Manuel d’utilisation
Prise en main des réunions
de taille importante
Votre guide de réunions join.me
de 25 personnes ou plus
Manuel d’utilisation
Prise en main des réunions de taille importante
JOIN.ME PAR LOGMEIN EST L’OUTIL DE RÉUNION adapté au rythme
trépidant d’un monde devenu mobile. Idéal pour les grandes réunions, les
réunions planifiées, la collaboration à la volée et pour toutes les situations où
vous souhaitez vous réunir, c’est le moyen immédiat et intuitif de vous mettre
au travail.
Si vous souhaitez organiser des réunions de 25 personnes ou plus, ce guide
est fait pour vous. Il décrit des bonnes pratiques en matière de gestion en
amont, pendant et en aval d’une réunion avec de nombreux participants.
N’oubliez pas : vous devez disposer d’un abonnement à join.me pro (payant
ou version d’essai) pour organiser des réunions avec 10 participants ou plus.
Inviter les participants
Vous pouvez inviter les participants comme vous le feriez pour toute autre
réunion planifiée, avec Outlook, Google Calendar ou par simple e-mail.
Pour les grandes réunions, nous recommandons l’utilisation d’un code à
usage unique. Placez ce code au début de l’e-mail ou de l’invitation, afin que
les utilisateurs qui souhaitent participer puissent repérer le lien tout de suite.
Vous pouvez obtenir un code à usage unique en créant la réunion dans le
planificateur join.me.
Pour que les participants sachent à quoi s’attendre, intégrez des
instructions sur comment rejoindre la réunion dans votre e-mail
ou invitation.
FPO
indiquez le code à usage unique
indiquez les numéros d’appel
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Prise en main des réunions de taille importante
Répartition des rôles et responsabilités
Pour les grandes réunions, il est préférable de prévoir un présentateur et un modérateur.
Le présentateur est celui qui parle et qui partage son écran. C’est à lui de démarrer la réunion.
Vous utiliserez généralement le compte join.me du présentateur pour organiser la réunion.
Le modérateur est celui qui s’occupe de la gestion du chat et des questions et réponses. Il peut
également s’agir de la personne qui présentera l’intervenant principal et animera une séance de
questions-réponses en fin de réunion.
C’est important d’identifier ces personnes bien en amont de la réunion, car elles auront différentes
responsabilités durant la réunion. Décidez qui lancera la réunion ou présentera les différentes
personnes en présence. Bien cadrer la réunion est un gage de réussite.
Optimisation des réglages de réunion
Le jour de la réunion, vérifiez que tout est optimisé pour les groupes de taille importante.
Connectez-vous à votre compte join.me pro, et allez dans réglages de réunion.
• Utilisez la ligne de téléconférence join.me : Nous vous conseillons d’utiliser la fonction
d’audioconférence intégrée à join.me afin que les participants puissent se connecter par
téléphone, Internet ou depuis un iPhone, iPad ou appareil Android.
• Autoriser le changement de réglages de téléconférence durant les appels : Activez cette
option pour pouvoir contrôler l’appel et annuler la mise en sourdine des participants en cas de
besoin.
• Carillon : En désactivant le son de carillon, vous n’aurez pas à subir un son à chaque arrivée
ou départ de la réunion.
Dans réglages de réunion, vous pouvez également personnaliser l’environnement en chargeant
un arrière-plan personnalisé. Cette image sera affichée pendant que les participants patientent
avant le démarrage de la réunion.
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Prise en main des réunions de taille importante
Préparer la réunion
Pour une réunion réussie, suivez les suggestions suivantes.
• Arrivez en avance. Rejoignez et démarrez la réunion en avance. Certains
participants arriveront 15 minutes avant le démarrage, et vous voudrez être
prêt. N’oubliez pas qu’une fois que vous rejoignez la réunion, l’écran du
présentateur est diffusé.
• Utilisez un téléphone. Pour un contrôle optimal de la conférence,
le présentateur et le modérateur ont intérêt à utiliser une connexion
téléphonique plutôt qu’une connexion audio par Internet.
• Utilisez le code de l’organisateur. Une fois qu’ils ont composé le numéro
de la conférence et saisi l’ID de conférence (suivi de la touche #), le
présentateur et le modérateur doivent s’identifier en tant qu’organisateurs.
Pour ce faire, vous pouvez taper le « 3 », suivi du code à 4 chiffres. Vous
êtes alors l’organisateur, ce qui vous permet d’utiliser des fonctionnalités
avancées, comme la mise en sourdine de tous les participants.
• Le silence est d’or. Nous vous recommandons de mettre tous les
participants en sourdine en amont de la conférence. N’ayez crainte :
puisque le présentateur et le modérateur ont saisi le code de l’organisateur,
ils pourront toujours parler. Pour mettre les participants en sourdine, cliquez
sur le bouton Mettre tous les autres en sourdine du volet audio. Cela évitera
les bruits intempestifs pendant qu’ils rejoignent la réunion.
• Déverrouillez la réunion. Vérifiez que la réunion est déverrouillée, sans
quoi les participants interrompront votre réunion en « frappant à la porte ».
Cliquez sur l’icône personnes pour afficher le menu qui contient l’option
déverrouiller.
• Identifiez-vous. Modifiez le cas échéant votre nom dans la liste des
participants. Votre nom est au sommet de la liste, et vous pouvez cliquer
sur celui-ci pour le modifier. Nommez de préférence le présentateur sous
la forme « Présentateur » ou « Votre Nom (Présentateur) », et le modérateur
sous la forme « Modérateur » ou « Votre Nom (modérateur) ». Tous les
participants pourront ainsi vous identifier dans la liste des participants et
dans la fenêtre de chat.
• Exploitez les commandes clavier. Pour personnaliser la réunion à la
volée, voici une liste pratique de fonctionnalités audio accessibles par le
présentateur et le modérateur.
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Prise en main des réunions de taille importante
Touches
Commandes
*0
Écouter le menu des commandes disponibles
*#
Annoncer le nombre de participants audio (présence)
*41
Mettre tous les participants en sourdine (mode présentation)
*42
Annuler la mise en sourdine des participants (mode conversation)
*43
Mettre tous les participants en sourdine, mais les autoriser à réactiver le son en
composant *6 (mode questions-réponses)
*6
Se mettre en sourdine (activer/désactiver)
*71
Déclencher le carillon à la connexion d'un appelant
*73
Désactiver le carillon à la connexion d'un appelant
*74
Déclencher le carillon à la déconnexion d'un appelant
*76
Désactiver le carillon à la déconnexion d'un appelant
*91
Mettre fin à la conférence
Mener la réunion
Une fois que votre public est là et que vous êtes prêt, il est temps de vous jeter à l’eau.
Avec join.me, vous pouvez partager votre écran ou une fenêtre. Pour faire ce choix, cliquez sur
la « flèche bas » au bas du bouton de partage au centre du volet. Lorsqu’une onde sort de l’icône
écran, vous diffusez votre écran ; cliquez à nouveau sur l’icône écran pour interrompre le partage.
Prendre des questions
Vous souhaitez animer une séance de Q et R durant la réunion ? Pas de problème. Vous avez le
choix entre deux méthodes :
1. Prendre des questions dans le volet de chat. Vous pouvez y répondre au fur et à mesure.
2. A
utoriser les questions audio. Vous pouvez basculer la conférence du « mode présentation
» vers le « mode Q et R » en composant *43 sur votre téléphone. Les participants peuvent
alors activer le son en appuyant sur *6 pour poser une question, puis couper à nouveau le son
une fois leur question posée.
Mettre fin à la réunion
Lorsque la réunion est terminée, vous pouvez tout simplement quitter join.me pour être sûr que
votre écran n’est plus partagé. Pour désactiver la conférence, composez *91. Cela évitera que
les participants réactivent le son pour parler une fois que vous n’êtes plus là.
Bonne réunion !
Suivez ce guide, et toutes vos réunions seront réussies.
Et n’oubliez pas : quand vous devez vous réunir d’une façon ou d’une autre, join.me simplifie
et accélère le processus pour tout le monde.
Des questions ? +1.877.251.8373 ou help.join.me
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