Canon CBS - DIGITAL MAILROOM Manuel utilisateur

Canon Business Services
Service de courrier numérique
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Service de courrier
numérique Aperçu du marché
Principe
Un service de courrier numérique présente de nombreux avantages, notamment une
augmentation de l’efficacité et de la disponibilité des documents préparant ainsi les
entreprises au monde du tout numérique.
Etat des lieux
La croissance du tout numérique et les contraintes de flexibilité professionnelles obligent
les entreprises à continuellement chercher de nouvelles solutions afin d’accompagner leurs
employés et optimiser leurs processus métiers.
Source: www.ic.gc.ca
Entreprises
Les entreprises souhaitent davantage de contrôle sur leur coeur de métier : entre 25 % et
40 % d’entre elles désirent investir dans un service de courrier numérique. Ces services
facilitent la mise en place de modèles d’organisation flexibles, diminuent les coûts de
traitement des documents tout en impliquant les clients au coeur des processus.
Source: Evaluation de l’adoption de la facturation électronique Paystream, rapport, 2ème trimestre 2011
Marché
Plus de 70% des sociétés pensent qu’un service de courrier numérique augmenterait
l’efficacité et la réussite de leur organisation.
Source: www.eur-lex.europa.eu
Coût
Les services de courrier numérique diminuent les coûts de traitement des documents au
sein de l’entreprise. Ils contribuent aux économies d’ensemble pouvant être réalisées au
sein des organisations axées autour de processus métiers.
Source: www.remittancedirectory.com
Que cela signifie-t-il pour vous?
Les services de courrier numérique permettent d’unifier les différents canaux d’entrée, et
supportent les processus d’entreprise en améliorant la disponibilité, la distribution et la
sécurité des documents.
De quelle manière CBS peut intervenir?
offrant une tarification à l’utilisation, rendant inutiles pour nos clients les
• En
investissements dans des infrastructures lourdes et coûteuses.
assurant une prise en charge des documents sous différents supports en environnement
• Enmulticanaux
tout en nous adaptant aux systèmes d’information de nos clients
En
augmentant
l’efficacité des systèmes de gestion documentaire et flux associés
•
diminuant les risques liés à la confidentialité : seuls les utilisateurs autorisés peuvent
• En
accéder aux courriers
s’intégrant aux systèmes existants, le retour sur investissement est amélioré : le
• En
traitement du courrier entrant est optimisé et le document intègre plus rapidement les
processus métiers
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Service de courrier
numérique Importance pour
le client
Résultats et avantages
Processus actuel
L’approche d’CBS
Distribution manuelle du
courrier:
Distribution électronique du
courrier:
courrier physique n’est
• Ledisponible
qu’à un seul
• Numérisation du courrier
et indexation du
• Classification
courrier physique et/ou endroit à la fois
électronique (emails, fax...)
gestion du statut des
• Aucune
courriers
documents peuvent être
• Les
enrichis
à partir du système
Des
documents
peuvent
être
• perdus ou dupliqués
d’information du client
index ne vient enrichir
documents suivent
• Aucun
• Les
le document
systématiquement le
processus approprié
distribution du document
• Une
via diverses canaux: par
email, via Canon Digital Post
Office ou directement au sein
du système d’information de
nos clients
archivage et/ou
• Livraison,
destruction des courriers physiques
au courrier à tout
• Accès
moment en tout lieu
gestion des documents
• Une
entrants multi-supports offrant
une flexibilité maximale à
l’utilisateur final
traitement du courrier plus
• Un
rapide et plus efficace
réattribution possible du
• Une
courrier en cas d’absence de
l’employé
solution autonome
• Une
réduisant les impacts au sein
du système d’information
coût mensuel fixe (ou par
• Un
courrier traité)
numérisation du courrier
• Une
centralisée mutualisant la solution pour plusieurs sites
automatisation des
• Une
traitements lorsque cela est
possible
support des organisations
• Un
de travail flexibles (télé-travail)
DISTRIBUTION NUMÉRIQUE
VIA DE MULTIPLES CANAUX
Service de courrier numérique
SYSTÈMES D'INFORMATION CLIENT
RÉCEPTION DU
COURRIER
PRÉPARATION
ANALYSE ET
NUMÉRISATION ATTRIBUTION
CANON DIGITAL POST OFFICE
RÉPARTITION
DES COURRIERS
E-MAIL
ECONOMIE DE TEMPS DE TRAITEMENT
TEMPS DE TRAITEMENT GLOBAL
A
B
RÉCEPTION
TRI GLOBAL
DU COURRIER
A
E
I
B
F
J
C
G
K
M
N
O
TRI DE DÉTAIL
Analogue Mailroom
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D
H
L
DISTRIBUTION
EN INTERNE
PRODUCTIVITÉ
COPIE
DISTRIBUTION MANUELLE AU SEIN
DES DIFFÉRENTS SERVICES
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Service de courrier
numérique Synthèse
Résumé
Le service de courrier numérique est un service au sein duquel toutes
les communications entrantes (physiques et électroniques) sont
centralisées, converties vers les formats appropriés puis transmises vers
les services concernés. Au delà de la prise en charge des documents
papiers, le service de courrier numérique (Digital Mailroom) peut
également traiter les courriers électroniques, SMS et HTML.
Notre approche
Avec le service de courrier numérique d’CBS, les images peuvent être traitées à plusieurs
niveaux et déposées au sein de différents environnements. Le courrier numérique peut
être remis par email, dans un Digital Post Office d’Canon (bureau de poste numérique) ou
directement au sein du système d’information du client.
Un service de courrier numérique CBS:
• S’adapte aux nouvelles méthodes de travail
• Minimise les pertes de courrier
• Réduit les coûts
• Résulte en une hausse de la satisfaction des clients
• Assure une stratégie de communication multicanaux
• Offre un suivi des documents
Eléments différenciateurs
Un service de courrier numérique CBS est l’équivalent d’un service de courrier traditionnel auquel
s’ajoute un centre de numérisation, assurant ainsi un meilleur retour sur investissement.
• Nous offrons un service global, intégrant des contrôles tout au long du processus documentaire.
prenons en charge vos documents et gérons les colis ne pouvant être numérisés au
• Nous
travers d’une solution globale.
travaillons sur la base d’une tarification à l’utilisation, avec des technologies
• Nous
constamment mises à niveau garantissant une qualité et une flexibilité de service optimales.
prend également en charge les documents physiques: nous pouvons archiver, livrer et/
• CBS
ou détruire de manière sécurisée.
Logiciel en tant que Service (SaaS)
CBS fournit une solution SaaS complète adaptée aux nouvelles méthodologies de travail
tout en évitant la multiplication d’interfaces coûteuses entre les différents éléments du
système d’information.
Conseil
Nous cherchons constamment à fournir la meilleure solution: la vôtre. Nos consultants
favorisent en permanence la vision globale de vos processus plutôt que de se concentrer
sur des processus isolés. Nous accompagnons nos clients dans leur stratégie du
changement vers des environnements de gestion numérique des documents.
Modèle de facturation à l’utilisation
Nous proposons un modèle de facturation à l’utilisation. Nous mettons à jour régulièrement la
plate-forme technologique du service de courrier numérique (Digital Mailroom), garantissant
ainsi un niveau de qualité et de flexibilité optimal.
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