Novell Confidential Manual (FRA) 22 July 2004
Planification avec le calendrier d’Evolution
Evolution permet de planifier deux types d’événements : des rendez-vous et des réunions.
Un rendez-vous est un événement que vous planifiez pour vous-même uniquement, alors qu’une réunion est événement que vous planifiez pour plusieurs personnes. Vous pouvez
également utiliser la fonction de recherche des personnes occupées/disponibles pour les réunions afin de déterminer les personnes disponibles.
« Création de rendez-vous », page 72
« Envoi d’une invitation à une réunion », page 74
« Acceptation et réponse à une demande de réunion », page 75
« Lecture des réponses aux demandes de réunion », page 75
« Utilisation de la vue Disponible/Occupé », page 75
« Planification d’un rendez-vous », page 76
« Publication des informations de disponibilité sans serveur de logiciel de groupe », page 77
« Accès aux informations de disponibilité sans serveur de logiciel de groupe », page 77
Création de rendez-vous
Dans Evolution, un rendez-vous est un événement que vous planifiez pour vous-même.
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Cliquez sur Fichier > Nouveau RDV.
ou
Cliquez sur Calendriers, puis sur Nouveau.
ou
Double-cliquez sur un espace vierge dans le calendrier.
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Décrivez brièvement le rendez-vous dans le champ Résumé.
Définissez l’emplacement du rendez-vous dans le champ Lieu.
Sélectionnez une classification dans la liste déroulante Classification.
Sélectionnez un calendrier dans la liste déroulante Calendrier.
Saisissez une catégorie dans le champ Catégories.
Saisissez une description dans le champ Descriptions.
Définissez une date de début et une date de fin.
Indiquez si le rendez-vous est un événement d’une durée d’une journée.
Sinon, définissez l’heure de début et l’heure de fin.
Indiquez si vous voulez signaler que vous êtes occupé pendant cette période.
Indiquez si vous voulez associer une alarme au rendez-vous. Si vous sélectionnez une alarme, indiquez quand et comment l’alarme doit être déclenchée.
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Cliquez sur l’onglet Récurrence et indiquez si vous voulez répéter le rendez-vous, ainsi que la fréquence.
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Rappels
Un événement d’une journée apparaît au début de la liste des rendez-vous du jour, dans l’en-tête gris sous la date et non à l’intérieur pour permettre aux rendez-vous de se superposer.
Une conférence, par exemple, peut se trouver dans un rendez-vous d’une journée et les réunions organisées dans le cadre de la conférence peuvent être des rendez-vous limités dans le temps.
Les rendez-vous ayant des heures de début et de fin peuvent également se chevaucher. Dans ce cas, ils figurent dans des colonnes dans la vue du jour du calendrier.
Si vous créez des rendez-vous qui se chevauchent, Evolution les affiche côte à côte dans le calendrier.
Un rendez-vous peut être associé à plusieurs rappels définis à des heures antérieures au rendez-vous. Vous pouvez définir les types de rappels suivants :
Affichage : une fenêtre s’affiche pour vous rappeler le rendez-vous.
Audio : votre ordinateur déclenche une alarme.
Programme : vous pouvez exécuter un programme comme rappel. Saisissez son nom dans le champ de texte ou sélectionnez-le en utilisant le bouton Parcourir.
Si vous avez enregistré des rappels dans un calendrier local, ils fonctionnent dès que vous vous loguez. Toutefois, pour les rappels stockés sur un serveur Exchange, vous devez exécuter
Evolution au moins une fois après vous être logué. Quel que soit l’emplacement dans lequel les rappels sont stockés, vous pouvez quitter Evolution et toujours être averti d’un prochain rendez-vous.
Si vous utilisez un calendrier sur un serveur Microsoft Exchange, sélectionnez la classification du rendez-vous pour déterminer les personnes qui peuvent l’afficher. Public est la catégorie par défaut. Un rendez-vous public peut être affiché par quiconque dans le calendrier du réseau. Privé offre un niveau de sécurité et Confidentiel, un niveau de sécurité supérieur. Les niveaux varient en fonction des paramètres du serveur. Contactez l’administrateur système ou ajustez les paramètres de délégation.
Si vous utilisez un serveur Microsoft Exchange, d’autres personnes sur le serveur peuvent visualiser votre planning pour déterminer si vous êtes disponible. Si vous avez un rendez-vous souple ou vous voulez affecter l’attribut Libre au lieu de Occupé à un rendez-vous, sélectionnez la case Libre dans la section Afficher la période comme étant. Normalement, les rendez-vous portent l’attribut Occupé.
Vous pouvez catégoriser les rendez-vous de la même manière que les contacts.
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Cliquez sur Catégories.
Sélectionnez la case à cocher de chaque catégorie qui correspond au rendez-vous que vous créez.
Suggestion :
Vous pouvez ajouter une nouvelle catégorie à la liste des catégories en cliquant sur Éditer la liste principale de catégories et sur Cliquez ici pour ajouter une catégorie.
Une fois les catégories sélectionnées, cliquez sur Valider pour affecter ces catégories au rendez-vous. Les catégories que vous avez sélectionnées figurent dans la zone de texte située
à droite du bouton Catégories.
Les rendez-vous avec les catégories apparaissent avec des icônes dans le calendrier. Vous pouvez
également rechercher les rendez-vous en fonction des catégories. Pour afficher les rendez-vous d’une catégorie, sélectionnez La catégorie est dans la barre de recherche située dans la partie supérieure du calendrier et sélectionnez la catégorie.
Calendrier d’Evolution
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L’onglet Récurrence permet de décrire les répétitions dans les rendez-vous : une fois tous les jours jusqu’à une fois tous les cents ans. Vous pouvez alors choisir une heure et une date de fin de récurrence de rendez-vous et, sous Exceptions, sélectionner les jours pour lesquels le rendez-vous n’est pas récurrent. Effectuez les sélections de gauche à droite pour former une phrase : « Toutes les deux semaines le lundi et le vendredi jusqu’au 3 janvier 2008 » ou « Le premier vendredi de chaque mois pour 12 occurrences ».
Une fois les paramètres définis, cliquez sur l’icône de disque pour enregistrer et fermer l’éditeur de rendez-vous. Vous pouvez modifier un résumé de rendez-vous dans la vue Calendrier en cliquant dessus et en saisissant des informations. Vous pouvez modifier d’autres paramètres en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous et en choisissant Ouvrir ou en double-cliquant sur le rendez-vous.
Envoi d’une invitation à une réunion
Dans Evolution, une réunion est un événement que vous planifiez pour plusieurs personnes. Vous pouvez utiliser Evolution pour planifier des réunions de groupe et gérer les réponses aux demandes de réunions.
Lorsque vous créez un rendez-vous de réunion ou un rendez-vous de groupe, vous pouvez définir les participants dans diverses catégories, telles « président » ou « requis ». Lorsque vous enregistrez la liste du rendez-vous, chaque participant reçoit un message électronique contenant les informations du rendez-vous et peut répondre à la proposition de rendez-vous.
Si vous n’avez pas besoin de collecter des informations de participation lorsque vous planifiez un
événement et que vous voulez simplement l’annoncer, cliquez sur Actions > Faire suivre comme iCalendar. Vous ouvrez ainsi un nouveau message avec la notification d’événement en pièce jointe.
Les destinataires peuvent ajouter l’événement à leurs calendriers en un simple clic, mais ils ne répondent pas automatiquement pour vous indiquer s’ils seront présents.
Pour planifier une réunion :
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Cliquez sur Fichier > Nouvelle > Réunion, puis sur l’onglet Invitation.
Si vous disposez de plusieurs comptes de messagerie, choisissez celui que vous voulez utiliser en sélectionnant un élément dans le champ Organisateur.
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Cliquez sur Ajouter pour ajouter les noms et les adresses électroniques des personnes à inviter.
Cliquez sur Valider.
Un message est envoyé à tous les destinataires que vous voulez inviter à l’événement.
Remarque :
Une réunion ne peut avoir qu’un seul organisateur et seul l’organisateur de la réunion peut ajouter des participants. Vous pouvez vous désigner comme l’organisateur de la réunion, mais si vous ne coordonnez pas cette action avec l’organisateur que vous remplacez, vous risquez de créer une certaine confusion dans la procédure de planification. Si vous voulez inviter des personnes supplémentaires à une réunion sans changer l’organisateur, il est préférable de faire suivre le message du premier organisateur à ces personnes supplémentaires.
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Acceptation et réponse à une demande de réunion
Les demandes de réunion sont envoyées sous forme de pièces jointes iCal. Pour afficher une demande de réunion ou y répondre, cliquez sur l’icône de pièce jointe pour l’afficher dans le corps du message dans la fenêtre du courrier. Toutes les informations relatives à l’événement sont indiquées, y compris la date et l’heure. Vous pouvez répondre à l’invitation de différentes manières. Vous disposez des options suivantes :
Accepter
Accepter provisoirement
Refuser
Cliquez sur Valider pour envoyer un message à l’organisateur avec votre réponse. L’événement est
également ajouté à votre calendrier si vous acceptez l’invitation.
Lorsque vous ajoutez la réunion à votre calendrier, vous pouvez modifier les informations, mais si l’organisateur envoie une mise à jour, les modifications sont remplacées.
Lecture des réponses aux demandes de réunion
Lorsque vous recevez une réponse à une réunion que vous avez envoyée, vous pouvez afficher la réponse dans le corps en cliquant sur la pièce jointe et en sélectionnant Afficher dans le corps.
Dans la partie inférieure, cliquez sur Valider pour mettre à jour la liste des participants.
Utilisation de la vue Disponible/Occupé
Outre les outils standard de planification de réunion, vous pouvez utiliser la vue Disponible/
Occupé pour vérifier si les personnes seront disponibles. La fonction Disponible/Occupé est généralement une fonction des serveurs de logiciels de groupe dédiés, tels que Exchange.
Toutefois, vous pouvez également publier les informations de disponibilité en ligne et accéder aux informations de disponibilité publiées autre part. Si les personnes avec lesquelles vous collaborez ne publient pas toutes leurs informations de disponibilité, vous pouvez toujours utiliser des invitations iCal à des événements pour coordonner les planifications avec d’autres personnes.
Pour accéder à la vue Disponible/Occupé :
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Cliquez sur Fichier > Nouveau > Réunion.
Cliquez sur l’onglet Planification.
Calendrier d’Evolution
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Liste des participants : la liste des participants contient les personnes invitées au rendez-vous.
Elle indique leur état Réponse S.V.P.
Grille de planification : cette grille indique les informations de disponibilité des personnes que vous avez invitées. Il s’agit de l’emplacement dans lequel vous comparez les planifications pour rechercher les disponibilités pour planifier le rendez-vous. Les utilisateurs ne peuvent voir les informations de planification que s’ils utilisent le même serveur Exchange que vous (à savoir, s’ils se trouvent dans la même organisation que vous) ou s’ils publient les informations de disponibilité
à une adresse URL à laquelle vous pouvez accéder et que vous avez entrée dans leurs cartes de visite en utilisant l’éditeur de contacts.
Planification d’un rendez-vous
Pour planifier un rendez-vous, vous devez disposer des informations de disponibilité (Disponible/
Occupé) des personnes. Si vous utilisez le connecteur Evolution pour Microsoft Exchange, toutes les informations sont déjà disponibles dans la liste d’adresses globale. Autrement, chaque personne doit vous envoyer sa planification dans un message, que vous devez placer dans votre calendrier.
Quel que soit le moyen par lequel vous obtenez les informations, Evolution les affiche dans l’onglet Planification. La date et l’heure du rendez-vous en attente apparaissent en blanc avec des bordures noires épaisses. Les disponibilités des participants sont indiquées en couleurs
à coté de leurs noms dans la liste des participants.
Définissez la date et l’heure de la réunion en faisant glisser les bordures de la réunion ou en utilisant les boutons Choix automatique pour choisir automatiquement la date et l’heure, puis en cliquant sur Enregistrer et fermer. Le rendez-vous est mis à jour automatiquement pour les utilisateurs d’un serveur Exchange ; les autres utilisateurs reçoivent un message de notification les informations de la modification de la planification.
Pour plus d’informations sur l’utilisation du connecteur d’Evolution pour Microsoft Exchange, consultez
« Planification de rendez-vous avec Libre/Occupé », page 87 .
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