. 27 Comment procéder à la déclaration du fichier ? .................................................................................. 27 FAQ ............................................................................................................................................................. 29 Ouvrir un fichier........................................................................................................................................ 29 Le fichier est ouvert, que représentent les deux colonnes ?................................................................ 29 Créer un nouveau fichier.......................................................................................................................... 29 DADS-U Multi-fichiers .............................................................................................................................. 29 Qu'est qu'un fichier Multi-entreprises ? ................................................................................................ 29 Qu'est qu'un fichier Multi-établissements ?.......................................................................................... 29 Pour créer votre multi-fichiers, suivez les étapes suivantes : .............................................................. 30 Comment passer le fichier en test ou réel ............................................................................................... 30 Comment passer mon fichier généré en réel ? .................................................................................... 30 Comment faire un récapitulatif de tous les salariés ? .............................................................................. 30 Comment y accéder ? .......................................................................................................................... 30 Généralité ............................................................................................................................................. 30 Enregistrer un fichier ................................................................................................................................ 31 Comment Enregistrer le fichier ?.......................................................................................................... 31 Comment ajouter un contact Emetteur ? ................................................................................................. 31 Comment ajouter un salarié ?.................................................................................................................. 31 Comment ajouter une période d'activité ? ............................................................................................... 31 Index ............................................................................................................................................................ 33 L'éditeur de DADS-U Cet éditeur s’affiche suite à la préparation du fichier DADS-U ou à la consultation d'un fichier déjà préparé, il vous permet de visualiser, modifier, ou imprimer toutes les structures du fichier DADS-U. Comment y accéder dans le logiciel de paye ? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Barre de menu Barre de menu Barre de menu Barre de menu Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Déclarations + DADS-U Multi-Fichiers + Préparer Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Attention !!! Si vous avez des avertissements et que la source vient de la paye, nous vous conseillons d’apporter les modifications dans votre dossier de paye puis de re-préparer votre fichier. Si vous apportez une modification dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U, et que vous repréparer votre fichier (en faisant Remplacer) toutes vos modifications seront écrasées. Fonctionnalités de l’éditeur : Ouverture d'un fichier Création d’un fichier Modification d'un fichier Calculer le fichier Enregistrement d'un fichier + contrôles Passage du mode test en réel Création d’un Multi-Fichiers 1 Ouvrir un fichier Vous avez la possibilité d'ouvrir un fichier précédemment créé. Pour cela, vous devez aller dans votre dossier de paye puis sélectionner le menu Déclarations + DADS-U XXX + Préparer. Dans le message d'avertissement indiquant que le fichier existe déjà, sélectionnez le bouton Consulter afin d'ouvrir le fichier existant (si vous sélectionnez le bouton Remplacer vos modifications seront écrasées) Le fichier est ouvert, que représentent les deux colonnes ? Vous visualisez la structure en arbre de votre fichier DADS-U, la première colonne représente la structure de votre fichier et la seconde indique les informations contenues dans la structure (les rubriques). 3 La visualisation du fichier DADSU Vous visualisez à l’écran la structure de votre fichier DADS-U Présentation de l’écran de gauche Le fichier se présente sous forme d’arborescence et se compose des différentes structures contenues dans le message DADS-U (complète, DNA, CI BTP, TDS...). A gauche de certaines structures, un signe plus (+) est présent, ce qui signifie que ces structures contiennent d’autres structures et il vous suffit de cliquer sur ce plus pour y accéder. Présentation de l’écran de droite Apparaît la liste des rubriques de la structure sélectionnée : L’icône L’icône L'icône indique les zones obligatoires ; indique qu’il y a une erreur sur la rubrique ; indique qu'il y a un commentaire à lire sur la rubrique (information). Toutes les valeurs des rubriques sont modifiables. Si vous souhaitez afficher ou non les codes des rubriques, sélectionnez l’icône (afficher les codes) ou passez par le menu Outil + Afficher les codes Présentation de l’écran du bas Vous trouverez en bas de l’écran la liste des erreurs ou des incohérences de votre fichiers DADS-U. Toutes les incohérences provenant de votre dossier de paye sont indiquées dans la colonne source par le mot Paye. Nous vous conseillons vivement de les corriger directement dans votre dossier puis de générer à nouveau votre fichier DADS-U. Pour corriger les données directement par le biais de votre éditeur, double cliquez sur l'erreur puis dans l’écran de droite indiquez la bonne valeur à déclarer. 5 Présentation des structures standard Structure Description Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise S10 l’envoi Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée S20 S30 S41 S42 S43 S44 S45 S46 S70 S80 S90 Informations complémentaires Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration Identification salarié : Pour identifier le salarié Structure obligatoire sauf s’il n’y déclaré a pas de salarié à déclarer ou des honoraires seuls Période(s) d’activité : Pour connaître l’activité Structure obligatoire pour professionnelle et les salaires versés pour une chaque période sauf si la période de déclaration donnée DADS-U est de type néant Collectivités publiques Ircantec : Pour la période Structure obligatoire si le d’activité citée (S41 présente), complément salarié relève de l’Ircantec d’informations pour un salarié du secteur public relevant de l’Ircantec Collectivités publiques Cnracl : Pour la période Structure obligatoire si le d’activité citée (S41 présente), complément salarié relève de la Cnracl d’informations pour un salarié du secteur public relevant de la Cnracl Retraite complémentaire : Pour la période Structure obligatoire si le d’activité citée (S41 présente), complément salarié relève de l’Arrco ou de d’informations pour un salarié relevant de l’Arrco ou l’Agirc de l’Agirc Prévoyance et santé collectives : Pour la période Structure obligatoire si le d’activité citée, (S41 présente), complément salarié relève d’un régime de d’informations pour un salarié bénéficiant d’un prévoyance collective régime de prévoyance collective Situations particulières (périodes d’inactivité) : Structure facultative, présente Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou si le salarié a été concerné par accident du travail survenues au cours de l’exercice ces situations déclaré Honoraires : Pour identifier les bénéficiaires Structure facultative d’honoraires et pour déclarer les montants versés Identification INSEE des établissements : Pour Structure obligatoire identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration Total envoi : Pour totaliser certaines rubriques Structure obligatoire composant l’envoi . 7 Paramétrage de l'outil DADS-U CTL Vous avez la possibilité de contrôler votre déclaration DADS-U à l'aide de l'outil de contrôle DADS-U CTL fourni gracieusement par Net-entreprises directement dans votre logiciel. Pour cela, vous devez télécharger sur le site de Net-entreprises l'outil de contrôle puis l'installer sur votre ordinateur. Si vous l'installez par défaut sans changer les chemins d'installations, votre éditeur DADS-U le détectera automatiquement, seulement si vous changez le chemin d'installation par défaut, vous devez accéder au paramétrage et indiquer le chemin. Comment y accéder ? Outils + Paramétrage de l'outil DADS-U CTL Barre de menu Comment consulter les erreurs ? Le bouton vous permet d'afficher les erreurs que le DADS-U CTL trouve sur votre fichier, elles s'affichent dans les avertissements en bas de l'écran. Si vous souhaitez afficher seulement les avertissements provenant de cet outil, sélectionnez uniquement le bouton . 9 Rapport d'erreurs L’éditeur DADS-U contrôle les zones obligatoires de votre fichier. S’il détecte des erreurs à l’enregistrement, vous les trouverez en bas de votre écran. Le bouton vous permet d'afficher les erreurs que le DADS-U CTL (outil de contrôle fourni gracieusement par net entreprise) trouve sur votre fichier. Comment afficher les avertissements par sources ? Barre de menu Rapport d'erreurs + Afficher erreurs + Paye ou Contrôle éditeur ou DADS-U CTL Barre d’outils Sélectionner le bouton voulu ou tous les boutons A quoi correspond la colonne Source ? Trois sources différentes peuvent apparaître : Paye : Ce sont les erreurs que vous pouvez corriger directement dans votre logiciel de paye, et qui appraissent dans les incohérences de paye accessible depuis le menu Gestion de votre logiciel de paye. Nous vous conseillons vivement de modifier les informations dans votre dossier puis re-préparer votre fichier. Editeur: Ce sont les erreurs que l'éditeur détecte. DADS-CLT : Ce sont les erreurs qui proviennent de l'outil de contrôle fournis par Net entreprise. Attention !!! Si vous modifiez votre fichier DADS-U à l'aide de l'éditeur, si vous re-préparez votre fichier, et que vous cliquez sur Remplacer toutes vos modifications seront perdues, veillez bien à sélectionner Consulter. Comment corriger les erreurs ? Si vous souhaitez apporter une modification, double cliquez sur l'erreur et le curseur se positionnera automatiquement sur la rubrique. Comment ne pas avoir plusieurs fois la même erreur mais provenant de sources différentes ? Vous avez la possibilité de grouper les erreurs identiques en cochant l'option Grouper les erreurs par rubrique en passant par le menu Rapport d'erreurs. Généralité : Vous avez la possibilité d'imprimer, de consulter en aperçu, d'exporter aux différents formats (Excel, HTML, PDF, RTF) le rapport DADS-U. Remarque !!! 11 Les erreurs qui s'afficheront à l'écran ou dans les différents fichiers sont en fonction de l'affichage que vous avez sélectionné. Si vous souhaitez tout imprimer, vous devez sélectionner les 3 sources différentes dans le menu Rapport d'erreurs + Afficher erreurs + Paye ou Contrôle éditeur ou DADS-U CTL 12 Modifier un fichier Les modifications que vous effectuez par cette fonction mettent à jour directement le fichier DADS-U. Par conséquent, vous ne devez en aucun cas au moment de la préparation de votre DADS-U Remplacer votre fichier, il faut sélectionner Consulter, car vous perdriez toutes les modifications effectuées. Cependant, les modifications apportées au fichier ne sont pas répercutées dans votre dossier de paye. Il est donc important que vous conserviez le ficher que vous avez déposé sur le site de Net Entreprises. (ce fichier est généré dans votre logiciel de paye par le menu Déclarations + DADS-U + Déclarer) Après chaque modification, nous vous conseillons de sélectionner le bouton structure S90 (Total envoi) et d'enregistrer vos mod afin d’alimenter la Comment ajouter une structure ? Sur la partie gauche de votre écran (partie Structures) en vous positionnant sur une structure existante et en passant par le menu contextuel (cliquez sur le bouton droit de votre souris). Comment supprimer une structure ? Positionnez-vous sur la structure à supprimer, puis par le menu contextuel (cliquez sur le bouton droit de votre souris), sélectionnez l’option supprimer la structure. Attention !!! Si vous supprimez une structure toutes celles qui en dépendent seront également supprimées. Par exemple, si vous supprimez un salarié, toutes les structures S41, S46…. concernant ce salarié seront supprimées. Comment dupliquer une structure ? Positionnez-vous sur la structure à dupliquer, puis par le menu contextuel (cliquez sur le bouton droit de votre souris), sélectionnez l’option dupliquer la structure. Comment modifier une rubrique ? A partir du moment où vous visualisez le fichier, vous pouvez y effectuer toutes les modifications souhaitées. Pour cela, sélectionnez la structure à modifier et recherchez la rubrique dont la valeur doit être changée. Si c’est une rubrique à saisir, double-cliquez sur la valeur et saisissez-y la nouvelle. Si c’est une rubrique avec des choix pré-paramétrés, sélectionnez dans la liste celle que vous désirez. 13 Calculer un fichier Dès que votre fichier a été modifié vous devez recalculer le nombre total des rubriques et le nombre de structures S20. Comment calculer le fichier ? Barre de menu Barre d’outils Outils + Calculer Calculer Attention !!! N’oubliez pas de sélectionner cette option, en effet, si le nombre de rubriques n’est pas mis à jour, alors votre fichier présentera une anomalie et votre fichier sera rejeté. 15 Afficher les codes DADS-U Vous avez la possibilité d'afficher ou non les codes des rubriques et des structures DADS-U. Comment afficher les code DADS-U ? Barre de menu Outils + Afficher les codes Barre d’outils Remarque!!! Si vous décidez de ne pas afficher les codes DADS-U, les codes n'apparaîtront pas non plus dans les impressions ni dans le rapport d'erreurs 17 Enregistrer un fichier Cette étape est obligatoire si vous avez apporté des modifications à votre fichier. Attention !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADSU par l’éditeur, vous ne devez en aucun cas faire Préparer puis Remplacer votre fichier car vous perdriez toutes les modifications effectuées Comment Enregistrer le fichier ? Barre de menu Barre d’outils Fichier + Enregistrer Enregistrer Nous vous conseillons vivement de corriger toutes les erreurs qui apparaissent dans le rapport d'erreurs. 19 Impression d'un enregistrement Vous avez la possibilité d’imprimer les données DADS-U del’éditeur. Comment y accéder ? Barre de menu Barre d’outils Fichier + Imprimer + Chaque Structure peut-être imprimée par le bouton . Vous pouvez imprimer soit la structure sélectionnée et ses descendants soit la structure seule. L'impression de la structure sélectionnée et de ses descendants correspond à la structure sélectionnée et celles qui dépendent d’elle (signe plus à gauche de la structure sélectionnée). Imprimer la grille courante Si vous avez sélectionné un salarié (S30), et que vous sélectionnez Imprimer la grille courante, alors vous lancerez l’aperçu écran de la structure S30 de ce salarié. Imprimer la sélection et ses descendants Si vous avez sélectionné un salarié (S30), et que vous sélectionnez Imprimer les rubriques à partir de la sélection, alors vous lancerez l’aperçu écran de toutes les structures de votre salarié (S30+S41+S42+S46…) Imprimer toutes les rubriques du fichier Si vous avez sélectionné cette option, vous lancerez l’aperçu écran de toutes les rubriques qui sont alimentées dans votre fichier. Etat récapitulatif Cette édition vous permet d’obtenir un détail par salarié et par établissement avec un sous total par établissement et un total par entreprise des éléments suivants : Le nombre d’heures déclarés dans la S41.G01.00.021 La base Sécurité sociale brute déclarée dans la S41.G01.00.029 La base CSG déclarée dans la S41.G01.00.035 La base brute fiscale déclarée dans la S41.G01.00.035 La base TA déclarée dans la S41.G01.00.030 Le Net imposable déclaré dans la S41.G01.00.063 Les Frais professionnels déclarés dans la S41.G01.00.044 Les Avantages en nature déclarés dans la S41.G01.00.037 L’aperçu écran 21 Vous obtenez tout d’abord un aperçu écran et vous pouvez ensuite lancer l’impression par l’icône partir de cet aperçu, vous avez également d’autres fonctionnalités disponibles. L’impression peut être enregistrée sous forme de fichier en cliquant sur l’icône par l'icône 22 ou envoyée par e-mail . Spécifiez alors un nom et le chemin où vous souhaitez l’enregistrer. Ainsi par la suite, vous pourrez charger cette impression en cliquant sur l’icône qui vous permettra de le réimprimer. .A , l’état apparaîtra alors à votre écran ce Fichiers DADS-U Le fichier DADS-U : Préparer Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez préparer votre fichier avant de le déclarer. Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Barre de menu Barre de menu Barre de menu Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées Le fichier DADS-U : Déclarer Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez passer par l'option Déclarer après avoir préparé votre fichier. Comment accéder à la déclaration du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez déclarer les messages DADS-U suivants : Barre de menu Barre de menu Barre de menu Barre de menu Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer Déclarations + DADS-U TDS+ Déclarer Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Déclarer Déclarations + DADS-U DNA + Déclarer Déclarations + DADS-U CI BTP + Déclarer Comment procéder à la déclaration du fichier ? Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail 23 Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test ou en réel. Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Certificat de contrôle Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net entreprise) dès qu'aucune erreur est trouvé par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable dans votre éditeur) Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net entreprise. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de Net-entreprises. 24 Multi-fichiers DADS-U Multi-fichiers Vous pouvez réaliser votre fichier Multi-établissements ou Multi-entreprises pat le menu Déclarations de votre logiciel de paye. Qu'est qu'un fichier Multi-entreprises ? Vous êtes multi-entreprises lorsque vos dossiers ont des Siren différents. Si vous devez déclarer un fichier Multi-entreprises, vous devez dans un premier temps générer tous les fichiers dans toutes les entreprises concernées. (Dans votre logiciel de paye, vous devez avoir un dossier par entreprise) puis préparer votre multi-fichiers Une structure S20 par entreprise sera créée. Si vous avez sélectionné deux fichiers, c’est que vous souhaitez déclarer deux entreprises et vous aurez donc deux structures S20. Qu'est qu'un fichier Multi-établissements ? Vous êtes multi-etablissements lorsque tous vos établissements ont le même Siren. Si vous devez déclarer un fichier Multi-établissements, vous devez dans un premier temps générer tous les fichiers dans tous les établissements concernés. (Dans votre logiciel de paye, vous devez avoir un dossier par établissement) puis préparer votre multi-fichiers. Une structure S20 est créée incluant tous les salariés des différents établissements sélectionnés. Une structure S80 par établissement (par nombre de fichiers sélectionnés) est créée. Pour créer votre multi-fichiers, suivez les étapes suivantes : Etape 1 : Préparer le Multi-fichiers Etape 2 : Ouvrir le fichier précédemment préparé Etape 3 : Déclarer le fichier DADS-U DADS-U Multi-fichiers : Préparer Vous devez dans un premier temps préparer vos fichiers DADS-U à déclarer sur le site de netentreprises. Vous avez la possibilité de créer plusieurs fichiers différents. Comment y accéder depuis le logiciel de paye? Barre de menu Déclarations + DADS-U Multi Fichiers + Préparer Comment procéder à la préparation du fichier ? Etape 1 : Préparation des fichiers de base Vous devez dans un premier temps avoir généré tous vos fichiers dans les établissements ou les entreprises concernés. Vous avez un fichier par dossier de paye. Le logiciel générera automatiquement le multi-fichiers en fonction des siren des dossiers sélectionnés. 25 Etape 2 : Sélection des sources Ajouter un fichier : Sélectionnez le premier fichier en passant par le bouton Ajouter, puis allez dans le répertoire de votre dossier qui se trouve par défaut dans C:\Documents and ettings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\"nom de votre dossier"\Paye.X\Base N4DS\'type de déclaration"\"Nom du fichier.n4ds" Sélectionnez ensuite les autres fichiers en effectuant les mêmes manipulations. Vous devez obligatoirement avoir au minimum deux fichiers. Remarque!!! Le répertoire Paye.X de votre dossier est le répertoire correspondant à votre exercice de paye. Par exemple : Vous possédez 3 exercices de paye, 2008 étant le dernier, 2006 le premier. Le répertoire Paye.0 correspond à l’exercice 2006, Paye.1 à l’exercice 2007 et Paye.2 à l’exercice 2008. Votre fichier DADS-U se trouve donc dans le répertoire Paye.2 de votre dossier. Supprimer un fichier : Sélectionnez le fichier à retirer puis sélectionnez le bouton Supprimer, le fichier n'apparaît plus dans la liste. Suivant : Préparez votre fichier en passant par le bouton Suivant, puis validez la fenêtre par le bouton Terminer Remarque!!! Avant de sélectionner le bouton Suivant, il ne faut pas que "chargement" apparaisse dans la colonne Statut. Dès que le statut "prêt" apparaît vous pouvez passer à l'étape suivante. Comment procéder à l'enregistrement du fichier ? Après avoir sélectionné le bouton Terminer, les données à déclarer s'ouvrent dans l'éditeur DADS-U. Vous devez : - consulter le rapport d'erreurs - modifier les données qui doivent l'être - enregistrer votre fichier. (Vous devez obligatoirement effectuer un enregistrement afin de créer le fichier sur votre disque) Résultat pour un multi-entreprises Une structure S20 par entreprise est créée. Si vous avez sélectionné deux fichiers, c’est que vous souhaitez déclarer deux entreprises et vous aurez donc deux structures S20. Résultat pour un multi-établissements Une structure S20 est créée incluant tous les salariés des différents établissements sélectionnés. DADS-U Multi-Fichier : Ouvrir Vous avez la possibilité d'ouvrir un fichier qui a été préparé précédemment. Cela vous permet de le modifier ou de le consulter avant d'effectuer votre déclaration. Comment y accéder depuis le logiciel de paye? 26 Multi-fichiers Barre de menu Déclarations + DADS-U Multi-Fichiers + Ouvrir Comment procéder à la l'ouverture du fichier ? Sélectionnez dans la liste le fichier possédant l'extension "n4ds" que vous souhaitez modifier. Par défaut, il se trouve dans le répertoire Bases N4DS dans C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\ Si vous avez changé le chemin proposé par défaut au moment de la préparation de votre fichier, dans parcourir sélectionnez le bon chemin. DADS-U Multi-fichiers : Déclarer Pour déposer votre fichier, que vous avez préparé précédemment, sur le site de net entreprise vous devez le valider par cette option . Comment y accéder depuis le logiciel de paye? Barre de menu Déclarations + DADS-U Multi Fichiers + Déclarer Comment procéder à la déclaration du fichier ? Etape 1 : Choix du fichier à déclarer Sélectionnez le fichier que vous avez précédemment préparé Etape 1 bis : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous pouvez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de net entreprise votre fichier en test ou en réel. Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Déclarations Etape 5 : Certificat de contrôle 27 Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net entreprise) dès qu'il n'y a plus d'erreurs trouvés par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable dans votre éditeur) Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net entreprise. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de net-entreprises. 28 FAQ Ouvrir un fichier Vous avez la possibilité d'ouvrir un fichier précédemment créé. Pour cela, vous devez aller dans votre dossier de paye puis sélectionner le menu Déclarations + DADS-U XXX + Préparer. Dans le message d'avertissement indiquant que le fichier existe déjà, sélectionnez le bouton Consulter afin d'ouvrir le fichier existant (si vous sélectionnez le bouton Remplacer vos modifications seront écrasées) Le fichier est ouvert, que représentent les deux colonnes ? Vous visualisez la structure en arbre de votre fichier DADS-U, la première colonne représente la structure de votre fichier et la seconde indique les informations contenues dans la structure (les rubriques). Créer un nouveau fichier Vous ne pouvez pas créer un nouveau fichier. Si vous souhaitez créer un fichier DADS-U Complète, TDS, DNA, CI-BTP (option disponible en version Bâtiment) ou multi-fichiers, ouvrez votre dossier de paye puis par le menu Déclarations choisissez ce que vous souhaitez déclarer en préparant votre fichier DADS-U. Remarque !!! Vous pouvez préparer ou déclarer un seul fichier par dossier. DADS-U Multi-fichiers Vous pouvez réaliser votre fichier Multi-établissements ou Multi-entreprises pat le menu Déclarations de votre logiciel de paye. Qu'est qu'un fichier Multi-entreprises ? Vous êtes multi-entreprises lorsque vos dossiers ont des Siren différents. Si vous devez déclarer un fichier Multi-entreprises, vous devez dans un premier temps générer tous les fichiers dans toutes les entreprises concernées. (Dans votre logiciel de paye, vous devez avoir un dossier par entreprise) puis préparer votre multi-fichiers Une structure S20 par entreprise sera créée. Si vous avez sélectionné deux fichiers, c’est que vous souhaitez déclarer deux entreprises et vous aurez donc deux structures S20. Qu'est qu'un fichier Multi-établissements ? Vous êtes multi-etablissements lorsque tous vos établissements ont le même Siren. Si vous devez déclarer un fichier Multi-établissements, vous devez dans un premier temps générer tous les fichiers dans tous les établissements concernés. (Dans votre logiciel de paye, vous devez avoir un dossier par établissement) puis préparer votre multi-fichiers. Une structure S20 est créée incluant tous les salariés des différents établissements sélectionnés. Une structure S80 par établissement (par nombre de fichiers sélectionnés) est créée. 29 Pour créer votre multi-fichiers, suivez les étapes suivantes : Etape 1 : Préparer le Multi-fichiers Etape 2 : Ouvrir le fichier précédemment préparé Etape 3 : Déclarer le fichier DADS-U Comment passer le fichier en test ou réel Dans votre éditeur, vous devez préparer le fichier DADS-U que vous souhaitez déclarer. Pour déclarer votre fichier DADS-U que ce soit en Fichier Test ou en Réel, vous devez aller dans votre dossier de paye, puis faire Déclarations + DADS-U (que vous souhaitez générer) + Déclarer. Pour vos premiers envois, nous vous conseillons d’envoyer votre fichier en Test. Vous devez fournir votre fichier en mode Réel dès que Net-Entreprises ne vous retourne plus d’anomalies ou au plus tard le 31 janvier. Attention !!! Vous devez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel en règle général début janvier. Comment passer mon fichier généré en réel ? Pour passer votre fichier en Réel, vous devez repasser par le menu Déclarations + DADS-U (que vous souhaitez générer) + Déclarer et sélectionner Réel. Comment faire un récapitulatif de tous les salariés ? Vous pouvez accéder à un état récapitulatif des différentes valeurs déclarées pour tous les salariés. Comment y accéder ? Dans l'arbre DADS-U Positionnez-vous sur le noeud : Généralité Cet affichage vous permet d’obtenir un détail par salarié et par établissement des éléments suivants : Le nombre d’heures déclarés dans la S41.G01.00.021 La base Sécurité sociale brute déclarée dans la S41.G01.00.029 La base TA déclarée dans la S41.G01.00.030 La base CSG déclarée dans la S41.G01.00.032 La base brute fiscale déclarée dans la S41.G01.00.035 Les Avantages en nature déclarés dans la S41.G01.00.037 Les Frais professionnelles déclarés dans la S41.G01.00.044 Le Net imposable déclaré dans la S41.G01.00.063 Pour chaque colonne, vous pouvez connaître, à l'aide du menu contextuel ou du clic droit de votre souris (sur la ligne total des différentes colonnes) : 30 La somme total de la colonne en sélectionnant l'option FAQ La somme minimum de la colonne en sélectionnant l'option La somme maximum de la colonne en sélectionnant l'option L'addition du nombre de ligne de la colonne en sélectionnant l'option La moyenne de la colonne en sélectionnant l'option Si vous souhaitez annuler l'option précédemment sélectionnée, choisissez l'option Aucun. Enregistrer un fichier Cette étape est obligatoire si vous avez apporté des modifications à votre fichier. Attention !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADSU par l’éditeur, vous ne devez en aucun cas faire Préparer puis Remplacer votre fichier car vous perdriez toutes les modifications effectuées Comment Enregistrer le fichier ? Barre de menu Barre d’outils Fichier + Enregistrer Enregistrer Nous vous conseillons vivement de corriger toutes les erreurs qui apparaissent dans le rapport d'erreurs. Comment ajouter un contact Emetteur ? Positionnez-vous sur la ligne puis par le menu contextuel (clique droit de la souris), sélectionnez Ajouter contact émetteur (S10.G01.01) Vous pouvez renseigner les rubriques concernant votre contact émetteur dans la partie droite (description des rubriques). Toutes les informations obligatoires apparaissent avec l'icône , si vous ne les renseignez pas, votre fichier sera erroné. Comment ajouter un salarié ? Positionnez-vous sur la ligne puis par le menu contextuel (clique droit de la souris), sélectionnez Ajouter Identification du Salarié (S30.G01.00) Vous pouvez renseigner les rubriques concernant votre nouveau salarié dans la partie droite (description des rubriques). Toutes les informations obligatoires apparaissent avec l'icône , si vous ne les renseignez pas, votre fichier sera erroné. Remarque !!! Si vous ajoutez un salarié, par défaut les structures période d'activité et régimes complémentaires sont automatiquement ajoutées car elles sont obligatoires. Comment ajouter une période d'activité ? 31 Positionnez-vous sur la ligne (ou le nom et le prénom de votre salarié) puis par le menu contextuel (clique droit de la souris), sélectionnez Ajouter Période d’activité (S41.G01.00) Vous pouvez renseigner les rubriques concernant votre nouvelle période d’activité dans la partie droite (description des rubriques). Toutes les informations obligatoires apparaissent avec l'icône , si vous ne les renseignez pas, votre fichier sera erroné. Remarque !!! Si vous ajoutez une période d’activité l’organisme destinataire S41.G01.01 est automatiquement ajouté. Pour ajouter un autre organisme destinataire, positionnez-vous sur la ligne puis par le menu contextuel (clique droit de la souris), sélectionnez Ajouter Régime Complémentaire (S41.G01.01) Vous pouvez ensuite indiquer dans la partie droite le code régime auquel votre salarié est affilié. S’il n’en a pas, indiquez le code 9000 32 Index A Ajouter un contact Emetteur 31 Ajouter un salarié 31 Ajouter une période d'activité 31 C Créer un nouveau fichier 29 E Enregistrer un fichier 11, 15, 19, 31 F Fichier test ou réel 30 I Impression d'un enregistrement 21 L La visualisation du fichier DADSU 5 L'éditeur de DADS 1 M Modifier un fichier 13 Multi fichiers Déclarer 27 Ouvrir 26 Préparer 25 Multi fichiers 25, 29 O Ouvrir un fichier 3, 29 P Présentation des structures 7 R Rapport d'erreurs 11 33 ">
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