Xerox SmartSend Mode d'emploi

juillet 2009
®
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Xerox SMARTsend Version 3
Guide de l'utilisateur
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
1
©2001-2009 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox et le symbole de sphère de connectivité, CentreWare®, Document
Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort®, PaperWare et SMARTsend sont des marques de Xerox Corporation ou des
marques dont la licence est accordée à Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays.
DataGlyph® est une marque de Palo Alto Research Center, Inc. Adobe et Acrobat sont des marques déposées de Adobe Systems,
Incorporated. IBM, Lotus, Domino, et Domino.Doc sont des marques déposées de IBM Corporation. NetWare est une marque
déposée de Novell, Inc. Flash est une marque de Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel,
Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint et IIS (Internet Information Services)
sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Netscape Navigator est une marque déposée de Netscape Communications
Corporation. WordPerfect est une marque déposée de Corel Corporation. WorkSite est une marque de Interwoven, Inc. Hummingbird
DM est une marque de Hummingbird, Ltd. Documentum est une marque déposée de EMC Corporation. LiveLink est une marque
déposée de Open Text Corporation. FileNet® est une marque déposée de FileNet Corporation, aux États-Unis, dans d'autres pays, ou
les deux. Xerox PDF Reader est développé par Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" est une marque de
Aspose Pty Ltd.
Version du document : juillet 2009
2
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Table des matières
1
Présentation de SMARTsend
Fonctions incluses dans cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Nouveautés de cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Présentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Documentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Guide d'installation et d'administration de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Guide de l'utilisateur SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Aide-mémoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Lisezmoi.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Assistance clientèle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Assistance téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Assistance Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2
Présentation du site
Accès à la page d'accueil utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
À propos de la page d'accueil utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Procédures initiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Adresse électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Créer une page de garde PaperWare Numérisation vers mon adresse électronique . . . . . 20
Flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Mes informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Ajouter de nouvelles informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Gérer mes informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Options de personnalisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Confirmation des travaux - Adresse électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Préférences pour le site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Gérer Mes profils d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare . . . . . . . . . . 24
3
Flux de production de distribution
Présentation des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Explorateur de flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Tâches des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Affichage des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Détails du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Ajout d'un flux de production de distribution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Création d'un flux de production de distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Création d'un flux de production à partir d'un flux existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Modification d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
3
Table des matières
Suppression d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Destinations du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Ajout/suppression de destinations répertoriées à/d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . 34
Ajout de nouvelles destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Modification des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Suppression de destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Gestion des informations d'identification des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Propriétés des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Nom et type du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Nom du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Type de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Attributs de document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Profils d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Champs d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Propriété des attributs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Mappage d'attributs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Enregistrer le flux de production. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Confirmation des travaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Accès aux flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Récapitulatif du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Nom et description du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Options de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Paramétrage de l'option Créer des dossiers si nécessaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Scénarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Scénario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Scénario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Tableau des scénarios possibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Annexe A : Création d'un exemple de flux de production de dossier réseau. . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Annexe B : Création d'un modèle de flux de production d'adresse électronique. . . . . . . . . . . . . 86
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend. . . . . . 88
Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un flux de production SMARTsend . . . . . 89
4
Publication des flux de production
Présentation de la publication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Modèles de numérisation de périphérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Pages de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Paramètres de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Profil de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Personnalisation desprofils de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Publication sur une page de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Utilisation d'une page de garde PaperWare avec Fax Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Paramètres de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
4
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Table des matières
Paramètres de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Affichage des publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Détails de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Ajout et suppression de périphériques d'une publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
Suppression de publications de flux de production. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Suppression de publications spécifiques d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Suppression de toutes les publications d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Impression de documents à partir d'un espace d'archivage de documents . . . . . . . . . . . . . . . .111
5
Comment numériser
Avant d'effectuer la numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
Comment la publication affecte la numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115
Numérisation avec un modèle de numérisation de périphérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Numérisation avec une page de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117
Flux de production avec attributs de document modifiables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Paramètres de numérisation PaperWare personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Récupération de la page de garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Numérisation de documents vers un espace d'archivage de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . .120
Incidents courants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122
Index
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
5
Table des matières
6
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation de
SMARTsend
1
Ce chapitre présente les différentes fonctions du logiciel Xerox SMARTsend, ainsi que l'aide disponible
dans la documentation et auprès des services d'assistance Xerox.
Contenu de ce chapitre :
• Fonctions incluses dans cette version à la page 8
•
Nouveautés de cette version à la page 10
•
Présentation de SMARTsend à la page 11
•
Documentation de SMARTsend à la page 12
•
Assistance clientèle à la page 14
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
7
Présentation de SMARTsend
Fonctions incluses dans cette version
SMARTsend est disponible en versions standard et professionnelle.
Fonctions communes à l'ensemble des versions
•
•
•
•
•
•
Fonctions de création de flux de production permettant de définir la conversion et la transmission
de documents sur support papier depuis des périphériques multifonctions Xerox vers les
destinations suivantes :
• Serveur DocuShare
•
Adresse électronique
•
Emplacement FTP
•
Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007
•
Dossier réseau
•
Imprimante éloignée
• Connexion à l'application externe
Fonctions de publication et de gestion de flux de production
Outils de sauvegarde et de restauration : pour sauvegarder les flux de production, les informations
d'identification, les préférences de l'utilisateur, les configurations de périphérique et les
paramètres généraux de SMARTsend.
Réparation de tous les périphériques
Importateur de modèles : pour importer les modèles des Services de numérisation réseau
CentreWare dans SMARTsend.
Exportateur d'historique des travaux : pour créer le fichier texte de l'historique des travaux à des
fins d'analyse et de rapport.
Édition standard ou professionnelle
Outre les destinations communes à l'ensemble des versions, prise en charge de la conversion et de la
transmission de documents papier vers les destinations suivantes :
• Emplacement URL
• Dossier réseau
• Dossier Web Microsoft Exchange 2000
• Microsoft SharePoint Portal Server 2001
• Domino
• Domino.Doc
8
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation de SMARTsend
Composants en option pour les Éditions standard ou professionnelle
•
•
•
•
•
Prise en charge de la destination Documentum version 5.2
Prise en charge de la destination Hummingbird version 5.1.0.5
Prise en charge de la destination Interwoven WorkSite version 8
Prise en charge de la destination LiveLink version 9.5.0
Prise en charge de la destination TRIM Context Server 6.0
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
9
Présentation de SMARTsend
Nouveautés de cette version
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10
Vous pouvez désormais installer SMARTsend et y accéder sur les ordinateurs Windows Vista.
L'assistant d'installation de SMARTsend a été mis à jour pour inclure un nouvel écran de sélection
de langues, un écran contenant le numéro de série et un écran de confirmation de ce numéro de
série, des paramètres client et une barre de progression en bas de chaque fenêtre.
Au cours de l'installation, à la fin de la configuration, l'administrateur peut choisir d'activer la case
à cocher « Après avoir cliqué sur Terminer, lancer l'outil de restauration » pour importer un jeu de
sauvegarde de base de données.
Les administrateurs peuvent préinstaller SQL Server 2005 ou SQL Server 2005 Express ou bien,
installer SQL Server 2005 Express dans le cadre de la configuration de SMARTsend.
Lors de la mise à niveau, l'utilisateur peut choisir une mise à niveau à partir des versions V1x ou
V2x vers la version 3x ou à partir de la version 3x vers la version 3x.
À partir du menu Démarrer, l'utilisateur peut sélectionner et visualiser la documentation
disponible pour toutes les langues installées.
SMARTsend accepte maintenant les formats de fichier en sortie PDF linéarisé, PDF et XPS protégé
(chiffré). L'utilisateur peut chiffrer un fichier PDF avant de le distribuer dans le flux de travail.
L'outil Réparer tous les périphériques a été ajouté au menu Démarrer pour reconfigurer les
paramètres des périphériques ou recréer des modèles.
Pour plus de rapidité et de facilité, l'Explorateur de flux de production a été modifié. Il inclut
maintenant la liste des publications utilisateur, les flux de production administrateur, la liste des
publications et une option de gestion des informations d'identification.
Les flux de production peuvent être modifiés par les administrateurs et plus uniquement par les
créateurs des flux.
Un lien est disponible vers l'interface utilisateur Web du périphérique dans le module de gestion
des périphériques Xerox, accessible à partir de la fenêtre Administration.
Le système enregistre, dans le module de configuration de l'utilitaire Scan to Home, la dernière
option de publication sélectionnée au cours de la session active.
L'utilitaire Scan to Home permet de partager les modèles d'options de publication.
L'administrateur peut choisir les suffixes à joindre aux documents.
La page Paramètres avancés a été ajoutée à la fenêtre Administration afin que les utilisateurs
puissent facilement modifier les paramètres du serveur proxy, si nécessaire.
Des informations plus spécifiques ont été ajoutées pour aider l'utilisateur à rechercher un
périphérique et à le sélectionner afin de publier un flux de production sur un périphérique
multifonctions. Une fonction de recherche (filtre) dans les listes de périphériques a été ajoutée.
La prise en charge de la destination du composant en option TRIM a été prévue dans cette
version.
Les nouveaux pilotes d'imprimante sont désormais pris en charge : WorkCentre 7655/7665/7675,
5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 et WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.
Les utilisateurs peuvent créer des flux de production avec des macros dans le nom de fichier au
moyen du système de gestion de documents, à partir de l'interface utilisateur du périphérique
multifonctions.
Xerox TrueMatch (en option) n'est plus pris en charge dans cette version. Il permettait aux
utilisateurs de créer des flux de recherche capables de localiser des documents sur le réseau.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation de SMARTsend
Présentation de SMARTsend
SMARTsend combine plusieurs des puissantes fonctions de deux produits Xerox, FlowPort™ et les
Services de numérisation réseau CentreWare™, tout en les améliorant. Fondé sur la plate-forme
Microsoft .NET, SMARTsend fonctionne avec les systèmes multifonctions avancés Xerox, qu'ils soient
anciens ou récents, ainsi qu'avec un grand nombre de périphériques Fax Internet de Xerox et d'autres
fabricants.
SMARTsend permet la numérisation de documents papier en quadrichromie puis leur conversion en
différents formats numériques standard de l'industrie, notamment PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF et TIFF
multipage. Le logiciel peut également convertir les documents numérisés en fichiers modifiables
comme Excel, Word, PowerPoint ou PDF permettant la recherche de texte. Les fichiers résultants
peuvent ensuite être modifiés, manipulés, enregistrés et partagés. Le système autorise le cryptage d'un
fichier PDF avant sa distribution. SMARTsend permet également aux utilisateurs d'ajouter des
informations descriptives (métadonnées) qui accompagneront les documents numérisés. Ces fonctions
polyvalentes facilitent la catégorisation, la recherche et la récupération de documents numérisés.
Application Web
SMARTsend est une application Web qui ne nécessite aucun logiciel client supplémentaire. Les
utilisateurs peuvent facilement créer des flux de production qui définissent le type de document
numérisé, les emplacements et processus de distribution, ainsi que les méthodes et périphériques
utilisés pour soumettre des travaux de numérisation SMARTsend. Le flux de production est ensuite
publié ; il fait alors partie des modèles de numérisation de périphérique ou pages de garde PaperWare
(Édition professionnelle) mis à disposition de l'utilisateur. Ces publications permettent à quiconque et
aisément de numériser un document et distribuer les fichiers électroniques résultants à un large
éventail de destinations : adresses électroniques, dossiers réseau, dossiers FTP, imprimantes éloignées,
applications externes, URL Web, espaces d'archivage Domino et Domino.doc, espaces d'archivage
Microsoft SharePoint Portal Server et Xerox DocuShare. D'autres destinations, telles que les espaces
d'archivage utilisés pour la gestion de documents avancée, peuvent être ajoutés en tant que
composants en option.
Simplicité d'emploi
SMARTsend est simple d'emploi, polyvalent et sécurisé. Des assistants guident les utilisateurs dans
l'accomplissement des tâches complexes, et des instructions détaillées, des messages d'état et des
informations de système d'aide accompagnent tous les écrans SMARTsend. Les utilisateurs peuvent
configurer des rapports de confirmation à imprimer ou envoyer par courrier électronique, tandis que les
administrateurs peuvent créer des journaux des travaux afin de suivre l'utilisation et d'obtenir des
fichiers de vérification pour répondre à leurs obligations juridiques et de contrôle. Lorsque la sécurité
prime avant tout, SMARTsend domine la concurrence grâce à la prise en charge des derniers protocoles
sécurisés et des options de configuration de site Web sécurisé. En outre, l'architecture souple et ouverte
.NET permet une intégration aisée aux autres programmes et offre la souplesse permettant d'étendre
les fonctionnalités, au gré des améliorations proposées par Xerox.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
11
Présentation de SMARTsend
Documentation de SMARTsend
Plusieurs types de documentation sont disponibles avec SMARTsend, dont des manuels imprimables
fournis sous la forme de documents au format PDF Adobe Acrobat. Pour accéder aux éléments de la
documentation, utilisez les liens fournis sur les pages d'accueil de SMARTsend ou dans le programme
Autorun du CD-ROM. Les administrateurs de SMARTsend peuvent également accéder au fichier
Lisezmoi et au Guide d'installation et d'administration à partir du menu Démarrer de l'ordinateur
SMARTsend.
L'application Adobe Acrobat Reader est nécessaire pour visualiser et imprimer les manuels.
Cette application est disponible sur le site Web d'Adobe, à l'adresse : www.adobe.com
Guide d'installation et d'administration de SMARTsend
Le Guide d'installation et d'administration de SMARTsend inclut des instructions sur la procédure
d'installation et de configuration de l'ordinateur SMARTsend, des clients et des périphériques de
numérisation pris en charge.
Pour plus d'informations sur l'installation du logiciel d'extension des périphériques SMARTsend,
téléchargez le guide d'installation et d'administration des extensions de périphérique SMARTsend à
partir de la page de téléchargement des pilotes SMARTsend, accessible sur le site www.xerox.com.
Guide de l'utilisateur SMARTsend
Le Guide de l'utilisateur SMARTsend présente SMARTsend aux nouveaux utilisateurs. Il inclut des
descriptions de toutes les pages et fonctions de SMARTsend, ainsi que des instructions pas à pas pour
les tâches principales effectuées par les utilisateurs de SMARTsend.
Aide
SMARTsend dispose d'une Aide en ligne complète, qui couvre l'utilisation de l'application au-delà de
son installation et de sa configuration initiale. Des liens d'aide sont fournis dans la partie supérieure
droite de la page SMARTsend.
12
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation de SMARTsend
Aide-mémoire
La documentation de SMARTsend comprend les fiches d'aide-mémoire suivantes :
• Aide-mémoire administrateur : contient des informations sur la configuration requise, les
procédures d'installation de base et la configuration du site destinées aux administrateurs de
SMARTsend.
• Aide-mémoire utilisateur : contient des informations de présentation et d'initiation destinées
aux utilisateurs de SMARTsend en général.
Remarque: l'Aide-mémoire administrateur n'est pas recommandé pour les premières
installations du produit. Pour des instructions détaillées sur la planification et l'installation,
reportez-vous au Guide d'installation et d'administration.
Lisezmoi.txt
Le fichier Lisezmoi.txt fournit des informations de support produit non disponibles au moment où les
autres éléments de la documentation ont été publiés. Ces informations sont destinées principalement
aux administrateurs de SMARTsend, qui peuvent y accéder en utilisant les méthodes suivantes :
• Une fois que SMARTsend a été installé :
Sur un serveur Windows 2000, cliquez sur Démarrer > Programmes > Xerox > SMARTsend >
Afficher le fichier Lisezmoi.txt.
- OU -
•
•
Sur un ordinateur ou serveur Windows XP Professionnel exécutant Windows Server 2003, cliquez
sur Démarrer> Tous les programmes > Xerox > SMARTsend > Afficher le fichier Lisezmoi.txt.
Insérez le CD-ROM SMARTsend dans votre lecteur de CD-ROM. Cliquez sur le lien Fichier LISEZMOI
depuis le programme d'installation du CD-ROM.
Au cours de l'installation, cliquez sur le bouton Visualiser le fichier Lisezmoi.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
13
Présentation de SMARTsend
Assistance clientèle
Vous pouvez obtenir une assistance auprès de Xerox par téléphone ou Internet.
Assistance téléphonique
Pour toute assistance complémentaire, contactez le Centre d'Assistance Clientèle par téléphone. Avant
d'appeler, vérifiez le numéro de série de SMARTsend en cliquant sur le lien À propos de, situé en haut à
droite de la page SMARTsend. Notez ce numéro dans l’espace prévu à cet effet ; vous pourrez vous y
référer ultérieurement. Vous devrez l'indiquer à chaque demande d'assistance technique auprès de
Xerox.
Numéro de série de Xerox SMARTsend :
Remarque: tel qu'il est installé, SMARTsend permet la gestion d'un nombre restreint de
périphériques. Pour identifier le nombre de périphériques pris en charge, cliquez sur le lien À
propos de sur n'importe quelle page SMARTsend et repérez le numéro de série du produit.
La dernière série de chiffres ajoutée au numéro de série indique le nombre de périphériques
pris en charge. Par défaut, les éditions standard et professionnelle de SMARTsend prennent
en charge jusqu'à cinq périphériques et SMARTsend.
Les numéros de téléphone des services d'assistance Xerox sont répertoriés ci-dessous. Si le numéro de
téléphone pour votre pays n'est pas répertorié, contactez votre représentant Xerox local pour l'obtenir.
Si nécessaire, notez-le dans l’espace prévu à cet effet ; vous pourrez vous y référer ultérieurement.
Numéros d'assistance téléphonique Xerox :
ÉTATS-UNIS
800-821-2797
ÉTATS-UNIS (TTY)
800-855-2880
CANADA
14
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
800-939-3769 (800-93-XEROX)
Présentation de SMARTsend
Assistance Internet
Des conseils et des informations techniques complémentaires sont disponibles sur le site Web de Xerox,
via le lien Support & Drivers (assistance et pilotes), à l’adresse www.xerox.com. Repérez ou recherchez
votre produit et accédez aux ressources d'assistance correspondantes. Les documents se trouvant dans
cette section traitent de problèmes spécifiques qui peuvent nécessiter des procédures ou des notes
d’application spéciales relatives au fonctionnement et à la configuration de votre produit Xerox.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
15
Présentation de SMARTsend
16
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation du site
2
Ce chapitre décrit les principaux éléments de la page d'accueil utilisateur. Il explique les points
d'entrée vers l'application SMARTsend et fournit les bases nécessaires pour les chapitres suivants.
Contenu de ce chapitre :
• Accès à la page d'accueil utilisateur à la page 18
•
Procédures initiales à la page 20
•
Flux de production à la page 21
•
Mes informations d'identification à la page 22
•
Options de personnalisation à la page 23
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
17
Présentation du site
Accès à la page d'accueil utilisateur
SMARTsend est une application Web. La page d'accueil utilisateur est le point d'accès central pour la
création et l'utilisation de flux de production et publications de flux de production, la gestion des
informations d'identification et la configuration des paramètres personnels.
Les navigateurs actuellement pris en charge sont les suivants :
‰
Microsoft Internet Explorer version 5.5 ou supérieure. (Internet Explorer est recommandé pour
obtenir les meilleures performances.)
‰
Netscape version 7.2 ou supérieure.
‰
Mozilla version 1.7 ou ultérieure.
‰
Mozilla FireFox version 1.0.6 ou ultérieure.
Pour accéder à la page d'accueil utilisateur :
1.
Ouvrez une fenêtre de navigateur.
2.
Entrez l'URL ou l'adresse suivante :
http://[nom_ordinateur]/SMARTsend
où nom_ordinateur est le nom de l'ordinateur SMARTsend. Si vous ne connaissez pas le nom de
l'ordinateur, contactez l'administrateur SMARTsend.
3.
4.
5.
6.
Appuyez sur Entrée.
Vous serez peut-être invité à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe. Le cas échéant, entrez
vos nom d'utilisateur et mot de passe SMARTsend et cliquez sur OK.
Un écran d'accueil SMARTsend s'affiche. Sélectionnez Cliquez ici pour accéder à SMARTsend.
La page d'accueil utilisateur s'ouvre. Gardez à l'esprit que certains boutons et options SMARTsend
situés au bas des pages peuvent ne pas être visibles sur tous les écrans. Servez-vous de la barre de
défilement située à droite de la fenêtre pour atteindre le bas des pages, si besoin est. Si vous
modifiez les paramètres sur la page, cliquez sur le bouton Enregistrer ou Enregistrer sous situé au
bas de la page pour enregistrer les modifications sur certaines pages.
Remarque: si un serveur proxy est utilisé pour la connexion à Internet, vous devrez peut-être
contourner le serveur proxy pour pouvoir vous connecter à SMARTsend. Pour cela,
contournez le serveur proxy pour toutes les adresses locales ou ajoutez l'adresse IP et le
nom d'hôte complet de l'ordinateur SMARTsend à la liste d'exceptions du serveur proxy.
Pour des instructions détaillées, contactez votre administrateur.
Remarque: des bloqueurs de fenêtres publicitaires ou popups peuvent interférer avec les
fenêtres SMARTsend. Ils doivent être désactivés pour l'URL SMARTsend. Pour savoir
comment les désactiver, contactez votre administrateur.
18
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation du site
À propos de la page d'accueil utilisateur
La page d'accueil utilisateur contient des indicateurs visuels indiquant l'utilisateur connecté, sur quel
ordinateur celui-ci est connecté et où se trouve l'utilisateur au sein de l'application.
Chemin de navigation
Ordinateur / nom d'utilisateur
Figure 2-1: Page d'accueil utilisateur (section supérieure)
•
•
Chemin de navigation : cette zone donne la liste de la page courante et des pages ayant été
utilisées pour accéder à la page courante. Par exemple, Accueil >> Explorateur de flux de
production >> Ajouter un nouveau flux de production s'affiche lorsque vous ajoutez un flux de
production. N'oubliez pas que le texte constitue des liens vers chaque page. Cliquez sur ces liens
pour accéder aux pages SMARTsend dans le chemin.
Ordinateur / nom d'utilisateur : cette zone affiche le nom de l'ordinateur SMARTsend et celui de
l'utilisateur connecté.
Remarque: sur la plupart des pages SMARTsend, il peut être nécessaire de faire défiler le
contenu pour afficher d'autres boutons ou visualiser les messages d'erreur.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
19
Présentation du site
Procédures initiales
La partie gauche de la section Procédures initiales de la page d'accueil utilisateur indique l'état de
l'application.
Les icônes suivantes apparaissent pour indiquer l'état d'une étape ou de l'application :
Indique qu'une étape est incomplète ou que l'application n'est pas prête à l'utilisation.
Indique qu'une étape n'est peut-être pas terminée.
Indique qu'une étape est terminée ou que l'application est prête à l'utilisation.
Adresse électronique
Pour pouvoir gérer des flux de production et les informations d'identification, vous devez d'abord
entrer une adresse électronique. Votre adresse électronique est utilisée pour la confirmation des
messages électroniques et comme destination pour le flux de production Mon adresse électronique
fourni avec l'installation de SMARTsend. Saisissez votre adresse électronique et cliquez sur Enregistrer.
Créer une page de garde PaperWare Numérisation vers mon adresse
électronique
Édition professionnelle
Bien que le flux de production fasse partie de l'installation SMARTsend, il doit être publié avant de
pouvoir être utilisé. La création d'une page de garde PaperWare est une méthode de publication du
flux de production. Utilisez ce lien pour créer une page de garde pour le flux de production Mon adresse
électronique. Reportez-vous au Chapitre 4, Publication des flux de production, pour plus d'informations
à ce sujet.
Le flux de production Mon adresse électronique permet d'envoyer automatiquement par courrier
électronique un document numérisé vers le compte de messagerie de l'utilisateur qui a soumis la
numérisation. Il s'agit du propriétaire de la page de garde PaperWare ou de la personne qui s'est
connectée sur un périphérique multifonctions Xerox. Si le périphérique requiert une authentification, le
document numérisé sera cependant toujours envoyé à la personne qui s'est connectée sur ce
périphérique.
20
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation du site
Flux de production
Ajouter un nouveau flux de production
N'importe quel utilisateur peut créer un flux de production. Le lien Ajouter appelle un assistant qui vous
dirige vers les étapes nécessaires pour définir le flux de production, notamment la spécification des
destinations du document et des attributs du document, ainsi que la définition des paramètres du flux
de production. Voir Ajout d'un flux de production de distribution à la page 3-29, pour plus
d'informations.
Gérer mes flux de production
Ce lien appelle l'éditeur de flux de production, qui vous permet de gérer les flux de production et les
publications que vous avez créés. Depuis l'éditeur de flux de production, vous pouvez ajouter, modifier,
supprimer et publier des flux de production, ainsi que visualiser et supprimer des publications. Pour plus
d'informations sur cet outil, reportez-vous au Chapitre 3, Flux de production de distribution.
Afficher tous les flux de production
Ce lien appelle l'Explorateur de flux de production, qui vous permet de visualiser tous les flux de
production publics, ainsi que les flux de production privés dont vous êtes le propriétaire. Les tâches de
gestion de flux de production disponibles dans le volet gauche dépendent du flux de production
sélectionné dans la liste des flux de production, située dans le panneau droit. Pour plus d'informations
sur l'Explorateur de flux de production, reportez-vous au Chapitre 3, Flux de production de distribution.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
21
Présentation du site
Mes informations d'identification
Des informations d'identification sont requises pour toutes les destinations de numérisation qui
utilisent ces informations pour stocker et archiver les documents (DocuShare, Domino, Microsoft
Exchange, FTP, dossier réseau ou Microsoft SharePoint, par exemple). La zone Mes informations
d'identification vous permet d'ajouter et de modifier ces informations (nom d'utilisateur et mot de
passe de connexion) pour les destinations de numérisation.
Ajouter de nouvelles informations d'identification
Lorsque vous ajoutez un nouveau flux de production, vous êtes invité à ajouter des informations
d'identification pour les nouvelles destinations. Voir Ajout d'un flux de production de distribution à la
page 3-29. Vous pouvez également ajouter des informations d'identification pour les nouvelles
destinations à l'aide du lien Ajouter de nouvelles informations d'identification sur la page d'accueil
utilisateur. Pour plus d'informations sur l'ajout d'informations d'identification, reportez-vous à la
section Gestion des informations d'identification des destinations à la page 36.
Gérer mes informations d'identification
Lorsque les informations d'identification pour une destination existante ont changé, ce changement
doit être répercuté sur l'ordinateur SMARTsend pour que le travail de numérisation de flux de
production puisse être effectué. Vous pouvez gérer les informations d'identification des destinations à
l'aide du lien Gérer mes informations d'identification. Pour plus d'informations sur la modification ou
la suppression d'informations d'identification, reportez-vous à la section Gestion des informations
d'identification des destinations à la page 36.
22
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Présentation du site
Options de personnalisation
Confirmation des travaux - Adresse électronique
Cette option permet d'indiquer une adresse électronique pour les travaux configurés avec une
confirmation par courrier électronique.
• Sélectionnez Utiliser mon adresse électronique pour la confirmation des travaux pour utiliser
votre adresse électronique SMARTsend. Voir Adresse électronique à la page 2-20.
• Pour utiliser une autre adresse, sélectionnez Utiliser l'adresse électronique suivante pour la
confirmation des travaux, indiquez une adresse électronique, puis cliquez sur Sauvegarder.
Préférences pour le site
Les préférences de l'utilisateur pour l'utilisation de SMARTsend sont configurées ici.
Sélectionnez Afficher des pages d'état dans tous les cas (succès et échecs) pour que des pages
d'état s'affichent après l'exécution de tâches telles que la publication de flux de production. Si cette
option n'est pas sélectionnée, les pages d'état seront affichées une fois les flux de production publiés
avec succès.
Sélectionnez Afficher l'écran d'accueil lors de votre prochain accès à SMARTsend pour que la page
d'accueil s'affiche lorsque vous accédez à l'application.
Gérer Mes profils d'attributs de document
Ce lien affiche la page Gestion des profils de documents. Les attributs de document sont des
informations complémentaires pouvant être ajoutées à chaque document numérisé pour le décrire
(version, titre ou description du document). Ces attributs de document peuvent être créés lors de la
création d'un flux de production et seront appliqués lorsque le flux de production sera numérisé.
SMARTsend est fourni avec des ensembles prêts à l'emploi d'attributs de document, appelés
également profils de documents. Ils sont installés en même temps que l'application. Tous les profils
d'attributs de document sont accessibles publiquement par tous les utilisateurs de SMARTsend. Les
profils de documents sont affichés lors de la création du flux de production et filtrés par destinations
de documents de flux de production. Par exemple, FTP uniquement est un profil de document pour une
destination FTP et s'affiche uniquement lorsqu'un flux de production a une destination FTP.
La page Gestion des profils de documents affiche tous les profils de documents présents dans le
système. Ils peuvent être supprimés par le propriétaire du flux de production ou par un administrateur
depuis cette page. Des attributs de document personnalisés peuvent être créés lors de la création du
flux de production. Reportez-vous à la section Profils d'attributs de document à la page 64, pour plus
d'informations.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
23
Présentation du site
Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires
PaperWare
Édition professionnelle
Ce lien vous permet de publier des modèles avec des paramètres de numérisation personnalisés pour
les pages de garde PaperWare.
Lors de la configuration des périphériques, un modèle PaperWare (intitulé PaperWare) est publié
automatiquement pour chaque périphérique configuré pour l'application. Ce modèle utilise un
ensemble de paramètres de numérisation par défaut.
Si vous choisissez souvent d'autres paramètres sur le périphérique multifonctions Xerox lorsque vous
utilisez le formulaire PaperWare, vous pouvez publier un nouveau modèle de périphérique avec les
paramètres de numérisation souhaités. Il vous suffit alors de sélectionner le nouveau modèle au lieu du
modèle PaperWare par défaut lorsque vous numérisez sur le périphérique en utilisant une page de
garde PaperWare. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Personnalisation des paramètres
de numérisation PaperWare à la page 93.
24
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
3
Flux de production de
distribution
Ce chapitre indique comment créer et éditer des flux de production de distribution. Il comprend des
instructions relatives à la définition de destinations, de noms de fichier et de formats de document,
d'attributs de document, ainsi que d'autres paramètres qui ont une incidence sur le fonctionnement
des flux de production de distribution SMARTsend.
Contenu de ce chapitre :
• Présentation des flux de production à la page 26
•
Explorateur de flux de production à la page 27
•
Ajout d'un flux de production de distribution à la page 29
•
Modification d'un flux de production à la page 31
•
Suppression d'un flux de production à la page 33
•
Destinations du document à la page 34
•
Nom et type du document à la page 50
•
Attributs de document à la page 64
•
Enregistrer le flux de production à la page 72
•
Récapitulatif du flux de production à la page 74
•
Paramétrage de l'option Créer des dossiers si nécessaire à la page 75
•
Scénarios à la page 78
•
Annexe A : Création d'un exemple de flux de production de dossier réseau à la page 83
•
Annexe B : Création d'un modèle de flux de production d'adresse électronique à la page 86
•
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend à la page 88
•
Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un flux de production SMARTsend à la
page 89
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
25
Flux de production de distribution
Présentation des flux de production
SMARTsend utilise le concept de flux de production pour gérer la manière dont un document numérisé
est converti en document électronique, puis acheminé vers différentes destinations. Par exemple, il est
possible de créer un flux de production qui convertira des documents sur support papier en fichiers PDF
puis les acheminera vers un espace d'archivage de documents tel que DocuShare. Le flux de
production peut également indiquer plusieurs destinations, comme des comptes de messagerie
électronique, des dossiers réseau ou n'importe quelle combinaison d'espaces d'archivage de
documents.
Les flux de production offrent :
•
•
•
l'automatisation des tâches et paramètres utilisés fréquemment,
des options de sécurité polyvalentes,
une utilisation et une maintenance simples.
Les flux de production permettent de combiner des paramètres de numérisation, tels que les
destinations, le nom et le type du document, les attributs de document et des paramètres de prise
d'image au sein d'une entité unique pouvant être utilisée et réutilisée selon les besoins. Le nom et le
type du document sont les propriétés qui définissent et décrivent un document numérisé. Définir les
attributs de base du document numérisé, comme le nom de fichier et le type de format numérique
(PDF, XPS, JFIF, TIFF page unique, TIFF multipage, etc.) est une opération essentielle pour créer un flux
de production utilisable. SMARTsend fournit également un moyen d'ajouter des attributs de document
facultatifs, plus couramment appelés métadonnées, à des documents numérisés. Ces attributs sont
stockés avec le document numérique et peuvent être utilisés pour automatiser le stockage et le retrait
du document, ainsi que les tâches de gestion.
Les flux de production peuvent être désignés comme publics ou privés. Les flux de production publics
sont disponibles pour tous les utilisateurs de SMARTsend, qui peuvent les visualiser, les utiliser et les
modifier (si les modifications sont enregistrées, une copie de l'original est réalisée pour le nouveau
propriétaire). Les flux de production privés peuvent être visualisés, utilisés et modifiés uniquement par
leur propriétaire (le créateur du flux de production). Les administrateurs de SMARTsend peuvent
répertorier, visualiser et modifier (sans réaliser de copie) et supprimer les flux de production privés ou
publics. Les administrateurs ne publient pas les flux de production.
Pour être disponibles lors de la numérisation de documents, les flux de production doivent avoir été
publiés. Pour plus d'informations, consultez le Chapitre 4, Publication des flux de production.
26
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Explorateur de flux de production
La page de l'explorateur de flux de production permet d'accéder aux flux de production, de les gérer et
d'exécuter la majorité des opérations de SMARTsend, notamment : l'affichage, l'ajout, la modification
et la publication de flux de production. Pour accéder à l'Explorateur de flux de production depuis la
page d'accueil, cliquez sur Gérer mes flux de production, auquel cas seuls les flux de production créés
par l'utilisateur connecté à SMARTsend seront affichés, ou cliquez sur Afficher tous les flux de
production, pour afficher tous les flux de production auquel l'utilisateur connecté a accès.
La partie gauche de l'explorateur de flux de production contient les menus de gestion et des aperçus
de flux de production. Les détails sur un flux de production spécifique sélectionné dans la partie droite
de l'explorateur de flux de production sont affichés dans la zone Détails de la partie gauche.
La partie droite de l'explorateur de flux de production affiche les flux de production dans un tableau.
La liste des flux de production peut être triée par en-tête en cliquant sur l'en-tête spécifique. Un flux de
production doit être sélectionné pour être modifié ou publié.
Les icônes suivantes sont affichées en regard des noms de flux de
production :
Indique un flux de production créé par l'utilisateur connecté.
Indique un flux de production créé par un autre utilisateur que celui qui est connecté.
Indique un flux de production privé créé par l'utilisateur connecté.
Indique un flux de production avec des paramètres de numérisation PaperWare (Édition
professionnelle).
Tâches des flux de production
La zone Gestion des flux de production répertorie les tâches que l'utilisateur peut effectuer sur le flux
de production sélectionné. Excepté pour l'ajout d'un nouveau flux de production, la tâche choisie sera
exécutée sur le flux de production sélectionné dans le volet droit.
Les tâches disponibles dépendent du flux de production sélectionné. Par exemple, si un flux de
production n'a pas encore été publié, les tâches de visualisation ou de suppression des publications de
flux de production ne seront pas disponibles pour ce flux de production.
Remarque: Le flux de production Mon_adresse, fourni avec SMARTsend, ne peut pas être
supprimé.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
27
Flux de production de distribution
Affichage des flux de production
Ces options vous permettent d'afficher différentes listes de flux de production et de publications.
Afficher tout
Cliquez sur Afficher tout pour afficher tous les flux de production auxquels vous avez accès. Ceux-ci
incluent tous les flux de production publics et uniquement les flux de production privés que vous avez
créés.
Mes flux de production
Cliquez sur Mes flux de production pour afficher tous les flux de production publics et privés que vous
avez créés.
Détails du flux de production
La zone Détails affiche les informations sur le flux de production sélectionné dans le volet droit.
Les informations suivantes sont affichées :
• Nom du flux de production
• Description du flux de production, le cas échéant
• Propriétaire du flux de production
• Flux de production public ou privé
• Date de la dernière utilisation du flux de production pour la numérisation
• Date de la dernière modification du flux de production
• Nombre de publications de périphérique
• Nombre de publications PaperWare (Édition professionnelle)
• Nombre total de publications pour ce flux de production ou ce propriétaire
• Signale que le flux de production est un flux de production de type Distribution.
28
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Ajout d'un flux de production de distribution
Il existe deux façons de créer un flux de production : soit à l'aide d'un assistant qui guide l'utilisateur
tout au long du processus de définition du flux de production, soit à partir d'un flux de production
existant.
Création d'un flux de production de distribution
N'importe quel utilisateur peut créer un flux de production. Un assistant guide l'utilisateur tout au long
de la procédure nécessaire pour définir les destinations du document, ainsi que les formats et le nom
de fichier, pour spécifier les attributs du document et pour déterminer les paramètres du flux de
production.
Pour créer un flux de production de distribution :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Ajouter un nouveau flux de production sous
l'en-tête Flux de production.
2.
Sélectionnez les destinations souhaitées des fichiers de sortie numérisés. Pour les destinations
ayant déjà été configurées, des cases à cocher sont affichées. Sélectionnez les destinations
configurées en cochant les cases correspondantes. Si une destination souhaitée n'est pas
configurée, allez sur le type de destination et cliquez sur ajouter des emplacements. Reportezvous à la section Destinations du document à la page 34, pour plus de détails sur l'ajout de
destinations.
3. Cliquez sur Suivant>>.
4. Indiquez le nom et le type du document. Voir Nom et type du document à la page 3-50, pour plus
d'informations.
5. Cliquez sur Suivant>>.
6. Précisez les attributs du document. Voir Attributs de document à la page 3-64, pour plus
d'informations.
7. Cliquez sur Suivant>>.
8. Indiquez les paramètres du flux de production. Reportez-vous à la section Enregistrer le flux de
production à la page 72, pour plus de détails.
9. Cliquez sur Suivant>>.
10. Sur la page Enregistrer le flux de production, vérifiez les détails du flux de production définis au
cours des étapes précédentes. En cas d'erreur, cliquez sur les boutons Modifier appropriés sur la
page pour revenir aux écrans précédents. Si vous ne souhaitez rien modifier, cliquez sur Terminer
pour créer le flux de production.
Si vous indiquez que le flux de production doit être publié plus tard, vous serez renvoyé à la page
d'accueil utilisateur. Dans le cas contraire, la page Publication du flux de production appropriée sera
affichée. Reportez-vous au Chapitre 4, Publication des flux de production, pour en savoir plus à ce sujet.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
29
Flux de production de distribution
Création d'un flux de production à partir d'un flux existant
Un nouveau flux de production identique à un flux de production existant peut parfois être nécessaire,
avec une destination de document différente ou une propriété modifiée. Plutôt que de créer un
nouveau flux de production, vous pouvez apporter les modifications nécessaires à un flux de
production existant et l'enregistrer sous un nom différent.
Remarque: Pour créer un nouveau flux de production à partir d'un flux de production
existant, vous devez modifier ce dernier. Reportez-vous à la section Modification d'un flux
de production à la page 31, pour en savoir plus.
Pour créer un flux de production à partir d'un flux déjà existant :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui que
vous souhaitez utiliser comme base du nouveau flux de production.
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production sur le
côté gauche. La page Enregistrer le flux de production s'affiche.
Avant d'y apporter des modifications, vous devez renommer le flux de production. Modifiez son
nom et cliquez sur Enregistrer sous. La fenêtre de l'Explorateur de flux de production s'affiche, le
nouveau flux de production se trouvant dans la liste des flux de production. Il est identique au flux
de production à partir duquel il a été créé, excepté le fait qu'il porte un autre nom.
Pour effectuer d'autres modifications, suivez la procédure décrite dans
Modification d'un flux de production à la page 31.
3.
4.
5.
6.
Remarque: Si vous enregistrez le flux de production d'un autre utilisateur, ajoutez les
informations d'identification nécessaires pour les destinations. Un flux de production utilise
toujours les informations d'identification du propriétaire. Si vous n'ajoutez pas
d'informations d'identification au moment de la création du flux de production, vous serez
invité à les ajouter lors de sa publication. Reportez-vous à la section Ajouter de nouvelles
informations d'identification à la page 22, pour connaître la procédure à suivre.
30
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Modification d'un flux de production
N'importe quel utilisateur ou administrateur peut modifier un flux de production public. En revanche,
dans le cas d'un flux de production privé, seul l'administrateur ou son propriétaire (le créateur) est
autorisé à le modifier. Les modifications s'effectuent dans l'éditeur de flux de production.
Remarque: Vous pouvez enregistrer les modifications apportées à un flux de production
uniquement s'il n'a pas été publié. Si le flux de production a déjà été publié, enregistrez les
modifications en tant que nouveau flux de production en cliquant sur Enregistrer sous. Si
vous souhaitez modifier un flux de production publié, vous pouvez supprimer toutes les
publications en cliquant sur Supprimer les publications de ce flux de production puis en
modifiant et en enregistrant le flux de production modifié.
Pour accéder à l'éditeur de flux de production :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production. Si vous
modifiez un flux de production dont vous êtes le propriétaire, vous pouvez également cliquer sur
Gérer mes flux de production.
2.
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui que
vous souhaitez modifier.
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production sur le
côté gauche. La page Enregistrer le flux de production s'affiche.
3.
Remarque: Si vous modifiez le flux de production d'un autre utilisateur, vous devez
ajouter les informations d'identification nécessaires pour les destinations. Un flux de
production utilise toujours les informations d'identification du propriétaire au moment
de la numérisation. Si vous n'ajoutez pas d'informations d'identification au moment de
la modification du flux de production, vous serez invité à les ajouter lors de la
publication de celui-ci. Reportez-vous à la section Ajouter de nouvelles informations
d'identification à la page 22, pour connaître la procédure à suivre.
4.
Vous pouvez, à partir de la page Enregistrer les flux de production, modifier le nom et la
description du flux de production, ainsi que ses options de publication. Pour modifier une propriété
modifiable du flux de production, il suffit de cliquer sur le bouton Modifier approprié. En effet, il
existe un bouton Modifier pour chacun des principaux composants du flux de production.
a. Paramètres du flux de production : cliquez sur le bouton Modifier les paramètres pour
modifier les paramètres sur la page Paramètres du flux de production. Voir Enregistrer le flux
de production à la page 3-72, pour plus d'informations.
b.
Attributs de document : cliquez sur le bouton Modifier les attributs pour modifier les
paramètres sur la page Attributs de document. Voir Attributs de document à la page 3-64,
pour plus d'informations.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
31
Flux de production de distribution
5.
c.
Nom du document : cliquez sur le bouton Modifier le nom pour modifier les paramètres sur
la page Nom et type du document. Voir Nom et type du document à la page 3-50, pour plus
d'informations.
d.
Destination et formats du document : cliquez sur le bouton Modifier les destinations pour
modifier les paramètres sur la page Destinations du document, ou le bouton Modifier les
formats pour modifier les paramètres de format sur la page Nom et type du document. Voir
Destinations du document à la page 3-34 et Voir Type de document à la page 3-52, pour plus
d'informations.
Cliquez sur Enregistrer pour remplacer le flux de production courant, si vous le souhaitez. Si vous
modifiez le nom du flux de production, le nom existant est également remplacé. Cette option est
disponible uniquement si le flux de production courant n'a pas déjà été publié et si vous en êtes le
propriétaire. Dans le cas contraire, cliquez sur Enregistrer sous pour créer un flux de production à
partir du flux de production courant.
Remarque: Si vous cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous sur cette page, vous serez
renvoyé à l'Explorateur de flux de production (ou à la page Publication du flux de
production si vous avez sélectionné la publication du flux de production), et vous devrez
cliquer sur Modifier ce flux de production pour apporter des modifications au flux de
production renommé.
6.
32
Si vous avez choisi de publier le flux de production, la page Publication du flux de production
s'affiche. Reportez-vous au Chapitre 4, Publication des flux de production, pour plus
d'informations à ce sujet.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Suppression d'un flux de production
Seul le propriétaire d'un flux de production ou un administrateur peut supprimer un flux de production
depuis la page Explorateur de flux de production.
Remarque: Lorsqu'un flux de production est supprimé, toutes ses publications le sont
également.
Pour supprimer un flux de production :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes flux de production.
2.
3.
Sélectionnez le flux de production à supprimer dans la liste de l'Explorateur de flux de production.
Cliquez sur Supprimer ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche. Une fenêtre d'avertissement apparaît, dans laquelle vous devez indiquer si
vous souhaitez vraiment supprimer le flux de production.
Pour supprimer le flux de production, cliquez sur OK. Le flux de production sera supprimé de la liste
dans l'Explorateur de flux de production. Si vous ne souhaitez pas supprimer le flux de production,
cliquez sur Annuler.
4.
Remarque: Les publications de flux de production sont également supprimées.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
33
Flux de production de distribution
Destinations du document
La page Destinations du document permet de configurer les destinations des documents numérisés.
Une destination est l'emplacement final vers lequel le document est numérisé. Une ou plusieurs
destinations peuvent être indiquées lors de la création d'un flux de production.
Pour accéder à la page Destinations du document :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont
vous souhaitez modifier les destinations.
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche.
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Destinations du document dans le volet
gauche.
3.
4.
Remarque: La page Destinations du document est également accessible à partir du lien
Ajouter > Flux de production de distribution....
La page Destinations du document répertorie tous les types de destinations activées et pouvant être
configurées. Au sein de chaque type, sous le sous-titre mes emplacements ou mes adresses, les
destinations spécifiques configurées par l'utilisateur connecté sont répertoriées. Sous les sous-titres
autres emplacements et autres adresses, sont répertoriées les destinations configurées par les autres
utilisateurs. Celles-ci apparaissent seulement si elles sont utilisées dans le flux de production en cours
de modification.
Ajout/suppression de destinations répertoriées à/d'un flux de production
Pour ajouter une destination répertoriée au flux de production, sélectionnez la case qui lui correspond.
Pour supprimer une destination du flux de production, désélectionnez la case correspondante afin
qu'elle ne soit plus cochée.
Ajout de nouvelles destinations
Les destinations définies et entrées dans un flux de production sont conservées, que les modifications
apportées au flux de production soient enregistrées ou non. Elles ne sont supprimées qu'en cas de
suppression manuelle depuis la page Destinations du document. Les destinations peuvent ainsi être
sélectionnées lors de la définition d'autres flux de production.
34
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Pour ajouter une nouvelle destination :
1.
Recherchez le type de la destination (DocuShare, FTP, etc.) sur la page Destinations du document
et cliquez sur ajouter des emplacements. Une fenêtre spécifique du type de la destination
s'affiche.
2.
3.
4.
Entrez les propriétés de la destination. Consultez le Propriétés des destinations à la page 38.
Cliquez sur OK.
Si des informations d'identification sont nécessaires pour accéder à la destination, la page
Paramètres de compte s'affiche. Ajoutez le nom d'utilisateur et le mot de passe adéquats et
cliquez sur OK.
Remarque: Lorsque la page Paramètres de compte est affichée, vous pouvez être amené à
saisir les informations d'identification de l'ordinateur SMARTsend. Dans ce cas, vous devez
spécifier celles que vous avez utilisées pour vous connecter à SMARTsend. Si vous entrez des
informations différentes, vous devrez peut-être supprimer tous les fichiers Internet
temporaires du poste de travail, et ce à l'aide de votre navigateur, pour pouvoir continuer.
Par exemple, à partir de Internet Explorer, choisissez les options suivantes pour supprimer
les fichiers Internet temporaires : Outils > Options Internet > Général > Supprimer les fichiers
> OK.
Modification des destinations
Toutes les propriétés d'une destination peuvent être modifiées, à l'exception de son nom.
Pour modifier les propriétés d'une destination :
1.
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le nom de la destination à modifier. Ses
propriétés s'affichent.
2.
Modifiez les propriétés selon vos besoins. Pour des informations spécifiques sur la destination,
reportez-vous à la section Propriétés des destinations à la page 38. Une destination modifiée est
automatiquement ajoutée au flux de production. Si vous souhaitez supprimer la destination du
flux de production, désélectionnez la case en regard de celle-ci.
Cliquez sur OK.
3.
Suppression de destinations
Seules les destinations ajoutées par l'utilisateur et répertoriées dans mes emplacements ou mes
adresses peuvent être supprimées.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
35
Flux de production de distribution
Pour supprimer une seule destination :
1.
Sur la page Destinations du document, recherchez la destination à supprimer.
2.
La destination, sans autre avertissement, ne sera plus disponible lors de la définition des flux de
production futurs ; soyez sûr de vouloir la supprimer avant de cliquer sur supprimer. Cliquez sur
supprimer pour supprimer la destination.
Remarque: Les flux de production utilisant déjà la destination ne seront pas affectés. Pour
ces flux de production, la destination sera affichée sous l'en-tête autres emplacements la
prochaine fois que les destinations seront modifiées.
Pour supprimer toutes les destinations d'un type particulier :
1.
Sur la page Destinations du document, recherchez le type de destination.
2.
Toutes les destinations, sans autre avertissement, ne seront plus disponibles lors de la définition de
nouveaux flux de production ; soyez sûr de vouloir les supprimer avant de cliquer sur Supprimer
tous les emplacements ou Supprimer toutes les adresses. Cliquez sur Supprimer tous les
emplacements ou Supprimer toutes les adresses pour supprimer toutes les destinations.
Remarque: Les flux de production utilisant déjà ces destinations ne seront pas affectés. Pour
ces flux de production, les destinations seront affichées sous l'en-tête autres emplacements
la prochaine fois qu'elles seront modifiées.
Gestion des informations d'identification des destinations
Des informations d'identification sont requises pour toutes les destinations de numérisation qui
utilisent ces informations pour stocker et archiver les documents numérisés (DocuShare, Domino,
Microsoft Exchange, FTP, dossier réseau ou Microsoft SharePoint, par exemple). Vous êtes invité à
ajouter des informations d'identification pour les nouvelles destinations lorsque vous ajoutez un
nouveau flux de production, mais vous pouvez également ajouter des informations d'identification
pour les nouvelles destinations avant d'ajouter un flux de production, en utilisant le lien Ajouter de
nouvelles informations d'identification sur la page d'accueil utilisateur.
Conseil: Pour les destinations DocuShare, vous devez créer tout d'abord les informations
d'identification au niveau racine de DocuShare avant d'ajouter un flux de production associé à
ces informations. Vous ne pouvez pas en créer pour les dossiers ou sous-dossiers parents dans
DocuShare. Lorsque cela est possible, saisissez les informations d'identification pour le serveur
DocuShare plutôt que pour une collection individuelle. Cela permet de faciliter la détection de
collections et d'éliminer le besoin d'ajouter des informations d'identification pour des collections
individuelles. Lors de la saisie de ces informations pour le serveur DocuShare, testez la connexion
au serveur DocuShare. Connectez-vous en utilisant l'adresse URL que vous entrez dans
SMARTsend et ajoutez le terme « Login » (par exemple,
http://www.docushare.companyx.com/dsweb/Login). Les informations de connexion saisies
doivent respecter la casse.
36
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Pour ajouter des informations d'identification :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Ajouter de nouvelles informations
d'identification. La page Paramètres de compte s'affiche.
2.
Sélectionnez le type de destination dans la liste déroulante Type de compte. Le nombre et les
noms des autres zones modifiables changeront selon le type de destination sélectionné.
Renseignez les autres zones modifiables de la destination.
Cliquez sur OK.
3.
4.
Remarque: après avoir cliqué sur Ajouter de nouvelles informations d'identification, vous
pouvez être invité à entrer vos informations d'identification pour l'ordinateur SMARTsend.
Dans ce cas, vous devez spécifier celles que vous avez utilisées pour vous connecter à
SMARTsend. Si vous entrez des informations différentes, vous devrez peut-être supprimer
tous les fichiers Internet temporaires du poste de travail, et ce à l'aide de votre navigateur,
pour pouvoir continuer. Par exemple, à partir de Internet Explorer, choisissez les options
suivantes pour supprimer les fichiers Internet temporaires : Outils > Options Internet >
Général > Supprimer les fichiers > OK.
Les informations d'identification ajoutées seront le « point de départ » lors de la création d'une
destination pour ce compte.
Lorsque les informations d'identification pour une destination existante ont changé, ce changement
doit être répercuté sur l'ordinateur SMARTsend pour que le travail de numérisation de flux de
production puisse être effectué.
Remarque: lorsque vous ajoutez une destination à un flux de production SMARTsend, les
informations d'identification entrées pour la destination (par ex., DocuShare, SharePoint
Portal Server 2003/2007) doivent être dotées du droit en écriture sur le serveur de
destination. Si ces informations d'identification sont uniquement associées au droit en
lecture, l'utilisateur pourra ajouter la destination à un flux de production SMARTsend.
Néanmoins, la publication du flux de production échouera, l'utilisateur n'ayant pas
l'autorisation de télécharger un document sur le serveur de destination.
Pour modifier les informations d'identification d'une destination existante
:
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes informations d'identification. La
liste de toutes les destinations avec des informations d'identification s'affiche.
2.
3.
Sélectionnez les informations d'identification à modifier.
Dans la zone Tâches relatives aux informations d'identification, sur la gauche, cliquez sur Modifier
ces informations. La page Paramètres de compte s'affiche.
Modifiez les propriétés des informations d'identification.
4.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
37
Flux de production de distribution
5.
Cliquez sur OK.
Remarque: Après avoir cliqué sur Modifier ces informations, vous pouvez être invité à entrer
vos informations d'identification pour l'ordinateur SMARTsend. Dans ce cas, vous devez
spécifier celles que vous avez utilisées pour vous connecter à SMARTsend. Si vous entrez des
informations différentes, vous devrez peut-être supprimer tous les fichiers Internet
temporaires du poste de travail, et ce à l'aide de votre navigateur, pour pouvoir continuer.
Par exemple, à partir de Internet Explorer, choisissez les options suivantes pour supprimer
les fichiers Internet temporaires : Outils > Options Internet > Général > Supprimer les fichiers
> OK.
Pour supprimer les informations d'identification d'une destination :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes informations d'identification. La
liste de toutes les destinations avec des informations d'identification s'affiche.
2.
3.
Sélectionnez les informations d'identification à supprimer.
Dans la zone Tâches relatives aux informations d'identification, sur la gauche, cliquez sur
Supprimer ces informations. Une fenêtre de confirmation s'affiche.
Cliquez sur OK.
4.
Propriétés des destinations
Cette section identifie les types de destinations de document pris en charge ainsi que les conditions
d'adressage requises pour chacune d'elles. Voir Ajout de nouvelles destinations à la page 3-34, pour
plus d'informations.
Attribution d'un nom à une destination et fonctionnement
Le nom d'une destination ne doit pas comporter plus de 64 caractères alphanumériques (traits de
soulignement et tirets compris). Ce nom est utilisé pour identifier la destination au moment d'une
publication, et il est affiché sur les pages de garde PaperWare (Édition professionnelle) et les pages de
confirmation.
Destinataire de courrier électronique
Définissez les propriétés relatives aux destinataires de courrier électronique en entrant les informations
adéquates pour les destinataires simples, les destinataires en copie (Cc:) et les destinataires en copie
cachée (Cci:). Séparez les adresses de messagerie par un point-virgule. Exemple :
[email protected];[email protected]
38
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Vous pouvez entrer des noms partiels et cliquer sur Vérifier le(s) nom(s) pour rechercher les noms des
destinataires. Pour que la fonction de vérification de nom fonctionne, l'administrateur doit configurer
les mappages de propriétés LDAP SMARTsend pour votre carnet d'adresses intégré. 50 noms au
maximum peuvent être affichés lorsque les noms sont vérifiés. Si plus de 50 noms sont renvoyés,
affinez la recherche en ajoutant des caractères supplémentaires.
Le nombre d'adresses de messagerie électronique que vous pouvez ajouter est illimité. Toutefois, les
serveurs de messagerie imposent des restrictions pour la taille des pièces jointes. Les travaux de
numérisation vers une adresse électronique dépassant la taille limite échoueront.
• Sélectionnez le type de codage utilisé pour envoyer des pièces jointes via lnternet. UUEncode et
Base64 sont les codages standard pour les données binaires comme du texte. Le codage
UUEncode utilise certains caractères non compatibles avec le code EBCDIC (Extended Binary
Coded Decimal Interchange Code), un jeu de caractères utilisé principalement en Europe. Les
messages électroniques envoyés via Internet utilisent le codage Base64 ou MIME (Multipurpose
Internet Mail Extensions). Pour une meilleure compatibilité avec les systèmes européens, utilisez le
codage Base64.
• Si vous souhaitez également envoyer le document numérisé automatiquement à la personne qui a
soumis le travail, sélectionnez Envoyer un courrier électronique à l'auteur de ce flux de
production. Il s'agit de la personne qui numérise le document. Si des modèles de numérisation de
périphérique sont utilisés, cette option fonctionne uniquement sur des périphériques
multifonctions Xerox sur lesquels l'authentification est activée.
• Si vous souhaitez uniquement envoyer un lien, sélectionnez Envoyer le lien URL vers le document
(aucun document joint). Dans ce cas, aucun fichier n'est envoyé aux destinataires. En outre, le
lien est envoyé uniquement si d'autres destinations du flux de production sont accessibles via une
URL. Envoyer un lien au lieu d'une pièce jointe réelle est utile pour les systèmes de messagerie
ayant des restrictions de mémoire pour le traitement des gros documents. Des liens vers plusieurs
espaces d'archivage apparaissent dans le message si la numérisation vers toutes les destinations
est configurée.
Remarque: Le flux de production doit comporter au moins une autre destination dont le
format correspond à celui sélectionné pour le destinataire du courrier électronique. Dans
le cas contraire, vous obtenez un document joint mais aucune URL.
Imprimante éloignée
Les fichiers au format Texte, TIFF multipage, PDF, Microsoft Word, Excel et PowerPoint peuvent être
imprimés à l'aide de cette fonction.
• Sélectionnez l'imprimante dans la liste déroulante. Il doit s'agir d'une imprimante dont le pilote
est configuré sur l'ordinateur d'applications SMARTsend. Si aucune imprimante n'est affichée,
contactez l'administrateur afin qu'il configure les imprimantes de l'application.
• Entrez le nombre de copies à imprimer. Le nombre maximal autorisé dépend de l'imprimante
distante sélectionnée.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
39
Flux de production de distribution
Documentum (Édition standard ou professionnelle)
Le service Documentum est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en
tant que destination SMARTsend. Documentum version 5.2.5 est actuellement pris en charge par
SMARTsend.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Documentum. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, les champs Nom de l'armoire et Nom du dossier sont automatiquement
renseignés. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir les noms
de l'armoire et du dossier manuellement.
• Entrez le nom de la DocBase Documentum à utiliser comme espace d'archivage des documents
numérisés.
• Les noms de l'armoire et du dossier Documentum déterminent l'emplacement d'archivage utilisé
par le flux de production. Une armoire est le composant du plus haut niveau pour l'organisation
des objets dans Documentum. Les dossiers, documents et autres objets sont créés et stockés dans
les armoires Documentum. Si le dossier que vous voulez sélectionner est une branche d'une
armoire existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour afficher et choisir d'autres dossiers. Il
peut être nécessaire d'ajouter un nom d'utilisateur et un mot de passe pour l'armoire si les
informations d'identification de Documentum n'ont pas été configurées au sein de SMARTsend.
Le nom de l'armoire est requis, tandis que l'ajout d'un nom de dossier supplémentaire est
facultatif.
• Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
DocuShare
DocuShare (versions 3.1 and 4.0) est une destination de document prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification DocuShare. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, l'URL de la collection DocuShare est automatiquement renseignée.
Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir l'URL de la collection
manuellement.
• Entrez l'URL de la collection DocuShare pour la destination. Si la destination est une branche, dont
le point de départ a été indiqué ci-dessus, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer ce
point de départ puis sélectionner la branche.
Exemple
http://<serveur>/view/collection-12345
Il peut être nécessaire d'ajouter un nom d'utilisateur et un mot de passe pour la collection
DocuShare si les informations d'identification de DocuShare n'ont pas été configurées au sein de
SMARTsend. Voir Gestion des informations d'identification des destinations à la page 3-36, pour
plus d'informations.
40
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
•
Nom d'objet personnalisé : les objets personnalisés sont facultatifs. Si cela est nécessaire, entrez
le nom d'un objet personnalisé d'une destination DocuShare (version 3.1 et ultérieure). Voir
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend à la page
3-88, pour plus d'informations.
Remarque: L'objet personnalisé doit être créé dans DocuShare avant de pouvoir utiliser le
flux de production SMARTsend qui y fait référence. Sinon, l'exécution du flux de production
échouera.
•
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Domino (Édition standard ou professionnelle)
Domino (version 5.x ou 6.0) est une destination de document prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Domino. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, l'URL de la base de données du serveur Domino est automatiquement
renseignée. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir le nom de
la base de données manuellement.
• Entrez l'URL de la base de données du serveur Domino. Un nom d'utilisateur et un mot de passe
sont requis.
Exemple
•
•
http://ff/doclib.nsf
Entrez le nom du formulaire.
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Domino.doc (Édition standard ou professionnelle)
Domino.doc (version 3.1) est une destination de document prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Domino.doc. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsqu'un point de
départ est sélectionné, l'URL de la bibliothèque Domino.doc, ainsi que le titre de l'armoire et le
titre du classeur sont automatiquement renseignés. Cependant, vous pouvez également laisser le
point de départ vide et définir les informations manuellement.
• Entrez l'URL d'une bibliothèque Domino.Doc (DDocLIBRARY) pour la destination. Un nom
d'utilisateur et un mot de passe sont requis.
Exemple
•
•
http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf
Entrez un titre d'armoire (DDocCabinet).
Entrez un titre de classeur (DDocBinder).
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
41
Flux de production de distribution
•
•
•
•
Indiquez un identificateur unique (DDocID) dans le champ Titre du document transféré pour le
document de sortie.
Entrez le nom de profil du document Domino.doc. Il s'agit du profil IDP (Interchange Document
Profile) qui définit le contenu du document (nom, auteur, etc.). Il fait partie de l'architecture
Document Interchange de Domino.
Ajoutez, si besoin est, les commentaires de vérification du document.
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Hummingbird (Édition standard ou professionnelle)
Le service Hummingbird est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en
tant que destination SMARTsend. Hummingbird version 5.1.0.5 est actuellement pris en charge par
SMARTsend.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Hummingbird. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, les champs Nom de la bibliothèque et Nom du dossier sont
automatiquement renseignés. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide
et définir les noms de la bibliothèque et du dossier manuellement.
• Entrez le nom de la bibliothèque à utiliser comme espace d'archivage des documents numérisés.
• Entrez le nom du dossier à utiliser par le flux de production comme emplacement d'archivage des
documents. Si le dossier de destination est une branche d'un dossier existant, vous pouvez cliquer
sur Développer pour développer et sélectionner un nouveau dossier. Un nom d'utilisateur et un
mot de passe sont requis.
• Publier (Oui/Non) : choisissez Oui si vous voulez publier le document. Cette option désigne le
document numérisé résultant comme une version publiée diffusée auprès du public. Un document
publié est généralement traité comme un document en lecture seule.
• Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Interwoven WorkSite (Édition standard ou professionnelle)
Le service Interwoven est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en
tant que destination SMARTsend. Interwoven WorkSite version 8 est actuellement pris en charge par
SMARTsend.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Interwoven. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, les champs Nom du serveur et Nom du serveur et Base de données sont
automatiquement renseignés. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide
et définir le nom du serveur et la base de données manuellement.
• Entrez le nom du serveur qui héberge la base de données WorkSite.
• Entrez le nom de la base de données à utiliser comme espace d'archivage des documents
numérisés.
42
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
•
•
Entrez le chemin du dossier à utiliser par le flux de production comme emplacement d'archivage
des documents. Cliquez sur Développer et sélectionnez un dossier. Un nom d'utilisateur et un mot
de passe sont requis.
Publier (Privé/Public/Afficher) : les options de publication déterminent l'accessibilité du
document numérisé aux autres utilisateurs lorsqu'il est stocké dans la base de données
Interwoven.
• Public : tous les utilisateurs disposent d'un accès en lecture et écriture au document.
•
Privé : l'accès en lecture et écriture est limité au propriétaire du document/flux de production
(ou à l'administrateur).
Afficher : tous les utilisateurs disposent d'un accès en lecture au document. Le propriétaire
du document/flux de production ou l'administrateur bénéficie quant à lui d'un accès en
lecture et écriture.
Commentaires d'archivage : Ajoutez des commentaires d'archivage pour le document.
Type de document : cette option définit le type du document qui est stocké dans la base de
données. Cette sélection détermine le schéma de métadonnées qui est appliqué au document ; il
varie fréquemment parmi les applications et différents types de document. N'oubliez pas que la
liste des types de document disponibles peut être modifiée par l'administrateur de Interwoven
WorkSite. Adressez-vous à votre administrateur si le type de document recherché n'est pas
répertorié.
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
•
•
•
•
Remarque: Les destinations Interwoven WorkSite (composant en option) ne prennent
pas en charge les entrées d'attributs de document (métadonnées) en texte libre pour les
champs personnalisés. Les valeurs de métadonnées de champs personnalisés doivent
correspondre aux valeurs prédéfinies par l'administrateur WorkSite.
LiveLink (Édition standard ou professionnelle)
Le service LiveLink est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en tant
que destination SMARTsend. LiveLink version 9.5.0 est actuellement pris en charge par SMARTsend.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification LiveLink. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, les champs Serveur et Dossier sont automatiquement renseignés.
Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir le serveur et le dossier
manuellement.
• Indiquez le serveur qui héberge l'application LiveLink.
• Cliquez sur Développer pour rechercher le dossier à utiliser par le flux de production comme
emplacement d'archivage des documents. Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont requis.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
43
Flux de production de distribution
•
Catégorie : l'entrée d'une catégorie est facultative. Une catégorie définit des métadonnées
personnalisées utilisées lors du mappage de métadonnées à l'aide de profils d'attributs de
document. Si besoin est, cliquez sur Développer pour sélectionner une catégorie LiveLink
prédéfinie à appliquer au document. Voir Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un
flux de production SMARTsend à la page 3-89, pour plus d'informations.
Remarque: La catégorie doit être créée dans LiveLink avant de pouvoir utiliser le flux de
production SMARTsend qui y fait référence. Sinon, l'exécution du flux de production
échouera. En outre, si un champ d'attribut de document LiveLink personnalisé défini
dans une « catégorie » présente une incompatibilité de type, l'erreur tout comme la
valeur seront ignorées et l'application poursuivra le téléchargement. Par exemple, si
vous définissez un champ de catégorie de type « Nombre entier », mais que vous
fournissez la valeur « PasUnEntier » sur le périphérique, le document est téléchargé mais
le champ de catégorie reste vide. Le rapport de confirmation indiquera néanmoins que
le travail a abouti.
•
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
TRIM Context Server (Édition standard ou professionnelle)
Le composant TRIM Context Server est proposé en option. Il peut être acquis auprès de Xerox et ajouté
en tant que destination SMARTsend. L'adaptateur TRIM doit être installé sur l'ordinateur SMARTsend
avant que l'option TRIM soit ajoutée à SMARTsend. TRIM Context Server version 6.0 est actuellement
pris en charge par SMARTsend.
• Dans SMARTsend, ajoutez de nouvelles informations d'identification et sélectionnez TRIM comme
type de compte. Entrez le nom du compte et du serveur. Entrez le nom du répertoire virtuel.
Le répertoire virtuel se configure dans Microsoft IIS 6 et contient les données binaires de l'outil de
connexion TRIM Connectivity. Par défaut, le nom de ce répertoire virtuel est TRIMCT2.
Remarque: il ne s'agit pas du répertoire virtuel dans lequel est installée l'application
WebDrawer. L'application WebDrawer n'est pas nécessaire pour pouvoir utiliser
SMARTsend avec Trim. Dans certaines nouvelles versions de Trim Context, l'outil Trim
Connectivity est appelé Trim Context Web Services.
•
•
44
Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe. L'utilisateur doit appartenir au groupe de domaines
dans lequel TRIM Context Services est exécuté. Il peut s'agir de tout utilisateur TRIM auquel ont
été accordés les droits d'accès distant, de lancement et d'activation. Cliquez sur OK.
Créez un flux de production SMARTsend. Sélectionnez Ajouter un nouveau flux de production pour
entrer un nom de destination identifiant le flux de production.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
•
•
•
•
Si l'option Créer des dossiers est sélectionnée, un dossier est créé et porte le nom spécifié pour
l'option des sous-dossiers, s'il n'existe pas. Le document est ensuite placé dans ce dossier. Si le
champ du sous-dossier contient plusieurs noms de dossiers avec les délimiteurs appropriés, ("/"),
l'adaptateur parcourt la liste des sous-dossiers et les crée tous s'ils n'existent pas. Par défaut, le
document est archivé sur le serveur. L'utilisateur peut apporter des commentaires relatifs à
l'archivage. Ces commentaires paraissent ensuite dans la section des remarques de TRIM
Desktop.
L'utilisateur doit entrer un type d'enregistrement validé, configuré pour signaler le
fonctionnement des documents. S'il est différent de « Document », SMARTsend génère une erreur.
Il est possible de créer un sous-dossier dans un dossier parent, uniquement si son niveau de
conteneur est inférieur à celui du dossier parent. Le nombre de sous-dossiers identifiés par les
délimiteurs doit être inférieur ou égal aux niveaux de conteneur des dossiers valides disponibles
(dossiers assortis de niveaux de conteneur inférieurs à ceux des parents). Le nombre de types de
dossiers disponibles doit être inférieur au nombre de niveaux des sous-dossiers.
Pour définir les paramètres DCOM corrects dans le composant TRIM Context Server, sélectionnez
Démarrer > Outils d'administration > Composant. Développez Component Services\Computers
container. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Poste de travail et choisissez l'option
Propriétés. Sous l'onglet Sécurité COM, cliquez sur Modifier les limites dans la zone Autorisations
d'exécution et d'activation ou Activation à distance. Cliquez sur le bouton Modifier les limites
dans la zone Autorisations d'exécution et d'activation. Sélectionnez le compte pour lequel
modifier les autorisations et cliquez sur Accorder les autorisations d'accès distant ou Exécution
à distance et Autorisations d'activation à distance. L'utilisateur doit disposer d'un compte au
niveau du domaine et non d'un compte local. Tous les utilisateurs qui doivent accéder au
composant TRIM doivent appartenir au groupe de niveau domaine. Sélectionnez OK. Cliquez sur
le bouton Modifier les limites dans la zone Autorisations d'accès. Sélectionnez le compte à
modifier et activez la case à cocher Accès distant.
Remarque: il n'est pas possible d'archiver plusieurs documents dans le même sousdossier. Si une deuxième numérisation est envoyée dans un sous-dossier existant, un
nouveau sous-dossier est créé et porte le même nom mais un ID d'enregistrement
différent.
Dossier Web Microsoft Exchange 2000 (Édition standard ou professionnelle)
Un dossier Web Microsoft Exchange 2000 est une destination de document prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Exchange 2000. Si ces dernières prévoient des niveaux
d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le
point de départ est sélectionné, le champ URL est automatiquement renseigné. Cependant, vous
pouvez également laisser le point de départ vide et définir l'URL manuellement.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
45
Flux de production de distribution
•
Entrez ou sélectionnez l'URL du dossier Web Microsoft Exchange. Si la nouvelle destination est une
branche d'une destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer
l'emplacement choisi comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination. Un nom
d'utilisateur et un mot de passe sont requis.
Exemple
\\organisation\dossierspublics\dossiertest\docs
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez le Nom et type du document à la page 50.
•
FTP
FTP est une destination de document prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification FTP. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, les champs Nom d'hôte FTP et Chemin du dossier sont automatiquement
renseignés. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir le nom
d'hôte et le chemin du dossier manuellement.
• Entrez le nom d'hôte FTP de la destination. Vous devez entrer un nom complet (nom du serveur et
nom du domaine) ou une adresse IP (Internet Protocol) pour le serveur de fichiers de destination.
Exemple
ftp:serveurentreprise.com ou 10.14.121.32
Le port par défaut est 21. Si le port 21 n'est pas disponible, indiquez un port à utiliser dans le nom
d'hôte (ftp:serveurentreprise.com:99 par exemple).
Entrez le chemin de dossier du répertoire FTP distant dans lequel le document est sauvegardé. Un
nom d'utilisateur et un mot de passe sont requis. Une connexion FTP anonyme est cependant
autorisée.
Le nom d'utilisateur doit être « anonyme » et le mot de passe ne doit pas être renseigné.
Exemple
•
/ftp-public/mesdocuments.
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez le Nom et type du document à la page 50.
Propriétés avancées cette fonction permet d'exporter et de personnaliser des journaux de
travaux des périphériques. Elle est accessible lorsque la prise en charge de l'exportation de
journaux est activée pour le service FTP de SMARTsend ; elle s'adresse aux utilisateurs
expérimentés et aux intégrateurs système.
•
•
Remarque: Pour la numérisation vers un site FTP anonyme, les liens « Documentation de
sortie » dans les messages électroniques de confirmation des travaux ne fonctionneront pas
si le mot de passe n'est pas également inclus avec l'URL (ftp://utilisateur:mot de
passe@hôte/chemin/fichier ou ftp://anonyme@hôte/chemin/fichier par exemple).
46
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
NetWare (Édition standard ou professionnelle)
NetWare est une destination de document prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification NetWare. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, le champ Chemin du dossier est automatiquement renseigné. Cependant,
vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir le chemin du dossier
manuellement.
• Entrez le chemin du dossier de la destination. Si la nouvelle destination est une branche d'une
destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi
comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination.
Exemple
\\serveurr-1\scan\docs
Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont également requis. Le nom commun, le contexte et
les informations d'arborescence sont obligatoires. Un nom d'utilisateur NetWare a la forme
suivante :
.cn=[nom commun].ou=[unité d'organisation].o=[organisation].c=[contexte].t=[arborescence]
Exemple
•
.cn=monnom.ou=dsp.o=masociété.c=us.t=us123sales
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez le Nom et type du document à la page 50.
Dossier réseau
Les dossiers réseau sont des destinations de document prises en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Réseau. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de
départ est sélectionné, le champ Chemin du dossier est automatiquement renseigné. Cependant,
vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir le chemin du dossier
manuellement.
• Entrez le chemin complet du dossier réseau. Si la nouvelle destination est une branche d'une
destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi
comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination. Un nom d'utilisateur et un mot de
passe sont requis.
Exemple
\\serveurr-1\scan\docs
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
47
Flux de production de distribution
•
•
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez le Nom et type du document à la page 50.
Propriétés avancées : cette fonction permet d'exporter et de personnaliser des journaux de
travaux SMARTsend. Elle est accessible lorsque la prise en charge de l'exportation de journaux est
activée pour le service Dossier réseau de SMARTsend ; elle s'adresse aux utilisateurs expérimentés
et aux intégrateurs système.
Service Numérisation vers une URL (Édition standard ou professionnelle)
Le service Numérisation vers une URL est une destination prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification Numériser vers URL. Si ces dernières prévoient des niveaux
d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le
point de départ est sélectionné, le champ Chemin de l'URL est automatiquement renseigné.
Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir le chemin de l'URL
manuellement.
• Entrez le chemin de l'URL de la destination. Si la nouvelle destination est une branche d'une
destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi
comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination.
• Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom. Consultez le Nom et type du document à la page 50.
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 (Édition standard ou professionnelle)
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 est une destination prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification SharePoint Portal Server 2001. Si ces dernières prévoient des
niveaux d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ.
Lorsque le point de départ est sélectionné, le champ URL du dossier SharePoint est
automatiquement renseigné.
Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir l'URL du dossier
SharePoint manuellement.
• Entrez l'URL du chemin du dossier de l'espace de travail SharePoint. Si la nouvelle destination est
une branche d'une destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer
l'emplacement choisi comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination.
Exemple
•
•
48
http://dsp1/workspace/documents/dm
Acceptez les valeurs par défaut ou entrez un nouveau profil de document SharePoint. Le profil de
document SharePoint contient les informations associées à un dossier de portail SharePoint, les
champs Nom de l'auteur ou Version par exemple. L'application demande au portail SharePoint de
déterminer les champs de profil associés au dossier de destination.
L'option de vérification est disponible lorsque la destination est un portail SharePoint.
Sélectionnez Oui si vous souhaitez publier le document vers SharePoint. Il sera ainsi disponible
pour les autres utilisateurs dans SharePoint.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
•
•
Entrez des commentaires de vérification si besoin est.
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007
Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007 est une destination prise en charge.
• Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
• Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini
par vos informations d'identification SharePoint Portal Server 2003/2007. Si ces dernières
prévoient des niveaux d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de
départ. Lorsque le point de départ est sélectionné, le champ URL du dossier SharePoint est
automatiquement renseigné. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et
définir l'URL du dossier SharePoint manuellement.
• Entrez l'URL du chemin du dossier de l'espace de travail SharePoint. Si la nouvelle destination est
une branche d'une destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer
l'emplacement choisi comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination.
• L'option de vérification est disponible lorsque la destination est un portail SharePoint.
Sélectionnez Oui si vous souhaitez publier le document vers SharePoint. Il sera ainsi disponible
pour les autres utilisateurs dans SharePoint.
• Entrez des commentaires de vérification si besoin est.
• Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
49
Flux de production de distribution
Nom et type du document
La page Nom et type du document sert à configurer le nom de fichier, le type et le format des
documents numérisés, créés avec SMARTsend.
Pour accéder à la page Nom et type du document :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont
vous souhaitez modifier le nom ou le format de document.
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche.
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Nom et type du document, dans le volet
gauche.
3.
4.
Remarque: Vous pouvez également accéder à la page Nom et type du document à partir du
lien Ajouter un flux de production, lors de la création d'un flux de production.
Nom du document
Les options relatives au nom du document définissent le nom du fichier de sortie à générer. Ces
informations sont appliquées une fois que le document a été numérisé. Déterminez les contraintes
(comme les caractères autorisés et la règle d'écrasement des fichiers) des destinations d'archivage
avant de nommer le document de sortie.
La possibilité de modifier le nom du fichier de sortie (Nom du document) au moment de la
numérisation est soumise aux conditions suivantes :
• Lors de l'utilisation de modèles de numérisation de périphérique sur un Xerox WorkCentre Pro
232/238/245/255/265/275 ou des périphériques plus récents, il n'est pas possible de modifier le
nom du document au moment de la numérisation à moins que l'option Nom défini au niveau de
la source de la numérisation ne soit sélectionnée dans le flux de production. Cette contrainte ne
s'applique pas aux périphériques plus anciens qui permettent de remplacer le nom du document
au moment de la numérisation, ce quelle que soit l'option de dénomination spécifiée dans le flux
de production.
• Lors de l'utilisation de modèles PaperWare (Édition professionnelle) qui contiennent des attributs
de document modifiables sur un Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou des
périphériques plus récents, il est toujours possible de modifier le nom du document depuis
l'interface utilisateur du périphérique. Néanmoins, l'option de dénomination de document prise
en compte pour distribuer le document est celle définie dans le flux de production utilisée pour
publier le modèle.
• Le modèle de numérisation Mon courrier utilise systématiquement le nom de document fourni à
la source de numérisation et l'utilisateur a la possibilité de le modifier au moment de la
numérisation sur tous les périphériques pris en charge.
50
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Nom
Le Nom indique celui du fichier de sortie. Les options de dénomination sont les suivantes :
• Nom : Entrez un nom de fichier pour le document de sortie. Ce nom peut contenir des caractères
alphanumériques, des tirets et des traits de soulignement. Les espaces ne sont pas admis. Ce nom
sera le nom de base du fichier de sortie. Si un suffixe de nom est indiqué, le nom du fichier de
sortie sera composé du nom de base entré dans cette zone modifiable, suivi du suffixe (la date et
l'heure, un ID unique ou aucun élément) et d'une extension de fichier. Le nom du fichier de sortie
obtenu sera donc sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + suffixe + extension de fichier
Si aucun suffixe n'est indiqué, le nom du fichier de sortie obtenu sera sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + extension de fichier
•
Si le nom de base du fichier n'est pas renseigné, le nom du fichier de sortie obtenu sera constitué
d'un ID unique ou de l'identification d'heure et de date, plus de l'extension. Toutefois, si aucun
suffixe n'est sélectionné (Aucun), vous devez entrer un nom de base du fichier pour identifier le
document.
Générer un nom automatiquement (8 caractères) : SMARTsend générera automatiquement un
nom de 8 caractères. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'indiquer un suffixe.
Remarque: Si vous sélectionnez cette option avec le type TIFF page unique ou JFIF (voir
Type de document à la page 52), des noms de fichier de plus de 8 caractères seront
générés, car des identificateurs de page (commençant par -1 avec incrémentation)
seront ajoutés au nom afin de différencier les pages.
•
Nom défini au niveau de la source de la numérisation (par défaut) : un nom de fichier doit être
entré au niveau de la source de numérisation. Si la source de numérisation est un périphérique
multifonctions Xerox, le nom sera entré au niveau du périphérique ; si la source de numérisation
est un périphérique Fax Internet, le nom sera le nom de pièce jointe généré par le périphérique. Ce
nom servira de nom de base du fichier de sortie. Si un suffixe de nom est indiqué, le nom du fichier
de sortie sera composé du nom de base, suivi du suffixe (la date et l'heure, un ID unique ou aucun
élément) et d'une extension de fichier. Le nom de fichier peut ne pas être indiqué mais un suffixe
doit être spécifié. Le nom du fichier de sortie obtenu peut se présenter sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + suffixe + extension de fichier
Si aucun suffixe n'est indiqué, le nom du fichier de sortie obtenu sera sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + extension de fichier
Suffixe + extension de fichier
Si aucun nom n'est indiqué au niveau de la source de numérisation, un nom par défaut généré par
le périphérique sera utilisé.
Remarque: Lorsque vous sélectionnez un nom, veillez à ce qu'il soit compatible avec les
destinations vers lesquelles vous effectuez l'archivage. Par exemple, si votre destination
n'autorise que 8 caractères, n'utilisez que 8 caractères afin que l'archivage puisse être
effectué.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
51
Flux de production de distribution
Nom Suffixe
Si un nom de fichier de base est indiqué ou si l'option Nom défini au niveau de la source de la
numérisation est sélectionnée, un suffixe peut être indiqué pour être ajouté à la fin du nom de base.
L'utilisation de suffixes permet de garantir des noms de fichier uniques. Ceci est particulièrement
important pour les destinations de document qui remplacent les fichiers portant le même nom.
Sélectionnez l'un des suffixes suivants :
• Aucun.
• Date et heure (par défaut) : la date et l'heure (année, mois, jour, heure, minute, seconde) de
traitement du fichier seront ajoutées au nom de fichier de base. Par exemple, si le nom de fichier
de base monFichier et le type de fichier PDF sont indiqués et qu'un document est numérisé le 25
août 2004 à 12h24:06, le nom de fichier de sortie obtenu sera :
monFichier20040825122406.pdf
Sélectionnez ce paramètre si des fichiers de numérisation sont créés ou modifiés fréquemment et
que chaque fichier doit être conservé.
ID unique : génère automatiquement et ajoute au nom de fichier de base un numéro
d'identification unique de 32 caractères. Choisissez ce paramètre si un suivi simple des fichiers
numérisés doit être effectué à l'aide de numéros d'identification aléatoires.
•
Remarque: Un suffixe ne peut pas être utilisé si l'option Générer un nom
automatiquement (8 caractères) est sélectionnée pour l'attribution d'un nom de fichier.
Type de document
Les options de type de document précisent le type et le format des fichiers de sortie de distribution.
Par défaut, SMARTsend attribue un type de document commun et unique à utiliser pour les
destinations définies ans le flux de production. Toutefois, vous avez également la possibilité de préciser
des types de document différents pour chaque destination indiquée dans le flux de production.
Sélectionnez une des options suivantes pour configurer les paramètres de type de document pour le
flux de production :
Utiliser le même type de document ou d'impression pour toutes les
destinations
Permet de sélectionner et de configurer un type/format de document et un type d'impression (le cas
échéant) uniques pour les destinations indiquées dans le flux de production.
Utiliser un type de document ou d'impression différent pour chaque
destination
Permet de sélectionner et de configurer différents types/formats de document et types d'impression
(le cas échéant) pour chaque type de destination indiqué dans le flux de production.
52
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Types de document pris en charge par SMARTsend
•
•
•
•
•
•
•
•
•
PDF, Possibilité de recherche texte (*.pdf)—Édition professionnelle ; disponible uniquement si la
reconnaissance optique des caractères (ROC) est activée.
PDF, image seulement (*.pdf)
PDF protégé (crypté)
JFIF (*.jpg)
XPS
TIFF page unique (*.tif)
TIFF multipage (*.tif)
Type de document original (format de fichier déterminé par le périphérique au moment de la
numérisation)
Autre (Édition professionnelle ; disponible uniquement si l'option ROC est activée). L'option Autre
inclut les formats de fichier ROC. Voir Tableau 3-1 à la page -54, pour obtenir une liste complète de
formats de fichier ROC.
Chaque type de document comporte un format de fichier associé. Lorsqu'un type est sélectionné dans
la liste déroulante, les détails de ce dernier sont affichés sous la sélection. Le format et les détails
peuvent être modifiés pour certains types de document. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur le bouton
Propriétés et de sélectionner un format dans la liste.
Type d'impression
Le type d'impression se définit uniquement lorsqu'une destination Imprimante éloignée est
sélectionnée dans un flux de production. Les options associées aux destinations de ce type sont les
suivantes :
Image originale
Imprime une image numérisée qui est visuellement fidèle à l'image du document original.
Autre (Édition professionnelle)
Permet de choisir et de configurer un format ROC pris en charge. Les sélections de format disponibles
peuvent varier selon les possibilités de l'imprimante éloignée. Voir Autre (Édition professionnelle) à la
page 3-61 et Propriétés de ROC (Édition professionnelle) à la page 63, pour plus d'informations.
Remarque: Les formats JFIF et TIFF page unique sont pris en charge pour la distribution de
fichiers vers des destinations FTP, dossier réseau, dossier NetWare et courrier électronique
uniquement. Ces types de fichier seront filtrés dans la liste des types disponibles si d'autres
destinations sont sélectionnées avec les destinations FTP, dossier réseau, dossier Netware et
courrier électronique.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
53
Flux de production de distribution
Propriétés et format du document
Les propriétés définissent plus avant le format et certaines caractéristiques du fichier de sortie. Pour
accéder aux options de format, cliquez sur le bouton Propriétés dans la zone Type de document de la
page Nom et type du document. Les sélections de format varient selon le type du fichier de sortie
sélectionné. Les types et formats de document pris en charge par SMARTsend, accompagnés d'une
description, sont répertoriés dans le tableau suivant :
Type de document
PDF, Image seulement
Formats de fichier de sortie
Considérations
PDF, Image seulement
•
PDF, Image seulement - Préserver
l'image de la source de numérisation
•
PDF protégé (crypté)
•
PDF linéarisé
•
•
PDF, possibilité de
recherche texte (Édition
professionnelle)
PDF avec texte normal
•
PDF avec substitution d'images
•
PDF avec texte sous l'image
•
PDF avec texte sous l'image - Préserver
l'orientation de la page
•
•
PDF avec texte sous l'image - Préserver
l'image de la source de numérisation
Prise en charge sur toutes les
plates-formes principales
Possibilité d'archivage dans
tous les espaces d'archivage
SMARTsend
Plusieurs options de
compression
Excellent compromis entre
portabilité, compatibilité et
options de compression
Format PDF non pris en
charge par tous les outils de
prise d'image
Tout ce qui précède plus la
prise en charge de la ROC
Possibilité de recherche du
texte dans un document
Possibilité de copier du texte
d'un document
Traitement supplémentaire
requis
Possibilité de perte
d'information lors du
traitement
PDF protégé (crypté)
PDF linéarisé
XPS
XPS
•
•
•
Nouveau format ouvert de
Microsoft
Affichage page par page
Fourni avec Windows Vista /
Disponible pour XP
Tableau 3-1: Types et formats de document pris en charge
54
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Type de document
JFIF
Formats de fichier de sortie
JPEG
Considérations
•
•
•
•
•
•
•
TIFF page unique
TIFF 6.0 page unique
•
TIFF 6.0 TTN2 page unique
•
•
•
•
TIFF multipage
TIFF 6.0 multipage
•
TIFF 6.0 TTN2 multipage
•
TIFF multipage - Préserver l'image de la •
source de numérisation
•
•
Type de document
original
•
Le format de fichier est déterminé au
moment de la numérisation. Certains
•
périphériques vous permettent de
•
choisir un format au niveau de leur
interface utilisateur, tandis que
d'autres périphériques sont limités à un
format précis.
Stockage de chaque page
comme un seul document
Format image largement pris
en charge
Excellent pour les images
couleur
Un seul format de
compression pris en charge :
JPEG
Possibilité de mise en lumière
de défauts d'impression
importants dans les
documents texte
Fichiers d'une page non pris
en charge par tous les
espaces d'archivage
Aucune prise en charge ROC
Stockage de chaque page
comme un seul document
Format image largement pris
en charge
Gamme modérée d'options
de compression
Format non pris en charge
par tous les espaces
d'archivage
Aucune prise en charge ROC
Stockage de chaque page
comme un seul document
Format image largement pris
en charge
Gamme modérée d'options
de compression
Possibilité d'archivage dans
tous les espaces d'archivage
SMARTsend
Aucune prise en charge ROC
Perte d'information
minimale
Aucune prise en charge ROC
Détermination du format de
fichier au moment de la
numérisation et variation
possible selon le périphérique
Tableau 3-1: Types et formats de document pris en charge
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
55
Flux de production de distribution
Type de document
Formats de fichier de sortie
Autre - formats ROC
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003
(*.doc)
(Édition professionnelle)
Considérations
•
Texte, standard (*.txt)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003
(.xls)
•
•
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Texte ASCII, formaté (*.txt)
•
Création des formats de
fichier de sortie par
SMARTsend après que les
documents numérisés ont
subi un traitement ROC.
Traitement supplémentaire
requis
Données de l'image originale
non préservées (images
incorporées possibles)
Création de fichiers
modifiables dans plusieurs
applications logicielles
largement utilisées.
Texte ASCII, standard (*.txt)
Texte ASCII, standardEx (*.txt)
Rich Text Format (.rtf)
RTF Word 2000 (*.rtf)
RTF Word 6.0/95 (*.rtf)
RTF Word 97 (*.rtf)
Texte, intelligent (*.txt)
Texte, réduit (*.txt)
Texte, normal (*.txt)
Texte, valeurs séparées par une virgule
(.csv)
Texte, valeurs séparées par une
tabulation (.txt)
WordPad (*.rtf)
Tableau 3-1: Types et formats de document pris en charge
Fichiers PDF
Les fichiers PDF préservent les présentations de page, le texte et les images des documents. Ils peuvent
être reproduits facilement et utilisés dans la plupart des environnements, faisant du format PDF un
format universel. Un fichier PDF est facile à gérer grâce à sa petite taille.
Cette section décrit les options de fichier PDF disponibles.
PDF, possibilité de recherche texte (*.pdf) (Édition professionnelle)
Les formats PDF suivants permettent la recherche dans le texte.
• PDF avec texte normal contient du texte et des images correspondant au document source
original. N'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de l'image en sortie.
56
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
L'orientation de page de la sortie est automatiquement réglée de manière à ce que le texte puisse
être lu normalement.
Remarque: Pour l'impression d'images numérisées, sachez que les formats de compression
élevée ne fonctionnent pas avec la plupart des périphériques anciens.
•
•
•
PDF avec substitution d'images contient du texte correspondant au document source original.
En cas de problèmes de ROC, la sortie est affichée dans une taille inférieure, et des images de
substitution sont créées à partir de l'image source. Les images de substitution sont utilisées dans
les cas suivants : mots contenant des caractères équivoques, mots absents du dictionnaire de
vérification orthographique, mots contenant des symboles de rejet et mots contenant des
symboles absents. Ce format n'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de
l'image en sortie. L'orientation de page de la sortie est automatiquement réglée de manière à ce
que le texte puisse être lu normalement.
PDF avec texte sous l'image contient une image pour chaque page du document, ainsi que des
caractères de texte. Ce format n'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de
l'image en sortie. L'orientation de page de la sortie est automatiquement réglée de manière à ce
que le texte puisse être lu normalement. Consultez le Tableau 3-2 à la page -58.
PDF avec texte sous l'image - Préserver l'orientation de la page contient une image pour
chaque page du document, ainsi que des caractères de texte. Ce format n'assure aucun contrôle
sur la compatibilité et la compression de l'image en sortie. L'orientation de page des documents
en entrée est conservée. Consultez le Tableau 3-2 à la page -58.
Remarque: Si les documents en entrée ne sont pas orientés de façon ordinaire, ou s'ils
présentent une orientation inclinée, il peut être impossible de mettre en évidence du
texte dans le document de sortie PDF. Vous pourrez néanmoins rechercher du texte
dans le document.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
57
Flux de production de distribution
PDF, Image seulement - Préserver l'image de la source de numérisation : conserve les données
image de l'original que le périphérique envoie à SMARTsend. Ce paramètre limite la perte de
précision de l'image, mais n'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de
l'image en sortie. L'orientation de page des documents en entrée est conservée.
•
Type de document
Orientation des documents en
entrée
Orientation des documents en
sortie
PDF avec texte sous
l'image
PDF - Préserver
l'orientation de la
page
Tableau 3-2: Incidence de l'option PDF sélectionnée sur l'orientation de page
PDF, image seulement (*.pdf)
Les formats PDF suivants ne contiennent pas de caractères de texte, ce qui rend impossible la
recherche dans le texte.
• PDF, Image seulement contient une image pour chaque page du document.
• PDF, Image seulement - Préserver l'image de la source de numérisation : conserve les données
image de l'original que le périphérique envoie à SMARTsend. Ce paramètre limite la perte de
précision de l'image, mais ne fournit aucune option de compression.
Remarque: Pour l'impression d'images numérisées, sachez que les formats de compression
élevée ne fonctionnent pas avec la plupart des périphériques anciens.
PDF linéarisé
Le format de fichier PDF linéarisé convient parfaitement pour l'affichage sur le Web. Il est structuré de
façon à permettre l'affichage de la première page du fichier PDF dans le navigateur avant que la
totalité du fichier soit téléchargée à partir du serveur Web. Cette structure permet l'ouverture
instantanée des documents au format PDF linéarisé.
PDF protégé
Un fichier PDF sécurisé, ou crypté, permet aux utilisateurs de contrôler l'accès et l'utilisation du fichier.
Tous les fichiers PDF protégés sont cryptés et protégés par mot de passe par un propriétaire et un
utilisateur. Des restrictions peuvent être appliquées en matière d'impression et de copie de contenu.
Par ailleurs, aucune mise à jour acroForm ne peut être appliquée à un utilisateur.
Vous pouvez protéger un fichier PDF et demander la saisie d'un mot de passe pour son ouverture. Un
mot de passe principal est alors requis pour modifier les paramètres de sécurité. Si vous définissez des
restrictions de sécurité dans votre fichier, vous devez également spécifier un mot de passe principal
afin que les personnes qui ouvrent le fichier ne puissent pas supprimer ces restrictions. Si un fichier est
ouvert avec un mot de passe principal, les restrictions de sécurité sont temporairement désactivées. Si
le fichier est protégé par les deux mots de passe, il est possible de l'ouvrir avec l'un des deux.
58
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Paramètres d'optimisation des images PDF
Plusieurs paramètres d'optimisation des images PDF peuvent être configurés au sein de SMARTsend.
Ces paramètres par défaut peuvent être définis par l'administrateur système SMARTsend ; ils peuvent
également être réglés par chaque utilisateur de SMARTsend lors de la publication des flux de
production.
Les paramètres d'optimisation des images actuellement pris en charge sont les suivants :
Privilégier la compatibilité : utilisez cette option lorsque la compatibilité avec des versions antérieures
de Acrobat Reader constitue votre principale préoccupation. L'application de ce paramètre peut
entraîner une augmentation de la taille de fichier. Pour plus d'informations, consultez la section
Paramètres de compatibilité PDF.
Privilégier la compression : utilisez cette option lorsque la réduction de la taille de fichier est votre
principale préoccupation. Ce format peut ne pas être pris en charge par les anciennes versions de
Acrobat Reader.
Personnalisé : utilisez cette option pour régler les paramètres d'optimisation des images
manuellement.
Remarque: Les paramètres de compatibilité et de compression dans la boîte de dialogue
Propriétés du type de document peuvent uniquement être définis manuellement lorsque
l'option Personnalisé est sélectionnée.
Paramètres de compatibilité PDF
Les paramètres de compatibilité sont disponibles lorsque la sélection Optimisation des images a la
valeur Personnalisé. Ces paramètres modifient le format PDF selon les paramètres suivants :
Acrobat Reader™ 4 et version antérieure : maintient la compatibilité PDF avec les versions Acrobat
Reader actuelles et antérieures jusqu'à la version 4.0. L'application de ce paramètre optimise la
compatibilité mais peut entraîner une augmentation des tailles de fichier.
Acrobat Reader™ 5 et version supérieure : maintient la compatibilité PDF avec les versions récentes
de Acrobat Reader jusqu'à la version 5.0. Ce paramètre offre davantage d'options de compression de
fichier.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
59
Flux de production de distribution
Paramètres de compression PDF
Les paramètres de compression sont disponibles lorsque l'option Optimisation des images a la valeur
Personnalisé. Ces paramètres modifient le format PDF selon les paramètres suivants :
Utiliser un contenu bitmap mixte : applique des techniques de compression différentes selon les
parties des images numérisées. Ce paramètre offre généralement la meilleure compression qui soit
pour les documents commerciaux, y compris pour les documents qui contiennent des dessins couleur
au trait.
Ce paramètre n'est pas recommandé pour les photographies couleur.
Monochrome : permet de choisir entre différentes options de compression d'images monochromes :
CCITT G4, JBIG2/Huffman ou JBIG2/Arithmetic. Vous trouverez des informations complémentaires
dans le tableau suivant :
Type de compression
Considérations
CCITT G4
•
•
•
Compression sans perte
Largement pris en charge
Taux de compression inégal selon les types de
document
JBIG2/Huffman
•
•
Meilleure compression que le type CCITT G4
Prise en charge plus limitée
JBIG2/Arithmetic
•
Compression optimale pour les images
monochromes
Prise en charge plus limitée par rapport aux autres
options
•
Tableau 3-3: Paramètres de compression PDF
Contone : affiche les paramètres de compression à appliquer aux images couleur. Les paramètres
Contone sont définis par l'application. JPEG est la valeur par défaut et JPEG/Flate est utilisé lorsque
l'option Utiliser un contenu bitmap mixte est sélectionnée.
JFIF/JPEG
Le format JFIF (*.jpg) utilise la compression JPEG, qui est un format de fichier de compression avec
perte (certaines données sont perdues ou éliminées). Il s'agit du meilleur format pour les
photographies ou les graphiques. La sortie sera d'un fichier pour chaque page ou image numérisée.
Remarque: JFIF/JPEG fonctionne uniquement pour le traitement des images en couleur ou à
échelle de gris ; les images binaires ou en noir et blanc ne peuvent pas être converties au
format JFIF/JPEG.
Fichiers TIFF
Les fichiers TIFF (Tagged Image File Format) sont très souples et indépendants de la plate-forme. Ils
sont utilisés et pris en charge par la plupart des applications de traitement d'image. La taille d'un
fichier TIFF peut être relativement importante, mais ce format produit une bonne qualité d'impression
pour les documents sur support papier.
60
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
TIFF page unique (*.tif)
Les fichiers TIFF page unique contiennent une seule image ou page. Seules les destinations FTP,
dossier réseau et courrier électronique prennent en charge le format TIFF page unique. Si le flux de
production comporte d'autres types de destination, ce format ne sera pas disponible.
TIFF multipage (*.tif)
Les fichiers TIFF multipage contiennent plus d'une image ou page. Toutes les images ou pages sont
contenues dans un fichier.
Les formats TIFF suivants sont pris en charge :
• TIFF 6.0 multipage (par défaut)
• TIFF 6.0 TTN2 multipage (TTN2)
• TIFF multipage - Préserver l'image de la source de numérisation conserve les données image de
l'original que le périphérique envoie à SMARTsend. Ce paramètre limite la perte de précision de
l'image, mais ne fournit aucune option de compression.
Si des images en couleur ou à échelle de gris sont reçues par SMARTsend, la compression JPEG est
utilisée. Les images en noir et blanc sont compressées en G4 (jusqu'à 4 Go de données Bitmap).
Type de document original
Lorsque cette option est sélectionnée, le format de fichier est déterminé au moment de la
numérisation et peut varier selon le type de périphérique qui est utilisé pour numériser le document.
Certains périphériques vous permettent de choisir un format depuis leur interface utilisateur, tandis
que d'autres périphériques sont limités à un format précis.
Consultez la documentation fournie avec le périphérique multifonctions Xerox ou le périphérique fax
Internet pour déterminer les formats de fichier pris en charge qui sont compatibles avec SMARTsend.
Autre (Édition professionnelle)
D'autres formats sont pris en charge et produits par la reconnaissance optique de caractères (ROC).
Ils peuvent être utilisés pour produire un fichier pouvant être lu par un traitement de texte.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
61
Flux de production de distribution
Application
Ces fichiers de sortie sont compatibles avec des applications spécifiques. Par exemple, les fichiers rtf.
(Rich Text Format) peuvent être lus et modifiés dans Microsoft Word, WordPad et PowerPoint.
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 – sortie de documents (.doc) ou rich text format (.rtf).
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 – format de sortie (.xls).
Microsoft PowerPoint 97 – rich text format (.rtf).
Microsoft Publisher 98 – rich text format (.rtf).
WordPad – rich text format (.rtf).
Texte
Les fichiers texte sont généralement des fichiers de petite taille qui peuvent être édités par la plupart
des éditeurs de texte et applications de traitement de texte (bloc-notes Microsoft ou Word par
exemple).
Ces fichiers ne contiennent pas de formatage complexe.
Les formats de fichier suivants sont disponibles :
Tableau 3-4: Options de format de fichier texte
Texte, standard
Texte, intelligent
Texte, réduit
Texte, normal
Texte, valeurs
séparées par une
virgule
Texte, valeurs
séparées par une
tabulation
62
texte comprenant un saut de ligne après chaque ligne. Le positionnement du
contenu des tableaux se fait au moyen de la touche de tabulation.
texte comprenant un saut de ligne après chaque ligne. Le positionnement des
marges et du texte des tableaux se fait au moyen de la touche Espace.
texte comprenant un saut de ligne après chaque paragraphe. Le
positionnement du texte des tableaux se fait au moyen de la touche de
tabulation.
texte comprenant un saut de ligne après chaque ligne. Le positionnement de la
marge gauche et de la marge supérieure se fait au moyen de la touche Espace
et du saut de ligne. Le positionnement du texte des tableaux se fait au moyen
de la touche de tabulation.
texte dont les données sont séparées par une virgule. Le texte est contenu
entre des guillemets.
texte dont les données sont séparées par un caractère de tabulation. Le texte
est contenu entre des guillemets.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
ASCII
Les fichiers ASCII contiennent un code spécial de 94 caractères incluant des lettres, des chiffres et des
symboles de ponctuation ou mathématiques pour les documents en anglais. Ces fichiers peuvent être
convertis en texte mais ne peuvent pas être édités directement.
Les formats de fichier suivants sont disponibles :
Tableau 3-5: Options de format de fichier ASCII
Texte ASCII, formaté
la mise en page est effectuée au moyen de la touche d'espacement. Le
texte est séparé par des guillemets.
Texte ASCII, standard
conversion de texte rapide et compatibilité.
Texte ASCII, standardEx conversion de texte rapide et compatibilité. Saut de ligne après chaque
ligne et chaque zone.
Propriétés de ROC (Édition professionnelle)
L'Édition professionnelle de SMARTsend permet de numériser des documents en utilisant la
reconnaissance optique des caractères pour produire des fichiers texte plutôt que des fichiers image.
Ces propriétés peuvent être définies avec les types de fichier de sortie PDF, Possibilité de recherche
texte et Autre. Pour indiquer les formats utilisant la reconnaissance optique des caractères, utilisez les
fonctions suivantes :
Optimisation ROC
Choisissez comment l'entrée numérisée sera traitée :
Tableau 3-6: Options d'optimisation ROC
Optimiser pour la vitesse
Compromis entre vitesse
et précision
Optimiser pour la
précision
temps de traitement le plus rapide avec une précision ROC standard. Il
s'agit de la valeur par défaut.
temps de traitement et précision ROC égaux.
temps de traitement plus long mais avec la meilleure précision ROC.
Les paramètres suivants permettent d'améliorer la précision de la fonction ROC. Le document source
est celui que vous numérisez.
Tableau 3-7: Options de précision ROC
Langue du document
source
Document source imprimé
sur :
Présentation du document
source
Sélectionnez la langue du document source.
Sélectionnez le type de l'imprimante sur laquelle le document source a
été imprimé.
Choisissez si l'application détectera automatiquement les colonnes du
document source ou si le document source comprend une colonne
unique.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
63
Flux de production de distribution
Attributs de document
La page Attributs de document permet d'ajouter des informations supplémentaires aux documents
numérisés pour leur archivage et leur gestion dans des destinations spécifiques. Appelés «
métadonnées », les attributs de document sont les propriétés décrivant le document de sortie. Ils sont
stockés avec le document et permettent d'organiser l'archivage vers les destinations associées.
Les champs pour un flux de production spécifique peuvent être définis au moyen de la zone Champs.
Un profil peut également être utilisé comme raccourci pour appliquer les champs à un flux de
production.
Pour accéder à la page Attributs de document :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont
vous souhaitez modifier les attributs de document.
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche.
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Attributs de document, dans le volet gauche.
3.
4.
Vous pouvez également accéder à la page Attributs de document en suivant l'assistant de création de
flux de production lors de la création d'un flux.
Profils d'attributs de document
Les profils de document sont des ensembles de champs d'attributs de document pouvant être
réutilisés. L'utilisation d'un profil vous évite de configurer les propriétés d'attribut pour chaque flux de
production. Chaque champ du profil est associé à ou mappé sur un champ correspondant pour une ou
plusieurs destinations.
Un profil de document peut inclure des propriétés d'attribut personnalisées et des mappages
communs à un flux de production spécifique. Généralement, les profils de document sont répertoriés
par destinations de document de flux de production. Par exemple, le profil FTP uniquement est un
profil de document pour une destination FTP. Le profil de document de base (contenant les champs
Titre et Description) est installé avec SMARTsend. Si des attributs spécifiques sont souvent utilisés, un
profil doit être personnalisé et enregistré spécialement pour ces attributs.
Par exemple, si les attributs Nom et Version sont souvent utilisés, vous pouvez créer un profil
regroupant ces attributs. Vous devrez ensuite les mapper sur des champs pour une ou plusieurs
destinations. Pour la destination DocuShare, l'attribut Nom qui figure dans le profil pourra être associé
au champ Titre sur DocuShare, et l'attribut Version au champ Description sur DocuShare.
64
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Spécification d'un profil
Pour indiquer un profil pour un flux de production :
1.
Accédez à la page Attributs du document associée au flux de production.
2.
Sélectionnez un profil de document existant dans la liste déroulante Utiliser le profil suivant.
Les listes de profil sont filtrées par destination dans le flux de production. Seuls les profils avec des
mappages sur les destinations du flux de production courant sont affichés.
Suppression d'un profil
Les utilisateurs peuvent supprimer uniquement les profils dont ils sont les propriétaires.
Pour supprimer un profil :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur.
2.
3.
4.
Dans Options de personnalisation, cliquez sur Gestion des profils de document.
Sélectionnez le profil à supprimer dans la liste des profils de document.
Cliquez sur Supprimer dans le volet gauche.
Création d'un profil
Si l'ensemble de champs peut être réutilisé dans un autre flux de production, enregistrez-les dans un
nouveau profil.
Pour créer un profil :
1.
Accédez à la page Attributs du document associée à un flux de production.
2.
Dans la liste déroulante Utiliser le profil suivant, sélectionnez le profil correspondant le plus au
profil à créer.
Cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau profil sous la zone des champs.
Dans la fenêtre Enregistrer en tant que nouveau profil, entrez le nom et la description du profil.
Cliquez sur OK.
Ajoutez et supprimez des champs, et modifiez les propriétés des champs, selon vos besoins.
3.
4.
5.
6.
Modification d'un profil
À moins qu'un profil ne soit associé à un flux de production non encore publié, il est impossible de le
modifier sans le renommer à l'aide de l'option Enregistrer en tant que nouveau profil.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
65
Flux de production de distribution
Champs d'attributs de document
Les champs d'attributs de document permettent de fournir des mappages des données vers des
destinations de document. Par exemple, un attribut de document Objet du courrier électronique peut
être utilisé pour mapper l'objet d'un courrier électronique lorsqu'un document est numérisé vers une
adresse de messagerie. Ce champ permet à l'utilisateur d'indiquer un objet de courrier électronique.
• Pour visualiser ou modifier les propriétés d'un champ, cliquez sur Propriétés dans la ligne sur
laquelle le champ est répertorié. Apportez les modifications dans la fenêtre Propriétés des
attributs et cliquez sur OK.
• Pour ajouter un champ, cliquez sur Ajouter un champ en bas de la liste des champs. Indiquez les
propriétés dans la fenêtre Propriétés des attributs et cliquez sur OK.
• Pour supprimer un champ, cliquez sur Supprimer dans la ligne sur laquelle le champ est répertorié.
Propriété des attributs
Nom du champ
Un nom de champ affecte un nom descriptif ou significatif à un champ d'attribut de document. Ce
nom de champ s'affiche au moment de la publication, sur les pages de garde et au moment de la
numérisation si l'option Modifiable sur le périphérique est sélectionnée lors de la publication.
Choisissez un nom significatif qui invitera les utilisateurs à entrer les informations souhaitées dans ce
champ, particulièrement s'il est prévu que plusieurs personnes se servent de publications contenant ce
champ.
66
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Valeurs par défaut
Tableau 3-8: Options de valeur par défaut
Aucune valeur par
défaut
Valeur par défaut
unique
Valeurs par défaut
multiples
indique qu'aucune valeur par défaut n'est fournie pour ce champ.
indique que la valeur entrée dans la zone modifiable sera utilisée comme valeur
par défaut. Une seule valeur par défaut est envoyée à un périphérique
multifonctions Xerox pour les publications de périphérique. Cette valeur peut
être écrasée au moment de la publication du flux de production si l'option
Valeur du champ non modifiable n'est pas sélectionnée pour la protection des
champs.
permet l'utilisation de plusieurs valeurs lorsque le flux de production est publié,
ou sur la page de garde à partir de laquelle l'utilisateur peut sélectionner une
valeur. Entrez une valeur puis cliquez sur Ajouter. Cette valeur s'affichera dans
la zone de liste. Organisez les valeurs à l'aide des boutons Déplacer vers le
haut/vers le bas. Supprimez des valeurs de la liste à l'aide de l'option
Supprimer ou Supprimer tout. La valeur par défaut est toujours la valeur en
haut de la liste. L'option Valeurs par défaut multiples pour les publications
PaperWare (Édition professionnelle) permet d'accéder aux cases à cocher
correspondantes sur la page de garde PaperWare et donc de les sélectionner.
Champ obligatoire
Les champs sont généralement configurés selon les besoins afin de capturer des informations critiques
relatives au document numérisé. Les informations ou attributs peuvent être précisés à l'avance lors de
la création ou de la publication du flux de production, ou au moment de la numérisation à partir du
périphérique multifonctions Xerox ou sur la page de garde PaperWare (Édition professionnelle).
L'entrée d'attributs au moment de la numérisation est soumise aux conditions suivantes :
• Lors de l'utilisation de l'option Valeurs par défaut multiples, vous pouvez spécifier les attributs de
document requis au moment de la numérisation à l'aide des options Modifiable sur le
périphérique ou Sélection sur la page de garde PaperWare.
• Lorsqu'un flux de production qui contient des champs obligatoires modifiables au niveau du
périphérique est publié sur un Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou tout
périphérique plus récent, une valeur doit être entrée pour que la numérisation puisse démarrer.
• Lorsque le flux de production est publié sur un périphérique Xerox plus ancien, son exécution
échoue.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
67
Flux de production de distribution
Protection des champs
La protection des champs détermine comment les champs d'informations apparaissent sur la page de
garde et lors de la saisie sur le périphérique. Choisissez comment la valeur du champ apparaît :
• L'option Afficher la valeur du champ affiche la valeur en clair sur les pages de publication
SMARTsend, sur la page de garde PaperWare (Édition professionnelle) et sur le périphérique
multifonctions Xerox. Sélectionnez ce paramètre si le champ ne contient pas d'informations
confidentielles et si cela n'a aucune importance si les autres utilisateurs voient la valeur.
Exemple : Modèle_Arthur_M
• Masquer la saisie utilisateur (****) affiche la valeur sous forme d'astérisques (*) sur toutes les
pages, les pages de garde et les confirmations imprimées SMARTsend. Sélectionnez ce paramètre
si des informations confidentielles sont contenues dans ce champ.
Exemple : ********* (les astérisques masquent un numéro de sécurité sociale).
Remarque: Les périphériques Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou plus
récents prennent parfaitement en charge le masquage des fonctions, tandis qu'elles ne sont
pas gérées sur les périphériques Xerox plus anciens. En outre, le masquage n'est pas
disponible lorsqu'un flux de production est publié avec des valeurs par défaut multiples.
•
Valeur du champ non modifiable empêche la modification du champ en dehors de l'éditeur de
flux de production. Le champ n'est pas affiché sur la page de publication ni lors de la
numérisation, mais les valeurs sont mappées sur les documents numérisés. Une valeur par défaut
doit être fournie lorsque cette option est sélectionnée.
Exemple : ID d'un client sur un site.
Remarque: Si cette option est sélectionnée, la valeur par défaut du champ sera affichée
dans la zone Champs sur la page des attributs du document. Sélectionnez cette option pour
les valeurs de champ qui ne changeront pas ou pour les champs nécessitant une protection
élevée.
68
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Type du champ
Le type du champ indique le type de champ à utiliser pour la saisie de valeurs lors de la publication du
flux de production. Les types de champ disponibles changent si le nombre de valeurs par défaut
change. Sélectionnez un type correspondant au type d'entrée requis par les valeurs.
Tableau 3-9: Options de type de champ
Zone de texte
accepte la saisie de valeurs de texte alphanumériques de 256 caractères au
maximum.
Zone de texte
accepte la saisie de valeurs de texte alphanumériques de n'importe quelle
multiligne
longueur.
Adresse électronique accepte l'entrée d'un format d'adresse électronique. Le format est validé pour
déterminer qu'une adresse électronique a été saisie.
Liste déroulante
permet la sélection d'une valeur dans une liste déroulante.
Cases d'option
permet la sélection d'une valeur dans une liste de cases d'option.
Zone de liste
permet la sélection d'une valeur dans une liste déroulante.
Remarque: Les destinations Interwoven WorkSite (composant en option pour les Éditions
standard et professionnelle de SMARTsend) ne prennent pas en charge les entrées
d'attributs de document (métadonnées) en texte libre pour les champs personnalisés.
Seules les valeurs prédéfinies par l'administrateur WorkSite sont admises comme valeurs de
métadonnées de champs personnalisés.
ID de champ (facultatif)
L'ID de champ précise le nom de l'élément de fichier XML lorsque les champs d'attribut de document
sont ajoutés à un fichier XML. Si aucun nom n'est indiqué, l'élément de fichier XML prend le nom par
défaut Champ_0, Champ_1, etc. Choisissez un ID de champ qui reflète le type d'entrées écrites dans
un fichier XML.
Mappage d'attributs
Les attributs peuvent être mappés sur les champs disponibles dans les destinations du document. Tous
les champs disponibles pris en charge par les destinations répertoriées dans le flux de production sont
affichés. Sélectionnez les attributs sur lesquels vous souhaitez que les champs soient mappés pour la
destination. Par exemple, pour le courrier électronique, Corps et Répondre à sont des champs
disponibles ; pour DocuShare, Titre, Description, Mots-clés et d'autres champs sont disponibles.
Pendant la numérisation, les champs de données que vous sélectionnez ici seront remplis avec la ou les
valeurs de ces attributs. Vous ne pouvez pas mapper plusieurs attributs sur le même champ de
destination, mais plusieurs champs de destination peuvent être mappés sur le même attribut de
document.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
69
Flux de production de distribution
Exemple
Le champ d'attribut de document « Titre » peut être mappé sur un champ du dossier MS SharePoint
nommé « Titre ».
Cependant, vous pouvez également définir des champs d'attributs de document arbitraires dans un
flux de production. Des champs d'attributs de document peuvent être définis dans le flux de
production sans qu'il soit nécessaire de les mapper sur un paramètre de service particulier. En outre,
vous pouvez toujours entrer une valeur de champ au moment de la création, de la publication ou de la
numérisation du flux de production.
Si la prise en charge d'attributs de document a été activée pour le service, les champs (mappés et non
mappés) et leurs valeurs sont exportés sous la forme d'un fichier XML. Actuellement, les services FTP,
Dossier NetWare (Édition standard ou professionnelle), Dossier réseau et Numérisation vers une URL
(Édition standard ou professionnelle) gèrent l'exportation de champs d'attributs de document sous la
forme de fichier XML.
Définition d'attributs de document personnalisés dans un flux de production
SMARTsend
La procédure ci-après montre comment créer un flux de production SMARTsend qui stocke un
document numérisé, avec des champs d'attributs de document, vers une destination FTP :
Pour définir des attributs de document personnalisés dans un flux de production SMARTsend :
1.
À partir de la page d'accueil utilisateur de SMARTsend, cliquez sur le lien Ajouter un nouveau flux
de production.
2.
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le lien ajouter des emplacements sous
l'élément de page FTP.
Saisissez les propriétés de la destination FTP. Cliquez sur OK.
Cliquez sur Suivant. La page Nom et type du document s'affiche.
Sélectionnez les options voulues.
Cliquez sur Suivant.
Sur la page Attributs de document, sélectionnez le profil d'attributs de document FTP
uniquement.
Cliquez sur Ajouter un champ. La boîte de dialogue Propriétés des attributs s'affiche, à partir de
laquelle vous pouvez créer et définir un attribut de document.
Choisissez les options de l'attribut de document :
a. Saisissez un nom de champ (par exemple, « Mode d'impression »).
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
b.
Si vous voulez définir une valeur par défaut ou plusieurs valeurs, choisissez une option et
saisissez la ou les valeurs (par exemple, « Recto-verso »).
c.
Sélectionnez Requis si l'utilisateur doit obligatoirement renseigner ce champ.
d.
Sélectionnez une option de protection des champs.
e.
Sélectionnez un type de fichier.
10. Sous Mappage d'attributs, désélectionnez la case à cocher Activé.
11. Cliquez sur OK.
70
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
12. Pour ajouter un autre champ, répétez les étapes 8 à 11.
13. Sur la page Attributs de document, cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau profil pour
enregistrer les champs comme un nouveau profil qui pourra être utilisé ultérieurement dans
d'autres flux de production.
14. Continuez à programmer le flux de production.
Lorsque le flux de production a été publié et exécuté, les valeurs des champs d'attributs de document
sont exportées vers la destination FTP précisée dans le flux.
Remarque: Pour cette opération, l'administrateur système de SMARTsend doit activer la
prise en charge d'attributs de document pour le service FTP.
Les valeurs des champs d'attributs de document personnalisés peuvent être utilisés par des
intégrateurs système afin d'assurer un traitement lié des documents numérisés. Par exemple, ces
valeurs transmises au centre d'impression peuvent indiquer le nombre de jeux à imprimer et le mode
d'impression à utiliser lors de l'impression.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
71
Flux de production de distribution
Enregistrer le flux de production
La page Enregistrer le flux de production permet de sélectionner les préférences pour la confirmation
des travaux de numérisation et d'indiquer un niveau d'accès au flux de production.
Pour accéder à la page Enregistrer le flux de production :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont
vous souhaitez modifier les paramètres.
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche.
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Paramètres de flux de production dans le volet
gauche.
3.
4.
Confirmation des travaux
Lorsqu'un utilisateur effectue une numérisation, l'indication que le travail a été effectué ou a échoué
est généralement nécessaire. Sélectionnez la méthode selon laquelle l'utilisateur doit recevoir la
confirmation des travaux après leur exécution :
Tableau 3-10: Options de confirmation des travaux
Aucune confirmation
Courrier électronique au
propriétaire du flux de
production
Courrier électronique
aux utilisateurs du flux
de production
ne fournit aucune confirmation de l'achèvement des travaux.
permet d'envoyer un message électronique au propriétaire du flux de
production.
permet d'envoyer un message électronique à l'auteur du flux de production.
Cette option est disponible uniquement lors de la numérisation vers un
périphérique avec une authentification ou lorsqu'une page de garde
PaperWare (Édition professionnelle) est utilisée. Si un périphérique
multifonctions Xerox sans authentification et sans page de garde est utilisé,
aucune confirmation des travaux ne sera générée.
Confirmation imprimée commande l'impression d'une page sur le périphérique multifonctions Xerox
utilisé pour la numérisation. La page de confirmation est imprimée lorsque le
travail a été envoyé vers la destination avec succès, ou en cas d'erreur. Si des
informations confidentielles sont incluses dans le travail, vous pouvez
souhaiter ne pas imprimer la confirmation sur un périphérique où elle pourra
être lue facilement.
72
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Accès aux flux de production
L'option Accès aux flux de production détermine qui peut afficher, utiliser et modifier les flux de
production.
• L'option Public permet à n'importe quel utilisateur de SMARTsend d'afficher, d'utiliser et de
publier un flux de production. Seul le propriétaire ou les administrateurs d'un flux de production
public peuvent supprimer ce dernier.
• L'option Privé permet au propriétaire du flux de production privé ou à l'administrateur d'afficher
le contenu (les propriétés d'attribut), de l'utiliser, de le modifier et de le supprimer. Seul le
propriétaire du flux de production peut publier un flux de production. Les flux de production privés
publiés à l'aide de modèles de numérisation de périphérique requièrent une authentification sur
le périphérique.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
73
Flux de production de distribution
Récapitulatif du flux de production
La page Récapitulatif du flux de production est utilisée pour vérifier les paramètres du flux de
production après l'avoir défini ou modifié. Avant d'exécuter la publication, vous pouvez apporter des
modifications au flux de production en utilisant les liens affichés dans la partie gauche de la page.
Pour accéder à la page Récapitulatif du flux de production :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont
vous souhaitez revoir les paramètres.
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche.
3.
Nom et description du flux de production
Entrez un nouveau nom et une description pour le flux de production ou modifiez les informations
affichées. Ce nom doit être unique et facile à retenir, car il apparaîtra dans l'Explorateur de flux de
production et sur les publications. Lorsque vous créez un flux de production pour la première fois, le
nom Flux de production1 (puis Flux de production2, etc. pour les suivants) lui est attribué par défaut, à
moins que vous n'indiquiez un nom différent.
Options de publication
Avant de numériser, vous devez publier un flux de production. Sélectionnez la manière dont le flux de
production doit être publié :
Tableau 3-11: Options de publication
Publier le flux de production ultérieurement permet de différer la publication du flux de production.
Choisissez cette option si vous créez un flux de
production pour quelqu'un d'autre et que cette
personne souhaite exécuter la publication du flux en
temps voulu.
Publier la page de garde PaperWare du flux (Édition professionnelle) génère une page de garde
de production
PaperWare pour le flux de production. Utilisez cette
option si vous souhaitez déterminer les destinations au
moment de la numérisation, si vous souhaitez utiliser
Fax Internet ou si le document contient des
informations confidentielles que vous ne souhaitez pas
laisser voir aux autres utilisateurs de SMARTsend.
Publier un flux de production sur un
permet de créer un modèle de numérisation de
système multifonctions Xerox
périphérique pour le flux de production.
Pour plus d'informations, consultez le Chapitre 4, Publication des flux de production.
74
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Paramétrage de l'option Créer des dossiers si
nécessaire
Dans SMARTsend, un utilisateur peut créer plusieurs niveaux de sous-dossiers lors de la création du flux
de production ou lors de l'entrée des métadonnées à partir de l'interface utilisateur locale. Ils peuvent
également modifier la destination d'archivage finale par rapport à un emplacement initial lors de la
numérisation avec des modèles de périphérique.
Les destinations de document pour lesquelles la création de dossiers dynamique et l'archivage dans un
sous-dossier sont autorisés sont les suivantes : DocuShare, Microsoft SharePoint, FTP et Dossiers
réseau. La destination de document Dossiers réseau a été utilisée ici pour montrer comment utiliser
cette fonction et illustrer certains scénarios.
Cette fonction SMARTsend suppose que SMARTsend est déjà installé et configuré (SMTP est paramétré
le cas échéant et le périphérique est configuré, etc.).
Paramétrage de SMARTsend pour l'option Créer des dossiers si nécessaire
Pour configurerSMARTsend pour l'option Créer des dossiers si nécessaire :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur sur le serveur SmartSend. Dans la zone Flux de production,
sous Ajouter, cliquez sur Flux de production de distribution.
2.
La page Destinations du document s'affiche. La fonction Créer des dossiers si nécessaire est
disponible pour les types de destinations de document suivants :
• DocuShare
•
Microsoft SharePoint
•
FTP
•
Dossier réseau
Pour ce document, la destination Dossiers réseau est prise comme exemple. Modifiez les
paramètres de la façon qui convient pour les autres types de destination de document.
Cliquez sur ajouter des emplacements.
3.
La page des Propriétés du Dossier réseau s'affiche. L'option Créer des dossiers si nécessaire est
disponible dans cette page. Elle est accompagnée de la zone de texte Sous-dossier. Complétez les
informations suivantes :
• Nom de destination : CreateSubFolder
Entrez le nom de cette destination. Le nom CreateSubFolder est utilisé à titre d'exemple.
•
Sélectionner le point de départ : sélectionnez un point de départ ou indiquez le chemin
d'accès à un dossier de destination. Vous pouvez utiliser le bouton Développer pour
rechercher un emplacement.
Remarque: si vous n'avez entré aucune information d'identification pour l'emplacement indiqué,
la page Paramètres de compte s'affiche. Tapez le Nom d'utilisateur et le Mot de passe qui
donnent accès au dossier indiqué dans Chemin du dossier et cliquez sur OK. Cliquez à nouveau
sur OK pour poursuivre.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
75
Flux de production de distribution
•
Chemin du dossier : tapez le chemin d'accès complet au dossier de destination. Le
dossier de destination doit déjà exister.
•
Créer des dossiers si nécessaire :
•
•
•
Oui : sélectionnez Oui pour autoriser la création d'un sous-dossier s'il n'exise pas déjà.
Non : sélectionnez Non pour empêcher la création d'un sous-dossier même s'il n'existe
pas. Sélectionner Non peut s'avérer utile lorsque les outils ou les processus automatisés
effectuent des recherches dans certains emplacements. Cela empêche l'archivage
accidentel des documents dans les mauvais emplacements, dû aux erreurs commises
par les utilisateurs lors de la numérisation de leur données.
Sous-dossier : la zone de texte Sous-dossier permet au créateur du flux de production
de taper un nom de sous-dossier à utiliser si aucun sous-dossier n'est spécifié dans les
attributs de document.
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé de compléter les informations de cette page.
4.
5.
6.
7.
La page Nom et type du document s'affiche. Cliquez sur Suivant pour poursuivre, car aucune des
fonctions de cette page ne concerne la fonction « Créer des dossiers si nécessaire ».
La page Attributs de document s'affiche. Cette page permet au créateur du flux de production
d'autoriser l'utilisateur à créer des sous-dossiers et également, à entrer le nom de ces sousdossiers, en s'aidant des métadonnées à partir de l'interface utilisateur locale du périphérique.
Dans le menu Utiliser le profil suivant, vous pouvez sélectionner un profil ou sélectionner Aucun
profil de document.
Une fois les données de la page actualisées, cliquez sur Ajouter un champ.
La fenêtre Propriétés des attributs apparaît. Afin d'illustrer l'utilisation de la fonction « Créer des
dossiers si nécessaire », deux dossiers ont été mappés pour capturer les données entrées par
l'utilisateur à partir de l'interface utilisateur. Les deux champs nécessitant un mappage sont les
suivants :
• Créer des dossiers si nécessaire
•
Sous-dossier
Le créateur du flux de production peut choisir les attributs des valeurs des métadonnées que l'utilisateur du flux de production peut entrer dans l'interface utilisateur du périphérique.
Remarque: Les valeurs des métadonnées remplacent toujours les préréglages par défaut du
flux de production.
Tapez ou entrez les informations suivantes pour l'option Créer des dossiers si nécessaire. Notez
que certaines valeurs sont simplement des suggestions :
76
a.
Nom du champ (valeur suggérée) : Créer des dossiers si nécessaire
Tapez le libellé que l'utilisateur du flux de travail pourra voir dans l'interface utilisateur du
périphérique.
b.
Dans la zone Propriétés du champ, sélectionnez Champ obligatoire si vous souhaitez
imposer la saisie d'une valeur dans ce champ, pour les périphériques qui acceptent l'option
Attributs de document. Pour Créer des dossiers si nécessaire, vérifiez si l'option Champ
obligatoire n'est pas activée.
c.
Dans la zone Mappage d'attributs, sélectionnez la case à cocher Activé.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
8.
d.
Dans la zone Dossier réseau, sous Mappage d'attributs, sélectionnez l'attribut qui doit être
mappé sur le champ créé. Dans le cas présent, sélectionnez Créer des dossiers si nécessaire
car l'attribut doit être mappé sur dossier de même nom.
e.
Cliquez sur OK. La page Attributs de document est actualisée et le nouveau champ Créer
des dossiers si nécessaire apparaît.
Répétez la procédure à partir de l'étape 9 ci-dessus pour mapper l'attribut Créer des dossiers sur
les nouvelles informations suivantes :
a. Nom du champ (valeur suggérée) : nom du sous-dossier
Tapez le libellé que l'utilisateur du flux de travail pourra voir dans l'interface utilisateur du
périphérique.
b.
Dans la zone Dossier réseau, sous Mappage d'attributs, sélectionnez l'attribut qui doit être
mappé sur le champ créé. Dans le cas présent, sélectionnez Sous-dossier, puis cliquez sur OK.
La page Attributs de document est actualisée et le nouveau champ Sous-dossier apparaît.
Cliquez sur Suivant.
10. La page Paramètres du flux de production s'affiche. Vous pouvez apporter des modifications
dans cette page, mais sachez qu'aucune modification sélectionnée n'aura d'incidence sur
l'utilisation de la fonction « Créer des dossiers si nécessaire ». Les options disponibles sont les
suivantes :
• Confirmation des travaux : sélectionnez le type de confirmation à envoyer.
9.
•
Accès aux flux de production : indiquez qui est autorisé à accéder au flux de production.
Cliquez sur Suivant lorsque vous avez terminé d'effectuer vos sélections.
11. La page Enregistrer le flux de production s'affiche. Vous pouvez modifier le nom du flux de
production. Il s'affichera dans l'interface utilisateur locale sur le périphérique, accompagné de la
description du flux de production.
12. Consultez le résumé afin de vérifier l'exactitude des paramètres.
13. Dans la zone Options de publication, sélectionnez Publier un flux de production sur un système
multifonctions Xerox.
14. Cliquez sur Terminer.
15. La page Publier un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox s'affiche.
Sélectionnez les périphériques multifonctions sur lesquels ce flux de production doit apparaître.
Activez l'option Modifiable sur le périphérique et cliquez sur OK.
Remarque: Il peut être nécessaire d'actualiser les flux de production sur les périphériques
sélectionnés dans l'interface utilisateur avant de pouvoir les utiliser.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
77
Flux de production de distribution
Scénarios
Les deux scénarios qui suivent illustrent deux types d'utilisation possibles. Ces scénarios supposent
qu'ont été créés les champs de l'interface utilisateur locale destinés à la capture des métadonnées sur
le périphérique, pour les attributs Créer des dossiers si nécessaire et Sous-dossier.
Scénario 1
Le sous-dossier voulu existe déjà dans l'espace d'archivage de document et
l'utilisateur du flux de production ne spécifie aucun attribut de document dans
l'interface utilisateur locale et cela, pour les deux champs.
•
Si une valeur de sous-dossier est fournie dans le champ Sous-dossier, alors
indépendamment
de la valeur dans Créer des dossiers si nécessaire, les données numérisées sont
archivées dans l'emplacement indiqué dans le champ Sous-dossier de la page
Destinations du document.
Reportez-vous à l'illustration ci-dessous. Les données numérisées générées par ce flux de
production sont archivées dans \\test-server\test1\Folder2 étant donné que Folder2 est
indiqué dans le champ Sous-dossier.
•
78
Si aucune valeur n'est indiquée dans le champ Sous-dossier alors, indépendamment de
la valeur qui figure dans Créer des dossiers si nécessaire, les données numérisées sont
archivées dans la destination de base indiquée dans le champ Chemin d'accès, dans le
cas présent \\test-server\test1\.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Scénario 2
L'utilisateur du flux de production saisit un sous-dossier existant comme attribut
de document pour le champ Sous-dossier.
Si l'utilisateur saisit une valeur, Sous-dossier M par exemple, pour le Sous-dossier des
métadonnées, alors les données numérisées sont archivées à cet emplacement, soit dans
\\test-server\test1\Sous-dossier M, indépendamment des valeurs spécifiées pour :
•
•
•
•
les métadonnées de Créer des dossiers si nécessaire
Sous-dossier dans Destinations de document
Créer des dossiers si nécessaire dans Destinations de document
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
79
Flux de production de distribution
Tableau des scénarios possibles
Aidez-vous de ce tableau pour analyser les résultats des scénarios possibles d'utilisation de cette
fonction.
La valeur
Oui ou Non
est-elle
affectée à
l'attribut
Créer des
dossiers si
nécessaire
dans
les destinations de
document ?
Le sous-dossier
existe déjà
dans
la destination ?
La valeur
Attribut de
document
Oui ou Non
est-elle
affectée à
l'attribut
Créer des
dossiers si
nécessaire ?
INDEPENDAMM
ENT
INDEPENDA
MMENT
N
INDEPENDA
MMENT
N
Le fichier est archivé
dans l'emplacement
de base défini dans les
destinations de
document.
O
INDEPENDA
MMENT
O
INDEPENDA
MMENT
INDEPENDAMMENT
Le fichier est archivé
dans le sous-dossier
spécifié par la valeur
d'attribut de
document Sousdossier.
O
INDEPENDA
MMENT
N
INDEPENDA
MMENT
O
Le fichier est archivé
dans le sous-dossier
défini dans les
destinations de
document.
N
O
O
INDEPENDA
MMENT
INDEPENDAMMENT
Le fichier est archivé
dans le sous-dossier
spécifié par la valeur
d'attribut de
document « Sousdossier ».
N
O
N
INDEPENDA
MMENT
O
Le fichier est archivé
dans le sous-dossier
défini dans les
destinations de
document.
80
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
La valeur
Attribut
de document estelle
affectée à
l'attribut
Sous-dossiers ?
Attribut Sous-dossier dans
les destinations
de document ?
Comportement
Flux de production de distribution
La valeur
Attribut
de document estelle
affectée à
l'attribut
Sous-dossiers ?
La valeur
Oui ou Non
est-elle
affectée à
l'attribut
Créer des
dossiers si
nécessaire
dans
les destinations de
document ?
Le sous-dossier
existe déjà
dans
la destination ?
La valeur
Attribut de
document
Oui ou Non
est-elle
affectée à
l'attribut
Créer des
dossiers si
nécessaire ?
N
N
INDEPEND
AMMENT
INDEPENDA
MMENT
INDEPENDAMMENT
La numérisation
échoue - la valeur
« Sous-dossier » existe
dans un attribut de
document mais le
dossier n'existe pas et
la valeur d'attribut de
document de la
fonction « Créer des
dossiers si nécessaire »
est Non. Par
conséquent, le
paramètre « Créer des
dossiers si nécessaire »
de Destinations de
document est ignoré.
N
Non mappé
INDEPEND
AMMENT
N
INDEPENDAMMENT
La numérisation
échoue. La valeur
« Sous-dossier » existe
dans Destinations de
document, mais le
dossier n'existe pas. Le
paramètre « Créer des
dossiers si nécessaire »
dans Destinations de
document a la valeur
Non et aucun attribut
de document n'est
mappé sur « Créer des
dossiers si
nécessaire ».
N
Non mappé
O
O
INDEPENDAMMENT
Le fichier est archivé
dans le sous-dossier
spécifié par la valeur
d'attribut de
document Sousdossier.
Attribut Sous-dossier dans
les destinations
de document ?
Comportement
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
81
Flux de production de distribution
Le sous-dossier
existe déjà
dans
la destination ?
La valeur
Attribut de
document
Oui ou Non
est-elle
affectée à
l'attribut
Créer des
dossiers si
nécessaire ?
La valeur
Attribut
de document estelle
affectée à
l'attribut
Sous-dossiers ?
La valeur
Oui ou Non
est-elle
affectée à
l'attribut
Créer des
dossiers si
nécessaire
dans
les destinations de
document ?
N
Non mappé
N
O
Attribut Sous-dossier dans
les destinations
de document ?
O
Comportement
Le fichier est archivé
dans le sous-dossier
défini dans les
destinations de
document.
Remarque: La mention Indépendamment signale qu'une action a lieu, qu'une valeur ou un attribut
soit présent ou non dans le champ indiqué.
82
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Annexe A : Création d'un exemple de flux de
production de dossier réseau
La procédure ci-après indique les étapes à suivre pour créer un exemple de flux de production qui
archive vers une destination de dossier réseau.
1. Ouvrez une fenêtre de navigateur.
2.
Entrez l'URL ou l'adresse suivante :
http://[nom_ordinateur]/SMARTsend
où nom_ordinateur est le nom de l'ordinateur SMARTsend. Si vous ne connaissez pas le nom de
l'ordinateur, contactez l'administrateur SMARTsend.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Appuyez sur Entrée.
Vous êtes invité à entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Entrez-les, puis cliquez sur
OK.
Un écran d'accueil SMARTsend s'affiche. Sélectionnez Cliquez ici pour accéder à SMARTsend.
La page d'accueil utilisateur s'affiche. Cliquez sur Ajouter un nouveau flux de production sous
l'en-tête Flux de production.
Les destinations ayant été utilisées par vous et d'autres utilisateurs pour les autres flux de
production sont répertoriées sous les en-têtes désignant les types de destination. Recherchez l'entête Dossier réseau.
Sélectionnez les destinations de dossier réseau que vous souhaitez pour le flux de production.
a. Si les destinations souhaitées sont dans la liste, cochez les cases en regard de celles-ci.
b.
Si vous devez ajouter une destination de dossier réseau, cliquez sur ajouter des
emplacements. La fenêtre Propriétés du dossier réseau s'affiche.
i
Entrez le nom de la destination.
ii
Ajoutez le chemin du dossier, par exemple : \\Poste de travail\numérisations, où Poste
de travail est le nom de l'ordinateur sur lequel se trouve le dossier, et numérisations est le
nom d'un dossier de partage en réseau.
iii
Cliquez sur OK.
c.
Une boîte de dialogue d'alerte de sécurité peut s'afficher. Cliquez sur Oui pour continuer.
d.
Vous pouvez être invité à entrer vos informations d'identification pour l'ordinateur
SMARTsend. Entrez les informations demandées et cliquez sur OK.
Remarque: Dans ce cas, vous devez spécifier celles que vous avez utilisées pour vous
connecter à SMARTsend. Si vous entrez des informations différentes, vous devrez peutêtre supprimer tous les fichiers Internet temporaires du poste de travail, et ce à l'aide de
votre navigateur, pour pouvoir continuer. Par exemple, à partir de Internet Explorer,
choisissez les options suivantes pour supprimer les fichiers Internet temporaires : Outils
> Options Internet > Général > Supprimer les fichiers > OK.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
83
Flux de production de distribution
e.
La page Paramètres de compte s'affiche. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe
pour le dossier réseau, entrez de nouveau le mot de passe dans la zone Confirmation du mot
de passe, puis cliquez sur OK.
f.
Sur la page Propriétés réseau, cliquez de nouveau sur OK.
g.
La nouvelle destination doit maintenant être affichée sur la page Destinations du document,
et elle doit être vérifiée.
Si plusieurs destinations de dossier réseau doivent être ajoutées, cliquez sur ajouter des
emplacements et exécutez de nouveau les étapes nécessaires.
9.
Lorsque toutes les destinations ont été ajoutées sur la page Destinations du document, cliquez sur
Suivant >>.
10. La page Nom et type du document s'affiche. Indiquez le nom de base du fichier de sortie sous
Identification du document. Pour cet exemple, entrez un nom comme Nom_Mon_document.
11. Sélectionnez Date et heure dans la liste déroulante Suffixe. La date et l'heure seront ajoutées au
nom indiqué au-dessus de (Nom_Mon_document).
12. Sélectionnez un type de document. Pour cet exemple, sélectionnez PDF, Image seulement (*.pdf).
a. Pour modifier le format du fichier, cliquez sur le bouton Propriétés. Pour cet exemple, cliquez
sur Propriétés. La page Propriétés du type de document s'affiche. Dans la liste déroulante
Format, sélectionnez PDF, Image seulement.
b.
Cliquez sur OK.
13. Cliquez sur Suivant>>.
14. La page Attributs du document s'affiche. Indiquez tous les champs d'attributs de document
nécessaires. Pour cet exemple, nous utiliserons le profil de base par défaut contenant les champs
Titre et Description.
15. Cliquez sur Suivant>>.
16. La page Paramètres du flux de production s'affiche.
17. Sélectionnez une option de confirmation des travaux. Pour cet exemple, sélectionnez
Confirmation imprimée dans la liste déroulante Confirmation des travaux.
18. Sélectionnez le niveau d'accès au flux de production. Pour cet exemple, nous utiliserons le niveau
d'accès Public.
19. Cliquez sur Suivant>>.
20. La page Enregistrer le flux de production s'affiche. Indiquez un nom de flux de production unique.
21. Sélectionnez le type de publication souhaité. Pour cet exemple, nous allons publier le flux de
production en tant que modèle de numérisation de périphérique. Sélectionnez Publier un flux de
production sur un système multifonctions Xerox.
22. Examinez les paramètres du flux de production et apportez les modifications nécessaires.
23. Cliquez sur Terminer.
24. La page Publier un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox s'affiche. Indiquez
un nom de publication unique.
25. Sélectionnez la date d'expiration.
26. Sélectionnez les périphériques vers lesquels le modèle sera publié.
27. Entrez les valeurs d'attributs de document. Si les valeurs doivent être indiquées au niveau du
périphérique, sélectionnez Modifiable sur le périphérique.
84
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
28. Sélectionnez un profil de numérisation. Cliquez sur Propriétés pour définir les paramètres de
numérisation selon vos besoins.
29. Cliquez sur OK.
30. Le modèle est alors publié. Cliquez sur Revenir à la page d'accueil, au bas de la page, pour revenir
à la page d'accueil utilisateur.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
85
Flux de production de distribution
Annexe B : Création d'un modèle de flux de
production d'adresse électronique
La procédure ci-après indique les étapes à suivre pour créer un modèle de flux de production utilisant
un destinataire de courrier électronique comme destination.
1. Ouvrez une fenêtre de navigateur.
2.
Entrez l'URL ou l'adresse suivante :
http://[nom_ordinateur]/SMARTsend
où nom_ordinateur est le nom de l'ordinateur SMARTsend. Si vous ne connaissez pas le nom de
l'ordinateur, contactez l'administrateur SMARTsend.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Appuyez sur Entrée.
Vous êtes invité à entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Entrez-les, puis cliquez sur
OK.
Un écran d'accueil SMARTsend s'affiche. Sélectionnez Cliquez ici pour accéder à SMARTsend.
La page d'accueil utilisateur s'affiche. Cliquez sur Ajouter > Flux de production de distribution...
sous l'en-tête Flux de production.
Les destinations ayant été utilisées par vous et d'autres utilisateurs pour les autres flux de
production sont répertoriées sous les en-têtes désignant les types de destination. Recherchez l'entête Destinataire de courrier électronique.
Sélectionnez les destinataires de courrier électronique que vous souhaitez pour le flux de
production.
a. Si les destinataires souhaités sont dans la liste, sélectionnez les cases en regard de ceux-ci.
b.
86
Si vous devez ajouter un destinataire, cliquez sur ajouter des adresses. La fenêtre Propriétés
du destinataire de courrier électronique s'affiche.
i
Entrez le nom de la destination.
ii
Ajoutez la ou les adresses électroniques des différents types de destinataires souhaités :
À, Cc (copie) et Cci (copie cachée). S'il y a plusieurs adresses, séparez-les par des pointsvirgules.
Si la fonction de vérification de l'adresse a été configurée par votre administrateur, vous
pouvez cliquer sur Vérifier le(s) nom(s) pour vérifier les adresses.
iii
Sélectionnez un format de codage pour la pièce jointe. Le format par défaut Base64
pour le codage MIME convient dans la plupart des cas.
iv
Sélectionnez Numérisation vers mon adresse électronique si vous souhaitez que le
fichier de sortie soit envoyé à la personne qui a soumis la numérisation. Cette option
requiert l'authentification sur le périphérique de numérisation lorsqu'elle est utilisée
avec des modèles de numérisation, et elle doit être sélectionnée uniquement si le
périphérique prend en charge l'authentification.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
v
Sélectionnez Envoyer le lien URL vers le document (aucun document joint) si vous
souhaitez envoyer un lien vers le document plutôt que le document même.
vi
Cliquez sur OK.
9.
Les nouveaux destinataires doivent maintenant être affichés sur la page Destinations du
document ; vérifiez-les. Lorsque toutes les destinations ont été ajoutées sur la page Destinations
du document, cliquez sur Suivant >>.
10. La page Nom et type du document s'affiche. Indiquez le nom de base du fichier de sortie sous
Identification du document. Pour cet exemple, entrez un nom comme Nom_Mon_document.
11. Sélectionnez Date et heure dans la liste déroulante Suffixe. La date et l'heure seront ajoutées au
nom indiqué au-dessus de (Nom_Mon_document).
12. Sélectionnez un type de document. Pour cet exemple, sélectionnez PDF, Image seulement (*.pdf).
a. Pour modifier le format du fichier, cliquez sur le bouton Propriétés. Pour cet exemple, cliquez
sur Propriétés. La page Propriétés du type de document s'affiche. Dans la liste déroulante
Format, sélectionnez PDF, Image seulement.
b.
Cliquez sur OK.
13. Cliquez sur Suivant>>.
14. La page Attributs du document s'affiche. Indiquez tous les champs d'attributs de document
nécessaires. Pour cet exemple, nous utiliserons le profil de base par défaut contenant les champs
Titre et Description.
15. Cliquez sur Suivant>>.
16. La page Paramètres du flux de production s'affiche.
17. Sélectionnez une option de confirmation des travaux. Pour cet exemple, sélectionnez
Confirmation imprimée dans la liste déroulante Confirmation des travaux.
18. Sélectionnez le niveau d'accès au flux de production. Pour cet exemple, nous utiliserons le niveau
d'accès Public.
19. Cliquez sur Suivant>>.
20. La page Enregistrer le flux de production s'affiche. Indiquez un nom de flux de production unique.
21. Sélectionnez le type de publication souhaité. Pour cet exemple, nous allons publier le flux de
production en tant que modèle de numérisation de périphérique. Sélectionnez Publier un flux de
production sur un système multifonctions Xerox.
22. Examinez les paramètres du flux de production et apportez les modifications nécessaires.
23. Cliquez sur Terminer.
24. La page Publier un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox s'affiche. Indiquez
un nom de publication unique.
25. Sélectionnez la date d'expiration.
26. Sélectionnez les périphériques vers lesquels le modèle sera publié.
27. Entrez les valeurs d'attributs de document. Si les valeurs doivent être indiquées au niveau du
périphérique, sélectionnez Modifiable sur le périphérique.
28. Sélectionnez un profil de numérisation. Cliquez sur Propriétés pour définir les paramètres de
numérisation selon vos besoins.
29. Cliquez sur OK.
30. Le modèle est alors publié. Cliquez sur Revenir à la page d'accueil, au bas de la page, pour revenir
à la page d'accueil utilisateur.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
87
Flux de production de distribution
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé
dans un flux de production SMARTsend
La procédure suivante crée un flux de production SMARTsend qui stocke un document numérisé, avec
des champs d'attributs de document, dans une collection DocuShare sous la forme d'un objet
personnalisé.
1. À partir de la page d'accueil utilisateur de SMARTsend, cliquez sur le lien Ajouter un flux de
production....
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le lien ajouter des emplacements sous la
section DocuShare.
Entrez les propriétés de la destination DocuShare, y compris le nom de l'objet personnalisé à
utiliser lors du stockage du document au sein de DocuShare.
Cliquez sur Suivant>>.
Sur la page Nom et type du document, définissez le nom et le format à utiliser pour les documents
distribués.
Cliquez sur Suivant>>.
Sur la page Attributs de document, sélectionnez le profil d'attributs de document DocuShare
uniquement.
Cliquez sur le lien Ajouter un champ pour ajouter les champs appropriés à utiliser au sein de
l'objet personnalisé DocuShare qui a été défini comme destination.
Dans la boîte de dialogue Propriétés des attributs, ajoutez un champ d'attribut de document et
mappez-le sur le champ DocuShare approprié qui est défini dans l'objet personnalisé.
Remarque: Les champs définis dans l'objet personnalisé spécifié sont disponibles pour
le mappage d'attributs. Par exemple, si tous les documents d'un cabinet juridique sont
associés à un id_dossier, il peut être utile pour l'utilisateur d'ajouter un champ
SMARTsend nommé ID_Dossier et le mapper sur le champ Objet personnalisé de
DocuShare.
10. Cliquez sur OK.
11. Sur la page Attributs de document, cliquez sur le lien Enregistrer en tant que nouveau profil pour
enregistrer les champs comme un nouveau profil qui pourra être utilisé ultérieurement dans
d'autres flux de production.
12. Cliquez sur Suivant>>. Continuez à définir le flux de production dans les écrans restants et publiez
le flux de production selon les besoins.
88
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Flux de production de distribution
Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink
dans un flux de production SMARTsend
La procédure suivante crée un flux de production SMARTsend qui stocke un document numérisé, avec
des champs d'attributs de document, dans une catégorie d'un dossier LiveLink (Édition standard ou
professionnelle).
1. À partir de la page d'accueil utilisateur de SMARTsend, cliquez sur le lien Ajouter un nouveau flux
de production.
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le lien ajouter des emplacements sous la
section LiveLink.
3. Entrez les propriétés de la destination LiveLink en sélectionnant une catégorie dans la liste fournie.
4. Cliquez sur Suivant>>.
5. Sur la page Nom et type du document, définissez le nom et le format à utiliser pour les documents
distribués.
6. Cliquez sur Suivant>>.
7. Sur la page Attributs de document, sélectionnez le profil d'attributs de document Standard.
8. Cliquez sur le lien Ajouter un champ pour ajouter les champs appropriés à utiliser au sein de la
catégorie LiveLink que vous avez définie comme destination.
9. Dans la boîte de dialogue Propriétés des attributs, ajoutez un champ d'attribut de document et
mappez-le sur le champ LiveLink approprié dans la catégorie.
10. Cliquez sur OK.
11. En option, sur la page Attributs de document, cliquez sur le lien Enregistrer en tant que nouveau
profil pour enregistrer les champs comme un nouveau profil qui pourra être utilisé ultérieurement
dans d'autres flux de production.
12. Cliquez sur Suivant>>. Continuez à définir le flux de production dans les écrans restants et publiez
le flux de production selon les besoins.
2.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
89
Flux de production de distribution
90
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de
production
4
Une fois un flux de production créé, il doit être publié sur un périphérique en tant que modèle de
numérisation ou page de garde PaperWare (Édition professionnelle) avant de pouvoir être utilisé.
Ce chapitre décrit comment publier un flux de production et comment imprimer des documents à
partir d'un espace d'archivage.
Contenu de ce chapitre :
• Présentation de la publication à la page 92
•
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox à la page 94
•
Publication sur une page de garde PaperWare à la page 101
•
Affichage des publications à la page 108
•
Ajout et suppression de périphériques d'une publication à la page 109
•
Suppression de publications de flux de production à la page 110
•
Impression de documents à partir d'un espace d'archivage de documents à la page 111
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
91
Publication des flux de production
Présentation de la publication
Une fois qu'un flux de production a été créé, il doit être publié avant de pouvoir être utilisé lors de la
numérisation de documents. La publication d'un flux de production public le rend disponible pour tous
les utilisateurs ; la publication d'un flux de production privé le rend disponible uniquement pour son
propriétaire. Si le flux de production n'est pas utilisé dans l'intervalle de temps indiqué au moment de
la publication, il sera supprimé et ne sera plus disponible pour la numérisation.
Les flux de production peuvent être publiés en tant que modèles de numérisation de périphérique ou
pages de garde PaperWare (pour l'Édition professionnelle).
Modèles de numérisation de périphérique
Les modèles de numérisation de périphérique sont utilisés pour la numérisation depuis des systèmes
multifonctions Xerox. Ils sont qualifiés de modèles distribués car ils sont distribués vers des
périphériques spécifiques indiqués au moment de la publication. Les flux de production peuvent être
utilisés uniquement sur ces périphériques. La publication vers des périphériques multifonctions Xerox à
l'aide de modèles de numérisation de périphérique offre un niveau supplémentaire de sécurité pour les
périphériques prenant en charge l'authentification au niveau du périphérique. Lorsqu'un modèle de
numérisation de périphérique est utilisé pour la publication, les documents numérisés sont distribués
vers toutes les destinations.
Pages de garde PaperWare
Édition professionnelle
Un flux de production peut être publié en créant une page de garde PaperWare. Les pages de garde
PaperWare sont des pages de garde imprimées et numérisées sur le périphérique en tant que première
page du travail. La page de garde fournit les informations nécessaires pour effectuer la numérisation
(attributs du document et destinations). L'utilisateur sélectionne les destinations de numérisation
souhaitées à partir des options disponibles sur la page de garde.
Par défaut, l'authentification sur le périphérique n'est pas nécessaire pour numériser avec des pages
de garde, et celles-ci peuvent donc être utilisées sur n'importe quel périphérique Xerox, sauf si le
paramètre par défaut est modifié par l'administrateur ou si le flux de production est créé en tant que
flux de production privé et que le périphérique prend en charge l'authentification. Les pages de garde
PaperWare peuvent également être utilisées avec un périphérique Fax Internet.
Étant donné qu'un flux de production ne peut être visualisé que par le propriétaire de la page de garde,
la page de garde PaperWare est une bonne option pour les utilisateurs qui ne souhaitent pas que les
autres utilisateurs aient accès à leur flux de production.
92
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Pages de garde PaperWare avec des attributs de document modifiables
Si un flux de production est publié en tant que page de garde PaperWare et si les attributs du
document sont indiqués comme étant modifiables au niveau du périphérique, un modèle de
numérisation de périphérique est distribué vers les périphériques spécifiés lorsque la page de garde est
créée. L'utilisateur doit sélectionner un modèle publié sur le périphérique plutôt que le modèle
PaperWare utilisé pour les pages de garde PaperWare standard (sans attributs de document
modifiables). Voir Publication sur une page de garde PaperWare à la page 4-101 pour informations
complémentaires.
Personnalisation des paramètres de numérisation PaperWare
Si vous devez généralement utiliser des paramètres de numérisation différents de ceux utilisés pour la
page de garde PaperWare, l'administrateur ou vous-même pouvez créer et publier un modèle de
numérisation personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de numérisation. Vous
devez alors sélectionner le nouveau modèle sur le périphérique avant d'effectuer la numérisation.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
93
Publication des flux de production
Publication sur un périphérique multifonctions
Xerox
La publication d'un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox crée un modèle de
numérisation de périphérique et l'affecte aux périphériques multifonctions Xerox sélectionnés. La
procédure de publication sur un périphérique est décrite ci-dessous, ainsi que les détails sur chacun des
paramètres de publication.
Pour publier un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le
nom du flux de production à publier.
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Publier un flux de production sur un
périphérique multifonctions Xerox.
Pour spécifier les paramètres de publication :
a. Entrez le nom de la publication. Ce nom apparaîtra dans la liste des modèles et doit être
unique. Consultez le Nom de publication à la page 95.
3.
4.
b.
Sélectionnez l'heure d'expiration de la publication. Consultez le Délai d'expiration en cas de
non utilisation à la page 95.
c.
Sélectionnez les périphériques sur lesquels le flux de production doit résider. Consultez le
Ajouter une publication de flux de production sur les périphériques suivants à la page 96.
Remarque: si le périphérique dont vous avez besoin ne figure pas dans la liste, contactez
l'administrateur SMARTsend pour qu'il l'ajoute.
5.
6.
7.
Définissez les attributs de document. Sélectionnez Modifiable sur le périphérique si les attributs
de document doivent être modifiables sur le périphérique lors de la numérisation. Jusqu'à six
attributs peuvent être modifiés sur le périphérique. Consultez le Attributs de document à la
page 96.
Indiquez le profil de numérisation. Choisissez le type de document à utiliser pour la numérisation
avec ce modèle. Cliquez sur Propriétés pour sélectionner les paramètres personnalisés pour le
document. Consultez le Profil de numérisation à la page 97.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
Remarque: le modèle peut ne pas apparaître dans la liste des modèles sur le
périphérique tant que la liste n'a pas été actualisée.
94
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Paramètres de publication
La page Publication du flux de production contient une zone Paramètres de publication, dans laquelle
vous pouvez définir le nom de la publication, la date d'expiration et les périphériques sur lesquels le
modèle sera distribué.
Nom de publication
Ce nom apparaîtra dans la liste des modèles sur le périphérique et doit être unique. Il doit également
être différent de celui d'un flux de production (à l'exception du flux de production en cours de
publication). Le nom doit être composé de 1 à 20 caractères et ne doit pas contenir les caractères
suivants : ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, retour arrière, caractères Unicode 16 à 18 et 20 à 25 et séparateurs.
Certains périphériques ne prennent pas en charge les noms comportant plus de 11 caractères. Si vous
entrez un nom comportant plus de 11 caractères et que vous publiez sur un périphérique ne prenant
pas en charge les noms de plus de 11 caractères, un message d'erreur s'affichera lorsque vous cliquerez
sur OK pour publier le modèle.
Délai d'expiration en cas de non utilisation
Cette option supprime automatiquement des périphériques les modèles qui ne sont pas utilisés dans
un délai spécifié. Toutefois, les modèles arrivés à expiration peuvent rester affichés dans la liste des
modèles sur le périphérique tant que la liste n'est pas actualisée sur le périphérique.
Les flux de production eux-mêmes ne sont pas supprimés ni perdus, mais les modèles publiés sont
indisponibles et doivent être republiés en cas de besoin. Si un modèle est utilisé dans l'intervalle de
temps spécifié, la date d'expiration est réinitialisée.
Exemple : si le flux de production publié est défini pour expirer dans une semaine et que le modèle est
utilisé avant la fin de cette semaine, la date d'expiration sera redéfinie à une semaine après le jour de
la dernière utilisation
Remarque: vous pouvez définir cette option pour que l'application nettoie
automatiquement les publications lorsqu'elles ne sont pas utilisées. Dans le cas contraire,
les administrateurs devront les supprimer manuellement dans l'application et sur les
périphériques.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
95
Publication des flux de production
Ajouter une publication de flux de production sur les périphériques suivants
Sélectionnez un ou plusieurs périphérique(s) à ajouter au flux de production. Pour sélectionner des
périphériques consécutifs, cliquez sur le premier et sur le dernier de la série tout en maintenant la
touche <Maj.> enfoncée. Pour sélectionner des périphériques non consécutifs, cliquez sur chacun d'eux
tout en maintenant la touche <Ctrl> enfoncée. Si le périphérique dont vous avez besoin ne figure pas
dans la liste, contactez l'administrateur SMARTsend pour qu'il l'ajoute.
Remarque: si un flux de production requiert une authentification sur le périphérique (par
défaut, n'importe quel flux de production privé et le flux de production Mon_adresse) et
que le périphérique ne prend pas en charge l'authentification, le périphérique ne sera pas
affiché.
Attributs de document
Les attributs de document sont créés lors de la création du flux de production. Les valeurs des attributs
peuvent être indiquées au moment de la création du flux de production ou au moment de la
publication.
Elles peuvent être modifiées sur le périphérique au moment de la numérisation en sélectionnant
l'option Modifiable sur le périphérique. Si cette option est sélectionnée, vous serez invité par le
périphérique à entrer les valeurs d'attribut au moment de la numérisation.
Remarque: Pour garantir la sécurité, vous pouvez masquer par des astérisques (*) le texte
entré dans ces champs. Cette option se définit dans le flux de production au moyen de
l'option Protection des champs > Masquer l'entrée de l'utilisateur (****). Voir Attributs de
document à la page 3-64, pour plus d'informations.
96
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Profil de numérisation
Les profils de numérisation contiennent des jeux de paramètres d'image qui sont optimisés pour
différents types de document. Un profil de numérisation peut être sélectionné, personnalisé et
appliqué à un flux de production lorsque vous le publiez sur un périphérique multifonctions Xerox en
tant que modèle de numérisation de périphérique, ou lorsque vous personnalisez les paramètres de
numérisation de vos formulaires PaperWare (Édition professionnelle). (Voir Personnaliser les
paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare à la page 2-24.)
Recto
Recto-verso Photo noir
DocuDocument
et blanc
ment pro- professionfessionnel, nel, N/B
N/B
Document
Document
Photo couleur
professionnel, professionnel,
recto, couleur recto verso,
couleur
Mode couleur Noir et
blanc
Noir et blanc Échelle de
gris
Quadrichromie
Quadrichromie
Quadrichromie
Type
d'original
Mixte
Mixte
Photo
Mixte
Mixte
Photo
Contraste/lu
minosité
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Effacement
des bords
3 mm ou
0,1 pouce
3 mm ou 0,1
pouce
3 mm ou 0,1
pouce
3 mm ou 0,1
pouce
3 mm ou 0,1
pouce
3 mm ou 0,1
pouce
Format du
support
d'entrée
Auto
Auto
Auto
Auto
Auto
Auto
Résolution
300x300
300x300
200x200
300x300
300x300
200x200
Mode de
1
numérisation
2
1
1
2
1
Exposition
auto
Activée
Activée
Activée
Activée
Activée
Définition
Activée
Tableau 4-1: Paramètres de profil de numérisation par défaut
Sélectionnez le profil qui correspond le mieux au type de document que vous numérisez (document
professionnel, recto, noir et blanc, par exemple). Si un paramètre de profil de numérisation n'est pas
pris en charge par un périphérique, celui-ci utilisera son paramètre par défaut ou automatique. Pour
personnaliser les paramètres de numérisation, vous pouvez aussi recourir aux méthodes suivantes:
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
97
Publication des flux de production
Profil de numérisation personnalisé—cette méthode vous permet de modifier n'importe quel profil
de numérisation par défaut et d'appliquer les paramètres au flux de production en cours. Lorsque vous
publiez un flux de production, il vous suffit de choisir un profil dans la liste de sélection Profil de
numérisation, puis de cliquer sur le lien Propriétés situé près de la liste de sélection. Changez les
paramètres selon vos besoins, puis cliquez sur le bouton OK pour sauvegarder ces paramètres. La
sélection Profil de numérisation indique maintenant qu'un Profil de numérisation personnalisé sera
appliqué à la publication. Voir Personnalisation desprofils de numérisation à la page 4-98 pour toute
autre information.
Ajuster sur le périphérique—cette méthode vous permet d'ajuster ou d'ignorer les paramètres de
numérisation sur le périphérique, au moment de la numérisation. Après avoir choisi le modèle de
numérisation sur le périphérique, vous pouvez modifier n'importe quel paramètre de profil de
numérisation (Table ) au moyen de l'interface utilisateur du périphérique. Les paramètres de
numérisation locaux du périphérique prennent le pas sur les paramètres du profil de numérisation pour
le travail de numérisation en cours.
Remarque: Ne changer SURTOUT PAS des paramètres tels que Si le fichier existe déjà ou
Format de fichier sur le périphérique. Si vous les modifiez, vous risquez de provoquer des
problèmes sur le document résultant.
Personnalisation desprofils de numérisation
Les paramètres de profil de numérisation suivants peuvent être personnalisés :
Mode couleur
Le mode couleur fournit les paramètres optimaux de traitement permettant d'obtenir la meilleure
qualité de sortie en couleur, en échelle de gris ou en noir et blanc.
Remarque: si JFIF/JPEG est indiqué comme type de sortie de document (Voir Type de
document à la page 3-52) mais que le document est numérisé sur un périphérique
monochrome, le travail échouera. Si JIFF/JPEG est indiqué comme type de sortie de
document et si le document est numérisé sur un périphérique couleur, le travail échouera si
le Mode couleur est réglé sur Noir et blanc dans le profil de numérisation ou sur le
périphérique.
Type d'original
Le type d'original détermine le type de sortie à produire : photo, texte, mixte (photo et texte) ou demiteintes. Une sortie en demi-teintes consiste en une structure de points utilisée pour simuler et imprimer
une image en ton continu.
Remarque: Si le Type d'original est Photo sur le périphérique Xerox, l'option Exposition auto
sera désactivée et le contrôle sera désactivé sur le périphérique.
98
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Contraste
La fonction Contraste permet de contrôler la différence entre les zones gris clair et gris foncé du
document en sortie. Une image numérisée à fort contraste a une apparence vive et marquée et
comporte principalement des zones noires et blanches. Une image numérisée à faible contraste est
plus douce et comporte différentes nuances de gris.
Luminosité
La fonction Luminosité permet de contrôler le niveau de luminosité du document en sortie de façon à
ce qu'il apparaisse plus clair, plus foncé ou identique au document original.
Définition
La fonction Définition permet de rendre les contours d'une image numérisée plus ou moins prononcés
que ceux du document original. Cette fonction est particulièrement utile pour accentuer les lignes fines
ou les détails des images. L'atténuation permet de masquer les petites tâches ou les points
indésirables.
Unités d'effacement des bords
La fonction Effacement des bords permet de supprimer les points, les marques de perforation ou
d'agrafage, ou d'autres marques foncées pouvant se trouver près des bords du document d'origine.
Vous pouvez effacer les marques qui se trouvent dans une zone allant jusqu'à 50 mm (2 pouces) des
bords de la page.
La valeur par défaut est de 3 mm ou 0,1 pouce.
Remarque: Certains périphériques ne prennent pas en charge les paramètres d'effacement
des bords. Dans ce cas, les valeurs d'effacement des bords doivent être définies
manuellement sur le périphérique utilisé, au moment de la numérisation.
Format du support d'entrée
Le format du support d'entrée est le format physique du document d'origine.
Résolution
La fonction Résolution permet de définir la résolution souhaitée pour le document en sortie. Il n'est pas
obligatoire de faire correspondre ce paramètre avec la résolution utilisée pour imprimer le document
original. Une résolution de 600 ppp produit une image plus détaillée et de meilleure qualité qu'une
résolution de 300 ppp. Toutefois, la taille de fichier obtenue est supérieure avec une résolution de 600
ppp.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
99
Publication des flux de production
Mode de numérisation
Le mode de numérisation indique le nombre de côtés utilisés dans le document original, Recto, Recto
verso ou Rotation verso.
Exposition auto
La fonction Exposition auto permet d'améliorer la sortie des documents possédant un fond de couleur.
Lorsque la fonction Exposition auto est activée, le scanner sélectionne automatiquement un niveau
d'exposition approprié pour le document original.
Lorsque la fonction Exposition auto est désactivée, le scanner utilise les paramètres de luminosité du
modèle pour contrôler le niveau d'exposition de l'image produite. Dans ce cas, les fichiers de sortie
peuvent être de grande taille.
Remarque: Si le Type d'original est Photo sur le périphérique Xerox, l'option Exposition auto
sera désactivée et le contrôle sera désactivé sur le périphérique.
100
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Publication sur une page de garde PaperWare
Édition professionnelle
Vous utilisez cette page de garde pour envoyer un travail de numérisation sur un périphérique
multifonctions ou fax Internet.
Elle comporte des cases à cocher permettant de sélectionner les destinations. Les attributs du
document apparaissent également sur la page de garde. En outre, si des attributs sont spécifiés
comme étant modifiables sur le périphérique, un modèle de numérisation de périphérique est publié
sur les périphériques indiqués lors de la génération de la page de garde. La page de garde peut être
utilisée uniquement sur ces périphériques.
Lorsqu'une page de garde est publiée, un fichier PDF de la page de garde PaperWare est généré.
Vous pouvez enregistrer ce fichier à l'emplacement de votre choix ou l'imprimer sur une imprimante
locale.
Remarque: Lorsque vous utilisez des pages de garde PaperWare avec des périphériques
multifonctions Xerox, vous devez utiliser un périphérique qui a été configuré par le même
ordinateur SMARTsend que celui qui a créé la page de garde du flux de production.
Cependant, vous pourrez peut-être utiliser la page de garde sur des périphériques qui ont
été configurés par d'autres ordinateurs SMARTsend ou Xerox Flowport, s'ils ont été
configurés pour prendre en charge la transmission de formulaires PaperWare. Demandez à
votre administrateur système la liste des périphériques qui prennent en charge la
transmission de formulaires PaperWare.
Pour publier un flux de production en tant que page de garde PaperWare :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le
nom du flux de production à publier.
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Publier une page de garde.
Spécifiez les paramètres de publication.
a. Entrez le nom de la publication. Ce nom apparaîtra sur la page de garde et doit être unique.
Consultez le Nom de publication à la page 104.
3.
4.
5.
b.
Donnez une description de la page de garde. Elle apparaîtra sur la page de garde, sous son
nom.
c.
Sélectionnez l'heure d'expiration de la publication. Consultez le Délai d'expiration en cas de
non utilisation à la page 104.
Cochez uniquement les destinations que vous souhaitez sélectionner automatiquement sur la
page de garde. Si vous ne sélectionnez pas de destination maintenant, elle apparaîtra sur la page
de garde mais elle devra être sélectionnée manuellement sur le formulaire imprimé de cette
destination pour recevoir des documents. Consultez le Destinations à la page 105.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
101
Publication des flux de production
6.
7.
Définissez les attributs de document. Sélectionnez Modifiable sur le périphérique si les attributs
de document doivent être modifiables sur le périphérique lors de la numérisation. Dans ce cas, la
page de garde peut être utilisée uniquement sur les périphériques sur lesquels elle est publiée. Un
maximum de 6 attributs peuvent être modifiés au moment de la numérisation. Si la case à cocher
Créer un nouveau modèle de métadonnées est activée, il vous sera demandé de sélectionner les
périphériques sur lesquels un modèle sera publié. Si vous désactivez cette option, il ne sera pas
publié de nouveau modèle. Lors de la numérisation, vous devrez alors sélectionner un modèle
PaperWare publié auparavant et ayant les mêmes champs de métadonnées (attributs de
document) définis comme modifiables sur le périphérique. Si vous sélectionnez un modèle
PaperWare qui ne contient pas les bons champs de métadonnées, et si dans ce flux de production
les champs ont été définis comme obligatoires, votre flux de production échouera. Consultez le
Attributs de document à la page 105.
Définissez les paramètres de numérisation. Consultez le Paramètres de numérisation à la
page 105.
a. Sélectionnez le périphérique sur lequel le document sera numérisé.
b.
Sélectionnez une résolution en fonction du périphérique sur lequel le document sera numérisé
(Fax Internet ou non). Les paramètres de résolution et Fax Internet déterminent la taille du
glyphe de données. Reportez-vous à la section Résolution à la page 106, pour plus
d'informations sur la résolution et les glyphes de données.
Cliquez sur Créer la page de garde pour créer la page de garde PaperWare. Un fichier PDF est
créé, à partir duquel la page de garde sera imprimée. Les fichiers PDF préservent les présentations
de page, le texte et les images des documents.
9. Si des attributs de document ont été indiqués comme étant modifiables, sélectionnez les
périphériques sur lesquels un modèle sera publié, ainsi qu'un profil de numérisation. Reportez-vous
à la section Profil de numérisation à la page 97, pour plus d'informations sur les profils de ce type.
10. Une fenêtre de téléchargement de fichier apparaît, dans laquelle vous devez indiquer si vous
souhaitez ouvrir ou enregistrer le fichier. Vous pouvez enregistrer le fichier afin de pouvoir y
accéder ultérieurement pour l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique. Pour ce faire,
cliquez sur Enregistrer. Si vous cliquez sur Ouvrir, assurez-vous d'imprimer le fichier avant de
fermer la fenêtre. Si nécessaire, vous pouvez recréer la page de garde en cliquant sur Récupérer à
nouveau cette page de garde sur la page Afficher les publications. Pour plus d'informations,
consultez la procédure proposée ci-dessous, et Récupération de la page de garde à la page 119.
8.
Remarque: vous aurez besoin d'Adobe Acrobat Reader® pour ouvrir et visualiser le
fichier PDF. Vous pouvez télécharger Acrobat Reader® à partir du site Web Adobe, à
l'adresse www.adobe.com.
11. Ouvrez le fichier enregistré à l'aide d'Adobe Acrobat Reader®.
12. Imprimez le fichier PDF. Le fichier doit être imprimé à 100% (le facteur de zoom dans la fenêtre
d'impression doit être de 100% ou s'en rapprocher). La page de garde doit être imprimée au
format 8,5 x 11 ou A4.
Une page de garde peut également être « récupérée » ou recréée une fois que le flux de production a
été publié sur une page de garde. Ceci peut être nécessaire si le fichier PDF de la page de garde a été
généré et imprimé, mais pas enregistré et que la page de garde imprimée a ensuite été perdue ou
modifiée.
102
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Pour récupérer une page de garde PaperWare :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le
nom du flux de production pour lequel vous souhaitez récupérer la page de garde.
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Afficher les publications. La liste des
publications pour le flux de production sélectionné apparaît. Pour trier la liste en fonction d'une
colonne, cliquez sur l'en-tête correspondant. La liste des tâches de publication est affichée à
gauche.
Les tâches disponibles varient selon les droits dont vous disposez pour la publication sélectionnée.
Dans la colonne Nom de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez la page de garde que
vous souhaitez récupérer.
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Récupérer à nouveau cette page de
garde.
Une fenêtre de téléchargement de fichier apparaît, dans laquelle vous devez indiquer si vous
souhaitez ouvrir ou enregistrer le fichier. Vous pouvez enregistrer le fichier afin de pouvoir y
accéder ultérieurement pour l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique. Pour ce faire,
cliquez sur Enregistrer. Si vous cliquez sur Ouvrir, assurez-vous d'imprimer le fichier avant de
fermer la fenêtre.
3.
4.
5.
6.
Vous pouvez également récupérer les pages de garde en cliquant sur le bouton Récupérer le
formulaire sur la page Détails de publication. Consultez le Affichage des publications à la page 108.
Utilisation d'une page de garde PaperWare avec Fax Internet
Vous pouvez numériser depuis un périphérique Fax Internet en utilisant une page de garde PaperWare
permettant l'usage d'un périphérique Fax Internet Xerox ou autre avec SMARTsend.
Pour utiliser une page de garde PaperWare avec Fax Internet
1.
Procurez-vous l'adresse électronique d'un périphérique Fax Internet auprès de votre
administrateur.
2.
Dans l'Explorateur de flux de production, cliquez sur Ajouter > Flux de production de
distribution.
Définissez Destinations du document, Nom et type du document, Attributs du document et
Paramètres du flux de production selon les besoins. Cliquez sur Suivant >> pour continuer sur
chaque page.
Sur la page Enregistrer le flux de production page, sélectionnez l'option Publier la page de
garde PaperWare du flux de production. Cliquez sur Terminer pour continuer.
Sur la page Publier la page de garde PaperWare, défilez jusqu'à la section Paramètres de
numérisation, et sélectionnez l'une des options Internet Fax comme Source de numérisation.
Vous devez aussi sélectionner le paramètre Résolution approprié.
Cliquez sur le bouton Créer la page de garde.
3.
4.
5.
6.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
103
Publication des flux de production
7.
Utilisez la page de garde PaperWare pour exécuter la numérisation sur le périphérique Fax
Internet.
Le document est envoyé comme pièce-jointe au courrier électronique.
Remarque: Si vous avez défini les propriétés des attributs pour le flux de production, cette
fonctionnalité sera perdue au moment de la numérisation. Toutefois, vous pouvez
configurer les propriétés des attributs au moyen de cases sur la page de garde. Ce moyen
vous permet d'utiliser les fonctionnalités de propriétés des attributs au moment de la
numérisation.
Paramètres de publication
Nom de publication
Ce nom apparaîtra en haut de la page de garde et doit être unique. Il doit également être différent de
celui d'un flux de production (à l'exception du flux de production en cours de publication). Le nom doit
être composé de 1 à 20 caractères et ne doit pas contenir les caractères suivants : ", <, >, |, *, ?, /, \, ., :,
nul, retour arrière, caractères Unicode 16 à 18 et 20 à 25 et séparateurs.
Certains périphériques ne prennent pas en charge les noms comportant plus de 11 caractères. Si vous
entrez un nom comportant plus de 11 caractères et que vous publiez sur un périphérique ne prenant
pas en charge les noms de plus de 11 caractères, un message d'erreur s'affichera lorsque vous cliquerez
sur OK pour publier le modèle.
Description de la page de garde
La description s'affiche directement sous le nom de la publication sur la page de garde.
Délai d'expiration en cas de non utilisation
Cette option rend automatiquement inutilisable la page de garde si elle n'est pas utilisée dans
l'intervalle de temps indiqué. Cependant, le modèle PaperWare ne sera pas supprimé de la liste des
modèles sur le périphérique. Le délai d'expiration est imprimé en haut à droite de la page de garde.
Les flux de production eux-mêmes ne seront pas supprimés ni perdus, mais les pages de garde seront
indisponibles et devront être recréées en cas de besoin. Si une page de garde est utilisée dans
l'intervalle de temps spécifié, la date d'expiration sera réinitialisée.
Exemple : si le flux de production publié est défini pour expirer dans une semaine et que la page
de garde est utilisée avant la fin de cette semaine, la date d'expiration sera redéfinie à une
semaine après le jour de la dernière utilisation.
Remarque: vous pouvez définir cette option pour que l'application nettoie
automatiquement les publications lorsqu'elles ne sont pas utilisées. Dans le cas contraire,
les administrateurs devront les supprimer manuellement dans l'application.
104
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Destinations
Toutes les destinations ajoutées au flux de production apparaîtront sur la page de garde. Sélectionnez
uniquement celles que vous souhaitez faire apparaître cochées. Pour numériser vers une destination
spécifique en utilisant la page de garde, cochez sur la page de garde la case en regard de la destination
vers laquelle vous souhaitez envoyer le document de sortie.
Attributs de document
Les attributs de document sont créés lors de la création du flux de production. Les valeurs des attributs
peuvent être indiquées au moment de la publication. Elles peuvent être modifiées sur le périphérique
au moment de la numérisation en sélectionnant l'option Modifiable sur le périphérique. Si cette
option est sélectionnée, vous serez invité par le périphérique à entrer les valeurs d'attribut au moment
de la numérisation.
Si plusieurs valeurs par défaut sont définies au moment de la publication, des cases à cocher
apparaîtront sur la page de garde pour chacune d'entre elles. Vous devrez sélectionner la valeur
souhaitée en cochant la case correspondante sur la page de garde. Si aucun attribut n'est modifiable
sur le périphérique, la page de garde pourra être utilisée sur n'importe quel périphérique multifonctions
Xerox ou Fax Internet.
Si un attribut de document est modifiable au niveau du périphérique, un modèle de numérisation de
périphérique sera publié lors de la création de la page de garde PaperWare. Lorsque vous cliquerez sur
Créer la page de garde, vous serez invité à indiquer les périphériques qui seront utilisés ainsi qu'un
profil de numérisation. Cliquez de nouveau sur Créer la page de garde pour publier et créer la page de
garde. Si les attributs de document sont indiqués comme étant modifiables au niveau du périphérique,
la page de garde créée pourra être utilisée uniquement sur les périphériques indiqués au moment de la
publication. Elle indiquera le nom du modèle de numérisation de périphérique à utiliser avec la page de
garde.
Paramètres de numérisation
La zone Paramètres de numérisation est utilisée pour décrire le périphérique sur lequel votre document
(et la page de garde PaperWare) sera numérisé. SMARTsend utilise ces informations pour ajuster le
DataGlyph sur la page de garde PaperWare pour le périphérique de numérisation spécifique.
Source de la numérisation
Sélectionnez une source de numérisation pour le document. Les pages de garde PaperWare peuvent
être utilisées sur un périphérique multifonctions Xerox ou sur un périphérique Fax Internet.
Sélectionnez Fax Internet si vous avez l'intention d'utiliser la page de garde sur un périphérique Fax
Internet.
Remarque: Lorsque vous utilisez les attributs de document et le Fax Internet, vous ne pouvez
pas sélectionner l'option d'édition des propriétés d'attribut sur ce périphérique.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
105
Publication des flux de production
Résolution
Les paramètres de résolution déterminent le format du glyphe de données PaperWare. La publication
crée une page de garde PaperWare avec les informations sur le flux de production capturées dans un
glyphe de données en bas à droite de la page de garde.
Les glyphes de données sont une technologie de codage des données compréhensibles par une
machine sur des documents papier. Les informations sont codées en milliers de très petites lignes
diagonales, chacune représentant un 0 ou un 1, selon qu'elle penche vers la droite ou vers la gauche.
Ces suites de lignes peuvent être utilisées pour coder des informations numériques, textuelles ou
autres. Une résolution faible produit un glyphe de données de grande taille ; à l'inverse, une résolution
élevée produit un petit glyphe de données.
Lorsque vous créez des pages de garde PaperWare, prenez en compte les facteurs suivants :
• La taille du glyphe de données doit être élevée pour la numérisation faible résolution effectuée
par les périphériques Fax Internet. Le glyphe de données de grande taille couvre une partie
importante de la page de garde nécessaire pour les cases à cocher d'attribut de document. En
outre, avec la résolution la plus faible, la case à cocher Récupérer à nouveau ce formulaire peut
être perdue.
• Lorsque le périphérique utilisé présente une mauvaise qualité d'image (glace d'exposition sale ou
calibrage incorrect, par exemple), la sélection d'une résolution plus faible peut permettre d'obtenir
de meilleurs résultats.
• Imprimez toujours votre page de garde PaperWare sur une imprimante laser ou jet d'encre haut
de gamme, avec une résolution minimale de 300 ppp.
Utilisez le tableau suivant pour choisir le paramètre de résolution correct :
Résolution (ppp)
Applications
Élevée (300x300 et plus)
Numérisation à 300 ppp ou plus
Moyenne (200x200 et plus)
Numérisation à 200 ppp ou plus
Résolution fine Internet Fax
Basse (moins de 200x200)
Numérisation à 150 ppp ou plus
Résolution standard Internet Fax
Tableau 4-2: Paramètres de résolution d'une page de garde PaperWare
106
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Personnalisation des paramètres de numérisation des formulaires PaperWare
Les paramètres de numérisation des pages de garde PaperWare peuvent être personnalisés en publiant
un modèle de périphérique indiquant les paramètres souhaités. L'utilisateur doit alors sélectionner le
modèle sur le périphérique avant d'effectuer la numérisation. La personnalisation des paramètres de
numérisation peut être effectuée depuis la page d'accueil utilisateur.
Pour publier un modèle personnalisé :
1.
Depuis la page d'accueil utilisateur, cliquez sur Personnaliser les paramètres de numérisation de
vos formulaires PaperWare.
1.
Indiquez les paramètres de publication souhaités.
2.
Sélectionnez le profil de numérisation souhaité ou personnalisez les paramètres en cliquant sur
Propriétés.
Cliquez sur OK pour effectuer la publication.
3.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
107
Publication des flux de production
Affichage des publications
N'importe quel utilisateur peut afficher les publications d'un flux de production spécifique.
Pour afficher les publications d'un flux de production :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le
nom du flux de production dont vous souhaitez afficher les publications.
Dans la liste Affichage des flux de production, cliquez sur Afficher tout. La liste des publications
correspondant au serveur sélectionné est affichée dans le volet droit. Pour trier la liste en fonction
d'une colonne, cliquez sur l'en-tête correspondant. La liste des tâches de publication est affichée à
gauche.
Les tâches disponibles varient selon les droits dont vous disposez pour la publication sélectionnée.
Pour afficher les détails d'une publication spécifique, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur
Détails de publication dans le volet gauche. Seuls les détails des publications dont vous êtes le
propriétaire peuvent être affichés.
3.
4.
Détails de publication
Cette option permet d'afficher le contenu et les paramètres de publication en cours pour tous les types
de publications de flux de production. Les administrateurs peuvent afficher tous les flux de production
et modifier le contenu et les attributs de toutes les publications. Les propriétaires de publications
peuvent visualiser uniquement le contenu de leurs publications.
Les types de publications qui peuvent être affichés sont : les modèles de numérisation de périphérique,
les pages de garde PaperWare, les pages de garde PaperWare avec modèles d'attributs de document,
et les modèles de paramètres PaperWare Xerox.
En utilisant les fonctions de cette page, vous pouvez :
• mettre à jour la liste des périphériques pour la publication de périphérique
• réactiver une page de garde PaperWare en cliquant sur Récupérer le formulaire (Édition
professionnelle)
108
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Ajout et suppression de périphériques d'une
publication
Les modèles de numérisation de périphérique étant chargés sur des périphériques spécifiques lors de
leur publication, les détails de la publication ne peuvent pas être modifiés sans être re-publiés. Vous
pouvez cependant modifier les périphériques sur lesquels le modèle est publié.
Pour ajouter ou supprimer un périphérique sur lequel un modèle a été
publié :
1.
Accédez aux détails de la publication pour laquelle vous souhaitez ajouter ou supprimer un
périphérique. Consultez le Affichage des publications à la page 108.
2.
Procédez de l'une des manières suivantes :
• Pour ajouter un périphérique, activez la case à cocher à gauche de la colonne Nom d'hôte ou
adresse IP du périphérique et cliquez sur Ajouter >>.
Remarque: si le périphérique que vous souhaitez ajouter ne se trouve pas dans la liste
des périphériques disponibles, contactez votre administrateur pour qu'il l'ajoute.
•
Pour supprimer un périphérique, désactivez la case à cocher à gauche de la colonne Nom
d'hôte ou adresse IP du périphérique et cliquez sur <<Supprimer.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
109
Publication des flux de production
Suppression de publications de flux de
production
Seul le propriétaire d'une publication peut la supprimer. Les tâches de publication disponibles pour un
utilisateur dépendent de ses droits sur la publication.
Suppression de publications spécifiques d'un flux de production
Pour supprimer une publication spécifique :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2.
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le
nom du flux de production dont vous souhaitez supprimer une publication.
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Afficher les publications.
Sélectionnez la publication que vous souhaitez supprimer.
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Supprimer cette publication. Cette
tâche est disponible uniquement si vous êtes propriétaire de la publication.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Pour supprimer la publication, cliquez sur OK.
3.
4.
5.
6.
Suppression de toutes les publications d'un flux de production
Pour supprimer toutes les publications d'un flux de production :
1.
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes flux de production.
2.
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le
nom du flux de production dont vous souhaitez supprimer les publications.
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Supprimer les publications de ce flux
de production. Cette tâche est disponible uniquement si vous êtes propriétaire de toutes les
publications du flux de production.
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Pour supprimer les publications, cliquez sur OK.
3.
4.
110
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Publication des flux de production
Impression de documents à partir d'un espace
d'archivage de documents
La section suivante décrit comment utiliser l'application Print from Repository SMARTsend. Pour cette
fonction, SMARTsend doit être installé et configuré conformément aux instructions fournies dans le
guide d'installation des extensions de périphérique SMARTsend.
Application Print from Repository SMARTsend
Pour utiliser l'application Print from Repository SMARTsend :
1.
Dans l'interface utilisateur du périphérique multifonctions, sélectionnez Tous services > Services
personnalisés.
2.
Le bouton qui permet d'imprimer à partir d'un espace d'archivage apparaît. Notez que l'intitulé
du bouton peut avoir été personnalisé par l'administrateur système. Si tel est le cas, l'utilisateur
doit contacter l'administrateur système et demander le nom du service personnalisé.
L'utilisateur doit sélectionner le bouton d'impression à partir d'un espace d'archivage ou le
bouton équivalent sur l'interface utilisateur du périphérique multifonctions. Si l'administrateur
système n'a pas activé la connexion par défaut, l'utilisateur doit indiquer un nom d'utilisateur
SMARTsend, un mot de passe et un nom de domaine, puis sélectionner Entrer. Si la connexion par
défaut est activée, il n'est pas nécessaire de s'identifier à ce stade.
Une fois connecté au périphérique, l'utilisateur voit s'afficher la liste des raccourcis pour l'accès
aux dossiers utilisés comme espace d'archivage. Il peut y rechercher des documents et les
imprimer. Ces raccourcis sont entrés par l'administrateur SMARTsend. Reportez-vous au guide
d'installation des extensions de périphérique SMARTsend pour prendre connaissance des
instructions permettant de créer des raccourcis.
L'utilisateur peut sélectionner la destination dans laquelle rechercher les documents à imprimer. Il
peut développer les dossiers de la liste afin de sélectionner celui dans lequel les documents sont
stockés pour impression. Les documents peuvent faire partie de la liste d'origine entrée par
l'administrateur. L'utilisateur est invité à vérifier ses informations d'identification pour accéder à
la destination où se trouvent les documents, en s'aidant du clavier virtuel tactile de l'interface
utilisateur. L'adresse URL qui permet d'accéder au fichier est indiquée dans la partie supérieure
gauche de l'interface utilisateur du périphérique multifonctions.
Une fois le document choisi, l'utilisateur doit sélectionner Imprimer. L'interface utilisateur signale
que le périphérique se prépare à imprimer.
Pour accéder à un autre service personnalisé ou tout simplement à un autre service, l'utilisateur
doit sélectionner le bouton Tous services. L'écran Services personnalisés s'affiche. Cet écran
présente les services personnalisés disponibles et contient le bouton Fermer qui permet de quitter
les services personnalisés. Après avoir quitté les services personnalisés, l'utilisateur peut consulter
la file des travaux en quittant le mode Services personnalisés. Pour cela, il doit sélectionner Tous
services et appuyer sur le bouton situé sur le périphérique multifonctions permettant d'afficher
l'état des travaux.
3.
4.
5.
6.
7.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
111
Publication des flux de production
112
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
5
Comment numériser
Une fois qu'un flux de production a été créé et publié sur un périphérique multifonctions Xerox ou une
page de garde PaperWare (Édition professionnelle), il est prêt à être utilisé pour numériser des
documents.
Ce chapitre indique la procédure d'utilisation des flux de production pour numériser des documents sur
un périphérique.
Contenu de ce chapitre :
• Avant d'effectuer la numérisation à la page 114
•
Comment la publication affecte la numérisation à la page 115
•
Numérisation avec un modèle de numérisation de périphérique à la page 116
•
Numérisation avec une page de garde PaperWare à la page 117
•
Numérisation de documents vers un espace d'archivage de documents à la page 120
•
Incidents courants à la page 122
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
113
Comment numériser
Avant d'effectuer la numérisation
Pour qu'un utilisateur puisse utiliser un flux de production pour numériser un document, les opérations
suivantes doivent d'abord être exécutées :
• Un flux de production doit être créé. Consultez le Chapitre 3, Flux de production de distribution,
pour connaître la procédure à suivre.
• Un flux de production doit être publié sur un périphérique multifonctions Xerox ou une page de
garde PaperWare (Édition professionnelle). Reportez-vous au Chapitre 4, Publication des flux de
production, pour connaître la procédure à suivre.
• Si le flux de production a été publié en tant que page de garde PaperWare, celle-ci doit être
imprimée sur du papier de format 8,5 x 11 ou A4 à 100%, ne doit pas être déchirée, ne porter
aucune marque de crayon et ne comporter aucun texte illisible ou trop clair.
• Si le flux de production publié doit être authentifié, une page de garde ou un périphérique avec
une authentification configurée et activée doit être préparé.
• Si une version d'essai de SMARTsend a été utilisée et que la période d'essai est arrivée à
expiration, vous devez obtenir une licence pour que les travaux de numérisation puissent être
effectués.
114
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Comment numériser
Comment la publication affecte la numérisation
Un flux de production peut être publié sur un ou plusieurs périphériques ou, si l'Édition professionnelle
de SMARTsend est utilisée, comme page de garde PaperWare. Si le flux de production est publié sur un
ou plusieurs périphériques, il ne peut être utilisé que sur ces périphériques. S'il est publié comme page
de garde PaperWare, il peut être utilisé sur n'importe quel périphérique multifonctions Xerox configuré
pour SMARTsend ou sur un périphérique Fax Internet.
Si le flux de production indique qu'un ou plusieurs attributs du document sont modifiables au niveau
du périphérique et que le flux de production est publié comme page de garde PaperWare, un modèle
de périphérique sera publié sur les périphériques spécifiés au moment de la publication et de la
génération de la page de garde PaperWare.
Si un modèle de numérisation avec des paramètres PaperWare personnalisés est créé pour remplacer
les paramètres de numérisation par défaut des travaux PaperWare, ce modèle sera disponible
uniquement sur ce périphérique. Le modèle PaperWare générique peut bien sûr être utilisé à la place,
mais les paramètres de numérisation personnalisés ne seront pas utilisés par le périphérique.
Pour plus d'informations sur la publication, consultez le Chapitre 4, Publication des flux de production.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
115
Comment numériser
Numérisation avec un modèle de numérisation
de périphérique
Pour numériser un document en utilisant un modèle de numérisation de périphérique publié :
1. Sélectionnez le modèle souhaité depuis l'interface utilisateur du périphérique. Le nom du modèle
présenté sur le périphérique est celui de la publication indiqué au moment de la publication. Si le
modèle n'est pas affiché, actualisez la liste en utilisant l'interface du périphérique.
Remarque: La procédure d'actualisation varie selon les périphériques. Consultez
l'administrateur du périphérique utilisé pour connaître la marche à suivre.
2.
3.
4.
5.
116
Entrez les attributs de document indiqués comme étant modifiables sur le périphérique au
moment de la publication du flux de production.
Placez le document à numériser dans le chargeur.
Appuyez sur Démarrer.
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle
doit être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous
assurer que le travail a bien été effectué. Le fichier de sortie doit se trouver sur toutes les
destinations indiquées par le flux de production.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Comment numériser
Numérisation avec une page de garde
PaperWare
Édition professionnelle
Pour numériser un document en utilisant une page de garde PaperWare sans attributs de
document modifiables :
1. Sélectionnez le modèle PaperWare ou par défaut sur l'interface utilisateur du périphérique. Si le
modèle par défaut a été correctement configuré en vue d'une utilisation avec SMARTsend, son
fonctionnement s'apparente à celui des modèles PaperWare, avec les mêmes conditions et
restrictions. Vérifiez auprès de votre administrateur de SMARTsend que le modèle par défaut a été
configuré pour une utilisation avec SMARTsend.
2.
Sur la page de garde, cochez les cases des destinations vers lesquelles vous souhaitez que le
document numérisé soit envoyé.
Remarque: Si des destinations ont été cochées au moment de la publication, elles sont
déjà cochées sur la page de garde.
3.
Placez le document à numériser et la page de garde dans le chargeur, avec la page de garde
comme première page. Plusieurs travaux peuvent être chargés sur le périphérique, à condition que
chacun soit séparé par une page de garde. Si vous utilisez un Fax Internet, sélectionnez l'option
Fax Internet, le mode texte puis entrez l'adresse Fax Internet de l'ordinateur SMARTsend.
Remarque: Sur certains périphériques, il peut être nécessaire d'activer manuellement les
paramètres Exposition auto et Mode texte à l'aide de l'interface utilisateur du
périphérique. Si ces paramètres ne sont pas activés, la page de garde PaperWare risque
de ne pas fonctionner correctement, particulièrement si les images du scanner
présentent un fond important ou d'autres défauts. En outre, le paramètre Effacement
des bords sur le périphérique de numérisation ne doit pas dépasser 12 millimètres.
4.
5.
Appuyez sur Démarrer.
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle
doit être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous
assurer que le travail a bien été effectué. Le fichier de sortie doit se trouver sur toutes les
destinations indiquées par le flux de production.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
117
Comment numériser
Flux de production avec attributs de document modifiables
Si un flux de production indique qu'un ou plusieurs attributs du document sont modifiables au niveau
du périphérique et que le flux de production est publié comme page de garde PaperWare, un modèle
de périphérique sera publié sur les périphériques spécifiés au moment de la publication et de la
génération de la page de garde PaperWare. La page de garde donnera la liste de tous les attributs. En
regard de ces attributs pour lesquels des valeurs devront être entrées au niveau du périphérique, la
page de garde indiquera « Entrez la valeur sur le périphérique lorsque vous y serez invité. ».
Remarque: Certains périphériques ne prennent pas en charge l'entrée de données. Vous ne
pouvez pas utiliser non plus le Fax Internet pour entrer des données.
Pour numériser un document en utilisant une page de garde PaperWare lorsque le flux de
production comporte des attributs de document modifiables :
1. Depuis l'interface utilisateur du périphérique, sélectionnez le modèle de numérisation de
périphérique publié au moment de la création de la page de garde. Le nom du modèle requis est
imprimé sur la page de garde. Si le modèle n'est pas répertorié sur le périphérique, actualisez la
liste des modèles à l'aide de l'interface du périphérique.
2.
3.
Vous êtes invité à entrer les valeurs des attributs indiqués comme étant modifiables. Entrez ces
valeurs.
Sur la page de garde, cochez les cases des destinations vers lesquelles vous souhaitez que le
document numérisé soit envoyé.
Remarque: Si des destinations ont été cochées au moment de la publication, elles sont
déjà cochées sur la page de garde.
4.
5.
6.
Placez le document à numériser et la page de garde dans le chargeur, avec la page de garde
comme première page. Plusieurs travaux peuvent être chargés sur le périphérique, à condition que
chacun soit séparé par une page de garde.
Appuyez sur Démarrer.
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle
doit être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous
assurer que le travail a bien été effectué. Le fichier de sortie doit se trouver sur toutes les
destinations indiquées par le flux de production.
Paramètres de numérisation PaperWare personnalisés
Pour numériser un document en utilisant des paramètres de numérisation PaperWare personnalisés,
vous devez d'abord publier sur le ou les périphériques requis un modèle de périphérique avec les
paramètres modifiés. Voir Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare
à la page 2-24.
118
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Comment numériser
Pour numériser un document en utilisant les nouveaux paramètres de numérisation :
1. Sélectionnez le modèle avec les paramètres personnalisés depuis l'interface utilisateur du
périphérique. Si le modèle n'est pas affiché, actualisez la liste des modèles en utilisant l'interface
du périphérique.
2.
Sur la page de garde, cochez les cases des destinations vers lesquelles vous souhaitez que le
document numérisé soit envoyé.
Remarque: Si des destinations ont été cochées au moment de la publication, elles sont
déjà cochées sur la page de garde.
3.
4.
5.
Placez le document à numériser et la page de garde dans le chargeur, avec la page de garde
comme première page. Plusieurs travaux peuvent être chargés sur le périphérique, à condition que
chacun soit séparé par une page de garde.
Appuyez sur Démarrer.
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle
doit être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous
assurer que le travail a bien été effectué. Le fichier de numérisation doit se trouver sur toutes les
destinations indiquées par le flux de production.
Récupération de la page de garde
Dans le coin inférieur gauche de chaque page de garde se trouve une case à cocher intitulée «
Récupérer le formulaire ». Si cette case est cochée, une nouvelle page de garde sera imprimée lorsque
la page de garde courante sera utilisée. Avec cette nouvelle page de garde, vous disposerez d'un
exemplaire vierge, sans aucune coche ajoutée par l'utilisateur pour indiquer les destinations des
travaux de numérisation précédents.
Remarque: Si la résolution de numérisation est faible, le glyphe de données créé lorsque la
page de garde est générée peut être si grand que la case à cocher Récupérer le formulaire
risque d'être perdue.
Une nouvelle version de la page de garde peut également être créée en cliquant sur Récupérer à
nouveau la page de garde sur la page Afficher les publications. Enfin, une nouvelle version de la page
de garde peut être créée depuis la page Détails de publication en cliquant sur Récupérer le formulaire.
Reportez-vous à la section Affichage des publications à la page 108, pour savoir comment accéder aux
pages Afficher les publications et Détails de publication.
Rappelez-vous que lorsqu'une page de garde est créée au moment de la publication d'un flux de
production, les destinations peuvent être cochées pour indiquer que le fichier de sortie du travail doit
toujours être envoyé vers ces destinations. Consultez le Publication sur une page de garde PaperWare à
la page 101. Lorsqu'une page de garde est créée, les destinations qui ont été cochées apparaissent
ainsi sur la page de garde. La récupération de la page de garde ne supprime pas ces coches. Afin
d'assurer une meilleure souplesse au moment de la numérisation, il est recommandé de ne
sélectionner aucune destination par défaut lorsqu'un flux de production est publié sur une page de
garde.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
119
Comment numériser
Numérisation de documents vers un espace
d'archivage de documents
La section suivante décrit comment utiliser l'application Scan to Repository SMARTsend. Pour cette
fonction, le serveur d'extension de périphérique SMARTsend doit être installé et configuré
conformément aux instructions fournies dans le guide d'installation des extensions de périphérique
SMARTsend.
Application SMARTsend Scan to Repository
Pour utiliser l'application SMARTsend Scan to Repository :
1. Dans l'interface utilisateur du périphérique multifonctions, sélectionnez Tous services > Services
personnalisés.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
120
Le bouton qui permet la numérisation vers un espace d'archivage apparaît. Notez que l'intitulé du
bouton peut avoir été personnalisé par l'administrateur système. Si tel est le cas, l'utilisateur doit
contacter l'administrateur système et demander le nom du service personnalisé.
L'utilisateur doit sélectionner le bouton de numérisation vers un espace d'archivage ou le bouton
équivalent sur l'interface utilisateur du périphérique multifonctions. Si l'administrateur système
n'a pas activé la connexion par défaut, l'utilisateur doit indiquer un nom d'utilisateur SMARTsend,
un mot de passe et un nom de domaine, puis sélectionner Entrer. Si la connexion par défaut est
activée, il n'est pas nécessaire de s'identifier à ce stade.
Une fois connecté au périphérique, l'utilisateur voit s'afficher la liste des raccourcis pour l'accès
aux dossiers. Il dispose ainsi du moyen de naviguer vers l'espace d'archivage approprié pour le
document numérisé. Ces raccourcis doivent être entrés par l'administrateur SMARTsend. Reportezvous au guide d'installation des extensions de périphérique SMARTsend pour prendre
connaissance des instructions permettant de créer des raccourcis.
Sélectionnez la destination de la numérisation. Les utilisateurs peuvent se déplacer parmi les
dossiers au moyen des boutons Développer et Haut, tout comme pour rechercher des dossiers sur
un ordinateur. Pour permettre la numérisation, l'utilisateur doit sélectionner un dossier valide. Si
l'utilisateur n'a pas créé d'informations d'identification SMARTsend pour la destination, il est
invité à les entrer.
Après la sélection de l'option Numériser, l'interface utilisateur indique qu'une numérisation est
en cours. Le travail est numérisé et s'affiche sous forme de vignette. L'utilisateur peut faire défiler
les vignettes afin de vérifier la qualité des images numérisées. Si la qualité lui convient, il peut
enregistrer le document. Dans le cas contraire, il peut utiliser le bouton Précédent pour annuler le
travail et rechercher à nouveau un dossier.
Le bouton Options affiché sur cet écran permet à l'utilisateur de modifier le format du document
dans lequel l'image est enregistrée. Par exemple, il est possible d'enregistrer au format PDF avec
texte sous l'image ou au format PDF avec image normale.
L'utilisateur a la possibilité de modifier le nom du document à partir du périphérique
multifonctions en s'aidant du clavier virtuel tactile de l'interface utilisateur.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Comment numériser
L'utilisateur peut utiliser le bouton Enregistrer de l'interface utilisateur pour enregistrer l'image
dans la destination sélectionnée précédemment. Le périphérique multifonctions imprime un
relevé de confirmation pour indiquer l'état du travail.
10. Si l'utilisateur souhaite numériser vers un autre dossier disponible dans l'application, il peut
sélectionner Précédent sur l'interface utilisateur. S'il préfère utiliser un autre service personnalisé
ou directement un autre service, il doit sélectionner le bouton Tous services. L'écran Services
personnalisés s'affiche. Il présente tous les Services personnalisés disponibles et contient le
bouton Fermer, qui permet de quitter les services personnalisés.
9.
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
121
Comment numériser
Incidents courants
Les incidents suivants peuvent se produire au moment de la numérisation :
Le modèle n'apparaît pas dans la liste des modèles sur le périphérique.
La liste des modèles doit être actualisée. Les périphériques peuvent s'actualiser automatiquement à
des intervalles spécifiques. Toutefois, si le périphérique n'a pas actualisé la liste des modèles
automatiquement, il peut être nécessaire de demander manuellement sa réactualisation.
Assurez-vous également que le modèle a été publié sur le périphérique. Pour afficher les périphériques
vers lesquels un modèle a été publié, accédez à la page d'accueil utilisateur, cliquez sur Afficher tous
les flux de production, sélectionnez le flux de production, cliquez sur Afficher les publications,
sélectionnez la publication, puis cliquez sur Afficher les détails de publication. Les périphériques vers
lesquels le flux de production a été publié sont affichés dans la liste Périphériques sélectionnés.
Le modèle apparaît dans la liste des modèles sur le périphérique, même s'il
a été supprimé ou s'il est arrivé à expiration.
La liste des modèles doit être actualisée. Reportez-vous à l'incident précédent.
Le modèle indique que les attributs du document doivent être entrés sur le
périphérique, mais je ne suis pas invité à entrer les données.
Votre périphérique ne prend peut-être pas en charge l'entrée de données. Si les attributs sont requis, le
travail échouera sur les périphériques qui ne prennent pas en charge l'entrée de données. Si les
attributs sont indiqués comme étant modifiables sur le périphérique mais que certains périphériques
ne prennent pas en charge l'entrée de données, assurez-vous que les attributs ne sont pas obligatoires.
Reportez-vous à la section Enregistrer le flux de production à la page 72, pour obtenir des informations
sur les propriétés des attributs de document.
Le travail a échoué car « Un ou plusieurs des services [destinations]
demandés dans le cadre du travail n'ont pas pu être exécutés » ou en
raison de l'« Échec de la connexion ».
Vérifiez les informations sur les destinations imprimées sur le relevé de confirmation. Vos informations
d'identification ont peut-être changé. Mettez-les à jour sur la page d'accueil utilisateur en cliquant sur
Gérer mes informations d'identification. Pour plus d'informations, reportez-vous aux sections Mes
informations d'identification à la page 22 et Gestion des informations d'identification des
destinations à la page 36.
122
SMARTsend
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Comment numériser
Mon travail a échoué avec le message « Vous ne disposez pas de droits
d'accès à ce flux de production. ».
Le flux de production requiert peut-être une authentification au niveau du périphérique.
Le côté verso de la page de garde est inclus dans le fichier de sortie.
Ce problème peut être dû à l'état du scanner et aux paramètres image. Il peut être évité par un
entretien et un nettoyage adéquats du périphérique de numérisation. Vous pouvez également activer
l'option de suppression du fond au niveau du périphérique pour résoudre ce problème.
Comment numériser un document dont le format n'est pas 8,5 x 11 en
utilisant une page de garde PaperWare au format 8,5 x 11 ou A4 (Édition
professionnelle) ?
Assurez-vous que le paramètre Type d'original du profil de numérisation est défini par Mixte soit en le
configurant sur le périphérique, soit en publiant et en utilisant un modèle de paramètres PaperWare
Xerox personnalisés contenant ce paramètre. Le périphérique doit prendre en charge les originaux au
format Mixte. Voir Type d'original à la page 4-98, pour obtenir des informations sur le paramètre Type
d'original et Personnalisation des paramètres de numérisation des formulaires PaperWare à la
page 107 pour connaître ces procédures.
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123
Comment numériser
124
SMARTsend
Guide de l’utilisateur
Index
A
accès aux flux de production, 77
adresse électronique, 20
affichage des publications, 108
Afficher tous les flux de production, 21
Afficher tout, 28
Aide-mémoire, 13
ajout d'un flux de production, 29
ajout de nouveaux emplacements, 34
ajout et suppression de périphériques d'une
publication, 109
ajout/suppression de destinations répertoriées
à/d'un flux de production, 34
Ajouter de nouvelles informations
d'identification, 22
Ajouter un nouveau flux de production, 21
assistance, 14
Assistance clientèle Xerox, 14
assistance Internet, 15
assistance téléphonique, 14
assistance Xerox par Internet, 15
assistance Xerox par téléphone, 14
Attribution d'un nom à une destination et
fonctionnement, 38
attributs de document, 50, 76, 96, 105
Attributs de document modifiables
numérisation, 118
Avant d'effectuer la numérisation, 114
Création d'un exemple de flux de production de
dossier réseau, 83
création d'un flux de production, 29
Création d'un flux de production à partir d'un flux
existant, 30
Création d'un profil, 65
Créer une page de garde PaperWare
Numérisation vers mon adresse
électronique, 20
D
Définition, 99
Description de la page de garde, 104
Destinataire de courrier électronique, 38
destination de document, 75
destinations, 105
destinations du document, 34
documentation, 12, 15
Aide, 12
Aide-mémoire, 13
Guide d'installation et d'administration de
SMARTsend, 12
lisezmoi.txt, 13
documentation de SMARTsend, 12
Aide, 12
Aide-mémoire, 13
Guide d'installation et d'administration, 12
lisezmoi.txt, 13
DocuShare, 40, 75
Domino, 41
Domino.doc, 41
Dossier réseau, 47, 75
Dossier Web Microsoft Exchange 2000, 45
E
C
Champ obligatoire, 67
Champs d'attributs de document, 66
chemin d'accès, 76
Comment la publication affecte la
numérisation, 115
Configurer les champs d'attributs de
document, 64
Confirmation des travaux, 72, 77
Confirmation des travaux - Adresse
électronique, 23
Contraste, 99
Enregistrer le flux de production, 72, 77
Exposition auto, 100
F
fichiers ASCII, 63
Fichiers binaires, 63
Fichiers d'application, 62
Fichiers HTML, 63
Fichiers PDF, 56
Fichiers texte, 62
Fichiers TIFF, 60
FireFox, 18
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125
Index
flux de production, 25
accès, 73
affichage, 28
description, 74
détails, 28
nom, 74
paramètres, 72
présentation, 26
Flux de production avec attributs de document
modifiables, 118
flux de production de distribution, 25
fonctions de SMARTsend, 8
fonctions incluses dans cette version, 8
Format, 54
Format du support d'entrée, 99
FTP, 46
M
G
Netscape, 18
NetWare, 47
Nom, 51
Nom de destination, 75
Nom de publication, 95, 104
Nom du champ, 66, 76
Numérisation, 113, 116
incidents courants, 122
Numérisation avec un modèle de numérisation de
périphérique, 116
Numérisation avec une page de garde
PaperWare, 117
numéro de série, 14
numéro de série SMARTsend, 14
Gérer mes flux de production, 21
Gérer Mes profils d'attributs de document, 23
Gestion
des flux de production, 27
Guide d'installation et d'administration, 12
Guide d'installation et d'administration de
SMARTsend, 12
Guide de l'utilisateur SMARTsend, 12
H
Hummingbird, 42
I
Identification du document, 50
Imprimante éloignée, 39
Internet Explorer, 18
Interwoven WorkSite, 42
Mappage d'attributs, 69
mappage d'attributs, 76
Mes flux de production, 28
Microsoft SharePoint Portal Server 2001, 48
Microsoft SharePoint Portal Server 2003, 49
Mode couleur, 98
Mode de numérisation, 100
modèles de numérisation de périphérique, 92
Modification d'un flux de production, 31
Modification d'un profil, 65
Modifier les destinations, 35
Mozilla, 18
MS SharePoint, 75
N
O
options de personnalisation, 23
Options de publication, 74
P
J
JFIF/JPEG, 60
L
lisezmoi.txt, 13
Luminosité, 99
126
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Guide de l’utilisateur
pages de garde PaperWare, 92
pages de garde PaperWare avec des attributs de
document modifiables, 93
paramètres de numérisation, 105
Paramètres de numérisation PaperWare
personnalisés
numérisation, 118
Paramètres de publication, 95, 104
Paramètres du flux de production, 77
personnalisation des paramètres de numérisation
des formulaires PaperWare, 107
Index
personnalisation des paramètres de numérisation
PaperWare, 93
Personnaliser les paramètres de numérisation de
vos formulaires PaperWare, 24
Préférences pour le site, 23
Présentation, 92
Présentation de la publication, 92
présentation de SMARTsend, 11
présentation du produit, 11
procédures initiales, 20
Profil de numérisation, 97
Profils d'attributs de document, 64
Propriétés avancées, 46, 48
Propriétés de LiveLink, 43
Propriétés de ROC, 63
Propriétés des attributs, 66, 76
Propriétés des destinations, 38
propriétés du champ, 76
Propriétés du dossier réseau, 75
Protection des champs, 68
Publication d'un flux de production sur un
périphérique multifonctions Xerox, 94
Publication sur un périphérique multifonctions
Xerox, 94
publication sur une page de garde
PaperWare, 101
publications
ajout sur des périphériques, 96
délai d'expiration en cas de non
utilisation, 95, 104
suppression de publications spécifiques d'un
flux de production, 110
suppression de toutes les publications d'un
flux de production, 110
Publier un flux de production sur un système
multifonctions Xerox, 77
S
Sélectionner le point de départ, 75
Service Numérisation vers une URL, 48
SharePoint, 75
Source de la numérisation, 105
Spécification d'un profil, 65
Suffixe, 52
Suppression d'un flux de production, 33
Suppression d'un profil, 65
suppression de publications de flux de
production, 110
Supprimer des destinations, 35
T
Type, 52
Type d'impression, 53
Type d'original, 98
Type du champ, 69
U
Unités d'effacement des bords, 99
V
Valeurs par défaut, 67
R
Récapitulatif du flux de production, 74
Récupération de la page de garde, 119
Résolution, 99, 106
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Index
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