Chapitre 7 Web Boutique
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En quelques clics, vous informez vos clients des informations concernant votre boutique.
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Gérer les commandes
8.1
Recevoir et traiter les commandes
A partir du moment où un client valide une commande, son traitement se déroule en trois
étapes :
1
.
Vous recevez un e-mail contenant les données de la commande.
2
.
Vous intégrez la commande à la base de données de Web Boutique.
3
.
Vous traitez la commande.
Vous pourriez sauter l’étape 2 et traiter les commandes directement depuis les e-mails que vous recevez. Toutefois, le logiciel est utile pour suivre les commandes et les gérer.
8.1.1 Recevoir les commandes
Lorsqu’une commande est validée, un e-mail vous est automatiquement envoyé à l’adresse mentionnée dans la fenêtre de l’étape 3 des propriétés du catalogue. Ce courrier contient toutes les informations concernant la commande telles que le nom et l’adresse du client, les articles commandés, le prix total, les observations…
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Vous recevez un e-mail contenant toutes les informations relatives à la commande.
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Gérer les commandes
Cet e-mail est accompagné d’une pièce jointe qui porte comme nom le numéro de la commande et l’extension .lce. C’est ce fichier que le logiciel utilise pour intégrer les commandes : enregistrez-le sur votre disque dur dans un dossier spécifique ou bien laissez-le dans votre boîte aux lettres.
8.1.2 Intégrer les commandes à la base de données du logiciel
Deux techniques sont disponibles pour insérer une commande dans la base de données du logiciel : l’ajout manuel ou l’importation à partir de l’e-mail que vous avez reçu.
Saisir manuellement une commande
Pour créer manuellement une fiche de commande :
1
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Ouvrez le menu Édition/Commandes puis choisissez Commandes.
2
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Dans la fenêtre Commandes, cliquez sur le bouton Nouveau.
3
.
À l’aide des flèches dans le cadre Client, faites défiler le nom des clients préalablement enregistrés. Seuls les clients qui possèdent une fiche dans votre base de données sont accessibles. Vous ne pouvez rien saisir à l’aide de votre clavier dans le champ Nom.
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Vous faites défiler la liste de vos clients à l’aide des flèches gauche et droite.
Pour créer une fiche client, reportez-vous au chapitre précédent : Gérer les clients.
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Chapitre 8 Web Boutique
Si vous avez une large clientèle, il est plus rapide d’utiliser les champs de recherche pour sélectionner un client.
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Utilisez le champ de recherche par société pour sélectionner le client qui a passé commande.
ASTUCE : Voir toutes les commandes d’un même client -
Si un acheteur a passé plusieurs commandes sur votre boutique, vous pouvez les visualiser à l’aide des flèches gauches et droites au niveau du champ Numéro.
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Faites défiler les commandes passées par l’acheteur sélectionné dans la rubrique Client.
4
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Chaque fois que vous créez une fiche de commande en cliquant sur Nouveau, le logiciel inscrit par défaut la date du jour dans le champ Date. Pour modifier cette date, saisissez une autre date ou cliquez sur le bouton Sélectionner la date.
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Le bouton Sélectionner la date ouvre un petit calendrier dans lequel vous cliquez sur la date.
5
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Au bas de la fenêtre, dans l’onglet Commande, saisissez si nécessaire un numéro de référence et des renseignements sur la commande.
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L’espace Notes peut contenir les modes de livraison et de règlement ainsi que toute information complémentaire.
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Gérer les commandes
6
.
Rendez-vous ensuite sous l’onglet Articles. En regard de la liste de produits, cliquez sur Nouveau pour ajouter des articles à la commande.
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Ajoutez des produits à la liste des articles que contient la commande.
7
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Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous retrouvez la structure du catalogue. Naviguez à travers les catégories pour pointer l’article commandé. Déterminez ensuite la quantité de produits que le client commande ainsi que le prix que vous lui facturez à l’unité. Il peut s’agir du prix habituel (Normal) ou d’un prix exceptionnel (Utilisé).
Cliquez ensuite sur Accepter et sélectionner ou sur Ok si vous ne souhaitez pas ajouter d’article supplémentaire. Ceci vous ramène à la fenêtre Commandes.
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Naviguez dans la liste des articles pour sélectionner l’article que le client a commandé.
8
.
De retour à la fenêtre Commandes, vous remarquez que le montant total de la commande a été calculé automatiquement. Si vous modifiez la quantité, le prix habituel ou le prix exceptionnel à l’aide des boutons fléchés, ce total est instantanément ajusté.
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La quantité et le prix utilisé influent sur le montant total de la facture.
9
.
Recommencez la procédure pour chaque article de la commande.
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Chapitre 8 Web Boutique
10
. Cliquez sur Fermer pour retourner à la fenêtre principale du logiciel.
Importer les commandes directement dans le logiciel
Les commandes que vous recevez par e-mail sont automatiquement traitées par le logiciel.
Pour importer des commandes :
1
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Ouvrez le menu Édition/Commandes et choisissez Traitement des commandes.
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Dans la fenêtre Traitement des commandes, trois options sont proposées.
1
.
Si vous utilisez une messagerie compatible MAPI (par exemple, Outlook ou Outlook
Express), cochez la première option et cliquez sur le bouton Traitement. Web
Boutique se charge de récupérer les commandes situées dans la boîte de réception.
ATTENTION : L’emplacement des messages est important -
Pour que le logiciel traite automatiquement les commandes reçues par e-mail, les messages doivent absolument se trouver dans la boîte de réception.
2
.
Si votre messagerie n’est pas compatible MAPI, enregistrez au préalable les pièces jointes dans un dossier spécifique. Sélectionnez la deuxième option (… sur un
disque dur en local
) et cliquez sur le bouton Traitement. Parcourez votre disque dur pour y sélectionner le dossier qui contient les commandes.
3
.
Si vos e-mails se trouvent sur un serveur sécurisé, sélectionnez la troisième option.
Quelle que soit l’option choisie, l’importation des commandes se déroule en deux temps :
1
.
Web Boutique vérifie si le nom, l’adresse, le code client et le mot de passe client sont déjà présents dans la base de données. Si le client n’est pas connu, la fenêtre
Sélectionner client
apparaît. Si vous souhaitez créer une fiche pour le client dont les
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