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Serveur Vocal
Manuel administrateur
En raison de l’évolution technique, Sagem Communication se réserve le droit à
tout moment et sans préavis, de modifier les caractéristiques techniques
annoncées pour ce produit et/ou de cesser la fabrication de celui-ci. SAGEM,
F@X™ et SAGEM F@X™ Server sont des marques déposées de Sagem
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Les écrans présents dans ce livret d’utilisation ont été réalisés avec
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Environnement
La préservation de l'environnement est une préoccupation essentielle de Sagem
Communication. Sagem Communication a la volonté d'exploiter des installations
respectueuses de l'environnement et a choisi d'intégrer la performance
environnementale dans l'ensemble du cycle de vie de ses produits, de la phase de
fabrication à la mise en service, l'utilisation et l'élimination.
L'emballage
La présence du logo (point vert) signifie qu'une contribution est
versée à un organisme national agréé, pour améliorer les
infrastructures de récupération et de recyclage des emballages.
Pour faciliter ce recyclage, veuillez respecter les règles de tri mises
en place localement pour ce type de déchets.
Les piles et batteries
Si votre produit contient des piles ou des batteries, ces dernières
doivent être déposées dans les points de collecte désignés.
Le produit
La poubelle barrée apposée sur le produit ou sur ses accessoires
signifie qu'ils appartiennent à la famille des équipements électriques
et électroniques.
A ce titre, la réglementation européenne vous demande de procéder
à sa collecte sélective :
T
Dans les points de distribution en cas d'achat d'un équipement
équivalent.
T Dans les points de collecte mis à votre disposition localement
(déchetterie, collecte sélective, etc.).
Ainsi, vous participez à la réutilisation et à la valorisation des Déchets
d'Equipement Electriques et Electroniques qui peuvent avoir des effets potentiels
sur l'environnement et la santé humaine.
Guide administrateur Serveur vocal
Table des matières
1
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
À qui s’adresse ce guide ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
2
Présentation du Serveur Vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Configuration matérielle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Interfaces de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Interfaces d’exploitation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modes de fonctionnement du Serveur vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Front End . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Back End. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mode mixte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3
Gestion des utilisateurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Créer un utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifier les données d’un utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importer ou exporter des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exporter des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Importer des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Synchroniser des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supprimer un utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4
2
2
2
2
2
3
3
5
6
6
7
7
7
7
Gestion des profils. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Créer un profil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Onglet Boîtes vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Onglet Répondeur simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Onglet Répondeur d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Onglet Annonces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Modifier un profil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Supprimer un profil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
5
Configuration du Serveur vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Paramètres d’exploitation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuration des canaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Activation/désactivation d’un canal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuration d’un canal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
13
14
14
14
Statistiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Générer un graphique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Graphiques disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Histogrammes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Courbes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Secteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Compteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
17
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18
18
19
19
19
i
Guide administrateur Serveur vocal
7
Journal des alarmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Description du journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
8
File d’attente d’émissions des fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Description de la fenêtre d’émission de fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opérations dans la file d’attente d’émission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Priorité fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supprimer un fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Suspendre / re-soumettre un fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualisation du fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9
23
23
23
24
24
24
La messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Installation des postes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Connexion avec Internet Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Connexion avec Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
10
FAQ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Q : Comment est structurée EVA?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Q : Comment renommer le Serveur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Q : Comment redémarrer un canal? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Q : Comment créer une liste d’utilisateur exploitable par le Serveur vocal?.
11
29
30
31
31
Sauvegarde et restauration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Sauvegarde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Profils de sauvegarde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Créer un profil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Sauvegarde manuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
33
33
33
34
Restauration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Configuration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
ii
1
Introduction
Ce manuel présente les principales fonctionnalités du Serveur Vocal. Celui-ci
permet aux utilisateurs du réseau d’entreprise de disposer de services pour la
gestion des communications vocales et fax.
Le Serveur vocal possède aussi des outils permettant de mesurer le trafic des
communications entrantes et sortantes pour adapter au mieux la configuration des
canaux.
À qui s’adresse ce guide ?
Ce guide s’adresse aux administrateurs du système qui doivent intégrer les
services Serveur vocal à un réseau local existant. Vous y trouverez des
informations utiles sur la liste des équipements requis, l’installation du logiciel et
des notions importantes quant à l’implantation et la planification de ce système
de communications.
Introduction
1
Guide administrateur Serveur vocal
Présentation du Serveur Vocal
Configuration matérielle
Le Serveur Vocal est installé dans un réseau d’entreprise composé d’un PABX et
de postes téléphoniques avec ses interfaces de communication.
Interfaces de
communication
Interfaces d’exploitation
Les interfaces de communication sont les lignes analogiques qui relient la carte
de communication au PABX et le réseau LAN qui relie les PC et Fax LAN au
Serveur Vocal.
L’administration du Serveur Vocal ainsi que la gestion des services qu’il propose
peuvent être fais par téléphone ou depuis un PC connecté sur le réseau local. La
gestion du répondeur à distance est réalisée grâce au serveur web embarqué sur le
Serveur vocal.
Modes de fonctionnement du Serveur vocal
Le Serveur vocal peut fonctionner selon 2 niveaux de service, le Front End et le
Back End. Le premier offre plus de possibilité à l’utilisateur pour traiter ses
communications.
Front End
Le principe est le suivant, les appels arrivent sur le PABX puis sont redirigés vers
le Serveur vocal. Ensuite le Serveur vocal traite les appels conformément à ce
que l’utilisateur à paramétré.
Cette configuration nécessite un paramètrage du PABX, chaque utilisateur doit
posséder un numéro de poste physique et un numéro virtuel.
L’avantage du Front End, est de pouvoir détecter si c’est une communication
vocale ou fax.
2
Présentation du Serveur Vocal
Guide administrateur Serveur vocal
Back End
En Back End, les appels arrivent sur le PABX puis sont redirigés directement
vers les postes utilisateurs. Dans ce cas seuls les appels non décrochés sont
redirigés vers le Serveur vocal.
Mode mixte
Il est possible sur un même réseau d’utiliser les 2 modes simultanément, il suffit
pour cela de paramétrer certains numéros dans le PABX.
L’illustration ci-dessous donne l’exemple d’une installation mixte. Les postes en
50xx fonctionnent en Back End et les postes en 60xx fonctionnent en Front End.
Présentation du Serveur Vocal
3
Guide administrateur Serveur vocal
4
Présentation du Serveur Vocal
2
Gestion des utilisateurs
Un utilisateur est une personne qui est identifiée grâce à son numéro de poste
téléphonique. Cet utilisateur va pouvoir accéder aux services offert par le Serveur
Vocal pour la gestion de ses appels entrants (transfert d’un appel vers un autre
poste ou vers le répondeur, gestion des messages et des annonces du répondeur,
etc....).
L’accès à ces services est conditionné aux droits qui sont attribués à son profil.
La création des utilisateurs doit être effectuée en considérant le mode de
fonctionnement du Serveur vocal, à savoir Front End ou Back End.
Créer un utilisateur
Gestion des utilisateurs
1
Lancez un navigateur.
2
Saisissez l’adresse Administrateur du serveur vocal (ou cliquez sur lien)
dans le champ adresse puis Valider.
3
Saisissez le numéro de poste et le mot de passe associé puis cliquez sur
Valider.
4
Cliquez sur l’icône Gestion des utilisateurs.
5
Cliquez sur Nouveau.
5
Guide administrateur Serveur vocal
6
Renseignez les champs concernant l’utilisateur :
Champ
Désignation
Nom
Nom de l’utilisateur sur le serveur vocal, il ne
doit pas comporter d’espace.
Adresse email
Adresse email de l’utilisateur.
Numéro de poste
Numéro de poste de l’utilisateur, c’est aussi
l’identifiant de connexion au site web.
En configuration Front End, c’est le numéro du
poste virtuel créé pour l’utilisateur qu’il faut
saisir.
Numéro de PBX
Numéro du poste physique de l’utilisateur.
Mot de passe
Mot de passe pour la connexion au serveur
vocal.
Profil utilisateur
Profil associé à l’utilisateur, il définit les droits
de l’utilisateur.
7
Dès que tous les champs ont été renseignés, cliquez sur le bouton
Appliquer.
Le nom du nouvel utilisateur vient s’ajouter à la liste des utilisateurs. Un
email récapitulant les éléments nécesssaires à la connexion est envoyé à
l’utilisateur
Il est important de fournir à l’utilisateur les éléments suivants pour
qu’il puisse utiliser les services du serveur vocal :
1 - Le numéro du répondeur d’exploitation
2 - Le mot de passe de connexion au serveur qui lui à été attribué.
3 - L’adresse IP ou le nom réseau du serveur vocal.
Modifier les données d’un utilisateur
Les modifications peuvent intervenir suite au changement du numéro de poste
d’un utilisateur ou bien du mode de fonctionnement (Back End vers Front End ou
inversement).
1
Cliquez sur l’icône Gestion des utilisateurs.
2
Sélectionnez l’utilisateur à modifier puis cliquez sur le bouton Modifier.
3
Modifiez les champs que vous désirez puis cliquez sur le bouton Appliquer.
Importer ou exporter des utilisateurs
Vous avez la possibilité d’effectuer les opérations suivantes :
T
T
6
exporter la liste des utilisateurs dans un fichier au format XML ou CSV
importer une liste d’utilisateurs depuis un fichier au format XML ou CSV
Gestion des utilisateurs
Guide administrateur Serveur vocal
Exporter des utilisateurs
Importer des utilisateurs
Synchroniser des
utilisateurs
T
synchroniser le répertoire du Serveur vocal avec celui d’un Serveur Fax ou
d’un Serveur LDAP
1
Cliquez sur le bouton Import/Export.
2
Sélectionnez le format du fichier d’exportation (XML ou CSV).
3
Cliquez sur le bouton Exporter.
4
Sélectionnez le répertoire de destination du fichier.
1
Cliquez sur le bouton Import/Export.
2
Cliquez sur le bouton Parcourir.
3
Sélectionnez le fichier contenant la liste des utilisateurs à importer.
4
Sélectionner le profil par défaut que vous souhaitez attribuer aux utilisateurs
importés.
5
Cliquez sur le bouton Importer.
La synchronisation peut-être réalisée simultanément sur un F@X serveur et sur
un serveur LDAP.
La procédure suivante permet de configurer la connexion, elle est valable pour la
synchronisation d’un F@X serveur et d’un serveur LDAP.
1
Saisissez le nom du serveur ou son adresse IP.
2
Saisissez le login administrateur et le mot de passe pour accéder au serveur.
3
Saisissez le numéro du port de communication du serveur.
4
Sélectionnez le profil qui sera attribué par défaut aux utilisateurs du serveur.
5
Cliquez sur le bouton Synchroniser.
Pour une synchronisation automatique, cochez la case Synchroniser
automatiquement à partir du F@X serveur ou Synchroniser
automatiquement à partir du serveur LDAP selon le type de serveur.
Un utilisateur synchronisé depuis un F@X serveur ou un serveur LDAP,
est différencié dans la liste des utilisateurs par une icône différente.
Supprimer un utilisateur
Gestion des utilisateurs
1
Sélectionnez l’utilisateur à supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer.
2
Pour confirmer la suppression, cliquez sur le bouton Oui.
7
Guide administrateur Serveur vocal
8
Gestion des utilisateurs
3
Gestion des profils
Les profils permettent de définir les droits qui seront attribués aux utilisateurs du
Serveur Vocal pour la gestion :
T
de la boîte vocale,
du répondeur simple,
T du répondeur accueil,
T des annonces.
T
Les profils permettent de créer des groupes d’utilisateur.
Créer un profil
1
Lancez le navigateur.
2
Saisissez l’adresse Administrateur du serveur vocal dans le champ adresse
puis cliquez sur le bouton Valider.
3
Saisissez le numéro de poste et le mot de passe associé puis cliquez sur le
bouton Valider.
4
Cliquez sur l’icône Profils d’utilisateur.
5
Cliquez sur le bouton Nouveau.
6
Saisissez le nom du nouveau profil puis cliquez sur le bouton Créer.
Le nom du profil ne doit pas comporter d’espace.
7
Onglet Boîtes vocale
Renseignez les onglets Boîte vocale, Répondeur simple, Répondeur
d’accueil et Annonces en vous reportant aux paragraphes ci-dessous puis
appuyez sur Appliquer.
Le nouveau profil apparaît dans la liste des profils.
L’onglet Boîtes vocale permet de définir les droits concernant la gestion des
messages vocaux par l’utilisateur.
La sélection des opérations autorisées se fait en cochant les cases
correspondantes. Les actions pouvant être autorisées ou non sont :
Activer la gestion des messages vocaux pour permettre à l’utilisateur de
pouvoir gérer ses messages.
Gestion des profils
9
Guide administrateur Serveur vocal
Activer le bouton d'écoute des messages vocaux sur son téléphone pour
permettre à l’utilisateur d’écouter ses messages vocaux sur un poste
téléphonique.
Activer le bouton d'écoute des messages vocaux sur son PC pour permettre à
l’utilisateur d’écouter ses messages vocaux sur son PC, à condition le PC soit
équipé pour cela.
Activer le bouton pour renommer les messages vocaux pour permettre à
l’utilisateur de renommer ses messages vocaux.
Activer le bouton d'envoi d'un message vocal vers une adresse de messagerie
électronique pour permettre à l’utilisateur de transférer les messages vocaux
vers une autre adresse email.
Activer le bouton de suppression des messages vocaux pour permettre à
l’utilisateur de supprimer ses messages vocaux.
Onglet Répondeur simple
Activer la configuration du répondeur simple pour permettre à l’utilisateur
d’utiliser le répondeur simple.
Activer le choix de fonctionnement : "Prendre un message après N
sonneries" pour permettre à l’utilisateur de choisir après combien de sonneries
l’appel doit être transférer vers le répondeur.
Activer le choix de fonctionnement : "Passer directement sur mon
répondeur" pour permettre à l’utilisateur de transférer directement l’appel sur le
répondeur.
Activer le choix de fonctionnement : "Renvoyer mes appels vers un
numéro" pour permettre à l’utilisateur de transférer les appels vers un numéro de
téléphone qu’il a défini.
Activer le choix : "répondeur enregistreur" pour permettre à l’utilisateur
d’utiliser le répondeur enregistreur.
Activer le choix de l'annonce du répondeur simple pour permettre à
l’utilisateur de choisir une annonce pour le répondeur simple.
Activer le choix de l'envoi d'une notification par message électronique pour
permettre à l’utilisateur d’envoyer une notification par mail pour l’avertir de
l’appel.
Activer le choix d'inclure le message vocal en pièce jointe à la notification
pour permettre à l’utilisateur d’attacher le message vocal en pièce jointe.
Activer la modification de l'adresse de messagerie pour la notification
Activer le choix de recevoir des fax sur son numéro de poste pour permettre à
l’utilisateur d’avoir un numéro commun pour les appels vocaux ou fax.
Onglet Répondeur
d’accueil
Activer la configuration du répondeur d'accueil pour permettre à l’utilisateur
d’utiliser le répondeur d’accueil par défaut.
Activer la modification d'un répondeur d'accueil pour permettre à l’utilisateur
de personnaliser le répondeur d’accueil.
10
Gestion des profils
Guide administrateur Serveur vocal
Onglet Annonces
Activer la gestion des annonces pour permettre à l’utilisateur de gérer ses
annonces.
Activer le bouton d'écoute des annonces sur son téléphone pour permettre à
l’utilisateur d’écouter ses annonces sur un poste téléphonique.
Activer le bouton d'écoute des annonces sur son PC pour permettre à
l’utilisateur d’écouter les annonces sur son PC, à condition le PC soit équipé pour
cela.
Activer le bouton pour importer un fichier annonce depuis son PC pour
permettre à l’utilisateur d’ajouter d’autres annonces depuis son PC.
Activer le bouton pour renommer une annonce pour permettre à l’utilisateur
de renommer ses annonces.
Activer le bouton de suppression d'une annonce pour autoriser à l’utilisateur
de supprimer ses annonces.
Modifier un profil
1
Sélectionnez le profil à modifier puis cliquez sur le bouton Modifier.
2
Effectuez les modifications que vous souhaitez dans les différents onglets
puis cliquez sur le bouton Appliquer.
Supprimer un profil
Un profil ne peut pas être supprimé lorsqu’il est associé à un utilisateur.
Pour indiquer qu’un profil est utilisé, l’icône
Gestion des profils
apparaît à côté du nom.
1
Sélectionnez le profil que vous souhaitez supprimer puis cliquez sur le
bouton Supprimer.
2
Pour confirmer la suppression, appuyez sur le bouton Oui.
11
Guide administrateur Serveur vocal
12
Gestion des profils
4
Configuration du Serveur vocal
Certains paramètres préconfigurés lors de l’installation peuvent être amenés à
évoluer. Ces paramètres peuvent être modifiés directement sur le serveur ou
depuis un poste client.
Paramètres d’exploitation
Option
Définition
Nombre minimum de
canaux libre avant
alarme
Une alarme est déclenchée lorsque le nombre de
canaux libre est égal au nombre défini dans ce champ.
L’alarme est matérialisée par l’envoi d’un email à
l’administrateur.
Utilisateur standard
Ce champ permet de choisir un utilisateur vers lequel
seront centralisés les appels entrants.
Numéro d'accès au
Ce champ permet de définir le numéro du répondeur
répondeur d'exploitation d’exploitation du réseau.
Identifiant fax
Configuration du Serveur vocal
Ce champ permet de renseigner le numéro de fax
émetteur qui sera envoyé.
13
Guide administrateur Serveur vocal
Option
Nom de la source de
données
Définition
Nom de la base de données avec laquelle
communique le script Envox.
Le nom d’utilisateur et éventuellement le mot de
passe doivent renseignés pour autoriser l’accès à la
base de données.
Une fois que tous les champs ont été renseignés, cliquez sur le bouton
Appliquer.
Configuration des canaux
Les canaux de la carte peuvent être configurés depuis cette fenêtre, les actions
possibles pour chaque canal sont :
T
l’activation ou la désactivation,
la configuration pour les appels entrants,
T la configuration pour les appels sortants.
T
La configuration des canaux doit être faite en considérant le nombre d’appels
entrants et sortants du centre.
Activation/désactivation
d’un canal
Configuration d’un canal
Tous les canaux sont actifs par défaut, pour désactiver un canal, il suffit de
décocher la case correspondante.
Chaque canal peut-être configuré de manière différente pour le traitement des
appels entrants et des appels sortants (en émission seule, en réception seule ou
mixte).
Pour modifier la configuration d’un canal, double-cliquez dessus puis
sélectionnez l’option voulue dans la liste déroulante.
Le tableau ci-dessous décrit les actions réalisées par un canal lors de la réception
d’un appel entrant (vocal ou fax) en fonction de sa configuration.
14
Configuration du Serveur vocal
Guide administrateur Serveur vocal
Réception d’un appel vocal
Réception d’un fax
Rediriger vers le
standard
L’appel est redirigé vers le
standard
L’appel est raccroché
Recevoir les fax
L’appel est redirigé vers le
standard
Réception du fax
Recevoir les appels
vocaux
Réception de l’appel
L’appel est raccroché
Recevoir les fax et
les appels vocaux
Réception de l’appel
Réception du fax
Configuration du Serveur vocal
15
Guide administrateur Serveur vocal
16
Configuration du Serveur vocal
5
Statistiques
Le Serveur Vocal enregistre un certain nombre de données concernant les
communications traitées. Ces données peuvent être exploitées afin de déterminer
le fonctionnement du centre (période d’affluence, période creuse, charge des
canaux, ...).
Le menu statistiques permet de présenter ces données sous forme de graphiques.
Générer un graphique
Pour générer un graphique, il faut sélectionner trois composants :
T
le type d’opérations effectuées
T la période de réalisation de ces opérations
T par qui l’opération a été réalisée
Pour rendre l’interface plus conviviale, les paramètres sélectionnés pour générer
le graphique ont été créés de façon à pouvoir être lus comme une phrase.
Statistiques
1
Sélectionnez dans la liste déroulante les informations que vous souhaitez
visualiser graphiquement.
2
Sélectionnez la date ou la période de réalisation des opérations.
3
Sélectionnez pour quel utilisateur ou profil. Cette étape n’est pas toujours
nécessaire, par exemple pour la répartition des fax émis ou la répartition de
la charge sur les canaux.
4
Cliquez sur le bouton Générer.
17
Guide administrateur Serveur vocal
Graphiques disponibles
Il est possible de générer 4 types de graphiques pour interpréter les données
enregistrer par le Serveur Vocal.
Histogrammes
Courbes
18
Statistiques
Guide administrateur Serveur vocal
Secteurs
Aires
Compteurs
L’onglet compteurs liste pour chaque utilisateur un certain nombre
d’informations concernant les communications entrantes traitées.
Statistiques
19
Guide administrateur Serveur vocal
20
Statistiques
6
Journal des alarmes
Le journal permet de connaître l’activité de chaque canal utilisé par le Serveur
vocal. Chaque opération réalisée sur un canal est accompagnée de la date et heure
puis d’une description de la tâche effectuée.
Toutes les informations présentes dans le journal peuvent être archivées dans un
fichier de traces (.log).
Il est possible à tout moment d’actualiser le journal en cliquant sur le bouton
Rafraîchir ou de l’effacer en cliquant sur le bouton Effacer.
Description du journal
1
2
3
Repère
Journal des alarmes
Désignation
1
Numéro du canal.
2
Date et heure de l’opération effectuée.
3
Description de l’opération réalisée sur le canal.
21
Guide administrateur Serveur vocal
22
Journal des alarmes
7
File d’attente d’émissions des fax
La file d’attente d’émission affiche tous les fax provenant du F@X Server.
Une fois dans la file, il est possible d’effectuer certaines opérations sur ces
derniers, comme rendre un fax prioritaire par rapport aux autres.
Description de la fenêtre d’émission de fax
Opérations dans la file d’attente d’émission
Priorité fax
Il est possible de rendre un fax prioritaire par rapport aux autres, dans la file
d’attente d’émission.
1
Sélectionnez le fax dont vous souhaitez modifier la priorité puis cliquez sur
le bouton Priorité.
2
Sélectionnez dans le menu déroulant la priorité, Normal ou Urgent puis
cliquez sur le bouton Appliquer.
Lorsqu’un fax à une priorité urgente, l’icône
File d’attente d’émissions des fax
apparaît.
23
Guide administrateur Serveur vocal
Supprimer un fax
Suspendre / re-soumettre
un fax
L’administrateur peut à tout moment supprimer un fax dans la file d’attente
d’émission.
1
Pour supprimer un fax dans la liste, sélectionnez le fax puis cliquez sur le
bouton Supprimer.
2
Cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la suppression.
Le fax disparaît de la liste.
Pour suspendre l’émission d’un fax :
1
Sélectionnez le fax dans la liste d’attente d’émission puis cliquez sur le
bouton Pause.
Le message Fax en pause est affiché.
Pour re-soumettre un fax :
1 Sélectionnez le fax à re-soumettre puis cliquez sur le bouton Continuer.
Le message En attente d’émission est affiché.
Visualisation du fax
Les fax en attente d’émission peuvent être visualisés si une application
permettant de lire les fichier TIFF est installée sur la machine. Pour cela il suffit
de cliquer sur l’icône
visualiser.
24
située à gauche du nom du fax que vous souhaitez
File d’attente d’émissions des fax
8
La messagerie
Installation des postes clients
Le Serveur vocal permet à ses utilisateurs un accès via un client léger pour
administrer et exploiter les fonctions qu’il propose.
L’application client léger à été conçue de manière à pouvoir être intégrée sur le
logiciel de messagerie du poste client. Néanmoins, il est possible d’utiliser un
navigateur Internet compatible avec Internet Explorer pour réaliser les opérations
de gestion et d’administration du Serveur Vocal.
Aucune installation lourde n’est nécessaire. La seule chose que vous devez
connaître c’est l’adresse IP ou le nom du Serveur vocal.
Connexion avec Internet
Explorer
La messagerie
1
Lancez le navigateur.
2
Saisissez le nom ou l’adresse IP (http://"Adresse IP"/MediaSrv) du
Serveur vocal dans le champ Adresse puis validez.
La page de connexion au serveur apparaît.
3
Cliquez sur le menu Favoris puis sélectionnez Ajouter aux Favoris.
25
Guide administrateur Serveur vocal
Connexion avec Microsoft
Outlook
26
4
Saisissez le nom du favoris puis cliquez sur le bouton OK.
5
Créez un raccourci sur le bureau, pour cela :
- Cliquez sur le menu Favoris.
- Faites un clic droit sur le favoris pour lequel vous voulez créer un
raccourci.
- Sélectionnez Envoyer vers puis Bureau.
Le raccourci apparaît sur le bureau.
1
Lancez l’application Microsoft Outlook.
2
Faites un clic droit sur l’icône Boîte de réception puis sélectionnez
Nouveau dossier dans le menu contextuel.
3
Saisissez le nom du dossier (Boîte vocale dans l’exemple) puis cliquez sur le
bouton OK.
La messagerie
Guide administrateur Serveur vocal
4
Faites un clic droit sur le dossier que vous avez créé précédemment puis
sélectionnez Propriétés dans le menu contextuel.
5
Sélectionnez l’onglet Page d’accueil puis saisissez le nom ou l’adresse IP
du serveur vocal auquel vous souhaitez vous connecter. Cliquez sur le
bouton Appliquer puis sur OK.
Le lien est maintenant créé, vous pouvez à tout moment vous connecter au
serveur vocal depuis votre messagerie.
La messagerie
27
Guide administrateur Serveur vocal
28
La messagerie
9
FAQ
Q : Comment est structurée EVA?
Le schéma suivant indique les différentes couches de la structure EVA :
1
2
Application Fax
Accès web
MySQL (Base de données)
3
Envox
4
Handler Envox
5
Driver EICON
6
Carte EICON (3 cartes de 4 ou 8 canaux max)
Chaque couche de la structure peut-être paramétrée à travers des fichiers de
configuration. Le tableau suivant indique pour chaque couche, l’application ou le
fichier qui doit être utilisé.
FAQ
29
Guide administrateur Serveur vocal
Repère
Application ou fichier de configuration associé
1
web.config
2
Config FaxServer
3
MySQL Admin
4
Console Envox / Conf.Envox.xml
5
Diva Server For Envox Configuration
6
Diva Configuration Manager
Q : Comment renommer le Serveur?
Vous devez effectuer les 4 étapes suivantes :
T
Renommer le serveur sous Windows.
T Exécuter une commande pour renommer certains fichier automatiquement.
T Renommer des variables de certains fichiers qui ne sont pas fait
automatiquement.
T Redémarrer la machine.
1-Renommer le serveur sous Windows
Exemple pour windows 2000 :
30
1
Double-cliquez sur le fichier Système de la fenêtre Panneau de
configuration.
2
Sélectionnez l’onglet Identification réseau puis cliquez sur le bouton
Propriétés. La fenêtre suivante apparaît.
FAQ
Guide administrateur Serveur vocal
3
Saisissez le nouveau nom dans le champ Nom de l’ordinateur puis cliquez
sur le bouton OK.
2 - Exécuter la commande suivante pour renommer les fichiers
automatiquement.
1
Lancez l’invite de commande.
2
Saisissez la commande : Renommer Serveur.bat NouveauNom
AncienNom puis validez.
3 - Renommer la variable nom du serveur des fichiers suivants :
T
Web.config : Ce fichier est localisé dans C:\Inepub\wwwroot\MediaSrv.
Vous devez modifier la variable "Envox Server".
T ConfMediaserver.xml : Ce fichier est localisé dans
C\MediaSrv\Envox\Conf. Vous devez modifier la variable "Website".
T Si le serveur vocal est installé sur la même machine que le serveur LDAP
et/ou le serveur de fax, vous devez modifier les champs Nom du F@X
serveur et/ou Nom du serveur LDAP définis dans la fenêtre de
synchronisation des utilisateurs.
4 - Redémarrer le Serveur
Q : Comment redémarrer un canal?
Il se peut qu’un canal soit désactivé, pour le redémarrer, reportez-vous au
paragraphe Activation/désactivation d’un canal, page 14.
Q : Comment créer une liste d’utilisateur exploitable par le Serveur vocal?
FAQ
31
Guide administrateur Serveur vocal
32
FAQ
10
Sauvegarde et restauration
Sauvegarde
Les sauvegardes peuvent être effectuées automatiquement suivant un planning
que vous définissez ou manuellement au moment où vous le souhaitez.
Vous devez tout d’abord créer des profils pour déterminer quels éléments ou
fichiers du serveur vocal vous souhaitez sauvegarder.
Le fichier exécutable (OutilsauvegardeSrvVocal.exe) permettant de lancer
l’outil de sauvegarde est localisé dans le dossier C\SFS\SaveConf\Sauvegarde.
Profils de sauvegarde
Un profil est créé par défaut, vous pouvez le modifier ou en créer d’autres selon
vos besoins.
Créer un profil
1
Double-cliquez sur le fichier OutilsauvegardeSrvVocal.exe.
2
Sélectionnez l’onglet Gestion des profils.
3
Cliquez sur le bouton Nouveau profil.
Sauvegarde et restauration
33
Guide administrateur Serveur vocal
Sauvegarde manuelle
34
4
Saisissez le nom du nouveau profil puis validez.
5
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez sauvegarder dans la zone
Eléments à sauvegarder.
6
Cliquez sur le bouton Créer la planification.
La fenêtre de planification apparaît.
7
Définissez le planning de sauvegarde puis cliquez sur le bouton OK.
8
Cochez la case Planification activée pour activer ce profil.
9
Cliquez sur le bouton Enregistrer profil.
1
Double-cliquez sur le fichier OutilsauvegardeSrvVocal.exe.
2
Sélectionnez l’onglet Sauvegarde
3
Sélectionnez le profil avec lequel vous souhaitez effectuer la sauvegarde.
4
Modifiez éventuellement le nom du fichier de sauvegarde.
Sauvegarde et restauration
Guide administrateur Serveur vocal
5
Cliquez sur le bouton Lancer la sauvegarde.
La fenêtre suivante apparaît.
Attention lors de l’opération de sauvegarde le serveur devient
indisponible. Vérifiez, avant de lancer la sauvegarde que vous n’avez pas
une opération en cours sur le serveur.
6
Cliquez sur le bouton Oui..
La sauvegarde est lancée.
1
Double-cliquez sur le fichier OutilsauvegardeSrvVocal.exe.
2
Sélectionnez l’onglet Restauration.
3
Sélectionnez le fichier de sauvegarde que vous souhaitez restaurer.
4
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer. Lorsque vous
restaurez des fichiers autres que les bases, les paramètres de fax ou le carnet
d’adresse public, vous devez leurs définir un dossier de destination.
Sauvegarde et restauration
35
Restauration
Guide administrateur Serveur vocal
5
Cliquez sur le bouton Lancer la restauration.
La fenêtre suivante apparaît.
Attention lors de l’opération de restauration le serveur devient
indisponible. Vérifiez, avant de lancer la restauration que vous n’avez pas
une opération en cours sur le serveur.
6
Cliquez sur le bouton Oui..
La restauration est lancée.
Configuration
36
Sauvegarde et restauration
TELECOM
Manuel administrateur Ind. A Document non contractuel
*251XXXXXX*
E
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