Novell 2014 Mode d'emploi

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Guide de l'utilisateur du client
GroupWise 2014
Octobre 2015
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Éléments tiers
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Table des matières
À propos de ce guide
13
1 Démarrage rapide
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
15
Installation du client GroupWise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Démarrage de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Attribution d'un mot de passe à votre Boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Utilisation du dossier racine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Affichage de l'Aperçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.5.1
Affichage ou masquage de l'aperçu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.5.2
Positionnement de l'Aperçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.5.3
Utilisation de l'Aperçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Utilisation de la barre des tâches de Windows 7 pour effectuer des tâches essentielles . . . . . . . . . 19
Description de la liste des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.7.1
Dossier Accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.7.2
Dossier Boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.7.3
Dossier Éléments envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.7.4
Dossier Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.7.5
Dossier Contacts fréquents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.7.6
Dossier Liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.7.7
Dossier Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.7.8
Dossier Armoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.7.9
Dossier Travail en cours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.7.10 Dossier Courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.7.11 Dossier Corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.7.12 Dossiers partagés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.7.13 Dossier du compte IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.7.14 Dossier de compte Forum NNTP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.7.15 Dossier des flux RSS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Présentation des types d'éléments GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.8.1
Messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.8.2
Rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.8.3
Tâche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.8.4
Note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.8.5
Message téléphonique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Personnalisation de l'interface de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.9.1
Présentation de la fenêtre principale de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1.9.2
Présentation du menu principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.9.3
Présentation de la barre de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.9.4
Présentation de la barre d'outils principale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.9.5
Présentation des listes d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Identification des icônes affichées en regard des éléments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Pour plus d'informations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.11.1 Aide en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.11.2 Onglet Bienvenue de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.11.3 Page web de documentation de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.11.4 Guides de démarrage rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.11.5 Page Web de formation de l'utilisateur final. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.11.6 Cool Solutions Web Community de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Table des matières
3
2 Organisation rapide
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Personnalisation de l'interface de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1.1
Sélection d'un modèle GroupWise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.1.2
Personnalisation des paramètres d'apparence individuels de GroupWise . . . . . . . . . . . . . 34
2.1.3
Personnalisation de la barre d'outils principale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2.1.4
Configuration de votre dossier de démarrage par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.5
Définition de vues par défaut pour la lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.6
Définition de la police et de la vue Lire/Composer par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.7
Configuration du comportement par défaut de l'Aperçu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.8
Modification de vos vues d'éléments par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.9
Lecture automatique de l'élément suivant dans votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2.1.10 Modification de la langue d'interface de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Utilisation de catégories pour organiser les éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2.1
Présentation des catégories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2.2
Assignation rapide de catégories à des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2.3
Gestion des catégories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
2.3.1
Présentation des listes de dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.3.2
Affichage des listes de dossiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.3.3
Utilisation des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.3.4
Gestion des listes d'éléments dans les dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.3.5
Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
2.3.6
Présentation des dossiers Résultats de la recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.3.7
Utilisation des dossiers partagés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Utilisation des panneaux pour organiser votre dossier Accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
2.4.1
Présentation des panneaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
2.4.2
Redimensionnement d'un panneau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.4.3
Déplacement d'un panneau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.4.4
Personnalisation des panneaux. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2.4.5
Création d'un panneau. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2.4.6
Suppression d'un panneau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
2.4.7
Exportation et importation des paramètres de la vue Accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Personnalisation d'autres fonctions de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.5.1
Modification des modes de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.5.2
Modification de votre nom d'affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
2.5.3
Modification de votre fuseau horaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.5.4
Définition de l'intervalle de rafraîchissement de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.5.5
Personnalisation des formats de date et d'heure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
3 Message électronique
3.1
3.2
4
33
71
Envoi de courrier électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.1.1
Sélection de la vue Composer par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
3.1.2
Composition d'un message électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
3.1.3
Mise en forme des messages électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
3.1.4
Vérification de l'orthographe des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
3.1.5
Ajout de fichiers joints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
3.1.6
Ajout d'une signature ou d'une vCard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
3.1.7
Routage des message vers plusieurs destinataires consécutivement . . . . . . . . . . . . . . . . 88
3.1.8
Envoi de messages sécurisés S/MIME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.1.9
Enregistrement d'un message non terminé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
3.1.10 Sélection des options d'envoi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
3.1.11 Publication d'un pense-bête. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
3.1.12 Envoi de messages téléphoniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
3.1.13 Vote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Gestion des messages électroniques envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
3.2.1
Personnalisation des messages électroniques envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
3.2.2
Travailler avec des éléments envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3.3
3.4
3.5
3.6
3.2.3
Retrait des messages électroniques envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
3.2.4
Renvoi d'un message électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
3.2.5
Modification des rendez-vous, tâches et notes envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
3.2.6
Duplication des messages électroniques envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
3.2.7
Réponse à un message électronique envoyé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
3.2.8
Confirmation de la distribution d'un message envoyé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Réception d'un message électronique et réponse à celui-ci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
3.3.1
Lecture des messages électroniques reçus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
3.3.2
Lecture des pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
3.3.3
Réponse à un message électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
3.3.4
Transfert d'un message électronique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
3.3.5
Enregistrement d'éléments de la boîte aux lettres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
3.3.6
Numéros de téléphone dans les messages électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Gestion des messages électroniques reçus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
3.4.1
Personnalisation des messages électroniques envoyés ou reçus . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
3.4.2
Changement du type d'élément du message électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
3.4.3
Enregistrement d'un message électronique reçu sur le disque ou dans une
bibliothèque GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128
3.4.4
Suppression de messages électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
3.4.5
Affichage du fil de discussion d'un message électronique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
3.4.6
Affichage des messages non lus uniquement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
3.4.7
Affichage de la source des messages externes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
3.4.8
Archivage et sauvegarde des messages électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Impression de messages électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
3.5.1
Sélection d'une imprimante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
3.5.2
Impression d'un message électronique avec des pièces jointes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
3.5.3
Affichage d'un en-tête . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
3.5.4
Modification de la taille de la police d'impression par défaut dans les éléments en
texte brut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
3.5.5
Impression d'une liste d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
3.5.6
Configuration de l'option d'impression par défaut pour les listes de distribution . . . . . . . . 132
Gestion des messages électroniques indésirables (spam) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
3.6.1
Présentation de la gestion du courrier indésirable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
3.6.2
Blocage ou redirection de tous les messages d'un utilisateur particulier vers le
dossier courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
3.6.3
Blocage ou redirection des messages provenant d'un domaine Internet particulier
vers le dossier courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
3.6.4
Redirection des messages provenant d'utilisateurs qui ne figurent pas dans vos
carnets d'adresses personnels vers le dossier Courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
3.6.5
Arrêt du blocage des messages électroniques provenant d'un utilisateur ou d'un
domaine Internet ou de leur redirection vers le dossier Courrier indésirable. . . . . . . . . . . 137
3.6.6
Modification des listes et paramètres de gestion du courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . 138
3.6.7
Suppression automatique d'éléments du dossier de courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . 139
3.6.8
Suppression manuelle d'éléments du dossier de courrier indésirable . . . . . . . . . . . . . . . . 139
4 Agenda
4.1
4.2
141
Présentation de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Affichage de l'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4.2.1
Personnalisation de l'affichage de vos vues d'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
4.2.2
Basculement de la vue Agenda entre Affichage graphique et Affichage texte . . . . . . . . . 144
4.2.3
Sélection d'agendas à afficher. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
4.2.4
Affichage d'une autre date dans l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
4.2.5
Affichage des événements Toute la journée dans l'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
4.2.6
Navigation dans l'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
4.2.7
Affichage de deux fuseaux horaires dans l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
4.2.8
Utilisation des différences d'heure et de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
4.2.9
Présentation des icônes d'éléments de l'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
4.2.10 Présentation de l'ombrage de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Table des matières
5
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
4.13
4.14
6
4.2.11 Affichage des dossiers sous forme d'agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.2.12 Ouverture d'une nouvelle vue d'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Gestion de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.3.1
Lecture d'une entrée de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
4.3.2
Création d'un Agenda personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.3
Personnalisation d'un nouvel agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
4.3.4
Envoi d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
4.3.5
Exportation d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
4.3.6
Importation d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Envoi d'éléments d'Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
4.4.1
Présentation des éléments de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
4.4.2
Planification des rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
4.4.3
Envoi de notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
4.4.4
Planification d'éléments récurrents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Réception d'éléments de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
4.5.1
Acceptation ou refus d'éléments de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
4.5.2
Acceptation ou refus d'éléments Internet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
4.5.3
Suggestion d'un nouvel horaire pour un rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
4.5.4
Invitation d'autres participants ou délégation et suppression d'éléments de l'agenda . . . . 170
4.5.5
Modification des types d'éléments de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
4.5.6
Enregistrement des éléments de l'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Définition des alarmes de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
4.6.1
Définition de l'alarme par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
4.6.2
Définition de l'alarme sur un élément de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
Partage d'un agenda personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
4.7.1
Partage d'un agenda personnel existant avec d'autres utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
4.7.2
Publication d'une entrée de l'agenda dans un agenda partagé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Abonnement à un agenda Internet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
4.8.1
Abonnement manuel à un agenda Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176
4.8.2
Abonnement à un agenda Internet à partir d'un lien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
4.8.3
Modification d'un agenda Internet faisant l'objet d'un abonnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
4.8.4
Suppression d'un Agenda Internet faisant l'objet d'un abonnement . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
Publication d'agendas personnels sur Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
4.9.1
Restrictions de publication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
4.9.2
Publication d'un agenda personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
4.9.3
Modification des paramètres d'un agenda publié . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
4.9.4
Affichage et masquage des agendas publiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
4.9.5
Annulation de la publication d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Publication de votre calendrier de disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
4.10.1 Publication de votre calendrier de disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
4.10.2 Envoi d'informations de disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
4.10.3 Utilisation d'informations de disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Utilisation de l'agenda multi-utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
4.11.1 Configuration d'un agenda afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou
ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
4.11.2 Configuration d'agendas supplémentaires afin de consulter les données de plusieurs
utilisateurs ou ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
4.11.3 Configuration des utilisateurs affichés dans l'agenda multi-utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . 183
4.11.4 Création d'un rendez-vous pour les utilisateurs de l'agenda multi-utilisateur . . . . . . . . . . 184
4.11.5 Création d'une vue d'agenda Colonnes multi-utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Affichage de l'agenda d'un autre utilisateur dans votre propre agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Impression d'un agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
4.13.1 Impression de votre agenda principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
4.13.2 Impression d'un agenda particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
4.13.3 Impression des agendas de plusieurs utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Éléments indésirables de l'agenda provenant d'expéditeurs inconnus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
5 Les tâches et la liste des tâches
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
189
Présentation des tâches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Compréhension des tâches rapides/indicateurs de suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Présentation du dossier Liste des tâches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
Utilisation des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
5.4.1
Assignation d'une tâche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
5.4.2
Suivi de l'achèvement des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Utilisation des tâches rapides/indicateurs de suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
5.5.1
Définition d'une échéance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
5.5.2
Modification du pourcentage d'exécution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
5.5.3
Configuration/Définition d'une alarme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
5.5.4
Options de la liste des tâches rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
5.5.5
Suppression d'un élément dans la liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
5.5.6
Affichage en tant que liste des tâches/affichage des détails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Utilisation du dossier Liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
5.6.1
Ajout d'un élément au dossier Liste des tâches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
5.6.2
Création d'une Liste des tâches dans un dossier autre que le dossier Liste des
tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199
5.6.3
Organisation du dossier Liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200
5.6.4
Assignation d'une échéance à un élément de la liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
5.6.5
Suivi de l'état dans le dossier Liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202
5.6.6
Impression du contenu de votre dossier Liste des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
6 Contacts et carnets d'adresses
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
205
Présentation des carnets d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
6.1.1
Carnet d'adresses GroupWise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
6.1.2
Carnet d'adresses Contacts fréquents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
6.1.3
Carnets d'adresses personnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206
6.1.4
Carnet d'adresses LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Présentation des dossiers Contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
Adressage d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
6.3.1
Utilisation de la fonction d'achèvement des noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
6.3.2
Utilisation du sélecteur d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
6.3.3
Utilisation du carnet d'adresses Contacts fréquents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
6.3.4
Envoi d'un message électronique depuis un dossier Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
6.3.5
Envoi de messages depuis le carnet d'adresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
6.3.6
Envoi de messages à l'ensemble du carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Utilisation des dossiers Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
6.4.1
Création d'un dossier Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
6.4.2
Gestion des contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
6.4.3
Gestion des groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
6.4.4
Gestion des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
6.4.5
Gestion des organisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Utilisation des carnets d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
6.5.1
Ouverture d'un carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
6.5.2
Création d'un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
6.5.3
Modification d'un carnet d'adresses personnel ou des Contacts fréquents . . . . . . . . . . . . 233
6.5.4
Attribution d'un nouveau nom à un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
6.5.5
Copie d'un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
6.5.6
Suppression d'un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
6.5.7
Définition des propriétés des carnets d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
6.5.8
Utilisation de filtres prédéfinis dans le carnet d'adresses Contacts fréquents . . . . . . . . . . 237
6.5.9
Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238
6.5.10 Acceptation d'un carnet d'adresses partagé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
6.5.11 Synchronisation des entrées d'un carnet d'adresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
6.5.12 Affichage des Infos rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Table des matières
7
6.5.13
6.6
Affichage des contacts, des groupes, des organisations ou des ressources dans un
Carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
6.5.14 Modification d'une liste de distribution dans le carnet d'adresses GroupWise . . . . . . . . . 242
6.5.15 Recherche d'entrées d'un carnet d'adresses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242
6.5.16 Personnalisation de l'affichage d'un carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243
6.5.17 Tri d'un carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
6.5.18 Importation et exportation d'adresses et de carnets d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
6.5.19 Utilisation du carnet d'adresses LDAP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
6.5.20 Options avancées du carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Impression de libellés et de listes à partir du Carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
6.6.1
Impression de libellés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252
6.6.2
Impression de listes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253
7 Recherche d'éléments
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
Recherche rapide d'éléments dans un dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
7.1.1
Recherche d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
7.1.2
Recherche de contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256
7.1.3
Effacement d'une recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
7.1.4
Création et enregistrement des recherches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
7.1.5
Utilisation d'une recherche enregistrée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
7.1.6
Suppression d'une recherche enregistrée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
Recherche d'éléments n'importe où dans votre Boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
7.2.1
Utilisation de la recherche globale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
7.2.2
Limitation d'une recherche globale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
7.2.3
Recherche d'un élément par exemple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
7.2.4
Enregistrement des résultats d'une recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
7.2.5
Recherche d'un document et création de la référence correspondante dans votre
boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
Utilisation de la recherche avancée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260
7.3.1
Création d'une recherche avancée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
7.3.2
Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles . . . . . . . . . . . . . . . . . 262
7.3.3
Utilisation des opérateurs dans les recherches avancées et les règles . . . . . . . . . . . . . . 266
7.3.4
Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les recherches avancées et
les règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Recherche de texte dans des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Comparaison des méthodes de recherche de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
7.5.1
Comparaison des résultats de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
7.5.2
Comparaison des fonctions de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271
7.5.3
Comparaison des versions de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
8 Notify
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8
255
273
Présentation de Notify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Démarrage de Notify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
8.2.1
Lancement de Notify au démarrage de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
8.2.2
Démarrage de Notify à partir du menu Démarrer de Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Utilisation de Notify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
Personnalisation de Notify . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
8.4.1
Durée de l'affichage des notifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
8.4.2
Configuration des notifications en cas de nouveaux éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
8.4.3
Dossiers dans lesquels la présence de nouveaux éléments doit être recherchée . . . . . . 276
8.4.4
Fréquence de la vérification de présence de nouveaux éléments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
8.4.5
Méthode de notification des alarmes de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276
8.4.6
Méthode de notification de l'état des messages sortants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
8.4.7
Méthode de notification des messages à l'état renvoyé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Notification de réception des messages d'un autre utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277
Désactivation de la notification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
9 Règles
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
281
Présentation des règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Opérations effectuées par une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281
Événements qui déclenchent une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Création d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
9.4.1
Création d'une règle de base. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
9.4.2
Création d'une règle de congé ou Réponse automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
9.4.3
Création d'une règle pour transférer tous les messages vers un autre compte . . . . . . . . 286
9.4.4
Création d'une règle d'envoi d'un nouveau message électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
9.4.5
Copie d'une règle pour créer une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
9.4.6
Limitation des éléments affectés par une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Modification d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Activation ou désactivation d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287
Exécution manuelle d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
Suppression d'une règle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288
10 Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires
10.1
10.2
10.3
10.4
Présentation de l'accès en tant que mandataire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289
Octroi de droits à un mandataire en tant que propriétaire d'une boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . 290
Protection des éléments privés en tant que propriétaire d'une boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . 291
Désignation comme utilisateur mandataire de la boîte aux lettres d'un autre utilisateur . . . . . . . . . 292
11 Modes Caching et Remote
11.1
11.2
293
Utilisation du mode Caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
11.1.1 Présentation des fonctions du mode Caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293
11.1.2 Configuration de votre boîte aux lettres de caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294
11.1.3 Passer en mode Caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295
11.1.4 Définition des propriétés du mode Caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
11.1.5 Travail en mode Caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296
11.1.6 Modification de l'intervalle de téléchargement de votre boîte aux lettres de caching . . . . 297
11.1.7 Synchronisation de votre boîte aux lettres de caching avec votre boîte aux lettres
en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
11.1.8 Ouverture d'une version différente d'un document dans votre boîte aux lettres de
caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
11.1.9 Affichage des requêtes en attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
11.1.10 Affichage de l'état de la connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
Utilisation du mode Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299
11.2.1 Préparation de l'utilisation du mode Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300
11.2.2 Définition d'un mot de passe Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309
11.2.3 Présentation des types de connexion Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
11.2.4 Présentation des fonctions Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
11.2.5 Envoi de requêtes Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
11.2.6 Traitement de requêtes Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
11.2.7 Envoi et récupération d'éléments en mode Remote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
11.2.8 Autorisation d'envoi et de réception en mode hors ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
12 Comptes POP3 et IMAP4
12.1
12.2
12.3
12.4
289
319
Présentation des comptes POP3 et IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
12.1.1 Présentation des comptes POP3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
12.1.2 Présentation des comptes IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Ajout de comptes POP3 et IMAP4 dans GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319
Configuration des comptes POP3 et IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Utilisation de comptes POP3 et IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
Table des matières
9
12.5
12.6
12.4.1 Utilisation des comptes POP3 et IMAP4 en mode En ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
12.4.2 Utilisation des comptes POP3 et IMAP4 en mode Remote et Caching. . . . . . . . . . . . . . . 322
12.4.3 Modification de la durée de timeout des serveurs POP3 et IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
12.4.4 Utilisation du protocole SSL pour se connecter à un serveur POP3 ou IMAP4 . . . . . . . . 322
12.4.5 Téléchargement des éléments à partir de comptes POP3 et IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . 323
12.4.6 Envoi de messages POP3 et IMAP4 à partir de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
12.4.7 Suppression d'un élément d'un compte POP3 ou IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Fonctionnalités POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
12.5.1 Stockage de vos éléments sur un serveur de messagerie POP3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
12.5.2 Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie POP3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
Fonctionnalités IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 325
12.6.1 Abonnement et annulation d'abonnement aux dossiers IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 326
12.6.2 Classement par ordre alphabétique des dossiers d'un compte IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . 326
12.6.3 Téléchargement de l'en-tête (objet) des comptes IMAP4 uniquement . . . . . . . . . . . . . . . 326
12.6.4 Téléchargement d'une pièce jointe vocale via un compte IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
12.6.5 Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie IMAP4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327
13 Groupes de discussion
13.1
13.2
13.3
Définition des groupes de discussion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
13.1.1 Ajout d'un compte de groupe de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329
13.1.2 Abonnement ou annulation de l'abonnement à un groupe de discussion . . . . . . . . . . . . . 331
Utilisation des messages des groupes de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
13.2.1 Lecture des messages d'un groupe de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
13.2.2 Publication d'une nouvelle discussion dans un groupe de discussion. . . . . . . . . . . . . . . . 332
13.2.3 Réponse à un message dans un groupe de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332
13.2.4 Marquage des messages selon vos intérêts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
13.2.5 Ajout d'une signature à tous les éléments de groupe de discussion que vous
envoyez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
13.2.6 Modification du nom d'affichage pour les publications de groupes de discussion. . . . . . . 333
13.2.7 Suppression d'un message d'un groupe de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
Utilisation des groupes de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
13.3.1 Réduction ou développement de tous les suivis de discussion dans un groupe . . . . . . . . 334
13.3.2 Recherche sur un serveur de groupes de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
13.3.3 Spécification de paramètres de téléchargement pour des groupes de discussion
individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334
13.3.4 Mise à jour du dossier Groupe de discussion local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
13.3.5 Suppression d'un compte de groupe de discussion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
14 Flux RSS
14.1
14.2
14.3
14.4
14.5
337
Abonnement à des flux RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
14.1.1 Firefox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337
14.1.2 Internet Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
14.1.3 GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Lecture des flux RSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 339
Rafraîchissement d'un flux RSS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Suppression d'une entrée RSS individuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
Suppression d'un flux RSS faisant l'objet d'un abonnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340
15 Gestion de documents
341
16 Gestion de GroupWise
343
16.1
10
329
Gestion des conditions de connexion requises non standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 343
16.1.1 Connexion à votre Boîte aux lettres à partir du poste de travail d'un autre utilisateur . . . . 343
16.1.2 Connexion à votre Boîte aux lettres à partir d'un poste de travail partagé . . . . . . . . . . . . 344
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
16.2
Gestion des mots de passe de boîtes aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344
16.2.1 Aide en cas d'oubli de mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
16.2.2 Utilisation de l'authentification LDAP à la place du mot de passe GroupWise . . . . . . . . . 345
16.2.3 Ajout, modification et suppression de votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345
16.2.4 Options pour ne pas saisir votre mot de passe GroupWise ou LDAP . . . . . . . . . . . . . . . . 346
16.2.5 Utilisation des mots de passe de la boîte aux lettres en mode Caching . . . . . . . . . . . . . . 347
16.2.6 Utilisation des mots de passe de la boîte aux lettres en mode Remote . . . . . . . . . . . . . . 347
16.2.7 Utilisation de mots de passe pour les boîtes aux lettres avec des mandataires . . . . . . . . 348
16.3 Archivage des messages électroniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
16.3.1 Présentation de l'archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348
16.3.2 Spécification du lieu de stockage des archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
16.3.3 Déplacement d'un élément vers l'archive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
16.3.4 Archivage automatique d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349
16.3.5 Affichage des éléments archivés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
16.3.6 Récupération d'éléments archivés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350
16.3.7 Déplacement de l'archive vers un autre emplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351
16.3.8 Regroupement d'éléments archivés à partir de plusieurs archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352
16.4 Utilisation des informations sur la capacité de stockage des boîtes aux lettres. . . . . . . . . . . . . . . . 352
16.4.1 Affichage des informations sur la taille de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
16.4.2 Suppression de messages électroniques à l'aide des informations sur la capacité de
stockage des boîtes aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
16.4.3 Archivage de messages électroniques à l'aide des informations sur la capacité de
stockage des boîtes aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
16.5 Utilisation de l'outil Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
16.6 Sauvegarde des messages électroniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
16.6.1 Sauvegarde de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
16.6.2 Restauration d'éléments à partir d'une sauvegarde. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
16.7 Réparation de votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355
16.7.1 Présentation de la maintenance de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
16.7.2 Décision quant à la nécessité de réparer votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
16.7.3 Installation de GroupWise Check. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
16.7.4 Analyse et réparation des bases de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
16.7.5 Reconstruction de la structure de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358
16.8 Gestion de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
16.8.1 Affichage des éléments de votre corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
16.8.2 Annulation de la suppression d'un élément de votre corbeille. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
16.8.3 Enregistrement d'un élément de votre corbeille. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
16.8.4 Vidage de la corbeille. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
16.9 Rappel de l'état du client après incident. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
16.10 Informations d'assistance GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361
17 SMS, appels téléphoniques et messagerie instantanée
17.1
17.2
17.3
363
Envoi de SMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
17.1.1 Définition de l'opérateur de téléphonie mobile d'un utilisateur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 363
17.1.2 Envoi d'un SMS à un téléphone portable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
17.1.3 Envoi d'un SMS à l'aide de Skype . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Appels téléphoniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
Utilisation de la messagerie instantanée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365
A Nouveautés du client GroupWise 2014 R2
367
B Foire aux questions sur GroupWise
369
C Options de démarrage
371
C.1
Options de démarrage de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371
Table des matières
11
C.2
Utilisation d'une option de démarrage de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373
D Raccourcis clavier
D.1
D.2
D.3
D.4
D.5
Raccourcis généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
Raccourcis applicables aux éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Raccourcis applicables à une liste d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Raccourcis applicables au texte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377
Raccourcis divers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378
E Accessibilité des personnes handicapées
E.1
381
Configuration de JAWS pour GroupWise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381
F Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base
12
375
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
383
À propos de ce guide
Ce Guide de l'utilisateur du client Novell GroupWise 2014 explique comment utiliser le client
GroupWise. Ce guide comprend les chapitres suivants :
 Chapitre 1, « Démarrage rapide », page 15
 Chapitre 2, « Organisation rapide », page 33
 Chapitre 3, « Message électronique », page 71
 Chapitre 4, « Agenda », page 141
 Chapitre 5, « Les tâches et la liste des tâches », page 189
 Chapitre 6, « Contacts et carnets d'adresses », page 205
 Chapitre 7, « Recherche d'éléments », page 255
 Chapitre 8, « Notify », page 273
 Chapitre 9, « Règles », page 281
 Chapitre 10, « Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires »,
page 289
 Chapitre 11, « Modes Caching et Remote », page 293
 Chapitre 12, « Comptes POP3 et IMAP4 », page 319
 Chapitre 13, « Groupes de discussion », page 329
 Chapitre 14, « Flux RSS », page 337
 Chapitre 15, « Gestion de documents », page 341
 Chapitre 16, « Gestion de GroupWise », page 343
 Chapitre 17, « SMS, appels téléphoniques et messagerie instantanée », page 363
 Annexe A, « Nouveautés du client GroupWise 2014 R2 », page 367
 Annexe B, « Foire aux questions sur GroupWise », page 369
 Annexe C, « Options de démarrage », page 371
 Annexe D, « Raccourcis clavier », page 375
 Annexe E, « Accessibilité des personnes handicapées », page 381
 Annexe F, « Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base »,
page 383
Public
Ce guide est destiné aux utilisateurs GroupWise.
Commentaires
Nous souhaiterions connaître vos commentaires et suggestions sur ce guide et les autres
documentations fournies avec ce produit. Utilisez la fonctionnalité de commentaires, disponible au
bas de chaque page de la documentation en ligne.
À propos de ce guide
13
Documentation supplémentaire
Pour obtenir de la documentation utilisateur supplémentaire sur GroupWise, reportez-vous aux
guides suivants sur le site Web de documentation de Novell GroupWise 2014 (http://www.novell.com/
documentation/groupwise2014) :
 Guide de l'utilisateur du client GroupWise
 Guide de l'utilisateur de GroupWise WebAccess
 Guide de l'utilisateur de GroupWise WebAccess Mobile
 Guide de démarrage rapide de l'utilisateur GroupWise
14
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
1
Démarrage rapide
1
GroupWise est un système fiable et robuste de messagerie et de collaboration permettant de vous
connecter à votre boîte aux lettres universelle partout et à tout moment. Cette section propose une
présentation du client GroupWise, afin de vous aider à utiliser rapidement et facilement ce système.
 Section 1.1, « Installation du client GroupWise », page 15
 Section 1.2, « Démarrage de GroupWise », page 16
 Section 1.3, « Attribution d'un mot de passe à votre Boîte aux lettres », page 16
 Section 1.4, « Utilisation du dossier racine », page 17
 Section 1.5, « Affichage de l'Aperçu », page 18
 Section 1.6, « Utilisation de la barre des tâches de Windows 7 pour effectuer des tâches
essentielles », page 19
 Section 1.7, « Description de la liste des dossiers », page 20
 Section 1.8, « Présentation des types d'éléments GroupWise », page 24
 Section 1.9, « Personnalisation de l'interface de GroupWise », page 25
 Section 1.10, « Identification des icônes affichées en regard des éléments », page 28
 Section 1.11, « Pour plus d'informations », page 31
1.1
Installation du client GroupWise
Pour commencer à utiliser GroupWise, vous ou votre administrateur GroupWise devez installer
GroupWise sur votre ordinateur. Il se peut que votre administrateur GroupWise vous invite à installer
GroupWise à l'aide de ZENworks.
1 Si vous n'êtes pas invité automatiquement à installer GroupWise, contactez votre administrateur
GroupWise pour connaître l'emplacement du programme d'installation du client GroupWise
(setup.exe).
2 Assurez-vous que vous vous êtes bien connecté à l'ordinateur sous votre propre nom.
3 Cliquez sur Démarrer > Exécuter, puis recherchez l'emplacement du fichier. Sélectionnez
setup.exe, puis cliquez sur OK.
4 Suivez les instructions de l'Assistant d'installation.
5 Passez à la section Démarrage de GroupWise.
Démarrage rapide
15
1.2
Démarrage de GroupWise
Lorsque vous démarrez GroupWise, vous pouvez être invité à saisir des informations telles qu'un mot
de passe, l'adresse TCP/IP de votre agent de bureau de poste, etc. La boîte de dialogue Démarrage
peut varier en fonction des informations nécessaires à GroupWise pour ouvrir votre boîte aux lettres
et du mode GroupWise choisi pour la connexion.
Votre administrateur GroupWise peut limiter les modes de connexion GroupWise qui vous sont
accessibles.
1 Pour démarrer GroupWise, double-cliquez sur
sur votre bureau pour afficher la fenêtre
principale de GroupWise.
Si vous n'avez pas spécifié de mot de passe pour votre Boîte aux lettres et si GroupWise ne
nécessite pas d'informations complémentaires, vous pouvez ouvrir GroupWise sans passer par
la boîte de dialogue Démarrage.
Pour forcer l'affichage de la boîte de dialogue Démarrage de GroupWise, cliquez avec le bouton
droit sur l'icône GroupWise sur le bureau, sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur l'onglet
Raccourci. Dans le champ Cible après l'exécutable GroupWise, saisissez un espace suivi de /
@u-?, puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur les autres options de démarrage, reportez-vous à l'Annexe C,
« Options de démarrage », page 371.
2 Si vous êtes invité à saisir un mot de passe, saisissez-le dans le champ Mot de passe.
Si vous avez des difficultés à accéder à votre compte et que votre système GroupWise
comprend GroupWise WebAccess, vous pouvez utiliser le lien Vous ne parvenez pas à vous
connecter ? de la page de connexion WebAccess afin d'obtenir plus d'informations sur la
réinitialisation de votre mot de passe au sein de votre organisation.
3 Cliquez sur le mode de connexion GroupWise et saisissez les autres informations nécessaires,
telles que le chemin d'accès au bureau de poste, l'adresse TCP/IP et le port de l'agent de
bureau de poste, ainsi que le chemin d'accès à votre boîte aux lettres Caching ou Remote.
Si vous ne connaissez pas ces informations, contactez votre administrateur GroupWise.
4 Cliquez sur OK.
Pour obtenir des instructions concernant le démarrage de GroupWise dans des conditions
particulières, reportez-vous à la Section 16.1, « Gestion des conditions de connexion requises non
standard », page 343.
1.3
Attribution d'un mot de passe à votre Boîte aux
lettres
Vous pouvez attribuer un mot de passe à votre Boîte aux lettres. Les mots de passe GroupWise
respectent la casse (par exemple, mercredi et MERCREDI sont deux mots différents). Si vous oubliez
votre mot de passe, vous ne pourrez pas accéder à vos éléments. Vous devez contacter
l'administrateur GroupWise pour le réinitialiser.
16
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
REMARQUE : si votre administrateur GroupWise a activé l'authentification LDAP, vous devez utiliser
votre mot de passe LDAP (et non GroupWise) pour accéder à votre boîte aux lettres. Cette méthode
ne vous permet pas d'ajouter un mot de passe.
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Mot de passe.
3 Dans le champ Nouveau mot de passe, saisissez votre mot de passe.
4 Dans le champ Confirmer le nouveau mot de passe, saisissez de nouveau ce mot de passe,
cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 16.2, « Gestion des mots de passe de boîtes aux
lettres », page 344.
1.4
Utilisation du dossier racine
Le dossier Accueil offre une vue personnalisée des informations les plus importantes. Il met en
œuvre des panneaux pour séparer les informations affichées. Lorsque vous ouvrez le dossier Accueil
pour la première fois, une page de présentation vous explique comment le personnaliser. Vous
pouvez ensuite afficher votre dossier Accueil par défaut.
Figure 1-1 Le dossier Accueil par défaut de GroupWise
Démarrage rapide
17
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Customizing The Home View » (Personnalisation de la vue Accueil).
Le dossier Accueil par défaut affiche votre agenda de la journée, les éléments de votre liste des
tâches et vos messages non lus.
La vue Accueil est entièrement personnalisable. Vous pouvez créer des panneaux supplémentaires
pour afficher toutes les informations souhaitées. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 2.4, « Utilisation des panneaux pour organiser votre dossier Accueil », page 63.
1.5
Affichage de l'Aperçu
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Customizing The Interface » (Personnalisation de l'interface).
L'Aperçu permet d'analyser le contenu des éléments d'un dossier. Vous gagnez du temps parce que
vous n'avez pas à ouvrir chaque élément : cliquez sur un élément ou appuyez sur la flèche vers le
bas pour lire les éléments.
Si vous cliquez sur une référence à un document, ce dernier s'affiche dans l'Aperçu. Pour afficher la
pièce jointe à un élément, cliquez dessus dans la liste déroulante, dans la barre d'outils de l'Aperçu.
Cependant, vous ne pouvez pas afficher les pièces jointes OLE dans l'Aperçu.
 Section 1.5.1, « Affichage ou masquage de l'aperçu », page 19
 Section 1.5.2, « Positionnement de l'Aperçu », page 19
 Section 1.5.3, « Utilisation de l'Aperçu », page 19
18
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
1.5.1
Affichage ou masquage de l'aperçu
1 Cliquez sur Afficher et sélectionnez Aperçu.
ou
Cliquez sur
1.5.2
dans la barre d'outils.
Positionnement de l'Aperçu
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Apparence.
3 Sélectionnez l'emplacement souhaité de l'Aperçu : sous le dossier ou à sa droite.
1.5.3
Utilisation de l'Aperçu
 Dimensionnez la fenêtre Aperçu en faisant glisser l'un de ses angles ou en déplaçant la ligne de
division horizontale vers le haut ou vers le bas.
Si vous fermez l'Aperçu après avoir redimensionné sa fenêtre, cette dernière prendra sa
nouvelle taille lorsque vous l'ouvrirez de nouveau. Pour la dimensionnez, faites glisser l'un de
ses angles mais ne cliquez pas sur Agrandissement.
 Dans la boîte aux lettres, cliquez sur un élément que vous souhaitez lire.
ou
Dans l'agenda, cliquez sur le rendez-vous dont vous voulez afficher les détails.
 Pour afficher une pièce jointe, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête de l'Aperçu, puis cliquez
sur la pièce jointe. L'Aperçu ne permet pas d'ouvrir des pièces jointes de type OLE.
 Pour modifier l'affichage des informations dans l'en-tête, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur l'en-tête et choisissez des options que vous voulez définir.
 Cliquez avec le bouton droit dans l'Aperçu pour sélectionner d'autres options.
 Pour fermer l'Aperçu, cliquez sur
dans la barre d'outils.
Lorsque vous lisez un élément dans l'Aperçu, l'icône change pour indiquer l'état ouvert. Par exemple,
l'enveloppe fermée qui représente un message électronique laisse place à une enveloppe ouverte.
Vous pouvez indiquer que l'Aperçu s'affiche pour certains dossiers chaque fois que vous les ouvrez
et jamais pour d'autres dossiers.
1.6
Utilisation de la barre des tâches de Windows 7
pour effectuer des tâches essentielles
Vous pouvez effectuer diverses tâches directement depuis la barre des tâches ou le menu Démarrer
de Windows 7. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l'icône GroupWise dans la barre des
tâches de Windows 7 ou cliquez sur la flèche en regard de GroupWise dans le menu Démarrer. Cette
intégration permet d'accéder rapidement à des fonctions essentielles tandis que vous exécutez
d'autres applications.
Vous pouvez exécuter les tâches suivantes :
 Créer un message
Démarrage rapide
19
 Créer un rendez-vous
 Créer une tâche
 Créer une note
 Créer un contact
 Consulter votre boîte aux lettres
 Consulter votre carnet d'adresses
 Consulter votre agenda
 Rechercher des éléments
 Rechercher des contacts
Le nombre de messages non lus est affiché sur l'icône GroupWise, dans la barre des tâches.
1.7
Description de la liste des dossiers
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Managing the Folder List » (Gestion de la liste des dossiers).
La liste des dossiers qui se trouve à gauche de la fenêtre principale permet d'organiser vos éléments
GroupWise en créant des dossiers dans lesquels vous pouvez stocker vos éléments. Le nombre
d'éléments non lus s'affiche entre crochets en regard de chaque dossier (à l'exception des dossiers
partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre
d'éléments en attente d'envoi en mode Caching.
L'en-tête Liste des dossiers inclut le sélecteur de mode , lequel permet de basculer entre le mode
En ligne et le mode Caching. Certains dossiers sont disponibles par défaut. D'autres dossiers sont
créés lorsque vous utilisez des fonctions supplémentaires de GroupWise.
 Section 1.7.1, « Dossier Accueil », page 21
 Section 1.7.2, « Dossier Boîte aux lettres », page 21
 Section 1.7.3, « Dossier Éléments envoyés », page 21
 Section 1.7.4, « Dossier Agenda », page 21
 Section 1.7.5, « Dossier Contacts fréquents », page 22
 Section 1.7.6, « Dossier Liste des tâches », page 22
 Section 1.7.7, « Dossier Documents », page 22
 Section 1.7.8, « Dossier Armoire », page 22
 Section 1.7.9, « Dossier Travail en cours », page 22
 Section 1.7.10, « Dossier Courrier indésirable », page 23
 Section 1.7.11, « Dossier Corbeille », page 23
 Section 1.7.12, « Dossiers partagés », page 23
20
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 Section 1.7.13, « Dossier du compte IMAP4 », page 23
 Section 1.7.14, « Dossier de compte Forum NNTP », page 24
 Section 1.7.15, « Dossier des flux RSS », page 24
1.7.1
Dossier Accueil
Votre dossier Accueil (qui porte votre nom) représente votre base de données GroupWise. Tous
les dossiers de votre fenêtre principale représentent des sous-dossiers de votre dossier Accueil.
Vous pouvez organiser le dossier Accueil en différents panneaux dans lesquels vos principaux
dossiers sont affichés. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.4, « Utilisation des
panneaux pour organiser votre dossier Accueil », page 63.
1.7.2
Dossier Boîte aux lettres
La Boîte aux lettres
affiche tous les éléments que vous avez reçus, à l'exception des éléments
planifiés (rendez-vous, tâches et notes) que vous avez acceptés ou refusés. Par défaut, les éléments
planifiés et les tâches sont déplacés dans l'agenda lorsque vous les acceptez.
Les éléments que vous recevez sont stockés dans votre Boîte aux lettres La liste déroulante
Affichage permet de modifier rapidement les éléments affichés. L'utilisation de la fonction Rechercher
permet de restreindre davantage le type d'éléments apparaissant dans votre Boîte aux lettres. Pour
plus d'informations, reportez-vous à la Section 7.1, « Recherche rapide d'éléments dans un
dossier », page 255.
Vous pouvez organiser vos messages en les déplaçant dans des dossiers de votre Armoire. Vous
pouvez également créer de nouveaux dossiers si nécessaire. Pour plus d'informations, reportez-vous
à la Section 2.3, « Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres », page 45.
Vous pouvez également organiser vos messages en leur attribuant des catégories. Chaque catégorie
s'affiche sous une couleur distincte dans votre Boîte aux lettres. Vous pouvez alors effectuer une
recherche par catégorie. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Utilisation de
catégories pour organiser les éléments » page 41.
1.7.3
Dossier Éléments envoyés
Le dossier Éléments envoyés affiche tous les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez
déterminer l'état de vos éléments envoyés (Distribué, Ouvert, etc.) en vérifiant leurs propriétés.
1.7.4
Dossier Agenda
Le dossier Agenda
contient plusieurs options pour la vue Agenda. Le dossier Agenda contient
également tous les agendas que vous avez créés. Vous pouvez sélectionner les agendas à afficher à
partir de la liste des dossiers. Les agendas sélectionnés s'affichent dans la vue d'agenda.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 4.1, « Présentation de l'agenda », page 141.
Démarrage rapide
21
1.7.5
Dossier Contacts fréquents
Le dossier Contacts fréquents
représente le carnet d'adresses des contacts fréquents. Toute
modification que vous apportez au dossier Contacts fréquents est également apportée au carnet
d'adresses Contacts fréquents.
À partir de ce dossier, vous pouvez afficher, créer et modifier des contacts, des ressources, des
organisations et des groupes. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 6.4, « Utilisation
des dossiers Contacts », page 213.
1.7.6
Dossier Liste des tâches
Le dossier Liste des tâches
permet de créer une liste de tâches. Vous pouvez déplacer tous les
éléments (messages électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches ou rendez-vous) vers ce
dossier et les organiser comme vous le souhaitez. Chaque élément est marqué d'une coche, de sorte
que vous pouvez désélectionner les éléments une fois que vous les avez traités.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 5, « Les tâches et la liste des tâches »,
page 189.
1.7.7
Dossier Documents
Les références de vos documents sont organisées dans le dossier Documents
pour permettre de
les retrouver facilement. Le dossier Documents contient le dossier Créé par, lequel renferme les
documents que vous avez écrits, ainsi que le dossier Bibliothèque par défaut, lequel renferme les
documents auxquels vous avez accès dans votre bibliothèque par défaut. Le dossier Documents ne
peut contenir que des documents.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 15, « Gestion de documents », page 341.
1.7.8
Dossier Armoire
Le dossier Armoire
contient tous vos dossiers personnels. Pour plus d'informations sur la
réorganisation de votre dossier Armoire, reportez-vous aux rubriques suivantes :
 « Réorganisation de vos dossiers » page 48
 « Classement alphabétique d'une liste des dossiers » page 49
1.7.9
Dossier Travail en cours
Le dossier Travail en cours
est un dossier dans lequel vous pouvez enregistrer les messages que
vous avez commencés mais que vous souhaitez terminer ultérieurement. Pour plus d'informations,
reportez-vous à la section « Enregistrement d'un message non terminé » page 99.
22
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
1.7.10
Dossier Courrier indésirable
Tous les messages électroniques provenant d'adresses et de domaines Internet considérés comme
indésirables par la fonction de gestion de courrier indésirable sont placés dans le dossier Courrier
indésirable . Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers qu'au moment où vous activez une
option de courrier indésirable.
Si les options Courrier indésirable sont activées, vous ne pouvez pas supprimer ce dossier. Il peut
toutefois être renommé ou déplacé dans la liste des dossiers. Si toutes les options de courrier
indésirable sont désactivées, le dossier peut être supprimé. Vous pouvez également le supprimer si
la fonction de gestion de courrier indésirable est désactivée par l'administrateur GroupWise.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Gestion des messages électroniques
indésirables (spam) » page 133.
1.7.11
Dossier Corbeille
Tous les messages téléphoniques et électroniques, les rendez-vous, les tâches, les documents et les
notes qui ont été supprimés sont stockés dans le dossier Corbeille . Tant que la corbeille n'est pas
vidée, les éléments qu'elle contient peuvent être affichés, ouverts ou renvoyés dans votre Boîte aux
lettres. Si elle est vidée, les éléments qu'elle contient sont supprimés du système.
Vous pouvez vider la totalité de la corbeille ou ne supprimer que les éléments sélectionnés. Les
éléments de la corbeille peuvent être supprimés automatiquement, en fonction du nombre de jours
indiqué sous l'onglet Nettoyage de la section Options d'environnement ou vous pouvez la vider
manuellement. L'administrateur GroupWise peut spécifier que votre corbeille doit être vidée
automatiquement à intervalle régulier.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 16.8, « Gestion de la corbeille », page 359.
1.7.12
Dossiers partagés
Un dossier partagé
se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que
les autres utilisateurs y ont accès. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers
personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous
souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les
utilisateurs peuvent publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments
existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système, c'està-dire les dossiers Armoire, Corbeille et Travail en cours.
Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui bénéficient d'un droit
d'accès à ce dossier ne disposent pas automatiquement de droits d'édition. Pour qu'ils puissent
modifier le document, vous devez leur attribuer des droits d'édition via l'onglet Partage de
documents.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.3.7, « Utilisation des dossiers partagés »,
page 59.
1.7.13
Dossier du compte IMAP4
IMAP4 signifie Internet Message Access Protocol (Protocole d'accès des messages Internet),
version 4. Si vous possédez un compte de messagerie utilisant le protocole IMAP4, vous pouvez y
accéder par l'intermédiaire de GroupWise.
Si vous ajoutez un dossier pour un compte IMAP4, l'icône
s'affiche dans votre liste des dossiers.
Démarrage rapide
23
Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 12, « Comptes POP3 et IMAP4 », page 319.
1.7.14
Dossier de compte Forum NNTP
NNTP signifie Network News Transfer Protocol (Protocole de transfert des informations réseau). Il
s'agit d'une méthode conçue pour envoyer et recevoir des messages sur des forums. GroupWise
peut se connecter aux groupes de discussion NNTP et intégrer leurs fonctions à votre boîte aux
lettres.
Si vous vous abonnez à un compte Forum NNTP, un dossier NNTP est créé. Il affiche l'icône du
dossier NNTP dans votre liste des dossiers.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 13, « Groupes de discussion », page 329.
1.7.15
Dossier des flux RSS
Lorsque vous vous abonnez à des flux RSS, le dossier des flux GroupWise est créé. Il affiche l'icône
du dossier RSS dans votre liste des dossiers. La liste des flux auxquels vous êtes abonné s'affiche
sous le dossier des flux GroupWise. Vous pouvez créer des sous-dossiers sous le dossier des flux
GroupWise et y placer des flux. Lorsque vous cliquez sur un sous-dossier, la liste des messages
affiche une liste des rubriques de tous les flux qui s'y trouvent.
Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 14, « Flux RSS », page 337.
1.8
Présentation des types d'éléments GroupWise
Tous les jours, vous communiquez de plusieurs manières. Pour répondre à ces besoins, GroupWise
distribue vos éléments sous divers types.
 Section 1.8.1, « Messagerie », page 24
 Section 1.8.2, « Rendez-vous », page 24
 Section 1.8.3, « Tâche », page 25
 Section 1.8.4, « Note », page 25
 Section 1.8.5, « Message téléphonique », page 25
1.8.1
Messagerie
Un message électronique s'utilise pour une correspondance de base, telle qu'une lettre ou un mémo.
Reportez-vous à la Section 3.1, « Envoi de courrier électronique », page 71 et à la Section 3.3,
« Réception d'un message électronique et réponse à celui-ci », page 113.
1.8.2
Rendez-vous
Un rendez-vous permet de planifier des ressources en vue d'une réunion ou d'un événement et
d'inviter des personnes. Vous pouvez planifier la date, l'heure et le lieu de la réunion. Vous pouvez
utiliser les rendez-vous personnels pour planifier les activités personnelles telles qu'un rendez-vous
chez le médecin, un rappel pour que vous téléphoniez à un moment précis, etc. Les rendez-vous
s'affichent dans l'agenda. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 4.4, « Envoi
d'éléments d'Agenda », page 155.
24
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
1.8.3
Tâche
Une tâche permet d'inclure un élément à effectuer dans votre propre liste de tâches ou dans l'agenda
d'une autre personne, une fois qu'elle a été acceptée. Vous pouvez planifier une date d'échéance
pour une tâche et y assigner une priorité (telle que A1). Les tâches non effectuées sont reportées au
jour suivant. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 5.4.1, « Assignation d'une tâche »,
page 192.
SUGGESTION : vous pouvez également créer une liste des tâches non associée à votre agenda.
Dans ce type de liste des tâches, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message
téléphonique) peut être utilisé.
1.8.4
Note
Une note est publiée à une date donnée dans votre agenda ou dans celui d'une autre personne.
Vous pouvez utiliser des notes pour rappeler à vous-même ou à d'autres personnes des dates
d'échéance, des vacances, des jours de congé, etc. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 4.4.3, « Envoi de notes », page 165.
1.8.5
Message téléphonique
Un message téléphonique permet d'informer quelqu'un d'un appel téléphonique ou de la présence
d'un visiteur. Vous pouvez y inclure des informations telles que l'identité de l'interlocuteur, le numéro
de téléphone, la société, le degré d'urgence de l'appel, etc. Vous ne pouvez pas répondre au
téléphone à partir d'un message téléphonique. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
« Envoi de messages téléphoniques » page 103.
1.9
Personnalisation de l'interface de GroupWise
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Customizing The Interface » (Personnalisation de l'interface).
 Section 1.9.1, « Présentation de la fenêtre principale de GroupWise », page 25
 Section 1.9.2, « Présentation du menu principal », page 26
 Section 1.9.3, « Présentation de la barre de navigation », page 27
 Section 1.9.4, « Présentation de la barre d'outils principale », page 27
 Section 1.9.5, « Présentation des listes d'éléments », page 28
1.9.1
Présentation de la fenêtre principale de GroupWise
Dans GroupWise, la zone de travail principale est appelée « fenêtre principale ». À partir de la fenêtre
principale, vous pouvez lire vos messages, planifier vos rendez-vous, afficher votre agenda, gérer les
contacts, modifier le mode d'exécution de GroupWise, ouvrir des dossiers ou des documents, et bien
plus encore.
Pour accéder à un didacticiel interactif concernant la vue Accueil, cliquez sur Aide > Formation et
didacticiels.
Démarrage rapide
25
Figure 1-2 Fenêtre principale
Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres principales en cliquant sur Fenêtre puis sur Nouvelle fenêtre
principale. Vous pouvez ouvrir autant de fenêtres principales que le permet la mémoire de votre
ordinateur.
Cela est utile si vous êtes le mandataire d'un autre utilisateur. Vous pouvez ainsi afficher votre fenêtre
principale avec celle de la personne dont vous êtes mandataire. Pour plus d'informations, reportezvous au Chapitre 10, « Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires »,
page 289.
1.9.2
Présentation du menu principal
Le menu principal permet d'accéder à l'ensemble des fonctions du client GroupWise disponibles
depuis la fenêtre principale.
Les fonctions GroupWise les plus utilisées sont judicieusement regroupées sous forme de menus
déroulants, de barres d'outils, etc.
26
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Affichage et masquage du menu principal
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Apparence.
3 Sélectionnez ou désélectionnez Afficher le menu principal.
Lorsque le menu principal est masqué, vous avez toujours accès aux fonctions : cliquez sur la flèche
de la liste déroulante située à l'extrémité gauche de la barre de navigation.
Lorsque la barre de navigation est affichée :
1 Cliquez sur la flèche de la liste déroulante située à l'extrémité gauche de la barre de navigation,
puis sur Afficher le menu principal ou sur Masquer le menu principal.
Le menu principal, la barre de navigation ou les deux doivent être affichés en permanence dans
GroupWise.
1.9.3
Présentation de la barre de navigation
La barre de navigation se trouve au sommet de la fenêtre GroupWise. Elle permet d'accéder
rapidement aux dossiers les plus utilisés.
Par défaut, la barre de navigation contient les dossiers Accueil, Boîte aux lettres, Agenda, Éléments
envoyés et Contacts. Cependant, vous pouvez personnaliser la barre de navigation pour y ajouter les
dossiers que vous utilisez le plus.
Affichage ou masquage de la barre de navigation
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Apparence.
3 Sélectionnez ou désélectionnez Afficher la barre de navigation.
Le menu principal, la barre de navigation ou les deux doivent être affichés en permanence dans
GroupWise.
Personnalisation de la barre de navigation
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre de navigation, puis cliquez sur
Personnaliser la barre de navigation.
2 Sélectionnez les dossiers à afficher dans la barre de navigation.
3 Sélectionnez un modèle de couleur pour la barre de navigation.
4 Cliquez sur OK.
1.9.4
Présentation de la barre d'outils principale
La barre d'outils principale permet d'accéder d'un simple clic aux fonctions de GroupWise les plus
courantes : envoyer un message ou un rendez-vous, effectuer une recherche, etc.
Démarrage rapide
27
Affichage ou masquage de la barre d'outils principale
1 Cliquez sur Afficher > Barres d'outils.
2 Sélectionnez ou désélectionnez Principale.
Lorsqu'une barre d'outils est affichée, une coche apparaît en regard de son nom dans le menu
principal.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.1.3, « Personnalisation de la barre d'outils
principale », page 36.
1.9.5
Présentation des listes d'éléments
Les listes d'éléments représentent la manière la plus courante d'afficher des informations. La liste
d'éléments de votre Boîte aux lettres, par exemple, constitue la liste des messages que vous avez
reçus. L'en-tête de la liste d'éléments contient le nom du dossier dont les éléments sont affichés. Il
propose également le champ Rechercher qui permet de retrouver rapidement des éléments dans le
dossier.
Les listes d'éléments sont organisées en colonnes afin d'afficher les éléments de la manière la plus
pratique. Vous pouvez faire glisser la colonne vers un nouvel emplacement en cliquant sur son entête. Vous pouvez redimensionner une colonne en faisant glisser le bord du titre de la colonne. Il est
de même possible de classer les colonnes et d'en ajouter. Pour obtenir des instructions complètes
sur la personnalisation des listes d'éléments, reportez-vous à la Section 2.3.4, « Gestion des listes
d'éléments dans les dossiers », page 51 et à la Section 2.3.5, « Personnalisation des paramètres
d'affichage des dossiers », page 54.
Les options des menus clic avec le bouton droit dépendent de la colonne sur laquelle vous cliquez.
La colonne contenant le type d'élément permet de sélectionner la catégorie de l'élément. La première
colonne de texte (par exemple Nom) permet de sélectionner une opération sur la liste : Répondre,
Faire suivre, etc. Les autres colonnes (par exemple Objet ou Date) permettent de sélectionner des
paramètres d'affichage : Afficher les étiquettes de groupe, Afficher les suivis de discussion, etc.
1.10
Identification des icônes affichées en regard des
éléments
Les icônes affichées à côté des éléments de votre Boîte aux lettres, de votre dossier Éléments
envoyés et de votre agenda fournissent des informations sur ces éléments. Le tableau suivant donne
la signification de chaque icône.
28
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Tableau 1-1 Description des icônes
Icône
Description
En mode Remote ou Caching, cette icône indique que l'élément a été placé en file d'attente,
mais que celle-ci n'a pas été téléchargée. Une fois l'élément téléchargé, cette icône indique que
les informations d'état de distribution de l'élément au bureau de poste cible ou de transfert par
Internet n'ont pas été reçues.
En regard du dossier Éléments envoyés, l'icône indique que le dossier contient au moins un
élément dans la file d'attente, mais que cette file n'a pas été téléchargée.
Un élément envoyé qui a été ouvert par une personne au moins. L'icône s'affiche jusqu'à ce que
tous les destinataires aient 1) ouvert le message, le message téléphonique ou la note ; 2)
accepté le rendez-vous ; ou 3) terminé la tâche.
À côté de votre dossier Agenda, cette icône indique que vous avez un rendez-vous ce jour-là.
En regard d'un élément que vous avez envoyé, cette icône indique que l'élément n'a pas pu être
remis au bureau de poste de destination ou qu'il n'a pas pu être transféré via Internet.
À côté d'un rendez-vous ou d'une tâche, cette icône indique qu'au moins une personne a refusé/
supprimé cet élément. À côté d'un message électronique ou téléphonique ou d'une note, l'icône
indique qu'au moins une personne a supprimé cet élément sans l'ouvrir.
L'élément comporte une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).
Un élément de brouillon.
Un élément que vous avez envoyé.
Un élément auquel vous avez répondu.
Un élément que vous avez transféré.
Un élément que vous avez délégué.
Un élément auquel vous avez répondu et que vous avez transféré.
Un élément auquel vous avez répondu et que vous avez délégué.
Un élément que vous avez transféré et que vous avez délégué.
Un élément auquel vous avez répondu, que vous avez transféré et que vous avez délégué.
Élément personnel.
Démarrage rapide
29
Icône
Description
Élément signé.
Élément codé.
Élément signé et codé.
Version spécifique d'un document.
Version officielle d'un document.
Message électronique à priorité faible, normale ou élevée, non ouvert.
Message électronique à priorité faible, normale ou élevée, ouvert.
Rendez-vous à priorité faible, normale ou élevée, ouvert ou non ouvert.
Tâche à priorité faible, normale ou élevée, ouverte ou non ouverte.
Note à priorité faible, normale ou élevée, non ouverte.
Note à priorité faible, normale ou élevée, ouverte.
Message téléphonique à priorité faible, normale ou élevée, non ouvert.
Message téléphonique à priorité faible, normale ou élevée, ouvert.
Une réponse est requise pour cet élément de priorité faible, standard ou élevée.
En mode Plages disponibles, cette icône indique que vous pouvez cliquer sur une heure
programmée à côté du nom d'utilisateur ou de la ressource pour afficher des informations
complémentaires sur le rendez-vous. Toutefois, le propriétaire ou l'utilisateur de la ressource doit
vous octroyer des droits de lecture sur ce rendez-vous dans sa liste d'accès pour que l'icône
s'affiche.
Une alarme est définie pour cet élément de l'agenda.
Une réunion, une note ou une tâche de groupe.
Un élément de l'agenda privé.
Un élément de l'agenda qui a été refusé mais n'a pas été supprimé.
Référence au document non ouverte.
Référence au document ouverte.
30
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Icône
Description
Notification de dossier partagé.
Notification de carnet d'adresses partagé.
Élément personnel non ouvert (dossier partagé).
Élément personnel ouvert (dossier partagé).
1.11
Pour plus d'informations
Les ressources suivantes peuvent vous apporter des informations complémentaires sur GroupWise :
 Section 1.11.1, « Aide en ligne », page 31
 Section 1.11.2, « Onglet Bienvenue de GroupWise », page 31
 Section 1.11.3, « Page web de documentation de GroupWise », page 32
 Section 1.11.4, « Guides de démarrage rapide », page 32
 Section 1.11.5, « Page Web de formation de l'utilisateur final », page 32
 Section 1.11.6, « Cool Solutions Web Community de GroupWise », page 32
1.11.1
Aide en ligne
Une documentation utilisateur complète sur GroupWise est disponible dans l'Aide. Dans la fenêtre
principale, cliquez sur Aide > Rubriques d'aide, puis utilisez l'onglet Contenu, Index ou Rechercher
pour localiser les rubriques souhaitées.
Pour effectuer une recherche rapide dans l'aide depuis la fenêtre principale, cliquez sur Aide >
Rechercher.
1.11.2
Onglet Bienvenue de GroupWise
GroupWise 2014 comporte un nouvel onglet Bienvenue situé sur la barre de navigation. Si cet onglet
n'est pas visible, cliquez avec le bouton droit sur la barre de navigation, sélectionnez Personnaliser la
barre de navigation, puis sélectionnez l'option Afficher l'écran de bienvenue.
L'onglet Bienvenue contient des ressources destinées à aider les utilisateurs néophytes et
expérimentés à exploiter au mieux le client GroupWise 2014 :
 un manuel visant à faciliter la transition de Outlook à GroupWise ;
 des ressources consacrées à la personnalisation du client ;
 une série de brèves vidéos relatives à certaines tâches et fonctionnalités ;
 la liste des améliorations apportées au client ;
 des ressources permettant l'acquisition des compétences liées à GroupWise.
Démarrage rapide
31
1.11.3
Page web de documentation de GroupWise
Pour obtenir l'ensemble de la documentation de l'utilisateur GroupWise et de l'administrateur
GroupWise, visitez le site Web de documentation de GroupWise 2014 (http://www.novell.com/
documentation/groupwise2014/).
Ce guide de l'utilisateur est également disponible à partir du client GroupWise : il suffit de cliquer
sur Aide > Guide de l'utilisateur.
1.11.4
Guides de démarrage rapide
Les guides de démarrage rapide ci-après décrivent l'utilisation de certains aspects spécifiques de
GroupWise et notamment l'utilisation de GroupWise en conjonction avec d'autres produits Novell et
tiers.
 Démarrage rapide de l'hôte de publication d'agendas GroupWise (http://www.novell.com/
documentation/groupwise2014/pdfdoc/gw2014_qs_calpubuser/gw2014_qs_calpubuser.pdf)
 Démarrage rapide de GroupWise Messenger (http://www.novell.com/documentation/
groupwise2014/pdfdoc/gw2014_qs_messenger/gw2014_qs_messenger.pdf)
 Démarrage rapide de GroupWise Skype (http://www.novell.com/documentation/groupwise2014/
pdfdoc/gw2014_qs_skype/gw2014_qs_skype.pdf)
 Démarrage rapide de GroupWise Vibe (http://www.novell.com/documentation/groupwise2014/
pdfdoc/gw2014_qs_vibe/gw2014_qs_vibe.pdf)
 Démarrage rapide de l'interface de base de GroupWise WebAccess (http://www.novell.com/
documentation/groupwise2014/pdfdoc/gw2014_qs_webaccbasic/gw2014_qs_webaccbasic.pdf)
1.11.5
Page Web de formation de l'utilisateur final
Vous trouverez des didacticiels, des supports de formation et des conseils sur le site Web de
formation de l'utilisateur final de GroupWise (http://www.brainstorminc.com/videos/gw2014).
Ce lien est également disponible dans le client GroupWise : cliquez sur Aide > Formation et
didacticiels.
1.11.6
Cool Solutions Web Community de GroupWise
Sur le site Web Cool Solutions de GroupWise (https://www.novell.com/communities/coolsolutions/
gwmag), vous trouverez des conseils, des astuces, des articles de fond et des réponses aux
questions fréquemment posées.
Ce lien est également disponible dans le client GroupWise : cliquez sur Aide > Cool Solutions Web
Community.
32
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2
Organisation rapide
2
Le chapitre Démarrage rapide vous a présenté les bases de l'environnement GroupWise. Cette
section vous explique comment transformer l'environnement GroupWise de base en un
environnement collaboratif efficace et personnalisé, capable de s'adapter à votre propre méthode de
travail.
 Section 2.1, « Personnalisation de l'interface de GroupWise », page 33
 Section 2.2, « Utilisation de catégories pour organiser les éléments », page 41
 Section 2.3, « Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres », page 45
 Section 2.4, « Utilisation des panneaux pour organiser votre dossier Accueil », page 63
 Section 2.5, « Personnalisation d'autres fonctions de GroupWise », page 67
2.1
Personnalisation de l'interface de GroupWise
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Customizing The Interface » (Personnalisation de l'interface).
Vous pouvez personnaliser l'aspect de GroupWise de bien des manières.
 Section 2.1.1, « Sélection d'un modèle GroupWise », page 33
 Section 2.1.2, « Personnalisation des paramètres d'apparence individuels de GroupWise »,
page 34
 Section 2.1.3, « Personnalisation de la barre d'outils principale », page 36
 Section 2.1.4, « Configuration de votre dossier de démarrage par défaut », page 38
 Section 2.1.5, « Définition de vues par défaut pour la lecture », page 38
 Section 2.1.6, « Définition de la police et de la vue Lire/Composer par défaut », page 39
 Section 2.1.7, « Configuration du comportement par défaut de l'Aperçu », page 39
 Section 2.1.8, « Modification de vos vues d'éléments par défaut », page 39
 Section 2.1.9, « Lecture automatique de l'élément suivant dans votre boîte aux lettres »,
page 40
 Section 2.1.10, « Modification de la langue d'interface de GroupWise », page 40
2.1.1
Sélection d'un modèle GroupWise
Quatre modèles sont à votre disposition :
 Modèle par défaut : le modèle par défaut vous propose un éventail de modèles de couleurs. Il
affiche divers éléments, tels que la barre de navigation, la liste de dossiers complète, le menu
principal et deux colonnes avec des panneaux.
 GroupWise 6.5 : le modèle GroupWise 6.5 propose un seul modèle de couleurs et affiche la
liste des dossiers, la barre d'outils principale et la liste d'éléments.
Organisation rapide
33
 Simplifié : le modèle Simplifié vous propose un éventail de modèles de couleurs. Il affiche
divers éléments, tels que la barre de navigation, la liste de dossiers simple et deux colonnes
avec des panneaux.
 Personnalisé : ce modèle permet de définir les paramètres d'apparence à votre convenance.
Les paramètres des modèles prédéfinis que vous modifiez deviennent votre modèle par défaut.
Pour sélectionner un modèle :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Apparence.
3 Sélectionnez un modèle dans la liste déroulante Modèles.
4 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
2.1.2
Personnalisation des paramètres d'apparence individuels
de GroupWise
Vous pouvez modifier l'apparence de GroupWise de plusieurs manières.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Apparence.
3 Sélectionnez les paramètres d'apparence selon vos besoins.
34
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Modèles : reportez-vous à la Section 2.1.1, « Sélection d'un modèle GroupWise », page 33.
Afficher le menu principal : affiche le menu principal au-dessus de la barre de navigation.
Afficher la barre de navigation : affiche la barre de navigation pour offrir un accès rapide aux
dossiers les plus utilisés.
Afficher la barre principale : affiche la barre d'outils principale pour permettre d'accéder
rapidement aux fonctions les plus courantes.
Utiliser les modèles de couleurs GroupWise : remplace les modèles de couleurs du système
d'exploitation par le modèle de couleur GroupWise sélectionné.
Afficher la liste des dossiers : affiche la liste des dossiers sur le côté gauche de la fenêtre.
Liste des dossiers des favoris : affiche la liste personnalisée des dossiers. Les dossiers de
cette liste sont classés selon leur nombre de consultations.
Liste des dossiers simple : affiche uniquement les dossiers qui correspondent au dossier en
cours d'utilisation. Par exemple, si vous vous trouvez dans votre dossier Boîte aux lettres, elle
affiche le dossier Armoire afin que vous puissiez stocker les messages.
Organisation rapide
35
Si vous vous trouvez dans le dossier Agenda, elle affiche les agendas personnels. Si vous vous
trouvez dans le dossier Contacts fréquents, elle affiche les dossiers de contacts personnels. Si
vous vous trouvez dans le dossier Documents, elle affiche les documents.
Liste des dossiers complète : affiche la liste des dossiers complète.
Liste de dossiers longue : sélectionnez cette option lorsque l'Aperçu est affiché afin d'allonger
la liste des dossiers vers le bas de l'Aperçu quand il apparaît sous la liste des éléments et non à
sa droite.
Afficher l'Aperçu : lorsqu'elle est sélectionnée, cette option permet d'afficher l'Aperçu.
Vous pouvez également personnaliser l'affichage des dossiers dans l'Aperçu. Cliquez sur un
dossier avec le bouton droit puis cliquez sur Propriétés > Affichage. Sélectionnez ou
désélectionnez Mémoriser la visibilité de l'Aperçu et Afficher l'Aperçu selon vos besoins.
QuickViewer en bas : si Afficher l'Aperçu est sélectionné, cette option affiche l'Aperçu en bas
de la fenêtre.
QuickViewer à droite: si Afficher l'Aperçu est sélectionné, cette option affiche l'Aperçu à droite
de la fenêtre.
4 Cliquez sur OK.
2.1.3
Personnalisation de la barre d'outils principale
Vous pouvez personnaliser chaque barre d'outils en ajoutant et en supprimant des boutons, en
choisissant leur ordre et en plaçant des séparateurs entre eux.
1 Pour personnaliser la barre d'outils principale si la barre d'outils n'est pas affichée, cliquez sur
celle-ci avec le bouton droit, puis sélectionnez Personnaliser la barre d'outils.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage.
36
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Cliquez pour définir le mode d'affichage de la barre d'outils.
Vous pouvez sélectionner d'afficher les boutons sous forme d'images, d'images avec du texte
au-dessous ou d'images avec le texte sélectionné sur la droite.
4 Indiquez si vous souhaitez afficher les boutons sur une seule ligne ou sur plusieurs lignes.
5 Pour afficher ou supprimer la liste déroulante des paramètres d'affichage, activez ou désactivez
la case à cocher Afficher la liste déroulante des paramètres d'affichage.
6 Pour afficher les boutons les plus utiles pour l'élément sélectionné, sélectionnez Afficher la barre
de contexte de l'élément.
7 Pour afficher les boutons les plus utiles pour le dossier sélectionné, sélectionnez Afficher la
barre de contexte du dossier.
8 Cliquez sur l'onglet Personnaliser.
9 Pour ajouter un bouton, choisissez une catégorie dans la zone de liste Catégories, cliquez sur
un bouton dans la zone Contrôles, puis cliquez sur Ajouter bouton.
Organisation rapide
37
Les catégories correspondent aux noms des menus de la fenêtre principale. Les boutons de la
zone Contrôles correspondent aux options du menu concerné. Par exemple, les boutons de la
catégorie Fichier correspondent aux commandes présentes dans le menu Fichier (ouverture de
vues, impression, sauvegarde, etc.).
10 Pour supprimer un bouton, faites-le glisser hors de la barre d'outils.
11 Pour modifier l'ordre des boutons d'une barre d'outils, faites glisser le bouton concerné vers
l'emplacement choisi pour son affichage.
12 Pour ajouter un espace entre deux boutons, faites glisser l'un des boutons pour l'éloigner de
l'autre.
ou
Pour supprimer un espace entre deux boutons, faites glisser l'un des deux boutons pour les
rapprocher.
13 Cliquez sur OK.
REMARQUE : certaines opérations, comme enlever un bouton de la barre d'outils ou modifier l'ordre
des boutons, ne peuvent s'effectuer que lorsque la boîte de dialogue Personnaliser la barre d'outils
est ouverte.
2.1.4
Configuration de votre dossier de démarrage par défaut
GroupWise affiche le dossier Boîte aux lettres par défaut. Une fois la configuration du dossier Accueil
terminée, vous préférez peut-être que celui-ci s'affiche au démarrage.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Indiquez si vous souhaitez démarrer GroupWise dans le dossier Boîte aux lettres ou dans le
dossier racine.
4 Cliquez sur OK.
2.1.5
Définition de vues par défaut pour la lecture
Utilisez cette option pour réduire la durée de chargement si vous avez ajouté des images et des
graphiques à votre vue par défaut (des arrière-plans et des signatures, par exemple). Cette option
permet d'éliminer les fonctionnalités ajoutées et d'afficher un message par défaut.
Elle n'a pas d'impact sur les modifications apportées, telles que le type ou la taille de la police utilisée
dans les messages envoyés, sauf si ces modifications ont été enregistrées comme faisant partie
intégrante de la vue.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement.
3 Cliquez sur l'onglet Vues.
4 Sélectionnez Utiliser les vues par défaut pour la lecture.
38
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2.1.6
Définition de la police et de la vue Lire/Composer par défaut
Pour modifier la vue de tous les éléments, procédez comme suit :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement.
3 Cliquez sur l'onglet Vues.
4 Effectuez les sélections dans les zones de groupe Vue et police de composition par défaut et
Vue et police d'affichage par défaut.
5 (Facultatif) Dans la zone de groupe Vue et police d'affichage par défaut, sélectionnez Forcer la
vue en regard de Texte brut pour empêcher l'affichage des messages HTML lorsqu'aucune
version en texte brut n'est disponible.
Si vous sélectionnez Forcer la vue, vous êtes informé à chaque fois qu'un message HTML ne
peut pas être affiché. Cependant, vous avez toujours la possibilité de cliquer sur Vue > HTML
pour l'afficher. Lorsque l'option Forcer la vue n'est pas sélectionnée, les messages HTML
s'affichent au format HTML et ce, même si vous avez sélectionné Texte brut pour la vue Lire par
défaut.
6 Sélectionnez un style de police par défaut.
7 Sélectionnez une taille de police par défaut.
8 Cliquez sur OK.
Pour modifier la vue dans un élément :
1 Ouvrez un élément.
2 Cliquez sur Afficher, puis sur Texte brut ou HTML.
2.1.7
Configuration du comportement par défaut de l'Aperçu
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Indiquez si vous souhaitez afficher l'Aperçu dans tous les dossiers, dans certains dossiers ou à
l'invite.
4 Cliquez sur OK.
2.1.8
Modification de vos vues d'éléments par défaut
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Vues.
Organisation rapide
39
3 Sélectionnez un type d'élément dans la zone de gauche.
4 Sélectionnez le paramètre de groupe dans le menu déroulant Groupe.
5 Sélectionnez le paramètre personnel dans le menu déroulant Personnel.
6 Sélectionnez Groupe ou Personnel.
7 Répétez les opérations de l'Étape 3 à l'Étape 6 jusqu'à ce que vous ayez choisi une vue par
défaut pour chacun des types d'éléments.
8 Cliquez sur OK.
2.1.9
Lecture automatique de l'élément suivant dans votre boîte
aux lettres
Vous pouvez configurer GroupWise pour qu'il ouvre automatiquement l'élément suivant de votre
boîte aux lettres lorsque vous avez accepté, refusé ou supprimé l'élément que vous lisez. Par défaut,
cette option est désactivée.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sélectionnez Lire suivant après acceptation, refus ou supp., puis cliquez sur OK.
2.1.10
Modification de la langue d'interface de GroupWise
Si vous possédez la version multilingue de GroupWise, vous pouvez sélectionner la langue
d'interface de GroupWise.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Cliquez sur la langue souhaitée dans la liste déroulante Langue d'interface, puis sur OK.
SUGGESTION : pour modifier la langue du correcteur d'orthographe, reportez-vous à la section
« Sélection de la langue du correcteur d'orthographe » page 81.
40
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2.2
Utilisation de catégories pour organiser les
éléments
Les catégories permettent d'organiser vos éléments. Vous pouvez assigner une catégorie à tout
élément, y compris les contacts. Vous créez et ajoutez des catégories et pouvez identifier chaque
catégorie par une couleur. Les couleurs s'affichent dans la liste des éléments et dans l'agenda.
 Section 2.2.1, « Présentation des catégories », page 41
 Section 2.2.2, « Assignation rapide de catégories à des éléments », page 41
 Section 2.2.3, « Gestion des catégories », page 43
2.2.1
Présentation des catégories
Lorsque vous assignez une catégorie à un élément, celui-ci s'affiche dans la couleur de la catégorie.
Les catégories vous aident à organiser rapidement les éléments dans des groupes.
Les catégories vous aident à organiser rapidement les éléments dans des groupes. Quatre
catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) sont disponibles et peuvent être
assignées aux éléments. Vous pouvez, au besoin, les modifier et les supprimer, mais aussi créer
d'autres catégories. Lorsque vous assignez une catégorie à un élément, celui-ci s'affiche par défaut
dans la couleur de la catégorie.
Si vous assignez l'une des catégories par défaut à un élément que vous envoyez, il arrive dans la
boîte aux lettres du destinataire avec cette catégorie. Si vous assignez une catégorie que vous avez
créée à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire sans
catégorie.
Si vous assignez l'une des catégories par défaut à un élément contenu dans un dossier partagé, la
catégorie en question apparaît pour tous les utilisateurs sur l'élément contenu dans le dossier
partagé. Si vous assignez une catégorie que vous avez vous-même créée à un élément contenu
dans un dossier partagé, cette catégorie est visible de vous seul.
Les éléments peuvent afficher plusieurs couleurs de catégories qui leur sont assignées lorsque la
colonne Catégories est ajoutée à la vue Dossier ou lorsque le dossier est affiché dans la vue
Résumé. Lorsque vous passez le curseur sur la couleur représentant la catégorie, le nom de cette
dernière s'affiche. Les éléments peuvent également être triés en fonction de la colonne Catégorie,
auquel cas, les éléments seront triés par catégorie dans l'ordre indiqué au moment de la
configuration des catégories. Lorsque les éléments sont triés par catégorie, si un élément relève de
plusieurs catégories, il apparaît à plusieurs endroits dans la liste triée.
2.2.2
Assignation rapide de catégories à des éléments
 « Assignation rapide d'une catégorie » page 42
 « Assignation rapide d'une catégorie à un type d'élément » page 42
 « Attribution d'une catégorie à l'aide des propriétés de l'élément » page 43
 « Assignation de plusieurs catégories » page 43
 « Suppression d'une catégorie d'un élément » page 43
Organisation rapide
41
Assignation rapide d'une catégorie
Placez-vous dans une liste d'éléments et procédez comme suit :
1 Passez le curseur sur une icône d'élément.
2 Cliquez sur une catégorie dans la liste déroulante.
ou
Si la catégorie qui vous intéresse n'est pas répertoriée, cliquez sur Suite pour afficher la boîte de
dialogue Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur OK.
Les 10 dernières catégories utilisées apparaissent (si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont
classées par ordre alphabétique).
Assignation rapide d'une catégorie à un type d'élément
Pour assigner une catégorie à un message, un rendez-vous, une tâche, une note ou un contact,
procédez comme suit :
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'élément.
2 Cliquez sur Catégories.
3 Cliquez sur une catégorie dans la liste déroulante.
ou
Si la catégorie qui vous intéresse n'est pas répertoriée, cliquez sur Suite pour afficher la boîte de
dialogue Modifier les catégories, sélectionnez la catégorie, puis cliquez sur OK.
Les 10 dernières catégories utilisées apparaissent (si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont
classées par ordre alphabétique).
Pour assigner une catégorie à une entrée du carnet d'adresses, procédez comme suit :
1 Ouvrez un carnet d'adresses personnel.
2 Recherchez l'utilisateur souhaité.
3 Cliquez avec le bouton droit sur l'utilisateur.
4 Cliquez sur Détails puis sur Catégories.
5 Sélectionnez une catégorie dans le menu, puis cliquez sur OK.
42
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Attribution d'une catégorie à l'aide des propriétés de l'élément
1 Ouvrez un élément existant, puis le menu coulissant Options et cliquez sur l'icône Éditer
située à côté de Catégories dans le menu déroulant Personnaliser.
ou
Ouvrez un élément à composer, cliquez sur l'onglet Options d'envoi, puis sur Modifier les
catégories.
Si vous assignez l'une des catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) à un
élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire avec cette
catégorie. Si vous assignez une catégorie que vous avez créée à un élément que vous envoyez,
il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire sans catégorie.
2 Sélectionnez une catégorie dans la boîte de dialogue Modifier les catégories puis cliquez sur
OK.
Assignation de plusieurs catégories
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'élément.
2 Cliquez sur Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories.
3 Sélectionnez les catégories souhaitées.
4 Cliquez sur OK.
Suppression d'une catégorie d'un élément
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'élément.
2 Cliquez sur Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les catégories
3 Désélectionnez la catégorie à supprimer puis cliquez sur OK.
Celle-ci est supprimée de l'élément.
2.2.3
Gestion des catégories
 « Ajout d'une nouvelle catégorie » page 44
 « Attribution d'un nouveau nom à une catégorie » page 44
 « Recherche d'éléments dans un dossier en fonction de leur catégorie » page 44
 « Tri des éléments par catégorie » page 45
Organisation rapide
43
 « Suppression d'une catégorie » page 45
 « Utilisation des couleurs de catégorie dans la liste des éléments » page 45
Ajout d'une nouvelle catégorie
1 Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les
catégories.
2 Saisissez le nom de la catégorie dans le champ Nouvelle catégorie situé au bas de la boîte de
dialogue Modifier les catégories.
3 Cliquez sur Ajouter.
Le bouton Ajouter devient actif lorsque vous commencez à saisir le nom de la catégorie.
4 Pour assigner une couleur à une catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie dans la liste,
puis sélectionnez la couleur du texte et de l'arrière-plan.
5 Cliquez sur OK pour enregistrer la nouvelle catégorie.
SUGGESTION : vous pouvez également sélectionner un élément avant de créer la catégorie,
puis lui assigner immédiatement la nouvelle catégorie.
Attribution d'un nouveau nom à une catégorie
1 Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les
catégories.
2 Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Renommer.
3 Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.
La catégorie est renommée dans la liste et pour tous les éléments auxquels elle était assignée.
Recherche d'éléments dans un dossier en fonction de leur catégorie
1 Dans le coin supérieur droit d'un dossier, cliquez sur Rechercher > Catégories, puis cliquez sur
le nom d'une catégorie.
Tous les éléments auxquels cette catégorie est assignée sont affichés.
2 Pour effacer cette sélection, cliquez sur
44
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
.
Tri des éléments par catégorie
1 Ajoutez la colonne Catégorie à la liste des éléments du dossier (voir « Ajout d'une colonne »
page 52).
2 Cliquez sur la colonne Catégorie pour trier la liste des éléments par catégorie.
Suppression d'une catégorie
1 Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les
catégories.
2 Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Supprimer.
3 Cliquez sur Oui, puis sur OK.
La catégorie est supprimée de la liste et de tous les éléments auxquels elle était assignée.
Utilisation des couleurs de catégorie dans la liste des éléments
1 Cliquez sur Opérations > Catégories > Suite pour afficher la boîte de dialogue Modifier les
catégories.
2 Sélectionnez ou désélectionnez Utilisez les couleurs de la liste des éléments.
3 Cliquez sur OK.
Si vous désélectionnez l'option Utilisez les couleurs de la liste des éléments, la couleur de la
catégorie reste affichée en regard de l'icône de l'élément et dans la colonne des catégories.
2.3
Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte
aux lettres
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Managing the Folder List » (Gestion de la liste des dossiers).
Les dossiers permettent de stocker et d'organiser vos éléments. Par exemple, vous pouvez
regrouper tous les éléments associés à une tâche ou à un sujet précis.
Par défaut, les éléments de votre boîte aux lettres ne sont supprimés et archivés que lorsque vous le
décidez. Néanmoins, votre administrateur GroupWise peut modifier cette fonctionnalité de façon à ce
que vos messages soient automatiquement supprimés ou archivés après un certain laps de temps.
Pour vous assurer que vos éléments ne sont pas supprimés, vous pouvez les archiver
manuellement. Pour plus d'informations sur l'archivage d'éléments GroupWise, reportez-vous à la
Section 16.3, « Archivage des messages électroniques », page 348.
 Section 2.3.1, « Présentation des listes de dossiers », page 46
 Section 2.3.2, « Affichage des listes de dossiers », page 47
 Section 2.3.3, « Utilisation des dossiers », page 49
 Section 2.3.4, « Gestion des listes d'éléments dans les dossiers », page 51
 Section 2.3.5, « Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers », page 54
 Section 2.3.6, « Présentation des dossiers Résultats de la recherche », page 57
 Section 2.3.7, « Utilisation des dossiers partagés », page 59
Organisation rapide
45
2.3.1
Présentation des listes de dossiers
Les dossiers et sous-dossiers de votre dossier Accueil Cliquez sur les signes + et - pour développer
ou réduire les dossiers d'une liste de dossiers. Vous pouvez choisir d'afficher l'un de ces trois types
de listes de dossiers :
 « Liste des dossiers complète » page 46
 « Liste des dossiers simple » page 46
 « Liste des dossiers favoris » page 47
Liste des dossiers complète
La liste des dossiers complexe affiche tous les dossiers existants. La liste des dossiers complète par
défaut ressemble à ce qui suit :
Figure 2-1 Liste des dossiers
Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets en regard de chaque dossier (à l'exception des
dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre
d'éléments en attente d'envoi en mode Remote ou Caching.
Vous pouvez organiser les éléments de vos dossiers en les déplaçant ou en les liant. Lorsque vous
déplacez un élément dans un dossier, il est amené d'un endroit vers un autre. Lorsque vous liez un
élément à un dossier, il existe toujours dans son dossier d'origine et apparaît également dans le
nouveau dossier. Lorsque vous modifiez un élément lié, celui-ci est également modifié dans les
autres dossiers. Si un élément est lié à plusieurs dossiers et que vous supprimez l'élément d'origine,
les copies placées dans les autres dossiers sont conservées.
Vous pouvez définir des propriétés différentes pour chaque dossier de votre boîte aux lettres. Par
exemple, vous pouvez trier les éléments d'un dossier selon la date et trier les éléments d'un autre
dossier en fonction de la société.
Liste des dossiers simple
La Liste de dossiers simple dépend du contexte. Elle affiche les dossiers qui correspondent au
dossier en cours d'utilisation. Les listes de dossiers simples contextuelles sont les suivantes :
 Agenda : affiche la liste de tous les agendas. Ici, vous pouvez choisir d'afficher le contenu d'un
agenda dans l'agenda principal. De surcroît, vous pouvez modifier la couleur d'un agenda.
 Contacts : affiche la liste de tous les carnets d'adresses personnels. Par défaut, le dossier
principal Contacts est le carnet d'adresses Contacts fréquents.
 Documents : affiche la liste de toutes les bibliothèques de documents. Par défaut, le dossier
principal Documents est votre bibliothèque de documents par défaut.
46
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 NNTP : affiche la liste des groupes faisant l'objet d'un abonnement au sein du groupe de
discussion.
 Flux GroupWise : affiche la liste des flux RSS auxquels vous êtes abonné.
 Favoris : s'affiche lorsque vous ne vous trouvez pas dans le dossier Agenda, Contacts ou
Documents, ni dans aucun des dossiers NNTP ou flux RSS. La liste des dossiers simple des
Favoris permet de copier des dossiers dans la liste des dossiers pour y accéder plus
rapidement.
Liste des dossiers favoris
La liste des dossiers des Favoris permet d'ajouter les dossiers que vous utilisez le plus souvent à la
liste des dossiers simple pour y accéder plus rapidement. Cela est pratique lorsque vous glissezdéplacez des éléments dans votre liste des dossiers. Les dossiers de cette liste sont classés selon
leur nombre de consultations.
Lorsque vous affichez la liste des dossiers Favoris, les derniers dossiers consultés sont également
indiqués dans une liste distincte, dans la section Dossiers récemment utilisés. Celle-ci affiche la liste
des 15 dossiers les plus fréquemment consultés. Si vous cessez de consulter un dossier figurant
dans cette liste, au bout d'un certain temps il en est supprimé. Les dossiers visibles dans la liste des
dossiers favoris ne sont pas affichés dans la section Dossiers récemment utilisés.
Figure 2-2 Liste des dossiers favoris
2.3.2
Affichage des listes de dossiers
 « Organisation de vos listes de dossiers » page 47
 « Création de votre liste de dossiers favoris » page 48
 « Réorganisation de vos dossiers » page 48
 « Classement alphabétique d'une liste des dossiers » page 49
 « Fermeture de la liste des dossiers » page 49
Organisation de vos listes de dossiers
1 Cliquez sur la flèche déroulante Liste des dossiers
.
2 Sélectionnez une ou plusieurs liste des dossiers : Favoris, Simple ou Complète.
3 Si vous avez sélectionné plus d'un type de liste de dossiers, cliquez de nouveau sur la flèche
déroulante Liste des dossiers, puis cliquez sur Choisir un ordre.
Organisation rapide
47
4 Déplacez les listes de dossiers dans l'ordre d'affichage que vous avez choisi, puis cliquez sur
OK.
5 Donnez aux listes de dossiers la taille souhaitée.
Création de votre liste de dossiers favoris
Il existe deux méthodes permettant d'ajouter des dossiers à la liste des dossiers Favoris :
 Cliquez avec le bouton droit sur un dossier n'importe où dans votre boîte aux lettres, puis
sélectionnez Ajouter aux favoris.
 Sélectionnez plusieurs dossiers à ajouter à votre liste des dossiers des favoris.
Pour sélectionner facilement plusieurs dossiers :
1 Cliquez avec le bouton droit sur votre dossier des favoris, puis cliquez sur Choisir les favoris.
2 Sélectionnez les dossiers à ajouter ou supprimer.
3 Cliquez sur OK.
Réorganisation de vos dossiers
1 Cliquez sur Éditer > Dossiers.
La boîte de dialogue Dossiers permet de créer, supprimer, renommer et déplacer des dossiers.
48
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Classement alphabétique d'une liste des dossiers
1 Cliquez avec le bouton droit sur votre dossier Racine ou sur le dossier Armoire.
2 Cliquez sur Trier les sous-dossiers.
Fermeture de la liste des dossiers
Vous pouvez fermer votre liste des dossiers pour afficher plus de vues, telles que l'agenda, dans la
fenêtre principale. Cela peut s'avérer particulièrement pratique lorsque vous utilisez la barre de
navigation pour accéder à vos dossiers. Pour masquer ou afficher la liste des dossiers, cliquez sur
Afficher > Liste des dossiers.
Si vous faites glisser un élément vers une liste de dossiers qui n'est pas affichée, celle-ci s'ouvre pour
que vous puissiez y déplacer l'élément en question.
2.3.3
Utilisation des dossiers
 « Création d'un nouveau dossier » page 49
 « Création d'un dossier spécifique » page 49
 « Déplacement d'un dossier » page 49
 « Attribution d'un nouveau nom à un dossier » page 50
 « Suppression d'un dossier » page 50
 « Suppression simultanée de plusieurs sous-dossiers » page 50
 « Protection des dossiers et des éléments » page 50
Création d'un nouveau dossier
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la Liste des dossiers
2 Sélectionnez Nouveau dossier
3 Saisissez le nom du nouveau dossier
Si, après avoir créé un dossier, vous décidez de le déplacer, il suffit de le faire glisser vers un nouvel
emplacement dans la liste des dossiers.
Création d'un dossier spécifique
1 Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.
2 Sélectionnez le type de dossier dans la liste des options, puis cliquez sur Suivant.
3 Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.
4 Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la
liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.
5 Définissez les paramètres d'affichage du dossier, puis cliquez sur Terminer.
Déplacement d'un dossier
1 Faites glisser le dossier à l'emplacement désiré de la structure des dossiers.
Reportez-vous également à la section « Réorganisation de vos dossiers » page 48.
Organisation rapide
49
Attribution d'un nouveau nom à un dossier
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, puis cliquez
sur Renommer.
2 Saisissez le nouveau nom du dossier.
Vous ne pouvez pas renommer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments
envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.
Suppression d'un dossier
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez supprimer, puis sur
Supprimer.
2 Cliquez sur Oui pour valider la suppression.
Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments
envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille. Vous pouvez supprimer
le dossier Courrier indésirable uniquement si la gestion du courrier indésirable a été désactivée.
Pour supprimer un dossier que vous partagez, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris,
cliquez sur Supprimer, puis sur Oui.
Suppression simultanée de plusieurs sous-dossiers
Vous pouvez supprimer plusieurs dossiers contenus au sein d'un autre dossier.
1 Ouvrez le dossier contenant les sous-dossiers.
2 Dans la liste d'éléments, sélectionnez les sous-dossiers à supprimer.
3 Cliquez avec le bouton droit sur les dossiers sélectionnés, puis cliquez sur Supprimer.
4 Indiquez si vous souhaitez supprimer uniquement les éléments contenus dans les dossiers ou
bien les éléments et les dossiers, puis cliquez sur OK.
Protection des dossiers et des éléments
Vous pouvez protéger les éléments contenus dans les dossiers afin qu'ils ne soient pas supprimés
lors d'une opération de nettoyage ou d'archivage automatique. Pour pouvoir protéger des dossiers et
des éléments, votre administrateur GroupWise doit au préalable activer cette option. Lorsqu'un
dossier est protégé, une petite icône représentant un bouclier s'affiche en bas à droite de l'icône du
dossier. Aucune notification n'apparaît pour indiquer que les éléments sont protégés. Si vous
déplacez un élément en dehors d'un dossier protégé, aucun message n'apparaît vous invitant à
activer la protection sur l'élément sauf si vous déplacez l'élément dans la vue de recherche.
Protection d'un dossier
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, puis cliquez sur Propriétés.
2 Sous l'onglet Général, sélectionnez Protéger les éléments de ce dossier contre le nettoyage
automatique.
3 Cliquez sur OK.
50
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Protection d'un élément
1 Cliquez avec le bouton droit sur un élément.
2 Cliquez sur Protéger contre le nettoyage automatique.
2.3.4
Gestion des listes d'éléments dans les dossiers
 « Activation des étiquettes de groupe pour un dossier » page 51
 « Activation de l'aperçu des messages pour un dossier » page 51
 « Utilisation de colonnes » page 51
 « Déplacement ou liaison d'un élément à un autre dossier » page 53
 « Modification des options de lecture des éléments » page 53
Activation des étiquettes de groupe pour un dossier
Les étiquettes de groupes organisent une liste d'éléments selon le type d'éléments affichés. Par
exemple, dans votre dossier Boîte aux lettres, les étiquettes de groupes séparent les éléments selon
leur date de réception.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage.
3 Sélectionnez Afficher les étiquettes de groupe.
4 Cliquez sur OK.
Pour réduire ou agrandir des étiquettes de groupes, cliquez sur le signe + ou - qui se trouvent en
regard.
Activation de l'aperçu des messages pour un dossier
L'aperçu montre les deux premières lignes d'un message. Vous ne pouvez pas configurer le nombre
de lignes affichées.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage.
3 Sélectionnez Aperçu du message.
4 Cliquez sur OK.
Utilisation de colonnes
La liste des éléments d'un dossier est divisée en colonnes. Les informations relatives aux éléments
de cette liste apparaissent dans chaque colonne. Par exemple, l'objet et la date d'envoi apparaissent
dans des colonnes différentes. Vous pouvez personnaliser l'affichage des colonnes de chaque
dossier.
 « Déplacement d'une colonne » page 52
 « Redimensionnement d'une colonne » page 52
 « Ajout d'une colonne » page 52
 « Tri sur une colonne » page 52
 « Suppression d'une colonne » page 53
Organisation rapide
51
Déplacement d'une colonne
Faites glisser l'en-tête de la colonne vers son nouvel emplacement.
SUGGESTION : vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un titre de colonne, cliquer
sur Plus de colonnes, cliquer sur un nom de colonne de la zone Colonnes sélectionnées, puis cliquer
sur Bas ou sur Haut.
Redimensionnement d'une colonne
Faites glisser le bord de l'en-tête de colonne pour en modifier la largeur.
Ajout d'une colonne
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne.
2 Cliquez sur la colonne à ajouter.
ou
Cliquez sur Plus de colonnes.
2a Sélectionnez une ou plusieurs colonnes dans la liste colonnes disponibles puis cliquez sur
Ajouter.
2b Haut et Bas permettent de positionner les nouvelles colonnes par rapport aux colonnes
existantes.
2c Cliquez sur OK.
Tri sur une colonne
1 Cliquez sur le dossier contenant les éléments que vous souhaitez trier.
2 Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Trier.
3 Cliquez sur la propriété de l'élément devant servir de critère de tri dans la zone de liste.
4 Cliquez sur Croissant pour effectuer un tri de A à Z.
52
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
ou
Cliquez sur Décroissant pour effectuer un tri de Z à A.
5 Cliquez sur OK.
Pour trier la liste d'éléments, vous pouvez également cliquer sur un titre de colonne. Pour inverser
l'ordre de tri, cliquez de nouveau sur le titre de la colonne.
Suppression d'une colonne
Faites glisser l'en-tête de colonne hors de la barre d'en-têtes.
Déplacement ou liaison d'un élément à un autre dossier
Lorsque vous déplacez un élément dans un dossier, il est amené d'un endroit vers un autre. Lorsque
vous liez un élément à un dossier, il existe toujours dans son dossier d'origine et apparaît également
dans le nouveau dossier. Lorsque vous modifiez un élément lié, celui-ci est également modifié dans
les autres dossiers.
1 Faites glisser un élément de la liste d'éléments vers le dossier souhaité.
Maintenez la touche Alt enfoncée tout en faisant glisser l'élément pour le supprimer de tous les
dossiers auxquels il était lié et le placer dans ce dossier uniquement.
Appuyez sur la touche Ctrl tout en faisant glisser l'élément pour le lier à ce dossier.
SUGGESTION : cliquez sur un élément, puis sur Éditer > Déplacer/Lier à des dossiers, sélectionnez
les dossiers vers lesquels vous souhaitez déplacer l'élément ou auxquels vous souhaitez le lier, puis
cliquez sur Déplacer ou sur Liaison. Sélectionnez Supprimer anciennes liaisons pour supprimer
l'élément de tous les dossiers auxquels il était lié et le placer dans le dossier sélectionné.
Si l'élément que vous déplacez est un dossier et s'il existe déjà un dossier du même nom dans le
nouvel emplacement, une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez modifier le nom du
dossier que vous déplacez.
Si vous supprimez l'élément d'origine, les copies placées dans d'autres dossiers sont conservées.
Modification des options de lecture des éléments
Le dossier peut, au choix, afficher le premier élément non lu ou le dernier élément lu. Toutefois, si le
dossier contient un grand nombre d'éléments, son contenu peut demander du temps pour s'afficher.
Pour sélectionner l'option de lecture par défaut du dossier :
1 Cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier.
2 Cliquez sur Propriétés.
3 Dans l'onglet Général, sélectionnez Sélectionner le premier élément non lu lorsque le dossier
est ouvert.
Si vous désélectionnez Sélectionner le premier élément non lu lorsque le dossier est ouvert, le
dossier affiche le dernier élément lu.
4 Cliquez sur OK.
Organisation rapide
53
2.3.5
Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers
Les paramètres d'affichage déterminent la manière dont GroupWise affiche les informations dans un
dossier particulier. Le dossier Accueil, par exemple, comporte un paramètre d'affichage par défaut qui
inclut la liste des dossiers et des panneaux. Ces paramètres sont enregistrés dans la base de
données GroupWise et vous suivent, de ce fait, d'une machine à l'autre. Vous pouvez sélectionner
dans une liste de paramètres d'affichage préconfigurés par défaut ou personnaliser vos propres
paramètres d'affichage.
 « Présentation des paramètres d'affichage de base des dossiers » page 54
 « Modification ou suppression de paramètres d'affichage de dossier » page 56
 « Enregistrement de vos paramètres d'affichage » page 56
 « Sélection des paramètres d'affichage enregistrés pour un dossier » page 56
 « Envoi d'un paramètre d'affichage » page 57
 « Importation d'un paramètre d'affichage » page 57
Présentation des paramètres d'affichage de base des dossiers
Il existe plusieurs façons d'afficher les éléments dans votre boîte aux lettres, selon l'organisation des
informations voulue.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier dont vous souhaitez modifier les
paramètres d'affichage, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Autres paramètres d'affichage.
3 Sélectionnez le paramètre d'affichage dans la liste déroulante Afficher par.
Vous pouvez sélectionner les paramètres suivants :
 Détails
 Suivis de discussion
 Panneaux
 Agenda
 Liste des tâches
4 Cliquez deux fois sur OK.
Détails
L'option Détails affiche une liste des éléments et des informations connexes organisées en colonnes,
à savoir Objet, Date, CC, Priorité, Type de document, Échéance, Taille, Version et plusieurs autres
catégories. Détails représente la vue par défaut de la boîte aux lettres si vous n'avez pas modifié les
propriétés de cette dernière. Pour plus d'informations sur l'ajout ou la réorganisation de colonnes,
reportez-vous à la section « Utilisation de colonnes » page 51.
Figure 2-3 Vue Détails
54
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Suivi de discussion
L'option Fils de discussion affiche les échanges électroniques d'un élément d'origine, ainsi que toutes
les réponses qui lui ont été faites sous la forme de groupes hiérarchisés.
Figure 2-4 Vue du suivi de discussion
Par défaut, seuls les éléments reçus et ceux qui figurent dans le dossier sont affichés dans un fil de
discussion . Vous pouvez ajouter d'autres types d'éléments au dossier à afficher dans le suivi de
discussion. Par exemple, les éléments envoyés peuvent être ajoutés au dossier pour terminer le suivi
de discussion.
Pour afficher les éléments envoyés dans un suivi de discussion :
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier qui affiche les suivis de discussion, puis
cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Autres paramètres d'affichage.
3 Sélectionnez Envoyé sous Source de l'élément.
4 Cliquez deux fois sur OK, puis spécifiez le nom du paramètre d'affichage.
5 Cliquez sur OK.
Panneaux
Un panneau affiche une vue d'informations personnalisée dans GroupWise. Par exemple, la vue
Accueil par défaut comporte un panneau Messages non lus qui affiche la liste des éléments que vous
n'avez pas lus. Le panneau Liste des tâches est un autre panneau par défaut de la vue Page
d'accueil. Ce panneau affiche les éléments qui se trouvent dans votre liste des tâches.
Sous forme d'Agenda
La vue Sous forme d'agenda affiche tous les éléments planifiés qui sont sauvegardés dans un
dossier particulier. Elle est utile si vous organisez tous vos rendez-vous et les autres éléments d'un
projet spécifique dans un dossier.
Sous forme de liste des tâches
La vue sous forme de liste des tâches affiche une zone Liste des tâches en haut de votre liste
d'éléments ; vous pouvez alors créer une liste de tâches à partir des éléments de votre liste. Chaque
élément déplacé vers la liste des tâches s'affiche avec une case que vous pouvez cocher une fois la
tâche terminée. Vous pouvez assigner des dates d'échéance, des priorités ou autre aux éléments de
la liste des tâches. Tout élément déplacé vers la zone de liste des tâches s'affiche également dans le
dossier Liste des tâches de la liste des dossiers.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 5.4.1, « Assignation d'une tâche », page 192.
Organisation rapide
55
Modification ou suppression de paramètres d'affichage de dossier
Vous pouvez contrôler le nom qui apparaît dans la liste déroulante Affichage, la source des éléments
dans le dossier, l'affichage des colonnes et l'ordre de tri des éléments dans le dossier. Les
paramètres d'affichage sont définis au niveau des dossiers. Si vous souhaitez appliquer les mêmes
paramètres d'affichage à plusieurs dossiers, sauvegardez-les puis utilisez-les dans les autres
dossiers.
1 Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur un dossier dans la liste des dossiers, puis cliquez
sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage.
3 Dans la liste déroulante Nom du paramètre, cliquez sur le paramètre choisi.
4 Dans la boîte de dialogue, apportez vos modifications.
5 Cliquez sur Enregistrer sous, changez le nom du paramètre d'affichage comme souhaité, puis
cliquez sur OK.
6 Pour supprimer un paramètre d'affichage de dossier, cliquez sur le paramètre puis sur
Supprimer.
7 Cliquez sur OK.
Enregistrement de vos paramètres d'affichage
Après avoir personnalisé vos paramètres d'affichage comme vous le souhaitez, vous pouvez les
enregistrer pour les réutiliser ultérieurement. Les paramètres d'affichage sont enregistrés dans la
base de données GroupWise et vous suivent de ce fait d'une machine à l'autre.
1 Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Enregistrer les paramètres actuels.
Sélection des paramètres d'affichage enregistrés pour un dossier
Vous avez le choix parmi différents paramètres d'affichage par défaut ou parmi des paramètres
d'affichage enregistrés précédemment.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier pour en modifier les paramètres
d'affichage, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage.
3 Dans la liste déroulante Nom des paramètres, sélectionnez le nom du paramètre d'affichage.
4 (Facultatif) Saisissez une description pour le dossier.
5 Définissez les paramètres restants selon vos besoins.
6 Cliquez sur OK.
56
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Envoi d'un paramètre d'affichage
Vous pouvez envoyer un paramètre d'affichage sous forme de pièce jointe aux destinataires des
messages électroniques. Si le destinataire est un utilisateur de GroupWise, il peut ensuite importer
ce paramètre et le sélectionner dans la liste des paramètres d'affichage disponibles. Cela peut être
utile, par exemple si souhaitez que le dossier racine ait une présentation identique dans l'ensemble
de votre entreprise.
Les paramètres d'affichage sont envoyés sous forme de pièce jointe avec le format de fichier .gws.
1 Sélectionnez le dossier pour lequel vous voulez envoyer les paramètres d'affichage.
2 Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Envoyer.
Un message électronique apparaît avec les paramètres sous forme de pièce jointe.
3 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération
pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, cliquez pour ajouter les champs CC ou CM,
puis saisissez les noms des utilisateurs dans les champs CC et CM.
ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse,
double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
4 Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire),
cliquez sur De :, puis cliquez sur un nom.
5 Saisissez l'objet du message.
6 Saisissez le message.
Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message
ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.
7 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Importation d'un paramètre d'affichage
Vous pouvez importer un paramètre d'affichage GroupWise provenant d'un autre système
GroupWise, même si vous ne vous trouvez pas sur ce système-là. Cela peut être utile, par exemple
si souhaitez que le dossier racine ait une présentation identique dans l'ensemble de votre entreprise.
Vous devez avoir un message contenant une pièce jointe avec le format de fichier .gws.
1 Dans un message contenant une pièce jointe avec des paramètres d'affichage GroupWise,
cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe dans la fenêtre correspondante.
2 Cliquez sur Importer les paramètres d'affichage.
Le paramètre d'affichage est ajouté à la liste des paramètres d'affichage disponibles. Pour plus
d'information sur la manière de sélectionner un paramètre d'affichage, reportez-vous à la section
« Sélection des paramètres d'affichage enregistrés pour un dossier » page 56.
2.3.6
Présentation des dossiers Résultats de la recherche
Un dossier Résultats de la recherche affiche les résultats d'une requête. Lorsque le dossier est
ouvert, GroupWise examine les critères de recherche définis pour le dossier, recherche tous les
éléments spécifiés, puis affiche tout ce qu'il a trouvé dans la liste d'éléments. Vous pouvez utiliser les
éléments d'un dossier Résultats de la recherche de la même façon que ceux de n'importe quel autre
dossier, c'est-à-dire les ouvrir, les transférer, les imprimer, les copier, les déplacer ou les supprimer.
Les éléments d'origine restent stockés dans le dossier dans lequel la recherche les a trouvés et les
Organisation rapide
57
opérations que vous effectuez utilisent ce même dossier. Cela signifie que si vous déplacez ou
supprimez un élément d'un dossier Résultats de la recherche, l'élément est supprimé de la liste
d'éléments et de son emplacement d'origine.
Vous pouvez savoir de quel dossier provient l'élément affiché si vous ouvrez un dossier Résultats de
la recherche et que vous examinez les colonnes d'informations affichées dans la liste d'éléments. La
colonne Dossier liste l'emplacement de stockage de chaque élément.
Vous pouvez créer vos propres dossiers Résultats de la recherche et définir des critères de
recherche de votre choix tels que les éléments provenant d'une adresse particulière ou tous les
éléments contenant un certain mot dans la ligne Objet. Vous pouvez également créer un dossier
Résultats de la recherche dans lequel tous les éléments non lus sont affichés.
 « Création d'un dossier Résultats de la recherche » page 58
 « Création d'un dossier pour l'affichage des éléments non lus » page 59
Création d'un dossier Résultats de la recherche
1 Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.
2 Cliquez sur le dossier Résultats de la recherche.
3 Pour créer un dossier Résultats de la recherche comportant vos propres critères de recherche,
cliquez sur Personnaliser le dossier des résultats de la recherche, puis cliquez sur Suivant.
ou
Pour créer un dossier Résultats de la recherche basé sur Trouver par exemple, cliquez sur
Personnaliser le dossier Trouver par exemple, puis cliquez sur Suivant.
ou
Si vous souhaitez utiliser un dossier Résultats de la recherche prédéfini comme modèle de
création d'un dossier personnalisé, cliquez sur Dossier prédéfini des résultats de la recherche,
sélectionnez le dossier prédéfini que vous voulez prendre comme exemple pour votre dossier
(Éléments envoyés, par exemple), sélectionnez Modifier le dossier prédéfini des résultats de la
recherche, puis cliquez sur Suivant.
4 Saisissez le nom et la description de votre dossier.
5 Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la
liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.
6 Indiquez les critères de recherche, les critères de recherche par exemple ou des informations
concernant les éléments que vous voulez rechercher.
7 Si vous ne voulez pas que le dossier mette à jour les résultats à chaque ouverture,
désélectionnez Rech. de nouveaux éléments concordants à chaque ouverture.
8 Cliquez sur Suivant.
9 Indiquez les paramètres d'affichage à appliquer à ce dossier, puis cliquez sur Terminer.
58
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Création d'un dossier pour l'affichage des éléments non lus
Les dossiers Résultats de la recherche sont souvent utilisés afin de créer un dossier pour l'affichage
des éléments non lus.
Pour créer un dossier Résultats de la recherche dans lequel sont affichés les éléments non lus :
1 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.
2 Sélectionnez Dossier Résultats de la recherche, puis Personnaliser le dossier des résultats de la
recherche.
3 Cliquez sur Suivant.
4 Dans le champ Nom, saisissez un nom pour le dossier, tel que Éléments non lus, puis cliquez
sur Suivant.
5 Dans le champ Rechercher dans, sélectionnez tous les dossiers dont vous souhaitez afficher les
éléments non lus.
6 Cliquez sur Recherche avancée.
7 Dans la liste déroulante, sélectionnez État, dans la seconde liste déroulante, sélectionnez
N'inclut pas et, dans la troisième liste déroulante, sélectionnez Lu.
8 Cliquez sur OK, puis sur Suivant > Terminer.
2.3.7
Utilisation des dossiers partagés
 « Présentation des dossiers partagés » page 59
 « Partage d'un dossier existant ou d'une arborescence de dossiers avec d'autres utilisateurs »
page 60
 « Création d'un dossier partagé » page 61
 « Acceptation de dossiers partagés » page 62
 « Publication d'un élément dans un dossier partagé » page 62
 « Affichage des suivis de discussion dans un dossier partagé » page 62
 « Suppression d'un dossier partagé » page 62
Présentation des dossiers partagés
Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les
autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur armoire. Vous pouvez créer des
dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous
choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous
souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans
le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion.
Lorsque vous partagez un dossier, tous les sous-dossiers qu'il contient sont automatiquement
partagés par défaut. Le nombre maximum de sous-dossiers pouvant être inclus dans un même
dossier partagé est de 400.
Vous ne pouvez pas partager les dossiers système, à savoir Boîtes aux lettres, Agenda, Documents,
Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours, Courrier indésirable et
Corbeille.
Organisation rapide
59
Figure 2-5 Vue Dossier partagé
Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui bénéficient d'un droit
d'accès à ce dossier ne disposent pas automatiquement de droits d'édition. Pour qu'ils puissent
modifier le document, vous devez leur attribuer des droits d'édition via l'onglet Partage de
documents.
Vous pouvez partager des dossiers personnels avec d'autres utilisateurs. Les destinataires d'un
dossier partagé reçoivent une notification leur indiquant que vous avez partagé le dossier avec eux.
Ils peuvent alors accepter ce dossier ou le refuser.
En mode Caching et Remote, les modifications effectuées dans les dossiers partagés sont mises à
jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.
Partage d'un dossier existant ou d'une arborescence de dossiers
avec d'autres utilisateurs
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier à partager, puis cliquez sur
Partage.
60
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2 Sélectionnez Partagé avec.
3 Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet
d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.
4 Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le
déplacer dans la liste de partage.
5 Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.
6 Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
7 Répétez la procédure depuis l'Étape 3 jusqu'à l'Étape 6 pour chacun des utilisateurs avec
lesquels vous souhaitez partager le dossier.
8 (Facultatif) Laissez l'option Partager tous les sous-dossiers sélectionnée si vous souhaitez que
les sous-dossiers du dossier partagé soient également inclus dans le partage. Les utilisateurs
disposent des mêmes droits d'accès aux sous-dossiers qu'au dossier parent.
9 Cliquez sur OK.
Si vous souhaitez que le dossier ait une fonction spéciale, vous pouvez créer un nouveau paramètre
d'affichage. Par exemple, si le dossier est destiné aux discussions partagées, créez un paramètre qui
présente les éléments par suivi de réponse et qui affiche les éléments envoyés et reçus. Cliquez avec
le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquez sur Propriétés, puis sur Affichage.
Création d'un dossier partagé
1 Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.
2 Sélectionnez Dossier partagé, puis cliquez sur Suivant.
3 Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.
4 Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la
liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.
5 Dans le champ Nom, saisissez les premières lettres du nom d'un utilisateur.
6 Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le
déplacer dans la liste de partage.
7 Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.
8 Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
9 Répétez la procédure depuis l'Étape 5 jusqu'à l'Étape 8 pour chacun des utilisateurs avec
lesquels vous souhaitez partager le dossier.
Organisation rapide
61
10 Cliquez sur Suivant.
11 Définissez les paramètres d'affichage souhaités pour le dossier.
12 Cliquez sur Terminer.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Utilisation des dossiers partagés » page 59.
Acceptation de dossiers partagés
1 Cliquez sur la notification de dossier partagé dans votre boîte aux lettres.
Un message apparaît pour vous indiquer le nom du dossier auquel vous pouvez accéder, ainsi
que le type des droits qui vous ont été accordés.
2 Cliquez sur Suivant.
3 Le nom du dossier est renseigné par défaut. Vous pouvez y apporter des modifications si vous le
souhaitez.
4 Utilisez les flèches Haut, Bas, Gauche et Droite pour sélectionner l'emplacement du dossier.
5 Cliquez sur Finish (Terminer).
Publication d'un élément dans un dossier partagé
1 Dans votre liste des dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l'ouvrir.
2 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Discussion/Note.
Pour publier un autre type d'élément, par exemple une tâche, cliquez sur Éditer > Passer à, puis
sélectionnez un type d'élément.
3 Saisissez l'objet du message.
4 Saisissez votre message.
5 Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers.
6 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez l'élément, cliquez sur
Répondre, sélectionnez une option de réponse, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations,
reportez-vous à la section « Réponse à un message électronique d'un dossier partagé » page 122.
Affichage des suivis de discussion dans un dossier partagé
1 Dans un dossier partagé, cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Suivis de discussion.
2 Pour développer ou réduire un suivi de discussion, cliquez sur le signe - ou + situé à côté de
l'élément de discussion original.
3 Pour faire défiler plusieurs discussions, appuyez sur Ctrl+Flèche gauche ou Ctrl+Flèche droite.
Suppression d'un dossier partagé
Pour supprimer un dossier partagé avec vous, procédez comme suit :
1 Cliquez avec le bouton droit sur le dossier.
2 Cliquez sur Supprimer.
3 Cliquez sur Oui.
62
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Si vous supprimez un dossier qu'un utilisateur a partagé avec vous, il est seulement supprimé de
votre boîte aux lettres GroupWise. L'opération n'a aucune incidence pour les autres utilisateurs. En
revanche, si c'est vous qui avez partagé ce dossier et que vous le supprimez, les autres utilisateurs
n'y auront plus accès.
2.4
Utilisation des panneaux pour organiser votre
dossier Accueil
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Customizing The Home View » (Personnalisation de la vue Accueil).
L'intérêt des panneaux réside dans la possibilité d'en afficher plusieurs dans une vue unique
personnalisée. Vous pouvez y afficher n'importe quel dossier. Vous pouvez également y afficher un
carnet d'adresses ou une page Web.
 Section 2.4.1, « Présentation des panneaux », page 63
 Section 2.4.2, « Redimensionnement d'un panneau », page 64
 Section 2.4.3, « Déplacement d'un panneau », page 64
 Section 2.4.4, « Personnalisation des panneaux », page 65
 Section 2.4.5, « Création d'un panneau », page 65
 Section 2.4.6, « Suppression d'un panneau », page 66
 Section 2.4.7, « Exportation et importation des paramètres de la vue Accueil », page 66
2.4.1
Présentation des panneaux
Un panneau est une vue d'informations personnalisée dans GroupWise. Par exemple, la vue Accueil
par défaut comporte un panneau Messages non lus qui affiche la liste des éléments que vous n'avez
pas lus. Le panneau Liste des tâches est un autre panneau par défaut de la vue Page d'accueil. Ce
panneau affiche les éléments qui se trouvent dans votre liste des tâches.
Vous pouvez créer un panneau pour afficher diverses informations, comme des éléments non lus ou
un calendrier récapitulatif. Une liste prédéfinie de panneaux a été créée, mais vous pouvez
également créer des panneaux personnalisés.
Organisation rapide
63
Figure 2-6 Les panneaux de GroupWise
2.4.2
Redimensionnement d'un panneau
Vous pouvez souhaiter modifier la hauteur d'un panneau pour afficher plus ou moins d'informations.
Pour modifier la hauteur d'un panneau, placez le pointeur de la souris sur la ligne supérieure jusqu'à
ce que le symbole apparaisse, puis faites glisser le bord vers le haut ou vers le bas pour
redimensionner le panneau.
SUGGESTION : pour qu'un panneau ignore toutes les limites de colonnes et s'étende à toutes les
colonnes, cliquez sur la flèche de liste déroulante du panneau en question, puis cliquez sur Couvrir
toutes les colonnes.
2.4.3
Déplacement d'un panneau
1 Placez le curseur dans la barre de titre du panneau puis faites-le glisser vers son nouvel
emplacement.
2 Redimensionnez les panneaux qui l'encadrent pour adapter le panneau à son nouvel
emplacement.
Reportez-vous également à la section Personnalisation des panneaux.
64
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2.4.4
Personnalisation des panneaux
1 Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur le dossier dont vous souhaitez modifier les
panneaux, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Affichage.
3 Sélectionnez Panneaux dans la liste déroulante Afficher par.
4 Cliquez sur Personnalisation des panneaux.
5 Spécifiez si vous souhaitez afficher les panneaux sur une, deux ou trois colonnes.
Si vous choisissez Trois colonnes ou plus, sélectionnez le nombre de colonnes dans le champ
colonnes.
6 Pour choisir des panneaux dans la liste des panneaux disponibles ou créer des panneaux
personnalisés, cliquez sur Nouveau panneau.
7 Cliquez sur Ajouter en regard de la colonne à laquelle vous souhaitez ajouter le panneau.
8 (Facultatif) Cliquez sur Déplacer vers le haut ou sur Déplacer vers le bas pour placer le panneau
à l'endroit où vous souhaitez qu'il apparaisse.
9 Cliquez sur OK.
2.4.5
Création d'un panneau
1 Cliquez sur la flèche de la liste déroulante Panneau, puis cliquez sur Ajouter un panneau.
2 Cliquez sur Nouveau panneau.
Organisation rapide
65
3 Saisissez le nom du panneau dans le champ Nom du nouveau panneau.
4 Indiquez si vous souhaitez que le panneau contienne un dossier ou une page Web.
Si vous optez pour un dossier, cliquez sur Changer de dossier pour sélectionner le dossier dont
le contenu sera affiché.
ou
Si vous sélectionnez une page Web, saisissez son URL dans le champ Page Web sélectionnée.
5 Sélectionnez un paramètre d'affichage dans la liste déroulante Paramètres d'affichage.
Agenda : affiche le panneau sous forme d'agenda graphique.
Détails : affiche les détails des éléments du panneau.
Suivi de discussion: regroupe les éléments du panneau en fonction de leur suivi.
Liste des tâches : affiche le panneau sous forme de liste des tâches.
ou
Cliquez sur Autres paramètres d'affichage pour afficher des options d'affichage
supplémentaires.
6 (Facultatif) Cliquez sur Filtre pour ajouter un filtre au panneau.
7 Cliquez sur OK, puis sur Ajouter pour afficher le panneau.
2.4.6
Suppression d'un panneau
1 Cliquez sur la flèche de la liste déroulante du panneau puis sur Fermer.
2.4.7
Exportation et importation des paramètres de la vue Accueil
Tout comme avec les paramètres d'affichage des dossiers, vous pouvez envoyer les paramètres
d'affichage de votre vue Accueil à d'autres utilisateurs GroupWise. De la même façon, vous pouvez
importer les paramètres d'affichage de la vue Accueil qui vous sont transmis par courrier
électronique.
Pour plus d'informations sur l'exportation des paramètres de la vue Accueil, reportez-vous à la
section « Envoi d'un paramètre d'affichage » page 57.
Pour plus d'informations sur l'importation des paramètres de la vue Accueil reçus par courrier
électronique, reportez-vous à la section « Importation d'un paramètre d'affichage » page 57.
66
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2.5
Personnalisation d'autres fonctions de GroupWise
 Section 2.5.1, « Modification des modes de GroupWise », page 67
 Section 2.5.2, « Modification de votre nom d'affichage », page 68
 Section 2.5.3, « Modification de votre fuseau horaire », page 69
 Section 2.5.4, « Définition de l'intervalle de rafraîchissement de GroupWise », page 69
 Section 2.5.5, « Personnalisation des formats de date et d'heure », page 69
2.5.1
Modification des modes de GroupWise
GroupWise offre quatre modes d'exécution du client GroupWise : En ligne, Caching, Remote et
Remote (Hors ligne).
 « Mode En ligne » page 67
 « Mode Caching » page 67
 « Mode Remote » page 68
 « Passage d'un mode à l'autre » page 68
Vous pouvez exécuter GroupWise dans l'un de ces quatre modes ou l'administrateur GroupWise
peut restreindre votre utilisation à l'un d'entre eux uniquement.
La plupart des fonctionnalités de GroupWise sont disponibles dans les quatre modes GroupWise, à
quelques exceptions près. La possibilité de recevoir les notifications d'autres utilisateurs n'est pas
disponible en mode Caching. La possibilité de recevoir les notifications d'autres utilisateurs et la
fonction de mandataire ne sont pas disponibles en mode Remote. Les fonctionnalités qui requièrent
une connexion, par exemple, au système GroupWise ou à un compte IMAP4, ne sont pas disponibles
en mode Remote (Hors ligne).
Mode En ligne
Lorsque vous utilisez le mode En ligne, vous êtes connecté à votre bureau de poste sur le réseau.
Votre boîte aux lettres affiche les messages et les informations stockées dans votre boîte aux lettres
réseau (également appelée boîte aux lettres en ligne). Le mode En ligne fournit une connexion en
continu à votre boîte aux lettres réseau. En mode En ligne, si votre agent de bureau de poste s'arrête
ou si votre connexion réseau est interrompue, la connexion à votre boîte aux lettres est
temporairement interrompue.
Utilisez ce mode si le trafic réseau n'est pas important ou si vous utilisez plusieurs postes de travail et
si vous ne voulez pas télécharger une boîte aux lettres locale sur chacun d'eux.
Mode Caching
Le mode Caching enregistre sur votre disque dur une copie de votre boîte aux lettres réseau, y
compris vos messages et d'autres informations. Ce mode permet d'utiliser GroupWise, que votre
agent de bureau de poste ou votre réseau soit disponible ou non. Puisque vous n'êtes pas connecté
au réseau en permanence, ce mode diminue le trafic réseau et offre les meilleures performances.
Une connexion est établie automatiquement pour récupérer et envoyer les nouveaux messages.
Toutes les mises à jour s'effectuent en arrière-plan ; votre travail n'est donc pas interrompu.
Utilisez ce mode si vous disposez de suffisamment d'espace disque sur votre disque dur pour stocker
votre boîte aux lettres.
Organisation rapide
67
Plusieurs utilisateurs peuvent définir leur boîte aux lettres de caching sur un même ordinateur
partagé.
Si vous exécutez GroupWise en mode Caching et en mode Remote sur le même ordinateur, la même
Boîte aux lettres locale (également appelée Boîte aux lettres de Caching ou Boîte aux lettres
Remote) peut être utilisée pour réduire au maximum l'espace disque utilisé.
Si l'espace disque est réduit, vous pouvez limiter les éléments téléchargés dans votre boîte aux
lettres locale. Vous pouvez demander de télécharger l'objet uniquement ou spécifier une taille limite.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 11.1, « Utilisation du mode Caching », page 293.
Mode Remote
Le mode Remote convient tout particulièrement aux utilisateurs GroupWise en déplacement. Tout
comme avec le mode Caching, une copie de votre boîte aux lettres réseau dans son intégralité ou
uniquement de la partie que vous avez spécifiée, est stockée sur votre disque local. Vous pouvez
récupérer et envoyer des messages de façon périodique avec le type de connexion que vous avez
spécifié (modem, réseau ou TCP/IP). Si vous ne voulez pas une copie intégrale de votre boîte aux
lettres, vous pouvez limiter les éléments qui sont récupérés aux nouveaux messages ou aux objets
des messages par exemple.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 11.2, « Utilisation du mode Remote », page 299.
Passage d'un mode à l'autre
GroupWise démarre par défaut dans le mode En ligne. Après avoir configuré une boîte aux lettres de
Caching, vous pouvez très facilement passer d'un mode à l'autre.
1 Cliquez sur l'icône Sélecteur de mode
dans le coin supérieur gauche de la fenêtre principale.
2 Sélectionnez le mode souhaité.
Redémarrez GroupWise pour changer de mode.
2.5.2
Modification de votre nom d'affichage
Vous pouvez modifier le nom affiché dans les éléments que vous envoyez à partir de GroupWise.
Vous ne pouvez changer votre nom d'affichage que si le menu Comptes est affiché. Le menu
Comptes est affiché si vous êtes en mode Caching ou si votre administrateur autorise les protocoles
POP et IMAP ou NNTP sur votre système GroupWise.
1 Cliquez sur Compte > Options de compte.
2 Cliquez sur l'onglet Messagerie, puis sur Options générales.
3 Saisissez votre nom d'affichage dans le champ Nom d'affichage.
4 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
68
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2.5.3
Modification de votre fuseau horaire
GroupWise adopte automatiquement le fuseau horaire défini sur le système d'exploitation sur lequel il
s'exécute. Si vous souhaitez changer de fuseau horaire dans GroupWise, vous devez donc le
modifier au niveau du système d'exploitation.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'horloge dans la zone de notification Windows.
2 Sélectionnez Ajuster la date/l'heure.
3 Dans l'onglet Date et heure, cliquez sur Changer de fuseau horaire, puis sélectionnez le fuseau
approprié.
4 Cliquez sur OK.
2.5.4
Définition de l'intervalle de rafraîchissement de GroupWise
Lorsque vous rafraîchissez GroupWise, ce dernier vérifie la présence de nouveaux messages
électroniques et rafraîchit l'écran pour afficher les nouvelles informations ou celles qui ont été
modifiées. Par défaut, le rafraîchissement de GroupWise intervient chaque minute. Vous pouvez
toutefois changer l'intervalle de rafraîchissement.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sous Intervalle de rafraîchissement, spécifiez le nombre de minutes et de secondes qui doivent
s'écouler avant un rafraîchissement, puis cliquez sur OK.
2.5.5
Personnalisation des formats de date et d'heure
GroupWise offre plusieurs formats de date et d'heure qui déterminent leur affichage dans l'ensemble
de l'application. Par exemple, vous pouvez préférer que les dates apparaissent d'abord avec le jour,
puis le mois et l'année, par exemple sous la forme 24 août 2010.
GroupWise permet de personnaliser les formats de date et d'heure de multiples manières. Vous
pouvez spécifier l'ordre des éléments, le type de séparateur entre les éléments, indiquer si les dates
sont orthographiées ou représentées par des nombres et utiliser plusieurs autres options.
 « Configuration des formats par défaut de la date et de l'heure » page 69
 « Définition du format général de GroupWise » page 70
 « Définition des formats GroupWise spécifiques » page 70
Configuration des formats par défaut de la date et de l'heure
Trois paramètres de date et d'heure peuvent être configurés :
 Heure : le paramètre Heure permet de déterminer l'affichage des heures.
 Format de date court : utilisez le paramètre Format de date court pour spécifier comment la
date apparaît dans son format court (généralement avec des nombres représentant le jour le
mois et l'année).
 Format de date long : utilisez le paramètre Format de date long pour spécifier comment la date
apparaît dans son format long (généralement avec des nombres représentant le jour et l'année
et le mois orthographié).
Organisation rapide
69
Définition du format général de GroupWise
Le paramètre Format général GroupWise permet de déterminer si la date longue ou la date courte
est utilisée dans GroupWise.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Agenda.
2 Cliquez sur l'onglet Date/Heure.
3 Sous Format général GroupWise, consultez le format Heure, indiquez si le format Date doit
afficher la date en version courte ou longue, puis cliquez sur OK.
Définition des formats GroupWise spécifiques
Le paramètre Formats spécifiques GroupWise permet de spécifier les formats de date et d'heure
utilisés dans les zones de la fenêtre principale, des propriétés et des informations sur les fichiers
dans l'ensemble de GroupWise.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Agenda.
2 Cliquez sur l'onglet Date/Heure.
3 Sous Formats spécifiques GroupWise, sélectionnez les formats que vous préférez pour chacun
des paramètres, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez sélectionner Format de date long, Format de date court, Heure ou l'une des
combinaisons disponibles de formats de date et d'heure.
70
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3
Message électronique
3
Un élément de messagerie est principalement un message texte envoyé à un destinataire. Dans
GroupWise, un élément de messagerie peut être un message, un rendez-vous, une tâche, une note
ou une note de message téléphonique. Vous pouvez les rédiger en texte brut ou en HTML et vous
pouvez y ajouter des pièces jointes. Tous les éléments entrants sont envoyés dans votre dossier
boîte aux lettres.
 Section 3.1, « Envoi de courrier électronique », page 71
 Section 3.2, « Gestion des messages électroniques envoyés », page 104
 Section 3.3, « Réception d'un message électronique et réponse à celui-ci », page 113
 Section 3.4, « Gestion des messages électroniques reçus », page 124
 Section 3.5, « Impression de messages électroniques », page 131
 Section 3.6, « Gestion des messages électroniques indésirables (spam) », page 133
3.1
Envoi de courrier électronique
Lorsque vous envoyez un message électronique à partir de GroupWise, vous pouvez le faire au
format texte ou HTML. En outre, vous pouvez choisir de joindre un fichier, d'ajouter une signature ou
une vCard au message et d'effectuer une vérification orthographique du message avant de l'envoyer.
Le carnet d'adresses et l'achèvement de noms vous aident à rechercher rapidement et facilement les
contacts dont vous avez besoin lorsque vous envoyez un message électronique.
 Section 3.1.1, « Sélection de la vue Composer par défaut », page 71
 Section 3.1.2, « Composition d'un message électronique », page 72
 Section 3.1.3, « Mise en forme des messages électroniques », page 73
 Section 3.1.4, « Vérification de l'orthographe des messages », page 79
 Section 3.1.5, « Ajout de fichiers joints », page 82
 Section 3.1.6, « Ajout d'une signature ou d'une vCard », page 86
 Section 3.1.7, « Routage des message vers plusieurs destinataires consécutivement », page 88
 Section 3.1.8, « Envoi de messages sécurisés S/MIME », page 91
 Section 3.1.9, « Enregistrement d'un message non terminé », page 98
 Section 3.1.10, « Sélection des options d'envoi », page 99
 Section 3.1.11, « Publication d'un pense-bête », page 102
 Section 3.1.12, « Envoi de messages téléphoniques », page 103
 Section 3.1.13, « Vote », page 104
3.1.1
Sélection de la vue Composer par défaut
GroupWise propose par défaut la vue Composer HTML pour la composition d'éléments. La vue
HTML offre un large éventail de polices, de tailles de caractère et de couleurs de caractère. Les
options de mise en page portent sur le style des paragraphes, le retrait, les listes à puces ou
Message électronique
71
numérotées, les liens hypertextes et les lignes horizontales. Il est également possible d'incorporer
des images standard ou des images d'arrière-plan. Si vous préférez utiliser un environnement
d'édition plus simple, optez pour la vue Composer Texte brut.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Vues.
3 Sélectionnez Texte brut ou HTML.
4 Sélectionnez la police et la taille de police dans les champs correspondants.
5 Cliquez sur OK.
SUGGESTION : vous pouvez modifier la vue de composition de l'élément en cours en cliquant sur
Vue > Texte brut ou Vue > HTML.
3.1.2
Composition d'un message électronique
1 Cliquez sur Nouveau message dans la barre d'outils.
Pour sélectionner une autre vue de message, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de
Nouveau message.
2 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération
pour les utilisateurs supplémentaires.
ou
Pour choisir des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils,
recherchez et double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
3 Si nécessaire, cliquez sur +CC et +CM pour ajouter les champs correspondants, puis saisissez
les noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.
CC (copie carbone) : les destinataires d'une copie carbone (CC) reçoivent une copie d'un
élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois
les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une
copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.
CM (Copie masquée) : les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de
l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée.
Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un
destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de
la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.
4 Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez
sur De :, puis cliquez sur un nom.
5 Saisissez l'objet du message.
6 Saisissez le message.
7 (Facultatif) Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier d'autres options : par exemple,
attribuer une priorité élevée au message, demander une réponse aux destinataires, ajouter des
catégories, etc.
Lorsque vous utilisez l'option Catégories, seules les quatre catégories par défaut sont
appliquées au destinataire.
Dans la vue de composition, vous pouvez cliquer tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée
pour ouvrir un lien hypertexte.
72
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
8 Pour ajouter des pièces jointes, cliquez sur Ajouter une pièce jointe au bas de la fenêtre de
composition.
9 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Sending and Receiving Email » (Envoi et réception de messages électroniques).
3.1.3
Mise en forme des messages électroniques
Les options de formatage disponibles lors de la composition d'un message dépendent de la vue de
composition que vous avez sélectionnée. Les options décrites dans la présente section concernent
les messages en cours de composition.
REMARQUE : si les destinataires utilisent la vue de lecture HTML, les messages électroniques leur
sont présentés tels que vous les avez mis en forme. Ils ne peuvent pas modifier la police d'un
élément au format HTML. Si les destinataires utilisent la vue de lecture Texte brut, le formatage
HTML est perdu. Ils peuvent toutefois cliquer sur Vue > HTML pour afficher le message tel que vous
l'avez mis en forme.
 « Sélection d'un éditeur de texte » page 73
 « Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour mettre en forme un message électronique
HTML » page 74
 « Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour mettre en forme un message électronique
en texte brut » page 77
 « Utilisation des vues personnalisées dans l'éditeur de texte GroupWise » page 78
Sélection d'un éditeur de texte
Lorsque vous composez un message dans GroupWise, vous pouvez, au choix, utiliser l'éditeur
GroupWise natif ou n'importe lequel des éditeurs tiers ci-dessous :
 LibreOffice 3.6 ou version ultérieure
 Microsoft Word 2007 ou version ultérieure
Pour qu'il soit possible d'utiliser LibreOffice ou Word, l'application doit être installée correctement sur
votre poste de travail.
Si vous choisissez d'utiliser LibreOffice ou Word comme éditeur par défaut, les fonctionnalités et le
formatage de l'application sont disponibles dans la fenêtre de composition de GroupWise. Pour plus
d'informations sur la mise en forme, consultez la documentation de l'application appropriée.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Éditeurs/visionneuses.
3 Sous Saisir du texte brut à l'aide de, sélectionnez l'éditeur à utiliser.
4 Sous Composer en HTML à l'aide de, sélectionnez l'éditeur à utiliser.
5 Cliquez sur OK.
Message électronique
73
Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour mettre en forme
un message électronique HTML
Vous pouvez utiliser les outils HTML disponibles dans GroupWise pour ajouter un formatage
supplémentaire à vos messages. Les fonctions standard telles que la police, le soulignement et la
mise en italique restent disponibles dans la barre d'outils, de même que l'alignement, le retrait, l'ajout
d'images et de tableaux, etc.
Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les
boutons dans la barre d'outils HTML.
 « Modification de la police dans un message HTML » page 75
 « Ajout d'une ligne horizontale à un message HTML » page 75
 « Ajout d'une liste à puces ou numérotée à un message HTML » page 75
 « Ajout d'un tableau à un message HTML » page 76
 « Ajout d'images à un message HTML » page 76
 « Ajout d'une image d'arrière-plan à un message HTML » page 76
 « Ajout d'un lien hypertexte à un message HTML » page 76
 « Annulation ou rétablissement de l'opération sur le texte dans un message HTML » page 76
74
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Modification de la police dans un message HTML
Dans un message HTML ouvert :
1 Utilisez la barre d'outils HTML pour modifier la police, sa taille et ses autres attributs selon vos
besoins.
Vous pouvez également définir une police par défaut pour les éléments HTML. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section « Définition de la police et de la vue Lire/Composer par
défaut » page 39.
Ajout d'une ligne horizontale à un message HTML
Dans un message HTML ouvert :
1 Sélectionnez l'emplacement de la ligne à l'intérieur du message.
2 Cliquez sur l'icône Ligne horizontale
.
Ajout d'une liste à puces ou numérotée à un message HTML
Dans un message HTML ouvert :
1 Utilisez la barre d'outils HTML pour insérer une liste à puces ou numérotée.
2 Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée pour créer l'élément suivant.
3 Pour désactiver le formatage de la liste, appuyez sur la touche Entrée, puis sur la touche Retour
arrière après le dernier élément.
Message électronique
75
Ajout d'un tableau à un message HTML
Dans un message HTML ouvert :
1 Dans la barre d'outils HTML, cliquez sur l'icône Options de tableau
.
2 Dans le menu déroulant, sélectionnez la taille du tableau ou Autre et indiquez vos dimensions.
Le tableau s'affiche dans le message électronique et s'ajuste au texte.
Ajout d'images à un message HTML
Dans un message HTML ouvert :
1 Dans la zone dans laquelle vous voulez que l'image apparaisse, cliquez sur l'icône Insérer une
image
.
2 Indiquez le nom de l'image à ajouter ou recherchez-la et sélectionnez-la, puis cliquez sur OK.
Ajout d'une image d'arrière-plan à un message HTML
Dans un message HTML ouvert :
1 Cliquez sur l'icône Image d'arrière-plan
.
2 Indiquez le nom de l'image à utiliser comme arrière-plan ou recherchez-la et sélectionnez-la.
3 Cliquez sur OK.
Ajout d'un lien hypertexte à un message HTML
Les liens hypertextes permettent de relier directement un mot, une expression ou une image donnée
à un site Web.
Dans un message HTML ouvert :
1 Sélectionnez le mot, la phrase ou l'image à utiliser, puis cliquez sur l'icône Insérer un lien
hypertexte
.
2 Indiquez l'adresse Web avec laquelle vous souhaitez établir un lien.
3 Cliquez sur OK.
Le texte change de couleur et est souligné pour indiquer qu'il s'agit d'un lien. Une image ne
change pas de couleur mais fonctionne néanmoins comme un lien.
Annulation ou rétablissement de l'opération sur le texte dans un message HTML
Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un
message que vous êtes en train de rédiger.
1 Cliquez sur Éditer > Annuler.
ou
Pour rétablir l'opération, cliquez sur Modifier > Rétablir.
Vous pouvez également utiliser Ctrl+Z pour annuler l'opération et Ctrl+Y pour la rétablir. Pour plus
d'informations sur les touches de raccourcis, reportez-vous à l'Annexe D, « Raccourcis clavier »,
page 375.
76
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour mettre en forme
un message électronique en texte brut
Dans un message en texte brut, vous pouvez modifier la police, la taille et la couleur. Vous pouvez
également mettre en gras ou en italique et souligner. Vous ne pouvez cependant pas mettre le texte
en retrait ni insérer des liens hypertextes ou des lignes horizontales.
 « Modification de la police dans un message en texte brut » page 77
 « Mise en forme de listes dans un message en texte brut » page 77
 « Annulation de l'opération sur le texte dans un message en texte brut » page 77
Modification de la police dans un message en texte brut
Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue Texte brut :
1 Cliquez sur le champ Message.
2 Cliquez sur Éditer > Police > Police.
3 Sélectionnez une police et un style de police.
4 Sélectionnez une taille.
5 Sélectionnez les autres options que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez également utiliser les boutons de la barre d'outils pour mettre en gras, en italique ou
souligner certaines parties du texte.
Mise en forme de listes dans un message en texte brut
Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue Texte brut :
1 Appuyez sur Ctrl+Maj+L pour insérer une liste à puces.
2 Appuyez à nouveau sur Ctrl+Maj+L pour la remplacer par une liste numérotée.
3 Répétez l'opération pour sélectionner l'un des six formats de liste disponibles.
4 Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée pour créer l'élément suivant.
5 Pour désactiver le formatage de la liste, appuyez deux fois sur la touche Entrée après le dernier
élément.
Annulation de l'opération sur le texte dans un message en texte brut
Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un
message que vous êtes en train de rédiger.
1 Cliquez sur Éditer > Annuler.
Vous pouvez également utiliser Ctrl+Z pour annuler l'opération. Pour plus d'informations sur les
touches de raccourcis, reportez-vous à l'Annexe D, « Raccourcis clavier », page 375.
Message électronique
77
Utilisation des vues personnalisées dans l'éditeur de texte
GroupWise
Les vues personnalisées permettent de créer un modèle de message, puis de l'enregistrer pour le
réutiliser. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous voulez envoyer régulièrement un message
contenant un texte donné ou utilisant une apparence particulière. Vous pouvez créer un message
électronique avec l'apparence que vous désirez, puis l'enregistrer en tant que vue personnalisée.
 « Enregistrement d'une vue personnalisée » page 78
 « Ouverture d'une vue personnalisée » page 78
 « Définition de l'emplacement dans lequel les vues personnalisées sont enregistrées » page 78
REMARQUE : une partie du formatage HTML risque de ne pas être conservée si vous enregistrez un
message HTML sous forme de vue. Il est recommandé d'utiliser un message en texte brut pour les
vues personnalisées.
Enregistrement d'une vue personnalisée
1 Cliquez sur
pour créer un nouveau message électronique.
2 (Facultatif) Saisissez l'objet du message électronique dans le champ Objet.
3 Saisissez le corps du message électronique dans le champ Message.
4 Cliquez sur Enregistrer > Enregistrer la vue.
Par défaut, une vue personnalisée est enregistrée dans le répertoire C:\Novell\Groupwise.
Les fichiers des vues personnalisées portent l'extension .ghv.
5 Saisissez le nom de la vue, puis cliquez sur Enregistrer.
Ouverture d'une vue personnalisée
1 Cliquez sur la touche Bas à côté de l'icône Nouveau message.
2 Sélectionnez le fichier de la vue personnalisée que vous avez enregistré précédemment.
La vue personnalisée s'ouvre et affiche les informations que vous avez saisies lorsque vous
avez enregistré le fichier correspondant.
3 Ajoutez des informations complémentaires si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer.
Définition de l'emplacement dans lequel les vues personnalisées sont
enregistrées
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.
3 Dans le champ Vues personnalisées, saisissez l'emplacement dans lequel sont stockées les
vues personnalisées, ou naviguez jusqu'à cet emplacement et sélectionnez-le.
4 Cliquez sur OK.
78
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3.1.4
Vérification de l'orthographe des messages
Il existe deux méthodes pour corriger l'orthographe des éléments que vous envoyez. Ces deux
fonctions permettent de rechercher les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les
majuscules injustifiées, dans les éléments que vous créez. Chacune d'entre elles présente des
avantages dans différentes situations.
 « Utilisation de Quick Speller » page 79
 « Utilisation du correcteur d'orthographe » page 80
Utilisation de Quick Speller
Quick Speller vérifie le texte pendant la frappe et souligne les mots mal orthographiés. Lorsque Quick
Speller détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre ou de l'ignorer
chaque fois qu'il apparaît dans le message en cours. Vous pouvez également ajouter le mot à une
liste de mots personnelle.
 « Activation de Quick Speller par défaut » page 79
 « Vérification orthographique avec Quick Speller » page 79
 « Désactivation de Quick Speller lors de la composition d'un message électronique » page 79
Activation de Quick Speller par défaut
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sélectionnez Vérifier l'orthographe pendant la frappe puis cliquez sur OK.
Désélectionnez cette option pour désactiver Quick Speller.
Vérification orthographique avec Quick Speller
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ Objet ou
Message.
2 Sélectionnez la bonne orthographe.
ou
Cliquez sur Passer pour ignorer le mot dans le reste du message.
ou
Cliquez sur Ajouter à la liste des mots pour ajouter le mot à votre liste.
Désactivation de Quick Speller lors de la composition d'un message
électronique
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le champ Objet ou Message.
2 Cliquez sur Désactiver Quick Speller.
Pour réactiver Quick Speller, cliquez avec le bouton droit dans le champ Objet ou Message, puis
cliquez sur Activer Quick Speller.
SUGGESTION : vous pouvez également activer ou désactiver Quick Speller à tout moment via le
menu coulissant Options de la vue Composer.
Message électronique
79
Utilisation du correcteur d'orthographe
Le correcteur d'orthographe fonctionne séparément, manuellement ou en spécifiant son exécution
automatique lorsque vous cliquez sur Envoyer. Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot
mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de
l'ignorer. Vous pouvez aussi choisir de remplacer le mot automatiquement ou de l'ajouter à une liste
de mots personnelle. Vous pouvez utiliser les options d'environnement ou le menu coulissant Options
de la vue Composer pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie
automatiquement l'orthographe de vos messages avant l'envoi.
 « Vérification orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe » page 80
 « Vérification orthographique automatique d'éléments à l'aide du correcteur d'orthographe »
page 81
 « Configuration du correcteur d'orthographe » page 81
 « Sélection de la langue du correcteur d'orthographe » page 81
 « Ajout d'une nouvelle langue du correcteur d'orthographe » page 82
Vérification orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe
Si vous utilisez un éditeur autre que GroupWise, la vérification orthographique est effectuée par le
correcteur de cet éditeur. Reportez-vous à l'aide de l'application pour plus d'informations sur la
vérification orthographique.
1 Cliquez dans le champ Objet ou Message.
ou
Sélectionnez le texte dont vous souhaitez vérifier l'orthographe.
2 Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.
3 Pour indiquer la partie de texte à vérifier, cliquez sur la liste déroulante Vérification et
sélectionnez une option.
4 Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur une des options disponibles
ou modifiez le mot manuellement.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Remplacer : remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur
d'orthographe. Pour corriger un mot mal orthographié, double-cliquez sur celui-ci ou
sélectionnez-le, puis cliquez sur Remplacer. Pour apporter vos propres corrections, modifiez le
mot dans le champ Remplacer par, puis cliquez sur Remplacer.
Passer une fois : ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la
prochaine fois qu'il le rencontrera.
Passer : ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe
l'ignore jusqu'à la vérification orthographique suivante.
80
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Ajouter : ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des
mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des
vérifications orthographiques ultérieures.
Correction rapide : définit le remplacement automatique d'un mot ou d'une locution. Lorsque le
correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur Correction rapide pour le remplacer par
le texte du champ Remplacer par et ajouter ce remplacement à la liste des mots utilisateur dont
se sert la fonction Correction rapide. Lorsque vous saisissez de nouveau ce mot, la fonction
Correction rapide le remplacera automatiquement.
5 Cliquez sur Oui une fois la correction orthographique terminée.
Vérification orthographique automatique d'éléments à l'aide du correcteur
d'orthographe
Vous pouvez configurer GroupWise pour qu'il procède à la vérification automatique de l'orthographe
des éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Activez la case Vérifier l'orthographe pendant la frappe et Vérifier l'orthographe avant l'envoi,
puis cliquez sur OK.
Configuration du correcteur d'orthographe
Vous pouvez modifier les types de mots que le correcteur d'orthographe considère comme étant mal
orthographiés.
1 Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot mal orthographié, cliquez sur Options.
2 Sélectionnez ou désélectionnez les options suivantes :
 Vérifier les mots contenant des chiffres
 Vérifier les mots en double
 Afficher une invite avant le remplacement automatique
3 Poursuivre la vérification d'orthographe comme d'habitude.
Sélection de la langue du correcteur d'orthographe
1 Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.
ou
Sélectionnez le texte dont vous souhaitez vérifier l'orthographe.
2 Cliquez sur Outils > Langue correcteur orthographique.
3 Sélectionnez la langue à utiliser et cliquez sur OK.
Message électronique
81
Ajout d'une nouvelle langue du correcteur d'orthographe
Plusieurs dictionnaires de correction orthographique peuvent être inclus lors de l'installation du client
GroupWise. Pour afficher la liste des dictionnaires qui peuvent être ajoutés, consultez la section
« GroupWise User Languages » (Langues de l'utilisateur GroupWise) du GroupWise 2014
Administration Guide (Guide d'administration de GroupWise 2014).
Dans certains cas, il se peut que vous deviez ajouter un dictionnaire pour une langue qui n'est pas
incluse avec l'installation du client GroupWise. Le correcteur d'orthographe de GroupWise prend en
charge les dictionnaires compatibles avec Hunspell/Myspell. Chaque dictionnaire comprend deux
fichiers portant des noms identiques, mais des extensions différentes : .aff et .dic.
Pour ajouter un dictionnaire au correcteur d'orthographe de GroupWise :
1 Téléchargez les fichiers du dictionnaire de la langue de votre choix.
Pour obtenir des dictionnaires, rendez-vous sur les sites Web suivants :
 Apache OpenOffice Dictionary Extensions (http://extensions.openoffice.org/en/
search?f%5B0%5D=field_project_tags%3A157)
 Firefox Dictionary Extensions (https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/language-tools/)
2 Copiez les fichiers .aff et .dic dans le répertoire des dictionnaires GroupWise, à
l'emplacement suivant :
Windows 64 bits : C:\Program Files (x86)\Novell\GroupWise\dictionaries
Windows 32 bits : C:\Program Files\Novell\GroupWise\dictionaries
3 (Facultatif) Dans le répertoire dictionaries, créez un fichier .txt portant le même nom que les
fichiers du nouveau dictionnaire.
Ouvrez le fichier .txt, saisissez le nom qui sera attribué au nouveau dictionnaire dans le menu
du correcteur d'orthographe, puis enregistrez le fichier.
4 Redémarrez le client GroupWise.
5 Au redémarrage du client GroupWise, cliquez sur Nouveau message dans la fenêtre principale.
6 Sélectionnez le corps du message, puis cliquez sur Outils > Langue du correcteur
d'orthographe.
7 Sélectionnez la nouvelle langue dans le menu déroulant.
Si vous n'avez pas créé de nom personnalisé pour votre nouvelle langue à l'Étape 3, le nom du
nouveau dictionnaire utilise le format du code pays/dialecte.
8 Cliquez sur OK.
3.1.5
Ajout de fichiers joints
Utilisez la fonction Joindre un fichier pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Les
destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le
fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.
Si vous joignez à un message électronique un fichier dont le nom (y compris le chemin d'accès
complet) dépasse 255 caractères, un message d'erreur s'affiche et le message ne peut pas être
envoyé.
Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher
la pièce jointe sans saisir le mot de passe.
82
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Pour plus d'informations sur les documents joints qui font partie d'une bibliothèque GroupWise,
reportez-vous à la section « Référence au document jointe à un élément » page 84.
 « Fichier joint à un élément » page 83
 « Référence au document jointe à un élément » page 84
 « Incorporation d'un objet OLE dans un élément » page 85
Fichier joint à un élément
1 Ouvrez un nouvel élément.
2 Complétez les champs À, Objet et Message.
3 Cliquez sur l'icône
dans la barre d'outils, puis recherchez et sélectionnez les fichiers à
envoyer.
Pour joindre plusieurs fichiers d'un dossier, cliquez sur chaque fichier à joindre tout en appuyant
sur la touche Ctrl. Par défaut, la boîte de dialogue Joindre un fichier propose le dernier répertoire
utilisé pour joindre un document.
4 Cliquez sur OK.
5 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
SUGGESTION : vous pouvez également joindre un fichier ou un élément en le faisant glisser dans la
fenêtre de pièces jointes. De plus, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un fichier dans
Windows, puis cliquer sur Envoyer à > Destinataire GroupWise. Un nouvel élément est créé avec la
pièce jointe dans la fenêtre de pièces jointes.
Pour supprimer une pièce jointe avant d'envoyer l'élément, procédez comme suit :
1 Cliquez sur la pièce jointe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer.
Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé de son emplacement d'origine,
mais simplement de la liste des pièces jointes.
Le fichier que vous avez joint à un élément n'est pas affecté par le déplacement ou la suppression du
fichier d'origine.
Message électronique
83
Référence au document jointe à un élément
Si le fichier que vous souhaitez joindre est un document stocké dans la bibliothèque GroupWise,
vous pouvez alors joindre une référence au document. Lorsqu'un destinataire ouvre la pièce jointe, le
document de la bibliothèque s'ouvre également, à condition que le destinataire ait les droits
permettant de l'ouvrir ou de le visualiser et que la bibliothèque soit disponible.
Si un destinataire ne possède pas les droits requis pour le document, s'il utilise un logiciel de
messagerie qui ne prend pas en charge la bibliothèque GroupWise ou si cette dernière n'est pas
disponible, seule une copie du document s'ouvre. Si le destinataire modifie la copie, les modifications
apportées n'affectent pas le document stocké dans la bibliothèque. Pour plus d'informations sur les
droits sur les documents, reportez-vous au Chapitre 15, « Gestion de documents », page 341.
Pour joindre une référence de document à un élément:
1 Ouvrez un nouvel élément.
2 Complétez les champs À, Objet et Message.
3 Cliquez sur Ajouter une pièce jointe au bas de la fenêtre de composition, puis sur Référence de
document dans la fenêtre Joindre un fichier.
La boîte de dialogue Sélectionner un document s'affiche.
84
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque qui contient le document que
vous souhaitez joindre à l'élément.
5 Dans le champ Nº du doc., saisissez le numéro du document.
Si vous ne connaissez pas son numéro, cliquez sur Rechercher pour localiser le document dans
la bibliothèque. Pour joindre un document affiché dans la boîte de dialogue Résultats de la
recherche, cliquez sur ce document, puis sur OK.
6 Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version souhaitée. Si vous sélectionnez Version
spécifique, saisissez le numéro de la version dans le champ N° de version.
7 Cliquez sur OK.
8 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Incorporation d'un objet OLE dans un élément
1 Ouvrez un élément et indiquez l'adresse de ses destinataires.
2 Cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Joindre un objet.
3 Pour incorporer un objet existant, cliquez sur Create from File (Créer à partir du fichier), indiquez
le chemin d'accès et le nom de fichier, puis cliquez sur OK. Passez à l'Étape 8.
ou
Pour créer un objet et l'incorporer, suivez la procédure de l'Étape 4 à l'Étape 8.
4 Cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez un type d'objet.
5 Cliquez sur OK pour ouvrir l'application.
6 Créez l'objet que vous souhaitez incorporer.
7 Cliquez sur le menu Fichier de l'application, puis cliquez sur Quitter.
Cette étape peut différer en fonction de l'application.
8 Si nécessaire, terminez de préparer l'élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Pour que le destinataire d'un élément puisse visualiser ou modifier des objets OLE incorporés, il doit
utiliser GroupWise.
Si les destinataires ouvrent cet objet et le modifient, ils doivent l'enregistrer sous un nouveau nom.
Dans le cas contraire, lorsqu'ils essaient de fermer le message électronique, une erreur leur est
renvoyée.
Si vous avez copié un objet OLE dans le Presse-papiers, vous pouvez l'incorporer dans un élément
ouvert via la commande Collage spécial du menu Éditer.
Message électronique
85
3.1.6
Ajout d'une signature ou d'une vCard
Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous
envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom,
votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous
envoyez.
Si vous disposez de plusieurs comptes, dont des comptes POP3 ou IMAP4 ou des comptes de
groupes de discussion NNTP, vous pouvez créer une signature différente pour chaque compte. Vous
pouvez également créer plusieurs signatures pour le même compte.
Les signatures sont créées au format HTML, ce qui permet d'y ajouter des éléments graphiques et de
mise en forme. Lorsque vous envoyez un message texte, la signature HTML est convertie au format
texte.
Vous avez également la possibilité de donner à GroupWise l'instruction d'ajouter automatiquement
une carte de visite électronique (vCard) à la fin de vos messages.
 « Création d'une signature » page 86
 « Configuration d'une vCard » page 87
 « Ajout d'une signature ou d'une vCard à un message électronique » page 87
 « Présentation des signatures globales » page 88
Création d'une signature
Les signatures peuvent être créées via les options du client GroupWise ou au sein du message que
vous composez.
Pour créer une signature via les options du client GroupWise :
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Signature.
3 Sélectionnez Signature, puis cliquez sur Nouvelle.
4 Saisissez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.
5 Créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.
6 Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.
7 Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une signature chaque fois que vous
envoyez un élément.
8 Cliquez sur OK.
Pour créer une signature à partir de la vue Composer :
1 Cliquez sur l'icône du menu coulissant Options
pour ouvrir le menu coulissant Options de la
vue Composer. Le menu déroulant Signature est ouvert par défaut.
2 Cliquez sur l'icône Éditer
située à côté de l'option Créer une signature.
3 Indiquez le nom de la signature puis créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.
4 Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.
5 Cliquez sur OK.
86
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Signature Enhancements » (Améliorations apportées aux signatures).
Configuration d'une vCard
Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par
l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos
messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des
vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard
avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Signature.
3 Sélectionnez Carte de visite électronique (vCard) pour ajouter automatiquement une vCard à
chaque message électronique que vous envoyez.
4 Sélectionnez la source des informations de la vCard.
Générer à partir du carnet d'adresses GroupWise : composez une vCard en fonction de vos
informations personnelles dans le carnet d'adresses GroupWise.
Sélectionner dans le carnet d'adresses personnel : permet de sélectionner n'importe quel
utilisateur d'un carnet d'adresses personnel et de créer une vCard à partir de ses informations
personnelles. Cette méthode est pratique lorsque vous envoyez un message électronique pour
le compte d'autres utilisateurs.
Sélectionner un fichier vCard : permet de sélectionner un fichier de vCard personnalisé .vcf
fourni par une société tierce.
5 Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une vCard chaque fois que vous
envoyez un élément.
6 Cliquez sur OK.
Ajout d'une signature ou d'une vCard à un message électronique
Si vous avez sélectionné Message avant ajout, vous pouvez ajouter manuellement votre signature
lors de la composition d'un message en cliquant sur Cliquer pour ajouter une signature dans le corps
du message. Si vous avez sélectionné Ajouter automatiquement une signature, votre signature par
défaut est ajoutée automatiquement à tous vos messages électroniques. Vous pouvez modifier la
signature après son ajout à un élément afin de la personnaliser pour l'élément que vous envoyez. Les
modifications apportées à la signature lorsque vous la modifiez en place ne sont pas conservées. Si
vous avez configuré une vCard, celle-ci l'est également. Le message électronique peut comporter
une signature et une vCard.
1 Dans la vue Composer, sélectionnez Cliquer pour ajouter une signature dans le corps du
message.
Votre signature par défaut s'ajoute immédiatement au message. Si vous n'avez pas encore créé
de signature, vous êtes invité à le faire. Pour plus d'informations, reportez-vous à la « Création
d'une signature » page 86.
2 Pour sélectionner une autre signature, passez le curseur sur la zone de la signature, puis cliquez
sur la petite flèche apparaissant dans le coin supérieur droit.
3 (Facultatif) Modifiez à votre gré la signature afin de la personnaliser pour l'élément spécifique.
4 Lorsque vous avez terminé de composer votre message et votre signature, cliquez sur Envoyer.
Message électronique
87
Présentation des signatures globales
Outre les signatures personnelles, votre administrateur GroupWise peut créer une signature globale
pour tout le monde. Si l'administrateur GroupWise exige son utilisation, elle est automatiquement
ajoutée à tous les éléments envoyés. Si une signature globale est disponible mais pas requise, elle
est ajoutée à votre signature si vous utilisez déjà une signature personnelle. Si vous ne possédez pas
de signature personnelle, la signature globale n'est ajoutée que si elle est requise. Lorsque vous
renvoyez un élément, la signature globale n'est pas ajoutée automatiquement au message.
3.1.7
Routage des message vers plusieurs destinataires
consécutivement
Utilisez Bordereau de routage pour envoyer un message électronique ou une tâche successivement
à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez déterminer l'ordre suivant lequel les messages seront envoyés.
Lorsqu'un destinataire marque un élément routé comme étant effectué, cet élément est envoyé au
destinataire suivant.
Si l'élément routé contient des pièces jointes, chaque destinataire peut les visualiser et y ajouter des
commentaires. Lorsqu'un destinataire ajoute des commentaires à une pièce jointe, ces commentaires
sont visibles par tous les destinataires suivants.
Vous pouvez suivre l'état d'un élément routé que vous avez envoyé en consultant ses propriétés.
Lorsque vous envoyez un élément routé à une adresse externe, il est automatiquement marqué
comme effectué (car le destinataire externe ne peut pas le marquer lui-même) et envoyé au
destinataire suivant.
Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous pouvez
faire en sorte qu'un mot de passe soit requis pour cette opération.
 « Création d'un message routé » page 88
 « Adressage d'un élément routé avec un carnet d'adresses » page 89
 « Demande de mot de passe avant de marquer un élément routé Effectué » page 90
 « Marquage d'un élément routé comme étant effectué » page 90
Création d'un message routé
1 Ouvrez un message électronique ou une tâche.
2 Cliquez sur Opérations > Bordereau de routage.
88
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Dans le champ Itinéraire, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez cette
opération pour chaque destinataire.
ou
Cliquez sur Adresse dans la barre d'outils pour sélectionner les noms d'utilisateurs dans la boîte
de dialogue Sélecteur d'adresses.
Vous pouvez également désigner des groupes personnels comme destinataires d'un élément
routé. Lorsque vous utilisez la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, le groupe se développe
pour afficher ses membres, afin de permettre de spécifier l'ordre de routage des différents
utilisateurs.
4 Saisissez l'objet et le contenu du message.
5 Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous
pouvez faire en sorte que le mot de passe GroupWise du destinataire soit requis pour cette
opération. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi, sur Sécurité, puis sélectionnez Mot de passe
requis pour marquer l'élément routé Effectué.
6 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Adressage d'un élément routé avec un carnet d'adresses
1 Dans un message électronique ou une tâche, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils.
2 Cochez la case Bordereau de routage.
Message électronique
89
3 Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous
voulez router l'élément, puis cliquez sur Itinéraire.
ou
Double-cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous voulez router l'élément.
Utilisez la fonction Glisser-déplacer pour modifier l'ordre des noms dans la liste d'adresses.
4 Cliquez sur OK.
Demande de mot de passe avant de marquer un élément routé
Effectué
Lorsque vous exigez un mot de passe, les utilisateurs doivent entrer le mot de passe de leur boîte
aux lettres pour pouvoir marquer un élément comme Effectué.
Pour exiger un mot de passe pour tous les éléments routés que vous créez :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
3 Sélectionnez Mot de passe requis pour marquer l'élément routé Effectué.
4 Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur les mots de passe GroupWise, reportez-vous à la Section 1.3,
« Attribution d'un mot de passe à votre Boîte aux lettres », page 16.
Marquage d'un élément routé comme étant effectué
1 Une fois que vous avez exécuté les assignations ou les instructions contenues dans l'élément
routé, ouvrez-le.
2 Pour afficher et modifier une pièce jointe d'un élément routé, ouvrez-la dans l'application qui lui
est associée, effectuez les modifications requises, enregistrez le fichier, puis fermez
l'application.
Le fichier est enregistré dans le répertoire des fichiers temporaires de votre ordinateur. Ne
modifiez pas le chemin, sinon vos modifications ne sont pas prises en compte lorsque l'élément
routé sera envoyé au destinataire suivant.
3 Dans l'élément, sélectionnez Opérations > Marquer Effectué, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez également cocher la case Effectué dans l'en-tête de l'élément.
90
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Si l'expéditeur a requis un mot de passe pour marquer l'élément comme étant effectué, saisissez
votre mot de passe GroupWise, puis cliquez sur OK.
L'élément est envoyé au destinataire suivant.
5 Cliquez sur Fermer.
3.1.8
Envoi de messages sécurisés S/MIME
GroupWise fonctionne avec le logiciel de sécurité que vous avez installé pour pouvoir envoyer des
éléments sécurisés.
 « Configuration requise » page 91
 « Signature numérique ou chiffrement d'un message » page 93
 « Signature numérique ou chiffrement de tous les messages » page 93
 « Obtention d'un certificat de sécurité d'une autorité de certification » page 94
 « Sélection d'un fournisseur de services de sécurité » page 94
 « Sélection d'un certificat de sécurité pour la signature numérique des éléments » page 95
 « Utilisation du protocole LDAP pour rechercher les certificats de chiffrement du destinataire »
page 95
 « Sélection de la méthode utilisée pour coder les éléments » page 95
 « Contrôle permettant de savoir si la signature numérique d'un élément a été vérifiée » page 97
 « Affichage des certificats de sécurité reçus et modification de l'approbation » page 97
 « Affichage de vos propres certificats de sécurité » page 97
 « Importation ou exportation de certificats de sécurité » page 98
Configuration requise
Les fonctions de sécurité décrites dans cette section sont disponibles auprès de tous les fournisseurs
de services cryptographiques qui utilisent l'API Microsoft Cryptographic et prennent en charge
l'algorithme RSA et/ou AES complet.
Ajout de sécurité
Vous pouvez ajouter des fonctionnalités de sécurité aux éléments que vous envoyez en y apposant
une signature numérique ou en les codant. Lorsque vous apposez une signature numérique à un
élément, le destinataire peut vérifier qu'il n'a pas été modifié en route et que vous en êtes bien
l'expéditeur. Le chiffrement d'un élément permet de vous assurer que seul le destinataire concerné
peut le lire.
Lorsque vous signez ou codez des éléments à l'aide de GroupWise, les destinataires peuvent les lire
à l'aide de n'importe quel autre système de messagerie compatible avec la technologie S/MIME.
Présentation des certificats de sécurité
Un certificat de sécurité est un fichier qui identifie un individu ou une organisation. Pour pouvoir
envoyer des éléments sécurisés, vous devez obtenir un certificat de sécurité. Utilisez votre
navigateur Web pour obtenir un certificat auprès d'une autorité de certification indépendante. Pour
obtenir la liste des autorités de certification, reportez-vous à la page Web des certificats numériques
GroupWise (http://www.novell.com/products/groupwise/technical-information/certificates.html).
Vous pouvez également utiliser les services Annuaire LDAP pour rechercher un certificat de sécurité.
Message électronique
91
Votre certificat de sécurité permet d'apposer une signature numérique aux éléments que vous
envoyez. Les certificats de sécurité publics d'autres utilisateurs permettent de vérifier les éléments
auxquels ils ont apposé une signature numérique et qu'ils vous ont envoyés.
Pour coder un élément et permettre au destinataire de le décoder, vous devez déjà avoir reçu le
certificat de sécurité public de ce destinataire. Un élément de ce certificat de sécurité, appelé clé
publique, est utilisé pour coder l'élément. Lorsque le destinataire ouvre l'élément codé, ce dernier est
décodé à l'aide d'un autre élément du certificat de sécurité, appelé clé privée.
Le certificat de sécurité public d'un utilisateur peut être obtenu de l'une des manières suivantes :
 L'utilisateur peut vous envoyer un élément auquel il a apposé une signature numérique. Lorsque
vous l'ouvrez, vous êtes invité à ajouter le certificat de sécurité et à l'approuver.
 L'utilisateur peut exporter son certificat public, l'enregistrer sur un disque ou une unité externe, et
vous l'envoyer. Vous devez alors importer le certificat public.
Réception d'un élément sécurisé
Les éléments sécurisés sont marqués, dans votre liste d'éléments, à l'aide des icônes suivantes :
Icône
Description
Élément signé
Élément codé
Élément signé et codé
Utilisation de fournisseurs de services de sécurité
Suivant le logiciel de sécurité que vous avez installé, vous pouvez sélectionner différents
fournisseurs de services de sécurité pour les éléments que vous envoyez. Par exemple, en raison de
la méthode de codage adoptée par votre organisation, il se peut que l'utilisation d'un fournisseur de
services de sécurité donné soit requise pour les éléments de travail, alors que vous souhaiteriez
recourir à un fournisseur différent pour l'envoi de vos éléments personnels. Les options de sécurité
disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que vous sélectionnez.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Sélection d'un fournisseur de services de
sécurité » page 94.
Informations avancées
GroupWise est compatible avec la spécification S/MIME version 2 et 3. Les fournisseurs de services
de sécurité pris en charge par GroupWise présentent des algorithmes de codage communs, tels que
RC2, RC4 et (sous Windows 7 ou version ultérieure) AES. Lorsque vous apposez une signature
numérique à un élément, GroupWise hache ce dernier de façon à créer un résumé du message avec
l'algorithme SHA-1 standard. Le résumé du message accompagne l'élément envoyé.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Sélection d'un fournisseur de services de
sécurité » page 94.
92
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Signature numérique ou chiffrement d'un message
Pour coder un élément et permettre au destinataire de le décoder, vous devez avoir reçu le certificat
de sécurité public de ce destinataire.
1 Vérifiez que vous disposez d'un certificat de sécurité et que vous avez sélectionné le fournisseur
de services de sécurité de votre choix.
2 Ouvrez la vue d'un élément.
3 Cliquez dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez
l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.
4 Cliquez sur
pour signer l'élément de façon numérique.
5 Cliquez sur
pour coder l'élément.
6 Saisissez l'objet et le contenu du message.
7 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Si vous recevez un message indiquant que le certificat du destinataire est introuvable lorsque
vous tentez d'envoyer l'élément, envisagez l'une des possibilités suivantes : 1) vous tentez de
coder un élément pour un destinataire sans avoir son certificat public ; 2) l'adresse électronique
mentionnée dans le certificat public ne correspond pas à celle du destinataire ou 3) il n'y a pas
d'adresse électronique dans le certificat public du destinataire et l'adresse électronique de ce
dernier ne peut pas être vérifiée.
Dans le cas 1), vous devez obtenir le certificat de sécurité public du destinataire. Dans le cas 2)
ou 3), cliquez sur Trouver le certificat pour localiser le certificat du destinataire.
Signature numérique ou chiffrement de tous les messages
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
3 Sélectionnez Apposer une signature numérique ou Coder pour les destinataires.
4 Cliquez sur Options avancées, puis sélectionnez l'option de votre choix.
5 Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.
Message électronique
93
Obtention d'un certificat de sécurité d'une autorité de certification
Pour la majorité des sociétés, l'administrateur GroupWise local émet des certificats de sécurité. Si
vous ne savez pas où obtenir un certificat de sécurité, contactez donc votre administrateur
GroupWise local.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Certificats.
3 Cliquez sur Obtenir le certificat.
Votre navigateur Web démarre et affiche la page Web Novell GroupWise, qui contient la liste des
autorités de certification. Il ne s'agit que d'une liste partielle, GroupWise prenant en charge un
grand nombre d'autorités de certification.
4 Sélectionnez l'autorité de certification de votre choix, puis suivez les instructions du site Web.
Si vous avez utilisé Internet Explorer pour obtenir le certificat, ce dernier est disponible dans
GroupWise. Si vous avez utilisé Firefox ou Chrome pour obtenir le certificat, vous devez
exporter ou sauvegarder ce dernier à partir du navigateur (pour connaître la marche à suivre,
consultez la documentation du navigateur). Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
« Importation ou exportation de certificats de sécurité » page 98.
5 Dans GroupWise, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur
l'onglet Options d'envoi.
6 Sélectionnez Microsoft Base Cryptographic Provider ou Microsoft Enhanced Cryptographic
Provider dans la liste déroulante Nom sous Sélectionner un fournisseur de service de sécurité.
Sélectionnez un fournisseur de service de sécurité adapté au niveau de codage du certificat que
vous utilisez. Le niveau de codage d'un certificat dépend du niveau de codage du navigateur
utilisé pour l'obtenir. Par exemple, si vous êtes équipé d'un navigateur Internet Explorer avec
codage à 128 bits, le niveau de codage est élevé et vous ne pouvez utiliser que Microsoft
Enhanced Cryptographic Provider.
7 Cliquez sur OK.
8 Double-cliquez sur Certificats et cliquez sur le certificat à utiliser, puis sur Définir par défaut.
9 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Sélection d'un fournisseur de services de sécurité
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
3 Sélectionnez un fournisseur de services de sécurité dans la liste déroulante Nom.
4 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Le fournisseur de services de sécurité sélectionné est pris en compte lorsque vous vous y connectez
(si la connexion est requise). Les options et les méthodes de codage disponibles varient en fonction
du fournisseur de services de sécurité que vous avez sélectionné.
Vous ne pouvez pas sélectionner les options relatives au fournisseur de services de sécurité au
niveau d'un élément individuel. En effet, vous devez sélectionner ces options à partir de la fenêtre
principale.
94
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Sélection d'un certificat de sécurité pour la signature numérique des
éléments
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Certificats.
3 Cliquez sur le nom du certificat.
4 Cliquez sur Définir par défaut.
5 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Utilisation du protocole LDAP pour rechercher les certificats de
chiffrement du destinataire
Pour pouvoir rechercher des certificats de sécurité à l'aide d'un service Annuaire LDAP, vous devez
auparavant ajouter ce service Annuaire à votre carnet d'adresses GroupWise. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section « Ajout d'un service Annuaire à un carnet d'adresses »
page 249.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Sécurité.
2 Cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
3 Cliquez sur Options avancées.
4 Sélectionnez Rechercher les certificats de codage du destinataire dans l'annuaire LDAP par
défaut défini dans le carnet d'adresses LDAP.
5 Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.
Sélection de la méthode utilisée pour coder les éléments
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
3 Cliquez sur Options avancées.
Message électronique
95
Utiliser l'algorithme de chiffrement favori du destinataire si disponible : GroupWise tente
d'utiliser l'algorithme de codage préféré du destinataire si celui-ci est disponible.
Recherchez les certificats de codage du destinataire dans l'annuaire LDAP par défaut
défini dans le carnet d'adresses LDAP : GroupWise utilise le carnet d'adresses LDAP défini
pour tenter de trouver les certificats de codage du destinataire.
Algorithme de chiffrement par défaut : dans la zone Élément codé, vous pouvez faire défiler
les listes déroulantes d'algorithmes de codage qui contiennent tous les algorithmes de codage
pris en charge par la version du navigateur Web installé sur le poste de travail sur lequel vous
exécutez le client GroupWise. Par exemple, une liste peut répertorier les méthodes de codage
suivantes :
 3DES (168 bits)
 DES (56 bits)
 RC2 (128 bits)
 RC2 (40 bits)
 RC2 (56 bits)
 RC2 (64 bits)
 RC4 (128 bits)
 AES (128 bits)
 AES (256 bits)
Diffuser mon algorithme de chiffrement préféré dans l'élément signé en tant que : lorsque
vous envoyez un élément codé, vous pouvez indiquer l'algorithme de codage préféré à utiliser.
Envoyer la partie de message au format texte clair (signature en transparent) : envoie le
message en texte clair ; sinon, il est envoyé sous la forme d'un message codé PKCS7.
Inclure les certificats de mon autorité de certification : le certificat de votre autorité de
certification est inclus dans le message envoyé.
Vérifier si l'élément de sécurité entrant/sortant contient des certificats révoqués :
compare l'élément de sécurité entrant/sortant à la liste de révocation du certificat.
Avertir si le serveur de révocation est hors ligne : vous recevez un avertissement si le
serveur de révocation est hors ligne lorsque GroupWise effectue la vérification.
Avertir si les certificats ne contiennent pas d'informations de révocation : vous recevez un
avertissement si le certificat ne contient pas d'informations de révocation.
Ne pas vérifier la conformité des certificats avec S/MIME : la conformité du certificat avec S/
MIME n'est pas vérifiée.
Vérifier la conformité des certificats avec S/MIME version 2 : le système vérifie la
conformité du certificat avec la norme S/MIME version 2.
Vérifier la conformité des certificats avec S/MIME version 3 : le système vérifie la
conformité du certificat avec la norme S/MIME version 3.
4 Effectuez vos sélections dans la zone de groupe Élément codé.
5 Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.
Les méthodes de codage disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que
vous avez sélectionné.
96
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Contrôle permettant de savoir si la signature numérique d'un
élément a été vérifiée
1 Ouvrez un élément que vous avez reçu auquel une signature numérique a été apposée.
2 Cliquez sur Fichier > Propriétés de sécurité.
3 Cliquez sur les onglets pour afficher des informations sur le certificat de sécurité qui a été utilisé.
La signature numérique est vérifiée lorsque vous ouvrez l'élément. En cas de problème concernant le
certificat utilisé pour la signature numérique de l'élément, un avertissement ou un message d'erreur
s'affiche immédiatement et la mention « Non approuvé » apparaît dans la barre d'état.
Si la signature numérique n'a pas été vérifiée, il se peut que le certificat de sécurité ne soit pas valide
ou que le texte du message ait été modifié depuis que l'élément a été envoyé.
Affichage des certificats de sécurité reçus et modification de
l'approbation
1 Cliquez sur Contacts dans la liste complète des dossiers.
Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête de la
liste des dossiers (située au-dessus de la liste des dossiers ; elle affiche généralement En ligne
ou Caching pour indiquer le mode GroupWise utilisé). Cliquez ensuite sur Liste de dossiers
complète.
ou
Ouvrez le carnet d'adresses.
2 Double-cliquez sur un contact, puis cliquez sur l'onglet Avancé.
3 Cliquez sur Gérer les certificats.
4 Cliquez sur un certificat, puis sur Afficher les détails.
Si vous n'avez pas au départ approuvé le certificat de sécurité d'un destinataire et si vous souhaitez
le faire, ouvrez un élément auquel ce destinataire a apposé une signature numérique, cliquez sur le
certificat de sécurité, sur Modifier l'approbation, sur une option d'approbation, puis sur OK.
Si vous ne souhaitez plus approuver le certificat de sécurité d'un destinataire, cliquez sur le certificat
de sécurité, sur Retirer, puis sur Oui.
Lorsque vous supprimez le certificat de sécurité d'un destinataire de la liste, il est supprimé de votre
base de données de certificats. Si par la suite vous recevez un élément qui utilise ce certificat de
sécurité, il sera considéré comme inconnu.
Affichage de vos propres certificats de sécurité
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Certificats.
3 Cliquez sur un certificat, puis sur Afficher les détails.
Si vous disposez de plusieurs certificats de sécurité, le certificat par défaut est indiqué par une coche.
Pour modifier de certificat par défaut, cliquez sur un certificat, puis sur Définir par défaut.
Pour modifier le nom de votre certificat de sécurité, cliquez sur Éditer les propriétés, puis modifiez le
texte dans le champ Nom du certificat. La modification de nom est répercutée dans la liste et n'est
pas stockée dans le certificat réel.
Message électronique
97
Importation ou exportation de certificats de sécurité
Lorsque vous exportez votre certificat de sécurité avec la clé privée vers un fichier, un mot de passe
est requis pour protéger le fichier. Vous pouvez utiliser le fichier exporté comme copie de sauvegarde
ou importer le fichier sur un autre poste de travail. Si un autre utilisateur obtient le fichier ainsi que le
mot de passe qui lui est associé, il pourra apposer, en votre nom, une signature numérique aux
éléments et lire les éléments codés que vous recevez.
Lorsque vous exportez votre certificat public, vous pouvez l'envoyer à un autre utilisateur. Celui-ci
peut alors importer votre certificat public et vous envoyer des éléments codés.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Certificats.
3 Cliquez sur Importer ou Exporter.
ou
Cliquez sur Certificats des autorités de certification, puis sur Importer ou Exporter.
4 Saisissez un nom de fichier (y compris son chemin d'accès).
Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour rechercher le fichier de certificat, cliquer sur
le nom du fichier, puis sur Enregistrer ou sur Ouvrir.
5 Si nécessaire, saisissez le mot de passe associé à votre certificat.
6 Cliquez sur OK.
3.1.9
Enregistrement d'un message non terminé
 « Présentation de l'enregistrement automatique » page 98
 « Enregistrement d'un message non terminé » page 99
Présentation de l'enregistrement automatique
Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, les éléments sont enregistrés
automatiquement. Cela évite de perdre les messages que vous créez si GroupWise se ferme par
accident. Lorsque GroupWise redémarre, vous avez la possibilité de récupérer ces messages pour
terminer de les composer.
Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, par défaut, celui-ci est
automatiquement enregistré sur le disque toutes les 30 secondes. Le message est enregistré au
format MIME dans c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application
Data\Novell\GroupWise\GWItemSave.eml. Les noms de fichier sont numérotés lorsque vous
composez plusieurs messages simultanément. Lorsque vous enregistrez votre message dans votre
dossier Travail en cours ou lorsque vous fermez l'élément, le message enregistré automatiquement
est supprimé.
98
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Lorsque GroupWise démarre, si le répertoire C:\Documents and Settings\utilisateur\Local
Settings\Application Data\Novell\GroupWise contient des messages automatiquement
enregistrés, une fenêtre s'affiche pour vous le signaler.
Les options suivantes sont disponibles pour les messages enregistrés automatiquement :
Récupérer tous les messages enregistrés dans GroupWise : récupère les messages enregistrés
automatiquement dans GroupWise afin que vous puissiez terminer plus tard de composer les
messages.
Supprimer tous les messages enregistrés : supprime du disque les messages enregistrés
automatiquement. Les informations qu'ils contiennent sont supprimées définitivement.
Me redemander au prochain démarrage de GroupWise : conserve les messages enregistrés sur
le disque mais ne les récupère pas dans GroupWise. Lors du prochain démarrage de GroupWise, la
même fenêtre réapparaît.
Activation ou désactivation de l'enregistrement automatique
Par défaut, la fonction d'enregistrement automatique est activée.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Général, puis désélectionnez Activer l'enregistrement automatique pour
désactiver cette option.
ou
Sélectionnez Activer enregistrement automatique pour activer l'enregistrement automatique.
3 Cliquez sur OK.
Enregistrement d'un message non terminé
1 Dans un élément ouvert, cliquez sur Fichier > Enregistrer le brouillon.
2 Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez enregistrer l'élément, puis cliquez sur OK.
Le brouillon du message est placé dans le dossier de votre choix à l'Étape 2. Le dossier par défaut
des messages non terminés est le dossier Travail en cours .
3.1.10
Sélection des options d'envoi
 « Modification de la priorité des messages électroniques envoyés » page 99
 « Masquage de l'objet d'un message que vous envoyez » page 100
 « Distribution différée d'un élément » page 100
 « Définition d'une date d'expiration pour le message électronique que vous envoyez » page 101
 « Modification du paramètre de sécurité (Classification) pour tous les éléments envoyés »
page 101
 « Changement du codage MIME des messages électroniques envoyés » page 102
 « Ajout d'un contact à un message électronique » page 102
 « Notification des destinataires » page 102
Modification de la priorité des messages électroniques envoyés
1 Pour modifier la priorité d'un élément, ouvrez-le, puis cliquez sur Options d'envoi > Général.
Message électronique
99
ou
Pour modifier le niveau de priorité de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils > Options,
double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
2 Sélectionnez Priorité élevée, Priorité normale ou Priorité faible.
Dans la boîte aux lettres, la petite icône qui figure à côté d'un élément est de couleur rouge si la
priorité est élevée, blanche si la priorité est normale et grise si la priorité est faible.
3 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.
Masquage de l'objet d'un message que vous envoyez
Pour les informations sensibles, vous pouvez masquer la ligne de l'objet. L'objet n'est visible que
lorsque le destinataire ouvre l'élément.
1 Pour masquer l'objet d'un seul élément, ouvrez-en une vue, puis cliquez sur Options d'envoi >
Sécurité.
ou
Pour masquer l'objet de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez
sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Sécurité.
2 Sélectionnez Masquer l'objet.
3 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.
Distribution différée d'un élément
Lorsque vous choisissez de différer l'envoi d'un élément, celui-ci est envoyé à la date et l'heure que
vous définissez. Vous pouvez modifier ou retirer l'élément avant qu'il ne soit envoyé, comme expliqué
à la Section 3.2, « Gestion des messages électroniques envoyés », page 104. Cependant, si
l'élément est configuré de manière à être envoyé par Internet, il est impossible de le retirer.
1 Pour différer la distribution d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur Options d'envoi >
Général.
ou
Pour différer la distribution de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options,
double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
2 Cliquez sur Retarder l'envoi.
3 Indiquez dans combien de jours vous souhaitez que l'élément soit envoyé.
4 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.
100
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Définition d'une date d'expiration pour le message électronique que
vous envoyez
Si vous définissez une date d'expiration pour un message électronique ou téléphonique que vous
envoyez à un autre utilisateur de GroupWise, ce message est retiré de la boîte aux lettres GroupWise
du destinataire lorsqu'il arrive à expiration.
1 Pour définir une date d'expiration pour un message électronique ou un message téléphonique
que vous envoyez à des utilisateurs GroupWise, ouvrez un élément, puis cliquez sur l'onglet
Options d'envoi > Général.
ou
Pour définir une date d'expiration pour tous les messages électroniques et téléphoniques
envoyés aux utilisateurs de GroupWise, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur
Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
2 Sélectionnez Date d'expiration.
3 Indiquez la durée pendant laquelle vous souhaitez que le message reste dans la boîte aux
lettres du destinataire.
4 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.
Modification du paramètre de sécurité (Classification) pour tous les
éléments envoyés
La classification est un niveau de sécurité qui permet au destinataire de savoir si l'élément est
confidentiel, top secret, etc. Cette information apparaît en haut de l'élément. La classification ne
fournit ni chiffrement ni sécurité supplémentaire. Elle a pour but d'avertir le destinataire du caractère
relativement sensible du message.
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
3 Sélectionnez un niveau de sécurité dans la liste déroulante Classification.
 Normal
 Propriétaire
 Confidentiel
 Secret
 Top Secret
 Strictement confidentiel
4 Cliquez sur OK.
Message électronique
101
Changement du codage MIME des messages électroniques envoyés
Un grand nombre de langues nécessitent des jeux de caractères différents pour afficher
correctement certains caractères. Dans GroupWise, vous pouvez modifier le codage des éléments
envoyés, si cela s'avère nécessaire pour que le destinataire puisse les afficher correctement.
1 Pour modifier le codage MIME d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur Options d'envoi >
Général.
ou
Pour modifier le codage MIME de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils >
Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
2 Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante Codage MIME.
3 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.
Ajout d'un contact à un message électronique
Lorsque vous ajoutez un contact à un message électronique sous l'onglet Options d'envoi, le contact
ne reçoit pas le message électronique, mais ce dernier s'affiche dans l'historique de ce contact. Pour
plus d'informations sur l'historique des contacts, reportez-vous à la section « Affichage de toute la
correspondance avec un contact » page 220.
Pour ajouter un contact à un message électronique que vous envoyez :
1 Dans un message électronique que vous composez, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
2 Dans le champ Contacts, saisissez le contact dont l'historique de contact doit répertorier le
message.
3 Terminez de composer le message, puis cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs comme contacts à un message électronique que vous avez
envoyé ou reçu, comme décrit à la section « Ajout d'un contact à un message électronique que vous
envoyez ou recevez » page 127.
Notification des destinataires
Pour empêcher la fonction de notification d'informer les destinataires de l'arrivée dans leur boîte aux
lettres d'un élément que vous leur envoyez :
1 Dans l'élément que vous composez, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
2 Désélectionnez Notifier les destinataires.
3 Terminez de composer le message, puis cliquez sur Envoyer.
3.1.11
Publication d'un pense-bête
Un pense-bête est un message publié uniquement dans votre boîte aux lettres. Les pense-bêtes
constituent un moyen de créer des notes personnelles. Si vous utilisez
GroupWise Mobility Service 2.1 ou une version ultérieure et que la synchronisation des notes est
activée sur le périphérique mobile, les pense-bêtes seront synchronisés avec les applications de
102
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
notes installées sur les périphériques mobiles. Un nouveau dossier intitulé Notes mobiles est créé
sous le dossier Liste des tâches dans le client GroupWise, et les pense-bêtes déplacés vers ce
dossier ou créés directement dedans seront synchronisés avec votre périphérique mobile.
1 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Pense-bête.
2 Saisissez l'objet du message.
3 Saisissez le message.
4 Pour inclure des pièces jointes, cliquez sur l'icône Pièce jointe
située dans la barre d'outils.
5 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
3.1.12
Envoi de messages téléphoniques
Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs
GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou
indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire.
Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.
1 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Message téléphonique.
Dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique.
Reportez-vous à la section « Personnalisation de la barre d'outils principale » page 36.
2 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération
pour les utilisateurs supplémentaires.
ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse,
double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
3 Entrez le nom, la société et le numéro de téléphone du correspondant.
4 Sélectionnez les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.
5 Saisissez le message dans le champ correspondant.
Message électronique
103
6 Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez
sur
, puis sur un nom.
7 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
SUGGESTION : vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches,
en notes ou en toute autre vue d'élément personnel. De cette manière, vous pouvez garder un
enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter
ultérieurement (tâche). Reportez-vous à la section « Changement du type d'élément du message
électronique » page 128.
3.1.13
Vote
Le vote permet à un utilisateur d'envoyer à d'autres personnes un objet contenant une liste de
réponses parmi lesquelles les utilisateurs concernés peuvent choisir une réponse. Un message
électronique contenant un récapitulatif de tous les résultats est ensuite envoyé à tous les participants.
Les résultats sont affichés dans le menu déroulant contenu dans l'en-tête ou sur la page Propriétés
du courrier électronique récapitulatif. L'expéditeur peut sélectionner des réponses préformées ou
créer une liste de réponses séparées par des points-virgules qu'il peut envoyer aux destinataires. Les
résultats d'un vote peuvent être privés ou publics, ce qui signifie respectivement que seul l'expéditeur
peut consulter les résultats ou que tous les destinataires y ont accès.
1 Dans le menu coulissant Options de la vue de composition, sélectionnez Options de vote.
2 Sélectionnez Activer le vote.
3 Dans la liste déroulante Options, sélectionnez une réponse dans la liste de réponses
préformées ou saisissez vos propres réponses en les séparant par des points-virgules.
4 (Facultatif) Définissez l'option Visibilité des résultats du vote sur Tous les destinataires ou sur
Expéditeur uniquement selon le caractère public ou privé que vous souhaitez attribuer aux
résultats.
5 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération
pour les utilisateurs supplémentaires.
ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse,
double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
6 Saisissez l'objet du message.
7 Saisissez le message.
8 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
3.2
Gestion des messages électroniques envoyés
 Section 3.2.1, « Personnalisation des messages électroniques envoyés », page 105
 Section 3.2.2, « Travailler avec des éléments envoyés », page 105
 Section 3.2.3, « Retrait des messages électroniques envoyés », page 108
 Section 3.2.4, « Renvoi d'un message électronique », page 108
 Section 3.2.5, « Modification des rendez-vous, tâches et notes envoyés », page 109
 Section 3.2.6, « Duplication des messages électroniques envoyés », page 109
104
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 Section 3.2.7, « Réponse à un message électronique envoyé », page 110
 Section 3.2.8, « Confirmation de la distribution d'un message envoyé », page 110
3.2.1
Personnalisation des messages électroniques envoyés
Vous pouvez personnaliser un message électronique envoyé de la même manière que vous le feriez
pour un message reçu. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 3.4.1, « Personnalisation
des messages électroniques envoyés ou reçus », page 125.
3.2.2
Travailler avec des éléments envoyés
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Sending and Receiving Email » (Envoi et réception de messages électroniques).
Vous pouvez suivre les informations d'état concernant un élément dans le dossier Éléments envoyés.
En général, cette option est activée par défaut, afin de suivre les informations envoyées et ouvertes.
Si vous décidez que les messages ne doivent pas être ajoutés à la liste Éléments envoyés,
GroupWise ne peut pas effectuer leur suivi.
 « Affichage des éléments envoyés » page 105
 « Affichage des propriétés des éléments envoyés » page 106
 « Configuration de l'opération de vue par défaut Éléments envoyés » page 107
 « Configuration des informations des éléments envoyés à suivre » page 107
Affichage des éléments envoyés
Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez, par exemple, lire un
élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas
encore été ouvert par son destinataire).
1 Cliquez sur le dossier Éléments envoyés
dans la barre de navigation.
Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son
état. Reportez-vous à la Section 1.10, « Identification des icônes affichées en regard des éléments »,
page 28.
Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier
autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il
n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés
vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.
Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent
disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message
sortant à votre système GroupWise.
Message électronique
105
Affichage des propriétés des éléments envoyés
La fenêtre Propriétés permet de vérifier l'état de tous les éléments que vous envoyez. Vous pouvez
par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le
destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un
commentaire, vous pourrez afficher ce commentaire dans la fenêtre Propriétés. Vous pourrez
également constater s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.
La fenêtre Propriétés permet également d'afficher des informations sur les éléments que vous
recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui
l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.
 « Présentation des propriétés des éléments envoyés » page 106
 « Affichage des propriétés des éléments envoyés » page 106
 « Enregistrement des informations d'état d'un élément » page 106
 « Impression des informations d'état d'un élément » page 107
Présentation des propriétés des éléments envoyés
Il existe trois vues de propriétés :
Propriétés de base : affiche le titre Propriétés et une liste de destinataires. La liste des destinataires
affiche le nom de chaque destinataire, les opérations qu'il a effectuées sur l'élément, ainsi que
d'éventuels commentaires.
Propriétés simplifiées : affiche le titre Propriétés et une liste de destinataires. Les destinataires sont
classés par groupe, en fonction de l'opération qu'ils ont effectuée sur l'élément. La liste des
destinataires affiche le nom de chaque destinataire, les opérations qu'il a effectuées sur l'élément,
ainsi que les commentaires éventuels.
Propriétés avancées : affiche le titre Propriétés, les destinataires, les bureaux de poste, les fichiers
et les options relatifs à l'élément. La page Propriétés avancées est utile aux administrateurs
GroupWise qui effectuent le suivi d'un élément à des fins de dépannage.
Affichage des propriétés des éléments envoyés
Dans votre dossier Éléments envoyés :
1 Cliquez avec le bouton droit sur un élément.
2 Cliquez sur Propriétés.
3 Faites défiler les informations d'état qui se trouvent près du bas de la page Propriétés.
Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son
état. Reportez-vous à la Section 1.10, « Identification des icônes affichées en regard des éléments »,
page 28.
Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent
disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message
sortant à votre système GroupWise.
Enregistrement des informations d'état d'un élément
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
106
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
GroupWise attribue alors à l'élément un nom de fichier temporaire. Vous pouvez modifier le nom
de fichier et le dossier par défaut.
3 Cliquez sur Enregistrer.
Impression des informations d'état d'un élément
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre Propriétés, puis cliquez sur Imprimer.
Configuration de l'opération de vue par défaut Éléments envoyés
Lorsque vous double-cliquez sur un élément du dossier Éléments envoyés, vous pouvez choisir si le
message ou les propriétés de l'élément sont affichés.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Spécifiez l'opération Ouvrir un élément ou Afficher les propriétés pour l'élément envoyé.
4 Cliquez sur OK.
Configuration des informations des éléments envoyés à suivre
1 Pour modifier les informations envoyées pour le suivi d'un élément, ouvrez un nouvel élément,
puis cliquez sur Options d'envoi > Suivi de l'état.
ou
Pour modifier les informations envoyées à suivre pour tous les éléments que vous envoyez,
cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet du message
électronique.
IMPORTANT : l'option Créer un élément d'envoi pour suivre les informations est sélectionnée
par défaut. Il est vivement recommandé de ne pas le désélectionner. Si cette option n'est pas
sélectionnée, aucun élément envoyé n'est créé lorsque vous envoyez un élément ; par
conséquent, vous n'avez pas de copie des éléments que vous envoyez, sauf si vous les
enregistrez vous-même.
2 Sélectionnez les informations à suivre :
Distribué : suit l'heure à laquelle l'élément envoyé a été livré dans la boîte aux lettres d'un
utilisateur.
Distribué et ouvert : suit l'heure à laquelle un élément que vous avez envoyé a été distribué,
ainsi que le moment où il a été ouvert par le destinataire.
Toutes les informations : suit l'heure à laquelle l'élément envoyé a été distribué, ouvert,
supprimé et vidé.
3 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez activer l'option Supprimer automatiquement l'élément
envoyé. Cela supprime les éléments envoyés de votre boîte aux lettres, une fois que tous les
destinataires les ont supprimés, puis vidés de leur corbeille.
4 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Sélectionnez les informations à suivre pour chaque type d'élément, cliquez sur OK, puis sur
Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.
Message électronique
107
3.2.3
Retrait des messages électroniques envoyés
Utilisez Supprimer pour retirer un élément envoyé de la Boîte aux lettres du destinataire. Vous
pouvez retirer un message électronique ou téléphonique de la boîte aux lettres des destinataires qui
n'ont pas encore ouvert l'élément. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout
moment. Les éléments envoyés par Internet à d'autres systèmes de messagerie électronique ne
peuvent pas être retirés. En outre, les éléments qui ont été configurés de manière à être envoyés par
Internet à une heure ultérieure (comme indiqué dans la section « Distribution différée d'un élément »
page 100) ne peuvent pas être retirés.
1 Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez retirer, puis cliquez sur
Supprimer.
Si vous cliquez sur Supprimer et Vider, les éléments sont effacés et définitivement purgés, ils ne
peuvent plus être récupérés.
3 Sélectionnez l'option appropriée.
Mes boîtes aux lettres en cache et en ligne : supprime l'élément de vos boîtes aux lettres en
cache et en ligne.
Ma boîte aux lettres en cache : supprime l'élément de votre boîte aux lettres en cache.
Boîte aux lettres du destinataire : supprime l'élément de la boîte aux lettres de tous les
destinataires. Si vous aviez cliqué sur Supprimer à l'Étape 2, l'élément n'est pas supprimé de
votre boîte aux lettres. Si vous aviez cliqué sur Supprimer et vider à l'Étape 2, l'élément est aussi
supprimé de votre boîte aux lettres.
Toutes les boîtes aux lettres : supprime l'élément de votre boîte aux lettres et de celle tous les
destinataires.
4 Si vous avez choisi de retirer l'élément de la boîte aux lettres d'autres utilisateurs, vous pouvez
saisir un commentaire afin de leur expliquer le motif de la suppression.
5 Cliquez sur OK.
Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
l'élément, puis cliquez sur Propriétés. Un message ne peut pas être retiré s'il a déjà été ouvert.
3.2.4
Renvoi d'un message électronique
Utilisez l'option Renvoyer pour envoyer un message électronique une seconde fois, par exemple
avec des corrections.
1 Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit sur l'élément à renvoyer, puis cliquez sur Renvoyer.
3 S'il s'agit d'un élément à rappel automatique, cliquez sur Cette instance, Toutes les instances ou
À partir de cette instance.
4 Modifiez cet élément si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
5 Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine.
ou
Cliquez sur Non pour conserver cet original.
108
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3.2.5
Modification des rendez-vous, tâches et notes envoyés
Vous pouvez éditer des rendez-vous, des tâches et des notes. Pour éditer des messages, renvoyez
le message comme décrit à la Section 3.2.4, « Renvoi d'un message électronique », page 108.
En cas d'édition d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note, les modifications sont visibles
uniquement sur l'élément ; aucun message n'apparaît dans les boîtes aux lettres des utilisateurs.
L'élément modifié est affiché en gras et une bannière de notification apparaît dans l'élément pour
indiquer aux utilisateurs les parties qui ont été éditées.
Les utilisateurs sont invités à accepter à nouveau l'élément dans les cas suivants :
Rendez-vous : changement de la date, de l'heure ou du lieu de rendez-vous. Les nouveaux
destinataires ajoutés au rendez-vous doivent également donner leur accord. Les utilisateurs qui sont
supprimés d'un rendez-vous reçoivent une notification.
Tâches : changement de la date de début, de la date de fin ou de la description du message.
Notes : changement de la date.
Pour éditer un rendez-vous, une tâche ou une note :
1 Dans le dossier Éléments envoyés ou Agenda, cliquez avec le bouton droit sur le rendez-vous,
la tâche ou la note que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Éditer.
Si vous n'éditez qu'un seul élément au sein d'une série d'éléments récurrents, sélectionnez-le le
jour que vous souhaitez éditer.
2 Si l'élément original était un élément récurrent, cliquez sur Cette instance, Toutes les instances
ou À partir de cette instance.
3 Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Vous n'êtes pas invité à retirer l'élément lorsque vous l'éditez.
3.2.6
Duplication des messages électroniques envoyés
Vous pouvez créer un double d'une tâche, d'une note ou d'un rendez-vous existant en vue de créer
de nouveaux éléments. Lorsque vous effectuez cette opération, l'élément original reste inchangé ; il
n'est pas retiré.
1 Dans le dossier Éléments envoyés ou Agenda, cliquez avec le bouton droit sur le rendez-vous,
la tâche ou la note que vous souhaitez copier, puis cliquez sur Dupliquer.
Si vous ne dupliquez qu'un seul élément au sein d'une série d'éléments récurrents,
sélectionnez-le le jour que vous souhaitez dupliquer.
2 Si l'élément original était un élément récurrent, cliquez sur Cette instance, Toutes les instances
ou À partir de cette instance.
3 Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Une nouvelle tâche ou note ou un nouveau rendez-vous est envoyé et l'élément d'origine que
vous avez dupliqué reste inchangé.
Message électronique
109
3.2.7
Réponse à un message électronique envoyé
Sélectionnez Répondre pour ajouter un commentaire à un élément que vous avez envoyé.
1 Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit sur l'élément auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur
Répondre.
3 Sélectionnez Répondre à l'expéditeur pour n'envoyer la réponse qu'à vous-même.
ou
Sélectionnez Répondre à tous pour envoyer la réponse à vous-même et à tous les autres
destinataires du message d'origine.
4 Cliquez sur OK.
5 Effectuez les ajouts nécessaires dans le message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre
d'outils.
3.2.8
Confirmation de la distribution d'un message envoyé
GroupWise accuse de plusieurs manières la bonne distribution de votre élément.
 « Réception d'une notification sur les éléments envoyés » page 110
 « Demande de réponse pour les éléments envoyés » page 111
 « Notification des destinataires concernant les éléments envoyés » page 112
Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent
disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message
sortant à votre système GroupWise.
Réception d'une notification sur les éléments envoyés
Vous pouvez recevoir une notification lorsque le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse
un rendez-vous ou effectue une tâche.
1 Pour recevoir un accusé de réception pour un élément, ouvrez une vue d'élément, cliquez sur
l'onglet Options d'envoi, puis sur Suivi de l'état.
ou
Pour obtenir un accusé de réception pour tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur
Outils > Options, double-cliquez sur Envoyer, puis cliquez sur l'onglet correspondant au type
d'élément.
110
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2 Dans la zone de groupe Renvoyer une notification, spécifiez le type d'accusé de réception que
vous souhaitez obtenir.
Aucun : aucune action particulière n'est effectuée. Le suivi des informations s'effectue dans les
propriétés des éléments envoyés.
Récépissé : vous recevez un message électronique.
Notifier : vous recevez une alarme de notification.
Notification/Message : vous recevez un message électronique et une alarme de notification.
Cette fonction n'est pas prise en charge lorsque vous envoyez le message à un système autre
que GroupWise.
Si vous avez désélectionné les abonnements aux alarmes et aux notifications, vous ne recevrez
pas de notifications avec Notify. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 8.2,
« Démarrage de Notify », page 274.
Si vous envoyez un élément à une adresse Internet, vous pouvez cliquer sur Activer la
confirmation de distribution. Si le système de messagerie Internet du destinataire active le suivi
de l'état, vous pouvez recevoir l'état relatif à l'élément que vous envoyez.
Demande de réponse pour les éléments envoyés
Vous pouvez informer le destinataire que vous souhaitez recevoir une réponse à un élément
particulier. GroupWise ajoute une phrase à l'élément, indiquant qu'une réponse est demandée et
transforme l'icône de la boîte aux lettres du destinataire en double flèche.
1 Pour demander une réponse pour un élément spécifique, ouvrez une vue d'élément, cliquez sur
l'onglet Options d'envoi, puis sur Général.
ou
Pour demander une réponse pour tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils >
Options, puis double-cliquez sur Envoyer.
2 Cliquez sur Réponse requise, puis précisez à quel moment vous souhaitez recevoir la réponse.
Message électronique
111
Le destinataire de votre message voit
s'afficher à côté du message.
 Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise à votre convenance »
apparaît en haut du message.
 Si vous sélectionnez Sous x jours, « Réponse requise le » apparaît en haut du message.
3 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur OK, puis sur Fermer afin d'enregistrer les paramètres pour tous les éléments.
Notification des destinataires concernant les éléments envoyés
1 Pour informer les destinataires d'un élément spécifique, ouvrez-en une vue, puis cliquez sur
Options d'envoi > Général.
ou
Pour informer les destinataires de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils >
Options, puis double-cliquez sur Envoyer.
2 Sélectionnez Notifier les destinataires.
Les utilisateurs sont automatiquement abonnés aux notifications dans Options. S'ils ont
désélectionné les abonnements aux alarmes et aux notifications, ils ne peuvent pas être notifiés
des messages que vous envoyez. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 8.5,
« Notification de réception des messages d'un autre utilisateur », page 277.
3 Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.
112
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3.3
Réception d'un message électronique et réponse
à celui-ci
GroupWise stocke tous les messages électroniques, les rendez-vous et autres éléments que vous
recevez dans votre Boîte aux lettres.
 Section 3.3.1, « Lecture des messages électroniques reçus », page 114
 Section 3.3.2, « Lecture des pièces jointes », page 117
 Section 3.3.3, « Réponse à un message électronique », page 120
 Section 3.3.4, « Transfert d'un message électronique », page 123
 Section 3.3.5, « Enregistrement d'éléments de la boîte aux lettres », page 123
 Section 3.3.6, « Numéros de téléphone dans les messages électroniques », page 124
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes à partir de votre boîte aux lettres :
 lire des éléments, y répondre et transférer ceux que vous avez reçus ;
 classer les éléments en leur assignant des catégories ou en créant une liste des tâches ;
 déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs ;
 gérer les messages Internet non souhaités à l'aide de la gestion du courrier indésirable ;
 convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un
rendez-vous.
Figure 3-1 Vue Boîte aux lettres
Message électronique
113
3.3.1
Lecture des messages électroniques reçus
Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda.
Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres
utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous personnels apparaissent dans votre agenda et
non dans votre boîte aux lettres.
Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois,
il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre agenda de manière à afficher les
nouveaux messages tout en lisant votre planning.
Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que
vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux
lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un
de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.
Tous les éléments de la boîte aux lettres sont accompagnés d'une icône. Les icônes changent selon
que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.10,
« Identification des icônes affichées en regard des éléments », page 28.
Afin d'identifier plus facilement les éléments et les documents non lus de votre Boîte aux lettres,
ceux-ci apparaissent en gras. Ce comportement se révèle particulièrement pratique pour les fils de
discussion réduits, dans la mesure où cela vous évite de développer chaque fil pour vérifier s'il
contient de nouveaux éléments publiés.
 « Sélection de la vue Lire par défaut » page 114
 « Lecture des éléments » page 115
 « Changement de la police des éléments reçus » page 116
 « Définition de la visionneuse par défaut » page 116
 « Marquage d'un élément comme étant non lu » page 117
 « Marquer un élément comme lu » page 117
Sélection de la vue Lire par défaut
GroupWise utilise par défaut la vue Lire HTML pour afficher les éléments à lire. La vue Lire affiche
correctement les messages électroniques aux formats HTML et texte brut.
Lorsque vous lisez un élément dans GroupWise, vous pouvez sélectionner comment vous voulez
que le message s'affiche. Vous pouvez sélectionner si le message s'affiche au format texte ou HTML.
S'il ne s'agit pas d'un message texte, vous pouvez également sélectionner la police et la taille de
police par défaut.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Vues.
3 Cliquez sur Utiliser les vues par défaut pour la lecture.
4 Sélectionnez Texte brut ou HTML.
Si vous sélectionnez Texte brut, sélectionnez la police et la taille de police dans les champs
correspondants.
5 (Facultatif) Sélectionnez Forcer la vue pour afficher les messages uniquement en texte brut.
6 Cliquez sur OK.
114
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Lecture des éléments
 « Lecture des éléments texte » page 115
 « Lecture des éléments HTML » page 115
Lecture des éléments texte
Selon vos options d'affichage par défaut, les messages texte sont affichés automatiquement au
format texte.
Pour lire un message texte :
1 Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une
nouvelle fenêtre.
ou
Sélectionnez le message pour l'afficher dans l'Aperçu.
Lecture des éléments HTML
Selon vos options d'affichage par défaut, les messages HTML sont affichés automatiquement au
format HTML.
Pour lire un message HTML :
1 Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une
nouvelle fenêtre.
ou
Sélectionnez le message pour l'afficher dans l'Aperçu.
REMARQUE : pour des raisons de sécurité, les images ne sont pas affichées par défaut dans les
messages HTML. Pour afficher les images, cliquez sur GroupWise empêche l'affichage des images
de cette page. Cliquez ici pour afficher les images.
Configuration des options par défaut pour les images dans les
messages électroniques HTML
Lorsque vous recevez un message HTML d'une adresse extérieure, les images sont bloquées pour
des raisons de sécurité. Pour afficher les images du message, cliquez sur le message GroupWise
empêche l'affichage des images de cette page. Cliquez ici pour afficher les images.
Pour définir votre paramètre par défaut pour l'affichage des images HTML externes :
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Indiquez si vous souhaitez Toujours afficher l'avertissement, Ne jamais afficher l'avertissement
ou Vérifier les contacts fréquents.
Si vous sélectionnez Vérifier les contacts fréquents, les images sont affichées si elles
proviennent des destinataires de votre carnet d'adresses Contacts fréquents tandis que
l'avertissement apparaît chez les autres utilisateurs.
4 Cliquez sur OK.
Message électronique
115
Changement de la police des éléments reçus
Ces informations s'appliquent à la lecture d'un élément dans une vue d'élément ou dans l'Aperçu. Ce
changement de police ne se produit que lorsque vous lisez un élément. Dès que vous le fermez et
que vous le rouvrez, il s'affiche dans la police système Windows par défaut ou dans celle utilisée par
l'expéditeur. La police système Windows par défaut affecte tous les programmes de votre bureau.
Pour modifier la police système Windows par défaut, ouvrez le Panneau de configuration et modifiez
les propriétés d'affichage.
Si l'élément a été composé dans une vue HTML, il est impossible de changer la police dans l'Aperçu.
1 Sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier.
2 Cliquez sur Éditer > Police > Police.
3 Cliquez sur une police et sur un style de police.
4 Cliquez sur une taille.
5 Cliquez sur les autres options que vous souhaitez modifier, puis sur OK.
Définition de la visionneuse par défaut
Lorsque vous affichez une pièce jointe à un message dans GroupWise, vous pouvez choisir d'utiliser
l'application d'affichage par défaut correspondant au type de fichier de la pièce jointe. Les
visionneuses suivantes sont utilisables au sein de GroupWise :
 Adobe Acrobat
 Microsoft Office
 LibreOffice.org
 Apple QuickTime
 Adobe Flash
 AutoVue
Pour modifier la visionneuse par défaut :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Éditeurs/visionneuses.
3 Dans la zone Visionneuses, sélectionnez la visionneuse à utiliser.
4 Cliquez sur OK.
116
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Marquage d'un élément comme étant non lu
Si vous ouvrez un élément, puis décidez finalement de le lire plus tard, vous pouvez le marquer
comme étant « Non lu ». Il est alors mis en gras et son icône change pour indiquer qu'il n'est pas
ouvert.
1 Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
2 Cliquez sur Opérations > Marquer comme non lu.
Si vous ouvrez un élément, puis le marquez comme étant « Non lu », son état dans la fenêtre
Propriétés ne change pas. Son expéditeur voit toujours l'état de l'élément comme « Non ouvert ».
Marquer un élément comme lu
1 Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.
2 Cliquez sur Opérations > Marquer lu.
Le fait de marquer un élément comme étant lu change son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si
vous n'avez pas ouvert un élément, mais que vous l'avez marqué comme étant lu, son expéditeur voit
l'état Ouvert.
3.3.2
Lecture des pièces jointes
GroupWise permet d'envoyer et de recevoir des pièces jointes avec les éléments. Lorsque vous
recevez une pièce jointe avec un élément, la liste des pièces jointes s'affiche dans la fenêtre Pièces
jointes ou à droite de l'objet.
 « Affichage des fichiers joints » page 117
 « Ouverture des fichiers joints » page 118
 « Enregistrement des fichiers joints » page 118
 « Glissement-déplacement de pièces jointes » page 119
 « Modification des pièces jointes » page 119
 « Transfert ou réponse avec des pièces jointes éditées » page 119
 « Affichage des vCards jointes » page 120
Affichage des fichiers joints
Lorsque vous cliquez sur une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message de
l'Aperçu. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois
que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de la pièce jointe n'est pas pris en
charge, un message d'erreur apparaît.
1 Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
2 Cliquez sur la pièce jointe.
ou
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur Afficher la pièce
jointe ou Afficher dans une nouvelle fenêtre.
ou
Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier >
Pièces jointes > Afficher.
Message électronique
117
Si vous recevez un message indiquant « La pièce jointe ne peut être visualisée qu'avec une
application externe », vous devez ouvrir le fichier. Pour plus d'informations sur l'ouverture d'une pièce
jointe, reportez-vous à la section « Ouverture des fichiers joints » page 118.
Ouverture des fichiers joints
Lorsque vous ouvrez un fichier joint (en double-cliquant sur celui-ci), GroupWise détermine
l'application qui permet de l'ouvrir. Vous pouvez accepter l'application proposée ou saisir le chemin et
le nom de fichier d'une autre application.
1 Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.
2 Double-cliquez sur la pièce jointe.
ou
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis sur Ouvrir ou Ouvrir avec.
ou
Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier >
Pièces jointes > Ouvrir.
Par défaut, GroupWise affiche un message d'avertissement lorsque la pièce jointe dépasse 1 000 Ko
(1 Mo).
Pour supprimer le message d'avertissement, procédez comme suit :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Désélectionnez Avertir si supérieur à.
Vous pouvez également modifier la taille des pièces jointes pour lesquelles ce message
d'avertissement s'affiche.
4 Cliquez sur OK.
Modification de l'emplacement par défaut des pièces jointes ouvertes
Vous pouvez modifier l'emplacement par défaut où sont stockées les pièces jointes ouvertes :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.
3 Dans le champ Opened attachments (Pièces jointes ouvertes), spécifiez le nouvel emplacement
ou naviguez jusqu'à l'emplacement désiré.
Enregistrement des fichiers joints
Pour enregistrer un fichier joint à un message électronique :
1 Double-cliquez sur le message pour l'ouvrir.
2 Cliquez avec le bouton droit sur le fichier joint que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur
Enregistrer sous.
3 Accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier, modifiez son nom si
nécessaire, puis cliquez sur Enregistrer.
118
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Pour modifier l'emplacement d'enregistrement par défaut des pièces jointes :
1 Depuis la boîte aux lettres, cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.
3 Sous Enregistrer, emprunter, saisissez l'emplacement souhaité, puis cliquez sur OK.
Glissement-déplacement de pièces jointes
Lorsque vous recevez un élément, vous pouvez faire glisser chacune des pièces qui y sont jointes
vers un dossier ou votre bureau. Si vous déplacez une pièce jointe de référence au document en la
faisant glisser, elle se transforme en raccourci de référence au document ou de copie de document,
suivant les droits dont vous disposez sur ce document et la disponibilité de la bibliothèque.
Modification des pièces jointes
Lorsque vous recevez une pièce jointe qui peut être modifiée, vous pouvez y apporter des
modifications et l'enregistrer comme copie dans le message électronique d'origine.
1 Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe à éditer.
2 Cliquez sur la pièce jointe avec le bouton droit, puis cliquez sur Ouvrir.
ou
Si vous souhaitez sélectionner le programme avec lequel vous allez éditer la pièce jointe,
cliquez avec le bouton droit sur cette dernière, sélectionnez Ouvrir avec, choisissez le
programme à utiliser, puis cliquez sur OK.
3 Apportez les modifications souhaitées à la pièce jointe, enregistrez-la, puis fermez-la.
Transfert ou réponse avec des pièces jointes éditées
Lorsque vous recevez un message électronique contenant une pièce jointe, vous pouvez éditer cette
dernière, puis transférer le message ou y répondre. La pièce jointe modifiée est alors incluse dans le
message électronique avec la pièce jointe d'origine, qui reste inchangée. Vous pouvez éditer la pièce
jointe autant de fois que vous le souhaitez, cependant seule la dernière version sera enregistrée.
1 Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe à éditer et à renvoyer.
2 Cliquez sur la pièce jointe avec le bouton droit, puis cliquez sur Ouvrir.
ou
Si vous souhaitez sélectionner le programme avec lequel vous allez éditer la pièce jointe,
cliquez avec le bouton droit sur cette dernière, sélectionnez Ouvrir avec, choisissez le
programme à utiliser, puis cliquez sur OK.
3 Apportez les modifications souhaitées à la pièce jointe, enregistrez-la, puis fermez-la.
Une version modifiée de la pièce jointe figure désormais dans le message électronique d'origine.
4 Cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer pour renvoyer la pièce jointe.
5 Lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Oui pour joindre le document modifié au nouveau
message.
6 Poursuivez la rédaction de votre message, puis cliquez sur Envoyer.
Message électronique
119
Affichage des vCards jointes
Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par
l'Internet Mail Consortium.
Pour afficher une vCard jointe à un élément :
1 Cliquez avec le bouton droit sur la vCard.
2 Cliquez sur Afficher la pièce jointe.
Pour plus d'informations sur l'importation des données d'une vCard dans un carnet d'adresses,
reportez-vous à la section « Importation des contacts d'une vCard » page 246.
3.3.3
Réponse à un message électronique
Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à tous les destinataires de
l'élément d'origine ou uniquement à l'expéditeur. Vous pouvez aussi inclure une copie du message
d'origine dans votre réponse. Votre réponse comporte Re: avant le texte de l'objet d'origine. Vous
pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez. Si vous souhaitez simplement répondre rapidement à
un élément, vous pouvez utiliser la fonction Réponse rapide pour donner instantanément votre avis
sur l'élément.
 « Réponse à un message électronique » page 120
 « Insertion du message de l'expéditeur ou de pièces jointes dans une réponse » page 121
 « Configuration du format de la réponse automatique » page 121
 « Configuration d'une réponse automatique » page 122
 « Réponse à un message électronique d'un dossier partagé » page 122
 « Utilisation de la fonction Réponse rapide » page 122
Réponse à un message électronique
Option 1 :
1 Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.
2 Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils pour n'envoyer le message électronique qu'à
l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Répondre à tous dans la barre d'outils pour envoyer le message électronique à
l'expéditeur et à tous les destinataires.
3 Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Option 2 :
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'élément auquel vous souhaitez répondre.
2 Cliquez sur Répondre.
La vue Composer s'ouvre et les options de composition s'affichent dans le menu coulissant
Options.
3 Sélectionnez à l'expéditeur pour n'envoyer la réponse qu'à l'expéditeur.
ou
120
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Cliquez sur à tous pour envoyer le message électronique à l'expéditeur et à tous les
destinataires.
4 Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Si l'élément d'origine comportait des destinataires en copie carbone ou en copie masquée et si vous
choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires en copie
carbone mais pas aux destinataires en copie masquée.
Insertion du message de l'expéditeur ou de pièces jointes dans une
réponse
Lorsque vous répondez à un courrier électronique, vous pouvez inclure le message de l'expéditeur
ainsi que toutes les pièces jointes à celui-ci en sélectionnant ces options dans le menu coulissant
Options de la vue Composer.
1 Sélectionnez le courrier auquel vous souhaitez répondre, puis cliquez sur Répondre dans la
barre d'outils.
2 Dans la vue Composer, ouvrez le menu déroulant Options dans le menu coulissant Options.
3 Indiquez si vous voulez répondre à l'expéditeur ou également à tous les destinataires du
message.
4 Pour inclure le message de l'expéditeur, sélectionnez Inclure le message de l'expéditeur.
5 Pour inclure les pièces jointes de l'expéditeur dans la réponse, sélectionnez Inclure les pièces
jointes de l'expéditeur.
6 Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Configuration du format de la réponse automatique
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Format de réponse.
3 Si vous utilisez le format de réponse en texte brut, sélectionnez l'une des options de format
suivantes :
GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et
l'heure.
Inclure les en-têtes : permet de sélectionner le caractère de séparation ; inclut l'expéditeur, le
destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.
Standard Internet : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet également de
choisir si vous souhaitez inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et
l'identifiant du message d'origine.
Couleur du texte : disponible uniquement pour l'option Standard Internet. Permet de
sélectionner la couleur de la réponse. Celle-ci est appliquée au texte d'origine, et non au
nouveau texte saisi.
Entrer ma réponse : sélectionnez Haut ou Bas si vous avez choisi Inclure les en-têtes ou
Standard Internet ci-dessus.
4 Si vous utilisez le format de réponse HTML, sélectionnez l'une des options de format suivantes :
GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et
l'heure.
Message électronique
121
HTML amélioré : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet également de
choisir si vous souhaitez inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et
l'identifiant du message d'origine. Sélectionnez Inclure les en-têtes pour inclure l'expéditeur, le
destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.
Entrer ma réponse : sélectionnez Haut ou Bas si vous avez sélectionné HTML amélioré cidessus.
5 Cliquez sur OK.
Configuration d'une réponse automatique
Si vous comptez vous absenter pendant une longue période, vous pouvez créer une règle pour
répondre aux messages reçus en votre absence. Pour connaître la procédure, reportez-vous à la
Section 9.4.2, « Création d'une règle de congé ou Réponse automatique », page 285.
Réponse à un message électronique d'un dossier partagé
1 Ouvrez ou sélectionnez un élément dans le dossier partagé.
2 Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.
ou
Cliquez avec le bouton droit sur un élément, puis cliquez sur Répondre.
3 Dans le menu coulissant Options de la vue Composer, cliquez sur une option de réponse.
Vous pouvez répondre à l'objet de conversation d'origine ou à toute réponse de suivi dans le fil
de discussion. Dans les deux cas, ces réponses sont publiées dans le dossier partagé et ne sont
pas envoyées aux utilisateurs.
Si vous répondez en privé à la personne qui a écrit l'élément, votre réponse n'est pas publiée
dans le dossier partagé.
4 Cliquez sur OK.
5 Saisissez votre réponse, puis cliquez sur Publier ou Envoyer dans la barre d'outils.
Utilisation de la fonction Réponse rapide
La fonction Réponse rapide vous permet de répondre à un élément sans envoyer manuellement une
réponse. Cette fonctionnalité se trouve en bas à droite de la vue de lecture. Lorsqu'une réponse
rapide est sélectionnée, l'expéditeur de l'élément en est informé et peut la consulter dans l'en-tête de
l'élément envoyé.
1 Dans la partie inférieure droite de la vue de lecture d'un élément, cliquez sur aucune sélection en
regard de réponse rapide.
2 Sélectionnez la réponse que vous souhaitez envoyer dans la liste préformée.
3 (Facultatif) L'option Répondre avec commentaire... vous permet d'ajouter des commentaires à la
réponse sélectionnée. Une fois votre commentaire saisi et la réponse sélectionnée, cliquez sur
OK.
122
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3.3.4
Transfert d'un message électronique
Utilisez l'option Transférer pour envoyer les éléments reçus ou les références de document à d'autres
utilisateurs. Le message électronique contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que
vous avez apporté.
 « Transfert d'un message électronique » page 123
 « Transfert de plusieurs messages électroniques » page 123
Si vous souhaitez transférer automatiquement plusieurs messages ou leur totalité vers un autre
compte de messagerie, reportez-vous à la Section 9.4.3, « Création d'une règle pour transférer tous
les messages vers un autre compte », page 286.
Transfert d'un message électronique
1 Ouvrez l'élément que vous souhaitez transférer.
2 (Facultatif) Cliquez sur la flèche de liste déroulante du bouton Transférer, puis sélectionnez
l'option de transfert à utiliser.
L'option choisie est enregistrée comme paramètre par défaut pour la prochaine fois où vous
utiliserez le bouton Transférer.
3 Cliquez sur Transférer dans la barre d'outils.
ou
Cliquez sur Opérations > Transférer sous forme de pièce jointe.
4 Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.
5 (Facultatif) Saisissez un message.
6 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
REMARQUE : les options de transfert se trouvent dans le menu déroulant Options du menu
coulissant Options de la vue Composer.
Transfert de plusieurs messages électroniques
1 Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez les éléments à transférer en cliquant dessus tout en
maintenant la touche Ctrl enfoncée.
2 Cliquez sur Opérations > Transférer sous forme de pièce jointe.
3 Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.
4 (Facultatif) Saisissez un message.
5 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
3.3.5
Enregistrement d'éléments de la boîte aux lettres
Les éléments sont enregistrés avec l'extension .rtf, ce qui permet de les ouvrir également dans un
logiciel de traitement de texte. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format d'origine.
1 Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez
enregistrer, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
2 Cliquez sur l'élément et les pièces jointes que vous souhaitez enregistrer tout en maintenant la
touche Ctrl enfoncée.
Message électronique
123
3 Pour enregistrer un élément sur le disque ou dans une bibliothèque GroupWise, sélectionnez-le.
4 Saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément dans le champ Nom de fichier.
ou
Saisissez un objet dans le champ Objet.
5 Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, accédez au
répertoire souhaité.
ou
Pour enregistrer l'élément dans une autre bibliothèque GroupWise, cliquez sur la liste
déroulante, puis sélectionnez un nom de bibliothèque.
6 Si vous effectuez l'enregistrement dans une bibliothèque GroupWise, assurez-vous que l'option
Définir les propriétés en utilisant les valeurs par défaut est sélectionnée, sauf si vous préférez
définir les propriétés du document à cette étape.
7 Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.
3.3.6
Numéros de téléphone dans les messages électroniques
Lorsqu'un numéro à 10 ou 11 chiffres est inclus dans un message électronique, il peut être affiché
sous la forme d'un lien hypertexte afin que vous puissiez le composer via Skype ou l'opérateur de
téléphonie par défaut de votre système d'exploitation.
Pour que les numéros à 10 ou 11 chiffres soient identifiés en tant que numéros de téléphone, vous
devez sélectionner un opérateur de téléphonie par défaut.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Dans la liste déroulante Opérateur de téléphonie par défaut, sélectionnez l'une des options ci-
dessous :
 Aucun : affiche les numéros de téléphone sous forme de texte ordinaire et non
d'hyperliens.
 Opérateur de téléphonie par défaut : utilise l'opérateur de téléphonie par défaut de votre
système d'exploitation.
 Skype: utilise Skype pour effectuer l'appel lorsque vous cliquez sur un numéro de
téléphone.
Pour plus d'informations sur les appels effectués depuis GroupWise à l'aide de Skype,
reportez-vous au document Démarrage rapide de GroupWise et Skype (http://
www.novell.com/documentation/groupwise2014/pdfdoc/gw2014_qs_skype/
gw2014_qs_skype.pdf).
3.4
Gestion des messages électroniques reçus
 Section 3.4.1, « Personnalisation des messages électroniques envoyés ou reçus », page 125
 Section 3.4.2, « Changement du type d'élément du message électronique », page 128
 Section 3.4.3, « Enregistrement d'un message électronique reçu sur le disque ou dans une
bibliothèque GroupWise », page 128
 Section 3.4.4, « Suppression de messages électroniques », page 130
 Section 3.4.5, « Affichage du fil de discussion d'un message électronique », page 130
 Section 3.4.6, « Affichage des messages non lus uniquement », page 130
124
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 Section 3.4.7, « Affichage de la source des messages externes », page 131
 Section 3.4.8, « Archivage et sauvegarde des messages électroniques », page 131
3.4.1
Personnalisation des messages électroniques envoyés ou
reçus
Lorsque vous envoyez ou recevez un message électronique, vous pouvez ouvrir le menu coulissant
Options et cliquer sur le menu déroulant Personnaliser pour ajouter des informations personnelles à
ce message. Vous pouvez change l'objet, ajouter une note, sélectionner une catégorie et ajouter les
contacts associés au message.
 « Modification de l'objet d'un message électronique que vous envoyez ou recevez » page 125
 « Ajout d'une note à un message électronique que vous envoyez ou recevez » page 126
 « Procédure pour joindre un fichier à un élément que vous envoyez ou recevez » page 126
 « Assignation d'une catégorie à un message électronique que vous envoyez ou recevez »
page 127
 « Ajout d'un contact à un message électronique que vous envoyez ou recevez » page 127
Modification de l'objet d'un message électronique que vous envoyez
ou recevez
Si vous personnalisez un objet, le nouvel objet s'affiche dans votre boîte aux lettres et dans votre
agenda ainsi que dans la boîte aux lettres et dans l'agenda de quiconque vous sert de mandataire. Si
vous modifiez l'objet d'un élément dans un dossier partagé, les autres utilisateurs du dossier partagé
continuent de visualiser l'objet initial.
1 Ouvrez un élément de la boîte aux lettres, du dossier Éléments envoyés ou de l'agenda.
2 Cliquez sur l'icône Éditer
située à côté de la ligne d'objet, puis saisissez un nouvel objet dans
le champ Mon Objet.
Message électronique
125
Pour afficher l'objet initial, ouvrez l'élément et lisez le contenu du champ Objet dans l'en-tête de
l'élément.
Lorsque vous effectuez une recherche sur un mot spécifique du champ Objet, les résultats de la
recherche indiquent les éléments dont l'objet initial ou personnalisé contient ce mot. Lorsque vous
créez une recherche avancée, utilisez le champ Objet pour rechercher l'objet initial et le champ Mon
objet pour rechercher l'objet personnalisé.
Lorsque vous créez une règle qui vise à rechercher un mot donné dans le champ Objet, la règle
effectue la recherche uniquement sur l'objet initial.
Ajout d'une note à un message électronique que vous envoyez ou
recevez
Lorsque vous ajoutez une note à un message électronique que vous envoyez ou recevez, vous et
vos mandataires pouvez l'afficher. Vous ne pouvez afficher la note qu'en ouvrant le message
électronique, puis en cliquant sur le menu déroulant Personnaliser du menu coulissant Options.
1 Ouvrez un élément de la boîte aux lettres, du dossier Éléments envoyés ou de l'agenda.
2 Ouvrez le menu coulissant Options, puis cliquez sur le menu déroulant Personnaliser.
3 Dans le champ Mes notes, saisissez votre note. La note est enregistrée automatiquement
lorsque vous quittez le menu déroulant Personnaliser.
Procédure pour joindre un fichier à un élément que vous envoyez ou
recevez
Vous pouvez ajouter une pièce jointe personnelle à des éléments que vous envoyez ou recevez. La
pièce jointe est visible par vous seul et n'est pas envoyée lorsque vous répondez à un élément ou
lorsque vous le transférez.
Pour joindre un fichier personnel à un élément :
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur Joindre un fichier
personnel.
2 Recherchez et sélectionnez le ou les fichiers à joindre.
Pour supprimer un fichier joint, cliquez dessus avec le bouton droit, puis sélectionnez Supprimer
le fichier personnel.
3 Cliquez sur OK.
126
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Vous pouvez également faire glisser une pièce jointe dans la fenêtre des pièces jointes.
Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte
aucunement un fichier que vous avez joint à un élément.
Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est
simplement retiré de la liste des pièces jointes.
Assignation d'une catégorie à un message électronique que vous
envoyez ou recevez
Les catégories permettent d'organiser vos éléments. Vous pouvez assigner une catégorie à n'importe
quel élément, y compris les contacts que vous envoyez ou recevez. Vous créez et ajoutez des
catégories et pouvez identifier chaque catégorie par une couleur. Les couleurs s'affichent dans la liste
des éléments et dans l'agenda.
Pour plus d'informations sur l'assignation d'une catégorie à un élément, reportez-vous à la section
« Assignation rapide de catégories à des éléments » page 41.
Ajout d'un contact à un message électronique que vous envoyez ou
recevez
Lorsque vous ajoutez un contact à un message électronique que vous envoyez ou recevez, ce
message électronique est ensuite associé au contact ajouté. Cela est pratique lorsque vous affichez
l'historique d'un contact particulier. En effet, le message électronique s'affiche dans l'historique du
contact même si ce dernier n'a pas envoyé ce message électronique. Pour plus d'informations sur
l'historique des contacts, reportez-vous à la section « Affichage de toute la correspondance avec un
contact » page 220.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs comme contacts à un message électronique durant la
composition du message, comme décrit à la section « Ajout d'un contact à un message
électronique » page 102.
Pour ajouter un contact à un message électronique envoyé ou reçu :
1 Ouvrez un élément de la boîte aux lettres, du dossier Éléments envoyés ou de l'agenda.
2 Ouvrez le menu coulissant Options, puis cliquez sur le menu déroulant Personnaliser.
3 Dans le champ Contact, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez
l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.
ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, cliquez sur l'icône Adresse > Sélecteur en
regard du champ Contact. Double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
Message électronique
127
3.4.2
Changement du type d'élément du message électronique
Vous pouvez convertir un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément. Vous
pouvez, par exemple, transformer un message électronique de votre boîte aux lettres en rendez-vous
dans votre agenda. Le nouveau rendez-vous contient toutes les informations du message
électronique (telles que les zones À, CC et CM, l'objet et le texte du message) applicables au rendezvous.
Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel
qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le
nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.
Lorsque vous convertissez un élément, GroupWise affiche la vue d'élément par défaut sélectionnée
dans Options - Environnement.
1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément dont vous souhaitez modifier le type.
2 Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur un type d'élément.
ou
Cliquez sur Éditer > Passer à > Suite, puis sélectionnez un type d'élément. Vous pouvez choisir
entre éléments personnels et éléments de groupe.
Les éléments personnels sont directement envoyés vers votre agenda. Les éléments de groupe
sont envoyés aux boîtes aux lettres individuelles et aux groupes auxquels les messages sont
adressés.
3 Saisissez toutes les informations requises.
4 Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.
Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel
qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le
nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.
3.4.3
Enregistrement d'un message électronique reçu sur le
disque ou dans une bibliothèque GroupWise
Les éléments enregistrés restent dans votre boîte aux lettres et dans votre agenda et sont également
copiés à l'emplacement que vous avez indiqué. Les éléments enregistrés sur le disque peuvent être
sauvegardés au format texte, RTF ou de message Internet. Les pièces jointes sont enregistrées dans
leur format d'origine.
1 Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez
enregistrer, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
128
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2 Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur l'élément et les pièces jointes que vous
voulez enregistrer.
3 Pour enregistrer un élément sur le disque ou dans une bibliothèque GroupWise, sélectionnez-le.
4 Dans le champ Nom de fichier, saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément.
ou
Dans le champ Objet, saisissez un objet.
5 Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, accédez au
répertoire souhaité.
ou
Pour enregistrer l'élément dans une autre bibliothèque GroupWise, cliquez sur la liste
déroulante, puis sélectionnez un nom de bibliothèque.
6 Si vous effectuez l'enregistrement dans une bibliothèque GroupWise, assurez-vous que l'option
Définir les propriétés en utilisant les valeurs par défaut est sélectionnée, sauf si vous préférez
définir les propriétés du document à cette étape.
7 Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.
Glissement-déplacement de messages électroniques
Vous pouvez glisser-déplacer un élément depuis GroupWise vers l'emplacement dans lequel vous
voulez enregistrer le fichier. Par exemple, vous pouvez faire glisser un message et le déplacer dans
un dossier de projet sur votre bureau Windows ou dans un autre client de messagerie électronique.
Les fichiers sur lesquels vous effectuez une opération de glisser-déplacer sont enregistrés dans l'un
des deux formats suivants : un raccourci vers le message d'origine au format .gwi ou une copie du
message d'origine au format .eml.
Pour changer de format :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Sous Faire glisser le message vers le bureau, sélectionnez Créer un raccourci (.gwi) ou Créer
une copie (.eml).
Message électronique
129
3.4.4
Suppression de messages électroniques
Utilisez l'option Supprimer pour retirer les éléments sélectionnés de votre boîte aux lettres.
Vous pouvez également utiliser cette option pour retirer des éléments que vous avez envoyés. Vous
pouvez retirer des messages électroniques et téléphoniques si leur destinataire ne les a pas lus ou
s'ils n'ont pas été envoyés sur Internet. Vous pouvez retirer des rendez-vous, des notes et des tâches
quand vous le souhaitez. Pour plus d'informations sur le retrait d'éléments envoyés, reportez-vous à
la Section 3.2.3, « Retrait des messages électroniques envoyés », page 108.
Si vous recevez du courrier indésirable qui requiert une suppression manuelle fréquente, vous
souhaiterez peut-être configurer la fonction de gestion du courrier indésirable. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section « Gestion des messages électroniques indésirables
(spam) » page 133.
Pour supprimer des éléments de la boîte aux lettres :
1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis appuyez sur la touche
Suppr.
2 Si vous supprimez un élément envoyé, la boîte de dialogue Supprimer l'élément s'affiche.
Sélectionnez l'option Supprimer de appropriée, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
 Ma boîte aux lettres
 Boîte aux lettres du destinataire
 Toutes les boîtes aux lettres
Si vous supprimez de votre boîte aux lettres une référence au document, seule cette référence est
supprimée. Le document reste dans la bibliothèque.
Les éléments supprimés sont déplacés vers votre corbeille et y demeurent jusqu'à ce que cette
dernière soit vidée.
3.4.5
Affichage du fil de discussion d'un message électronique
Les fils de discussion affichent la discussion par message électronique d'un élément original ainsi
que toutes ses réponses groupées par ordre hiérarchique. Lorsque vous affichez le fil de discussion
d'un message électronique que vous recevez, la liste de tous les messages envoyés et reçus
s'affiche au-dessus du message électronique.
1 Double-cliquez sur un élément que vous voulez afficher.
2 Cliquez sur l'onglet Suivi de discussion.
3.4.6
Affichage des messages non lus uniquement
Pour lire rapidement tous vos messages non lus, vous pouvez créez un dossier qui n'affiche que
ceux-ci. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Création d'un dossier pour l'affichage
des éléments non lus » page 59.
130
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3.4.7
Affichage de la source des messages externes
Lorsque vous recevez ou que vous envoyez des messages depuis ou vers des systèmes externes,
vous pouvez en afficher la source. La source comprend toutes les données contenues dans un
message.
1 Double-cliquez sur un élément que vous avez reçu d'une source externe.
2 Cliquez sur l'onglet Source du message.
3.4.8
Archivage et sauvegarde des messages électroniques
Le nombre des messages électroniques peut augmenter rapidement. Reportez-vous au Chapitre 16,
« Gestion de GroupWise », page 343 pour les stratégies de gestion à long terme.
3.5
Impression de messages électroniques
Dans GroupWise, vous pouvez imprimer n'importe quel élément et ses pièces jointes.
Lorsque vous imprimez un élément, le contenu des champs De, À, Date, Objet et CC, ainsi que le
nom des pièces jointes, apparaissent en haut de la page.
 Section 3.5.1, « Sélection d'une imprimante », page 131
 Section 3.5.2, « Impression d'un message électronique avec des pièces jointes », page 131
 Section 3.5.3, « Affichage d'un en-tête », page 132
 Section 3.5.4, « Modification de la taille de la police d'impression par défaut dans les éléments
en texte brut », page 132
 Section 3.5.5, « Impression d'une liste d'éléments », page 132
 Section 3.5.6, « Configuration de l'option d'impression par défaut pour les listes de distribution »,
page 132
3.5.1
Sélection d'une imprimante
1 Dans l'Aperçu ou dans un élément ouvert, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
message, puis cliquez sur Imprimer.
2 Dans la zone Sélectionner l'imprimante, sélectionnez l'imprimante à utiliser.
3 Cliquez sur Imprimer.
3.5.2
Impression d'un message électronique avec des pièces
jointes
1 Dans la liste d'éléments de votre boîte aux lettres, ouvrez l'élément à imprimer.
2 Cliquez sur Fichier > Imprimer.
3 Sélectionnez les éléments et les pièces jointes à imprimer.
Sélectionnez Imprimer la pièce jointe avec l'application associée pour lancer l'application avec
laquelle le fichier joint a été créé (si cette application est disponible). L'impression peut alors
prendre plus de temps mais un formatage correct du fichier est garanti. Réaliser une impression
à partir de GroupWise permet de gagner du temps, le format du fichier joint risque d'être modifié.
Message électronique
131
4 Cliquez sur Imprimer.
Si vous lancez une application associée, vous devez sélectionner le fichier pour l'imprimer une
fois l'application ouverte. Lorsque l'impression est terminée, fermez l'application.
3.5.3
Affichage d'un en-tête
Pour afficher un en-tête sur la page lors de l'impression d'un élément :
1 Cliquez avec le bouton droit sur un élément de texte, puis cliquez sur Imprimante > Options
d'impression.
2 Dans le champ Nom du travail, ajoutez un %f pour afficher le nom du fichier et un %p pour
afficher le chemin.
3 Cliquez sur OK.
3.5.4
Modification de la taille de la police d'impression par défaut
dans les éléments en texte brut
Pour modifier la taille de la police d'impression par défaut dans les éléments en texte brut, procédez
comme suit :
1 Ouvrez le message électronique à imprimer.
2 Cliquez sur Fichier > Imprimer > Options d'impression.
3 Cliquez sur Changer sous Police par défaut, puis sélectionnez le type et la taille de police de
votre choix.
4 Cliquez sur OK, puis de nouveau sur OK pour enregistrer les modifications.
3.5.5
Impression d'une liste d'éléments
La fonction d'impression de listes d'éléments imprime la liste de tous les messages électroniques
affichés dans le dossier sélectionné.
1 Sélectionnez un dossier.
2 Sélectionnez un élément du dossier.
3 Cliquez sur Fichier > Imprimer > Imprimer la liste.
3.5.6
Configuration de l'option d'impression par défaut pour les
listes de distribution
Lorsque vous imprimez un élément ayant une liste de distribution, vous pouvez choisir d'imprimer la
liste complète ou une liste de distribution courte. Si vous choisissez d'imprimer une liste de
distribution courte, une ligne de la liste de distribution est imprimée.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut, puis dans la zone de groupe Impression, sélectionner
Imprimer la liste de distribution courte ou Imprimer la liste de distribution complète.
132
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3.6
Gestion des messages électroniques indésirables
(spam)
Utilisez la fonction Gestion du courrier indésirable pour décider comment traiter les messages
électroniques Internet et les rendez-vous de l'agenda non souhaités qui sont envoyés à votre
adresse électronique GroupWise.
 Section 3.6.1, « Présentation de la gestion du courrier indésirable », page 133
 Section 3.6.2, « Blocage ou redirection de tous les messages d'un utilisateur particulier vers le
dossier courrier indésirable », page 135
 Section 3.6.3, « Blocage ou redirection des messages provenant d'un domaine Internet
particulier vers le dossier courrier indésirable », page 136
 Section 3.6.4, « Redirection des messages provenant d'utilisateurs qui ne figurent pas dans vos
carnets d'adresses personnels vers le dossier Courrier indésirable », page 137
 Section 3.6.5, « Arrêt du blocage des messages électroniques provenant d'un utilisateur ou d'un
domaine Internet ou de leur redirection vers le dossier Courrier indésirable », page 137
 Section 3.6.6, « Modification des listes et paramètres de gestion du courrier indésirable »,
page 138
 Section 3.6.7, « Suppression automatique d'éléments du dossier de courrier indésirable »,
page 139
 Section 3.6.8, « Suppression manuelle d'éléments du dossier de courrier indésirable »,
page 139
3.6.1
Présentation de la gestion du courrier indésirable
Les courriers Internet incluent tous les messages électroniques dont l'adresse de l'expéditeur se
présente sous la forme [email protected], [email protected], etc.
La figure suivante est un exemple de message électronique Internet :
Figure 3-2 Message électronique provenant d'Internet
La gestion du courrier indésirable ne s'applique pas au courrier ou aux rendez-vous internes, c'est-àdire le courrier dont l'expéditeur fait partie de votre système GroupWise et dont le champ De affiche
uniquement le nom de l'expéditeur, et non une adresse Internet (voir ci-avant). Si vous souhaitez
bloquer des messages ou des rendez-vous ou les rediriger vers le dossier de courrier indésirable,
vous pouvez utiliser des règles. (Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 9.4, « Création
d'une règle », page 284.)
La figure suivante est un exemple de message électronique interne :
Message électronique
133
Figure 3-3 Message électronique provenant d'un utilisateur GroupWise
Vous disposez de trois options pour bloquer ou rejeter des messages électroniques provenant
d'Internet :
 Vous pouvez ajouter des adresses électroniques individuelles ou des domaines Internet entiers
à une liste de blocage. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines Internet
sont bloqués et n'atteignent jamais votre boîte aux lettres.
Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après le caractère @. Par
exemple, dans l'adresse [email protected], le domaine Internet est exemple.com.
Cependant, les messages provenant de contacts qui figurent dans votre carnet d'adresses
Contacts fréquents et votre carnet d'adresses d'entreprise ne sont pas bloqués.
 Vous pouvez ajouter des adresses électroniques individuelles ou des domaines Internet entiers
à une liste de courrier indésirable. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines
Internet sont distribués dans le dossier Courrier indésirable de votre boîte aux lettres. Vous
pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après un
certain nombre de jours.
Figure 3-4 Liste complète des dossiers affichant le dossier Courrier indésirable
 Vous pouvez spécifier que les messages électroniques qui proviennent d'utilisateurs dont les
adresses ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels (dont votre carnet d'adresses
Contacts fréquents et tout carnet d'adresses personnel que vous avez créé) soient envoyés vers
le dossier Courrier indésirable. Elle est parfois appelée « liste rouge ».
Pour plus d'informations sur le dossier du courrier indésirable, reportez-vous à la section « Dossier
Courrier indésirable » page 23.
Outre la liste de blocage et la liste de courrier indésirable, il existe également une liste d'approbation.
Utilisez cette liste pour ajouter des adresses électroniques ou des domaines Internet que vous ne
souhaitez pas bloquer ou rediriger vers le dossier de courrier indésirable. Cette liste prime sur les
deux autres listes. Par exemple, votre liste de blocage comporte l'entrée exemple.com, mais
l'adresse de l'un de vos amis est [email protected]. Vous pouvez donc ajouter l'adresse de cet
ami à la liste d'approbation.
Si, en mode Caching ou Remote, vous définissez des options de gestion du courrier indésirable,
veillez à assurer la synchronisation avec votre boîte aux lettres en ligne afin de disposer des mêmes
options lorsque vous vous connectez à GroupWise sur un autre ordinateur.
134
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Votre administrateur GroupWise peut désactiver la gestion du courrier indésirable afin qu'elle ne soit
pas disponible.
3.6.2
Blocage ou redirection de tous les messages d'un
utilisateur particulier vers le dossier courrier indésirable
Lorsque vous bloquez tous les messages d'utilisateurs donnés comme indiqué au sein de cette
section, les utilisateurs bloqués qui vous envoient des messages ne reçoivent de GroupWise aucune
notification leur spécifiant que leurs messages sont bloqués.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément qui comporte une adresse Internet, puis
cliquez sur Courrier indésirable.
2 Cliquez sur Rejeter l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Bloquer l'expéditeur.
3 Sélectionnez Rejeter les messages provenant de cette adresse ou Bloquer les messages
provenant de cette adresse.
Si vous choisissez de rejeter un message, l'adresse est ajoutée à la liste de courrier indésirable.
Tous les prochains messages provenant de cette adresse électronique seront distribués dans le
dossier Courrier indésirable .
Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après
un certain nombre de jours. Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers que si une option de
courrier indésirable est activée ou si une adresse ou un domaine Internet est ajouté(e) à la liste
de courrier indésirable (ce qui active l'option Liste de courrier indésirable).
Si vous choisissez de bloquer un message, l'adresse est ajoutée à la liste de blocage. Aucun
des prochains messages provenant de cette adresse électronique ne sera distribué dans votre
boîte aux lettres.
Votre liste de courrier indésirable et votre liste de blocage peuvent contenir chacune
jusqu'à 1 000 entrées. Si vous ajoutez plus de 1 000 entrées, les moins utilisées seront
écrasées.
4 Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez Activer la liste de
courrier indésirable ou Activer la liste de blocage.
À tout moment, vous pouvez cliquer sur Outils > Gestion du courrier indésirable, sur Liste de courrier
indésirable ou sur Liste de blocage, puis sur Nouveau pour ajouter une adresse électronique à la liste
de courrier indésirable ou à la liste de blocage.
Message électronique
135
Figure 3-5 Boîte de dialogue Gestion du courrier indésirable affichant l'onglet Liste de courrier indésirable
3.6.3
Blocage ou redirection des messages provenant d'un
domaine Internet particulier vers le dossier courrier
indésirable
Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après le caractère @. Par exemple,
dans l'adresse [email protected], le domaine Internet est exemple.com.
Lorsque vous bloquez tous les messages d'un domaine Internet donné comme indiqué au sein de
cette section, les utilisateurs bloqués qui vous envoient des messages ne reçoivent de GroupWise
aucune notification leur spécifiant que leurs messages sont bloqués.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Courrier indésirable.
2 Cliquez sur Rejeter l'expéditeur.
ou
Cliquez sur Bloquer l'expéditeur.
3 Sélectionnez Rejeter les messages de ce domaine Internet ou Bloquer les messages de ce
domaine Internet.
Si vous choisissez de rejeter un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de courrier
indésirable. Tous les prochains messages provenant de ce domaine Internet seront distribués
dans le dossier Courrier indésirable .
Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après
un certain nombre de jours. Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers que si une option de
courrier indésirable est activée ou si une adresse ou un domaine Internet est ajouté(e) à la liste
de courrier indésirable (ce qui active l'option Liste de courrier indésirable).
Si vous choisissez de bloquer un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de blocage.
Aucun des prochains messages provenant de ce domaine Internet ne sera distribué dans votre
boîte aux lettres.
136
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Votre liste de courrier indésirable et votre liste de blocage peuvent contenir chacune
jusqu'à 1 000 entrées. Si vous ajoutez plus de 1 000 entrées, les moins utilisées seront
écrasées.
4 Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez Activer la liste de
courrier indésirable ou Activer la liste de blocage.
À tout moment, vous pouvez cliquer sur Outils > Gestion du courrier indésirable, sur Liste de courrier
indésirable ou Liste de blocage, puis sur Nouveau pour ajouter un domaine Internet à la liste de
courrier indésirable ou à la liste de blocage.
3.6.4
Redirection des messages provenant d'utilisateurs qui ne
figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels vers
le dossier Courrier indésirable
1 Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.
2 Sélectionnez Activer le Courrier indésirable à l'aide des carnets d'adresses personnels.
3 Cliquez sur OK.
Les prochains messages provenant d'adresses électroniques qui ne figurent pas dans votre carnet
d'adresses Contacts fréquents et les autres carnets d'adresses personnels seront placés dans le
dossier Courrier indésirable. Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés
après le nombre de jours indiqué.
3.6.5
Arrêt du blocage des messages électroniques provenant
d'un utilisateur ou d'un domaine Internet ou de leur
redirection vers le dossier Courrier indésirable
1 Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.
2 Cliquez sur l'onglet Liste d'approbation.
Message électronique
137
3 Cliquez sur Nouveau, saisissez une adresse électronique ou un domaine Internet, puis cliquez
sur OK.
L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou les deux. Par
exemple, [email protected] et [email protected] sont équivalents.
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine
Internet. En revanche, un domaine Internet tel que exemple.com affecte tous les messages
électroniques en provenance de ce domaine et de l'ensemble des sous-domaines associés, tels
que membres.exemple.com ou offres.exemple.com. Un domaine de type exempleabc.com ne
sera pas affecté.
4 Cliquez sur OK.
Aucun des prochains éléments provenant de cette adresse électronique ou de ce domaine Internet
ne sera bloqué ou distribué dans le dossier Courrier indésirable. La liste d'approbation prime sur les
listes de blocage et de courrier indésirable.
3.6.6
Modification des listes et paramètres de gestion du courrier
indésirable
1 Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.
2 Dans l'onglet Paramètres, modifiez les paramètres souhaités.
3 Cliquez sur l'onglet de la liste que vous souhaitez modifier.
4 Pour ajouter une adresse électronique ou un domaine Internet à une liste, cliquez sur Nouveau,
saisissez l'adresse électronique ou le domaine Internet, puis cliquez sur OK.
L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou les deux. Par
exemple, [email protected] et [email protected] sont équivalents.
138
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine
Internet. En revanche, un domaine Internet tel que domainei.com affecte tous les messages
électroniques en provenance de ce domaine et de l'ensemble des sous-domaines associés, tels
que membres.domainei.com ou offres.domainei.com. Un domaine de type domaineabci.com ne
sera pas affecté.
5 Pour modifier une adresse électronique ou un domaine Internet, cliquez sur l'adresse ou le
domaine Internet puis sur Éditer, effectuez les modifications, puis cliquez sur OK.
6 Pour retirer une adresse électronique ou un domaine Internet d'une liste, cliquez dessus puis sur
Retirer.
7 Cliquez sur OK.
3.6.7
Suppression automatique d'éléments du dossier de courrier
indésirable
1 Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.
2 Cliquez sur Supprimer automatiquement les éléments du dossier Courrier indésirable. (Ils seront
alors déplacés vers la Corbeille.)
3 Spécifiez pendant combien de temps vous souhaitez conserver les éléments dans le dossier
Courrier indésirable.
4 Cliquez sur OK.
3.6.8
Suppression manuelle d'éléments du dossier de courrier
indésirable
Pour supprimer manuellement des éléments du dossier Courrier indésirable, cliquez avec le bouton
droit de la souris sur le dossier Courrier indésirable, cliquez sur Vider le dossier Courrier indésirable,
puis sur Oui.
Message électronique
139
140
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4
Agenda
4
Vous pouvez afficher votre agenda de plusieurs façons et dans différents formats, comme par
exemple par jour, par semaine, par mois, par année, par liste de tâches, par agenda de projets ou en
mode multi-utilisateur. Par exemple, la vue par mois permet d'afficher l'agenda du mois ; la vue multiutilisateur permet d'afficher, de comparer et de gérer les agendas de plusieurs utilisateurs ou
ressources sur l'agenda desquels vous disposez de droits de mandataire. Le panneau Agenda
récapitulatif affiche un résumé de votre agenda.
 Section 4.1, « Présentation de l'agenda », page 141
 Section 4.2, « Affichage de l'agenda », page 142
 Section 4.3, « Gestion de l'agenda », page 148
 Section 4.4, « Envoi d'éléments d'Agenda », page 155
 Section 4.5, « Réception d'éléments de l'agenda », page 168
 Section 4.6, « Définition des alarmes de l'agenda », page 173
 Section 4.7, « Partage d'un agenda personnel », page 174
 Section 4.8, « Abonnement à un agenda Internet », page 176
 Section 4.9, « Publication d'agendas personnels sur Internet », page 177
 Section 4.10, « Publication de votre calendrier de disponibilité », page 179
 Section 4.11, « Utilisation de l'agenda multi-utilisateur », page 180
 Section 4.12, « Affichage de l'agenda d'un autre utilisateur dans votre propre agenda »,
page 185
 Section 4.13, « Impression d'un agenda », page 185
 Section 4.14, « Éléments indésirables de l'agenda provenant d'expéditeurs inconnus »,
page 187
4.1
Présentation de l'agenda
Vous pouvez utiliser Affichage graphique pour afficher la durée des rendez-vous par blocs afin de
visualiser la répartition du temps dans votre agenda. Vous pouvez aussi utiliser Affichage texte pour
mieux maîtriser la succession de vos rendez-vous. L'ajustement des intervalles horaires de la liste
des rendez-vous varie de dix minutes à deux heures, selon le degré de détail souhaité. Vous pouvez
aussi définir votre agenda professionnel de sorte qu'il n'affiche que vos heures de bureau. La fonction
« Afficher le rendez-vous comme étant » permet d'afficher dans votre agenda les niveaux de
disponibilité pour les rendez-vous.
Vous pouvez afficher plusieurs agendas dans votre vue d'agenda. Vous pouvez créer une couleur
spécifique à chaque agenda pour faciliter leur identification dans la vue Agenda. Vous pouvez
partager chacun ou la totalité des agendas avec d'autres utilisateurs.
Si vous configurez l'archivage automatique, les éléments archivés ne sont plus affichés dans votre
agenda. Pour qu'ils apparaissent dans votre agenda, annulez l'archivage de ces éléments de votre
agenda d'archive. Pour plus d'informations sur l'annulation de l'archivage d'un élément, reportezvous à la Section 16.3.6, « Récupération d'éléments archivés », page 350.
Agenda
141
Les listes déroulantes Rechercher de l'en-tête de l'agenda permettent de rechercher les éléments
planifiés en fonction de leurs catégories et d'autres critères de recherche.
De nombreux types de vues et d'impressions d'agenda sont disponibles, ce qui permet de choisir le
type approprié aux informations dont vous avez besoin.
4.2
Affichage de l'agenda
Il existe plusieurs moyens différents pour afficher votre agenda GroupWise, d'une vue par jour à une
vue par année. De même, vous pouvez afficher votre agenda et celui d'un de vos mandataires
simultanément.
Afin d'identifier plus facilement les éléments non acceptés de votre Boîte aux lettres, ceux-ci
apparaissent en italique.
 Section 4.2.1, « Personnalisation de l'affichage de vos vues d'agenda », page 142
 Section 4.2.2, « Basculement de la vue Agenda entre Affichage graphique et Affichage texte »,
page 144
 Section 4.2.3, « Sélection d'agendas à afficher », page 144
 Section 4.2.4, « Affichage d'une autre date dans l'agenda », page 144
 Section 4.2.5, « Affichage des événements Toute la journée dans l'agenda », page 145
 Section 4.2.6, « Navigation dans l'agenda », page 145
 Section 4.2.7, « Affichage de deux fuseaux horaires dans l'agenda », page 146
 Section 4.2.8, « Utilisation des différences d'heure et de date », page 147
 Section 4.2.9, « Présentation des icônes d'éléments de l'agenda », page 147
 Section 4.2.10, « Présentation de l'ombrage de l'agenda », page 147
 Section 4.2.11, « Affichage des dossiers sous forme d'agendas », page 148
 Section 4.2.12, « Ouverture d'une nouvelle vue d'agenda », page 148
4.2.1
Personnalisation de l'affichage de vos vues d'agenda
L'agenda comporte plusieurs options d'affichage. Lorsque vous rouvrez le dossier Agenda, la vue
affichée à la fermeture de l'agenda apparaît.
1 Dans la barre de navigation, cliquez sur Agenda, puis sur les boutons de la barre d'outils de
l'agenda pour choisir différentes vues.
142
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Figure 4-1 Vue hebdomadaire
Figure 4-2 Vue Agenda
Agenda
143
Vous pouvez visualiser l'agenda en différents formats, y compris par semaine, mois ou année. Pour
afficher une autre vue, cliquez sur un autre bouton de la barre d'outils de l'agenda.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un jour particulier pour accéder à des options
supplémentaires. Vous pouvez, par exemple, afficher chaque jour dans une vue développée via une
fenêtre distincte. Vous pouvez également basculer entre Affichage graphique et Affichage texte.
Il n'est pas possible de modifier la police dans la vue Agenda. En revanche, le texte qui figure à
l'intérieur du rendez-vous peut être personnalisé (police, style et taille).
Si vous le souhaitez, vous pouvez fermer la liste des dossiers pour afficher davantage de vues dans
la fenêtre principale. Cliquez sur Affichage > Liste des dossiers pour ouvrir ou fermer l'écran liste des
dossiers.
4.2.2
Basculement de la vue Agenda entre Affichage graphique et
Affichage texte
1 Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur la liste des rendez-vous > cliquez sur Affichage
graphique pour afficher des lignes dans la zone.
ou
Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur la liste des rendez-vous > cliquez sur Affichage
texte pour supprimer les lignes existantes.
Cela ne s'applique qu'aux vues d'agenda qui contiennent une liste de rendez-vous.
4.2.3
Sélection d'agendas à afficher
GroupWise permet d'afficher plusieurs agendas dans l'agenda principal. Vous pouvez choisir
d'afficher votre agenda GroupWise principal, des agendas personnels et des agendas partagés.
1 Dans la liste de dossiers simple de la vue Agenda, cochez les cases correspondant aux
agendas que vous souhaitez afficher.
Pour afficher la liste de dossiers simple, cliquez sur la flèche de la liste déroulante des dossiers
(au-dessus de la liste, à droite des options En ligne ou Caching), puis cliquez sur Simple,
Complet ou Favoris.
4.2.4
Affichage d'une autre date dans l'agenda
1 Si la vue affichée comporte une barre d'outils Agenda, cliquez sur
, puis cliquez sur une date.
ou
Si la barre d'outils Agenda n'apparaît pas, cliquez sur Afficher > Aller à la date, spécifiez une
date, puis cliquez sur OK.
2 Si la vue affichée comporte une barre d'outils Agenda, cliquez sur
.
ou
Si la barre d'outils Agenda n'apparaît pas, cliquez sur Afficher > Aller à Aujourd'hui.
Certaines vues ne permettent pas de passer à une autre date.
144
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4.2.5
Affichage des événements Toute la journée dans l'agenda
Les événements de type « Toute la journée » sont affichés en haut du panneau Événements Toute la
journée de l'agenda, dans les vues Jour et Semaine.
Pour plus d'informations sur l'affichage de la vue Jour ou Semaine dans l'agenda, reportez-vous à la
section « Navigation dans l'agenda » page 145.
Figure 4-3 Panneau Événements Toute la journée
4.2.6
Navigation dans l'agenda
Utilisez la barre d'outils de l'agenda pour naviguer dans votre agenda.
Figure 4-4 Barre d'outils Agenda
Tableau 4-1 Description des boutons de la barre d'outils de l'agenda
Bouton
Description
Sélectionner la date à afficher
Revenir à la date du jour
Avancer ou reculer d'un jour, d'une semaine, d'un mois ou d'un an, selon la vue affichée
par l'agenda.
Afficher la vue Jour.
Afficher la vue Semaine.
Afficher la vue Mois.
Afficher la vue Année.
Afficher une vue en colonnes de votre agenda multi-utilisateur.
Afficher ou masquer les rendez-vous (dans les vues concernées).
Afficher ou masquer les tâches (dans les vues concernées).
Afficher ou masquer les notes (dans les vues concernées).
Agenda
145
Bouton
Description
Ajouter un autre jour dans la vue Semaine.
Supprimer un jour dans la vue Semaine.
Utilisez la navigation par mois par passer à un autre jour lorsque la vue Jour ou Semaine est
sélectionnée dans la barre d'outils Agenda.
Figure 4-5 Navigation par mois
4.2.7
Affichage de deux fuseaux horaires dans l'agenda
Vous pouvez affiche deux fuseaux horaires différents dans l'agenda. Vous pouvez également passer
rapidement d'un fuseau horaire à l'autre. Cette option est pratique lorsque vous voyagez
fréquemment entre plusieurs fuseaux horaires ou lorsque vous devez planifier des rendez-vous sur
plusieurs fuseaux horaires.
1 Cliquez avec le bouton droit dans votre agenda, puis sélectionnez Fuseau horaire
supplémentaire.
2 Sélectionnez Afficher le fuseau horaire supplémentaire.
3 Saisissez une étiquette pour le fuseau horaire supplémentaire, par exemple Londres.
4 Sélectionnez le fuseau horaire dans la liste déroulante Fuseau horaire supplémentaire.
5 Saisissez une étiquette pour le fuseau horaire de votre poste de travail.
6 Sélectionnez le fuseau horaire dans lequel se trouve votre poste de travail dans la liste
déroulante des fuseaux horaires.
7 Cliquez sur OK.
Pour passer d'un fuseau horaire à l'autre, cliquez sur Échange dans la fenêtre Fuseau horaire
supplémentaire. Cliquez sur Échange pour modifier également le fuseau horaire de votre machine.
146
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4.2.8
Utilisation des différences d'heure et de date
Vous pouvez configurer l'agenda pour afficher la différence entre deux fuseaux horaires et calculer
les dates de début et de fin basées sur un nombre spécifié de jours.
La fonction de différence de fuseau horaire permet d'afficher le fuseau horaire correspondant à un
paramètre régional en fonction d'un autre fuseau horaire. Si, par exemple, vous vous trouvez à New
York, vous pouvez utiliser cette fonction pour afficher l'heure de Londres.
Vous pouvez déterminer une date de début ou de fin en fonction d'une date et d'un nombre de jours
donnés. Vous pouvez, par exemple, disposer d'un délai de 90 jours après une opération précise.
L'option Nombre de jours entre les dates permet de calculer la date de fin de ce délai.
 « Calcul d'une date de début ou de fin » page 147
Calcul d'une date de début ou de fin
1 Cliquez sur Outils > Nombre de jours entre les dates.
2 Pour calculer une date de début lorsque vous connaissez la date de fin, utilisez les flèches de
défilement de façon à avancer ou à reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de
groupe Date de fin, puis cliquez sur une date.
ou
Pour déterminer une date de fin lorsque vous connaissez la date de début, utilisez les flèches de
défilement pour avancer ou reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de groupe
Date de début, puis cliquez sur une date.
3 Saisissez un nombre dans la zone de saisie Nombre de jours différents.
4 Cliquez sur Calculer la date de début, puis reportez-vous à la date de début calculée dans la
zone de saisie Date de début et l'agenda.
ou
Cliquez sur Calculer la date de fin, puis reportez-vous à la date de fin calculée dans la zone de
saisie Date de fin et l'agenda.
4.2.9
Présentation des icônes d'éléments de l'agenda
Les icônes affichées dans votre agenda fournissent des informations supplémentaires sur les
éléments. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.10, « Identification des icônes
affichées en regard des éléments », page 28.
4.2.10
Présentation de l'ombrage de l'agenda
Les rendez-vous de votre agenda apparaissent avec des ombres différentes selon leur mode
d'affichage :
 Occupé : le rendez-vous s'affiche en gris.
 Libre : le rendez-vous s'affiche en blanc.
 Absent : le rendez-vous s'affiche en gris foncé.
 Possible : le rendez-vous s'affiche en gris avec des bandes blanches et grises sur le côté.
Agenda
147
Pour modifier l'état Afficher le rendez-vous comme étant d'un rendez-vous :
1 Cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sélectionnez Occupé, Libre,
Absent du bureau ou Possible.
4.2.11
Affichage des dossiers sous forme d'agendas
Cette méthode d'affichage de votre agenda est utile si vous stockez tous vos rendez-vous ou d'autres
éléments concernant un projet ou un client spécifique dans un dossier et que vous souhaitiez afficher
l'agenda relatif à ce projet uniquement.
1 Cliquez sur le dossier d'un projet dans la liste des dossiers.
2 Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Sous forme d'agenda pour afficher tous les
éléments planifiés et acceptés qui ont été enregistrés dans ce dossier.
4.2.12
Ouverture d'une nouvelle vue d'agenda
Vous pouvez ouvrir une nouvelle vue d'agenda dans une fenêtre distincte en dehors de votre dossier
Agenda.
1 Cliquez sur Fenêtre > Agenda, puis cliquez sur une vue d'agenda.
Vous pouvez visualiser l'agenda par jour, par semaine, par semaine et mois, par mois et par année.
D'autres vues sont également disponibles, notamment : Agenda de bureau, Bloc-notes, Projets du
jour, Planificateur quotidien et Planificateur de projets. Ces vues, qui s'ouvrent dans une fenêtre
distincte, offrent de nouvelles possibilités d'affichage de votre agenda. Les options telles que Agenda
de bureau fournissent une vue créative de vos tâches et rendez-vous, tout en procurant la flexibilité
adéquate pour ajouter de nouveaux éléments si nécessaire.
4.3
Gestion de l'agenda
 Section 4.3.1, « Lecture d'une entrée de l'agenda », page 148
 Section 4.3.2, « Création d'un Agenda personnel », page 149
 Section 4.3.3, « Personnalisation d'un nouvel agenda », page 149
 Section 4.3.4, « Envoi d'un agenda », page 154
 Section 4.3.5, « Exportation d'un agenda », page 155
 Section 4.3.6, « Importation d'un agenda », page 155
4.3.1
Lecture d'une entrée de l'agenda
1 Dans la liste des dossiers, cliquez sur Agenda.
2 Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.
Dans toutes les vues (sauf Année), vous pouvez positionner le pointeur de la souris sur la plupart des
éléments et obtenir des informations complémentaires telles que l'objet, l'heure, le lieu et le
destinataire.
148
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4.3.2
Création d'un Agenda personnel
1 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Agenda.
2 Saisissez le nom du nouvel agenda.
3 (Facultatif) Cliquez sur Couleur. Pour sélectionner la couleur de l'agenda, cliquez sur la case
colorée. Cliquez sur OK.
4 Pour choisir l'ordre d'affichage de vos agendas, sélectionnez chaque agenda, puis cliquez sur
Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas.
5 Cliquez sur OK.
4.3.3
Personnalisation d'un nouvel agenda
Plusieurs options sont à votre disposition pour personnaliser la vue Agenda. Par exemple, vous
pouvez faciliter l'affichage de vos journées de travail en spécifiant le premier jour de la semaine et en
mettant les week-ends en surbrillance.
 « Personnalisation des vues pour un nouvel agenda » page 149
 « Définition de vos heures de travail » page 152
 « Modification du premier jour de la semaine dans votre agenda » page 152
 « Mise en surbrillance des week-ends » page 153
 « Affichage des numéros de semaine » page 153
 « Pour s'inclure dans de nouveaux rendez-vous » page 153
 « Définition de l'affichage de la durée des rendez-vous » page 153
 « Modification de la couleur d'un agenda » page 154
 « Modification de l'arrière-plan des zones de l'agenda » page 154
Personnalisation des vues pour un nouvel agenda
Il est possible de sélectionner différentes vues d'agenda GroupWise pour les adapter à vos besoins.
Par exemple, vous pouvez choisir de supprimer les agendas mensuels de la vue hebdomadaire ou
d'afficher les agendas avec les pages qui ressemblent à un planificateur.
Les sections suivantes donnent des exemples de méthodes utilisables pour personnaliser l'affichage
de votre agenda. Ces sections ne fournissent pas d'informations concernant toutes les vues
possibles, mais elles montrent comment réaliser des modifications courantes.
 « Changement d'une vue de l'agenda » page 149
 « Suppression de l'agenda Mois de la vue Semaine » page 150
 « Ajout d'agendas mensuels à la vue Mois » page 151
 « Ajout de la navigation étendue à l'agenda » page 151
 « Enregistrement d'une vue de l'agenda » page 151
Changement d'une vue de l'agenda
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la vue à modifier, puis cliquez sur Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
Agenda
149
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda permet de modifier la vue utilisée pour afficher
vos agendas Jour, Semaine, Mois, Année et Multi-utilisateurs.
3 Sélectionnez le nom de la vue à modifier, puis cliquez sur Modifier.
La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.
4 Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante Afficher.
La liste déroulante Afficher contient un ensemble de vues disponibles.
5 Sélectionnez la vue que vous voulez utiliser, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Vue d'édition.
6 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
Suppression de l'agenda Mois de la vue Semaine
Il se peut que vous souhaitiez supprimer l'agenda mensuel de la vue Semaine pour accorder
davantage d'espace à l'affichage de vos rendez-vous hebdomadaires.
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Semaine, puis cliquez sur Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
3 Sélectionnez Semaine, puis cliquez sur Éditer.
La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.
4 Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante Afficher.
5 Sélectionnez Semaine, et non Semaine (par défaut), puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Vue d'édition.
6 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
À présent, lorsque vous affichez l'agenda hebdomadaire, l'agenda mensuel ne s'affiche pas.
150
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Ajout d'agendas mensuels à la vue Mois
Par défaut, la vue Mois affiche les rendez-vous du mois en cours. Pour afficher les agendas
mensuels du mois précédent et des quelques mois suivants, remplacez la vue Mois de Mois (par
défaut) par Mois et Agenda.
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Mois, puis cliquez sur Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
3 Sélectionnez Mois, puis cliquez sur Modifier.
La boîte de dialogue Vue d'édition s'affiche.
4 Cliquez sur la flèche déroulante pour ouvrir la liste déroulante Afficher.
5 Sélectionnez Mois et Agenda, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Vue
d'édition.
6 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
À présent, lorsque vous affichez l'agenda mensuel, il s'affiche autant d'agendas mensuels sous
l'agenda de rendez-vous du mois en cours que votre fenêtre GroupWise peut en afficher.
Ajout de la navigation étendue à l'agenda
Par défaut, l'agenda s'ouvre avec la fonction Navigation simple sélectionnée. La Navigation simple
permet d'avancer ou de reculer d'un jour, d'une semaine, d'un mois ou d'un an, selon la vue de
l'agenda sélectionnée, en cliquant sur le bouton avant ou arrière.
Figure 4-6 Boutons avant et arrière de la Navigation simple
La fonction Navigation étendue offre des fonctionnalités supplémentaires permettant d'avancer ou de
reculer d'un, de sept, de 31 ou de 365 jours.
Figure 4-7 Boutons avant et arrière de la Navigation étendue
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une vue, puis cliquez sur Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
3 Sélectionnez Navigation étendue.
4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda.
À présent, lorsque vous affichez l'agenda mensuel, il s'affiche autant d'agendas mensuels sous
l'agenda de rendez-vous du mois en cours que votre fenêtre GroupWise peut en afficher.
Enregistrement d'une vue de l'agenda
Vous pouvez enregistrer une vue personnalisée de l'agenda.
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.
2 Personnalisez vos vues d'agenda.
Agenda
151
3 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une vue, puis cliquez sur Propriétés.
La boîte de dialogue Propriétés de la vue Agenda s'affiche.
4 Sélectionnez la vue à enregistrer, puis cliquez sur Nouveau.
5 Saisissez le nom de votre vue personnalisée, sélectionnez un type de vue, puis cliquez sur OK.
La nouvelle vue est ajoutée à la liste des vues.
Définition de vos heures de travail
Vos heures de travail indiquent aux autres utilisateurs vos plages disponibles et ont une incidence sur
l'affichage des agendas. Par défaut, GroupWise suppose une journée de travail de 8 heures
à 17 heures, du lundi au vendredi. Si votre journée de travail est différente, vous pouvez la définir en
conséquence.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Horaires de travail.
3 (Facultatif) Si vous êtes toujours disponibles pour des rendez-vous, cliquez sur Toujours
disponible et ignorez les étapes restantes.
4 Dans le champ Heure de début, indiquez l'heure à laquelle vous voulez faire démarrer votre
journée.
5 Dans le champ Heure de fin, indiquez l'heure à laquelle vous voulez que votre journée se
termine.
6 Sélectionnez les jours pendant lesquels vous travaillez et ne sélectionnez pas les jours de
repos.
7 Vérifiez que le bon fuseau horaire est affiché.
Si le fuseau horaire est incorrect, cliquez avec le bouton droit sur l'horloge dans la zone de
notification Windows, sélectionnez Ajuster la date/l'heure, cliquez sur l'onglet Fuseau horaire,
puis sélectionnez le bon fuseau horaire.
8 Cliquez sur OK.
Modification du premier jour de la semaine dans votre agenda
GroupWise vérifie le paramètre local du système d'exploitation de votre poste de travail pour
déterminer quel est normalement le premier jour de la semaine dans votre pays. Si vous le préférez,
vous pouvez toutefois choisir un autre jour que celui proposé par défaut comme premier jour de la
semaine.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sélectionnez un jour dans la zone de groupe Options d'affichage de l'agenda, puis cliquez sur
OK.
152
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Mise en surbrillance des week-ends
Vous pouvez mettre les week-ends en surbrillance pour les différencier plus facilement des jours de
travail dans votre agenda.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Cochez la case Mettre les week-ends en surbrillance, puis cliquez sur OK.
Affichage des numéros de semaine
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Cochez la case Afficher le numéro de la semaine, puis cliquez sur OK.
Pour s'inclure dans de nouveaux rendez-vous
Par défaut, GroupWise inclut automatiquement votre nom dans la liste Destinataire lorsque vous
créez un nouveau rendez-vous. Vous pouvez désactiver cette fonction afin de ne pas être
automatiquement inclus, ou bien l'activer si elle a été désactivée.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Cochez la case M'inclure dans les nouveaux rendez-vous, puis cliquez sur OK.
Définition de l'affichage de la durée des rendez-vous
Lorsque vous configurez comment afficher la durée des nouveaux rendez-vous, vous pouvez
sélectionner si cette durée doit s'afficher selon la durée ou selon la date et l'heure de fin. Vous
pouvez également définir la durée par défaut des rendez-vous.
 « Affichage du temps des rendez-vous selon la durée ou selon la date et l'heure de fin »
page 153
 « Définition de la durée par défaut des rendez-vous » page 154
Affichage du temps des rendez-vous selon la durée ou selon la date et l'heure
de fin
Par défaut, GroupWise affiche le temps d'un rendez-vous par durée. Cela signifie que lorsque vous
créez un rendez-vous, un champ s'affiche, dans lequel vous pouvez saisir une durée (par
exemple, 30 minutes ou 2 heures) pour indiquer la durée du rendez-vous.
Si vous préférez, vous pouvez spécifier la date et l'heure de fin de chaque rendez-vous. Si vous
utilisez cette option, GroupWise affiche deux champs lorsque vous créez un nouveau rendez-vous :
un pour la date de fin et un autre pour l'heure de fin.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sous Afficher la durée des rendez-vous en utilisant, sélectionnez Durée ou Date et heure de fin,
puis cliquez sur OK.
Agenda
153
Définition de la durée par défaut des rendez-vous
Par défaut, un nouveau rendez-vous dure une heure, mais vous pouvez en régler la durée lorsque
vous le créez. Par exemple, si la plupart des rendez-vous que vous créez durent en
général 30 minutes, vous pouvez définir la valeur par défaut à 30 minutes.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Spécifiez le nombre d'heures et de minutes dans le champ Durée par défaut des rendez-vous,
puis cliquez sur OK.
Modification de la couleur d'un agenda
1 Dans la liste des dossiers, cliquez sur la case colorée de l'agenda.
2 Sélectionnez une couleur.
Modification de l'arrière-plan des zones de l'agenda
Vous pouvez modifier l'aspect de l'arrière-plan des événements de la journée, des rendez-vous, des
notes et des tâches.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sous Options de lignes/couleur, sélectionnez si vous souhaitez afficher une couleur d'arrière-
plan pour les événements Tte la journée, les Rendez-vous, les Notes et les Tâches.
4 Si vous choisissez d'afficher une couleur d'arrière-plan pour l'un des éléments de l'agenda,
sélectionnez-la.
Pour utiliser les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.0, cliquez sur GW60. Pour
utiliser les couleurs d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.5, cliquez sur GW65. Les couleurs
d'arrière-plan par défaut de GroupWise 6.5 et de GroupWise 7 sont les mêmes.
5 Indiquez si vous souhaitez afficher des lignes de séparation pour les notes et les tâches.
6 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
4.3.4
Envoi d'un agenda
Lorsque vous envoyez un agenda, il est envoyé en tant qu'agenda Internet joint à un message
électronique. Les pièces jointes aux agendas Internet portent l'extension de fichier .ics.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda à exporter, puis cliquez sur Envoyer.
2 Sélectionnez la période.
Sélectionnez Tout l'agenda pour envoyer tout votre agenda.
ou
Sélectionnez Précédent pour envoyer une partie de votre agenda. Si vous sélectionnez
Précédent, vous devez spécifier une plage de jours à envoyer.
3 Sélectionnez le niveau de détail :
Période d'activité uniquement : envoie uniquement les informations de disponibilité de
l'agenda et aucune information concernant les éléments de l'agenda.
154
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Période d'activité et Objet : envoie les informations de disponibilité ainsi que l'objet du rendezvous.
Détails complets : envoie les informations de disponibilité ainsi que toutes les informations
associées aux éléments de votre calendrier.
4 Sélectionnez Inclure éléments privés pour inclure les éléments privés.
5 Sélectionnez Inclure pièces jointes pour inclure les pièces jointes.
6 Cliquez sur OK.
Un nouveau message électronique est généré avec une pièce jointe .ics.
7 Sélectionnez à qui vous voulez envoyer le message, puis cliquez sur Envoyer.
4.3.5
Exportation d'un agenda
Lorsque vous exportez un agenda, il est exporté en tant qu'agenda Internet. Les pièces jointes aux
agendas Internet portent l'extension de fichier .ics.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda à exporter, puis cliquez sur Exporter.
2 Saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément dans le champ Nom de fichier.
3 Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, recherchez et
sélectionnez un nouveau répertoire.
4 Cliquez sur Enregistrer.
4.3.6
Importation d'un agenda
Vous pouvez importer un agenda enregistré dans un fichier .ics. Pour plus d'informations sur
l'enregistrement d'un agenda dans un fichier, reportez-vous à la Section 4.3.5, « Exportation d'un
agenda », page 155.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet Agenda ou sur l'agenda principal, puis sélectionnez
Importer un agenda.
2 Indiquez le nom de fichier de l'agenda que vous voulez importer avec son chemin ou cliquez sur
Parcourir et recherchez le fichier.
3 (Conditionnel) Si vous souhaitez renommer l'agenda, indiquez un nouveau nom ; sinon,
conservez le nom existant qui figure dans le champ Nom.
Si le nom spécifié pour le nouvel agenda est le même que celui d'un agenda existant, le nouvel
agenda est ajouté dans l'agenda existant.
4 Si le système propose un champ de description pour l'agenda importé, saisissez la description
et indiquez si elle doit remplacer le contenu existant ou le compléter.
5 Cliquez sur OK.
4.4
Envoi d'éléments d'Agenda
 Section 4.4.1, « Présentation des éléments de l'agenda », page 156
 Section 4.4.2, « Planification des rendez-vous », page 156
 Section 4.4.3, « Envoi de notes », page 165
 Section 4.4.4, « Planification d'éléments récurrents », page 167
Agenda
155
4.4.1
Présentation des éléments de l'agenda
Vous pouvez planifier des rendez-vous et des notes à votre attention ou à celle d'autres utilisateurs.
Vous pouvez également réserver une plage horaire à l'aide d'un rendez-vous personnel.
Pour plus d'informations sur la différence entre les rendez-vous et les notes d'une part et les autres
types d'éléments d'autre part, reportez-vous à la Section 1.8, « Présentation des types d'éléments
GroupWise », page 24.
Pour savoir si une personne assistera à votre réunion, vérifiez dans les propriétés de l'élément si son
état est accepté ou refusé. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Travailler avec des
éléments envoyés » page 105.
Tous les éléments planifiés peuvent être retirés ou replanifiés, même s'ils ont déjà été ouverts et
acceptés par leurs destinataires. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 3.2.3, « Retrait
des messages électroniques envoyés », page 108 et à la Section 3.2.5, « Modification des rendezvous, tâches et notes envoyés », page 109.
Pour plus d'informations sur la gestion des éléments après envoi ou réception, reportez-vous à la
Section 3.1, « Envoi de courrier électronique », page 71 et à la Section 3.3, « Réception d'un
message électronique et réponse à celui-ci », page 113.
4.4.2
Planification des rendez-vous
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Sending and Receiving Appointments » (Envoi et réception de rendez-vous).
Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs
dates.
Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les
utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.
Lorsque vous effectuez une recherche de plages disponibles pour les utilisateurs qui ne se trouvent
pas dans le même fuseau horaire que vous, GroupWise tient compte du décalage horaire. Ainsi, si
vous tentez de planifier une réunion avec un collaborateur situé dans une zone géographique
utilisant un fuseau horaire avec sept heures d'avance sur vous, dans les plages disponibles, sa
journée de travail s'arrête peu après 10:00 du matin pour vous.
Lorsque vous planifiez un rendez-vous en vous incluant en tant que participant, GroupWise l'accepte
automatiquement, sauf en cas de conflit avec un autre rendez-vous prévu. Dans ce cas, vous
recevez une notification signalant le conflit lorsque vous tentez d'envoyer le rendez-vous.
 « Planification d'un rendez-vous pour vous-même » page 157
 « Planification d'un rendez-vous pour plusieurs personnes » page 158
 « Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité » page 159
 « Présentation des événements de type Toute la journée » page 161
 « Saisie de l'heure » page 162
 « Spécification d'un fuseau horaire pour un rendez-vous » page 163
 « Annulation d'un rendez-vous » page 164
 « Annulation d'un rendez-vous récurrent » page 164
 « Modification d'un rendez-vous » page 164
 « Copie d'un rendez-vous » page 165
156
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Planification d'un rendez-vous pour vous-même
Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, vous pouvez planifier un rendez-vous personnel
pour les heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche
des plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment
prévu, mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.
Les rendez-vous personnels sont placés dans votre agenda à la date que vous spécifiez. Ils ne sont
pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur. De même, tous les
rendez-vous personnels sont enregistrés dans votre agenda GroupWise principal. Pour les déplacer
vers un agenda personnel, faites-les glisser et déposez-les dans l'agenda personnel après les avoir
créés.
1 Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche du bouton
, puis cliquez sur Rendez-
vous personnel.
ou
Dans votre agenda, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis
double-cliquez sur une heure de ce jour.
2 (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous.
3 Indiquez une date de début.
ou
Cliquez sur
pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous.
Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.4.4, « Planification
d'éléments récurrents », page 167.
ou
Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.
Pour plus d'informations sur les événements Toute la journée, reportez-vous à la section
« Présentation des événements de type Toute la journée » page 161.
4 Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures
ou en jours.
5 Indiquez le type de rendez-vous souhaité dans le menu déroulant Afficher comme étant. Les
rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé, Libre, Absent ou Possible.
6 (Facultatif) Saisissez un message.
Agenda
157
Cliquez sur l'onglet Options pour spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée
pour ce rendez-vous.
7 (Facultatif) Pour indiquer un type Afficher le rendez-vous comme étant, cliquez sur Opérations >
Afficher le rendez-vous comme étant, puis sur un type.
8 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Planification d'un rendez-vous pour plusieurs personnes
1 Cliquez sur l'icône
dans la barre d'outils.
2 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération
pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez des ID de ressource (par exemple, une salle de
conférence) dans le champ À. Si nécessaire, cliquez sur +Cc ou +Cm pour ajouter les champs
correspondants puis saisissez les noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.
ou
Pour sélectionner des noms d'utilisateurs ou des ressources dans une liste, cliquez sur Adresse
dans la barre d'outils, double-cliquez sur chaque utilisateur souhaité, puis cliquez sur OK.
Votre nom est automatiquement ajouté au champ À du rendez-vous. Lorsque vous envoyez un
rendez-vous, celui-ci est automatiquement ajouté à votre agenda. Si vous ne souhaitez pas
recevoir le message, supprimez votre nom du champ À.
Si plusieurs lieux sont ajoutés comme ressources à un même rendez-vous, seul le premier est
affiché dans le champ Lieu.
3 Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire),
cliquez sur
, puis cliquez sur un nom.
4 (Conditionnel) Si un lieu n'a pas été ajouté en tant que ressource dans le champ À, saisissez sa
description dans le champ Lieu.
5 Indiquez une date de début.
ou
Cliquez sur
pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous.
Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.4.4, « Planification
d'éléments récurrents », page 167.
ou
Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.
Pour plus d'informations sur les événements Toute la journée, reportez-vous à la section
« Présentation des événements de type Toute la journée » page 161.
6 Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures
ou en jours.
7 Indiquez le type de rendez-vous souhaité. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant
Occupé, Libre, Absent ou Possible.
Les destinataires des champs CC et CM reçoivent un rendez-vous défini comme Libre.
8 Saisissez l'objet et le contenu du message.
158
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
9 Pour vérifier la disponibilité des personnes conviées au rendez-vous et des ressources
nécessaires, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils. Pour plus d'informations,
reportez-vous à la section « Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité »
page 159.
Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer
une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.
10 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Si le rendez-vous crée un conflit avec un autre rendez-vous déjà présent dans votre agenda,
vous devez choisir entre poursuivre la planification du rendez-vous ou modifier ce dernier.
Utilisation des plages disponibles pour vérifier la disponibilité
Utilisez la recherche de plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les
personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.
 « Recherche des plages disponibles » page 159
 « Modification des options des plages disponibles » page 161
Recherche des plages disponibles
1 Lors de la création d'un rendez-vous, spécifiez les noms d'utilisateur et l'ID des ressources dans
le champ À.
2 Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible
d'avoir lieu.
3 Définissez la durée du rendez-vous.
4 Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.
Agenda
159
La légende située dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Plages disponibles indique la
signification des différents modèles Afficher le rendez-vous comme étant de la grille.
Si
apparaît à gauche du nom de l'utilisateur ou de la ressource, vous pouvez cliquer sur une
heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher
davantage d'informations sur le rendez-vous dans la zone inférieure. Cependant, l'utilisateur ou
le propriétaire de la ressource doit vous donner les droits en lecture sur les rendez-vous de sa
liste d'accès pour que
apparaisse. Reportez-vous à la section « Octroi de droits à un
mandataire en tant que propriétaire d'une boîte aux lettres » page 290.
Pour exclure une ressource ou un nom d'utilisateur de la recherche sans la/le supprimer, cliquez
sur l'onglet Heures disponibles, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de
l'utilisateur concerné pour le désélectionner. Le fait d'exclure une personne ou une ressource
d'une recherche est utile lorsqu'un utilisateur (tel qu'un destinataire CC) doit être invité à une
réunion mais ne doit pas nécessairement y participer. Pour inclure un utilisateur ou une
ressource exclu, cochez la case correspondante.
5 Cliquez sur Sélection auto. pour choisir la première plage horaire disponible pour une réunion,
puis cliquez sur OK pour transférer les utilisateurs, les ressources, l'heure choisie et la durée de
la réunion vers le rendez-vous que vous étiez en train de planifier.
ou
Cliquez sur Sélection auto. jusqu'à ce que l'heure de votre choix s'affiche, puis cliquez sur OK
pour transférer les utilisateurs, les ressources, l'heure choisie et la durée de la réunion vers le
rendez-vous que vous étiez en train de planifier.
ou
Cliquez sur l'onglet Heures disponibles pour afficher les plages horaires disponibles pour une
réunion, cliquez sur une plage horaire pour la sélectionner, puis cliquez sur OK pour transférer
les utilisateurs, les ressources, la plage horaire choisie et la durée de la réunion vers le rendezvous que vous étiez en train de planifier.
6 Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Inviter à la réunion après avoir effectué
la recherche, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, cliquez sur le nom d'utilisateur ou la
ressource à supprimer, appuyez sur Supprimer, puis cliquez sur Oui.
160
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre
recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.
7 Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.
Cliquez sur Outils > Plages disponibles si vous souhaitez effectuer une recherche de plages
disponibles avant d'ouvrir un rendez-vous. Indiquez les informations nécessaires dans la boîte
de dialogue Plages disponibles, puis cliquez sur OK pour lancer la recherche. Lorsque vous
trouvez une heure qui vous convient, cliquez sur Réunion pour transférer les informations vers
une nouvelle vue de rendez-vous, puis complétez le rendez-vous.
Vous pouvez modifier la plage de recherche pour un rendez-vous en le planifiant via Outils >
Plages disponibles et en modifiant le nombre indiqué dans le champ Nombre de jours à
examiner.
Cette méthode est particulièrement utile lorsque vous planifiez des rendez-vous récurrents ou
des rendez-vous avec des utilisateurs et que vous souhaitez afficher plus que les sept jours par
défaut de leur agenda.
Modification des options des plages disponibles
Vous pouvez modifier la plage de recherche, l'heure et les jours par défaut de tous les rendez-vous
dans l'onglet Plages disponibles de la boîte de dialogue Options pour la date/heure.
1 Cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Plages
disponibles.
2 Modifiez les options comme vous le souhaitez.
Les options incluent la plage de dates ou les jours spécifiques dans lesquels effectuer la
recherche.
3 Cliquez sur OK.
Présentation des événements de type Toute la journée
Lorsque vous créez un rendez-vous dans GroupWise, vous pouvez signaler qu'il s'agit d'un rendezvous couvrant toute la journée en sélectionnant l'option Toute la journée en regard du champ de
saisie de l'heure.
Pour déterminer le mode d'affichage du rendez-vous, cliquez sur le bouton de disponibilité, situé
sous la case à cocher Toute la journée. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé,
Libre, Absent ou Possible. Contrairement aux rendez-vous ordinaires, tous les destinataires
reçoivent chaque événement Toute la journée comme étant Libre par défaut. En effet, les
événements Toute la journée sont souvent indiqués uniquement à titre d'information pour les
destinataires. Par exemple, vous pouvez envoyer un événement Toute la journée à vos collègues
pour les informer que vous allez être en congé. Dans ce cas, les personnes qui reçoivent
l'événement n'apparaissent pas avec le statut Occupé à la date en question.
Modification du mode d'affichage des événements Toute la journée
Vous pouvez modifier la manière dont les événements Toute la journée sont acceptés dans votre
agenda à l'aide du menu Options.
1 Cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
2 Dans la zone Options d'acceptation, cliquez sur le menu déroulant situé sous Accepter les
évènements Tte la journée envoyés à soi-même comme : puis sélectionnez l'option désirée.
3 Cliquez sur OK.
Agenda
161
Lorsque vous envoyez un événement Toute la journée à des destinataires, par défaut, l'heure
apparaît comme Libre. L'expéditeur peut choisir de faire en sorte que l'événement apparaisse comme
Occupé dans l'agenda des destinataires, mais il doit le faire à chaque fois qu'il envoie un événement
Toute la journée.
Saisie de l'heure
Lorsque vous planifiez des rendez-vous et autres éléments, le système peut vous demander de
préciser une heure. La plupart du temps, vous pouvez indiquer l'heure en la tapant directement dans
le champ correspondant ou en l'entrant à l'aide du champ de saisie. Cliquez sur pour ouvrir la
fenêtre de saisie de l'heure.
Figure 4-8 Fenêtre de saisie de l'heure
Utilisez la flèche verte pour sélectionner l'heure de début et la flèche rouge pour sélectionner l'heure
de fin. Les heures sélectionnées apparaissent à droite sur l'écran. Vous pouvez utiliser des
intervalles de 15 minutes minimum.
Si la durée appropriée a déjà été indiquée, vous pouvez la déplacer en faisant glisser toute la zone
sélectionnée vers le haut ou vers le bas.
Une option de fuseau horaire est également disponible pour spécifier le fuseau horaire de
l'événement. Pour plus d'informations sur les fuseaux horaires, reportez-vous à la section
« Spécification d'un fuseau horaire pour un rendez-vous » page 163.
162
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Spécification d'un fuseau horaire pour un rendez-vous
La fonctionnalité Fuseau horaire permet de planifier une réunion avec des destinataires situés dans
des zones géographiques utilisant un autre fuseau horaire mais doivent se rencontrer dans un même
lieu.
En règle générale, GroupWise adapte automatiquement les heures de réunion aux fuseaux horaires
des destinataires. Par exemple, si un utilisateur dans l'Utah programme une réunion pour 10h00,
l'heure indiquée à un destinataire en Californie sera 9h00 et celle indiquée à un destinataire à New
York sera 12h00, car ces utilisateurs se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Puisque
GroupWise ajuste l'heure, tous les utilisateurs concernés par la conférence peuvent appeler au
même moment, bien que les heures locales soient différentes.
Utilisez la fonctionnalité Fuseau horaire si vous ne souhaitez pas que GroupWise s'adapte au fuseau
horaire local du destinataire. Par exemple, si vous vous trouvez dans le fuseau horaire du
Saskatchewan et que vous incluez dans votre rendez-vous des utilisateurs du fuseau horaire
Montagnes Rocheuses (USA et Canada), vous pouvez utiliser la fonctionnalité Fuseau horaire si ces
utilisateurs doivent prendre un avion pour assister au rendez-vous dans le Saskatchewan. Fuseau
horaire permet d'afficher le rendez-vous dans leurs agendas et dans leurs boîtes aux lettres à l'heure
du Saskatchewan.
1 Ouvrez et créez un nouveau rendez-vous.
2 Cliquez sur Opérations > Sélectionner le fuseau horaire, cliquez sur la liste déroulante Fuseau
horaire et sélectionnez le fuseau horaire qui correspond au lieu du rendez-vous, puis cliquez sur
OK.
3 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Lorsque les utilisateurs que vous avez planifiés avec Fuseau horaire sont informés du rendez-vous,
ils voient apparaître, dans leur boîte aux lettres, l'objet du rendez-vous suivi d'une annotation
concernant le fuseau horaire. Par exemple, si l'objet de la réunion est « Conférence marketing » et si
le fuseau horaire est Saskatchewan, l'annotation d'objet et d'heure apparaît sous la forme suivante :
Conférence marketing (Saskatchewan). Dans l'agenda des utilisateurs, le lieu est suivi du fuseau
horaire, plutôt que de l'objet.
Agenda
163
Annulation d'un rendez-vous
Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les
droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.
1 Dans votre agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous que vous
souhaitez annuler, puis cliquez sur Supprimer.
2 Sélectionnez Supprimer des boîtes de tous les autres destinataires pour supprimer le rendez-
vous de la boîte aux lettres des autres utilisateurs. Ne sélectionnez pas cette option si vous
souhaitez supprimer le rendez-vous de votre boîte aux lettres uniquement.
3 (Facultatif) Entrez un message expliquant l'annulation.
4 Cliquez ensuite sur OK.
Un message Réunion annulée est envoyé à chaque utilisateur initialement invité au rendez-vous et
ce dernier est supprimé de son agenda. Les utilisateurs auxquels le rendez-vous a été délégué ne
reçoivent pas de message Réunion annulée, mais le rendez-vous est supprimé de leur agenda.
Annulation d'un rendez-vous récurrent
Vous pouvez annuler un rendez-vous récurrent si vous l'avez planifié vous-même ou si vous
possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la boîte aux lettres de l'utilisateur
l'ayant planifié.
1 Dans votre agenda, cliquez avec le bouton droit sur le rendez-vous récurrent que vous souhaitez
annuler, puis cliquez sur Supprimer.
2 Sélectionnez Supprimer des boîtes de tous les autres destinataires.
3 (Facultatif) Saisissez un message expliquant l'annulation.
4 Cliquez sur OK.
5 Cliquez sur Cette instance, Toutes les instances ou À partir de cette instance.
Un message Réunion annulée est envoyé à chaque utilisateur initialement convié au rendez-vous et
ce dernier est supprimé de son agenda. Les utilisateurs auxquels le rendez-vous a été délégué ne
reçoivent pas de message Réunion annulée, mais le rendez-vous est supprimé de leur agenda.
Modification d'un rendez-vous
Lorsque vous modifiez un rendez-vous, les changements sont visibles uniquement dans l'agenda
des destinataires, aucun message ne leur est envoyé dans leur boîte aux lettres. Le rendez-vous
modifié s'affiche en gras et une bannière de notification y apparaît pour indiquer aux utilisateurs
quelles parties du rendez-vous ont été modifiées. Les utilisateurs ne sont pas invités à réaccepter le
rendez-vous.
Pour plus d'informations sur la modification d'un rendez-vous et d'autres éléments de la messagerie,
reportez-vous à la Section 3.2.5, « Modification des rendez-vous, tâches et notes envoyés »,
page 109.
164
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Pour replanifier un rendez-vous pour une nouvelle heure le même jour :
1 Ouvrez votre agenda et faites glisser le rendez-vous sur la nouvelle heure.
Copie d'un rendez-vous
Comme avec d'autres types d'éléments de messagerie, vous pouvez copier un rendez-vous existant
pour en créer un nouveau. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 3.2.6, « Duplication
des messages électroniques envoyés », page 109.
4.4.3
Envoi de notes
Les notes sont semblables aux messages électroniques, à cette exception près qu'elles sont
programmées pour un jour précis et qu'elles s'affichent à la date correspondante dans l'agenda. Vous
pouvez utiliser les notes pour signaler des absences, des vacances, les jours de paie, des
anniversaires, etc.
 « Planification d'une note pour vous-même » page 165
 « Planification d'une note pour d'autres personnes » page 165
Planification d'une note pour vous-même
Une note adressée à vous-même est appelée note personnelle. Les notes personnelles sont placées
dans votre agenda à la date spécifiée. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans
celle d'un autre utilisateur.
1 Dans votre agenda, ouvrez une vue comportant une liste de notes (par exemple, la vue
Semaine).
2 Cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la liste des notes.
3 Si nécessaire, cliquez sur
pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour
cette note.
4 Saisissez l'objet et le texte de la note.
Pour spécifier de nombreuses options, notamment attribuer à la note une priorité élevée, cliquez
sur Options d'envoi.
5 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Pour accéder ultérieurement aux informations, ouvrez votre agenda et sélectionnez la date à laquelle
les informations doivent apparaître. Double-cliquez sur la note dans la liste.
Planification d'une note pour d'autres personnes
1 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Note.
Agenda
165
2 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération
pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, cliquez sur +Cc ou +Cm pour ajouter les
champs correspondants puis saisissez les noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.
ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse,
double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
3 Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire),
cliquez sur la
, puis cliquez sur un nom.
4 (Facultatif) Saisissez l'objet et le texte de la note.
5 Dans le champ Date de début, saisissez la date à laquelle cette note doit apparaître dans
l'agenda des destinataires.
ou
Cliquez sur
pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour cette note.
Pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée à la note ou
demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.
6 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
166
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4.4.4
Planification d'éléments récurrents
Vous pouvez envoyer des rendez-vous, des tâches et des notes en tant qu'éléments récurrents.
Ceux-ci peuvent être planifiés sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou en
fonction de paramètres personnalisés que vous avez définis.
Lorsque vous envoyez un élément récurrent, GroupWise en crée une copie et insère l'une des dates
définies dans chaque copie. Par exemple, si vous définissez cinq dates pour l'événement,
GroupWise effectue cinq copies de l'élément et planifie une copie pour chaque date. Si vous envoyez
cet élément à d'autres utilisateurs, vous obtenez cinq éléments sortants avec cinq occurrences. Si
vous recevez l'événement, vous trouvez cinq copies de l'élément entrant dans votre boîte aux lettres,
chacune programmée à une date différente.
 « Planification d'un élément récurrent quotidien » page 167
 « Planification d'un élément récurrent hebdomadaire » page 167
 « Planification d'un élément récurrent mensuel » page 167
 « Planification d'un élément récurrent annuel » page 167
 « Planification d'un élément récurrent personnalisé par dates » page 168
Planification d'un élément récurrent quotidien
1 Dans le rendez-vous, la tâche ou la note en cours de planification, cliquez sur Récurrence, puis
sur Quotidien.
2 Sélectionnez le schéma de récurrence, la date de début, la date de fin (ou le nombre
d'occurrences), puis cliquez sur Terminé.
Planification d'un élément récurrent hebdomadaire
1 Dans le rendez-vous, la tâche ou la note en cours de planification, cliquez sur Récurrence, puis
sur Hebdomadaire.
2 Sélectionnez le schéma de récurrence, la date de début, la date de fin (ou le nombre
d'occurrences), puis cliquez sur Terminé.
Planification d'un élément récurrent mensuel
1 Dans le rendez-vous, la tâche ou la note en cours de planification, cliquez sur Récurrence, puis
sur Mensuel.
2 Sélectionnez le schéma de récurrence, la date de début, la date de fin (ou le nombre
d'occurrences), puis cliquez sur Terminé.
Planification d'un élément récurrent annuel
1 Dans le rendez-vous, la tâche ou la note en cours de planification, cliquez sur Récurrence, puis
sur Annuel.
2 Sélectionnez le schéma de récurrence, la date de début, la date de fin (ou le nombre
d'occurrences), puis cliquez sur Terminé.
Agenda
167
Planification d'un élément récurrent personnalisé par dates
Ce type de récurrence personnalisée permet de sélectionner des dates précises dans un agenda
annuel.
1 Dans le rendez-vous, la tâche ou la note en cours de planification, cliquez sur Récurrence, puis
sur Personnalisé.
2 Dans l'onglet Date, cliquez sur les dates à planifier.
3 Pour accéder à une autre année, cliquez sur Années, saisissez la nouvelle année, puis cliquez
sur OK.
4 Si vous voulez supprimer toutes les dates sélectionnées, cliquez sur Réinitialiser.
5 Cliquez sur OK.
4.5
Réception d'éléments de l'agenda
 Section 4.5.1, « Acceptation ou refus d'éléments de l'agenda », page 168
 Section 4.5.2, « Acceptation ou refus d'éléments Internet », page 169
 Section 4.5.3, « Suggestion d'un nouvel horaire pour un rendez-vous », page 170
 Section 4.5.4, « Invitation d'autres participants ou délégation et suppression d'éléments de
l'agenda », page 170
 Section 4.5.5, « Modification des types d'éléments de l'agenda », page 171
 Section 4.5.6, « Enregistrement des éléments de l'agenda », page 172
4.5.1
Acceptation ou refus d'éléments de l'agenda
Lorsque vous recevez un rendez-vous, une tâche ou une note, il se peut que vous ne puissiez pas
l'accepter. Dans GroupWise, vous pouvez informer l'expéditeur de votre acceptation ou refus,
indiquer un niveau d'acceptation ou de disponibilité et ajouter d'autres commentaires. Vous pouvez
également déléguer l'élément à un autre utilisateur. L'expéditeur trouvera votre réponse en contrôlant
les propriétés de l'élément.
Si vous refusez un rendez-vous après son heure de début, l'expéditeur voit le rendez-vous apparaître
comme supprimé plutôt que comme refusé dans ses propriétés.
 « Acceptation ou refus d'un élément » page 168
 « Acceptation d'un élément dans un agenda personnel » page 169
 « Conservation d'une copie d'un élément accepté dans votre boîte aux lettres » page 169
Acceptation ou refus d'un élément
1 Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.
2 Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.
ou
Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton pour sélectionner un niveau de
disponibilité Accepter, Accepter avec options ou pour sélectionner Refuser avec options.
3 (Facultatif) Si vous avez sélectionné Accepter avec options ou Refuser avec options, vous
pouvez saisir un commentaire. Cliquez ensuite sur OK.
168
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Par défaut, pour afficher votre commentaire, l'expéditeur peut afficher les propriétés de l'élément
dans le dossier Éléments envoyés. Toutefois, il peut aussi choisir d'être notifié du refus d'un
élément par le destinataire. Pour ce faire, sous Outils > Options > Envoyer > Rendez-vous/
Tâche/Note, il peut sélectionner Renvoyer une notification Après refus sur Récépissé, sur
Notifier ou sur les deux.
4 Si l'élément est un rappel automatique, cliquez sur Cette instance pour accepter ou refuser cet
élément précis ou sur Toutes les instances pour accepter ou refuser toutes les occurrences de
ce rappel automatique.
Acceptation d'un élément dans un agenda personnel
1 Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.
2 Cliquez sur la flèche bas située à droite du bouton Accepter et sélectionnez Accepter avec
options.
3 Sélectionnez l'agenda personnel devant contenir l'élément et cliquez sur OK.
Conservation d'une copie d'un élément accepté dans votre boîte aux
lettres
Lorsque vous acceptez un élément, vous pouvez également choisir d'en conserver une copie dans
votre dossier Boîte aux lettres.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Agenda.
2 Dans la page Général, sélectionnez Après acceptation, continuer à afficher l'élément dans la
boîte aux lettres.
3 Cliquez sur OK.
4.5.2
Acceptation ou refus d'éléments Internet
Vous pouvez accepter ou refuser des rendez-vous, des événements Toute la journée et des tâches
envoyées à partir de clients de collaboration de type Internet. Parmi ces clients figurent Microsoft
Exchange, Lotus Notes et Macintosh iCal.
1 Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.
2 Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.
ou
Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton pour sélectionner un niveau de
disponibilité Accepter ou pour sélectionner Refuser avec options.
3 (Facultatif) Si vous avez sélectionné Refuser avec options, vous pouvez saisir un commentaire
puis cliquer sur OK.
4 Si l'élément est un rappel automatique, cliquez sur Cette instance pour accepter ou refuser cet
élément précis ou sur Toutes les instances pour accepter ou refuser toutes les occurrences de
ce rappel automatique.
Par défaut, un message est envoyé à l'expéditeur de l'élément. Il indique votre opération.
Par ailleurs, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'élément Internet et
sélectionner Importer un agenda. Cette opération permet de créer un agenda et d'y importer
l'élément.
Agenda
169
4.5.3
Suggestion d'un nouvel horaire pour un rendez-vous
Si, en tant que destinataire d'un rendez-vous, vous souhaitez modifier l'heure de ce dernier, vous
pouvez lancer une recherche des plages de disponibilité pour les participants et proposer un nouvel
horaire. Le nouvel horaire est alors envoyé à l'expéditeur initial qui peut décider de l'accepter ou non.
Si la modification est acceptée, le rendez-vous initial est modifié.
Pour proposer un nouvel horaire, le destinataire doit utiliser un client GroupWise 2014 R2. Pour
accepter le nouvel horaire et renvoyer le rendez-vous modifié, l'initiateur du rendez-vous doit
également utiliser un client GroupWise 2014 R2. Si l'initiateur utilise un client antérieur à la version
GroupWise 2014 R2, la contre-proposition est affichée sous forme de message électronique avec en
pièce jointe le rendez-vous initial. Si l'initiateur souhaite utiliser le nouvel horaire, il doit modifier
manuellement le rendez-vous initial.
Suggestion d'un nouvel horaire à partir de la barre d'outils
1 Dans la liste des éléments, sélectionnez un rendez-vous.
2 Cliquez sur Opérations > Proposer un nouveau rendez-vous...
3 (Facultatif) Pour afficher les planifications d'agenda de tous les destinataires afin de trouver une
heure adéquate, cliquez sur Plages disponibles.
4 Modifiez la date, l'heure et la durée à votre convenance.
5 (Facultatif) Saisissez une raison à la modification du rendez-vous.
6 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Suggestion d'un nouvel horaire à partir de la fenêtre principale
1 Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit sur un rendez-vous.
2 Cliquez sur Proposer un nouveau rendez-vous...
3 (Facultatif) Pour afficher les planifications d'agenda de tous les destinataires afin de trouver une
heure adéquate, cliquez sur Plages disponibles.
4 Modifiez la date, l'heure et la durée à votre convenance.
5 (Facultatif) Saisissez une raison à la modification du rendez-vous.
6 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
4.5.4
Invitation d'autres participants ou délégation et
suppression d'éléments de l'agenda
Utilisez la fonction Inviter pour inviter d'autres personnes à se joindre à un élément planifié. Utilisez la
fonction Déléguer et supprimer pour réattribuer un élément planifié à une autre personne et le
supprimer de votre agenda. L'expéditeur peut savoir quel utilisateur vous avez invité ou à quel
utilisateur vous avez délégué l'élément en consultant les propriétés de ce dernier.
Lorsque la ligne d'objet, la liste des destinataires (À) ou le corps du message d'un rendez-vous est
modifié par l'expéditeur d'origine, tous les destinataires, y compris les destinataires invités ou
délégués, reçoivent les modifications.
170
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Lorsque l'expéditeur d'origine modifie l'heure ou le lieu d'un rendez-vous, ce dernier est retiré de tous
les destinataires ; cependant, il n'est renvoyé qu'aux destinataires d'origine. Dans ce cas, le rendezvous doit être délégué à nouveau.
 « Invitation d'autres personnes ou délégation et suppression à partir de la fenêtre principale »
page 171
 « Invitation d'autres personnes ou délégation et suppression à partir de la vue Agenda »
page 171
Invitation d'autres personnes ou délégation et suppression à partir
de la fenêtre principale
1 Dans la liste d'éléments, cliquez sur une tâche, une note ou un rendez-vous.
2 Cliquez sur Opérations > Déléguer et supprimer...
ou
Cliquez sur Opérations > Inviter...
3 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
ou
Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse,
double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.
4 Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.
5 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Invitation d'autres personnes ou délégation et suppression à partir
de la vue Agenda
1 Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit sur une tâche, une note ou un rendez-vous.
2 Cliquez sur Inviter...
ou
Sélectionnez Déléguer et supprimer...
3 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
ou
Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse,
double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.
4 Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.
5 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
4.5.5
Modification des types d'éléments de l'agenda
Vous pouvez faire glisser un élément d'un dossier à un autre pour changer le type d'élément de cet
objet. Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en
rendez-vous.
 « Changement du type d'un élément de votre agenda » page 172
 « Conversion d'un élément personnel en élément de groupe » page 172
Agenda
171
Changement du type d'un élément de votre agenda
1 Cliquez sur Agenda dans la liste des dossiers.
2 Cliquez sur l'élément à modifier dans la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes.
3 Faites glisser l'élément vers la liste qui correspond au type d'élément que vous souhaitez
obtenir.
Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en
rendez-vous.
Pour copier un rendez-vous, une tâche ou une note, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en
faisant glisser l'élément.
4 Saisissez toutes les informations requises.
5 Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.
SUGGESTION : vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit sur l'élément à modifier puis cliquer
sur Passer à.
Conversion d'un élément personnel en élément de groupe
Pour modifier un élément personnel dans votre agenda :
1 Dans votre agenda, double-cliquez sur l'élément personnel en question.
2 Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur Autre.
ou
Cliquez sur l'icône Passer à Groupe
.
3 Saisissez toutes les informations requises.
4 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
SUGGESTION : dans la vue de composition d'un élément, cliquez sur le bouton Passer à Personnel
pour faire rapidement passer l'élément en question du type Groupe au type Personnel.
4.5.6
Enregistrement des éléments de l'agenda
Les éléments enregistrés restent dans votre agenda et sont également copiés à l'emplacement que
vous avez indiqué. Les éléments sont enregistrés avec l'extension .rtf, ce qui permet de les ouvrir
également dans un logiciel de traitement de texte. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur
format d'origine.
1 Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez
enregistrer, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
2 Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur l'élément et les pièces jointes que vous
voulez enregistrer.
3 Pour enregistrer un élément sur le disque ou dans une bibliothèque GroupWise, sélectionnez-le.
4 Saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément dans le champ Nom de fichier.
ou
Saisissez un objet dans le champ Objet.
172
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
5 Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, accédez au
répertoire souhaité.
ou
Pour enregistrer l'élément dans une autre bibliothèque GroupWise, cliquez sur la liste
déroulante, puis sélectionnez un nom de bibliothèque.
6 Si vous effectuez l'enregistrement dans une bibliothèque GroupWise, assurez-vous que l'option
Définir les propriétés en utilisant les valeurs par défaut est sélectionnée, sauf si vous préférez
définir les propriétés du document à cette étape.
7 Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.
4.6
Définition des alarmes de l'agenda
GroupWise peut déclencher une alarme pour vous signaler l'imminence d'un rendez-vous. De plus,
vous pouvez choisir d'ouvrir un fichier ou d'exécuter un programme lorsque l'alarme retentit. Vous
pouvez par exemple configurer un rendez-vous pour enregistrer vos fichiers lorsque vous êtes
absent et que votre ordinateur est sous tension.
 Section 4.6.1, « Définition de l'alarme par défaut », page 173
 Section 4.6.2, « Définition de l'alarme sur un élément de l'agenda », page 173
4.6.1
Définition de l'alarme par défaut
Dans les options de l'agenda, vous pouvez spécifier une option par défaut afin de configurer une
alarme automatiquement, chaque fois que vous acceptez un rendez-vous.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Agenda, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sélectionnez Rendez-vous et/ou Événements Toute la journée dans la zone Options
d'acceptation.
4 Définissez le délai de rappel avant la notification d'alarme concernant le rendez-vous et/ou
l'événement Toute la journée. La valeur par défaut est de 5 minutes pour les rendez-vous et de
12 heures pour les événements Toute la journée.
5 Cliquez sur OK.
4.6.2
Définition de l'alarme sur un élément de l'agenda
Notify doit être exécuté pour qu'une alarme retentisse. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 8.2.1, « Lancement de Notify au démarrage de GroupWise », page 274.
1 Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur un rendez-vous.
2 Cliquez sur Opérations > Alarme.
Agenda
173
3 Indiquez le délai entre le déclenchement de l'alarme et l'heure du rendez-vous.
4 Cliquez sur Définir.
Si l'option Alarme est grisée, vérifiez que l'heure du rendez-vous n'a pas été dépassée.
Pour supprimer l'alarme associée à un rendez-vous, procédez comme suit :
1 Cliquez sur le rendez-vous.
2 Cliquez sur Opérations > Alarme.
3 Cliquez sur Effacer.
4.7
Partage d'un agenda personnel
Un agenda partagé se comporte comme n'importe quel autre agenda, si ce n'est que les autres
utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur liste d'agendas. Vous pouvez partager
des agendas personnels existants dans votre liste d'agendas. Vous choisissez les personnes avec
lesquelles vous souhaitez partager l'agenda et les droits que vous souhaitez accorder à chaque
utilisateur. Ensuite, les utilisateurs peuvent publier les entrées de l'agenda dans l'agenda partagé.
Vous ne pouvez pas partager votre agenda principal.
Vous trouverez, ci-dessous, un exemple d'agenda partagé :
Figure 4-9 Vue Agenda partagé
174
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
En mode Caching et Remote, les modifications effectuées dans les agendas partagés sont mises à
jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.
 Section 4.7.1, « Partage d'un agenda personnel existant avec d'autres utilisateurs », page 175
 Section 4.7.2, « Publication d'une entrée de l'agenda dans un agenda partagé », page 175
4.7.1
Partage d'un agenda personnel existant avec d'autres
utilisateurs
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur l'agenda personnel à partager, puis
cliquez sur Partage.
2 Cliquez sur Partagé avec.
3 Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet
d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.
4 Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le
déplacer dans la liste de partage.
5 Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.
6 Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.
7 Répétez la procédure depuis l'Étape 3 jusqu'à l'Étape 6 pour chacun des utilisateurs avec
lesquels vous souhaitez partager l'agenda.
8 Cliquez sur OK.
Si vous souhaitez que l'agenda ait une fonction spéciale, vous pouvez créer un nouveau paramètre
d'affichage. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda, cliquez sur Propriétés, puis sur
Affichage.
4.7.2
Publication d'une entrée de l'agenda dans un agenda
partagé
1 Dans l'agenda partagé, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis
double-cliquez sur une heure.
2 (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous si nécessaire.
3 Indiquez une date de début.
Agenda
175
ou
Cliquez sur
pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous.
Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.4.4, « Planification
d'éléments récurrents », page 167.
ou
Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.
4 Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures
ou en jours.
5 Indiquez le mode de présentation souhaité pour le rendez-vous. Il peut apparaître sous la forme
Libre, Possible, Occupé ou Absent.
6 (Facultatif) Saisissez un message.
Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier de nombreuses options : par exemple,
attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.
7 (Facultatif) Pour indiquer un type « Afficher le rendez-vous comme étant », cliquez sur
Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sur un type.
8 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
4.8
Abonnement à un agenda Internet
Les utilisateurs d'autres systèmes de messagerie électronique publient souvent leur agenda sur
Internet pour que chacun y ait accès. Par exemple, une équipe de sport peut mettre le calendrier de
ses matchs en ligne afin que les joueurs puissent le télécharger ou s'y abonner. De même, une liste
de congés peut être publiée sous la forme d'un agenda Internet.
Lorsque vous vous abonnez à un agenda Internet, un nouvel agenda personnel est créé dans votre
liste des dossiers. Vous pouvez ensuite spécifier la fréquence à laquelle vous voulez que GroupWise
mettre à jour le contenu de l'agenda Internet.
 Section 4.8.1, « Abonnement manuel à un agenda Internet », page 176
 Section 4.8.2, « Abonnement à un agenda Internet à partir d'un lien », page 177
 Section 4.8.3, « Modification d'un agenda Internet faisant l'objet d'un abonnement », page 177
 Section 4.8.4, « Suppression d'un Agenda Internet faisant l'objet d'un abonnement », page 177
4.8.1
Abonnement manuel à un agenda Internet
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda principal de
GroupWise, puis cliquez sur S'abonner.
2 Dans le champ Emplacement, saisissez l'URL de l'agenda Internet auquel vous vous abonnez.
3 Dans le champ Nom du dossier, saisissez le nom du dossier pour le nouvel agenda Internet.
4 Dans la liste déroulante Fréquence de mise à jour, sélectionnez la fréquence de mise à jour du
contenu de l'agenda.
5 Cliquez sur S'abonner.
176
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4.8.2
Abonnement à un agenda Internet à partir d'un lien
1 À partir d'un message électronique ou d'un site Web, cliquez sur le lien de l'agenda Internet. La
fenêtre S'abonner à l'agenda s'ouvre.
2 Pour la plupart des agendas Internet, les champs Emplacement et Nom du dossier sont pré-
remplis.
Si le champ Nom du dossier n'est pas pré-rempli, saisissez le nom du dossier.
3 Dans la liste déroulante Fréquence de mise à jour, sélectionnez la fréquence de mise à jour du
contenu de l'agenda.
4 Cliquez sur S'abonner.
4.8.3
Modification d'un agenda Internet faisant l'objet d'un
abonnement
Après vous être abonné à un agenda Internet, vous pouvez en changer l'emplacement, la fréquence
de mise à jour et forcer une mise à jour.
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda faisant l'objet
d'un abonnement, puis cliquez sur S'abonner.
2 (Facultatif) Dans le champ Emplacement, saisissez la nouvelle URL de l'agenda Internet.
3 (Facultatif) dans la liste déroulante Fréquence de mise à jour, sélectionnez la fréquence de mise
à jour.
4 (Facultatif) Cliquez sur Rafraîchir pour forcer le rechargement de l'agenda Internet.
5 Cliquez sur OK.
4.8.4
Suppression d'un Agenda Internet faisant l'objet d'un
abonnement
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda faisant l'objet
d'un abonnement, puis cliquez sur Supprimer.
2 Cliquez sur Oui pour valider la suppression de l'agenda faisant l'objet d'un abonnement.
4.9
Publication d'agendas personnels sur Internet
Si vous choisissez de publier un agenda personnel sur Internet, il devient visible par tous sur Internet.
Lorsque vous publiez votre agenda personnel, il est publié dans l'hôte de publication d'agenda de
votre système. Pour plus d'informations sur l'hôte de publication des agendas, contactez votre
administrateur GroupWise.
La possibilité de publier votre agenda personnel peut être activée et désactivée par votre
administrateur GroupWise. Si votre administrateur GroupWise a désactivé la possibilité de publier
des agendas personnels, cette option n'est pas affichée dans le client GroupWise.
 Section 4.9.1, « Restrictions de publication », page 178
 Section 4.9.2, « Publication d'un agenda personnel », page 178
 Section 4.9.3, « Modification des paramètres d'un agenda publié », page 179
Agenda
177
 Section 4.9.4, « Affichage et masquage des agendas publiés », page 179
 Section 4.9.5, « Annulation de la publication d'un agenda », page 179
4.9.1
Restrictions de publication
Il n'est pas possible de publier un agenda dans les situations suivantes :
 Vous ne pouvez pas publier un agenda créé à l'aide de l'option « Nouvel agenda de
mandataire », mais vous pouvez publier l'agenda d'un autre utilisateur si vous accédez à son
compte GroupWise via la fonction Mandataire. Un agenda qui a été publié alors que vous étiez
connecté au compte d'un autre utilisateur en tant que mandataire est publié sous le nom de
l'utilisateur en question.
 Les agendas partagés peuvent être publiés uniquement par le propriétaire de l'agenda ; si vous
n'êtes pas propriétaire de l'agenda, vous ne pouvez pas le publier.
4.9.2
Publication d'un agenda personnel
Vous pouvez publier n'importe quel agenda, y compris votre agenda GroupWise principal.
Les éléments compris dans des agendas secondaires sont inclus dans la publication de l'agenda
principal si l'un des critères suivants est rempli :
 L'agenda secondaire est publié en plus de l'agenda principal publié et il est vérifié comme décrit
à la Section 4.9.4, « Affichage et masquage des agendas publiés », page 179.
 Les éléments des agendas secondaires non publiés sont liés à des éléments de l'agenda
principal.
Les catégories assignées avec un agenda publié n'apparaissent pas sur le Web.
1 Dans la liste des dossiers de l'agenda, cliquez avec le bouton droit sur l'agenda à publier, puis
cliquez sur Publier.
2 Sélectionnez Publier cet agenda.
3 Sélectionnez l'une des options de période suivantes :
 Tout l'agenda : publie une période comprenant les 7 jours précédents et les 365 jours
suivants de votre agenda.
 Précédent : publie la plage de jours que vous sélectionnez. Par défaut, le système publie
une période comprenant les 7 jours précédents et les 30 jours suivants de votre agenda.
4 (Facultatif) Sélectionnez, au besoin, l'option Inclure éléments privés.
Si cette option reste désélectionnée, les éléments marqués comme étant privés ne sont jamais
affichés, même s'ils se trouvent dans des agendas secondaires pour lesquels cette option est
sélectionnée.
5 Pour envoyer un lien vers l'agenda que vous avez publié :
5a Cliquez sur Envoyer l'emplacement de publication. Un nouveau message électronique
s'ouvre avec un lien.
5b Sélectionnez à qui vous voulez envoyer le message, puis cliquez sur Envoyer.
6 Cliquez sur OK.
178
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4.9.3
Modification des paramètres d'un agenda publié
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda publié, puis
cliquez sur Publier.
2 Modifiez vos options de publication.
3 Pour plus d'informations, reportez-vous aux opérations de l'Étape 3 à l'Étape 5 de la
Section 4.9.2, « Publication d'un agenda personnel », page 178.
4 Cliquez sur OK.
4.9.4
Affichage et masquage des agendas publiés
Une fois votre agenda principal publié, vous pouvez afficher ou masquer les agendas secondaires
qui ont également été publiés. Pour plus d'informations sur la publication d'un agenda, reportez-vous
à la Section 4.9.2, « Publication d'un agenda personnel », page 178.
1 Dans la liste des dossiers, cochez ou décochez la case en regard de l'agenda que vous
souhaitez inclure dans la publication de l'agenda principal.
4.9.5
Annulation de la publication d'un agenda
Lorsque vous annulez la publication d'un agenda, ce dernier ne s'affiche plus dans la liste des
agendas publiés dans l'hôte de publication d'agenda. Si quelqu'un s'est abonné à votre agenda, il ne
reçoit plus les mises à jour de votre agenda et risque de recevoir un message d'erreur.
1 Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda publié, puis
cliquez sur Publier.
2 Désélectionnez Publier cet agenda, puis cliquez sur OK.
4.10
Publication de votre calendrier de disponibilité
Les informations de disponibilité de GroupWise peuvent être publiées afin que d'autres utilisateurs
puissent y avoir accès. Les informations de disponibilité peuvent êtres vues par d'autres utilisateurs
GroupWise ou par tout autre utilisateur acceptant les fichiers de type .ifb.
 Section 4.10.1, « Publication de votre calendrier de disponibilité », page 179
 Section 4.10.2, « Envoi d'informations de disponibilité », page 180
 Section 4.10.3, « Utilisation d'informations de disponibilité », page 180
4.10.1
Publication de votre calendrier de disponibilité
Pour publier vos informations de disponibilité sur Internet, procédez comme suit :
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.
2 Cliquez sur Agenda > Plages disponibles.
3 Sélectionnez Publier mes informations de disponibilité.
4 Cliquez sur OK.
Agenda
179
4.10.2
Envoi d'informations de disponibilité
Pour informer les internautes de vos informations de disponibilité, procédez comme suit :
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.
2 Cliquez sur Agenda > Plages disponibles.
3 Cliquez sur Envoyer les plages de disponibilité publiées.
Le système crée un message électronique indiquant vos disponibilités.
4 Ajoutez les destinataires du message électronique, puis cliquez sur Envoyer.
4.10.3
Utilisation d'informations de disponibilité
Dans GroupWise, vous pouvez utiliser la recherche de plages disponibles pour connaître les heures
de disponibilité des autres utilisateurs. Si vous recevez un fichier .ifb d'une personne n'utilisant pas
GroupWise, vous pouvez associer les informations de disponibilité de cette personne à ses
coordonnées, afin que la fonction Plages disponibles puisse également identifier ses horaires de
disponibilité.
1 Dans votre boîte aux lettres, ouvrez le message contenant l'emplacement de disponibilité.
2 Bloquez et copiez l'emplacement de disponibilité.
3 Affichez les coordonnées de l'expéditeur, comme expliqué à la section « Modification d'un
contact » page 217.
ou
Ajoutez l'utilisateur à vos contacts GroupWise, comme expliqué à la section « Ajout d'un
contact » page 215.
4 Dans la fenêtre de coordonnées, cliquez sur l'onglet Détails.
5 Collez les plages dans le champ Disponible/Indisponible.
6 Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.
4.11
Utilisation de l'agenda multi-utilisateur
L'agenda multi-utilisateur permet de consulter un calendrier combiné des utilisateurs et des
ressources sous la forme d'un graphique quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel, ou bien sous
la forme d'une vue de colonnes multi-utilisateurs (la vue Colonnes multi-utilisateurs est une vue
quotidienne qui affiche le calendrier de chaque utilisateur dans une colonne spécifique). Il est très
facile de sélectionner et désélectionner des utilisateurs et des ressources pour afficher ou masquer
leurs rendez-vous dans la vue combinée. Vous pouvez, par exemple, utiliser un agenda multiutilisateur pour consulter les agendas de vos collègues ou vérifier la disponibilité des salles de
conférence de votre entreprise à un moment précis.
Dans les versions de GroupWise antérieures à GroupWise 2014, l'agenda multi-utilisateur n'est
disponible que sous la forme Colonnes multi-utilisateurs (vue dans laquelle le calendrier quotidien de
chaque utilisateur est affiché dans une colonne spécifique). De même, si vous créez un agenda
multi-utilisateur dans une version antérieure de GroupWise, puis effectuez une mise à niveau vers
GroupWise 2014, vous ne pouvez consulter cet agenda que sous la forme d'une vue quotidienne.
Vous devez recréer un agenda multi-utilisateur si vous souhaitez pouvoir le consulter avec d'autres
affichages.
180
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
IMPORTANT : vous devez disposer des droits de mandataire appropriés pour chaque utilisateur ou
ressource afin de pouvoir les inclure dans un agenda multi-utilisateur. (Reportez-vous au
Chapitre 10, « Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires », page 289.)
Par exemple, si vous ne disposez pas de droits de lecture sur les rendez-vous, vous ne pouvez pas
afficher le calendrier d'une autre personne dans l'agenda multi-utilisateur.
 Section 4.11.1, « Configuration d'un agenda afin de consulter les données de plusieurs
utilisateurs ou ressources », page 181
 Section 4.11.2, « Configuration d'agendas supplémentaires afin de consulter les données de
plusieurs utilisateurs ou ressources », page 182
 Section 4.11.3, « Configuration des utilisateurs affichés dans l'agenda multi-utilisateur »,
page 183
 Section 4.11.4, « Création d'un rendez-vous pour les utilisateurs de l'agenda multi-utilisateur »,
page 184
 Section 4.11.5, « Création d'une vue d'agenda Colonnes multi-utilisateurs », page 184
4.11.1
Configuration d'un agenda afin de consulter les données de
plusieurs utilisateurs ou ressources
Pour configurer un agenda multi-utilisateur dans lequel vous pouvez consulter simultanément les
agendas de plusieurs utilisateurs et ressources, procédez comme suit :
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation, puis cliquez sur la vue Colonnes multi-
utilisateurs dans la barre d'outils Agenda.
Si c'est la première fois que vous utilisez la vue Colonnes multi-utilisateurs dans cet agenda, la
boîte de dialogue Liste multi-utilisateur apparaît.
2 (Facultatif) Si vous avez déjà utilisé la vue Colonnes multi-utilisateurs dans cet agenda et que
vous souhaitez modifier les agendas affichés, cliquez sur la flèche de la liste déroulante en
regard de Colonnes multi-utilisateurs, puis sur Ajouter ou retirer des utilisateurs.
3 Dans la section Choisir des utilisateurs de la boîte de dialogue Liste multi-utilisateur, indiquez les
utilisateurs dans le champ Nom d'utilisateur puis, dans la section Liste des utilisateurs, cochez
les cases correspondant aux noms des utilisateurs dont vous souhaitez consulter les agendas et
cliquez sur OK.
4 Pour consulter les calendriers des utilisateurs sous la forme d'une vue de colonnes multi-
utilisateurs ou par jour, semaine, mois ou année, cliquez sur la vue appropriée dans la barre
d'outils Agenda.
Si les éléments d'agenda d'un utilisateur spécifique ne sont pas visibles, vérifiez que la case
correspondante est cochée en regard du nom de cet utilisateur dans la liste des dossiers.
5 (Conditionnel) Pour assigner des couleurs à plus de six utilisateurs ou ressources, cliquez sur
l'icône de présence en regard de leur nom dans la liste des dossiers.
Les rendez-vous relatifs aux utilisateurs et ressources sont affichés dans des colonnes
distinctes de la vue Colonnes multi-utilisateurs. Cependant, ils sont combinés dans une seule
colonne dans les vues Mois, Semaine et Jour. Il est donc essentiel d'assigner une couleur à
chaque utilisateur ou ressource pour différencier les rendez-vous correspondants dans ces
vues.
Agenda
181
Vous pouvez modifier la liste multi-utilisateur associée à cet agenda multi-utilisateur, comme expliqué
à la section « Modification de la liste multi-utilisateur » page 183. Vous pouvez également créer
d'autres agendas multi-utilisateurs, comme expliqué à la Section 4.11.2, « Configuration d'agendas
supplémentaires afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources », page 182.
4.11.2
Configuration d'agendas supplémentaires afin de consulter
les données de plusieurs utilisateurs ou ressources
Si vous avez configuré un premier agenda multi-utilisateur, comme expliqué à la Section 4.11.1,
« Configuration d'un agenda afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources »,
page 181, vous souhaiterez peut-être en configurer d'autres.
1 Dans la liste des dossiers, sélectionnez l'agenda à configurer en tant qu'agenda multi-utilisateur.
2 Sélectionnez Colonnes multi-utilisateurs dans la barre d'outils Agenda.
3 Modifiez la liste multi-utilisateur associée à cet agenda, comme expliqué à la section
« Modification de la liste multi-utilisateur » page 183.
182
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4.11.3
Configuration des utilisateurs affichés dans l'agenda multiutilisateur
Lorsque vous créez un agenda multi-utilisateur en suivant la procédure de la Section 4.11.1,
« Configuration d'un agenda afin de consulter les données de plusieurs utilisateurs ou ressources »,
page 181, vous précisez les utilisateurs et ressources à inclure.
Pour ajouter d'autres utilisateurs et ressources, ou pour ne plus les afficher dans l'agenda, vous
pouvez modifier la liste multi-utilisateur. Vous pouvez également masquer des utilisateurs ou des
ressources en les sélectionnant ou les désélectionnant dans la liste des dossiers.
 « Modification de la liste multi-utilisateur » page 183
 « Sélection ou désélection d'utilisateurs et de ressources » page 184
Modification de la liste multi-utilisateur
La liste multi-utilisateur détermine quels utilisateurs et ressources sont affichés dans l'agenda multiutilisateur. Pour ajouter des utilisateurs et des ressources à une liste multi-utilisateur et afficher leurs
agendas dans une vue multi-utilisateur, vous devez disposer des droits de mandataire appropriés.
Reportez-vous au Chapitre 10, « Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs
mandataires », page 289.
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation, puis cliquez sur
dans la barre d'outils
Agenda.
(Si vous avez créé d'autres vues de colonnes multi-utilisateurs, le bouton peut avoir l'apparence
suivante
.)
2 Cliquez sur la flèche à droite de
, puis cliquez sur Ajouter ou sur Supprimer des utilisateurs.
3 Pour ajouter un utilisateur ou une ressource, cliquez sur Ajouter un utilisateur, double-cliquez
sur son nom, puis cliquez sur OK.
4 Pour supprimer un utilisateur ou une ressource, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer un
utilisateur.
ou
Pour supprimer tous les noms de la liste, cliquez sur Éditer, puis sur Tout supprimer.
5 Pour modifier l'ordre des noms dans la liste, cliquez sur un nom, puis sur la flèche Haut ou sur la
flèche Bas.
L'ordre des noms détermine l'ordre dans lequel s'affichent les agendas dans la vue de colonnes
multi-utilisateurs.
6 Pour supprimer l'agenda d'un utilisateur ou d'une ressource de la vue multi-utilisateur, sans
supprimer son nom de la liste, désactivez la case à cocher en regard du nom.
7 Pour insérer tous les noms dans votre liste des mandataires, cliquez sur Éditer, puis sur Insérer
la liste des mandataires.
8 Pour réinitialiser la liste, cliquez sur Éditer > Tout supprimer > Éditer, puis sur Insérer la dernière
liste.
9 Cliquez sur OK pour enregistrer et quitter la boîte de dialogue.
ou
Cliquez sur Appliquer pour enregistrer sans quitter le programme.
Agenda
183
Sélection ou désélection d'utilisateurs et de ressources
GroupWise 2014 permet de sélectionner et désélectionner facilement des utilisateurs et des
ressources, afin d'afficher ou de masquer leurs rendez-vous dans l'agenda multi-utilisateur.
1 Dans la liste de dossiers, cochez les cases en regard des utilisateurs et ressources dont vous
souhaitez afficher les rendez-vous dans l'agenda multi-utilisateur.
Décochez les cases en regard de ceux dont vous souhaitez masquer les rendez-vous.
Pour savoir comment modifier les utilisateurs associés à l'agenda multi-utilisateur, reportez-vous
à la section « Modification de la liste multi-utilisateur » page 183.
4.11.4
Création d'un rendez-vous pour les utilisateurs de l'agenda
multi-utilisateur
Vous pouvez créer rapidement un rendez-vous incluant tous les utilisateurs dont les agendas sont
affichés dans la vue multi-utilisateur.
 « Création d'un rendez-vous dans la vue quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle »
page 184
 « Création d'un rendez-vous dans la vue Colonnes multi-utilisateurs » page 184
Création d'un rendez-vous dans la vue quotidienne, hebdomadaire,
mensuelle ou annuelle
1 Cliquez sur la vue Jour, Semaine, Mois ou Année dans la barre d'outils Agenda.
2 Cliquez avec le bouton droit sur la date ou l'heure à laquelle vous souhaitez planifier le rendez-
vous, puis cliquez sur Nouveau > Rendez-vous.
Le champ À contient automatiquement les noms de tous les utilisateurs dont les agendas sont
affichés dans la vue multi-utilisateur.
3 Finalisez la création du rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer.
Création d'un rendez-vous dans la vue Colonnes multi-utilisateurs
1 Cliquez sur la vue Colonnes multi-utilisateurs dans la barre d'outils Agenda.
2 Cliquez sur l'heure à laquelle vous souhaitez planifier le rendez-vous, puis faites glisser le
curseur pour définir sa durée. Faites également glisser le curseur pour inclure les utilisateurs
invités au rendez-vous.
3 Cliquez avec le bouton droit sur l'heure sélectionnée, puis cliquez sur Nouveau > Rendez-vous.
4 Finalisez la création du rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer.
4.11.5
Création d'une vue d'agenda Colonnes multi-utilisateurs
Si vous supprimez la vue Colonnes multi-utilisateurs, vous pouvez en créer une autre :
1 Cliquez sur Agenda dans la barre de navigation.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils Agenda, puis cliquez sur Propriétés.
3 Cliquez sur Nouveau, puis indiquez le nom de la vue Colonnes multi-utilisateurs (par exemple,
Colonnes multi-utilisateur).
184
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Cliquez sur Multi-utilisateurs (colonnes) dans la liste déroulante Afficher, puis cliquez deux fois
sur OK.
La boîte de dialogue Liste multi-utilisateur s'affiche.
5 Si un utilisateur ou une ressource que vous souhaitez faire figurer dans la vue Colonnes multi-
utilisateurs ne se trouve pas dans la liste, indiquez-le dans le champ Nom d'utilisateur, puis
cliquez sur Ajouter un utilisateur.
6 Double-cliquez sur un utilisateur ou une ressource, cliquez sur OK, puis répétez cette opération
pour chaque utilisateur à ajouter.
7 Cochez les cases correspondant aux utilisateurs dont vous souhaitez afficher les agendas, puis
cliquez sur OK.
4.12
Affichage de l'agenda d'un autre utilisateur dans
votre propre agenda
Si vous disposez des autorisations de mandataire sur l'agenda d'un autre utilisateur, vous pouvez
afficher cet agenda dans le vôtre sans devoir vous connecter en tant que mandataire à la boîte aux
lettres de l'utilisateur en question.
1 Cliquez avec le bouton droit sur votre agenda puis cliquez sur Nouvel agenda de mandataire.
2 Sélectionnez l’utilisateur dans la liste des mandataires, puis cliquez sur OK.
L'agenda de l'utilisateur mandataire est ajouté comme sous-agenda à votre agenda.
4.13
Impression d'un agenda
Utilisez Impression de l'agenda pour imprimer des rendez-vous, des tâches et des notes dans divers
formats, sur des pages de tailles diverses. Vous pouvez également imprimer l'agenda selon des
présentations différentes : Rendez-vous quotidiens, Agenda texte quotidien, Agenda du jour, Jour en
trois parties, Agenda quotidien étendu et Agenda quotidien Franklin. Lorsque vous imprimez l'agenda
sur une imprimante couleur, il s'imprime en couleur. Cela permet de déterminer les rendez-vous
appartenant à chaque agenda et les rendez-vous dotés de catégories.
 Section 4.13.1, « Impression de votre agenda principal », page 185
 Section 4.13.2, « Impression d'un agenda particulier », page 186
 Section 4.13.3, « Impression des agendas de plusieurs utilisateurs », page 187
4.13.1
Impression de votre agenda principal
1 Cliquez sur Fichier > Imprimer > Impression de l'agenda.
Agenda
185
2 Cliquez sur un format d'agenda dans la zone de groupe Format.
3 Cliquez sur une taille de papier dans la zone de groupe Taille du formulaire.
4 Cliquez sur une vue Agenda dans Formulaires disponibles.
5 Cliquez sur Portrait ou Paysage.
6 Cliquez sur l'onglet Contenu, saisissez une date de début, puis sélectionnez d'autres options.
7 (Facultatif) Pour modifier la police, cliquez sur le bouton Police et personnalisez le type, le style
et la taille de la police.
8 Cliquez sur l'onglet Options, puis sélectionnez d'autres options.
9 Cliquez sur Aperçu pour avoir un aperçu de la mise en page obtenue avec les options
sélectionnées. Si nécessaire, modifiez ces options.
10 Cliquez sur Imprimer.
Si vous avez créé des agendas personnels, les éléments personnels sont ajoutés par défaut aux
éléments de l'agenda principal.
4.13.2
Impression d'un agenda particulier
1 Sélectionnez l'agenda à imprimer dans la liste des dossiers.
2 Cliquez sur Fichier > Imprimer > Imprimer l'agenda.
3 Sélectionnez les options d'impression souhaitées pour l'agenda.
186
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Dans l'onglet Options, sélectionnez Dossier sélectionné dans la zone Imprimer les éléments.
5 Cliquez sur Aperçu pour avoir un aperçu de la mise en page obtenue avec les options
sélectionnées. Si nécessaire, modifiez ces options.
6 Cliquez sur Imprimer.
4.13.3
Impression des agendas de plusieurs utilisateurs
1 Veillez à disposer des droits de mandataire « Lire » sur les boîtes aux lettres de tous les
utilisateurs dont vous souhaitez imprimer l'agenda.
2 Cliquez sur Fichier > Mandataire pour vous assurer que tous les utilisateurs dont vous voulez
imprimer les agendas apparaissent dans votre liste de mandataires. S'ils n'apparaissent pas,
ajoutez-les.
3 Cliquez sur Fichier > Imprimer l'agenda.
4 Cliquez sur Multi-utilisateur dans la zone de groupe Format, cliquez sur Configuration, puis
sélectionnez les utilisateurs dont vous voulez imprimer l'agenda.
5 Spécifiez le nombre maximal d'agendas de mandataires à imprimer sur chaque page dans
Mandataires par page.
Par exemple, si vous souhaitez imprimer l'agenda de neuf utilisateurs à raison de trois par page,
indiquez 3 dans cette zone.
6 Cliquez sur OK.
7 Cliquez sur une vue d'agenda dans Formulaires disponibles.
8 Cliquez sur une taille de papier dans la zone de groupe Taille du formulaire.
9 Cliquez sur Portrait ou Paysage.
10 Cliquez sur l'onglet Contenu, puis sélectionnez d'autres options.
11 Cliquez sur l'onglet Options, puis sélectionnez d'autres options.
12 Cliquez sur Aperçu pour afficher l'apparence de l'agenda multi-utilisateur avec les options que
vous avez sélectionnées.
13 Cliquez sur Imprimer.
4.14
Éléments indésirables de l'agenda provenant
d'expéditeurs inconnus
Vous pouvez configurer GroupWise pour envoyer automatiquement dans le dossier Courrier
indésirable les éléments de l'agenda provenant d'expéditeurs qui ne se trouvent pas dans vos
carnets d'adresses personnels (y compris les contacts fréquents).
1 Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.
2 Cliquez sur Activer la gestion d'agenda à l'aide des carnets d'adresses personnels.
3 Cliquez sur OK.
Agenda
187
188
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
5
Les tâches et la liste des tâches
5
Une tâche est un élément qui doit être terminé à une heure et une date définies. Lorsque vous
assignez une tâche à un utilisateur, ce dernier peut l'accepter ou la refuser, mais tant qu'elle n'a pas
été refusée ni terminée, elle s'affiche quotidiennement dans la liste des tâches de l'utilisateur et dans
son agenda.
Le dossier Liste des tâches contient les tâches que vous publiez ou que vous acceptez, ainsi que tout
autre élément que vous y placez pour vous rappeler que cet élément nécessite une intervention.
 Section 5.1, « Présentation des tâches », page 189
 Section 5.2, « Compréhension des tâches rapides/indicateurs de suivi », page 189
 Section 5.3, « Présentation du dossier Liste des tâches », page 190
 Section 5.4, « Utilisation des tâches », page 191
 Section 5.5, « Utilisation des tâches rapides/indicateurs de suivi », page 195
 Section 5.6, « Utilisation du dossier Liste des tâches », page 196
5.1
Présentation des tâches
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Managing Tasks and Tasklists » (Gestion des tâches et des listes de tâches).
Une tâche est un élément ayant une date d'échéance et nécessitant une opération spécifique. Vous
pouvez publier une tâche pour vous-même ou accepter une tâche d'une autre personne.
Lorsqu'elle a été acceptée, une tâche apparaît dans l'agenda à sa date de début et se reporte de jour
en jour. Lorsque la date d'échéance est passée, la tâche apparaît en rouge dans l'agenda.
Une fois la tâche terminée, vous pouvez la marquer comme effectuée. Lorsque vous marquez une
tâche comme étant terminée, elle n'est plus reportée au jour suivant dans votre agenda.
En tant qu'initiateur d'une tâche assignée, vous pouvez demander à GroupWise de vous envoyer une
notification lorsque cette tâche est marquée comme étant terminée. (Le module Notify doit être
exécuté pour que vous puissiez recevoir une notification.) L'état « effectué », indiquant la date et
l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme terminée, est placé dans la fenêtre
Caractéristiques.
5.2
Compréhension des tâches rapides/indicateurs de
suivi
Dans le client GroupWise, une option de type Tâche rapide/Indicateur de suivi apparaît à gauche de
l'icône d'un élément. Cette option vous permet de cliquer sur l'icône d'indicateur et de « baliser » un
élément pour indiquer que vous souhaitez effectuer un suivi. Cette option n'est pas disponible pour
Les tâches et la liste des tâches
189
les fils de discussion, les listes de rendez-vous proposés ou l'agenda récapitulatif. Lorsqu'un élément
est balisé, il apparaît également dans le dossier Liste des tâches. Lorsque vous cliquez sur l'icône
d'indicateur, les états suivants défilent tour à tour :
 balisée :
 Terminé
 Supprimer l'indicateur
Si vous utilisez GroupWise Mobility Service 2.1 ou une version ultérieure, et que votre périphérique
mobile prend en charge l'ajout d'indicateurs, l'état de l'indicateur est synchronisé avec votre
périphérique. Certains périphériques mobiles prennent uniquement en charge les états avec
indicateur et sans indicateur, de ce fait lorsqu'un élément est marqué comme terminé sur ces
périphériques, il apparaît comme étant sans indicateur. Toutefois, il apparaît comme terminé dans le
client GroupWise et sur d'autres périphériques qui prennent en charge les trois états.
Dans le client GroupWise, vous pouvez utiliser la combinaison de touches Ctrl+t pour basculer entre
les trois états balisés. Si vous cliquez avec le bouton droit sur l'indicateur, vous pouvez effectuer les
opérations suivantes :
 Attribuer une échéance à un élément (Section 5.5.1, « Définition d'une échéance », page 195
 Définir un pourcentage d'exécution pour une tâche (Section 5.5.2, « Modification du
pourcentage d'exécution », page 195)
 Définir une notification d'alarme (Section 5.5.3, « Configuration/Définition d'une alarme »,
page 195)
 Définir plusieurs options en une fois (Section 5.5.4, « Options de la liste des tâches rapides »,
page 196)
 Déplacer l'indicateur d'un élément (Section 5.5.5, « Suppression d'un élément dans la liste des
tâches », page 196)
 Modifier la vue des dossiers (Section 5.5.6, « Affichage en tant que liste des tâches/affichage
des détails », page 196)
5.3
Présentation du dossier Liste des tâches
Le dossier Liste des tâches est un dossier système utilisé pour suivre les tâches de GroupWise et les
autres éléments nécessitant une opération. Vous pouvez le considérer comme la liste principale de
toutes vos tâches.
Lorsque vous publiez ou acceptez une tâche, elle apparaît automatiquement dans le dossier Liste
des tâches. En outre, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique)
peut être placé dans le dossier Liste des tâches. Vous pouvez, par exemple, placer un message
électronique dans le dossier Liste des tâches pour vous rappeler que ce message nécessite une
opération de votre part.
Les éléments du dossier Liste des tâches n'apparaissent pas toujours sur l'agenda. Seuls les
éléments ayant une date d'échéance apparaissent sur l'agenda. Si vous souhaitez qu'un élément du
dossier Liste des tâches apparaisse dans votre agenda, vous devez lui assigner une date
d'échéance, comme indiqué dans la Section 5.6.4, « Assignation d'une échéance à un élément de la
liste des tâches », page 201.
190
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Figure 5-1 Boîte aux lettres affichant le dossier Liste des tâches
Après avoir placé un élément dans le dossier Liste des tâches, vous pouvez effectuer les opérations
suivantes :
 Changer sa position dans la liste des tâches (« Réorganisation du dossier Liste des tâches »
page 200)
 Assigner une date d'échéance (Section 5.6.4, « Assignation d'une échéance à un élément de la
liste des tâches », page 201)
 Suivre sa progression en indiquant son pourcentage d'achèvement (« Spécification d'un
pourcentage d'achèvement » page 202)
 Le marquer comme terminé (Section 5.4.2, « Suivi de l'achèvement des tâches », page 194)
IMPORTANT : si vous ou votre administrateur système avez configuré l'archivage automatique des
éléments dans votre boîte aux lettres, les éléments de la liste des tâches sont également archivés en
fonction de la date d'origine de réception de l'élément, et non en fonction de la date d'échéance.
5.4
Utilisation des tâches
Une tâche est un élément qui doit être terminé à une heure et une date définies. Lorsque vous
assignez une tâche à un utilisateur, celui-ci peut l'accepter ou la refuser. Tant que la tâche n'a pas été
refusée ni terminée, elle s'affiche quotidiennement dans le dossier Liste des tâches de l'utilisateur et
dans son agenda.
 Section 5.4.1, « Assignation d'une tâche », page 192
 Section 5.4.2, « Suivi de l'achèvement des tâches », page 194
Les tâches et la liste des tâches
191
5.4.1
Assignation d'une tâche
Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez vous l'assigner (tâche personnelle) ou l'assigner à
plusieurs personnes.
 « Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs » page 192
 « Assignation d'une tâche à vous-même » page 193
 « Assignation d'une tâche récurrente » page 194
Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs
1 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Tâche.
2 Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération
pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, cliquez sur +Cc ou +Cm pour ajouter les
champs correspondants puis saisissez les noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.
ou
Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur
chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
3 Pour modifier le nom de l'expéditeur et le remplacer par un autre compte ou mandataire, cliquez
sur la liste déroulante
, puis cliquez sur un nom.
4 Saisissez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez
que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.
ou
Cliquez sur
tâche.
pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre
5 Saisissez l'objet.
6 (Facultatif) Saisissez une priorité pour la tâche.
La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre, par exemple A1, C2,
B ou 3.
192
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
7 Saisissez une description pour la tâche.
8 (Facultatif) Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier d'autres options, par exemple pour
attribuer une priorité élevée à cette tâche, demander une réponse aux destinataires, etc.
9 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Managing Tasks and Tasklists » (Gestion des tâches et des listes de tâches).
Assignation d'une tâche à vous-même
1 Dans votre agenda, ouvrez une vue comportant une Liste des tâches (par exemple, la vue Jour),
cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la liste des tâches.
2 Saisissez l'objet du message.
3 Saisissez une priorité pour la tâche.
La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre, par exemple A1, C1,
B ou 3. Les priorités de tâche sont facultatives.
4 saisissez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez
que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.
ou
Cliquez sur
tâche.
pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre
5 Saisissez le message.
6 (Facultatif) Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier d'autres options, par exemple pour
attribuer une priorité élevée à cette tâche.
7 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Les tâches personnelles sont placées dans votre agenda et dans votre dossier Liste des tâches.
Elles ne sont pas stockées dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.
Les tâches et la liste des tâches
193
SUGGESTION : vous pouvez également créer une liste des tâches non associée à votre agenda.
Dans ce type de liste, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique)
peut être utilisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Utilisation du dossier Liste des
tâches » page 196.
Assignation d'une tâche récurrente
Pour plus d'informations sur la création d'une tâche récurrente, reportez-vous à la Section 4.4.4,
« Planification d'éléments récurrents », page 167.
5.4.2
Suivi de l'achèvement des tâches
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Managing Tasks and Tasklists » (Gestion des tâches et des listes de tâches).
Une fois la tâche terminée, vous pouvez la marquer comme effectuée. Les tâches ainsi marquées ne
sont pas reportées au jour suivant dans votre agenda. Elles sont identifiées par une coche. Les
tâches inachevées sont affichées en rouge.
Si vous marquez une tâche comme étant effectuée, puis que vous réalisez que vous avez omis d'en
réaliser une partie, vous pouvez désélectionner cet attribut. De cette manière, les tâches concernées
apparaissent à la date du jour dans votre agenda.
Lorsque vous marquez une tâche comme étant effectuée, GroupWise envoie une notification à
l'initiateur de la tâche s'il a sélectionné l'option correspondante dans les options d'envoi. L'état
Effectué, y compris la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme étant effectuée, est
affiché dans la fenêtre Propriétés du créateur de la tâche.
 « Marquage d'un élément comme étant Effectué » page 194
 « Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche que vous avez envoyée » page 194
Marquage d'un élément comme étant Effectué
1 Cliquez sur l'icône Agenda dans la barre de navigation.
Les tâches peuvent également être marquées comme effectuées dans le dossier Liste des
tâches.
2 Lorsque le panneau des tâches est affiché, cochez la case située à côté de la tâche.
Pour annuler le marquage d'une tâche dont l'état est Effectué, décochez la case en regard de
cette tâche.
Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche que vous avez
envoyée
1 Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la barre de navigation.
Si vous vous êtes également assigné la tâche, vous pouvez l'afficher dans l'agenda ou dans le
dossier Liste des tâches.
2 Ouvrez la tâche que vous souhaitez vérifier.
3 Cliquez sur l'onglet Propriétés.
194
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
5.5
Utilisation des tâches rapides/indicateurs de suivi
 Section 5.5.1, « Définition d'une échéance », page 195
 Section 5.5.2, « Modification du pourcentage d'exécution », page 195
 Section 5.5.3, « Configuration/Définition d'une alarme », page 195
 Section 5.5.4, « Options de la liste des tâches rapides », page 196
 Section 5.5.5, « Suppression d'un élément dans la liste des tâches », page 196
 Section 5.5.6, « Affichage en tant que liste des tâches/affichage des détails », page 196
5.5.1
Définition d'une échéance
Si une échéance est définie pour un élément balisé, elle apparaît dans la vue récapitulative des
tâches de l'agenda.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'indicateur.
2 Sélectionnez l'une des options suivantes pour la date à laquelle l'élément doit être terminé :
 Échéance aujourd'hui
 Échéance demain
 Échéance cette semaine : indique que l'échéance de l'élément est prévue pour la fin de la
semaine de travail.
 Échéance la semaine prochaine : indique que l'échéance de l'élément est prévue pour la
fin de la semaine de travail suivante.
 Aucune date d'échéance : cette option est disponible uniquement si une échéance est
définie. Elle vous permet de supprimer l'échéance.
5.5.2
Modification du pourcentage d'exécution
Vous pouvez contrôler l'avancement d'une tâche à l'aide du pourcentage d'exécution.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'indicateur.
2 Sélectionnez un pourcentage d'exécution :
 Effectué à 25 %
 Effectué à 50 %
 Effectué à 75 %
 Terminé (100 %)
5.5.3
Configuration/Définition d'une alarme
Une alarme vous informe qu'un élément est arrivé à échéance.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'indicateur.
2 Sélectionnez Alarme...
3 Définissez une date et une heure pour l'alarme.
4 Cliquez sur OK.
Les tâches et la liste des tâches
195
5.5.4
Options de la liste des tâches rapides
Les Options de la liste des tâches rapides vous permettent de configurer une échéance, un
pourcentage d'exécution et une alarme.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'indicateur.
2 Sélectionnez Options de la liste des tâches rapides...
3 Définissez l'échéance, le pourcentage d'exécution et une alarme si vous le souhaitez.
4 Cliquez sur OK.
5.5.5
Suppression d'un élément dans la liste des tâches
L'option permettant de supprimer un élément de la liste des tâches est disponible uniquement si un
élément est balisé.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'indicateur.
2 Sélectionnez Supprimer de la liste des tâches.
5.5.6
Affichage en tant que liste des tâches/affichage des détails
Vous pouvez configurer une vue de dossiers afin de l'afficher sous forme d'une liste de tâches ou
d'une vue Détails.
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'indicateur.
2 Si vous affichez le dossier dans la vue Détails, sélectionnez Afficher sous forme de liste des
tâches.
ou
Si vous affichez le dossier dans la vue Liste des tâches, sélectionnez Afficher les détails.
5.6
Utilisation du dossier Liste des tâches
Le dossier Liste des tâches est un dossier système utilisé pour suivre les tâches de GroupWise et les
autres éléments nécessitant une opération. Tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note,
message téléphonique) peut être placé dans le dossier Liste des tâches.
 Section 5.6.1, « Ajout d'un élément au dossier Liste des tâches », page 196
 Section 5.6.2, « Création d'une Liste des tâches dans un dossier autre que le dossier Liste des
tâches », page 199
 Section 5.6.3, « Organisation du dossier Liste des tâches », page 200
 Section 5.6.4, « Assignation d'une échéance à un élément de la liste des tâches », page 201
 Section 5.6.5, « Suivi de l'état dans le dossier Liste des tâches », page 202
 Section 5.6.6, « Impression du contenu de votre dossier Liste des tâches », page 203
5.6.1
Ajout d'un élément au dossier Liste des tâches
 « Configuration de nouveaux éléments de la liste des tâches » page 197
 « Déplacement d'un élément d'un autre dossier dans le dossier Liste des tâches » page 197
196
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 « Création d'une tâche ou d'un élément de la liste des tâches dans le dossier Liste des tâches »
page 197
 « Marquage d'un élément pour qu'il s'affiche dans le dossier Liste des tâches » page 198
Configuration de nouveaux éléments de la liste des tâches
Vous pouvez configurer le type d'élément qui est créé automatiquement lorsque vous créez un
nouvel élément dans la liste des tâches.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Sous Nouvel élément de la liste de tâches, indiquez si vous voulez que les nouveaux éléments
soient créés sous forme de notes/discussions ou de tâches.
4 Cliquez sur OK.
Déplacement d'un élément d'un autre dossier dans le dossier Liste
des tâches
Un moyen courant de placer des éléments dans le dossier Liste des tâches consiste à déplacer ceux
qui se trouvent dans d'autres dossiers. Par exemple, vous pouvez recevoir un rendez-vous pour une
réunion au cours de laquelle vous devez faire une brève présentation. Vous pouvez faire glisser ce
rendez-vous dans votre dossier Liste des tâches en tant que rappel d'une présentation à venir.
1 Ouvrez le dossier contenant l'élément que vous voulez transformer en tâche, puis sélectionnez
cet élément.
2 Faites glisser l'élément sélectionné dans le dossier Liste des tâches
dans la liste des
dossiers complète.
Pour accéder à la liste de dossiers complète, cliquez sur la flèche de la liste déroulante des
dossiers
Complet.
(au-dessus de la liste, à droite des options En ligne ou Caching), puis cliquez sur
vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste des tâches à partir d'un dossier partagé
uniquement si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.
3 Ouvrez l'élément que vous venez de déplacer.
Les options de la liste des tâches apparaissent en haut de la vue d'élément. Vous pouvez
également assigner un numéro à la tâche ou la déplacer en haut ou en bas de la liste.
4 Ajoutez une date d'échéance.
5 Cliquez sur Fermer.
Dans le dossier Liste des tâches, chaque élément est associé à une case à cocher. Lorsque vous
terminez un élément de la liste des tâches, vous pouvez le marquer comme étant effectué en cochant
cette case.
Création d'une tâche ou d'un élément de la liste des tâches dans le
dossier Liste des tâches
La liste des tâches s'avère pratique pour effectuer le suivi des tâches et des rappels.
1 Ouvrez le dossier Liste des tâches.
2 (Facultatif) Sélectionnez la position à laquelle vous voulez créer la tâche dans la liste.
Les tâches et la liste des tâches
197
S'il n'existe aucun élément dans la barre des tâches ou si vous ne voulez pas créer la tâche
dans une position particulière de la liste, poursuivez avec l'Étape 3.
ou
Cliquez, dans la liste des tâches, à l'emplacement où vous voulez ajouter un élément. Par
exemple, si vous voulez que le nouvel élément apparaisse après le troisième élément de la liste
des tâches, cliquez sur le troisième élément existant, puis continuez avec l'Étape 3.
3 Cliquez sur Nouvelle tâche pour créer une tâche que vous souhaitez assigner à d'autres
personnes.
ou
Pour créer une tâche personnelle à ne pas envoyer à d'autres utilisateurs de GroupWise, cliquez
sur la flèche vers le bas en regard de l'option Nouvelle tâche et sélectionnez ensuite Tâche
personnelle.
ou
Pour créer un nouvel élément de la liste des tâches, cliquez sur le dossier Liste des tâches,
cliquez avec le bouton droit de la souris dans la liste des tâches, puis cliquez sur Nouveau >
Élément de la liste des tâches.
4 (Facultatif) Si vous créez une nouvelle tâche (et non une tâche personnelle ou un élément de la
liste des tâches), ajoutez les noms des destinataires de la tâche.
5 Indiquez les dates de début et d'échéance.
6 Saisissez un objet, puis la description pour la tâche.
7 Cliquez sur Envoyer.
ou
Si vous créez une tâche personnelle ou un élément de la liste des tâches, cliquez sur Publier.
Marquage d'un élément pour qu'il s'affiche dans le dossier Liste des
tâches
Cette opération permet de marquer un élément d'un autre dossier afin qu'il s'affiche dans le dossier
Liste des tâches.
1 Sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur ces
éléments.
2 Cliquez sur Afficher dans la liste des tâches.
Les éléments demeurent dans le dossier d'origine, mais ils s'affichent également dans le dossier
Liste des tâches où vous pouvez les organiser dans l'ordre de votre choix, assigner des dates
d'échéance, les marquer comme étant effectués, etc. S'il existe une Liste des tâches dans le dossier
d'origine, les éléments y apparaissent également.
Vous pouvez marquer ces éléments comme effectués dans le dossier d'origine ou dans le dossier
Liste des tâches.
REMARQUE : vous ne pouvez marquer des éléments pour qu'ils s'affichent dans le dossier Liste des
tâches à partir d'un dossier partagé que si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.
198
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
5.6.2
Création d'une Liste des tâches dans un dossier autre que
le dossier Liste des tâches
Vous pouvez créer une zone Liste des tâches dans un autre dossier et y faire glisser les éléments.
Les éléments qui se trouvent dans la zone Liste des tâches d'un dossier apparaissent également
dans le dossier Liste des tâches principal, même s'ils se trouvent toujours dans leur dossier d'origine.
1 Cliquez sur un dossier.
2 Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > en tant que liste des tâches.
Au début de la liste d'éléments de ce dossier, vous pouvez lire Déposer les éléments ici en les
faisant glisser pour les ajouter à la liste des tâches.
3 Sélectionnez un ou plusieurs éléments et faites-les glisser vers cette zone de la liste d'éléments
du dossier.
Les éléments s'affichent à présent avec une case à cocher à gauche.
4 Pour réorganiser les éléments, faites-les glisser à leurs nouveaux emplacements.
5 Pour afficher dans ce dossier uniquement les éléments inclus dans la liste de tâches, cliquez sur
un élément du dossier, puis sélectionnez Opérations > Opérations Liste de tâches > Masquer
éléments pas dans liste.
Répétez cette étape pour afficher tous les éléments dans le dossier.
Les éléments que vous ajoutez dans la zone Liste des tâches du dossier s'affichent également dans
la liste des tâches principale dans le dossier Liste des tâches.
Si vous effectuez un tri sur ce dossier, seuls les éléments qui ne figurent pas dans la liste des tâches
sont triés.
Les tâches et la liste des tâches
199
5.6.3
Organisation du dossier Liste des tâches
Il existe plusieurs manières de changer l'ordre des éléments de la liste des tâches. Vous pouvez
également utiliser des sous-tâches pour organiser votre dossier Liste des tâches.
 « Réorganisation du dossier Liste des tâches » page 200
 « Utilisation de sous-tâches pour organiser votre dossier Liste des tâches » page 201
Réorganisation du dossier Liste des tâches
SUGGESTION :
Pour visionner une vidéo de démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous
à la section « Managing Tasks and Tasklists » (Gestion des tâches et des listes de tâches).
 « Déplacement par glisser-déposer des éléments à l'emplacement de votre choix » page 200
 « Déplacement d'éléments vers le haut ou vers le bas de la liste des tâches » page 200
 « Déplacement d'un élément au début ou à la fin de la liste des tâches » page 200
Déplacement par glisser-déposer des éléments à l'emplacement de votre choix
1 Cliquez sur Liste des tâches pour ouvrir le dossier Liste des tâches.
2 Sélectionnez l'élément que vous voulez déplacer dans la liste des tâches.
3 Faites glisser l'élément à l'emplacement désiré du dossier Liste des tâches.
Une flèche indique le futur emplacement de l'élément.
L'élément est déplacé dans la liste à la position spécifiée.
Déplacement d'éléments vers le haut ou vers le bas de la liste des tâches
1 Ouvrez le dossier Liste des tâches.
2 Sélectionnez l'élément que vous souhaitez déplacer.
3 (Conditionnel) Pour déplacer l'élément vers le haut de la liste, cliquez sur la flèche vers le haut
située au-dessus de la liste Dossier jusqu'à ce que cet élément se trouve à l'emplacement
désiré.
4 (Conditionnel) Pour déplacer l'élément vers le bas de la liste, cliquez sur la flèche vers le bas
située au-dessus de la liste Dossier jusqu'à ce que cet élément se trouve à l'emplacement
désiré.
Déplacement d'un élément au début ou à la fin de la liste des tâches
1 Ouvrez le dossier Liste des tâches.
2 Sélectionnez l'élément que vous souhaitez déplacer.
3 (Conditionnel) Pour déplacer l'élément au début de la liste, cliquez sur la flèche Placer en début
de liste située au-dessus de la liste des dossiers.
4 (Conditionnel) Pour déplacer l'élément à la fin de la liste, cliquez sur la flèche Placer en fin de
liste située au-dessus de la liste des dossiers.
200
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Utilisation de sous-tâches pour organiser votre dossier Liste des
tâches
Des sous-tâches peuvent être assignées aux éléments de la liste des tâches. Cette opération est
utile lorsque plusieurs fonctions doivent être terminées pour qu'une tâche puisse être marquée
comme effectuée. Si vous marquez la tâche principale comme effectuée, toutes ses sous-tâches le
sont également. De même, si toutes les sous-tâches sont marquées comme effectuées, la tâche
principale l'est aussi.
 « Création d'une sous-tâche pour un élément de la liste des tâches » page 201
 « Changement d'un élément existant en sous-tâche » page 201
Création d'une sous-tâche pour un élément de la liste des tâches
1 Cliquez sur Liste des tâches pour ouvrir le dossier Liste des tâches.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément de la liste des tâches pour créer laquelle
créer une sous-tâche, puis cliquez sur Nouveau sous-élément.
3 Saisissez un objet pour la nouvelle sous-tâche, puis appuyez sur Entrée.
4 Pour ajouter des informations supplémentaires, double-cliquez sur la sous-tâche qui vient d'être
créée.
Changement d'un élément existant en sous-tâche
1 Cliquez sur Liste des tâches pour ouvrir le dossier Liste des tâches.
2 Sélectionnez l'élément que vous souhaitez désigner comme sous-tâche.
3 Faites glisser l'élément de sous-tâche désigné sous l'élément de la liste des tâches auquel il
appartient.
Une flèche en retrait indique le futur emplacement de l'élément. L'élément est déplacé dans la
liste à la position spécifiée.
4 (Facultatif) Pour déplacer une sous-tâche située sous un élément de la liste des tâches, faites
glisser l'élément au bas de la liste des tâches.
5.6.4
Assignation d'une échéance à un élément de la liste des
tâches
1 Ouvrez un élément dans le dossier Liste des tâches.
2 Cliquez sur l'onglet Liste des tâches.
Les tâches et la liste des tâches
201
3 Sélectionnez Échéance, puis cliquez sur une date.
5.6.5
Suivi de l'état dans le dossier Liste des tâches
Vous pouvez indiquer un pourcentage d'achèvement pour les éléments du dossier Liste des tâches.
Ce pourcentage vous aide à suivre l'état d'achèvement de vos tâches.
 « Spécification d'un pourcentage d'achèvement » page 202
 « Affichage du pourcentage d'achèvement dans le dossier Liste des tâches » page 202
 « Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche que vous avez envoyée » page 203
Spécification d'un pourcentage d'achèvement
Vous pouvez suivre la progression de l'achèvement d'une tâche en indiquant le pourcentage
d'achèvement de n'importe quel élément du dossier Liste des tâches.
1 Dans le dossier Liste des tâches, ouvrez l'élément pour lequel vous voulez indiquer le
pourcentage d'achèvement.
2 Dans le champ % effectué, indiquez le pourcentage d'achèvement.
Le pourcentage d'achèvement est enregistré automatiquement lorsque vous fermez l'élément.
Affichage du pourcentage d'achèvement dans le dossier Liste des
tâches
Vous pouvez afficher les pourcentages d'achèvement dans une colonne de votre dossier Liste des
tâches. Par défaut, cette colonne n'est pas affichée. Pour afficher la colonne % effectué :
1 Ouvrez le dossier Liste des tâches.
2 Cliquez avec le bouton droit sur les titres de colonnes dans le dossier Liste des tâches, puis
sélectionnez Plus de colonnes.
3 Dans la liste Colonnes disponibles, cliquez sur % effectué, puis sur Ajouter.
202
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Cliquez sur Haut ou Bas pour déplacer la colonne à la position de votre choix.
5 Cliquez sur Plus petite ou sur Plus grande pour régler la largeur de la colonne.
6 Pour terminer, cliquez sur OK.
La colonne apparaît à présent dans votre dossier Liste des tâches.
Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche que vous avez
envoyée
Dans le dossier Liste des tâches, vous pouvez vérifier l'état de tous les éléments que vous envoyez.
REMARQUE : vous ne pouvez vérifier l'état d'achèvement que des tâches. Vous ne pouvez pas
vérifier l'état des messages électroniques et des autres types d'éléments que vous avez envoyés à
d'autres personnes.
1 Ouvrez le dossier Liste des tâches.
2 Ouvrez la tâche que vous souhaitez vérifier.
3 Cliquez sur l'onglet Propriétés.
5.6.6
Impression du contenu de votre dossier Liste des tâches
1 Dans la liste des dossiers, sélectionnez le dossier Liste des tâches.
2 Cliquez sur Fichier > Imprimer l'agenda.
3 Dans la zone de groupe Format, sélectionnez Liste.
4 Dans la zone de groupe Formulaires disponibles, sélectionnez Liste des tâches.
5 Cliquez sur l'onglet Contenu, puis sélectionnez les informations que vous voulez inclure ou
exclure.
6 Cliquez sur l'onglet Options, puis sélectionnez Dossier sélectionné.
7 (Facultatif) Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu de l'impression.
8 Cliquez sur Imprimer.
Les tâches et la liste des tâches
203
204
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6
Contacts et carnets d'adresses
6
Utilisez les carnets d'adresses comme des outils de gestion des contacts, des annuaires
téléphoniques et des centres d'informations pour vos correspondances.
Les carnets d'adresses sont des bases de données qui peuvent stocker, entre autres, des noms, des
adresses postales ou électroniques et des numéros de téléphone. Les dossiers Contacts peuvent
afficher les informations des carnets d'adresses dans un format pratique de cartes d'adresses ou
sous forme de liste. Un carnet d'adresses peut contenir différents types d'entrée : des contacts, des
groupes, des ressources ou des organisations.
 Section 6.1, « Présentation des carnets d'adresses », page 205
 Section 6.2, « Présentation des dossiers Contacts », page 207
 Section 6.3, « Adressage d'éléments », page 208
 Section 6.4, « Utilisation des dossiers Contacts », page 213
 Section 6.5, « Utilisation des carnets d'adresses », page 231
 Section 6.6, « Impression de libellés et de listes à partir du Carnet d'adresses », page 252
6.1
Présentation des carnets d'adresses
GroupWise utilise les types de carnets d'adresses suivants :
 Section 6.1.1, « Carnet d'adresses GroupWise », page 205
 Section 6.1.2, « Carnet d'adresses Contacts fréquents », page 206
 Section 6.1.3, « Carnets d'adresses personnels », page 206
 Section 6.1.4, « Carnet d'adresses LDAP », page 207
6.1.1
Carnet d'adresses GroupWise
Le carnet d'adresses GroupWise est celui que l'administrateur GroupWise configure et gère. Utilisez
le carnet d'adresses GroupWise pour afficher les informations sur les utilisateurs de votre système
GroupWise.
Le carnet d'adresses GroupWise est signalé par l'icône
dans la liste Carnet d'adresses.
Le carnet d'adresses GroupWise étant généralement volumineux, vous pouvez rechercher des noms
ou utiliser des filtres prédéfinis pour rechercher des noms, plutôt que de faire défiler tout le carnet
d'adresses. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Recherche d'utilisateurs, de
ressources, d'organisations et de groupes » page 242 et à la section « Utilisation de filtres pour
limiter une recherche d'adresse » page 242.
Le carnet d'adresses trie tous les noms par ordre alphabétique, en fonction du prénom. Si vous
souhaitez les afficher par nom de famille, vous pouvez modifier les colonnes de façon à supprimer la
colonne globale Nom et à ajouter les colonnes Prénom et Nom. Pour plus d'informations, reportezvous à la section « Choix des colonnes à afficher dans un carnet d'adresses » page 243.
Vous pouvez afficher les informations sur les contacts du carnet d'adresses GroupWise mais ne
pouvez pas les modifier.
Contacts et carnets d'adresses
205
Lorsque vous utilisez le mode Remote, vous pouvez limiter les entrées téléchargées du carnet
d'adresses GroupWise pour réduire le temps de téléchargement. Pour plus d'informations, reportezvous à la section « Filtrage du carnet d'adresses GroupWise pour votre boîte aux lettres Remote »
page 314.
6.1.2
Carnet d'adresses Contacts fréquents
Utilisez le carnet d'adresses Contacts fréquents pour avoir accès aux entrées que vous utilisez le
plus fréquemment ou à celles que vous avez utilisées tout dernièrement. Lorsque vous utilisez une
adresse dans un message, elle est copiée dans le carnet d'adresses Contacts fréquents si le
paramétrage des options du carnet le permet. Vous pouvez connaître la date et l'heure auxquelles
vous avez utilisé l'entrée pour la dernière fois et le nombre d'utilisations.
Le carnet d'adresses Contacts fréquents est signalé par l'icône
dans la liste Carnet d'adresses.
Bien que le carnet d'adresses Contacts fréquents soit créé par GroupWise, il est considéré comme
un carnet d'adresses personnel car vous pouvez modifier les informations sur les contacts.
Une entrée placée dans Contacts fréquents y demeure jusqu'à ce que vous la supprimiez. Elle reste
également dans le carnet d'adresses dont elle provient.
Utilisez les propriétés des contacts fréquents pour choisir les éventuelles adresses à récupérer des
éléments reçus ou envoyés et pour décider de la durée de conservation de ces adresses dans le
carnet d'adresses. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Définition des propriétés
des contacts fréquents » page 236.
Si vous sélectionnez l'option Gestion du courrier indésirable pour accepter uniquement les messages
des contacts des carnets d'adresses personnels, vous pourrez recevoir des messages des contacts
du carnet d'adresses Contacts fréquents. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
« Redirection des messages provenant d'utilisateurs qui ne figurent pas dans vos carnets d'adresses
personnels vers le dossier Courrier indésirable » page 137.
6.1.3
Carnets d'adresses personnels
Vous pouvez créer, modifier, enregistrer et renommer plusieurs carnets d'adresses pour votre usage
personnel et les partager avec d'autres utilisateurs. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
section « Affichage des Infos rapides » page 240.
Les carnets d'adresses personnels sont signalés par l'icône
dans la liste Carnet d'adresses.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des noms et des renseignements relatifs aux contacts (personnes,
sociétés ou ressources) qui figurent dans vos carnets d'adresses personnels. Vous pouvez aussi
créer vos propres propriétés (champs). Lorsque vous créez un carnet d'adresses personnel, une
icône représentant un livre est ajoutée à la liste Carnet d'adresses. Vous pouvez développer et
réduire les carnets d'adresses ouverts via les signes + et -.
Si vous créez plusieurs carnets d'adresses, vous pouvez y inclure le même nom et la même adresse.
Si vous copiez l'entrée depuis un carnet d'adresses et que vous la modifiez dans l'un des carnets, la
mise à jour est effectuée dans tous les carnets.
Les carnets d'adresses personnels présentent les adresses selon vos préférences. Vous pouvez
également créer des groupes personnels. Si vous enregistrez une liste de personnes sous forme de
groupe, vous n'avez plus qu'à saisir le nom du groupe dans le champ À pour lui envoyer votre
message. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Organisation des adresses par
groupes » page 222.
206
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6.1.4
Carnet d'adresses LDAP
Le carnet d'adresses LDAP prend en charge le protocole LDAP (Lightweight Directory Services
Protocol) pour l'accès aux services d'annuaire externes. Vous pouvez ajouter des services d'annuaire
de votre fournisseur de services ou de fournisseurs tiers.
Les carnets d'adresses LDAP sont identifiés par une icône
.
Vous pouvez vous connecter à un serveur LDAP via SSL (Secure Sockets Layer) pour assurer une
sécurité accrue aux carnets d'adresses LDAP auxquels vous accédez. La connexion via SSL exige
que vous disposiez d'un certificat numérique qui autorise GroupWise à utiliser SSL pour
l'authentification auprès du serveur LDAP choisi.
Lorsque vous avez terminé une recherche de service d'annuaire, vous pouvez ajouter les noms
trouvés à votre carnet d'adresses personnel.
Lorsque vous utilisez le mode Remote ou Caching, vous pouvez effectuer une recherche via des
services Annuaire sans vous connecter à GroupWise.
6.2
Présentation des dossiers Contacts
Le dossier Contacts fréquents
de la liste des dossiers GroupWise représente par défaut le carnet
d'adresses des contacts fréquents. Les dossiers Contacts supplémentaires représentent vos carnets
d'adresses personnels.
Figure 6-1 Fenêtre principale affichant un dossier Contacts
Les modifications que vous apportez à un dossier Contacts le sont également dans le carnet
d'adresses correspondant (Contacts fréquents ou autre carnet d'adresses personnel).
Contacts et carnets d'adresses
207
La liste des dossiers simple affiche la liste de vos dossiers Contacts personnels sous le dossier
Contacts fréquents. Pour sélectionner rapidement un autre dossier Contacts, il suffit de cliquer
dessus dans la liste des dossiers simple. De même, la liste des dossiers complète affiche la liste des
dossiers Contacts personnels sous le dossier Contacts fréquents.
6.3
Adressage d'éléments
Il existe plusieurs manières d'adresser un élément dans GroupWise :
 Section 6.3.1, « Utilisation de la fonction d'achèvement des noms », page 208
 Section 6.3.2, « Utilisation du sélecteur d'adresses », page 209
 Section 6.3.3, « Utilisation du carnet d'adresses Contacts fréquents », page 211
 Section 6.3.4, « Envoi d'un message électronique depuis un dossier Contacts », page 212
 Section 6.3.5, « Envoi de messages depuis le carnet d'adresses », page 212
 Section 6.3.6, « Envoi de messages à l'ensemble du carnet d'adresses », page 213
6.3.1
Utilisation de la fonction d'achèvement des noms
 « Configuration de l'achèvement des noms » page 208
 « Adressage d'un élément avec l'achèvement des noms » page 208
 « Achèvement de noms et doublons » page 209
Configuration de l'achèvement des noms
Par défaut, la fonction d'achèvement des noms utilise les noms de vos contacts fréquents et du
carnet d'adresses GroupWise. Vous pouvez configurer GroupWise pour qu'il utilise d'autres carnets
d'adresses lorsqu'il exécute cette fonction.
1 Dans la liste des dossiers de la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit sur le carnet
d'adresses que vous souhaitez configurer puis cliquez sur Propriétés.
2 Dans l'onglet Général , cochez la case Inclure ce carnet lors de l'achèvement de noms pour
inclure ce carnet d'adresses.
3 Cliquez sur OK.
4 (Facultatif) Répétez les étapes 1 à 3 pour chaque carnet d'adresses supplémentaire que vous
souhaitez configurer.
Adressage d'un élément avec l'achèvement des noms
Lorsque vous commencez à saisir un nom (prénom, nom de famille ou nom d'affichage) ou une
adresse électronique dans le champ À, CC ou CM d'un élément que vous créez, la fonction
d'achèvement de noms essaie de compléter le nom ou l'adresse électronique à votre place en
affichant une liste de destinataires ou d'adresses contenant les lettres que vous avez entrées. Cette
fonction effectue une recherche au sein des carnets d'adresses dans lesquels vous avec activé cette
208
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
fonction en vue de trouver des entrées correspondant à ce que vous tapez. Les résultats sont triés
par pertinence. Par conséquent, les utilisateurs avec lesquels vous êtes le plus souvent en contact
apparaissent en premier dans les résultats de l'achèvement de noms.
Si cette fonction parvient à identifier l'utilisateur que vous recherchez, vous pouvez arrêter la saisie.
Si la fonction d'achèvement de noms ne trouve pas le nom que vous cherchez, continuez la saisie.
Elle poursuit ainsi sa recherche avec chaque nouveau caractère saisi. Si la fonction détecte un nom
ou une adresse électronique similaire à celui ou celle recherché(e), vous pouvez utiliser les touches
Haut ou Bas afin de faire défiler la liste pour voir les noms figurant avant ou après dans la liste des
résultats.
Si la fonction Infos rapides est activée, comme indiqué à la Section 6.5.12, « Affichage des Infos
rapides », page 240, vous pouvez afficher les informations relatives à un contact en passant la souris
sur les noms ou adresses électroniques de la liste de résultats, ce qui devrait vous aider à identifier le
contact que vous recherchez. Si le contact que vous recherchez possède plusieurs adresses
électroniques, les touches Haut ou Bas vous aident à sélectionner celle de votre choix.
Achèvement de noms et doublons
Lorsque vous utilisez la fonction d'achèvement de noms, il est possible que vous rencontriez deux
contacts portant le même nom. Lorsque la fonction d'achèvement de noms trouve deux personnes
ayant le même nom, mais des adresses électroniques différentes, elle affiche les deux adresses afin
de vous permettre de sélectionner le contact approprié. Vous pouvez afficher des informations
supplémentaires sur l'élément en passant la souris dessus afin de choisir le nom approprié. Après
avoir effectué votre sélection, le nom est ajouté à votre carnet Contacts fréquents et devient la
sélection par défaut lors du prochain envoi d'un message électronique à cet utilisateur.
6.3.2
Utilisation du sélecteur d'adresses
Lorsque vous composez un nouvel message et cliquez sur le bouton
dans la barre d'outils
de la vue d'élément, le sélecteur d'adresses s'affiche. Le sélecteur d'adresses présente une vue
simplifiée du Carnet d'adresses et propose les options qui permettent de sélectionner un nom et de
créer un groupe.
 « Présentation du sélecteur d'adresses » page 209
 « Adressage d'un élément avec le sélecteur d'adresses » page 211
Présentation du sélecteur d'adresses
Le sélecteur d'adresses apparaît à d'autres endroits de GroupWise, par exemple lorsque vous
sélectionnez les membres d'un groupe ou des entrées à retrouver. Il peut être légèrement modifié
pour afficher uniquement les options adaptées au contexte.
Contacts et carnets d'adresses
209
Figure 6-2 Sélecteur d'adresses
Dans le sélecteur d'adresses, un seul carnet d'adresses est visible à la fois. Pour changer de carnet
d'adresses, cliquez sur un carnet dans la liste déroulante Rechercher dans.
Double-cliquez sur les entrées que vous voulez placer dans les champs À, CC ou CM de l'élément
que vous envoyez. Vous pouvez utiliser la liste déroulante pour limiter la liste aux contacts, aux
groupes ou aux ressources. Vous pouvez effectuer une recherche par nom ou prénom à l'aide de la
liste déroulante Correspond. Si une entrée comporte un signe +, elle possède plusieurs adresses
électroniques.
Vous pouvez ajouter et supprimer des colonnes ou encore modifier l'ordre des colonnes dans la liste
des entrées d'adresses. modifier l'ordre de tri de la liste en fonction des entrées de la colonne de
votre choix ou redimensionner le sélecteur d'adresses en faisant glisser un coin de la fenêtre. Pour
ouvrir une entrée de contact et afficher ses détails, cliquez sur le contact, puis sur Détails.
Vous pouvez ajouter des contacts dans le volet droit, puis créer un groupe via Enregistrer le groupe.
Si vous cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Enregistrer le groupe, vous pouvez sélectionner le
carnet d'adresses dans lequel le groupe sera enregistré. Sinon, il est enregistré dans le carnet
d'adresses affiché dans le sélecteur d'adresses.
Vous pouvez créer des contacts à l'aide du bouton Nouveau contact. Ce bouton n'est pas actif si vous
êtes en train de consulter le Carnet d'adresses GroupWise ou tout autre carnet d'adresses sue lequel
vous ne disposez pas de droits de modification (par exemple, un carnet d'adresses partagé ou un
carnet d'adresses LDAP). Pour créer un contact, cliquez sur Nouveau contact, saisissez les
informations relatives au contact dans les différents onglets, puis cliquez sur OK. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la Section 6.4.2, « Gestion des contacts », page 214.
Pour créer un bordereau de routage dans l'élément que vous créez, cliquez sur Bordereau de
routage. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Création d'un message routé »
page 88.
210
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Adressage d'un élément avec le sélecteur d'adresses
Le sélecteur d'adresses permet de spécifier les destinataires des éléments que vous composez. Pour
plus d'informations sur le sélecteur d'adresses, reportez-vous à la Section 6.3.2, « Utilisation du
sélecteur d'adresses », page 209.
1 Dans un élément que vous composez, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Sélectionnez un carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.
3 Double-cliquez sur le nom des destinataires principaux (ceux qui doivent apparaître dans le
champ À) de votre message.
4 Pour spécifier des destinataires en copie carbone, cliquez sur CC, puis double-cliquez sur le
nom de ces destinataires.
5 Pour spécifier des destinataires en copie masquée, cliquez sur CM, puis double-cliquez sur le
nom de ces destinataires.
6 Cliquez sur la liste déroulante
pour afficher uniquement les contacts, les groupes ou les
ressources dans votre liste.
7 Cliquez sur la liste déroulante Correspond pour sélectionner la méthode de recherche d'un
destinataire (par nom complet, nom de famille ou prénom), puis saisissez le nom du destinataire.
8 Cliquez sur OK.
Si vous connaissez le nom de la personne, commencez à le saisir dans la zone À de la vue
d'élément. Dans le sélecteur d'adresses, la fonction d'achèvement des noms recherche dans le
carnet d'adresses sélectionné. Lorsque cette option a trouvé le nom de la personne à laquelle vous
souhaitez envoyer un message, vous pouvez interrompre votre saisie. Si la fonction d'achèvement de
noms détecte un nom proche de celui recherché, utilisez les touches Haut ou Bas afin de faire défiler
la liste pour voir les noms adjacents dans le carnet d'adresses. Si la fonction d'achèvement des noms
ne trouve pas la personne, sélectionnez un carnet d'adresses différent dans le sélecteur d'adresses.
6.3.3
Utilisation du carnet d'adresses Contacts fréquents
Utilisez le carnet d'adresses Contacts fréquents pour avoir accès aux entrées que vous utilisez le
plus fréquemment ou à celles que vous avez utilisées tout dernièrement. Lorsque vous utilisez une
adresse dans un message, elle est copiée dans le carnet d'adresses Contacts fréquents si le
paramétrage des options du carnet le permet. Vous pouvez connaître la date et l'heure auxquelles
vous avez utilisé l'entrée pour la dernière fois et le nombre d'utilisations.
Une entrée placée dans Contacts fréquents y demeure jusqu'à ce que vous la supprimiez. Elle reste
également dans le carnet d'adresses dont elle provient.
Utilisez les propriétés des contacts fréquents pour choisir les éventuelles adresses à récupérer des
éléments reçus ou envoyés et pour décider de la durée de conservation de ces adresses dans le
carnet d'adresses.
1 Cliquez sur
dans un élément que vous composez.
2 Sélectionnez Contacts fréquents dans la liste déroulante Rechercher dans.
3 Double-cliquez sur les noms souhaités, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez fermer le carnet d'adresses Contacts fréquents, mais pas le supprimer.
Contacts et carnets d'adresses
211
6.3.4
Envoi d'un message électronique depuis un dossier
Contacts
1 Cliquez sur un dossier Contacts.
2 Si vous visualisez le dossier Contacts sous forme de cartes d'adresses, cliquez sur l'adresse
électronique à laquelle vous souhaitez envoyer un message.
ou
Si l'adresse électronique ne s'affiche pas immédiatement dans le dossier Contacts :
2a Double-cliquez sur un contact.
2b Dans la page Résumé, cliquez sur l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez envoyer
un message.
Vous pouvez également double-cliquer sur une adresse électronique dans la page Contact
ou cliquer sur Envoyer un message sur n'importe quelle page.
3 Saisissez un objet et un texte dans le message qui s'ouvre.
4 Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
6.3.5
Envoi de messages depuis le carnet d'adresses
Servez-vous de Message électronique pour envoyer des éléments depuis un carnet d'adresses. Si
vous avez ouvert le carnet d'adresses dans le fenêtre principale, il n'est pas connecté à une vue
d'élément. La fonction Message électronique permet d'ouvrir la vue d'un élément depuis le carnet
d'adresses.
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
212
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur un carnet d'adresses.
3 En maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les utilisateurs auxquels vous souhaitez
envoyer un message.
4 Cliquez sur Fichier > Message électronique.
6.3.6
Envoi de messages à l'ensemble du carnet d'adresses
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur un carnet d'adresses.
3 En maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur le premier et le dernier utilisateur dans le
carnet d'adresses.
4 Cliquez avec le bouton droit sur le groupe d'utilisateurs sélectionnés.
5 Cliquez sur Opération > Envoyer un message.
6.4
Utilisation des dossiers Contacts
Les dossiers Contacts représentent une manière pratique d'afficher les informations du carnet
d'adresses. Le dossier Contacts fréquents est associé à votre carnet d'adresses Contacts fréquents.
Les carnets d'adresses que vous créez, comme décrit dans la Section 6.5.2, « Création d'un carnet
d'adresses personnel », page 233, sont ajoutés automatiquement en tant que nouveau dossier
Contacts. Lorsque vous créez un nouveau dossier Contacts, un carnet d'adresse personnel
correspondant est créé automatiquement.
 Section 6.4.1, « Création d'un dossier Contacts », page 214
 Section 6.4.2, « Gestion des contacts », page 214
Contacts et carnets d'adresses
213
 Section 6.4.3, « Gestion des groupes », page 221
 Section 6.4.4, « Gestion des ressources », page 226
 Section 6.4.5, « Gestion des organisations », page 229
6.4.1
Création d'un dossier Contacts
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Contacts fréquents, puis cliquez sur
Dossier de nouveaux contacts.
2 Saisissez le nom du nouveau dossier Contacts, puis appuyez sur Entrée.
3 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nouveau dossier Contacts, puis cliquez sur
Propriétés.
Dans l'onglet Général, vous pouvez modifier le nom du dossier Contacts et fournir une
description si nécessaire.
4 Cliquez sur l'onglet Affichage.
5 Sélectionnez si vous souhaitez afficher le dossier Contacts par Cartes d'adresses, Détails ou
Panneaux.
Les options d'affichage varient selon votre chois d'affichage du dossier Contacts :
Trier par : sélectionnez le champ GroupWise selon lequel vous voulez trier des contacts, par
exemple Prénom ou Nom.
Ordre de tri : sélectionnez Croissant ou Décroissant.
Résumé : sélectionnez Résumé pour résumer les informations sous chaque nom de contact.
Colonnes : sélectionnez Colonnes pour afficher toutes les informations sur une seule ligne,
organisées en colonnes. Sous Autres paramètres d'affichage, sélectionnez les champs
GroupWise que vous voulez utiliser comme en-têtes de colonne.
Afficher les étiquettes de groupe : sélectionnez Afficher les étiquettes de groupe si vous
voulez que les informations de contact soient organisées par groupes pouvant être développés
ou réduits.
Type de contact : sélectionnez les types de contacts que vous voulez afficher dans le dossier
Contacts (personnes, groupes, ressources ou organisations).
Personnaliser les panneaux : cliquez sur Personnaliser les panneaux pour afficher les
contacts dans un panneau et les autres informations associées dans un ou plusieurs autres
panneaux. Pour obtenir des instructions sur la configuration des panneaux, reportez-vous à la
Section 2.4.4, « Personnalisation des panneaux », page 65.
6 Sélectionnez des options d'affichage pour le nouveau dossier Contacts, puis cliquez sur OK.
7 Indiquez un nom unique pour cet ensemble d'options d'affichage, afin de pouvoir le sélectionner
pour d'autres dossiers, puis cliquez sur OK.
6.4.2
Gestion des contacts
Chacun des contacts d'un dossier Contacts est signalé par l'icône
cliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.
 « Ajout d'un contact » page 215
 « Modification d'un contact » page 217
 « Recherche d'un contact » page 217
 « Organisation des contacts à l'aide de catégories » page 217
214
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Contact. Lorsque vous double-
 « Envoi d'un contact » page 218
 « Modification du nom d'affichage d'un contact » page 218
 « Affichage de toute la correspondance avec un contact » page 220
 « Affichage de l'adresse d'un contact sur une assignation » page 221
 « Suppression d'un contact » page 221
Ajout d'un contact
Les contacts que vous ajoutez au dossier Contacts le sont également au carnet d'adresses
correspondant.
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le contact doit être
ajouté.
2 Cliquez sur Nouveau contact dans la barre d'outils.
3 Dans le champ Nom complet, indiquez le nom complet du contact.
4 Dans le champ Afficher comme, spécifiez le nom que vous souhaitez utiliser pour le contact.
Les informations du champ Afficher comme s'affichent dans la liste de contacts.
5 (Facultatif) Spécifiez les autres informations que vous voulez enregistrer concernant le contact.
Contact : cette page permet de spécifier le nom du contact, ses adresses électroniques,
numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.
Cliquez sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner la façon dont vous voulez que
le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou
Prénom Nom ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact,
saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (À, CC, CM) de l'élément.
Si vous renseignez le champ Société avec le nom pour lequel vous avez créé une organisation,
les informations de celle-ci sont automatiquement récupérées dans le champs correspondant du
nouveau contact.
Contacts et carnets d'adresses
215
Si vous cliquez sur Envoyer un message dans la page Contact, une nouvelle vue de message
s'affiche, adressée à ce contact.
Si vous cliquez sur Message instantané, votre outil de messagerie instantanée s'ouvre et une
conversation démarre avec ce contact. Si le bouton Message instantané est grisé, cela signifie
qu'aucun produit de messagerie instantanée compatible n'est installé.
Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Pour sélectionner le numéro de
téléphone principal, cliquez sur en regard du numéro de téléphone que vous voulez identifier
comme numéro principal, puis cliquez sur Définir en tant que primaire.
Si vous cliquez sur la zone de photo dans le coin supérieur gauche de l'onglet Contact, vous
pouvez ajouter ou remplacer la photo de la personne concernée. Recherchez et sélectionnez la
photo à associer au contact. GroupWise accepte différents types de fichiers image, notamment
.jpg, .gif, .png, .bmp et .tif ; il les convertit ensuite au format .jpg, avec une hauteur ou une
largeur maximum de 64 pixels.
Détails : cette page permet de spécifier la profession, le service, l'emplacement, le responsable,
l'assistant, la date de naissance, l'anniversaire, l'épouse, les enfants et les loisirs du contact,
ainsi que les éventuelles adresses Internet qui lui sont associées.
Pour spécifier une date de naissance ou un anniversaire, sélectionnez le mois et la date dans
les listes déroulantes correspondantes. Pour afficher une date de naissance ou un anniversaire
dans la vue hebdomadaire de l'agenda, cliquez sur l'icône Agenda.
Lorsque la case affichée en regard de la date est cochée, les informations se rapportant à la
date de naissance ou à l'anniversaire s'affichent dans la page Résumé et dans la colonne
Anniversaire, si celle-ci figure dans l'un des carnets d'adresses. En outre, le fait de cocher la
case ajoute la date de naissance ou l'anniversaire à votre agenda en tant qu'événement
personnel Toute la journée. Si vous désactivez cette case, les informations sur l'anniversaire
sont disponibles uniquement dans la page Personnel.
Pour spécifier l'adresse professionnelle du contact, son adresse personnelle ou ses informations
de disponibilité, indiquez-la dans les champs correspondants. Cliquez sur un bouton Site Web
pour lancer un navigateur et accéder au site Web.
Adresse : cette page permet d'indiquer les adresses professionnelle ou personnelle du contact,
ainsi que d'autres adresses éventuelles. Pour spécifier l'adresse électronique par défaut,
sélectionnez Définir en tant qu'adresse de destination.
Avancé : cette page permet d'afficher, d'ajouter et d'éditer des champs définis par l'utilisateur.
Tous les champs système et définis par l'utilisateur s'affichent. Pour plus d'informations,
reportez-vous à la section « Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses
personnel » page 234. Cliquez sur Gérer les certificats dans cette page pour afficher ou retirer
des certificats de sécurité reçus pour ce contact, modifier l'approbation des certificats, éditer
leurs propriétés et les importer ou les exporter. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
section « Affichage des certificats de sécurité reçus et modification de l'approbation » page 97.
Notes : cette page permet d'ajouter des informations sur vos échanges avec ce contact. Par
exemple, un commercial peut conserver l'historique des contacts qu'il a eus avec un client. Les
notes s'affichent également dans l'onglet Historique.
Lorsque vous créez une note sur cette page, elle est créée et placée sur la page de l'agenda,
dans la liste Notes. Les notes ne sont pas exportées avec le carnet d'adresses mais avec
l'agenda.
Lorsque vous créez un commentaire, il ne l'est que dans la page Notes. Le tampon horaire ne lui
est pas appliqué automatiquement.
Vous pouvez également assigner une catégorie au contact sur la page Notes. Pour spécifier une
catégorie, cliquez sur l'icône Catégorie, puis sélectionnez la catégorie.
216
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Historique : affiche tous les éléments envoyés à ce contact ou reçus de celui-ci, sauf s'ils ont
été archivés. Vous pouvez utiliser la fonction Recherche rapide pour créer des recherches
personnalisées dans l'historique. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au
Chapitre 7, « Recherche d'éléments », page 255.
6 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
SUGGESTION : pour ajouter un contact, vous pouvez également glisser-déposer un élément d'une
personne nouvelle dans un dossier Contacts afin de créer un enregistrement de contact pour cette
personne. Vous pouvez en outre double-cliquer sur l'espace vide d'une liste de cartes d'adresses
pour ajouter un contact.
Il est également possible d'ajouter des contacts en cliquant avec le bouton droit sur l'adresse
électronique ou le nom présent dans un élément GroupWise et en sélectionnant Ajouter au carnet
d'adresses.
Modification d'un contact
Vous pouvez modifier les informations d'un contact dans le dossier Contacts fréquents ou dans un
dossier Contacts personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses GroupWise, vous devez
d'abord le copier dans le dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier de contacts
personnels.
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à modifier.
2 Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact à modifier.
3 Effectuez les autres modifications nécessaires concernant le contact.
Pour plus d'informations sur les détails du contact que vous pouvez saisir dans chaque onglet,
reportez-vous à la section « Ajout d'un contact » page 215.
SUGGESTION : si vous renseignez le champ Société de l'onglet Contact avec le nom d'une
organisation existante, cliquez sur l'icône Organisation
pour récupérer les données de la
société en question dans la fiche de contact.
4 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
Recherche d'un contact
Le champ Rechercher, dans l'en-tête Liste d'éléments d'un dossier Contacts, permet de rechercher
des contacts, comme décrit dans la Section 7.1.2, « Recherche de contacts », page 256.
Organisation des contacts à l'aide de catégories
Comme pour les autres éléments de GroupWise, vous pouvez assigner des catégories à vos
contacts. Vous pouvez ainsi les organiser en leur attribuant une couleur distinctive.
Les catégories assignées aux contacts sont affichées dans le dossier de contact, ainsi que dans le
sélecteur d'adresses. Pour plus d'informations sur le sélecteur d'adresses, reportez-vous à la
Section 6.3.2, « Utilisation du sélecteur d'adresses », page 209.
Contacts et carnets d'adresses
217
Pour assigner une catégorie à un contact, procédez comme suit :
1 Cliquez sur un dossier Contacts.
2 Cliquez avec le bouton droit sur le nom d'un contact.
3 Sélectionnez Catégories, puis cliquez sur la catégorie à assigner au contact.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.2, « Utilisation de catégories pour organiser les
éléments », page 41.
Envoi d'un contact
1 Cliquez sur un dossier Contacts.
2 Double-cliquez sur un contact.
3 Cliquez sur Envoyer contact pour ouvrir une fenêtre Envoyer à avec les informations du contact
associées au message dans le format vCard.
4 Adressez et envoyez le message comme d'habitude.
Le destinataire peut importer le contact dans un carnet d'adresses personnel, comme décrit à la
section « Importation des contacts d'une vCard » page 246.
SUGGESTION : pour associer un contact à un élément, vous pouvez également le glisser-déposer
depuis le dossier Contacts dans la fenêtre Pièces jointes d'un nouveau message.
Modification du nom d'affichage d'un contact
Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs À, CC ou
CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ar », la fonction
d'achèvement de noms affiche une liste de résultats (noms et adresses électroniques) contenant ces
lettres et extraits de vos carnets d'adresses, par exemple « Arthur Ramirez ». Cependant, s'il existe
deux personnes nommées Arthur Ramirez dans le carnet d'adresses, l'une dans le service
Comptabilité et l'autre dans le service Développement, il est difficile de savoir quelle personne la
fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des
propriétés.
Vous pouvez modifier le nom d'affichage afin qu'il soit facile de savoir le nom qui a été renseigné via
la fonction d'achèvement de noms. Par exemple, si vous ne correspondez qu'avec Arthur Ramirez au
Développement, s'il se fait plus facilement appeler Art qu'Arthur, vous pouvez modifier le nom
d'affichage pour Art Ramirez.
1 Cliquez sur un dossier Contacts.
2 Double-cliquez sur un contact.
218
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Cliquez sur l'onglet Contact.
4 Saisissez un nouveau nom dans le champ Afficher comme (par exemple, Art Ramirez).
Vous pouvez également cliquer sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner Nom,
Prénom ou Prénom Nom (par exemple : Ramirez, Art ou Art Ramirez).
5 Cliquez sur OK.
Contacts et carnets d'adresses
219
Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom
d'affichage.
Affichage de toute la correspondance avec un contact
1 Cliquez sur un dossier Contacts.
2 Double-cliquez sur un contact.
3 Cliquez sur l'onglet Historique.
Tous les éléments échangés (reçus/envoyés) avec ce contact s'affichent.
De plus, les messages peuvent également s'afficher ici si l'utilisateur a été ajouté en tant que
contact du message, comme indiqué à la section « Ajout d'un contact à un message
électronique que vous envoyez ou recevez » page 127.
220
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
La colonne Dossier affiche l'emplacement de chaque élément. Double-cliquez sur un élément
pour en afficher le contenu.
Pour ajouter ou supprimer une colonne, cliquez avec le bouton droit sur le titre de la colonne,
puis cliquez sur une option. Pour trier le contenu d'une colonne par type d'information (par
exemple, par date ou objet), cliquez sur le titre de la colonne.
Vous pouvez utiliser la Recherche rapide pour rechercher rapidement des éléments ou créer des
recherches personnalisées. Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 7, « Recherche
d'éléments », page 255.
Affichage de l'adresse d'un contact sur une assignation
La fonction Afficher assignation permet de rechercher rapidement l'emplacement d'un de vos
contacts. Vous pouvez utiliser l'adresse principale pour ouvrir un navigateur Web et rechercher une
assignation vers l'emplacement du contact.
1 Cliquez sur un dossier Contacts.
2 Double-cliquez sur un contact.
3 Cliquez sur Afficher assignation.
4 (Facultatif) La liste déroulante Afficher assignation permet de sélectionner un emplacement
d'assignation spécifique tel qu'un bureau, un domicile ou une autre adresse.
Suppression d'un contact
Vous pouvez supprimer un contact dans le dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier
Contacts personnel. Vous ne pouvez pas supprimer un contact du carnet d'adresses GroupWise. .
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à supprimer.
2 Dans la liste des contacts, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le contact, puis cliquez
sur Supprimer.
3 Cliquez sur Oui pour valider la suppression.
6.4.3
Gestion des groupes
 « Organisation des adresses par groupes » page 222
 « Création et enregistrement d'un groupe personnel » page 222
 « Ajout de contacts à un groupe » page 224
 « Suppression d'un contact d'un groupe » page 225
 « Spécification d'un groupe comme destinataire d'un élément » page 225
 « Affichage des informations de groupe » page 225
 « Suppression d'un groupe d'un dossier Contacts » page 226
Contacts et carnets d'adresses
221
Organisation des adresses par groupes
Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des
messages. Pour utiliser un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources,
saisissez leurs noms dans le champ À, CM ou CC. Les groupes sont soit publics, soit personnels.
Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur GroupWise et exploitable par
tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service
Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Le carnet d'adresses GroupWise contient les
groupes publics.
Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre
équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe
personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion
(ressource).
Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône
un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.
. Lorsque vous double-cliquez sur
Figure 6-3 Vue d'élément de groupe
Création et enregistrement d'un groupe personnel
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le groupe personnel
doit être créé.
2 Cliquez sur nouveau groupe dans la barre d'outils.
222
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Saisissez le nom du groupe.
4 (Facultatif) Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.
5 Cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste
d'adresses.
6 Cliquez sur À, CC ou CM, puis double-cliquez sur un utilisateur et sur une ressource de votre
groupe (ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur ceux de votre choix pour les
sélectionner), puis faites-les glisser dans le panneau Groupe.
Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le
carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.
Pour restreindre la liste des entrées par contact, groupe ou ressource, cliquez sur une option de
la liste déroulante .
7 Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun dossier Contacts existant, cliquez sur Nouveau
contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur l'entrée.
8 Cliquez sur Enregistrer > Fermer pour enregistrer le groupe dans le dossier Contacts.
Vous pouvez également créer et enregistrer un groupe personnel depuis le sélecteur d'adresses
lorsque vous indiquez le destinataire d'un message ou d'un autre élément.
1 Dans la vue d'un élément, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Double-cliquez sur les contacts pour les ajouter au volet droit.
Contacts et carnets d'adresses
223
Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le
carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.
Pour restreindre la liste des entrées aux contacts, groupes ou ressources, cliquez sur une option
de la liste déroulante .
3 Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun carnet d'adresses existant, cliquez sur
Nouveau contact, saisissez les informations requises, cliquez sur OK, puis double-cliquez sur
l'entrée.
4 Sélectionnez Enregistrer le groupe.
ou
Si vous souhaitez enregistrer le groupe dans un carnet d'adresses différent du carnet affiché,
cliquez sur la flèche à droite du bouton Enregistrer le groupe, puis sélectionnez le carnet
d'adresses.
5 Saisissez le nom du groupe.
6 Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.
7 Cliquez deux fois sur OK.
SUGGESTION : pour créer un groupe personnel, vous pouvez également glisser-déposer un
élément adressé à plusieurs utilisateurs dans un dossier Contacts pour créer un groupe constitué des
destinataires de cet élément.
Ajout de contacts à un groupe
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe auquel les
contacts doivent être ajoutés.
ou
Dans un élément que vous composez, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Détails.
Les groupes sont signalés par l'icône
.
3 Dans l'onglet Détails, cliquez sur Ajouter pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et
afficher la liste d'adresses.
Cliquez sur la liste déroulante
pour limiter la liste aux contacts, groupes et ressources.
4 Pour ajouter un contact, cliquez sur la liste déroulante Rechercher dans, puis cliquez sur le
carnet d'adresses dans lequel se trouve le contact.
5 Dans la liste déroulante Correspond, sélectionnez le moyen à utiliser pour localiser le contact
(par l'intermédiaire du prénom, du nom de famille ou du nom complet).
6 Dans le champ Rechercher, saisissez le contact que vous souhaitez ajouter.
La liste d'adresses défile jusqu'à la correspondance la plus proche.
7 Double-cliquez sur le contact dans la liste afin de l'ajouter à la liste Sélectionné.
8 Cliquez sur OK deux fois pour enregistrer le groupe.
224
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Suppression d'un contact d'un groupe
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe duquel le
contact doit être supprimé.
2 Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le groupe.
3 Sélectionnez le contact à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
4 Cliquez sur OK.
Spécification d'un groupe comme destinataire d'un élément
1 Dans la vue d'un élément, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur À, CC ou CM.
3 Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.
4 (Facultatif) Pour afficher tous les membres du groupe, cliquez avec le bouton droit de la souris
sur le groupe, puis cliquez sur Étendre le groupe.
5 (Facultatif) Pour afficher plus d'informations sur le groupe, cliquez dessus avec le bouton droit
de la souris, puis cliquez sur Détails.
6 Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément.
Affichage des informations de groupe
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe dont vous
souhaitez afficher les informations.
2 Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Détails.
Contacts et carnets d'adresses
225
3 Cliquez sur l'onglet Détails.
Suppression d'un groupe d'un dossier Contacts
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le groupe à supprimer.
2 Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer.
3 Cliquez sur Oui pour valider la suppression du groupe.
6.4.4
Gestion des ressources
Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres
fins. Il peut s'agir de salles, de projecteurs, de voitures, etc. L'administrateur GroupWise définit une
ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'assignant à un utilisateur. Vous pouvez inclure
des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des
utilisateurs. Pour cela, il faut saisir leur ID dans le champ À. Un utilisateur affecté à la gestion d'une
ressource est propriétaire de cette ressource.
Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette
ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. En tant
que propriétaire d'une ressource, vous pouvez demander à recevoir des notifications de rendez-vous
pour cette ressource.
 « Présentation des ressources » page 226
 « Ajout d'une ressource personnelle » page 227
 « Modification d'une ressource personnelle » page 228
 « Acceptation ou refus de requêtes de ressources » page 228
 « Réception d'une notification pour un autre utilisateur ou une autre ressource » page 228
 « Création d'une règle pour une ressource » page 229
 « Suppression d'une ressource personnelle » page 229
Présentation des ressources
Chacune des ressources d'un dossier Contacts est signalée par l'icône
cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.
226
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
. Lorsque vous double-
Figure 6-4 Vue d'élément de ressource
Cette page permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource,
une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.
Dans le champ Propriétaire, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses
ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.
Ajout d'une ressource personnelle
Le carnet d'adresses GroupWise inclut des ressources définies par votre administrateur GroupWise.
Vous pouvez ajouter une ressource personnelle au dossier Contacts fréquents ou dans un autre
dossier Contacts personnel.
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter la ressource
personnelle.
2 Cliquez sur Nouvelle ressource dans la barre d'outils.
3 Dans le champ Nom, saisissez le nom de la ressource.
4 Dans le champ Téléphone, saisissez le numéro de téléphone du contact responsable de la
ressource.
5 Dans le champ Type, indiquez le type de ressource.
Vous pouvez indiquer Ressource ou Lieu. Si vous indiquez Lieu, la description de la ressource
est automatiquement ajoutée au champ Lieu : du rendez-vous. Si plusieurs lieux sont ajoutés
comme ressources à un même rendez-vous, seul le premier est affiché dans le champ Lieu.
6 Dans le champ Adresse électronique, spécifiez l'adresse électronique de la personne devant
recevoir les notifications concernant cette ressource.
7 Dans le champ Propriétaire, saisissez le nom du propriétaire de la ressource.
8 Dans le champ Commentaires, saisissez les commentaires éventuels au sujet de la ressource.
Par exemple, vous pouvez indiquer la taille d'une salle de conférence ou le type d'équipement
qu'elle contient.
9 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
Contacts et carnets d'adresses
227
Modification d'une ressource personnelle
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle
à modifier.
2 Cliquez sur la ressource avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Détails.
Les ressources sont signalées par l'icône
.
3 Dans l'onglet Détails, modifiez les informations souhaitées.
4 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
Acceptation ou refus de requêtes de ressources
Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous êtes en le
propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire. Les droits de mandataire ne permettent pas
de partager des ressources personnelles avec d'autres utilisateurs.
1 Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (au-dessus de la liste des dossiers ;
elle affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode d'exécution de
GroupWise), puis cliquez sur Mandataire.
2 Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.
Si cette ressource ne figure pas dans la liste déroulante des mandataires, cliquez sur
Mandataire, saisissez le nom de la ressource dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.
3 Double-cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.
4 Cliquez sur Accepter ou sur Refuser dans la barre d'outils.
Réception d'une notification pour un autre utilisateur ou une autre
ressource
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur Notifier.
3 Sélectionnez le nom de l'utilisateur pour lequel vous jouez le rôle de mandataire ou le nom de la
ressource que vous possédez.
Si la ressource ou l'utilisateur n'est pas répertorié dans la liste de notifications, saisissez son
nom, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. Pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue
Sélecteur d'adresses, cliquez sur
.
4 Assurez-vous que les options Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications sont bien
sélectionnées.
Vous recevez automatiquement les alarmes et les notifications pour vous-même. Si vous
désélectionnez Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications pour vous-même, vous ne
recevrez plus les alarmes ni les notifications. Si vous annulez la réception des alarmes et des
notifications pour vous-même, vous devrez répéter les étapes 1 à 4 de cette rubrique pour votre
nom d'utilisateur afin de la réactiver.
5 Cliquez sur OK.
Notify doit être ouvert ou réduit à l'utilisation de façon à recevoir une notification ou des alarmes. Pour
plus d'informations, reportez-vous à la Section 8.2, « Démarrage de Notify », page 274.
228
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Création d'une règle pour une ressource
En tant que propriétaire d'une ressource, vous disposez des droits de mandataire complets sur celleci, y compris la possibilité de créer des règles la concernant. Les étapes ci-après détaillent la
procédure de création d'une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à une ressource
disponible. Cet exemple illustre l'utilité des règles dans la gestion des ressources. Vous pouvez créer
d'autres règles pour automatiser différentes opérations. Vous pouvez par exemple créer une règle qui
refuse les requêtes concernant une ressource déjà planifiée.
1 Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode
, puis sur Mandataire.
2 Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.
Si cette ressource ne figure pas dans la boîte de dialogue Mandataire, saisissez le nom de la
ressource que vous possédez dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.
3 Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.
4 saisissez le nom de la règle.
5 Cliquez sur Rendez-vous. Assurez-vous que les autres types d'éléments ne sont pas
sélectionnés.
6 Cliquez sur la liste déroulante Conflits de rendez-vous, puis sur Non.
7 Cliquez successivement sur Ajouter une opération et sur Accepter, saisissez un commentaire si
vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.
Les opérations de l'Étape 6 et de l'Étape 7 indiquent à la règle de n'accepter le rendez-vous de
la ressource que si celle-ci est disponible.
8 Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.
Suppression d'une ressource personnelle
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant la ressource personnelle
à supprimer.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ressource, puis cliquez sur Supprimer.
Les ressources sont signalées par l'icône
.
3 Cliquez sur Oui pour valider la suppression de la ressource.
6.4.5
Gestion des organisations
 « Présentation des organisations personnelles » page 229
 « Ajout d'une organisation personnelle » page 230
 « Modification d'une organisation personnelle » page 230
 « Suppression d'une organisation personnelle » page 231
 « Envoi de messages à une organisation personnelle » page 231
Présentation des organisations personnelles
Chacune des organisations d'un dossier Contacts est signalée par l'icône
Organisation. Lorsque
vous double-cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.
Contacts et carnets d'adresses
229
Figure 6-5 Vue d'élément d'organisation
Cette page vous permet de saisir les informations suivantes au sujet de l'organisation : numéro de
téléphone, numéro de télécopie, contact principal, adresse, site Web et commentaires.
Dans le champ Contact principal, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans un dossier
Contacts ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.
Ajout d'une organisation personnelle
Le carnet d'adresses GroupWise inclut des organisations définies par votre administrateur
GroupWise. Vous pouvez ajouter une organisation au dossier Contacts fréquents ou dans un autre
dossier Contacts personnel.
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel ajouter l'organisation
personnelle.
2 Cliquez sur Nouvelle organisation dans la barre d'outils.
3 Dans le champ Organisation, indiquez le nom de l'organisation.
4 (Facultatif) Spécifiez les autres informations que vous voulez enregistrer concernant
l'organisation.
5 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
Modification d'une organisation personnelle
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant l'organisation
personnelle à modifier.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'organisation, puis cliquez sur Détails.
Les organisations sont signalées par l'icône
.
3 Dans l'onglet Détails, modifiez les informations souhaitées.
4 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
230
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Suppression d'une organisation personnelle
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant l'organisation
personnelle à supprimer.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'organisation, puis cliquez sur Supprimer.
Les organisations sont signalées par l'icône
.
3 Cliquez sur Oui pour valider la suppression de l'organisation.
Envoi de messages à une organisation personnelle
Vous pouvez envoyer des messages électroniques simultanément à tous les utilisateurs d'une
organisation personnelle.
1 Dans la liste de dossiers, sélectionnez le dossier Contacts à partir duquel envoyer un message
électronique à une organisation personnelle.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'organisation, puis cliquez sur Détails.
Les organisations sont signalées par l'icône
.
3 Cliquez sur Envoyer un message.
ou
Cliquez sur la flèche Bas en regard du bouton Envoyer un message, puis cliquez sur l'une des
options suivantes :
 Envoyer un message
 Envoyer un rendez-vous
 Envoyer une note
 Envoyer une tâche
 Envoyer un message téléphonique
6.5
Utilisation des carnets d'adresses
Les carnets d'adresses sont des bases de données qui stockent les informations sur les contacts :
nom, adresse, adresses électroniques, numéros de téléphone, etc. Les dossiers Contacts
représentent une manière plus souple d'afficher les informations du carnet d'adresses.
 Section 6.5.1, « Ouverture d'un carnet d'adresses », page 232
 Section 6.5.2, « Création d'un carnet d'adresses personnel », page 233
 Section 6.5.3, « Modification d'un carnet d'adresses personnel ou des Contacts fréquents »,
page 233
 Section 6.5.4, « Attribution d'un nouveau nom à un carnet d'adresses personnel », page 234
 Section 6.5.5, « Copie d'un carnet d'adresses personnel », page 235
 Section 6.5.6, « Suppression d'un carnet d'adresses personnel », page 235
 Section 6.5.7, « Définition des propriétés des carnets d'adresses », page 235
 Section 6.5.8, « Utilisation de filtres prédéfinis dans le carnet d'adresses Contacts fréquents »,
page 237
 Section 6.5.9, « Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur », page 238
 Section 6.5.10, « Acceptation d'un carnet d'adresses partagé », page 239
Contacts et carnets d'adresses
231
 Section 6.5.11, « Synchronisation des entrées d'un carnet d'adresses », page 239
 Section 6.5.12, « Affichage des Infos rapides », page 240
 Section 6.5.13, « Affichage des contacts, des groupes, des organisations ou des ressources
dans un Carnet d'adresses », page 241
 Section 6.5.14, « Modification d'une liste de distribution dans le carnet d'adresses GroupWise »,
page 242
 Section 6.5.15, « Recherche d'entrées d'un carnet d'adresses », page 242
 Section 6.5.16, « Personnalisation de l'affichage d'un carnet d'adresses », page 243
 Section 6.5.17, « Tri d'un carnet d'adresses », page 245
 Section 6.5.18, « Importation et exportation d'adresses et de carnets d'adresses », page 245
 Section 6.5.19, « Utilisation du carnet d'adresses LDAP », page 248
 Section 6.5.20, « Options avancées du carnet d'adresses », page 251
6.5.1
Ouverture d'un carnet d'adresses
Pour ouvrir un carnet d'adresses, cliquez sur
dans la barre d'outils de la fenêtre principale. Le
volet gauche affiche les carnets d'adresses GroupWise, LDAP, Contacts fréquents et personnels que
vous avez créés.
Figure 6-6 La fenêtre Carnet d'adresses
Vous pouvez utiliser Fichier > Ouvrir un carnet et Fichier > Fermer le carnet pour afficher et masquer
les carnets d'adresses dans ce volet. Le volet droit répertorie toutes les entrées du carnet d'adresses
sélectionné.
232
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Dans un Carnet d'adresses, vous pouvez ouvrir des contacts afin de visualiser les informations
détaillées les concernant, sélectionner des noms de destinataires d'éléments, créer et modifier des
groupes ou créer et supprimer des contacts.
Vous disposez également d'options avancées, telles que la création et la modification de carnets
d'adresses personnels, la modification des propriétés d'un carnet d'adresses, la définition d'options
de copie, la modification de la configuration MAPI, l'importation et l'exportation de carnets d'adresses,
le partage de carnets d'adresses, l'ajout de services Annuaire, l'impression de libellés, etc.
6.5.2
Création d'un carnet d'adresses personnel
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Fichier > Nouveau carnet.
3 Saisissez le nom du nouveau carnet, puis cliquez sur OK.
6.5.3
Modification d'un carnet d'adresses personnel ou des
Contacts fréquents
Dans un carnet d'adresses personnel, ainsi que dans le carnet d'adresses Contacts fréquents, il est
possible d'ajouter ou de supprimer des entrées, de modifier des informations existantes, de copier
des noms pour les coller dans un autre carnet. Il est aussi possible de modifier le nom d'un carnet. ou
créer vos propres champs de carnets d'adresses personnalisés.
 « Ajout rapide de contacts à votre carnet d'adresses personnel » page 233
 « Modification d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel » page 233
 « Copie d'entrées d'un carnet d'adresses personnel vers un autre » page 234
 « Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses personnel » page 234
 « Suppression d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel » page 234
Ajout rapide de contacts à votre carnet d'adresses personnel
Il est possible d'ajouter rapidement n'importe quel destinataire d'un élément à n'importe quel carnet
d'adresses personnel.
1 Ouvrez une élément adressé à un ou plusieurs destinataires.
2 Cliquez avec le bouton droit sur le destinataire que vous voulez ajouter à un carnet d'adresses
personnel.
3 Cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses, puis cliquez sur le carnet d'adresses dans auquel vous
voulez ajouter le contact.
Modification d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur un carnet d'adresses, puis double-cliquez sur le nom que vous souhaitez modifier.
3 Modifiez les informations dans les différents onglets, puis cliquez sur OK.
Contacts et carnets d'adresses
233
Copie d'entrées d'un carnet d'adresses personnel vers un autre
Lorsque vous copiez une entrée d'un carnet d'adresses vers un autre, ces entrées sont liées ; ainsi,
si vous en modifiez une, l'autre est également mise à jour.
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur un carnet d'adresses, puis cliquez sur le nom que vous souhaitez copier (ou cliquez
sur les noms à copier tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).
3 Cliquez sur Éditer > Copier vers.
4 Sélectionnez le carnet d'adresses vers lequel vous souhaitez copier les noms, puis cliquez sur
OK.
REMARQUE : vous ne pouvez pas copier d'entrées vers un carnet d'adresses fermé. Vous devez
d'abord l'ouvrir. Vous ne pouvez pas non plus copier de noms vers le carnet d'adresses GroupWise.
Définition de champs personnalisés dans un carnet d'adresses
personnel
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez définir des champs
personnalisés.
3 Double-cliquez sur une entrée, puis cliquez sur l'onglet Avancé.
4 Cliquez sur Ajouter, saisissez le titre du champ dans le champ Nom du champ.
5 Dans le champ Valeur, saisissez les informations que vous souhaitez afficher dans le champ de
cette entrée.
6 Cliquez sur OK.
Une fois ajouté au carnet d'adresses, un champ personnalisé ne peut pas être supprimé. Cependant,
puisque ces champs personnalisés sont affichés sous forme de colonnes, vous pouvez supprimer
une colonne de votre affichage. Étant donné que chaque carnet d'adresses peut afficher plusieurs
colonnes, chacune d'elles doit être supprimée de manière individuelle.
Suppression d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur un carnet d'adresses, puis cliquez sur le nom que vous souhaitez supprimer (ou
cliquez sur les noms à supprimer tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).
3 Appuyez sur la touche Suppr, puis cliquez sur Oui.
6.5.4
Attribution d'un nouveau nom à un carnet d'adresses
personnel
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez renommer.
Vous ne pouvez pas renommer le carnet d'adresses Contacts fréquents.
234
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Cliquez sur Fichier > Renommer le carnet.
4 Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.
6.5.5
Copie d'un carnet d'adresses personnel
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez copier.
3 Cliquez sur Fichier > Enregistrer le carnet d'adresses sous.
4 Entrez le nom de ce nouveau carnet d'adresses, puis cliquez sur OK.
6.5.6
Suppression d'un carnet d'adresses personnel
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses personnel à supprimer.
3 Cliquez sur Fichier > Supprimer le carnet, puis sur Oui.
Une fois qu'il a été supprimé, un carnet d'adresses personnel ne peut pas être récupéré.
REMARQUE : vous ne pouvez pas supprimer le carnet d'adresses Contacts fréquents.
6.5.7
Définition des propriétés des carnets d'adresses
Vous pouvez choisir et afficher différentes propriétés et options pour vos carnets d'adresses.
 « Définition des propriétés des carnets d'adresses personnels » page 235
 « Affichage des propriétés d'un carnet d'adresses » page 236
 « Définition des propriétés des contacts fréquents » page 236
Définition des propriétés des carnets d'adresses personnels
Utilisez la boîte de dialogue des propriétés de carnet d'adresses pour visualiser les caractéristiques
de chacun de vos carnets d'adresses (y compris le carnet d'adresses GroupWise). Il existe trois
onglets de propriétés dans les carnets d'adresses, mais tous ne sont pas accessibles au niveau de
chacun des carnets.
L'onglet Général est accessible à partir de tous les carnets d'adresses. Utilisez-le pour afficher le
nom du carnet d'adresses, le fournisseur de service MAPI s'il est connu, un résumé du contenu du
carnet, etc. Vous pouvez également l'utiliser pour ajouter une description du carnet d'adresses.
L'onglet Options n'est accessible que depuis le carnet d'adresses Contacts fréquents. Utilisez l'onglet
Options pour indiquer quelles données sont sauvegardées dans Contacts fréquents et comment ce
carnet d'adresses doit être nettoyé. Reportez-vous à la section « Définition des propriétés des
contacts fréquents » page 236.
L'onglet Partage est accessible dans les carnets d'adresses personnels que vous possédez, y
compris votre carnet Contacts fréquents. Utilisez l'onglet Partage pour définir ou non le partage d'un
carnet, choisir les personnes avec qui vous voulez le partager et indiquer les droits d'accès à attribuer
à chacune d'elles.
Contacts et carnets d'adresses
235
Pour partager vos groupes personnels, vous pouvez également les placer dans un carnet d'adresses
que vous partagez avec d'autres personnes.
Affichage des propriétés d'un carnet d'adresses
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses dont vous souhaitez afficher les propriétés.
Si le carnet n'apparaît pas, il n'est pas ouvert.
3 Sélectionnez Fichier > Propriétés.
4 Cliquez sur Contient pour afficher le nombre de personnes, de ressources, de sociétés, etc.
L'opération risque de prendre un certain temps si le carnet d'adresses est volumineux. La barre
d'état en mesure l'avancement.
5 Pour ajouter ou modifier la description du carnet d'adresses, cliquez dans le champ Description,
puis saisissez ou modifiez cette description.
6 Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées et fermer la boîte de dialogue
Propriétés.
ou
Cliquez sur Appliquer pour appliquer les modifications et laisser cette boîte de dialogue ouverte.
Définition des propriétés des contacts fréquents
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses Contacts fréquents.
3 Cliquez sur Fichier > Propriétés, puis cliquez sur l'onglet Options.
236
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Sélectionnez les options souhaitées.
Si vous ne parvenez pas à modifier ces options, c'est que votre administrateur GroupWise les a
verrouillées.
Cliquez sur Enregistrement automatique désactivé pour que les noms ne soient plus stockés
dans le carnet d'adresses Contacts fréquents.
5 Pour supprimer des noms de ce carnet d'adresses, cochez la case Supprimer les adresses non
référencées pendant la période suivante, saisissez un nombre dans la zone Période, cliquez sur
une période de la liste déroulante (entre les heures et les années), cliquez sur Supprimer
maintenant afin de supprimer les adresses anciennes.
6 Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications apportées et fermer la boîte de dialogue
Propriétés.
ou
Cliquez sur Appliquer pour appliquer les modifications et laisser cette boîte de dialogue ouverte.
6.5.8
Utilisation de filtres prédéfinis dans le carnet d'adresses
Contacts fréquents
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses Contacts fréquents.
Si le carnet d'adresses Contacts fréquents n'apparaît pas, vous pouvez l'ouvrir via Fichier >
Ouvrir un carnet.
3 Cliquez sur Afficher > Filtre pour au moins 3 références.
ou
Cliquez sur Afficher > Définir le filtre pour références (la référence correspond au nombre de fois
où vous avez envoyé des éléments à cette entrée ou reçu des éléments de cette entrée),
saisissez le nombre minimal de références qu'une entrée doit comporter pour être incluse dans
le critère de recherche, puis cliquez sur OK.
Contacts et carnets d'adresses
237
6.5.9
Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur
Les carnets d'adresses partagés sont identifiés par l'icône . Cette icône peut être légèrement
différente selon que vous êtes ou non le créateur du carnet d'adresses.
Vous pouvez partager des carnets d'adresses personnels avec les autres utilisateurs. Vous pouvez
accorder aux utilisateurs des droits en lecture seule ou leur permettre de lire, ajouter, éditer et
supprimer les informations contenues dans le carnet d'adresses. Lorsque vous partagez un carnet
d'adresses, les utilisateurs reçoivent une notification qu'ils peuvent accepter ou refuser.
GroupWise ne limite pas le nombre de destinataires avec lesquels vous pouvez partager un carnet
d'adresses. De la même manière, le nombre d'entrées que peut comporter un carnet d'adresses
partagé n'est pas limité non plus.
REMARQUE : étant donné que les performances système dépendent du matériel utilisé pour
l'exécution de GroupWise, celles-ci peuvent diminuer en cas de partage d'un carnet d'adresses avec
de nombreux utilisateurs ou d'utilisation d'un carnet d'adresse partagé comportant un nombre
extrêmement élevé d'entrées.
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le carnet que vous voulez partager, puis cliquez sur
Partage.
Si le carnet d'adresses n'apparaît pas, vous pouvez l'ouvrir via Fichier > Ouvrir un carnet.
3 Cliquez sur Partagé avec.
4 Saisissez le nom de la personne avec laquelle vous souhaitez partager le carnet d'adresses,
puis cliquez sur Ajouter un utilisateur pour ajouter l'utilisateur à la liste Partager.
Si vous ne connaissez pas le nom de la personne, cliquez sur
sélectionnez l'utilisateur.
, puis recherchez et
Vous ne pouvez pas partager des carnets d'adresses dans des domaines externes.
5 Cliquez sur le nom de chaque utilisateur dans la liste de partage, puis assignez-lui des droits
dans la zone de groupe Accès.
238
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6 Cliquez sur OK pour sauvegarder les modifications et fermer la boîte de dialogue.
ou
Cliquez sur Appliquer pour appliquer les modifications et laisser cette boîte de dialogue ouverte.
Lorsque vous cliquez sur OK ou sur Appliquer, la personne avec laquelle vous partagez le
carnet d'adresses reçoit une notification. La colonne État affiche En attente jusqu'à ce que
l'utilisateur accepte ou refuse la requête de partage du carnet d'adresses. La colonne est ensuite
mise à jour pour refléter le choix de l'utilisateur.
Dans la liste Carnet d'adresses, les carnets d'adresses partagés sont signalés par l'icône
.
Vous, ainsi que les utilisateurs avec lesquels vous partagez un carnet d'adresses, pouvez
organiser vos colonnes de carnet d'adresses différemment.
6.5.10
Acceptation d'un carnet d'adresses partagé
Lorsque vous acceptez un carnet d'adresses partagé, celui-ci apparaît dans votre liste de carnets,
aux côtés des carnets personnels, GroupWise et Contacts fréquents.
1 Cliquez sur l'icône Boîte aux lettres dans la liste des dossiers.
2 Cliquez sur la notification de carnet d'adresses partagé pour l'ouvrir ou cliquez dessus avec le
bouton droit de la souris, puis cliquez sur Ouvrir.
3 Cliquez sur Accepter le carnet d'adresses pour ajouter le carnet d'adresses à la liste des carnets
d'adresses.
Vous pouvez désormais utiliser le carnet d'adresses partagé pour envoyer des éléments ou
rechercher des informations sur les utilisateurs, tout comme vous le faites avec d'autres carnets
d'adresses.
6.5.11
Synchronisation des entrées d'un carnet d'adresses
Vous pouvez utiliser la commande Synchroniser pour vous assurer que les entrées de votre carnet
d'adresses personnel correspondent aux entrées du carnet d'adresses GroupWise. Vous pouvez
synchroniser l'intégralité d'un carnet d'adresses personnel ou uniquement les entrées que vous avez
sélectionnées.
Il se peut, par exemple, que vous disposiez d'un carnet d'adresses personnel qui contient le nom de
vos interlocuteurs au service Marketing. Lorsque ce service change de bâtiment ou de numéro de
téléphone, utilisez l'option Synchroniser pour ne pas devoir créer un nouveau carnet d'adresses
personnel.
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez synchroniser.
3 Pour synchroniser un carnet d'adresses, cliquez sur Fichier > Synchroniser > Carnet d'adresses
en cours.
ou
Pour synchroniser les entrées sélectionnées, cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl
ou Maj enfoncée, puis cliquez sur Fichier > Synchroniser > Éléments sélectionnés.
Contacts et carnets d'adresses
239
6.5.12
Affichage des Infos rapides
Les informations récapitulatives sur les utilisateurs s'affichent dans un carnet d'adresses, ainsi que
dans le sélecteur d'adresses lorsque vous passez le pointeur de la souris sur un nom. Cet affichage
est appelé « Infos rapides ».
Figure 6-7 Vue de message avec informations concernant un utilisateur
Figure 6-8 Carnet d'adresses avec informations concernant un utilisateur
Les infos rapides sont activées par défaut. Pour désactiver Infos rapides:
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Afficher > Désactiver Infos rapides.
240
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6.5.13
Affichage des contacts, des groupes, des organisations ou
des ressources dans un Carnet d'adresses
Utilisez les filtres prédéfinis du Filtre d'entrée pour n'afficher que les groupes, les utilisateurs, les
organisations ou les ressources d'un carnet d'adresses.
Par défaut, les carnets d'adresses affichent toutes les entrées. Bien que les organisations, les
ressources et les groupes soient tous signalés par une icône, il peut s'avérer difficile de retrouver des
entrées spécifiques dans des carnets d'adresses volumineux. Un filtre prédéfini affiche uniquement le
type d'entrée recherché.
Il existe un filtre prédéfini qui ne s'applique qu'au carnet d'adresses Contacts fréquents : Filtre pour
au moins %s références. Vous pouvez l'utiliser pour filtrer toutes les entrées qui utilisent au moins le
nombre de références indiqué.
Pour afficher des groupes, des organisations ou des ressources dans un carnet d'adresses,
procédez comme suit :
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur un carnet d'adresses.
3 Cliquez sur Afficher, puis sélectionnez le filtre à utiliser pour le filtrage.
4 Pour revenir à la vue du carnet d'adresses non filtré, cliquez sur Afficher > Filtre désactivé.
Pour filtrer les contacts, groupes et ressources :
1 Dans le sélecteur d'adresses, cliquez sur un filtre prédéfini dans la liste déroulante
pour filtrer
les contacts, les groupes et les ressources.
Les icônes suivantes identifient les contacts, les ressources, les groupes et les organisations
d'un carnet d'adresses :
Contacts
Ressources
Groupes
Organisations
Contacts et carnets d'adresses
241
6.5.14
Modification d'une liste de distribution dans le carnet
d'adresses GroupWise
Si votre administrateur GroupWise vous a accordé les droits de modifier une liste de distribution
publique dans le carnet d'adresses GroupWise :
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
ou
Cliquez sur
sur la barre d'outils dans un élément que vous composez.
2 Sélectionnez le carnet d'adresses GroupWise.
3 Double-cliquez sur la liste de distribution publique que vous avez le droit de modifier.
4 Effectuez les modifications voulues.
5 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
6.5.15
Recherche d'entrées d'un carnet d'adresses
À l'aide de la liste de recherche, vous pouvez facilement retrouver des entrées de carnet d'adresses.
Vous pouvez aussi spécifier des critères de recherche en définissant un ou plusieurs filtres.
Définissez par exemple un filtre pour n'afficher que les entrées qui comportent des noms de famille
commençant par la lettre « D ».
 « Recherche d'utilisateurs, de ressources, d'organisations et de groupes » page 242
 « Utilisation de filtres pour limiter une recherche d'adresse » page 242
Recherche d'utilisateurs, de ressources, d'organisations et de
groupes
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
ou
Cliquez sur
sur la barre d'outils dans un élément que vous composez.
2 Sélectionnez le carnet d'adresses que vous souhaitez rechercher.
3 Dans le champ Rechercher, commencez à saisir ce que vous recherchez.
La fonction d'achèvement de noms complète le nom.
Utilisation de filtres pour limiter une recherche d'adresse
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Afficher > Définir le filtre personnalisé.
3 Cliquez sur la première liste déroulante, puis indiquez la colonne à filtrer.
242
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Cliquez sur
, puis indiquez un opérateur.
Un opérateur est un symbole utilisé avec une condition dans le but de spécifier une valeur
particulière. Par exemple, pour créer un filtre qui ne répertorie que les utilisateurs dont le nom de
famille est Davis, cliquez sur la colonne Nom, puis sur = Égal à et saisissez « Davis ». Dans
l'exemple suivant, = Égal à est l'opérateur et Davis le critère.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Utilisation de la recherche avancée »
page 260.
5 Saisissez le critère que vous voulez utiliser pour le filtrage, puis cliquez sur OK.
La recherche filtrée trie le carnet d'adresses en fonction des résultats trouvés.
Une fois qu'un filtre est défini pour un carnet d'adresses, vous pouvez l'activer à tout moment. Pour
ce faire, affichez le carnet d'adresses auquel appliquer le filtre, puis cliquez sur Afficher > Filtre
personnalisé. Cliquez sur OK pour l'activer (il reste en vigueur jusqu'à ce que vous le désactiviez ou
le supprimiez).
6.5.16
Personnalisation de l'affichage d'un carnet d'adresses
Vous pouvez gérer l'affichage des carnets d'adresses dans la liste Carnet d'adresses en ouvrant et
en fermant ces carnets. Par exemple, vous pouvez disposer d'un carnet d'adresses personnel pour
un compte que vous n'utilisez que six mois par an. Vous pouvez le fermer lorsque vous n'en avez
plus besoin et le rouvrir six mois plus tard.
Vous pouvez également contrôler les informations qui s'affichent dans un carnet d'adresses donné.
Pour modifier ces informations, vous devez ouvrir le carnet d'adresses.
 « Ouverture et fermeture des carnets d'adresses » page 243
 « Choix des colonnes à afficher dans un carnet d'adresses » page 243
 « Affichage des liaisons au carnet d'adresses GroupWise » page 244
 « Choix du format d'affichage des noms » page 244
Ouverture et fermeture des carnets d'adresses
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Fichier > Ouvrir un carnet.
Si tous vos carnets d'adresses sont ouverts, l'option Ouvrir un carnet est grisée.
3 Cliquez sur un carnet d'adresses (ou sur plusieurs en maintenant la touche Ctrl enfoncée), puis
cliquez sur OK.
4 Pour fermer un carnet d'adresses, sélectionnez-le, cliquez sur Fichier > Fermer le carnet.
La fermeture d'un carnet d'adresses n'entraîne pas sa suppression, vous pouvez l'ouvrir de
nouveau à tout moment.
Choix des colonnes à afficher dans un carnet d'adresses
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
ou
Cliquez sur
dans un élément que vous composez.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez modifier l'affichage des colonnes.
Contacts et carnets d'adresses
243
3 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne, puis cliquez sur un nom de
colonne.
Si le nom de la colonne n'apparaît pas, cliquez sur Plus de colonnes. Pour ajouter une colonne,
cliquez dessus dans la zone de liste Colonnes disponibles, cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
4 Pour supprimer une colonne, faites glisser son titre en dehors du carnet d'adresses.
5 Pour réorganiser les colonnes, faites glisser leur titre vers un autre emplacement.
Affichage des liaisons au carnet d'adresses GroupWise
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dont vous souhaitez afficher les liaisons.
Un contact lié dans un carnet d'adresse est identifié par l'icône
.
3 Cliquez sur Afficher > Liaisons au carnet d'adresses système pour le sélectionner.
Les liaisons indiquent qu'une entrée d'un carnet d'adresses personnel est liée à une celle d'un
autre carnet. Si l'une de ces entrées est mise à jour, l'entrée liée l'est également. Des liaisons
sont créées lorsque vous copiez une entrée d'un carnet d'adresses dans un autre. Des liaisons
sont également créées lorsque des entrées du carnet d'adresses GroupWise sont ajoutées à
votre carnet d'adresses Contacts fréquents du fait de l'apparition d'une correspondance.
Choix du format d'affichage des noms
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Afficher > Format de nom.
3 Cliquez sur une case d'option pour afficher les carnets d'adresses en commençant par le
prénom ou par le nom.
4 En maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les carnets d'adresses personnels auxquels
vous souhaitez appliquer ce format.
5 Cliquez sur Appliquer aux carnets sélectionnés pour appliquer ces changements sans quitter la
boîte de dialogue.
ou
Cliquez sur OK pour appliquer ces modifications et fermer la boîte de dialogue.
244
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6.5.17
Tri d'un carnet d'adresses
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses que vous souhaitez trier.
3 Cliquez avec le bouton droit sur la colonne sur laquelle vous souhaitez baser le tri, puis cliquez
sur Trier d'abord sur 'colonne' (par exemple, effectuez le tri sur la colonne Adresse électronique
plutôt que Nom).
ou
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, cliquez sur Tri ascendant (de
A à Z ou 1, 2, 3) ou Tri descendant (de Z à A ou 3, 2, 1) pour trier les entrées de la colonne.
6.5.18
Importation et exportation d'adresses et de carnets
d'adresses
Utilisez les fonctionnalités d'importation et d'exportation pour transférer vos carnets d'adresses Novell
et tiers vers et depuis un carnet d'adresses personnel GroupWise. Si votre carnet d'adresses
précédent dépend d'un fournisseur de services MAPI, la conversion doit s'effectuer correctement. S'il
ne s'agissait pas d'un fournisseur de services MAPI, vos carnets d'adresses peuvent quand même
être importés après avoir fait l'objet d'un reformatage. Pour éviter la perte d'informations, il est
recommandé d'exporter les carnets d'adresses Novell au format .nab. L'importation est également
plus précise en cas d'utilisation du format .nab. Vous pouvez également importer et exporter vos
groupes personnels.
Vous pouvez également partager des carnets d'adresses personnels. Reportez-vous à « Partage
d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur » page 238.
 « Importation d'un carnet d'adresses personnel Novell dans un carnet d'adresses personnel »
page 245
 « Importation des contacts d'une vCard » page 246
 « Importation de carnets d'adresses tiers » page 246
 « Exportation d'adresses du carnet d'adresses » page 248
Importation d'un carnet d'adresses personnel Novell dans un carnet
d'adresses personnel
Les fichiers de carnet d'adresses Novell sont des fichiers texte ayant un formatage particulier. Les
fichiers GroupWise 2014 .nab utilisent le codage de caractère UTF-8 et ne peuvent pas être
importés dans des versions précédentes de GroupWise. GroupWise 2014 peut toutefois exporter des
fichiers .nab dans un format de caractère ANSI, compatible avec des versions précédentes de
GroupWise. Les fichiers .nab créés par des versions précédentes de GroupWise peuvent être
importés dans GroupWise 2014.
REMARQUE : vous ne pouvez pas importer d'adresses dans le carnet d'adresses GroupWise.
1 Si vous avez reçu un carnet d'adresses personnel Novell (fichier .nab) sous la forme d'une pièce
jointe, cliquez avec le bouton droit sur cette pièce jointe, cliquez sur Enregistrer sous,
sélectionnez le dossier ou le disque de destination, puis cliquez sur Enregistrer.
2 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
Contacts et carnets d'adresses
245
3 Cliquez sur Fichier > Importer.
4 Sélectionnez le fichier de carnet d'adresses .nab, puis cliquez sur Ouvrir.
5 Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez importer des adresses.
ou
Créez un carnet d'adresses personnel dans lequel vous allez importer les adresses.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Création d'un carnet d'adresses
personnel » page 233.
6 Cliquez sur OK.
7 (Facultatif) Pour arrêter l'importation, appuyez sur la touche Échap, puis cliquez sur Oui.
Importation des contacts d'une vCard
Une vCard peut contenir un ou plusieurs contacts. GroupWise prend en charge les deux formats.
Pour importer les informations d'une vCard que vous avez reçue dans un carnet d'adresses :
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la vCard, puis cliquez sur Importer.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel vous voulez ajouter les informations, puis cliquez
sur OK.
Importation de carnets d'adresses tiers
 « Importation de contacts avec un fichier CSV » page 246
Importation de contacts avec un fichier CSV
Pour importer un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) :
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Fichier > Importer.
3 Sélectionnez le fichier .csv, puis cliquez sur Ouvrir.
4 Sélectionnez le carnet d'adresses vers lequel vous souhaitez importer des adresses, puis
cliquez sur OK.
ou
Cliquez sur Nouveau pour créer un nouveau carnet d'adresses personnel dans lequel importer
les adresses, saisissez le nom du nouveau carnet d'adresses, puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Création d'un carnet d'adresses
personnel » page 233.
La fenêtre de sélection des champs GroupWise pour les données CSV s'affiche.
246
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
La colonne Champs CSV répertorie les champs de données du fichier .csv. La colonne Données
CSV répertorie les données du fichier .csv. La colonne Champs GroupWise permet de choisir
les associations entre des champs CSV et des champs GroupWise.
Par défaut, le processus d'importation reconnaît les caractères tels que les virgules (,), les
points-virgules (;) et les deux-points (:) comme délimiteurs de champ. Il peut également
reconnaître les caractères tels que les guillemets (") comme délimiteurs de texte. En revanche,
si des caractères inhabituels sont utilisés comme délimiteurs, le processus d'importation ne les
reconnaît pas.
5 Si le fichier .csv ne s'affiche pas dans les colonnes correctes :
5a Cliquez sur Options.
5b Modifiez le caractère délimiteur de champ requis par le fichier .csv.
5c Modifiez le caractère délimiteur de texte requis par le fichier .csv.
Le fichier .csv doit s'afficher de nouveau dans les colonnes correctes.
6 Cliquez sur le
et le
pour parcourir les données du fichier .csv page par page.
Le processus d'importation tente d'assigner les champs CSV aux champs GroupWise.
7 Pour modifier une assignation automatique de champ, cliquez sur le champ GroupWise que
vous voulez modifier.
ou
Pour sélectionner une assignation de champ, cliquez sur le lien Cliquer sur un choix.
8 Sélectionnez un champ affiché.
ou
Cliquez sur une catégorie de champ, puis sélectionnez le champ GroupWise qui doit
correspondre au champ du fichier .csv.
Contacts et carnets d'adresses
247
9 Pour ne pas importer les données d'un champ CSV, cliquez sur le lien de la colonne Champs
GroupWise, puis cliquez sur Effacer.
10 Une fois que vous avez assigné les correspondances de champs, cliquez sur OK pour importer
les données CSV dans le carnet d'adresses sélectionné.
SUGGESTION : pour lancer une importation, vous pouvez également glisser-déposer un fichier .csv
dans un dossier Contacts.
Exportation d'adresses du carnet d'adresses
Pour exporter des adresses d'un carnet au format NAB (Novell Address Book) :
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses depuis lequel vous souhaitez exporter des noms.
3 Sélectionnez les adresses à exporter.
Pour exporter l'intégralité d'un carnet d'adresses, vous n'avez pas besoin de choisir de nom.
4 Cliquez sur Fichier > Exporter.
5 Cliquez sur Tout le carnet d'adresses si vous voulez exporter l'ensemble du carnet d'adresses.
ou
Cliquez sur Éléments sélectionnés si vous souhaitez n'exporter que les adresses choisies.
6 Cliquez sur OK.
7 Saisissez le nom à attribuer au fichier exporté, puis cliquez sur le dossier dans lequel vous
voulez l'enregistrer.
8 Dans la liste déroulante Save as type (Enregistrer en tant que type), sélectionnez le type de
fichier sous lequel enregistrer les adresses.
Vous pouvez enregistrer le fichier au format Novell Address Book (.nab), vCard (.vcf) ou
séparé par des virgules (.csv).
Les fichiers de carnet d'adresses Novell sont des fichiers texte ayant un formatage particulier.
Les fichiers GroupWise 2014 .nab utilisent le codage de caractère UTF-8 et ne peuvent pas être
importés dans des versions précédentes de GroupWise. GroupWise 2014 peut toutefois
exporter des fichiers .nab dans un format de caractère ANSI, compatible avec des versions
précédentes de GroupWise.
Les formats .nab et .vcf sont recommandés car ils parviennent à gérer les données complexes
sans perte d'informations. Par exemple, si vous exportez une liste de distribution au format .nab
ou .vcf, ses membres sont inclus dans le fichier exporté. Si, par contre, vous l'exportez au
format .csv, seul le nom de la liste de distribution est exporté.
9 Cliquez sur Enregistrer.
Pour arrêter l'exportation, appuyez sur la touche Échap, puis cliquez sur Oui.
6.5.19
Utilisation du carnet d'adresses LDAP
 « Ajout d'un service Annuaire à un carnet d'adresses » page 249
 « Recherche d'une personne via un service Annuaire » page 249
 « Établissement d'une connexion sécurisée à un service d'annuaire » page 250
 « Modification des propriétés d'un service Annuaire » page 250
248
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 « Spécification des critères de recherche utilisés par un service Annuaire » page 250
 « Modification de la durée de recherche d'un service Annuaire » page 251
Ajout d'un service Annuaire à un carnet d'adresses
1 Assurez-vous de connaître le nom du serveur et le numéro de port du service d'annuaire LDAP.
Votre fournisseur de services Internet ou votre administrateur GroupWise peut vous fournir ces
informations.
2 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
3 Dans le volet de gauche, cliquez sur Carnet d'adresses LDAP.
4 Dans le volet droit, cliquez sur Annuaires, puis sur Ajouter.
5 Suivez les invites. Lorsque vous indiquez l'adresse du serveur, spécifiez une adresse IP ou un
nom de domaine Internet.
6 Cliquez sur Terminer.
7 Si vous ajoutez un service Annuaire afin de rechercher des certificats de sécurité, ce dernier doit
être défini comme étant le service Annuaire par défaut. Cliquez sur le compte du service
Annuaire que vous venez d'ajouter, puis cliquez sur Définir par défaut.
8 Cliquez sur Fermer.
Recherche d'une personne via un service Annuaire
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.
3 Sélectionnez un service d'annuaire dans la liste déroulante Rechercher dans.
4 Saisissez les noms que vous souhaitez rechercher.
ou
Saisissez une adresse électronique à rechercher.
Si d'autres champs de recherche sont disponibles, spécifiez les informations que vous
recherchez.
5 Cliquez sur Récupérer.
Contacts et carnets d'adresses
249
6 Lorsque la recherche est terminée, double-cliquez sur le nom que vous voulez.
7 Cliquez sur Fermer.
Si vous voulez enregistrer les noms trouvés à l'issue de la recherche, cliquez sur ces noms, sur
Éditer > Copier vers, sélectionnez un carnet d'adresses personnel, puis cliquez sur OK.
Établissement d'une connexion sécurisée à un service d'annuaire
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.
3 Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.
4 Cliquez sur Propriétés.
5 Cliquez sur Connexion à l'aide de SSL.
6 Spécifiez le chemin d'accès au fichier de certificat numérique.
Ce fichier permet à GroupWise d'utiliser SSL pour l'authentification auprès du serveur LDAP
(c'est-à-dire le service d'annuaire) que vous avez choisi. Contactez votre administrateur
GroupWise pour connaître l'emplacement de ce fichier de certificat ou demandez-le à votre
fournisseur de services Internet. Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour trouver son
emplacement exact.
REMARQUE : GroupWise attend un certificat de chiffrement DER lors de l'établissement d'une
connexion sécurisée au serveur LDAP.
Modification des propriétés d'un service Annuaire
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.
3 Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.
4 Cliquez sur Propriétés.
5 Cliquez sur les onglets Connexion, Recherche et Assignation de champ pour rechercher les
propriétés à modifier.
6 Modifiez les propriétés, puis cliquez sur OK.
Spécification des critères de recherche utilisés par un service
Annuaire
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.
3 Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.
4 Cliquez sur Propriétés.
5 Cliquez sur l'onglet Recherche, puis sur Champs de recherche.
6 Sélectionnez jusqu'à quatre champs.
De nombreux services d'annuaire permettent uniquement d'effectuer des recherches sur les
champs Nom et Adresse électronique.
250
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
7 Pour ajouter des champs de recherche non répertoriés :
7a Cliquez sur l'onglet Assignation de champ, puis sur Récupérer tous les champs LDAP.
7b Cliquez sur un nom de champ de recherche MAPI, puis cliquez sur la flèche Droite pour
ajouter le champ à la Liste de champs LDAP.
7c Cliquez sur Appliquer, sur l'onglet Recherche, sur Champs de recherche, puis sélectionnez
les champs sur lesquels vous voulez effectuer la recherche.
Les champs de recherche disponibles dépendent du service d'annuaire sélectionné.
8 Cliquez deux fois sur OK, puis deux fois sur Fermer.
Modification de la durée de recherche d'un service Annuaire
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le Carnet d'adresses LDAP.
3 Cliquez sur Annuaires, puis sur un service Annuaire.
4 Cliquez sur Propriétés, puis sur l'onglet Recherche.
5 Cliquez sur la barre située sous Temps de recherche avant timeout et faites-la glisser jusqu'à ce
qu'elle indique le temps de recherche souhaité.
6 Cliquez sur OK > Fermer > Fermer.
6.5.20
Options avancées du carnet d'adresses
 « Définition des options de copie » page 251
 « Modification de votre configuration MAPI » page 252
Définition des options de copie
Utilisez les options de copie pour sélectionner le format à utiliser lorsque vous copiez les données de
votre carnet d'adresses dans le Presse-papiers. Lors de cette opération, les données sont converties
au format d'une carte de visite virtuelle (vCard) ou d'un texte de carnet d'adresses. Une carte de
visite virtuelle comprend toutes les informations d'identification d'une personne figurant dans un
carnet d'adresses.
Il existe deux options pour le format de copie : Données d'affichage (format de texte ASCII) et
Données vCard (format de flux .vcf). Lorsque vous sélectionnez un format, les données vCard
utilisent la procédure de copie Windows standard (sélection du texte et combinaison de touches
Ctrl+C) et peuvent être collées dans d'autres applications (gestionnaires d'informations personnelles
ou applications Web, par exemple) en conservant le même format.
Par exemple, vous pouvez coller le texte affiché dans un éditeur HTML ou un traitement de texte pour
l'importer dans une base de données ou le formater comme un document de publipostage. Ou vous
pouvez, si vous choisissez la copie au format vCard, coller les données dans un éditeur ou une
visionneuse vCard afin d'inclure des clips sonores, des graphiques ou du texte supplémentaire. Vous
pouvez également enregistrer les données sous la forme d'un fichier .vcf pour les importer dans une
autre application qui prend en charge la norme vCard. GroupWise prend en charge la vCard standard
jusqu'à la version 2.1.
Contacts et carnets d'adresses
251
Pour sélectionner le format de texte à utiliser pour la copie, procédez comme suit :
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Éditer > Options de copie.
3 Sélectionnez l'option de copie souhaitée.
L'option Données d'affichage permet de copier le texte en tant que texte « d'affichage ». L'option
Données vCard convertit le texte en flux de données vCard.
4 Pour que la sélection en cours soit utilisée par défaut, cochez la case.
5 Cliquez sur OK.
Modification de votre configuration MAPI
1 Dans la fenêtre Carnet d'adresses, cliquez sur Fichier > Services.
2 Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.
Si le nom du carnet d'adresses est visible, il s'agit d'un fournisseur de service MAPI.
6.6
Impression de libellés et de listes à partir du
Carnet d'adresses
 Section 6.6.1, « Impression de libellés », page 252
 Section 6.6.2, « Impression de listes », page 253
6.6.1
Impression de libellés
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses qui contient les entrées que vous souhaitez imprimer.
3 Tout en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée, cliquez sur les entrées pour les sélectionner.
ou
Ne sélectionnez aucune entrée si vous voulez imprimer le carnet d'adresses dans son
intégralité.
4 Cliquez sur Fichier > Imprimer.
5 Si le système vous le demande, cliquez sur Éléments sélectionnés.
ou
Cliquez sur Tout le carnet d'adresses.
6 Vérifiez que l'onglet Formulaire est sélectionné.
7 Assurez-vous que l'option Étiquettes est sélectionnée dans la zone de groupe Format.
252
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
8 Pour imprimer toutes les informations du carnet d'adresses concernant chaque entrée, assurez-
vous que l'option Adresse électronique est sélectionnée dans la zone de liste Formulaires
disponibles.
ou
Pour n'imprimer que certaines informations du carnet d'adresses concernant chaque entrée,
cliquez sur Champs sélectionnés dans la zone de liste Formulaires disponibles. Cliquez sur
l'onglet Contenu, désélectionnez les champs que vous ne voulez pas imprimer, puis cliquez sur
l'onglet Formulaire.
Vous ne pouvez imprimer que les informations qui ont été entrées dans les champs du carnet
d'adresses. Si un champ ne contient aucune donnée, rien ne sera imprimé à son sujet.
9 Cliquez sur une taille de papier dans la zone de groupe Taille du formulaire.
10 Cliquez sur Portrait ou sur Paysage dans la zone de groupe Orientation du formulaire.
11 Cliquez sur l'onglet Contenu.
12 Indiquez le nombre de lignes et de colonnes que vous souhaitez.
13 Cliquez sur Police, effectuez vos sélections, puis cliquez sur OK.
14 Cliquez sur l'onglet Options, puis effectuez vos sélections.
15 Cliquez sur Aperçu pour savoir à quoi ressembleront les libellés.
16 Cliquez sur Imprimer.
6.6.2
Impression de listes
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur le carnet d'adresses qui contient les entrées que vous souhaitez imprimer.
3 Tout en maintenant la touche Ctrl ou Maj enfoncée, cliquez sur les entrées pour les sélectionner.
ou
Ne sélectionnez aucune entrée si vous voulez imprimer le carnet d'adresses dans son
intégralité.
4 Cliquez sur Fichier > Imprimer.
5 Si le système vous le demande, cliquez sur Éléments sélectionnés.
ou
Cliquez sur Tout le carnet d'adresses.
6 Vérifiez que l'onglet Formulaire est sélectionné.
Contacts et carnets d'adresses
253
7 Cliquez sur Liste dans la zone de groupe Format.
8 Cliquez sur les éléments que vous souhaitez imprimer dans la zone de liste Formulaires
disponibles.
Vous ne pouvez imprimer que les informations qui ont été entrées dans les champs du carnet
d'adresses. Si un champ ne contient aucune donnée, rien ne sera imprimé à son sujet.
9 Cliquez sur une taille de papier dans la zone de groupe Taille du formulaire.
10 Cliquez sur Portrait ou sur Paysage dans la zone de groupe Orientation du formulaire.
11 Cliquez sur l'onglet Contenu.
12 Les champs que vous pouvez sélectionner ou désélectionner dépendent de ce que vous avez
choisi d'imprimer à l'Étape 8.
13 Cliquez sur Police, effectuez vos sélections, puis cliquez sur OK.
14 Cliquez sur l'onglet Options, puis effectuez vos sélections.
15 Cliquez sur Prévisualiser pour savoir à quoi ressemblera la liste.
16 Cliquez sur Imprimer.
254
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
7
Recherche d'éléments
7
Le logiciel GroupWise offre de nombreuses méthodes permettant de retrouver des éléments dans les
messages électroniques, les rendez-vous et les autres éléments GroupWise.
 Section 7.1, « Recherche rapide d'éléments dans un dossier », page 255
 Section 7.2, « Recherche d'éléments n'importe où dans votre Boîte aux lettres », page 257
 Section 7.3, « Utilisation de la recherche avancée », page 260
 Section 7.4, « Recherche de texte dans des éléments », page 270
 Section 7.5, « Comparaison des méthodes de recherche de GroupWise », page 270
7.1
Recherche rapide d'éléments dans un dossier
Si le dossier dans lequel vous vous trouvez (votre boîte aux lettres ou votre agenda, par exemple)
contient un grand nombre d'éléments, il peut s'avérer difficile de trouver celui qui vous intéresse. La
fonction Rechercher vous permet de répertorier les éléments par expéditeur et par texte dans le
champ Objet. Elle vous permet également de les afficher en fonction de critères de recherche
spécifiques : éléments reçus, éléments envoyés, éléments personnels, brouillons, éléments
appartenant à une catégorie particulière ou avec pièce jointe.
Les éléments qui ne correspondent pas à vos critères de recherche sont alors masqués. L'outil
Rechercher ne déplace ni ne supprime les éléments ; il affiche certains éléments sur la base des
critères que vous indiquez. Lorsque vous effacez des critères de recherche, les éléments
correspondants sont affichés.
Avec l'outil Rechercher, GroupWise examine l'expéditeur, les destinataires et l'objet du message à la
recherche du mot ou de la phrase indiquée. L'outil Rechercher n'analyse pas le corps du message ni
les pièces jointes.
 Section 7.1.1, « Recherche d'éléments », page 255
 Section 7.1.2, « Recherche de contacts », page 256
 Section 7.1.3, « Effacement d'une recherche », page 257
 Section 7.1.4, « Création et enregistrement des recherches », page 257
 Section 7.1.5, « Utilisation d'une recherche enregistrée », page 257
 Section 7.1.6, « Suppression d'une recherche enregistrée », page 257
7.1.1
Recherche d'éléments
1 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher un élément.
2 Saisissez un mot ou une phrase dans le champ Rechercher de l'en-tête Liste d'éléments.
Il peut s'agir de toute chaîne constituée de caractères consécutifs contenus dans l'élément à
retrouver. Recherches rapides sur l'objet, l'expéditeur ou le destinataire
3 Sélectionnez l'élément dans la liste des éléments affichés.
Recherche d'éléments
255
Pour fournir des critères de recherche :
1 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher un élément.
2 Cliquez sur Rechercher.
3 Sélectionnez les critères de recherche souhaités.
Dans le dossier Nom du dossier : précisez les informations concernant l'expéditeur, le
destinataire, l'objet, le message, la pièce jointe ou la catégorie des éléments à rechercher.
Dossiers et bibliothèques : précisez si vous souhaitez rechercher les éléments dans tous les
dossiers, dans les bibliothèques par défaut ou dans toutes les bibliothèques.
Dans les Contacts : précisez les contacts à retrouver.
Catégories : précisez la catégorie des éléments à retrouver. Les choix initiaux sont les
catégories par défaut de Priorité faible, Urgent, Suivi et Personnel. Cliquez sur Suite pour
afficher les autres choix possibles.
Type d'élément : indiquez le type des éléments à retrouver : éléments reçus, envoyés,
personnels ou brouillons.
Éléments avec pièces jointes : sélectionnez cette option pour n'afficher que les éléments
contenant des pièces jointes.
Vous pouvez limiter une recherche en définissant des critères supplémentaires. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section « Limitation d'une recherche globale » page 258.
L'icône
indique que des critères de recherche sont utilisés. Cliquez sur l'icône pour effacer
les critères de recherche et afficher l'ensemble des éléments du dossier.
4 Sélectionnez l'élément souhaité dans la liste.
7.1.2
Recherche de contacts
Il est inutile d'ouvrir un carnet d'adresses pour retrouver un contact.
1 Ouvrez le dossier Contacts.
2 Saisissez le nom dans le champ Rechercher de l'en-tête Liste d'éléments.
3 Sélectionnez le contact dans la liste des éléments affichés.
Pour fournir des critères de recherche :
1 Ouvrez le dossier Contacts.
2 Cliquez sur Rechercher > Dans les Contacts.
3 Sélectionnez le type de contact à rechercher : contact, groupe, ressource ou organisation.
4 Indiquez les informations concernant le nom d'affichage, l'adresse électronique, le nom, le
prénom, l'organisation, le service ou la catégorie du contact à rechercher, puis cliquez sur OK.
L'icône
indique que des critères de recherche sont utilisés. Cliquez sur l'icône pour effacer
les critères de recherche et afficher l'ensemble des contacts du dossier.
5 Sélectionnez le contact souhaité dans la liste.
256
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
7.1.3
Effacement d'une recherche
1 Dans le champ Rechercher de l'en-tête Liste d'éléments, cliquez sur
pour effacer les critères
de recherche actuels et afficher l'ensemble des éléments du dossier.
7.1.4
Création et enregistrement des recherches
1 Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher un élément.
2 Spécifiez des critères de recherche, comme indiqué dans la Section 7.1.1, « Recherche
d'éléments », page 255 ou la Section 7.1.2, « Recherche de contacts », page 256.
3 Dans la boîte de dialogue Rechercher dans le dossier cliquez sur Enregistrer, saisissez un nom
et cliquez sur OK pour afficher le résultat de la recherche des critères de recherche enregistrés.
Le nom de votre recherche personnalisée est ajouté par défaut à liste déroulante Rechercher
.
4 Cliquez sur
pour effacer les critères de recherche actuels et afficher l'ensemble des
éléments du dossier.
7.1.5
Utilisation d'une recherche enregistrée
1 Pour sélectionner une recherche enregistrée, cliquez sur Rechercher
et sélectionnez une
recherche personnalisée dans la liste déroulante.
7.1.6
Suppression d'une recherche enregistrée
1 Cliquez sur Rechercher dans l'en-tête Liste d'éléments.
.
2 Cliquez sur Rechercher dans le dossier pour afficher la boîte de dialogue correspondante.
3 Cliquez sur Ouvrir pour afficher la liste des recherches personnalisées.
4 Cliquez sur la recherche à supprimer, puis sur Supprimer.
5 Cliquez deux fois sur OK.
7.2
Recherche d'éléments n'importe où dans votre
Boîte aux lettres
La recherche globale ( de la barre d'outils) est la fonction de recherche la plus détaillée de
GroupWise. Vous pouvez créer une requête de recherche en choisissant parmi de nombreux critères
de recherche jusqu'à ce que vous trouviez l'élément que vous recherchez. GroupWise compare les
mots entiers de vos critères de recherche et essaie de trouver une correspondance dans l'index de
recherche.
 Section 7.2.1, « Utilisation de la recherche globale », page 258
 Section 7.2.2, « Limitation d'une recherche globale », page 258
 Section 7.2.3, « Recherche d'un élément par exemple », page 259
 Section 7.2.4, « Enregistrement des résultats d'une recherche », page 259
 Section 7.2.5, « Recherche d'un document et création de la référence correspondante dans
votre boîte aux lettres », page 260
Recherche d'éléments
257
7.2.1
Utilisation de la recherche globale
1 Cliquez sur Outils > Rechercher.
2 Pour rechercher un texte précis, sélectionnez Texte complet ou Objet dans la liste déroulante,
puis saisissez le texte recherché dans le champ.
3 Pour rechercher un nom, sélectionnez De/Auteur ou Dest./CC, puis saisissez le nom dans le
champ.
4 Sélectionnez chacun des types d'éléments recherchés, puis la provenance de ces éléments.
5 Pour préciser une plage de dates, cochez la case Créé ou livré entre, puis saisissez les dates ou
sélectionnez-les.
6 Dans la zone de liste Rechercher dans, cliquez sur les bibliothèques ou dossiers dans lesquels
vous souhaitez effectuer la recherche.
Le cas échéant, cliquez sur le signe plus (+) en regard de votre dossier utilisateur pour le
développer.
Vos dossiers et la bibliothèque sont cochés par défaut et la recherche porte automatiquement
dessus. Pour accélérer la recherche, désélectionnez les dossiers dans lesquels vous ne
souhaitez pas effectuer la recherche.
7 Sélectionnez Rechercher les dossiers correspondant à tout le texte pour inclure les noms des
dossiers dans votre recherche ou Rechercher des éléments dans la corbeille pour inclure les
éléments de la corbeille.
8 Sélectionnez Rechercher versions officielles uniquement pour ne rechercher que la version
officielle d'un document contenant plusieurs versions.
9 Cliquez sur OK pour lancer la recherche.
Utilisez la commande Recherche avancée pour affiner votre recherche. Par exemple, vous pouvez
rechercher les messages de deux ou trois utilisateurs à la fois.
7.2.2
Limitation d'une recherche globale
Vous pouvez utiliser la fonction Rechercher pour limiter votre recherche.
 Dans le premier champ de la boîte de dialogue Rechercher, saisissez les mots peu communs
que vous remarquez dans l'élément recherché. Si vous effectuez une recherche à l'aide de mots
courants, le nombre de résultats risque d'être trop important pour pouvoir vous aider.
258
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 Pour accélérer la recherche, désélectionnez les dossiers et les bibliothèques qui, à votre
connaissance, ne contiennent pas l'élément que vous recherchez. Par exemple, si vous savez
que le document recherché ne se trouve pas dans la bibliothèque C, cliquez sur le signe (+)
situé à côté de Toutes les bibliothèques dans la zone Rechercher dans, puis cliquez sur la
bibliothèque C pour la désélectionner.
 Si vous recherchez plusieurs mots ou souhaitez effectuer une recherche dans un champ
d'élément particulier (le champ Objet, par exemple), cliquez sur Recherche avancée pour
configurer votre recherche. Pour restreindre la recherche, vous pouvez combiner les mots que
vous saisissez à l'aide d'opérateurs.
 Si vous ne trouvez pas le document ou le message, vérifiez que vos critères de recherche ne
contiennent pas de fautes d'orthographe. Vérifiez également la syntaxe de votre recherche afin
de vous assurer que celle-ci porte bien sur le contenu souhaité.
7.2.3
Recherche d'un élément par exemple
1 Cliquez sur Outils > Rechercher, puis cliquez sur l'onglet Trouver par exemple.
2 Dans la liste déroulante Type d'élément, cliquez sur le type d'élément à rechercher.
3 Si vous avez sélectionné Document à l'Étape 2, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous
voulez effectuer la recherche dans la liste déroulante Bibliothèque.
4 Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.
5 Cliquez sur OK pour lancer la recherche.
7.2.4
Enregistrement des résultats d'une recherche
1 Cliquez sur Outils > Rechercher.
2 Effectuez une recherche globale.
3 Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche de GroupWise, cliquez sur Fichier >
Enregistrer sous dossier.
Recherche d'éléments
259
4 Saisissez un nom et une description pour le dossier, cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche
pour placer le dossier à l'emplacement souhaité dans la liste des dossiers, puis cliquez sur
Terminer.
Pour visualiser à tout moment les résultats de votre recherche globale, sélectionnez le dossier. Pour
plus d'informations, reportez-vous à la Section 2.3.6, « Présentation des dossiers Résultats de la
recherche », page 57.
Vous pouvez mettre à jour un dossier Recherche globale à chaque ouverture. Vérifiez que l'option
Rech. de nouveaux éléments concordants à chaque ouverture est sélectionnée.
7.2.5
Recherche d'un document et création de la référence
correspondante dans votre boîte aux lettres
1 Cliquez sur Outils > Rechercher.
2 Dans l'onglet Trouver par exemple, cliquez sur Document dans la liste déroulante Type
d'élément.
3 Spécifiez les informations sur le document que vous souhaitez rechercher.
4 Cliquez sur OK pour lancer la recherche.
5 Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise, cliquez sur le document pour
lequel vous souhaitez créer une référence, puis cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise ne fait apparaître que les documents
pour lesquels vous disposez au moins de droits d'affichage. GroupWise crée une référence au
document dans le dossier en cours. Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 15,
« Gestion de documents », page 341.
7.3
Utilisation de la recherche avancée
La recherche avancée permet d'utiliser des critères de recherche plus spécifiques ou plus
complexes. Elle est disponible à partir des fonctions Rechercher et Recherche globale.
 Section 7.3.1, « Création d'une recherche avancée », page 261
 Section 7.3.2, « Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles », page 262
260
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
 Section 7.3.3, « Utilisation des opérateurs dans les recherches avancées et les règles »,
page 266
 Section 7.3.4, « Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les recherches avancées
et les règles », page 269
7.3.1
Création d'une recherche avancée
1 Cliquez sur Rechercher dans l'en-tête Liste d'éléments d'un dossier.
ou
Cliquez sur
dans la barre d'outils.
2 Cliquez sur Recherche avancée.
3 Sélectionnez un champ dans la première liste déroulante, cliquez sur un opérateur puis
saisissez ou sélectionnez une valeur.
Pour obtenir une description des champs disponibles, reportez-vous à la Section 7.3.2,
« Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles », page 262.
Les opérateurs disponibles dépendent du champ que vous choisissez. Pour obtenir des
informations sur les opérateurs et leurs fonctions, reportez-vous à la Section 7.3.3, « Utilisation
des opérateurs dans les recherches avancées et les règles », page 266 et à la Section 7.3.4,
« Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les recherches avancées et les règles »,
page 269.
4 Cliquez sur la dernière liste déroulante et sélectionnez une opération :
Et : crée une nouvelle ligne. Les résultats contiennent les éléments qui satisfont aux conditions
dans toutes les colonnes reliées par Et.
Ou : crée une nouvelle ligne. Les résultats contiennent les éléments qui satisfont aux conditions
dans au moins une des colonnes reliées par Ou. Il n'est pas nécessaire que les éléments
correspondent aux conditions des deux lignes.
Insérer une ligne : insère une nouvelle ligne sous la ligne actuelle et décale les lignes restantes
vers le bas. L'outil Insérer une ligne s'avère particulièrement utile si vous avez déjà créé des
critères de recherche et souhaitez en ajouter d'autres au milieu.
Supprimer une ligne : supprime la ligne en cours des critères de recherche.
Nouveau groupe : commence un nouveau groupe de lignes. Vous pouvez alors relier les
groupes par Et ou Ou. Si deux groupes sont reliés par Et, les éléments doivent respecter tous
les critères des deux groupes. Si deux groupes sont liés par Ou, les éléments doivent répondre
à tous les critères de l'un, mais pas nécessairement des deux.
Fin : désigne la dernière ligne des conditions dans les critères de recherche. Si vous
sélectionnez Fin au niveau d'une ligne suivie par d'autres lignes ou groupes, ces lignes et ces
groupes sont supprimés.
5 Cliquez sur OK pour transférer les critères de recherche à la boîte de dialogue Rechercher.
Recherche d'éléments
261
6 (Facultatif) Cliquez sur Enregistrer si vous voulez stocker vos critères de recherche afin de
pouvoir les réutiliser ultérieurement.
7 Cliquez sur OK pour lancer la recherche avancée.
7.3.2
Sélection des champs dans les recherches avancées et les
règles
La présente section décrit la plupart des champs disponibles lors de la création des recherches
avancées ou des règles. D'autres champs définis par l'utilisateur peuvent également être disponibles.
Nom du champ
Éléments concernés
Critères valides
% effectué
Niveau de finalisation d'une tâche.
Indiquez le pourcentage de
réalisation de la tâche. Vous
pouvez utiliser égal à, inférieur
à, supérieur à, etc.
Compte
Compte utilisé pour l'envoi ou la réception
d'un élément.
Spécifiez GroupWise, POP3,
IMAP ou NNTP.
Date attribuée
Date de début d'une tâche.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez spécifier un intervalle
de temps dans lequel s'inscrit
la tâche ou indiquer une date
précise.
Liste des pièces jointes
Types de pièces jointes telles que les
Sélectionnez un type de pièce
fichiers, les bandes sonores, les films ou les jointe dans la liste déroulante.
objets OLE.
Les règles qui contrôlent la liste des pièces
jointes ne reconnaissent ces dernières que
lorsqu'elles se trouvent au premier niveau
du message. Les pièces jointes imbriquées
à des niveaux inférieurs dans la hiérarchie
du message ne sont pas reconnues par la
règle.
262
Pièces jointes
Pièces jointes contenant un texte ou des
locutions spécifiques.
Indiquez le texte des pièces
jointes.
Auteur
Nom de l'auteur d'un document.
Indiquez le nom de l'auteur du
document.
Société du correspondant
Texte affiché dans le champ Société du
Indiquez le nom d'une société.
correspondant d'un message téléphonique.
Nom du correspondant
Texte affiché dans le champ Correspondant Indiquez le nom d'un
d'un message téléphonique.
correspondant.
Numéro de téléphone du
correspondant
Numéro de téléphone affiché dans le
champ Téléphone d'un message
téléphonique.
Indiquez un numéro de
téléphone.
Catégorie
Catégorie assignée à un élément.
Spécifiez une catégorie
existante.
CC
Le nom d'une personne apparaissant dans
le champ CC d'un élément.
Indiquez le nom d'un champ
CC.
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Nom du champ
Éléments concernés
Critères valides
Date de fin
La date à laquelle un utilisateur a marqué
une tâche comme terminée.
Indiquez la date de fin de la
tâche. Vous pouvez utiliser
l'option Égal à, ou bien une
date antérieure ou postérieure
à la date du jour.
Type de copie
Type de message reçu par un utilisateur (À, Sélectionnez À, CC ou CM
CC ou CM).
dans la liste déroulante.
Créé
Date à laquelle vous avez cliqué sur
Envoyer ou publié un élément personnel
dans votre agenda.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez spécifier un intervalle
de temps dans lequel s'inscrit
l'élément ou indiquer une date
précise.
Date d'ouverture
Date de la dernière ouverture d'un
document.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez spécifier un intervalle
de temps dans lequel s'inscrit
le document ou indiquer une
date précise.
Distribué
Date et heure d'apparition de l'élément
dans les boîtes aux lettres des
destinataires.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez spécifier un intervalle
de temps dans lequel s'inscrit
l'élément ou indiquer une date
précise.
Date de création du
document
Date à laquelle le document a été créé.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez spécifier un intervalle
de temps dans lequel s'inscrit
l'élément ou indiquer une date
précise.
Créateur du document
Nom du créateur du document.
Indiquez le nom du créateur du
document.
Numéro du document
Numéro d'un document.
Indiquez un nombre entier.
Type de document
Type de document contenu dans la
bibliothèque, tel qu'un formulaire, une note
de frais ou un mémo.
Indiquez un type de document.
Date d'échéance/fin
Échéance à respecter pour l'exécution
d'une tâche ou date et heure de fin d'un
rendez-vous.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez spécifier un intervalle
de temps dans lequel s'inscrit
la tâche ou le rendez-vous ou
indiquer une date précise.
Extension de nom de
fichier
Extension du nom de fichier d'un document Indiquez une extension de nom
contenu dans une bibliothèque.
de fichier (.exe par exemple).
De
Nom qui apparaît dans le champ De d'un
élément.
Provenance
Indique s'il s'agit d'un élément reçu, envoyé Sélectionnez la provenance
ou publié ou d'un brouillon.
dans la liste déroulante.
État de l'élément
État d'un élément : accepté, terminé,
ouvert, lu, marqué comme étant privé ou
dont l'objet est masqué.
Indiquez le champ De.
Sélectionnez l'état de l'élément
dans la liste déroulante.
Recherche d'éléments
263
264
Nom du champ
Éléments concernés
Critères valides
Type d'élément
Types d'éléments tels que les messages
électroniques, les rendez-vous, etc.
Sélectionnez un type d'élément
dans la liste déroulante.
Bibliothèque
Bibliothèque dans laquelle les documents
sont stockés.
Sélectionnez une bibliothèque
dans la liste déroulante.
Message
Texte affiché dans le champ Message d'un
élément.
Saisissez tout ou partie du
texte qui figure dans le champ
Message.
Mon Objet
Texte affiché dans le champ Mon objet.
Spécifiez tout ou partie du texte
qui figure dans le champ Mon
Objet.
Nombre accepté
Nombre de destinataires qui ont accepté
l'élément que vous leur avez envoyé.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez indiquer un nombre
entier ou sélectionner une
variable dans la liste
déroulante.
Nombre effectué
Nombre de destinataires qui ont terminé un Selon l'opérateur choisi, vous
élément que vous leur avez envoyé.
pouvez indiquer un nombre
entier ou sélectionner une
variable dans la liste
déroulante.
Nombre supprimé
Nombre de destinataires qui ont supprimé
un élément que vous leur avez envoyé.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez indiquer un nombre
entier ou sélectionner une
variable dans la liste
déroulante.
Nombre ouvert
Nombre de destinataires qui ont ouvert un
élément que vous leur avez envoyé.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez indiquer un nombre
entier ou sélectionner une
variable dans la liste
déroulante.
Nombre répondu
Nombre de destinataires qui ont répondu à
un élément que vous leur avez envoyé.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez indiquer un nombre
entier ou sélectionner une
variable dans la liste
déroulante.
Ouvert par
Nom de la dernière personne qui a ouvert
cette version du document.
Indiquez un nom.
Pièces jointes
personnelles
Texte dans les pièces jointes ajoutées aux
éléments reçus.
Saisissez le texte à rechercher.
Lieu
Texte affiché dans le champ Lieu d'un
rendez-vous.
Saisissez l'ensemble ou une
partie du texte qui figure dans
le champ Lieu.
Publié par
Nom qui apparaît dans le champ De d'un
élément publié.
Indiquez le champ De.
Priorité
Priorité d'un élément : élevée, normale ou
faible.
Sélectionnez une priorité dans
la liste déroulante.
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Nom du champ
Éléments concernés
Critères valides
Options d'envoi
Éléments pour lesquels une réponse est
requise.
Sélectionnez l'option dans la
liste déroulante.
Taille
Taille d'un élément, pièces jointes
comprises.
Indiquez un nombre entier.
Commencé
Date de début d'une tâche. Lorsqu'une
Selon l'opérateur choisi, vous
tâche est reportée au lendemain, la date de pouvez spécifier un intervalle
début est remplacée par la nouvelle date.
de temps dans lequel s'inscrit
la tâche ou indiquer une date
précise.
Sous-classe
Autres éléments tels que les formulaires,
les messages personnalisés et les
programmes C3PO.
Objet
Texte affiché dans la zone Objet d'un
élément.
Spécifiez l'ensemble ou une
partie du texte qui figure dans
le champ Objet.
Catégorie de tâche
Priorité alphabétique d'une tâche (A, B, C,
etc.)
Indiquez une seule lettre.
Priorité de tâche
Priorité d'une tâche dans l'ordre numérique Indiquez un nombre entier.
(1, 2, 3, etc.).
État du thread
« État » assigné à un élément dans un
thread de messages.
Spécifiez Lire, Surveiller ou
Ignorer.
Vers
Nom de la personne affiché dans le champ
À d'un élément.
Indiquez le nom du
destinataire.
Total des dest.
Nombre total des destinataires d'un
élément.
Selon l'opérateur choisi, vous
pouvez indiquer un nombre
entier ou sélectionner une
variable dans la liste
déroulante.
Date de création de la
version
Date à laquelle une version spécifique d'un Selon l'opérateur choisi, vous
document a été créée.
pouvez spécifier un intervalle
de temps dans lequel s'inscrit
le document ou indiquer une
date précise.
Créateur de la version
Nom de la personne qui a créé cette
version du document.
Indiquez le nom du créateur du
document.
Description de la version
Description de la version du document.
Indiquez la description de la
version d'un document.
Numéro de version
Numéro de la version du document.
Sélectionnez la version dans la
liste déroulante ou cliquez sur
Sélection de la version et
indiquez son numéro.
État de la version
État actuel d'un document.
Sélectionnez un état dans la
liste déroulante.
Recherche d'éléments
265
7.3.3
Nom du champ
Éléments concernés
Critères valides
Nom de la vue
Nom de la vue dans laquelle vous créez ou Indiquez le nom d'une vue.
lisez un élément. Les noms de vues
correspondent aux noms affichés lorsque
vous cliquez sur la flèche vers le bas située
à côté des boutons de vue d'élément dans
la barre d'outils.
Utilisation des opérateurs dans les recherches avancées et
les règles
Lorsque vous utilisez la recherche avancée comme indiqué à la Section 7.3.1, « Création d'une
recherche avancée », page 261, la boîte de dialogue Recherche avancée s'affiche. Sélectionnez le
champ dans la première liste déroulante, puis sélectionnez l'opérateur dans la liste déroulante
Opérateur
. Les opérateurs disponibles dépendent du champ que vous avez sélectionné dans la
première liste déroulante.
Lorsque vous sélectionnez un champ permettant de saisir du texte, par exemple Objet, les
opérateurs suivants sont disponibles:
 Contient
 Ne contient pas
 Commence par
 Correspond à
 Non égal à
Les caractères joker et commutateurs que ces opérateurs texte prennent en charge diffèrent de l'un à
l'autre. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 7.3.4, « Utilisation de caractères joker et
de paramètres dans les recherches avancées et les règles », page 269.
Pour plus d'informations sur chaque opérateur texte et les résultats qu'ils génèrent ainsi que sur tous
les autres opérateurs, consultez le tableau ci-après :
Opérateur
Exemple
Résultats Inclut
= Égal à
Type d'élément =
Message
Messages électroniques uniquement.
! Non égal à
Type ! Rendez-vous
Tous les types d'éléments à l'exception
des rendez-vous.
Recherche de caractères individuels.
Prend en charge les caractères joker * et
?. La ponctuation, les espaces et les mots
partiels sont autorisés.
266
< Inférieur à
Nombre accepté < 4
Éléments acceptés par moins de
4 destinataires.
<= Inférieur ou égal à
Nombre accepté <= 4
Éléments acceptés par 4 destinataires ou
moins.
> Supérieur à
Nombre lu > 6
Éléments lus par plus de 6 destinataires.
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Opérateur
Exemple
Résultats Inclut
>= Supérieur ou égal à
Nombre lu >= 6
Éléments lus par au
moins 6 destinataires.
= Égal au champ
Nombre accepté = Total
des dest.
Éléments acceptés par un nombre de
destinataires égal au nombre total de
destinataires.
! Différent du champ
Nombre lu ! Nombre
accepté
Éléments lus par un nombre de
destinataires différent du nombre de
destinataires qui les ont acceptés.
< Inférieur au champ
Nombre ouvert < Total
des dest.
Éléments ouverts par un nombre de
destinataires inférieur au nombre total des
destinataires.
<= Inférieur ou égal au champ
Nombre ouvert <= Total
des dest.
Éléments ouverts par un nombre de
destinataires inférieur ou égal au nombre
total des destinataires.
> Supérieur au champ
Nombre ouvert > Nombre Éléments ouverts par un nombre de
supprimé
destinataires supérieur au nombre de
destinataires qui les ont supprimés.
>= Supérieur ou égal au champ
Nombre ouvert >=
Nombre supprimé
Éléments ouverts par un nombre de
destinataires supérieur ou égal au nombre
de destinataires qui les ont supprimés.
[ ] Inclut
État de l'élément [ ]
Effectué
Éléments qui ont été effectués.
! N'inclut pas
État ! Accepté
Éléments qui n'ont pas été acceptés.
[ ] Contient
De [ ] Franck
Éléments dont le champ De contient le
prénom « Franck », par exemple Franck
Jonet, Franck Solier, etc.
Recherche de mots entiers. Ne prend pas
en charge les caractères joker * et ?.
Prend toutefois en charge les
commutateurs ET, OU et NON (ainsi que
leur ponctuation respective &, | et !).
L'ajout de guillemets de part et d'autre
d'une expression lance la recherche sur
l'expression complète. Tous les autres
signes de ponctuation sont ignorés. Les
espaces sont considérés comme des
commutateurs ET.
Recherche d'éléments
267
Opérateur
Exemple
Résultats Inclut
[x] Ne contient pas
De [x] Franck
Éléments dont le champ De ne contient
pas le prénom « François », par exemple
« François Jonet », « François Solier »,
etc.
Recherche de mots entiers. Ne prend pas
en charge les caractères joker * et ?.
Prend toutefois en charge les
commutateurs ET, OU et NON (ainsi que
leur ponctuation respective &, | et !).
L'ajout de guillemets de part et d'autre
d'une expression lance la recherche sur
l'expression complète. Tous les autres
signes de ponctuation sont ignorés. Les
espaces sont considérés comme des
commutateurs ET.
|-> Commence par
Dest. |-> cli
Éléments dont le champ À commence par
« cli », comme « Clientèle » ou « Cliché ».
Recherche de caractères individuels.
Prend en charge les caractères joker * et
?. La ponctuation, les espaces et les mots
partiels sont autorisés.
= Correspond à
Objet = rapport des
ventes
Éléments ayant pour Objet « Rapport des
ventes ».
Recherche de caractères individuels.
Prend en charge les caractères joker * et
?. La ponctuation, les espaces et les mots
partiels sont autorisés. Par exemple, dans
le champ Objet, vous pouvez utiliser
l'opérateur Correspond à et rechercher
l'expression *rapport* pour trouver
l'objet Rapports des ventes.
268
= Actif
Créé = Aujourd'hui
Éléments envoyés aujourd'hui.
>= Le ou après le
Créé >= Hier
Éléments qui ont été envoyés hier ou à
une date ultérieure.
> Après
Créé > Hier
Éléments envoyés depuis hier, à
l'exception d'hier.
< Avant
Échéance/Date de fin
< Demain
Tâches devant être effectuées avant
demain.
<= Le ou avant le
Échéance/Date de fin <=
Demain
Tâches devant être effectuées demain au
plus tard.
-> En moins de
Échéance/Date de fin > 3 jours
Tâches devant être effectuées d'ici à trois
jours.
<- Précédent
Échéance/Date de fin <3 jours
Tâches devant être effectuées entre
aujourd'hui (compris) et les trois jours
précédents.
= À la date
Créé = 29/05/12
Éléments créés le 29 mai 2012.
> Après le
Créé > 5/29/12
Éléments créés après le 29 mai 2012.
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
7.3.4
Opérateur
Exemple
Résultats Inclut
>= En date du ou après le
Créé >= 29/05/12
Éléments créés le 29 mai 2012 ou
ultérieurement.
< Avant le
Créé < 29/5/12
Éléments créés avant le 29 mai 2012.
<= En date du ou avant le
Créé <= 5/29/12
Éléments créés le 29 mai 2012 ou
auparavant.
Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les
recherches avancées et les règles
Les caractères joker et les commutateurs ne sont disponibles dans les boîtes de dialogue Recherche
avancée et Définir les conditions que lorsque vous sélectionnez un champ vous permettant de saisir
du texte, par exemple le champ Objet.
Le tableau ci-après décrit l'utilisation de chaque caractère ou commutateur et indique avec quels
opérateurs ils peuvent être employés.
Caractère(s) joker
et commutateurs
Correspondance recherchée par la recherche ou la règle
Opérateurs
prenant en
charge le
caractère joker
ou le
commutateur
ET, & ou un espace
Tous les éléments remplissant au moins deux conditions. Par Contient
exemple, si vous spécifiez montagne & chèvre, montagne ET
Ne contient pas
chèvre ou montagne chèvre, tous les éléments qui
contiennent les mots « montagne » et « chèvre » sont
recherchés.
OU ou |
Tous les éléments remplissant au moins deux conditions. Par Contient
exemple, montagne chèvre et montagne OU chèvre ont pour
résultat les éléments qui contiennent le mot « montagne » ou Ne contient pas
le mot « chèvre » ou les deux mots à la fois.
NON ou !
Tous les éléments remplissant uniquement l'une des deux
conditions. Par exemple, montagne ! chèvre ou montagne
NON chèvre, les éléments contenant le mot « montage »
mais pas le mot « chèvre » sont recherchés. Les éléments
contenant les deux mots sont exclus.
Contient
Ne contient pas
"
Tout le texte entre guillemets. Par exemple, si vous spécifiez Contient
« chèvres de montagne », tous les éléments qui contiennent
l'expression « chèvres de montagne » sont recherchés. Avec Ne contient pas
les opérateurs [] Contient et [x] Ne contient pas, la recherche
porte également sur les mots adjacents.
?
Remplace n'importe quel caractère. Par exemple, jo?e
recherche tous les éléments qui contiennent le mot « joue »,
« joie », etc.
Commence par
Correspond à
Non égal à
Recherche d'éléments
269
7.4
Caractère(s) joker
et commutateurs
Correspondance recherchée par la recherche ou la règle
Opérateurs
prenant en
charge le
caractère joker
ou le
commutateur
*
Ne remplace aucun caractère ou en remplace plusieurs. Par
exemple, si vous spécifiez montagne*, tous les éléments qui
contiennent les mots « montagne », « montagnes »,
« montagneux », etc. sont recherchés.
Commence par
Correspond à
Non égal à
Recherche de texte dans des éléments
1 Dans un élément ouvert, cliquez sur Éditer > Rechercher texte.
2 Dans le champ Rechercher, saisissez le texte à rechercher.
3 Cliquez sur Suivant pour lancer la recherche.
Vous pouvez également rechercher du texte dans l'Aperçu.
7.5
Comparaison des méthodes de recherche de
GroupWise
 Section 7.5.1, « Comparaison des résultats de recherche », page 270
 Section 7.5.2, « Comparaison des fonctions de recherche », page 271
 Section 7.5.3, « Comparaison des versions de GroupWise », page 272
7.5.1
Comparaison des résultats de recherche
Tout comme d'autres moteurs de recherche, celui de GroupWise crée un index des mots entiers
contenus dans les éléments recherchés. Lorsque vous effectuez une recherche avec la recherche
globale, GroupWise compare vos critères de recherche et tente de les faire correspondre aux mots
de l'index de recherche. La recherche globale ne recherchant que des mots entiers, elle n'est pas en
mesure de repérer les signes de ponctuation ou les parties de mot si vous n'utilisez pas de
caractères joker.
L'outil Rechercher, en revanche, reconnaît les caractères consécutifs, même s'il ne s'agit pas de
mots entiers, pourvu que ces caractères existent dans l'ordre exact où vous les saisissez dans la
zone Rechercher.
Si, par exemple, vous recherchez un message électronique dont l'objet est « Réunion concernant
l'avancement du projet mardi prochain », vous pouvez rechercher un ou l'ensemble des mots de
l'objet dans les outils Rechercher ou Recherche globale.
Vous trouverez, ci-dessous, quelques-uns des meilleurs critères de recherche pour ce scénario :
270
Outil
Exemple
Résultat
Recherche globale
(par objet)
réunion mardi
Tous les éléments dont l'objet contient
« réunion » ou « mardi ».
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
7.5.2
Outil
Exemple
Résultat
Recherche globale
(par objet)
réunion? mardi
Tous les éléments dont l'objet contient
« réunion », « réunions » ou « mardi ».
Recherche avancée
(par objet)
réunion mardi
Tous les éléments dont l'objet contient
« réunion » et « mardi ».
Rechercher
réunion mardi
Tous les éléments dont l'objet contient
les deux mots « réunion mardi » dans
cet ordre.
Rechercher
réunion *jour
Tous les éléments dont l'objet comporte
« réunion » immédiatement suivi par un
jour de la semaine.
Comparaison des fonctions de recherche
Le tableau suivant offre une comparaison détaillée des fonctions Rechercher, Recherche globale et
Recherche avancée.
Fonction
Rechercher
Recherche Recherche
globale
avancée
Recherche dans l'ensemble de la boîte aux lettres
Non
Oui
Oui
Recherche dans le dossier sélectionné
Oui
Non
Non
Recherche sur les types d'éléments sélectionnés (message,
rendez-vous, tâches, etc.)
Non
Oui
Oui
Recherche sur certains éléments (reçus, envoyés, personnels, Oui
brouillons)
Oui
Oui
Recherche sur des états d'élément supplémentaires
Non
Non
Oui
Recherche dans des éléments avec pièces jointes
Oui
Non
Non
Recherche dans les contacts
Oui
Non
Non
Recherche par catégorie
Oui
Oui
Oui
Recherche dans les champs De, À, CC et Objet
Oui
Oui
Oui
Recherche par plage de dates
Oui
Oui
Oui
Recherche dans le texte des éléments
Non
Oui
Oui
Recherche dans les pièces jointes
Non
Oui
Oui
Recherche dans les documents des bibliothèques
Non
Oui
Oui
Recherche sur des mots entiers d'un index de recherche
Non
Oui
Oui
Recherche sur des chaînes et des parties de mot
Oui
Non
Non
Recherche sur la ponctuation
Oui
Non
Non
Recherche sur des critères simples basés sur les champs
courants
Oui
Oui
Oui
Recherche sur des critères complexes basés sur tous les
champs
Non
Non
Oui
Recherche d'éléments
271
Fonction
Rechercher
Recherche Recherche
globale
avancée
Permet l'utilisation de caractères joker comme « * » ou « ? »
Oui
Oui
Oui
Permet l'utilisation d'opérateurs booléens comme ET ou OU
Non
Non
Oui
Enregistre les critères de recherche en vue d'une utilisation
régulière
Oui
Oui
Oui
Affiche les critères de recherche enregistrés dans un menu
pratique
Oui
Non
Non
IMPORTANT : pour des raisons de sécurité, aucune des méthodes de recherche du client
GroupWise ne porte sur le champ CM.
7.5.3
Comparaison des versions de GroupWise
GroupWise WebAccess propose une fonction de recherche globale. Il ne dispose pas des
fonctionnalités Rechercher et Recherche avancée, disponibles dans le client GroupWise.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Recherche d'éléments » du Guide de
l'utilisateur de GroupWise 2014 WebAccess.
272
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
8
Notify
8
Notify est un programme qui fonctionne avec GroupWise pour vous avertir lorsque de nouveaux
éléments arrivent dans votre boîte aux lettres, lorsque vos éléments sortants sont ouverts ou
lorsqu'un de vos rendez-vous est imminent.
 Section 8.1, « Présentation de Notify », page 273
 Section 8.2, « Démarrage de Notify », page 274
 Section 8.3, « Utilisation de Notify », page 274
 Section 8.4, « Personnalisation de Notify », page 275
 Section 8.5, « Notification de réception des messages d'un autre utilisateur », page 277
 Section 8.6, « Désactivation de la notification », page 278
8.1
Présentation de Notify
Notify peut vous alerter de quatre manières : par un son, par une boîte de dialogue, par une petite
icône ou en lançant une application.
Méthode de
notification
Explication
Icône Notify dans la
barre des tâches
Windows
Une enveloppe apparaît dans la barre des tâches au-dessus de l'icône Notify lorsque
vous recevez un nouvel élément ou une nouvelle alarme. Si l'icône Notify ne s'affiche
pas dans la barre des tâches, le programme n'est pas actif.
Boîte de dialogue
Notify
Cette boîte de dialogue apparaît au premier plan de n'importe quelle application utilisée
lorsque vous recevez un nouvel élément ou une nouvelle alarme.
Notification sonore
Notify émet un bip système ou exécute un fichier son lorsque vous recevez un élément.
Lorsque vous recevez une alarme, il est émis toutes les cinq minutes jusqu'à la
suppression de cette alarme de la liste de notifications.
Liste de notifications Il s'agit d'une boîte de dialogue qui contient l'ensemble des alarmes et des éléments
nouveaux et non ouverts que vous avez reçus. Vous pouvez la laisser ouverte sur votre
bureau ou l'ouvrir via l'icône Notify lorsque vous le désirez.
Vous pouvez recevoir des alarmes et des notifications pour le compte d'un autre utilisateur si celui-ci
vous concède les droits nécessaires dans la liste d'accès et si vous vous trouvez dans le même
bureau de poste que lui. Reportez-vous au Chapitre 10, « Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres
des utilisateurs mandataires », page 289. Si vous envoyez des messages vers des systèmes nonGroupWise, notez que ces derniers doivent disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin
de pouvoir renvoyer l'état de votre message sortant à votre système GroupWise.
Notify est installé dans le même dossier que GroupWise lorsque vous exécutez le programme
d'installation de GroupWise. Ce programme peut s'exécuter en arrière-plan pendant que vous utilisez
d'autres programmes.
Lorsque Notify est en cours d'exécution, l'icône
apparaît dans la zone de notification de Windows.
Notify
273
8.2
Démarrage de Notify
REMARQUE : si vous ne parvenez pas à démarrer Notify selon la procédure décrite dans cette
section, nous vous conseillons de réinstaller le client GroupWise, puis de sélectionner l'installation de
Notify lors de l'opération. Si c'est votre administrateur GroupWise qui a installé le client GroupWise,
contactez-le.
Vous pouvez démarrer Notify de deux manières.
 Section 8.2.1, « Lancement de Notify au démarrage de GroupWise », page 274
 Section 8.2.2, « Démarrage de Notify à partir du menu Démarrer de Windows », page 274
8.2.1
Lancement de Notify au démarrage de GroupWise
Vous pouvez configurer Notify pour démarrer à l'ouverture de GroupWise, que vous utilisiez un poste
de travail partagé ou votre propre poste.
1 Dans GroupWise, cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Général.
3 Sélectionnez Lancer Notify au démarrage.
Cela lance Notify au démarrage de GroupWise et ferme Notify à la fermeture de GroupWise.
4 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
8.2.2
Démarrage de Notify à partir du menu Démarrer de
Windows
1 Cliquez sur l'icône Démarrer dans la barre des tâches Windows.
2 Cliquez sur Tous les programmes > Novell > GroupWise Notify.
Pour faciliter l'accès à Notify, vous pouvez créer un raccourci clavier vers ce programme sur votre
bureau Windows.
8.3
Utilisation de Notify
Lorsque vous recevez une notification, la boîte de dialogue Notify s'affiche pendant 15 secondes,
puis se ferme. Durant ce temps, vous disposez des options suivantes :
Effacer : fait disparaître la notification de l'écran. Les alarmes effacées ne sont pas répétées.
Lire : ouvre les éléments afin de les lire.
Supprimer : supprime les éléments sans les ouvrir.
Fermer tout : ferme la boîte de dialogue Notify. Si la liste des notifications contient plusieurs
notifications, les suivantes ne sont pas affichées.
Fermer : ferme la boîte de dialogue Notify. Si la liste des notifications contient plusieurs notifications,
la suivante est affichée.
Si aucune boîte de dialogue Notify n'apparaît lorsque vous recevez une notification, cliquez avec le
bouton droit sur
dans la zone de notification de Windows, puis sélectionnez Lire les messages.
274
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
8.4
Personnalisation de Notify
Notify vous propose plusieurs options de personnalisation :
 Section 8.4.1, « Durée de l'affichage des notifications », page 275
 Section 8.4.2, « Configuration des notifications en cas de nouveaux éléments », page 275
 Section 8.4.3, « Dossiers dans lesquels la présence de nouveaux éléments doit être
recherchée », page 276
 Section 8.4.4, « Fréquence de la vérification de présence de nouveaux éléments », page 276
 Section 8.4.5, « Méthode de notification des alarmes de l'agenda », page 276
 Section 8.4.6, « Méthode de notification de l'état des messages sortants », page 277
 Section 8.4.7, « Méthode de notification des messages à l'état renvoyé », page 277
8.4.1
Durée de l'affichage des notifications
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur
dans la barre des tâches de Windows, puis
cliquez sur Options.
3 Cliquez sur l'onglet Notify.
4 Assurez-vous que l'option Afficher la boîte de dialogue est sélectionnée pour les types
d'éléments et les priorités que vous avez choisis.
5 Cliquez sur l'onglet Général.
6 Saisissez le nombre de secondes souhaité pour l'affichage de la boîte de dialogue dans Afficher
la boîte de dialogue Notify pendant.
Vous pouvez indiquer jusqu'à 32 767 secondes, ce qui correspond à un peu plus de
neuf heures.
7 Cliquez sur OK.
8.4.2
Configuration des notifications en cas de nouveaux
éléments
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit sur
dans la zone de notification Windows, puis sélectionnez
Options.
3 Cliquez sur l'onglet Notify.
4 Sélectionnez le type d'élément pour lequel vous voulez configurer la notification.
ou
Sélectionnez Mêmes paramètres pour tous types afin d'utiliser les mêmes paramètres pour tous
les types d'éléments.
5 Sélectionnez les options Notify suivantes pour les éléments à priorité élevée, à priorité standard
et à priorité faible.
Si vous optez pour l'émission d'un signal sonore, cliquez sur le dossier pour rechercher et
sélectionner ce signal.
6 Cliquez sur OK.
Notify
275
Pour que les notifications fonctionnent, vérifiez que vous êtes abonné aux options Notify dans
Outils > Options > Sécurité > Notify.
8.4.3
Dossiers dans lesquels la présence de nouveaux éléments
doit être recherchée
Vous pouvez sélectionner plusieurs dossiers que Notify doit vérifier et pour lesquels il doit envoyer
des notifications.
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit sur
dans la zone de notification Windows, puis sélectionnez
Options.
3 Cliquez sur l'onglet Général.
4 Dans la zone de liste Dossiers dans lesquels chercher des notifications, cliquez sur les dossiers
que Notify doit vérifier, tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Vous pouvez sélectionner n'importe quel dossier de la liste, qu'il s'agisse d'un dossier partagé ou
d'un de vos dossiers.
5 Cliquez sur OK.
8.4.4
Fréquence de la vérification de présence de nouveaux
éléments
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit sur
dans la zone de notification Windows, puis sélectionnez
Options.
3 Saisissez un nombre de minutes dans Récupérer les messages toutes les.
4 Cliquez sur OK.
8.4.5
Méthode de notification des alarmes de l'agenda
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit sur
dans la zone de notification Windows, puis sélectionnez
Options.
3 Cliquez sur l'onglet Alarme.
4 Indiquez si vous souhaitez que la boîte de dialogue contextuelle de Notify s'affiche.
5 Indiquez si vous souhaitez qu'un signal sonore soit émis.
Si vous optez pour l'émission d'un signal sonore, cliquez sur le dossier à parcourir, puis
sélectionnez le son à émettre.
6 Indiquez si vous souhaitez que Notify lance un programme lorsqu'il vous avertit.
7 Indiquez si vous souhaitez que Notify envoie l'alarme sur votre système de radiomessagerie.
Si vous choisissez l'envoi d'une alarme à votre alphapage, vous devez spécifier la passerelle, le
service avec les options et le code PIN. Par exemple, skytel/b4.12345.
8 Cliquez sur OK.
276
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
8.4.6
Méthode de notification de l'état des messages sortants
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit sur
dans la zone de notification Windows, puis sélectionnez
Options.
3 Cliquez sur l'onglet État renvoyé.
4 Désélectionnez Mêmes paramètres pour tous types.
5 Cliquez sur la liste déroulante Paramètres pour, puis sélectionnez le type d'élément pour lequel
vous souhaitez effectuer des sélections.
6 Sélectionnez la façon dont vous souhaitez être averti des changements d'état du type d'élément
concerné.
7 Cliquez sur OK.
Si vous envoyez des messages vers des systèmes non-GroupWise, notez que ces derniers doivent
disposer d'une fonctionnalité de suivi de processus afin de pouvoir renvoyer l'état de votre message
sortant à votre système GroupWise.
8.4.7
Méthode de notification des messages à l'état renvoyé
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit sur
dans la zone de notification Windows, puis sélectionnez
Options.
3 Cliquez sur l'onglet État renvoyé.
4 Sélectionnez le type d'élément pour lequel vous souhaitez configurer des notifications.
ou
Sélectionnez Mêmes paramètres pour tous types pour utiliser les mêmes paramètres pour tous
les types d'éléments.
5 Sélectionnez les options suivantes pour les éléments ouverts, acceptés, terminés et supprimés :
5a Indiquez si vous souhaitez que la boîte de dialogue contextuelle de Notify s'affiche.
5b Indiquez si vous souhaitez qu'un signal sonore soit émis. Si vous optez pour l'émission d'un
signal sonore, cliquez sur le dossier pour rechercher et sélectionner ce signal.
5c Indiquez si vous souhaitez que Notify lance un programme lorsqu'il vous avertit.
6 Cliquez sur OK.
8.5
Notification de réception des messages d'un autre
utilisateur
Notify doit être actif pour que vous puissiez recevoir les notifications relatives aux alarmes, aux
éléments entrants ou aux changements d'état des éléments sortants.
Vous pouvez recevoir des notifications pour le compte d'un autre utilisateur GroupWise si ce dernier
vous a octroyé les droits de mandataire nécessaires dans sa liste d'accès, si vous avez ajouté le nom
de cet utilisateur à votre liste des mandataires dans GroupWise et si vous vous trouvez dans le
même bureau de poste que cet utilisateur. Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 10,
« Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires », page 289.
Notify
277
Vous ne pouvez pas recevoir les notifications d'un utilisateur s'il dépend d'un bureau de poste
différent du vôtre.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Notify.
3 Entrez le nom d'un utilisateur dont vous êtes un mandataire.
4 Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
5 Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de notifications.
6 Assurez-vous que les options Recevoir les notifications et Recevoir les alarmes sont
sélectionnées.
Vous recevez automatiquement les alarmes et les notifications pour vous-même. Si vous
désélectionnez Recevoir les alarmes et Recevoir les notifications pour vous-même, vous ne
recevrez plus les alarmes ni les notifications. Pour réactiver les alarmes et les notifications,
répétez la procédure de l'Étape 1 à l'Étape 6 pour votre nom d'utilisateur.
7 Cliquez sur OK.
8.6
Désactivation de la notification
1 Assurez-vous que Notify est en cours d'exécution.
2 Cliquez avec le bouton droit sur
dans la zone de notification Windows, puis sélectionnez
Quitter.
278
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Selon la manière dont vous avez installé et configuré GroupWise, Notify peut être défini pour
démarrer automatiquement lorsque vous vous connectez à Windows, ou lorsque vous démarrez
GroupWise.
Pour que Notify ne démarre pas lorsque vous vous connectez à Windows, procédez comme suit :
1 Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > Démarrage.
2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Notify, puis cliquez sur Supprimer.
3 Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression de Notify.
Pour que Notify ne démarre pas lorsque vous démarrez GroupWise :
1 Lorsque GroupWise est ouvert, cliquez sur Outils > Options.
2 Cliquez sur Environnement > Général.
3 Désélectionnez Lancer Notify au démarrage.
4 Cliquez sur OK.
Notify
279
280
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
9
Règles
9
Vous pouvez automatiser de nombreuses opérations GroupWise, telles qu'une réponse lorsque que
vous n'êtes pas au bureau, la suppression ou le tri d'éléments dans un dossier, via des règles pour
définir un ensemble de conditions et d'opérations à effectuer lorsqu'un élément remplit ces
conditions.
 Section 9.1, « Présentation des règles », page 281
 Section 9.2, « Opérations effectuées par une règle », page 281
 Section 9.3, « Événements qui déclenchent une règle », page 283
 Section 9.4, « Création d'une règle », page 284
 Section 9.5, « Modification d'une règle », page 287
 Section 9.6, « Activation ou désactivation d'une règle », page 287
 Section 9.7, « Exécution manuelle d'une règle », page 288
 Section 9.8, « Suppression d'une règle », page 288
9.1
Présentation des règles
Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder comme suit :
 Attribuez un nom à la règle.
 Sélectionnez un événement. L'événement sert de déclencheur à la règle.
 Sélectionnez les types d'éléments qui seront concernés par la règle.
 Ajoutez une opération. L'opération correspond à ce que vous voulez que la règle fasse
lorsqu'elle est déclenchée.
 Enregistrez la règle.
 Assurez-vous que la règle est bien activée.
Vous pouvez indiquer de nombreuses autres options pour limiter les éléments concernés par la règle.
Par exemple, vous pouvez appliquer une règle uniquement aux rendez-vous acceptés, aux éléments
dont le champ Objet comporte un terme précis ou aux éléments de priorité élevée. Utilisez l'option
Définir les conditions pour limiter davantage vos règles. Reportez-vous à la section « Limitation des
éléments affectés par une règle » page 287.
9.2
Opérations effectuées par une règle
Le tableau suivant répertorie les opérations que vous pouvez effectuer avec des règles :
Règles
281
Opération
Résultat
Envoyer un
message
Envoie un message électronique préparé aux destinataires que vous avez indiqués
lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez informer
votre supérieur à chaque fois que vous recevez un rapport mensuel d'un autre groupe
de personnes, vous pouvez créer une règle pour lui envoyer un message dès que
vous recevez le rapport.
Transférer
Transfère les éléments à un ou plusieurs utilisateurs lorsque les conditions de la règle
sont réunies. Par exemple, si vous faites partie de l'équipe de base d'un projet, vous
pouvez créer une règle qui transfère les comptes rendus des réunions à tous les
membres de l'équipe.
Cette opération a pour effet de transférer le message en tant qu'élément de message
ordinaire, visible dans le courrier envoyé.
Transférer sous
forme de pièce
jointe
Transfère les éléments sous forme de pièces jointes, à un ou plusieurs utilisateurs,
lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous faites partie de
l'équipe de base d'un projet, vous pouvez créer une règle qui transfère les comptes
rendus des réunions à tous les membres de l'équipe.
Délégation
Confie un rendez-vous, une note ou une tâche à un autre utilisateur lorsque les
conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si quelqu'un vous remplace lorsque
vous n'êtes pas au bureau, vous pouvez créer des règles pour déléguer des rendezvous, des tâches ou des notes à cette personne.
Répondre
Envoie une réponse préparée à l'expéditeur lorsque les conditions de la règle sont
réunies. Par exemple, si vous devez vous absenter du bureau pendant plusieurs jours,
vous pouvez créer une règle qui envoie en réponse la date de votre retour aux
éléments entrants.
Vous pouvez utiliser la fonction Définir les conditions pour éviter que des réponses ne
soient envoyées à des serveurs de listes de messagerie ou à d'autres grands
groupes.
282
Accepter
Accepte un rendez-vous, une note ou une tâche lorsque les conditions de la règle sont
réunies. Vous pouvez par exemple définir une règle qui accepte tous les rendez-vous
qui proviennent d'une personne en particulier.
Catégorie
Assigne une catégorie à tout élément respectant les conditions spécifiées. Les
catégories sont Priorité faible, Urgent, Suivi, Personnel et toute autre catégorie définie
par l'utilisateur.
Supprimer/
Refuser
Supprime ou refuse un élément lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par
exemple, vous pouvez définir une règle qui refuse un rendez-vous prévu un certain
jour de la semaine si vous n'êtes jamais disponible pour assister à une réunion ce
jour-là.
Supprimer
l'élément
Supprime les éléments de la corbeille lorsque les conditions de la règle sont réunies.
Par exemple, vous pouvez définir une règle qui supprime les éléments provenant
d'une société qui vous envoie régulièrement du courrier qui ne vous intéresse pas.
Placer dans un
dossier
Transfère les éléments dans un dossier lorsque les conditions de la règle sont réunies.
Par exemple, vous pouvez transférer dans un dossier commun tous les éléments dont
le champ Objet comporte certains termes.
Lier à un dossier
Lie les éléments à un ou plusieurs dossiers lorsque les conditions de la règle sont
réunies. Le fait de lier un élément à un dossier permet d'afficher cet élément à partir de
plusieurs dossiers. Par exemple, si vous avez un élément qui concernent à la fois le
marketing et le personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing, puis le lier
au dossier Personnel. Vous pouvez ensuite ouvrir cet élément depuis l'un ou l'autre de
ces dossiers.
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
9.3
Opération
Résultat
Marquer Privé
Marque comme étant privés tous les éléments qui réunissent les conditions de la
règle. Lorsqu'un élément est marqué Privé, vous pouvez annuler les droits d'accès
correspondants de vos mandataires. Par exemple, votre règle peut marquer tous les
éléments des membres de votre famille comme étant privés.
Marquer comme
étant Lu
Marque comme étant lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle.
Par exemple, si vous effectuez un suivi de réponse dans un dossier partagé et que
vous voulez cesser cette activité, vous pouvez définir une règle qui marque tous les
éléments correspondants comme lus, de sorte qu'ils n'apparaissent pas en haut de la
liste des éléments.
Archive
Archive les éléments lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple,
votre règle peut archiver tous les éléments qui concernent un certain sujet. Cette
opération n'est pas disponible lorsque l'événement qui déclenche la règle est Nouvel
élément ou Élément classé.
Marquer comme
étant Non lu
Marque comme étant non lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la
règle. Vous pouvez, par exemple, créer une règle activée par l'utilisateur pour marquer
comme étant non lus tous les éléments envoyés par votre responsable, et ce même si
vous les avez déjà ouverts, de façon à vous rappeler de les relire ou d'agir en fonction.
Arrêter le
traitement de la
règle
Interrompt l'exécution des autres règles sur les éléments qui réunissent les conditions
de la règle. Les règles sont exécutées dans leur ordre d'apparition dans la boîte de
dialogue Règles. Si d'autres règles affectent normalement ces éléments, cette
opération empêche leur exécution.
Événements qui déclenchent une règle
Plusieurs événements peuvent être à l'origine de l'activation d'une règle que vous avez créée. Par
ailleurs, vous pouvez limiter les éléments concernés par une règle. Pour plus d'informations,
reportez-vous à la section « Limitation des éléments affectés par une règle » page 287.
Événement
Résultat
Nouvel élément
La règle est déclenchée lorsqu'un nouvel élément est placé dans votre boîte
aux lettres GroupWise. Si vous cliquez sur Reçu, seuls les éléments entrants
déclenchent la règle. Si vous cliquez sur Envoyé, seuls les éléments que vous
envoyez déclenchent la règle. Si vous cliquez sur Personnel, la création d'une
note, d'une tâche ou d'un rendez-vous personnel déclenche la règle. Si vous
cliquez sur Brouillon, seuls les éléments marqués comme inachevés ou
éléments de brouillon déclenchent la règle.
Élément classé
La règle se déclenche lorsqu'un élément est placé dans un dossier spécifique.
Si vous n'indiquez aucun dossier, la règle est déclenchée lorsqu'un élément est
déplacé vers n'importe quel dossier.
Élément effectué
La règle est déclenchée lorsqu'une tâche est marquée comme effectuée.
Ouvrir un dossier
La règle se déclenche lorsque vous ouvrez un dossier spécifique. Si vous
n'indiquez aucun dossier, la règle se déclenche lorsque vous ouvrez n'importe
quel dossier.
Fermer un dossier
La règle se déclenche lorsque vous fermez un dossier spécifique. Si vous
n'indiquez aucun dossier, la règle se déclenche lorsque vous fermez n'importe
quel dossier.
Démarrage
La règle se déclenche lorsque vous démarrez GroupWise.
Règles
283
9.4
Événement
Résultat
Quitter
La règle se déclenche lorsque vous quittez GroupWise.
Activée par l'utilisateur
Vous ne pouvez déclencher la règle que manuellement ; pour ce faire,
sélectionnez-la dans la boîte de dialogue Règles, puis cliquez sur Exécuter. Par
exemple, au lieu de définir une règle qui déplace systématiquement certains
éléments dans un dossier, vous pouvez accumuler les éléments dans votre
boîte aux lettres et les déplacer tous en même temps au moment que vous
jugez opportun. Pour déclencher une règle manuellement, vous devez d'abord
sélectionner les éléments ou les dossiers concernés par la règle dans la vue
Boîte aux lettres ou Agenda.
Création d'une règle
Les règles peuvent vous aider à trier vos messages, à informer les autres utilisateurs que vous êtes
en congé ou à transférer vos messages vers un autre compte de messagerie électronique.
Si vous créez une règle en mode En ligne, celle-ci est créée en mode Caching lorsque votre client se
connecte au système GroupWise pour rafraîchir le carnet d'adresses GroupWise. Cette connexion
est établie selon un planning défini, ainsi qu'il est décrit à la section « Téléchargement automatique
de carnets d'adresses dans votre boîte aux lettres » page 298. Vous pouvez également lancer la
connexion manuellement en cliquant sur Outils > Règles > Rafraîchir lorsque le mode Caching est
actif.
 Section 9.4.1, « Création d'une règle de base », page 284
 Section 9.4.2, « Création d'une règle de congé ou Réponse automatique », page 285
 Section 9.4.3, « Création d'une règle pour transférer tous les messages vers un autre compte »,
page 286
 Section 9.4.4, « Création d'une règle d'envoi d'un nouveau message électronique », page 286
 Section 9.4.5, « Copie d'une règle pour créer une règle », page 286
 Section 9.4.6, « Limitation des éléments affectés par une règle », page 287
9.4.1
Création d'une règle de base
1 Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.
284
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2 Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle.
3 Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis cliquez sur un événement pour déclencher la
règle.
4 Si vous avez choisi Nouvel élément, Démarrage, Quitter ou Activée par l'utilisateur, cliquez sur
une ou plusieurs sources pour l'élément. Cliquez par exemple sur Reçu et sur Personnel.
ou
Si vous avez choisi Élément classé, Ouvrir un dossier ou Fermer un Dossier, cliquez sur l'icône
représentant un dossier, cliquez sur un dossier, puis sur OK pour afficher son nom.
5 Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur un ou plusieurs types d'éléments auxquels vous
souhaitez que la règle s'applique.
Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez
sur Définir les conditions, cliquez sur les options appropriées, puis sur OK.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 7.3.2, « Sélection des champs dans les
recherches avancées et les règles », page 262.
6 Cliquez sur Ajouter une opération, puis cliquez sur l'opération que la règle doit accomplir.
Certaines opérations (Placer dans un dossier et Répondre, par exemple) exigent que vous
fournissiez des informations complémentaires.
7 Cliquez sur Enregistrer.
Pour qu'une règle puisse fonctionner, elle doit être activée. Reportez-vous à la section « Activation ou
désactivation d'une règle » page 287.
9.4.2
Création d'une règle de congé ou Réponse automatique
Lorsque vous créez et activez une règle de congé, GroupWise bloque des événements de type Toute
la journée dans votre agenda, aux dates spécifiées, et vous attribue l'état Absent. Le widget Règle de
congé
situé en bas à droite du client change également de couleur lorsque votre règle de congé
est active.
1 Cliquez sur Outils > Règle de congé...
ou
Cliquez sur le widget Règle de congé.
2 Sélectionnez Activer ma règle de congé.
Pour que votre règle de congé devienne réellement effective, vous devez sélectionner cette
option et spécifier une plage de dates. Dans la mesure où la règle de congé n'est active qu'aux
dates indiquées, ce n'est pas parce que vous laissez cette option tout le temps sélectionnée que
la règle est tout le temps active. Votre règle de congé expire au terme du dernier jour indiqué
dans la plage de dates.
Si vous désélectionnez cette option avant l'expiration que la règle, les événements Toute la
journée sont supprimés de votre agenda.
3 Saisissez l'objet de la réponse automatique.
Dans la réponse, cet objet est placé entre parenthèses, après l'objet initial du message. Ainsi, si
l'objet défini est « Notification d'absence » et qu'une personne vous envoie le message
« Contrôle budgétaire », la fonction de réponse automatique renvoie l'objet « Re : Contrôle
budgétaire (Notification d'absence) ».
4 Saisissez le message devant apparaître dans la réponse automatique. Par exemple : « Merci de
votre message. Je suis actuellement indisponible [etc.]. »
Règles
285
5 Sélectionnez si vous souhaitez répondre aux courriers électroniques ne provenant pas de votre
réseau interne.
6 Spécifiez les dates de prise d'effet et de fin de la règle.
7 Cliquez sur Enregistrer.
Les règles qui déclenchent une réponse (comme cette règle de congé) consignent toutes les
personnes auxquelles une réponse a été envoyée et vérifient que la réponse n'est envoyée qu'une
seule fois à un même utilisateur.
9.4.3
Création d'une règle pour transférer tous les messages vers
un autre compte
1 Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.
2 Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle, par exemple, Règle de transfert.
3 Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis sur Nouvel élément.
4 En regard de État des éléments, sélectionnez Reçu. Assurez-vous qu'aucune autre source
d'élément n'est sélectionnée.
5 Sélectionnez Message sous Types d'éléments.
6 Cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Transférer.
7 Saisissez l'adresse vers laquelle vous souhaitez transférer les éléments dans le champ À.
8 Saisissez l'objet à indiquer pour les éléments transférés ; « Transf. : », par exemple.
9 (Facultatif) Saisissez le nom du filtre à utiliser pour les éléments transférés.
10 (Facultatif) Saisissez un message pour tous les éléments transférés.
11 Cliquez sur OK.
12 Cliquez sur Enregistrer, vérifiez que la règle est cochée et donc activée, puis cliquez sur Fermer.
9.4.4
Création d'une règle d'envoi d'un nouveau message
électronique
1 Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.
2 Cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Envoyer un message.
3 Dans le formulaire Nouveau message, renseignez les champs concernés.
Vous devez au moins indiquer un destinataire pour le nouveau message.
4 Cliquez sur OK.
9.4.5
Copie d'une règle pour créer une règle
1 Cliquez sur Outils > Règles.
2 Cliquez sur la règle que vous souhaitez copier, puis sur Copier.
3 Saisissez le nom de la nouvelle règle.
4 Effectuez les modifications.
5 Cliquez sur Enregistrer.
286
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
9.4.6
Limitation des éléments affectés par une règle
Définir les conditions permet de limiter davantage les éléments affectés par une règle.
1 Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Définir les critères de recherche.
2 Cliquez sur la première liste déroulante, puis cliquez sur un champ.
Pour plus d'informations sur les options disponibles, reportez-vous à la Section 7.3.2,
« Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles », page 262.
3 Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez un opérateur.
Pour apprendre à utiliser les opérateurs, reportez-vous à la section « Utilisation de la recherche
avancée » page 260.
4 Saisissez les critères de la règle.
ou
Cliquez sur la liste déroulante si elle vous est proposée, puis cliquez sur des critères existants.
Si vous saisissez un critère tel que le nom d'une personne ou un objet, vous pouvez inclure des
caractères joker comme l'astérisque (*) ou le point d'interrogation (?). Le texte que vous
saisissez ne respecte pas la casse.
Pour en savoir plus sur les caractères joker et les paramètres, reportez-vous à la section
« Recherche d'éléments n'importe où dans votre Boîte aux lettres » page 257.
5 Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.
ou
Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis cliquez sur Et ou sur Ou pour restreindre davantage
le nombre d'éléments auxquels s'applique la règle.
9.5
Modification d'une règle
1 Cliquez sur Outils > Règles.
2 Cliquez sur la règle que vous souhaitez éditer, puis sur Éditer.
3 Effectuez les modifications.
4 Cliquez sur Enregistrer.
Si vous modifiez une règle en mode En ligne, celle-ci est mise à jour en mode Caching lorsque votre
client se connecte au système GroupWise pour rafraîchir le carnet d'adresses GroupWise. Cette
connexion est établie selon un planning défini, ainsi qu'il est décrit à la section « Téléchargement
automatique de carnets d'adresses dans votre boîte aux lettres » page 298. Vous pouvez également
lancer la connexion manuellement en cliquant sur Outils > Règles > Rafraîchir lorsque le mode
Caching est actif.
9.6
Activation ou désactivation d'une règle
Vous devez activer une règle avant de pouvoir la déclencher. Lorsque vous désactivez une règle,
vous ne pouvez pas la déclencher. Toutefois, cette règle figure toujours dans la boîte de dialogue
Règles, de sorte que vous puissiez l'activer lorsque vous en aurez à nouveau besoin.
1 Cliquez sur Outils > Règles.
Règles
287
2 Cliquez sur la règle que vous souhaitez activer ou désactiver.
3 Cliquez sur Activer ou sur Désactiver.
Une coche apparaît dans la case correspondant à une règle activée.
9.7
Exécution manuelle d'une règle
1 Cliquez sur les éléments ou les dossiers concernés par la règle.
2 Cliquez sur Outils > Règles.
3 Cliquez sur la règle que vous souhaitez exécuter.
4 Cliquez sur Exécuter, puis sur Fermer.
Les opérations de la règle sont effectuées après la fermeture de la boîte de dialogue Règles.
9.8
Suppression d'une règle
1 Cliquez sur Outils > Règles.
2 Cliquez sur la règle que vous souhaitez supprimer, sur Supprimer, puis sur Oui.
288
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
10
Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres
des utilisateurs mandataires
10
Utilisez l'option Mandataire pour gérer la boîte aux lettres et l'agenda d'un autre utilisateur. Cette
fonction permet d'effectuer diverses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au
nom d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci a définies. En tant qu'utilisateur mandataire,
vous n'avez pas besoin du mot de passe du propriétaire de la boîte aux lettres car il vous en accorde
les droits d'accès de son choix. À l'heure actuelle, le nombre de comptes de mandataire que vous
pouvez gérer ou autoriser est illimité.
IMPORTANT : vous pouvez servir de mandataire à un utilisateur d'un bureau de poste ou d'un
domaine différent, à condition qu'il appartienne au même système GroupWise. Il est impossible de
jouer le rôle de mandataire pour un utilisateur d'un autre système GroupWise.
 Section 10.1, « Présentation de l'accès en tant que mandataire », page 289
 Section 10.2, « Octroi de droits à un mandataire en tant que propriétaire d'une boîte aux
lettres », page 290
 Section 10.3, « Protection des éléments privés en tant que propriétaire d'une boîte aux lettres »,
page 291
 Section 10.4, « Désignation comme utilisateur mandataire de la boîte aux lettres d'un autre
utilisateur », page 292
10.1
Présentation de l'accès en tant que mandataire
Lorsque vous configurez l'accès en tant que mandataire à votre boîte aux lettres, gardez ceci à
l'esprit :
 Les mandataires n'ont aucune possibilité d'afficher le contenu de votre dossier Contacts.
 Les mandataires ne peuvent pas archiver des éléments de votre boîte aux lettres, car le
répertoire d'archivage est généralement un répertoire local auquel ils n'ont pas accès.
 Lorsqu'un mandataire ouvre un message électronique, ce dernier est indiqué comme ouvert à la
fois pour le mandataire et pour le propriétaire de la boîte aux lettres. Si le propriétaire d'une boîte
aux lettres souhaite que les messages ouverts par un mandataire restent affichés comme non
lus, il peut demander au mandataire de marquer les éléments avec le statut Non lu une fois qu'il
les a consultés. Le propriétaire d'une boîte aux lettres n'a aucun moyen de savoir si un
mandataire a lu un message.
 Les rendez-vous planifiés par des mandataires ne sont pas acceptés automatiquement dans
l'agenda du propriétaire de la boîte aux lettres. Cela permet au propriétaire de la boîte aux lettres
de passer en revue les rendez-vous envoyés par leurs mandataires et de choisir de les accepter
ou de les refuser.
Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires
289
10.2
Octroi de droits à un mandataire en tant que
propriétaire d'une boîte aux lettres
Pour pouvoir agir en tant que mandataire d'un utilisateur, celui-ci doit vous attribuer les droits
correspondants dans sa liste d'accès. En tant que propriétaire de boîte aux lettres, vous pouvez
attribuer à chaque utilisateur différents droits d'accès aux informations de votre agenda et de votre
messagerie. Ainsi, si vous souhaitez que ces utilisateurs puissent afficher des informations
spécifiques concernant vos rendez-vous lorsqu'ils procèdent à une recherche de plages disponibles
dans votre agenda, donnez-leur un accès en lecture sur les rendez-vous.
Reportez-vous à la Section 10.1, « Présentation de l'accès en tant que mandataire », page 289 pour
obtenir la liste des différences de fonctionnalités apparaissant lorsque vous utilisez l'accès en tant
que mandataire.
Pour accorder des droits d'accès à votre boîte aux lettres à un autre mandataire, procédez comme
suit :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Droits d'accès des mandataires.
3 Pour ajouter un utilisateur à la liste, saisissez son nom dans la zone correspondante, puis,
lorsque le nom complet apparaît, cliquez sur Ajouter un utilisateur.
4 Choisissez un utilisateur dans la liste d'accès.
5 Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez lui attribuer.
Lire : lire les éléments que vous recevez.
Écrire : créer et envoyer des éléments en votre nom, en y intégrant votre signature (si vous en
avez défini une). Affecter des catégories aux éléments, modifier l'objet des éléments, utiliser des
options de liste des tâches sur les éléments et supprimer des éléments.
Recevoir mes alarmes : recevoir les alarmes qui vous sont envoyées. La réception des
alarmes n'est prise en charge que si vous et le mandataire appartenez au même bureau de
poste.
Recevoir mes notifications : des notifications sont reçues lorsque des éléments vous sont
envoyés. La réception des notifications n'est prise en charge que si vous et le mandataire
appartenez au même bureau de poste.
290
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Lire les messages marqués comme privés : lire les éléments que vous avez marqués comme
étant privés. Si vous n'octroyez pas à votre mandataire des droits Privé, il ne pourra pas afficher
les éléments privés de votre boîte aux lettres.
Modifier : vous pouvez sélectionner les options que l'utilisateur proxy est autorisé à modifier. Si
Options est sélectionné, l'utilisateur proxy peut modifier toutes les options à l'exception des
options de sécurité. La case Options de sécurité est disponible uniquement si Options est
sélectionné. Si la case Options de sécurité est activée, l'utilisateur proxy a accès aux options de
modification du mot de passe, de notifications, d'accès proxy et d'envoi. Si des droits Règles lui
sont octroyés, l'utilisateur proxy peut modifier toutes vos règles. Si des droits Dossiers lui sont
octroyés, l'utilisateur proxy peut créer ou modifier des dossiers.
6 Répétez les opérations de l'Étape 4 et de l'Étape 5 pour attribuer des droits à chacun des
utilisateurs de la liste d'accès.
Vous pouvez sélectionner Accès tous utilisateurs dans la liste d'accès pour assigner des droits
d'accès par défaut à tous les utilisateurs du carnet d'adresses. Par exemple, si vous souhaitez
que tous les utilisateurs soient autorisés à lire vos messages, vous pouvez assigner les droits
« Lire » à « Accès tous utilisateurs ».
7 Pour supprimer un utilisateur de cette liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer un
utilisateur.
8 Cliquez sur OK.
10.3
Protection des éléments privés en tant que
propriétaire d'une boîte aux lettres
Vous pouvez limiter l'accès d'un mandataire à certains éléments de votre boîte aux lettres ou de votre
agenda en marquant ces éléments comme étant privés.
Lorsque vous marquez un élément comme Privé, vous empêchez les mandataires ne disposant pas
des droits nécessaires de l'ouvrir. Ils n'ont pas accès à cet élément, à moins que vous ne leur
accordiez ces droits dans votre liste d'accès.
Si vous marquez un élément comme étant privé lorsque vous l'envoyez, ni vos mandataires ni ceux
du destinataire ne peuvent l'ouvrir sans en avoir l'autorisation. Si vous marquez un élément comme
étant privé lorsque vous le recevez, il ne peut pas être lu par vos mandataires non autorisés mais
peut l'être par les mandataires de l'expéditeur. Les rendez-vous marqués comme étant privés
apparaissent dans les plages disponibles selon l'état sélectionné lors de leur acceptation.
1 Dans un élément ouvert, cliquez sur Opérations > Marquer Privé.
ou
Dans votre agenda, cliquez sur un élément de la liste Rendez-vous, Notes ou Liste des tâches,
puis cliquez sur Opérations > Marquer Privé.
Il est également possible de configurer une règle afin de marquer automatiquement un élément
comme privé dès lors qu'il est placé dans un dossier ou un agenda spécifique. Par exemple, si vous
souhaitez que tous les éléments d'un sous-agenda restent privés, vous pouvez assigner une règle
visant à marquer tous les éléments de cet agenda comme privés. Pour plus d'informations sur la
création de règles, reportez-vous à la section « Création d'une règle » page 284.
Accès à l'agenda ou à la boîte aux lettres des utilisateurs mandataires
291
10.4
Désignation comme utilisateur mandataire de la
boîte aux lettres d'un autre utilisateur
1 Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.
ou
Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode
, puis sur Mandataire.
2 Pour ajouter un utilisateur, saisissez son nom dans le champ Nom, puis cliquez sur OK.
La boîte aux lettres de l'utilisateur s'ouvre. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire
apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers.
Reportez-vous à la Section 10.1, « Présentation de l'accès en tant que mandataire », page 289
pour obtenir la liste des différences de fonctionnalités apparaissant lorsque vous utilisez l'accès
en tant que mandataire.
Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé les droits de mandataire dans sa liste d'accès, son
nom est ajouté à la liste des mandataires, mais la boîte aux lettres de l'utilisateur ne s'ouvre pas.
3 Pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste
des dossiers, puis cliquez sur votre nom.
SUGGESTION : vous avez la possibilité de travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes.
(Cliquez sur Fenêtre, sur Nouvelle fenêtre principale, puis basculez vers la boîte aux lettres
souhaitée.) Pour les différencier, reportez-vous au nom de leur propriétaire, qui apparaît sur le
dossier racine de chacune des boîtes aux lettres.
Pour supprimer un utilisateur de la liste des mandataires :
1 Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur Fichier > Mandataire.
ou
Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode
, puis sur Mandataire.
2 Cliquez sur le nom à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
La suppression d'un utilisateur de votre liste des mandataires ne vous enlève pas le droit d'intervenir
en tant que mandataire de cet utilisateur. Le propriétaire de la boîte aux lettres à laquelle vous avez
accès doit modifier vos droits dans sa liste d'accès.
292
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
11
Modes Caching et Remote
1
Vous disposez de deux possibilités pour stocker une copie de votre boîte aux lettres réseau, y
compris vos messages et d'autres informations sur votre disque dur. Le mode Caching réduit le trafic
réseau, car il ne nécessite pas un accès continu au réseau. Le mode Remote permet de spécifier
votre type de connexion et de limiter la quantité d'informations récupérées.
 Section 11.1, « Utilisation du mode Caching », page 293
 Section 11.2, « Utilisation du mode Remote », page 299
Pour savoir comment sauvegarder votre boîte aux lettres en mode Remote ou en mode Caching,
reportez-vous à la Section 16.6, « Sauvegarde des messages électroniques », page 354.
11.1
Utilisation du mode Caching
Le mode Caching enregistre sur votre disque dur une copie de votre boîte aux lettres réseau, y
compris vos messages et d'autres informations. Ce mode permet d'utiliser GroupWise, que votre
agent de bureau de poste ou votre réseau soit disponible ou non. Puisque vous n'êtes pas connecté
au réseau en permanence, ce mode diminue le trafic réseau et offre les meilleures performances.
Une connexion est établie automatiquement pour récupérer et envoyer les nouveaux messages.
Toutes les mises à jour s'effectuent en arrière-plan afin que votre travail ne soit pas interrompu.
Utilisez ce mode si vous disposez de suffisamment d'espace disque sur votre disque dur pour stocker
votre boîte aux lettres.
 Section 11.1.1, « Présentation des fonctions du mode Caching », page 293
 Section 11.1.2, « Configuration de votre boîte aux lettres de caching », page 294
 Section 11.1.3, « Passer en mode Caching », page 295
 Section 11.1.4, « Définition des propriétés du mode Caching », page 296
 Section 11.1.5, « Travail en mode Caching », page 296
 Section 11.1.6, « Modification de l'intervalle de téléchargement de votre boîte aux lettres de
caching », page 297
 Section 11.1.7, « Synchronisation de votre boîte aux lettres de caching avec votre boîte aux
lettres en ligne », page 297
 Section 11.1.8, « Ouverture d'une version différente d'un document dans votre boîte aux lettres
de caching », page 298
 Section 11.1.9, « Affichage des requêtes en attente », page 299
 Section 11.1.10, « Affichage de l'état de la connexion », page 299
11.1.1
Présentation des fonctions du mode Caching
La plupart des fonctions GroupWise sont disponibles en mode Caching, à l'exception de
l'abonnement aux notifications d'autres utilisateurs.
Plusieurs utilisateurs peuvent définir leur boîte aux lettres de caching sur un même ordinateur
partagé.
Modes Caching et Remote
293
Figure 11-1 Vue Boîte aux lettres avec le mode Caching sélectionné
Si vous exécutez GroupWise en mode Caching et en mode Remote sur le même ordinateur, la même
Boîte aux lettres locale (également appelée Boîte aux lettres de Caching ou Boîte aux lettres
Remote) peut être utilisée pour réduire au maximum l'espace disque utilisé. Pour plus d'informations
sur le mode Remote, reportez-vous à la Section 11.2, « Utilisation du mode Remote », page 299.
Si l'espace disque est réduit, vous pouvez limiter les éléments téléchargés dans votre boîte aux
lettres locale. Vous pouvez demander de télécharger l'objet uniquement ou spécifier une taille limite.
Votre administrateur GroupWise peut spécifier des paramètres vous interdisant d'utiliser le mode
Caching ou vous obligeant à l'utiliser.
11.1.2
Configuration de votre boîte aux lettres de caching
La configuration d'une boîte aux lettres de caching requiert l'espace disque (sur votre disque dur local
ou sur une autre unité réseau) nécessaire pour stocker toutes les données de votre boîte aux lettres.
1 Assurez-vous que GroupWise est installé sur l'ordinateur sur lequel vous souhaitez configurer
votre boîte aux lettres de caching.
2 Cliquez sur Fichier > Mode > Caching.
ou
Cliquez sur Caching dans la liste déroulante au-dessus de la liste des dossiers.
294
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Saisissez le chemin d'accès à votre boîte aux lettres de caching, puis cliquez sur OK.
GroupWise met à jour automatiquement la boîte aux lettres de caching avec une image de la
boîte aux lettres en ligne. Le processus de mise à jour initiale ou « préparation » ne doit pas être
interrompu avant la fin de son exécution. Vous êtes invité à redémarrer GroupWise pour passer
en mode Caching.
Une fois votre boîte aux lettres préparée, il se peut que vous souhaitiez exécuter GroupWise en
mode Caching sans avoir à passer du mode En ligne au mode Caching.
GroupWise démarre automatiquement dans le dernier mode utilisé.
11.1.3
Passer en mode Caching
Pour passer en mode Caching depuis un autre mode :
1 Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode
, puis sur Caching.
Si votre boîte aux lettres de caching ne se trouve pas à l'emplacement indiqué dans le champ
Répertoire de la boîte aux lettres de caching (sous Outils > Options > Environnement >
Emplacement des fichiers), vous êtes invité à indiquer son emplacement. C'est le cas, par
exemple, si vous exécutez GroupWise sur un poste de travail partagé par plusieurs utilisateurs
GroupWise possédant des boîtes aux lettres de caching locales.
Si le mot de passe de votre boîte aux lettres de caching est différent de celui de votre boîte aux
lettres en ligne, le programme vous demande de le saisir. Pour plus d'informations, reportezvous à la Section 16.2, « Gestion des mots de passe de boîtes aux lettres », page 344.
2 Lorsque le programme vous demande de redémarrer GroupWise, cliquez sur Oui.
Vous êtes en mode Caching lorsque GroupWise redémarre.
Modes Caching et Remote
295
11.1.4
Définition des propriétés du mode Caching
Vous pouvez définir les propriétés qui déterminent le fonctionnement de votre boîte aux lettres de
caching.
1 En mode Caching, cliquez sur Comptes > Options de compte > Propriétés > Avancées.
2 Assurez-vous que l'adresse IP et le port sont corrects.
3 Pour modifier le mot de passe, cliquez sur Mot de passe de la boîte aux lettres en ligne,
saisissez l'ancien mot de passe, saisissez le nouveau mot de passe deux fois, puis cliquez sur
OK.
4 Sélectionnez s'il faut récupérer uniquement la ligne de l'objet, le contenu des messages
électronique quelle qu'en soit la taille ou le contenu des messages d'une taille inférieure à celle
que vous indiquez.
Cette option permet de limiter la taille des messages que vous récupérez de votre boîte aux
lettres. La limitation de la taille des messages accélère le téléchargement et permet
d'économiser de l'espace ; en revanche, les messages risquent d'être tronqués.
5 Sélectionnez si vous vous souhaitez synchroniser les options entre la boîte aux lettres de
caching et votre boîte aux lettres en ligne.
6 Indiquez si (et quand) vous voulez rafraîchir vos carnets d'adresses et vos règles.
7 Cliquez sur OK.
11.1.5
Travail en mode Caching
Le comportement de certaines fonctions de GroupWise en mode Caching est légèrement différent de
celui en mode En ligne.
 À moins que votre administrateur n'ait autorisé les Comptes externes, le menu Comptes ne
s'affiche qu'en mode Caching.
 Le nombre entre crochets dans le dossier Éléments envoyés correspond au nombre d'éléments
en attente d'envoi depuis le mode Caching. Si vous essayez de quitter GroupWise alors que des
éléments sont en attente, un message vous avertit de la présence d'éléments non envoyés.
 Lorsque vous modifiez les options de la boîte aux lettres sous Outils > Options en mode
Caching, la configuration est transférée à la boîte aux lettres en ligne.
 Les modifications apportées aux dossiers partagés sont mises à jour lorsque vous vous
connectez au système GroupWise principal.
 Les modifications apportées aux calendriers partagés sont mises à jour lorsque vous vous
connectez au système GroupWise principal.
 Les éléments que vous archivez dans votre boîte aux lettres de caching seront également
supprimés de votre boîte aux lettres en ligne lors de la synchronisation suivante.
 Si vous possédez un compte POP3 ou IMAP4, vous avez la possibilité de le rendre disponible
en mode Caching, mais pas en mode En ligne. Reportez-vous à la Section 12.4.2, « Utilisation
des comptes POP3 et IMAP4 en mode Remote et Caching », page 322.
 La possibilité de recevoir les notifications d'autres utilisateurs n'est pas disponible en mode
Caching.
296
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
11.1.6
Modification de l'intervalle de téléchargement de votre boîte
aux lettres de caching
Vous pouvez spécifier la fréquence selon laquelle GroupWise rafraîchit les éléments de votre boîte
aux lettres de caching GroupWise.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur Options générales.
3 Dans le champ Envoyer/Récupérer tous les comptes marqués toutes les __ minutes, spécifiez le
nombre de minutes séparant deux rafraîchissements des comptes.
4 Cliquez sur OK.
11.1.7
Synchronisation de votre boîte aux lettres de caching avec
votre boîte aux lettres en ligne
Vous pouvez synchroniser les éléments, les règles, les adresses, les documents et les paramètres
de votre boîte aux lettres de caching en fonction de votre boîte aux lettres en ligne.
 « Synchronisation d'éléments » page 297
 « Synchronisation de règles » page 297
 « Récupération d'adresses à partir d'un carnet d'adresses » page 297
 « Téléchargement automatique de carnets d'adresses dans votre boîte aux lettres » page 298
 « Mise à jour simultanée de tous les éléments de votre boîte aux lettres de caching » page 298
 « Utilisation de documents de bibliothèque en mode Caching » page 298
Synchronisation d'éléments
1 Pour synchroniser les éléments, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Novell
GroupWise.
Synchronisation de règles
1 Pour synchroniser les règles, cliquez sur Outils > Règles, puis sur Rafraîchir.
Récupération d'adresses à partir d'un carnet d'adresses
Vous pouvez récupérer des adresses à partir du carnet d'adresses GroupWise ou d'un carnet
personnel.
 « Récupération d'adresses du carnet d'adresses GroupWise » page 297
 « Récupération des adresses d'un carnet d'adresses personnel » page 298
Récupération d'adresses du carnet d'adresses GroupWise
1 Cliquez sur Outils > Carnet d'adresses.
2 Cliquez sur Afficher > Récupérer le carnet d'adresses GroupWise.
Modes Caching et Remote
297
Récupération des adresses d'un carnet d'adresses personnel
1 Cliquez sur Outils > Carnet d'adresses.
2 Cliquez sur Afficher > Récupérer le carnet d'adresses personnel.
Téléchargement automatique de carnets d'adresses dans votre boîte
aux lettres
Pour indiquer que le carnet d'adresses GroupWise, vos carnets d'adresses personnels et les règles
définies doivent être téléchargés dans votre boîte aux lettres de caching à intervalles réguliers,
procédez comme suit :
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur votre compte GroupWise, puis sur Propriétés.
3 Cliquez sur l'onglet Avancé, puis sélectionnez Rafraîchir les carnets d'adresses et les règles
tous les « x » jours.
4 Indiquez la fréquence à laquelle vous souhaitez que les carnets d'adresses et les règles soient
rafraîchis, puis cliquez sur OK.
Mise à jour simultanée de tous les éléments de votre boîte aux
lettres de caching
1 Cliquez sur Outils > Récupérer la totalité de la boîte aux lettres.
La mise à jour de l'intégralité de votre boîte aux lettres de caching peut prendre beaucoup de temps,
utiliser une bande passante importante (tout comme la « préparation » initiale de votre boîte aux
lettres de caching) et monopoliser des ressources tant au niveau de votre client que du serveur. Il est
recommandé d'utiliser cette fonction de synchronisation complète avec modération, par exemple si
vous pensez que la base de données de votre boîte aux lettres de caching est endommagée.
Utilisation de documents de bibliothèque en mode Caching
Si votre boîte aux lettres contient des documents de la bibliothèque GroupWise, le fait de les marquer
comme étant en cours d'utilisation empêche les autres utilisateurs de les modifier. Si vous ne
marquez pas un document comme étant en cours d'utilisation, un autre utilisateur peut le modifier
alors que la copie de ce document se trouve dans votre boîte aux lettres de Caching. Si vous le
modifiez et que vous le renvoyez ensuite dans la bibliothèque principale, votre document est
enregistré en tant que nouvelle version et vos modifications ne sont pas enregistrées dans l'autre
version. Si vous n'envisagez pas d'éditer un document, ne le marquez pas comme étant en cours
d'utilisation. Lorsque vous quittez le document marqué comme étant en cours d'utilisation, le système
vous demande de l'envoyer vers la bibliothèque principale et de le marquer comme étant disponible.
Si vous en avez terminé avec le document, marquez-le comme étant Disponible afin que les autres
utilisateurs puissent le modifier.
11.1.8
Ouverture d'une version différente d'un document dans
votre boîte aux lettres de caching
1 Cliquez sur un document de votre boîte aux lettres de caching.
2 Cliquez sur Opérations > Versions > Liste des versions.
298
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Cliquez sur Bibliothèques Remote pour afficher les versions que vous avez récupérées
précédemment dans votre boîte aux lettres de caching.
ou
Cliquez sur Bibliothèques principales pour afficher les versions disponibles dans votre système
GroupWise principal.
Si vous voulez effectuer une recherche dans les bibliothèques principales, vous pouvez vous
connecter à votre système GroupWise immédiatement ou enregistrer la requête de recherche
jusqu'à ce que vous soyez prêt à vous connecter.
4 Dans la zone de liste Versions, cliquez sur les versions à ouvrir.
5 Cliquez sur Opérations > Ouvrir.
11.1.9
Affichage des requêtes en attente
Chaque fois que vous effectuez une opération qui requiert l'envoi d'informations de votre boîte aux
lettres de caching vers votre boîte aux lettres en ligne, GroupWise crée une requête qu'il place
ensuite dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise,
toutes les requêtes sont transmises à votre boîte aux lettres en ligne. Requêtes en attente permet
d'afficher les requêtes en suspens.
1 Cliquez sur Comptes > Requêtes en attente.
En mode Caching, GroupWise charge immédiatement les requêtes envoyées et d'autres messages
importants. Si une requête en mode Caching n'a pas encore été traitée, vous pouvez la supprimer en
cliquant dessus, puis en cliquant sur Supprimer. Vous ne pouvez supprimer que les requêtes qui
n'ont pas été envoyées au système GroupWise et dont l'état est En attente d'envoi. Si vous avez déjà
envoyé une requête au système GroupWise, vous ne pouvez pas l'annuler.
11.1.10
Affichage de l'état de la connexion
Par défaut, la fenêtre État de la connexion ne s'affiche pas en mode Caching, mais vous pouvez la
faire apparaître en cliquant sur Comptes > Afficher la fenêtre d'état.
11.2
Utilisation du mode Remote
Le mode Remote convient tout particulièrement aux utilisateurs GroupWise qui sont en déplacement.
Tout comme avec le mode Caching, une copie de votre boîte aux lettres réseau dans son intégralité
(ou de la partie que vous avez spécifiée) est stockée sur votre unité locale. Vous pouvez récupérer et
envoyer des messages de façon périodique avec le type de connexion que vous avez spécifié
Modes Caching et Remote
299
(modem, réseau ou TCP/IP). Si vous ne voulez pas une copie intégrale de votre boîte aux lettres,
vous pouvez limiter les éléments qui sont récupérés aux nouveaux messages ou aux objets des
messages par exemple.
Votre administrateur GroupWise peut spécifier des paramètres qui interdisent d'utiliser le mode
Remote.
 Section 11.2.1, « Préparation de l'utilisation du mode Remote », page 300
 Section 11.2.2, « Définition d'un mot de passe Remote », page 309
 Section 11.2.3, « Présentation des types de connexion Remote », page 310
 Section 11.2.4, « Présentation des fonctions Remote », page 310
 Section 11.2.5, « Envoi de requêtes Remote », page 310
 Section 11.2.6, « Traitement de requêtes Remote », page 310
 Section 11.2.7, « Envoi et récupération d'éléments en mode Remote », page 311
 Section 11.2.8, « Autorisation d'envoi et de réception en mode hors ligne », page 317
11.2.1
Préparation de l'utilisation du mode Remote
Utilisez l'assistant En route accessible dans le menu Outils (ou passez du mode En ligne au mode
Remote) pour créer, configurer ou mettre à jour votre boîte aux lettres Remote. Votre boîte aux lettres
locale est créée sur votre unité locale et toutes les connexions en cours sont détectées et
configurées. Si vous avez déjà utilisé le mode Caching, votre boîte aux lettres locale a déjà été créée.
Vous pouvez également utiliser l'option « En route » pour créer des fichiers d'installation sur un
disque afin de configurer votre boîte aux lettres Remote sur un ordinateur non connecté au réseau.
Plusieurs utilisateurs peuvent définir leur boîte aux lettres Remote sur un même ordinateur partagé.
 « Configuration de votre boîte aux lettres Remote » page 300
 « Configuration de plusieurs boîtes aux lettres Remote sur un ordinateur partagé » page 302
 « Configuration de vos connexions Remote » page 302
 « Spécification des propriétés Remote » page 307
Configuration de votre boîte aux lettres Remote
Si vous passez du mode En ligne au mode Remote, vous pouvez saisir le chemin d'accès à la boîte
aux lettres Remote. Si ce chemin n'existe pas, En route s'exécute automatiquement. Les étapes
suivantes expliquent de quelle façon configurer votre boîte aux lettres Remote à l'aide de l'assistant
En route.
1 Assurez-vous que GroupWise est installé sur l'ordinateur sur lequel vous souhaitez configurer
votre boîte aux lettres Remote.
2 Vérifiez que vous disposez d'un mot de passe pour votre boîte aux lettres en ligne.
3 Exécutez GroupWise en mode En ligne depuis votre bureau, sur votre ordinateur portable ou sur
un poste de travail.
4 Cliquez sur Outils > En route.
5 saisissez votre mot de passe de boîte aux lettres, puis cliquez sur OK.
300
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6 Pour créer votre boîte aux lettres Remote sur une station d'accueil actuellement connectée au
réseau via votre système GroupWise en ligne, cliquez sur Ce poste, puis sur Suivant.
Si vous cliquez sur Ce poste et que GroupWise n'est pas installé sur la station d'accueil, vous
êtes invité à installer GroupWise. Pour utiliser GroupWise en dehors du bureau, cliquez sur Oui
pour installer GroupWise sur l'ordinateur que vous emportez en déplacement. Passez à
l'Étape 7.
ou
Pour créer une disquette d'installation destinée à un autre ordinateur, tel que celui de votre
domicile, cliquez sur Un autre poste, puis sur Suivant. Préparez une disquette. Une fois cette
dernière créée, insérez-la dans l'ordinateur sur lequel vous voulez installer votre boîte aux lettres
Remote (chez vous, par exemple), puis lancez setup.exe à partir de la disquette. Allez à
l'Étape 10.
7 Saisissez le chemin d'accès à votre boîte aux lettres Remote, puis cliquez sur Suivant.
8 Sélectionnez les numéros de téléphone à utiliser pour vous connecter à votre boîte aux lettres
en ligne, puis cliquez sur Suivant.
9 Sélectionnez les éléments que vous voulez copier dans votre boîte aux lettres Remote, puis
cliquez sur Terminer.
10 Quittez GroupWise.
11 Avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur le bureau Windows Nouveau > Raccourci.
12 Saisissez c:\Program Files\Novell\GroupWise\grpwise.exe /prchemin_boîte_aux_lettres_remote.
Il s'agit du chemin d'accès indiqué à l'Étape 7.
13 Cliquez sur Suivant.
14 Saisissez un nom pour le raccourci, tel que Remote.
15 Cliquez sur Terminer.
Une fois votre boîte aux lettres Remote installée, vous pouvez commencer à envoyer et à
récupérer des éléments et des informations liées au carnet d'adresses depuis votre boîte aux
lettres en ligne.
Modes Caching et Remote
301
Configuration de plusieurs boîtes aux lettres Remote sur un
ordinateur partagé
Les étapes suivantes doivent être effectuées par chaque utilisateur qui configure une boîte aux
lettres Remote sur l'ordinateur partagé.
1 Exécutez GroupWise en mode En ligne, puis cliquez sur Outils > En route.
2 Saisissez le mot de passe, si nécessaire.
3 Pour créer un disque de configuration de boîte aux lettres Remote, cliquez sur Un autre poste.
4 Suivez la procédure de l'assistant « En route » et insérez un disque vierge à la dernière étape
pour enregistrer les fichiers de configuration.
5 Saisissez un nom d'utilisateur unique pour vous connecter à Windows sur l'ordinateur partagé.
6 Insérez le disque de configuration dans l'ordinateur partagé, puis exécutez le fichier setup.exe
à partir du disque.
Vérifiez que GroupWise est bien installé sur l'ordinateur partagé.
7 Sélectionnez un dossier pour vos fichiers Boîte aux lettres Remote, puis cliquez sur OK.
Ce dossier ne doit pas être partagé avec d'autres utilisateurs.
8 Pour pouvoir démarrer GroupWise à partir de la boîte aux lettres Remote, chaque utilisateur doit
d'abord se connecter à Windows avec un nom d'utilisateur unique.
Configuration de vos connexions Remote
Lorsque vous exécutez GroupWise en mode Remote, vous pouvez vous connecter à votre système
GroupWise en ligne via une connexion modem, une connexion réseau (directe) ou une connexion
TCP/IP. Lorsque vous utilisez l'assistant En route pour configurer votre boîte aux lettres Remote,
GroupWise crée les connexions adaptées à la manière dont vous exécutez GroupWise. Vous pouvez
créer des connexions et modifier ou supprimer les connexions existantes.
 « Connexions » page 302
 « Création d'une connexion au modem » page 304
 « Création d'une connexion TCP/IP » page 305
 « Création d'une connexion réseau » page 305
 « Copie d'une connexion Remote » page 306
 « Modification d'une connexion Remote » page 306
 « Suppression d'une connexion Remote » page 306
 « Indication de votre emplacement distant » page 306
Connexions
Vous pouvez modifier de type de connexion s'il n'existe pas de requêtes en attente pour la connexion
d'origine. Par exemple, si vous récupérez et envoyez des éléments via une connexion réseau et si
vous vous déconnectez avant la fin de la transmission, vous ne devez pas basculer vers une
connexion modem pour traiter les requêtes. Terminez les requêtes d'origine via la connexion
d'origine.
302
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Connexions modem
Avec une connexion modem, vous vous connectez au système GroupWise en ligne via une ligne
téléphonique. Vous devez configurer les informations relatives au numéro pour chaque emplacement
distant. Par exemple, au bureau, vous devez souvent composer le 0 pour accéder à une ligne
extérieure, ce qui n'est pas le cas lorsque vous êtes chez vous. Chaque cas nécessite un
emplacement distant différent. Pour plus d'informations sur la configuration des caractéristiques de
numérotation de chaque emplacement distant, reportez-vous à votre documentation Windows.
Connexions TCP/IP
Les connexions TCP/IP utilisent une adresse et un port IP pour se connecter à votre système
GroupWise en ligne. Si vous vous servez d'un accès Internet gratuit lors de votre absence du bureau,
vous pouvez éviter de payer des frais de téléphone grâce à une connexion TCP/IP. En outre, vous
n'avez pas besoin de quitter une connexion Internet et de raccrocher le téléphone pour vous
connecter à votre système GroupWise en ligne via une connexion au modem. Vous pouvez utiliser la
même connexion Internet pour vous connecter à votre système GroupWise en ligne.
Connexions réseau (directes)
Au bureau, vous pouvez exécuter GroupWise en mode Remote via une connexion réseau. Une
connexion réseau est utile pour récupérer rapidement de grandes quantités d'informations, telles que
le contenu de votre carnet d'adresses GroupWise.
État de la connexion
Lorsque vous utilisez l'assistant En route pour mettre à jour votre boîte aux lettres Remote avant de
quitter le bureau ou lorsque vous envoyez et récupérez des éléments à distance, la fenêtre État de la
connexion apparaît. Cette fenêtre permet de contrôler le transfert des informations entre votre
système GroupWise en ligne et votre boîte aux lettres Remote. Pour afficher des informations
détaillées concernant la connexion, utilisez l'option Afficher journal. Pour afficher le nombre de
requêtes que le système GroupWise en ligne doit traiter, utilisez Requêtes. Pour interrompre le
transfert des informations à tout moment, utilisez l'option Déconnecter.
Outre la fenêtre État de la connexion, l'icône située dans la barre des tâches de Windows vous
renseigne sur l'état de la connexion.
Icône
Signification
Vous êtes connecté.
Vous êtes déconnecté.
Vous êtes en train d'envoyer des éléments.
Vous êtes en train de recevoir des éléments.
Journal de connexion
Utilisez le journal de connexion pour afficher des informations sur les connexions et résoudre les
problèmes qui s'y rapportent. Ce journal contient des informations sur l'heure des connexions, les
messages d'erreur, etc.
Modes Caching et Remote
303
GroupWise utilise trois fichiers journaux de connexion pour consigner les informations de connexion :
remote1.log, remote2.log et remote3.log. GroupWise utilise le fichier journal suivant chaque fois
que vous exécutez GroupWise en mode Remote.
Création d'une connexion au modem
Contactez votre administrateur GroupWise pour connaître le numéro de téléphone de votre
passerelle, l'ID et le mot de passe de connexion.
1 En mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.
2 Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur Nouveau.
3 Assurez-vous que l'option Modem est sélectionnée, puis cliquez sur OK.
4 Dans le champ Nom de la connexion, saisissez une description.
5 Cliquez sur l'indicatif du pays, puis saisissez l'indicatif local et le numéro de téléphone de la
passerelle connectée à votre système GroupWise.
6 Saisissez l'ID de connexion de la passerelle.
7 Cliquez sur Mot de passe, saisissez le mot de passe de la passerelle, cliquez sur OK, saisissez
à nouveau le mot de passe, puis cliquez sur OK.
8 Cliquez sur l'onglet Avancé.
304
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
9 Si votre modem nécessite un script, cliquez sur Éditer le script, puis spécifiez les commandes
nécessaires À la réception et Répondre avec.
Pour enregistrer le script sans modifier son nom de fichier, cliquez sur Enregistrer, puis sur
Fermer.
ou
Pour enregistrer le script sous un nouveau nom de fichier, cliquez sur Enregistrer sous, puis sur
Fermer.
10 Pour récupérer un fichier script existant, cliquez sur
, sélectionnez le fichier script, puis
cliquez sur Ouvrir.
11 Cliquez sur une méthode de déconnexion.
12 Dans le champ Tentatives, spécifiez le nombre de tentatives de composition du numéro si la
ligne est occupée.
13 Dans le champ Intervalle de réessai, spécifiez l'intervalle entre deux tentatives.
14 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Création d'une connexion TCP/IP
1 En mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.
2 Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur Nouveau.
3 Cliquez sur TCP/IP, puis sur OK.
4 Saisissez un nom descriptif pour la connexion TCP/IP.
5 Saisissez l'adresse IP et les informations relatives au port fournies par l'administrateur
GroupWise.
Dans le champ Adresse IP, vous pouvez saisir un nom d'hôte DNS au lieu d'une adresse IP.
Renseignez-vous auprès de votre administrateur GroupWise.
6 Cliquez sur une méthode de déconnexion, cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Création d'une connexion réseau
1 En mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.
2 Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur Nouveau.
3 Cliquez sur Réseau, puis sur OK.
Modes Caching et Remote
305
4 Saisissez un nom descriptif pour la connexion au réseau.
5 Saisissez le chemin d'accès au répertoire d'un bureau de poste dans votre système GroupWise.
Contactez votre administrateur GroupWise pour connaître le chemin permettant d'accéder à
votre bureau de poste. Vous pouvez également vous connecter à n'importe quel bureau de
poste de votre système GroupWise pour accéder à votre boîte aux lettres en ligne. Il n'est pas
nécessaire que vous vous connectiez au bureau de poste contenant votre boîte aux lettres en
ligne.
6 Cliquez sur une méthode de déconnexion, cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Copie d'une connexion Remote
1 En mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.
2 Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, cliquez sur la connexion, puis sur Copier.
3 Modifiez la connexion, puis cliquez sur OK.
Modification d'une connexion Remote
1 En mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.
2 Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, cliquez sur la connexion, puis sur Éditer.
3 Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.
Suppression d'une connexion Remote
1 En mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise.
2 Cliquez sur Configurer, sur Se connecter à, puis sur la connexion.
3 Cliquez sur Supprimer, puis sur Oui.
Indication de votre emplacement distant
1 En mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise, puis sur
Configurer.
306
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
2 Pour sélectionner votre emplacement distant, cliquez sur la liste déroulante Connexion depuis,
puis sélectionnez l'emplacement.
3 Pour modifier les propriétés de numérotation de votre modem, cliquez sur Connexion depuis,
précisez les modifications dans la boîte de dialogue des propriétés de numérotation, puis cliquez
sur OK.
Pour obtenir de l'aide sur la spécification des propriétés de composition d'un numéro, reportez-vous à
votre documentation Windows.
Spécification des propriétés Remote
Les propriétés Remote vous permettent de modifier de nombreux éléments, tels que la configuration
du mode Remote (y compris votre connexion), le fuseau horaire, la fréquence d'envoi et de
récupération des éléments, les informations système, les options de suppression et la signature.
Pour plus d'informations sur la modification de vos connexions, reportez-vous à la section
« Configuration de vos connexions Remote » page 302.
 « Spécification des paramètres de fuseau horaire » page 308
 « Envoi et récupération d'éléments à intervalles réguliers » page 308
 « Spécification des informations utilisateur et système concernant votre boîte aux lettres
Remote » page 308
 « Modification des options de suppression à distance » page 309
 « Modification de votre signature » page 309
Modes Caching et Remote
307
Spécification des paramètres de fuseau horaire
Les éléments contenus dans votre agenda sont programmés en fonction du paramétrage des
fuseaux horaires défini dans la boîte de dialogue Propriétés de Date/Heure de Windows. Vous
pouvez accéder à cette boîte de dialogue à partir des propriétés Remote dans l'onglet Serveur. Si
vous utilisez GroupWise dans un autre fuseau horaire, vous pouvez passer à ce fuseau de façon à ce
que les éléments que vous avez planifiés soient cohérents.
En général, si vous quittez votre bureau pendant plusieurs jours, vous utilisez les informations de
votre agenda pour assister aux rendez-vous et en planifier. Vous devrez donc utiliser le fuseau
horaire local. Toutefois, si vous êtes absent pour une durée plus brève (un jour, par exemple), vous
conserverez probablement le même fuseau horaire que celui de votre système GroupWise.
Si vous modifiez les paramètres de fuseau horaire, veillez à modifier l'horloge de l'ordinateur afin
qu'elle corresponde au nouveau fuseau horaire.
1 En mode Remote, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).
2 Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Serveur.
3 Cliquez sur Fuseau horaire, sélectionnez le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez, puis
cliquez sur OK.
4 Cliquez sur Fuseau horaire, sur l'onglet Date/heure, modifiez l'horloge de votre ordinateur afin
qu'elle corresponde au nouveau fuseau horaire, puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur l'utilisation des propriétés de date/heure, reportez-vous à votre
documentation Windows.
Envoi et récupération d'éléments à intervalles réguliers
1 En mode Remote, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).
2 Assurez-vous que le compte Remote est coché.
3 Cliquez sur Options générales.
4 Sélectionnez Envoyer/Récupérer tous les comptes marqués toutes les __ minutes, puis
spécifiez le nombre de minutes.
5 Cliquez sur OK.
Pour que cette option fonctionne, votre ordinateur doit rester connecté au réseau ou à la ligne
téléphonique, en fonction de la connexion utilisée.
Pour activer et désactiver cette option rapidement, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer
automatiquement. L'option est active lorsqu'elle est cochée.
Spécification des informations utilisateur et système concernant votre boîte aux
lettres Remote
1 En mode Remote, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Comptes (Remote), puis
cliquez sur Options générales.
2 Dans le champ Nom d'affichage, saisissez votre prénom et votre nom.
Ce nom apparaît dans le champ De d'un élément que vous envoyez à quelqu'un. Ce nom est
également utilisé comme votre nom de dossier utilisateur.
3 Cliquez sur OK.
4 Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Serveur.
5 Saisissez votre nom d'utilisateur GroupWise.
308
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6 Saisissez le nom de domaine de votre boîte aux lettres en ligne.
7 Saisissez le nom du bureau de poste de votre boîte aux lettres en ligne.
8 Pour modifier le mot de passe de votre boîte aux lettres en ligne, cliquez sur Mot de passe de la
boîte aux lettres en ligne, saisissez votre mot de passe, puis cliquez sur OK. Spécifiez un
nouveau mot de passe dans les deux champs, puis cliquez sur OK.
Si votre administrateur a activé l'authentification LDAP, lisez et suivez les informations
supplémentaires affichées dans la boîte de dialogue concernant le mot de passe de votre boîte
aux lettres en ligne.
Votre boîte aux lettres en ligne doit posséder un mot de passe pour pouvoir utiliser le mode
Remote. Si vous n'avez pas assigné de mot de passe à votre boîte aux lettres en ligne, faites-le
dans Options d'accès pendant que vous exécutez GroupWise sur votre lieu de travail.
Modification des options de suppression à distance
Par défaut, si vous supprimez un élément de votre boîte aux lettres Remote, cet élément sera
supprimé de votre boîte aux lettres en ligne la prochaine fois que vous vous connecterez. Vous
pouvez toutefois modifier les options de suppression dans les propriétés Remote, de sorte qu'un
élément supprimé de votre boîte aux lettres Remote soit conservé dans votre boîte aux lettres en
ligne, et inversement.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).
2 Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Avancé.
3 Apportez vos modifications, puis cliquez sur OK.
REMARQUE : ce processus ne s'applique pas au mode Caching. GroupWise synchronise
automatiquement les suppressions entre les modes En ligne et Caching.
Modification de votre signature
La signature que vous spécifiez pour le mode Remote doit être identique à celle utilisée pour le mode
En ligne. Vous pouvez spécifier cette signature dans les propriétés Remote.
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Comptes (Remote).
2 Cliquez sur le compte Remote, sur Propriétés, puis sur l'onglet Signature.
3 Modifiez le texte de votre signature.
4 Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Ajout d'une signature ou d'une vCard »
page 86.
11.2.2
Définition d'un mot de passe Remote
Pour utiliser le mode Remote, vous devez disposer d'un mot de passe défini en mode En ligne.
Lorsque vous utilisez le mode Remote, vous devez utiliser le même mot de passe que votre boîte aux
lettres en ligne. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.3, « Attribution d'un mot de
passe à votre Boîte aux lettres », page 16.
Modes Caching et Remote
309
11.2.3
Présentation des types de connexion Remote
Lorsque vous exécutez GroupWise en mode Remote, vous pouvez vous connecter à votre système
GroupWise en ligne via une connexion modem, une connexion réseau (directe) ou une connexion
TCP/IP. Lorsque vous utilisez l'assistant En route pour configurer votre boîte aux lettres Remote,
GroupWise crée les connexions adaptées à la manière dont vous exécutez GroupWise. Vous pouvez
créer des connexions et modifier ou supprimer les connexions existantes.
Utilisez Remote si vous êtes en déplacement et que vous utilisez un ordinateur qui n'a pas accès au
réseau en permanence. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une connexion modem ou TCP/IP pour
vous relier à votre système GroupWise. Les connexions modem composent le numéro d'une
passerelle de votre système GroupWise. Les connexions TCP/IP utilisent une adresse IP (Internet
Protocol) unique et des informations relatives au port pour se relier à votre système GroupWise
principal.
Vous pouvez également utiliser Remote au bureau et vous connecter à votre système GroupWise via
une connexion TCP/IP ou une assignation d'unité réseau. Ces connexions sont utiles pour
télécharger de grandes quantités d'informations, comme celles que contient votre carnet d'adresses
GroupWise.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Configuration de vos connexions Remote »
page 302.
Si votre connexion Remote est onéreuse, vous pouvez économiser du temps et de l'argent en vous
connectant en dehors des heures de pointe, en téléchargeant des carnets d'adresses à l'aide d'une
connexion réseau avant de partir en déplacement, en limitant les messages à télécharger ou encore
en attendant d'avoir un certain nombre de requêtes avant de vous connecter.
11.2.4
Présentation des fonctions Remote
La plupart des fonctions GroupWise sont disponibles en mode Remote, à l'exception de
l'abonnement aux notifications et services mandataire d'autres utilisateurs.
11.2.5
Envoi de requêtes Remote
Chaque fois que vous envoyez et recevez des messages, déplacez des éléments dans des dossiers,
supprimez des éléments, créez des règles, etc., ces actions sont enregistrées en tant que requêtes.
Si vous avez effectué des requêtes, mais que vous quittez GroupWise sans vous connecter à votre
boîte aux lettres réseau, les requêtes en attente sont stockées jusqu'à la prochaine exécution de
GroupWise. Vous serez ensuite invité à terminer ces requêtes.
11.2.6
Traitement de requêtes Remote
GroupWise traite automatiquement les requêtes Remote en suspens lorsque, de retour au bureau,
vous l'exécutez sur votre portable connecté à la station d'accueil. Vous pouvez, par exemple, avoir
envoyé un élément pendant votre absence mais ne pas vous être connecté au système GroupWise
pour traiter cette requête. De retour au bureau et après avoir lancé GroupWise, le système vous
demande si vous voulez traiter les requêtes en suspens. Pour connaître les requêtes qui doivent être
exécutées, cliquez sur Requêtes.
310
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
11.2.7
Envoi et récupération d'éléments en mode Remote
Utilisez la commande Envoyer/Récupérer pour synchroniser vos boîtes aux lettres En ligne et
Remote.
Lors de la connexion à votre système GroupWise, les éléments que vous avez envoyés depuis votre
boîte aux lettres Remote sont distribués aux destinataires. Remote envoie également une requête à
votre boîte aux lettres en ligne pour récupérer des éléments tels que du courrier. Le système
GroupWise traite la requête, puis envoie les éléments demandés à votre boîte aux lettres Remote. Le
nombre d'éléments dépend des limites définies dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. En
plus des messages, vous pouvez récupérer des règles, des documents et des carnets d'adresses.
 « Connexion à GroupWise lors de l'envoi ou de la récupération des messages » page 311
 « Téléchargement d'éléments, de règles, d'adresses et de documents vers votre boîte aux
lettres Remote » page 311
 « Envoi d'éléments en mode Remote » page 312
 « Affichage des requêtes en attente » page 313
 « Récupération d'éléments partiellement téléchargés » page 313
 « Utilisation de la fonction Plages disponibles en mode Remote » page 313
 « Filtrage du carnet d'adresses GroupWise pour votre boîte aux lettres Remote » page 314
 « Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote » page 315
Connexion à GroupWise lors de l'envoi ou de la récupération des
messages
Si vous tentez d'envoyer ou de récupérer des messages en mode Remote alors que vous n'êtes pas
connecté à GroupWise, une boîte de dialogue s'ouvre afin que vous puissiez indiquer si vous
souhaitez vous connecter maintenant ou plus tard. Vous pouvez également configurer votre
connexion avant de vous connecter.
Téléchargement d'éléments, de règles, d'adresses et de documents
vers votre boîte aux lettres Remote
1 Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, saisissez votre
mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion
si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.
ou
Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer >
Options GroupWise.
2 Pour récupérer des éléments, assurez-vous que l'option Éléments est sélectionnée, puis cliquez
successivement sur Avancé, sur un onglet disponible, sur une option et sur OK.
Si vous spécifiez une limitation des éléments à récupérer (en sélectionnant, par exemple, Entêtes uniquement ou en définissant une taille maximale), vous pourrez télécharger le reste de
l'élément ou des éléments plus tard. Reportez-vous à la section « Récupération d'éléments
partiellement téléchargés » page 313.
Si vous êtes en mode Remote et que vous ne voulez télécharger que les nouveaux éléments,
sélectionnez Nouveau uniquement dans l'onglet Récupérer.
3 Cliquez sur OK.
Modes Caching et Remote
311
4 Pour récupérer des règles, cliquez sur Règles.
5 Pour récupérer des adresses du carnet d'adresses GroupWise, cliquez sur Carnet d'adresses
GroupWise, puis sur Filtrer, spécifiez les adresses à récupérer et cliquez ensuite sur OK.
La récupération de carnets d'adresses peut prendre un certain temps avec une connexion par
modem, c'est pourquoi il est conseillé de passer par une connexion réseau ou TCP/IP.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Filtrage du carnet d'adresses GroupWise
pour votre boîte aux lettres Remote » page 314.
6 Pour récupérer votre carnet d'adresses personnel, cliquez sur Carnets d'adresses personnels.
7 Pour récupérer des copies de documents stockés dans la bibliothèque GroupWise, cochez la
case Documents, cliquez sur Documents, sélectionnez les documents concernés, marquez-les
comme étant En cours d'utilisation, puis cliquez sur OK.
Cette opération empêche les autres utilisateurs de modifier le document. Si vous ne marquez
pas un document comme étant en cours d'utilisation, un autre utilisateur peut le modifier alors
que la copie de ce document se trouve dans votre boîte aux lettres Remote. Si vous le modifiez
et que vous le renvoyez ensuite dans la bibliothèque principale, votre document est enregistré
en tant que nouvelle version et vos modifications ne sont pas enregistrées dans l'autre version.
Si vous n'envisagez pas d'éditer un document, ne le marquez pas comme étant en cours
d'utilisation.
Lorsque vous quittez le document marqué comme étant en cours d'utilisation, vous êtes invité à
l'envoyer vers la bibliothèque principale et à le marquer comme étant disponible. Si vous en
avez terminé avec le document, marquez-le comme étant Disponible afin que les autres
utilisateurs puissent le modifier.
8 Si vous êtes en mode Remote et que vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à
distance avant de télécharger l'élément, cliquez sur Configurer, sélectionnez votre emplacement
à distance dans la liste déroulante Connexion depuis, sélectionnez une connexion dans la liste
déroulante Connexion à, puis cliquez sur OK.
9 Cliquez sur Connecter ou sur Terminer.
Si vous êtes en mode Remote, tous les éléments de votre liste Requêtes en attente sont envoyés
immédiatement.
Envoi d'éléments en mode Remote
1 Créez un élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Remote place les éléments dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à
votre système GroupWise principal, tous les éléments contenus dans la liste Requêtes en
attente sont envoyés.
2 Cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer, puis sur le compte Remote.
ou
Si vous voulez spécifier l'emplacement et la connexion à distance avant d'envoyer l'élément,
cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Options GroupWise, cliquez sur Configurer,
sélectionnez votre emplacement à distance dans la liste déroulante Connexion depuis,
sélectionnez une connexion dans la liste déroulante Connexion à, cliquez sur OK, puis sur
Connecter.
Lorsque vos éléments sont envoyés, vos nouveaux éléments sont récupérés en fonction des
paramètres spécifiés dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
312
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Vous pouvez basculer d'un type de connexion à un autre (réseau, modem et TCP/IP) s'il n'existe pas
de requête en attente pour la connexion à partir de laquelle vous basculez. Par exemple, si vous
envoyez et récupérez des éléments via une connexion réseau, et que vous vous déconnectez avant
la fin de la transmission, vous ne devrez pas, pour traiter les requêtes, basculer ultérieurement vers
une connexion modem. Terminez le traitement de la requête d'origine via la connexion d'origine.
Affichage des requêtes en attente
À chaque fois que vous exécutez une tâche qui requiert l'envoi d'informations depuis votre boîte aux
lettres Remote vers votre boîte aux lettres en ligne, GroupWise crée une requête qu'il place ensuite
dans la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise
principal, toutes les requêtes sont transmises à votre boîte aux lettres en ligne. Requêtes en attente
permet d'afficher les requêtes en suspens.
1 Cliquez sur Comptes > Requêtes en attente.
Pour empêcher le traitement d'une requête, cliquez sur celle-ci, puis sur Supprimer. Vous ne pouvez
supprimer que les requêtes qui n'ont pas été envoyées au système GroupWise principal et dont l'état
est En attente d'envoi. Si vous avez déjà envoyé une requête au système GroupWise, vous ne
pouvez pas l'annuler.
Récupération d'éléments partiellement téléchargés
Si vous avez défini des limites de taille ou spécifié de ne récupérer que les en-têtes lors du
téléchargement des éléments, il peut arriver que votre boîte aux lettres Remote comporte des
éléments partiellement téléchargés.
1 Sélectionnez les éléments dans votre boîte aux lettres Remote.
2 Cliquez sur Comptes > Récupérer les éléments sélectionnés.
3 Pour vous connecter immédiatement à votre boîte aux lettres en ligne, cliquez sur Connexion
immédiate.
ou
Pour créer la requête sans l'envoyer, cliquez sur Connexion ultérieure. Ainsi, vous pouvez
attendre d'avoir plusieurs requêtes avant de vous connecter.
Utilisation de la fonction Plages disponibles en mode Remote
1 Créez un nouveau rendez-vous.
2 Pour sélectionner le premier jour de réunion possible, cliquez sur l'icône
, puis sur une date.
3 Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.
Modes Caching et Remote
313
4 Pour vous connecter immédiatement à votre système GroupWise principal et rechercher des
plages disponibles, cliquez sur Connexion immédiate.
ou
Pour rechercher des plages disponibles ultérieures, cliquez sur Connexion ultérieure.
Cette option génère une requête de plages disponibles mais ne l'envoie pas au système
GroupWise principal. Vous pouvez enregistrer votre rendez-vous sous forme de brouillon dans
le dossier Travail en cours jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'envoyer. Par la suite, lorsque vous
serez prêt à vérifier les heures de rendez-vous, cliquez sur Occupé, puis sur Connexion
immédiate.
5 Lorsque la fenêtre Choix de l'heure de rendez-vous apparaît, cliquez sur Sélection automatique
pour choisir la première heure de réunion disponible. Cliquez sur Sélection auto. jusqu'à ce que
l'heure qui vous convient soit affichée, puis cliquez sur OK.
ou
Cliquez sur l'onglet Heures disponibles, sur une heure disponible, puis sur OK.
6 Complétez la demande de rendez-vous, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Si vous perdez la connexion avant que toutes les informations relatives à la planification ne soient
renvoyées par une recherche de plages disponibles, cliquez de nouveau sur Occupé pour mettre à
jour les informations issues de la requête Plages disponibles initiale.
Filtrage du carnet d'adresses GroupWise pour votre boîte aux lettres
Remote
Le Carnet d'adresses GroupWise est généralement volumineux car il contient des informations
concernant votre société entière. Si vous n'avez pas besoin de l'intégralité des informations de ce
carnet d'adresses lorsque vous utilisez GroupWise hors du bureau, servez-vous de l'option Filtre du
Carnet d'adresses GroupWise pour ne récupérer du système GroupWise que les adresses des
utilisateurs, les adresses des ressources et les groupes publics nécessaires.
Par exemple, l'instruction de filtrage Serv [ ] Marketing charge GroupWise de récupérer toutes les
adresses comportant le terme « Marketing » dans la colonne Service du Carnet d'adresses. Vous
pouvez ainsi, tout en voyageant, contacter toute personne appartenant à ce service.
314
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Il est également conseillé de récupérer les informations du carnet d'adresses GroupWise avant de
quitter votre bureau pour réduire le temps et le coût du téléchargement, notamment si vous vous
déplacez à l'étranger, ce qui implique des frais de communication élevés.
1 Si vous exécutez GroupWise en mode En ligne, cliquez sur Outils > En route, saisissez votre
mot de passe de boîte aux lettres en ligne, sélectionnez un numéro de téléphone de connexion
si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.
ou
Si vous exécutez GroupWise en mode Remote, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer >
Options GroupWise.
2 Cliquez sur Carnet d'adresses GroupWise, puis sur Filtre.
3 Cliquez sur une colonne du carnet d'adresses dans la première liste déroulante.
Par exemple, cliquez sur Service pour rechercher les adresses d'un service spécifique.
4 Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, cliquez sur un opérateur, puis saisissez vos
critères de recherche dans la zone ou cliquez sur une valeur, le cas échéant.
Par exemple, cliquez sur [ ], puis saisissez Comptabilité pour rechercher des adresses dans le
service Comptabilité. Utilisez l'opérateur le mieux adapté à votre recherche. Vos critères de
recherche, tels que le nom d'une personne ou d'un objet, peuvent inclure des caractères joker
tels qu'un astérisque (*) ou un point d'interrogation (?). L'option de filtrage ne tient pas compte de
la casse de vos critères de recherche.
5 Pour ajouter des conditions de filtrage, cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Et.
6 Après avoir spécifié toutes les conditions de filtre, lisez le texte commençant par « Inclure les
entrées où... » lorsque vous créez votre filtre pour comprendre comment celui-ci va fonctionner.
7 Cliquez sur OK, puis sur Connecter.
Pour plus d'informations sur les opérateurs, reportez-vous à la section « Utilisation de la recherche
avancée » page 260.
Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote
Utilisez l'option Supprimer et Vider et Gérer la taille de la bibliothèque pour supprimer les éléments de
votre boîte aux lettres Remote.
 « Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote » page 316
 « Suppression de documents superflus de votre bibliothèque Remote » page 316
 « Références aux documents sous forme de pièces jointes et mode Remote » page 316
Modes Caching et Remote
315
Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote
En mode Remote, vous pouvez supprimer et retirer des éléments ou encore vider la corbeille comme
vous le feriez en mode En ligne.
1 Cliquez sur l'élément dans votre boîte aux lettres.
2 Cliquez sur Éditer > Supprimer.
3 Si vous supprimez un élément sortant, cliquez sur l'une des options disponibles.
4 Pour libérer de l'espace sur le disque, cliquez sur Éditer > Vider la corbeille.
Cette opération retire définitivement de votre boîte aux lettres Remote les éléments supprimés.
La prochaine fois que vous vous connecterez à votre système GroupWise principal, les
modifications apportées dans vos boîtes aux lettres en ligne et Remote seront automatiquement
synchronisées. Vous pouvez désactiver la synchronisation en modifiant les options de
suppression dans les propriétés Remote. Reportez-vous à la section « Modification des options
de suppression à distance » page 309.
Suppression de documents superflus de votre bibliothèque Remote
Le fait de supprimer des fichiers à l'aide de la fonctionnalité Gestion de l'espace disque de la
bibliothèque Remote ne supprime pas ces fichiers de la bibliothèque principale. Cette opération ne
supprime pas non plus les références aux documents correspondantes. Les fichiers ne sont
supprimés que de l'ordinateur sur lequel est située votre boîte aux lettres Remote, ce qui a pour effet
de libérer de l'espace disque.
1 En mode Remote, cliquez sur Outils > Gérer la taille de la bibliothèque.
2 Cliquez sur les documents à supprimer, puis sur Supprimer.
3 Une fois l'opération terminée, cliquez sur Fermer.
Si vous supprimez un document En cours d'utilisation, son état est redéfini sur Disponible dans la
bibliothèque principale lors de votre prochaine connexion à la boîte aux lettres en ligne.
Références aux documents sous forme de pièces jointes et mode Remote
Vous pouvez recevoir un élément qui comporte une référence au document sous forme de pièce
jointe lorsque vous êtes en mode Remote. Lorsque vous ouvrez la pièce jointe, le document ouvre
votre bibliothèque Remote, même si la version du document de cette bibliothèque est antérieure à
celle du document de la pièce jointe. Si le document n'existe pas dans votre bibliothèque Remote, le
système vous demande de vous connecter immédiatement ou ultérieurement à votre boîte aux
lettres en ligne pour récupérer le document en question.
Vous pouvez également envoyer des éléments comportant des références aux documents sous
forme de pièces jointes lorsque vous êtes en mode Remote. Cependant, si le document n'existe pas
dans votre bibliothèque Remote, les destinataires qui ne disposent pas de droits suffisants sur le
document de la bibliothèque principale ou ceux qui n'utilisent pas de messagerie compatible avec la
bibliothèque GroupWise ne peuvent pas recevoir de copie du document.
De plus, si la bibliothèque principale n'est pas disponible, les destinataires ne peuvent pas non plus
recevoir de copie du document. Dans tous les cas, vous devez, en plus de la référence au document,
joindre une copie réelle du document.
316
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
11.2.8
Autorisation d'envoi et de réception en mode hors ligne
1 Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
3 Indiquez votre niveau d'autorisation pour l'opération Autoriser envoi/réception en mode hors
ligne.
4 Cliquez sur OK.
Modes Caching et Remote
317
318
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
12
Comptes POP3 et IMAP4
12
Si vous possédez plusieurs comptes de messagerie, vous avez dû constater qu'il n'est pas pratique
de changer d'emplacement pour afficher chaque compte. Vous pouvez ajouter vos comptes de
messagerie Internet POP3 et IMAP4 à GroupWise afin de pouvoir lire et envoyer des messages pour
tous vos comptes à partir de GroupWise.
 Section 12.1, « Présentation des comptes POP3 et IMAP4 », page 319
 Section 12.2, « Ajout de comptes POP3 et IMAP4 dans GroupWise », page 319
 Section 12.3, « Configuration des comptes POP3 et IMAP4 », page 321
 Section 12.4, « Utilisation de comptes POP3 et IMAP4 », page 321
 Section 12.5, « Fonctionnalités POP3 », page 324
 Section 12.6, « Fonctionnalités IMAP4 », page 325
12.1
Présentation des comptes POP3 et IMAP4
 Section 12.1.1, « Présentation des comptes POP3 », page 319
 Section 12.1.2, « Présentation des comptes IMAP4 », page 319
12.1.1
Présentation des comptes POP3
Lorsque vous ajoutez un compte POP3, vous pouvez associer un dossier existant (par exemple le
dossier Boîte aux lettres) au compte ou en créer un. Les messages électroniques que vous
téléchargez de votre compte POP3 vers GroupWise sont généralement supprimés du serveur POP3.
Vous pouvez choisir de stocker les éléments de votre compte POP3 sur le serveur POP3. Si vous
stockez des éléments sur le serveur, vous pourrez les lire à partir de plusieurs ordinateurs.
12.1.2
Présentation des comptes IMAP4
Lorsque vous ajoutez un compte IMAP4, le dossier qui s'affiche dans GroupWise représente le
dossier situé sur votre serveur IMAP4. Les éléments de votre compte IMAP4 sont toujours stockés
sur le serveur IMAP4. Toute opération effectuée dans le dossier GroupWise (création ou suppression
d'un élément, par exemple) est répercutée sur le serveur IMAP4. Vos éléments sont toujours stockés
sur le serveur IMAP4, de sorte que vous pouvez les lire depuis n'importe quel ordinateur.
Les dossiers IMAP4 ne prennent pas en charge les fonctionnalités Rechercher et Mandataire.
12.2
Ajout de comptes POP3 et IMAP4 dans GroupWise
Pour pouvoir ajouter un compte POP3 ou IMAP4 dans GroupWise, vous devez connaître le type de
serveur de messagerie utilisé (POP3 ou IMAP4), le nom et le mot de passe de votre compte, ainsi
que le nom des serveurs de messagerie entrant et sortant. Vous pouvez obtenir ces informations
Comptes POP3 et IMAP4
319
auprès de votre fournisseur de services Internet ou de votre administrateur réseau. L'authentification
par mot de passe sécurisé Microsoft est prise en charge lors de l'accès aux serveurs Exchange et
aux comptes MSN.
Vous ne pouvez ajouter un compte POP3 ou IMAP4 que si le menu Comptes est affiché. Le menu
Comptes est affiché si vous êtes en mode Caching ou si votre administrateur autorise les protocoles
POP et IMAP ou NNTP sur votre système GroupWise.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur Ajouter.
3 Sélectionnez le type de compte de votre choix, puis saisissez un nom de compte.
4 Indiquez l'adresse électronique et le mot de passe du compte.
Si le fournisseur est reconnu, les informations sur les serveurs de messages entrants et sortants
vous sont communiquées. S'il s'agit d'un fournisseur inconnu, les champs Serveur de messages
entrants et Serveur de messages sortants s'affichent et vous devez saisir ces informations.
5 Sélectionnez s'il faut charger le nouveau compte dans la boîte aux lettres GroupWise, puis
cliquez sur Suivant.
6 Sélectionnez le dossier à utiliser pour le compte ou créez un nouveau dossier.
7 Cliquez sur Terminer.
Après avoir ajouté un compte POP3 ou IMAP4, il se peut que vous deviez également le configurer
afin d'autoriser les connexions à GroupWise. Par exemple, pour autoriser les téléchargements
POP3/IMAP4 dans Gmail, reportez-vous à la rubrique Premiers pas avec IMAP et POP3 (https://
support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?hl=en&ref_topic=1669040) dans l'Aide de Gmail.
320
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
12.3
Configuration des comptes POP3 et IMAP4
Le menu Comptes de la fenêtre principale de GroupWise permet d'accéder aux fonctions de compte :
ajout ou configuration d'un compte, envoi et réception d'éléments d'un compte de messagerie
Internet.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur le compte que vous souhaitez modifier.
3 Cliquez sur Propriétés.
4 Cliquez sur les onglets pour rechercher les propriétés que vous souhaitez modifier.
Pour plus d'informations sur les types de modifications que vous pouvez effectuer, reportez-vous
à la Section 12.5, « Fonctionnalités POP3 », page 324 et à la Section 12.6, « Fonctionnalités
IMAP4 », page 325.
5 Modifiez les propriétés, puis cliquez sur OK.
Si vous modifiez le nom d'un compte IMAP4, le nom du dossier IMAP4 l'est également.
12.4
Utilisation de comptes POP3 et IMAP4
Les comptes POP3 et IMAP4 permettent d'accéder à vos messages électroniques stockés dans
d'autres systèmes de messagerie compatibles avec les protocoles POP3 et IMAP4. La plupart des
systèmes de messagerie prennent en charge ce type de connexion pour télécharger et afficher les
messages électroniques.
 Section 12.4.1, « Utilisation des comptes POP3 et IMAP4 en mode En ligne », page 322
 Section 12.4.2, « Utilisation des comptes POP3 et IMAP4 en mode Remote et Caching »,
page 322
 Section 12.4.3, « Modification de la durée de timeout des serveurs POP3 et IMAP4 », page 322
 Section 12.4.4, « Utilisation du protocole SSL pour se connecter à un serveur POP3
ou IMAP4 », page 322
 Section 12.4.5, « Téléchargement des éléments à partir de comptes POP3 et IMAP4 »,
page 323
 Section 12.4.6, « Envoi de messages POP3 et IMAP4 à partir de GroupWise », page 324
 Section 12.4.7, « Suppression d'un élément d'un compte POP3 ou IMAP4 », page 324
Comptes POP3 et IMAP4
321
12.4.1
Utilisation des comptes POP3 et IMAP4 en mode En ligne
L'absence du menu Comptes dans la boîte aux lettres en ligne indique que votre administrateur
GroupWise a interdit l'utilisation des comptes POP3 et IMAP4 dans le mode En ligne.
12.4.2
Utilisation des comptes POP3 et IMAP4 en mode Remote et
Caching
Lorsque vous utilisez le mode Remote, vous pouvez vérifier les comptes de messagerie Internet sans
vous connecter à GroupWise.
Le menu Comptes est toujours disponible en mode Remote.
Lorsque vous utilisez GroupWise en mode Remote ou en mode Caching, vous pouvez ne pas
charger un compte POP3 ou IMAP4 dans votre boîte aux lettres en ligne.
1 Pour vous assurer qu'aucun téléchargement de compte POP3 ou IMAP4 n'a lieu vers votre boîte
aux lettres en ligne, cliquez sur Comptes > Options de compte, sélectionnez un compte, cliquez
sur Propriétés, puis désélectionnez Charger ce compte vers la boîte aux lettres en ligne de
GroupWise.
12.4.3
Modification de la durée de timeout des serveurs POP3 et
IMAP4
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur le nom du compte.
3 Cliquez sur Propriétés.
4 Cliquez sur l'onglet Avancé.
5 Saisissez le nombre de minutes dans le champ Délai d'attente (minutes) avant que le serveur
réponde.
6 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
12.4.4
Utilisation du protocole SSL pour se connecter à un serveur
POP3 ou IMAP4
Vous pouvez vous connecter à votre serveur POP3 ou IMAP4 via SSL, qui est un protocole de
sécurité Internet permettant de préserver la confidentialité des messages. Pour pouvoir utiliser cette
option, votre serveur de messagerie doit prendre en charge le protocole SSL.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur le compte, puis cliquez sur Propriétés.
3 Cliquez sur l'onglet Avancé.
4 Sélectionnez Utiliser SSL pour les serveurs de messages entrants et sortants, puis indiquez le
certificat numérique que vous voulez utiliser.
322
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Ce certificat permet à GroupWise d'utiliser SSL pour l'authentification auprès du serveur de
messagerie que vous avez choisi. (Si aucun certificat ne figure dans la liste déroulante, utilisez
votre navigateur Web pour en obtenir un auprès d'une autorité de certification indépendante.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Obtention d'un certificat de sécurité d'une
autorité de certification » page 94.)
5 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
12.4.5
Téléchargement des éléments à partir de comptes POP3 et
IMAP4
 « Téléchargement manuel des éléments » page 323
 « Téléchargement automatique des éléments » page 323
Téléchargement manuel des éléments
1 Pour télécharger des éléments à partir d'un compte, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer,
puis cliquez sur le nom du compte.
ou
Pour télécharger des éléments à partir de tous les comptes pour lesquels la propriété de compte
Inclure ce compte lors d'Envoi/Récupération de tous les comptes marqués est sélectionnée,
cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer > Tous les comptes marqués.
En mode Remote, si l'option Inclure ce compte lors d'Envoi/Récupération de tous les comptes
marqués est sélectionnée dans les propriétés Remote, vous pouvez télécharger des éléments
depuis votre boîte aux lettres en ligne en même temps qu'à partir de vos comptes de messagerie
Internet.
Téléchargement automatique des éléments
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur Options générales.
Comptes POP3 et IMAP4
323
3 Pour télécharger les éléments de façon périodique, sélectionnez Envoyer/Récupérer tous les
comptes marqués toutes les __ minutes. Indiquez la fréquence à laquelle vous voulez envoyer
et récupérer les éléments.
4 Pour télécharger les éléments à chaque démarrage de GroupWise, sélectionnez Envoyer/
Récupérer tous les comptes marqués au démarrage.
Ces paramètres affectent tous les comptes dont l'option Inclure ce compte lors d'Envoi/Récupération
de tous les comptes marqués est sélectionnée dans les propriétés du compte.
Si vous avez créé des éléments pour ces comptes mais que vous ne les avez pas encore envoyés,
ils le seront au moment du téléchargement des nouveaux éléments.
Pour activer et désactiver cette option rapidement, cliquez sur Comptes > Envoyer/Récupérer
automatiquement. L'option est active lorsqu'elle est cochée.
12.4.6
Envoi de messages POP3 et IMAP4 à partir de GroupWise
1 Dans l'élément que vous voulez envoyer, cliquez sur Opérations > Envoyer à l'aide de, puis
cliquez sur le compte à partir duquel vous voulez effectuer l'envoi.
ou
Cliquez sur
, puis sur le compte.
Le nom de l'expéditeur associé à ce compte sera indiqué dans la zone De de cet élément.
2 (Facultatif) Pour définir le compte par défaut à partir duquel les éléments seront envoyés, cliquez
sur Comptes > Options de compte, cliquez sur un compte, puis sur Valeurs par défaut.
12.4.7
Suppression d'un élément d'un compte POP3 ou IMAP4
1 Pour supprimer un élément d'un compte IMAP4 ou POP3, cliquez dessus puis appuyez sur la
touche Suppr.
Reportez-vous également à la Section 12.5.2, « Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie
POP3 », page 325 et à la Section 12.6.5, « Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie
IMAP4 », page 327.
12.5
Fonctionnalités POP3
 Section 12.5.1, « Stockage de vos éléments sur un serveur de messagerie POP3 », page 324
 Section 12.5.2, « Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie POP3 », page 325
12.5.1
Stockage de vos éléments sur un serveur de messagerie
POP3
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur le nom du compte POP3.
3 Cliquez sur Propriétés.
4 Cliquez sur l'onglet Avancé.
324
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
5 Cliquez sur Laisser une copie des messages sur le serveur.
6 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
12.5.2
Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie POP3
Pour supprimer des éléments POP3 du serveur POP3 lors de leur téléchargement, procédez comme
suit :
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Double-cliquez sur le compte POP3, puis cliquez sur Avancé.
3 Désélectionnez Laisser une copie des messages sur le serveur, puis cliquez sur OK.
Si vous sélectionnez les options Laisser une copie des messages sur le serveur et Retirer du serveur
après __ jours, les éléments POP3 sont supprimés du serveur POP3 après leur téléchargement, une
fois que le nombre de jours spécifié est écoulé.
Si vous sélectionnez les options Laisser une copie des messages sur le serveur et Retirer du serveur
après suppression de la corbeille, les éléments POP3 seront supprimés du serveur POP3 lorsque
vous les supprimerez manuellement de la corbeille. Si GroupWise vide automatiquement votre
corbeille, les éléments ne seront pas supprimés du serveur POP3.
12.6
Fonctionnalités IMAP4
 Section 12.6.1, « Abonnement et annulation d'abonnement aux dossiers IMAP4 », page 326
 Section 12.6.2, « Classement par ordre alphabétique des dossiers d'un compte IMAP4 »,
page 326
 Section 12.6.3, « Téléchargement de l'en-tête (objet) des comptes IMAP4 uniquement »,
page 326
 Section 12.6.4, « Téléchargement d'une pièce jointe vocale via un compte IMAP4 », page 327
 Section 12.6.5, « Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie IMAP4 », page 327
Comptes POP3 et IMAP4
325
12.6.1
Abonnement et annulation d'abonnement aux dossiers
IMAP4
Cette fonction est disponible si votre serveur IMAP4 prend en charge l'abonnement et l'annulation
d'abonnement aux dossiers. Lorsque vous annulez l'abonnement à un dossier, ce dernier ne s'affiche
plus dans la liste des dossiers sous le serveur IMAP4, même s'il fait toujours partie de votre compte
IMAP4. Cela est particulièrement utile lorsque vous accédez à un compte NNTP via un dossier
IMAP4.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur le compte IMAP4, puis sur Dossiers.
3 Cliquez sur l'onglet Tout pour afficher tous les dossiers de ce compte.
ou
Cliquez sur l'onglet Abonné pour afficher les dossiers auxquels vous êtes actuellement abonné.
4 Pour lister les dossiers dont le nom contient une chaîne de caractères particulière (au lieu
d'afficher tous les dossiers), saisissez le texte en question dans la zone Rechercher les dossiers
contenant, puis cliquez sur Rechercher.
5 Cliquez sur le nom du dossier, puis sur S'abonner.
ou
Pour annuler l'abonnement à un dossier, cliquez sur le nom de ce dossier, puis sur Annuler
l'abonnement.
6 Cliquez sur Fermer.
12.6.2
Classement par ordre alphabétique des dossiers d'un
compte IMAP4
1 Dans la liste complète des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier de compte
IMAP4, puis cliquez sur Trier les sous-dossiers.
Cette option n'est pas disponible si les dossiers sont déjà classés par ordre alphabétique.
12.6.3
Téléchargement de l'en-tête (objet) des comptes
IMAP4 uniquement
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur le compte IMAP4, puis cliquez sur Propriétés.
3 Cliquez sur l'onglet Avancé.
326
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
4 Sélectionnez Ne télécharger que les en-têtes.
5 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Une fois que vous avez téléchargé les en-têtes (objets) des éléments, vous pouvez télécharger la
totalité de l'élément en l'ouvrant tout en étant connecté à Internet.
12.6.4
Téléchargement d'une pièce jointe vocale via un compte
IMAP4
Si vous accédez à un serveur de téléphonie via un compte IMAP4, GroupWise peut télécharger le
corps des fichiers externes pour des messages vocaux en pièces jointes.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur le compte IMAP4, puis cliquez sur Propriétés.
3 Cliquez sur l'onglet Avancé.
4 Sélectionnez Télécharger le corps des fichiers externes.
5 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
12.6.5
Suppression d'éléments d'un serveur de messagerie IMAP4
Lorsque vous supprimez un élément, il est marqué pour suppression sur le serveur IMAP4. Pour
supprimer l'élément, vous devez le purger. Vous pouvez ne télécharger que l'objet (en-tête) d'un
élément ou télécharger cet élément dans son intégralité. Vous pouvez déplacer des éléments d'un
autre dossier vers un dossier IMAP4. Ils seront alors créés sur le serveur IMAP4. Les éléments
barrés signalent des éléments supprimés du serveur mais existant toujours dans GroupWise.
Comptes POP3 et IMAP4
327
328
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
13
Groupes de discussion
13
Vous pouvez afficher et publier des éléments de groupes de discussion à partir de GroupWise. Les
groupes de discussion ressemblent aux forums électroniques d'Internet. Il en existe sur presque tous
les sujets. Les groupes de discussion sont semblables aux dossiers partagés de GroupWise, si ce
n'est qu'au lieu de partager des informations au sein d'un même service ou d'une même société,
vous partagez des informations avec n'importe quel Internaute.
Pour utiliser des forums, vous devez avoir accès à un serveur NNTP (Network News Transfer
Protocol). Votre fournisseur de services Internet doit vous fournir les informations de serveur
appropriées et le nom de connexion (si nécessaire). Vous pouvez également rechercher dans
Internet une liste de serveurs NNTP gratuits.
 Section 13.1, « Définition des groupes de discussion », page 329
 Section 13.2, « Utilisation des messages des groupes de discussion », page 331
 Section 13.3, « Utilisation des groupes de discussion », page 334
13.1
Définition des groupes de discussion
 Section 13.1.1, « Ajout d'un compte de groupe de discussion », page 329
 Section 13.1.2, « Abonnement ou annulation de l'abonnement à un groupe de discussion »,
page 331
13.1.1
Ajout d'un compte de groupe de discussion
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur l'onglet News, puis sur Ajouter.
3 Saisissez le nom du compte, puis cliquez sur Suivant.
Vous pouvez saisir le nom de votre choix. Le nom que vous saisissez s'affiche à côté du dossier
dans votre liste des dossiers.
Groupes de discussion
329
4 Saisissez le nom du serveur News (NNTP).
Pour pouvoir utiliser les groupes de discussion, vous devez avoir accès à un serveur NNTP.
Votre fournisseur de services Internet doit vous fournir les informations de serveur appropriées
et le nom de connexion (si nécessaire). Vous pouvez également rechercher dans Internet une
liste de serveurs NNTP gratuits.
5 Si le serveur requiert une authentification, cliquez sur Mon serveur requiert une authentification,
puis complétez les champs Nom de connexion et Mot de passe.
6 Complétez les champs Adresse électronique et Du nom, puis cliquez sur Suivant.
7 Cliquez sur Connexion via mon réseau local (LAN).
ou
Cliquez sur Connexion via mon modem et ligne téléphonique, sélectionnez une option de
numérotation, puis cliquez sur une connexion dans la zone de liste Connexion réseau à distance
à utiliser.
8 Cliquez sur Suivant.
9 Saisissez la description du dossier, placez le dossier dans la liste des dossiers, puis cliquez sur
Terminer.
330
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
13.1.2
Abonnement ou annulation de l'abonnement à un groupe de
discussion
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur l'onglet News, sélectionnez un compte, puis cliquez sur Groupes de discussion.
3 Cliquez sur un groupe de discussion.
ou
Saisissez un terme de recherche, cliquez sur Rechercher, sélectionnez un groupe de
discussion, puis cliquez sur S'abonner.
4 (Facultatif) Pour annuler l'abonnement à un forum, répétez l'Étape 1 et l'Étape 2, cliquez sur
l'onglet Abonné, sélectionnez un forum, cliquez sur Annuler l'abonnement, puis sur Oui.
13.2
Utilisation des messages des groupes de
discussion
 Section 13.2.1, « Lecture des messages d'un groupe de discussion », page 332
 Section 13.2.2, « Publication d'une nouvelle discussion dans un groupe de discussion »,
page 332
 Section 13.2.3, « Réponse à un message dans un groupe de discussion », page 332
 Section 13.2.4, « Marquage des messages selon vos intérêts », page 333
 Section 13.2.5, « Ajout d'une signature à tous les éléments de groupe de discussion que vous
envoyez », page 333
 Section 13.2.6, « Modification du nom d'affichage pour les publications de groupes de
discussion », page 333
 Section 13.2.7, « Suppression d'un message d'un groupe de discussion », page 334
Groupes de discussion
331
13.2.1
Lecture des messages d'un groupe de discussion
Si vous vous abonnez à un compte Forum NNTP, un dossier NNTP est créé. Il affiche l'icône du
dossier NNTP dans votre liste des dossiers. Le dossier NNTP affiche la liste de chaque groupe de
discussion auquel vous êtes abonné. Lorsque vous cliquez sur un groupe de discussion dans votre
liste des dossiers auquel vous êtes abonné, la liste des éléments affiche celle des récits.
Pour lire un récit :
1 Double-cliquez sur le récit dans la liste des éléments pour afficher le récit dans une nouvelle
fenêtre.
ou
Sélectionnez le récit pour l'afficher dans l'Aperçu.
13.2.2
Publication d'une nouvelle discussion dans un groupe de
discussion
1 Cliquez avec le bouton droit sur le groupe de discussion, puis cliquez sur Nouvelle discussion.
2 Saisissez l'objet du message.
3 Saisissez le message.
4 Pour modifier le groupe de discussion à destination duquel vous publiez ou pour ajouter des
groupes supplémentaires, cliquez sur Groupes de discussion.
5 Cliquez sur OK.
6 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Vous ne pouvez pas retirer un élément publié dans un groupe de discussion.
Si la publication d'un élément dans un groupe de discussion pose un problème (par exemple, si le
serveur NNTP signale que l'espace disque est insuffisant), votre message s'enregistre dans votre
dossier Travail en cours, afin que vous puissiez réessayer de le publier ultérieurement.
13.2.3
Réponse à un message dans un groupe de discussion
1 Avec le bouton droit, cliquez sur l'élément de votre choix dans la liste d'éléments, puis cliquez
sur Répondre.
2 Cliquez sur une option de réponse.
3 Cliquez sur OK.
4 Saisissez une réponse.
5 Pour modifier le groupe de discussion à destination duquel vous publiez ou pour ajouter des
groupes supplémentaires, cliquez sur Groupes de discussion. Pour plus d'informations, appuyez
sur la touche F1 dans la boîte de dialogue Sélectionner des groupes de discussion.
6 Cliquez sur OK.
7 Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.
Vous ne pouvez pas retirer un élément publié dans un groupe de discussion.
Si la publication d'un élément dans un groupe de discussion pose un problème (par exemple, si le
serveur NNTP signale que l'espace disque est insuffisant), votre message s'enregistre dans votre
dossier Travail en cours, afin que vous puissiez réessayer de le publier ultérieurement.
332
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
13.2.4
Marquage des messages selon vos intérêts
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément du groupe de discussion, cliquez sur
Marquer le suivi de discussion, puis sur Surveiller, Lire ou Ignorer.
Vous pouvez ensuite filtrer les messages en fonction de l'état du thread pour afficher uniquement
ceux qui contiennent vos publications.
13.2.5
Ajout d'une signature à tous les éléments de groupe de
discussion que vous envoyez
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur l'onglet News, sur Propriétés, puis sur l'onglet Signature.
3 Cliquez sur Signature ou sur Carte de visite électronique (vCard).
4 Si vous avez sélectionné Signature, saisissez le texte que vous souhaitez utiliser en tant que
signature dans le champ Signature.
Cette signature est différente de celle que vous pouvez créer pour les messages GroupWise
ordinaires ou pour les comptes IMAP ou POP3.
5 Cliquez sur Ajout automatique pour ajouter une signature à tous les éléments que vous publiez.
ou
Cliquez sur Message avant ajout pour avoir la possibilité d'ajouter une signature à chaque
élément que vous publiez.
6 Cliquez sur OK.
13.2.6
Modification du nom d'affichage pour les publications de
groupes de discussion
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur l'onglet Nouvelles, puis sur Propriétés.
3 Saisissez un nom d'affichage.
4 Cliquez sur OK.
Groupes de discussion
333
13.2.7
Suppression d'un message d'un groupe de discussion
1 Cliquez avec le bouton droit sur l'élément, puis cliquez sur Supprimer et Vider.
Le fait de supprimer l'élément d'un groupe de discussion de votre liste d'éléments GroupWise ne
supprime pas cet élément du serveur de news. Vous ne pouvez pas supprimer un élément
publié dans un groupe de discussion.
2 (Facultatif) Pour afficher de nouveau cet élément dans votre liste d'éléments GroupWise, cliquez
avec le bouton droit sur le forum dans l'armoire de GroupWise, puis cliquez sur Réinitialiser.
13.3
Utilisation des groupes de discussion
 Section 13.3.1, « Réduction ou développement de tous les suivis de discussion dans un
groupe », page 334
 Section 13.3.2, « Recherche sur un serveur de groupes de discussion », page 334
 Section 13.3.3, « Spécification de paramètres de téléchargement pour des groupes de
discussion individuels », page 334
 Section 13.3.4, « Mise à jour du dossier Groupe de discussion local », page 335
 Section 13.3.5, « Suppression d'un compte de groupe de discussion », page 335
13.3.1
Réduction ou développement de tous les suivis de
discussion dans un groupe
1 Cliquez avec le bouton droit sur le groupe de discussion, puis cliquez sur Réduire tous les
threads.
ou
Cliquez avec le bouton droit sur le groupe de discussion, puis cliquez sur Développer tous les
threads.
13.3.2
Recherche sur un serveur de groupes de discussion
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le groupe de discussion, puis cliquez sur
Rechercher sur le serveur.
2 Dans la première liste déroulante, cliquez sur le champ dans lequel vous voulez effectuer la
recherche, saisissez les mots à rechercher dans le champ Contient, puis cliquez sur OK.
3 Pour lire un élément affiché dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche de GroupWise,
double-cliquez sur cet élément.
13.3.3
Spécification de paramètres de téléchargement pour des
groupes de discussion individuels
Les paramètres de téléchargement d'un compte NNTP se définissent dans Comptes > Options de
compte > News > le compte > Propriétés > Avancé. Suivez la procédure ci-dessous pour modifier les
paramètres de téléchargement d'un groupe de discussion individuel du compte NNTP.
1 Cliquez avec le bouton droit sur le dossier de groupes de discussion, puis cliquez sur Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet NNTP.
334
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Désélectionnez Utiliser les paramètres de téléchargement à partir du compte.
4 Sélectionnez les options dans la zone de groupe Compte de remplacement.
5 Cliquez sur OK.
13.3.4
Mise à jour du dossier Groupe de discussion local
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur l'onglet News, puis sur Options générales.
3 Cochez la case Envoyer/Récupérer tous les comptes marqués toutes les X minute(s), puis
indiquez la fréquence à laquelle vous voulez mettre à jour le contenu du dossier.
4 Cochez la case Envoyer/Récupérer tous les comptes marqués au démarrage pour mettre à jour
le contenu du dossier lorsque GroupWise démarre.
5 Cliquez sur OK.
13.3.5
Suppression d'un compte de groupe de discussion
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte.
2 Cliquez sur l'onglet News, sur le compte à supprimer, puis sur Supprimer.
3 Cliquez sur Oui.
Groupes de discussion
335
336
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
14
Flux RSS
14
RSS est un format Web utilisé pour publier des contenus mis à jour fréquemment, tels que les
entrées d'un blog, des titres d'actualité et des podcasts. Un document RSS, souvent appelé flux, flux
Web ou canal, contient un résumé du contenu d'un site Web associé ou le texte complet. RSS vous
permet de suivre vos sites Web favoris de façon automatique, au lieu de les vérifier manuellement.
 Section 14.1, « Abonnement à des flux RSS », page 337
 Section 14.2, « Lecture des flux RSS », page 339
 Section 14.3, « Rafraîchissement d'un flux RSS », page 340
 Section 14.4, « Suppression d'une entrée RSS individuelle », page 340
 Section 14.5, « Suppression d'un flux RSS faisant l'objet d'un abonnement », page 340
14.1
Abonnement à des flux RSS
Lorsque vous vous abonnez à des flux RSS, le dossier des flux GroupWise est créé. Il affiche l'icône
du dossier RSS dans votre liste des dossiers. La liste des flux auxquels vous êtes actuellement
abonné doit s'afficher sous le dossier des flux GroupWise. Vous pouvez créer des sous-dossiers
sous le dossier des flux GroupWise et y placer des flux. Lorsque vous cliquez sur un sous-dossier, la
liste des messages affiche une liste des rubriques de tous les flux qui s'y trouvent.
Le mode d'abonnement aux flux RSS dépend de votre navigateur Web. Les instructions pour la
configuration des flux RSS à partir de deux navigateurs très utilisés sont fournies à titre d'exemples.
Si la fonction de flux RSS de votre navigateur n'interagit pas correctement avec GroupWise, vous
pouvez configurer un flux RSS à partir de GroupWise.
 Section 14.1.1, « Firefox », page 337
 Section 14.1.2, « Internet Explorer », page 339
 Section 14.1.3, « GroupWise », page 339
14.1.1
Firefox
 « Version 4.x.x ou 5.x.x » page 337
 « Version 3.x.x » page 338
 « Version 2.x.x » page 338
Version 4.x.x ou 5.x.x
1 Dans Firefox, cliquez sur > Outils > Options.
2 Sélectionnez Applications, puis recherchez Flux Web.
3 Dans la colonne Action, sélectionnez Autre.
4 Recherchez le fichier grpwise.exe, puis cliquez sur Ouvrir > OK.
5 Recherchez le flux RSS auquel vous voulez vous abonner.
Flux RSS
337
6 Cliquez sur le bouton du flux RSS ou sur l'URL de la page Web du flux RSS pour ouvrir la boîte
de dialogue S'abonner au RSS.
Le champ Source est renseigné automatiquement avec l'URL du flux RSS.
7 Indiquez le nom du dossier que vous voulez créer pour le flux RSS dans GroupWise.
8 Spécifie la fréquence à laquelle vous voulez que GroupWise mette à jour le flux RSS.
9 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez supprimer les entrées du dossier lorsqu'elles sont retirées
du serveur.
10 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez télécharger la page complète avec chaque élément. Cela
affiche le flux complet au lieu d'un résumé, mais requiert davantage d'espace disque.
11 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez approuver les images HTML externes du flux. Si vous
sélectionnez cette option, toutes les images du flux s'affichent, ce qui peut poser un problème de
sécurité.
12 Cliquez sur OK.
Version 3.x.x
1 Dans Firefox, cliquez sur Outils > Options.
2 Sélectionnez Applications, puis recherchez Flux Web.
3 Dans la colonne Action, sélectionnez Autre.
4 Recherchez le fichier grpwise.exe, puis cliquez sur Ouvrir > OK.
5 Recherchez le flux RSS auquel vous voulez vous abonner.
6 Cliquez sur le bouton du flux RSS ou sur l'URL de la page Web du flux RSS pour ouvrir la boîte
de dialogue S'abonner au RSS.
Le champ Source est renseigné automatiquement avec l'URL du flux RSS.
7 Indiquez le nom du dossier que vous voulez créer pour le flux RSS dans GroupWise.
8 Spécifie la fréquence à laquelle vous voulez que GroupWise mette à jour le flux RSS.
9 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez supprimer les entrées du dossier lorsqu'elles sont retirées
du serveur.
10 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez télécharger la page complète avec chaque élément. Cela
affiche le flux complet au lieu d'un résumé, mais requiert davantage d'espace disque.
11 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez approuver les images HTML externes du flux. Si vous
sélectionnez cette option, toutes les images du flux s'affichent, ce qui peut poser un problème de
sécurité.
12 Cliquez sur OK.
Version 2.x.x
1 Dans Firefox, cliquez sur Outils > Options.
2 Dans l'onglet Flux, sélectionnez Subscribe to the Feed Using (S'abonner au flux via), puis
cliquez sur Choose Application (Choisir une application).
3 Recherchez et sélectionnez groupwise.exe, puis cliquez sur Ouvrir.
4 Sélectionnez Client Novell GroupWise dans la liste des applications disponibles, puis cliquez sur
OK.
5 Recherchez le flux RSS auquel vous voulez vous abonner.
338
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
6 Cliquez sur le bouton du flux RSS ou sur l'URL de la page Web du flux RSS pour ouvrir la boîte
de dialogue S'abonner au RSS.
Le champ Source est renseigné automatiquement avec l'URL du flux RSS.
7 Indiquez le nom du dossier que vous voulez créer pour le flux RSS dans GroupWise.
8 Spécifie la fréquence à laquelle vous voulez que GroupWise mette à jour le flux RSS.
9 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez supprimer les entrées du dossier lorsqu'elles sont retirées
du serveur.
10 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez télécharger la page complète avec chaque élément. Cela
affiche le flux complet au lieu d'un résumé, mais requiert davantage d'espace disque.
11 (Facultatif) Indiquez si vous souhaitez approuver les images HTML externes du flux. Si vous
sélectionnez cette option, toutes les images du flux s'affichent, ce qui peut poser un problème de
sécurité.
12 Cliquez sur OK.
14.1.2
Internet Explorer
Lorsqu'Internet Explorer est défini comme navigateur par défaut, GroupWise crée un dossier
Diffusions GroupWise dans la liste Windows des flux courants. Le dossier Flux GroupWise contient
un sous-dossier dont le nom correspond à votre adresse électronique.
1 Dans Internet Explorer, recherchez un flux RSS auquel vous voulez vous abonner.
2 Cliquez sur le bouton du flux RSS ou sur l'URL dans la page Web.
3 Dans la page Web du flux RSS, cliquez sur le lien S'abonner.
4 Sélectionnez le dossier dont le nom correspond à votre adresse électronique comme
emplacement du flux RSS, puis cliquez sur S'abonner.
Le flux RSS est ajouté immédiatement au dossier Diffusions GroupWise dans votre boîte aux
lettres.
14.1.3
GroupWise
1 Dans votre navigateur Web, recherchez un flux RSS auquel vous souhaitez vous abonner.
2 Dans GroupWise, cliquez sur Fichier > Nouveau > Flux RSS pour ouvrir la boîte de dialogue
S'abonner au RSS.
3 Copiez l'URL du flux RSS dans le champ Source.
4 Suivez les instructions de Firefox, en commençant par l'Étape 7 page 339.
14.2
Lecture des flux RSS
1 Dans le dossier Diffusions GroupWise de la liste de dossiers, sélectionnez le flux RSS que vous
voulez lire.
2 Dans la liste de messages, double-cliquez sur le flux pour l'afficher dans une nouvelle fenêtre.
ou
Sélectionnez le flux pour l'afficher dans l'Aperçu.
3 Dans la partie supérieure droite de la fenêtre, cliquez sur Page complète pou afficher tout le flux.
Flux RSS
339
ou
Cliquez sur Résumé pour afficher un résumé du flux.
14.3
Rafraîchissement d'un flux RSS
1 Dans le dossier Diffusions GroupWise de la liste de dossiers, sélectionnez le flux RSS que vous
voulez rafraîchir.
2 Cliquez dessus avec le bouton droit, puis sélectionnez Rafraîchir.
14.4
Suppression d'une entrée RSS individuelle
1 Dans le dossier Diffusions GroupWise de la liste de dossiers, sélectionnez le flux RSS que vous
voulez supprimer.
2 Cliquez sur l'icône Supprimer dans la barre d'outils.
14.5
Suppression d'un flux RSS faisant l'objet d'un
abonnement
1 Dans le dossier des flux GroupWise de la liste des dossiers, cliquez sur le flux RSS que vous
voulez supprimer.
2 Cliquez avec le bouton droit sur le flux à supprimer, puis cliquez sur Supprimer.
340
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
15
Gestion de documents
15
Si votre administrateur GroupWise a configuré des bibliothèques et autorisé la gestion de
documents, l'ensemble de vos documents sont stockés dans une bibliothèque GroupWise, ce qui
vous permet de les gérer depuis votre boîte aux lettres.
GroupWise 2014 ne prend plus en charge l'intégration de l'API Open Document Management
(ODMA) ; aucune autre modification ou amélioration n'a été apportée aux fonctionnalités de gestion
des documents de GroupWise. Pour plus d'informations sur l'utilisation des fonctions robustes de
gestion des documents de GroupWise, reportez-vous à la section « Gestion de documents » du
Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 2012.
Solutions de gestion de documents supplémentaires
Si votre entreprise cherche à mettre en place une solution supplémentaire de gestion de documents
et de fichiers, nous vous invitons à étudier les possibilités offertes par Novell Filr et Novell Vibe.
 Pour les entreprises, Novell Filr est la méthode la plus simple et la plus puissante pour fournir
aux utilisateurs finaux des fonctionnalités de découverte, d'accès et de partage de fichiers
depuis tout appareil mobile, en bénéficiant d'une sécurité à toute épreuve. Les utilisateurs
apprécient l'expérience transparente depuis leur ordinateur de bureau, ordinateur portable ou
appareil mobile, ainsi que la possibilité de partager des fichiers avec tout autre utilisateur sur la
base de stratégies et de rôles définis par l'entreprise. Pour plus d'informations, reportez-vous à
la page produit de Novell Filr (http://www.novell.com/products/filr/).
 Novell Vibe permet de regrouper des équipes, ainsi que le contenu dont elles ont besoin. Les
utilisateurs créent des espaces de travail et invitent d'autres personnes à y participer, tant à
l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise. Des équipes virtuelles peuvent gérer, partager,
rechercher et accéder à des documents, des agendas, des forums de discussion, des wikis et
des blogs, facilement et en toute sécurité. De puissantes fonctions de workflow permettent de
suivre l'état et l'évolution des projets. Les espaces de travail d'équipe permettent la mise en
place de réseaux sociaux d'entreprise dont les membres sont choisis non pas en raison de leur
proximité, mais en fonction de leurs compétences. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
page dédiée au produit Novell Vibe (http://www.novell.com/products/vibe/).
Gestion de documents
341
342
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
16
Gestion de GroupWise
16
Vous pouvez adapter GroupWise à vos besoins en archivant et en sauvegardant les messages, en
modifiant votre mot de passe, en réparant votre boîte aux lettres, etc.
 Section 16.1, « Gestion des conditions de connexion requises non standard », page 343
 Section 16.2, « Gestion des mots de passe de boîtes aux lettres », page 344
 Section 16.3, « Archivage des messages électroniques », page 348
 Section 16.4, « Utilisation des informations sur la capacité de stockage des boîtes aux lettres »,
page 352
 Section 16.5, « Utilisation de l'outil Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote »,
page 354
 Section 16.6, « Sauvegarde des messages électroniques », page 354
 Section 16.7, « Réparation de votre boîte aux lettres », page 355
 Section 16.8, « Gestion de la corbeille », page 359
 Section 16.9, « Rappel de l'état du client après incident », page 361
 Section 16.10, « Informations d'assistance GroupWise », page 361
16.1
Gestion des conditions de connexion requises
non standard
 Section 16.1.1, « Connexion à votre Boîte aux lettres à partir du poste de travail d'un autre
utilisateur », page 343
 Section 16.1.2, « Connexion à votre Boîte aux lettres à partir d'un poste de travail partagé »,
page 344
16.1.1
Connexion à votre Boîte aux lettres à partir du poste de
travail d'un autre utilisateur
1 Connectez-vous au réseau avec votre propre nom d'utilisateur.
ou
Pour forcer l'affichage de la boîte de dialogue Démarrage de GroupWise, cliquez avec le bouton
droit de sur l'icône GroupWise sur le bureau, sélectionnez Propriétés, puis cliquez sur l'onglet
Raccourci. Dans le champ Cible après l'exécutable GroupWise, saisissez un espace suivi de /
@u-?, puis cliquez sur OK.
2 Démarrez GroupWise.
3 Saisissez votre nom dans le champ Nom d'utilisateur.
4 Dans le champ Mot de passe, spécifiez votre mot de passe, puis cliquez sur OK.
Gestion de GroupWise
343
16.1.2
Connexion à votre Boîte aux lettres à partir d'un poste de
travail partagé
Si vous utilisez le même poste de travail pour plusieurs utilisateurs, il est vivement recommandé que
chacun dispose de son propre identifiant. Lorsque GroupWise enregistre les paramètres d'affichage
d'un utilisateur, ils sont enregistrés dans le registre de l'utilisateur actuel. Cela permet à GroupWise
d'afficher les paramètres de l'utilisateur actuellement connecté au poste de travail, de sorte que
chaque utilisateur dispose d'une vue personnalisée.
Dès qu'un utilisateur finit d'utiliser le poste de travail, il doit se déconncecter complètement du poste.
Cela permet à d'autres utilisateurs de se connecter au système avec leurs propres paramètres
GroupWise.
Il existe toutefois des circonstances dans lesquelles le fait de disposer d'un identifiant individuel pour
chaque utilisateur n'est pas une option viable. Dans ces cas, vous devez réaliser certaines étapes
pour configurer GroupWise correctement.
L'option de démarrage de l'écran de connexion permet de spécifier certains critères au démarrage de
GroupWise.
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GroupWise sur le bureau, cliquez sur
Propriétés, puis cliquez sur l'onglet Raccourci.
2 Dans le champ Cible après l'exécutable GroupWise, saisissez un espace suivi de /@u-?, puis
cliquez sur OK.
3 Démarrez GroupWise.
4 Saisissez votre nom dans le champ Nom d'utilisateur.
5 Dans le champ Mot de passe, spécifiez votre mot de passe, puis cliquez sur OK.
16.2
Gestion des mots de passe de boîtes aux lettres
 Section 16.2.1, « Aide en cas d'oubli de mot de passe », page 345
 Section 16.2.2, « Utilisation de l'authentification LDAP à la place du mot de passe GroupWise »,
page 345
 Section 16.2.3, « Ajout, modification et suppression de votre mot de passe », page 345
 Section 16.2.4, « Options pour ne pas saisir votre mot de passe GroupWise ou LDAP »,
page 346
 Section 16.2.5, « Utilisation des mots de passe de la boîte aux lettres en mode Caching »,
page 347
 Section 16.2.6, « Utilisation des mots de passe de la boîte aux lettres en mode Remote »,
page 347
 Section 16.2.7, « Utilisation de mots de passe pour les boîtes aux lettres avec des
mandataires », page 348
344
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
16.2.1
Aide en cas d'oubli de mot de passe
Si vous avez oublié votre mot de passe et que ne parvenez pas à vous connecter, contactez
l'administrateur GroupWise de votre entreprise.
Si votre système GroupWise inclut GroupWise WebAccess, vous pouvez cliquer sur le lien Vous ne
parvenez pas à vous connecter ? de la page de connexion WebAccess afin d'obtenir plus
d'informations sur la réinitialisation de votre mot de passe au sein de votre organisation.
16.2.2
Utilisation de l'authentification LDAP à la place du mot de
passe GroupWise
Si votre administrateur GroupWise a activé l'authentification LDAP, votre mot de passe LDAP est
utilisé pour accéder à votre boîte aux lettres plutôt que votre mot de passe GroupWise. Avec
l'authentification LDAP, un mot de passe est requis et vous ne pouvez pas le supprimer.
Si votre administrateur GroupWise a désactivé la modification de mot de passe LDAP dans
GroupWise, vous devez utiliser une autre application pour le modifier. Contactez votre administrateur
GroupWise pour plus d'informations.
16.2.3
Ajout, modification et suppression de votre mot de passe
 « Changement de mot de passe » page 345
 « Utilisation de Single Sign-On » page 345
 « Suppression du mot de passe » page 346
IMPORTANT : si votre administrateur GroupWise a activé l'authentification LDAP et désactivé la
modification du mot de passe LDAP dans GroupWise, vous devrez peut-être utiliser une autre
application pour modifier votre mot de passe. Contactez votre administrateur GroupWise pour plus
d'informations.
Changement de mot de passe
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Mot de passe.
3 Dans la zone Ancien mot de passe, saisissez le mot de passe à modifier.
4 Dans le champ Nouveau mot de passe, saisissez le nouveau mot de passe.
5 Dans le champ Confirmer le nouveau mot de passe, saisissez de nouveau ce mot de passe,
cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Utilisation de Single Sign-On
Si vous utilisez Novell Single Sign-On, vous pouvez configurer GroupWise pour qu'il utilise le mot de
passe Single Sign-On. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire de saisir un mot de passe GroupWise
distinct lorsque vous démarrez GroupWise.
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Mot de passe.
3 Sélectionnez Utiliser Single Sign-On, puis cliquez sur Fermer.
Gestion de GroupWise
345
Suppression du mot de passe
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Mot de passe.
3 Saisissez votre ancien mot de passe, puis cliquez sur OK.
4 Cliquez sur Effacer le mot de passe.
5 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
REMARQUE : si l'administrateur GroupWise a activé l'authentification LDAP, un mot de passe est
requis et vous ne pouvez pas le supprimer.
16.2.4
Options pour ne pas saisir votre mot de passe GroupWise
ou LDAP
Si vous avez un mot de passe mais ne souhaitez pas le saisir à chaque fois que vous démarrez
GroupWise, vous avez plusieurs possibilités. La disponibilité de ces options varie en fonction de la
plate-forme sur laquelle vous exécutez GroupWise, des options définies par votre administrateur
GroupWise et des autres produits installés.
 « Mémorisation de mon mot de passe » page 346
 « Utilisation de l'option Aucun mot de passe n'est requis avec eDirectory » page 346
 « Utilisation de Single Sign-On » page 346
 « Pour ne pas avoir à saisir votre mot de passe GroupWise » page 347
Mémorisation de mon mot de passe
Si vous êtes connecté au réseau avec votre propre identifiant et que vous avez sélectionné
Mémoriser mon mot de passe dans les Options de sécurité ou lors de la connexion, vous n'aurez pas
à entrer de mot de passe sur le poste de travail sur lequel vous vous trouvez. Windows mémorise le
mot de passe.
Utilisation de l'option Aucun mot de passe n'est requis avec
eDirectory
Si vous avez utilisé votre propre identifiant pour vous connecter à Novell eDirectory sur un poste de
travail et que vous avez sélectionné Aucun mot de passe n'est requis avec eDirectory dans la section
Options de sécurité, vous n'aurez pas à entrer de mot de passe. Vous avez déjà été identifié sur
eDirectory ; votre mot de passe n'est pas nécessaire.
Utilisation de Single Sign-On
Si vous avez utilisé votre propre identifiant pour vous connecter à eDirectory sur un poste de travail
sur lequel NetIQ SecureLogin est installé et que vous avez sélectionné Utiliser single sign-on dans
les options de sécurité ou lors de la connexion, vous ne devez pas saisir de mot de passe. Single
Sign-On localise le mot de passe que vous avez enregistré. Si d'autres utilisateurs se connectent à
GroupWise sur votre poste de travail, ils doivent désélectionner cette option au moment de se
connecter. Cela ne désactive pas l'option, mais garantit que l'autre mot de passe ne sera pas
enregistré à la place du vôtre.
346
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Pour ne pas avoir à saisir votre mot de passe GroupWise
La disponibilité de cette option varie en fonction de la plate-forme sur laquelle vous exécutez
GroupWise, des options définies par votre administrateur GroupWise et des autres produits installés.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Sécurité, puis assurez-vous que l'onglet Mot de passe est sélectionné.
3 Sélectionnez Aucun mot de passe n'est requis avec eDirectory.
ou
Saisissez votre mot de passe actuel, puis entrez un nouveau mot de passe, spécifiez-le à
nouveau et sélectionnez Mémoriser mon mot de passe ou Utiliser single sign-on.
4 Cliquez sur OK, puis sur Fermer.
Vous pouvez également sélectionner, au moment de la connexion, l'option Mémoriser mon mot de
passe ou Utiliser Single Sign-On, dans la boîte de dialogue de démarrage.
16.2.5
Utilisation des mots de passe de la boîte aux lettres en
mode Caching
Pour utiliser GroupWise en mode Caching, vous devez attribuer un mot de passe à votre boîte aux
lettres en ligne. Si vous assignez un mot de passe alors que vous êtes en mode Caching, il est
synchronisé vers GroupWise la prochaine fois que vous vous connectez à votre boîte aux lettres en
ligne. Lorsque le mot de passe est synchronisé, il change votre boîte aux lettres en ligne et votre mot
de passe de boîte aux lettres Remote. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 11.1,
« Utilisation du mode Caching », page 293.
Si votre administrateur GroupWise a activé l'authentification LDAP et désactivé la modification du
mot de passe LDAP dans GroupWise, vous devrez peut-être utiliser une autre application pour
modifier votre mot de passe. Contactez votre administrateur GroupWise pour plus d'informations.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte, puis sélectionnez votre compte GroupWise.
2 Cliquez sur Propriétés, puis sur Avancé.
3 Changez le mot de passe dans le champ Mot de passe de la boîte aux lettres en ligne.
4 Cliquez sur OK.
16.2.6
Utilisation des mots de passe de la boîte aux lettres en
mode Remote
Pour utiliser le mode Remote, vous devez assigner un mot de passe à votre boîte aux lettres en ligne.
Si vous assignez un mot de passe alors que vous êtes en mode Remote, il est synchronisé vers
GroupWise la prochaine fois que vous vous connectez à votre boîte aux lettres en ligne. Lorsque le
mot de passe est synchronisé, il change le mot de passe de votre boîte aux lettres en ligne et de
caching. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 11.2, « Utilisation du mode Remote »,
page 299.
Si votre administrateur GroupWise a activé l'authentification LDAP et désactivé la modification du
mot de passe LDAP dans GroupWise, vous devrez peut-être utiliser une autre application pour
modifier votre mot de passe. Contactez votre administrateur GroupWise pour plus d'informations.
1 Cliquez sur Comptes > Options de compte, puis sélectionnez votre compte GroupWise.
2 Cliquez sur Propriétés, puis sur Serveur.
Gestion de GroupWise
347
3 Changez le mot de passe dans le champ Mot de passe de la boîte aux lettres en ligne.
4 Cliquez sur OK.
16.2.7
Utilisation de mots de passe pour les boîtes aux lettres avec
des mandataires
Le fait de définir un mot de passe pour votre boîte aux lettres n'affecte en rien son accès par un
mandataire. Les droits attribués à votre mandataire dans la liste d'accès définissent sa capacité à
accéder à votre boîte aux lettres.
16.3
Archivage des messages électroniques
La fonction d'archivage permet d'enregistrer des messages électroniques ou téléphoniques, des
rendez-vous, des notes ou des tâches dans une base de données définie sur une unité locale.
L'archivage des éléments libère de l'espace sur le réseau et n'encombre pas votre boîte aux lettres. Il
évite également que des éléments ne soient supprimés automatiquement.
 Section 16.3.1, « Présentation de l'archive », page 348
 Section 16.3.2, « Spécification du lieu de stockage des archives », page 349
 Section 16.3.3, « Déplacement d'un élément vers l'archive », page 349
 Section 16.3.4, « Archivage automatique d'éléments », page 349
 Section 16.3.5, « Affichage des éléments archivés », page 350
 Section 16.3.6, « Récupération d'éléments archivés », page 350
 Section 16.3.7, « Déplacement de l'archive vers un autre emplacement », page 351
 Section 16.3.8, « Regroupement d'éléments archivés à partir de plusieurs archives », page 352
16.3.1
Présentation de l'archive
Vous pouvez afficher les éléments archivés lorsque vous le souhaitez. Vous pouvez également
récupérer tout élément archivé. Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne
pouvez pas effectuer le suivi de son état.
L'administrateur GroupWise peut spécifier un archivage automatique régulier de vos éléments.
L'archivage automatique se produit à chaque ouverture du client GroupWise. Les éléments sont
archivés à partir de la boîte aux lettres que l'utilisateur est en train d'utiliser. Cela signifie qu'en mode
Caching, les éléments sont archivés depuis votre boîte aux lettres de caching et qu'en mode En
ligne, ils le sont depuis votre boîte aux lettres en ligne.
Certains éléments, tels que les rendez-vous, peuvent être planifiés afin d'être archivés avant même
la date du rendez-vous. Une fois archivés, ces éléments sont supprimés du dossier Éléments
envoyés mais demeurent dans votre agenda. Ainsi, vous pouvez planifier des rendez-vous
longtemps à l'avance, sans craindre qu'ils ne soient supprimés de votre agenda.
Lorsque vous déplacez un élément vers un dossier, il n'est pas archivé. Quel que soit leur dossier de
stockage, tous les éléments sont affectés par les options de nettoyage que vous spécifiez dans les
options d'environnement et par toute option d'archivage ou de nettoyage spécifiée par votre
administrateur.
Les éléments archivés ne sont jamais supprimés, sauf si vous les supprimez manuellement de vos
archives.
348
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
16.3.2
Spécification du lieu de stockage des archives
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.
3 Spécifiez l'emplacement de votre répertoire d'archivage dans le champ Répertoire d'archivage.
4 Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur l'archivage d'éléments dans votre boîte aux lettres, reportez-vous à la
Section 16.3, « Archivage des messages électroniques », page 348.
IMPORTANT : si vous exécutez GroupWise sur plusieurs postes de travail, assurez-vous que
l'emplacement de l'archive que vous indiquez n'existe que sur un seul de ces postes de travail. Après
la création initiale de votre archive, le processus d'archivage ne se produit que si GroupWise peut
accéder à l'emplacement indiqué. Si l'archive existe sur plusieurs ordinateurs, cela se traduit par la
génération de plusieurs archives, une situation qu'il convient d'éviter. Pour savoir comment remédier
à ce problème, reportez-vous à la Section 16.3.8, « Regroupement d'éléments archivés à partir de
plusieurs archives », page 352.
16.3.3
Déplacement d'un élément vers l'archive
1 Le cas échéant, spécifiez le chemin d'accès au répertoire d'archivage dans le champ
Emplacement des fichiers de la boîte de dialogue Environnement. Reportez-vous à la
Section 16.3.2, « Spécification du lieu de stockage des archives », page 349.
2 Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez les éléments à archiver.
3 Cliquez sur Opérations > Déplacer vers Archives.
Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne pouvez pas effectuer le suivi de son
état.
16.3.4
Archivage automatique d'éléments
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Nettoyage.
Gestion de GroupWise
349
3 Sélectionnez Archivage automatique après pour le type d'élément de votre choix.
4 Indiquez le délai (en jours) entre la distribution ou la finalisation de l'élément et son archivage.
5 Cliquez sur OK.
Si votre administrateur GroupWise a défini un archivage automatique à intervalle régulier, vous ne
pourrez peut-être pas modifier cette option.
Si l'archivage automatique est configuré pour des éléments dans votre boîte aux lettres, les éléments
du dossier Liste des tâches sont également archivés en fonction de leur date de réception initiale et
non en fonction de la date d'échéance que vous leur avez assignée.
Si vous utilisez un ordinateur sur lequel l'archivage automatique est configuré, les éléments ne sont
archivés que sur un seul ordinateur. Si vous utilisez un ordinateur sur lequel l'archivage automatique
n'est pas disponible, les éléments ne sont pas archivés sur ce poste.
16.3.5
Affichage des éléments archivés
1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Fichier > Ouvrir les archives.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des
dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé),
puis cliquez sur Archiver.
16.3.6
Récupération d'éléments archivés
1 Cliquez sur Fichier > Ouvrir les archives.
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des
dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé),
puis cliquez sur Archiver.
2 Cliquez sur l'élément que vous souhaitez sortir des archives, puis cliquez sur Opérations >
Déplacer vers Archives.
3 Cliquez sur Fichier > Ouvrir les archives pour fermer les archives et revenir à la fenêtre
principale.
350
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
ou
Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des
dossiers affiche Archiver), puis cliquez sur votre dossier utilisateur (votre nom) pour revenir au
mode de GroupWise précédemment exécuté.
Les messages récupérés des archives sont replacés dans le dossier à partir duquel ils avaient été
archivés. Si ce dossier a été supprimé, GroupWise en crée un nouveau. Si vous avez configuré
l'archivage automatique, les messages récupérés des archives restent dans votre boîte aux lettres
active pendant 7 jours avant d'être replacés dans l'archive.
16.3.7
Déplacement de l'archive vers un autre emplacement
Pour déplacer vos archives vers un autre emplacement du système de fichiers de votre ordinateur :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Emplacement des fichiers.
3 Dans le champ Répertoire d'archivage, spécifiez l'emplacement dans lequel vous souhaitez
placer l'archive.
Si vous déplacez l'archive dans un emplacement contenant déjà (ou ayant déjà contenu) une
archive GroupWise, ne spécifiez pas un répertoire dans lequel se trouvent des fichiers
d'archivage. Les fichiers d'archivage sont stockés dans le répertoire ofxxxarc, qui est
automatiquement généré par GroupWise en tant que sous-répertoire du répertoire d'archivage.
Si vous désignez le répertoire ofxxxarc en tant que répertoire d'archivage GroupWise, cela se
traduit par la génération de plusieurs archives, une situation qu'il est préférable d'éviter. Pour
savoir comment remédier à ce problème, reportez-vous à la Section 16.3.8, « Regroupement
d'éléments archivés à partir de plusieurs archives », page 352.
4 Cliquez sur Appliquer.
5 (Conditionnel) Si vous n'avez pas encore activé l'archivage, le système vous demande si vous
souhaitez le faire. Cliquez sur Oui.
6 (Conditionnel) Si vous déplacez votre archive dans un répertoire ne contenant pas déjà des
fichiers d'archivage, vous recevez un message vous demandant si vous souhaitez déplacer le
contenu de l'archive dans le nouvel emplacement.
Gestion de GroupWise
351
7 Vérifiez qu'il s'agit bien de l'emplacement dans lequel vous souhaitez placer vos archives, plus
cliquez sur Oui.
8 Cliquez sur OK.
16.3.8
Regroupement d'éléments archivés à partir de plusieurs
archives
Pour combiner plusieurs archives dans une seule :
1 Dans le client GroupWise, indiquez le répertoire d'archivage contenant le moins d'éléments.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 16.3.2, « Spécification du lieu de stockage
des archives », page 349.
Vous devez vous trouver sur l'ordinateur physique contenant le répertoire de l'archive.
2 Annulez l'archivage de tous les éléments présents dans l'archive, comme expliqué à la
Section 16.3.6, « Récupération d'éléments archivés », page 350.
3 Spécifiez votre répertoire d'archivage principal.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 16.3.2, « Spécification du lieu de stockage
des archives », page 349.
Vous devez vous trouver sur l'ordinateur physique contenant le répertoire de l'archive.
4 Archivez tous les éléments à placer dans l'archive principale, comme expliqué à la
Section 16.3.3, « Déplacement d'un élément vers l'archive », page 349.
5 Répétez la procédure de l'Étape 1 à l'Étape 4 pour toutes les autres archives dont vous
disposez, jusqu'à ce que tous les éléments aient été placés dans l'archive principale.
16.4
Utilisation des informations sur la capacité de
stockage des boîtes aux lettres
Utilisez la boîte de dialogue Informations sur la capacité de stockage des boîtes aux lettres pour
connaître la taille de votre boîte aux lettres et gérer les éléments qu'elle contient afin de récupérer de
l'espace. Votre administrateur GroupWise peut définir une taille limite pour votre boîte aux lettres. Si
la taille de votre boîte aux lettres dépasse cette limite, vous ne pourrez pas envoyer de nouveaux
éléments tant que vous n'aurez pas archivé ou supprimé certains éléments existants. Vous pouvez
vérifier la capacité de stockage de la boîte aux lettres à tout moment.
 Section 16.4.1, « Affichage des informations sur la taille de la boîte aux lettres », page 353
 Section 16.4.2, « Suppression de messages électroniques à l'aide des informations sur la
capacité de stockage des boîtes aux lettres », page 353
 Section 16.4.3, « Archivage de messages électroniques à l'aide des informations sur la capacité
de stockage des boîtes aux lettres », page 353
352
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
16.4.1
Affichage des informations sur la taille de la boîte aux
lettres
1 Cliquez sur Outils > Vérifier la taille de la boîte aux lettres.
2 Dans la zone de groupe Afficher, cliquez sur Corbeille, Éléments envoyés, Éléments reçus ou
Éléments personnels/de brouillon.
Lorsque vous sélectionnez une vue, GroupWise recherche les éléments dans le dossier
sélectionné et les affiche dans l'ordre décroissant, du fichier le plus volumineux au moins
volumineux. Pour interrompre cette opération à tout moment, cliquez sur Arrêter la requête.
16.4.2
Suppression de messages électroniques à l'aide des
informations sur la capacité de stockage des boîtes aux
lettres
1 Cliquez sur Outils > Vérifier la taille de la boîte aux lettres.
2 Dans la zone de groupe Afficher, cliquez sur Corbeille, Éléments envoyés, Éléments reçus ou
Éléments personnels/de brouillon.
Lorsque vous sélectionnez une vue, GroupWise recherche les éléments dans le dossier
sélectionné et les affiche dans l'ordre décroissant, du fichier le plus volumineux au moins
volumineux. Pour interrompre cette opération à tout moment, cliquez sur Arrêter la requête.
3 Sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez sur Supprimer.
4 Répétez les opérations de l'Étape 2 et de l'Étape 3 jusqu'à ce que la taille de votre boîte aux
lettres soit inférieure à la taille limite définie par votre administrateur GroupWise.
16.4.3
Archivage de messages électroniques à l'aide des
informations sur la capacité de stockage des boîtes aux
lettres
1 Cliquez sur Outils > Vérifier la taille de la boîte aux lettres.
2 Dans la zone de groupe Afficher, cliquez sur Corbeille, Éléments envoyés, Éléments reçus ou
Éléments personnels/de brouillon.
Gestion de GroupWise
353
Lorsque vous sélectionnez une vue, GroupWise recherche les éléments dans le dossier
sélectionné et les affiche dans l'ordre décroissant, du fichier le plus volumineux au moins
volumineux. Pour interrompre cette opération à tout moment, cliquez sur Arrêter la requête.
3 Sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez sur Archiver.
4 Répétez les opérations de l'Étape 2 et de l'Étape 3 jusqu'à ce que la taille de votre boîte aux
lettres soit inférieure à la taille limite définie par votre administrateur GroupWise.
16.5
Utilisation de l'outil Gestion de l'espace disque de
la bibliothèque Remote
Faites appel à l'outil Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote pour gérer les documents
contenus dans votre bibliothèque Remote. Généralement, dans la boîte aux lettres de caching, les
documents sont conservés dans un répertoire distinct des messages standard. Le fait de supprimer
des fichiers de la bibliothèque Remote n'entraîne pas leur suppression de la bibliothèque principale.
Pour accéder à l'outil Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote, procédez comme suit :
1 Cliquez sur Outils > Gérer la taille de la bibliothèque.
Dans la fenêtre Gestion de l'espace disque de la bibliothèque Remote, vous pouvez voir tous vos
documents stockés, ainsi que la quantité d'espace qu'ils occupent. Pour supprimer un document, il
vous suffit de le sélectionner et de cliquer sur Supprimer.
16.6
Sauvegarde des messages électroniques
En général, votre administrateur GroupWise sauvegarde régulièrement votre boîte aux lettres
réseau. Vous pouvez de votre côté effectuer une sauvegarde de votre boîte aux lettres locale si vous
souhaitez en conserver une copie supplémentaire ou sauvegarder des informations qui ne se
trouvent plus dans votre boîte aux lettres réseau.
Si l'administrateur GroupWise a créé une zone de restauration et a sauvegardé l'intégralité du
système GroupWise, ou si vous avez sauvegardé votre boîte aux lettres locale en mode Remote ou
Caching, vous pouvez ouvrir une copie de sauvegarde de cette boîte aux lettres pour afficher et
restaurer les éléments qu'elle contient. Vous devez toutefois disposer des droits d'accès en lecture et
écriture sur la zone de restauration si elle se trouve sur le réseau.
 Section 16.6.1, « Sauvegarde de la boîte aux lettres », page 354
 Section 16.6.2, « Restauration d'éléments à partir d'une sauvegarde », page 355
16.6.1
Sauvegarde de la boîte aux lettres
Pour sauvegarder manuellement votre boîte aux lettres locale en mode Remote ou Caching :
1 Cliquez sur Outils > Sauvegarder la boîte aux lettres.
2 Indiquez l'emplacement de la sauvegarde si vous y êtes invité, puis cliquez sur OK.
Pour configurer une sauvegarde automatique :
1 En mode Remote ou Caching, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur
Environnement.
2 Cliquez sur l'onglet Options de sauvegarde, puis sélectionnez Sauvegarder la boîte aux lettres
Remote.
354
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Indiquez l'emplacement de la sauvegarde. L'emplacement par défaut est
c:\novell\groupwise\backup.
4 Indiquez la fréquence à laquelle vous voulez que votre boîte aux lettres soit sauvegardée.
5 (Facultatif) Sélectionnez Ne pas confirmer avant d'effectuer la sauvegarde.
La sauvegarde a lieu chaque fois que vous fermez GroupWise. L'opération risque de prendre un
certain temps si la boîte aux lettres est volumineuse. Vous pouvez décider si la boîte aux lettres
doit être sauvegardée chaque fois que vous fermez GroupWise.
16.6.2
Restauration d'éléments à partir d'une sauvegarde
1 Cliquez sur Fichier > Ouvrir la sauvegarde.
2 Saisissez le chemin complet d'accès à la boîte aux lettres sauvegardée ou sélectionnez-le, puis
saisissez votre mot de passe si nécessaire.
3 Sélectionnez l'élément à restaurer, puis cliquez sur Opérations > Restaurer.
Cette méthode ne permet pas de restaurer des documents de bibliothèque GroupWise. Pour
plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 15, « Gestion de documents », page 341.
4 Pour quitter votre boîte aux lettres sauvegardée, cliquez sur Fichier > Ouvrir la sauvegarde.
16.7
Réparation de votre boîte aux lettres
Pour garantir le bon fonctionnement de GroupWise, effectuez une maintenance régulière de la boîte
aux lettres. Certaines tâches de maintenance sont de temps en temps nécessaires pour résoudre un
problème de boîte aux lettres ou de base de données GroupWise.
Vous pouvez utiliser la fonction Réparer la boîte aux lettres pour effectuer les opérations de
maintenance suivantes :
 Section 16.7.1, « Présentation de la maintenance de la boîte aux lettres », page 356
 Section 16.7.2, « Décision quant à la nécessité de réparer votre boîte aux lettres », page 356
 Section 16.7.3, « Installation de GroupWise Check », page 357
 Section 16.7.4, « Analyse et réparation des bases de données », page 357
 Section 16.7.5, « Reconstruction de la structure de la boîte aux lettres », page 358
Gestion de GroupWise
355
16.7.1
Présentation de la maintenance de la boîte aux lettres
Les opérations de maintenance s'effectuent sur la boîte aux lettres à laquelle vous êtes actuellement
connecté (boîte aux lettres de caching, Remote ou Archive). La fonction Réparer la boîte aux lettres
n'est disponible dans le menu que si vous êtes en mode Caching, Remote ou Archive.
En mode En ligne, votre boîte aux lettres GroupWise se trouve dans le bureau de poste dont vous
dépendez et la maintenance de votre boîte aux lettres en ligne est effectuée par votre administrateur
GroupWise. Dans d'autres modes, vous pouvez effectuer une partie de votre propre maintenance,
selon les fonctions du client GroupWise que vous utilisez.
Archiver : lorsque vous archivez des éléments GroupWise, ces derniers sont stockés à
l'emplacement que vous avez spécifié via Outils > Options > Environnement > Emplacement des
fichiers. Pour réparer vos archives, ouvrez-les via Fichier > Ouvrir les archives.
Boîte aux lettres de Caching : en mode Caching, votre boîte aux lettres de caching est stockée à
l'emplacement que vous avez spécifié lors de sa configuration. Pour pouvoir réparer votre boîte aux
lettres de caching, vous devez travailler en mode Caching.
Boîte aux lettres Remote : en mode Remote, votre boîte aux lettres Remote est stockée à
l'emplacement que vous avez spécifié lorsque vous avez utilisé la fonction « En route » pour la créer.
Pour pouvoir réparer votre boîte aux lettres Remote, vous devez travailler en mode Remote.
Trois bases de données sont associées à chacun de ces emplacements de boîte aux lettres.
Base de données utilisateur : votre base de données utilisateur contient vos paramètres d'options
client, vos pointeurs vers les messages, vos groupes personnels, vos carnets d'adresses personnels,
ainsi que vos règles.
Base de données de messages : votre base de données de messages contient vos éléments
GroupWise.
Base de données de documents : votre base de données de documents contient tous les
documents auxquels vous avez accès depuis une bibliothèque GroupWise.
Lorsque vous réparez une boîte aux lettres, vous pouvez choisir les bases de données à réparer,
suivant le type de problème rencontré.
16.7.2
Décision quant à la nécessité de réparer votre boîte aux
lettres
Il est possible que votre boîte aux lettres GroupWise ou que d'autres bases de données GroupWise
soient corrompues. Les origines de ce problème peuvent être multiples. Lorsque cela se produit,
GroupWise ne peut généralement plus lire les éléments de votre boîte aux lettres. L'exécution de
Réparer la boîte aux lettres peut corriger la plupart de ces problèmes. Pour plus d'informations sur la
réparation de votre boîte aux lettres, reportez-vous à la Section 16.7.4, « Analyse et réparation des
bases de données », page 357 et à la Section 16.7.5, « Reconstruction de la structure de la boîte aux
lettres », page 358.
356
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
16.7.3
Installation de GroupWise Check
Suivant le mode d'installation de GroupWise Check, vous pouvez disposer, dans le menu Outils,
d'une option Réparer la boîte aux lettres qui permet d'exécuter GWCheck à partir du client. Si
l'utilitaire GWCheck est disponible, vous pouvez effectuer la maintenance de la base de données de
vos boîtes aux lettres Remote, Caching et d'archivage.
Pour que l'option Réparer la boîte aux lettres s'affiche dans le menu Outils, les fichiers suivants
doivent être installés dans le répertoire de GroupWise. Il s'agit par défaut du répertoire C:\Program
Files(x86)\Novell\GroupWise.
 gwcheck.exe
 gwchkxx.dll (remplacez xx par le code de votre langue)
 gwchkxx.chm (remplacez xx par le code de votre langue)
L'administrateur GroupWise peut installer ces fichiers via SetupIP pour installer votre client
GroupWise et sélectionner l'installation et l'activation de GWCheck. La configuration par défaut pour
SetupIP est d'installer GWCheck, mais sans l'activer.
Si l'option Réparer la boîte aux lettres n'apparaît pas dans le menu Outils :
1 Copiez les fichiers repris ci-dessus depuis le répertoire de GWCheck
(\Novell\GroupWise\gwcheck) vers le répertoire principal de GroupWise
(\Novell\GroupWise).
16.7.4
Analyse et réparation des bases de données
Dans l'utilitaire Maintenance de la boîte aux lettres de GroupWise, l'opération Analyser/Réparer les
bases de données permet d'analyser votre boîte aux lettres et de réparer les divers types de
problèmes détectés.
Pour analyser et, le cas échéant, réparer votre boîte aux lettres, procédez comme suit :
1 Cliquez sur Outils > Réparer la boîte aux lettres, puis cliquez sur Oui.
2 Dans la liste déroulante Opération, sélectionnez Analyser/Réparer les bases de données.
3 Sélectionnez l'option Analyser/Réparer les bases de données appropriée parmi celles
proposées :
Structure : cette opération permet de vérifier l'intégrité structurelle de la boîte aux lettres et
indique la quantité d'espace qui peut être récupérée en cas de reconstruction de la boîte aux
lettres.
Vérification de l'index : si vous sélectionnez l'option Structure, vous pouvez également
sélectionner l'option Vérification de l'index. Vous devez procéder à une vérification de l'index si
vous obtenez une erreur de lecture lorsque vous essayez d'ouvrir un message ou si un
expéditeur vous envoie un message qui n'apparaît pas dans votre boîte aux lettres, même si
l'expéditeur voit le message marqué comme Distribué. Plus la taille de votre boîte aux lettres est
importante, plus la vérification de l'index dure longtemps.
Sommaire : une vérification de contenu permet de vérifier les références à d'autres éléments.
Par exemple, dans votre base de données utilisateur, cette opération permet de vérifier que tous
les messages répertoriés dans votre boîte aux lettres existent bien dans votre base de données
de messages. Dans votre base de données de message, cette opération permet de vérifier que
toutes les pièces jointes aux messages contenus dans votre boîte aux lettres existent bien dans
les répertoires de pièces jointes. Une vérification de contenu permet également de vous assurer
de la validité de vos règles et de vos groupes personnels.
Gestion de GroupWise
357
Récupération de statistiques : si vous sélectionnez Contenu, vous pouvez également,
pendant la vérification du contenu, rassembler des statistiques concernant votre boîte aux
lettres. (nombre de messages et de rendez-vous, quantité d'espace utilisée, etc.).
4 Sélectionnez Résolution des problèmes pour réparer votre boîte aux lettres.
Si vous désélectionnez cette option, vos problèmes de boîte aux lettres sont signalés, mais pas
résolus.
5 Dans l'onglet Bases de données, sélectionnez une ou plusieurs bases de données à analyser et,
le cas échéant, à réparer.
Pour plus d'informations sur les bases de données, reportez-vous à la Section 16.7.1,
« Présentation de la maintenance de la boîte aux lettres », page 356.
Dans l'onglet Consignation, le champ Fichier journal indique qu'un fichier appelé gwchk32.log
est créé par défaut dans le répertoire d'installation du client GroupWise.
6 (Facultatif) Vous pouvez spécifier un autre nom et un autre emplacement de fichier.
Vous pouvez également sélectionner Consignation verbeuse pour enregistrer des informations
plus détaillées pendant le processus d'analyse et de réparation.
7 Cliquez sur Exécuter pour lancer l'option Analyser/Réparer les bases de données.
Un journal de progression s'affiche pendant le processus d'analyse et de réparation.
Vous pouvez à tout moment cliquer sur Arrêter pour arrêter le processus. Un code d'erreur
s'affiche alors, mais uniquement pour signaler l'arrêt du processus.
Pendant le processus d'analyse et de réparation, vous pouvez à tout moment cliquer
sur Statistiques pour ajouter au journal des données statistiques provisoires, telles que le
nombre de problèmes identifiés et résolus à ce stade du processus.
8 Une fois le processus d'analyse et de réparation terminé, cliquez sur Fermer, puis sur OK.
9 Cliquez sur Fermer pour revenir à votre boîte aux lettres GroupWise.
16.7.5
Reconstruction de la structure de la boîte aux lettres
L'opération Reconstruction structurelle de l'outil Maintenance de la boîte aux lettres GroupWise force
la reconstruction structurelle d'une base de données dans votre boîte aux lettres, que les problèmes
aient été détectés via l'opération Analyser/Réparer les bases de données ou non. La reconstruction
structurelle garantit que les différents conteneurs d'enregistrements de la base de données sont
correctement organisés, de sorte que l'extraction des données par le client GroupWise s'effectue
sans problème.
Pour effectuer une reconstruction structurelle sur votre boîte aux lettres, procédez comme suit :
1 Cliquez sur Outils > Réparer la boîte aux lettres, puis cliquez sur Oui.
2 Dans la liste déroulante Opérations, sélectionnez Reconstruction structurelle.
3 Sous l'onglet Bases de données, sélectionnez une ou plusieurs bases de données à
reconstruire.
Pour plus d'informations sur les bases de données, reportez-vous à la Section 16.7.1,
« Présentation de la maintenance de la boîte aux lettres », page 356.
4 Dans l'onglet Consignation, le champ Fichier journal indique qu'un fichier appelé gwchk32.log
est créé par défaut dans le répertoire d'installation du client GroupWise.
Vous pouvez spécifier un autre nom et un autre emplacement de fichier. Vous pouvez également
sélectionner Consignation verbeuse pour enregistrer des informations plus détaillées pendant la
reconstruction structurelle.
5 Cliquez sur Exécuter pour lancer la reconstruction structurelle.
358
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Un journal de progression s'affiche pendant la reconstruction structurelle.
Vous pouvez cliquez sur Arrêter à tout moment pour interrompre cette opération. Un code
d'erreur s'affiche alors, mais uniquement pour signaler l'arrêt du processus.
Pendant la reconstruction structurelle, vous pouvez à tout moment cliquer sur Statistiques pour
ajouter au journal des données statistiques provisoires, telles que le nombre de problèmes
résolus à ce stade du processus.
6 Une fois la reconstruction structurelle terminée, cliquez sur Fermer, puis sur OK.
7 Cliquez sur Fermer pour revenir à votre boîte aux lettres GroupWise.
16.8
Gestion de la corbeille
Tous les messages téléphoniques et électroniques, les rendez-vous, les tâches, les documents et les
notes qui ont été supprimés sont stockés dans la corbeille. Tant que la corbeille n'est pas vidée, les
éléments qu'elle contient peuvent être affichés, ouverts ou renvoyés dans votre boîte aux lettres. Une
fois la corbeille vidée, les éléments qu'elle contient sont supprimés du système.
Vous pouvez vider la totalité de la corbeille ou ne supprimer que les éléments sélectionnés. Les
éléments de la corbeille peuvent être supprimés en fonction des jours saisis dans l'onglet Nettoyage
des options d'environnement ou la corbeille peut être vidée manuellement. L'administrateur
GroupWise peut spécifier que votre corbeille doit être vidée automatiquement à intervalle régulier.
 Section 16.8.1, « Affichage des éléments de votre corbeille », page 359
 Section 16.8.2, « Annulation de la suppression d'un élément de votre corbeille », page 359
 Section 16.8.3, « Enregistrement d'un élément de votre corbeille », page 360
 Section 16.8.4, « Vidage de la corbeille », page 360
16.8.1
Affichage des éléments de votre corbeille
1 Dans la liste complète des dossiers, cliquez sur
.
Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des
dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching
pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste des dossiers complète.
Vous pouvez ouvrir, enregistrer et afficher des informations concernant les éléments stockés dans la
corbeille. Vous pouvez également supprimer des éléments de façon permanente ou les replacer
dans la boîte aux lettres. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de la corbeille pour
afficher d'autres options.
16.8.2
Annulation de la suppression d'un élément de votre
corbeille
1 Dans la liste complète des dossiers, cliquez sur
.
Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des
dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching
pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste des dossiers complète.
2 Sélectionnez les éléments dont vous voulez annuler la suppression.
3 Cliquez sur Éditer > Restituer.
Gestion de GroupWise
359
L'élément restitué est placé dans le dossier duquel il avait été supprimé. Si ce dossier d'origine
n'existe plus, l'élément est placé dans votre boîte aux lettres.
4 (Facultatif) Vous pouvez également restaurer un élément en le faisant glisser depuis la corbeille
vers un autre dossier.
16.8.3
Enregistrement d'un élément de votre corbeille
Vous pouvez enregistrer des éléments qui se trouvent dans la corbeille comme vous le feriez pour
n'importe quel autre élément. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section « Enregistrement
d'un message électronique reçu sur le disque ou dans une bibliothèque GroupWise » page 128.
16.8.4
Vidage de la corbeille
 « Vidage manuel de la corbeille » page 360
 « Suppression d'éléments sélectionnés de la corbeille » page 360
 « Vidage automatique de la corbeille » page 360
Vidage manuel de la corbeille
1 Dans la liste des dossiers complète, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
, puis cliquez
sur Vider la corbeille.
Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des
dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching
pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste des dossiers complète.
Suppression d'éléments sélectionnés de la corbeille
1 Dans la liste complète des dossiers, cliquez sur
.
Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des
dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching
pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste des dossiers complète.
2 Sélectionnez un ou plusieurs éléments.
3 Cliquez sur Éditer > Supprimer, puis sur Oui.
Vidage automatique de la corbeille
Si votre administrateur GroupWise a spécifié que la corbeille doit être vidée automatiquement de
manière régulière, vous ne pouvez pas modifier cette option.
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Nettoyage.
360
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3 Sélectionnez le bouton Automatiquement après dans la zone de groupe Vider la corbeille, puis
indiquez le nombre de jours entre deux suppressions automatiques.
4 Cliquez sur OK.
16.9
Rappel de l'état du client après incident
Pour prévenir la perte de données en cas d'incident, le client GroupWise peut se souvenir de l'état de
chaque fenêtre ouverte, du dossier actif et d'autres informations importantes. Lorsque le client est
rouvert à la suite d'un incident, l'état enregistré est restauré. Lorsque cette option est activée, le client
enregistre l'état toutes les 5 minutes. Pour activer cette option qui est désactivée par défaut,
procédez comme suit :
1 Cliquez sur Outils > Options.
2 Double-cliquez sur Environnement.
3 Sous l'onglet Général, sélectionnez Continue where you left off at startup (Continuer au
démarrage là où vous vous êtes arrêté).
4 Cliquez sur OK.
16.10
Informations d'assistance GroupWise
Si vous devez contacter vos ressources de support technique afin d'obtenir de l'aide sur GroupWise,
il se peut que les informations suivantes vous soient demandées :
 Version du programme
 Numéro de version
 Langues installées
 Nom d'utilisateur actuel
Gestion de GroupWise
361
 Bureau de poste GroupWise
 Emplacement du bureau de poste GroupWise
Pour obtenir ces informations :
1 Cliquez sur Aide > À propos de GroupWise dans votre fenêtre principale.
362
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
17
SMS, appels téléphoniques et
messagerie instantanée
17
GroupWise vous permet d'envoyer des SMS, de passer des appels téléphoniques et d'utiliser la
messagerie instantanée.
 Section 17.1, « Envoi de SMS », page 363
 Section 17.2, « Appels téléphoniques », page 365
 Section 17.3, « Utilisation de la messagerie instantanée », page 365
17.1
Envoi de SMS
Depuis GroupWise, vous pouvez envoyer des SMS à d'autres utilisateurs GroupWise ou nonGroupWise sans avoir à télécharger ou exécuter de logiciel tiers.
Pour pouvoir envoyer un SMS depuis GroupWise, vous devez d'abord définir l'opérateur de
téléphonie mobile de l'utilisateur.
REMARQUE : les fonctionnalités et la configuration de GroupWise en matière de SMS, de même
que les prix de ceux-ci, peuvent varier selon les opérateurs de téléphonie actifs dans votre région.
 Section 17.1.1, « Définition de l'opérateur de téléphonie mobile d'un utilisateur », page 363
 Section 17.1.2, « Envoi d'un SMS à un téléphone portable », page 364
 Section 17.1.3, « Envoi d'un SMS à l'aide de Skype », page 365
17.1.1
Définition de l'opérateur de téléphonie mobile d'un
utilisateur
Vous pouvez définir l'opérateur de téléphonie mobile d'un utilisateur en modifiant les informations
d'un contact existant ou en créant un nouveau contact dans le dossier Contacts fréquents ou un autre
dossier de contacts personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses GroupWise, vous
devez d'abord le copier dans le dossier Contacts fréquents ou dans un autre dossier de contacts
personnels.
1 Dans la liste de dossiers, sélectionnez le dossier de contacts personnels dans lequel se trouve
le contact dont vous souhaitez définir l'opérateur de téléphonie mobile.
Si le contact ne se trouve pas dans le dossier de contacts personnels, créez-le dans le dossier
ou déplacez-le vers ce dernier.
2 Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact.
3 Cliquez sur l'onglet Contact.
4 Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Portable, cliquez sur Définir un opérateur de
téléphonie mobile, puis sélectionnez l'opérateur de téléphonie mobile de l'utilisateur dans la liste.
SMS, appels téléphoniques et messagerie instantanée
363
Chaque opérateur de téléphonie possède une passerelle assurant le traitement des SMS. Par
exemple, la passerelle SMS de Verizon est numéro de télé[email protected] et celle de AT&T
est numéro de télé[email protected].
5 (Conditionnel) Si l'opérateur ne figure pas dans la liste, cliquez sur Plus pour la développer. Si
l'opérateur ne figure pas non plus dans la liste développée, cliquez sur Ajouter, saisissez le nom
de l'opérateur et sa passerelle de messagerie électronique, puis cliquez sur OK.
La passerelle de messagerie électronique est la passerelle SMS de l'opérateur.
6 Cliquez sur Fermer, puis sur Oui pour enregistrer les modifications.
17.1.2
Envoi d'un SMS à un téléphone portable
Vous pouvez envoyer des SMS à des téléphones portables directement depuis GroupWise. Pour
pouvoir envoyer des SMS à des utilisateurs, vous devez les ajouter à votre dossier de contacts
personnels et définir leur opérateur de téléphonie mobile. Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 17.1.1, « Définition de l'opérateur de téléphonie mobile d'un utilisateur », page 363.
1 Dans un carnet d'adresses ou un dossier de contacts, ouvrez un contact en double-cliquant sur
son nom.
2 Dans l'onglet Résumé, vérifiez que l'option Par défaut est sélectionnée dans la liste déroulante.
3 Faites défiler l'écran jusqu'à la section SMS, puis cliquez sur le numéro de téléphone auquel
vous souhaitez envoyer un SMS.
4 Saisissez le message à envoyer, puis cliquez sur Envoyer.
364
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
17.1.3
Envoi d'un SMS à l'aide de Skype
Vous pouvez envoyer des SMS à l'aide de Skype. Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous
au document Démarrage rapide de GroupWise 2014 et Skype (http://www.novell.com/
documentation/groupwise2014/gw2014_qs_skype/data/gw2014_qs_skype.html).
17.2
Appels téléphoniques
Vous pouvez effectuer des appels téléphoniques directement depuis GroupWise grâce à Skype. Pour
plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au document Démarrage rapide de GroupWise 2014 et
Skype (http://www.novell.com/documentation/groupwise2014/gw2014_qs_skype/data/
gw2014_qs_skype.html).
17.3
Utilisation de la messagerie instantanée
Si Novell Messenger s'exécute sur votre poste de travail et celui du destinataire, vous pouvez
discuter avec un autre utilisateur de GroupWise directement à partir de n'importe quelle icône
Présence dans GroupWise. Pour plus d'informations, reportez-vous au document Démarrage rapide
de GroupWise 2014 et Messenger (http://www.novell.com/documentation/groupwise2014/
gw2014_qs_messenger/data/gw2014_qs_messenger.html).
Si Skype s'exécute sur votre poste de travail et sur celui du destinataire, vous pouvez discuter avec
un autre utilisateur Skype directement à partir de n'importe quelle icône Présence dans GroupWise.
Pour plus d'informations à ce sujet, reportez-vous au document Démarrage de GroupWise 2014 et
Skype (http://www.novell.com/documentation/groupwise2014/gw2014_qs_skype/data/
gw2014_qs_skype.html).
SMS, appels téléphoniques et messagerie instantanée
365
366
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
A
Nouveautés du client
GroupWise 2014 R2
A
Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités du client GroupWise, reportez-vous à la section Client
Enhancements (Améliorations apportées au client) dans le fichier GroupWise 2014 R2 Readme
(Fichier lisezmoi de GroupWise 2014 R2).
Nouveautés du client GroupWise 2014 R2
367
368
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
B
Foire aux questions sur GroupWise
B
Si vous n'avez pas trouvé les informations recherchées dans cette documentation, nous vous
conseillons de consulter la page de la Foire aux questions sur le client GroupWise 2014
Foire aux questions sur GroupWise
369
370
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
C
Options de démarrage
C
Plusieurs options de démarrage sont disponibles au lancement de GroupWise. Certaines d'entre
elles sont conçues pour faciliter l'utilisation de GroupWise, tandis que d'autres sont nécessaires à
son exécution sur votre matériel.
 Section C.1, « Options de démarrage de GroupWise », page 371
 Section C.2, « Utilisation d'une option de démarrage de GroupWise », page 373
C.1
Options de démarrage de GroupWise
Option de démarrage
Fonction
/@u-?
Affiche une boîte de dialogue de connexion dès que vous
ouvrez GroupWise, pour que vous puissiez fournir toute
information de connexion nécessaire.
/@u-nom_utilisateur
Permet d'utiliser votre nom d'utilisateur GroupWise pour
ouvrir GroupWise sous votre nom sur l'ordinateur d'un
autre utilisateur. Ce dernier reste connecté au réseau.
/bl
Empêche que l'écran de démarrage de GroupWise ne
s'affiche lorsque vous lancez le programme.
/c
Recherche les éléments qui n'ont pas été ouverts. S'il en
trouve, GroupWise s'ouvre comme d'habitude. Dans le
cas contraire, GroupWise ne démarre pas.
/cm
Recherche les éléments qui n'ont pas été ouverts. S'il en
trouve, GroupWise s'ouvre en icône et émet un signal
sonore. Dans le cas contraire, GroupWise ne démarre
pas.
/d=chemin_accès
Permet de spécifier le chemin d'accès du répertoire temp.
/iabs
Initialise le Carnet d'adresses au démarrage de
GroupWise.
/ipa-adresse_ip_ou_nom
Permet d'indiquer l'adresse IP (x.x.x.x) ou son nom
lorsque vous exécutez le programme en mode client/
serveur.
/ipp-numéro_de_port
Permet d'indiquer le port IP lorsque vous exécutez le
programme en mode client/serveur.
Options de démarrage
371
Option de démarrage
Fonction
/l-xx
Ne s'applique que si vous avez installé au moins deux
versions ou modules de langues différentes. Cette option
donne à GroupWise l'instruction d'ignorer la langue
d'environnement par défaut (définie dans l'onglet Général
de la boîte de dialogue Environnement accessible via la
commande Options) et d'utiliser la langue spécifiée à
l'aide du code de langue (xx). Pour obtenir la liste des
codes de langue, consultez la section « Langues du client
GroupWise » du Guide d'administration de
GroupWise 2014.
/la-id_réseau
Vous permet de vous connecter à l'ordinateur d'un autre
utilisateur à l'aide de votre ID réseau. Ce dernier reste
connecté au réseau.
/nu
Désactive le rafraîchissement automatique. Si cette option
est sélectionnée, cliquez sur Afficher, puis sur Rafraîchir
dès que vous voulez mettre à jour les éléments affichés
dans votre boîte aux lettres.
/ph-chemin_accès
Permet de spécifier le chemin d'accès au bureau de poste.
Pour utiliser ce paramètre, vous devez avoir un lecteur
assigné au bureau de poste et disposer de droits d'écriture
sur les bases de données qui constituent votre boîte aux
lettres. Cette configuration n'est pas prise en charge.
/pcchemin_boîte_aux_lettres_
caching
Ouvre GroupWise en mode Caching. Vous devez
redémarrer GroupWise lorsque vous passez du mode En
ligne au mode Caching.
/prOuvre GroupWise en mode Remote. Cette option de
chemin_boîte_aux_lettres_r démarrage ne peut être utilisée que dans le champ Cible.
emote
/safe
Ouvre GroupWise en mode sans échec. Cette option de
démarrage doit être utilisée si vous n'êtes pas en mesure
de lancer GroupWise. Le mode sans échec désactive les
fonctions suivantes :
 Démarrage dans le dossier Accueil
 Synchronisation au démarrage
 Synchronisation automatique
 Panneaux
 Aperçu du message
 Paramètres d'affichage non enregistrés
 Archivage, purge et suppression automatiques
 Indexation de la recherche rapide
 Novell Vibe
 Commandes C3PO
372
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
C.2
Utilisation d'une option de démarrage de
GroupWise
1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GroupWise sur le bureau, puis cliquez sur
Propriétés.
2 Cliquez sur l'onglet Raccourci.
3 Dans le champ Cible, après le nom du fichier exécutable GroupWise, saisissez un espace et les
options de démarrage, puis cliquez sur OK.
Séparez les différentes options de démarrage par un espace, comme dans l'exemple cidessous :
C:\Program Files\Novell\GroupWise\grpwise.exe" /ph-path_name /@u-?
Dans cet exemple, /ph- est l'option de démarrage utilisée pour spécifier le chemin du bureau de
poste. Le chemin_accès correspond au chemin d'accès au bureau de poste. L'option /@u-?
permet d'afficher une boîte de dialogue de connexion dans laquelle les utilisateurs peuvent saisir
des informations de connexion lorsqu'ils ouvrent GroupWise. Cette option est utile dans le cas
où deux ou plusieurs utilisateurs partagent un poste de travail mais possèdent des boîtes aux
lettres GroupWise distinctes.
4 Démarrez GroupWise.
Options de démarrage
373
374
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
D
Raccourcis clavier
D
GroupWise propose plusieurs raccourcis clavier pour faciliter l'accès à certaines opérations et
accélérer leur exécution.
 Section D.1, « Raccourcis généraux », page 375
 Section D.2, « Raccourcis applicables aux éléments », page 376
 Section D.3, « Raccourcis applicables à une liste d'éléments », page 377
 Section D.4, « Raccourcis applicables au texte », page 377
 Section D.5, « Raccourcis divers », page 378
D.1
Raccourcis généraux
Tableau D-1 Raccourcis clavier généraux
Touche
Opération
F1
Ouvre l'aide en ligne.
Alt+F4
Ferme GroupWise.
F5
Rafraîchit l'affichage.
Alt+F6
Bascule entre la fenêtre principale et le dernier
élément ouvert.
Alt+[lettre]
Active la barre de menus (utilisez les lettres
soulignées dans les noms de menus).
Ctrl+D
Ouvre un document de gestion de nouveau document.
Ctrl+F
Ouvre la boîte de dialogue Recherche globale.
Ctrl+M
Ouvre un nouveau message électronique.
Ctrl+N
Ouvre une nouvelle note.
Ctrl+P
Ouvre la boîte de dialogue Imprimer.
Ctrl+Q
Active/désactive l'aperçu.
Ctrl+Maj+A
Ouvre un nouveau rendez-vous.
Ctrl+Maj+D
Ouvre une nouvelle référence au document.
Ctrl+Maj+P
Ouvre un nouveau message téléphonique.
Ctrl+Maj+T
Ouvre une nouvelle tâche.
Tabulation
Passe d'un(e) champ/bouton/zone à l'autre.
Maj + Tab
Passe d'un(e) champ/bouton/zone à l'autre dans
l'ordre inverse.
Raccourcis clavier
375
D.2
Touche
Opération
Échap
Arrête une recherche globale.
Ctrl+Z
Annule.
Ctrl+Y
Rétablit.
Raccourcis applicables aux éléments
Tableau D-2 Raccourcis clavier applicables aux éléments
Touche
Opération
Ctrl+F1
Ouvre le correcteur d'orthographe.
F2
Recherche du texte.
Alt+F4
Quitte l'élément.
Ctrl+F7
Ouvre le thesaurus.
F9
Ouvre la boîte de dialogue Police.
F11
Récupère un fichier.
Alt+D
Envoie un élément (nouveaux éléments uniquement).
Ctrl+L
Joint un fichier à un message (nouveaux éléments
uniquement).
Ctrl+Alt+R
Répond à l'expéditeur.
Ctrl+Maj+R
Répond à tous.
Ctrl+S
Enregistre un brouillon dans le dossier Travail en
cours.
Alt+S
Envoie un élément.
Ctrl+Alt+Y
Accepte un rendez-vous.
Ctrl+Entrée
Active/Désactive le mode de recherche.
Échap
Annule sans envoyer.
Alt+Suppr
Supprime un élément.
Ctrl+Flèche Haut
Ouvre l'élément précédent ou suivant.
ou
Ctrl+Flèche Bas
Alt+Flèche gauche
Ouvre/ferme le menu coulissant Options.
ou
Alt+Flèche droite
Ctrl+Clic
376
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Ouvre un lien hypertexte dans un navigateur
(éléments personnels uniquement).
D.3
Raccourcis applicables à une liste d'éléments
Tableau D-3 Raccourcis clavier applicables à une liste d'éléments
D.4
Touche
Opération
F4
Ouvre l'élément sélectionné.
F8
Marque l'élément sélectionné comme étant privé.
Ctrl+A
Sélectionne tous les éléments.
Ctrl+Maj+F
Déplace le curseur vers le champ Recherche rapide
(filtre).
Ctrl+O
Ouvre le message sélectionné.
Ctrl+R
Marque l'élément sélectionné comme étant non lu.
Ctrl + T
Bascule l'état de l'indicateur sur l'élément sélectionné.
Ctrl+Maj+W
Transfère l'élément en tant que pièce jointe.
Ctrl+Entrée
Ouvre l'élément sélectionné.
Alt+Entrée
Affiche les propriétés de l'élément sélectionné.
Suppr
Supprime les éléments sélectionnés.
Maj+Suppr
Supprime et vide l'élément sélectionné.
Raccourcis applicables au texte
Tableau D-4 Raccourcis clavier applicables au texte
Touche
Opération
F3
Recherche l'instance suivante.
Ctrl+F3
Recherche l'instance précédente.
Ctrl+5
Active/désactive la signature.
Alt+5
Ouvre le menu déroulant de la signature.
Ctrl+A
Sélectionne l'ensemble du texte.
Ctrl+B
Met le texte en gras.
Ctrl+C
Copie le texte sélectionné.
Ctrl+H
Active/désactive la surbrillance.
Ctrl+I
Met le texte en italique.
Ctrl+K
Insère un lien hypertexte.
Ctrl+Maj+L
Insère une liste numérotée ou à puces.
Ctrl+N
Met le texte en style Normal.
Raccourcis clavier
377
Touche
Opération
Ctrl+U
Souligne le texte.
Ctrl+V
Colle le texte sélectionné.
Ctrl+Maj+V
Colle un élément mais pas sa mise en forme.
Ctrl+X
Coupe le texte sélectionné.
Ctrl+Y
Rétablit la dernière opération.
Ctrl+Z
Annule la dernière opération.
Ctrl+Tab
Applique un retrait au texte.
Maj + Flèche gauche
Sélectionne le texte caractère par caractère.
ou
Maj + Flèche droite
Ctrl+Maj+Flèche gauche
Sélectionne le texte mot par mot.
ou
Ctrl+Maj+Flèche droite
Maj+Fin
Sélectionne le texte jusqu'à la fin ou jusqu'au début
d'une ligne.
ou
Maj+Origine
D.5
Raccourcis divers
Tableau D-5 Raccourcis clavier divers
378
Touche
Opération
Environnement d'application
Alt+F4
Quitte la boîte de dialogue.
Boîte de dialogue
Maj + [lettre]
Dans votre Liste de dossiers,
Maj + initiale d'un sous-dossier
accède directement à ce sousdossier
Liste des dossiers
Ctrl+G
Accède à la date du jour
Agenda
Ctrl+Tab
Ouvre l'onglet suivant
Dans une boîte de dialogue à onglets
Alt+Entrée
Affiche les propriétés de l'élément
sélectionné
Liste des éléments
Échap
Annule sans enregistrer les
paramètres
Boîte de dialogue
Échap
Efface le filtre Recherche rapide et
réactive la liste d'éléments
Zone Recherche rapide (filtre)
Ctrl+1
Active/désactive le champ De
Dans la fenêtre de composition
Ctrl+2
Active/désactive le champ CC
Dans la fenêtre de composition
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Touche
Opération
Environnement d'application
Ctrl+3
Active/désactive le champ CM
Dans la fenêtre de composition
Alt+T
Active/désactive la signature
Dans la fenêtre de composition
Raccourcis clavier
379
380
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
E
Accessibilité des personnes
handicapées
E
Novell s'engage à fabriquer des produits accessibles et utilisables par tous, y compris par les
personnes souffrant d'un handicap. De nombreuses fonctionnalités d'accessibilité font partie
intégrante de Novell GroupWise. Elles sont accessibles à tous sans nécessiter d'assistance
particulière.
 « Basculement de la vue Agenda entre Affichage graphique et Affichage texte » page 144
 « Raccourcis clavier » page 375
 « Configuration de JAWS pour GroupWise » page 381
E.1
Configuration de JAWS pour GroupWise
Pour que JAWS (Job Access with Speech) fonctionne correctement avec GroupWise, vous devez
copier les fichiers JAWS à partir de l'image du client GroupWise 2014 disponible sur le site
Téléchargements Novell (http://download.novell.com).
Pour installer les fichiers GroupWise JAWS pour JAWS 5.x ou une version antérieure :
1 Accédez au répertoire \client\jaws\settings dans l'image logicielle du client
GroupWise 2014.
2 Copiez tous les fichiers dans le répertoire C:\jawsdir\settings\enu. Remplacez jawsdir par
le répertoire d'installation de JAWS.
Pour installer les fichiers GroupWise JAWS pour JAWS 6.x ou une version ultérieure :
1 Accédez au répertoire \client\jaws\settings dans l'image logicielle du client
GroupWise 2014.
2 Copiez tous les fichiers dans le répertoire C:\Documents and
Settings\nom_utilisateur\Application Data\Freedom
Scientific\JAWS\version\Settings\enu d'un utilisateur donné. Remplacez
nom_utilisateur par le nom de la personne pour laquelle vous installez les fichiers JAWS.
Ensuite, remplacez version par la version de JAWS qui est installée.
ou
Copiez tous les fichiers dans le répertoire C:\Documents and Settings\All
Users\Application Data\Freedom Scientific\JAWS\version\Settings\enu de tous les
utilisateurs. Remplacez version par la version de JAWS qui est installée.
Si vous installez les fichiers GroupWise JAWS sur un ordinateur sous Windows XP, vous devez
copier deux fichiers supplémentaires pour que JAWS fonctionne correctement avec GroupWise.
1 Accédez au répertoire \jawsdir\winxp dans l'image du client GroupWise 2014. Remplacez
jawsdir par le répertoire dans lequel JAWS est installé.
Accessibilité des personnes handicapées
381
2 Copiez tous les fichiers dans le répertoire C:\groupwisedir. Remplacez groupwisedir par le
répertoire d'installation de GroupWise.
Par défaut, le répertoire d'installation de GroupWise est situé dans le dossier C:\Program
Files\Novell\GroupWise.
Si vous devez apporter des modifications aux fichiers sources de GroupWise JAWS, ceux-ci se
trouvent dans l'image logicielle du client GroupWise 2014. Les fichiers sources de GroupWise JAWS
sont situés dans le dossier \client\jaws\src.
382
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
F
Migration d'Outlook vers
GroupWise : aide concernant les
tâches de base
F
Cette section décrit une série de tâches courantes dans Microsoft Outlook et indique comment les
réaliser dans GroupWise 2014.
 « Créer un rendez-vous » page 384
 « Envoyer un message électronique » page 385
 « Créer une règle de message personnalisée » page 386
 « Gérer vos signatures » page 387
 « Créer un dossier de recherche » page 388
 « Utilisation du mode Hors ligne » page 389
 « Gérer les dossiers » page 389
 « Accès au compte des délégués/mandataires » page 390
 « Tâches et listes des tâches » page 391
(Toutes les procédures Microsoft Outlook ont été obtenues à l'adresse Aide en ligne de Microsoft
Office (http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help)
Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base
383
Tâche
Créer un
rendez-vous
Microsoft Outlook
1. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur
Nouvelle réunion.
2. Dans le champ À, saisissez les noms
des personnes ou ressources (par
exemple, salles de conférence) à
inclure dans la réunion.
3. Sélectionnez la date et l'heure de la
réunion.
4. Saisissez l'objet et le contenu du
message.
Novell GroupWise
1. Cliquez sur l'icône
barre d'outils.
dans la
2. Dans le champ À, saisissez un nom
d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
Répétez l'opération pour les utilisateurs
supplémentaires. Indiquez des ID de
ressource (par exemple, une salle de
conférence) dans le champ Dest., si
nécessaire.
5. Pour vérifier si vos invités sont
disponibles, cliquez sur Planification
dans l'onglet Réunion.
3. Cliquez sur
pour préciser la date de
début ou un rappel automatique pour le
rendez-vous, puis sélectionnez une heure.
6. Dans l'onglet Réunion, cliquez sur
Envoyer.
4. Saisissez l'objet et le contenu du message.
5. Pour vérifier la disponibilité des personnes
conviées au rendez-vous et des ressources
nécessaires, cliquez sur Plages disponibles
dans la barre d'outils. Pour plus
d'informations, reportez-vous à la
« Utilisation des plages disponibles pour
vérifier la disponibilité » page 159.
6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 4.4.2, « Planification des rendez-vous »,
page 156.
Pour visionner une vidéo de démonstration
de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section
« Sending and Receiving Appointments » (Envoi
et réception de rendez-vous).
384
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Tâche
Envoyer un
message
électronique
Microsoft Outlook
Novell GroupWise
1. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur
Nouveau message électronique dans
le groupe Nouveau.
1. Cliquez sur
d'outils.
2. Saisissez les adresses électroniques
ou les noms des destinataires dans
les champs À, CC ou CM. Séparez les
destinataires par un point-virgule.
2. Dans le champ À, CC ou CM, saisissez un
nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
Répétez l'opération pour les utilisateurs
supplémentaires.
3. Dans le champ Objet, saisissez l'objet
du message.
3. Saisissez l'objet du message.
4. Composez votre message.
5. Pour ajouter une pièce jointe, cliquez sur
l'icône en forme de trombone dans la barre
d'outils, sélectionnez le fichier, puis cliquez
sur OK.
5. Dans l'onglet Message, cliquez sur
Joindre un fichier dans le groupe
Inclure.
6. Recherchez et sélectionnez le fichier
que vous souhaitez joindre, puis
cliquez sur Insérer.
7. Cliquez sur Envoyer.
dans la barre
4. Saisissez le message.
ou
Faites glisser un fichier dans la fenêtre des
pièces jointes située au bas de la vue
Composer.
6. Cliquez sur Envoyer.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 3.1.2, « Composition d'un message
électronique », page 72.
Pour visionner une vidéo de démonstration
de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section
« Sending and Receiving Email » (Envoi et
réception de messages électroniques).
Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base
385
Tâche
Créer une
règle de
message
personnalisée
Microsoft Outlook
1. Dans le menu Fichier, cliquez sur
Gérer les règles et les alertes.
1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur
Nouveau.
2. Dans la boîte de dialogue Règles et
alertes, cliquez sur Nouvelle règle
sous l'onglet Règles du courrier
électronique.
2. Entrez un nom descriptif dans le champ
Nom de la règle.
3. Sous Démarrer à partir d'une règle
vierge, cliquez sur Check messages
when they arrive (Vérifier les
messages entrants) ou Check
messages after sending (Vérifier les
messages après leur envoi), puis
cliquez sur Suivant.
4. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou
des conditions, sélectionnez les
conditions auxquelles les messages
doivent satisfaire pour que la règle
s'applique.
5. Sous Step 2: Edit the rule description
(Étape 2 : modifiez la description de la
règle), cliquez sur une valeur
soulignée parmi les conditions que
vous avez ajoutées, indiquez la valeur
souhaitée, puis cliquez sur Suivant.
6. Sous Step 1: Select action(s)
(Étape 1: sélectionnez des
opérations), sélectionnez celles que
vous souhaitez que la règle effectue
lorsque ces conditions sont remplies.
7. Sous Step 2: Edit the rule description
(Étape 2: modifiez la description de la
règle), cliquez sur la valeur soulignée
de l'opération que vous avez ajoutée,
indiquez la valeur souhaitée, puis
cliquez sur Suivant.
8. Sous Step 1: Select exception(s)
(Étape 1: sélectionnez des
exceptions), sélectionnez les
éventuelles exceptions à la règle, puis
cliquez sur Suivant.
9. Sous Step 2: Edit the rule description
(Étape 2: modifiez la description de la
règle), cliquez sur une valeur
soulignée de l'exception ajoutée,
indiquez la valeur souhaitée, puis
cliquez sur Suivant.
10. Sous Step 1: Type a name for this rule
(Étape 1: attribuez un nom à cette
règle), saisissez un nom.
11. Sous Step 2: Setup rule options
(Étape 2: configurez les options de la
règle), cochez les cases
correspondant aux options que vous
souhaitez activer.
12. Cliquez sur Terminer.
386
Novell GroupWise
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité,
puis cliquez sur un événement pour
déclencher la règle.
4. Si vous avez choisi Nouvel élément,
Démarrage, Quitter ou Activée par
l'utilisateur, cliquez sur une ou plusieurs
sources pour l'élément. Cliquez par
exemple sur Reçu et sur Personnel.
ou
Si vous avez choisi Élément classé, Ouvrir
un dossier ou Fermer un Dossier, cliquez
sur l'icône représentant un dossier, cliquez
sur un dossier, puis sur OK pour afficher
son nom.
5. Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur
un ou plusieurs types d'éléments auxquels
vous souhaitez que la règle s'applique.
Si vous souhaitez restreindre davantage le
nombre des éléments concernés par la
règle, cliquez sur Définir les conditions,
cliquez sur les options appropriées, puis
sur OK.
Pour plus d'informations sur les options
disponibles, reportez-vous à la
Section 7.3.2, « Sélection des champs dans
les recherches avancées et les règles »,
page 262.
6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis
cliquez sur l'opération que la règle doit
accomplir.
Certaines opérations (Placer dans un
dossier et Répondre, par exemple) exigent
un complément d'informations de votre part.
7. Cliquez sur Enregistrer.
Pour plus d'informations, reportez-vous au
Chapitre 9, « Règles », page 281.
Les règles de courrier électronique fonctionnent
de manière similaire sous GroupWise et sous
Outlook et vous offrent de nombreuses
possibilités pour organiser vos messages.
Tâche
Microsoft Outlook
Novell GroupWise
Gérer vos
signatures
Créer une signature :
Créer une signature :
1. Ouvrez un nouveau message.
2. Dans l'onglet Message, cliquez sur
Une signature dans le groupe Inclure
puis cliquez sur Signatures.
3. Sous l'onglet Signature électronique,
cliquez sur Nouveau.
4. Entrez le nom de la signature, puis
cliquez sur OK.
5. Dans le champ Modifier la signature,
saisissez le texte à faire figurer dans
votre signature.
6. Pour mettre le texte en forme,
sélectionnez-le. Utilisez les boutons
de style et de format pour appliquer
les options souhaitées.
7. Pour finaliser la création de votre
signature, cliquez sur OK.
Joindre une signature à un message :
1. Ouvrez un nouveau message.
2. Dans l'onglet Message, cliquez sur
Une signature dans le groupe Inclure.
3. Cliquez sur la signature désirée.
1. Cliquez sur Outils > Options, puis doublecliquez sur Environnement.
2. Cliquez sur l'onglet Signature.
3. Sélectionnez Signature, puis cliquez sur
Nouvelle.
4. Saisissez le nom de la signature, puis
cliquez sur OK.
5. Créez votre signature dans l'éditeur HTML
fourni.
6. Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne
votre signature par défaut.
7. Cliquez sur OK.
Joindre une signature à un message :
1. Dans la vue Composer, sélectionnez
Cliquer pour ajouter une signature dans le
corps du message.
Votre signature par défaut s'ajoute
immédiatement au message.
2. Pour sélectionner une autre signature,
faites passer votre souris sur la zone de
signature, puis cliquez sur le petite flèche
apparaissant dans le coin supérieur droit de
celle-ci.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 3.1.6, « Ajout d'une signature ou d'une
vCard », page 86.
GroupWise vous permet de créer et modifier vos
signatures à partir de la vue Composer ou de la
fenêtre principale du client, dans Outils >
Options > Environnement > Signatures.
Pour visionner une vidéo de démonstration
de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section
« Signature Enhancements » (Améliorations
apportées aux signatures).
Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base
387
Tâche
Créer un
dossier de
recherche
Microsoft Outlook
1. Dans Message, cliquez sur Dossier.
2. Dans le groupe Nouveau, cliquez sur
Nouveau dossier de recherche.
Novell GroupWise
1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur
Fichier > Nouveau > Dossier.
2. Cliquez sur le dossier Résultats de la
recherche.
3. Dans la liste Sélectionner un dossier
de recherche, cliquez sur Créer un
dossier de recherche personnalisé.
3. Cliquez sur Personnaliser le dossier des
résultats de la recherche, puis sur Suivant.
4. Sous Personnaliser le dossier de
recherche, cliquez sur Choisir.
4. Saisissez le nom et la description de votre
dossier.
5. Saisissez le nom du nouveau dossier
de recherche.
5. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche
pour placer le dossier à l'endroit de votre
choix dans la liste des dossiers, puis cliquez
sur Suivant.
6. Cliquez sur Critères puis sélectionnez
les options souhaitées.
7. Cliquez sur Parcourir, puis
sélectionnez les dossiers sur lesquels
la recherche doit porter.
8. Cliquez sur OK pour fermer chaque
boîte de dialogue ouverte.
6. Indiquez les critères de recherche, les
critères de recherche par exemple ou des
informations concernant les éléments que
vous voulez rechercher.
7. Si vous ne voulez pas que le dossier mette
à jour les résultats à chaque ouverture,
désélectionnez Rech. de nouveaux
éléments concordants à chaque ouverture.
8. Cliquez sur Suivant.
9. Indiquez les paramètres d'affichage à
appliquer à ce dossier, puis cliquez sur
Terminer.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 2.3.6, « Présentation des dossiers
Résultats de la recherche », page 57.
Dans GroupWise, un dossier de recherche
s'appelle un dossier Résultats de la recherche.
Lorsque le dossier Résultats de la recherche est
ouvert, GroupWise examine les critères de
recherche définis pour ce dossier, recherche tous
les éléments spécifiés, puis affiche tout ce qu'il a
trouvé dans la Liste d'éléments.
388
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
Tâche
Utilisation du
mode Hors
ligne
Microsoft Outlook
1. Cliquez sur l'onglet Envoi/Réception.
Lorsque Outlook est configuré pour le
travail hors ligne, le bouton apparaît
en surbrillance.
2. Cliquez sur Travail hors ligne pour
basculer vers le mode Hors ligne ou
repasser en mode de travail en ligne.
Une fois la connexion au serveur
rétablie, le bouton Travail hors ligne
présente un arrière-plan uni :
Novell GroupWise
1. Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode
, puis sur Caching.
2. Lorsque le programme vous demande de
redémarrer GroupWise, cliquez sur Oui.
Vous êtes en mode Caching lorsque
GroupWise redémarre.
Dans GroupWise, le mode Hors ligne se nomme
Caching. Le mode Caching enregistre sur votre
disque dur une copie de votre boîte aux lettres
réseau, y compris vos messages et d'autres
informations. Ce mode permet d'utiliser
GroupWise, que votre agent de bureau de poste
ou votre réseau soit disponible ou non.
Pour plus d'informations, reportez-vous au
Chapitre 11, « Modes Caching et Remote »,
page 293.
Gérer les
dossiers
Pour créer un dossier:
Pour créer un dossier:
1. Cliquez avec le bouton droit sur votre
boîte de réception.
1. Cliquez avec le bouton droit de la souris
dans la Liste des dossiers
2. Cliquez sur Nouveau dossier.
2. Sélectionnez Nouveau dossier
3. Saisissez le nom que vous souhaitez
utiliser pour ce dossier.
3. Saisissez le nom du nouveau dossier
4. Appuyez sur Entrée ou cliquez en
dehors de la zone.
Pour réorganiser vos dossiers :
1. Cliquez avec le bouton droit sur le
dossier à déplacer, puis sélectionnez
Déplacer.
Une fenêtre s'affiche alors pour vous
permettre de choisir le dossier de
destination. Cliquez sur le dossier de
votre choix, puis sur Déplacer, ou
cliquez sur Annuler pour fermer la
fenêtre de déplacement de dossiers
sans déplacer le dossier.
Pour réorganiser vos dossiers :
1. Cliquez sur Éditer > Dossiers.
Vous pouvez également faire glisser des
dossiers vers un nouvel emplacement dans la
liste des dossiers.
Pour plus d'informations, reportez-vous à la
Section 2.3, « Utilisation de dossiers pour
organiser votre boîte aux lettres », page 45.
Pour visionner une vidéo de démonstration
de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section
« Managing the Folder List » (Gestion de la liste
des dossiers).
Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base
389
Tâche
Microsoft Outlook
Novell GroupWise
Accès au
compte des
délégués/
mandataires
Pour désigner un utilisateur comme
délégué :
Pour accorder des droits de mandataire à un
autre utilisateur :
1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Cliquez sur Paramètres du compte,
puis sur Accès délégué.
1. Dans la fenêtre principale de GroupWise,
cliquez sur Outils > Options.
3. Cliquez sur Ajouter.
2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez
sur l'onglet Droits d'accès des mandataires.
4. Saisissez le nom de la personne que
vous souhaitez désigner comme
délégué ou repérez son nom dans la
liste des résultats de recherche et
sélectionnez-le.
3. Pour ajouter un utilisateur à la liste,
saisissez son nom dans la zone
correspondante, puis, lorsque le nom
complet apparaît, cliquez sur Ajouter un
utilisateur.
5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.
4. Choisissez un utilisateur dans la liste
d'accès.
6. Dans la boîte de dialogue
Autorisations accordées aux
délégués, acceptez les paramètres
d'autorisation par défaut ou
sélectionnez des niveaux d'accès
personnalisés pour les dossiers
Exchange.
5. Sélectionnez les droits d'accès que vous
souhaitez lui attribuer.
6. Répétez les opérations de l'Étape 4 et de
l'Étape 5 pour attribuer des droits à chacun
des utilisateurs de la liste d'accès.
7. Pour supprimer un utilisateur de cette liste,
sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer
7. Pour envoyer un message informant
un utilisateur.
le délégué des modifications de ses
autorisations, cochez la case Envoyer
8. Cliquez sur OK.
automatiquement un message au
délégué pour résumer ces
Pour devenir le mandataire de la boîte aux lettres
autorisations.
d'une autre personne :
8. Vous pouvez éventuellement cocher
la case Le délégué peut voir mes
éléments privés.
9. Cliquez sur OK.
Pour ajouter la boîte aux lettres d'une autre
personne à votre profil :
1. Cliquez sur Fichier > Paramètres du
compte > Paramètres du compte.
2. Dans la liste de l'onglet Messagerie,
cliquez sur le type de compte
Exchange, puis sur Modifier et
Paramètres supplémentaires.
3. Sous l'onglet Avancé, sous Ouvrir ces
boîtes aux lettres supplémentaires,
cliquez sur Ajouter, puis entrez le nom
de la boîte aux lettres que vous
souhaitez ajouter à votre profil
utilisateur.
Une fenêtre s'affiche alors pour vous
permettre de choisir le dossier de
destination. Cliquez sur le dossier de votre
choix, puis sur Déplacer, ou cliquez sur
Annuler pour fermer la fenêtre de
déplacement de dossiers sans déplacer le
dossier.
390
Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
1. Dans la fenêtre principale ou l'agenda,
cliquez sur Fichier > Mandataire.
ou
Cliquez sur l'icône du sélecteur de mode
, puis sur Mandataire.
2. Pour ajouter un utilisateur, saisissez son
nom dans le champ Nom, puis cliquez sur
OK.
La boîte aux lettres de l'utilisateur s'ouvre.
Le nom de la personne dont vous êtes
mandataire apparaît dans la partie
supérieure de la liste des dossiers
Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé
les droits de mandataire dans sa liste
d'accès, son nom est ajouté à la liste des
mandataires, mais la boîte aux lettres de
l'utilisateur ne s'ouvre pas.
Pour plus d'informations, reportez-vous au
Chapitre 10, « Accès à l'agenda ou à la boîte aux
lettres des utilisateurs mandataires », page 289.
Dans GroupWise, l'accès Délégué est connu
sous le nom d'accès Mandataire. Cette fonction
permet d'effectuer diverses opérations, telles que
lire, accepter ou refuser des éléments au nom
d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci
a définies.
Tâche
Microsoft Outlook
Novell GroupWise
Tâches et
listes des
tâches
Création d'une tâche et assignation à
d'autres utilisateurs :
Création d'une tâche et assignation à d'autres
utilisateurs :
1. Cliquez sur Tâches au bas du volet de
navigation.
2. Sous l'onglet Accueil, Cliquez sur
Tâche.
3. Indiquez le titre de la tâche et, au
besoin, ajoutez des détails dans le
corps de la tâche.
4. Définissez une date d'échéance, une
date de début ou un rappel.
5. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe
Gérer la tâche, cliquez sur Assigner
une tâche.
6. Dans la zone À, saisissez le nom ou
l'adresse électronique de la personne
à laquelle vous souhaitez assigner la
tâche.
1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Tâche.
2. Dans le champ À, saisissez un nom
d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.
Répétez l'opération pour les utilisateurs
supplémentaires.
3. Cliquez sur
pour indiquer des dates ou
des rappels automatiques qui se rapportent
à votre tâche.
4. Saisissez l'objet.
5. Saisissez une description pour la tâche.
6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.
Vous pouvez classer vos tâches à l'aide de la
liste des tâches. Ce tri s'applique aux tâches
personnelles et aux tâches qui vous ont été
assignées.
7. Dans la liste Priorité, vous pouvez
Pour plus d'informations, reportez-vous au
définir la priorité sur Normal, Élevé ou
Chapitre 5, « Les tâches et la liste des tâches »,
Faible.
page 189.
8. Dans le corps d'une tâche récurrente,
saisissez toute information que vous
Pour visionner une vidéo de démonstration
souhaitez inclure concernant la tâche. de cette fonctionnalité, reportez-vous à la section
« Managing Tasks and Tasklists » (Gestion des
9. Cliquez sur Envoyer.
tâches et des listes de tâches).
Migration d'Outlook vers GroupWise : aide concernant les tâches de base
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Guide de l'utilisateur du client GroupWise 2014
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