LIGNES DIRECTRICES RELATIVES À L’ENREGISTREMENT ET À LA DIFFUSION DES
RÉUNIONS DU SÉNAT
Date d’entrée en vigueur : Le 14 septembre 2012
Origine : sénat
Remplace/amende : s. o.
Numéro de référence : US-2
PRÉAMBULE
Bien que les séances publiques du sénat soient ouvertes à tous, il faut assurer un juste équilibre
entre le droit des membres du sénat de protéger leur image et de débattre dans un climat de
collégialité et le désir d’informer la communauté de l’Université Concordia du contenu des
réunions du sénat.
OBJECTIF
L’objectif de ces lignes directrices consiste à réglementer l’enregistrement et la diffusion des
réunions du sénat de l’Université Concordia (l’« Université »).
PORTÉE
Ces lignes directrices s’appliquent à tous les membres du sénat ainsi qu’à toute personne
assistant à une réunion du sénat.
DÉFINITIONS
Aux fins des présentes lignes directrices, les définitions ci-dessous s’appliquent :
La « diffusion locale » désigne la transmission des réunions du sénat à une fin unique, au
moyen d’un fil de nouvelles interne consultable uniquement par les personnes se trouvant dans
une salle désignée au moment de la réunion.
La « conservation officielle » désigne l’enregistrement autorisé d’une réunion, qui doit être
conservé au Service de la gestion des documents et des archives de l’Université.
Le « dispositif d’enregistrement ou de diffusion » désigne tout appareil pouvant être utilisé
pour enregistrer ou diffuser, par des procédés de photographie, d’enregistrement vidéo ou
audio, une image, un son ou une conversation, y compris au moyen de caméras, de téléphones
cellulaires, de téléphones intelligents ou de tout autre dispositif numérique personnel similaire.
LIGNES DIRECTRICES RELATIVES À L’ENREGISTREMENT ET À LA DIFFUSION DES
RÉUNIONS DU SÉNAT
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LIGNES DIRECTRICES
1.
Les réunions publiques du sénat sont enregistrées par le Service des technologies de
l’information et de l’enseignement (IITS) de l’Université, au moyen de caméras fixes.
2.
La conservation officielle de l’enregistrement est assurée en conformité avec les règles
établies par le Service de la gestion des documents et des archives de l’Université. Toute
personne qui en fait la demande peut obtenir l’enregistrement afin de le regarder dans les
bureaux du service.
3.
Si l’on prévoit que le nombre de personnes souhaitant assister à une réunion pourrait
dépasser la capacité de la tribune, l’IITS assurera la diffusion locale de la réunion dans
une salle destinée à accueillir l’excédent de participants.
4.
À l’exception de l’enregistrement et de la diffusion locale assurés par l’IITS, toute
utilisation privée ou non autorisée d’un dispositif d’enregistrement ou de diffusion est
interdite.
5.
Une fois approuvé, le procès-verbal de la réunion constitue l’unique document officiel
attestant les décisions du sénat.
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