Crésus
Comptabilité
Manuel d’utilisation
Crésus Comptabilité
Manuel d’utilisation
Édition août 2012
© 2012 Epsitec SA. Tous droits réservés.
Printed in Switzerland
Les informations contenues dans ce supplément pourront faire l’objet de modifications sans préavis.
Sans la permission expresse et écrite d’Epsitec SA, CH-1400 Yverdon-les-Bains, aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite ou transmise par quelque moyen que ce soit.
Les copies d’écran ne correspondent pas nécessairement à votre version du logiciel.
Crésus est une marque déposée d’Epsitec SA.
Windows est une marque déposée de Microsoft Inc.
Mac et Mac OS sont des marques déposées de Apple Inc.
Crésus Comptabilité
à partir de la version 10
1 Introduction
Matériel et logiciel nécessaires
2 Utilisation
Créer une nouvelle comptabilité
Marche à suivre pour créer un nouveau compte
Les différents éléments composant un compte
Marche à suivre pour saisir des écritures
Les différents éléments composant une écriture
Commentaires associés à un compte
Filtrer « Journal » et « Extrait de compte »
Filtres dans d’autres présentations
6
1
Exporter dans le Presse-papiers
Insertion dans Word et dans Excel
Une autre représentation du journal
3 La gestion de la TVA
Activer la méthode de décompte effective
Les codes TVA pour la méthode effective
TVA lors de l’importation de marchandises
TVA selon le taux de la dette fiscale nette
Activer la méthode selon le taux de la dette fiscale nette
Codes TVA pour TVA selon le taux de la dette fiscale nette 48
33
4 Déroulement de l’année comptable
Le tableau des pertes et profits
Ecritures d’extourne transitoires
Les écritures transitoires dans le journal
La génération des écritures transitoires
Le changement d’exercice dans la pratique
Extrait de compte et écritures multiples
Extraits de comptes personnalisés
Report automatique du bénéfice / de la perte
50
5 Budgets
Budgets des comptes centralisateurs
6 Les monnaies étrangères
Définir les monnaies étrangères
Clôture des comptes en monnaie étrangère
7 Aide au pointage
Saisie manuelle dans le journal
Attribution du groupe depuis l’extrait de compte
Trucs et astuces pour le marquage
8 Impression
Imprimer des extraits de comptes
9 Sauvegarde et Fichiers
Commandes Sauvegarder et Restituer
Restituer une archive automatique
10 Saisie et navigation efficaces
La saisie du compte au débit ou au crédit
79
88
71
75
91
98
Autres automatismes pour la saisie
Le bouton de gauche de la souris
Le bouton de droite de la souris
Les raccourcis les plus courants
11 Crésus Comptabilité LARGO
Activation des fonctionnalités
12 Centres d’analyse
Création des centres d’analyse
Centres d’analyse dans le journal
La présentation « Tableau analytique »
Liste des écritures analytiques
Comparaison en pour-cent avec les totaux
Affichage sélectif des codes analytiques
Soldes accumulés des années précédentes
Codes analytiques dans le plan comptable
13 Périodes d’imputation
Définir les périodes d’imputation
PP ou Bilan sur une période d’imputation
115
129
114
14 Budgets des codes analytiques
Budget des périodes par centre analytique
Contrôle du budget des centres par compte
15 Quantités
16 Les références
Référence pour le plan comptable
134
140
141
1
1 Introduction
La comptabilité est une technique qui repose sur des règles précises, mais les formes de présentation varient considérablement d’une entreprise à l’autre. Aussi, tout en respectant les principes généraux, le logiciel Crésus Comptabilité est suffisamment souple pour que chacun puisse tenir
«
sa » comptabilité.
La législation suisse ne comprend aucune disposition impérative au sujet du système comptable à utiliser. Elle fixe uniquement, pour toute entreprise exploitée commercialement, l’obligation de tenir une comptabilité régulière et ininterrompue.
Le logiciel Crésus Comptabilité permet de tenir à jour simultanément un journal, une balance de vérification, un bilan et un tableau des pertes et profits ainsi que de gérer la TVA et des comptes en monnaies étrangères. Une ergonomie simple et efficace permet de travailler rapidement. L’utilisateur débutant se servira de la
souris, en se laissant guider par les icônes, les menus et les dialogues d’aide.
L’utilisateur avancé utilisera en priorité le clavier, avec de nombreux raccourcis, pour un maximum d’efficacité.
Attention : Les instructions et exemples donnés n’expliquent pas les techniques comptables mais servent à vous familiariser avec le programme Crésus Comptabilité.
Si vous avez des questions de comptabilité, référez-vous à une fiduciaire ou à un
manuel de comptabilité (voir section 16.1, page 141).
1.1 Conventions dans ce manuel
Tous les exemples du présent manuel se réfèrent au nouveau plan comptable PME fourni avec le logiciel.
1.1.1 Symboles dans la marge
Les références aux icônes et autres symboles utilisés dans Crésus Comptabilité sont fréquentes dans ce manuel. Elles figurent dans la marge à côté du paragraphe en question.
Le symbole « main » indique une marche à suivre.
1.1.2 Clavier
Certaines touches du clavier n’ont pas d’inscription en toutes lettres mais seulement sous forme de symboles :
2
Dénomination Aspect
Tab
Maj
Entrée
Touche
Touche de tabulation. Se situe à gauche de la touche Q sur les claviers suisses.
Touche Majuscules. Cette touche comporte parfois l’inscription « Shift ».
Touche d’entrée, également disponible sur le pavé numérique
Les combinaisons de touches apparaissent sous le format suivant :
TOUCHE1+TOUCHE2
Le signe + signifie qu’il faut appuyer sur la première touche et la maintenir enfoncée tout en appuyant sur la deuxième touche.
Alt+Tab signifie qu’il faut appuyer sur la touche Alt et la maintenir enfoncée tout en appuyant sur la touche Tab, puis relâcher les deux touches.
1.1.3 Copies d’écran
L’aspect des copies d’écran dans ce manuel peut différer de l’aspect sur votre écran en fonction du système d’exploitation que vous utilisez. Les copies d’écran de ce manuel correspondent à Windows Vista et Windows 7.
1.2 Matériel et logiciel nécessaires
Crésus Comptabilité fonctionne sous Windows 8, Windows 7 ainsi que Windows
XP Service Pack 3, Windows Vista, Windows Server 2003 et Windows Server
2008. Nous ne garantissons pas la comptabilité avec des versions antérieures ou plus récentes de Windows.
Il existe également une version pour Mac OS X 10.6 Snow Leopard, 10.7 Lion et
10.8 Mountain Lion. Nous ne garantissons pas la comptabilité avec des versions plus récentes de Mac OS X.
1.3 Installation
L’installation du logiciel Crésus Comptabilité sur votre disque dur s’effectue comme celle de la plupart des autres logiciels tournant sous Windows
®
.
1
L’aspect des touches dépend fortement de votre clavier
3
Lors de l’installation vous devez entrer votre numéro d’identification
qu’il faut conserver précieusement. En effet, c’est lui qui vous permettra par la suite d’obtenir une aide technique ou de nouvelles versions du logiciel à des conditions avantageuses.
1.3.1 Installation sous Windows
L’installation peut être faite à partir du CD que vous avez reçu ou à partir d’un installeur téléchargé sur notre site www.cresus.ch, menu Service et support, rubrique Télécharger.
Installation depuis le CD-ROM
1. Insérez le CD-ROM Crésus dans le lecteur.
2. Attendez l’apparition d’un dialogue qui vous demande de choisir la langue. Si ce dialogue n’apparaît pas, ouvrez le lecteur CD-ROM avec l’explorateur Windows et cliquez sur l’icône Setup.
3. Choisissez Installer Crésus en français puis cliquez sur OK.
4. Attendez l’apparition du dialogue Bienvenue dans l’installation de logiciels
Epsitec puis choisissez Crésus Comptabilité dans la liste puis cliquez sur
Installer.
5. Suivez les instructions du programme d’installation.
Installation depuis un fichier téléchargé
1. Cliquez deux fois sur le fichier téléchargé qui s’appelle généralement install-
cresus-compta-xx-x-xxx.
2. Suivez les instructions du programme d’installation.
Nous vous recommandons d’enregistrer votre logiciel à la fin de l’installation et de vous inscrire au Bulletin d’information Crésus, qui vous tient au courant des dernières nouveautés de la ligne Crésus. Consultez également nos propositions de contrats de service.
1.3.2 Installation sous OS X
Insérez le CD. S’il ne s’ouvre pas automatiquement, double-cliquez sur l’icône du
CD sur votre bureau et attendez qu’il s’ouvre.
Depuis un fichier téléchargé : double-cliquez sur le fichier téléchargé et suivez les instructions.
Lorsque l’image suivante s’affiche, glissez Crésus Comptabilité sur le dossier de vos Applications :
2
Le numéro d’identification se trouve sur une feuille accompagnant le logiciel. Une fois que Crésus
Comptabilité est installé, la commande A propos de Crésus permet de le retrouver.
4
Activer la licence
À la première exécution, Crésus vous demande d’accepter la licence d’utilisation, puis vous propose soit de démarrer en mode « évaluation », soit d’activer la licence complète en saisissant votre numéro d’identification personnel (cf. document correspondant). Pour cela, suivez pas à pas les instructions qui s’affichent.
Une fois activé, le logiciel est pleinement fonctionnel. L’activation vous donne droit aux mises à jour pendant 3 mois, à partir de la date de l’installation (par ex. activation en mai, mises à jour disponibles gratuitement jusqu’en août).
Vous pourrez par la suite, si vous le souhaitez, prolonger le droit aux mises à jour ou souscrire à un abonnement aux mises à jour.
1.4 Mettre à jour le logiciel
À chaque lancement du logiciel, celui-ci vérifie par Internet s’il existe une version plus récente. Le cas échéant, un dialogue s’affiche signalant si la mise à jour est gratuite ou payante. Il suffit de cliquer sur le bouton et de suivre les indications.
Après le téléchargement, il faut démarrer le fichier téléchargé pour installer la
nouvelle version (pour Windows voir section 1.3.1, page 3 et pour OS X voir section 1.3.2, page 3).
1.5 L’aide sur écran
Ce manuel ne contient pas la description détaillée de toutes les commandes et de tous les dialogues de Crésus Comptabilité. Il vous guide lors de la première prise en main du logiciel et donne des explications détaillées sur certains sujets comme la
TVA, le changement d’exercice, etc.
Lorsque ces textes se réfèrent à des commandes précises, nous vous invitons à consulter l’aide à l’écran de Crésus, qui a l’avantage de fournir une aide s’appliquant immédiatement au contexte dans lequel vous vous trouvez.
5
1.5.1 L’aide contextuelle
L’aide contextuelle est le moyen le plus rapide d’obtenir de l’aide sur les icônes visibles à l’écran ou sur les commandes des menus. Cliquez avec la souris sur l’icône dans la barre d’icônes puis avec la souris décorée d’un point d’interrogation cliquez sur une icône ou une commande dans un menu.
Le texte décrivant la commande choisie est alors affiché.
1.5.2 L’aide pour remplir un champ
Lorsque vous remplissez un champ (par exemple quand vous entrez un compte ou une écriture), vous pouvez obtenir de l’aide sur ce champ avec cette icône, avec la commande Aide pour remplir le champ du menu Aide ou en appuyant dur la touche F2. Un dialogue apparaît qui vous propose de choisir parmi les différentes possibilités de remplir le champ en question. Pour avoir plus d’informations, vous pouvez cliquer sur le bouton Aide dans ce dialogue; un texte d’aide s’affichera alors.
1.5.3 Aide sur Internet
La commande Foire aux questions du menu Aide vous connecte directement sur la foire aux questions du logiciel Crésus Comptabilité sur le site web d’Epsitec.
1.5.4 Assistance technique
Si vous souhaitez obtenir de l’aide de la part d’un collaborateur d’Epsitec, visitez le site web sous ask.cresus.ch.
1.6 Dialogues redimensionnables
Il est possible de changer la taille de certains dialogues dans les logiciels Crésus
Comptabilité.
Lorsque vous voyez un dialogue avec un petit sigle en bas à droite, vous pouvez le redimensionner. Il suffit de cliquer sur le sigle ou de cliquer dans le bord du dialogue, de déplacer la souris et de lâcher le bouton lorsque la taille vous convient.
6
2 Utilisation
2.1 Généralités
Dans le présent chapitre, nous vous proposons une toute première prise en main de
Crésus Comptabilité, en expliquant les principes de base du fonctionnement à l’aide d’une mini-comptabilité.
Pour ouvrir une comptabilité, exécutez la commande Ouvrir dans le menu Fichier, ou cliquez sur l’icône correspondante :
Choisissez le fichier démo français et cliquez sur Ouvrir.
Pour passer dans le plan comptable, exécutez la commande Plan comptable dans le menu Présentation, ou cliquez sur l’icône correspondante.
7
Voici les comptes qui forment le plan comptable de cette mini-comptabilité :
1000 Caisse
Le solde de ce compte représente toujours le montant dans la caisse.
2400 Dette bancaire Le solde de ce compte correspond à un emprunt bancaire.
2800 Capital
Capital propre de l’entreprise (voir section 4.2, page 51).
3200 Vente
4200 Achat
5200 Salaires
6000 Loyer
Ce compte totalise le montant des ventes de marchandises
Ce compte totalise les achats de marchandises.
Les salaires versés par l’entreprise.
Le loyer pour la surface de vente versé par l’entreprise
Les comptes 9000, 9001 et 9100 concernent uniquement le changement d’exercice
Les numéros des comptes ne sont pas choisis au hasard : ils correspondent aux numéros des comptes correspondants dans le plan comptable PME de l’USAM
(Union Suisse des Arts et Métiers, voir section 16.1, page 141), qui est fourni avec
Crésus Comptabilité.
Pour examiner les écritures de cette comptabilité, passez dans la présentation
Journal des écritures en cliquant sur l’icône correspondante.
8
Les écritures d’ouverture sont caractérisées dans la colonne de droite par un symbole représentant un dossier ouvert; elles seront examinées plus en détail dans
l’introduction sur le changement d’exercice (voir section 4.4, page 56). A part cela,
seulement trois écritures figurent dans le journal : le 1.12 une voiture a été achetée pour 40'000.– avec l’argent de la caisse (au comptant); le 22.12 cette voiture a été vendue à un client qui a payé comptant 50'000.–; le 23.12, une écriture multiple enregistre le paiement du salaire de la secrétaire et du loyer de la surface de vente, ainsi que le remboursement d’une partie du prêt bancaire.
Cette petite introduction vous a donné un très bref aperçu du fonctionnement de
Crésus Comptabilité. Les sections suivantes vous expliquent plus en détail comment créer une nouvelle comptabilité (voir ci-après), comment adapter le plan
comptable à vos besoins (voir section 2.3, page 10), et comment passer les écritures
2.2 Créer une nouvelle comptabilité
Avec Crésus Comptabilité, il est très facile de créer votre propre comptabilité en quelques clics comme expliqué ci-après. Cependant, selon vos besoins, il faut
adapter le plan comptable (voir section 2.3, page 10) avant de passer des écritures
Si vous n’avez pas besoin de créer une nouvelle comptabilité car vous commencez
à travailler sur une comptabilité déjà existante, vous pouvez sauter ce chapitre.
Lisez pourtant l’introduction qui explique comment adapter le plan comptable pour vous familiariser avec le plan comptable, ce qui est un pré requis pour la suite.
Pour créer une nouvelle comptabilité, exécutez la commande Nouveau dans le menu Fichier. Ceci lance l’assistant de création d’une nouvelle comptabilité.
9
Cliquez sur le bouton Suivant.
Crésus Comptabilité vous propose un certain nombre de plans comptables de base, que vous pourrez ensuite adapter à votre guise.
Attention : le plan comptable de base Comptabilité didactique très simple ne doit pas être utilisé pour faire des comptabilités réelles car le plan comptable est simplifié à l’extrême. Utilisez ce plan uniquement pour faire des tests. De même n’utilisez pas le plan comptable pour ménages pour une entreprise commerciale.
10
Choisissez le plan comptable de base Plan comptable PME, comptes salaires
détaillés puis cliquez sur le bouton Suivant.
Il faut alors donner un titre à votre comptabilité, par exemple le nom de votre entreprise. Ce titre apparaît en haut de tous les documents imprimés. Cliquez sur
Suivant.
Donnez les dates de début et de fin de la période comptable. Souvent c’est du 1.1 au 31.12, mais cela dépend de votre entreprise. Cliquez sur Suivant.
Choisissez votre régime de TVA qui dépend de votre entreprise et cliquez sur
Suivant.
Choisissez quels sont les taux de TVA auxquels vous êtes soumis. Le taux normal est de 8.0%, le taux réduit est de 2.5% et le taux pour prestations d’hébergement est de 3.8%
Spécifiez quelles déductions de TVA s’appliquent à votre entreprise et cliquez sur
Suivant.
Spécifiez le nom du fichier et le dossier, dans lequel votre comptabilité sera enregistrée et cliquez sur Suivant.
Vous pouvez encore spécifier si vous désirez des écritures exemples.
À la fin de l’assistant, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer.
Tous les réglages effectués dans l’assistant, ainsi que bien d’autres, peuvent être modifiés par la suite avec la commande Définitions du menu Options.
Vous pouvez vous familiariser avec le plan comptable et au besoin l’adapter (voir
ci-après), puis commencer à passer les écritures (voir section 2.4, page 15).
2.3 Adapter le plan comptable
Une fois que vous avez créé une nouvelle comptabilité, vous pouvez adapter le plan comptable aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez à tout moment créer de nouveaux comptes, changer les titres et les numéros des comptes existants, effacer des comptes inutiles, etc. Il est cependant important de vous familiariser avec le plan comptable dès le début, et de bien réfléchir aux comptes que vous allez utiliser pour les différentes écritures.
Attention : Les instructions et exemples donnés ici ont pour unique but de vous familiariser avec le programme Crésus Comptabilité.
En cas de doute sur des questions de comptabilité, référez-vous à une fiduciaire ou
à un ouvrage de référence de comptabilité (voir section 16.1, page 141).
2.3.1 Marche à suivre pour créer un nouveau compte
Pour consulter ou adapter le plan comptable, exécutez la commande Plan
comptable dans le menu Présentation ou cliquez sur l’icône correspondante. Vous
3
Information valable en août 2012. En cas de doute, vérifiez avec votre fiduciaire.
11 vous retrouvez ainsi dans la présentation Plan comptable, qui vous montre tous les comptes qui constituent votre comptabilité. Si vous avez choisi le plan comptable
PME avec TVA, votre écran prendra l’aspect suivant :
Il n’est pas conseillé d’effacer les comptes dont vous ne pensez pas avoir besoin, car il est ensuite bien plus long de les recréer. Les comptes vides (qui n’ont jamais
été utilisés dans une écriture) n’apparaissent pas dans le bilan, le tableau des Pertes et profits, etc., ils ne dérangent donc pas.
Le plus souvent, pour adapter le plan comptable, vous devez rajouter des comptes qui n’ont pas été prévus dans le plan comptable standard. Sur la copie d’écran cidessus, vous voyez qu’il n’y pas de compte d’épargne. Pour créer un nouveau compte, le moyen le plus simple est de chercher dans le plan comptable le compte qui ressemble le plus au compte à créer, de le dupliquer avec la pipette (voir
section 10.3.1, page 108) et de modifier le duplicata ainsi obtenu. Procédez de la
manière suivante :
• cliquez sur l’icône pipette
• cliquez avec la pipette sur le compte 1020 Banque
• en bas de l’écran où le duplicata du compte apparaît, changez le numéro du compte en 1021, et le titre du compte en Compte d’épargne. Cliquez pour cela dans le champ correspondant, effacez ce qu’il faut, et entrez les données correctes, sans appuyer sur la touche Entrée.
Pour passer d’un champ à un autre vous pouvez utiliser la touche Tab (touche de
tabulation, voir également section 1.1.2, page 1) au lieu de cliquer avec la souris.
12
• Une fois que toutes les données sont correctes, appuyez sur la touche entrée pour valider les modifications. Le nouveau compte ainsi créé apparaît en vert juste en dessous du compte 1020, avec un petit
«
vu » dans la marge de gauche.
Pour supprimer un compte (par exemple quand vous avez introduit un compte de manière erronée), utilisez l’outil gomme : cliquez sur l’icône représentant une gomme, puis cliquez avec la souris qui s’est transformée en gomme sur le compte que vous désirez supprimer. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention. Il est impossible de supprimer un compte qui est utilisé dans une écriture.
Plutôt que d’utiliser les icônes « pipette » et « gomme » vous pouvez utiliser le
bouton de droite de la souris (voir section 10.3.2, page 109).
2.3.2 Les différents éléments composant un compte
Pour créer un compte, il faut prendre en considération un certain nombre d’éléments. Dans cette introduction, seulement les éléments nécessaires pour les opérations les plus courantes sont donnés. Pour plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Plan comptable du menu Présentation dans l’aide du logiciel.
Numéro du compte
Choisissez le numéro de compte de manière à ce que le nouveau compte apparaisse au bon endroit dans le plan comptable. Les comptes sont classés de manière alphabétique d’après leur numéro, par exemple 1, 10, 100, 1000, 1010, 1050, 110,
1100, 1170, 14, 140, 1400, etc. Si vous souhaitez insérer un compte entre deux comptes ayant des numéros consécutifs, vous avez le choix entre plusieurs possibilités. Prenons l’exemple d’une entreprise qui souhaite ouvrir des comptes actifs pour ses différents immeubles. Le plan comptable se présente initialement de la manière suivante :
No Titre du compte Catégorie Type Groupe TVA Ouv/Boucl
1600 > > > Immeubles Actif
1601 > > > Terrains Actif
160
160
9100
9100
Vous pouvez par exemple introduire des numéros de compte à cinq chiffres :
No Titre du compte Catégorie Type Groupe TVA Ouv/Boucl
16000 > > > Immeuble 1 Actif
16001 > > > Immeuble 2 Actif
16002 > > > Immeuble 3 Actif
1601 > > > Terrains Actif
160
160
160
160
9100
9100
9100
9100
Les numéros de comptes pouvant comporter des caractères quelconques, vous pouvez introduire des lettres pour différencier des comptes :
13
No Titre du compte Catégorie Type Groupe TVA Ouv/Boucl
1600a > > > Immeuble 1 Actif
1600b > > > Immeuble 2 Actif
1600c > > > Immeuble 3 Actif
1601 > > > Terrains Actif
160
160
160
160
9100
9100
9100
9100
Vous pouvez aussi changer le numéro du compte suivant; les écritures qui utilisent ce compte seront modifiées en conséquent :
No Titre du compte Catégorie Type Groupe TVA Ouv/Boucl
1600 > > > Immeuble 1 Actif
1601 > > > Immeuble 2 Actif
1602 > > > Immeuble 3 Actif
1605 > > > Terrains Actif
160
160
160
160
9100
9100
9100
9100
Titre du compte
Donnez à votre compte un titre qui explique bien sa fonction. N’entrez pas au clavier les signes
«
> > > », qui sont rajoutés automatiquement par Crésus
Comptabilité en fonction du niveau du compte dans la hiérarchie des comptes centralisateurs (voir ci-après, sous-section Groupe).
Catégorie du compte
Il y a cinq catégories de comptes, associées à des numéros de comptes :
Actif les comptes actifs ont les numéros de comptes 1000 à 1999 et indiquent l’utilisation des moyens investis dans l’entreprise. Ces moyens ont par exemple été placés sur des comptes en banque, investis dans des moyens de production ou des bâtiments, etc.
Passif les comptes passifs portent les numéros 2000 à 2999 et indiquent la provenance des fonds investis dans l’entreprise, par exemple : prêt bancaire, hypothèque, créanciers, etc.
Produit les comptes de produits ont les numéros de comptes 3000 à 3900 et enregistrent des augmentations de la fortune de l’entreprise : ventes de produits, etc. Certains comptes entre 6800 et 8999 ont également la catégorie produit.
Charge les comptes de charge portent les numéros 4000 à 8999 et enregistrent des diminutions de la fortune de l’entreprise : achats, salaires, loyer et impôts à payer, etc.
Exploitation les comptes d’exploitation ont les numéros 9000 à 9100, et sont utilisés surtout lors du changement d’exercice (voir section voir
section 4.5, page 57) pour le bouclement et la réouverture.
Respectez la répartition des différentes catégories lorsque vous créez un nouveau compte.
14
Type
Veillez à donner à chaque compte que vous créez le bon type. Pour les comptes normaux que vous allez utiliser pour passer les écritures, laissez cette colonne vide.
Groupe
Les comptes utilisés pour passer des écritures, ayant un numéro de compte à quatre chiffres (par exemple 1000 Caisse ou 3200 Ventes de marchandises brutes), sont toujours groupés dans des comptes centralisateurs ayant un numéro de compte avec un à trois chiffres.
No Titre du compte Catégorie Type Groupe (profondeur)
1
10 > Actifs circulants
100
Actifs
> > Liquidités et titres
1000 > > > Caisse
Actif
Actif
Actif
Actif
Actif
Groupe
Groupe 1
Groupe 10
100
100
3
4
1
2
4 1010 > > > CCP
Le compte 10 Actifs circulants (profondeur 2) est groupé dans le compte 1 Actifs
(profondeur 1), le compte 100 Liquidités et titres (profondeur 3) est groupé dans le compte 10 Actifs circulants, et les comptes 1000 Caisse et 1010 CCP
(profondeur 4) sont groupés dans le compte 100 Liquidités et titres. Dans la colonne Groupe, pour chaque compte on indique dans quel compte centralisateur il est groupé. Notez que les comptes 1, 10 et 100 sont du type Groupe : ils ne peuvent pas être utilisés dans des écritures, mais servent uniquement à regrouper d’autres comptes. Cette hiérarchie des comptes est utile pour présenter le bilan ou le tableau des Pertes et profits de manière condensée : on peut par exemple ne pas représenter chaque compte, mais seulement les comptes centralisateurs de profondeur 1 et 2. De même, quand on représente ces tableaux dans leur totalité, avec une ligne pour chaque compte, les comptes centralisateurs servent à indiquer le total pour chaque groupe. Pour que Crésus Comptabilité puisse calculer ces tableaux de manière correcte, veillez à indiquer pour chaque compte que vous créez dans quel compte centralisateur il doit être groupé.
TVA
Pour les comptes soumis à la TVA (voir section 3, page 33), mettez dans la colonne
TVA du plan comptable le nom du code TVA standard, c’est-à-dire du code qui va
être le plus fréquemment utilisé avec ce compte. Lorsque vous passerez une
écriture sur ce compte, ce code TVA sera proposé automatiquement mais vous pourrez toujours changer le code TVA si nécessaire.
Ouv/Boucl
A la fin de l’année comptable, on boucle la comptabilité avant de la rouvrir pour une nouvelle année comptable. Cette opération s’appelle le changement d’exercice
(voir section 4.7, page 62). Crésus Comptabilité se charge d’effectuer cette
opération; il a cependant besoin d’un certain nombre d’informations pour savoir comment passer les différentes écritures de bouclement et d’ouverture. Pour les
15 comptes actifs et passifs, mettez toujours 9100 (avec le plan comptable PME livré avec le logiciel) ou le numéro du compte intitulé Bilan d’ouverture dans cette colonne : c’est le numéro du compte pour l’écriture d’ouverture. Pour les comptes de charges et de produits, vous devez indiquer le compte du compte de résultat que Crésus Comptabilité doit utiliser pour l’écriture de bouclement. Cette information est essentielle pour que le compte de résultat établi à la fin de l’année comptable soit correct. La deuxième colonne indique seulement l’ordre dans lequel les écritures d’ouverture et de bouclement sont passées; mettez 1 pour les comptes actifs et passifs, et 2 pour les comptes de charges et de produits.
Monnaie
Cette colonne doit rester vide sauf pour les comptes en monnaie étrangère (voir
section 6, page 75), pour lesquels la colonne indique la monnaie du compte.
Si vous souhaitez plus d’informations sur le plan comptable, consultez la description complète de la commande Plan comptable du menu Présentation dans l’aide du logiciel. Pour vérifier votre plan comptable utilisez la commande Vérifie
plan comptable du menu Compta.; cette commande permet de déceler un certain nombre d’erreurs dans le plan comptable.
2.4 Passer les écritures
Chaque événement qui concerne la comptabilité (opération comptable) est entré dans Crésus Comptabilité sous forme d’une écriture : quand l’entreprise vend un article et établit une facture, quand le client paie cette facture, quand l’entreprise verse un salaire ou paie des impôts, on passe chaque fois une écriture.
Une écriture est constituée d’une date, d’un compte au débit, d’un compte au crédit, d’un numéro de pièce, d’un libellé, d’une somme, et parfois d’informations
supplémentaires concernant la TVA (voir section 3, page 33), la monnaie (dans le
cas d’écritures sur des comptes en monnaie étrangère (voir section 6, page 75).
2.4.1 Marche à suivre pour saisir des écritures
Après avoir créé une nouvelle comptabilité et après avoir consulté et
éventuellement adapté le plan comptable, vous pouvez commencer à saisir des
écritures. En reprenant l’exemple du vendeur de voitures (voir section 2.1, page 6),
comptabilisons le paiement du loyer de la surface de vente avec l’argent de la caisse.
• Pour arriver dans le journal des écritures, exécutez la commande Journal des
écritures dans le menu Présentation, ou cliquez sur l’icône avec l’encrier.
Si vous venez de créer une nouvelle comptabilité, le journal des écritures est vide, et l’écran prend l’aspect suivant :
16
• Au bas de l’écran se trouvent les champs pour entrer les données. Dans le premier champ pour la date de l’écriture se trouve la date du jour, que
Crésus Comptabilité vous propose automatiquement. Acceptez cette date, et passez au champ
«
débit » en appuyant sur la touche Tab ou en cliquant sur le champ.
A ce moment-là une fenêtre d’aide à la saisie apparaît en dessus du champ :
Cette fenêtre contient la liste de tous les comptes. Dès que vous commencez
à taper le numéro du compte, le compte est sélectionné dans la liste. En tapant une partie du nom du compte, la liste des comptes dans la fenêtre d’aide à la saisie est mise à jour afin de ne contenir plus que les comptes contenant le mot tapé. Pour plus de détails concernant la fenêtre d’aide à la saisie et pour savoir comment la
déclencher, consultez la section 10.1.1, page 98.
• N’appuyez pas sur la touche Entrée avant d’avoir rempli tous les champs. Dans le deuxième champ, entrez le numéro du compte au débit, 6000. Le nom du compte Loyer apparaît sous le champ pour vous permettre de vérifier que vous avez entré le bon numéro de compte. Passez au champ suivant, et entrez le numéro du compte au crédit, 1000 :
17
• Dans le quatrième champ, laissez le numéro de pièce que Crésus Comptabilité a proposé. Dans le cinquième champ Libellé, tapez par exemple Loyer de la
surface de vente; la fenêtre d’aide à la saisie est également affichée pour les libellés. Dans le sixième champ Somme, tapez 3000. Après avoir vérifié que tous les champs ont été remplis correctement, appuyez sur la touche Entrée.
L’écriture apparaît dans le journal des écritures en vert, avec un petit
«
vu » dans la marge gauche :
Vous venez de passer votre première écriture. En cas d’erreur, vous pouvez bien
entendu la modifier ou la supprimer (voir sections 10.3.1, page 108 et suivantes).
L’écriture que vous venez d’introduire sort cependant de l’argent d’une caisse qui n’en contenait pas; la caisse présente maintenant un solde négatif. Ceci tient au fait que nous n’avons pas encore passé les écritures d’ouverture pour mettre les soldes
à nouveau.
Utilisez la commande Soldes à nouveau du menu Compta qui permet de saisir directement les soldes à nouveau pour tous les comptes.
18
Une fois les soldes à nouveau saisis, il suffit de cliquer sur OK et toutes les
écritures de soldes à nouveau sont créés automatiquement.
Donc dans notre cas où seulement le solde à nouveau du compte 1000 Caisse a été saisi, le journal prend l’aspect suivant :
Au lieu d’utiliser la commande Soldes à nouveau du menu Compta on aurait pu entrer l’écriture de solde à nouveau à la main (date 1.1, le compte 1000 Caisse au débit, 9100 Bilan d’ouverture au crédit, libellé Solde à nouveau Caisse, somme
50000 et la lettre O dans la dernière colonne :
Ceci étant cependant bien moins pratique.
Pour obtenir un extrait de compte de la caisse, cliquez sur le symbole représentant un extrait de compte, sélectionnez le compte 1000 Caisse dans le dialogue qui apparaît, et cliquez sur OK.
L’extrait doit se présenter comme suit :
Le paiement du loyer fait diminuer le solde de 50'000.– (correspondant au solde à nouveau) à 47'000.–. Ainsi, vous avez vérifié que les écritures que vous avez passées ont bien l’effet voulu sur les comptes en question. Les écritures ne doivent pas forcément être passées dans l’ordre chronologique : si vous avez des incertitudes sur les soldes à nouveau, rien ne vous empêche de passer les écritures concernant les opérations comptables courantes, et de revenir au bilan initial par la suite. Ceci est valable de manière générale dans Crésus Comptabilité.
2.4.2 Les différents éléments composant une écriture
Ce paragraphe présente les informations nécessaires pour commencer à passer les
écritures dans Crésus Comptabilité. Si vous désirez des informations supplémentaires, référez-vous à la description détaillée de la commande Journal des
écritures du menu Présentations.
La date
La date d’une écriture n’est pas la date à laquelle l’écriture est entrée dans l’ordinateur, mais la date à laquelle l’opération comptable a eu lieu : la facture
19
établie, le montant encaisse, le versement effectué, etc. Cette date doit se situer à l’intérieur de la période comptable, telle qu’elle a été définie lors de la création de
la comptabilité (voir section 2.2, page 8). Les écritures apparaissent dans le journal
comptable toujours classées selon la date de l’écriture, par ordre chronologique.
Compte au débit, compte au crédit
Pour chaque écriture, il faut indiquer deux comptes du plan comptable, et la somme
(le montant) de l’écriture passe d’un compte sur un autre. Lors du paiement du loyer de la surface de vente (pour reprendre l’exemple précédent), la somme de
3000.– passe du compte au crédit 1000 Caisse au compte au débit 6000 Loyer.
S’il est souvent facile de savoir quels sont les comptes concernés par une écriture, on confond souvent le compte au débit et le compte au crédit. Par exemple quand l’entreprise paie le loyer avec l’argent de la caisse, le solde de la caisse doit diminuer, et le solde du compte Loyer doit augmenter. Si l’inverse se produit, vous avez fait une erreur lors de la saisie de l’écriture. Quand l’entreprise vend une voiture au comptant, il est normal que le solde de la caisse augmente. Mais attention : si on vend une voiture, le solde du compte 3200 Vente de marchandises augmente aussi. Le compte 3200 Vente de marchandises enregistre le volume des ventes, chaque vente fait augmenter son solde. Si vous mettez le compte 3200
Vente de marchandises au débit (à gauche), le solde de ce compte diminue; ceci peut correspondre à un retour de marchandises, ou à un escompte accordé. On a cependant avantage à utiliser des comptes différents pour les escomptes et rabais
(par exemple 3900 Escomptes, voir section 3.2.5, page 40).
Numéro de pièce
Chaque écriture est en général associée à une pièce comptable, c’est-à-dire à un bout de papier qui constitue la preuve que l’événement décrit dans l’écriture a eu effectivement lieu : ticket de caisse, facture reçue ou établie, reçu pour un versement, etc. Ces pièces comptables sont numérotées et classées pour pouvoir
être facilement retrouvées en cas de besoin, par exemple lors d’un contrôle des impôts. Crésus Comptabilité vous propose un nouveau numéro de pièce pour chaque écriture comptable, d’une manière que vous pouvez définir selon vos
besoins (voir section 10.1.4, page 101). Si vous ne voulez pas utiliser de numéros
de pièce vous pouvez réduire la taille de la colonne « numéro de pièce » à zéro
(voir section 10.5, page 113).
Libellé
Entrez un texte qui décrit bien l’événement auquel se reporte l’écriture.
Somme
Entrez le montant sur lequel porte l’écriture.
État (la colonne tout à droite du journal)
Entrez ici un O (la lettre O) pour entrer manuellement une écriture d’ouverture
(pour fixer le solde à nouveau), un B pour une écriture de bouclement (voir section
4.2, page 51), et un T pour une écriture de clôture TVA (voir section 3.2.9,
20
page 44). Normalement, ces écritures sont établies automatiquement par
Crésus Comptabilité, mais parfois il peut être nécessaire de les passer à la main.
Un moyen efficace pour bien comprendre les mécanismes décrits ci-dessus est d’étudier les exemples de comptabilités livrés avec Crésus Comptabilité, par exemple Testxx.cre, ExTVA.cre, etc. Ces exemples ont pour but d’aider à vous familiariser avec le logiciel Crésus Comptabilité.
2.4.3 Écritures multiples
Il est parfois utile d’enregistrer globalement dans un compte la contrepartie de plusieurs opérations comptables. Supposons l’extrait de journal suivant :
Date Débit Crédit Libellé
15.06.10 6000 1020 Loyer juin
15.06.10 6220 1020 Assurance ménage
15.06.10 6200 1020 Service voiture
Somme
1872.00
152.00
453.20
Si ces trois écritures font partie d’un même paiement, le total du paiement
(2477.20) n’apparaît cependant nulle part dans la comptabilité. Dans ce cas, il peut
être utile de passer une seule écriture multiple, comme suit :
Date Débit Crédit Libellé
15.06.10 6000 ...
15.06.10 6220 ...
15.06.10 6200 ...
15.06.10 ...
Loyer juin
Assurance ménage
Service voiture
1020 Total paiement
Somme
1872.00
152.00
453.20
2477.20
Cette fois-ci le total de 2477.20 apparaît clairement. La façon de procéder pour passer une écriture multiple est très simple. Il faut frapper la première ligne en indiquant « ... » (trois points qui se suivent) dans le champ Crédit. Lorsque tous les champs sont correctement remplis, entrez l’écriture. Les boutons Dernière écriture et Annuler tout ainsi que la case à cocher Total auto apparaissent en bas dans la fenêtre :
Les autres lignes peuvent être saisies, comme la première.
Le compte à créditer indique le sous-total de l’écriture multiple en cours. Lorsque la dernière ligne avec le total doit être entrée, actionnez la commande Dernière
écriture du menu Edition, ou cliquez sur le bouton Dernière écriture. Il ne reste plus qu’à créditer le compte 1020 et à saisir le libellé. La somme ne peut pas être modifiée; elle correspond automatiquement au total des lignes précédentes.
21
Lorsque vous voulez que le total apparaisse à la première ligne plutôt qu’à la dernière procédez de la manière suivante :
Tapez « ... » (trois points qui se suivent) dans le champ Débit, « 1020 » dans le champ Crédit et « Total-paiement » dans le libellé, cochez la case Total auto en bas à droite puis entrez l’écriture.
Ensuite, saisissez les paiements. Vous obtiendrez l’écriture suivante :
Date Débit Crédit Libellé
15.06.10 ... 1020 Total paiement
15.06.10 6000 ...
15.06.10 6220 ...
15.06.10 6200 ...
Loyer juin
Assurance ménage
Service voiture
Somme
2477.20
1872.00
152.00
453.20
Pour terminer l’écriture multiple, cliquez sur le bouton Termine écriture en bas de la fenêtre.
Plusieurs débits et plusieurs crédits
Si vous le désirez, vous pouvez avoir plusieurs écritures au débit et au crédit.
Supposons que receviez un paiement d’une facture qui doit être repartie dans trois comptes différents et que la banque prélève des frais, vous pouvez entrer l’écriture suivante :
Date Débit Crédit Libellé
15.06.10 1020 …
15.06.10 6840 ...
Total automatique
Total paiement
Frais
15.06.10 … 3200 Marchandises
15.06.10 … 3200 Service
15.06.10 … 3600 Matières
Somme
2990.00
10.00
200.00
2500.00
300.00
La case à cocher Total auto permet de décider quelle ligne de l’écriture multiple représente le total. Si cette case est cochée, l’écriture multiple est automatiquement
équilibrée puisque le montant de la ligne dans laquelle Total auto est coché est calculé en fonction des autres lignes de l’écriture multiple.
Si la case Total auto n’est cochée dans aucune des lignes de l’écriture multiple, vous pouvez terminer l’édition de deux façons :
1. En cliquant dans le bouton Dernière écriture ce qui crée automatiquement une ligne avec la case Total auto cochée. Il suffit d’entrer le compte et le libellé pour terminer.
2. En équilibrant manuellement l’écriture multiple (total des débits égal au total des crédits). Dès que l’écriture est équilibrée le texte dans le bouton Dernière
écriture change en Termine écriture. Il suffit alors de cliquer sur ce bouton.
Pour modifier une écriture multiple, il suffit de cliquer sur une ligne avec l’outil
croix puis de modifier les champs voulus. Si un montant est changé, le total dans la ligne Total auto est automatiquement ajusté. Pour changer la date, il suffit de
22 modifier la date de n’importe quelle ligne de l’écriture. Après une modification cliquez sur le bouton Termine écriture. Si vous modifiez un montant alors qu’il n’y a pas de total automatique il faut soit équilibrer l’écriture manuellement soit cocher Total auto sur une des lignes.
Pour ajouter une ligne oubliée dans une écriture multiple, il faut cliquer avec l’outil pipette sur la ligne après laquelle elle devra s’insérer. Il suffit ensuite de modifier les champs voulus, puis d’entrer l’écriture.
Pour supprimer une écriture multiple, cliquez avec l’outil gomme sur la ligne à supprimer, puis choisissez s’il faut détruire la ligne cliquée ou toute l’écriture multiple. S’il n’y a pas de total automatique il faut soit équilibrer l’écriture manuellement soit cocher Total auto.
Remarque Normalement, toutes les lignes d’une écriture multiple ont le même numéro de pièce. Si vous désirez donner un numéro de pièce différent pour chaque ligne, utilisez la commande Définitions du menu Options, onglet Ecritures.
2.4.4 Commentaires associés à un compte
Lorsque le curseur se trouve dans un champ permettant la saisie d’un numéro de compte (crédit, débit) et que le champ contient un numéro de compte valable, ou lorsqu’un extrait de compte est affiché, l’icône ci-contre dans la barre d’icônes devient active. Elle permet de saisir un commentaire associé au compte.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl+Y.
Ces commentaires peuvent également être accédés depuis le journal ou depuis le plan comptable avec le bouton de droite de la souris.
2.4.5 Déplacement d’écritures
Vous pouvez déplacer les écritures à l’intérieur d’un groupe d’écritures de même date. Pour cela sélectionnez l’écriture à déplacer puis utilisez une des icônes suivantes :
Monte ou descend la ligne d’écriture actuellement sélectionnée. Avec ces deux icônes vous pouvez changer l’ordre des écritures à l’intérieur d’un ensemble d’écritures de même date ou vous pouvez changer l’ordre des écritures à l’intérieure d’une écriture multiple.
Avec ces deux icônes vous pouvez déplacer une écriture multiple entière à l’intérieur d’un ensemble d’écritures de même date. Sélectionnez une ligne quelconque de l’écriture multiple à déplacer, puis cliquez sur ces icônes. Ces deux icônes sont actives seulement lorsqu’une ligne d’une écriture multiple est sélectionnée.
Toutes ces icônes sont inactives si le déplacement correspondant n’est pas possible
(on est au début/à la fin d’une écriture multiple ou l’écriture précédente/suivante a une date différente, aucune écriture n’est sélectionnée etc.).
23
2.4.6 Journaux
Pour faciliter la consultation des écritures, il est possible d’utiliser des journaux différents lors de la saisie. Par exemple, un journal « créanciers » peut contenir toutes les écritures relatives aux nombreux créanciers. Toutes les écritures passées dans les différents journaux sont comptabilisées de la même façon que s’ils figuraient dans un journal unique.
Utilisez la commande Journaux du menu Options pour créer, modifier et supprimer des journaux.
Si votre comptabilité contient plusieurs journaux, un dialogue demande quel journal utiliser au moment de basculer dans la présentation Journal des écritures :
Chaque journal apparaît avec le nombre d’écriture qu’il contient.
Deux entrées spéciales apparaissent dans la liste :
• + écritures dans tous les journaux
Montre les écritures qui appartiennent à tous les journaux. Ces écritures ne sont possibles que si vous activez l’option Autorise de passer des écritures dans le
journal
«
+tous les journaux dans l’onglet Ecritures de la commande
Définitions dans le menu Options. Ceci n’est pas recommandé.
• + toutes les écritures
Montre l’ensemble des écritures, tous journaux confondus. Normalement vous ne pouvez pas passer des écritures dans ce journal, voir le point précédent cidessus.
2.5 Recherches
La commande Rechercher du menu Edition ou l’icône avec les jumelles permet de rechercher une écriture ou un compte d’après différents critères (libellé, montant, titre, etc.).
Selon la présentation utilisée, cette commande propose différents dialogues dont l’explication figure dans les chapitres suivants.
La recherche rapide permet de chercher de manière plus simple et plus intuitive, ce qui est souvent suffisant.
24
2.5.1 Recherche rapide
Lorsque vous actionnez la commande Recherche rapide du menu Edition ou lorsque vous cliquez sur cette icône, la barre de recherche rapide apparaît :
Le curseur est placé directement dans le champ « Rechercher ». Ceci vous permet de taper directement un critère de recherche puis de cliquer sur les boutons Suivant ou Précédent. Lorsque le curseur se trouve dans le champ « Rechercher », les touches suivantes réagissent de manière spéciale :
Enter équivaut à un clic sur le bouton Suivant.
Maj+Enter équivaut à un clic sur le bouton Précédent.
Esc ferme la barre de recherche rapide.
Le raccourci clavier Ctrl+J affiche également la barre de recherche rapide.
Lorsque cette dernière est déjà affichée, Ctrl+J se contente de mettre le curseur dans le champ « Rechercher ».
Le bouton Options dans la barre de recherche rapide permet de restreindre la recherche et notamment de chercher seulement les mots entiers. La recherche rapide n’est pas sensible à la casse (les majuscules sont équivalentes aux minuscules) ni aux accents.
Le tableau ci-dessous montre les phrases trouvées (ou non) lorsque vous cherchez le mot « Fact » avec l’option « Mots entier uniquement » cochée ou non :
Phrase
La facture Dupont
La Fact Durand
Coché non coché
Pas trouvé Trouvé
Trouvé Trouvé
Donc pour résumer, si vous voulez chercher le mot « Exemple », il suffit de procéder de la façon suivante :
• appuyez sur Ctrl+J
• taper « Exemple »
• cliquez sur le bouton Suivant ou appuyez sur la touche Enter.
25
Une nouvelle pression sur Enter cherche l’occurrence suivante, Maj+Enter cherche l’occurrence précédente.
La barre de recherche ne fonctionne pas dans toutes les présentations.
Pour des recherches plus poussées consultez la section 2.5.2 ci-après.
2.5.2 Recherche d’écritures
Dans les présentations « Journal », « Extrait de compte » et « Résumé TVA » vous pouvez rechercher des écritures selon divers critères :
• libellé,
• numéro de pièce,
• un des deux comptes,
• fourchette montant; pour chercher un montant précis remplissez seulement le champ « de: ».
Avec les deux options Exact pour le Libellé et pour le Numéro de pièce vous pouvez déterminer si le libellé, respectivement le numéro de pièce, doit correspondre exactement au critère de recherche ou s’il suffit qu’il contienne
(même partiellement) le contenu du critère. L’option Vide pour le numéro de pièce permet de chercher des écritures dont le numéro de pièce est vide.
Lorsque vous remplissez plusieurs champs, la recherche fonctionne selon l’état des options suivantes :
• …qui correspondent à au moins un des critères
Si cette case est activée, toutes les écritures qui répondent à au moins un des critères de sélection sont trouvées.
• …qui correspondent à tous les critères
Si cette case est activée, Crésus Comptabilité ne trouve que les écritures qui répondent à tous les critères de recherche.
Exemples
• Pour trouver toutes les écritures dont le numéro de pièce contient
«
FA » il faut taper FA dans le numéro de pièce et il faut désactiver l’option Exact du numéro de pièce. Ainsi les écritures avec les numéros de pièces FA/112, 12/FA seront trouvées.
• Pour trouver toutes les écritures dont le numéro de pièce est exactement
«
FA » il faut taper FA dans le numéro de pièce et il faut activer l’option Exact du numéro de pièce.
• Pour trouver toutes les écritures dont le numéro de pièce est exactement
«
FA » et dont le montant est compris entre 100.– et 300.– il faut taper FA dans le numéro de pièce, il faut activer l’option Exact du numéro de pièce et il faut activer l’option …qui correspondent à tous les critères.
• Avec les critères de recherches présentés dans l’image ci-après, vous trouverez toutes les écritures dont le libellé contient « maison » ou dont le montant est compris entre 100.– et 300.– .
26
Remplissez un ou plusieurs champs, choisissez si vous voulez chercher depuis le début ou depuis la fin, puis cliquez sur OK. L’écriture trouvée apparaît en bleu et l’arrière-plan des champs qui correspondent au critère de recherche est mis en
évidence.
Utilisez ensuite les deux icônes Chercher précédent et Chercher suivant pour chercher d’autres écritures avec le même critère de recherche. Vous pouvez
également utiliser les raccourcis clavier Ctrl+PageUp et Ctrl+PageDown.
2.5.3 Recherche de comptes
Dans les présentations « Plan comptable » et « Balance de vérification » vous pouvez rechercher des comptes selon leur titre ou numéro.
Il suffit que le titre du compte contienne (même partiellement) le contenu du critère de recherche.
2.6 Filtres
La commande Filtre du menu Edition ou un clic sur cette icône permet de restreindre les données visibles, en ne montrant que les écritures comprises entre deux dates, ou que les comptes d’une certaine catégorie, etc. Si les données visibles sont restreintes, c’est-à-dire si un filtre est actif, cette icône apparaît enfoncée et le titre de la présentation apparaît en rouge avec le texte « (filtre actif) ».
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Vous voulez rapidement enlever le filtre pour voir toutes les données sans restrictions, cliquez sur l’icône en maintenant la touche Maj pressée. Lorsque vous venez d’enlever le filtre de cette façon, vous pouvez le remettre en cliquant de nouveau sur l’icône en maintenant la touche Maj pressée.
Selon la présentation utilisée, le filtre propose différents dialogues dont l’explication figure dans les sections suivantes.
2.6.1 Filtrer « Journal » et « Extrait de compte »
Ce dialogue permet de restreindre les écritures visibles.
• Dates
Les champs Depuis le et Jusqu’au permettent de n’afficher que les écritures comprises entre ces deux dates. Si ces champs sont vides toutes les écritures sont affichées. Si le champ Depuis le est vide, les écritures sont affichées depuis le début de la période comptable. Si le champ Jusqu’au est vide, les écritures sont affichées jusqu’à la fin de la période comptable. Cliquez sur le bouton Toutes pour effacer les deux champs de dates.
• Critères de sélection
Permettent de ne montrer que les écritures qui correspondent à certains critères.
Procédez de la façon suivante :
• Remplissez les champs sur lesquels vous voulez appliquer le filtre,
• cliquez dans qui répond à au moins un des critères ou qui répond à tous les
critères,
28
• et cliquez sur le bouton OK.
• Montre seulement les écritures qui correspondent à au moins un des critères
Si cette case est activée, toutes les écritures qui répondent à au moins un des critères de sélection sont affichées
• Montre seulement les écritures qui correspondent à tous les critères
Si cette case est activée, Crésus Comptabilité n’affiche que les écritures qui répondent à tous les critères de sélection.
Il suffit que le libellé de l’écriture contienne (même partiellement) le contenu du critère.
Exemple
Considérons le journal suivant :
Date Débit Crédit Libellé
15.01.10 4010
01.02.10 4010
03.02.10 1000
15.02.10 4100
16.02.10 4100
01.03.10 1000
1000
1010
1010
1020
6000
Complétons le dialogue de la façon suivante :
• Depuis le : 1.2.10
• Jusqu’au : 16.2.10
1000 Facture garage 1
Fact. Garage 2
Retrait
Loyer garage
Loyer bureau
Vente articles de garage
Somme
400.00
580.00
2000.00
850.00
1200.00
500.00
• Libellé : garage
• Compte : 4010
• et activons la case qui répondent à au moins un des critères
Après avoir cliqué sur OK le journal est affiché de la manière suivante :
Date Débit Crédit Libellé
01.02.10 4010 1000 Fact. Garage 2
15.02.10 4100 1010 Loyer garage
Les autres écritures ne sont plus affichées pour les raisons suivantes :
Somme
580.00
850.00
15.01.10 4010 1000 Facture. garage 1
La date n’est pas comprise entre le 1.2.2010 et le 16.2.2010
400.00
03.02.10 1000 1010 Retrait
16.02.10 4100 1020 Loyer bureau
2000.00
1200.00
Le libellé ne contient pas le mot « garage » et aucun des deux comptes n’est le compte 4010.
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01.03.10 1000 6000 Vente articles de garage
La date n’est pas comprise entre le 1.2.2010 et le 16.2.2010.
500.00
Si nous avions activé la case qui répondent à tous les critères seule l’écriture suivante aurait été affichée :
01.02.10 4010 1000 Fact. garage 2 580.00 car c’est la seule écriture dont le libellé contient le mot « garage » et qui figure dans le compte 4010 et dont la date est comprise entre le 1.2.2010 et le 16.2.2010.
Avec les deux options Exact pour le Libellé et pour le Numéro de pièce vous pouvez déterminer si le libellé respectivement le numéro de pièce doit correspondre exactement au critère de recherche ou s’il suffit qu’il contienne (même
partiellement) le contenu du critère (cf. section 2.5.1, page 24)
2.6.2 Filtres dans d’autres présentations
Dans d’autres présentations vous pouvez également utiliser le filtre, par exemple pour obtenir le bilan à une date donnée ou les chiffres d’affaires sur un mois etc.
2.7 L’exportation de données
2.7.1 Exporter dans un fichier
Utilisez la commande Exporter du menu Fichier pour exporter des données en fonction de la présentation choisie, dans un fichier texte.
1. Choisissez la présentation voulue
2. Utilisez éventuellement le filtre (voir section 2.6, page 26)
3. Utilisez la commande Exporter du menu Fichier
Le format des fichiers exportés dépend de la présentation. Pour le journal et le plan comptable le format est identique au format pour l’importation. Pour les autres présentations, chaque ligne sur l’écran donne une ligne dans le fichier et les colonnes sont séparées par des tabulateurs.
S’il y a lieu, Crésus Comptabilité vous demande si vous voulez substituer les traits d’union des parties nulles des nombres par des « 0 » et supprimer les apostrophes qui séparent les milliers dans le fichier exporté, car beaucoup de tableurs ne peuvent pas reprendre des nombres contenant des traits d’union dans les parties nulles et des apostrophes.
Donnez ensuite le nom du fichier à exporter et cliquez sur Enregistrer.
2.7.2 Exporter dans le Presse-papiers
La commande Copier présentation dans le menu Edition copie la présentation actuelle dans le Presse-papiers plutôt que dans un fichier. Il suffit alors de coller le tout dans un traitement de texte ou dans un tableur.
2.7.3 Insertion dans Word et dans Excel
Pour insérer une présentation de Crésus Comptabilité dans Microsoft
® dans Microsoft
®
Excel, procédez de la façon suivante :
Word ou
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1. Choisissez la présentation voulue et utilisez éventuellement le filtre (voir
2. Utilisez la commande Copier présentation dans le menu Edition.
3. Dans Microsoft Word, placez le curseur à l’endroit voulu et utilisez la commande Coller dans le menu Edition ou appuyez sur Ctrl+V. Ensuite, mettez la section importée en page en posant des taquets de tabulation.
4. Dans Microsoft Excel cliquez sur la cellule voulue et utilisez la commande
Coller dans le menu Edition ou appuyez sur Ctrl+V. Ajustez ensuite les largeurs des colonnes.
Avec d’autres traitements de texte et tableurs il faut procéder de manière similaire.
Si le contenu du presse-papiers est très long, certains logiciels ont de la peine à l’insérer. Dans ce cas, vous pouvez passer par un fichier avec la commande
Exporter du menu Fichier.
2.8 Mots de passe
En principe, toutes les actions sont autorisées à l’intérieur d’un fichier comptable.
Lorsque plusieurs personnes peuvent accéder à une même comptabilité, les mots de passe permettent d’interdire des fonctions à certains utilisateurs. Il est ainsi possible de gérer jusqu’à quatre utilisateurs. Cependant les mots de passe dans
Crésus Comptabilité ne protègent pas le fichier de comptabilité contre l’effacement.
Ils ne constituent pas non plus une barrière contre d’éventuelles intrusions effectuées par des personnes ayant des connaissances approfondies en informatique.
Utilisez la commande Mots de passe dans le menu Options et définissez les mots de passe ainsi que les opérations autorisées dans le dialogue suivant :
À chaque mot de passe sont associées une ou plusieurs actions autorisées. Dans l’exemple ci-dessus le mot de passe numéro 4 (
«
jabberwocky ») n’a que le droit de passer des écritures et de bloquer les écritures; d’autre part il n’a pas accès au journal Salaires.
31
2.9 Blocage d’écritures
La commande Bloquer du menu Compta permet de bloquer soit toutes les
écritures comprises entre deux dates données, soit toutes les écritures actuellement
visibles avec le filtre (voir section 2.6.1, page 27). Les écritures bloquées ne
peuvent plus être modifiées (date, libellé, montant, etc.) ni supprimées. En revanche, elles peuvent être débloquées avec la commande Débloquer du menu
Compta, sauf si cette action est interdite par les mots de passe (voir section 2.8, page 30).
Dans le journal des écritures, une écriture bloquée apparaît avec une petite clé dans la dernière colonne.
2.10 Figer des écritures
Avec la commande Figer écritures du menu Compta, vous pouvez figer les
écritures jusqu’à une certaine date. Plus aucune modification dans le journal n’est possible avant cette date, ni même l’ajout de nouvelles écritures.
Cette commande est réversible. Vous pouvez à tout moment utiliser cette commande pour spécifier une autre date. Si vous souhaitez que plus aucune écriture ne soit figée, il suffit d’effacer la date.
Cette commande est très différente de la commande Bloquer. La commande
Bloquer permet de bloquer des écritures existantes alors que la commande Figer
écritures permet de figer une période entière.
S’il y a un mot de passe, cette commande ne fonctionne que si les Options Bloquer
des écritures et Débloquer des écritures sont activées (cf. commande Mots de
32
2.11 Une autre représentation du journal
La commande Balance du journal du menu Présentation permet de voir le journal des écritures sous une autre forme.
Normalement le journal se présente comme ceci :
Date Débit Crédit Libellé
06.02.12 4200 ...
06.02.12 1170
06.02.12 ...
...
Achat 1 net, TVA = 8.00
Achat 1, 8.0% de TVA
1010 Achat 1 Total
08.02.12 1000 1020 Retrait Bancomat
Montant
100.00
8.00
108.00
200.00
Le même journal avec la commande Balance du journal donne ceci :
Date Compte Libellé
06.02.12 4200 Achat 1 net, TVA = 8.00
06.02.12 1170 Achat 1, 8.0% de TVA
06.02.12 1010 Achat 1 Total
08.02.12 1000 Retrait Bancomat
08.02.12 1020 Retrait Bancomat
Mouvement
Débit Crédit
100.00
8.00
108.00
200.00
200.00
308.00 308.00
Notez bien l’écriture du 8.2 (Retrait Bancomat) qui apparaît deux fois, une fois pour le crédit et une fois pour le débit.
La ligne « Mouvement » à la fin contient les totaux des montants au débit et des montants au crédit qui sont toujours égaux.
33
3 La gestion de la TVA
3.1 Introduction
Toutes les entreprises d’une certaine importance sont soumises à la taxe sur la
valeur ajoutée ou TVA. L’évaluation du montant exact de la TVA est complexe, à part pour les entreprises qui ont obtenu une imposition au forfait.
Attention : Les instructions et exemples donnés ici ont pour unique but d’aider à vous familiariser avec le logiciel Crésus Comptabilité. En cas de doute sur des questions concernant la TVA, référez-vous à une fiduciaire ou à l’AFC (voir
Sur une grande partie des produits de l’entreprise (ventes, prestations fournies, etc.), l’entreprise doit verser un certain pourcentage à la Confédération (TVA due); référez-vous à l’AFC pour une liste exhaustive des taux relatifs aux divers produits.
Lorsque l’entreprise achète des marchandises ou des services, elle peut cependant récupérer tout ou partie de la TVA payée (TVA à récupérer).
Lors de l’entrée d’une écriture, il faut donner des informations complémentaires au
programme en spécifiant un code TVA (voir section 3.2.3, page 36) et en réglant
un certain nombre d’options dans les champs pour la TVA (voir section 3.2.4, page 39).
Pour introduire une écriture avec TVA, vous introduisez exactement les mêmes
éléments que pour une écriture sans TVA, et vous choisissez un code TVA, par exemple IPM (Impôt Préalable sur l’achat de Marchandises et de prestations de service au taux normal). Dans le cas ci-dessous :
Crésus Comptabilité détermine automatiquement les écritures à passer :
La comptabilité ExTVA.cre livrée avec Crésus Comptabilité contient des exemples d’écritures TVA qui illustrent bien l’utilisation des divers codes TVA.
Crésus Comptabilité ne doit pas seulement posséder toutes les informations pour calculer le montant précis de la TVA, il doit aussi établir le décompte TVA (voir
section 3.2.8, page 42), qui détaille le chiffre d’affaires soumis à la TVA, y compris
le chiffre d’affaires non soumis, ainsi que la TVA à récupérer, d’une part sur les investissements et autres charges d’exploitation, d’autre part sur les achats de marchandises. Voici un extrait d’un décompte établi automatiquement par
Crésus Comptabilité :
34
Pour gérer la TVA de manière correcte, il est donc primordial de savoir quel code
TVA il faut choisir parmi les codes proposés, car certains ont des applications bien spécifiques.
3.2 Méthode de décompte effective
Lors d’un achat, c’est un compte TVA à récupérer qui est débité en fonction du taux. Lors d’une vente, c’est un compte TVA due qui est crédité en fonction du taux. La TVA devant être effectivement payée correspond à la différence entre
TVA due et TVA à récupérer.
3.2.1 Activer la méthode de décompte effective
Utilisez la commande Définitions du menu Options et cliquez sur l’onglet TVA.
L’option Méthode de décompte effective (utilise les codes TVA) doit être activée.
3.2.2 Écritures avec TVA
Lorsque vous saisissez une écriture dans le journal des écritures vous pouvez déterminer à l’aide du code TVA (voir ci-après) de quel genre de TVA il s’agit.
Quelques options permettent de spécifier comment le code choisi doit être appliqué
à l’écriture en question (voir section 3.2.4, page 39).
Les comptes sur lesquels les ventes et achats soumis à la TVA sont comptabilisés
possèdent normalement un code TVA par défaut (voir section 2.3.2, page 12), donc
dès que vous avez entré un numéro de compte qui possède un code TVA par défaut, Crésus Comptabilité propose automatiquement ce code TVA.
35
Exemple
Soit l’extrait du plan comptable suivant :
Numéro Titre du compte
3200
4200
6400
6430
Ventes
Achats marchandises
Électricité
Eau
Catégorie
produit charge charge charge
Code TVA
TVA
IPM
IPI
IPIRED
Lorsque vous entrez le numéro de compte 3200 lors de la saisie d’une écriture,
Crésus Comptabilité vous propose le code TVA, lorsque vous entrez 4200 il vous propose IPM.
Pour comptabiliser un achat de marchandises au taux normal, vous n’avez pas besoin de toucher aux champs pour la TVA, le code TVA et les autres options se règlent tout seuls :
Crésus Comptabilité génère l’écriture suivante : puisque le code TVA par défaut du compte 4200 dans la colonne TVA du plan
comptable (voir section 2.3.2, page 12) est IPM et que le code IPM est défini avec
un taux de 8 % et le compte TVA 1170.
En revanche, pour comptabiliser un achat sur le même compte (4200) au taux réduit, vous devez choisir le code TVA adapté IPMRED :
Crésus Comptabilité génère l’écriture suivante :
Une écriture sur le compte 6430 Eau proposera automatiquement le code TVA
IPIRED adapté, vous n’avez pas besoin d’y toucher parce que dans code TVA par défaut du compte 6430 dans le plan comptable est IPIRED :
36
Et voici l’écriture générée :
Attention :
Lorsque vous comptabilisez un achat où vous ne payez pas de TVA (par exemple parce que votre fournisseur n’est pas soumis à la TVA), il faut choisir le code TVA
pas de TVA (première entrée dans la liste des codes TVA) et en aucun cas un des codes TVA prévus pour la vente à 0% de TVA. Une pression sur Ctrl+T permet de choisir rapidement ce code.
3.2.3 Les codes TVA pour la méthode effective
Lorsque vous entrez des écritures avec TVA (voir ci-dessus), en choisissant un code TVA vous pouvez donner à Crésus Comptabilité toutes les informations dont il a besoin pour calculer la TVA, et pour intégrer le montant de l’écriture dans le
décompte TVA (voir section 3.2.8, page 42). Il est donc essentiel de choisir le
code TVA adapté. Les codes qui existent actuellement
sont les suivants (en gras les codes utilisés le plus fréquemment). Les chiffres après les codes TVA sont ceux du formulaire de décompte TVA officiel 2010 selon la nLTVA d’articles cités sont ceux de cette loi.
. Les numéros
Pour comptabiliser les produits (ventes, honoraires, etc.) :
TVA à payer
TVA
300 Livraison et prestations de services au taux normal
TVARED 310 Livraison et prestations de services au taux réduit
TVAHEB 340 Prestations du secteur d’hébergement
APSETR 380 Acquisition de prestations de services à l’étranger
DIMCP 235 Diminution de la contre-prestation, taux normal
DIMCPRED 235 Diminution de la contre-prestation, taux réduit
Non soumis TVA
Attention : ces codes sont uniquement pour la vente, ils ne doivent pas être utilisés pour les achats à 0% de TVA.
EXONERE 220 Prestations exonérées (p. ex exportation, art 23), prestations exonérées fournies à des institutions et a des personnes bénéficiaires (art 107)
EXPORT 220 Synonyme de EXONERE
4
août 2012
5
loi sur la TVA du 12 juin 2009 (nouvelle loi sur la TVA ou nLTVA)
37
EXCLU
PSETR
043 Prestations non imposables (art.21) pour lesquelles il n’a pas été opté selon l’art 22 Opérations exclues du champ de l’impôt
043 Prestations fournies à l’étranger (ne pas confondre avec exportations).
Pour comptabiliser les charges (achats, investissements, etc.)
TVA à récupérer
IPI
IPIRED
405 Impôt préalable sur l’achat d’investissements et d’autres charges d’exploitation au taux normal
405 Impôt préalable sur l’achat d’investissements et d’autres charges d’exploitation au taux réduit
IPFREP
IPM
400 Impôt préalable sur l’achat de marchandises au taux normal
IPMRED 400 Impôt préalable sur l’achat de marchandises au taux normal
DEGR
405 Frais de représentation (déductibles à 50 % avant 2010, déductibles à
100% à partir de 2010). Vous pouvez utiliser IPI au lieu de ce code.
COR
400 Dégrèvement ultérieur selon art 32.Impôt préalable sur l’achat de marchandises au taux réduit
405 Correction de l’impôt préalable: prestations à soi-même (art. 28, al. 1) et double affectation (art. 30).
CORRED 405 Idem au taux réduit.
IPMRED 400 Impôt préalable sur l’achat de marchandises au taux réduit
Mouvements de fond ne faisant pas partie de la contre-prestation
MF1
MF2
900 Subventions, taxes de séjour et similaires. Contributions versées aux
établissements chargés de l’élimination des déchets et de l’approvisionnement en eau (art 18, al.2 lettres a à c).
910 Les dons, les dividendes, les dédommagements, etc. (art 18, al.2 lettres d à l)
38
En exécutant la commande Codes TVA du menu Options, vous arrivez dans un dialogue affichant la liste de tous les codes TVA; en sélectionnant un des codes, une description de l’utilisation de ce code apparaît :
Sélectionnez un des codes (par exemple TVA), puis cliquez sur Modifier pour voir la manière dont le code est défini :
39
Attention, ne modifiez aucun champ dans ce dialogue sans connaître sa signification. Il pourrait en résulter des erreurs lors du calcul de la TVA.
Un code TVA est défini par les éléments suivants :
1. Un code composé de lettres et/ou de chiffres (le nom du code en question, par exemple IPI, IPIRED, TVA, TVARED, etc.),
2. Un taux de TVA,
3. Le pourcentage déductible. Normalement 100% mais par exemple avant 2010 on ne pouvait déduire que 50% de la TVA sur les frais de représentation
4. Un numéro de compte sur lequel la TVA sera comptabilisé. Ce compte doit impérativement être un compte actif pour les codes TVA concernant la TVA à
récupérer et passif pour les codes TVA concernant la TVA à payer, ainsi que par plusieurs options spéciales; référez-vous à la commande Codes TVA du menu Options pour plus de détails.
Pour établir le décompte TVA Crésus Comptabilité se base uniquement sur les
écritures qui possèdent un code TVA.
Afin de faciliter la saisie des écritures, chaque compte du plan comptable peut
contenir un code TVA par défaut (voir section 2.3.2, page 12). Lorsque vous
saisissez une écriture dans le journal des écritures, Crésus Comptabilité propose automatiquement le code TVA par défaut du compte en question. Si le code proposé ne convient pas, vous pouvez le changer (voir ci-dessus). Il n’est donc pas nécessaire d’avoir des comptes séparés pour chaque taux de TVA.
Pour chaque montant du formulaire de décompte TVA officiel il existe un code
TVA. Notez qu’il existe également des codes pour les ventes non soumises à la
TVA puisqu’il faut les indiquer dans le décompte TVA officiel.
Un code TVA peut être désactivé en cochant l’option correspondante dans le dialogue de modification d’un code TVA.
3.2.4 Les champs pour la TVA
Lors de l’entrée d’une écriture avec TVA, à part le code TVA, il faut parfois régler certaines options et remplir quelques champs supplémentaires :
6
Information valable en août 2012.
40
1. TVA. Liste déroulante dans laquelle vous choisissez le code TVA (voir cidessus). Le raccourci clavier Ctrl+T enlève le code TVA, ce qui revient au même que de choisir la première entrée de la liste (pas de TVA).
2. Boutons Débit/Crédit. Ils permettent de choisir si la TVA s’applique au compte au débit ou au compte au crédit. Normalement vous n’avez pas besoin de changer l’état de ces boutons.
3. Taux de TVA. Ce champ est présent seulement lorsque vous avez activé l’option Utilise la gestion simultanée de deux taux de TVA dans le dialogue
Taux de TVA en vigueur. Dans ce champ vous pouvez spécifier si c’est l’ancien ou le nouveau taux qui doit être utilisé après une modification des
taux de TVA. Les raccourcis clavier Alt+1 et Alt+2 mettent respectivement l’ancien et le nouveau taux.
4. Activez le bouton Achat/Paiement lorsque vous retournez une partie des marchandises ou payez une facture d’un fournisseur (créancier) avec un rabais.
Ainsi la part de TVA correspondant au rabais sera déduite du compte TVA à
récupérer.
Activez le bouton Vente/Paiement lorsque qu’un client (débiteur) retourne une partie des marchandises ou paie une facture avec un rabais. Ainsi la part de
TVA correspondant au rabais sera déduite du compte TVA due (voir ci-après).
5. Activez le bouton Sans TVA (net) lorsque le montant introduit correspond au montant net ou hors TVA. Activez le bouton Avec TVA (brut) lorsque le montant introduit correspond au montant brut ou montant TTC.
6. Net/Brut. Indique les montants net (hors TVA) et brut (TTC).
7. TVA. Indique le montant de TVA. En cas de besoin ce montant peut être ajusté manuellement, par exemple s’il ne correspond pas exactement au montant de
TVA indiqué sur une facture fournisseur. Afin de pouvoir modifier ce montant de TVA il faut activer la case Permet l’édition du montant TVA dans l’onglet TVA de la commande Définitions du menu Options.
3.2.5 Comptabilisation des Rabais
Lorsque le montant d’une facture n’est pas payé dans sa totalité (en cas de rabais, ristourne, retour de marchandises etc.), ce rabais doit être comptabilisé, ainsi que la part TVA de ce rabais. Dans ce cas, activez l’option Achat/Paiement s’il s’agit d’un paiement à un créancier ou Vente/Paiement s’il s’agit du paiement d’un débiteur. Une fois une de ces deux cases activée, trois champs supplémentaires apparaissent :
41
1. Compte de rabais : ce champ apparaît en dessous du champ débit ou crédit.
Vous devez y entrer le compte sur lequel le rabais doit être comptabilisé.
2. Compte pour : entrez un libellé comme Rabais, Escompte, etc. ou choisissez un texte dans la liste déroulante. Vous pouvez modifier le contenu de la liste en appuyant sur F2 lorsque vous êtes dans ce champ.
3. Total dû : entrez le total de la facture.
Exemple
Extrait du plan comptable :
Numéro Titre du compte
1010 Compte CCP
2000 Créanciers
4200 Achats marchandises
4900 Escomptes obtenus
Catégorie
Actif
Passif
Charge
Charge
Code TVA
IPM
IPM
Vous recevez une facture de 108.00. Voici l’écriture qui correspond à cette facture :
Vous payez cette facture mais avec 50% de rabais, c’est-à-dire au lieu de payer
108.00 vous ne payez que 54.00. Voici les champs remplis :
Écriture obtenue :
En revanche, si une facture est payée complètement (ici 108.00), il n’y a pas besoin d’activer les boutons Achat/Paiement ou Vente/Paiement. Il suffit de passer l’écriture suivante :
Débit Crédit Libellé
2000 1010 Paiement à X
Somme
108.00
3.2.6 Contrôle de la TVA
Avec la commande Résumé TVA dans le menu Présentation, vous pouvez obtenir une liste des écritures concernées par la TVA groupées par comptes ou par code
TVA. Vous pouvez également obtenir un résumé dans lequel seuls les totaux par
42 comptes ou par codes TVA sont affichés. Grâce à ces listes, vous pouvez facilement identifier d’éventuelles erreurs de saisie.
3.2.7 TVA lors de l’importation de marchandises
Lorsque vous importez des marchandises, vous recevez généralement deux factures : la facture du fournisseur étranger et la facture du transporteur. La facture du fournisseur étranger sera comptabilisée sans TVA. En revanche le transporteur vous facture sa propre prestation de transport (généralement soumis à la TVA) ainsi que la TVA qu’il a dû payer à la douane. Cette TVA qui vous a été facturée par le transporteur doit être directement comptabilisée sur le compte TVA à récupérer sur marchandises (généralement 1170, 1068 ou 1061 selon votre plan comptable) en utilisant le code TVA IPM (impôt préalable sur marchandises).
Lorsque les biens importés sont des biens d’investissement, le même principe est valable mais il faut bien entendu utiliser le compte TVA à récupérer sur investissements et autres charges (généralement 1171, 1069 ou 1062) et le code
TVA IPI (impôt préalable sur investissements).
Le même principe est valable lorsque vous recevez une facture de TVA directement de la douane.
3.2.8 Le décompte TVA
Crésus Comptabilité établit le décompte TVA en se basant sur les écritures qui ont
été passées avec un code TVA.
Chaque montant qui apparaît sur le décompte TVA est la somme des montants bruts ou la somme des montants de TVA de toutes les écritures qui ont été passées avec certains codes TVA dans une certaine période.
Voici un exemple d’une comptabilité, dont le décompte TVA est expliqué ci-après.
Les codes de TVA apparaissent dans les libellés entre parenthèses :
Date Débit Crédit Libellé
06.02.12 4200 ...
06.02.12 1170 ...
Achat 1, (IPM) net, TVA = 8.00
Achat 1, 8.0% de TVA (IPM)
06.02.12 ... 1010 Achat 1 Total, (IPM)
06.02.12 4200 ...
06.02.12 1170 ...
06.02.12 ...
Achat 2, (IPM) net, TVA = 0.80
Achat 2, 8.0% de TVA (IPM)
1010 Achat 2 Total, (IPM)
06.02.12 4200 ...
06.02.12 1170 ...
06.02.12 ...
Entretien, (IPI) net, TVA = 16.00
Entretien, 8.0% de TVA (IPI)
1010 Entretien Total, (IPI)
07.02.12 4200 ...
07.02.12 1170 ...
07.02.12 ...
Achat 3, (IPMRED) net, TVA = 2.50
Achat 3, 2.5% de TVA (IPMRED)
1010 Achat 3 Total, (IPMRED)
3200 Vente 1, (TVARED) net, TVA = 25.00 07.02.12 ...
07.02.12 ...
07.02.12 ...
07.02.12 ...
2200 Vente 1, 2.5% de TVA (TVARED)
07.02.12 1010 ...
3200
Vente 1 Total, (TVARED)
Vente 2, (TVARED) net, TVA = 25.00
2200 Vente 2, 2.5% de TVA (TVARED)
07.02.12 1010 ... Vente 2 Total, (TVARED)
Somme
100.00
8.00
100.00
10.00
0.80
10.80
200.00
16.00
216.00
100.00
2.50
102.50
1000.00
25.00
1025.00
100.00
2.50
102.50
43
07.02.12 1010 3200 Vente 3, (EXPORT) net, TVA = 0.00
07.02.12 1010 3200 Vente 4, (EXPORT) net, TVA = 0.00
07.02.12 1010 3200 Vente 5, (EXCLU) net, TVA = 0.00
50.00
150.00
100.00
07.02.12 1010 3200 Vente 6, (EXCLU) net, TVA = 0.00
07.02.12 ...
07.02.12 ...
3200 Vente 7, (TVA) net, TVA = 8.00
2200 Vente 7, 8.0% de TVA (TVA)
07.02.12 1010 ... Vente 7 Total, (TVA)
200.00
100.00
8.00
108.00
Le chiffre d’affaires net, qui doit également comprendre les ventes non soumises à la TVA, est ici 1700.–
Chiffre d’affaires brut
La déduction du chiffre d’affaires est composée de:
Exportation (EXPORT)
Opérations exclus du champ de l’impôt (EXCLU)
Le chiffre d’affaires soumis à la TVA
1025.00 Vente 1
102.50 Vente 2
50.00 Vente 3
150.00 Vente 4
100.00 Vente 5
200.00 Vente 6
108.00 Vente 7
1735.50
50.00
150.00
200.00
100.00
200.00
300.00
CA brut total (EXPORT+EXCLU+TVA+TVARED) 1735.50
Exportation (EXPORT)
Opérations exclus du champ de l’impôt (EXCLU) - 300.00
CA soumis à la TVA: TVA + TVARED
- 200.00
1235.50
Composition du chiffre d’affaires soumis à la TVA
Taux de 8.0%
Taux de 2.5%
Total de l’impôt
Impôt préalable
CA
108.00
108.00
1025.00
102.50
1127.50
Sur marchandises et prest. de serv. (IPM + IPMRED) 108.00
10.80
102.50
221.30
Sur investissements et autres charges d’exploit. (IPI) 216.00
216.00
Impôt
8.00
8.00
Vente 7
25.00 Vente 1
2.50
27.50
8.00
27.50
35.50
8.00 Achat 1
0.80 Achat 2
2.50 Achat 3
11.30
16.00 Entretien 1
16.00
44
TVA à payer à l’administration fédérale des impôts
35.50
-11.30
-16.00
8.20
La façon dont Crésus Comptabilité établit le décompte TVA peut être redéfinie en cas de besoin (voir la commande Codes TVA du menu Options).
3.2.9 Sortir le décompte TVA
Pour sortir le décompte TVA (voir ci-dessus) procédez de la façon suivante :
Pour le premier trimestre
1. Utilisez les commandes Décompte TVA et Résumé TVA pour contrôler la cohérence de votre gestion de TVA. Remplissez les champs Depuis le et
Jusqu’à avec les dates du premier trimestre (1.1 - 31.3).
2. Une fois que tout semble en ordre, utilisez la commande Décompte TVA, mettez les dates 1.1 au 31.3, activez la case Enregistrer le décompte, cliquez sur OK et donnez un nom au décompte, par exemple Trimestre 1.
3. Utilisez la commande Clôturer TVA du menu Compta et donnez comme date de clôture le 31.3.
Maintenant le solde du compte Décompte TVA (normalement le numéro 2201) contient le montant de TVA à payer ou le montant qu’on vous créditera s’il est négatif. Ce montant doit être le même que celui qui apparaît en bas du décompte
TVA.
Pour le deuxième trimestre
1. Utilisez les commandes Décompte TVA et Résumé TVA pour contrôler la cohérence de votre gestion de TVA. Désactivez l’option Recalcule la TVA
pour les écritures passées avec l’ancien taux de TVA. Remplissez les champs Depuis le et Jusqu’à avec les dates du deuxième trimestre (1.4 -30.6) ou du premier et du deuxième trimestre (1.1- 30.6) selon ce que vous voulez contrôler.
2. Une fois que tout semble en ordre utilisez la commande Décompte TVA et activez les cases Soustraire les décomptes enregistrés et Enregistrer le
décompte, donnez comme date jusqu’à le 30.6, cliquez sur OK et donnez un nom au décompte, par exemple Trimestre 2.
3. Utilisez la commande Clôturer TVA du menu Compta et donnez comme date de clôture le 30.6.
Maintenant le solde du compte Décompte TVA (normalement le numéro 2201) contient le montant de TVA pour le deuxième trimestre à payer ou le montant qu’on vous créditera s’il est négatif. Ce montant doit être le même que celui qui apparaît en bas du décompte TVA.
Pour le troisième et le quatrième trimestre
Procédez de manière analogue au deuxième trimestre.
45
3.2.10 Augmentation des taux de TVA
Les taux de TVA sont régulièrement augmentés. Lors d’une augmentation des taux on est cependant souvent obligé d’établir des factures avec les ancien taux si la prestation a été fournie dans la période couvrant l’ancien taux. Avec Crésus
Comptabilité il est sans autre possible de gérer simultanément les anciens et les nouveaux taux.
Passer aux nouveaux taux
1. Utilisez la commande Codes TVA du menu Options puis cliquez sur le bouton
Régler les taux TVA. Le dialogue suivant apparaît :
2. Activez l’option Utilise la gestion simultanée des anciens et des nouveaux
taux de TVA. Vous pouvez maintenant entrer les nouveaux taux. Vous pouvez
également modifier les dates durant lesquelles les anciens/nouveaux codes sont utilisables ou vous pouvez supprimer le contrôle des dates.
Sous Taux TVA par défaut vous pouvez choisir si Crésus Comptabilité propose par défaut les anciens ou les nouveaux taux lors de l’entrée des
écritures.
Les formulaires de décompte TVA actuels déclaration des anciens et des nouveaux taux.
contiennent des champs pour la
Lors de l’entrée d’une écriture vous pouvez spécifier si l’ancien ou le nouveau taux
doit être utilisé, voir également section 3.2.4, page 39.
7
Information valable en 2012
46
Passer définitivement aux nouveaux taux
Actuellement
être utilisés.
il n’est pas recommandé de passer définitivement aux nouveaux taux car sinon, les formulaires de décompte TVA officiels en vigueur ne peuvent pas
Pour passer définitivement aux nouveaux taux, utilisez la commande Codes TVA du menu Options, cliquez sur le bouton Régler les taux TVA, mettez les nouveaux taux également dans la colonne « Ancien », désactivez l’option Utilise la gestion
simultanée des anciens et des nouveaux taux de TVA puis cliquez sur OK.
3.3 TVA selon le taux de la dette fiscale nette
Avec cette méthode vos prestations sont imposées à un taux de TVA réduit, en revanche vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur vos dépenses et acquisitions.
Dans certains cas vous pouvez être soumis à deux taux de TVA réduit différents qui correspondent à des secteurs d’activité différents au sein de l’entreprise.
3.3.1 Activer la méthode selon le taux de la dette fiscale nette
Utilisez la commande Définitions du menu Options et cliquez sur l’onglet TVA.
L’option Méthode des taux de la dette fiscale nette ou méthode des taux
forfaitaires doit être activée. Selon les circonstances le dialogue suivant est affiché immédiatement :
8
Information valable en 2012
47
Ici vous entrez votre/vos taux de TVA réduits. Si vous avez un seul taux réduit remplissez seulement la première ligne. Ci-dessus deux taux différents sont en vigueur.
Ce dialogue est également accessible en utilisant la commande Codes TVA du menu Options puis en cliquant sur le bouton Régler les taux TVA.
Dans le plan comptable il faut définir pour chaque compte de produit quel taux de
TVA doit être appliqué. Les codes TVA TAUX1 et TAUX2 correspondent aux deux taux réduits. Si vous êtes soumis à un seul taux réduit, vous n’avez pas besoin du code TVA TAUX2.
Exemple
La colonne TVA doit être vide pour tous les comptes sauf pour les comptes de
produit.
Finalement il faut encore régler le bon décompte TVA. Procédez de la manière suivante : utilisez la commande Codes TVA du menu Options puis cliquez sur le bouton Définir le décompte. Là vous sélectionnez « TDFN avec anciens et nouveaux taux » puis vous cliquez sur OK.
3.3.2 Ecritures avec TVA
Les écritures avec TVA selon la méthode des taux de la dette fiscale nette
chaque écriture mais seulement lors de la clôture de la TVA.
48
Supposons que nous avons deux comptes 3200 et 3400 et que vous êtes soumis à un taux de la dette fiscale net de 5 %. Lorsque le chiffre d’affaire du compte 3200 est de 900 et le chiffre d’affaires du compte 3400 est de 100, alors la TVA due totale est de 50 (5 % de 900 + 5 % de 100 = 45 + 5 = 50).
A la fin de la période de décompte (normalement à la fin d’un semestre) les
écritures suivantes doivent être créées:
Date Débit Crédit Libellé
30.06.12 3200 2201 Clôture TVA
30.06.12 3400 2201 Clôture TVA
Montant
45.–
5.–
Le compte 2201 Décompte TVA est un compte passif dont le solde représente la
TVA à payer.
A la fin de la période de décompte, la commande Clôturer TVA permet de générer les écritures correspondantes automatiquement. Ces écritures sont marquées par le
symbole T (pour TVA) dans la colonne état (voir section 2.4.2, page 18) tout à
droite de l’écran. Voici un exemple avec un taux unique de 5%; la commande
Clôturer TVA a été exécutée deux fois : au 31.3 et au 30.6 :
3.3.3 Codes TVA pour TVA selon le taux de la dette fiscale nette
Produits (Ventes, honoraires, etc.)
TVA due:
TAUX1
321/320
Prestations soumises au 1
TAUX2
331/330
Prestations soumises au 2
APSETR
381/380
Impôt sur les acquisitions er
taux.
ème
taux.
Non soumis à la TVA:
EXONERE
EXPORT
220
PSETR
221
TRANS
225
Prestations exonérées.
Prestations fournies à l’étranger.
Transferts avec procédure de déclaration
Déductions spéciales
49
MC1
MC2
470
471
Mise en compte de l’impôt selon le formulaire n° 1050
Mise en compte de l’impôt selon le formulaire n° 1055
Autres mouvements de fond
MF1
MF2
900
910
Subventions, taxes de séjour etc.
Dons, dividendes, dédommagements etc.
Les chiffres après les codes TVA sont ceux du formulaire de décompte TVA officiel 2010 selon la nLTVA
9
loi sur la TVA du 12 juin 2009 (nouvelle loi sur la TVA ou nLTVA)
50
4 Déroulement de l’année comptable
À la fin de l’année comptable, c’est-à-dire à la fin de la période comptable spécifiée lors de la création de la comptabilité, on boucle la comptabilité en cours, et on en
rouvre une autre. Ce processus s’appelle le changement d’exercice.
Voici une marche à suivre schématique de ce processus :
1. On établit le tableau des Pertes et profits (voir section 4.1, page 50) pour voir
en détail ce qu’on a gagné et/ou perdu durant l’année écoulée.
2. On boucle la comptabilité (voir section 4.2, page 51). Ainsi, les soldes des
comptes de charges et de produits sont mis à zéro en les virant sur un ou plusieurs comptes d’exploitation. Depuis ces comptes d’exploitation, le solde représentant le résultat de l’entreprise est soit distribué (en entier ou en partie), soit intégré dans le bilan. Ainsi le bilan final, comme le bilan initial, se retrouve
équilibré
3. On peut établir à présent le bilan final (voir section 4.3, page 54).
4. On rouvre la comptabilité (voir section 4.4, page 56) pour la nouvelle année
comptable. On retrouve ainsi une comptabilité dont les comptes passifs et actifs ont les mêmes soldes que l’année passée. En revanche, le journal des écritures ne contient plus que les écritures d’ouverture des comptes du bilan; les soldes des comptes de charges et de produits sont par conséquent à zéro.
Il est cependant rare qu’on puisse boucler définitivement une comptabilité à la fin de l’année comptable avant de la rouvrir. Crésus Comptabilité admet une certaine souplesse lors du changement d’exercice, de manière à pouvoir travailler sur la
nouvelle comptabilité et la comptabilité de l’année passée en même temps,
4.1 Le tableau des pertes et profits
Le tableau des pertes et profits représente toutes les charges (colonne de gauche) et tous les produits (colonne de droite). Il permet de voir d’un seul coup d’œil les soldes des différents comptes pour évaluer rapidement l’importance des différents secteurs. Une ligne supplémentaire vient équilibrer le tableau des pertes et profits en indiquant le bénéfice ou la perte réalisés.
Attention : si vous voulez établir le tableau des Pertes et profits après avoir bouclé la comptabilité, il faut activer l’option Affiche le PP avant bouclement, sinon tous les soldes sont à zéro.
Procédez comme suit pour voir le tableau des Pertes et profits de la comptabilité :
• Exécutez la commande Pertes et Profits dans le menu Présentation, ou cliquez sur l’icône PP. Un dialogue apparaît, dans lequel vous pouvez déterminer la manière dont Crésus doit afficher le tableau des pertes et profits :
51
• Réglez les différents champs et options comme ci-dessus, et cliquez sur OK. Le tableau des pertes et profits apparaît :
Avec l’option Charges et produits 1 colonne vous pouvez afficher les charges puis les produits sur une seule colonne ou les produits puis les charges selon l’état de l’option Affiche les produits avant les charges.
Pour avoir plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Pertes et profits du menu Présentation dans l’aide du logiciel.
Pour plus de détails concernant l’option Comparaison consultez la section 5.4, page 73).
4.2 Le bouclement
Après avoir établi le tableau des pertes et profits, on peut boucler la comptabilité :
Crésus Comptabilité va remettre les soldes de tous les comptes de charges et de produits à zéro, en les virant sur un certain nombre de comptes d’exploitation
52 constituant le compte de résultat, d’où ils vont être virés dans un compte du bilan ou d’autres comptes d’exploitation, suivant l’utilisation qu’on souhaite faire du bénéfice.
Pour bien comprendre le mécanisme du bouclement, considérons le plan comptable ci-dessous :
Pour les comptes 3200 Ventes de marchandises et 4200 Achat de marchandises, la colonne Ouv/Boucl contient 9000.
Crésus Comptabilité va passer deux écritures de bouclement qui virent les soldes des compte 3200 et 4200 dans le compte 9000 Résultat brut, dont le solde va correspondre à la différence entre les ventes et les achats, c’est-à-dire au résultat brut.
Pour les comptes 5200 Salaires, 6000 Loyer et 9000 Résultat brut, la colonne
Ouv/Boucl contient 9001. Après les écritures de bouclement correspondantes, le solde du compte 9001 Résultat d’entreprise va correspondre au résultat brut dont on soustrait les salaires et le loyer, c’est-à-dire au résultat d’entreprise; par contre le solde du compte 9000 est remis à zéro.
Le solde du compte 9001 est ensuite bouclé dans le compte 2800 Capital. Ceci constitue un exemple et non pas une règle à suivre. Souvent, pour bien séparer le capital initial de l’apport de capital constitué par les bénéfices ou pertes des années successives, on vire le bénéfice (respectivement la perte) sur le compte 2991
Bénéfice exercice/Perte exercice pour le faire apparaître de manière séparée dans le bilan final; au début de l’année suivante, on vire le solde sur le compte 2990
Bénéfice reporté/Perte reportée, qui cumule les bénéfices et pertes des années consécutives. Référez-vous à un manuel de comptabilité ou à une fiduciaire si vous avez des doutes par rapport à la manière de procéder dans le cas de votre entreprise.
Le solde de tous les comptes de résultat se retrouve ainsi à zéro, et le bilan est
équilibré. Le journal des écritures contient un certain nombre d’écritures de bouclement qui révèlent les montants du compte de résultat.
Pour boucler la comptabilité, procédez de la manière suivante :
• Exécutez la commande Boucler dans le menu Compta. Un dialogue vous permet de choisir la manière d’effectuer le bouclement :
53
• Réglez les différents champs pour qu’ils correspondent au dialogue ci-dessus, et cliquez sur Boucler. Le journal des écritures prend l’aspect suivant :
Dans le journal des écritures, un certain nombre d’écritures de bouclement ont été créées par Crésus Comptabilité. Ils apparaissent avec le symbole d’un dossier fermé dans la dernière colonne. Les quatre premières écritures de bouclement correspondent au bouclement des comptes de charges et de produits, dont le solde est ainsi remis à zéro. L’écriture suivante, le bouclement du compte Résultat brut, indique le montant du résultat brut, ici un bénéfice de 10'000.–. La dernière ligne indique le résultat d’entreprise, ici un bénéfice de 3000.–, qui a été viré dans le compte 2800 Capital et figurera au bilan. Comme vous pouvez le vérifier avec le
tableau des pertes et profits, les extraits de compte et le bilan, les soldes de tous les comptes de charge, de produit et d’exploitation sont vides, et le bilan est
équilibré. Il doit en être ainsi si le bouclement a été effectué correctement.
Ce petit exemple illustre le principe du bouclement d’une comptabilité. Avec le plan comptable PME fourni avec le logiciel, le compte de résultat se présente comme suit :
54
Le compte de résultat est plus étoffé pour permettre une analyse plus fine. Il est impératif que la colonne Ouv/Boucl de tous les comptes de charges et de produits contienne le numéro du compte de résultat correct. Le bouclement du dernier compte 9090 Résultat d’entreprise n’est pas défini. Vous pouvez spécifier dans le plan comptable comment Crésus Comptabilité doit boucler ce compte de manière automatique, ou vous pouvez le boucler à la main, en entrant une ou plusieurs
écritures de bouclement. Ainsi vous pouvez déterminer la manière dont le bénéfice ou la perte doivent être traités. Ceci dépend du type de société et d’autres facteurs.
Si vous avez des doutes sur la manière de boucler votre comptabilité, référez-vous à un manuel de comptabilité ou à une fiduciaire.
Pour avoir plus d’informations sur la manière dont Crésus Comptabilité boucle une comptabilité, référez-vous à la description détaillée de la commande Boucler du menu Compta dans l’aide du logiciel.
4.3 Le bilan
Le bilan montre les soldes de tous les comptes actifs et passifs et permet de voir d’un coup d’œil l’état de la fortune de l’entreprise. Le bilan initial est déterminé par les écritures d’ouverture qui sont soit entrées à la main au début de l’année comptable à l’aide de la commande Soldes à nouveau du menu Compta (dans le cas de la création d’une nouvelle comptabilité), soit créées par Crésus Comptabilité
lors de la réouverture de la comptabilité (voir section 4.4, page 56). Le bilan
initial doit être équilibré, c’est-à-dire que le total des soldes des comptes actifs correspond au total des soldes des comptes passifs. Voici par exemple le bilan initial de la comptabilité présentée comme exemple :
55
Un prêt a été contracté auprès d’une banque pour fournir le capital de départ de l’entreprise.
Durant l’année comptable, les charges et les produits modifient les soldes des comptes actifs et passifs. Dans cet exemple, les produits excèdent les charges de
3000.–; si on établit le bilan en fin d’année avant le bouclement, il y a un excédent de 3000.– dans la colonne des actifs du bilan :
La caisse présente un solde de 50'000.–, le compte 2000 Dette bancaire ne présente plus qu’un solde de 47'000.–, puisque 3000.–; ont été remboursés. Le bilan, appelé bilan intermédiaire, n’est pas équilibré. Crésus Comptabilité affiche alors automatiquement une ligne Différence (capital) dans la colonne des passifs pour contrebalancer l’excédent des actifs; dans le cas d’un excédent des passifs, cette ligne s’intitule Différence (découvert) et est affichée dans la colonne des actifs.
Après le bouclement de la comptabilité, le bilan est de nouveau équilibré : le bénéfice a été viré dans le bilan (comme dans cet exemple), ou a été distribué. Si le bilan n’est pas équilibré après le bouclement, celui-ci n’a pas été effectué correctement. Procédez de la manière suivante pour établir le bilan final après le bouclement :
• Exécutez la commande Bilan dans le menu Présentation, ou cliquez sur l’icône
B. Un dialogue apparaît, dans lequel vous pouvez déterminer la manière dont le bilan sera affiché :
56
• Réglez les différents champs et options comme ci-dessus, et cliquez sur OK. Le bilan apparaît, vous pouvez par exemple l’imprimer pour le classer.
Pour avoir plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Bilan du menu Présentation dans l’aide du logiciel.
4.4 La réouverture
Afin de pouvoir saisir les écritures de l’année comptable suivante, il faut procéder à la réouverture. Ceci ne concerne plus la comptabilité de l’année passée, qui n’est pas affectée par ce processus. Rouvrir une comptabilité signifie créer une nouvelle comptabilité pour la nouvelle année, qui sera indépendante de la comptabilité de l’année précédente, qui aura un autre nom, qui sera enregistrée dans un autre fichier, mais qui reprend le plan comptable et le bilan de la comptabilité de l’année précédente : le bilan final de l’année précédente devient le bilan initial de la nouvelle année. Procédez de la manière suivante pour la réouverture :
• Enregistrez la comptabilité en cours (ici Test SA 2012).
• Exécutez la commande Rouvrir dans le menu Compta. Un dialogue apparaît dans lequel vous pouvez régler la manière dont Crésus Comptabilité doit rouvrir la comptabilité :
57
Réglez les différents champs et options comme ci-dessus et cliquez sur OK. Crésus ferme la comptabilité Test SA 2012, et rouvre la nouvelle comptabilité
Test SA 2013, dont le journal des écritures se présente de la manière suivante :
Si vous souhaitez plus d’informations, référez-vous à la description détaillée de la commande Rouvrir du menu Compta dans l’aide du logiciel.
4.5 Compte d’exploitation
Dans le plan comptable standard livré avec Crésus Comptabilité, les comptes de charges et de produits sont liés aux comptes de résultat 9000 et suivants.
Les comptes de résultat regroupent les comptes de charges ou de produits selon la nature des comptes. Par exemple, le compte 9000 regroupe les produits des ventes, le compte 9001 regroupe les charges liées aux ventes.
Ces comptes sont ensuite liés à des comptes de résultats intermédiaires. Par exemple, le compte 9002 Résultat brut 1 résulte de la combinaison des produits et charges des ventes.
Les comptes de résultat intermédiaires se combinent pour dégager le résultat d’entreprise.
58
Cette structure des comptes de résultat peut bien entendu être modifiée ou ajoutée dans une comptabilité existante. C’est le compte indiqué dans la colonne
« Ouv/Boucl » du plan comptable qui détermine le lien d’un compte avec son supérieur hiérarchique.
Ici, les comptes 3200 et 3400 sont liés au compte 9000 :
Dans le plan modèle, le compte 9090 Résultat d’entreprise est composé de plusieurs comptes de résultat intermédiaires ainsi de suite.
: le compte 9002 est composé des
comptes 9000 et 9001, le compte 9007 est composé des comptes 9002 et 9006, et
Voici un extrait des comptes concernés dans le plan comptable :
10
Tels que 9002 Résultat brut 1, 9007 Résultat brut 2, 9009 Résultat brut 3, 9011 Résultat
d'exploitation, etc. en cascade jusqu’au 9090 Résultat d’entreprise.
59
La présentation Compte d’exploitation permet d’afficher à n’importe quel moment le résultat de ces comptes en respectant la hiérarchie. On accède à celle-ci par le menu Présentation ou en cliquant sur l’icône :
Un dialogue propose divers choix pour déterminer le détail des informations à traiter. Il permet également de limiter le traitement à un niveau donné de la structure. De plus, il est possible d’afficher trois colonnes supplémentaires contenant au choix les divers budgets ou les résultats de l’année précédente :
60
4.6 Ecritures d’extourne transitoires
Crésus Comptabilité peut gérer automatiquement l’extourne des écritures transitoires en offrant les possibilités suivantes :
• Marquer une écriture comme étant transitoire dans le journal.
• Extourner automatiquement les écritures transitoires lors de la réouverture d’un exercice.
• Génération une écriture transitoire à partir d’une écriture existante.
4.6.1 Les écritures transitoires dans le journal
Les écritures transitoires sont identifiées par un symbole marqué de la lettre R dans la colonne de droite du journal:
Ces écritures touchent généralement un compte d’actifs transitoires (1300) ou de passifs transitoires (2300).
Pour marquer une écriture comme étant transitoire, il suffit soit de saisir R manuellement dans la dernière colonne de la ligne de saisie, soit de presser F2 ou de cliquer sur l’icône ampoule et de cocher l’option Écriture transitoire dans le dialogue.
4.6.2 Les extournes automatiques
Lorsque vous rouvrez un nouvel exercice avec la commande Rouvrir du menu
Compta (voir section 4.4, page 56) ou lorsque vous remettez le bilan initial par la
suite (commande Remettre bilan initial du menu Compta), vous pouvez cocher
61 l’option Extourne automatiquement les n écritures transitoires, comme illustré ci-dessous.
Cela produit alors des écritures d’extourne pour toutes les écritures marquées comme transitoires dans le journal (sauf celles passées au premier jour de l’exercice) :
Vous vous épargnez ainsi un travail de saisie et de ventilation fastidieux.
4.6.3 La génération des écritures transitoires
Si vous comptabilisez au 1 er
décembre une facture pour l’année suivante, vous allez probablement la passer du compte créancier au compte assurances. Et à la fin de l’année, vous allez devoir passer une écriture transitoire pour « sortir » le montant des assurances de l’année en cours.
Crésus Comptabilité vous permet de générer l’écriture transitoire correspondante en cliquant avec le bouton de droite sur l’écriture du 1er décembre, puis en choisissant la commande Génère écriture transitoire :
Vous évitez ainsi des erreurs de saisie, surtout si vous devez générer un grand nombre d’écritures transitoires.
62
4.7 Le changement d’exercice dans la pratique
En fin d’année la comptabilité de l’année en cours ne peut souvent pas être bouclée définitivement, mais cela ne vous n’empêche pas de rouvrir la comptabilité pour l’année suivante avec la commande Rouvrir du menu Compta.
A ce moment la nouvelle comptabilité contient des soldes à nouveau provisoires.
Vous pouvez dès lors travailler parallèlement dans la comptabilité de l’année précédente et dans la comptabilité de la nouvelle année. Il est clair que lorsque vous touchez un compte d’actif ou de passif dans la comptabilité de l’année précédente, le solde à nouveau de ce compte dans la nouvelle comptabilité n’est plus correct.
En revanche vous pouvez remettre à jour le bilan initial de la nouvelle comptabilité grâce à la commande Remettre bilan initial dans le menu Compta qui remet à jour toutes les écritures d’ouverture (Soldes à nouveau) en fonction de la comptabilité de l’année précédente.
Voici un exemple qui montre comment procéder. La comptabilité de l’année précédente s’appelle Compta2012 dans cet exemple et celle de l’année suivante s’appelle Compta2013.
1. Avec la commande Rouvrir du menu Compta, vous créez la nouvelle comptabilité (Compta2013) en début d’année (la comptabilité de l’année précédente Compta2012 n’étant pas terminée). Si vous utilisez les budgets (voir
section 5, page 71) c’est également maintenant qu’il faut éventuellement
reporter les budgets dans le nouveau fichier (ici Compta2013), voir à ce sujet
section 5.2, page 72. La commande Rouvrir permet également de reporter
directement le budget futur au budget, il suffit de cocher l’option Reporte le
budget futur au budget.
2. Durant les premiers mois de la nouvelle année, vous travaillez en parallèle dans la comptabilité de l’année précédente (Compta2012) et dans la nouvelle
(Compta2013).
3. Lorsque les ajustements pour l’année précédente (Compta2012) sont terminés, vous bouclez cette comptabilité (commande Boucler dans le menu Compta).
Vous pouvez alors ouvrir la comptabilité Compta2013 et utiliser la commande
Remettre bilan initial dans le menu Compta pour ajuster les soldes de toutes les
écritures d’ouverture placées en début de journal (écritures
«
Solde à nouveau »).
Si vous utilisez la méthode décrite dans la section 4.9, page 66 vous pouvez laisser
tomber le point 3 ci-dessus.
Vous pouvez utiliser la commande Remettre bilan initial autant de fois que vous le désirez, même si la comptabilité de l’année précédente n’est pas encore bouclée.
En fait, cette commande effectue les opérations suivantes :
1. Supprime toutes les écritures d’ouverture (on les reconnaît grâce à la petite icône représentant un dossier ouvert, placée dans la colonne de droite du journal).
2. Repasse ces écritures pour tous les comptes d’actif et de passif provenant de la comptabilité précédente ayant un solde non nul.
3. Met à jour les montants de l’année précédente.
63
En revanche la commande Rouvrir du menu Compta n’est utilisée qu’une seule
fois à la fin de chaque période comptable afin de créer le fichier comptable de l’année suivante. Si vous utilisez cette commande alors que la comptabilité de l’année suivante existe déjà, Crésus Comptabilité le signale et vous demande si vous voulez remplacer cette comptabilité existante. En principe, répondez toujours
« non » à cette question.
4.8 Extraits de comptes
Pour voir un extrait de compte, utilisez la commande Extrait de compte du menu
Présentation et choisissez le compte désiré dans la liste.
Il est également possible de frapper le numéro ou le nom du compte, complètement ou partiellement. Si plusieurs comptes correspondent aux caractères tapés, le bouton OK ou la touche d’entrée ne terminent pas le dialogue, mais modifient le contenu de la liste pour afficher les comptes dont le numéro ou le nom commence par les caractères frappés. Vous pouvez restreindre les comptes dans la liste aux différentes catégories en cliquant dans les boutons Actifs, Passifs etc. Vous pouvez cacher les comptes vides en activant la case Cache les comptes vides.
La présentation Extrait de compte :
La dernière colonne de cette présentation montre le solde du compte après chaque
écriture. La dernière ligne indique les mouvements des colonnes débit et crédit.
Vous pouvez utiliser le filtre (voir section 2.6.1, page 27) pour ne montrer que les
écritures comprises entre deux dates, ou pour n’afficher que les écritures qui se rapportent à un certain compte, etc.
64
Utilisez les recherches (voir section 2.5.1 et suivantes, page 24) pour rechercher
une écriture en donnant son libellé, son numéro de pièce, l’un des comptes utilisés, ou encore son montant.
En cliquant sur une écriture avec le bouton de droite de la souris un menu apparaît et vous pouvez aller vers la ligne correspondante dans le journal ou dans l’extrait de compte de la contrepartie, ou encore modifier le libellé.
L’icône ci-contre ou le raccourci clavier Ctrl+Y permet de saisir un commentaire
associé au compte (voir également section 2.4.4, page 22).
4.8.1 Extrait de compte et écritures multiples
Dans un extrait de compte les différentes contre parties d’une écriture multiple ne sont pas affichées. C’est d’ailleurs un des buts des écritures multiples.
En revanche il peut parfois être souhaitable d’afficher également les détails des
écritures multiples et de voir ainsi de quelles écritures elles sont composées au lieu de voir seulement les totaux. Pour cela, activez l’option Montre les détails des
écritures multiples dans le dialogue de choix d’un compte.
Avec un extrait de compte normal; les deux écritures multiples aux lignes 3 et 5 apparaissent seulement sous forme résumée :
En cochant en plus l’option Montre également les détails de la TVA on obtient ceci :
Les deux mêmes écritures apparaissent alors avec tous les détails. Les montants des
écritures qui composent l’écriture multiple sont affichés dans une colonne supplémentaire.
65
4.8.2 Extraits de comptes personnalisés
Vous pouvez définir des extraits de comptes personnalisés dans lesquels vous pouvez déterminer quelles colonnes doivent être affichées. Utilisez la commande
Extrait de compte puis utilisez le bouton Extrait personnalisé.
Le dialogue suivant apparaît :
Dans l’exemple ci-dessus la colonne Brut/Net a été ajoutée. Cette colonne montre le montant brut des écritures avec TVA (pour plus de détails consultez l’aide sur ce dialogue en cliquant sur le bouton Aide).
L’extrait de compte personnalisé apparaît comme ceci :
Dans les écritures avec TVA, le montant brut apparaît dans une colonne supplémentaire entre le libellé et le débit.
66
4.9 Report automatique du bénéfice / de la perte
Normalement, la différence entre actifs et passifs dans le bilan et la différence entre charges et produits dans le tableau des pertes et profits sont affichées sur une ligne
« Différence » qui ne correspond à aucun compte dans le plan comptable. Pour avoir cette différence dans un compte, il faut comptabiliser cette différence en créant une écriture appropriée dans le journal.
Voilà de quoi a l’air un bilan normalement :
Actifs
1000 Caisse
1010 CCP
150.00
200.00
Passifs
2000
2990
Débiteurs
Bénéfice/Perte reporté
Différence
100.00
30.00
220.00
Avec Crésus Comptabilité vous pouvez automatiser entièrement ce processus.
Utilisez la commande Définitions du menu Options et remplissez l’onglet Résultat comme ceci :
Les comptes proposés ici sont valables pour le plan PME livré avec le logiciel.
Selon votre plan comptable, ces comptes peuvent avoir des numéros et/ou titres différents.
Le bilan se présente maintenant comme ceci, même si aucune écriture concernant cette différence n’existe dans le journal :
67
Actifs
1000 Caisse
1010 CCP
150.00
200.00
Passifs
2000 Débiteurs
2990 Bénéfice/Perte reporté
100.00
30.00
2991 Bénéfice/Perte exercice 220.00
Dans le tableau des pertes et profits, la différence entre charges et produits apparaît dans le compte 9090 Résultat d’entreprise, mais seulement dans l’affichage sur une colonne.
Cette façon de procéder permet également de reporter automatiquement le résultat de l’exercice au compte Bénéfice reporté lors des commandes Rouvrir et
Remettre bilan initial du menu Compta.
Vous pouvez en fait vous affranchir totalement des commandes Boucler et
Déboucler du menu Compta.
4.10 Résumés périodiques
Avec cette présentation, vous pouvez afficher des chiffres d’affaires par périodes trimestrielles, bimestrielles, mensuelles ou autres. Les chiffres d’affaires peuvent
être cumulés ou non.
Les trois résumés les plus utilisés sont prédéfinis. Ils ne peuvent pas être supprimés ni modifiés; en revanche, vous pouvez en créer d’autres de toutes pièces ou copier des résumés existants pour les modifier.
Sélectionnez le résumé Standard: Mensuel, cliquez sur le bouton Copier, donnez le nom du nouveau résumé, par exemple Mensuel, cliquez sur OK, puis cliquez sur
Modifier.
Vous pouvez définir alors votre propre résumé périodique : le nombre de périodes entre 1 et 12 ainsi que la date de début de chacune des périodes. Le bouton Titre des colonnes permet de donner des titres à chacune des périodes, par exemple « Jan. », « Fév. » etc.
68
Cochez Chiffres cumulés et dans le cadre Affichage des totaux, cochez Charges et
produits et Résultat.
Cela produit un tableau des pertes et profits répété pour chaque mois.
Le total des charges en janvier est de 1’690’482.66, le total des produits en janvier est de 132’284.44, le résultat étant la différence entre les deux.
Le total des charges dans la colonne de février représente 379’495.94 les charges de janvier + celles de février puisque dans définitions du résumé Mensuel on a coché
Chiffres cumulés.
69
4.11 Personnaliser les textes
Avec la commande Régler les textes du menu Options, vous pouvez changer tous les textes susceptibles d’apparaître dans les en-têtes des présentations et à l’intérieur des présentations. Ceci vous permet de tenir des comptabilités pour des sociétés étrangères et d’imprimer des documents avec les termes dans une langue
étrangère.
Il existe plus de 200 textes différents. Dans le dialogue de réglage des textes, vous pouvez montrer soit tous les textes, soit uniquement les textes pour une certaine présentation. Utilisez la liste déroulante « Montre les textes pour » pour afficher seulement les textes d’une présentation.
Les textes qui ont été modifiés (donc différents du texte original) apparaissent avec une étoile à gauche.
Le rectangle dans la partie inférieure contient une explication à propos du texte sélectionné.
Le bouton Remettre permet de remettre le texte d’origine et le bouton Remettre
tous les textes standards remet le contenu standard pour absolument tous les textes.
Dans l’exemple ci-après, les textes avec les numéros 5, 6, 7, 39, 40 et 62 ont été modifiés.
Vous pouvez importer les textes personnalisés d’une autre comptabilité ou depuis un fichier texte. Après avoir cliqué sur le bouton Importer choisissez en bas du
70 dialogue de choix de fichier, sous Types de fichier, si vous voulez importer depuis un fichier texte ou depuis une autre comptabilité.
71
5 Budgets
Chaque compte peut avoir un montant au budget. Il s’agit d’une valeur indicative, qui vous permet de contrôler l’évolution des comptes. Cette valeur apparaît facultativement dans le tableau du bilan ou des pertes et profits.
5.1 La présentation Budgets
Le budget des comptes peut être modifié dans la présentation Budgets. Dans cette présentation, on retrouve la liste de tous les comptes avec les informations suivantes :
• Solde du compte
• Solde de l’année précédente
• Budget du compte
• Budget futur du compte. Le budget futur sert normalement à préparer le budget de l’année suivante.
Vous pouvez choisir :
• d’afficher ou non les comptes centralisateurs,
• de permettre ou non l’édition des soldes de l’année précédente :
Éditer les soldes de l’année précédente n’est utile que lorsque c’est la première année comptable faite avec Crésus Comptabilité. Autrement, les soldes de l’année précédente sont reportés automatiquement avec les commande Rouvrir et
Remettre bilan initial (voir également section 4.5, page 57).
72
5.2 Report des budgets
Les budgets ne sont jamais reportés automatiquement avec les commandes
Rouvrir et Remettre bilan initial (voir également section 4.5, page 57).
Vous pouvez cependant procéder à diverses opérations de report grâce à la commande Reporter Budgets du menu Compta.
Avec cette commande vous pouvez :
• Reporter le budget futur au budget. C’est particulièrement utile lorsque vous avez préparé le budget de l’année suivante; dans ce cas, le budget futur devient le budget.
• Reporter le solde des comptes au budget ou au budget futur.
• Reporter le budget au budget futur.
• Supprimer le budget ou le budget futur.
Ces opérations sont possibles sur l’ensemble des comptes ou sur un choix de comptes.
5.3 Budgets des comptes centralisateurs
Les comptes centralisateurs ont également des budgets. Ceux-ci peuvent soit être entrés manuellement ou ils peuvent être calculés automatiquement en fonction des budgets des sous-comptes.
Utilisez la commande Recalculer les budgets du menu Compta pour recalculer les budgets des comptes centralisateurs et pour régler divers modes de recalcul.
73
En cochant l’option Les budgets des comptes centralisateur sont recalculés
automatiquement tous les budgets des comptes centralisateurs sont recalculés en permanence. Ceci est la méthode préférable pour gérer les budgets des comptes centralisateurs. En revanche les comptes centralisateurs avec budget indépendant
(cf. ci-après) ne sont pas concernés.
Les autres options dans ce dialogue permettent de recalculer les budgets de comptes centralisateurs. Il est possible d’effectuer cette opération seulement sur certains comptes (tous les actifs, tous les passifs etc. ou tous les comptes entre deux comptes sélectionnés).
Comptes centralisateurs avec budget indépendant
Ce bouton permet de spécifier quels sont les comptes centralisateurs qui ont un budget indépendant qui ne sera jamais recalculé automatiquement quel que soit le mode de recalcul (automatique ou manuel).
Utilisez la commande Recalculer budgets du menu Compta, cliquez sur le bouton
Comptes centralisateurs avec budget indépendant et cochez tous les comptes centralisateurs dont le budget ne doit pas être recalculé en fonction des budgets des sous-comptes.
Dans la présentation Budgets (voir section 5.1, page 71) un budget d’un compte
centralisateur avec budget indépendant apparaît sur un fond vert lorsqu’il est supérieur ou égal à la somme des budgets de ses sous-comptes ou sur un fond en rouge dans le cas contraire. Ceci peut être utile pour contrôler des dépassements de budgets.
Num. Titre
31 Produits 1
311 Ventes A
312 Ventes B
Produits 2 32
321 Ventes A
322 Ventes B
Budget Couleur
100 vert
30
40
200 rouge
110
120
Remarque
100 > 30 + 40
200 < 110 + 120
5.4 Comparaison avec les budgets
Dans les tableaux des pertes et profits (voir également section 4.1, page 50), vous
pouvez afficher les budgets ou les budgets futurs dans une colonne supplémentaire de différentes manières.
74
Normalement :
Le budget (-futur) est affiché tel quel.
Au prorata :
Le budget (-futur) est réduit au prorata de la période définie avec le filtre (voir
Exemple
Le budget est de 12'000.– . Avec le filtre, vous choisissez une fourchette de dates allant du 1.1.01 au 31.1.01. Le budget affiché ne sera pas 12'000.– mais 1019.00, soit 12'000 × 31 / 365 arrondi à un franc près. Ce qui correspond à la formule
budget × période / période_comptable où période est le nombre de jours correspondant à la période spécifiée avec le filtre et période_comptable est le nombre de jours correspondant à la période comptable.
Avec l’option Arrondit les périodes activée, tous les mois de l’année sont considérés comme ayant le même nombre de jours. Ainsi lorsqu’on sort par exemple une comparaison avec le budget au prorata sur exactement un mois (à l’aide du filtre), le budget affiché est le même quel que soit le mois :
Exemple
Budget annuel : 12000, comparaison avec le budget au prorata :
Option Arrondit les périodes activée
Période filtrée Budget au prorata affiché
1.1 - 31.1
1.2 - 28.2
1000 (= 12000 / 12)
1000 (= 12000 / 12)
Option Arrondit les périodes pas activée :
Période filtrée Budget au prorata affiché
1.1 - 31.1
1.2 - 28.2
1019 (= 12000 × 31 / 365), janvier ayant 31 jours
921 (= 12000 × 28 / 365), février ayant 28 jours
75
6 Les monnaies étrangères
Crésus Comptabilité est capable de gérer des comptes en monnaies étrangères. Un compte en monnaie étrangère a toujours deux soldes : un solde en monnaie de référence (pour des entreprises suisses généralement francs suisses, CHF) et un solde en monnaie étrangère. La monnaie étrangère possède un certain cours.
Lorsqu’on passe une écriture sur un compte en monnaie étrangère, le montant est enregistré à la fois en monnaie étrangère et en monnaie de référence, la conversion entre monnaie étrangère et monnaie de référence étant faite automatiquement grâce au cours enregistré pour chaque monnaie.
Lors de la saisie de l’écriture vous pouvez saisir le montant en monnaie étrangère, le montant en monnaie de référence et le cours de change. Lors de la frappe du montant en monnaie étrangère, le montant en monnaie de référence est automatiquement mis à jour en fonction du cours de change. De même le montant en monnaie étrangère est automatiquement mis à jour en fonction du montant en monnaie de référence et du cours de change.
Parfois il est souhaitable de modifier le montant en monnaie de référence sans que le montant en monnaie étrangère ne soit modifié, par exemple si la banque arrondit des montants à 5 ct. Dans ce cas vous pouvez enlever la coche à gauche du cours, et vous pouvez librement modifier le coût en monnaie de référence.
Vous pouvez définir les monnaies étrangères avec la commande Monnaies
étrangères dans le menu Options (voir section 6.1, page 76). Dans la dernière
colonne du plan comptable vous pouvez définir la monnaie de vos comptes en monnaie étrangère.
Il ne suffit cependant pas de pouvoir passer des écritures sur des comptes en monnaie étrangère. Les cours des monnaies évoluent, impliquant des pertes ou gains de change que Crésus Comptabilité se charge également de gérer.
Exemple
Le compte 1021 correspond à un compte en banque en USD.
Journal
Date Débit Crédit Libellé
5.1. 1021 3200 Vente aux USA 1
6.1 1021 3200 Vente aux USA 2
Montant
150.–
140.–
Cours USD
1.500 100.–
1.400 100.–
Le 5.1. un acheteur américain nous verse 100 USD sur notre compte en banque qui sont comptabilisés avec un cours de 1.500 ce qui fait 150.– CHF. Le 6.1 un autre acheteur américain verse aussi 100 USD, mais cette fois cette somme est comptabilisée avec un cours de 1.400.
Le 7.1 le solde du compte 1021 est de 200.– USD (100+100) et de 290.– CHF
(150+140). Nous pouvons maintenant évaluer les éventuels pertes ou gains de change.
76
Compte Monnaie Cours Solde USD
1021 USD 1.400 200.–
CHF Solde CHF Gain/perte
280.– 290.– -10.–
Nous avons une perte de 10.– CHF, car le solde du compte en CHF (Solde CHF) est de 290.– tandis que l’évaluation en CHF est seulement de 280.– (avec un cours de 1.400). La commande Différences de change du menu Présentation montre un tableau de tous les comptes en monnaie étrangère avec leurs différents soldes et les gains ou pertes de change.
Cette perte doit être comptabilisée dans un compte pour gains/pertes de change (ici
3906 Différences de change) à la fin de la période comptable, par exemple avec une écriture de clôture telle que l’écriture suivante :
Date Débit Crédit Libellé
31.12 3906 1021 Perte de change
Somme
10.–
Pour chaque compte en monnaie étrangère, une telle écriture doit apparaître dans le journal à la fin de la période comptable. Crésus Comptabilité peut générer ces
écritures automatiquement avec la commande Clôturer monnaies étrangères du menu Compta.
6.1 Définir les monnaies étrangères
Utilisez la commande Monnaies étrangères du menu Options pour définir les monnaies étrangères avec leurs différents paramètres :
Le nombre entre parenthèses après le nom des monnaies est un numéro d’ordre qui n’a aucune signification particulière. Utilisez le bouton Insérer pour définir une nouvelle monnaie dans la liste. Utilisez le bouton Modifier pour modifier la monnaie actuellement sélectionnée dans la liste. Avec le bouton Copier vous pouvez copier la monnaie sélectionnée afin d’en créer une nouvelle. Le bouton
Supprimer permet de supprimer la monnaie sélectionnée. Lorsqu’une monnaie est utilisée dans le plan comptable, ce bouton est grisé. Le cours de la monnaie sélectionnée est affiché.
77
Lorsque vous insérez ou lorsque vous modifiez une monnaie, le dialogue suivant apparaît :
• Nom
Nom de la monnaie.
• Cours
Cours de la monnaie. Ce cours est proposé lorsque vous passez une écriture impliquant un compte dans la monnaie sélectionnée. Le tableau des différences de change (voir ci-dessus) se base également sur ce cours. Le cours peut être donné avec une précision de 6 chiffres après la virgule.
• Unité
Unité du cours. On utilise normalement soit 1, 100 ou même 1000 pour certaines monnaies. Un cours du dollar de 1.451 avec l’unité 1 veut dire que 1.451 CHF valent 1 USA. Un cours du DM de 85.15 avec l’unité 100 veut dire que 85.15 CHF valent 100 DM.
• Compte pour gain de change / perte de change
Indiquez ici quels comptes doivent être utilisés pour les écritures de clôture des comptes en monnaies étrangères. Vous pouvez spécifier des comptes différents pour les gains et les pertes ou le même compte.
• Utilise les mêmes comptes pour toutes les monnaies étrangères
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, les comptes de gains et de pertes de change de la monnaie actuelle seront également utilisés pour toutes les autres monnaies
étrangères.
6.2 Clôture des comptes en monnaie étrangère
À la fin de chaque période comptable, les comptes en monnaies étrangères doivent
être évalués en CHF. Pour cela, il faut passer une écriture de clôture pour chaque compte en monnaie étrangère afin de virer les gains ou les pertes de change dans un compte spécial (Compte de pertes/gains de change).
Crésus Comptabilité peut passer ces écritures automatiquement grâce à la commande Clôturer monnaies étrangères du menu Compta.
78
•
Date
Date à laquelle seront passées les écritures de clôture. Crésus Comptabilité propose la dernière date de l’année comptable, mais vous pouvez très bien donner n’importe quelle autre date comprise entre la date de la dernière écriture et la fin de la période comptable.
• Libellés pour pertes / gain de change
Libellé de base pour toutes les écritures de clôture.
• Ajouter le nom des comptes
Cochez cette case pour ajouter le titre des comptes clôturés aux libellés des
écritures. Par exemple : « Pertes de change Compte UBS en USD ».
• Journal
Choix du journal dans lequel seront passées les écritures de clôture.
• Pièce
Permet de mettre un numéro de pièce aux écritures générées.
Vous pouvez choisir de traiter tous les comptes ou seulement certaines catégories ou encore seulement certains comptes.
79
7 Aide au pointage
7.1 Introduction
L’aide au pointage associe à chaque écriture deux colonnes supplémentaires nommées « Groupe » et « Réf », librement utilisables pour identifier et grouper les
écritures. Un groupe est identifié par des chiffres ou des lettres (maximum 24 caractères). Le groupement des écritures se fait sur la base des informations dans la colonne « Groupe ». Les informations dans la colonne « Réf » sont utilisables librement et ne permettent pas de groupement ou autre traitement.
Avec l’aide au pointage, il devient possible de contrôler une comptabilité, par exemple en identifiant des factures ouvertes ou en cachant des factures
équilibrées (lettrage comptable automatique).
Dans les explications qui suivent, l’aide au pointage est utilisée pour le contrôle du paiement des factures.
Il faut, pour cela, attribuer un groupe aux écritures liées. Cela peut se faire :
• automatiquement par la comptabilisation d’écritures en provenance de Crésus
Facturation 9, Crésus Salaires 9 ou Crésus Achats Ventes 9,
• manuellement au moment de la saisie dans le journal des écritures,
• manuellement sur des écritures existantes depuis un extrait de compte ou le journal des écritures.
Dans les extraits de compte, il est alors possible de faire apparaître toutes les
écritures d’un même groupe ensemble, indépendamment de la date. Dans un tel extrait de compte, on peut également voir le solde de chaque groupe.
7.2 Saisie manuelle dans le journal
Par défaut, les colonnes Groupe et Réf ne sont pas affichées dans le journal. Pour les afficher il faut utiliser la commande Définitions du menu Options, onglet
Affichage et cocher l’option « Affiche les colonnes pour l’aide au pointage ».
80
7.3 Extrait de compte groupé
Afin de faire apparaître ensemble toutes les écritures d’un même groupe dans l’extrait de compte, il faut cocher les options « Aide au pointage » et « Regroupe les écritures d’un groupe » lors du choix du compte après avoir utilisé la commande
Extrait de compte du menu Présentation :
Voici l’extrait du compte 1100 pour les écritures présentées ci-dessus :
La première écriture n’a pas de groupe. Toutes les écritures sans groupe sont groupées ensemble au début de l’extrait de compte.
Les écritures du groupe V102 correspondent à l’émission de la facture 102 et au paiement de cette dernière. Idem pour le groupe V106 et la facture 106, sauf qu’il apparaît immédiatement que la facture n’a pas été acquittée entièrement, il reste un solde de 2.30.
Finalement le groupe VGIR correspond à la facture « Girard » qui a été visiblement payée entièrement mais en deux tranches.
7.3.1 Filtrage d’écritures
Si vous avez activé l’option « Aide au pointage », vous pouvez décider quelles
écritures doivent être affichées :
81
• Les écritures groupées : toutes les écritures qui appartiennent à un groupe (toutes les écritures qui correspondent à une émission/réception, ou paiement d’une facture).
•
Les écritures des groupes équilibrés : toutes les écritures qui appartiennent à un groupe dont le solde est à zéro (les
écritures qui correspondent aux factures réglées).
• Les écritures des groupes non équilibrés : toutes les écritures qui appartiennent à un groupe dont le solde est différent de zéro (les écritures qui correspondent aux factures non réglées).
• Les écritures non groupées : toutes les écritures qui n’appartiennent à aucun groupe.
• Toutes les écritures : toutes les écritures, qu’elles appartiennent ou non à un groupe.
• Toutes les écritures sauf les groupes équilibrés : toutes les écritures groupées ou non, sauf les écritures qui font partie d’un groupe équilibré (toutes les écritures sauf celles qui correspondent aux factures réglées).
L’extrait de compte ci-dessus avec l’option « Toutes les écritures sauf les groupes équilibrés » donne ceci :
7.3.2 Attribution du groupe depuis l’extrait de compte
Si vous avez activé l’option « Aide au pointage » dans le dialogue du choix du compte, des champs supplémentaires apparaissent en bas de la fenêtre :
La liste déroulante « Montre » permet de choisir quelles écritures doivent être affichées, sans passer par le dialogue du choix du compte.
Pour assigner un groupe à une ou à plusieurs écritures, activez l’outil « tampon ».
Puis cliquez sur la ou sur les écritures auxquelles vous désirez assigner un groupe.
82
Exemple
• sélectionnez l’outil tampon dans la barre d’icônes;
• avec le tampon cliquez sur l’écriture avec le numéro de pièce 55
(le groupe « A05 » s’inscrit automatiquement dans le champ sous la colonne
"Groupe");
• avec le tampon, cliquez sur l’écriture avec le numéro de pièce 17;
• cliquez sur le bouton Assigner; ceci assigne le groupe « A05 » à toutes les
écritures marquées.
À gauche de l’écran, vous trouvez des informations supplémentaires à propos du groupe dans le champ de saisie du groupe (sous la colonne Groupe) :
• Le nombre de fois que le groupe est présent dans l’extrait de compte actuellement visible.
• Le nombre de fois que le groupe est présent dans d’autres comptes.
Si c’est le cas, le texte « présent dans d’autres comptes : x fois » apparaît en bleu souligné et vous pouvez cliquer dessus pour retrouver les écritures avec ce groupe dans les autres comptes. Une fois la ou les écritures trouvées vous pouvez revenir dans l’extrait de compte de départ en utilisant les fonctions de navigation
(voir aussi section 10.2.2, page 108).
La barre de statut en bas à droite de la fenêtre indique le nombre d’écritures marquées :
Un clic sur l’icône « tampon barré » supprime toutes les marques.
83
Signification des boutons
• Assigner
Assigne le groupe saisi à toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
• Effacer
Efface le groupe de toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
• >
Cherche l’écriture précédente, appartenant au groupe saisi.
• <
Cherche l’écriture suivante, appartenant au groupe saisi.
• Rafraîchir
Après avoir assigné un groupe à une écriture, cette dernière pourrait ne plus être affichée ou devrait être affichée dans un autre groupe en fonction du filtrage actuel. En cliquant sur ce bouton, l’extrait de compte est réaffiché en fonction du filtrage. Exemple : le filtrage actuel est « les écritures non groupées ». Dès qu’un groupe a été assigné à une écriture, cette dernière continue à être affichée.
En cliquant sur Rafraîchir, elle disparaît de l’affichage.
Champs en dessous des colonnes Débit, Crédit et Solde
Ces champs contiennent les totaux de toutes les écritures marquées. Dans l’exemple ci-dessous, trois écritures sont marquées :
Le total des débits de ces trois écritures est de 639.00, le total des crédits est de
630.00 et le solde est donc de 9.00.
Avertissements pour prévenir des erreurs de saisie
Lorsque des écritures marquées appartiennent à des groupes différents, un avertissement est affiché directement en bas à gauche de la fenêtre.
Ici, la première écriture marquée appartient au groupe « V102 » alors que la deuxième appartient au groupe « VGIR ».
84
Si on tente quand même d’assigner le groupe, Crésus Comptabilité demande une confirmation.
7.3.3 Trucs et astuces pour le marquage
Vous pouvez marquer des écritures dans l’extrait de compte et dans le journal.
Le marquage des écritures reste actif lorsque vous passez d’une présentation à une autre, y compris quand vous enregistrez la comptabilité, puis la rouvrez à nouveau ultérieurement.
Dans l’extrait de compte, lorsque le champ « Groupe » est vide, le premier clic sur une écriture qui appartient à un groupe remplit le champ « Groupe » avec le groupe de l’écriture.
Lorsque vous maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous marquez une
écriture, toutes les écritures entre l’écriture cliquée et la dernière écriture marquée seront à leur tour marquées. Si elles sont déjà toutes marquées, toutes les marques seront enlevées.
Exemple
1) on clique sur la première écriture :
2) on clique sur la dernière écriture tout en maintenant la touche Maj pressée, la sélection est étendue à toute la plage :
85
Marquage des écritures trouvées avec les fonctions de recherche
Le raccourci clavier Ctrl+K marque l’écriture trouvée avec les fonctions de
recherche (voir section 2.5.1, page 24 et section 2.5.2, page 25).
Exemple
• Cherchez une écriture d’après son numéro de pièce avec Ctrl+J (recherche
rapide, voir section 2.5.1, page 24).
• Une fois l’écriture trouvée, appuyez sur Ctrl+K.
Cette écriture est alors marquée.
• Une nouvelle pression sur Ctrl+K enlève la marque.
7.4 Soldes à nouveau détaillés
Lorsqu’il y a des factures ouvertes en fin d’année, ce qui est généralement le cas, il est souhaitable que les écritures de solde à nouveau des comptes débiteurs et des comptes créanciers de l’année comptable suivante détaillent les montants des factures ouvertes. Sans cela, le détail des factures serait perdu et il serait impossible de contrôler les factures impayées dans la comptabilité de l’année suivante.
À la réouverture d’une nouvelle année (voir section 4.4, page 56), il est possible de
ventiler automatiquement les soldes à nouveau des écritures groupées, afin de conserver les informations des groupes.
Il faut cependant au préalable identifier les comptes concernés dans le plan comptable comme étant des comptes débiteurs ou créanciers.
Pour cela, il faut aller dans le plan comptable et cliquer avec l’outil croix sur la catégorie du compte à modifier et activer l’aide à la saisie (touche F2), puis cocher
compte débiteur (pour un compte de l’actif) ou compte créancier (pour un compte du passif) :
86
La catégorie du compte est maintenant « ActifDC ». Il est important que seuls les comptes de débiteurs et de créanciers soient de la catégorie « ActifDC » respectivement « PassifDC » et en aucun cas les comptes financiers (comptes bancaires et postaux, caisse).
Exemple
• La facture 102 est ouverte avec un solde de 500.00
• La facture 106 est ouverte avec un solde de 2.30
La réouverture de cette comptabilité produit le journal suivant :
Les quatre premières écritures sont les écritures de solde à nouveau classiques. La cinquième écriture (avec le libelle « Solde à nouveau Créanciers envers des tiers extourne pour écritures groupées ») vire ce solde à nouveau (502.30) au compte
9100 pour ventiler ensuite le montant groupe par groupe.
L’extrait du compte 1100 donne alors :
Et l’extrait de compte 1100 groupé par numéro :
87
On retrouve les deux montants des factures ouvertes de 500.00 (groupe V102) et de
2.30 (groupe V106). En revanche il n’y a plus de trace de la facture avec le groupe
« VGIR » puisqu’elle a été payée entièrement l’année précédente.
88
8 Impression
Toutes les présentations dans Crésus Comptabilité peuvent être imprimées. Il suffit d’utiliser la commande Imprimer du menu Fichier pour imprimer ce que vous voyez actuellement à l’écran.
8.1 Aperçu avant impression
La commande Aperçu avant impression du menu Fichier permet de visualiser le document tel qu’il sortira sur l’imprimante sans réellement procéder à l’impression ce qui permet d’économiser du temps et du papier.
Par exemple pour imprimer le tableau des pertes et profits du mois de janvier procédez de la façon suivante :
• Utilisez la commande Pertes et Profits du menu Fichier. Utilisez le filtre (voir
section 2.6.2, page 26) et spécifiez l’intervalle de date du 1.1 jusqu’au 31.1.
• Utilisez la commande Aperçu avant impression du menu Fichier
• Si l’aspect vous semble correct utilisez la commande Imprimer du menu
Fichier.
8.2 Mise en page
Avec la commande Mise en page du menu Fichier vous pouvez déterminer la mise en page individuellement pour chaque présentation.
Vous pouvez notamment déterminer la taille et le genre des caractères, les marges et l’orientation de la feuille (portrait ou paysage) etc.
Si lors de l’impression les colonnes ne sont pas assez larges, il faut imprimer en format paysage, utiliser des caractères plus petits pour le corps ou changer la
largeur des colonnes (voir section 10.5, page 113).
89
Le bouton Tout applique la mise en page de la présentation actuellement choisie dans la liste à gauche (ici « Journal ») à toutes les autres présentations.
Si vous voulez radicalement changer la mise en page pour toutes les présentations, définissez la mise en page pour n’importe quelle présentation puis cliquez sur le bouton Tout. Ensuite procédez aux réglages individuels pour chacune des présentations.
Avec le bouton Définir vous pouvez définir de quelle façon les trait horizontaux seront imprimés pour la présentation « Journal ».
90
8.3 Imprimer des extraits de comptes
L’impression de plusieurs extraits de comptes est possible, même si à l’écran un seul extrait de compte est visible à la fois.
Procédez de la façon suivante :
• Utilisez la commande Extrait de compte du menu Présentation.
• Utilisez la commande Aperçu avant impression du menu Fichier
• Choisissez le ou les comptes à imprimer.
Il existe de nombreuses façons de choisir le ou les comptes dont on veut imprimer un extrait.
Le compte courant signifie le compte actuellement affiché. Seulement les
comptes permet de spécifier un intervalle de comptes, par exemples les comptes
1000 à 1100.
Seulement les sous-comptes de permet de spécifier un compte centralisateur dont on imprime les extraits de tous ses sous-comptes.
Seulement les comptes suivants permet de spécifier individuellement les comptes
à imprimer.
Et finalement Exclut les comptes suivants permet d’exclure individuellement certains comptes, par exemple si vous voulez imprimer tous les comptes d’actif sauf les comptes 1000 et 1010, choisissez Tous les comptes, activez Exclut les
comptes suivants et sélectionnez les deux comptes 1000 et 1010 dans la liste.
91
9 Sauvegarde et Fichiers
9.1 Sauvegardes
9.1.1 Sauvegarde manuelle
Les ordinateurs n’étant pas infaillibles, il est recommandé de sauvegarder vos données régulièrement sur des disques externes ou sur n’importe quel autre support de données. Ceci vous met à l’abri de pertes de données importantes et peut vous
éviter de perdre un temps considérable en cas de panne.
Pour sauvegarder vos fichiers de comptabilité, il suffit de les copier sur le support de données choisi. Si votre fichier de comptabilité s’appelle Compta2010.cre, copiez simplement ce fichier sur votre support de données.
9.1.2 Commandes Sauvegarder et Restituer
Les commandes Sauvegarder et Restituer dans le menu Fichier permettent de simplifier au maximum la sauvegarde des données. Il est conseillé de faire des copies de sauvegarde une fois par jour si vous utilisez beaucoup le logiciel
Crésus Comptabilité.
La commande Sauvegarder permet de sauvegarder tous les fichiers associés à la comptabilité (c’est important si vous utilisez Crésus Comptabilité ensemble avec d’autres logiciels Crésus tels que Crésus facturation ou Crésus Salaires.
La sauvegarde s’effectue à partir des fichiers enregistrés sur disque. Si vous avez effectué des changements dans la comptabilité depuis le dernier enregistrement, un avertissement vous signale que ces dernières modifications ne seront pas sauvegardées.
Pour faire une sauvegarde :
1. Choisissez la commande Sauvegarder dans le menu Fichier.
92
2. Choisissez l’endroit où vous voulez faire la sauvegarde. Vous pouvez la faire sur disquette (seulement si votre ordinateur est équipé d’un lecteur de disquettes), l’envoyer par e-mail ou la faire sur un autre support (option Autre).
3. Ajoutez éventuellement un commentaire.
4. Cliquez sur OK.
Pour restituer
1. Fermez toute comptabilité ouverte dans le logiciel (Commande Fermer du menu
Fichier).
2. Choisissez la commande Restituer dans le menu Fichier.
3. Choisissez le fichier de sauvegarde voulu avec le bouton Parcourir.
4. Cliquez sur OK.
5. Vérifiez éventuellement la date et le nom de la comptabilité à restituer.
6. Cliquez sur OK.
Le nom du Fichier à restituer est identique au nom sauvegardé, y compris son chemin d’accès. Il suffit de le laisser tel qu’indiqué pour restituer à la place d’un fichier existant.
Attention : Si le fichier que vous restituez existe déjà, celui-ci sera supprimé et remplacé par la sauvegarde, généralement plus ancienne. Restituez un ancien fichier en connaissance de cause.
93
9.2 Sauvegardes automatiques
9.2.1 Fonctionnement
Crésus Comptabilité permet de garder automatiquement un historique des fichiers enregistrés. Ceci permet de revenir en arrière en cas de problèmes.
Dans l’onglet Global de la commande Définitions du menu Options vous pouvez spécifier combien de fichiers vous désirez garder et quel est l’intervalle de temps minimum entre deux sauvegardes automatiques.
Il faut tout d’abord activer l’option Archivage automatique. Sous Nombre
d’archives vous spécifiez combien d’archives automatiques vous désirez garder.
Sous Intervalle d’archive vous spécifiez un temps minimal entre deux archives automatiques.
Chaque fois que vous utilisez la commande Fichier - Enregistrer, la version précédente du fichier sur disque est archivée pour autant que la différence d’âge avec l’archive automatique la plus récente soit plus grande que l’intervalle d’archive que vous avez spécifié.
Exemple
Chaque ligne dans le tableau ci-dessous correspond à une exécution de la commande Fichier - Enregistrer. L’intervalle d’archive a été réglé à 10 minutes et le nombre d’archives a été réglé à 3. Le fichier s’appelle Compta2010.cre.
94
Heure Action
10:00 Le fichier est archivé automatiquement et l’archive a la date et l’heure du fichier
10:05 Le fichier n’est pas archivé automatiquement (seulement 5 minutes se sont
écoulées depuis le dernier archivage automatique.
10:12 Le fichier est archivé automatiquement (12 minutes se sont écoulées depuis le dernier archivage automatique).
10:20 Le fichier n’est pas archivé automatiquement (seulement 8 minutes se sont
écoulées.
10:22 Le fichier est archivé automatiquement (10 minutes se sont écoulées depuis le dernier archivage automatique).
10:40 Le fichier est archivé automatiquement (18 minutes se sont écoulées depuis le dernier archivage automatique). Puisqu’on a réglé le nombre d’archives à 3, l’archive la plus ancienne, soit celle de 10:00 est supprimée.
9.2.2 Restituer une archive automatique
Fermez le fichier avec la commande Fichier-Fermer. Utilisez la commande
Fichier-Ouvrir SOS et choisissez le fichier de comptabilité en question. Le dialogue qui apparaît montre les dernières comptabilités ouvertes. Si la comptabilité souhaitée n’apparaît pas dans la liste choisissez la dernière entrée de la liste <comptabilité quelconque>.
Dans ce dernier cas le dialogue suivant apparaît :
95
Une liste des archives avec la date et l’heure apparaît. La première entrée de la liste est toujours intitulée Version actuelle; il s’agit d’une copie de la dernière version du fichier. Si l’ouverture normale du fichier de comptabilité pose des problèmes, utilisez la commande Fichier-Ouvrir SOS, sélectionnez Version actuelle puis cliquer sur le bouton Restituer. Pour restaurer une version plus ancienne de votre fichier de comptabilité, sélectionnez-la et cliquez sur Restituer.
Après avoir restitué une archive, vous pouvez revenir au fichier le plus récent en utilisant la commande Fichier-Fermer, puis la commande Fichier-Ouvrir SOS et en restituant l’archive « Version actuelle ».
96
9.3 Fichiers
Avec chaque fichier de comptabilité, un certain nombre de fichiers supplémentaires sont créés automatiquement.
Pour la comptabilité Mon entreprise 2010 les quatre fichiers ci-dessous sont créés.
Dans la première colonne sont représentées les icônes Windows 7 et Vista, alors que dans la deuxième ce sont les icônes Windows XP.
Vista / W7 XP Description
C’est votre fichier de comptabilité qui contient toutes les informations vitales. C’est le seul fichier qui vous concerne directement.
C’est l’avant-dernière version de votre fichier de comptabilité. Dans des circonstances normales, il faut ignorer ce fichier.
Ce fichier contient des informations à l’intention d’autres logiciels travaillant ensemble avec Crésus Comptabilité. Vous pouvez l’ignorer.
Ce dossier contient les archives automatiques
(voir section 9.2, page 93). Vous pouvez
également l’ignorer.
L’allure des icônes dans les versions Windows plus anciennes que Windows XP ressemble à celle des icônes dans Windows XP. Les trois derniers fichiers sont cachés et selon les réglages de votre Windows ils ne seront pas visibles.
97
Si en voulant ouvrir votre comptabilité depuis l’explorateur Windows en cliquant deux fois sur un fichier et que vous recevez le message suivant (ou similaire) : alors cliquez dans tous les cas sur Annuler. Cela veut dire que vous n’avez pas cliqué sur le bon fichier.
98
10 Saisie et navigation efficaces
Crésus Comptabilité propose plusieurs moyens de faciliter la saisie des données ainsi que des fonctions de navigations pratiques.
10.1 La saisie des écritures
Lorsque l’on tient une comptabilité, on passe une bonne partie de son temps à saisir des écritures. Crésus Comptabilité contient un certain nombre de fonctionnalités facilitant la saisie des différents éléments d’une écriture ou la saisie d’écritures entières qui reviennent périodiquement.
10.1.1 L’aide à la saisie
Lors de la saisie des numéros de comptes et du libellé d’une écriture, une fenêtre
d’aide à la saisie apparaît en dessus du champ de saisie concerné.
Cette fenêtre contient une liste de suggestions qui vous permet de trouver facilement un numéro de compte du plan comptable ou un libellé déjà utilisé. Au fur et à mesure que vous tapez le numéro de compte ou le libellé, la liste des suggestions s’adapte automatiquement.
Pour les numéros de compte vous pouvez également taper une partie du titre du compte, la fenêtre d’aide à la saisie ne montre alors plus que les comptes dont un des mots du titre commence par les lettres que vous avez tapé, par exemple :
99
Ici la fenêtre d’aide à la saisie ne contient plus que les comptes dont le titre contient le mot frais.
Lorsque la fenêtre d’aide à la saisie est affichée, les touches suivantes ont une signification particulière :
Touche Fonction
Flèches ↑ et ↓
Sélectionne une suggestion dans la liste
Tab et Maj+Tab Reprend la suggestion sélectionnée (s’il y en a une) et passe au champ suivant ou précédent
Entrée Reprend la suggestion sélectionnée et ferme l’aide à la saisie automatique
Esc
Ferme l’aide à la saisie automatique
Vous pouvez déclencher l’aide à la saisie en utilisant la commande Définitions du menu Options puis en choisissant l’onglet Saisie et en déclenchant les options correspondantes sous
«
Utilise l’aide à la saisie dans le journal pour : ».
10.1.2 La saisie de la date
Vous pouvez entrer la date d’une écriture sous sa forme complète (par exemple
31.03.2010), ou de manière partielle (31.3); dans ce dernier cas,
Crésus Comptabilité se chargera de compléter les éléments manquants avec les
éléments correspondants de la dernière date entrée, ou de la date du jour tant que rien d’autre n’a été tapé.
100
Par exemple (dans cet ordre) :
Frappé
1.3.05
12
10.4
10 4
20 etc.
Résultat
01.03.2010
12.03.2010
10.04.2010
10.04.2010
20.04.2010
Les années à deux chiffres de 00 à 49 sont converties en 2000 à 2049, les années de
50 à 99 sont converties en 1950 à 1999.
Lors de la saisie d’une date vous pouvez également utiliser des espaces pour séparer les éléments de la date à la place des points. Pour faciliter la saisie des dates, utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande
Définitions du menu Options. Pour déterminer l’affichage des années à deux ou à quatre chiffres, utilisez l’onglet Dates de la commande Définitions du menu
Options.
10.1.3 La saisie du compte au débit ou au crédit
Ceci est seulement valable si l’aide à la saisie est déclenchée (voir la section 10.1.1, page 98).
Si le numéro du compte désiré vous échappe momentanément, vous pouvez
également donner son nom, complet ou partiel. Tapez soit le début du nom, ou un
«
* » suivi d’un mot qui apparaît dans le titre du compte. Si plusieurs comptes commencent par les mêmes caractères, un dialogue vous demande de choisir le bon.
Soit l’extrait de plan comptable suivant :
Numéro Titre du compte
6200
6210
6220
Frais d’entretien
Frais de réparation
Frais de véhicule
Vous pouvez frapper :
Frappe Résultat
6210 6210 Frais de réparation
frais de réparation 6210 Frais de réparation
*réparation
frais
6210 Frais de réparation dialogue
avec les trois comptes
«
Frais »
Voici le dialogue qui apparaît si vous entrez frais :
101
Sélectionnez le compte désiré. Vous pouvez alors consulter les soldes et budgets du compte pour vérifier. Cliquez sur OK, et Crésus Comptabilité insère le numéro du compte dans le champ à remplir.
Un clic sur l’icône avec l’ampoule fait apparaître le même dialogue, mais avec tous les comptes du plan comptable au choix. Vous pouvez limiter les comptes affichés
à une certaine catégorie avec les options correspondantes.
Une pression sur la touche F2 est équivalente à un clic sur cette icône.
Pour faciliter la saisie utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande Définitions du menu Options.
10.1.4 La saisie du numéro de pièce
Numéro de la pièce comptable correspondant à l’écriture passée. Par défaut,
Crésus Comptabilité vous propose le numéro de pièce en cours augmenté de un. Si ce numéro est correct, appuyez simplement sur Tab pour passer au champ suivant
(libellé).
Le numéro de pièce est facultatif. Si les écritures ne contiennent jamais de numéros de pièces, la colonne correspondante peut être réduite à une largeur nulle en
glissant le bord de la colonne avec la souris (voir section 10.5, page 113). Après
avoir donné les numéros des comptes au Débit puis au Crédit, la touche Tab fait passer directement à la colonne Libellé.
Remarque : Si nécessaire, le numéro de pièce peut contenir des caractères non numériques
(par exemple 12a, 12b, 154-1, etc.).
Un clic sur l’ampoule fait apparaître un dialogue à l’aide duquel vous pouvez changer le numéro de pièce en cours ainsi que divers paramètres définissant la manière dont Crésus calcule le numéro de pièce proposé automatiquement :
102
Propose automatiquement un numéro de pièce
Si cette case est cochée, Crésus Comptabilité propose automatiquement un numéro de pièce pour chaque nouvelle écriture.
Numéro de la prochaine pièce
Le prochain numéro de pièce qui sera proposé automatiquement.
Crésus Comptabilité part depuis ce numéro pour les écritures suivantes.
Incrément automatique
Chaque fois que vous entrez une écriture dans le journal, le numéro de pièce proposé sera automatiquement incrémenté de cette valeur (voir aussi l’option cidessous).
Toujours incrémenter
Si cette case est cochée, le numéro de pièce sera toujours incrémenté automatiquement chaque fois que vous entrez une écriture.
Si cette case n’est pas cochée, le numéro de pièce sera incrémenté automatiquement seulement si vous ne modifiez pas le numéro de pièce qui est proposé lorsque vous entrez l’écriture.
Toujours repartir du no. de pièce effectivement introduit
Si cette case est cochée et vous changez manuellement le numéro de pièce proposé lors de l’entrée d’une écriture, Crésus Comptabilité se basera sur le numéro que vous avez entré pour calculer le numéro de pièce proposé à la prochaine écriture.
Exemple
Lors de l’entrée d’une écriture Crésus Comptabilité vous propose le numéro 123.
Toujours incrémenter coché :
Le prochain numéro de pièce proposé sera de toute façon 124.
Toujours incrémenter non coché :
Si vous acceptez 123, le prochain numéro de pièce proposé par
Crésus Comptabilité sera 124.
103
Si vous modifiez le 123 par exemple en 150, le prochain numéro de pièce proposé restera 123.
Ces options sont identiques à celles dans l’onglet Ecritures de la commande
Définitions du menu Options.
10.1.5 La saisie du libellé
Le libellé de l’écriture peut contenir jusqu’à 120 caractères quelconques. En principe, il n’est pas nécessaire de frapper la première lettre du libellé en majuscule; Crésus Comptabilité le fait pour vous (si vous avez activé l’option correspondante dans l’onglet Ecritures des Définitions du menu Options).
Lorsque l’aide à la saisie est enclenchée (voir la section 10.1.1, page 98), la fenêtre
d’aide à la saisie contient tous les libellés de l’ensemble des écritures. Au fur et à mesure qu’on tape le libellé, cette liste s’adapte afin de contenir seulement les libellés contenant le mot frappé.
En dehors de la fenêtre d’aide à la saisie vous avez le choix entre deux modes pour vous permettre de saisir plus rapidement des libellés qui reviennent fréquemment.
Dans l’onglet Ecritures des Définitions du menu Options vous pouvez choisir si vous désirez travailler avec l’ancien système des libellés standard (voir cidessous), ou si vous préférez le nouveau système des écritures modèles (voir
Si vous avez activé l’option utiliser les anciennes listes de libellés standard, un clic sur l’ampoule électrique fait apparaître un dialogue avec une liste de libellés
standard que vous utilisez régulièrement : la touche
Tab
Choisissez un libellé, puis cliquez sur OK. Le signe
«
@ » désigne l’endroit où le curseur doit se trouver après l’insertion du libellé : dans l’exemple sélectionné cidessus, le curseur se trouvera juste après le mot
«
Loyer » pour vous permettre de taper le mois.
Vous pouvez modifier la liste à volonté en remplissant les champs en haut du dialogue, puis en cliquant sur Ajouter ou Modifier pour ajouter un nouveau libellé standard, ou pour modifier celui qui est sélectionné.
Il est clair que le gain de temps est nul si pour chaque libellé standard qu’on souhaite insérer, il faut appeler ce dialogue, choisir le bon libellé et cliquer sur OK.
Pour cette raison, tous les libellés ont un code (colonne de gauche). Pour entrer un libellé standard, vous pouvez simplement taper le code (en minuscules ou
104 majuscules), puis appuyer sur Tab. Si vous tapez tel Tab, le texte Téléphone est inséré dans le champ Libellé. Si vous tapez vcr Tab, le curseur passe directement dans le champ Somme et il ne vous reste qu’à entrer le montant de l’écriture.
Pour les dix libellés standards les plus utilisés, vous pouvez aussi définir un raccourci clavier de Ctrl+0 à Ctrl+9.
La liste des libellés standards est enregistrée avec la comptabilité dans le fichier correspondant.
Les libellés standards ne permettent que d’insérer des libellés, sans affecter les autres colonnes du journal. Pour définir des écritures entières que vous utilisez de manière répétitive, vous devez désactiver l’option utiliser les anciennes listes de
libellés standard pour pouvoir utiliser les écritures modèles (voir section 10.1.7, page 105).
10.1.6 La saisie du montant
Lors de la saisie du montant, on est parfois obligé de faire des calculs. Pour cette raison, un clic sur l’icône représentant une ampoule électrique (ou F2) fait apparaître une machine à calculer.
Vous pouvez frapper une expression mathématique au clavier, ou cliquer sur les boutons. L’expression peut contenir plusieurs niveaux de parenthèses. La multiplication * et la division / sont prioritaires sur l’addition et la soustraction :
2*3+4*5 donne 26.00 (2*3 et 4*5 effectués en premier)
(2*3)+(4*5) donne aussi 26.00
2*(3+4)*5 donne 70.00
Un clic sur le bouton « = » évalue l’expression. Si nécessaire, l’expression est
également évaluée lors d’un clic sur OK.
La touche pourcent « % » permet différents calculs astucieux :
500+4.5% donne 522.50, c’est-à-dire 500 + (500*4.5)/100
500+(1+3.5)% donne aussi 522.50
500*30% donne 150.00, c’est-à-dire 500 * (30/100)
105
La calculatrice dispose de 10 mémoires permanentes, dont le contenu est enregistré avec le fichier contenant la comptabilité. Un clic sur un bouton MC, MR, etc. propose un menu pour choisir la mémoire concernée :
MC
Efface une mémoire (remet 0.00).
MR Rappelle le contenu d’une mémoire. Par exemple, pour la mémoire 2, les caractères M[2] apparaissent dans l’expression. Ils seront remplacés par le contenu de la mémoire 2 lors de l’évaluation de l’expression.
M−
Soustrait le résultat de l’expression éditée du contenu de la mémoire.
M+
Ajoute le résultat de l’expression éditée au contenu de la mémoire.
Il est également possible de faire intervenir le solde des comptes dans les calculs.
Par exemple, C[1000]+50 veut dire le solde du compte 1000 plus 50 francs. Vous pouvez appeler la liste des comptes avec le bouton Comptes. Le bouton Intérêts permet de calculer des intérêts courus sur un compte.
Pendant la saisie de la somme une pression sur Ctrl+0 à Ctrl+9 insère directement le contenu d’une des mémoires permanentes de la calculatrice.
10.1.7 Les écritures modèles
Les écritures modèles fonctionnent d’une manière analogue aux libellés standards, mais peuvent contenir tous les champs d’une écriture.
Quand le curseur se trouve dans le libellé, cliquez sur l’ampoule (ou F2). Un dialogue présente alors la liste des écritures modèles :
Comme vous pouvez le constater, les écritures modèles ont le même système de code (première colonne) et de raccourci clavier (deuxième colonne) que les libellés standard. Ils peuvent cependant contenir d’autres éléments : le compte au crédit et au débit, le numéro de pièce et même la somme : Si le loyer de la surface de vente
106 se monte toujours à 900.–, il n’y a pas de raison de devoir retaper à chaque fois ce montant.
Pour insérer une écriture modèle, vous pouvez sélectionner l’écriture et cliquer sur
OK, ou taper le code directement dans le champ Libellé, ou utiliser le raccourci clavier Ctrl+0 à Ctrl+9.
Vous pouvez très facilement modifier les écritures modèles ou en créer de nouvelles pour adapter le système à vos besoins. Cliquez sur Modifier pour modifier l’écriture sélectionnée, ou sur Insérer pour insérer une nouvelle écriture modèle. Un dialogue apparaît et vous permet de définir les différents éléments.
Voici l’exemple de l’écriture modèle LOY pour payer le loyer mensuel de la surface de vente :
Le code et le raccourci servent à insérer l’écriture depuis le journal des écritures sans passer par le dialogue précédent.
À l’aide des options, vous pouvez choisir si Crésus Comptabilité doit proposer la dernière date introduite (si vous comptabilisez souvent toutes les écritures concernant un jour donné), la date du jour (si vous avez l’habitude de comptabiliser les paiements faits le jour-même) ou aucune date.
Les autres éléments correspondent à la saisie d’une écriture normale, mais vous pouvez laisser des champs vides, qui seront complétés après l’insertion de l’écriture modèle. Vous pouvez même spécifier un code TVA ou d’autres informations concernant les écritures avec TVA.
À l’aide des petites cases se trouvant sous les champs, vous pouvez en outre spécifier dans quel champ le curseur doit se trouver après l’insertion. Ici, le curseur se trouvera dans le champ Libellé après le mot Loyer pour introduire le mois.
Comme vous pouvez le constater, ce système est plus performant que le système des libellés standard.
107
10.1.8 Les écritures présaisies
Vous pouvez accéder au journal des écritures présaisies par la commande
Ecritures présaisies du menu Présentation. Ce journal ressemble au journal des
écritures normal, sauf que les écritures qui s’y trouvent ne font pas partie de la comptabilité.
La marge de gauche de ce journal apparaît en couleur (par défaut bleu clair) afin que vous vous rendiez compte que vous êtes dans le journal des écritures présaisies.
Vous pouvez utiliser les écritures présaisies à votre guise. Vous pouvez par exemple saisir à l’avance toutes les écritures relatives aux frais fixes et les transférer dans le journal des écritures en temps voulu avec la commande
Transférer écritures du menu Compta, avec l’outil Transfert du menu Outils ou simplement en cliquant sur l’écriture à transférer avec le bouton de droite de la souris puis en choisissant Transférer.
Vous pouvez également copier une écriture présaisie dans un autre journal avec la commande Copie du menu Outils ou également avec le bouton de droite de la souris.
10.1.9 Autres automatismes pour la saisie
Dans la commande Définitions du menu Options, onglet Saisie vous pouvez définir un certain nombre d’options pour la saisie d’écritures dans le journal, entre autres :
• Passer automatiquement dans le champ débit dès que la date a été saisie; pour cela il faut saisir chaque élément de la date avec deux chiffres, par exemple
01.05.08.
• Insérer automatique des points lors de la saisie de la date. Il suffit de taper par exemple 010508 et Crésus Comptabilité met automatiquement 01.05.08
• Passer automatiquement du champ débit au champ crédit lorsque le numéro de compte tapé dans le champ débit est univoque.
• Passer automatiquement du champ crédit au champ numéro de pièce ou libellé lorsque le numéro de compte tapé dans le champ débit est univoque.
• Les touches / et * du pavé numérique passent respectivement au champ précédent ou suivant.
• La touche d’entrée passe au champ suivant de la même manière que la touche
Tab. Dans ce cas une pression sur Enter passe dans tous les champs et une fois que le dernier champ a été atteint, l’écriture est finalement passée.
•
Activation ou désactivation de l’aide à la saisie (voir la section 10.1.1, page 98).
10.2 Navigation et repère de ligne
10.2.1 Le repère de ligne
Dans les présentations autres que le journal, le plan comptable et les budgets vous pouvez utiliser le repère de lignes.
108
En cliquant sur une ligne dans la présentation, celle-ci reste mise en évidence ce qui facilite grandement les contrôles.
Ce repère peut être bougé avec les icônes et flèches gauche (←) et droite (→).
, ou respectivement les touches
L’icône ou la touche Home permettent de revenir au repère si vous avez déplacé la vue avec la barre de défilement, avec les touches PageUp et PageDown ou à la suite d’une recherche.
10.2.2 Fonctions de navigation
Avec les fonctions de navigation vous pouvez aisément « revenir en arrière » dans les présentations. Ces deux icônes permettent de naviguer dans la comptabilité comme dans un browser Internet avec les fonctions « Précédent » et « Suivant ». Le repère de lignes est également mémorisé pour chaque présentation.
Exemple
• Vous êtes dans l’extrait du compte 1000 et vous déplacez la barre de défilement jusqu’au numéro de pièce 432.
• Vous allez dans la Balance de vérification et vous déplacez la barre de défilement jusqu’au compte 2050.
• Vous allez dans l’extrait du compte 1010 et vous déplacez la barre de défilement jusqu’au numéro de pièce 123.
• Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans la balance de vérification au compte 2050.
• Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans l’extrait du compte 1000 au numéro de pièce 432.
• Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans la balance de vérification au compte 2050.
• Vous cliquez sur et vous vous retrouverez dans l’extrait du compte 2050 au numéro de pièce 123.
Au lieu de cliquer sur les icônes, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier
Alt + ← et Alt + →.
10.3 L’utilisation de la souris
Comme dans la plupart des applications sous Windows®, la souris joue un grand rôle dans l’introduction et l’édition des données dans Crésus Comptabilité.
10.3.1 Le bouton de gauche de la souris
Dans les présentations du Journal des écritures et du Plan comptable, le pointeur de la souris se transforme en plusieurs outils, suivant l’icône sur laquelle vous cliquez. Avec le bouton de gauche de la souris, vous pouvez ensuite cliquer sur une écriture ou sur un compte pour les modifier, dupliquer ou effacer :
L’outil croix permet de modifier l’écriture ou le compte cliqué. Après avoir cliqué sur le compte ou l’écriture, les éléments apparaissent dans les champs en bas de
109 l’écran. Vous pouvez les modifier, puis appuyer sur Entrée. Les modifications se répercutent alors sur l’écriture ou le compte cliqué.
L’outil pipette permet de dupliquer l’écriture ou le compte cliqué. Cet outil est très utile pour créer un compte qui ressemble à un compte du plan comptable, sans
modifier le compte qu’on prend pour modèle (voir section 2.3.1, page 10).
L’outil gomme permet de supprimer l’écriture ou le compte cliqué. Un dialogue vous demande de confirmer votre intention, pour éviter d’effacer des écritures ou des comptes par mégarde.
10.3.2 Le bouton de droite de la souris
Avec le bouton de droite de la souris, vous pouvez cliquer dans la plupart des présentations sur une ligne pour faire apparaître un menu vous proposant d’exécuter un certain nombre d’actions, par exemple montrer un extrait de compte du compte sélectionné, bloquer l’écriture sélectionnée, aller vers une écriture dans le journal depuis un extrait de compte etc.
10.3.3 Les barres d’icônes
Les barres d’icônes sont affichées dans la partie supérieure de la fenêtre, juste en dessous de la barre du menu. En cliquant avec la souris, elles permettent des accès rapides aux fonctions les plus utilisées de Crésus Comptabilité.
Pour cacher ou montrer les barres d’icônes, utilisez les commandes Barre
d’icônes... du menu Options.
Remarque Lorsque la souris est immobile sur une icône, une info-bulle indique la fonction de l’icône. La commande Info-bulles du menu Options permet d’activer ou de désactiver cette information.
Ouvre une comptabilité existante (voir la commande Ouvrir du menu Fichier).
Enregistre sur disque les modifications effectuées dans la comptabilité courante
(voir la commande Enregistrer du menu Fichier).
110
Lance la comptabilisation des écritures de Crésus Facturation ou de Crésus
Salaires.
Impression respectivement Aperçu avant impression (voir les commandes respectives du menu Fichier).
Présente le journal des écritures (voir section 2.4, page 15).
Présente le plan comptable (voir section 2.3, page 10).
Présente la balance de vérification (voir la commande respective dans le menu
Présentation).
Présente un extrait de compte (voir la commande respective dans le menu
Présentation).
Présente le bilan (voir section 4.3, page 54).
Présente le tableau des pertes et profits (voir section 4.1, page 50).
Présente le tableau des budgets.
Présente le tableau des différences de change.
Présente le résumé périodique.
Présente le résumé TVA.
Présente le décompte TVA.
Présente le tableau analytique (seulement Crésus Comptabilité LARGO).
Outils pour modifier/dupliquer/supprimer des écritures. Voir section 10.3.1, page
108. Ces outils sont actifs uniquement dans les présentations du journal des
écritures et du plan comptable (voir section 10.3.1, page 108).
Outil tampon pour marquer des écritures. Voir section 7.3, page 80.
Supprime toutes les marques. Voir section 7.3, page 80.
Le filtre permet de restreindre les données visibles, par exemple en donnant une date minimale et une date maximale de __ à __, ou bien pour montrer les écritures qui se rapportent à un certain compte, etc. (voir la commande Filtre du menu
Edition). Si les données visibles sont restreintes, cette icône apparaît enfoncée.
Permet de rechercher une écriture ou un compte d’après différents critères (libellé, montant, titre, etc.) (Voir la commande Rechercher du menu Edition).
Cherche l’écriture ou le compte précédent/suivant, d’après le critère donné avec les jumelles.
Active la recherche rapide (voir section 2.5.1, page 24).
111
Fonctions Couper, Copier et Coller standard de Windows. Utilisez plutôt les raccourcis clavier Ctrl+X, Ctrl+C et Ctrl+V.
Valide les champs édités dans le journal des écritures ou dans le plan comptable.
Cette icône est équivalente à la touche Entrée.
Annule les différents champs édités. Cette icône est équivalente à la touche Esc.
Ouvre un dialogue pour aider à remplir un champ. Le dialogue s’adapte selon le champ dans lequel se trouve le curseur d’insertion. Utilisez plutôt le raccourci clavier F2.
Permet de cliquer sur une icône dont on aimerait connaître le fonctionnement, ou
de dérouler un menu, puis de cliquer sur une commande (voir section 1.4.1, page 5).
Masque la plupart des éléments de l’écran afin que vous puissiez voir le maximum d’information comptable. C’est surtout utile pour des petits écrans. Pour revenir en mode normal cliquez de nouveau sur cette icône.
Monte ou descend la ligne d’écriture actuellement sélectionnée. Seulement dans le
Journal des écritures.
Monte ou descend une écriture multiple entière. Seulement dans le Journal des
écritures et lorsqu’une ligne d’une écriture multiple a été sélectionnée.
Décale le repère vers la ligne précédente ou suivante. Voir section 10.2.1, page 107
Retourne vers le repère de ligne. Voir section 10.2.1, page 107.
Revient à la présentation précédente ou suivante. Voir section 10.2.2, page 108.
Permet d’éditer des commentaires quelconques d’un compte. Cette commande peut
être utilisée dans les extraits de compte et dans le journal des écritures.
10.4 L’utilisation du clavier
De nombreux raccourcis clavier sont possibles, pour rendre le travail avec
Crésus Comptabilité aussi efficace et rapide que possible.
10.4.1 Les raccourcis les plus courants
Touche Fonction
Flèche (← et →) Avance ou recule d’un caractère.
Maj+flèche Avance ou recule en mettant en évidence.
Ctrl+flèche Avance ou recule d’un mot.
Ctrl+Maj+flèche Avance ou recule d’un mot en mettant en évidence.
Tab
Maj+Tab
Passe au champ suivant.
Passe au champ précédent.
112
Entrée
Esc
Valide l’édition de l’écriture (dans le journal) ou du compte
(dans le plan comptable) ou d’un budget dans les budgets.
Annule l’écriture ou le compte en édition.
Ctrl+D
PageUp
Passe la dernière ligne d’une écriture multiple.
Monte d’une page d’écran dans une présentation.
PageDown
Descend d’une page d’écran dans une présentation.
Maj+PageUp Monte tout en haut d’une présentation.
Maj+PageDown Descend tout en bas d’une présentation.
Flèche ↑ Valide les éventuelles modifications dans une ligne et monte d’une ligne.
Flèche ↓
Ctrl+M
Maj
Valide les éventuelles modifications dans une ligne et descend d’une ligne.
Insère une écriture modèle.
En appuyant en même temps sur la touche Maj lorsque vous changez de présentation, le dialogue qui suivrait normalement n’est pas affiché, ce qui permet de basculer rapidement entre deux présentations.
En appuyant en même temps sur la touche Maj lorsque vous cliquez dans l’icône filtre, le filtre est enlevé. En cliquant de nouveau sur cette icône et maintenant Maj pressée le filtre est remis.
Touche
F5
F6
F7
F8
F1
F2
F3
F4
Ctrl+O
Ctrl+S
Ctrl+P
Ctrl+X
Ctrl+C
Ctrl+V
Ctrl+F
Ctrl+J
Ctrl+H
Ctrl+K
10.4.2 Les raccourcis plus avancés
Fonction
Accède à l’index de l’aide sur écran
Aide à remplir le champ en cours d’édition
Présentation du journal des écritures
Présentation du plan comptable
Présentation de la balance de vérification
Présentation d’un compte
Présentation du bilan
Présentation des pertes et profits
Ouvre une comptabilité existante
Enregistre sur disque la comptabilité en cours
Imprime la comptabilité
Coupe le champ en édition dans le Presse-papiers
Copie le champ en édition dans le Presse-papiers
Colle le contenu du Presse-papiers dans le champ
Filtre
Recherche rapide
Recherche
Marque l’écriture trouvée
Ctrl+PageUp Cherche le précédent selon le filtre
Ctrl+PageDown Cherche le suivant selon le filtre
Ctrl+T
Met le code TVA pas de TVA
113
10.5 Déplacement des colonnes
Les largeurs attribuées aux différentes colonnes peuvent être changées, quelle que soit la présentation choisie, ce qui modifie l’affichage des données comptables à l’écran, ainsi que l’impression des documents.
Pour modifier la largeur d’une colonne, il suffit de déplacer sa frontière avec la souris, en faisant glisser sa partie supérieure :
Dans les tableaux du Bilan et des Pertes et Profits, la frontière des colonnes n’apparaît pas dans la partie supérieure qui contient les noms des colonnes. Cela n’empêche pas de la déplacer de la même manière.
Lorsque le contenu d’une colonne est trop grand, un triangle rouge apparaît, pour montrer qu’il déborde. Les triangles rouges apparaissent sur l’écran, ainsi que lors d’un aperçu avant impression. En revanche, ils ne sont jamais imprimés. Vous pouvez supprimer l’affichage des triangles rouges en utilisant la commande
Définitions du menu Options et en désactivant l’option correspondante dans l’onglet Affichage.
Lorsque le contenu d’une colonne est inutile, vous pouvez supprimer la colonne en réduisant sa largeur au minimum possible. Par exemple, la colonne Pièce du journal des écritures peut être supprimée si vos écritures ne contiennent pas de numéros de pièce. En tout temps, la colonne peut réapparaître en faisant de nouveau glisser sa frontière.
Lorsqu’une colonne est inutilisée, deux traits de séparation verticaux sont visibles sur l’écran. Lors d’une impression, seul celui de droite subsiste
Les colonnes suivantes peuvent disparaître complètement :
Journal des écritures :
Plan comptable :
Extrait de compte :
Pièce
Type, Groupe, TVA, Ouv/Boucl, Monnaie
Balance de vérification : Budget
Pièce et Solde
Bilan et Pertes et Profits : Numéros des comptes
114
11 Crésus Comptabilité LARGO
Crésus Comptabilité LARGO et XLARGO pour Windows et Crésus Comptabilité pour Mac OS contiennent plusieurs extensions par rapport à la version standard
(PRO pour Windows). Vous pouvez :
• Affecter des produits et des charges à des centres d’analyse afin de pouvoir
évaluer par exemple le coût d’un projet. (cf. section 12, page 115).
• Subdiviser l’année comptable en périodes d’imputation et affecter des produits et des charges à une période d’imputation indépendamment de la date de l’écriture.
• Gérer les budgets des centres d’analyse de différentes manières et répartir les
budgets dans les périodes d’imputation. (cf. section 14, page 134).
•
Gérer des comptes avec des soldes en quantités arbitraires. (cf. section 15, page 140).
Ces quatre fonctionnalités sont indépendantes les unes des autres. Utilisez-les selon vos besoins.
11.1 Activation des fonctionnalités
Pour activer ces fonctionnalités, utilisez la commande Définitions du menu
Options et cochez la case Utilise la comptabilité analytique dans l’onglet
Analytique :
115
12 Centres d’analyse
12.1 Introduction
Un centre d’analyse permet de regrouper des charges et/ou des produits en provenance de comptes différents. Il permet par exemple de gérer les coûts de différents projets.
Il est possible d’imputer une charge ou un produit directement dans un centre d’analyse ou indirectement dans plusieurs centres d’analyse à l’aide d’un code de
répartition (cf. section 12.4, page 117).
Les exemples ci-dessous sont livrés avec Crésus Comptabilité. Ils se trouvent dans le dossier Exemples et les noms des fichiers sont « Analyse1 » à « Analyse4 ».
12.2 Création des centres d’analyse
Ouvrez le menu Options et choisissez la commande Codes analytiques. Le dialogue suivant apparaît :
Utilisez le bouton Insérer pour créer un nouveau code dans la liste.
116
Vous devez alors définir le nouveau code :
Un centre d’analyse est défini par son numéro. Celui-ci peut être une suite de lettres et de chiffres de longueur quelconque. Pour des raisons de place lors de l’affichage et de l’impression nous vous conseillons de vous limiter à 10 caractères.
Dans le titre, saisissez une description plus parlante que le code.
Finalement, tapez un commentaire si vous le souhaitez.
Pour la signification des deux champs « Soldes accumulés » voir section 12.6.8, page 125.
Cliquez sur OK pour valider l’entrée.
Exemple
Créez les centres d’analyse P1000 – Projet A et P2000 – Projet B.
12.3 Centres d’analyse dans le journal
Dans le journal des écritures trois colonnes intitulées « Analyt. », « Quantité » et
« Période » seront utilisées pour définir les écritures analytiques. Pour l’instant, occupons-nous de la colonne « Analyt. ». Dans cette colonne vous pouvez saisir le
code analytique à attribuer à l’écriture.
Comme pour les autres champs de saisie du journal, une pression sur la touche F2 fait apparaître un dialogue permettant de choisir le code analytique dans une liste.
Exemple (fichier Analyse1)
En utilisant les deux centres d’analyse P1000 et P2000 définis ci-dessus, créez les
écritures suivantes dans le journal :
Débit Crédit Pce. Libellé
1000 3200 1 Vente pièces détachées
1000 3200 2 Vente billets
4200 1000 3 Achats divers
4200 1000 4 Achat outils
1000 3400 5 Surveillance chantier
1000 3400 6 Facture chauffeur
4400 1000 7 Sous-traitance bureau
4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages
Montant Analyt.
100.00 P1000
50.00 P2000
60.00 P2000
70.00 P1000
110.00 P1000
120.00 P2000
10.00 P1000
120.00 P2000
117
Sans l’information dans la colonne « Analyt. » il ne serait pas aisé de déterminer combien chacun des deux projets a coûté et combien chacun a rapporté. Même en créant des comptes spécifiques pour chaque projet, il n’y aurait pas moyen de déterminer automatiquement les totaux pour chaque projet sans l’utilisation de centres d’analyse.
Crésus Comptabilité calcule les totaux de la façon suivante :
P1000
Débit Crédit Pce. Libellé
1000 3200 1 Vente pièces détachées
4200 1000 4 Achat outils
1000 3400 5 Surveillance chantier
4400 1000 7 Sous-traitance bureau
Totaux
Résultat P1000
P2000
Charges Produits
70.00
10.00
80.00
130.00
210.00
100.00
110.00
210.00
210.00
Débit Crédit Pce. Libellé
1000 3200 2 Vente billets
4200 1000 3 Achats divers
1000 3400 6 Facture chauffeur
4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages
Totaux
Résultat P2000
Le projet P1000 présente un bénéfice de 130.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 10.00.
Charges Produits
60.00
120.00
180.00
180.00
50.00
120.00
170.00
10.00
180.00
Crésus Comptabilité permet d’afficher les résultats analytiques de multiples façons
12.4 Codes de répartition
Si un montant ne peut pas être imputé directement à l’un ou l’autre des projets, comme par exemple une facture de téléphone, on parle de charges indirectes ou de
produits indirects. Ces montants peuvent être répartis entre les différents projets grâce aux codes de répartition.
Un code de répartition est semblable à un centre d’analyse, sauf qu’il permet de répartir le montant dans plusieurs centres d’analyse selon la clé de répartition que vous définissez. Cette clé détermine les proportions de la répartition du montant dans les différents centres d’analyse.
NB : la proportion peut être exprimée en parts ou en %; dans le dernier cas le total des parts doit obligatoirement être égal à 100.
Exemple (fichier Analyse2)
Les frais généraux doivent être répartis entre nos deux centres d’analyse P1000 et
P2000, à raison de 50 parts au projet P1000 et 100 parts au projet P2000.
118
Pour créer un code de répartition procédez de la même façon que dans la
section 12.2, page 115. Introduisez le numéro et le titre du code de répartition, puis
activez la case Code de répartition. Le dialogue s’agrandit :
Cliquez sur le bouton Ajouter :
119
Choisissez P1000 dans la liste, et entrez 50 dans le champ Part puis cliquez sur
OK :
Cliquez de nouveau sur le bouton Ajouter, choisissez cette fois-ci P2000 dans la liste et entrez 100 dans le champ Part et cliquez sur OK :
Une écriture peut maintenant être affectée aux 2 projets selon la répartition définie par FGEN (50/150 P1000 et 100/150 P2000).
Par exemple une facture téléphonique de 30.00 :
Débit Crédit Pce. Libellé
6510 1000 9 Téléphone
Montant Analyt.
30.00 FGEN
Ces 30 francs seront répartis entre P1000 et P2000 de la façon suivante : 50 parts seront imputées dans P1000 et 100 parts seront imputées dans P2000 :
Fraction imputée à P1000 : (30.00 × 50.00) ÷ 150.00 = 10.00
Fraction imputée à P2000 : (30.00 × 100.00) ÷ 150.00 = 20.00
Le calcul des totaux des centres d’analyse est fait de la manière suivante :
P1000
Débit Crédit Pce. Libellé
1000 3200 1 Vente pièces détachées
4200 1000 4 Achat outils
1000 3400 5 Surveillance chantier
4400 1000 7 Sous-traitance bureau
6510 1000 9 Téléphone (50 / 150)
Totaux
Résultat P1000
Charges Produits
70.00
10.00
10.00
90.00
120.00
210.00
100.00
110.00
210.00
210.00
120
P2000
Débit Crédit Pce. Libellé
1000 3200 2 Vente billets
4200 1000 3 Achats divers
1000 3400 6 Facture chauffeur
4400 1000 8 Sous-traitance nettoyages
6510 1000 9 Téléphone (100 / 150)
Totaux
Résultat P2000
Charges Produits
60.00
120.00
20.00
200.00
200.00
50.00
120.00
170.00
30.00
200.00
En tenant compte de la répartition des frais indirects le projet P1000 présente un bénéficie de 120.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 30.00.
NB : la répartition n’est pas définitive. Si vous modifiez la clé de répartition d’un code de répartition, les montants des écritures existantes qui utilisent ce code seront répartis selon la nouvelle clé.
12.5 Répartition manuelle
Lors de la saisie d’une écriture (dans le journal des écritures), vous pouvez directement répartir le montant sur plusieurs centres d’analyse sans passer par la création d’un code de répartition.
Lorsque le curseur se trouve dans le champ « Analyt. » pressez sur la touche F2.
Dans le dialogue qui suit, au lieu de choisir un code de répartition, cliquez sur le bouton Manuel puis créez une répartition exactement de la même façon que dans la
section 12.4, page 117. Le mot « (Manuel,n) » dans la colonne « Analyt. » indique
qu’il s’agit d’une répartition manuelle, ou n est le nombre de centres d’analyse touchés.
Pour changer la répartition manuelle d’une écriture existante, sélectionnez l’écriture, positionnez le curseur dans le champ « Analyt. », pressez sur la touche
F2 et procédez comme ci-dessus.
Note : n’abusez pas des répartitions manuelles, sinon vous risquez de perdre rapidement la vue d’ensemble.
12.6 La présentation « Tableau analytique »
La commande Tableau analytique du menu Présentation permet d’afficher les soldes des centres d’analyse et des listes d’écritures analytiques de diverses façons.
Ce dialogue permet de choisir comment afficher les informations analytiques :
121
12.6.1 Soldes des centres d’analyse
En choisissant les options comme ci-dessus vous obtenez le tableau suivant (avec le fichier Analyse2) :
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
Total
Codes de répartition
FGEN Frais généraux
Total
Charges Produits Solde Ch. Solde Pr
90.00
200.00
290.00
30.00
30.00
210.00
170.00
380.00
30.00
30.00
30.00
120.00
90.00
En désactivant l’option Affiche le détail charges/produits vous obtenez une représentation plus simple dans laquelle les produits sont positifs et les charges négatives :
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
Total
Codes de répartition
FGEN Frais généraux
Total
Résultat
120.00
-30.00
90.00
-30.00
-30.00
122
L’option Montre la composition permet d’afficher pour chaque code analytique la liste des comptes impliqués, avec les totaux :
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
3200 Ventes de marchandises brutes
3400 Ventes de prestations brutes
4200 Achats de marchandises
4400 Prestations de tiers
6510 Téléphone
P2000 Projet 2000
3200 Ventes de marchandises brutes
3400 Ventes de prestations brutes
4200 Achats de marchandises
4400 Prestations de tiers
6510 Téléphone
Total
Codes de répartition
FGEN Frais généraux
6510 Téléphone
Total
Résultat
120.00
100.00
110.00
-70.00
-10.00
-10.00
-30.00
50.00
120.00
-60.00
-120.00
-20.00
90.00
-30.00
-30.00
-30.00
12.6.2 Liste des écritures analytiques
En activant l’option Montre les écritures vous obtenez pour chaque code analytique la liste des écritures (fichier Analyse2) :
P1000 3200
P2000 3200
Code Cpt. Part
4200
3400
4400
4200
3400
4400
FGEN 6510
Date
09.01.12
09.01.12
09.01.12
09.01.12
Pce
09.01.12 1
4
5
7
6510 50/150 10.01.12 9
09.01.12 2
09.01.12 3
09.01.12 6
8
6510 100/150 10.01.12 9
10.01.03 9
Libellé
Centres d’analyse
Recettes P1000
Matières P1000
Service P1000
Sous-traitance P1000
Téléphone
Total
Recettes P2000
Téléphone
Total
Résultat
100.00
-70.00
110.00
-10.00
-10.00
120.00
Matières P2000
Service P2000
50.00
-60.00
120.00
Sous-traitance P2000 -120.00
Téléphone
Total
Grand Total
Codes de répartition
-20.00
-30.00
90.00
-30.00
-30.00
Notez que l’écriture avec le numéro de pièce 9 figure trois fois, une fois sous
P1000 avec un montant de -10 (50 parts sur 150), une fois sous P2000 avec un
123 montant de -20 (100 parts sur 150) et une fois sous FGEN avec un montant de -30
(= -10-20).
Dans cette présentation vous pouvez cliquer sur une écriture avec le bouton de droite afin de la retrouver dans le journal ou dans l’extrait de compte.
12.6.3 Groupement par compte
Au lieu d’avoir une vision par code analytique, vous pouvez avoir une vision par compte. En activant l’option Par comptes et Montre la composition vous obtenez une liste qui montre pour chacun des comptes la répartition du solde entre les différents centres d’analyse.
Code Titre
3200 Ventes de marchandises brutes
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
3400 Ventes de prestations brutes
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
4200 Achats de marchandises
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
...
Résultat
150.00
100.00
50.00
230.00
110.00
120.00
-130.00
-70.00
-60.00
12.6.4 Tri
Les options dans le rectangle Tri par permettent de définir l’ordre dans lequel les centres d’analyse sont affichés.
Numéro Tri par le numéro de code analytique
Titre Tri par le titre du code analytique
Montant Tri par le montant affiché. Les montants des charges sont considérés comme négatifs et les montants de produits comme positifs.
Produits/charges séparés
Lorsque cette option est cochée, Crésus Comptabilité affiche d’abord les charges (centres ayant un solde négatif) indépendamment du type de tri choisi.
Exemples
Tri par Titre
Code Titre
B1000 Projet 1000
C1000 Projet 2000
A1000 Projet 3000
D1000 Projet 4000
Résultat
50.00
-50.00
100.00
-60.00
124
Tri par Titre et Produits/charges séparés
Code Titre
C1000 Projet 2000
D1000 Projet 4000
B1000 Projet 1000
A1000 Projet 3000
Résultat
-50.00
-60.00
50.00
100.00
Il considère d’abord les codes avec un montant négatif (C1000 et D1000) puis les trie par Titre. Puis idem avec les codes ayant un montant positif.
Tri par Numéro et Produits/charges séparés
Code Titre
C1000 Projet 2000
D1000 Projet 4000
B1000 Projet 1000
A1000 Projet 3000
Résultat
-50.00
-60.00
50.00
100.00
Il considère d’abord les codes avec un montant négatif (C1000 et D1000) puis les trie par Numéro (Code). Puis idem avec les codes ayant un montant positif.
Tri par Montant et Produits/charges séparés
Code Titre
D1000 Projet 4000
C1000 Projet 2000
B1000 Projet 1000
A1000 Projet 3000
Résultat
-60.00
-50.00
50.00
100.00
Il considère d’abord les codes avec un montant négatif (C1000 et D1000) puis les trie par Montant. Puis idem avec les codes ayant un montant positif.
12.6.5 Empêcher la répartition
Répartit les codes de répartition et les répartitions manuelles
Si cette option est cochée, Crésus Comptabilité repartit les montants dans les centres d’analyse selon les codes de répartition. C’est ce qu’on désire généralement. Si l’option n’est pas cochée, les montants des écritures qui ont été passées avec un code de répartition ne sont pas répartis dans les centres d’analyse.
Dans notre exemple ceci permet d’obtenir les résultats des projets sans tenir compte des charges indirectes.
Exemple (fichier Analyse2)
Avec répartition
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
Total
Codes de répartition
FGEN Frais généraux
Total
Résultat
120.00
-30.00
90.00
-30.00
-30.00
125
Sans répartition
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
Total
Codes de répartition
FGEN Frais généraux
Total
Résultat
130.00
-10.00
120.00
-30.00
-30.00
12.6.6 Comparaison en pour-cent avec les totaux
Montre le pourcentage
Cette option est utilisable seulement lorsque l’option Affiche le détail
charges/produits est activée. Elle permet de montrer pour chaque total le pourcentage par rapport au total des charges ou des produits.
Exemple (fichier Analyse2)
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
Total
Codes de répartition
FGEN Frais généraux
Total
Charges % charges Produits. % prod
90.00
200.00
290.00
30.00
30.00
31 %
69 % 170.00
100% 380.00 100%
10 %
10 %
210.00 55 %
45 %
0 %
12.6.7 Affichage sélectif des codes analytiques
Affiche les codes analytiques suivants
Dans cette liste vous pouvez choisir individuellement les centres que vous désirez afficher.
Affiche les codes non utilisés
Normalement les codes non utilisés ne sont pas affichés. En activant cette option vous pouvez les afficher.
Affichage
Les options regroupées dans le rectangle Affichage permettent de déterminer quels types de codes analytiques doivent être affichés.
12.6.8 Soldes accumulés des années précédentes
Lorsqu’on fait une réouverture de la comptabilité avec la commande Compta-
Rouvrir, plus aucune écriture sur les comptes de charges et de produit n’existe dans la nouvelle comptabilité et les soldes des centres analytiques sont donc à zéro.
126
Pour cette raison chaque code analytique a un solde de charges accumulé et un solde de produits accumulé. Ces deux soldes sont visibles dans le dialogue de
création/modification d’un code analytique (voir section 12.2, page 115).
Ceci permet par exemple de suivre un projet sur plusieurs périodes comptables. La commande Compta-Rouvrir remplit ces deux soldes dans la nouvelle comptabilité avec les soldes actuels. De même la commande Compta-Remettre bilan initial met à jour les soldes accumulés des centres analytiques en fonction des soldes des centres analytiques de la comptabilité précédente.
Dans les tableaux analytiques (commande Présentation-Tableau analytique) l’option suivante permet de tenir compte ou non des soldes accumulés.
Tient compte des soldes accumulés des années précédentes
Si cette option est cochée, les divers tableaux analytiques tiennent compte des soldes accumulés, sinon seules les écritures de la période comptable actuelle entrent dans le calcul des soldes de codes analytiques.
127
12.7 PP analytique
Les codes analytiques peuvent également être exploités dans le tableau des pertes et profit. Utilisez la commande Pertes et profits du menu Présentation, cliquez sur le bouton Centre d’analyse, puis cochez seulement P2000 et ensuite cliquez sur
OK.
Le PP présenté ne tient compte que des écritures affectées au centres d’analyse sélectionnés (ici P2000).
Exemple (fichier Analyse2)
Produits
3200 Ventes de marchandises brutes
3400 Ventes de prestations brutes
Charges
Différence (perte)
4200 Achats de marchandises
4400 Prestations de tiers
6510 Téléphone
30.00 du code P2000.
50.00
120.00
30.00
60.00
120.00
20.00
Sous « Différence (perte) » on retrouve le chiffre 30.00 qui correspond au total de -
12.8 Codes analytiques dans le plan comptable
Dans le plan comptable deux colonnes supplémentaires apparaissent à droite :
• La colonne « Analyt. » définit pour chaque compte un code analytique par
défaut qui sera proposé automatiquement lorsque vous entrez une écriture sur ce compte dans le journal des écritures.
• La colonne « Mode Analyt. » indique le mode d’utilisation du centre analytique et des quantités pour le compte.
Le contenu de la colonne « Mode Analyt. » correspond à une combinaison de lettres dont voici la signification :
O Il faut obligatoirement donner un code analytique pour les écritures sur ce compte.
F Il faut utiliser le code analytique par défaut du compte pour les écritures sur ce compte. Crésus Comptabilité refusera d’autres codes.
Q Il faut obligatoirement donner une quantité pour les écritures sur ce compte (cf.
128
N Il est interdit de donner une quantité pour les écritures sur ce compte (cf.
Comme d’habitude la touche F2 fait apparaître un dialogue permettant de choisir les modes sans devoir se rappeler la signification des lettres O, F, Q et N.
129
13 Périodes d’imputation
13.1 Introduction
Vous pouvez subdiviser votre année comptable en périodes quelconques (appelées
périodes d’imputation), par exemple en mois ou en trimestres.
Ceci vous permet de faire deux choses :
1. Affecter un produit ou une charge à une période quelconque indépendamment de la date de l’écriture et éviter ainsi des écritures transitoires à l’intérieur d’une année comptable. Ceci permet, à l’aide du filtre (commande Filtre du menu
Edition), d’obtenir les soldes des comptes basés non plus sur les dates des
écritures mais sur les périodes d’imputation des écritures. L’exemple de la
section 13.4 à la page 130 l’illustre.
2. Assigner un budget différent à chaque période au lieu d’avoir un budget global
pour toute l’année (cf. section 13.5, page 131 pour plus de détails).
13.2 Définir les périodes d’imputation
Pour définir comment vous voulez subdiviser l’année comptable, déroulez le menu
Options et utilisez la commande Périodes d’imputation.
Dans la liste déroulante Répartitions prédéfinies vous pouvez choisir parmi les trois repartions les plus courantes. Si cela ne correspond pas à vos besoins vous pouvez définir les périodes à la main avec les boutons Insérer, Supprimer et
Modifier. Pour notre exemple choisissez « Mois » puis cliquez sur OK.
13.3 Saisie d’écritures
Pour définir la période d’imputation d’une écriture utilisez la colonne supplémentaire « Période ». Par défaut Crésus Comptabilité propose la période dans laquelle se trouve la date de l’écriture. Par exemple avec une subdivision de l’année en mois, la période par défaut d’une l’écriture à la date du 14.2.03 est 2
(Février).
130
Lorsque le curseur se trouve dans la colonne « Période », une pression sur la touche
F2 montre la liste des périodes.
Exemple
Passez quelques écritures (fichier Analyse3) :
Date Débit Crédit Pce. Libellé
15.02.12 1000 3200 1 Vente période 2
15.02.12 1000 3200 2 Vente période 3
15.02.12 1000 3200 3 Vente période 4
Montant Période
100.00 2
200.00 3
400.00 4
13.4 PP ou Bilan sur une période d’imputation
Permet d’afficher le tableau rapporté à une période.
Exemple
Après avoir passé les trois écritures de la section précédente utilisez la commande
Pertes et profits du menu Présentation. Vous obtenez un tableau semblable à celui-ci (ici le tableau est simplifié; il est montré sans les comptes centralisateurs et sans la colonne des charges pour des raisons de lisibilité) :
Pertes et profits
3200 Ventes de marchandises brutes
Ensuite utilisez le filtre (Menu Edition – Filtre)
01.01.12- 31.12.12
700.00
Activez Périodes d’imputation et mettez Depuis « 2: Février » Jusqu’à « 3:
Mars ». Le tableau des pertes et profit devient :
Pertes et profits Périodes d’imputation: Février-Mars
3200 Ventes de marchandises brutes 300.00
Le solde affiché du compte 3200 n’est plus que de 300.00 parce que grâce au filtre, seules les écritures qui se trouvent dans les périodes d’imputation 2 à 3 entrent en ligne de compte pour le calcul du solde, c’est-à-dire les deux écritures suivantes :
131
Date Débit Crédit Pce. Libellé
15.02.03 1000 3200 1 Vente période 2
15.02.03 1000 3200 2 Vente période 3
Montant Période
100.00 2
200.00 3
Vous pouvez également utiliser le filtre sur les périodes d’imputation dans le Bilan.
13.5 Budgets par période
Au lieu d’avoir un budget global pour toute l’année vous pouvez répartir le budget dans les périodes d’imputation et avoir ainsi un budget individuel pour chaque période.
Par exemple vous savez que votre consommation de glace est plus grande en été qu’en hiver. Si vous avez un budget annuel pour l’achat de glace de 2000.00 vous pouvez le répartir par exemple de cette façon-ci :
Janvier
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
50 Juillet
50 Août
100 Septembre
100 Octobre
200 Novembre
300 Décembre
400
400
200
100
50
50
Déroulez le menu Présentation et choisissez la commande Budgets ou cliquez sur l’icône « Budgets ».
Dans le dialogue, activez Budgets des périodes par compte et désactivez Montre
les comptes centralisateurs. Sous Affiche les périodes d’imputation suivantes mettez de « 1: Janvier » à « 6: Juin » afin de ne pas surcharger l’affichage et cliquez sur OK.
132
Maintenant entrez les budgets de Janvier à Juin comme ceci :
Pour sortir le tableau des pertes et profits avec comparaison avec le budget, déroulez le menu Présentation et choisissez la commande Pertes et profits.
Activez l’option Comparaison et choisissez « Budget périodique » dans la liste déroulante :
133
Vous obtenez alors le tableau suivant :
Pertes et profits Période d’imputation: Février-Mars
3200 Ventes de marchandises brutes 300.00
Le budget affiché est la somme des budgets des périodes Février à Mars, c’est-àdire 250.00 + 350.00 = 600.00.
Budget
600.00
134
14 Budgets des codes analytiques
Tout comme les comptes, les codes analytiques peuvent également avoir un budget
annuel ou périodique.
14.1 Budget annuel
Reprenez la comptabilité créée dans les sections 12.2 page 115 et suivantes.
Subdivisez l’année en mois comme dans la section 13.2, page 129.
Déroulez le menu Présentation et choisissez la commande Budgets, ou cliquez sur l’icône « Budgets ». Dans le dialogue qui suit activez Budgets annuels des centres
analytiques et cliquez sur OK.
Maintenant vous pouvez entrer les budgets de la même manière que pour les budgets des comptes. Mettez 400.00 au budget du code P1000 et 500.00 au budget du code P2000.
Si le centre d’analyse est prévu pour être une charge, il faut entrer le budget avec un signe négatif.
Ensuite, déroulez le menu Présentation et utilisez la commande Tableau
analytique. Désactivez l’option Affiche le détail charges/produits, activez
Affiche la colonne des budgets et choisissez « Budget centres» dans la liste déroulante.
Vous obtenez alors le tableau suivant :
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
Codes de répartition
FGEN Frais généraux
Résultat
120.00
-30.00
-30.00
Budget
400.00
500.00
135
14.2 Budget des périodes par centre analytique
Déroulez le menu Présentation et utilisez la commande Budgets, ou cliquez sur l’icône « Budgets ». Dans le dialogue qui suit activez Budgets des périodes par
centres analytiques et cliquez sur OK.
Entrez les budgets de janvier à mars :
Passez les écritures suivantes (la date des écritures ne joue aucun rôle ici).
Débit Crédit Pce. Libellé
1000 3200 1
1000 3200 2
1000 3200 3
Vente période 2
Vente période 3
Vente période 4
Montant Analyt. Période
100.00
200.00
400.00
P1000 1
P1000 2
P2000 3
Déroulez le menu Présentation et utilisez la commande Tableau analytique.
Désactivez l’option Affiche le détail charges/produits, activez Affiche la colonne
des budgets et choisissez « Budget centres périodique » dans la liste déroulante :
Déroulez le menu Edition et cliquez la commande Filtre. Activez l’option
Périodes d’imputation et choisissez les périodes depuis « 1: Janvier » jusqu’à
« 2: Février » dans les listes déroulantes.
Vous obtenez alors le tableau suivant :
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
Résultat Budget
300.00 150.00
136
Le résultat de P1000 pour les périodes 1 et 2 est de 300.00 (100 + 200) alors que le budget de P1000 pour cette même période est de 150.00 (100 en Janvier et 50 en février).
14.3 Budget des centres par compte
Vous pouvez définir des budgets des centres analytiques par compte.
Déroulez le menu Présentation et utilisez la commande Budgets, ou cliquez sur l’icône « Budgets ». Dans le dialogue qui suit activez Budgets des centres
analytiques par compte, puis cliquez sur le bouton Configurer. Cochez toutes les lignes puis cliquez sur OK :
Entrez les budgets pour le compte 3200 comme ci-dessous :
La première colonne contient le budget annuel du compte 3200 (1000.00); les autres colonnes contiennent le budget du code analytique respectif pour le compte
3200 (100.00, 300.00 et 200.00).
Pour retrouver ces chiffres dans le tableau analytique procédez de la manière suivante :
Déroulez le menu Présentation et utilisez la commande Tableau analytique.
Désactivez l’option Affiche le détail charges/produits et activez les options Par
centres et Affiche la colonne des budgets et choisissez « Budgets centres par comptes » dans la liste déroulante :
137
On obtient le tableau suivant :
Code Titre
Centres d’analyse
P1000 Projet 1000
P2000 Projet 2000
Total
Résultat
120.00
-30.00
90.00
On retrouve les chiffres 100.00 et 300.00.
Budget/cpt/code
100.00
300.00
Ces budgets peuvent également être exploités dans le tableau des pertes et profit.
Utilisez la commande Pertes et profits du menu Présentation, cliquez sur le bouton Centre d’analyse, puis cochez seulement P2000 et ensuite cliquez sur OK.
Ensuite cochez l’option Comparaison et choisissez « Budgets des centres analytiques » dans la liste déroulante « Comparaison avec ».
Le budget affiché pour le compte 3200 est de 300.00, c’est-à-dire le budget du code
P2000 pour le compte 3200.
Utilisez de nouveau la commande Pertes et profits du menu Présentation, cliquez sur le bouton Centre d’analyse, puis cochez P1000 et P2000 et cliquez sur OK.
Cette fois-ci le budget affiché pour le compte 3200 est de 400, c’est-à-dire la somme des budgets du code P1000 et du code P2000 pour le compte 3200 (100.00
+ 300.00).
138
14.4 Contrôle du budget des centres par compte
Le budget annuel d’un compte peut être mis en relation avec les budgets des centres par compte selon les trois méthodes suivantes :
• Automatique : le budget annuel du compte est automatiquement la somme des budgets des centres analytiques du compte. Dans ce cas le budget annuel ne peut évidemment plus être modifié à la main et les champs de saisie correspondants sont grisés; en plus le budget annuel est affiché sur un fond bleu.
• Répartition : les budgets des centres analytiques du compte résultent d’une répartition du budget annuel selon une clé de répartition définie par un code
analytique de répartition (voir section 12.4, page 117). C’est l’opposé du
point précédent : vous entrez le budget annuel, et Crésus Comptabilité calcule les budgets des centres selon la clé de répartition.
• Contrôle : Le budget annuel du compte est indépendant des budgets des centres analytiques du compte, mais si la somme des budgets des centres analytiques du compte est plus grande que le budget annuel du compte, ce dernier est affiché sur un fond rouge, autrement il est affiché sur un fond vert.
Pour définir ces relations utilisez la commande Présentation-Budgets et cliquez sur le bouton Configurer le calcul automatique des budgets.
Exemple
Numéro Titre du compte
3200
3400
3600
Ventes de marchandises A
Ventes de prestations brutes
Ventes de matières premières
Compte 3200
Budget P1000 P2000
400.00 100.00 300.00
30.00 10.00
20.00
1'700.00 1'000.00 600.00
Le budget annuel du compte 3200 est 400.00 (100.00 + 300.00); ce chiffre n’est pas éditable car le mode de ce compte est « Automatique » (cf. illustration précédente).
139
Compte 3400
Le budget annuel de ce compte (30.00) a été entré manuellement. Les budgets des centres P1000 et P2000 résultent de la répartition du budget annuel (30.00) selon le code de répartition FGEN qui est ici défini ainsi : 50 parts pour P1000 et 100 parts pour P2000. Donc le budget de P1000 est calculé ainsi : (30.00 × 50.00) ÷ 150.00 =
10.00 et celui de P2000 est calculé ainsi : (30.00 × 100.00) ÷ 150.00 = 20.00.
Compte 3600
Le budget annuel du compte 3600 (ici 1700.00) est indépendant. Mais le chiffre
1700.00 est affiché sur fond vert car il est plus grand que la somme des budgets centres (1000.00 + 600.00).
140
15 Quantités
15.1 Introduction
Vous pouvez affecter à chaque écriture une quantité arbitraire afin de pouvoir gérer non seulement les soldes des comptes en monnaie mais aussi en quantités quelconques.
Afin de pouvoir utiliser les quantités il faut préalablement utiliser la commande
Définitions du menu Options et cocher la case Utilise la comptabilité analytique dans l’onglet Analytique :
15.2 Exemple
Si vous vendez des pommes de terre vous pouvez réserver un compte de produit exclusivement pour la vente de pommes de terre et entrer pour chaque écriture concernée, en plus du montant, le nombre des kilos vendus.
Passez les écritures suivantes :
Débit Crédit Pce. Libellé
4200 1000 1 Achat 1
1000 3200 2 Vente 1
1010 3200 3 Vente 2
Montant
60.00
100.00
50.00
Quantité
56.000
22.000
34.000
La commande Quantité du menu Présentation permet d’obtenir la liste de tous les comptes ce qui donne ici :
Débit Crédit
1000 Caisse
1010 CCP
3200 Ventes de marchandises brutes
4200 Achat de marchandises
Solde
100.00
50.00
150.00
60.00
Solde Qté
22.000
34.000
-56.000
56.000
Vous pouvez régler la façon dont sont affichées les quantités (nombre de zéros après la virgule, séparateurs de milliers, etc.) dans l’onglet Nombres de la commande Définitions du menu Options.
141
16 Les références
Toutes les instructions et tous les exemples donnés dans le présent manuel ont pour unique but d’aider à vous familiariser avec le logiciel Crésus Comptabilité. Ils ne constituent pas une instruction sur comment tenir votre comptabilité. Si vous avez des doutes sur des questions de comptabilité, il est important de savoir où trouver les informations nécessaires. Voici deux références qui peuvent répondre à la plupart de vos questions.
16.1 Référence pour le plan comptable
L’ouvrage de référence pour toute question concernant le plan comptable général
PME de l’USAM (Union Suisse des Arts et Métiers) est :
Plan comptable général PME, Walter Sterchi,
ISBN 3-9520486-5-8
Un autre ouvrage recommandé du même auteur est :
Comptabilité PME, Walter Sterchi,
ISBN 3-9520486-1-4
Vous pouvez obtenir cet ouvrage en librairie ou auprès de :
Union suisse des arts et métiers
Schwarztorstrasse 26
Case postale
3001 Berne
Téléphone : 031 380 14 14 Fax : 031 380 14 15
www.sgv-usam.ch
16.2 Référence pour la TVA
La législation concernant la TVA est complexe L’AFC gère la TVA au niveau fédéral et c’est la référence pour toute question relative à la TVA.
Sur son site web, vous trouvez la réponse à toutes vos questions relatives à la TVA, sous forme de pages web ou sous forme de documents PDF à télécharger gratuitement.
Administration fédérale des contributions
Division principale de la TVA
Schwarztorstrasse 50
3003 Berne
www.estv.admin.ch
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