Alcatel OmniPCX Office Alcatel 4008/4018/4019 Manuel utilisateur Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 4008/4018/4019, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste 4008 (IP)/4018 (IP)/4019 (numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Décrocher. Raccrocher. 2ab 5 c jkl ef 3d mno 6 Touche d’appel. 2 Clavier numérique. Touche spécifique du clavier numérique. Vue partielle de l’afficheur. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Réglage “moins”. Touche fixe. Réglage “plus”. Touche MENU. Écoute amplifiée, mains libres. Touche d'accès à la messagerie. Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas.. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux écrans de téléphonie. De petits icônes ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 3 How Sommaire Toc Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 2. p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 8 p. 8 p. 8 p. 8 p. 9 p. 9 p. 9 Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent. . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10 p. 10 p. 10 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 p. 12 p. 12 p. 12 p. 12 6. 7. L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 14 p. 14 p. 14 p. 14 p. 15 p. 15 p. 15 p. 15 p. 15 p. 16 p. 16 p. 17 p. 17 p. 17 8. p. 18 p. 18 p. 18 p. 18 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 21 p. 22 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 Initier une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 Se joindre à une conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 6.1 6.2 Conférence 'Meet me' . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 3.1 3.2 4. Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en mode "Mains libres" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire une demande de rappel sur poste occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 18 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 3. 5. Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 24 p. 24 p. 24 p. 24 p. 25 p. 25 p. 25 p. 25 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 ACD : Poste agent; . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27 8.1 8.2 8.3 8.4 Poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ouvrir une session agent (login). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les quatre états d’exploitation du poste agent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Changer l'état d’exploitation du poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27 p. 27 p. 27 p. 27 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28 5 Découvrir votre téléphone Combiné téléphonique Navigation Clavier alphanumérique Quisuis-je Verrou Navigateur Haut-Bas : permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone de texte lors de la saisie de caractères. La page d’accueil se compose de : • Informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...), • Date et heure, • Fonctions de programmation et de configuration du poste. Réglages Alcatel 4018 Fonctions accessibles (poste au repos) : Fonctions accessibles en cours de communication : Quisuis-je Connaître le numéro de votre téléphone. Attente Mettre votre correspondant en attente (garde). Listedebis Rappeler l'un des 10 derniers numéros. ¤Fréqvocale Émettre en fréquences vocales. Verrou Verrouiller / Déverrouiller votre poste. Versrepert enregistrer le numéro dans le répertoire personnel. Rendez-vous Programmer un rappel de rendez-vous. Transf.MV Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent. Renvoi Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, renvoi sur messagerie vocale, renvoi sur bip). Réglages Configurer le poste (assistant personnel, affichage, sonnerie, messagerie vocale, ...). Annuaire Appeler votre correspondant par son nom. . D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système. Touches audios OK Touche Raccrocher :pour terminer un appel. Touche Mains libres/Haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher (Alcatel 4008/4018). • Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). • Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Touche Interphonie/Secret • En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. • Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher (Alcatel 4008/4018). Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet également de corriger la saisie d’un caractère. Touches de fonction et touches programmables Touche Information : permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la configuration du poste. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Touches de fonction Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie Le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis' : • pour rappeler le dernier numéro émis (appui court), • rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). 6 Touche Répertoire : Touche répertoire pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long ou double appui). Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée. Le bloc de 6 touches est composé de : deux touches de ligne, une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi', une touche 'conférence', une touche 'transfert', une touche d’appel direct à programmer. Téléphoner 1 En cours de communication : Other Etablir un appel 1.1 conv. bc 3d jkl 6 2a 5 ef 5 numéroter directement décrocher ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº de votre correspondant 5 mains libres (Alcatel 4008/4018 uniquement) vous êtes en communication ef bc 3d jkl 6 2a o mn o mn nº de votre correspondant En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) Écoute amplifiée conv. 1.4 touche d’appel programmée appui court vous êtes en communication conv. Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. la touche Haut-Parleur clignote vous êtes en communication activer le haut-parleur (appui long) Pour le standard, composer le '9' (par défaut). La touche s'éteint 1.2 régler le volume (9 niveaux) Recevoir un appel désactiver le hautparleur (appui long) un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe) (Alcatel 4008/4018). décrocher mains libres (Alcatel 4008/4018 uniquement) appuyer sur la touche de ligne dont le voyant associé est allumé 1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) OK 1.3 Téléphoner en mode 'Mains libres' (Alcatel 4008/4018 uniquement) appui long ou double appui Poste au repos : premières lettres du nom de votre correspondant sélectionner le nom dans la liste proposée La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui sur la touche du clavier contenant cette lettre. vous êtes en position mains libres appui court 7 Téléphoner 1 1.6 Appeler par le répertoire personnel 1.8 Rappeler Rappeler le dernier numéro composé (bis) : ab 2 5 appui court 1.7 c jkl 3 f de OK o mn 6 sélectionner le correspondant à appeler appuyer directement sur la touche programmée (0 à 9) rappel du dernier numéro lancer l’appel touche 'Bis'(appui court) Filtrage d’appel via la messagerie vocale (Alcatel 4008/4018 uniquement) Rappeler l'un des 10 derniers numéros : Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. Listedebis OK • Activer le filtrage : bc 3d jkl 6 2a 5 o mn entrer votre mot touche programmée de passe 'filtrage messagerie vocale' • A la réception d’un appel : appel touche 'Bis' (appui long) ef OK même touche pour arrêter l’écoute et désactiver le filtrage sélectionner le n° parmi les 10 derniers émis vous entendez la personne déposer son message 1.9 lancer l’appel Faire une demande de rappel sur poste occupé nom ou nº de l’appelant votre correspondant est occupé pour prendre l'appel pour arrêter l’écoute seulement 8 ¤Rappeler OK Téléphoner 1 1.10 Recevoir un appel interne en interphonie (Alcatel 4008/4018) 1.12 Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant. Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : • Pour activer - Poste au repos : conv. la diode associée s’allume vous êtes en communication Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. reprendre la conversation La diode associée s'éteint Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. conv. ¤Fréqvocale vous êtes en communication désactiver le micro La touche s'éteint • Pour désactiver - Poste au repos : 1.11 La touche s'allume OK activer 'FV' La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. 9 En cours de communication 2 Other 2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication 2.2 Recevoir un second appel en cours de communication • Un second correspondant cherche à vous joindre : ab 2 conv. 5 vous êtes en communication c jkl 3 f de le premier correspondant est mis en attente o mn 6 conv. nº du second correspondant rappeler le dernier numéro composé. (appui court) • Autres méthodes pour appeler un second correspondant : appel vous êtes en communication nom ou n° de l'appelant pendant 3 secondes le voyant lumineux clignote Répondre à l’appel affiché : Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). le premier correspondant est mis en attente Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel) (appui long ou double appui sur la touche répertoire) Annuaire OK touche d’appel dont l’icône clignote • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : .Appeler votre correspondant par son nom. appui long ou double appui conv. Touche d’appel programmée. • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : vous êtes en communication conv. vous êtes en communication touche de ligne dont le voyant clignote 2.3 touche associée à l'icône 'appel en attente' Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. votre premier correspondant est mis en attente le voyant lumineux clignote 10 En cours de communication 2 Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) : 2.4 Transférer un appel • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : 5 ef bc 3d jkl 6 2a conv. o mn touche programmée 'conférence' le premier correspondant est mis en attente Raccrocher avec tous vos correspondants : vous êtes en n° du 2ème communication poste • Si le destinataire du transfert répond : Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : touche programmée 'transfert' annuler la conférence Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). 2.7 touche programmée 'transfert' Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : 2.5 Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. Transférer un appel sur la boîte vocale d’un correspondant absent En cours de communication, vous voulez transférer votre correspondant sur la boîte vocale d’un autre correspondant. conv. Transf.MV 5 vous êtes en communication bc 3d jkl 6 2a conv. Attente vous êtes en communication • Reprendre le correspondant en garde : ef o mn nº du second correspondant conv. 2.6 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) touche de ligne dont le voyant clignote En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente conv. vous êtes en communication touche programmée 'conférence' 11 OK votre correspondant est mis en attente En cours de communication 2 2.8 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : conv. Parquercom. En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel : OK conv. vous êtes en communication • Pour retrouver votre correspondant parqué : Intercepter OK Repriseparc Versrepert OK OK bc 3d jkl 6 2a ef sélectionner la touche à programmer (0 à 9) OK o mn saisir le nom de votre correspondant* nº du poste à l’origine du parcage affichage du numéro valider bc 3d jkl 6 2a 5 Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs ef o mn Entrer en tiers dans une communication interne Positionner le curseur dans le champ de saisie Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : Effacer le dernier caractère tapé # 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn Saisir un chiffre (touches 0 à 9) touche programmée 'Entrée en tiers' • Se protéger contre l’entrée en tiers : 2.11 3d jkl 6 2 5 touche programmée 'protection d'une communication' Régler le niveau sonore ef o mn En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: entrer le numéro conv. vous êtes en communication La protection disparaît lorsque vous raccrochez. 12 OK valider * saisir le nom de votre correspondant : Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. c ab OK vous êtes en communication 5 2.9 Mémoriser un numéro 2.10 régler le niveau sonore Conférence 'Meet me' 3 Other La fonction 'Meet me' permet d'établir une conférence avec un maximum de 6 personnes : le 'maître' de la conférence (qui a les droits pour initier la conférence) et les participants (5 maximum) qui se joignent à la conférence. Se joindre à une conférence 'Meet me' 3.2 Initier une conférence 'Meet me' 3.1 Une fois établie par le maître de la conférence, les participants peuvent se joindre à la conférence 'Meet me' (5 participants au maximum). Afin que les participants se joignent à la conférence, vous devez au préalable convenir avec eux d'une heure de rendez-vous pour la conférence et leur transmettre le code d'accès. 5 Lorsque le système vous invite à entrer un code ou un mot de passe, vous avez droit à 3 essais avant que le système ne rejette votre demande. bc 3d jkl 6 2a 5 décrocher (voir Etablir un appel) bc 3d jkl 6 2a 5 ef entrer le code d'activation de la conférence 'Meet me' bc 3d jkl 6 2a o mn 5 entrer votre mot de passe ef o mn 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn depuis l'extérieur, composer le numéro d'appel d'activation de la conférence 'Meet me' bc 3d jkl 6 2a 5 décrocher (voir Etablir un appel) 3d 6 entrer le code d'adhésion à la conférence 'Meet me' bc 3d jkl 6 2a o mn 5 ef o mn depuis l'extérieur, composer le numéro d'appel d'adhésion à la conférence 'Meet me' ef o mn 5 entrer votre numéro de téléphone (en interne) ef bc 3d jkl 6 2a Vous êtes en conférence o mn entrer le code d'accès à la conférence Code d'activation : ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système. ef o mn ef bc jkl 2a la conférence est établie Numéro d'appel d'adhésion à la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel permet aux participants de se joindre à une conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système. entrer le code d'accès à la conférence Un bip sonore retentit lorsqu'un participant se joint à la conférence. 2 bips sonores retentissent lorsqu'un participant quitte la conférence. Ce code est défini par l'administrateur lors de la configuration du système. Numéro d'appel d'activation de la conférence 'Meet me' : ce numéro d'appel est utilisé par le maître de conférence lorsqu'il veut initier une conférence depuis un poste externe. Ce numéro doit être au préalable défini par l'administrateur du système. Vous ne pouvez pas vous joindre à une conférencce si le nombre maximum de participants est déjà atteint. Mot de passe : le mot de passe par défaut ne peut être utilisé. Si nécessaire, se reporter au chapitre "Modifier votre mot de passe". Lorsque le maître de conférence raccroche, toutes les communications sont coupées. Si la conférence n'est pas encore établie par le maître de conférence, vous êtes mis en attente jusqu'à son établissement (5 minutes maximum). Si vous ne pouvez pas joindre directement la conférence, vous devez passer par un intermédiaire (correspondant interne ou un opérateur automatique) Ce dernier compose le code d'adhésion à la conférence et transfert votre appel (dans les 10 secondes). 13 L’Esprit d’Entreprise 4 Other 4.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés 4.4 Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” 4.2 même touche pour annuler touche programmée 'interception d'appel de groupe' • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : Intercepter OK OK Poste 5 conv. Intercepter OK AppelGénéral OK 3d 6 ef o mn nº du poste qui sonne vous êtes en communication Filtrage patron/secrétaire touche programmée 'interception d'appel de poste' La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. • A partir du poste patron ou secrétaire : ef bc 3d jkl 6 2a 5 4.3 bc jkl 2a o mn nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,…) touche programmée “Filtrage” même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icône associée à la touche programmée “filtrage”. 14 L’Esprit d’Entreprise 4 4.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice 4.7 A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : votre poste sonnera en même temps que le standard touche programmée “Aide opératrice” • A chaque appel pour le standard : Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) libre même touche pour annuler affichage de la recherche en cours votre correspondant ne répond pas touche programmée 'recherche de personne' Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. un appel pour le standard sonne sur votre poste touche programmée “Aide opératrice” 4.8 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. 4.6 Groupement de postes votre récepteur portatif sonne • Appel de postes d’un groupement : 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. bc 3d jkl 6 2a 5 o mn n° du groupement à appeler • Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement : bc 3d jkl 6 2a 5 touche programmée 'sortie de groupement' nº de votre groupement touche programmée 'réponse à la recherche de personne' ef 4.9 ef Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : o mn nº de votre groupement libre RéponsForc votre correspondant ne répond pas L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) 15 OK L’Esprit d’Entreprise 4 • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Envoyer un message écrit à un correspondant interne 4.10 5 ef bc 3d jkl 6 2a OK EnvoyerTxt o mn nº du poste destinataire • Message prédéfini OK Alleràmsg 5 ef bc 3d jkl 6 2a OK o mn entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) sélectionner le message à envoyer (01 à 27) RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) OK valider votre choix Envoyer une copie d’un message vocal 4.11 5 OK bc 3d jkl 6 2a OK Voix Langue REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE Messages à compléter via le clavier numérique ef o mn affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages OK mot de passe changer la langue du message envoyer le message Créer envoyer le message * créer un message personnel temporaire : 2a 5 jkl 3 Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. o mn 6 bc 3d jkl 6 5 o o mn # Enregistrer envoyer le message ajouter un destinataire ef mn 6 Ajouter Effacer le dernier caractère tapé. 2a 3d nº du poste destinataire Positionner le curseur dans le champ de saisie. # ef bc jkl 2a 5 f de OK Envoicopie choisir le message à copier par appuis successifs OK créer un message personnel temporaire* bc OK Consulter • Message personnel saisir un chiffre (touches 0 à 9). 16 OK enregistrer un commentaire* OK Envoicopie envoyer le message OK L’Esprit d’Entreprise 4 • * Pour enregistrer un commentaire : 4.13 OK Enregistrer Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes enregistrement Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : démarrer l’enregistrement du commentaire enregistrement en cours 5 # OK Ecouter fin de l’enregistrement ef bc 3d jkl 6 2a parlez, vous disposez de 20 secondes o mn nº du groupe de diffusion réécouter le commentaire Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. OK Enregistrer OK OK réenregistrer un commentaire envoyer le message 4.14 Modifier à distance le message d’accueil du standard automatique Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion 4.12 Cette fonctionnalité permet à un usager, ayant les droits necessaires, de modifier le message d’accueil de nuit ou de jour du standard automatique. 5 ef bc 3d jkl 6 2a OK Voix Envoyermsg o mn OK 5 mot de passe 5 ef bc 3d jkl 6 2a nº du poste destinataire autres destinataires si nécessaire OK Enregistrer Ecouter fin de l’enregistrement; Enregistrer OK réenregistrer un message accéder au menu 'options personnelles' enregistrement en cours OK Stop 9 enregistrement démarrer l’enregistrement du message 3d 6 ef 5 OK réécouter le message OK valider 17 ef bc 3d jkl 6 2a o mn numéro d’appel de la messagerie vocale OK Ajouter o mn bc jkl 2a 5 numéro de votre boîte vocale 5 accéder au menu 'personnalisation des messages d’accueil' bc 3d jkl 6 2a o mn ef o mn mot de passe suivre les instructions du guide vocal Rester en contact 5 Other 5.1 Choix des appels à renvoyer 5.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ... OK Renvoi OK Renvoi sélectionner la fonction 'Renvoi' sélectionner la fonction 'Renvoi' selectionner le type d'appel Ext/Int 5.4 si le type d'appel renvoyé ne convient pas l’acceptation du renvoi s’affiche OK Immédiat»MV le type d’appel renvoyé s’affiche OK Ext/Int A votre retour, consulter votre messagerie vocale Toutappel Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. tous les appels OK Voix Internes le nouveau type d’appel renvoyé s’affiche OK Externes 5 ef bc 3d jkl 6 2a affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages o mn mot de passe appels internes ou externes valider 5.2 affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message OK Consulter Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) sélectionner le message de votre choix Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). Renvoi OK Immédiat 5 sélectionner la fonction 'Renvoi' OK bc 3d jkl 6 2a OK ef OK Ecouter o mn nº du destinataire écouter le message Appeler l’acceptation du renvoi s’affiche OK rappeler l’auteur du message sélectionner le n° de votre choix Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 18 OK Effacer effacer le message Envoicopie OK envoyer une copie de message Rester en contact 5 5.5 Activer/désactiver l’assistant personnel 5.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : OK Réglages Affichage de l’état de l’assistant personnel OK Assistant Renvoi OK ON/OFF OK Activer OK Surbip sélectionner la fonction 'Renvoi' OK Désactiver OK l’acceptation du renvoi s’affiche 5.6 touche programmée 'renvoi sur la recherche de personne' L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre OK Réglages OK Assistant Menu OK 5.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste choisir le type de renvoi Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. OK N°Interne OK Renvoi saisir un numéro externe saisir le nº d’un collègue ou de votre assistante ou autre N°mobile OK N°externe OK Suivez-moi OK touche programmée 'faire suivre ses appels' 19 ef bc 3d jkl 6 2a activer / désactiver le transfert vers le standard 3d 6 o mn nº de votre poste 5 saisir le nº de votre téléphone mobile ou de votre DECT ef bc jkl 2a 5 sélectionner la fonction 'Renvoi' Opérateur OK o mn nº de votre poste l’acceptation du renvoi s’affiche Rester en contact 5 5.9 Effectuer un renvoi sélectif 5.12 Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : Renvoyer les appels lorsque vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. l’acceptation du renvoi s’affiche Renvoi OK Sioccupé OK 5 touche programmée 'renvoi sélectif' 5.10 sélectionner la fonction 'Renvoi' Renvoyer les appels de votre groupement bc 3d jkl 6 2a ef o mn nº destinataire du renvoi l’acceptation du renvoi s’affiche Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : bc 3d jkl 6 2a 5 touche programmée 'Renvoi des appels de groupement' ef 5.13 l’acceptation du renvoi s’affiche o mn nº du destinataire du renvoi Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. Renvoi 5.11 Annuler tous les renvois Renvoi appuyer sur la touche de fonction 'renvoi d'appel' OK Pasdéranger OK l’acceptation du renvoi s’affiche Sélectionner la fonction 'Renvoi' OK Annulrenvoi Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. OK sélectionner la fonction 'Renvoi' 5.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle. Renvoi OK sélectionner la fonction 'Renvoi' 20 Texte OK Rester en contact 5 • Message prédéfini : OK 5 ef bc 3d jkl 6 2a OK Alleràmsg Consulter les messages écrits laissés en votre absence 5.15 OK o mn Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) sélectionner le message à envoyer (01 à 27) OK Langue valider votre choix nombre de messages reçus Texte OK OK changer la langue du message affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message envoyer le message • Message personnel : Pendant l’affichage des informations : Créer OK OK créer un message personnel temporaire* OK envoyer le message Rappeler l’émetteur du message (le message s’efface automatiquement après l’appel). Message suivant. *créer un message personnel temporaire : bc 3d jkl 6 2a 5 ef Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. o mn Message précédent. Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes : ( Positionner le curseur dans le champ de saisie. Effacer Effacer le message. Appeler Rappeler l’auteur du message. Envoyermsg Envoyer un message écrit à un correspondant interne. Versrepert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire. Effacer le dernier caractère tapé. # bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn Saisir un chiffre (touches 0 à 9). • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER; MALADE Messages à compléter via le clavier numérique Quitter la consultation. 21 ) Rester en contact 5 5.16 Notification des messages Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon à recevoir une notification de message sur un autre poste. Réglages OK OK Notification • Activer/désactiver la notification des messages : ON/OFF OK Activer Désactiver OK • Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification : Numéro OK bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn entrer le numéro OK valider • Modifier la plage horaire : il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active. Horaires OK bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn modifier les horaires OK valider 22 Gérer vos coûts 6 Other • Lorsque le correspondant interne, ayant pris l'appel, raccroche, vous êtes rappelé et vous pouvez : Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients 6.1 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. OK bc 3d jkl 6 2a 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn 5 OK ef o mn 2. Imprimer un ticket de taxation. entrer le numéro mot de passe de ce entrer le numéro touche du destinataire poste interne du correspondant programmée 'code affaire' • Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : Imprimer touche programmée “Code affaire en cours de communication” Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste 6.2 votre correspondant est mis en attente conv. touche programmée 'Rappel de taxation' bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn nº externe demandé Transfert nom de l’usager interne et coût de la communication OK transfert de l’appel à votre correspondant en attente 23 OK 3. Terminer la consultation. OK OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 7.1 Modifier votre mot de passe 7.3 Other Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. Initialiser votre messagerie vocale OK Réglages le voyant lumineux clignote bc 3d jkl 6 2a 5 Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. 7.2 Options OK Motdepasse OK entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal ef 5 3d 6 OK o mn nouveau code (4 chiffres) ancien code (4 chiffres) Personnaliser votre accueil vocal ef bc jkl 2a o mn l’afficheur vous demande de confirmer le nouveau code Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515. Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle OK Réglages Boîtevocale OK Messagepers 7.4 OK Configurer votre sonnerie Réglages OK Poste OK Sonnerie enregistrement enregistrement en cours Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes : ( Stop Pour arrêter l’enregistrement. Pause Pour interrompre momentanément l'enregistrement. T Choisir la mélodie : ) Mélodie OK OK sélectionner la mélodie de votre choix (16 mélodies) valider votre choix T Régler le volume de la sonnerie : Enregistrer Pour enregistrer à nouveau le message. Volume OK OK sélectionner le volume de votre choix (12 niveaux) 24 valider votre choix OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Choisir la langue 7.6 Progressive OK Activer Désactiver pour désactiver pour activer OK valider votre choix OK Réglages OK Options T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : Bips OK Activer Désactiver pour désactiver pour activer OK OK Langue valider votre choix sélectionner la langue de votre choix T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : régler le volume de la sonnerie OK Régler le contraste de votre écran appui court ef bc 3d jkl 6 2a 5 7.5 valider votre choix Appeler par le répertoire personnel 7.7 appel votre poste sonne OK 5 Saisir le nom* OK Poste OK Contraste bc 3d jkl 6 2a OK 5 Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef o mn Positionner le curseur dans le champ de saisie. OK Effacer le dernier caractère tapé. régler le contraste de votre valider votre choix écran # 7.8 bc 2a 5 jkl ef 3d o mn 6 Saisir un chiffre (touches 0 à 9). Programmer les touches d’appel direct bc 3d jkl 6 2a 5 une touche d’appel direct à programmer 25 3d 6 o mn saisir le numéro * Saisir le nom : Réglages ef bc jkl 2a OK o mn ef o mn saisir le numéro OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 7.9 Programmer un rappel de rendez-vous 7.11 Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Rendez-vous OK Temporaire Permanent OK Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : Poste au repos, vous entendez la musique OK OK (appui long) sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) • A l’heure programmée votre poste sonne : valider l'heure de rendez-vous même touche pour annuler (Appui long) OK La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. 7.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste • Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous : Rendez-vous OK Temporaire Permanent 5 OK ef bc 3d jkl 6 2a OK Verrou votre poste est verrouillé/déverrouillé o mn entrer votre mot de passe sélectionner le type de rendez-vous (temporaire ou permanent) Effacer OK 7.13 OK Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;. effacer l’heure du rendez-vous 7.10 Activer/désactiver le mode 'casque forcé' OK Réglages OK Poste Casqueforcé Connaître le numéro de votre téléphone Activer Quisuis-je Désactiver OK activer/désactiver le mode 'casque forcé' double appui 26 OK OK ACD : Poste agent; 8 Other Poste agent 8.1 8.4 Une solution centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences. 5 Les codes de changement d’état d’exploitation sont définis lors de la configuration du système, consulter l'administrateur du système pour connaître ces codes. Etats en service en retrait Ouvrir une session agent (login) 8.2 entrer le code d’exploitation à activer bc 3d jkl 6 2a ef 5 ef bc 3d jkl 6 2a OK o mn entrer le code de sélectionner l’agent et la fonction 'Login' valider o mn • • • • [A2] [01] en travail complémentaire en absence momentanée Une mélodie retentit : activation acceptée, le changement d'état est effectué suivant les instructions affichées à l’écran, entrer votre mot de passe ou valider • Écran d’accueil de l’application ACD nom du poste agent Codes OK affichage de l’écran d’accueil de l’application ACD 8.3 Changer l'état d’exploitation du poste état des files d’attente Les quatre états d’exploitation du poste agent La disponibilité d'un agent est liée à son état d'exploitation (au nombre de 4), qu'il peut changer à tout moment. Ces états sont : En service, l'agent est prêt à recevoir des appels. En retrait, l'agent s’est retiré de l’application ACD. En travail complémentaire, l’agent ne reçoit plus d’appels, le temps d’effectuer une tâche liée à un appel. En absence momentanée, l'agent est en pause et ne reçoit pas d'appels. 27 Une alarme de type 'buzzer' retentit : activation refusée, le poste n'est probablement pas pris en compte par le centre d'appels, contacter votre administrateur Garantie et clauses howtoc Déclaration de conformité Pays CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel 4008, 4018 et 4019 sont conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur. Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Informations relatives à l'environnement Ce symbole signifie qu'en fin de vie, ce produit doit faire l'objet d'une collecte et d'un traitement séparés dans les pays membres de l'Union Européenne, ainsi qu'en Norvège et en Suisse. En éliminant correctement ce produit, vous contribuerez à la conservation des ressources naturelles et à la prévention d'éventuels effets négatifs sur l'environnement et la santé humaine, pouvant résulter de la manipulation inappropriée des déchets de ce produit. Pour obtenir des informations complémentaires sur la récupération et le recyclage de ce produit, veuillez contacter le fournisseur qui vous l'a vendu. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur et la zone du microphone du combiné peuvent attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une clé logicielle. Conditions de fonctionnement Plage de températures de fonctionnement : -5°C /45°C Protection contre les chocs acoustiques Le niveau acoustique du signal généré par l'écouteur du combiné est inférieur à 130 dBspl pour un signal transitoire (123 dBspl pour l'Australie) et à 118 dBspl (rms) pour un signal continu (120 dBA pour l'Austalie) Directive 2003/10/EC spécifiant les risques liés au bruit au travail La sonnerie contribue au bruit global journalier ;au réglage maximal, le niveau est de 105 dBA à 60 cm du terminal. Pour réduire le niveau, il est conseillé de : - diminuer le réglage (9 pas de 5 dB) - programmer une sonnerie progressive Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2006. Tous droits réservés. MU19008AAAB-O600ed01-1207 28 ">
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