Si l’un des partenaires possède la nationalité suisse et ne figure pas dans le système, il y a lieu de donner un mandat de ressaisie du lieu d’origine. En cas de pluralité de lieux d’origine, le mandat est donné en principe au lieu d’origine mentionné en premier.

Important: Si l’un des partenaires est de nationalité étrangère et ne figure pas dans le système, il sera saisi au lieu de l’événement.

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

1.2. Enregistrement du partenariat

Vous pouvez rechercher une transaction insérée ou clôturée à l’aide du bouton Recherche

d’une transaction.

Si une préparation du partenariat a été effectuée, vous pouvez la rechercher à l’aide du bouton Re-

cherche de la préparation du parte-

nariat.

Schéma EgP - 2: Enregistrement du partenariat (ISR 8.1)

Recherche de la préparation

Généralités: Une préparation du partenariat enregistré est effectuée lorsque le partenariat n’est pas conclu au lieu de la demande d’enregistrement ou le jour même.

Donnez vos critères de recherche dans le masque Recherche d’une transaction (ISR 0.03).

Dans le champ Office, inscrivez le nom de l'office qui a effectué la préparation du partenariat.

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Schéma EgP - 3: Recherche d’une transaction (ISR 0.03)

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

Attention: Après l'inscription du numéro d’une transaction, vous ne pouvez plus changer le nom de l’office (la rubrique devient inactive). Si vous voulez indiquer le nom d’un autre office, cliquez sur le bouton Nouveau et inscrivez le nom de l’office comme tout premier critère de recherche.

Cliquez ensuite sur le bouton Rechercher dans la fenêtre Recherche d’une transaction (ISR

0.03). Vous arrivez au masque Liste des transactions (ISR 0.05). Marquez en bleu l’une des deux personnes concernées et actionnez la touche Reprendre.

Schéma EgP - 4: Liste des transactions (ISR 0.05)

Les données de la personne 2 apparaîtront également dans la fenêtre Enregistrement du parte-

nariat (ISR 2.1) puisqu’elle a déjà été mise en relation techniquement avec la personne 1 lors de la préparation du partenariat.

Attention: Si vous ne trouvez pas les personnes concernées dans le masque Liste des transac-

tions, assurez-vous que les boutons + et – sont actifs. Si tel est le cas, cliquez sur ces boutons pour appeler les autres transactions.

La transaction Préparation du partenariat enregistré qui a été reprise dans une transaction En-

registrement du partenariat est considérée comme clôturée dès l’enregistrement de cette dernière. Si la transaction Enregistrement du partenariat n’a pas encore été sauvegardée, il est possible de sortir de la transaction à l’aide du bouton Effacer et retour. Répondez non à la question qui apparaît dans la fenêtre Interrompre, à savoir si vous voulez enregistrer les données.

La transaction Préparation du partenariat enregistré est considérée comme clôturée lors de la suppression (corbeille) ou de la radiation (par l’AS) de la transaction Enregistrement du parte-

nariat correspondante si cette dernière a déjà été enregistrée. Il faut donc procéder à l’établissement d’une nouvelle préparation avant de pouvoir traiter l’enregistrement du partenariat.

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

Schéma Egp - 5 : Enregistrement du partenariat (ISR 8.1)

N'oubliez pas de remplir les champs suivants:

• Enregistrement

• Lieu de l'enregistrement

• Enregistrement in extremis (pour autant que cette information soit connue)

Remarque: Une annonce apparaît si l'une des deux personnes a été adoptée. Il n'est pas nécessaire d'effectuer une demande à l'OFEC. De même, aucune communication à l'OFEC n'est déclenchée.

Attention: Les champs désignés en lettres grasses doivent obligatoirement être remplis.

Enregistrement d’un partenariat à l’ETRANGER

En principe, les données de la personne concernée sont traitées directement dans la transaction

Enregistrement du partenariat (sans préparation). Il y a quand même lieu de s’assurer qu’aucune préparation correspondante ne soit en suspens. Si tel est le cas, la personne habilitée de l’office de l’état civil spécialisé correspondant recherche les personnes dans le masque Enregistrement du

partenariat (ISR 8.1) à l’aide du bouton situé en-dessous du champ Personne 1 ou Personne 2.

Attention: La recherche d’une personne dans la transaction Enregistrement du partenariat provoque un conflit pendant le délai d'enregistrement (3 mois) si une préparation du partenariat enregistré a été traitée dans le système. Afin que le partenariat puisse être enregistré par l’office de l’état civil spécialisé, l’office qui a effectué la préparation inscrira le nom de celui-ci dans le champ Office du masque Préparation du partenariat enregistré (ISR 07.1) de la transaction correspondante.

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

Lors de l'enregistrement d'un partenariat conclu à l'ETRANGER, le nom de l'Etat sera inscrit dans le champ Lieu de l'enregistrement alors que la désignation de la région et de la localité figureront dans le champ Complément:

Exemple:

Lieu de l'enregistrement

Complément

France

Rhône, Lyon

Remarque: Si la transaction Enregistrement du partenariat n'a pas été ouverte à partir de la préparation, il ne sera possible de la sauvegarder qu'après avoir indiqué les données relatives au domicile dans le masque correspondant.

Les transactions ayant le statut inséré ne peuvent être appelées que par l'office qui a procédé à la saisie.

Vous accédez au prochain masque au moyen du bouton Suivant.

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

Cliquez sur la flèche noire si une communication à l'OFS doit être envoyée dans le cas d'une personne étrangère. Une liste déroulante apparaît. Choisissez la rubrique correspondante à l'aide de la souris.

Schéma Egp - 6: Données complémentaires (ISR 8.5)

Il y a lieu de compléter également les données suivantes:

• Nom de famille

• Autres noms

• Nom de célibataire

• Religion

• Statut de séjour

• Enfants

Les enfants mineurs qui sont déjà saisis dans le système apparaîtront sous Enfants. Contrôlez les données. Si une communication doit être envoyée à l'OFS, sélectionnez ce critère dans le champ

Statut de séjour. Les enfants peuvent aussi être saisis manuellement. En outre, la communication correspondante est proposée (ne concerne que le titulaire) sous Envois lorsque le critère Commu-

nication à l'OFM a été sélectionné

Actionnez le bouton Suivant.

Vous arrivez une nouvelle fois dans ce masque où vous trouverez des informations succinctes sur le partenaire. Procédez de la même manière pour adapter ses données.

Cliquez sur le bouton Suivant.

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

1.4. Domicile et lieu de séjour

Vous pouvez

également indiquer le code de la commune.

Schéma EgP - 7: Domicile et lieu de séjour (ISR 0.53)

Contrôlez les données relatives au domicile ou au lieu de séjour de la première personne et, le cas

échéant, procédez aux adaptations. En cliquant sur le bouton Suivant, vous arrivez une nouvelle fois dans ce masque mais avec des informations succinctes sur le partenaire. Contrôlez également les données. Accédez ensuite au masque Données complémentaires à l'enregistrement (ISR

8.1.3) en cliquant sur le bouton Suivant.

Lors de l'enregistrement d'un partenariat entre personnes résidant à l'ETRANGER, le nom de l'Etat sera inscrit dans le champ Domicile ou Lieu de séjour alors que la région et la localité figureront dans le champ Complément.

Exemple:

Domicile ou Lieu de séjour

Complément

France

Rhône, Lyon

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

Schéma EgP 8: Informations complémentaires à l'enregistrement (ISR 8.1.3)

Inscrivez dans ce masque le prénom, le nom de famille et l'adresse

Sous les champs Données complémentaires, il est possible d'apporter des compléments d'informations sur les deux champs susmentionnés.

Ce masque doit rester vide s'il s'agit de l'enregistrement d'un partenariat conclu à l'ETRANGER.

Cliquez sur le bouton Suivant.

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1.6. Données complémentaires à la transaction

Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

Schéma EgP - 9: Données complémentaires à la transaction (ISR 0.07)

Le champ Classement de l'office peut être utilisé selon les directives cantonales.

Cliquez sur le bouton Suivant et enregistrez les données dans le premier masque.

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

1.7. Etablissement d'un document avant la clôture de la transaction

Sauvegardez les données dans le masque Enregistrement du partenariat (ISR 8.1) et cliquez sur le bouton Envois. Dans le masque Liste des envois relatifs à la transaction (ISR 21.01), cliquez sur la touche Nouveau document.

Le document choisi peut être établi et imprimé dans le masque Nouveau document (ISR 21.03).

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Schéma EgP - 10: Nouveau document (ISR 21.03)

Attention: Le document Déclaration du partenariat doit être établi avant la clôture de la transaction. Il ne peut plus être élaboré après la clôture.

Retournez à la transaction à l'aide du bouton Retour.

Rôle de collaborateur/collaboratrice ou de personne en formation

Attention: L'établissement d'un document par des personnes ayant le rôle de collaborateur/collaboratrice ou de personne en formation doit obligatoirement se faire dans le masque

Détails sur l'envoi d'un document (ISR 21.5). Avant l'établissement du document, n'oubliez pas d'indiquer le nom de la personne habilitée à clôturer dans le champ Signature. Si vous cliquez sur le point d'interrogation à droite du champ Signature, vous arrivez dans le masque Recherche de

l'utilisateur (ISR 25.07). Donnez vos critères de recherche et cliquez sur le bouton Rechercher.

Le nom des utilisateurs de l'office apparaît dans la Liste des utilisateurs. Marquez la personne correspondante et cliquez sur le bouton Reprendre. Activez le bouton

Enregistrer

dans le masque

Détails sur l'envoi d'un document (ISR 21.5). Dans ce même masque, établissez le document en cliquant sur la touche Etablir un document.

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Enregistrement du partenariat

Enregistrement du partenariat

1.8. Enregistrement ou clôture de la transaction

1. Enregistrement

Rôle de collaborateur/collaboratrice ou de personne en formation

Après le traitement des données, sauvegardez la transaction dans le masque Enregistrement du

partenariat (ISR 8.1) au moyen du bouton Enregistrer.

2. Clôture

Activez le bouton Clôturer dans le masque Enregistrement du partenariat (ISR 8.1). Vous accédez ainsi à la fenêtre Clôture de la transaction (ISR 0.08). Cliquez sur le bouton Signature.

En tant que personne habilitée à signer, cliquez sur ce bouton pour clôturer la transaction.

Schéma EgP - 11: Clôture de la transaction (ISR 0.08)

Notez que seule la personne habilitée à clôturer qui possède les autorisations nécessaires

(quant au lieu et à la fonction) peut signer.

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Enregistrement du partenariat

Envois

2. Envois

2.1. Liste des envois relatifs à la transaction

Après la clôture de la transaction, activez le bouton Envois dans le masque Enregistrement du

partenariat (ISR 2.1).

Cliquez sur la touche

Propositions dans la fenêtre Liste des

envois relatifs à la transaction (ISR

21.01) pour obtenir une liste des documents. Vérifiez les propositions.

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Schéma EgP - 12: Liste des envois relatifs à la transaction (ISR 21.01)

Si des envois complémentaires doivent être effectués, ils doivent être établis au moyen des boutons Nouveau document et Nouvel avis. (La procédure pour établir un avis ou opérer un envoi est décrite dans le module C à partir du chapitre 3).

Rôle de collaborateur/collaboratrice ou de personne en formation

Attention: L'établissement d'un document par des personnes ayant le rôle de collaborateur/collaboratrice ou de personne en formation doit obligatoirement se faire dans le masque

l'utilisateur (ISR 25.07). Donnez vos critères de recherche et cliquez sur le bouton Rechercher.

Le nom des utilisateurs de l'office apparaît dans la Liste des utilisateurs. Marquez la personne correspondante et cliquez sur le bouton Reprendre. Activez le bouton

Enregistrer

dans le masque

Détails sur l'envoi d'un document (ISR 21.5). Dans ce même masque, établissez le document en cliquant sur la touche Etablir un document.

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Version document: 1.0

Enregistrement du partenariat

Documents

3. Documents

Cliquez sur le bouton Documents relatifs à la transaction dans le masque Enregistrement du

partenariat (ISR 2.1), pour accéder au masque Documents relatifs à la transaction (ISR 26.1).

Schéma EgP - 13: Transaction Document (ISR 26.1)

Activez la touche Nouveau document dans le masque Documents relatifs à la transaction (ISR

26.1).

Continuez selon la procédure décrite dans le chapitre 2 du module C:

1. Etablir un document relatif à une personne concernée à l'intention d'un seul destinataire

2. Etablir plusieurs documents relatifs à une personne concernée

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Enregistrement du partenariat

Résumé / Aperçu des documents

4. Résumé / Aperçu des documents

Documents relatifs à l'enregistrement du partenariat

Document No de la formule

Etablissement dans la transaction

avant la clôture après la clôture

Etablissement dans la transaction

Document

8.1 X Confirmation des données d'état civil actuelles

Communication de l'enregistrement du partenariat

Acte de partenariat

12.1.1

12.1.2 X

X X

12.2.1 X

Etat des données

Données d'état civil les plus actuelles (données actives) au moment de l'établissement du document

Données d'état civil au moment de la clôture de la transaction

Transaction Document: Données d'état civil au moment de la clôture de la transaction

Transaction Enregistrement du partenariat: Données d'état civil avant ou après la clôture de la transaction

Données d'état civil au moment de la clôture de la transaction Communication de l'enregistrement d'un partenariat conclu à l'étranger

Fiche de contrôle 12.91 X X

Certificat de partenariat 7.12 X X

Toutes les données au moment de la saisie ou de la clôture de la transaction

Données d'état civil avant ou après la clôture de la transaction

Version programme: 4.1.0

Version document: 1.0

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Enregistrement du partenariat

Résumé / Aperçu des communications

5. Résumé / Aperçu des communications

Transaction

Enregistrement du partenariat

Réception d'un avis

No de la formule

Désignation

99.2 Demande urgente de précisions

99.3 Communication

99.4 Réponse à un avis

But de l'utilisation

Demande de précisions sur la transaction

Communication électronique à la place de communications sous la forme de documents

Réponse à un avis

Dans Envois avant la clôture de la transaction

Dans Envois après la clôture de la transaction

X X

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