machine à affranchir
Guide d’utilisation
2 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Sommaire
Informations préalables
Numéro d’identification de votre machine
Approvisionnement du compte d’affranchissement 5
Mise en route de votre machine
Charger de la valeur d’affranchissement
4 étapes pour charger votre machine
Affranchir vos envois au quotidien
Tarifs
Avant de commencer l’affranchissement de vos envois
Affranchissement par type d’envoi
8
8
Affranchissement d’un envoi recommandé
Affranchissement d’un envoi publicitaire adressé 17
Envois ne pouvant être affranchis à l’aide d’une machine à affranchir 17
Déposer vos envois 18
Dépôt dans une boîte aux lettres rouge de bpost 19
Dépôt dans un bureau de poste ou Point Poste 20
Via Collect & Send ou Enlèvement sur Demande 21
6
3
Commander du matériel
Pour vos lettres internationales
Situations particulières 24
Que faire en cas de problème de rechargement ? 24
Que faire en cas d’affranchissement erroné ? 24
Que faire en cas de changement d’adresse, de nom ou d’autres coordonnées ?
Vous souhaitez affranchir votre propre courrier, mais aussi celui d’un tiers ?
Vous souhaitez clôturer votre contrat machine à affranchir ?
22
Entretenir et réparer votre machine à affranchir 26
Entretien de votre machine à affranchir
Réparation de votre machine à affranchir
Votre facture en un coup d’oeil 27
Information pratiques
28
3 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Informations préalables
Autorisation d’utilisation
L’utilisation d’une machine à affranchir est soumise à l’autorisation préalable de bpost. C’est pourquoi, lors de la signature du contrat de location ou de l’achat de votre machine à affranchir, le fournisseur vous a demandé de compléter une demande d’autorisation pour l’utilisation de celle-ci et l’a transmise à nos services. Cette démarche est impérative avant toute utilisation.
La notification de l’acceptation de bpost vous est envoyée dans les 10 jours. Celle-ci est indispensable avant de pouvoir commencer à utiliser votre machine à affranchir. Si vous ne l’avez pas encore reçue, merci de contacter le Service Centre de bpost au 02 201 11 11, tous les jours ouvrables de 8h30 à 17h30.
4 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Informations préalables
Numéro d’identification de votre machine
Chaque machine à affranchir est identifiée par un numéro d’identification unique composé d’une série de 4 lettres et de 5 caractères (chiffres ou lettres). Exemple : BEHM16S2J. Vous trouverez le numéro d’identification de votre machine sur votre contrat / demande d’autorisation ou sur l’empreinte d’affranchissement, juste en dessous de la valeur d’affanchissement.
numéro d’identification
Mentionnez toujours ce numéro d’identification lors de toute correspondance relative à votre machine à affranchir
5 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Informations préalables
Approvisionnement du compte d’affranchissement
Pour pouvoir affranchir, vous devez préalablement approvisionner votre machine à affranchir en valeur d’affranchissement. Cet approvisionnement se fait automatiquement au départ de votre machine à affranchir (voir page 6 et 7) et s’effectue toujours par l’intermédiaire d’un compte bancaire.
Avant de commencer, il vous faudra donc approvisionner ce compte bancaire.
Deux possibilités s’offrent à vous :
Vous disposez d’un compte bpost banque* ou vous souhaitez en ouvrir un ?
Le chargement s’effectue alors par le biais de votre compte bpost banque.
Plus d’informations sur l’ouverture et la gestion d’un compte bpost banque sur le site www.bpo.be.
Vous ne disposez pas d’un compte bpost banque et vous ne souhaitez pas en ouvrir un ?
Versez alors le montant à charger sur le compte de transit 000-3459960-67 IBAN: BE93 0003 4599 6067,
BIC: BPOTBEB1 au nom de bpost Transit Folls, Centre
Monnaie, 1000 Bruxelles.
• Indiquez toujours en communication le numéro d’identification de votre machine à affranchir
• Si vous disposez de plusieurs machines, vous devez effectuer des versements distincts.
* Pour les entités publiques, il peut sagir d’un compte 679 ouvert auprès de bpost
Le compte de transit n’est utilisé que pour le rechargement de votre machine à affranchir.
Vous ne bénéficiez donc pas d’intérêts bancaires et aucun extrait de compte ne vous est envoyé.
Vous souhaitez en savoir plus ou nous contacter directement ?
02 201 11 11 www.bpost.be
6 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Mise en route de votre machine
Charger de la valeur d’affranchissement et enregistrer vos coordonnées pour l’empreinte expéditeur
Une fois votre machine à affranchir branchée et allumée (référez-vous au mode d’emploi de votre machine), il vous reste
2 opérations à effectuer avant de pouvoir commencer l’affranchissement.
1. Charger de la valeur d’affranchissement
• Toutes les nouvelles Machines à Affranchir sont équipées du «Franking On Line Loading System» (FOLLS), un système vous permettant de charger de la valeur d’affranchissement en ligne.
• Tout se passe directement depuis la machine et cette opération est possible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.
• Attention : pour que cette opération soit possible, votre compte d’affranchissement doit au préalable avoir été approvisionné (voir page 5).
4 étapes pour charger (ou recharger) votre machine
1. Effectuez la demande de rechargement à partir de votre machine à affranchir (selon le mode d’emploi qui lui est spécifique).
2. Choisissez la valeur d’affranchissement que vous souhaitez acheter. Vous trouverez davantage d’informations sur les montants de rechargement autorisés sur www.bpost.be/machineaaffranchir.
3. Votre machine à affranchir se met en connexion avec l’ordinateur central de bpost.
4. Le système informatique de bpost vérifie si le solde du compte bancaire associé à votre machine est suffisant pour effectuer le rechargement.
• Si le solde est suffisant, votre machine à affranchir est rechargée et le montant est débité du compte bancaire
• Si le solde est insuffisant, la machine affichera un message d’erreur. Veuillez alors réapprovisionner le compte bancaire (voir page 5).
Ces mêmes opérations sont à effectuer lors de tout rechargement de votre machine à affranchir.
7 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Mise en route de votre machine
Enregistrer vos coordonnées pour l’empreinte expéditeur
2. Enregistrer vos coordonnées pour l’empreinte expéditeur
Il est important de toujours mentionner le nom et l’addresse, en Belgique, de votre entreprise sur vos envois. Vous pouvez utiliser des enveloppes préimprimées, mais aussi, selon le modèle de machine, imprimer les coordonnées de votre société directement avec l’empreinte d’affranchissement.
L’expéditeur ou l’adresse de réponse se trouve en haut à gauche ou au verso de l’enveloppe.
Indiquer l’expéditeur en lettres plus petites que le destinataire.
Éventuel logo ou message publicitaire.
Vous pouvez promouvoir les activités de votre entreprise en imprimant un logo ou un message publicitaire à côté de l’empreinte d’affranchissement. En effet, en plus des coordonnées de votre entreprise, votre machine peut également imprimer un message publicitaire à côté de l’empreinte d’affranchissement. L’autorisation préalable de bpost n’est pas nécessaire, pour autant que le texte ne soit pas contraire à l’ordre public, ni aux bonnes moeurs.
Prenez contact avec votre fournisseur pour choisir votre message parmi les options disponibles.
N’indiquez jamais l’expéditeur en bas à gauche, auquel cas la trieuse le considèrera comme le destinataire.
Vous souhaitez en savoir plus ou nous contacter directement ?
02 201 11 11 www.bpost.be
8 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Tarifs
Avec votre machine, affranchir correctement devient un jeu d’enfant. En effet, celle-ci affranchit directement vos envois au bon tarif car ceux-ci sont préenregistrés dans la machine. Si vous souhaitez connaître la liste complète des tarifs postaux, consultez le site de bpost : www.bpost.be/tarifs.
9 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Avant de commencer l’affranchissement de vos envois
• Triez votre courrier par catégorie d’envois
Effectuez un premier tri entre les différents types d’envois, comme, par exemple, séparer les lettres des paquets, les envois PRIOR des envois Non PRIOR. Vous gagnerez ainsi du temps pour la suite de l’affranchissement.
• Vérifiez le solde de votre machine
Votre machine à affranchir est munie d’un compteur progressif pour les affranchissements effectués et d’un compteur dégressif qui indique le montant restant disponible. Vous connaissez donc à tout moment le solde d’affranchissement de votre machine.
• Assurez-vous d’avoir toujours sélectionné le bon tarif d’affranchissement
En cas d’adaptation des tarifs postaux, votre fournisseur prendra contact avec vous. Les nouveaux tarifs en vigueur seront chargés en ligne et introduits au moyen d’une nouvelle puce par le fournisseur ou par vous-même, en fonction du type de votre machine.
• Tous vos envois doivent obligatoirement porter une double empreinte composée d’une empreinte « timbre dateur », dans laquelle doit être imprimée la date d’envoi, ainsi que d’une empreinte d’affranchissement.
Vos envois, du fait de leur forme, ne
peuvent être affranchis facilement ?
Utilisez alors des étiquettes d’affranchissement sur lesquelles vous apposerez l’empreinte d’affranchissement.(Pour les commander : voir page 22).
Vous êtes éditeur ou un Service Public ?
Pour les journaux et écrits périodiques ainsi que certains autres envois, il existe des règles spécifiques concernant l’envoi.
Veuillez contacter le Service Centre de bpost au 02 201 11 11.
Date Timbre dateur
Empreinte d’affranchissement
• Vérifiez la date d’affranchissement
• Mentionnez toujours vos nom et adresse sur vos envois.
Veillez à une impression claire de vos empreintes.
Les impressions de la génération actuelle de machines sont rouge vif ou bleu foncé et indiquent clairement la valeur d’affranchissement et le numéro d’identification.
Placez l’empreinte sur la face avant des envois, dans l’angle supérieur droit, en tenant compte du sens de l’adresse.
10 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’une lettre
Dimensions et poids maximum autorisés pour une lettre :
Largeur : 230 mm
Longueur : 350 mm
Épaisseur : 30 mm
Poids : 2 kg
Dans le cas contraire, ces envois doivent être considérés comme des paquets. Référez-vous donc à la section « Affranchissement d’un paquet » page 15.
Une distinction est également à faire en fonction du format de votre lettre :
Envoi normalisé d’application si votre envoi remplit les conditions suivantes :
• Forme rectangulaire,
• Affranchi dans le coin supérieur droit du recto de l’envoi,
• Respecte les caractéristiques suivantes :
Dimensions min.
*
: 90 x 140 mm
Dimensions max.
*
: 125 x 235 mm
épaisseur max. : 5 mm
Poids max. : 50 g
Envoi non normalisé d’application si vos envois ne répondent pas
à l’une des conditions qui précèdent. Les envois non normalisés doivent aussi respecter certains critères de dimensions :
• Dimensions min.* : 90 mm x 140 mm
• Dimensions max. : 230 mm x 350 mm
• Épaisseur max. : 30 mm
* avec une tolérance de 2 mm
max.350 mm
Épaisseur : max. 30 mm max. 235 mm min. 140 mm
Épaisseur : max. 5 mm max. 350 mm min. 140 mm
Épaisseur : max. 30 mm
11 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’une lettre nationale
Vous choisissez entre livraison PRIOR (le jour ouvrable suivant le dépôt) ou Non PRIOR (2 jours ouvrables suivant le dépôt).
Affranchissement d’une lettre internationale
Vous pouvez choisir entre un envoi PRIOR et un envoi ECONOMY.
• Pour un envoi Economy : affranchissez simplement votre lettre au tarif international correspondant.
• Si vous souhaitez expédier votre envoi à destination de l’étranger en service PRIOR, vous devez toujours y apposer une
étiquette ‘A PRIOR’ (Pour les commander : voir page 23). Si votre envoi n’est pas pourvu de cette étiquette, votre envoi ne sera pas considéré comme PRIOR, même s’il a été suffisamment affranchi
per country or per zones
12 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’un envoi recommandé
En plus de l’affranchissement, un code-barres unique est nécessaire pour identifier votre envoi. Pour un suivi de la distribution, rendez-vous sur www.bpost.be/track.
Dimensions autorisées pour un envoi recommandé :
• Dimensions min. : 90 mm x 140 mm
• Dimensions max. :
• Aucune dimension ne peut dépasser 600 mm
• Longueur (A) + largeur (C) + épaisseur (B) ≤ 900 mm
Poids autorisé pour un envoi recommandé :
• Recommandé national : max. 10 kg
• Recommandé international : max. 2 kg
A ≤ 600 mm
C ≤ 600 mm
B ≤ 600 mm min. 140 mm
13 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’un envoi recommandé national
Préparation pour un envoi individuel :
• Affranchissez l’envoi au tarif d’un recommandé (frais de port
PRIOR + frais de recommandation).
• Collez-y le code-barres autocollant présent sur le récépissé de dépôt (Pour les commander : voir page 23).
• Complétez votre récépissé et votre Avis de Réception éventuel.
Le nom et l’adresse du destinataire sur l’envoi et sur le récépissé doivent être identiques.
Vous envoyez plus de 5 recommandés à la fois ?
• Utilisez une liste de dépôt en nombre (liste 208 BC - Pour les commander : voir page 23). Elle reprend tous les recommandés que vous déposez en même temps et est validée par bpost comme preuve de dépôt.
• La liste de dépôt en nombre contient 8 codes-barres autocollants préimprimés vous permettant de préparer jusqu’à 8 recommandés par liste.
• Affranchissez les envois au tarif d’un recommandé et collez un code-barres de la liste sur chaque envoi.
Récépissé 201 PoD
Lorsque vous déposez plusieurs recommandés à la fois, triez-les toujours dans le même ordre que sur votre liste de dépôt.
Liste 208 BC
14 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’un envoi recommandé international
Préparation pour un envoi individuel :
• Affranchissez l’envoi au tarif d’un recommandé international
(frais de port PRIOR international + frais de recommandation).
• Complétez votre récépissé de dépôt spécifique aux envois internationaux (Pour les commander : voir page 23). Le nom et l’adresse du destinataire sur l’envoi et sur le récépissé doivent
être identiques.
• Un code-barres sera apposé sur votre envoi après réception de celui-ci au bureau de poste ou après enlèvement via le service
Enlèvement à Domicile/Collect & Send de bpost.
Vous envoyez plus de 5 recommandés à la fois ?
• Utilisez une liste de dépôt en nombre (liste 208 INT - Pour les commander : voir page 23). Elle reprend tous les recommandés que vous déposez en même temps et est validée par bpost comme preuve de dépôt.
• Indiquez l’adresse des destinataires sur la liste. Le nom et l’adresse du destinataire sur l’envoi et sur le récépissé doivent
être identiques.
• Affranchissez les envois au tarif d’un recommandé international.
• Un code-barres sera apposé sur vos envois après réception de ceux-ci au bureau de poste.
Récépissé 201 International
Si vous envoyez fréquemment plus de 500 recommandés en même temps ou plus de 5 000 recommandés par an, nous avons des solutions spécifiques que vous pouvez découvrir sur www.bpost.be/recommande.
Lorsque vous déposez plusieurs recommandés à la fois, triez-les toujours dans le même ordre que sur votre liste de dépôt.
Liste 208 INT
15 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’un paquet
Affranchissement d’un paquet national
Est considéré d’office comme paquet, tout envoi dont le poids est supérieur à 2 kg ou dont l’une des dimensions est supérieure aux dimensions suivantes : Largeur : 230 mm
Longueur : 350 mm
Épaisseur : 30 mm
Dimensions maximales :
Longueur ≤ 1,5 m et (1 x longueur) + (2 x largeur) + (2 x hauteur) ≤ 3 m
Poids maximum : 10 kg, pour paquet affranchis avec machine à affranchir
Les envois sous forme de rouleau sont aussi des paquets bpack.
Ces envois reçoivent alors un traitement bpack et doivent être munis d’une étiquette bpack spécialement conçue pour l’affranchissement par votre machine.
Vous pouvez commander gratuitement ces étiquettes (Pour les commander : voir page 24).
Affranchissez votre paquet en suivant les règles ci-dessous :
• Affranchissez votre étiquette bpack en fonction du poids du paquet dans la zone prévue.
• Indiquez les coordonnées du destinataire sur l’étiquette bpack et collez-la ensuite sur votre paquet.
> 350 mm
> 230 mm
> 30 mm
• Vous souhaitez bénéficier d’un traitement bpack pour l’envoi d’un courrier plus important (ex. un DVD) et bénéficier des avantages bpack tel que le Track & Trace? Vous pouvez l’envoyer sous forme de paquet à partir des dimensions suivantes :
Longueur : 145 mm
Largeur : 112 mm
• Vous avez la possibilité de suivre vos paquets à la trace grâce à l’outil en ligne e-Tracker. Surfez sur www.bpost.be/track et introduisez-y le code-barres de l’étiquette de votre paquet pour en connaître le statut.
Aidez-vous du ‘document Track & Trace’ disponible sur le site www.bpost.be/etiquette
Si l’étiquette bpack ne passe pas dans votre machine, affranchissez une étiquette standard et collez-la ensuite dans la zone d’affranchissement prévue à cet effet.
16 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’un paquet international
Il existe 2 possibilités pour vos envois de paquets vers l’étranger :
bpack world :
Une solution pour les envois entre 0 et 10 kg avec indemnités en cas de perte ou dommages.
Dimensions et poids autorisés pour un bpack world :
Poids max : 10 kg, pour paquet affranchis avec machine
à affranchir
Dimensions min.: Largeur : 153 mm
Dimensions max. :
Longueur : 240 mm
Longueur ≤ 1,5 m et/ou (1 x longueur) + (2 x largeur) +
(2 x hauteur) ≤ 3 m
Pour les rouleaux : longueur ≤ 1,5 m et
diamètre < 400 mm
Vos paquets destinés à l’international doivent être pourvus d’un bordereau bpack world BPI04
(Pour les obtenir : voir page 24).
• Remplissez le bordereau.
• Affranchissez une étiquette d’affranchissement avec votre machine.
• Collez ensuite votre
étiquette affranchie dans le rectangle bpack world de votre bordereau
bpack world light
Une solution simple pour vos envois de moins de 2 kg sans traçabilité possible.
Dimensions et poids autorisés pour un bpack world light :
Poids max. : 2 kg
Dimensions min. : un des côtés doit dépasser une des dimensions suivantes : Largeur : 230 mm
Longueur : 350 mm
Épaisseur : 30 mm
Dimensions max. :
Aucune dimension ne peut dépasser 600 mm
Longueur + Largeur + Hauteur ≤ 900 mm
Pour les rouleaux : longueur < 600 mm et diamètre < 200 mm
Un envoi bpack world light ne doit jamais être accompagné d’un bordereau ni d’une étiquette à code-barres.
• Affranchissez une étiquette d’affranchissement avec votre machine au tarif bpack world light de votre choix (PRIOR ou
ECONOMY).
• Collez ensuite votre étiquette affranchie sur votre envoi
Documents douaniers valables pour les bpack world light et bpack world
Si votre envoi est destiné à un pays situé hors de l’Union Européenne, remplissez et joignez à votre envoi un formulaire CN23 destiné aux douanes (Pour les obtenir : voir page 24). En fonction du contenu de votre envoi, des documents supplémentaires peuvent vous être demandés.
Plus d’informations sur le site www.bpost.be.
17 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Affranchir vos envois au quotidien
Affranchissement par type d’envoi
Affranchissement d’un envoi publicitaire adressé
Vous affranchissez souvent de grandes quantités d’envois publicitaires adressés ?
Pour bénéficier de nos tarifs préférentiels, c’est très simple :
• Affranchissez vos envois au tarif ordinaire Non PRIOR.
• Pour déposer en (Hyper)Centre MassPost téléchargez un bordereau de dépot «DM Easy» sur notre site internet www.bpost.be/masspost (étape 5.Planification et annonce de dépôt). Remplissez vos coordonnées et indiquez les données de votre dépôt.
• bpost vous remboursera ensuite par virement bancaire la différence entre les tarifs Non Prior et les tarifs préférentiels auxquels vous avez droit.
Envois ne pouvant être affranchis à l’aide d’une machine à affranchir
Les envois suivants ne peuvent pas être affranchis à l’aide de votre machine à affranchir :
• Envois non adressés (Distripost)
• Paquets bpack Secur et bpack pay@home
• Paquets bpack world express
• Envois sous contrat bpack
• bpack sprint
• Paquets au delà de 10 kg
Vous souhaitez en savoir plus ou nous contacter directement ?
02 201 11 11 www.bpost.be
18 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Déposer vos envois
Une fois vos envois affranchis, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
• Dépôt dans une boite aux lettres rouge.
• Dépôt dans un bureau de poste ou Point Poste.
• Enlevement à Domicile.
19 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Déposer vos envois
Dépôt dans une boîte aux lettres rouge de bpost
Pour ce faire, il est nécessaire d’insérer préalablement vos envois dans une enveloppe rouge. Celles-ci peuvent être commandées auprès de votre fournisseur de machine à affranchir (Pour les commander : voir page 25) ou confectionnées par vos soins.
Elles doivent répondre aux conditions suivantes :
• De couleur rouge.
• Dimensions maximales : 35 cm x 23 cm x 3 cm.
• Inscription de la mention « ENVOIS AFFRANCHIS à LA
MACHINE - à OUVRIR D’URGENCE » imprimée en diagonale sur le recto.
Vous pouvez ensuite glisser vos envois dans n’importe quelle boite aux lettres de bpost.
Un envoi recommandé ou un paquet ne peut pas être déposé dans une boite aux lettres rouge pour des raisons de preuve de dépôt.
Deux possibilités s’offrent à vous :
• Faire appel à notre service Collect & Send ou Enlèvement sur Demande (voir page 21)
• Déposer votre envoi recommandé ou votre paquet dans votre bureau de poste ou
Point Poste.
20 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Déposer vos envois
Dépôt dans un bureau de poste ou Point Poste
Déposez vos envois au guichet de n’importe quel bureau de poste ou Point Poste.
Vous pouvez trouver l’adresse du bureau de poste ou du Point Poste le plus proche de chez vous sur www.bpost.be/dansmonquartier.
Les envois périodiques enregistrés doivent
être remis au bureau de poste pour que vous puissiez bénéficier des tarifs exacts.
21 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Déposer vos envois
Via Collect & Send ou Enlèvement sur Demande
Combinez, pour davantage de confort, votre machine à affranchir avec nos services Collect & Send ou Enlèvement sur
Demande.
Nous venons enlever directement, dans vos bureaux, vos envois, recommandés et paquets affranchis, aux jours et heure définis avec vous au préalable.
Intéressé(e) ? Rendez-vous sans attendre sur www.bpost.be/enlevement.
Vous souhaitez en savoir plus ou nous contacter directement ?
02 201 11 11 www.bpost.be
5. cOmmander du matériel
1. Matériel d’affranchissement
Encre à commander auprès de votre fournisseur de Machines à Affranchir.
22 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Étiquettes d’affranchissement
Commander du matériel
Documents
2. Documents
Pour vos envois recommandés
Pour vos envois recommandés
Vous désirez envoyer un envoi recommandé national ou international ?
Vos formulaires ou listes de dépôts peuvent être commandés gratuitement sur notre site www.bpost.be/recommande ou sont disponibles dans votre bureau de poste ou Point Poste.
Pour vos lettres internationales
Pour vos lettres
Étiquettes ‘A PRIOR’ internationales :
Étiquettes ‘A PRIOR'
Ces étiquettes sont nécessaires pour tout envoi de courrier international en service PRIOR.
Vous pouvez les commander gratuitement sur www.bpost.be/materiel.
Elles sont également disponibles dans votre bureau de poste ou Point
Poste.
Vos envois, du fait de leur forme, ne peuvent être affranchis facilement ?
d’affranchissement.
Ces étiquettes sont en vente auprès de votre fournisseur de Machines à
Affranchir.
Vous désirez envoyer un envoi recommandé national ou international ?
Vos formulaires ou listes de dépôts peuvent être commandés gratuitement sur notre site
www.laposte.be/recommande
dans votre bureau de poste ou Point Poste.
ou sont disponibles
LIJST VAN MEERDERE NATIONALE AANGETEKENDE ZENDINGEN
LISTE VON MEHREREN NATIONALEN EINSCHREIBESENDUNGEN
111 111 111 114
111 111 111 114
111 111 111 115
111 111 111 115
111 111 111 115
111 111 111 116
111 111 111 116
111 111 111 116
111 111 111 117
111 111 111 117
111 111 111 117
111 111 111 118
111 111 111 118
111 111 111 118
111 111 111 111
111 111 111 111
111 111 111 111
111 111 111 112
111 111 111 112
111 111 111 112
111 111 111 113
111 111 111 113
111 111 111 113
111 111 111 114
2 0
BELGIQUE I BELGIË I BELGIEN
www.post.be/track
Ces étiquettes sont nécessaires pour tout envoi de courrier international en service PRIOR.
Vous pouvez les commander gratuitement sur
www.laposte.be/materiel
.
Elles sont également disponibles dans votre bureau de poste ou Point Poste.
23 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Commander du matériel
Documents
Pour vos paquets
Étiquettes bpack pour paquet national
Vous désirez envoyer un paquet ? Suivez la procédure suivante pour commander en ligne vos étiquettes bpack personnalisées :
• Rendez-vous sur le site www.bpost.be/etiquette.
• Entrez le numéro d’identification de votre machine (voir page 4) et les coordonnées de votre société.
• Indiquez le nombre d’étiquettes désirées (maximum 250). Veillez à commander une quantité correspondant à votre utilisation réelle.
Vos étiquettes personnalisées vous seront livrées dans les 3 jours qui suivent votre commande.
Bordereaux bpack world (BPI04)
Tout dépôt d’un paquet bpack world doit être accompagné d’un bordereau BPI04.
Vous pouvez le commander gratuitement sur www.bpost.be/materiel.
Il est également disponible dans votre bureau de poste ou Point Poste.
Document douanier (CN23)
Votre envoi est destiné à un pays hors Union Européenne ? Il doit être accompagné d’un formulaire douanier CN23.
Vous pouvez le télécharger gratuitement sur www.bpost.be (rubrique paquets internationaux). Il est également disponible dans votre bureau de poste.
Plus d’infos concernant les règles pour les envois internationaux et les documents nécessaires ? Consultez notre manuel «Documents de douanes» disponible sur www.bpost.be.
Nom
Naam
Société
Firma
Déclaration en douane
Douaneverklaringpost
référence de l’expéditeur
Eventueel referentie van de afzender
Peut être ouvert d’office
Mag ambtshalve worden geopend
No de l’envoi / colis (code à barres, s’il existe)
Nr. van de zending (barcode als hij bestaat)
CN23
Licence 12
Licentie 12
N° de la/des licence(s)
Nr. van de licentie(s)
Certificat 13
Certificaat 13
N° du/des certificat(s)
Nr. van het(de) certificaat(en)
Factures 14
Factuur 14
N° de la facture
Nr. van de factuur
www.bpostinternational.eu
Je certifie que les renseignements donnés dans la présente déclaration en douane sont exacts et que cet envoi ne contient aucun objet dangereux intervoorwerp bevat welke verboden is door de postreglementering.
Date et signature de l’expéditeur :
Datum en handtekening van de afzender :
Si vous désirez déjà pré-imprimer les adresses des destinataires sur les étiquettes, il vous est possible de charger lors de votre commande un fichier Excel reprenant ces différentes informations.
24 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Situations particulières
Que faire en cas de problème de rechargement ?
• Votre machine est-elle correctement branchée ?
• Le solde de votre compte est-il suffisant pour effectuer le rechargement ?
• Avez-vous effectué un test de connexion ?
Si le problème persiste et que vous pensez qu’il s’agit d’un problème lié à votre machine à affranchir, veuillez contacter votre fournisseur.
Si vous pensez qu’il s’agit d’un problème lié au compte bancaire et au transfert d’argent du compte vers votre machine, veuillez contacter le Service Centre de bpost.
Que faire en cas d’affranchissement erroné ?
bpost vous rembourse les empreintes d’affranchissement fautives ou non utilisées
Les étapes à suivre :
• Au plus tard le 1 er
jour ouvrable qui suit l’erreur, envoyez une demande écrite ou rendez-vous au bureau de poste.
• Joignez à votre demande ou emportez avec vous l’ensemble des empreintes non utilisées.
• Un contrôle est effectué par le bureau de Poste. Si celui-ci ne révèle aucune anomalie, bpost vous remboursera les empreintes erronées (hors frais administratifs).
N’oubliez pas de garder à portée de main le numéro d’identification de votre machine ainsi que votre numéro de compte. Ces informations pourraient vous être demandées lors du contact avec bpost ou votre fournisseur.
Les empreintes d’affranchissement dépourvues d’empreinte de date de la machine à affranchir ne sont pas remboursables.
Que faire en cas de changement d’adresse, de nom ou d’autres coordonnées ?
Veuillez contacter :
• Le Service Centre de bpost afin d’enregistrer les modifications de vos coordonnées (02 201 11 11, tous les jours ouvrables de 8h30 à 17h30).
25 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Situations particulières
Vous souhaitez affranchir votre propre courrier, mais aussi celui d’un tiers ?
C’est tout à fait possible. Il vous suffit d’introduire une demande d’affranchissement pour tiers. Les autorisations sont octroyées pour trois ans, avec reconduction tacite d’un an pour chaque période suivante.
Vous affranchissez pour le compte de tiers sans en faire une activité professionnelle ?
Déposez alors les envois affranchis dans votre bureau de poste ou sous enveloppe rouge dans une boîte aux lettres de bpost.
Vous affranchissez pour le compte de tiers et en faites une activité professionnelle ?
Déposez alors les envois affranchis uniquement dans un bureau de poste/ plate-forme logistique ou dans un centre de tri. bpost se réserve le droit de désigner une Plate-forme ou Centre de tri unique pour le dépôt des envois.
Vous souhaitez clôturer votre contrat machine à affranchir ?
Vous devez alors procéder dès que possible à la mise hors service, à vos frais, de votre machine à affranchir.
Pour ce faire, contactez votre fournisseur. La mise hors service effectuée, bpost vous remboursera l’éventuel solde d’affranchissement restant sur votre machine à affranchir.
Le nom de l’utilisateur de la machine à affranchir devra être remplacé sur l’enveloppe par le nom et l’adresse du tiers pour lequel vous affranchissez l’envoi.
Vous souhaitez en savoir plus ou nous contacter directement ?
02 201 11 11 www.bpost.be
26 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Entretenir et réparer votre machine à affranchir
Le bon fonctionnement de votre machine (empreintes claires, compteurs en ordre, etc.) est important, tant pour vous que pour bpost.
C’est pourquoi bpost vous demande de faire entièrement contrôler votre machine une fois par an.
Entretien de votre machine à affranchir
• Selon le modèle, nettoyez régulièrement la tête d’impression et/ou n’oubliez pas de remplacer votre cartouche d’encre afin d’assurer l’impression d’empreintes d’affranchissement lisibles.
• Souscrivez un contrat d’entretien auprès de votre fournisseur de machine à affranchir.
Réparation de votre machine à affranchir
Pour toute réparation, veuillez contacter votre fournisseur.
• Pendant les heures de bureau, vous pouvez recevoir la visite à l’improviste de l’un de nos employés. Lors de cette visite, celui-ci peut procéder à un test d’impression, afin de s’assurer du bon fonctionnement et de l’utilisation correcte de la machine. Le coût des épreuves d’impression vous est remboursé. Nous vous demandons de bien vouloir accorder à nos employés le libre accès à vos bureaux et les aider lors du relevé des compteurs et du contrôle du fonctionnement de votre appareil.
•
Adaptations technologiques
L’évolution des technologies peut nécessiter le remplacement progressif de certaines machines. L’introduction d’une nouvelle technologie est toujours suivie d’une phase durant laquelle les anciennes machines peuvent encore être utilisées le temps de les amortir sur le plan comptable. Mais elles ne seront plus vendues, ni louées.
bpost vous informera toujours en temps utile de l’introduction de modifications éventuelles.
Vous souhaitez en savoir plus ou nous contacter directement ?
02 201 11 11 www.bpost.be
27 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Votre facture en un coup d’œil
À la fin du mois, bpost vous enverra une facture reprenant les montants rechargés sur votre machine. Ces montants
étant prépayés, la facture ne devra plus être réglée, mais vous sera utile pour votre comptabilité.
Vous recevrez séparément une facture de votre fournisseur en cas de location ou commande de matériel.
6 4
1
2
3
1
N° de la facture
2
3
4
5
Adresse de facturation
N° PRS facturation (N° d’identification client)
N° d’identification de la machine à affranchir
Montant rechargé sur la machine et qui a automatiquement été débité du compte lié à celle-ci.
6
7
Date de rechargement
Les montants rechargés sur la machine sont toujours prépayés
5
7
Les montants indiqués sur la facture correspondront aux montants chargés sur la machine et non aux éventuels montants déposés sur votre compte de transit.
Vous souhaitez en savoir plus ou nous contacter directement ?
02 201 11 11 www.bpost.be
28 Machine à affranchir _ Guide d’utilisation
Information pratiques
Contacts bpost
Pour toute information complémentaire sur les Machines à Affranchir, le service Enlèvement à Domicile/Collect & Send ou d’autres produits et services postaux, veuillez contacter le Service Centre de bpost.
bpost
Service Centre
Centre Monnaie
1000 Bruxelles
02 201 11 11 (tous les jours ouvrales de 8h30 à 17h30)
www.bpost.be/machineaaffranchir
SUIVANT
Fournisseurs
Pour plus d’informations concernant les machines elles-mêmes, adressez-vous à votre fournisseur.
FRAMA BELGIUM B.V.B.A.
t Hofveld 6 B1
1702 Groot-Bijgaarden
02 569 05 35
02 569 36 79
NEOPOST B.V.B.A.
Ikaroslaan 37
1930 Zaventem
02 709 53 30
02 709 53 33
FRANCOTYP-POSTALIA N.V.
Atlas Park - Weiveldlaan 41
Bâtiment A - Unit 4A
1930 Zaventem
02 720 61 28
02 725 16 82
PITNEY BOWES N.V.
Zandvoortstraat 4
2800 Mechelen
015 29 46 26
015 29 46 94
E.R. : Tanguy Biart, bpost, société anonyme de droit public | Centre Monnaie, 1000 Bruxelles
TVA BE 0214.596.464, RPM Bruxelles | IBAN BE94 0000 0000 1414 | BIC BPOTBEB1. Code OIP : 2500000022548
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