Manuel du propriétaire | Canon CBS - DIGITAL MAILROOM Manuel utilisateur
Ajouter à Mes manuels8 Des pages
▼
Scroll to page 2
of
8
Canon Business Services Service de courrier numérique 2 Service de courrier numérique Aperçu du marché Principe Un service de courrier numérique présente de nombreux avantages, notamment une augmentation de l’efficacité et de la disponibilité des documents préparant ainsi les entreprises au monde du tout numérique. Etat des lieux La croissance du tout numérique et les contraintes de flexibilité professionnelles obligent les entreprises à continuellement chercher de nouvelles solutions afin d’accompagner leurs employés et optimiser leurs processus métiers. Source: www.ic.gc.ca Entreprises Les entreprises souhaitent davantage de contrôle sur leur coeur de métier : entre 25 % et 40 % d’entre elles désirent investir dans un service de courrier numérique. Ces services facilitent la mise en place de modèles d’organisation flexibles, diminuent les coûts de traitement des documents tout en impliquant les clients au coeur des processus. Source: Evaluation de l’adoption de la facturation électronique Paystream, rapport, 2ème trimestre 2011 Marché Plus de 70% des sociétés pensent qu’un service de courrier numérique augmenterait l’efficacité et la réussite de leur organisation. Source: www.eur-lex.europa.eu Coût Les services de courrier numérique diminuent les coûts de traitement des documents au sein de l’entreprise. Ils contribuent aux économies d’ensemble pouvant être réalisées au sein des organisations axées autour de processus métiers. Source: www.remittancedirectory.com Que cela signifie-t-il pour vous? Les services de courrier numérique permettent d’unifier les différents canaux d’entrée, et supportent les processus d’entreprise en améliorant la disponibilité, la distribution et la sécurité des documents. De quelle manière CBS peut intervenir? offrant une tarification à l’utilisation, rendant inutiles pour nos clients les • En investissements dans des infrastructures lourdes et coûteuses. assurant une prise en charge des documents sous différents supports en environnement • Enmulticanaux tout en nous adaptant aux systèmes d’information de nos clients En augmentant l’efficacité des systèmes de gestion documentaire et flux associés • diminuant les risques liés à la confidentialité : seuls les utilisateurs autorisés peuvent • En accéder aux courriers s’intégrant aux systèmes existants, le retour sur investissement est amélioré : le • En traitement du courrier entrant est optimisé et le document intègre plus rapidement les processus métiers 3 Service de courrier numérique Importance pour le client Résultats et avantages Processus actuel L’approche d’CBS Distribution manuelle du courrier: Distribution électronique du courrier: courrier physique n’est • Ledisponible qu’à un seul • Numérisation du courrier et indexation du • Classification courrier physique et/ou endroit à la fois électronique (emails, fax...) gestion du statut des • Aucune courriers documents peuvent être • Les enrichis à partir du système Des documents peuvent être • perdus ou dupliqués d’information du client index ne vient enrichir documents suivent • Aucun • Les le document systématiquement le processus approprié distribution du document • Une via diverses canaux: par email, via Canon Digital Post Office ou directement au sein du système d’information de nos clients archivage et/ou • Livraison, destruction des courriers physiques au courrier à tout • Accès moment en tout lieu gestion des documents • Une entrants multi-supports offrant une flexibilité maximale à l’utilisateur final traitement du courrier plus • Un rapide et plus efficace réattribution possible du • Une courrier en cas d’absence de l’employé solution autonome • Une réduisant les impacts au sein du système d’information coût mensuel fixe (ou par • Un courrier traité) numérisation du courrier • Une centralisée mutualisant la solution pour plusieurs sites automatisation des • Une traitements lorsque cela est possible support des organisations • Un de travail flexibles (télé-travail) DISTRIBUTION NUMÉRIQUE VIA DE MULTIPLES CANAUX Service de courrier numérique SYSTÈMES D'INFORMATION CLIENT RÉCEPTION DU COURRIER PRÉPARATION ANALYSE ET NUMÉRISATION ATTRIBUTION CANON DIGITAL POST OFFICE RÉPARTITION DES COURRIERS E-MAIL ECONOMIE DE TEMPS DE TRAITEMENT TEMPS DE TRAITEMENT GLOBAL A B RÉCEPTION TRI GLOBAL DU COURRIER A E I B F J C G K M N O TRI DE DÉTAIL Analogue Mailroom 4 D H L DISTRIBUTION EN INTERNE PRODUCTIVITÉ COPIE DISTRIBUTION MANUELLE AU SEIN DES DIFFÉRENTS SERVICES 5 6 Service de courrier numérique Synthèse Résumé Le service de courrier numérique est un service au sein duquel toutes les communications entrantes (physiques et électroniques) sont centralisées, converties vers les formats appropriés puis transmises vers les services concernés. Au delà de la prise en charge des documents papiers, le service de courrier numérique (Digital Mailroom) peut également traiter les courriers électroniques, SMS et HTML. Notre approche Avec le service de courrier numérique d’CBS, les images peuvent être traitées à plusieurs niveaux et déposées au sein de différents environnements. Le courrier numérique peut être remis par email, dans un Digital Post Office d’Canon (bureau de poste numérique) ou directement au sein du système d’information du client. Un service de courrier numérique CBS: • S’adapte aux nouvelles méthodes de travail • Minimise les pertes de courrier • Réduit les coûts • Résulte en une hausse de la satisfaction des clients • Assure une stratégie de communication multicanaux • Offre un suivi des documents Eléments différenciateurs Un service de courrier numérique CBS est l’équivalent d’un service de courrier traditionnel auquel s’ajoute un centre de numérisation, assurant ainsi un meilleur retour sur investissement. • Nous offrons un service global, intégrant des contrôles tout au long du processus documentaire. prenons en charge vos documents et gérons les colis ne pouvant être numérisés au • Nous travers d’une solution globale. travaillons sur la base d’une tarification à l’utilisation, avec des technologies • Nous constamment mises à niveau garantissant une qualité et une flexibilité de service optimales. prend également en charge les documents physiques: nous pouvons archiver, livrer et/ • CBS ou détruire de manière sécurisée. Logiciel en tant que Service (SaaS) CBS fournit une solution SaaS complète adaptée aux nouvelles méthodologies de travail tout en évitant la multiplication d’interfaces coûteuses entre les différents éléments du système d’information. Conseil Nous cherchons constamment à fournir la meilleure solution: la vôtre. Nos consultants favorisent en permanence la vision globale de vos processus plutôt que de se concentrer sur des processus isolés. Nous accompagnons nos clients dans leur stratégie du changement vers des environnements de gestion numérique des documents. Modèle de facturation à l’utilisation Nous proposons un modèle de facturation à l’utilisation. Nous mettons à jour régulièrement la plate-forme technologique du service de courrier numérique (Digital Mailroom), garantissant ainsi un niveau de qualité et de flexibilité optimal. 7 emYour plo ye es r r You ome cust buYosur ine ss Toutes les caractéristiques sont susceptibles d'être modifiées sans avis préalable. Tous les noms relatifs aux produits et/ou aux sociétés sont déposés et constituent des marques protégées de leurs fabricants ou titulaires sur leurs marchés et/ou pays. Canon Inc. Canon France S.A. Canon Luxembourg SA canon.com 17, quai du Président Paul Doumer 92414 Courbevoie Cedex Tél. 01 41 99 77 77 canon.fr Rue des Joncs 21 L-1818 Howald - Luxembourg Tél. 48 47 96 218 Fax. 48 98 79 235 canon.lu Canon Belgium NV/SA Canon (Suisse) SA Berkenlaan 3 1831 Diegem Tel. 02 722 04 11 Fax. 02 721 32 74 canon.be Richtistrasse 9 8304 Wallisellen Canon Helpdesk Tel. 0848 833 838 canon.ch Canon Europe canon-europe.com French © Canon Europa N.V., 2013