Nuance PaperPort 14 Manuel utilisateur

Guide de mise en route
A VIS
J U R I D I Q U E S
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cette publication ne peut être transmise, transcrite, reproduite ni stockée dans un système
de récupération de données, ni traduite dans une langue ou un langage informatique sous
quelque forme ou par quelque moyen que ce soit (mécanique, électronique, magnétique,
optique, chimique, manuel, etc.) sans l'accord écrit préalable de Nuance Communications,
Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA. Le logiciel décrit
dans ce manuel est fourni sous licence ; pour toute utilisation ou reproduction, veuillez
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I MPO R TAN T
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garantie d'aucune sorte, ni expresse ni implicite, y compris mais non seulement, aucune
garantie implicite de qualité commerciale ou d'adéquation à un usage particulier. Certains
états et certaines juridictions n'autorisant pas l'exclusion de garanties expresses ou
implicites dans certains types de transaction, il est possible que la déclaration ci-dessus ne
vous concerne pas. Par ailleurs, Nuance se réserve le droit de réviser cette publication et
d'en modifier le contenu sans être tenu d'avertir quiconque de ces révisions ou
modifications.
C R ÉD ITS E T M A RQ UE S C O M M ER C IA LE S
Reportez-vous à la section correspondante, à la fin de ce guide.
A C CO RD D E L IC E NC E D E L ' UT I LI SA T E UR F IN A L
Pour consulter ce document, ouvrez le volet À propos de PaperPort, accessible depuis le
ruban Aide.
Nuance Communications, Inc.
1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, USA.
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PaperPort 14 – Guide de mise en route, Juillet 2011
T A B L E
D E S
M A T I È R E S
PaperPort – Présentation générale
5
Installation de PaperPort
Activation de PaperPort
Enregistrement
Apprentissage
Utilisation de ce guide
Support technique
Configuration minimum requise
Nouveautés de PaperPort 14
Fonctionnalités clés
6
7
8
8
8
9
10
11
12
Découverte de PaperPort
Bureau PaperPort
Ruban PaperPort
Objets PaperPort
Volet Dossiers
Vignettes d'objets PaperPort
Vignettes de pages PaperPort
Bureau divisé en deux espaces de travail
Signets
Fenêtre d'image
Barre d'outils Accès rapide personnalisable
PDF Viewer Plus
Acquisition d'objets
15
15
16
16
19
21
23
24
24
26
27
27
28
Importation d'objets par numérisation
Configuration de votre scanner à l'aide de PaperPort
Profils de numérisation
Impression sur le bureau PaperPort
Capture d'une page Web
Ajout d'un dossier dans PaperPort
Importation de photos à partir d'un appareil numérique
Retouche d'une image
29
30
31
32
32
33
35
35
Édition de plusieurs objets à la fois
42
PaperPort – Guide de mise en route
iii
Annotation d'une page
43
Outils d'annotation
44
Protection d'un objet
45
Ajout de critères de recherche à un objet
Recherche d'un objet
Recherche d'un objet en fonction de ses propriétés
Recherche de mots dans un objet
Ajout d'objets à l'index All-in-One Search
Volet All-in-One Search
Planification de tâches d'indexation
Partage de fichiers
Connexion à des sites de stockage distant
48
49
49
50
51
52
54
54
55
Envoi d'un objet vers une application liée
57
Personnalisation de la barre Envoyer vers
58
Conversion d'un objet
Conversion d'un objet de texte en image
Empilage de documents
Compilation de documents
Conversion d'une image en texte
Remplissage d'un formulaire
Prise en charge de fichiers PDF
Création de documents PDF
Création de documents PDF avec PDF Create
ScanDirect
60
60
60
61
62
62
63
66
67
69
Désinstallation de PaperPort
71
Marques commerciales
72
iv
Table des matières
PaperPort – Présentation générale
Bienvenue dans le Guide de mise en route de Nuance® PaperPort®. Ce guide au
format PDF est adapté aux logiciels de lecture d'écran. Si vous l'imprimez sur
papier, nous vous conseillons d'imprimer deux pages par feuille en recto verso.
PaperPort offre la solution la plus simple et la plus rapide pour toute personne
qui souhaite transformer des documents papier en fichiers numériques faciles à
gérer, à retrouver et à manipuler. PaperPort peut communiquer avec des
scanners, des imprimantes multifonction et des photocopieurs numériques en
réseau pour transformer des documents papier en fichiers numériques. PaperPort
propose également un système de dossiers clair et pratique.
Grâce aux larges vignettes de documents affichées sur le bureau PaperPort, vous
pouvez réaliser visuellement le classement, la récupération et la manipulation
des documents numérisés : fichiers Word, feuilles de calcul, fichiers PDF et
photos numériques. Les outils SET (Scanner Enhancement Technology) de
PaperPort vous permettent de retoucher vos documents numérisés, et les outils
d'annotation permettent d'ajouter des commentaires et des mises en surbrillance
à n'importe quelle image numérisée.
Programmes fournis
PaperPort 14 comprend une imprimante d'image PaperPort, une application
ScanDirect (décrite plus loin), un Assistant de configuration de scanner, une
application ImageViewer (pour visualiser et manipuler des images dans une
fenêtre distincte de PaperPort) et PDF Viewer Plus (pour visualiser et manipuler
des fichiers PDF).
Cette nouvelle version comprend de nouveaux composants, parmi lesquels
PaperPort Anywhere, qui met à votre disposition un espace de stockage Web
sur un site distant géré par Nuance ; Nuance Cloud Connector, qui permet
d'accéder à d'autres sites distants, et enfin un Assistant pour la conversion de
fichiers MAX en fichiers PDF.
Dans PaperPort Professional, PDF Viewer Plus est accompagné de Nuance PDF
Create, qui offre de puissantes fonctions de création de fichiers PDF à partir d'un
large éventail de fichiers source.
PaperPort – Guide de mise en route
5
Installation de PaperPort
Vous pouvez installer PaperPort à partir d'un CD, d'un DVD, ou du site Web de
Nuance. Le programme d'installation offre des instructions simples et claires.
Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran pour installer le logiciel. Vous
devez disposer des droits d'administrateur pour installer et désinstaller le
programme. L'installation de PaperPort comprend cinq éléments qui sont
installés en une seule opération :
•
Le programme PaperPort (avec ImageViewer, ScanDirect, l'Assistant de
conversion de fichiers MAX en PDF, un connecteur Evernote et
l'Assistant de configuration de scanner)
•
PDF Viewer Plus (avec PDF Create si vous installez PaperPort
Professional)
•
•
•
L'imprimante d'image PaperPort
Le composant PaperPort Anywhere
Le composant Nuance Cloud Connector (installation facultative)
PDF Viewer Plus n'est pas installé si PDF Converter Professional (version 6 ou
supérieure), le produit PDF haut de gamme de Nuance, est détecté sur votre
ordinateur. En effet, PDF Converter Professional offre toutes les fonctionnalités
de PDF Viewer Plus, et bien d'autres encore.
La dernière version de PDF Viewer Plus ne peut pas coexister avec Nuance PDF
Converter Professional 5 ou une version inférieure. Vous devrez choisir le
programme que vous souhaitez conserver. Pour utiliser une ancienne version de
PDF Converter Professional avec PaperPort, cette application doit être associée
aux fichiers PDF dans votre système Windows, et PaperPort doit être configuré
pour ouvrir les fichiers PDF avec ce programme associé (voir page 63).
Pour installer PaperPort et ses composants clés :
1. Cliquez sur Autorun.
2. Sélectionnez une langue d'installation.
3. Acceptez l'emplacement par défaut du programme ou modifiez-le.
PaperPort – Guide de mise en route
6
Si vous installez PDF Viewer Plus/Create, les options suivantes apparaissent :
Définir Nuance PDF comme programme d'affichage par défaut pour
Windows et Internet Explorer
Cette option fait de PDF Viewer Plus le programme associé par défaut à
l'affichage des fichiers PDF. Les fichiers PDF du bureau PaperPort s'ouvrent par
défaut dans un produit PDF Nuance. Si vous sélectionnez cette option, les
fichiers s'ouvrent dans PDF Viewer Plus lorsque vous double-cliquez sur un
PDF n'importe où sur votre système.
Installer tous les compléments, menus et boutons de Nuance PDF
Ce choix apparaît uniquement dans PaperPort Professional. Cette option place
un ruban ou une barre d'outils Nuance PDF dans Microsoft Word, Excel,
PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, l'Explorateur Windows et Corel
WordPerfect, vous permettant ainsi d'utiliser les fonctions de PDF Create pour
générer des fichiers PDF à partir du document, de la pièce jointe ou de la page
Web en cours. Sélectionnez Panneau de configuration > Ajout/Suppression
de programmes pour activer ou désactiver ultérieurement ces différents
compléments.
Installer Nuance Cloud Connector
Ce composant, dont l'installation est facultative, offre des fonctions pratiques
pour le transfert de fichiers depuis et vers la plupart des sites de stockage en
ligne du marché. Par défaut, ce composant n'est pas installé.
Le fichier Autorun lance ensuite le programme d'installation. Ce programme
vous permet de choisir entre une installation complète et personnalisée.
Choisissez l'installation personnalisée uniquement si vous souhaitez ajouter vos
propres dossiers aux dossiers PaperPort fournis pendant l'installation. Vous avez
la possibilité d'ajouter des dossiers par la suite (reportez-vous à la page 33).
Activation de PaperPort
La plupart des versions de PaperPort 14 exigent une activation. L'activation et la
désactivation du programme requièrent une connexion à Internet. Vous serez
invité à activer votre logiciel à la fin de l'installation. L'activation peut être
automatique ou manuelle. Nous vous recommandons l'activation automatique.
PaperPort – Guide de mise en route
7
Si le numéro de série du logiciel est stocké au bon endroit et qu'il a été saisi
correctement, aucune interaction n'est requise de votre part. Aucune information
personnelle ne sera transmise.
Si vous n'activez pas immédiatement le logiciel à la fin de l'installation, vous
serez invité à le faire à chaque démarrage du programme. Si vous n'activez pas
PaperPort 14, vous ne pourrez lancer le programme qu'un nombre limité de fois.
Enregistrement
Lorsque votre copie de PaperPort est enregistrée, vous bénéficiez du support
technique de Nuance® et vous êtes informé en priorité des mises à jour de nos
produits.
À la fin de l'installation de PaperPort, un message vous propose de procéder à
l'enregistrement en ligne de votre copie. À tout moment, vous pouvez modifier
vos informations d'enregistrement en vous rendant sur le site de Nuance, à
l'adresse : http://www.nuance.fr.
Apprentissage
Ce guide décrit les principales fonctions de PaperPort et explique comment
utiliser le programme pour mettre en place un système de gestion de vos
informations. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur l'utilisation de
PaperPort, consultez le système d'aide complet, les guides d'apprentissage, les
notes de version et le site Web de Nuance. Vous pouvez les consulter à partir du
ruban Aide.
Utilisation de ce guide
Ce guide présuppose que vous maîtrisez les principes de travail sous Microsoft®
Windows®. Pour tous détails sur cet environnement (utilisation des boîtes de
dialogue, des menus déroulants et contextuels, des barres de défilement, de la
fonction Glisser-déplacer, etc.), reportez-vous à la documentation Windows
appropriée.
PaperPort – Guide de mise en route
8
Utilisation de l'aide
L'aide de PaperPort offre des informations détaillées sur les fonctions, les
paramètres de configuration et les procédures de travail du programme. L'aide
est disponible à partir du ruban Aide de PaperPort.
Le ruban Aide de PaperPort permet d'accéder à des services complémentaires :
notes techniques, mises à jour du programme, informations sur le produit,
support technique, etc.
PDF Viewer Plus et PDF Converter Professional possèdent leurs propres
systèmes d'aide, qui fournissent notamment des informations concernant la
création de fichiers PDF.
Notes de version
Les Notes de version fournissent des informations de dernière minute sur cette
version de PaperPort. Ce document est disponible sur le CD d'installation,
affichable à partir du ruban Aide de PaperPort, et constitue l'un des modèles de
documents présents sur le bureau PaperPort lors du premier lancement du
programme.
Support technique
Nuance propose un service de support technique gratuit et un service facturé à
l'incident (par téléphone et par e-mail). Par ailleurs, vous pouvez accéder en
permanence et gratuitement à la Base de connaissances (en anglais) proposée sur
notre site Web.
Pour plus de détails sur nos différents services de support technique local et
international et sur la mise à jour de vos logiciels, rendez-vous sur Internet, à
l'adresse www.nuance.fr. Avant de contacter Nuance pour un service de support
technique, nous vous conseillons de lire attentivement la documentation et les
Notes de version.
PaperPort – Guide de mise en route
9
Configuration minimum requise
• Configuration matérielle requise :
― Processeur compatible Intel Pentium™ ou supérieur
― 1 Go de RAM
― 700 Mo d'espace disque disponible pour les fichiers de l'application et
l'installation
― 30 Mo pour Nuance Cloud Connector
― Résolution d'affichage de 1024 x 768 avec 16 bits (65 536 couleurs) ou plus
• Systèmes d'exploitation pris en charge :
― Windows XP 32 bits avec SP3 ou version supérieure
― Windows Vista 32 bits et 64 bits avec SP2 ou version supérieure
― Windows 7, version 32 bits et 64 bits
• Navigateurs Web pris en charge :
― Internet Explorer 7, 8 et 9
― Firefox version 3, 4 et 5
― Chrome : version actuelle (les versions 4 à 12 ont été testées)
Un lecteur de CD/DVD ou un accès à Internet est nécessaire pour l'installation.
Un accès à Internet et un navigateur Web sont nécessaires pour l'activation en
ligne, l'enregistrement, le support technique et les mises à jour automatiques.
Vous obtiendrez de meilleures performances avec un processeur plus puissant
et des valeurs supérieures de RAM et d'espace disque. L'amélioration des
performances sera particulièrement perceptible sur des fichiers image et PDF
volumineux et en couleurs.
PaperPort – Guide de mise en route
10
Nouveautés de PaperPort 14
La version 14 de PaperPort s'est enrichie de nombreuses fonctionnalités qui vous
aident à gérer encore plus efficacement l'ensemble de vos documents :
PaperPort Anywhere
Ce service permet de synchroniser des dossiers PaperPort locaux avec des
dossiers hébergés sur un site de stockage en ligne géré par Nuance. En pratique,
cela signifie que tous les fichiers des dossiers locaux sont transférés vers le site
de stockage distant, et que tous les fichiers ajoutés aux dossiers distants sont
envoyés vers les dossiers PaperPort locaux. Cet espace de stockage distant est
accessible par le biais d'applications clientes développées pour des périphériques
mobiles, par exemple les tablettes Apple iPad™ et Android™. Ainsi, les objets
PaperPort restent disponibles à distance (lors de déplacements professionnels,
par exemple) et les documents capturés à distance (par vous ou par d'autres
utilisateurs) sont directement accessibles depuis PaperPort.
Nuance Cloud Connector
Ce service permet de connecter votre ordinateur et PaperPort à d'autres sites de
stockage distant, notamment Microsoft Live SkyDrive™, GoogleDocs™,
Box.net™, des sites FTP, et bien plus encore. Pour une flexibilité optimale,
Nuance Cloud Connector s'intègre directement à Microsoft Windows. Vous
pouvez ainsi transférer par simple « glisser-déposer » des fichiers vers des
espaces de stockage distant. Si vous exigez des fonctionnalités de transfert plus
complètes, vous pourrez mettre à niveau Nuance Cloud Connector vers Gladinet
Cloud Desktop Pro. Cette version avancée permet notamment d'utiliser des
services de stockage distant pour la sauvegarde et la synchronisation
automatiques de fichiers.
Connecteur Evernote
La barre Envoyer vers propose un lien vers le service de stockage distant
Evernote, pour permettre le transfert d'objets PaperPort vers ce service de
stockage.
PaperPort – Guide de mise en route
11
Ajout de pages Web aux signets
PaperPort Professional permet de mettre en signet des espaces de travail, mais
également des pages Web, pour un accès en un seul clic. Les signets définis dans
votre navigateur Web par défaut apparaissent également dans PaperPort.
Menu contextuel Windows dans PaperPort
Au moment de l'installation, indiquez si vous souhaitez que le menu contextuel
Windows soit repris dans le menu contextuel des objets dans PaperPort.
Nouveaux outils SET
Le large éventail d'algorithmes du nettoyage manuel permet d'obtenir de
meilleures images noir et banc, pour des résultats d'OCR optimisés.
Les nouveaux outils de nettoyage des bordures incluent la suppression
automatique des perforations, le recadrage automatique des pages et le nettoyage
des zones noires.
Accès aux derniers documents numérisés et consultés
De nouvelles commandes du ruban Bureau et de la liste de raccourcis
Windows 7 vous permettent d'accéder rapidement aux documents que vous avez
récemment numérisés ou consultés.
Fonctionnalités clés
Performances PDF haute qualité
Il est possible d'ouvrir des fichiers PDF en un temps record et de les afficher
dans PDF Viewer Plus, une application PDF développée par Nuance et
entièrement compatible avec les logiciels de création de PDF les plus courants.
Avec PDF Viewer Plus, l'ouverture des fichiers est plus rapide qu'avec le module
polyvalent ImageViewer, ce qui réduit les besoins en ressources mémoire et
permet d'obtenir des fichiers de taille inférieure. PDF Viewer Plus optimise la
résolution du rendu de chacun des éléments, d'où un affichage plus net et une
résolution d'impression optimale.
PaperPort – Guide de mise en route
12
En outre, PDF Viewer Plus vous permet d'ajouter des annotations et des tampons
transparents ou dynamiques. Il est possible d'envoyer les images d'un document
PDF traité par PDF Viewer Plus vers ImageViewer où elles peuvent être
améliorées à l'aide des outils SET, puis de réintégrer ensuite l'image modifiée
dans le PDF.
Vous pouvez remplir des formulaires PDF et les envoyer par courrier
électronique, mais aussi en créer de nouveaux, soit de toute pièce, soit en
transformant en un clin d'œil un formulaire statique en formulaire remplissable à
l'aide de FormTyper dans PDF Viewer Plus. FormTyper exploite la technologie
Logical Form Recognition™ pour détecter les éléments du formulaire et permet
de gérer efficacement leurs propriétés.
Les fichiers PDF avec recherches sont disponibles via les profils de
numérisation, en cliquant avec le bouton droit sur le bureau PaperPort, puis en
sélectionnant « Enregistrer sous » ou directement dans PDF Viewer Plus. Le
contenu de vos fichiers image ou documents numérisés devient ainsi accessible
aux moteurs de recherche tels que Windows Desktop Search™ ou Google™.
Précision d'OCR
Il est possible d'appliquer des paramètres de langue à la reconnaissance optique
des caractères afin d'améliorer la précision dans toutes les langues prises en
charge.
Données issues d'appareil photo numérique
Il est possible de prendre une photographie d'un document à l'aide d'un appareil
photo numérique, et de la convertir avec précision en un document texte.Pour
ce faire, des algorithmes de redressement 3D spécifiques sont appliqués. Ils
aplanissent les images et rectifient les distorsions, améliorant la précision du
document texte ainsi généré.
Fiabilité accrue de PaperPort
Il arrive que les fichiers PDF soient corrompus, empêchant ainsi leur ouverture.
Dans ce cas, PaperPort risque de ne pas pouvoir générer de vignette de bureau,
ce qui l'empêche de se lancer correctement.
PaperPort – Guide de mise en route
13
Un utilitaire, CheckPPFolders.exe, est fourni dans le dossier d'installation de
PaperPort et accompagné d'une aide concise. Il suffit d'exécuter ce programme
qui identifie et supprime tout fichier corrompu pour assurer le bon
fonctionnement de PaperPort.
PaperPort Professional offre les fonctions avancées suivantes :
Gestion de dossiers
Vous pouvez créer automatiquement plusieurs dossiers en important une liste de
noms de dossiers depuis un fichier texte. Cette option est disponible en cliquant
avec le bouton droit sur n'importe quel dossier. Reportez-vous à la rubrique
d'aide Dossiers PaperPort pour connaître la syntaxe requise.
Assistant PDF Create
Créez en un temps record des documents PDF de qualité professionnelle depuis
n'importe quelle application d'un simple clic droit sur le bureau Windows ou
PaperPort (jusqu'au format PDF 1.7), à l'aide de l'Assistant PDF Create ou en
imprimant directement depuis n'importe quelle application avec le pilote
d'impression « ScanSoft PDF Create! ». L'Assistant PDF Create vous permet de
créer des lots PDF, de créer des documents PDF par lots et bien plus encore. Un
tableau dans la rubrique d'aide Créer un fichier PDF récapitule les points de
départ, entrées, options et cibles disponibles.
Prise en charge de SharePoint
PaperPort Professional peut communiquer avec les systèmes de gestion
documentaire Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003,
SharePoint Services 2007 et SharePoint Server 2007 : récupérez-y les fichiers,
traitez-les comme vous le souhaitez, puis enregistrez les résultats en envoyant
les fichiers de sortie via la barre Envoyer vers. ScanDirect prend en charge la
numérisation au format PDF avec envoi des résultats vers SharePoint.
PaperPort est également disponible dans différentes versions SE (Special Edition), réservées
à certains fabricants de scanners et autres revendeurs sélectionnés. Les fonctionnalités
offertes par ces versions peuvent varier en fonction des besoins des fournisseurs.
PaperPort – Guide de mise en route
14
Découverte de PaperPort
Cette section présente les différents composants de PaperPort. Pour plus
de détails, consultez l'aide de PaperPort (ruban Aide).
Bureau PaperPort
La première fois que vous lancez le programme, le bureau PaperPort
apparaît avec le volet Dossiers dans sa partie gauche. Le bureau affiche les
documents du dossier choisi sous forme de vignettes et propose des outils
pour les gérer. PaperPort offre tous les outils nécessaires pour organiser,
rechercher et utiliser les documents et images. Choisissez Options du
bureau dans le ruban Bureau et ouvrez l'onglet Bureau PaperPort pour
attribuer un thème de couleur au bureau et à ses éléments.
Rubans avec boutons
Bureau
affichant les objets
sous forme de
vignettes
Volet des
fonctions
Accès aux autres
pages de cet objet
multipage
affichant des dossiers
Le volet des fonctions peut afficher
les éléments suivants :
Dossiers
Paramètres de numérisation
Vignettes
All-in-One Search
Propriétés
•
•
•
•
•
Vignette
d'une image
Vignette d'un
objet de texte
Barre Envoyer vers
PaperPort – Guide de mise en route
15
Ruban PaperPort
PaperPort 14 et ImageViewer possèdent
une interface moderne avec onglets et
rubans. Les principaux éléments de
l'interface sont les suivants :
1. Bouton PaperPort
2. Barre d'outils Accès rapide 
(Pour plus de détails, voir page 27.)
3. Onglet
4. Ruban associé à l'onglet
5. Groupe au sein du ruban
6. Bouton au sein du groupe
7. Liste déroulante d'un bouton
Objets PaperPort
Les documents que vous importez dans PaperPort (pages de texte,
photos, etc.) sont généralement désignés par le terme objets. Il existe deux
types d'objets PaperPort : les images et les objets de texte.
•
Une image est un document numérisé, une photo, un dessin ou tout
type d'objet numérique au format graphique, notamment PDF
Image, PDF avec recherches, JPEG, TIFF et PaperPort Image (ces
fichiers MAX sont en lecture seule). Une image peut être
numérisée, copiée ou importée sur le bureau PaperPort.
•
Les objets de texte sont des documents contenant du texte éditable,
par exemple des fichiers Word (.doc), HTML ou Excel qui sont
créés par une application de traitement de texte ou par toute autre
application texte. Les fichiers PDF standard sont considérés comme
des objets de texte.
Découverte de PaperPort
16
Lorsque vous cliquez deux fois sur un objet image, celui-ci s'ouvre par
défaut dans une fenêtre d'image qui offre de nombreux outils de retouche,
notamment les outils SET. Sélectionnez Options > Bureau PaperPort
pour modifier ce paramètre. Vous pouvez choisir d'ouvrir l'image dans
ImageViewer. Ce programme offre les mêmes fonctionnalités que la
fenêtre d'image, mais il s'affiche dans une fenêtre distincte pour vous
permettre de voir le bureau PaperPort lorsque vous modifiez l'image, Ce
qui est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur deux écrans. Vous
pouvez également choisir d'ouvrir l'image dans l'application associée au
type de fichier concerné.
PaperPort supporte différents formats de fichier PDF : PDF Image, PDF
avec recherches et PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard). Par
défaut, les fichiers PDF s'ouvrent dans PDF Viewer Plus ou (si disponible)
dans PDF Converter Professional. Sélectionnez Options > Bureau
PaperPort pour modifier ce paramètre. Vous pouvez ouvrir des fichiers
PDF Image ou PDF avec recherches dans ImageViewer pour utiliser les
outils SET et améliorer la qualité des PDF constitués uniquement
d'images.
Le bureau PaperPort affiche les documents créés par des applications
extérieures et stockés sur votre ordinateur : il suffit pour cela de les copier
ou de les déplacer dans un dossier PaperPort.
Sans quitter PaperPort, vous pouvez envoyer un objet vers une application
extérieure. Il vous suffit de faire glisser l'objet vers l'icône de l'application
correspondante dans la barre Envoyer vers, située dans la partie inférieure
du bureau PaperPort. PaperPort supporte la plupart des applications du
marché : programmes de traitement de texte et d'édition graphique,
tableurs, télécopie, Internet, e-mail, graphiques, OCR, FTP, services en
ligne, etc.
PaperPort – Guide de mise en route
17
Convertisseur de fichiers MAX en PDF
Les fichiers MAX ont longtemps été le format propriétaire des images
dans PaperPort. Mais aujourd'hui, ce rôle est désormais rempli par le
format universel PDF. Dans PaperPort 14, les fichiers MAX conservent
des fonctionnalités limitées. Ils peuvent être visualisés page par page, mais
ils ne peuvent plus être annotés, empilés ou édités. Aucune métadonnée
(auteur, sujet, mot clés...) ne peut être ajoutée à un fichier MAX dans
PaperPort 14. En revanche, les métadonnées existantes sont conservées.
En d'autres termes, les fichiers MAX sont désormais en lecture seule.
Par conséquent, Nuance offre un Assistant pour convertir les fichiers
MAX au format PDF. Vous trouverez le convertisseur de fichiers MAX en
PDF dans le sous-menu PaperPort du menu Démarrer de Windows. Il
permet de générer des PDF Image ou des PDF autorisant les recherches en
exécutant une reconnaissance par OCR du texte contenu dans les fichiers
MAX. L'Assistant de conversion permet également de transférer les
annotations vers le PDF généré. Vous pouvez choisir une langue différente
pour le contenu du fichier MAX et ses annotations. Le convertisseur peut
détecter automatiquement tous les fichiers MAX présents dans vos
dossiers PaperPort.
Avec PaperPort Professional, les fichiers MAX peuvent être détectés et
importés à l'aide de DesktopDelivery. Ils peuvent aussi être exportés vers
d'autres programmes (par exemple, des applications de messagerie ou vers
OmniPage à des fins d'OCR).
Découverte de PaperPort
18
Volet Dossiers
Le volet Dossiers présente une vue hiérarchique des
dossiers PaperPort, semblable à celle de l'Explorateur
Windows. Utilisez les boutons de la barre d'outils de
dossier pour accéder rapidement aux fonctions
correspondantes.
Lors de l'installation, le sous-dossier Mes documents
PaperPort est automatiquement créé dans le dossier
Windows Mes documents. Si vous utilisez PaperPort en
mode multi-utilisateur, chaque utilisateur dispose de son propre dossier
Mes documents PaperPort.
Le dossier Mes documents PaperPort contient plusieurs sous-dossiers
(Articles, Cartes de visite, Photos, Reçus, etc.) qui illustrent un exemple de
structure pour les objets PaperPort.
Le dossier Exemples contient des documents et des photos destinés à
faciliter la prise en main de PaperPort. Ce Guide de mise en route est
disponible au format PDF en lecture seule dans le dossier Exemples. Nous
vous recommandons d'en effectuer une copie, puis de lever la propriété de
lecture seule de la copie pour obtenir un fichier texte (PDF standard) sur
lequel vous pourrez tester les fonctionnalités du programme.
pour afficher le volet Dossiers et les dossiers
Choisissez Dossiers
préconfigurés. Sélectionnez un dossier, cliquez avec le bouton droit de la
souris et choisissez Nouveau dossier... pour ajouter un sous-dossier vide
et lui attribuer le nom et la couleur de votre choix. Vous pouvez utiliser le
Gestionnaire de dossiers pour ajouter des dossiers et sous-dossiers déjà
présents dans votre système de fichiers. Vous pourrez ainsi bénéficier d'un
affichage différent des dossiers présents sur votre ordinateur, parfaitement
adapté au travail que vous effectuez dans PaperPort.
Gestionnaire de dossiers dans le ruban Outils, ou
Choisissez
cliquez avec le bouton droit de la souris dans le volet Dossiers, puis
choisissez Gestionnaire de dossiers. Cliquez sur Ajouter et naviguez
vers un dossier ou un sous-dossier existant. Ceux-ci sont ajoutés, avec
leurs sous-dossiers et leur contenu, comme des dossiers de niveau
PaperPort – Guide de mise en route
19
supérieur au bureau PaperPort. Par exemple, si vous choisissez le dossier
« C:\MesRapports\Trimestre 4 », celui-ci apparaîtra dans PaperPort sous le
nom « Trimestre 4 sur C ». Pour connaître le chemin d'accès complet d'un
dossier ajouté, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, plus
sélectionnez Propriétés.
Cliquez avec le bouton droit sur un dossier pour changer sa couleur, y
ajouter des notes de dossier, créer des sous-dossiers et (dans PaperPort
Professional) définir des options DesktopDelivery.
Le Gestionnaire de dossiers vous permet de renommer, de supprimer et
de réorganiser les dossiers de niveau supérieur dont il assure la gestion.
Ces modifications n'affectent pas les noms, l'emplacement ou l'existence
des dossiers physiques (mappés) sur votre ordinateur. En revanche, les
sous-dossiers que vous renommez ou réorganisez et qui n'ont pas été
ajoutés via le Gestionnaire de dossiers sont renommés et déplacés dans
votre système.
Retrait de dossiers
N'importe quel sous-dossier apparaissant dans PaperPort peut être
supprimé en appuyant sur la touche Suppr, ou en sélectionnant Supprimer
dans son menu contextuel. Ce dossier est non seulement supprimé de
PaperPort, mais également de votre ordinateur. Tous les éléments (y
compris les sous-dossiers) de ce dossier sont également supprimés. Un
message vous demande de confirmer la suppression. Seuls les dossiers de
niveau supérieur peuvent être supprimés depuis PaperPort. Le dossier
« Mes documents PaperPort » est un sous-dossier.
Suppression de dossiers
Tous les dossiers et sous-dossiers ajoutés à PaperPort par l'intermédiaire
du Gestionnaire de dossiers apparaissent comme des dossiers de niveau
supérieur, et peuvent être retirés avec le Gestionnaire de dossiers. Ces
dossiers ne seront plus visibles dans PaperPort, mais ils seront conservés
sur votre ordinateur. Lorsqu'un dossier est retiré, tous les éléments qu'il
contient (y compris ses sous-dossiers) sont également retirés.
Découverte de PaperPort
20
Vignettes d'objets PaperPort
PaperPort supporte deux types de vignette : les vignettes
d'objets et les vignettes de pages. Chaque vignette d'objet
est une représentation graphique miniature d'un
document ou d'une photo. Une vignette de page permet
de visualiser les pages des images et fichiers PDF, à la
fois sur le bureau PaperPort et dans ImageViewer.
Une méthode rapide permettant de trouver les objets PaperPort consiste à
parcourir du regard les vignettes d'objets du bureau PaperPort ; vous
pouvez ainsi connaître le contenu de l'objet correspondant sans avoir à
l'ouvrir. Les vignettes d'objets multipage permettent de « feuilleter » les
pages de l'objet sans avoir à ouvrir celui-ci.
Les vignettes PaperPort peuvent représenter les documents suivants :
Pages et photos numérisées
Photos téléchargées d'un appareil numérique
Fichiers image sous de nombreux formats, dont BMP, TIFF, JPEG,
GIF et MAX (lecture seule)
• Documents créés par les applications les plus répandues (Word,
PowerPoint®, Excel®, WordPerfect , etc.)
• Documents PDF
• Objets PDF Image
• Documents HTML
•
•
•
Chaque vignette d'objet comporte une icône identifiant l'application dans
laquelle l'objet correspondant a été créé (ou à laquelle l'objet est associé).
Pour afficher les attributs d'une vignette, cliquez dessus :
indique que l'objet est en lecture seule.
indique que l'image contient des annotations.
informations sous forme d'icône sur l'auteur, les mots clés, les
conseils et les fonctionnalités.
indique que le fichier PDF possède du texte pouvant faire l'objet de
recherches.
PaperPort – Guide de mise en route
21
L'icône
est associée aux objets multipage (TIFF, DCX, PDF, MAX,
etc.) ; elle permet de « feuilleter » les pages de l'objet même si le volet
Vignettes de pages est fermé.
Pour pouvoir appliquer une fonction PaperPort à un objet, vous devez
d'abord sélectionner sa vignette sur le bureau PaperPort. Une bordure
rouge apparaît autour de l'objet pour indiquer qu'il est sélectionné. Vous
pouvez, si vous le souhaitez, sélectionner plusieurs fichiers. Actions
possibles avec les vignettes d'objets :
•
Faire glisser une vignette d'un emplacement à un autre du bureau
PaperPort.
•
Faire glisser une vignette sur un dossier pour transférer l'objet
correspondant dans ce dossier (Ctrl+glisser pour copier le
document).
•
Faire glisser une vignette sur un autre espace de travail ouvert pour
transférer l'objet correspondant dans ce dossier ouvert.
•
Cliquer deux fois sur une vignette pour afficher l'objet
correspondant dans une fenêtre de page.
•
Maintenir la touche Ctrl enfoncée et cliquer deux fois sur une
vignette pour ouvrir l'objet correspondant dans son application
d'origine.
•
Cliquer avec le bouton droit sur une vignette pour afficher un menu
contextuel présentant les commandes applicables à l'objet
correspondant à cette vignette.
•
Envoyer un objet vers une application extérieure en faisant glisser
sa vignette sur l'icône de cette application, dans la barre Envoyer
vers.
Vous pouvez également créer un « objet multipage » en combinant
plusieurs images PaperPort ou PDF – ce qui est particulièrement utile si
votre scanner peut numériser une seule page à la fois.
Découverte de PaperPort
22
Si vous ne voyez pas de vignettes, cliquez avec le bouton droit sur l'espace
de travail ou utilisez le bouton Changer de mode d'affichage et
choisissez Vignettes. Les autres choix possibles sont : Petites icônes,
Grandes icônes, Liste et Détails.
Vignettes de pages PaperPort
Le volet Vignettes de pages du bureau PaperPort et d'ImageViewer
contient les vignettes des objets multipage. Sélectionnez un objet image
multipage, puis cliquez sur le bouton Vignette du ruban Bureau. Il est
possible d'effectuer des opérations sur les pages, sans avoir à ouvrir les
fichiers. Vous pouvez réaliser les opérations suivantes :
•
Agrandir ou réduire la taille des vignettes (images et PDF de tout
type).
•
Copier les pages sélectionnées vers un espace de travail, en autant
de fichiers PDF individuels (à partir de tous les objets qui ne sont
pas au format PDF)
•
Déplacer les pages sélectionnées vers un espace de travail, en autant
de fichiers PDF individuels (à partir de tous les objets qui ne sont
pas au format PDF, à l'exception des fichiers MAX)
•
Copier et déplacer les pages entre plusieurs documents ouverts dans
des volets différents (à partir de n'importe quel objet, sauf les
fichiers MAX)
Les opérations suivantes peuvent être réalisées sur des fichiers PDF (sur le
bureau PaperPort et dans PDF Viewer Plus) :
•
Copier, couper, coller, supprimer et réorganiser des pages.
•
Insérer de nouvelles pages à un endroit précis du document.
•
Ajouter de nouvelles pages à la fin du fichier.
Pour afficher la vignette de page d'un fichier PDF sécurisé, vous devez spécifier
le mot de passe correspondant.
PaperPort – Guide de mise en route
23
Bureau divisé en deux espaces
de travail
La première fois que vous lancez PaperPort Professional, le bureau
apparaît divisé en deux espaces de travail séparés horizontalement. Cette
présentation vous offre une vue d'ensemble optimale pour organiser et
combiner vos documents de la façon la plus efficace qui soit, même entre
plusieurs dossiers. Les commandes sont toujours associées au bureau actif.
Si le bureau n'est pas divisé, sélectionnez Diviser le bureau dans le
groupe Affichage du ruban Bureau. Pour annuler la division du bureau,
cliquez de nouveau sur cette option.
Si vos documents contiennent plusieurs pages, vous pouvez visualiser les
vignettes de pages à l'aide du volet des fonctions correspondant, sans
ouvrir le document en question. Ces zones permettent également de
visualiser les dossiers ou les propriétés de l'objet sélectionné.
Signets
Vous pouvez également associer un signet à un espace de travail en
sélectionnant la commande Ajouter l'espace de travail aux signets dans
le groupe Espace de travail du ruban Bureau. La commande Organiser
les signets permet de gérer les signets de l'espace de travail. Tous les
espaces de travail sont regroupés dans la même liste et peuvent être activés
d'un seul clic. D'autres boutons de ce groupe vous permettent de revenir
rapidement à des objets que vous avez récemment ouverts ou numérisés.
Vous pouvez également ajouter vos pages Web préférées aux signets, à
l'aide des signets Web placés dans le groupe Extras du ruban Outils. Les
signets d'origine de votre navigateur Web par défaut sont déjà ajoutés.
Sélectionnez une nouvelle page Web et cliquez sur le bouton pour l'ajouter
aux signets.
Découverte de PaperPort
24
L'image suivante illustre un bureau divisé :
Volet des fonctions affichant
les vignettes de pages
Espace de
travail actif
Bureau divisé
Espace de
travail inactif
Volet des fonctions affichant les dossiers
Barre Envoyer vers
PaperPort – Guide de mise en route
25
Fenêtre d'image
Pour afficher une image dans la fenêtre d'image, cliquez deux fois sur sa
vignette sur le bureau, ou choisissez Ouvrir dans une fenêtre d'image
dans le ruban Bureau ou dans son menu contextuel. Par défaut, les fichiers
PDF s'ouvrent dans PDF Viewer Plus et non dans la fenêtre d'image.
La fenêtre d'image permet de consulter le contenu d'un objet, d'améliorer
ce contenu et (images uniquement) d'y insérer des annotations. Dans cette
fenêtre, vous pouvez également agrandir ou réduire l'affichage (zoom
avant/arrière). Les outils d'édition SET offrent des fonctions conçues pour
améliorer l'image de page actuelle. Le volet Vignettes de pages permet de
modifier les pages des documents.
Bouton
Sélectionner
une zone
Bouton Retour au bureau, par
défaut sur la barre d'outils Accès
rapide (également dans le ruban
Affichage)
Outils SET du
ruban Page
Page en cours
affichée en
grand format,
prête à être
retouchée ou
annotée
Volet Vignettes de pages affichant une
vignette pour chaque page du document
Découverte de PaperPort
26
Barre d'outils Accès rapide
personnalisable
Les boutons de PaperPort sont rassemblés dans différents rubans, en
fonction de la nature des opérations qu'ils permettent de réaliser. Vous
pouvez placer les boutons fréquemment utilisés sur la barre d'outils Accès
rapide de PaperPort et d'ImageViewer. Cliquez avec le bouton droit dans
la zone des rubans et choisissez Personnaliser la barre d'outils Accès
rapide.
Choisissez le ruban
dont vous souhaitez
ajouter les boutons
Définissez ici
l'ordre des
boutons de la
barre d'outils
Autres boutons
disponibles
Ajouter/supprimer
des boutons
Boutons affichés
actuellement
PDF Viewer Plus
Lorsque vous cliquez deux fois sur un fichier PDF du bureau PaperPort,
celui-ci s'ouvre par défaut dans PDF Viewer Plus. Vous pouvez faire
glisser d'autres fichiers vers l'icône de PDF Viewer Plus placée dans la
barre Envoyer vers (voir page 57) pour créer une copie au format PDF et
l'ouvrir dans PDF Viewer Plus. La première page apparaît dans la zone
principale de l'écran. À gauche, un volet de navigateur affiche des
vignettes de page ou des commandes de formulaire. Vous pouvez afficher
un volet de commentaires le long du bas de l'écran. Des tampons figurent
PaperPort – Guide de mise en route
27
dans le volet de l'organiseur, à droite. Les outils d'annotation des PDF sont
décrits à la page 44. Si des PDF constitués uniquement d'images sont
ouverts dans PDF Viewer Plus, le programme peut vous proposer
d'autoriser les recherches sur ces fichiers. Si ce n'est pas le cas, choisissez
Créer un PDF avec recherches dans le menu Outils.
Vous pouvez remplir directement les formulaires PDF actifs dans PDF
Viewer Plus. Les formulaires statiques, par exemple ceux numérisés vers
PaperPort, peuvent être convertis en formulaires remplissables à l'aide de
FormTyper, comme décrit à la page 62.
Les fichiers PDF ouverts depuis le bureau PaperPort sont rétablis à cet
emplacement une fois édités ou annotés.
Acquisition d'objets
Avant de pouvoir manipuler, modifier, annoter, indexer des documents et
des images dans PaperPort, vous devez les « importer ». Vous pouvez par
exemple :
•
Numériser des pages, des photos et d'autres types d'image à l'aide
d'un scanner.
•
Ajouter dans PaperPort des dossiers Windows contenant déjà des
documents.
•
Importer des fichiers créés par des applications installées sur votre
ordinateur (« applications extérieures »).
•
Récupérer des fichiers depuis des sites de stockage distant (Web), par
le biais de PaperPort Anywhere ou de Nuance Cloud Connector.
•
« Imprimer » sur le bureau PaperPort des documents provenant
d'applications extérieures.
•
Faire glisser ou copier-coller sur le bureau PaperPort des objets
disponibles dans l'Explorateur Windows ou dans des applications
extérieures.
•
•
Importer des clichés pris à l'aide d'un appareil photo numérique.
Importer des fichiers dans PaperPort Professional à l'aide de
DesktopDelivery.
Acquisition d'objets
28
•
Imprimer des pages Web au format PDF, pour une utilisation dans
PaperPort.
Importation d'objets par numérisation
PaperPort supporte les scanners compatibles avec les
normes TWAIN et WIA.
Cliquez sur le bouton Paramètres de numérisation
pour afficher le volet Numériser ou importer une
photo. Sélectionnez un profil de numérisation. Les
profils offrent des paramètres optimisés pour des tâches
de numérisation courantes.
Choisissez ensuite d'utiliser l'interface native du scanner
ou le nouveau volet Paramètres du scanner de
PaperPort afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles.
Pour utiliser l'interface du pilote du scanner, cochez la
case Afficher la boîte de dialogue du scanner. Si cette option n'est pas
cochée, l'objet numérisé sera placé sur l'espace de travail actif.
Cochez la case Afficher l'Assistant de capture pour définir le sujet,
l'auteur et les mots clés des documents que vous numérisez et (dans
PaperPort Professional) visualiser et contrôler le processus de
numérisation.
Lorsque la numérisation est terminée, l'objet apparaît sur le bureau
PaperPort.
Si votre scanner ne dispose pas d'un pilote TWAIN ou WIA, utilisez son logiciel
pour numériser l'objet, puis copiez ou déplacez l'objet numérisé vers PaperPort.
Pour plus de détails sur la numérisation, consultez l'aide en ligne de PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route
29
Les pages numérisées peuvent être importées sur le bureau PaperPort sous
la forme de plusieurs objets distincts ou sous la forme d'un seul objet
« multipage ». Si vous disposez d'un scanner à chargeur automatique
(ADF), vous pouvez numériser des pages imprimées recto verso et les
importer sur le bureau PaperPort. Lorsque tous les rectos de la pile de
feuilles ont été traités, un message vous demande de retourner celle-ci ;
retournez la pile et cliquez sur Numériser l'autre face : PaperPort
numérise le verso des pages et importe toutes les pages, triées et dans
l'ordre correct.
Vous pouvez également utiliser les boutons de votre scanner pour lancer
une numérisation directement vers PaperPort. Ouvrez le Panneau de
configuration de Windows, choisissez Scanneurs et appareils photo.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre périphérique de
numérisation et, dans l'onglet Événements, affectez un événement à
PaperPort.
Si vous avez accès à un scanner rapide connecté au réseau, vous pouvez l'utiliser
pour numériser des objets vers un dossier en réseau, puis ajouter ce dossier dans
PaperPort. Utilisez la fonctionnalité DesktopDelivery (disponible dans PaperPort
Professional) pour surveiller les dossiers et détecter l'arrivée d'images
numérisées.
Configuration de votre scanner à l'aide de
PaperPort
Avant de numériser des documents à l'aide de PaperPort,
vous devrez vérifier que votre scanner est installé
correctement, avec le pilote approprié, et tester son
fonctionnement. Les pilotes de scanners ne sont pas
fournis avec PaperPort.
Tout scanner préalablement installé et fonctionnant
correctement peut immédiatement être utilisé avec
PaperPort. Pour ce faire, cliquez sur le bouton
Sélectionner du volet de numérisation, puis
sélectionnez le périphérique que vous souhaitez utiliser
dans la boîte de dialogue Scanners disponibles.
Acquisition d'objets
30
Si vous n'êtes pas satisfait des résultats de numérisation obtenus, vous
pouvez exécuter l'Assistant de configuration de scanner PaperPort. Cet
utilitaire est disponible dans le groupe de programmes PaperPort 14, dans
le menu Démarrer de Windows.
Profils de numérisation
PaperPort est livré avec des profils de numérisation, optimisés pour les
travaux de numérisation les plus courants. Pour obtenir les meilleurs
résultats de numérisation, choisissez le profil correspondant au document
que vous importez : Document en noir et blanc, Document en niveaux
de gris, Document en couleur, Photo en couleur, PDF en couleur
autorisant les recherches ou PDF en couleur - MRC Haute
compression.
Les volets de configuration des profils de numérisation proposent les
onglets suivants :
•
Profil : affiche des informations sur le profil actuellement
sélectionné.
•
SET : définissez les améliorations que vous souhaitez appliquer
automatiquement.
•
Sortie : définissez le format de fichier, ainsi que l'ajout automatique
de suffixes aux noms de fichiers.
•
Numérisation : modifiez les réglages du scanner (mode, résolution,
taille, orientation, couleur de filtre, luminosité et contraste).
Si vous disposez de PaperPort Professional, vous pouvez créer des profils
personnalisés, et supprimer des profils existants. PaperPort Professional
propose également un profil de numérisation supplémentaire : PDF
couleur-MRC Haute compression. La technologie MRC vous permet de
générer des fichiers PDF de beaucoup plus petite taille, en particulier pour
les documents sur fonds en couleurs.
PaperPort – Guide de mise en route
31
Impression sur le bureau PaperPort
Pour importer des objets créés dans des applications extérieures,
imprimez-les sur le bureau PaperPort sous forme de fichiers PDF Image ou
de PDF avec recherches. Le format par défaut est PDF Image.
Sélectionnez Bureau > Options > Objet pour modifier ce paramètre.
Avec cette fonction, vous pouvez importer rapidement tous types de
fichiers PDF sur le bureau PaperPort : photos et autres éléments
graphiques, feuilles de calcul, lettres, mémos, etc. Pour cela, vous devez
passer par le menu Fichier (ou menu équivalent) de l'application source.
Choisissez Imprimer sur le bureau PaperPort, ou choisissez Imprimer
et sélectionnez l'imprimante d'image PaperPort.
Si vous disposez de PaperPort Professional, vous pouvez utiliser les
boutons PDF Create des applications Office pour créer un PDF au format
Texte formaté et graphiques (PDF standard) à partir du document ou de la
pièce jointe en cours. Une autre solution consiste à choisir Imprimer et à
sélectionner l'imprimante ScanSoft PDF Create!. Choisissez Imprimer
dans votre navigateur Web pour capturer des pages Web et les formater en
vue de leur impression. L'imprimante d'image PaperPort permet d'obtenir
des fichiers au format PDF Image ou PDF avec recherches, tandis que
l'imprimante ScanSoft crée des fichiers au format PDF standard.
Dans tous les cas, PaperPort sera lancé (s'il n'est pas en cours d'exécution)
et le fichier PDF sera placé sur le bureau.
Capture d'une page Web
Vous pouvez capturer des pages Web sur Internet et les enregistrer en tant
qu'objets PDF sur le bureau PaperPort.
Le programme de capture Web est installé avec PaperPort, mais il n'est pas
intégré au logiciel car il fonctionne uniquement sous Windows XP.
Pour l'installer, accédez au dossier du programme et cliquez deux fois sur
PPwebcapture.exe. Cette opération place une icône dans la zone de
notification. Utilisez le menu contextuel correspondant pour accéder aux
paramètres de création (par exemple, choisir entre le format PDF image ou
PDF avec recherches) et pour capturer des pages Web, qu'il s'agisse de
pages complètes ou de la seule partie visible dans le navigateur.
Acquisition d'objets
32
La fonction Imprimer sur le bureau PaperPort permet de créer des fichiers
PDF avec recherches à partir de pages Web ; ces fichiers peuvent ensuite être
ajoutés à l'index All-in-One Search de PaperPort. Cette méthode de capture de
pages Web est disponible avec l'ensemble des systèmes d'exploitation.
Ajout d'un dossier dans PaperPort
PaperPort dispose d'un système de classement en
dossiers qui facilite l'archivage et le partage d'objets.
Dans le volet Dossiers, vous pouvez effectuer les
actions suivantes :
• Ajouter d'autres dossiers présents sur votre
ordinateur.
• Créer des dossiers et définir des liens vers des
unités réseau mappées ou des dossiers stockés sur
des périphériques externes.
La première fois que vous lancez PaperPort, le volet Dossiers affiche une
structure de dossiers standard destinée à servir de point de départ pour vos
activités. À l'exception du dossier Mes documents PaperPort, vous
pouvez déplacer ou supprimer ces dossiers à tout moment. Si vous optez
pour une installation personnalisée, vous pouvez ajouter vos propres
dossiers durant cette étape.
Par la suite, vous pourrez utiliser le Gestionnaire de dossiers pour ajouter
des dossiers déjà présents sur votre ordinateur, y compris des dossiers
réseau ou des dossiers présents sur des périphériques externes raccordés à
votre ordinateur. Tout objet accessible à partir du volet Dossiers est
disponible dans PaperPort.
Pour plus de détails sur la gestion et l'utilisation des dossiers PaperPort,
consultez l'aide.
Les notes de dossier vous permettent d'attribuer automatiquement les mêmes
propriétés à tous les fichiers PDF placés dans un dossier, par numérisation ou à
l'aide de la fonction DesktopDelivery.
PaperPort – Guide de mise en route
33
DesktopDelivery
DesktopDelivery (PaperPort Professional uniquement) surveille les
dossiers locaux ou en réseau et détecte l'arrivée de fichiers du type spécifié
(PDF, TIFF, JPEG et MAX) dans ces dossiers. Il permet également de
surveiller l'arrivée de fichiers joints dans les dossiers de réception de vos
e-mails, et d'importer automatiquement ces fichiers vers les dossiers
PaperPort DesktopDelivery spécifiés (dossiers PaperPort désignés pour
recevoir les fichiers d'un dossier surveillé à l'extérieur de PaperPort).
Cliquez avec le bouton droit sur un dossier PaperPort, puis sélectionnez
DesktopDelivery dans le menu contextuel qui apparaît.
Dossier de messagerie surveillé
Dossier surveillé
Vous pouvez définir automatiquement les propriétés des fichiers PDF
placés dans un dossier DesktopDelivery spécifique. Reportez-vous aux
Guides d'apprentissage ou à l'aide en ligne de PaperPort pour plus
d'informations.
Acquisition d'objets
34
Importation de photos à partir
d'un appareil numérique
Vous pouvez importer sur le bureau PaperPort les photos prises à l'aide
d'appareils numériques. Pour ce faire, vous devez connecter votre appareil
photo à l'ordinateur. S'il est reconnu comme un nouveau lecteur, vous
pouvez commencer à importer vos fichiers. Dans le cas contraire, vous
pourrez importer les images via l'interface TWAIN ou WIA de l'appareil
qui doit apparaître si vous avez correctement installé le pilote
correspondant.
Ne modifiez pas les images sur votre appareil photo, vous risquez d'être déçu du
résultat obtenu. Nous vous conseillons plutôt d'importer vos fichiers dans
PaperPort et d'utiliser les outils SET pour les éditer.
Retouche d'une image
Lorsque vous affichez une image (photo ou autre
élément graphique) dans une fenêtre d'image ou
dans ImageViewer, vous disposez de nombreux
outils pour l'améliorer.
Vous pouvez redresser une page numérisée, éclaircir
une photo sous-exposée, ajuster les couleurs ou les
nuances d'un élément graphique, supprimer les taches et les marques
« parasites » sur une page, effacer les ombres et les traces qui apparaissent
autour d'une page numérisée, ou réduire les effets de flou. Vous pouvez
également faire pivoter un objet, améliorer les lignes d'un tableau ou d'un
formulaire, supprimer les yeux rouges des photos prises au flash et
découper des sections dans une image.
PaperPort – Guide de mise en route
35
Certains outils SET sont spécialement conçus pour la retouche de photos
ou d'images. D'autres (présentés avec un fond grisé dans le tableau
suivant) vous permettent d'optimiser vos documents en vue de la
reconnaissance optique de leur texte.
Dans une fenêtre d'image, les outils SET du ruban Page ne s'appliquent
qu'à la page actuellement affichée. Certains de ces outils sont également
disponibles depuis le bureau PaperPort, où ils s'appliquent à toutes les
pages de l'objet sélectionné.
Outils SET (Scanner Enhancement
Technology)
Les mentions suivantes permettent d'indiquer la disponibilité de ces
outils :
(P) = Outil disponible dans une fenêtre de page ou dans ImageViewer (ruban Page), où il
s'applique à la page actuelle uniquement.
(PO) = Outil également disponible sur le bureau PaperPort (ruban Objet), où il s'applique à
toutes les pages du ou des objet(s) sélectionné(s).
(PM) = Outil également disponible sur le bureau PaperPort (menu contextuel), où il
s'applique à toutes les pages du ou des objet(s) sélectionné(s).
(PP) = Outil également disponible par le biais d'un profil de numérisation, où il s'applique à
l'ensemble des pages numérisées.
Retouche d'une image
36
Sélectionner
une zone
(P)
Cet outil permet de sélectionner la zone
d'image à couper, à copier ou à supprimer à
l'aide des commandes du ruban Page ou du
menu contextuel. Il permet également de
sélectionner une zone à recadrer, ou sur
laquelle appliquer les outils Anti-yeux rouges,
Effacer intérieur ou Effacer extérieur.
Faire pivoter
(PO)
Cliquez sur le bouton Faire pivoter pour faire
pivoter la page ou l'objet sélectionné de
90 degrés (vers la droite ou vers la gauche)
ou de 180 degrés.
Redresser
une image
Lorsqu'une page est numérisée de travers,
utilisez les outils Redresser (P) et Redresser
automatiquement (PSI) pour la corriger. Le
redressement des lignes de texte d'un fichier
image noir et blanc permet d'obtenir de
meilleurs résultats d'OCR.
Améliorer
automatiquement
(PPO)
L'outil Améliorer automatiquement ajuste la
luminosité, le contraste, les couleurs et les
nuances d'une image ou d'un objet. PaperPort
analyse celle-ci et essaie de corriger les
problèmes détectés.
Améliorer
une image
(P)
Vous pouvez également ajuster une image
manuellement à l'aide de l'outil Améliorer.
Cet outil vous permet de modifier
manuellement la luminosité, le contraste, la
couleur et les nuances, et de choisir le meilleur
rendu parmi les neuf aperçus qui vous sont
proposés, comme illustré à la page 40.
Affiner
une image
(P)
L'outil Affiner permet de réduire le flou d'une
image (ou de créer un effet de flou dans une
image nette).
PaperPort – Guide de mise en route
37
Supprimer
l'effet « yeux
rouges »
(P)
L'outil Anti-yeux rouges vous permet de
supprimer l'effet « yeux rouges » d'une zone
sélectionnée sur une photo. Cet effet se produit
lorsque vous photographiez des personnes ou
des animaux sous faible lumière ou avec un
flash.
Supprimer
une partie
d'une image
Utilisez l'outil Sélection pour délimiter la zone
à conserver, puis l'outil Découper (PP) pour
supprimer le reste de l'image. Sélectionnez
l'outil Gomme (P) pour supprimer une partie
de l'image en déplaçant la souris.
Redimensionner
(PPO)
Cet outil permet de redimensionner une image
ou un objet et/ou de modifier sa résolution, ou
de définir ces paramètres pour un profil de
numérisation. (Les couleurs peuvent également
être converties ou inversées).
Supprimer
les parasites
(PM)
Les images numérisées de page présentent
parfois des « parasites » (points, taches ou
autres imperfections). Pour les éliminer,
sélectionnez l'outil Supprimer les parasites.
Cet outil, fonctionnant sur des images en noir
et blanc, permet d'obtenir de meilleurs résultats
lors de vos travaux d'OCR.
Renforcer
les lignes
(PM)
L'outil Renforcer les lignes, utilisable sur des
images en noir et blanc, permet de faire ressortir
les traits et de retracer les traits partiellement
imprimés dans les tableaux ou les formulaires.
Cet outil permet d'obtenir de meilleurs résultats
de reconnaissance.
Retouche d'une image
38
Effacer
extérieur
(PP)
Utilisez cet outil pour effacer les ombres et
les imperfections qui apparaissent autour
d'une image numérisée, afin d'améliorer les
performances d'OCR. Dans les profils de
numérisation, cet outil s'appelle Effacer les
bordures. Vous disposez également d'un outil
Effacer intérieur (P).
Inverser
les couleurs
Utilisez cet outil pour inverser les valeurs de
couleurs d'une image. (PMO)
Convertir
les couleurs
Utilisez cet outil pour transformer une image
couleur en image en niveaux de gris, en demiteintes ou en noir et blanc. (PMO)
Supprimer les Utilisez cet outil pour supprimer les traces des
perforations
perforations présentes dans les bordures des
pages, en les « remplissant » avec la couleur
de fond adjacente. (PMOP)
Recadrer
automatiquement
Utilisez cet outil pour recadrer l'image en
fonction des dimensions (en pixels) définies
par vos soins. (PMOP)
Nettoyer les
zones noires
des bordures
Utilisez cet outil pour supprimer les parties
sombres des bordures des pages, notamment
les ombres de numérisation. (PMOP)
Nettoyer
Utilisez cet outil pour nettoyer des images noir
et blanc, selon la méthode de nettoyage
sélectionnée. (PMO)
Définir le
point blanc
(P)
Cliquez sur cet outil, puis cliquez sur une
couleur claire de l'image que vous souhaitez
définir comme point blanc de référence. Pour
plus d'explications, reportez-vous à la section
suivante.
PaperPort – Guide de mise en route
39
Définir le
point noir
(P)
Cliquez sur cet outil, puis cliquez sur une
couleur sombre de l'image que vous souhaitez
définir comme point noir de référence. Les
couleurs choisies comme « point blanc » et
« point noir » sont affichées dans la barre d'état.
Appliquer les Cliquez sur cet outil pour appliquer les
points noirs et nouvelles valeurs de points noirs et blancs à une
blancs actuels image (P) ou à un objet (O). Si vous n'êtes pas
satisfait des résultats obtenus, annulez vos
modifications, puis choisissez de nouvelles
valeurs.
Modifiez la définition des points noirs et blancs pour améliorer la qualité
de vos images, en supprimant les zones sombres ou surexposées. En
définissant ces valeurs, toutes les couleurs plus claires que celle du « point
blanc » deviendront blanches, et toutes les couleurs plus sombres que celle
du « point noir » deviendront noires.
Cette fonctionnalité s'avère très pratique pour supprimer le fond gris ou les
ombres d'un document dont vous souhaitez extraire le contenu par OCR.
Sélectionnez un des pixels sombres du fond de l'image, définissez-le
comme « point blanc », puis sélectionnez la commande Appliquer les
points noirs et blancs actuels. Le fond de l'image deviendra blanc. Pour
une photo couleur, la modification des valeurs des points noirs et blancs a
une incidence sur le contraste et les couleurs.
Retouche d'une image
40
no
u
po vea
in u
tn
oi
va
r
l
e
pa ur
rd
éf
au
t
nt
va
l
pa eur
rd
no éfa
u ut
bl vea
an u
c po
i
Avant :
Après :
Vous pouvez appliquer de nouveaux points blancs et noirs à des images
individuelles, comme décrit précédemment. Vous pouvez également
appliquer ces valeurs comme amélioration automatique, à toutes les
pages importées à l'aide d'un profil de numérisation.
Options Convertir les couleurs
Couleur
Niveaux de gris Demi-teintes
Noir et blanc
PaperPort – Guide de mise en route
41
Amélioration manuelle des images
Choisissez Améliorer dans le ruban Page de la fenêtre d'image pour
afficher neuf aperçus de votre image. Réglez la luminosité et le contraste,
la couleur ou les nuances, puis cliquez deux fois sur l'image de votre
choix. L'image est placée au centre et remplace le fichier d'origine.
Le fichier d'origine est conservé et peut être réinitialisé.
Cliquer pour terminer les modifications
Sélection actuelle
Modifier la luminosité et le contraste,
les couleurs et les nuances de l'image
Curseur 
Moins et Plus
Image originale
(réinitialisée)
Édition de plusieurs objets à la fois
Dans PaperPort, le traitement d'objets en groupe est souvent désigné par
l'expression traitement par lot. Ce mode de traitement peut être appliqué
à la plupart des fonctions PaperPort – par exemple, améliorer, modifier ou
faire pivoter plusieurs images en une seule opération. Sélectionnez une ou
plusieurs images sur le bureau, puis choisissez la commande de votre
choix dans le ruban Objet. Pour plus de détails, consultez l'aide de
PaperPort.
Retouche d'une image
42
Annotation d'une page
PaperPort propose un éventail complet d'outils d'annotation qui vous
permettent d'ajouter des informations sur vos documents numérisés. Pour
bénéficier d'un plus large éventail d'outils d'annotation de PDF, privilégiez
le produit PDF Nuance fourni. L'annotation de toutes les images doit être
réalisée dans la fenêtre d'image ou dans ImageViewer. Toutefois,
souvenez-vous qu'il suffit de faire glisser un fichier sur l'icône du produit
PDF Nuance de la barre Envoyer vers pour le convertir au format PDF
Image ou PDF avec recherches, que vous pouvez ensuite annoter ou éditer.
Dans les fichiers PDF, les annotations sont éditables : vous pouvez à tout
moment les déplacer, les modifier, les supprimer ou éditer le texte qu'elles
contiennent. Dans les autres types d'image (par exemple, fichiers JPEG ou
BMP/Windows), les annotations deviennent « incorporées » lorsque vous
enregistrez l'objet. Si le format de l'objet sélectionné ne supporte pas les
annotations, PaperPort désactive les outils d'annotation.
Les outils d'annotation de PaperPort permettent d'enrichir un document en
insérant un commentaire ou une note, en surlignant un paragraphe en
couleur, en traçant des traits et des flèches ou en apposant un tampon
électronique.
Pour distribuer un document comportant des annotations à un utilisateur ne
disposant pas de PaperPort, il suffit de le convertir au format PDF Image
ou PDF avec recherches et de l'envoyer comme pièce jointe à un e-mail :
lorsque le destinataire clique deux fois sur cette pièce jointe, le fichier PDF
– et ses annotations d'origine – s'affiche dans le programme PDF par
défaut du système.
PaperPort – Guide de mise en route
43
Outils d'annotation
Les fonctions d'annotation sont accessibles à partir du ruban Annotation
affiché dans chaque fenêtre d'image. Utilisez les commandes du groupe
Paramètres de l'annotation pour modifier les propriétés des futures
annotations créées avec cet outil, sans affecter les annotations existantes.
Pour désactiver un outil d'annotation, cliquez simplement sur un autre
outil, comme par exemple l'outil Sélectionner une annotation. Reportezvous à l'aide pour connaître la liste détaillée des outils.
Vous trouverez ci-dessous une description des outils permettant d'annoter
des fichiers PDF dans PDF Viewer Plus.
Utilisez les commandes suivantes dans PDF Viewer Plus :
Main
Sélectionnez cet outil, puis cliquez sur une
annotation pour la déplacer, la couper, la copier ou
la redimensionner sur la page. Cliquez deux fois
sur une note ou sur une zone de texte pour en
modifier le contenu. Cliquez avec le bouton droit
sur une annotation sélectionnée pour en modifier
l'état ou les propriétés.
Note
Pour ajouter un commentaire de quelques lignes,
sélectionnez cet outil et insérez une note
redimensionnable, semblable aux papillons en
papier partiellement adhésifs utilisés dans les
bureaux. Vous pouvez réduire la note en icône.
Cliquez avec le bouton droit sur une note pour
accéder à ses propriétés. Cliquez deux fois sur la
note pour l'ouvrir de nouveau.
Zone
de texte
L'outil Zone de texte permet d'ajouter un libellé de
texte sur vos images. Sélectionnez cet outil pour
entrer du texte dont les propriétés peuvent être
définies en sélectionnant Édition > Préférences >
Commentaires.
Annotation d'une page
44
Surligné
Utilisez l'outil Surligné pour mettre en
surbrillance le texte sélectionné sur la page ou dans
une zone de texte, comme vous utiliseriez un feutre
fluo sur une feuille de papier.
L'outil Main levée permet d'ajouter des traits de
Main levée forme irrégulière, d'entourer un paragraphe ou une
photo, etc.
Ligne
Sélectionnez l'outil Ligne pour tracer des lignes
droites. Cliquez avec le bouton droit et choisissez
Propriétés pour ajouter des flèches et définir
d'autres options d'affichage des lignes.
Tampon
L'outil Tampon permet d'apposer des tampons ou
des images bitmap de votre choix sur le contenu de
la page.
Protection d'un objet
Dans PaperPort Professional, vous pouvez modifier le niveau de
sécurité de vos fichiers PDF (jusqu'à la version 1.7). Si vous créez
des fichiers PDF à partir de fichiers existants (en copiant, par
exemple, une vignette de page dans un espace de travail), les paramètres
de sécurité du fichier généré sont identiques à ceux du fichier d'origine.
Les fichiers PDF entièrement nouveaux sont générés en fonction des
paramètres de sécurité par défaut appliqués aux fichiers PDF par
PaperPort, définis dans le ruban Objet.
Le programme supporte deux types de mot de passe, à savoir : le mot
de passe d'ouverture qui limite l'accès au document en interdisant son
ouverture par les utilisateurs non autorisés ; et le mot de passe de
permissions qui définit les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur
le document. Si aucun mot de passe de permissions n'est spécifié, le fichier
pourra être utilisé sans aucune restriction.
PaperPort – Guide de mise en route
45
Classement d'un objet
Avec PaperPort, vous pouvez regrouper les objets apparentés dans des
dossiers faciles à retrouver et à explorer. Vous pouvez faire glisser des
objets d'un dossier (ou d'un sous-dossier) à un autre ou du bureau
PaperPort à un dossier/sous-dossier. Vous pouvez associer des propriétés
(sujet, auteur, mots clés, etc.) aux objets pour faciliter leur recherche
ultérieure. Vous pouvez également déplacer et copier des objets entre des
dossiers de différents espaces de travail, en divisant le bureau. En mode
d'affichage Vignettes, le nom de chaque objet apparaît sous sa vignette ;
s'il s'agit d'un objet multipage (pile), le nom générique de l'objet apparaît
sous le nom de chaque page.
À partir de la boîte de dialogue Gestionnaire de
dossiers, vous pouvez ajouter, déplacer,
renommer et supprimer des dossiers PaperPort.
Pour mieux différencier les dossiers PaperPort,
vous pouvez changer la couleur de leur icône. Il
est également possible d'ajouter, de déplacer, de
renommer et de supprimer n'importe quel dossier dans l'Explorateur
Windows, affiché au sein de la structure des dossiers PaperPort. Ces
modifications seront automatiquement appliquées dans PaperPort.
Dans le volet Dossiers, vous pouvez faire glisser, copier ou déplacer des
sous-dossiers (et leur contenu) vers d'autres dossiers ou sous-dossiers
PaperPort, créer et supprimer des sous-dossiers, et définir des notes de
dossier. Vous pouvez également modifier directement les paramètres de
partage et de sécurité, ainsi que la configuration de DesktopDelivery pour
chaque menu contextuel associé aux dossiers.
Le bouton Précédent permet d'afficher un à un les derniers
dossiers consultés, dans un ordre chronologique. Similaire à
celui d'Internet Explorer, ce bouton accélère la navigation en
amont de façon indépendante pour les deux espaces de travail.
Vous pouvez ajouter des notes à vos dossiers, en fonction de leur
contenu. Par exemple : nom, numéro, adresse e-mail ou date de
naissance d'un client ou bien encore référence d'un projet.
Protection d'un objet
46
Lors de l'importation de documents par numérisation ou via la
fonctionnalité DesktopDelivery, ces informations seront automatiquement
ajoutées à tous les fichiers PDF placés dans ce dossier. Il vous sera dès lors
beaucoup plus simple de lancer des recherches sur ces objets grâce à un
utilitaire de recherche, tel que All-in-One Search de PaperPort.
Les notes de dossier ne sont appliquées que si vous sélectionnez l'option
Ajouter automatiquement les mots clés des notes de dossier dans l'onglet
Sortie de la boîte de dialogue Paramètres de numérisation ou (dans
PaperPort Professional avec DesktopDelivery) dans la boîte de dialogue
Propriétés du dossier.
Vous pouvez importer rapidement dans PaperPort Professional un groupe
de dossiers et n'importe quel contenu, en les répertoriant dans un fichier
texte en respectant scrupuleusement la structure suivante :
*** PaperPort ***
NomDossier1
NomDossier2
NomDossier2/nomsousdossier2a
NomDossier2/nomsousdossier2b
NomDossier3
...etc.
Observez comment le nom d'un dossier de niveau supérieur doit apparaître
sur une ligne distincte, de même que chaque sous-dossier souhaité.
Cliquez avec le bouton droit dans le volet Dossiers et choisissez Importer
une structure de dossiers, puis sélectionnez le fichier texte.
PaperPort – Guide de mise en route
47
Ajout de critères de recherche à
un objet
Vous pouvez affecter des propriétés aux images PaperPort et aux fichiers
PDF, puis utiliser ces propriétés comme critères de recherche pour
retrouver les objets correspondants.
Vous pouvez également affecter simultanément les mêmes mots clés à
plusieurs objets pour faciliter la recherche ultérieure d'objets apparentés.
Sélectionnez plusieurs objets sur le bureau PaperPort, puis choisissez
Propriétés dans le menu contextuel ; les mots saisis dans les champs
Sujet, Auteur et Mots clés seront appliqués à tous les objets sélectionnés.
Les notes de dossier vous permettent également d'attribuer
automatiquement les mêmes propriétés à tous les fichiers PDF placés dans
un dossier, par numérisation ou à l'aide de la fonction DesktopDelivery.
Entrez des informations dans les champs Sujet, Auteur et Mots clés.
Ces notes ne sont ajoutées que si vous sélectionnez l'option Ajouter
automatiquement les mots clés des notes de dossier de l'onglet Sortie
de la boîte de dialogue Paramètres de numérisation ou (dans PaperPort
Professional) dans la boîte de dialogue Propriétés du dossier de la
fonction DesktopDelivery.
Protection d'un objet
48
Recherche d'un objet
PaperPort propose de nombreuses solutions pour la recherche d'objets.
Dans certains cas, vous pouvez retrouver rapidement un objet en
parcourant simplement des yeux les vignettes affichées sur le bureau
PaperPort.
Toutefois, si vous travaillez avec un nombre important de dossiers et de
documents, il est nécessaire de faire appel aux fonctions All-in-One
Search. Ces fonctions proposent de nombreuses options pour la
configuration de la recherche (emplacement, cible et conditions
d'exécution, inclusion du texte indexé, etc.). On parle de critères de
recherche.
Lorsque vous recherchez un objet, vous pouvez spécifier deux types de
critères :
•
•
Propriétés de l'objet (recherche sur les fichiers)
Contenu du texte (recherche sur l'index)
Recherche d'un objet en fonction de ses
propriétés
Pour rechercher un objet (quel que soit son type), vous pouvez spécifier
son nom.
Pour rechercher un fichier PDF ou une image PaperPort (.max), vous
pouvez également spécifier les propriétés de l'objet : mots clés, auteur,
sujet, etc.
Lorsque votre recherche porte sur les propriétés d'un objet, désactivez
l'option Utiliser l'index All-in-One, puis entrez vos critères comme suit :
•
Nom – nom donné à l'objet (qui peut être différent de celui du
fichier).
•
•
•
Auteur – tel que défini dans les propriétés de l'objet.
Mots clés – tels que définis dans les propriétés de l'objet.
Commentaires – tels que définis dans le champ Sujet des
propriétés de l'objet.
PaperPort – Guide de mise en route
49
•
Annotations – notes ou étiquettes de texte ajoutées à des fichiers
PDF.
•
URL – texte contenu dans les liens des pages Web capturées.
Les champs Auteur, Mots clés, Commentaires et URL ne sont disponibles que
pour les fichiers PDF ou MAX. PaperPort 14 ne vous permet pas d'ajouter de
métadonnées à des fichiers MAX. Seules les métadonnées ajoutées dans une
version antérieure peuvent être consultées.
Recherche de mots dans un objet
Pour rechercher des mots dans un objet, vous devez ajouter ce dernier dans
l'index All-in-One Search et cocher la case Utiliser l'index All-in-One.
Lorsque la recherche fait appel à l'index All-in-One, vous pouvez spécifier
les propriétés et/ou des mots du contenu textuel des objets.
Indiquez la portée de votre recherche :
tous les fichiers, mais pas les sous-dossiers, du dossier actuel ;
le dossier actuel, ainsi que tous ses sous-dossiers ;
l'ensemble des dossiers PaperPort et de leurs sous-dossiers.
•
•
•
Indiquez ensuite la précision de votre recherche :
• L'option Texte exact recherche des mots tels qu'ils ont été saisis,
ainsi que leurs déclinaisons finales courantes. Par exemple, la
recherche du mot joue trouvera joues, jouerons, etc.
• Avec l'option Texte voisin, votre recherche pourra renvoyer d'autres
mots. Par exemple, la recherche du mot joue trouvera jour ou joute,
par exemple.
Une fois la recherche terminée, les résultats sont affichés sous la forme
d'un tableau, dans lequel chaque occurrence trouvée est placée dans une
ligne distincte. Sélectionnez une occurrence puis cliquez sur le bouton
Afficher le texte pour l'afficher dans son contexte. Vous pouvez ensuite
cliquer sur le bouton Copier le texte pour extraire du texte du fichier et le
Recherche d'un objet
50
placer dans le Presse-papiers. Vous pouvez également, dans la fenêtre des
résultats, cliquer avec le bouton droit sur un fichier trouvé, puis choisir
Ouvrir afin de lancer le document dans l'application associée. La
commande Ouvrir le dossier conteneur permet d'accéder au dossier dans
lequel est placé le fichier.
Pour affiner les résultats d'une recherche en fonction des propriétés des
fichiers, cochez les cases pertinentes dans la section Nom, auteur, mots
clés et entrez le texte recherché.
Ajout d'objets à l'index All-in-One Search
L'index All-in-One Search utilise le moteur d'OCR intégré à PaperPort
pour identifier et extraire le contenu textuel des objets et créer une base de
données contenant les mots et les expressions figurant dans ce contenu
textuel. Les propriétés des objets analysés (nom, auteur, commentaire,
mots clés, etc.) sont également enregistrées dans l'index. La création d'un
index prend un certain temps, mais elle permet par la suite des recherches
efficaces et ultrarapides.
Dans l'onglet All-in-One Search de la boîte de dialogue Options
PaperPort (commande Options du bouton PaperPort), vous pouvez
demander que l'index All-in-One Search soit mis à jour chaque fois que
vous ajoutez un objet ou que vous modifiez un objet existant. Vous pouvez
également définir la durée d'attente de PaperPort avant le démarrage du
processus de mise à jour.
Vous pouvez également lancer une mise à jour manuelle de l'index All-inOne Search portant sur un seul objet, les objets d'un ou de plusieurs
dossiers ou l'ensemble des objets. Par ailleurs, il est conseillé de mettre à
jour régulièrement l'index All-in-One Search, afin de réduire la durée de
l'indexation.
Utilisez le gestionnaire d'index intégré à PaperPort Professional pour créer et
planifier à intervalles réguliers les tâches d'indexation. Pour accéder rapidement
à vos processus d'indexation réguliers, lancez le gestionnaire d'index directement
depuis le volet All-in-One Search.
PaperPort – Guide de mise en route
51
Volet All-in-One Search
Le volet All-in-One Search permet de
spécifier des critères de recherche et de
sélectionner les options à appliquer lors
d'une recherche d'objets.
Si vous recherchez des fichiers sans vous
préoccuper de leur contenu textuel, vous
pouvez vous contenter de spécifier une
ou plusieurs propriétés dans le champ
Nom, auteur et mots clés….
Si vous cochez la case Index All-in-One
Search, la recherche porte à la fois sur
les propriétés des objets et sur leur
contenu textuel. Entrez les propriétés de
document dans les champs Nom, auteur, mots clés, et le texte recherché
dans le champ Contenant le texte indexé.
Pour lancer une recherche sur l'index mais pas sur les fichiers, entrez une
chaîne de texte dans la zone de texte Contenant le texte indexé et
décochez les six options de recherche.
Pour lancer une recherche sur les fichiers mais pas sur l'index, décochez la
case Utiliser l'index All-in-One, entrez une chaîne de texte dans la zone
Nom, auteur, mots clés et cochez les options de recherche qui vous
conviennent.
Pour lancer la recherche d'une chaîne de texte spécifique à la fois sur
l'index et les fichiers, cochez la case Utiliser l'index All-in-One, entrez
une chaîne de texte dans la zone de texte Contenant le texte indexé,
assurez-vous que la zone Nom, auteur, mots clés est vide et cochez les
options de recherche qui vous conviennent. La recherche renvoie une liste
d'objets correspondant à votre chaîne de texte, au niveau du contenu ou des
propriétés des fichiers.
Pour lancer une recherche à la fois sur l'index et les fichiers, cochez la case
Utiliser l'index All-in-One, entrez une chaîne de texte dans la zone de
texte Contenant le texte indexé, entrez une chaîne (identique ou
différente) dans la zone Nom, auteur, mots clés et cochez les options de
recherche qui vous conviennent. La recherche renvoie une liste d'objets
Recherche d'un objet
52
contenant la ou les chaînes trouvées à la fois dans le contenu et les
propriétés des fichiers. En d'autres termes, votre recherche ne renverra
probablement que peu de résultats.
Format PDF avec recherches
En complément des fonctions d'indexation et de recherche intégrées à
PaperPort, vous pouvez également créer des fichiers au format PDF avec
recherches qui peuvent être indexés, puis explorés par des applications
extérieures à PaperPort. Un fichier PDF avec recherches contient la
représentation bitmap d'un document ou d'un élément graphique, le
contenu textuel étant stocké sous forme masquée. L'apparence et la mise
en page du fichier PDF sont identiques à celles du document source, et
vous pouvez faire des recherches sur le contenu textuel à l'aide de
différentes applications extérieures à PaperPort, dont Nuance PDF
Converter Professional, Windows et Google Desktop Search.
Pour créer des fichiers au format PDF Image avec recherches, procédez
comme suit :
•
Ouvrez un objet et choisissez Enregistrer sous dans le menu
contextuel. Dans la zone Type, choisissez PDF Image avec
recherches.
•
Numérisez un objet à l'aide du profil Document PDF Couleur
avec recherches.
•
Importez un PDF constitué uniquement d'images dans PDF Viewer
Plus ou PDF Converter Professional. Une invite peut vous proposer
de faire une copie autorisant les recherches. Si ce n'est pas le cas,
sélectionnez Créer un PDF avec recherches dans le menu Outils.
•
Imprimez une image vers le bureau PaperPort. Par défaut, le fichier
est enregistré au format Image PDF. Choisissez Bureau >
Options > Objet pour définir votre préférence sur PDF avec
recherches.
PaperPort – Guide de mise en route
53
Planification de tâches d'indexation
Le gestionnaire d'index est une
application intégrée à PaperPort
Professional, conçue pour créer,
modifier et planifier les tâches
d'indexation associées à un
dossier local ou en réseau
spécifique. Les fichiers indexés
peuvent faire l'objet de recherches
avec All-in-One Search.
Vous pouvez définir pour les
nouvelles tâches le dossier à
rechercher (local ou en réseau), inclure ou non les sous-dossiers, définir
l'heure d'exécution de la tâche et les répétitions éventuelles (durée, critère
et calendrier), activer et désactiver une tâche, suspendre son exécution ou
ignorer une occurrence. La boîte de dialogue des paramètres du
programme permet de définir quand et comment le gestionnaire d'index
doit s'arrêter.
Partage de fichiers
Avec les outils PaperPort, vous pouvez très facilement partager fichiers,
images et autres objets avec vos amis, vos collègues ou vos collaborateurs.
Ces outils sont intégrés à PaperPort et disponibles instantanément à partir
des rubans.
Ils permettent de réaliser les opérations suivantes :
Transmettre des objets par e-mail en les faisant glisser sur
une icône de messagerie affichée dans la barre Envoyer
vers.
Numériser ou convertir un objet au format PDF – le format
le plus répandu pour la distribution et le partage de
documents.
Recherche d'un objet
54
Accéder aux dossiers partagés d'un réseau en les ajoutant
dans le volet Dossiers de PaperPort.
Accéder aux paramètres de partage et de sécurité
directement à partir du menu contextuel des dossiers.
Accéder à de nombreux services de stockage distant,
notamment Microsoft Live SkyDrive, GoogleDocs, Box.net,
des sites FTP, et bien plus encore.
Avec PaperPort, vous pouvez très
facilement définir un dossier sur un
serveur, un site de stockage Web ou un
PC qui servira d'emplacement de
stockage partagé pour des documents
utilisés par différents utilisateurs.
Chaque utilisateur PaperPort peut se
connecter à ce dossier et exécuter les fonctions PaperPort permettant de
retrouver et récupérer ces documents instantanément.
Vous pouvez également convertir des objets aux formats de nombreux
autres programmes. Pour consulter la liste complète des liens d'application
supportés, visitez les pages consacrées à PaperPort sur le site Web de
Nuance : http://www.nuance.fr.
Connexion à des sites de stockage distant
PaperPort 14 vous permet à présent d'accéder directement à des sites Web
permettant le stockage de programmes, documents et données.
PaperPort Anywhere
Ce programme, livré avec toutes les versions de PaperPort, permet
d'accéder à un espace de stockage de stockage sur un site distant géré par
Nuance. Il peut être ouvert depuis le groupe PaperPort du menu
Démarrer de Windows. Il intègre un Assistant qui facilite la création d'un
compte sur le site Web Nuance, la définition d'une boîte de réception pour
PaperPort – Guide de mise en route
55
PaperPort sur le site distant, et la synchronisation de dossiers PaperPort
avec cette boîte de réception. En pratique, cela signifie que tous les fichiers
du dossier local sont transférés vers le site de stockage distant, et que tous
les fichiers ajoutés au site de stockage distant sont envoyés vers le dossier
PaperPort local. Les deux dossiers restent donc parfaitement synchronisés.
Une commande, située dans la partie supérieure droite de l'écran, vous
permet de suspendre et de reprendre la synchronisation et de vous
déconnecter/reconnecter au site de stockage distant. Cette même
synchronisation peut être réalisée entre des périphériques mobiles et le site
distant, permettant ainsi aux utilisateurs d'accéder au contenu et de le
modifier lors de leurs déplacements.
Nuance Cloud Connector
Ce programme indépendant est livré avec toutes les versions de
PaperPort ; son installation est facultative. Une fois l'installation terminée,
vous pouvez le démarrer depuis le groupe Nuance Cloud Connector du
menu Démarrer de Windows. Il permet d'accéder à d'autres services de
stockage distant, notamment Microsoft Live SkyDrive, GoogleDocs,
Box.net, des sites FTP, et bien plus encore. Son interface permet d'établir
des connexions bidirectionnelles entre votre système de fichiers et les sites
de stockage sélectionnés ; il stocke également les mots de passe et les
données de connexion.
Connecteur Evernote
Ce nouveau connecteur de PaperPort 14 apparaît sous la forme d'une icône
dans la barre Envoyer vers. Vous pouvez déposer des fichiers sur cette
icône pour en transférer des copies vers un site de stockage distant
Evernote. Les options Envoyer vers peuvent être utilisées pour spécifier
les données de connexion.
Recherche d'un objet
56
Envoi d'un objet vers une application
liée
Par simple « glisser-déposer », vous pouvez ouvrir instantanément tous
vos fichiers dans vos applications préférées. Il vous suffit de le faire glisser
sur l'icône de cette application, qui est affichée dans la barre Envoyer vers.
La barre Envoyer vers permet également d'envoyer des e-mails et des fax.
Lorsque vous faites glisser un document numérisé sur la barre Envoyer
vers, PaperPort convertit celui-ci sous un format supporté par l'application
cible.
Par exemple, si vous faites glisser l'image numérisée d'une lettre sur le lien
(icône) Word de la barre Envoyer vers, PaperPort détermine automatique-
ment que l'application cible doit recevoir un fichier de texte ou .doc et non
un fichier image : il exécute automatiquement son logiciel d'OCR intégré
pour convertir ce fichier image en texte éditable par Word.
PDF Viewer Plus
OmniPage
Flux de travail
OmniPage
FormTyper
SharePoint
Microsoft Outlook®
PDF Converter
PaperPort supporte la plupart des applications du marché : programmes
de traitement de texte et d'édition graphique, tableurs, télécopie, Internet,
e-mail, graphiques, OCR, FTP, etc. Le lien d'application présent dans la
barre Envoyer vers exécute automatiquement les conversions de format
nécessaires et dispose généralement d'options permettant de paramétrer
l'envoi des objets.
PaperPort – Guide de mise en route
57
Utilisation d'OmniPage avec PaperPort
Si PaperPort est présent sur un ordinateur doté d'OmniPage, les services
d'OCR de ce dernier viennent compléter les fonctionnalités de
PaperPort. Pour choisir un programme d'OCR, cliquez avec le bouton
droit sur le lien PaperPort d'application de texte, sélectionnez Options
Envoyer vers, puis spécifiez OmniPage en tant que programme d'OCR
à utiliser, au lieu de l'option OCR PaperPort toujours disponible.
Avec OmniPage, vous pouvez réaliser les opérations suivantes :
•
Convertir instantanément vos documents imprimés en documents
Microsoft Office.
•
Convertir vos fichiers PDF en documents totalement éditables et
parfaitement mis en page.
•
Traiter automatiquement les images provenant de scanners ou
d'imprimantes multifonctions de réseau.
•
Numériser des documents et les convertir aux formats XML, PDF,
TIFF et autres.
•
Partager vos documents en les envoyant par e-mail, en les diffusant
sur Internet ou via Nuance Coud Connector, et en les enregistrant
aux formats XML et e-Book.
• Contrôler instantanément et efficacement les conversions de
documents à l'aide de flux de travail OmniPage.
Personnalisation de la barre Envoyer vers
Vous pouvez modifier l'apparence de la barre Envoyer vers, en ajoutant
des programmes et en supprimant ou réorganisant les icônes de
programmes. Pour plus de détails, consultez l'aide en ligne de PaperPort.
Envoi d'un objet vers une application liée
58
Options Envoyer vers
Pour paramétrer le
comportement d'une application
liée, vous pouvez utiliser ses
« options Envoyer vers ». Par
exemple, vous pouvez spécifier
le format de fichier dans lequel
PaperPort doit enregistrer un
document.
Si la version Professional
d'OmniPage 16 ou supérieure
est installée sur votre système,
sélectionnez Options Envoyer
vers pour choisir un flux de
travail associé au lien Flux de
travail OmniPage.
Pour envoyer un objet PaperPort
par e-mail, il suffit de le faire
glisser sur l'icône d'une
application de messagerie
présente dans la barre Envoyer
vers. Utilisez les options de cette
messagerie pour spécifier le
format de l'objet joint et le ou les
destinataires, pour rédiger un
message d'accompagnement, etc.
PaperPort – Guide de mise en route
59
Conversion d'un objet
PaperPort peut convertir les documents numérisés et les objets de texte en
formats d'image et inversement.
Conversion d'un objet de texte en image
Vous pouvez convertir un document numérisé et un objet de texte en
format d'image.
La commande Enregistrer sous permet d'enregistrer une image sous
différents formats d'image standard, y compris PDF, JPEG, et TIFF.
La commande Reproduire l'objet effectue une copie de l'objet, en
conservant son type de fichier d'origine.
La commande Reproduire comme objet PDF permet de convertir un
objet de texte en PDF Image.
Si vous disposez de PaperPort Professional, vous pouvez également
convertir les objets de texte (par exemple, les documents Word) au format
« PDF Texte formaté et graphiques » à l'aide de PDF Create.
Le traitement par lot permet de convertir plusieurs objets à la fois. Pour
plus de détails, consultez l'aide.
Empilage de documents
Vous pouvez assembler plusieurs PDF au sein d'un seul et même fichier
PDF en les empilant. Vous pouvez retirer seulement une page de la pile,
ou dégrouper toutes les pages d'un fichier PDF. Si vous choisissez de
dégrouper toutes les pages, autant de fichiers PDF d'une seule page seront
créés. Chaque fichier est identifié par un suffixe numérique. Lorsque vous
créez et dégroupez des piles, les pages ou fichiers PDF d'origine ne sont
pas conservés. Pour empiler des fichiers, faites-les glisser les uns sur les
autres, ou sélectionnez les fichiers de votre choix, cliquez avec le bouton
droit de la souris et choisissez Empiler. Pour dégrouper une pile de fichiers
PDF, utilisez également la commande de menu contextuel correspondante.
Conversion d'un objet
60
Compilation de documents
Vous pouvez assembler les documents en les combinant. Les fichiers que
vous souhaitez compiler doivent tous se trouver dans le même dossier, et
vous devez les sélectionner en suivant l'ordre dans lequel vous souhaitez
qu'ils apparaissent dans la pile. Cliquez sur la flèche en regard de
Combiner les objets dans le groupe Empiler du ruban Objet et choisissez
l'une des options suivantes :
•
Combiner en pile PDF : chaque page des documents d'origine
devient une page du fichier PDF combiné, sans être
redimensionnée.
•
Combiner en pages PDF multi-objet, en redimensionnant : cette
option redimensionne les pages des documents d'origine, et les
place quatre par quatre sur les pages du PDF combiné.
•
Combiner en pages PDF multi-objet, en conservant les tailles
d'origine : cette option permet d'insérer autant de pages d'origine
que possible sur les pages du fichier PDF combiné. Avec cette
option, la taille des pages combinées reste inchangée.
•
Combiner en page PDF de vignettes : cette option permet de créer
des vignettes des pages des documents d'origine, et d'en placer
autant que possible sur les pages du PDF combiné.
Avec les options Combiner, les fichiers source sont conservés, dans leur format
d'origine.
La combinaison de fichiers prend généralement plus de temps que leur empilage,
en raison de la conversion au format PDF du document obtenu.
PaperPort Professional permet également de combiner des objets de texte. Pour
convertir un objet de texte, l'application qui a été utilisée pour le créer doit être
installée sur votre ordinateur.
PaperPort – Guide de mise en route
61
Conversion d'une image en texte
Après avoir numérisé un document sur le bureau PaperPort, vous pouvez
convertir son contenu en texte éditable : pour ce faire, faites glisser sa
vignette sur l'un des liens de traitement de texte de la barre Envoyer vers.
PaperPort exécute la reconnaissance des caractères à l'aide de son moteur
d'OCR intégré, lance le programme de traitement de texte et charge le
texte reconnu dans un document prêt pour l'édition. PaperPort vous permet
également de sélectionner le texte d'une image et le copier en vue de
l'utiliser dans une application extérieure (programme de traitement de texte
ou tableur). Dans ce cas, le logiciel d'OCR intégré à PaperPort effectue la
reconnaissance du texte copié et le stocke dans le Presse-papiers de
Windows. Lancez l'application extérieure et ouvrez le fichier dans lequel
le texte doit être inséré, et utilisez l'option Coller pour coller le texte dans
ce fichier.
Remplissage d'un formulaire
Votre produit PDF vous permet de remplir des formulaires PDF actifs.
Pour ce faire, choisissez l'outil Main, puis naviguez au sein du formulaire
à l'aide de la touche Tabulation ou des touches fléchées pour faire des
sélections et entrer du texte. Vous trouverez dans l'aide et dans les guides
d'apprentissage une description des types de contrôles de formulaires
disponibles.
FormTyper est une application intégrée à PaperPort qui permet de remplir
des formulaires statiques (documents médicaux ou d'assurance,
formulaires d'inscription ou de demande de renseignements, déclaration
de revenus, etc.) après les avoir numérisés et importés sur le bureau
PaperPort.
Faites glisser le formulaire du bureau PaperPort vers l'icône FormTyper
affichée dans la barre Envoyer vers. Si nécessaire, le formulaire est
converti au format PDF et ouvert dans votre produit PDF Nuance.
FormTyper analyse le formulaire, détecte les zones susceptibles de
recevoir des données et crée des champs vides dans ces zones. FormTyper
est capable de détecter les champs et les cases à cocher.
Conversion d'un objet
62
Vous pouvez ensuite remplir le formulaire à l'aide du clavier (en utilisant
la touche Tabulation pour passer d'un champ à un autre). Vous pouvez
également repositionner des champs de texte et des cases à cocher, insérer
de nouveaux champs et supprimer les champs superflus. Une fois les
données saisies, vous pouvez enregistrer le formulaire rempli sur le bureau
PaperPort et l'imprimer ou l'envoyer par e-mail.
Si vous disposez d'un formulaire pré-imprimé que vous avez numérisé,
utilisez l'option Imprimer uniquement les champs de la boîte de
dialogue Imprimer pour « imprimer » vos réponses directement sur
le formulaire.
Prise en charge de fichiers PDF
Formats PDF
Les fichiers PDF se présentent généralement sous les formats suivants :
• PDF Image
• PDF Image avec recherches
• PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard)
Ouverture de fichiers PDF
PaperPort peut ouvrir et afficher des fichiers PDF dans les trois formats
présentés ci-dessus. Par défaut, les fichiers PDF s'ouvrent dans PDF
Viewer Plus ou dans PDF Converter Professional version 6 ou 7 (si cette
application est installée sur votre ordinateur).
Les autres options suivantes sont disponibles dans l'onglet Bureau de
la boîte de dialogue Options :
• Fenêtre d'image (pour appliquer les outils d'amélioration d'images
dans une fenêtre PaperPort)
• ImageViewer (pour appliquer ces outils SET dans une fenêtre
de programme distincte)
• Programme associé au type de fichiers (l'application par défaut
de votre système pour l'affichage de fichiers PDF)
Vous devez choisir cette dernière option si vous utilisez la version 5 ou
une version antérieure de PDF Converter Professional comme
programme PDF.
PaperPort – Guide de mise en route
63
Vous ne pourrez ouvrir des fichiers PDF protégés que si vous connaissez et
entrez le mot de passe correspondant. Toutes les restrictions de sécurité
propres au fichier seront observées. Elles ne pourront être modifiées que si
vous connaissez et entrez le mot de passe de permissions.
Opérations possibles sur les pages d'un PDF
Dans PaperPort, vous pouvez insérer ou ajouter des pages d'un fichier PDF
vers un autre, et empiler plusieurs PDF au sein d'un seul. Si vous combinez
des pages provenant de PDF de formats différents, PaperPort choisira un
format unique pour le fichier généré. Vous pouvez retirer seulement une
page, ou dégrouper toutes les pages d'un fichier PDF, afin de générer
autant de fichiers PDF que de pages source.
Combinaison d'objets au sein d'un fichier PDF
Vous pouvez regrouper un large éventail d'objets image au sein d'un seul et
même PDF cible. Les objets source restent à leur emplacement initial, et
conservent leur format d'origine. Avec PaperPort Professional, des objets
texte peuvent également être combinés.
Annotation d'un fichier PDF
Des notes, des mises en surbrillance et des graphiques (tels que des
flèches) peuvent être ajoutés à n'importe quel type de PDF, sous la forme
d'annotations. Ces informations ne sont pas ajoutées au contenu réel des
pages PDF. Elles sont placées sur des calques distincts, afin de pouvoir
être consultées, déplacées, modifiées ou supprimées dans PaperPort ou
dans d'autres programmes d'affichage ou d'édition de fichiers PDF. Ces
annotations peuvent être apportées dans ImageViewer ou dans votre
logiciel PDF.
Modification d'un fichier PDF
Utilisez les outils SET pour améliorer l'apparence des pages de vos
fichiers PDF, ou pour les préparer en vue de la reconnaissance de leur texte
par OCR. Pour plus d'informations, reportez-vous à la page page 35 et
consultez la rubrique d'aide : Améliorer une page ou une image –
présentation générale. Pour modifier le contenu réel d'un fichier PDF, ou
pour modifier la couleur ou les attributs de son texte, vous devez disposer
d'une version récente d'un programme d'édition de PDF, comme par
exemple Nuance PDF Converter Professional.
Conversion d'un objet
64
Extraction du texte d'un fichier PDF
La commande Copier le texte extrait le texte d'un fichier PDF et le place
dans le Presse-papiers sous forme de texte brut, en exécutant si besoin le
service d'OCR de PaperPort. La commande Afficher le texte a le même
effet, mais elle affiche le texte dans une fenêtre PaperPort. Vous pouvez
choisir d'enregistrer ou pas ce texte. S'il n'est pas enregistré, ce texte est
regénéré à chaque fois que cette commande est utilisée. Vous pouvez
également déposer un fichier PDF sur l'icône d'un programme de
traitement de texte dans la barre Envoyer vers. Ceci a pour effet de générer
du texte éditable, tout en conservant un niveau de formatage défini.
Si nécessaire, le service d'OCR de PaperPort est exécuté.
Pour plus d'informations, reportez-vous aux rubriques d'aide : Pour
convertir un document numérisé en texte éditable et Options Envoyer
vers du programme cible.
Ajout d'informations à un fichier PDF à des fins de recherche
Vous pouvez ajouter à chaque fichier PDF des informations relatives au
nom, au sujet ou aux mots clés du document, ainsi qu'au nom de son
auteur, et affecter des noms à chacune des pages qui le composent. Ces
informations pourront être utilisées ultérieurement pour vous aider à
retrouver plus facilement le document. Pour plus d'informations, reportezvous à la rubrique d'aide : Affecter des propriétés aux images PaperPort
et aux fichiers PDF et Propriétés de l'objet.
La fonction All-in-One Search recherche des mots figurant dans les
« informations de document », dans un ou plusieurs fichiers PDF. Votre
recherche peut uniquement porter sur les informations du document, ou
uniquement sur son contenu textuel, ou sur l'ensemble de ces informations.
Vous pouvez entrer différentes chaînes pour chaque type de recherche.
L'indexation à l'aide du Gestionnaire d'index rend les recherches de texte
intégral plus rapides.
PaperPort – Guide de mise en route
65
Conversion d'un fichier PDF vers d'autres types de fichiers
Vous pouvez convertir des fichiers PDF vers un large éventail de formats
image, ainsi que vers le format XPS. Pour plus d'informations, reportezvous à la rubrique d'aide : Enregistrer des images sous d'autres formats.
Si votre PDF d'origine comporte plusieurs pages, le fichier image cible
comprendra plusieurs pages si le format de fichier choisi l'autorise. Dans le
cas contraire, un fichier image distinct sera créé pour chacune des pages du
fichier PDF.
Ajout de fichiers PDF à Windows Desktop Search
Sélectionnez Bureau > Options > Options évoluées pour activer ou
désactiver PaperPort comme programme de gestion des fichiers PDF dans
Windows Desktop Search.
Consultez les rubriques d'aide Fichiers PDF – présentation générale et
Prise en charge de fichiers PDF.
Création de documents PDF
Création de fichiers PDF Image à partir d'applications extérieures
Sélectionnez Bureau > Options > Objet et choisissez le format PDF
Image ou PDF Image avec recherches. Ouvrez ensuite un fichier source
dans l'application de votre choix, puis sélectionnez la commande
Imprimer, située généralement dans le menu Fichier. Dans la boîte de
dialogue Imprimer, choisissez Imprimante d'image PaperPort comme
imprimante de destination, puis définissez les paramètres d'impression
souhaités (par exemple, couleur ou noir et blanc). Pour plus
d'informations, consultez les rubriques d'aide Pilotes d'impression
PaperPort et Imprimer au format PDF à partir d'autres applications.
Numérisation d'un document au format PDF avec recherches
Ouvrez la fenêtre des paramètres d'un profil de numérisation, et choisissez
le format de fichier PDF dans l'onglet Sortie, ou choisissez le profil
prédéfini PDF en couleur autorisant les recherches. Pour plus
d'informations, consultez la rubrique d'aide Modifier un profil de
numérisation. Utilisez un profil permettant de générer des fichiers PDF.
Conversion d'un objet
66
Conversion d'un fichier PDF, XPS ou image en fichier PDF
Cliquez avec le bouton droit sur un fichier PDF, puis choisissez
Reproduire l'objet, Reproduire la page actuelle ou Enregistrer sous
dans le menu contextuel qui s'affiche alors. Le fichier généré conserve le
même format que le fichier PDF source. Cliquez avec le bouton droit sur
un fichier image, puis choisissez Reproduire comme objet PDF ou
Enregistrer sous et sélectionnez PDF comme type de fichier. Lorsque
vous ouvrez un fichier XPS dans PDF Viewer Plus, une copie de ce fichier
est automatiquement créée au format PDF, prête pour édition et
enregistrement.
Création de documents PDF avec
PDF Create
Nuance® PDF Create vous permet de générer des fichiers PDF à partir
d'un ou plusieurs documents source. Les fichiers PDF créés avec le
programme peuvent être consultés, imprimés, édités et vous pouvez y
lancer des recherches de texte.
Comment lancer la création de fichiers PDF
Le processus de création de fichiers PDF peut être lancé de plusieurs
manières :
•
•
depuis le menu Démarrer à l'aide de l'Assistant PDF Create ;
•
depuis Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou Internet
Explorer, à l'aide d'une barre d'outils, des commandes de menu PDF
Create ou du ruban Nuance PDF.
depuis l'Explorateur Windows ou le bureau, à l'aide d'un menu
contextuel ;
La rubrique d'aide intitulée Créer un fichier PDF décrit tous les points de
départ possibles pour créer un PDF et les choix qui s'offrent à vous.
PaperPort – Guide de mise en route
67
Pour obtenir de l'aide sur PDF Create
Nuance PDF Create possède un système d'aide complet au format HTML.
Pour y accéder, ouvrez l'aide de PDF Viewer Plus ou de PDF Converter
Professional, ou le menu PDF Create de Microsoft Word, Excel ou
PowerPoint. Pendant votre travail, vous pourrez appuyer sur la touche F1
pour obtenir de l'aide concernant le volet en cours. Selon la version de
PaperPort dont vous disposez, vous pouvez créer un ou plusieurs de ces
formats PDF. Pour plus de détails, consultez l'aide de PaperPort. Le
tableau suivant présente les fonctions disponibles dans PaperPort 14 et
PaperPort Professional 14 pour créer les différents types de fichier PDF :
PaperPort
Professional 14
Format
PaperPort 14
PDF Image
Numériser ou importer
une photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
PDF Image avec
recherches
Numériser ou importer
une photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
PDF Texte formaté
et graphiques
(PDF standard)
Numériser ou importer
une photo
Numériser ou importer
une photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
Reproduire l'objet
Numériser ou importer
une photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
Reproduire l'objet
Numériser ou importer
une photo
Imprimer sur le bureau
PaperPort
Reproduire l'objet
Reproduire comme
objet PDF
La fonction Capture Web doit être exécutée en dehors de PaperPort.
Pour plus d'explications, reportez-vous à la section page 32.
Conversion d'un objet
68
La fonction Reproduire l'objet transmet le format PDF de l'original à
la copie.
La fonction Reproduire comme objet PDF prend en charge les fichiers
d'entrée qui ne sont pas au format PDF.
ScanDirect
Le module ScanDirect intégré à PaperPort permet de numériser un
document et de l'envoyer directement vers PaperPort ou vers une
application extérieure sans avoir à lancer PaperPort au préalable.
ScanDirect fonctionne comme programme autonome (accessible à partir
du menu Démarrer de Windows) et possède sa propre barre d'outils.
Cliquer pour 
afficher les options
Numériser
Une ou plusieurs pages
Cliquer pour numériser 
vers le bureau PaperPort
Faire défiler à droite 
pour afficher plus d'icônes
Barre ScanDirect avec les icônes
de toutes les cibles de numérisation
Avec ScanDirect, vous pouvez numériser un objet et l'envoyer
immédiatement vers deux types de cible :
•
Vers une icône de la barre Envoyer vers de ScanDirect – Les icônes
de cette barre représentent les applications liées à la fois à PaperPort
et à ScanDirect. Pour numériser et envoyer un document vers une
application, cliquez sur l'icône de celle-ci (pour la sélectionner) et
numérisez le document : lorsque la numérisation est terminée,
ScanDirect lance automatiquement l'application.
•
Vers le bureau PaperPort – Pour numériser un objet et l'importer
dans PaperPort, cliquez sur l'icône de celle-ci (pour la sélectionner)
et numérisez l'objet : lorsque la numérisation est terminée,
PaperPort démarre et affiche l'objet sur son bureau. Vous pouvez
ensuite appliquer à cet objet toutes les fonctions de PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route
69
Lorsque ScanDirect est utilisé pour numériser un objet vers d'autres
programmes, l'opération s'effectue par l'intermédiaire de l'interface du
scanner. Les profils de numérisation de PaperPort ne s'appliquent pas.
Lorsque ScanDirect est utilisé pour numériser un objet vers le bureau
PaperPort, les paramètres de sortie de la numérisation précédente
s'appliquent : s'il s'agissait d'une image, la numérisation actuelle procède
de la même façon, et s'il s'agissait d'un document texte (de type DOC,
XLS, WPD, TXT ou CSV), la numérisation actuelle crée un fichier PDF
Image sur lequel vous pouvez autoriser les recherches (voir plus haut).
Dans PaperPort Professional, vous pouvez numériser des objets
directement vers Microsoft SharePoint.
Conversion d'un objet
70
Désinstallation de PaperPort
Pour réaliser une désinstallation complète, quatre composants PaperPort
doivent être supprimés un à un, dans n'importe quel ordre. Ces composants
sont PaperPort 14, l'imprimante d'image PaperPort, PDF Viewer Plus et
PaperPort Anywhere. Si vous supprimez uniquement l'imprimante et/ou
PDF Viewer, PaperPort ne pourra pas fonctionner correctement.
D'autres programmes fournis peuvent être désinstallés ou conservés
indépendamment de PaperPort (Nuance Cloud Converter, le convertisseur
de fichiers MAX en PDF et Nuance PDF Create).
Pour désinstaller PaperPort et ses composants clés :
1. Cliquez deux fois sur l'icône Ajout/Suppression de programmes
dans le Panneau de configuration.
2. Sélectionnez Nuance PaperPort 14.
3. Cliquez sur Supprimer pour désinstaller le programme.
4. Répétez cette opération pour l'imprimante d'image PaperPort, PDF
Viewer Plus et PaperPort Anywhere.
5. Pour terminer la désinstallation, vous devez redémarrer votre
ordinateur.
Le programme est désactivé au début du processus de désinstallation, afin
d'éviter tout problème de réactivation si vous le réinstallez ultérieurement.
Les procédures de désactivation et de ré-activation nécessitent une
connexion à Internet.
PaperPort – Guide de mise en route
71
Marques commerciales
Nuance, le logo Nuance, All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage,
PaperPort, Productivité sans frontières, ScanDirect, ScanSoft et SET sont des marques
commerciales ou des marques commerciales déposées de Nuance Communications, Inc.
ou de ses partenaires aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Microsoft, Excel, MSN,
Outlook, PowerPoint et Windows sont des marques commerciales ou des marques
commerciales déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays.
Intel et Pentium sont des marques commerciales ou des marques commerciales déposées
de Intel Corporation ou de ses filiales aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Adobe,
Acrobat et Photoshop sont des marques commerciales ou des marques commerciales
déposées de Adobe Systems Incorporated aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Google
est une marque commerciale de Google, Inc. WordPerfect est une marque commerciale ou
une marque commerciale déposée de Corel Corporation et/ou de ses filiales au Canada,
aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Le logo Verity est une marque commerciale ou
une marque commerciale déposée de Verity aux États-Unis et/ou dans d'autres pays.
Outside In® Viewer Technology Copyright © 1998 Stellent Chicago, Inc. Tous droits
réservés. Les modules de vérification orthographique et de césure de ce logiciel, comme
décrit dans la rubrique juridique du système d'aide, utilisent en partie les travaux menés
par Proximity Linguistic Technology, une division de Franklin Electronic Publishers, Inc.
Tous droits réservés. Ce logiciel a été développé à l'aide du logiciel Kakadu et utilise une
partie des travaux menés par The Independent JPEG Group. Ce logiciel utilise une partie
des travaux menés par Zlib Compression Library et les travaux menés par Colosseum
Builders.
Fichiers binaires MSXML. L'utilisation du logiciel est soumise aux conditions et
exclusions présentées dans la LICENCE BINAIRE MSDN CODE GALLERY, disponible
(en anglais) sur la page http://code.msdn.microsoft.com/MSXML/Project/License.aspx
Microsoft : HD Photo 1.0. L'utilisation du logiciel est soumise aux conditions et
exclusions présentées dans le contrat de licence de Microsoft Corporation sur la
documentation technique, à la section « HD Photo », disponible (en anglais) sur la page
http://msdn.microsoft.com/en-us/windows/hardware/gg463400.aspx
Microsoft CAPICOM 2 - DROITS D'INSTALLATION ET D'UTILISATION. Vous
pouvez installer et utiliser un nombre illimité de copies du logiciel sur vos périphériques
exécutant des copies valides de Windows 2000, Windows XP, Windows Vista ou
Windows Server 2003.
FreeType 2.3.1. FreeType Project. Copyright (c) 1996-2000 par David Turner, Robert
Wilhelm et Werner Lemberg. Tous droits réservés, sauf indication contraire dans la licence
disponible sur la page http://freetype.sourceforge.net/index2.html
Zlib. Les fichiers du code source de Zlib ont été obtenus par le CONCÉDANT DE
LICENCE, auprès de Jean-Loup Gailly et Mark Adler sur www.Zlib.net. Copyright (c)
1995-2010 Jean-Loup Gailly et Mark Adler. L'utilisation de Zlib est soumise aux
conditions et exclusions présentées dans la licence disponible sur la page 
http://www.zlib.net/zlib_license.html.
Marques commerciales
72
Logiciels de Independent JPEG Group. Copyright (c) 1991-1998 par Thomas G. Lane.
L'utilisation des logiciels de Independent JPEG Group est soumise aux conditions
et exclusions présentées dans la licence disponible (en anglais) sur la page http://
www.xstandard.com/1D1B6C13-7BB6-4FA8-A1F9-EC1E32577D26/license-ijg.txt.
Licence JBIG2 - Copyright (c) 1990, 1991, 1992, 1993 Cornell University. Tous droits
réservés. Copyright (c) 1991, 1992 Xerox Corporation. Tous droits réservés. L'utilisation,
la reproduction, la préparation de versions dérivées et la distribution de ce logiciel sont
autorisées. Toute copie de ce logiciel ou de versions dérivées doit contenir à la fois les
copyrights ci-dessus de Cornell University et de Xerox Corporation, ainsi que ce
paragraphe. Toute distribution de ce logiciel ou de versions dérivées doit respecter
l'ensemble des lois en matière de contrôle des exportations applicables aux États-Unis.
Ce logiciel est mis à votre disposition EN L'ÉTAT, et XEROX CORPORATION
REJETTE TOUTE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, Y COMPRIS, MAIS
SANS S'Y LIMITER, TOUTE GARANTIE IMPLICITE DE QUALITÉ
COMMERCIALE OU D'ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER.
NONOBSTANT TOUTE AUTRE DISPOSITION DU PRÉSENT ACCORD, TOUTE
RESPONSABILITÉ POUR DOMMAGES DÉCOULANT DU LOGICIEL OU DE SON
UTILISATION EST EXPRESSÉMENT RÉFUTÉE, QUEL QUE SOIT LE MOTIF
JURIDIQUE INVOQUÉ, CONTRACTUEL, EN RESPONSABILITÉ CIVILE OU
PÉNALE (Y COMPRIS POUR NÉGLIGENCE OU AUTRE), ET CE MÊME SI XEROX
CORPORATION A ÉTÉ AVISÉ DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.
Groupe des auteurs contributeurs - Copyright (c) 1995 Alexander Lehmann. Ce logiciel est
fourni « en l'état », sans garantie expresse ou implicite. Les auteurs ne pourront en aucun
cas être tenus responsables des dommages découlant de l'utilisation de ce logiciel. Ce
logiciel peut être utilisé par toute personne et dans n'importe quel but, y compris dans le
cadre d'activités commerciales (voir ci-dessous), et peut être modifié et redistribué
librement, dans la limite des restrictions suivantes :
1. L'origine de ce logiciel ne doit pas être masquée ou détournée ; vous ne devez pas
prétendre être l'auteur du logiciel original. Si vous utilisez ce logiciel dans un autre
produit, une notice identifiant ce logiciel dans la documentation du produit sera appréciée,
mais n'est pas obligatoire.
2. Les versions source modifiées doivent être clairement identifiées comme telles.
Elles ne doivent pas être présentées comme le logiciel original.
3. Cette notice ne doit pas être supprimée ou modifiée dans les distributions du code
source.
4. Les distributions uniquement binaires du logiciel doivent inclure le fichier LISEZMOI avec l'avis de copyright. Vous êtes autorisé à ajouter un avis de copyright pour vos
modifications, ainsi que vos coordonnées.
Composants Apache. Copyright (c) 1999-2003. Apache Software Foundation. Tous droits
réservés. Sans autorisation écrite préalable, les noms suivants ne peuvent pas être utilisés
pour crédibiliser ou promouvoir des produits dérivés du logiciel Apache sous licence :
Apache Cocoon, Apache Software Foundation, Ant, Jakarta, Apache Avalon, Avalon
Excalibur, Avalon Framework, Batik, The Jakarta Project, Commons, FOP, Apache POI,
Jakarta-Regexp, Log4j, LogKit, Apache Lucene, Xalan, Tomcat, Struts, Velocity, Xerces,
Axis, Jakarta-Oro, xml-commons et WSIF. Les produits dérivés de ce logiciel ne pourront
pas être appelés « Apache », et la mention « Apache » ne pourra pas figurer dans le nom
PaperPort – Guide de mise en route
73
des produits dérivés sans autorisation écrite préalable. Le logiciel est également soumis
aux conditions et exclusions présentées dans la licence du logiciel Apache v.1.1 disponible
(en anglais) sur la page http://www.apache.org/.
Moteur Javascript. Les fichiers de code source du navigateur FireFox de Mozilla contenus
dans le moteur Javascript ont été obtenus par le CONCÉDANT DE LICENCE auprès de
Mozilla.org. Ces fichiers de code source n'ont pas été modifiés par le CONCÉDANT DE
LICENCE. L'utilisation du moteur Javascript par le TITULAIRE DE LICENCE est
soumise aux conditions et exclusions présentées dans la licence publique Mozilla
version 1.1 disponible (en anglais) sur la page http://www.mozilla.org/MPL/MPL1.1.html.
LCMS. Marti Maria. Des informations supplémentaires sont disponibles (en anglais) sur la
page http://www.littlecms.com/. L'utilisation de ce logiciel est soumise aux conditions et
exclusions présentées (en anglais) dans la licence disponible sur la page http://
www.opensource.org/licenses/mit-license.php
Licence publique Mozilla. Soumis à la Licence publique Mozilla version 1.1 (la
« Licence ») ; ces fichiers peuvent uniquement être utilisés dans le respect de cette
Licence. Moteur Javascript. Les fichiers de code source du navigateur FireFox de Mozilla
contenus dans le moteur Javascript ont été obtenus par le CONCÉDANT DE LICENCE
auprès de Mozilla.org. Ces fichiers de code source n'ont pas été modifiés par le
CONCÉDANT DE LICENCE. L'utilisation du moteur Javascript par le TITULAIRE DE
LICENCE est soumise aux conditions et exclusions présentées dans la licence publique
Mozilla version 1.1 disponible (en anglais) sur la page http://www.mozilla.org/MPL/MPL1.1.html.
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L'utilisation du code source et des bibliothèques binaires inclus dans ce logiciel est
autorisée dans les conditions suivantes : La redistribution et l'utilisation des formes source
et binaire, avec ou sans modification, sont permises sous réserve d'observation stricte des
points suivants :
Toute redistribution du code source doit contenir le copyright ci-dessus, cette liste de
conditions et les exclusions suivantes.
Toute redistribution sous forme binaire doit contenir le copyright ci-dessus, cette liste de
conditions et les exclusions suivantes dans la documentation et/ou tout matériel fourni
avec la distribution.
CE LOGICIEL EST FOURNI PAR L'AUTEUR « EN L'ÉTAT » ET TOUTE GARANTIE
EXPRESSE OU IMPLICITE, Y COMPRIS MAIS SANS S'Y LIMITER, LA
GARANTIE IMPLICITE DE QUALITÉ COMMERCIALE OU D'ADÉQUATION À
UN USAGE PARTICULIER, EST RÉFUTÉE. L'AUTEUR NE POURRA EN AUCUN
CAS ÊTRE TENU RESPONSABLE DES DOMMAGES DIRECTS, INDIRECTS,
SPÉCIAUX, EXEMPLAIRES OU CONSÉQUENTS (Y COMPRIS MAIS SANS
S'Y LIMITER : L'ACHAT OU L'ACCÈS À DES BIENS OU DES SERVICES DE
REMPLACEMENT ; LA PERTE DE JOUISSANCE, DE DONNÉES OU DE PROFITS ;
OU L'INTERRUPTION DES ACTIVITÉS) QUELLES QUE SOIENT LEURS CAUSES
Marques commerciales
74
ET INDÉPENDAMMENT DU RÉGIME DE RESPONSABILITÉ, ET QUEL QUE SOIT
LE MOTIF JURIDIQUE INVOQUÉ, CONTRACTUEL, RESPONSABILITÉ CIVILE
OU PÉNALE (Y COMPRIS NÉGLIGENCE OU AUTRE) DÉCOULANT DE
L'UTILISATION DU LOGICIEL OU DU SERVICE, ET CE, MÊME S'IL A ÉTÉ AVISÉ
DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES.
Toutes les autres marques citées dans ce manuel sont la propriété de leur détenteur
respectif.
PaperPort – Guide de mise en route
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