Check In
Quand vous êtes satisfait des détails introduits et que les options sont sélectionnées, cliquez sur le bouton Check-In pour enregistrer le client dans le système.
À présent vous devez visualiser une liste de toutes les réservations classées par date d'arrivée
(Figure 11). Les réservations qui sont énumérées en Vert représentent les arrivées actuelles, celles qui sont énumérées en Rouge signifient qu'elles auront lieu lors de futures dates.
Le logiciel vous permettra seulement de faire le Check-In d’une arrivée actuelle soulignée en
Vert.
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Pour enregistrer une réservation, sélectionnez la réservation requise en cliquant dessus et ensuite cliquez sur l’icône située en haut à gauche de l’écran et l’écran suivant apparaitra (Figure
12).
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À partir de l’écran Check-In, en cliquant sur « Check-in » ou en appuyant sur la touche F10 du clavier, vous pourrez enregistrer le Client dans le Tiger Hotel 2020. À partir de cet écran, vous pouvez également décider quel type d’appels téléphoniques peut être effectué par le client en cliquant simplement sur « Extension attributes » [Caractéristiques du poste] qui affichera l’écran suivant (Figure 13).
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En désélectionnant un ou plusieurs types de service, vous pouvez restreindre quel type d’appel peut être effectué ou reçu par cette chambre.
Clients Supplémentaires
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Il est possible d'avoir plus d'un client dans une chambre. Le logiciel Tiger Hotel 2020 vous permet d'ajouter des informations sur le client supplémentaire dans la chambre à partir du moment qu'il y a un client principal. Si votre PBX supporte cette fonction, chaque client pourra avoir son propre numéro PIN à taper avant d'utiliser le téléphone. Quand les clients supplémentaires libèrent la chambre plus tard, ils ne reçoivent que la facture des appels qu’ils ont faits en utilisant leur propre numéro PIN.
En cliquant sur le bouton Additional Guests [Clients Supplémentaires], une nouvelle fenêtre apparaît (Figure 14). Pour ajouter un nouveau client, sélectionnez Add Guest [Ajouter Client].
Saisissez les informations du Client et, si nécessaire, créez un PIN pour lui. Cliquez sur OK et s’il le faut ajoutez un nouveau client. Vous pouvez également éditer les clients existants ou les supprimer et changer leurs PIN.
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Cliquez sur le bouton OK pour sauvegarder vos changements et retourner au menu Check-In.
Cliquez sur Cancel [Annuler] pour retourner au menu Check-In sans sauvegarder vos changements.
Attente de Message
Le logiciel Tiger Hotel 2020 vous permet d'ajouter des messages à chaque chambre. Les clients peuvent alors les solliciter et les rassembler ou demander de les remettre.
L'interface d’Attente de Message [Message Waiting] (Figure 15) affiche également si n’importe quel système intégré a des messages pour le client.
PMS : S'il y a des messages pour le client dans le PMS, cette lumière deviendra verte;
Messagerie vocale [Voicemail]: S'il y a des messages pour le client dans le système de Messagerie Vocale, cette lumière deviendra verte;
Commutateur (PBX) [Switch] : S'il y a des messages pour le client dans le Commutateur (PBX], cette lumière deviendra verte;
Tiger Hotel 2020 : S'il y a des messages pour le client dans le système Tiger Hotel, cette lumière deviendra verte;
Vous pouvez ajouter, éditer et supprimer des messages en utilisant les boutons de la fenêtre.
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Cliquez sur le bouton Close [Fermer] pour retourner au menu Check-In.
Limites de Budget
L'interface de Limite de Budget [Budget Limits] offre une sécurité supplémentaire à l'Hôtel. Le système Tiger Hotel 2020 peut être configuré pour calculer les coûts attribués à la chambre tout en se basant sur une limite déterminée d'accès aux services spécifiques jusqu'à nouvel ordre.
Les services peuvent être repris par le biais d’une annulation manuelle ou d’un paiement effectué pour ce compte. Par conséquent, cette fonction peut empêcher les clients de faire appels aux coûts élevés lorsqu’il n’y a aucune garantie qu’ils les paieront, c’est-à-dire avec une Carte de
Crédit.
Les Limites de Budget ne sont disponibles que si le logiciel Tiger Hotel 2020 est connecté à un
PBX compatible.
Selon les fonctions activées dans votre système, les cases à cocher seront disponibles ou alors
«en Gris» (Figure 16).
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Pour activer la limite de budget téléphonique, cochez la case Telephone [Téléphone] et saisissez une valeur dans la Case de Limite de Budget. Quand le système Tiger Hotel 2020 enregistre que la valeur attribuée a été dépensée, il empêchera dès lors le téléphone de pouvoir faire des
Appels Sortants Externes.
Cliquez sur le bouton OK pour vous sauvegarder vos changements et retourner au menu Check-
In. Cliquez sur Cancel [Annuler] pour retourner au menu Check-In sans sauvegarder vos changements.
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Sortir [Exit]
Cliquez sur ce bouton à tout moment pour retourner au Menu Principal. Si vous n'avez pas enregistré le client actuel et si vous choisissez de sortir, toutes les informations seront perdues et vous devrez recommencer le check-in.
Annuler une Réservation
Si vous voulez annuler, cliquez sur l’icône Cancel Reservation [Annuler Réservation] située à droite du bouton Check In dans la page de Réservations.
Le Nom d’Ouverture [Login], le Mot de Passe [Password] et la Raison [Reason] de l’annulation seront sollicités.
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