Nuance PaperPort 11 Manuel utilisateur

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A V I S
J U R I D I Q U E S
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PaperPort 11 – Guide de mise en route
Réf. 50-F31F-10080
Décembre 2006
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T A B L E
D E S
M A T I È R E S
PaperPort – Présentation générale
5
Installation et activation
Enregistrement
Apprentissage
Support technique
Nouveautés de la version 11
5
6
6
7
8
11
Découverte de PaperPort
Guides d’apprentissage de PaperPort
Bureau PaperPort
Objets PaperPort
Panneau Dossiers
Vignettes d’objets PaperPort
Vignettes de pages PaperPort
Bureau divisé en deux espaces de travail
Fenêtre de page
Barres d’outils personnalisables
11
11
12
12
13
14
15
16
17
17
Acquisition d’objets
Importation d’objets par numérisation
Configuration de votre scanner à l’aide de PaperPort
Profils de numérisation
Impression sur le bureau PaperPort
Capture d’une page Web
Ajout d’un dossier dans PaperPort
DesktopDelivery
Importation de photos à partir d’un appareil numérique
Retouche d’une image
Édition de plusieurs objets à la fois
18
19
19
20
20
20
21
22
22
25
Annotation d’une page
26
Outils d’annotation
26
PaperPort – Guide de mise en route
iii
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Protection d’un objet
27
Classement d’un objet
28
Ajout de critères de recherche à un objet
Recherche d’un objet
Recherche d’un objet en fonction de ses propriétés
Recherche de mots dans un objet
Ajout d’objets à l’index All-in-One Search
Panneau All-in-One Search
Format PDF avec recherche
Planification de tâches d’indexation
29
30
30
31
31
32
32
33
Partage de fichiers
33
Envoi d’un objet vers une application liée
34
Utilisation d’OmniPage avec PaperPort
Personnalisation de la barre Envoyer vers
Options Envoyer vers
Conversion d’un objet
Conversion d’un objet de texte en image
Assemblage de documents
Conversion d’une image en texte
Remplissage d’un formulaire numérisé
Création de documents PDF
Comment lancer la création de fichiers PDF
Formats PDF
Pour obtenir de l’aide
35
35
36
37
37
37
38
39
39
40
40
41
ScanDirect
41
Désinstallation de PaperPort
42
iv
Table des matières
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PaperPort – Présentation générale
Bienvenue dans le « Guide de mise en route » de ScanSoft® PaperPort®.
PaperPort offre la solution la plus simple et la plus rapide pour toute personne qui souhaite
transformer des documents papier en fichiers numériques faciles à gérer, à retrouver et à
manipuler. PaperPort peut dialoguer avec des scanners, des imprimantes multifonction et
des photocopieurs numériques en réseau pour transformer des documents papier en
fichiers numériques. PaperPort propose également un système de dossiers clair et pratique.
Grâce aux larges vignettes de documents affichées sur le bureau PaperPort, vous pouvez
réaliser visuellement le classement, la récupération et la manipulation des documents
numérisés : fichiers Word, feuilles de calcul, fichiers PDF et photos numériques. Les outils
SET (Scanner Enhancement Technology) de PaperPort vous permettent de retoucher vos
documents numérisés, et les outils d’annotation permettent d’ajouter des commentaires et
des mises en surbrillance à n’importe quelle image numérisée.
Installation et activation
Vous pouvez installer PaperPort à partir d’un CD ou du site Web de Nuance.
Le programme d’installation de PaperPort offre des instructions simples et claires. Suivez
les instructions qui s’affichent à l’écran pour installer le logiciel.
Vous devez disposer des droits d’administrateur pour installer et désinstaller le programme.
L’activation et la désactivation du programme requièrent une connexion à Internet. Vous
serez invité à activer votre logiciel à la fin de l’installation. Si le numéro de série du logiciel
est stocké au bon endroit et qu’il a été saisi correctement, aucune interaction n’est requise
de votre part. Aucune information personnelle ne sera transmise.
Si vous n’activez pas immédiatement le logiciel à la fin de l’installation, vous serez invité à
le faire à chaque démarrage du programme. Si vous n’activez pas PaperPort 11.0, vous ne
pourrez lancer le programme que cinq fois.
PaperPort – Guide de mise en route
5
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Enregistrement
Lorsque votre copie de PaperPort est enregistrée, vous bénéficiez du support technique de
Nuance® et vous êtes informé en priorité des mises à jour de nos produits.
À la fin de l’installation de PaperPort, un message vous propose de procéder à
l’enregistrement en ligne de votre copie. À tout moment, vous pouvez modifier vos
informations d’enregistrement en vous rendant sur le site de Nuance, à l’adresse :
http://www.nuance.fr.
Apprentissage
Ce guide décrit les principales fonctions de PaperPort et montre comment utiliser le
programme pour mettre en place un système de gestion de vos informations. Si vous
souhaitez obtenir plus de détails sur l’utilisation de PaperPort, consultez l’aide en ligne, les
Notes de mise à jour et le site Web de Nuance.
Utilisation de ce guide
Ce guide présuppose que vous maîtrisez les principes de travail sous Microsoft®
Windows®. Pour tous détails sur cet environnement (utilisation des boîtes de dialogue, des
menus déroulants et contextuels, des barres de défilement, de la fonction Glisser-déplacer,
etc.), reportez-vous à la documentation Windows appropriée.
Système d’aide en ligne
L’aide en ligne de PaperPort offre des informations détaillées sur les fonctions, les
paramètres de configuration et les procédures de travail du programme. L’aide en
ligne est disponible à partir du menu Aide de PaperPort.
Le menu Aide de PaperPort permet également d’accéder à des services complémentaires :
notes techniques, Forum aux questions (FAQ), mises à jour du programme, etc.
Notes de mise à jour
Les Notes de mise à jour fournissent des informations de dernière minute sur cette version
de PaperPort. Ce document est disponible sur le CD d’installation, affichable à partir du
menu Aide de PaperPort, et constitue l’un des modèles de documents présents sur le
bureau PaperPort lors du premier lancement du programme.
6
PaperPort – Présentation générale
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Support technique
Nuance propose un service de support technique gratuit et un service facturé à l’incident
(par téléphone et par e-mail). Par ailleurs, vous pouvez accéder en permanence et
gratuitement à la Base de connaissances (en anglais) proposée sur notre site Web.
Pour plus de détails sur nos différents services de support technique local et international
et sur la mise à jour de vos logiciels, rendez-vous sur Internet, à l’adresse www.nuance.fr.
Avant de contacter Nuance pour un service de support technique, nous vous conseillons
de lire attentivement la documentation et les Notes de mise à jour.
Configuration minimum requise
Ordinateur équipé d’un processeur Intel® Pentium® ou supérieur
Microsoft Windows 2000 SP4 ou supérieur, Windows XP SP2 ou supérieur
Microsoft Internet Explorer 5.5 ou supérieur
128 Mo de RAM (256 Mo recommandés)
250 Mo d’espace disque disponible pour la copie des fichiers de l’application et 5 Mo
d’espace de travail requis au cours de l’installation
Affichage SVGA avec 256 couleurs et résolution de 800x600 pixels ; affichage en mode
Couleurs 16 bits recommandé (option appelée « 65536 couleurs » sous Windows 2000 et
« Moyenne (16 bits) » sous Windows XP)
Souris (ou périphérique équivalent) compatible Windows
Lecteur de CD-ROM (pour l’installation)
Connexion à Internet (avec IE 5.5 ou supérieur) pour l’activation et la mise à jour en ligne
du programme
Vous obtiendrez de meilleures performances avec un processeur plus puissant et des
valeurs supérieures de RAM et d’espace disque. L’amélioration des performances sera
particulièrement perceptible sur des fichiers image et PDF volumineux et en couleurs.
PaperPort – Guide de mise en route
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Nouveautés de la version 11
La version 11 de PaperPort s’est enrichie de nombreuses fonctions qui vont vous aider à
gérer encore plus efficacement l’ensemble de vos documents.
Des performances inégalées
Démarrage et navigation plus rapides, capacité des dossiers étendue, affichage plus rapide
des objets sur le bureau PaperPort et dans les fenêtres de page.
Précision d’OCR améliorée
PaperPort 11 offre une conversion en texte encore plus précise de vos documents papier
numérisés et fichiers PDF, y compris ceux comprenant des images à basse résolution.
Guides d’apprentissage
Au démarrage du logiciel, des « mini-guides » illustrés vous permettent de découvrir les
tâches les plus courantes que vous pouvez réaliser avec le programme, et offrent un accès
rapide aux fonctionnalités et aux rubriques d’aide associées. Ces guides sont également
accessibles depuis le menu Aide de l’application.
Sélection plus simple des scanners
Sélectionnez plus simplement le périphérique que vous souhaitez utiliser dans le panneau
Numérisation, sans avoir à exécuter séparément l’Assistant du scanner.
Numérisation directe depuis les boutons du scanner
Utilisez les boutons de votre périphérique pour importer directement des documents dans
PaperPort. Il vous suffit d’affecter des opérations PaperPort aux différents boutons de
votre scanner. Pour obtenir plus d’informations, consultez le guide d’apprentissage intitulé
« Numériser des documents ».
Profils de numérisation
Grâce aux profils de numérisation de PaperPort, numérisez encore plus facilement de très
nombreux types de documents et d’images. Chaque profil est optimisé pour des travaux de
numérisation courants (documents en noir et blanc, en niveaux de gris ou en couleur, ou
photo couleur).
8
PaperPort – Présentation générale
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Assistant de capture
Ce nouvel assistant intégré vous permet de bénéficier d’un contrôle encore plus précis lors
de la numérisation de documents de plusieurs pages. Pour bénéficier du maximum
d’options de traitement, utilisez PaperPort Professional 11.
Notes de dossier
Des notes de dossier vous permettent d’attribuer automatiquement le même sujet, le
même auteur ou les mêmes mots clés aux objets qui sont placés dans un dossier spécifique,
via numérisation ou à l’aide de la fonctionnalité DesktopDeliveryTM. Vous pourrez ensuite
les retrouver très rapidement en lançant des recherches sur leur sujet, ou sur des mots clés
qu’ils contiennent.
Barres d’outils personnalisables
Personnalisez votre espace de travail PaperPort en repositionnant et en ancrant des barres
d’outils, et en choisissant les icônes que vous souhaitez afficher.
Nouveaux outils SET
De nouveaux outils SETTM vous permettent de contrôler avec encore plus de précision la
qualité de vos images : définissez des points blancs et noirs en vue d’une amélioration
automatique, et supprimez les mentions manuscrites ou les bordures noires « parasites » de
vos documents numérisés.
Meilleure intégration aux autres solutions Nuance
• Si ScanSoft® OmniPage® est installé sur votre système, PaperPort vous offrira
des services de reconnaissance de page d’une précision inégalée, ainsi que de
puissantes fonctions de création de fichiers PDF autorisant les recherches.
• PaperPort Professional 11 est livré avec PDF Create!, qui vous permet de
générer des fichiers PDF texte compacts depuis toutes vos applications, et de
compiler des fichiers PDF depuis un très large éventail de documents source.
PaperPort – Guide de mise en route
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PaperPort Professional 11 offre les fonctions avancées suivantes :
Nombre illimité de profils de numérisation
Créez et configurez de nouveaux profils de numérisation, et supprimez ceux que vous
n’utilisez pas.
Assistant de capture professionnel
L’Assistant de capture affiche de larges vignettes des pages au fur et à mesure de leur
numérisation. Après numérisation, réorganisez et faites pivoter des pages, ou ajoutez des
pages blanches en guise de séparations. Lorsque vous avez terminé, définissez le sujet,
l’auteur et les mots clés de vos nouveaux documents.
PDF - Haute compression MRC
Créez des fichiers PDF couleur dont la taille peut être jusqu’à 8 fois inférieure à celle des
documents que vous numérisez habituellement.
Format PDF autorisant les recherches
Si OmniPage est disponible en plus de PaperPort Professional, vous pourrez également
créer des fichiers PDF Image autorisant les recherches. Vous pourrez dès lors indexer,
extraire et lancer des recherches sur le contenu de ces fichiers.
PaperPort est également disponible dans différentes versions SE (Special Edition),
réservées à certains fabricants de scanners et autres revendeurs sélectionnés. Les
fonctionnalités offertes par ces versions peuvent varier en fonction des besoins des
fournisseurs.
10
PaperPort – Présentation générale
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Découverte de PaperPort
Cette section présente les différents composants de PaperPort. Pour plus de détails,
consultez l’aide en ligne de PaperPort (menu Aide).
Guides d’apprentissage de PaperPort
Les guides d’apprentissage s’affichent au démarrage de PaperPort. Conçus pour vous
permettre d’exploiter au plus vite le programme, ces mini-guides offrent une présentation
concise des opérations les plus courantes que vous pouvez réaliser avec le programme,
comme par exemple la numérisation, la recherche ou l’assemblage de documents, etc.
Bureau PaperPort
La première fois que vous lancez le programme, le bureau PaperPort apparaît avec le
panneau Dossiers dans sa partie gauche. Le bureau PaperPort affiche les vignettes des
documents contenus dans le dossier actuel, ainsi que les outils PaperPort qui permettent de
gérer, utiliser et retrouver documents et images.
Barre de
commandes
avec barres
d’outils
personnalisables
Bureau
Accès aux
autres pages
Dossiers
Image
(vignette)
Objet de texte
(vignette)
Barre Envoyer vers
Le panneau des fonctions peut afficher les éléments
suivants :
•
Dossiers (menu Affichage)
•
Vignettes de pages (menu Affichage)
•
Propriétés de l’objet (menu Affichage)
•
Numériser ou importer une photo (menu Fichier)
•
All-in-One Search (menu Outils)
PaperPort – Guide de mise en route
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GSG11.book Page 12 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Objets PaperPort
Les documents que vous importez dans PaperPort (pages de texte, photos, etc.) sont
généralement désignés par le terme objets. Il existe deux types d’objets PaperPort : les
images et les objets de texte.
Une image est un document numérisé à l'aide d'un scanner, une photo ou tout type
d'objet numérique à format graphique tel que PDF, JPEG, TIFF ou Image PaperPort
(.max).
Les images sont créées à partir de documents, de photos, de dessins au trait ou d'autres
types d'objet que vous numérisez, que vous copiez ou que vous importez sur le bureau
PaperPort.
Les objets de texte sont des documents contenant du texte éditable, par exemple des
fichiers Word (.doc), HTML ou Excel qui sont créés par une application de traitement de
texte ou par toute autre application texte.
PaperPort supporte différents formats de fichier PDF : « PDF Image », « PDF Image avec
recherche » et « PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard) » ; toutefois, seuls les
PDF Image peuvent être améliorés à l’aide des outils d’édition SET.
Sans quitter PaperPort, vous pouvez envoyer un objet vers une application extérieure. Il
vous suffit de faire glisser l’objet vers l’icône de l’application correspondante dans la barre
Envoyer vers, située dans la partie inférieure du bureau PaperPort. PaperPort supporte la
plupart des applications du marché : programmes de traitement de texte et d’édition
graphique, tableurs, télécopie, Internet, e-mail, graphiques, OCR, FTP, etc.
PaperPort est livré avec plusieurs modèles de documents (dossier Mes documents
PaperPort), qui illustrent les principaux types d’objet supportés par le bureau PaperPort.
Le bureau PaperPort peut également afficher les documents créés par des applications
extérieures et stockés sur votre ordinateur : il suffit pour cela de les copier ou de les
déplacer dans un dossier PaperPort.
Panneau Dossiers
Le panneau Dossiers présente une vue hiérarchique des dossiers
PaperPort, semblable à celle de l’Explorateur Windows. Utilisez les
boutons de la barre d’outils de dossier pour accéder rapidement aux
fonctions correspondantes.
Lors de l’installation, le sous-dossier Mes documents PaperPort est
automatiquement créé dans le dossier Windows Mes documents. Si
vous utilisez PaperPort en mode multi-utilisateur, chaque utilisateur
dispose de son propre dossier Mes documents PaperPort.
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Découverte de PaperPort
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Le dossier Mes documents PaperPort contient plusieurs sous-dossiers (Articles, Cartes de
visite, Photos, Reçus, etc.) qui illustrent un exemple de structure pour les objets PaperPort.
Le dossier Exemples contient des documents et des photos destinés à faciliter la prise en
main de PaperPort.
Il n’est pas indispensable d’utiliser le dossier Mes documents PaperPort pour stocker les
objets que vous importez dans PaperPort. Vous pouvez ajouter des dossiers extérieurs
(disponibles sur votre ordinateur ou en réseau) dans le panneau Dossiers. Vous pouvez
également supprimer le dossier Mes documents PaperPort, mais votre structure PaperPort
doit toujours contenir au moins un dossier.
Pour afficher ou masquer le panneau Dossiers, cliquez sur le bouton Dossiers de la barre
de commande. L’option de division du bureau permet d’afficher le panneau Dossiers pour
chaque espace de travail.
Vignettes d’objets PaperPort
PaperPort supporte deux types de vignette : les vignettes d’objets et les
vignettes de pages. Chaque vignette d’objet est une représentation
graphique miniature d’un document ou d’une photo. Une vignette de
page permet de visualiser les pages des images et fichiers PDF, à la fois
sur le bureau PaperPort et dans PageViewer.
Une méthode rapide permettant de trouver les objets PaperPort
consiste à parcourir du regard les vignettes d’objets du bureau
PaperPort ; vous pouvez ainsi connaître le contenu de l’objet correspondant sans avoir à
l’ouvrir. En outre, les vignettes d’objets multipage permettent de « feuilleter » les pages de
l’objet sans avoir à ouvrir celui-ci.
Les vignettes PaperPort peuvent représenter les documents suivants :
•
Pages et photos numérisées
•
Photos téléchargées d’un appareil numérique
•
Fichiers image sous de nombreux formats, dont BMP, TIFF, JPEG, GIF et MAX
•
Documents créés par les applications les plus répandues (Word, PowerPoint®,
Excel®, WordPerfectTM , etc.)
•
Documents PDF
•
PDF Image
•
Documents HTML
Chaque vignette d’objet comporte une icône identifiant l’application dans laquelle l’objet
correspondant a été créé (ou à laquelle l’objet est associé). Cette icône permet d’identifier
rapidement les différents types de document.
PaperPort – Guide de mise en route
13
GSG11.book Page 14 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Pour afficher les attributs d’une vignette, cliquez dessus : l’icône
indique que l’objet est
en lecture seule ; l’icône
indique que l’image contient des annotations. L’icône
est
associée aux objets multipage ; elle permet de « feuilleter » les pages de l’objet même si le
panneau Vignettes de pages est fermé.
Pour pouvoir appliquer une fonction PaperPort à un objet, vous devez d’abord
sélectionner sa vignette sur le bureau PaperPort. Un cadre rouge apparaît autour de l’objet
pour indiquer qu’il est sélectionné. Actions possibles avec les vignettes d’objets :
•
Faire glisser une vignette d’un emplacement à un autre du bureau PaperPort.
•
Faire glisser une vignette sur un dossier pour transférer l’objet correspondant dans ce
dossier (Ctrl+glisser pour copier le document).
•
Faire glisser une vignette sur un autre espace de travail ouvert pour transférer l’objet
correspondant dans ce dossier ouvert.
•
Cliquer deux fois sur une vignette pour afficher l’objet correspondant dans une
fenêtre de page.
•
Maintenir la touche Ctrl enfoncée et cliquer deux fois sur une vignette pour ouvrir
l’objet correspondant dans son application d’origine.
•
Cliquer avec le bouton droit sur une vignette pour afficher un menu contextuel
présentant les commandes applicables à l’objet correspondant à cette vignette.
•
Envoyer un objet vers une application extérieure en faisant glisser sa vignette sur
l’icône de cette application, dans la barre Envoyer vers.
Vous pouvez également créer un « objet multipage » en combinant plusieurs images
PaperPort ou PDF – ce qui est particulièrement utile si votre scanner peut numériser une
seule page à la fois.
Vignettes de pages PaperPort
Le panneau Vignettes de pages du bureau PaperPort et de
PageViewer contient les vignettes des objets multipage.
Sélectionnez un objet multipage, puis cliquez sur le bouton
Vignettes de pages ou utilisez le menu Affichage. Il est possible
d’effectuer des opérations sur les pages, sans avoir à ouvrir les
fichiers. Les trois premières opérations de la liste suivante peuvent
être exécutées sur n’importe quel type de fichiers image. Les autres
opérations ne peuvent être réalisées que sur des fichiers PDF (sur le
bureau PaperPort et dans PageViewer) et des fichiers MAX (sur le
bureau PaperPort uniquement).
14
Découverte de PaperPort
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Opérations possibles :
•
Redimensionner les vignettes.
•
Copier et déplacer les pages sélectionnées vers un espace de travail, en autant de
fichiers PDF individuels.
•
Copier et déplacer les pages entre plusieurs documents ouverts dans des panneaux
différents.
•
Copier, couper, coller, supprimer et réorganiser des pages.
•
Insérer de nouvelles pages à un endroit précis du document.
•
Ajouter de nouvelles pages à la fin du fichier.
Pour afficher la vignette de page d’un fichier PDF sécurisé, vous devez spécifier le mot de
passe correspondant.
Bureau divisé en deux espaces de travail
La première fois que vous lancez PaperPort Professional 11, le bureau
apparaît divisé en deux espaces de travail séparés horizontalement. Cette
présentation vous offre une vue d’ensemble optimale pour organiser et
combiner vos documents de la façon la plus efficace qui soit, même entre plusieurs
dossiers. Cliquez avec le bouton droit sur l’espace de travail actif ou cliquez sur le bouton
Vues pour modifier l’affichage. Si vos documents contiennent plusieurs pages, vous pouvez
visualiser les vignettes de pages à l’aide du panneau des fonctions correspondant, sans
ouvrir le document en question. Ces zones permettent également de visualiser les dossiers
ou les propriétés de l’objet sélectionné. Pour afficher le bureau sous la forme d’un seul
espace de travail, ouvrez le menu Bureau et désélectionnez la commande Diviser le bureau,
ou cliquez sur le bouton correspondant.
Vous pouvez également associer un signet à un espace de travail en sélectionnant la
commande Ajouter l’espace de travail aux signets du menu Bureau. La commande
Organiser les signets permet de gérer les signets. Tous les espaces de travail sont regroupés
dans le même menu et peuvent être activés d’un seul clic.
PaperPort – Guide de mise en route
15
GSG11.book Page 16 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Panneau des
fonctions
affichant les
vignettes de
pages
Espace de
travail actif
Bureau divisé
Espace de
travail inactif
Panneau des
fonctions
affichant les
dossiers
Barre Envoyer
vers
Fenêtre de page
Pour afficher un objet dans la fenêtre de page, cliquez deux fois sur sa vignette sur le
bureau, choisissez Afficher dans son menu contextuel ou sélectionnez l’objet et cliquez sur
le bouton Page de la barre de commande.
La fenêtre de page permet de consulter le contenu d’un objet, d’améliorer ce contenu et
(images uniquement) d’y insérer des annotations. Dans cette fenêtre, vous pouvez
également agrandir ou réduire l’affichage (zoom avant/arrière). Les outils d’édition SET
offrent des fonctions conçues pour améliorer l’image de page actuelle. Le panneau
Vignettes de pages permet de modifier les pages des documents.
Bouton Bureau :
cliquez sur ce
bouton pour revenir
au bureau
PaperPort
Outils d'annotation
Panneau Vignettes
de pages
16
Découverte de PaperPort
Outils SET
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Barres d’outils personnalisables
Les boutons PaperPort sont rassemblés en cinq groupes, en fonction de la nature des
opérations qu’ils permettent de réaliser. Vous pouvez déplacer, ancrer et repositionner les
barres d’outils, et définir les boutons que vous souhaitez afficher sur le bureau PaperPort et
dans les fenêtres de page. Pour personnaliser une barre d’outils PaperPort, cliquez dessus
avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Personnaliser... dans le menu contextuel
qui s’affiche alors.
Définissez ici l’ordre des
boutons de la barre d’outils
Autres boutons disponibles
Boutons affichés actuellement
Acquisition d’objets
Avant de pouvoir manipuler, modifier, annoter, indexer des documents et des images dans
PaperPort, vous devez les « importer ». Vous pouvez par exemple :
•
Numériser des pages, des photos et d’autres types d’image à l'aide d'un scanner.
•
Ajouter dans PaperPort des dossiers Windows contenant déjà des documents.
•
Capturer des pages Web.
•
Importer des fichiers créés par des applications installées sur votre ordinateur
(« applications extérieures »).
•
« Imprimer » sur le bureau PaperPort des documents provenant d’applications
extérieures.
•
Faire glisser ou copier-coller sur le bureau PaperPort des objets disponibles dans
l’Explorateur Windows ou dans des applications extérieures.
•
Importer des clichés pris à l'aide d'un appareil photo numérique.
•
Importer des fichiers dans PaperPort Professional 11 à l’aide de DesktopDelivery.
PaperPort – Guide de mise en route
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Importation d’objets par numérisation
PaperPort supporte les scanners compatibles avec les normes TWAIN
et WIA. (Le support des pilotes de scanners ISIS® est disponible sur
demande, et uniquement dans PaperPort Professional 11.)
Cliquez sur le bouton Numériser ou imprimer une photo pour
afficher le panneau de numérisation. Sélectionnez un profil de
numérisation. Les profils offrent des paramètres optimisés pour des
tâches de numérisation courantes.
Choisissez ensuite d’utiliser l’interface native du scanner ou le
nouveau panneau Paramètres du scanner de PaperPort afin d’obtenir
les meilleurs résultats possibles. Pour utiliser l’interface du pilote du
scanner, cochez la case Afficher la boîte de dialogue du scanner. Si
cette option n’est pas cochée, l’objet numérisé sera placé sur l’espace
de travail actif.
Cochez la case Afficher l’Assistant de capture pour définir le sujet, l’auteur et les mots
clés des documents que vous numérisez et (dans PaperPort Professional) visualiser et
contrôler le processus de numérisation.
Lorsque la numérisation est terminée, l’objet apparaît sur le bureau PaperPort.
Si votre scanner ne dispose pas d’un pilote TWAIN, WIA ou ISIS, utilisez son logiciel
pour numériser l’objet, puis copiez ou déplacez l’objet numérisé vers PaperPort. Pour
plus de détails sur la numérisation, consultez l’aide en ligne de PaperPort.
Les pages numérisées peuvent être importées sur le bureau PaperPort sous la forme de
plusieurs objets distincts ou sous la forme d’un seul objet « multipage ». Si vous disposez
d’un scanner à chargeur automatique (ADF), vous pouvez numériser des pages imprimées
recto verso et les importer sur le bureau PaperPort. Lorsque tous les rectos de la pile de
feuilles ont été traités, un message vous demande de retourner celle-ci ; retournez la pile et
cliquez sur Numériser l’autre face : PaperPort numérise le verso des pages et importe
toutes les pages, triées et dans l’ordre correct.
Vous pouvez également utiliser les boutons de votre scanner pour lancer une numérisation
directement vers PaperPort. Ouvrez le Panneau de configuration de Windows, choisissez
Scanneurs et appareils photo. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre
périphérique de numérisation et, dans l’onglet Événements, affectez un événement à
PaperPort.
Si vous avez accès à un scanner rapide connecté au réseau, vous pouvez l’utiliser pour
numériser des objets vers un dossier en réseau, puis ajouter ce dossier dans PaperPort.
Utilisez la fonctionnalité DesktopDelivery (disponible dans PaperPort Professional 11)
pour surveiller les dossiers et détecter l’arrivée d’images numérisées.
18
Acquisition d’objets
GSG11.book Page 19 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Configuration de votre scanner à l’aide de
PaperPort
Avant de numériser des documents à l’aide de PaperPort, vous devrez
vérifier que votre scanner est installé correctement, avec le pilote
approprié, et tester son fonctionnement. Les pilotes de scanners ne
sont pas fournis avec PaperPort.
Tout scanner préalablement installé et fonctionnant correctement peut
immédiatement être utilisé avec PaperPort. Pour ce faire, cliquez sur le
bouton Sélectionner du panneau de numérisation, puis sélectionnez le
périphérique que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue
Scanners disponibles. Si vous n’êtes pas satisfait des résultats de
numérisation obtenus, vous pouvez exécuter l’Assistant de
configuration de scanner PaperPort. Cet utilitaire est disponible dans le groupe de
programmes PaperPort 11.0, dans le menu Démarrer de Windows.
Profils de numérisation
PaperPort est livré avec des profils de numérisation, optimisés pour les travaux de
numérisation les plus courants. Pour obtenir les meilleurs résultats de numérisation,
choisissez le profil correspondant au document que vous importez : document en noir et
blanc, en niveaux de gris ou en couleur, ou photographie en couleur.
Les volets de configuration des profils de numérisation proposent les onglets suivants :
•
Profil : affiche des informations sur le profil actuellement sélectionné.
•
SET : définissez dans cet onglet les traitements SET que vous souhaitez appliquer
automatiquement aux documents que vous importez par numérisation.
•
Sortie : définissez le format de fichier, ainsi que l’ajout automatique de suffixes aux
noms de fichiers.
•
Numérisation : modifiez les réglages du scanner (mode, résolution, taille,
orientation, couleur de filtre, luminosité et contraste).
Si vous disposez de PaperPort Professional 11, vous pouvez également créer des profils
personnalisés, et supprimer des profils existants. PaperPort Professional 11 propose
également un profil de numérisation supplémentaire : PDF couleur-MRC Haute
compression. La technologie MRC vous permet de générer des fichiers PDF de beaucoup
plus petite taille.
Le format de sortie PDF Image avec recherche n’est disponible qu’avec PaperPort
Professional 11, si OmniPage est également installé sur votre ordinateur.
PaperPort – Guide de mise en route
19
GSG11.book Page 20 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Impression sur le bureau PaperPort
Pour importer des objets créés dans des applications extérieures, vous pouvez les
« imprimer » sur le bureau PaperPort sous forme d’images PaperPort (.max) ou d’images
PDF.
Avec cette fonction, vous pouvez disposer de documents de tous types sur le bureau
PaperPort : photos et autres éléments graphiques, feuilles de calcul, lettres, mémos, etc.
Dans PaperPort Professional, la fonction Imprimer au format PDF permet d’importer ces
fichiers au format « PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard) ».
La fonction Imprimer sur le bureau PaperPort permet de capturer des pages Web et de
les formater en vue de leur impression.
Capture d’une page Web
Vous pouvez capturer des pages Web et les importer sur le bureau PaperPort sous
forme d’images PaperPort (.max) ou d’images PDF. Les objets ainsi capturés
servent de liens vers les sites Web correspondant aux pages capturées.
Après avoir capturé une page Web, vous pouvez l’afficher, l’archiver, accéder à la page Web
correspondante en ligne (objets au format MAX uniquement), ou en indexer le contenu.
La fonction Imprimer sur le bureau PaperPort permet de capturer des pages Web et de les
formater pour impression ; ces copies peuvent ensuite être ajoutées à l’index All-in-One
Search de PaperPort.
Ajout d’un dossier dans PaperPort
PaperPort dispose d’un système de classement en dossiers qui facilite
l’archivage et le partage d’objets. Dans le panneau Dossiers, vous
pouvez effectuer les actions suivantes :
• Ajouter d’autres dossiers présents sur votre ordinateur.
• Créer des dossiers et définir des liens vers des unités réseau
mappées ou des dossiers stockés sur des périphériques externes.
La première fois que vous lancez PaperPort, le panneau Dossiers
affiche une structure de dossiers standard destinée à servir de point
de départ pour vos activités. À l’exception du dossier « Mes documents PaperPort », vous
pouvez déplacer ou supprimer ces dossiers à tout moment.
20
Acquisition d’objets
GSG11.book Page 21 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Le panneau Dossiers peut recevoir des dossiers existants, y compris des liens vers des
dossiers en réseau ou vers des dossiers stockés sur des périphériques externes raccordés à
votre ordinateur. Tout objet accessible à partir du panneau Dossiers est disponible dans
PaperPort.
Pour plus de détails sur la gestion et l’utilisation des dossiers PaperPort, consultez l’aide en
ligne.
Les notes de dossier vous permettent d’attribuer automatiquement les mêmes propriétés
à tous les fichiers PDF ou MAX qui sont placés dans un dossier, par numérisation ou à
l’aide de la fonction DesktopDelivery.
DesktopDelivery
DesktopDelivery (PaperPort Professional 11 uniquement)
surveille les dossiers locaux ou en réseau et détecte l’arrivée de
fichiers du type spécifié (PDF, TIFF, JPEG et MAX) dans ces
dossiers. Il permet également de surveiller l’arrivée de fichiers
joints dans les dossiers de réception de vos e-mails, et d’importer
automatiquement ces fichiers vers les dossiers PaperPort
DesktopDelivery spécifiés (dossiers PaperPort désignés pour
recevoir les fichiers d’un dossier surveillé à l’extérieur de
PaperPort). Cliquez avec le bouton droit sur un dossier PaperPort,
puis sélectionnez DesktopDelivery dans le menu contextuel qui
apparaît.
Dossier de messagerie surveillé
Dossier surveillé
Vous pouvez définir automatiquement les propriétés des fichiers PDF et MAX placés dans
un dossier DesktopDelivery spécifique. Reportez-vous aux Guides d’apprentissage ou à
l’Aide en ligne de PaperPort pour plus d’informations.
PaperPort – Guide de mise en route
21
GSG11.book Page 22 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Importation de photos à partir d’un appareil numérique
Vous pouvez importer sur le bureau PaperPort les photos prises à l’aide
d’appareils numériques. Pour ce faire, vous devez connecter votre appareil photo à
l’ordinateur. S’il est reconnu comme un nouveau lecteur, vous pouvez commencer à
importer vos fichiers. Dans le cas contraire, vous pourrez importer les images via l’interface
TWAIN ou WIA de l’appareil qui doit apparaître si vous avez correctement installé le
pilote correspondant.
Ne modifiez pas les images sur votre appareil photo, vous risquez d’être déçu du résultat
obtenu. Nous vous conseillons plutôt d’importer vos fichiers dans PaperPort et d’utiliser
les outils SET pour les éditer.
Retouche d’une image
Lorsque vous affichez une image (photo ou autre élément
graphique) dans une fenêtre de page, vous disposez de nombreux
outils pour l’améliorer.
Vous pouvez redresser une page numérisée, éclaircir une photo
sous-exposée, ajuster les couleurs ou les nuances d’un élément
graphique, supprimer les taches et les marques « parasites » sur
une page, effacer les ombres et les traces qui apparaissent autour
d’une page numérisée, ou réduire les effets de flou. Vous pouvez
également faire pivoter un objet, améliorer les lignes d’un tableau
ou d’un formulaire, supprimer les yeux rouges des photos prises
au flash et découper des sections dans une image.
Certains outils SET sont spécialement conçus pour la retouche de photos ou d’images.
D'autres (présentés avec un fond grisé dans le tableau suivant) vous permettent d’optimiser
vos documents en vue de la reconnaissance optique de leur texte.
Cliquez sur la barre des outils graphiques avec le bouton droit de la souris pour
sélectionner les icônes que vous souhaitez afficher.
22
Retouche d’une image
GSG11.book Page 23 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Outils SET (Scanner Enhancement Technology)
Sélectionner
une zone
L’outil Sélectionner une zone permet de sélectionner la
zone d’image à couper, à copier ou à supprimer à l’aide
des commandes du menu Édition ou du menu
contextuel. Il permet également de sélectionner une zone
d’image pour recadrage ou pour appliquer l’outil Antiyeux rouges.
Faire pivoter
une image
Cliquez sur le bouton 90° droite pour faire pivoter l’objet
sélectionné de 90 degrés vers la droite.
Redresser
une image
Lorsqu’une page est numérisée de travers, vous pouvez
utiliser les boutons Redresser et Redresser
automatiquement pour la corriger Le redressement des
lignes de texte d’un fichier image permet d’obtenir de
meilleurs résultats d’OCR.
Améliorer
une image
L’outil Améliorer automatiquement ajuste la luminosité,
le contraste, les couleurs et les nuances de l’image :
PaperPort analyse celle-ci et essaie de corriger les
problèmes détectés.
Vous pouvez également ajuster une image manuellement à
l’aide de l’outil Améliorer. Cet outil vous permet de
modifier manuellement la luminosité, le contraste, la
couleur et la teinte, et de choisir le meilleur rendu parmi
les neuf aperçus qui vous sont proposés.
Affiner
une image
L’outil Affiner permet de réduire le flou d’une image (ou
de créer un effet de flou dans une image nette).
Supprimer
l’effet « yeux
rouges »
L’outil Anti-yeux rouges vous permet de supprimer l’effet
« yeux rouges » d’une zone sélectionnée sur une photo.
Cet effet se produit lorsque vous photographiez des
personnes ou des animaux sous faible lumière ou avec un
flash.
PaperPort – Guide de mise en route
23
GSG11.book Page 24 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Supprimer une Lorsque vous souhaitez travailler avec une certaine zone
partie d’une
d’un objet (ou enregistrer seulement cette zone), vous
image
pouvez la sélectionner et supprimer le reste de l’objet.
Utilisez l’outil Sélection pour délimiter la zone à
conserver, puis l’outil Découper pour supprimer le reste
de l’image.
Vous pouvez également sélectionner l’outil Gomme, puis
supprimer certaines parties de l’image en déplaçant la
souris.
Supprimer les
parasites
Les images numérisées de page présentent parfois des
« parasites » (points, taches ou autres imperfections) ;
pour les éliminer, sélectionnez l’outil Supprimer les
parasites. Cet outil, fonctionnant sur des images en noir
et blanc, vous permet d’obtenir de meilleurs résultats lors
de vos travaux d’OCR.
Renforcer les
lignes
L’outil Renforcer les lignes, utilisable sur des images en
noir et blanc, permet de faire ressortir les traits et de
retracer les traits partiellement imprimés dans les tableaux
ou les formulaires. Cet outil permet d’obtenir de meilleurs
résultats de reconnaissance.
Effacer les
bordures
Utilisez cet outil pour effacer les ombres et les
imperfections qui apparaissent autour d’une image
numérisée, afin d’améliorer les performances d’OCR.
Définir le point Cliquez sur cet outil, puis cliquez sur une couleur claire de
blanc
l’image que vous souhaitez définir comme point blanc de
référence. Pour plus d’explications, reportez-vous à la
section suivante.
Définir le point Cliquez sur cet outil, puis cliquez sur une couleur sombre
noir
de l’image que vous souhaitez définir comme point noir
de référence. Les couleurs choisies comme « point blanc »
et « point noir » sont affichées dans la barre d’état.
Appliquer les
points noirs et
blancs actuels
24
Retouche d’une image
Cliquez sur cet outil pour appliquer les nouvelles valeurs
des points noirs et blancs à l’image. Si vous n’êtes pas
satisfait des résultats obtenus, annulez vos modifications,
puis choisissez de nouvelles valeurs.
GSG11.book Page 25 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
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Modification des valeurs des points noirs et blancs
La définition de points noirs et blancs vous permet d’améliorer la qualité de vos images,
en supprimant les zones très sombres ou surexposées. En définissant ces valeurs, toutes
les couleurs plus claires que celle du « point blanc » deviendront blanches, et toutes les
couleurs plus sombres que celle du « point noir » deviendront noires. Cette
fonctionnalité s’avère très pratique pour supprimer le fond gris ou les ombres d’un
document dont vous souhaitez extraire le contenu par OCR. Sélectionnez un des pixels
sombres du fond de l’image, définissez-le comme « point blanc », puis sélectionnez la
commande Appliquer les points noirs et blancs actuels. Le fond de l’image deviendra
blanc. Pour une photo couleur, la modification des valeurs des points noirs et blancs a
une incidence sur le contraste et les couleurs.
Avant :
Après :
Vous pouvez appliquer de nouveaux points blancs et noirs à des images individuelles,
comme décrit précédemment.
Vous pouvez également appliquer ces valeurs comme amélioration automatique, à
toutes les pages importées à l’aide d’un profil de numérisation.
Édition de plusieurs objets à la fois
Dans PaperPort, le traitement d’objets en groupe est souvent
désigné par « traitement par lot ». Ce mode de traitement peut
être appliqué à la plupart des fonctions PaperPort – par exemple,
améliorer, modifier ou faire pivoter plusieurs images en une seule
opération.
Pour exécuter un traitement par lot, sélectionnez les images
requises sur le bureau PaperPort, choisissez Outils SET dans le menu Objet, puis
sélectionnez la commande requise. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne de
PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route
25
GSG11.book Page 26 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Annotation d’une page
PaperPort propose un éventail complet d’outils d’annotation qui vous permettent
d’ajouter des informations sur vos documents numérisés.
Dans les fichiers image au format PaperPort (.max) ou PDF, les annotations sont
éditables : vous pouvez à tout moment les déplacer, les modifier, les supprimer ou éditer le
texte qu’elles contiennent. Dans les autres types d’image (par exemple, fichiers JPEG ou
BMP/Windows), les annotations deviennent « incorporées » lorsque vous enregistrez
l’objet. Si le format de l’objet sélectionné ne supporte pas les annotations, PaperPort
désactive les outils d’annotation.
Les outils d’annotation de PaperPort permettent d’enrichir un document en insérant un
commentaire ou une note, en surlignant un paragraphe en couleur, en traçant des traits et
des flèches ou en apposant un tampon électronique.
Pour distribuer un document comportant des annotations à un utilisateur ne disposant pas
de PaperPort, il suffit de le convertir au format PDF et de l’envoyer comme pièce jointe à
un e-mail : lorsque le destinataire clique deux fois sur cette pièce jointe, le fichier PDF – et
ses annotations d’origine – s’affiche dans le programme PDF par défaut du système.
Outils d’annotation
Les fonctions d’annotation sont accessibles à partir de la barre des outils d’annotation
affichée dans chaque fenêtre de page. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un outil
pour en modifier les propriétés. Ces modifications s’appliqueront à tous les futurs objets
créés à l’aide de cet outil, sans affecter les annotations existantes. Pour désactiver un outil
d’annotation, cliquez simplement sur un autre outil, comme par exemple l’outil
Sélectionner une annotation.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre des outils d’annotation pour définir
les icônes que vous souhaitez afficher.
Sélectionner une
annotation
26
Annotation d’une page
Sélectionnez cet outil, puis cliquez sur une
annotation pour la déplacer, la couper, la copier ou
la redimensionner sur la page. Cliquez deux fois sur
une note ou sur une étiquette de texte pour en
modifier le contenu.
Cliquez avec le bouton droit sur une annotation
sélectionnée pour en modifier les propriétés.
GSG11.book Page 27 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Note
Pour ajouter un commentaire de quelques lignes,
sélectionnez cet outil et insérez une note
redimensionnable, semblable aux papillons en
papier partiellement adhésifs utilisés dans les
bureaux.
Texte
Cet outil permet d’ajouter une légende ou un libellé
d’une ligne sur fond transparent.
Surlignage
Cet outil permet de surligner certaines informations
ou un paragraphe important à l’aide d’un « crayon
feutre ».
Main levée
Cet outil permet d’ajouter des traits de forme
irrégulière, d’entourer un paragraphe ou une photo,
etc.
Trait ou flèche
Cet outil permet de tracer des lignes droites avec ou
sans pointe de flèche.
Tampon
Cet outil permet d’apposer un « tampon »
électronique (toute image bitmap disponible) sur le
contenu de la page.
Protection d’un objet
PaperPort Professional 11 vous permet de modifier le niveau de sécurité
de vos fichiers PDF (jusqu’à la version 1.5). Si vous créez des fichiers PDF
à partir de fichiers existants (en copiant, par exemple, une vignette de page
dans un espace de travail), les paramètres de sécurité du fichier généré sont
identiques à ceux du fichier d’origine. Les fichiers PDF entièrement
nouveaux sont générés en fonction des paramètres de sécurité par défaut
appliqués aux fichiers PDF par PaperPort, définis dans le menu Outils.
Le programme supporte deux types de mot de passe, à savoir : le mot de passe d’ouverture
qui limite l’accès au document en interdisant son ouverture par les utilisateurs non
autorisés ; et le mot de passe de permissions qui définit les actions que les utilisateurs
peuvent effectuer sur le document. Si aucun mot de passe de permissions n’est spécifié, le
fichier pourra être exploité sans aucune restriction.
PaperPort – Guide de mise en route
27
GSG11.book Page 28 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Classement d’un objet
Avec PaperPort, vous pouvez regrouper les objets apparentés dans des dossiers
faciles à retrouver et à explorer. Vous pouvez faire glisser des objets d’un dossier (ou d’un
sous-dossier) à un autre ou du bureau PaperPort à un dossier/sous-dossier. Vous pouvez
associer des propriétés (sujet, auteur, mots clés, etc.) aux objets pour faciliter leur recherche
ultérieure. Vous pouvez également déplacer et copier des objets entre des dossiers de
différents espaces de travail, en divisant le bureau. En mode d’affichage Vignettes, le nom
de chaque objet apparaît sous sa vignette ; s’il s’agit d’un objet multipage (pile), le nom
générique de l’objet apparaît sous le nom de chaque page.
À partir de la boîte de dialogue Gestionnaire de dossiers, vous
pouvez ajouter, déplacer, renommer et supprimer des dossiers
PaperPort. Pour mieux différencier les dossiers PaperPort, vous
pouvez changer la couleur de leur icône. Il est également
possible d’ajouter, de déplacer, de renommer et de supprimer
n’importe quel dossier dans l’Explorateur Windows, affiché au
sein de la structure des dossiers PaperPort. Ces modifications
seront automatiquement appliquées dans PaperPort.
Dans le panneau Dossiers, vous pouvez faire glisser, copier ou déplacer des sous-dossiers (et
leur contenu) vers d’autres dossiers ou sous-dossiers PaperPort, créer et supprimer des
sous-dossiers, et définir des notes de dossier. Vous pouvez également modifier directement
les paramètres de partage et de sécurité, ainsi que la configuration de DesktopDelivery
pour chaque menu contextuel associé aux dossiers.
Le bouton Précédent permet d’afficher un à un les derniers dossiers consultés,
dans un ordre chronologique. Similaire à celui d’Internet Explorer, ce bouton
accélère la navigation en amont de façon indépendante pour les deux espaces de
travail.
Vous pouvez ajouter des notes à vos dossiers, en fonction de leur contenu. Par
exemple : nom, numéro, adresse e-mail ou date de naissance d’un client ou
bien encore référence d’un projet.
Lors de l’importation de documents par numérisation ou via la fonctionnalité
DesktopDelivery, ces informations seront automatiquement ajoutées à tous les fichiers
PDF ou MAX placés dans ce dossier. Il vous sera dès lors beaucoup plus simple de lancer
des recherches sur ces objets grâce à un utilitaire de recherche, tel que All-in-One Search de
PaperPort.
Les notes de dossier ne sont ajoutées automatiquement que si vous sélectionnez l’option
« Ajouter automatiquement les mots clés des notes de dossier » de l’onglet Sortie de la
boîte de dialogue Paramètres de numérisation ou (dans PaperPort Professional avec
DesktopDelivery) dans la boîte de dialogue Propriétés du dossier.
28
Classement d’un objet
GSG11.book Page 29 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Ajout de critères de recherche à un objet
Vous pouvez affecter des propriétés aux images PaperPort et aux fichiers PDF,
puis utiliser ces propriétés comme critères de recherche pour retrouver les
objets correspondants.
Vous pouvez également affecter simultanément les mêmes mots clés à plusieurs objets pour
faciliter la recherche ultérieure d’objets apparentés.
Sélectionnez plusieurs objets sur le bureau PaperPort, puis choisissez Propriétés dans le
menu contextuel ; les mots saisis dans les champs Sujet, Auteur et Mots clés seront
appliqués à tous les objets sélectionnés.
Les notes de dossier vous permettent également d’attribuer automatiquement les mêmes
propriétés à tous les fichiers PDF ou MAX qui sont placés dans un dossier, par
numérisation ou à l’aide de la fonction DesktopDelivery. Entrez des informations dans les
champs Sujet, Auteur et Mots-clés. Ces notes ne sont ajoutées que si vous sélectionnez
l’option « Ajouter automatiquement les mots clés des notes de dossier » de l’onglet Sortie
de la boîte de dialogue Paramètres de numérisation ou (dans PaperPort Professional) dans
la boîte de dialogue Propriétés du dossier de la fonction DesktopDelivery.
PaperPort – Guide de mise en route
29
GSG11.book Page 30 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Recherche d’un objet
PaperPort propose de nombreuses solutions pour la recherche d’objets. Dans
certains cas, vous pouvez retrouver rapidement un objet en parcourant simplement des
yeux les vignettes affichées sur le bureau PaperPort.
Toutefois, si vous travaillez avec un nombre important de dossiers et de documents, il est
nécessaire de faire appel aux fonctions All-in-One Search.
All-in-One Search propose de nombreuses options pour la configuration de la recherche
(emplacement, cible et conditions d’exécution, inclusion du texte indexé, etc.). Les
informations recherchées (nom de fichier, auteur, mots du contenu, etc.) constituent les
« critères de recherche ».
Lorsque vous recherchez un objet, vous pouvez spécifier deux types de critères :
•
les propriétés de l’objet ;
•
le contenu textuel.
Recherche d’un objet en fonction de ses propriétés
Pour rechercher un objet (quel que soit son type), vous pouvez spécifier son nom.
Pour rechercher un fichier PDF ou une image PaperPort (.max), vous pouvez également
spécifier les propriétés de l’objet : mots clés, auteur, sujet, etc.
Lorsque votre recherche porte sur les propriétés d’un objet, désactivez l’option « Utiliser
l’index All-in-One », puis entrez vos critères comme suit :
•
Nom – nom donné à l’objet (qui peut être différent de celui du fichier).
•
Auteur – tel que défini dans les propriétés de l’objet.
•
Mots clés – tels que définis dans les propriétés de l’objet.
•
Commentaires – tels que définis dans le champ Sujet des propriétés de l’objet.
•
Annotations – notes ou étiquettes de texte ajoutées à des fichiers PDF ou MAX.
•
URL – texte contenu dans les liens des pages Web capturées.
Les champs Auteur, Mots clés, Commentaires et URL ne sont disponibles que pour les
fichiers PDF ou MAX.
30
Recherche d’un objet
GSG11.book Page 31 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Recherche de mots dans un objet
Pour pouvoir rechercher les mots contenus au sein d’un objet, vous devez ajouter ce
dernier dans l’index All-in-One Search et cocher la case Utiliser l’index All-in-One lors
de la recherche. Lorsque la recherche fait appel à l’index All-in-One, vous pouvez spécifier
les propriétés et/ou des mots du contenu textuel des objets.
Indiquez la portée de votre recherche :
•
tous les fichiers, mais pas les sous-dossiers, du dossier actuel ;
•
le dossier actuel, ainsi que tous ses sous-dossiers ;
•
l’ensemble des dossiers PaperPort et de leurs sous-dossiers.
Indiquez ensuite la précision de votre recherche :
•
L’option « Texte exact » recherche des mots tels qu’ils ont été saisis, ainsi que leurs
déclinaisons finales courantes. Par exemple, la recherche du mot joue trouvera joues,
jouerons, etc.
•
Avec l’option « Texte voisin », votre recherche pourra renvoyer d’autres mots, tels
que : jour ou joute.
Une fois la recherche terminée, les résultats sont affichés sous la forme d’un tableau, dans
lequel chaque occurrence trouvée est placée dans une ligne distincte. Sélectionnez une
occurrence puis cliquez sur le bouton Afficher le texte pour l’afficher dans son contexte.
Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Copier le texte pour extraire du texte du fichier
et le placer dans le Presse-papiers. Vous pouvez également, dans la fenêtre des résultats,
cliquer avec le bouton droit sur un fichier trouvé, puis choisir « Ouvrir » afin de lancer le
document dans l’application associée. La commande « Ouvrir le dossier conteneur »
permet d’accéder au dossier dans lequel est placé le fichier.
Pour affiner les résultats d’une recherche en fonction des propriétés des fichiers, cochez les
options correspondantes à la section Nom, auteur, mots clés… et entrez le texte
correspondant.
Ajout d’objets à l’index All-in-One Search
L’index All-in-One Search utilise le moteur d’OCR intégré à PaperPort pour identifier et
extraire le contenu textuel des objets et créer une base de données contenant les mots et les
expressions figurant dans ce contenu textuel.
Les propriétés des objets analysés (nom, auteur, commentaire, mots clés, etc.) sont
également enregistrées dans l’index.
La création d’un index prend un certain temps, mais elle permet par la suite des recherches
efficaces et ultrarapides.
PaperPort – Guide de mise en route
31
GSG11.book Page 32 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Dans l’onglet Recherche de la boîte de dialogue Options PaperPort (commande Options
du menu Outils), vous pouvez demander que l’index All-in-One Search soit mis à jour
chaque fois que vous ajoutez un objet ou que vous modifiez un objet existant. Vous pouvez
également définir la durée d’attente de PaperPort avant le démarrage du processus de mise
à jour de l’index.
Vous pouvez également lancer une mise à jour manuelle de l’index All-in-One Search
portant sur un seul objet, les objets d’un ou de plusieurs dossiers ou l’ensemble des objets.
Par ailleurs, il est conseillé de mettre à jour régulièrement l’index All-in-One Search, afin
de réduire la durée de l’indexation.
Utilisez le gestionnaire d’index intégré à PaperPort Professional 11 pour créer et planifier
à intervalles réguliers les tâches d’indexation. Pour accéder rapidement à vos processus
d’indexation réguliers, lancez le gestionnaire d’index directement depuis le panneau Allin-One Search.
Panneau All-in-One Search
Le panneau All-in-One Search permet de spécifier des critères de
recherche et de sélectionner les options à appliquer lors d’une
recherche d’objets.
Si vous recherchez des fichiers sans vous préoccuper de leur contenu
textuel, vous pouvez vous contenter de spécifier une ou plusieurs
propriétés dans le champ Nom, auteur et mots clés….
Si vous cochez la case Utiliser l’index All-in-One Search, la recherche
porte à la fois sur les propriétés des objets et sur leur contenu textuel.
Entrez les propriétés de document dans les champs Nom, auteur,
mots clés, et le texte recherché dans le champ Contenant le texte
indexé.
La recherche renvoie une liste d’objets dont les propriétés correspondent à vos critères.
Les champs Auteur, Mots clés, Commentaires et URL ne sont disponibles que pour les
fichiers PDF ou MAX.
Format PDF avec recherche
En complément des fonctions d’indexation et de recherche intégrées à
PaperPort, vous pouvez également créer des fichiers au format PDF avec
recherche qui peuvent être indexés, puis explorés par des applications
extérieures à PaperPort.
32
Recherche d’un objet
GSG11.book Page 33 Monday, December 11, 2006 4:43 PM
Un fichier « PDF avec recherche » est un type de format de fichier PDF. Il contient une
représentation bitmap du document ou du graphique et le contenu textuel sous forme de
texte masqué. L’apparence et la mise en page du fichier PDF sont identiques à celles du
document source, et vous pouvez faire des recherches sur le contenu textuel à l’aide de
différentes applications extérieures à PaperPort, dont Adobe® Acrobat®.
Vous pouvez créer des fichiers au format PDF avec recherche si vous disposez de ScanSoft
OmniPage (la version professionnelle d’OmniPage 11 ou supérieure) en plus de
PaperPort Professional 11.
Planification de tâches d’indexation
Le gestionnaire d’index est une application
intégrée à PaperPort Professional 11, conçue
pour créer, modifier et planifier les tâches
d’indexation associées à un dossier local ou
en réseau spécifique. Les fichiers indexés
peuvent faire l’objet de recherches avec Allin-One Search.
Vous pouvez définir pour les nouvelles tâches
le dossier à rechercher (local ou en réseau),
inclure ou non les sous-dossiers, définir
l’heure d’exécution de la tâche et les
répétitions éventuelles (durée, critère et
calendrier), activer et désactiver une tâche, suspendre son exécution ou ignorer une
occurrence. La boîte de dialogue des paramètres du programme permet de définir quand et
comment le gestionnaire d’index doit s’arrêter.
Partage de fichiers
Avec les outils PaperPort, vous pouvez très facilement partager fichiers, images et autres
objets avec vos amis, vos collègues ou vos collaborateurs.
Ces outils sont intégrés à PaperPort et disponibles instantanément à partir des menus, des
barres d’outils et des barres de commande.
Ils permettent de réaliser les opérations suivantes :
• Transmettre des objets par e-mail en les faisant glisser sur une icône de
messagerie affichée dans la barre Envoyer vers.
• Numériser ou convertir un objet au format PDF – le format le plus
répandu pour la diffusion et le partage de documents.
PaperPort – Guide de mise en route
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• Accéder aux dossiers partagés d’un réseau en les ajoutant dans le
panneau Dossiers de PaperPort.
• Accéder aux paramètres de partage et de sécurité directement à partir du
menu contextuel des dossiers.
Avec PaperPort, vous pouvez très facilement
définir un dossier sur serveur ou sur PC qui
servira d’emplacement de stockage partagé pour
les documents utilisés par différents utilisateurs.
Chaque utilisateur PaperPort peut se connecter à
ce dossier et exécuter les fonctions PaperPort
permettant de retrouver et récupérer ces
documents instantanément.
Vous pouvez également convertir des objets aux formats de nombreux autres programmes.
Pour consulter la liste complète des liens d’application supportés, visitez les pages
consacrées à PaperPort sur le site Web de Nuance : www.nuance.fr.
Envoi d’un objet vers une application liée
Par simple « glisser-déposer », vous pouvez ouvrir instantanément tous vos fichiers dans
vos applications préférées. Il vous suffit de le faire glisser sur l’icône de cette application,
qui est affichée dans la barre Envoyer vers.
La barre Envoyer vers permet également d’envoyer des e-mails et des fax. Lorsque vous
faites glisser un document numérisé sur la barre Envoyer vers, PaperPort convertit celui-ci
sous un format supporté par l’application cible.
Par exemple, si vous faites glisser l’image numérisée d’une lettre sur le lien (icône) Word de
la barre Envoyer vers, PaperPort détermine automatiquement que l’application cible doit
recevoir un fichier de texte ou .doc et non un fichier image : il exécute automatiquement
son logiciel d’OCR intégré pour convertir ce fichier image en texte éditable par Word.
OmniPage
Flux de travail OmniPage
Microsoft Outlook®
PDF Converter
PaperPort supporte la plupart des applications du marché : programmes de traitement de
texte et d’édition graphique, tableurs, télécopie, Internet, e-mail, graphiques, OCR, FTP,
etc. Le lien d’application présent dans la barre Envoyer vers exécute automatiquement les
conversions de format nécessaires et dispose généralement d’options permettant de
paramétrer l’envoi des objets.
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Envoi d’un objet vers une application liée
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Utilisation d’OmniPage avec PaperPort
Si PaperPort est présent sur un ordinateur doté d’OmniPage, les services d’OCR
de ce dernier viennent compléter les fonctionnalités de PaperPort. Pour choisir un
programme d’OCR, cliquez avec le bouton droit sur le lien PaperPort d’application de
texte, sélectionnez Options Envoyer vers, puis spécifiez OmniPage en tant que programme
d’OCR à utiliser, au lieu de l’option OCR PaperPort toujours disponible.
Avec OmniPage, vous pouvez réaliser les opérations suivantes :
•
Convertir instantanément vos documents imprimés en documents Microsoft Office.
•
Convertir vos fichiers PDF en documents totalement éditables et parfaitement mis en
page.
•
Archiver vos documents en créant un nombre illimité de fichiers PDF sur lesquels
vous pouvez lancer des recherches.
•
Traiter automatiquement les images provenant de scanners ou d’imprimantes
multifonctions de réseau.
•
Numériser des documents et les convertir aux formats XML, PDF, TIFF et autres.
•
Partager vos documents en les envoyant par e-mail, en les diffusant sur Internet et en
les enregistrant aux formats XML et e-Book.
• Contrôler instantanément et efficacement les conversions de documents
à l’aide de flux de travail OmniPage.
Personnalisation de la barre Envoyer vers
Vous pouvez modifier l’apparence de la barre Envoyer vers, en ajoutant des programmes et
en supprimant ou réorganisant les icônes de programmes. Pour plus de détails, consultez
l’aide en ligne de PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route
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Options Envoyer vers
Pour paramétrer le comportement d’une application
liée, vous pouvez utiliser ses « options Envoyer
vers ». Par exemple, vous pouvez spécifier le format
de fichier dans lequel PaperPort doit enregistrer un
document.
Si la version professionnelle d’OmniPage 14 ou
supérieure est installée sur votre système,
sélectionnez Options Envoyer vers pour choisir un
flux de travail associé au lien Flux de travail
OmniPage.
Pour envoyer un objet PaperPort par e-mail, il suffit
de le faire glisser sur l’icône d’une application de
messagerie présente dans la barre Envoyer vers.
Utilisez les options de cette messagerie pour spécifier
le format de l’objet joint et le ou les destinataires,
pour rédiger un message d’accompagnement, etc.
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Envoi d’un objet vers une application liée
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Conversion d’un objet
PaperPort peut convertir les documents numérisés et les objets de texte en formats d’image
et inversement.
Conversion d’un objet de texte en image
Vous pouvez convertir un document numérisé et un objet de texte en format d’image.
La commande Enregistrer sous permet d’enregistrer une image sous différents formats
d’image standard, y compris PDF, JPEG, TIFF et Image PaperPort (.max).
Pour convertir un objet de texte ou une image en image PaperPort (.max), utilisez la
commande Reproduire comme image PaperPort. La commande Reproduire comme
objet PDF permet de convertir un objet de texte en PDF Image.
Si vous disposez de PaperPort Professional 11, vous pouvez également convertir les objets
de texte (par exemple, les documents Word) au format « PDF Texte formaté et
graphiques ».
Le traitement par lot permet de convertir plusieurs objets à la fois. Pour plus de détails,
consultez l’aide en ligne de PaperPort.
Assemblage de documents
PaperPort vous permet d’assembler simplement et rapidement des documents en les
empilant ou en les combinant.
Vous pouvez ainsi empiler plusieurs fichiers PDF ou images PaperPort (MAX) au sein
d’un seul et unique fichier PDF ou MAX. Les fichiers que vous souhaitez compiler doivent
tous se trouver dans le même dossier, et vous devez les sélectionner en suivant l’ordre dans
lequel vous souhaitez qu’ils apparaissent dans la pile. Une fois vos documents sélectionnés,
cliquez sur le bouton Empiler, puis sélectionnez la commande Empiler dans le menu
déroulant, ou sélectionnez Empiler dans le menu contextuel. Les tailles des pages d’origine
sont conservées dans le document empilé. Les fichiers source ne sont pas conservés après
l’opération.
Vous pouvez également combiner des images ainsi que des fichiers MAX et PDF, au sein
d’un même fichier PDF. Vous avez le choix entre les options suivantes :
•
Combiner en pile PDF : Chaque page des documents d’origine devient une page du
fichier PDF combiné, sans être redimensionnée.
•
Combiner en PDF multi-objet, en redimensionnant : Cette option redimensionne
les pages des documents d’origine, et les place quatre par quatre sur les pages du PDF
combiné.
PaperPort – Guide de mise en route
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•
•
Combiner en PDF multi-objet, en conservant les tailles d’origine : Cette option
permet d’insérer autant de pages d’origine que possible sur les pages du fichier PDF
combiné. Avec cette option, la taille des pages combinées reste inchangée.
Combiner en page PDF de vignettes : Cette option permet de créer des vignettes
des pages des documents d’origine, et d’en placer autant que possible sur les pages du
PDF combiné.
Avec les options « Combiner », les fichiers source sont conservés, dans leur format
d’origine.
La combinaison de fichiers prend généralement plus de temps que leur empilage, en
raison de la conversion au format PDF du document obtenu.
PaperPort Professional permet également de combiner des objets de texte. Pour convertir
un objet de texte, l’application qui a été utilisée pour le créer doit être installée sur votre
ordinateur.
Conversion d’une image en texte
Après avoir numérisé un document sur le bureau PaperPort, vous pouvez convertir son
contenu en texte éditable : pour ce faire, faites glisser sa vignette sur l’un des liens de
traitement de texte de la barre Envoyer vers. PaperPort exécute la reconnaissance des
caractères à l’aide de son moteur d’OCR intégré, lance le programme de traitement de
texte et charge le texte reconnu dans un document prêt pour l’édition.
PaperPort vous permet également de sélectionner le texte d’une image et le copier en vue
de l’utiliser dans une application extérieure (programme de traitement de texte ou tableur).
Dans ce cas, le logiciel d’OCR intégré à PaperPort effectue la reconnaissance du texte copié
et le stocke dans le Presse-papiers de Windows. Lancez l’application extérieure et ouvrez le
fichier dans lequel le texte doit être inséré, et utilisez l'option Coller pour coller le texte
dans ce fichier.
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Conversion d’un objet
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Remplissage d’un formulaire numérisé
FormTyperTM est une application intégrée à PaperPort qui permet de remplir
des imprimés (documents médicaux ou d’assurance, formulaires d’inscription ou
de demande de renseignements, déclaration de revenus, etc.) après les avoir
numérisés et importés sur le bureau PaperPort.
Faites glisser le formulaire du
bureau PaperPort vers l'icône
FormTyper affichée dans la barre
Envoyer vers : FormTyper analyse
le formulaire, détecte les zones
susceptibles de recevoir des
données et crée des champs vides
dans ces zones en affectant les
champs d’une couleur pour en
indiquer l’emplacement.
Vous pouvez ensuite remplir le
formulaire à l’aide du clavier (en
utilisant la touche Tab pour passer
d’un champ à un autre). Vous
pouvez également modifier l’agencement des champs, insérer de nouveaux champs et
supprimer les champs superflus. Une fois les données saisies, vous pouvez enregistrer le
formulaire rempli sur le bureau PaperPort et l’imprimer ou l’envoyer par e-mail.
Si vous disposez d’un formulaire pré-imprimé, utilisez l’option Imprimer uniquement les
champs pour « imprimer » vos réponses directement sur le formulaire.
Création de documents PDF
ScanSoft® PDF Create! 4 vous permet de créer des fichiers PDF à partir
d'un ou de plusieurs documents source. Les fichiers PDF créés avec le
programme peuvent être consultés, imprimés, édités et vous pouvez y lancer
des recherches de texte.
PaperPort – Guide de mise en route
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Comment lancer la création de fichiers PDF
Le processus de création de fichiers PDF peut être lancé de plusieurs manières :
•
depuis le menu Démarrer à l'aide de l'Assistant PDF Create!
•
depuis l'Explorateur Windows ou le bureau, à l'aide d'un menu contextuel
•
depuis Microsoft Word, Excel et PowerPoint, à l'aide de la barre d'outils ou des
commandes du menu PDF Create!
Formats PDF
Les fichiers PDF se présentent généralement sous les formats suivants :
• PDF Image
• PDF Image avec recherche
•PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard)
Selon la version de PaperPort dont vous disposez, vous pouvez créer un ou plusieurs de ces
formats PDF. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne de PaperPort.
Le tableau suivant présente les fonctions disponibles dans PaperPort 11 et PaperPort
Professional 11 pour créer les différents types de fichier PDF :
Format
PaperPort 11
PaperPort Professional 11
PDF Image
Numériser
Importer photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
Capture Web
Numériser
Importer photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
Capture Web
PDF Image avec recherche
(OmniPage requis)
Numériser
Importer photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
Capture Web
Numériser
Importer photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
Capture Web
Reproduire l’objet
PDF Texte formaté et
graphiques
Numériser
Importer photo
Numériser
Importer photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Reproduire l’objet
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Création de documents PDF
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Pour obtenir de l’aide
ScanSoft PDF Create! possède un système d’aide en ligne complet au format HTML,
accessible en cliquant sur un hyperlien dans l’Assistant PDF Create!, ou via le menu PDF
Create! de Microsoft Word, Excel ou PowerPoint.
Pendant votre travail, vous pourrez appuyer sur la touche F1 pour obtenir de l’aide sur le
volet actuellement affiché à l’écran.
ScanDirect
Le module ScanDirectTM intégré à PaperPort permet de numériser un
document et de l’envoyer directement vers PaperPort ou vers une application
extérieure sans avoir à lancer PaperPort au préalable.
ScanDirect fonctionne comme programme autonome (accessible à partir du menu
Démarrer de Windows) et possède sa propre barre d’outils.
Avec ScanDirect, vous pouvez numériser un objet et l’envoyer immédiatement vers deux
types de cible :
•
Vers une icône de la barre Envoyer vers de ScanDirect – Les icônes de cette barre
représentent les applications liées à la fois à PaperPort et à ScanDirect. Pour
numériser et envoyer un document vers une application, cliquez sur l’icône de celle-ci
(pour la sélectionner) et numérisez le document : lorsque la numérisation est
terminée, ScanDirect lance automatiquement l’application.
•
Vers le bureau PaperPort – Pour numériser un objet et l’importer dans PaperPort,
cliquez sur l’icône de celle-ci (pour la sélectionner) et numérisez l’objet : lorsque la
numérisation est terminée, PaperPort démarre et affiche l’objet sur son bureau. Vous
pouvez ensuite appliquer à cet objet toutes les fonctions de PaperPort.
Pour plus de détails sur ScanDirect, consultez l’aide en ligne de PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route
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Désinstallation de PaperPort
1. Cliquez deux fois sur l’icône Ajout/Suppression de programmes dans le Panneau de
configuration.
2. Sélectionnez ScanSoft PaperPort 11.0.
3. Cliquez sur Supprimer pour désinstaller le programme ou sur Modifier pour restaurer
les fichiers en cas de corruption.
Le programme est désactivé au début du processus de désinstallation, afin d’éviter tout
problème de réactivation si vous le réinstallez ultérieurement. Les procédures de
désactivation et de ré-activation nécessitent une connexion à Internet.
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Désinstallation de PaperPort
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