Freudiger SOMED FAQ

Gesundheitsund Fürsorgedirektion
des Kantons Bern
Direction de la santé
publique et de la
prévoyance sociale
du canton de Berne
Generalsekretariat
Secrétariat général
ANNEXE 4
Division Etudes et analyses
Rathausgasse 1
3011 Berne
Freudiger EDV-Beratung
Zeughausgasse 16
Boîte postale 6209
3001 Berne
Monique Lauper
Téléphone : 031 633 79 06
Téléfax : 031 633 79 53
[email protected]
Silvio Hasler
Téléphone : 031 318 17 24
Téléfax : 031 318 17 26
[email protected]
http://www.freudiger.com
http://www.gef.be.ch/gef/fr/index/gesundheit/gesundheit/statistik.html
Logiciel de saisie SOMED :
Questions fréquemment posées
Réalisé conjointement par la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale
du canton de Berne et la Freudiger EDV-Beratung
Version
2.4.0
Date
Décembre 2014
© 2014 Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale du canton de Berne
(SAP). Tous droits réservés.
Le présent document est protégé par le droit d'auteur. Tout usage qui n'aurait pas été expressément autorisé par la législation afférente (notamment adaptation, traduction, reproduction et/ou enregistrement total ou partiel de certains contenus dans des bases de
données ou tout autre média ou système électronique) requiert le consentement écrit de
la SAP.
Toute reproduction ou diffusion non autorisée fera l'objet de poursuites civiles et pénales.
Sommaire
Comment puis-je appeler SOMED-Web ?..................................................................3
Quelle est la version SOMED actuelle (relevé 2015, données 2014) ?...........................3
En quoi la version SOMED-Web 2.4.0 se différencie-t-elle de la précédente (2.3.2) ?......3
Quelles sont les exigences système requises par SOMED-Web ?..................................3
Que coûte SOMED-Web ?.......................................................................................3
La saisie en ligne par le biais de SOMED-Web est-elle sûre ?.......................................3
Quel est le degré d'accessibilité pour la saisie en ligne ?.............................................4
Existe-t-il une version Macintosh ou Linux ?..............................................................4
Dois-je à chaque fois introduire cette longue adresse Internet ?..................................4
Chaque utilisateur/trice reçoit-il/elle un mot de passe ?..............................................4
J'ai oublié/perdu mon mot de passe. Que faire ?.......................................................4
Le login échoue malgré un mot de passe correct. Pourquoi ?.......................................4
Il existe 2 types de questionnaires : A et B. Lequel dois-je remplir ?............................4
Puis-je imprimer le questionnaire ?.........................................................................4
Comment puis-je sauvegarder les données relevées ?................................................5
Comment transférer/exporter les données ?.............................................................5
Qu'en est-il de la protection des données (par ex. données clients/personnel) ?.............5
En somme, qu'est-ce qui est exporté ?.....................................................................5
Quand le questionnaire de l'année suivante peut-il être créé ?.....................................5
Des valeurs sont-elles reprises lors de l'ouverture d'un nouveau
questionnaire ?.....................................................................................................5
Que dois-je faire pour voir les données de l'année précédente ?..................................6
Un problème se présente. Existe-t-il une hotline que je puisse contacter ?....................6
Où trouver de plus amples informations ?................................................................7
Les passages modifiés (si l'on compare avec la version précédente) sont
surlignés en jaune.
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2015_faq_somed_be_prog_v240_f.odt (SH)
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Comment puis-je appeler SOMED-Web ?
SOMED-Web permet la saisie des données au moyen d'Internet. Vous pouvez l'appeler
dans le navigateur Internet par :
•
https://www.somed.bfs.admin.ch/
Quelle est la version SOMED actuelle (relevé 2015, données 2014) ?
La version actuelle est :
•
SOMED-Web 2.4.0
Sont soutenues, selon l'OFS, les interfaces d'importation V2.3 et V2.1/2.2. En ce qui
concerne le canton de Berne, seule l'interface actuelle fournit toutes les informations
exigées.
En quoi la version SOMED-Web 2.4.0 se différencie-t-elle de la précédente
(2.3.2) ?
La version SOMED de cette année ne se différencie que marginalement de celle de
l'année précédente. Des améliorations de détail ont été apportées, en première ligne, à
divers tests.
Quelles sont les exigences système requises par SOMED-Web ?
Quelques indications générales tirées à la fois de notre expérience et du mode d'emploi
pour l'installation :
•
•
•
•
Connexion Internet rapide (au minimum ISDN, de préférence ADSL/Cablecom
Hispeed)
Navigateur Internet actuel
JavaScript activée (paramétrable dans le navigateur web)
Sauvegarde locale des cookies de ce site (paramétrable dans le navigateur web)
Que coûte SOMED-Web ?
SOMED-Web est mis gratuitement à disposition par l'OFS. La hotline destinée aux établissements est une prestation de service ordonnée par la Direction de la santé publique
et de la prévoyance sociale du canton de Berne.
Les frais occasionnés par des travaux complémentaires, comme l'assistance d'experts externes ou l'ajustement d'interfaces dans les systèmes de gestion du personnel ou de l'administration, sont à la charge de l'institution qui les ordonne.
La saisie en ligne par le biais de SOMED-Web est-elle sûre ?
Oui. Vous saisissez les données au moyen d'une connexion protégée (https://) et vous
devez vous connecter au programme par un nom d'utilisateur/trice et un mot de passe.
Lors de la première connexion, vous serez appelé/e à modifier le mot de passe qui vous
a été attribué.
A la fin de votre travail, il est important que vous vous déconnectiez du programme correctement (par le biais de la fonction Déconnexion) et que vous ne vous contentiez pas
de simplement fermer la fenêtre du navigateur.
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Quel est le degré d'accessibilité pour la saisie en ligne ?
SOMED-Web fonctionne 24 heures/24 et 7 jours sur 7.
Existe-t-il une version Macintosh ou Linux ?
Puisqu'il fonctionne dans le navigateur Internet, SOMED-Web est indépendant du système d'exploitation. Il tourne avec chaque navigateur standard.
Dois-je à chaque fois introduire cette longue adresse Internet ?
Pour pouvoir travailler avec SOMED-Web, vous devez entrer l'adresse suivante dans votre
navigateur Internet :
•
https://www.somed.bfs.admin.ch/
Si vous ajoutez cette adresse aux Favoris/Marque-pages dans votre navigateur Internet,
vous pouvez lancer SOMED-Web directement à partir du menu Favoris (Internet Explorer) ou Marque-pages (Mozilla Firefox).
Alternative : Utilisez la méthode du glisser-déplacer pour copier sur le bureau l'adresse
Internet indiquée dans la ligne d'adresse du navigateur. Sur le bureau apparaît un symbole grâce auquel vous pourrez, à l'avenir, lancer directement SOMED-Web dans votre
navigateur standard.
Chaque utilisateur/trice reçoit-il/elle un mot de passe ?
Non. Il n'y a qu'un nom d'utilisateur/trice (BE+numéro REE) par établissement et un mot
de passe qui lui correspond. Ce dernier n'est connu ni du canton, ni de la Freudiger EDVBeratung.
J'ai oublié/perdu mon mot de passe. Que faire ?
Adressez-vous à la Freudiger EDV-Beratung (031 318 17 24). Elle générera un nouveau
mot de passe dans le système et vous le communiquera.
Le login échoue malgré un mot de passe correct. Pourquoi ?
Il n'y a pas que le mot de passe qui doit être correct, mais également le nom d'utilisateur/trice. Celui-ci est composé de l'abréviation du canton à laquelle est rajouté le numéro REE (comportant huit caractères) de votre établissement. Par exemple : BE71234567.
Il existe 2 types de questionnaires : A et B. Lequel dois-je remplir ?
Le questionnaire ad hoc est automatiquement attribué et ne peut être choisi ou modifié
par l'établissement. Si vous pensez que l'on vous a attribué le mauvais type de questionnaire, veuillez contacter la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale
du canton de Berne avant de commencer le relevé. Sans quoi il se pourrait que des
données dussent être introduites deux fois.
Puis-je imprimer le questionnaire ?
Oui. Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône de l'imprimante.
Pour obtenir un résultat correct, n'oubliez pas de sélectionner l'option «Paysage». Sans
quoi des informations figurant sur le bord droit seront coupées.
Si les circonstances s'y prêtent, il peut être judicieux d'utiliser la fonction d'impression du
navigateur Internet (au lieu de celle de SOMED). Ceci vaut en premier lieu pour les enregistrements individuels du personnel et des clients.
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2015_faq_somed_be_prog_v240_f.odt (SH)
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Partant de SOMED, il n'est, en ce moment, pas possible d'imprimer le questionnaire par
page ou par chapitre.
Comment puis-je sauvegarder les données relevées ?
L'Office fédéral de l'informatique et de la télécommunication (BIT) s'occupe de la sauvegarde des données. Vous ne devez donc rien entreprendre à ce sujet.
Comment transférer/exporter les données ?
Pour transmettre la statistique après clôture, les données doivent être validées.
(vous trouverez des détails à ce sujet dans le manuel de SOMED):
•
Cliquez sur le bouton Valider et transmettre le questionnaire. Le questionnaire est
anonymisé et transmis à la banque de données du canton.
Qu'en est-il de la protection des données (par ex. données clients/personnel) ?
Les données à protéger ne sont transmises ni au canton ni à l'OFS, soit parce qu'elles ne
sont pas exportées, soit parce-qu'elles se trouvent sous une forme anonymisée
(cryptée). La protection de données sensibles a été intégrée dans la conception de
l'application et est garantie.
En somme, qu'est-ce qui est exporté ?
Le fichier d'exportation contient du texte uniquement, sans les marques de mise en
forme. Si vous souhaitez le consulter, appliquez la procédure suivante:
1. Créez et sauvegardez un fichier d'exportation (cf. manuel SOMED)
2. Démarrez l'éditeur de texte de votre choix.
3. Ouvrez le fichier. Vous y voyez une accumulation de chiffres et de valeurs, séparés
les uns des autres par le caractère spécial |.
Veillez à ne modifier en aucun cas le fichier d'exportation. Il se pourrait, sans cela, que le
fichier ne puisse plus être lu.
Quand le questionnaire de l'année suivante peut-il être créé ?
Mettez en place le nouveau questionnaire après la clôture du relevé de l'année précédente et sa transmission.
Le questionnaire peut être créé avec la commande Nouveau quest. pour données 201x.
Les données de l'année précédente sont reprises à la date de la création.
Des valeurs sont-elles reprises lors de l'ouverture d'un nouveau
questionnaire ?
Oui. Les moyens mis en oeuvre pour le relevé de la statistique devraient être moins importants à partir de la deuxième année de relevé.
Les règles suivantes sont en vigueur pour la reprise des valeurs :
Lorsqu'un établissement génère un nouveau questionnaire (par le biais de la commande
Nouveau quest. pour données 201x du masque Liste des questionnaires) et qu'un questionnaire du même type (A ou B) précédemment créé par cette même entreprise au
cours de l'année précédente existe déjà, certaines données de l'année précédente seront
reprises.
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2015_faq_somed_be_prog_v240_f.odt (SH)
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Le transfert s'organise comme suit pour chaque chapitre :
•
A (Données générales): Toutes les valeurs, de A11 (Nom de l'organisme juridiquement responsable) à A24 (No Santésuisse), sont reprises, à l'exception de celle
d'A18 (Date). Les valeurs des champs A25 (Nombre de journées d'exploitation par
an) à A34 (Nombre d'heures travaillées par les bénévoles (non rémunérées)) ne
sont par contre pas reprises.
•
B (Places disponibles): Aucune valeur n'est reprise.
•
C (Personnel): Le prénom, le nom, ainsi que les données de C01 (Numéro de l'employé/e) à C04/C044 (Type de formation), sont repris. Ceci cependant uniquement
si la valeur 2 = Non ne se trouve pas dans C08 (Sous contrat le 31.12). Le No
d'ordre C00 est nouvellement établi, commençant avec 1. Les données à partir de
C05 (En formation) ne sont pas reprises.
•
D (Clients): Concernant le questionnaire A, les données suivantes sont reprises:
Prénom, nom, date de naissance, numéro de client/e (D01), sexe (D02), commune de domicile (D05), date d'entrée (D09) et hébergement (D11).
Pour le questionnaire B, les prénom, nom, date de naissance, numéro de client
(D01), sexe (D02), commune de domicile (D05), date d'entrée (D09) et les places
dans les homes (D12/D13), sont repris. La donnée D14 (Provenance) est également transférée pour les deux questionnaires.
Le code de liaison (D03) est laissé vide et calculé à nouveau lors de la transmission du questionnaire. L'âge (D04) est également recalculé en vertu de la date
de naissance et de l'année du questionnaire. Le No d'ordre D00 est nouvellement
établi, commençant avec 1. Pour ce qui est du questionnaire A, les données non
mentionnées à partir de D10 (Date de sortie) ne sont pas transmises. Ceci concerne également les degrés de soins. En ce qui concerne le questionnaire B, ceci est
valable à partir de D06 (Type du handicap principal). Les clients qui ne séjournent
plus dans l'établissement et pour lesquels une date de sortie figure déjà dans le
questionnaire de l'année précédente ne sont pas repris.
•
E (Comptabilité): Aucune valeur n'est reprise.
Que dois-je faire pour voir les données de l'année précédente ?
1. Allez dans la liste des questionnaires (avec le symbole )
2. Dans la liste, cliquez sur le questionnaire de l'année précédente (année des
données)
Grâce au même mécanisme, vous pouvez quitter le questionnaire de l'année précédente
et revenir dans l'actuel.
Un problème se présente. Existe-t-il une hotline que je puisse contacter ?
•
•
•
031 318 17 24 (du lundi au vendredi, de 08.30 à 12.00 heures) ou
[email protected] pour des questions concernant le logiciel SOMED
031 633 79 06 ou [email protected] pour toutes les questions au sujet
des délais ou du contenu
052 725 09 49 ou [email protected] pour des questions relatives aux chapitres de SOMED consacrés à la comptabilité.
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Où trouver de plus amples informations ?
Vous trouverez tous les documents importants relatifs à SOMED sur le portail statistique
spécial http://www.freudiger.com/statbe/f/index.htm.
Dans la barre de navigation gauche, vous trouverez le point SOMED. Les informations de
base sont contenues dans la rubrique «Conceptions».
Toutes les informations importantes sont également disponibles sur les pages du site
Internet de la Direction de la santé publique et de la prévoyance sociale du canton de
Berne :
http://www.gef.be.ch/gef/fr/index/gesundheit/gesundheit/statistik
L'OFS possède également une page Internet consacrée à la statistique SOMED :
http://www.bfs.admin.ch/bfs/portal/fr/index/infothek/erhebungen__quellen/blank/blank/ssmi/07.html
Ces sites Internet sont régulièrement actualisés.
Divers
Sources
Ce document se base sur les sources suivantes :
● Office fédéral de la statistique, section Santé : Conception détaillée v02.1, novembre 2005
● Office fédéral de la statistique, section Santé : Manuel SOMED
● Office fédéral de la statistique, section Santé : Manuel d'installation SOMED
● Office fédéral de la statistique, section Santé : Présentation PowerPoint consacrée à la formation pour les établissements
● Office fédéral de la statistique, section Santé : Réponses apportées par la hotline de SOMED à des questions
concrètes
● Compléments et addenda élaborés par les auteurs
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