Formateur : M. BRECHET Stéphane
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I-
ETUDE DE CAS DE LA SOCIETE ALAN’Création
SOMMAIRE
Installation générale :
1) Configuration.
2) Installation et lancement du logiciel EBP.
3) Fonctionnement général d’un logiciel de gestion commerciale.
II- Initialisation des fichiers paramètres :
1) Les Besoins.
2) Création d’un dossier
3) Informations sur la Société
4) Les préférences
5) Les Familles et autres fichiers paramètres
III- Les fichiers de données :
1) Le fichier articles.
2) Le fichier clients.
3) Le fichier commerciaux.
IV- Du Devis jusqu’à la facture :
1) Réalisation d’une facture :
2) Réalisation d’un devis et utilisation du transfert jusqu’à la facture.
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1) La configuration matérielle nécessaire :
- Windows 95 ou supérieur.
- PC 486
- 16 Mo de RAM
- Résolution 800*600
- Un lecteur de CD-Rom
- Espace disque 30 Mo
En Bref, tous les ordinateurs de plus de 4 ans ont les configurations requises pour ce style d’application. Dans le cas contraire, on en trouve pour moins de
5000 Francs dans les grandes surfaces qui feront parfaitement l’affaire.
Sans oublier qu’il vous faut aussi une imprimante que l’on trouve pour 300 F.
(Attention tout de même au prix des cartouches, et à la vitesse
d’édition.)
2) Installation et lancement :
N’hésitez pas à faire appel au manuel d’utilisation, car selon les logiciels et la version, l’installation ne s’effectue pas obligatoirement de la même manière.
Dans le cas présent il faut suivre les étapes suivantes.
- Insérer le CDROM.
- Attendre l’Auto_Run.
- Suivez les étapes une à une :
- Accepter les conventions d’utilisation.
- Cliquez sur installation complète.
- Choisir un répertoire d’installation.
- Choisir un répertoire d’installation du ou des dossiers EBP.
(Tous les dossiers de vos autres logiciels EBP y seront automatiquement installés)
- Questions diverses (Icône sur le bureau, dans le menu démarrer, par dossier)
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3) Fonctionnement général d’un logiciel de Gestion commerciale :
Le fonctionnement d’un logiciel de gestion commerciale est le même, quel que soit le logiciel (Ciel, Api, Ebp). Les changements proviennent de la disposition des menus et de l’ergonomie générale du logiciel.
Le logiciel de gestion commerciale est une base de données qui fonctionne à l’aide de tables : « client » et « article » ainsi que des champs :
« nom_client », « prénom_client », …
Voir schéma :
Tables
Client Article Fournisseur
Prénom Prix Prénom
Adresse Réf Adresse
Remise(s) Stock …
… …
Champs
Pour regrouper les différentes tables on utilise des familles de tables.
On peut par exemple créer une famille de client qui ont les mêmes remises.
Ou une famille d’articles ayant un taux de TVA à 19.6 %.
La création de famille est très utile pour les statistiques. De même on peut
éviter de remplir certains champs lors de la création d’une nouvelle table
(client, article,…) que l’on peut affecter à une même famille.
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Les besoins :
Mme Dupont Julie vient d’acquérir un nouveau salon de coiffure
« Allan’Coiff » au 18 Bd de la Liberté à Agen. Elle souhaite mettre en place un système de gestion commerciale dans son entreprise.
Articles :
Peigne x
Peigne y
Shampoing x
Shampoing y
Séchoir x
Séchoir y
Laque x
Laque y
Kit1 (1 Peigne y + 1
Shampoing y)
Coupe Homme
Coupe Femme
Kit2 (1 Coupe Homme + 1
Shampoing X)
Soin
Soin
Kit
Vente r
soin soin
4 € HT 3,5 € L’Oréal
5 € HT 4 € L’Oréal soin soin
7 € HT 6 € Yves
7,50 € HT 6,20 € Yves
Equipement 35 € HT 30 € Jamais le même
Equipement 40
€ HT
35
€ Jamais même
6 € HT 5 € L’Oréal
7 € HT 6 € L’Oréal
12 € HT ?
Service
Service
Kit
Coloration Service
Remises :
N° Type de clientèle
Tarif 1 Client Fidèle
Tarif 2 Revendeur
15
30 € TTC 9 €
20 € TTC
5
€ TTC 7 €
€ TTC 1 €
Remise
5 % Remise générale
5 % Sur l’équipement si achat > 10
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Clients :
Noms
Duvergne Philippe
Tarifs à appliquer
Client fidèle
Adresse
18 rue Jean Jaurès
47000 AGEN
Carmen Julien
Testu Claude
Dujean Martial
Revendeur
12 rue Paul Dangla
47000 AGEN
169 Av Henri Barbusse
47000 AGEN
Le pigeonnier
47230 BARBASTE
Terro Myriam
Dupont Stéphane
Client fidèle et revendeur 3 Lot. Vallée st arnaud
47480 BAJAMONT
14 Place de l’église
47240 BON ENCONTRE
Varres Magalie
Magelis Bruno Client fidèle
L’éclaire
47600 NERAC
Appt 115 Résidence Etoile
27 rue Jacques Vergne
47000 AGEN
Ubotin Laetitia Client fidèle 114 rue Mallet
47410 LAUZUN
Employés :
Duran Jean 16 Av de la république
47000 AGEN
Delfour Marie Gare de Lyon
75000 PARIS
5 % sur les soins
5 % sur les soins
Autre :
Duran Jean s’occupe toujours de Philippe DUVERGNE.
Mme Dupont Julie s’occupe toujours des clients :
- Testu Claude.
- Magelis Bruno.
- Ubotin Laetitia.
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1)
Création d’un dossier :
Allez dans le menu « Dossier » -> « Nouveau » ou clic gauche sur l’icône .
Pour les nouveaux utilisateurs pointez sur créer un nouveau dossier vierge. L’autre choix s’adresse aux utilisateurs d’une version antérieure d’EBP.
Choisissez ensuite si vous désirez créer un nouveau dossier entreprise, ou si vous désirez créer un dossier concernant une entreprise déjà initialisée par un autre logiciel EBP, afin de récupérer les informations
société déjà saisies.
Puis indiquez la raison sociale du nouveau dossier.
Dans notre cas :
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4) Informations sur la société :
C’est lors de la création d’un dossier que vous saisissez les coordonnées et les informations spécifiques à la société.
Allez dans le menu « Dossier » -> « Propriétés » -> « Coordonnées »
N’oubliez pas de remplir les différents onglets, et en particulier :
Identification, contact, et adresse pour regrouper un maximum d’informations.
5) Les préférences :
Bien que des données de base soient déjà rentrées, la modification des différents choix est fortement recommandée lors de la création de votre dossier pour indiquer au logiciel votre mode de fonctionnement. Malgré tout sachez que vous pourrez y revenir à tout moment pour les modifier.
Allez dans le menu « Dossier » -> « Propriétés » -> « Préférences… »
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Onglet Format : Permet de définir des formats de variables spécifiques afin d’obtenir à l’impression une présentation particulière pour vos dates, montants, heures, et texte.
Onglet Tiers : Définir des civilités particulières (Dr,
Pr,…) et l’option de générer automatiquement les codes clients.
Onglet décimales : permet de définir le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez pouvoir saisir pour vos quantités, montants, volumes, taux,…
Onglet Racines de comptes : Ici nous définissons les racines comptables. Très utile pour les exportations de données dans le logiciel comptable…
Onglet Comptabilité :
Permet de définir les journaux comptables à utiliser. Important pour les exportations de données
Cet onglet permet d’indiquer le préfixe et le premier numéro des pièces commerciales à prendre en compte pour la numérotation automatique. Vous sélectionnez
également ici le modèle d’impression à utiliser par défaut lors des différentes impressions. N’hésitez pas
à utiliser et regarder les menus déroulants…
Onglet stock : permet de définir des coefficients sur les achats ainsi que la possibilité de générer automatiquement des codes articles.
Onglet Général : indiquez votre banque à prendre en compte par défaut, et le choix du mode d’arrondi.
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6)
Les familles et autres fichiers paramètres :
Dans le menu « fichiers » nous retrouvons les différents fichiers de base
(Clients, Articles, Fournisseurs, Commerciaux) mais aussi différentes familles qui permettent un classement ainsi qu’un pré-paramétrage des différents fichiers tout en laissant à l’utilisateur la possibilité de les modifier lors de la création d’un article, d’un client, ou d’un fournisseur.
a- La famille articles :
Nous allons ici suivant le cas de Mme Dupont créer les différentes familles.
Allez dans « fichiers » -> « familles d’articles »
Pour créer une nouvelle famille, 3 possibilités :
- Clic droit de la souris et choisir nouveau.
- La touche Inser.
- Cliquez sur l’icône de la barre de navigation.
Visionner les différents onglets et indiquer les éléments qui sont en votre possession concernant les points communs que l’on retrouve dans la même famille. (Exemple une famille possédant des articles qui utilisent toujours le même taux de TVA).
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TAF : Trouver et créer les différentes familles d’articles, dans le cas de
Mme Dupont.
b- Les autres familles :
La famille de clients :
TAF : De la même manière que pour la famille article, trouver et créer les différentes familles fournisseurs et clients.
c- Les remises articles :
Une remise permet, pour des articles et un client précis, d’appliquer une remise en fonction de la quantité d’articles vendus ou du chiffre d’affaires réalisé sur la vente.
TAF : Trouver et créer le ou les remise(s) sur articles.
d- Les banques, les modes de règlements, les frais de port, les commerciaux :
TAF : Terminer l’initialisation des fichiers paramètres en allant tour à tour dans les différents modules du menu « fichier ».
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Après avoir créé votre dossier et mis en place l’ensemble de vos fichiers paramètres, vous pouvez donc maintenant définir vos fichiers de travail
(articles, clients, fournisseurs, commerciaux).
Lorsque vos fichiers deviennent volumineux vous pouvez, dans les différentes listes, les trier par code, désignation, famille, …
Vous pouvez aussi les filtrer. Pour cela avec le clic droit de la souris ajoutez un nouveau filtre. Ainsi, par exemple, si vous créez un filtre sur la famille Equipement, vous avez la liste de tous vos équipements et rien d’autre.
1) Le fichier articles :
Le fichier articles vous permet de créer, modifier ou bien supprimer vos articles. Vous pouvez selon le cas, soit garder les configurations par défaut saisies dans les différentes familles, soit les personnaliser en modifiant certains critères.
TAF : Créer les articles nécessaires à la gestion commerciale de Mme Dupont.
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Code : Le code est obligatoire sauf si dans le menu
« préférence » vous avez demandé une codification automatique.
Complément : nous trouverons ici le conditionnement, la localisation (dans le dépôt), la grille de remise, l’unité de vente, l’article de remplacement, …
Fournisseur : Saisissez ici le nom du fournisseur de l’article.
Info : permet de saisir une observation, d’insérer une photo (si elle est numérisée)
Composants : Cet onglet est utile que pour les articles composés. Il permet non seulement de connaître la composition d’un article, mais aussi de calculer automatiquement son prix d’achat.
Numéros de comptes :
Important pour l’exportation des données en comptabilité générale.
Tarif : Ce tableau permet de définir 5 tarifs différents, un prix de revient et un prix de vente.
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Statistiques : Cet onglet vous permet de consulter les quantités entrées, sorties et en stock mois par mois et totalisées. Vous pouvez
également obtenir des statistiques en valeur, et en marge réalisée.
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Statistique : Cet onglet permet de consulter le
C.A. réalisé avec ce client mois par mois, et pour l’année. Vous pouvez
également obtenir des statistiques en valeur, et en marge réalisée.
2) Le fichier clients :
TAF : De même que pour les articles, procéder à la création du fichier clients.
Banque : coordonnées bancaires de votre client.
Compte : La machine génère automatiquement un code client pour les exports de données en comptabilité que l’on peut modifier ici.
Nous avons la possibilité de rentrer aussi un « code risque » ainsi qu’un
« encours maximum » afin d’être averti d’un danger
éventuel lors d’une grosse commande.
Vente : On retrouve ici le commercial qui s’occupe de ce client, le tarif appliqué, l’escompte et la remise,…
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3) Le fichier commerciaux :
TAF : De même que pour le fichier articles et clients entrez ici les différents commerciaux de Mme Dupont ainsi que les commissions qui leur sont dues.
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1) Réalisation d’une facture :
TAF : Editer une facture à M.Duvergne pour une coupe de cheveux. (Le travail a été fait par Jean DURAN)
La réalisation de la facture est l’étape finale. Nous supposons ici que votre dossier est paramétré, que les fichiers paramètres (TVA, code Remise, mode de règlement, …) et les fichiers de base (clients, articles et fournisseurs) sont définis.
La réalisation d’un BL, d’un devis, d’une commande ou d’une facture fonctionne selon le même principe.
Nous allons ici créer une facture de vente. Une facture peut être générée à partir d’une commande client, d’un BL, d’un devis ou encore de façon directe.
Dans ce dernier cas, lancez la commande « Nouvelle Pièce » du menu
Ventes. Choisissez le type de pièce et cliquez sur OK.
a- L’entête de la facture :
L’entête de la facture permet d’enregistrer toutes les informations concernant le client. Nous retrouvons les mêmes informations dans le fichier client.
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Lorsque vous entrez un code client (chose obligatoire pour la création d’une facture) toutes les informations le concernant s’afficheront automatiquement.
Vous aurez la possibilité de les modifier uniquement dans ce formulaire si les modifications sont que temporaires, dans le cadre de cette facture. Ou de manière durable, en saisissant les informations directement dans la fiche client.
b- Le corps :
Le corps de facture vous permet de saisir les articles à facturer.
Dans la colonne Code Article, vous pouvez soit :
- saisir le code complet de l’article si vous le connaissez (par exemple
ART10)
- Saisir les premiers caractères du code pour le rechercher.
- Cliquer sur le « petit livre » pour pouvoir choisir dans la liste complète.
Lorsque le code article est identifié et validé, nous remarquons que les informations que nous avons saisies dans la fiche articles s’affichent automatiquement.
Vous pouvez bien entendu les modifier ici, si elles sont temporaires, ou directement dans la fiche articles si elles sont durables.
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c- Le pied :
Les montants qui s’affichent sont automatiquement calculés selon les articles que vous avez entrés dans le corps de la facture.
Reste à saisir (sauf si vous l’avez déjà fait dans le fichier client) : l’échéance, le(s) remise(s), l’escompte, les frais de port.
d- Règlement :
Comme son nom l’indique cet onglet n’est utile que lors du règlement ! Il permet d’affecter le règlement partiel ou total à la facture. (Lors d’un paiement sans échéance, nous saisirons directement le règlement lors de la création de la facture).
e- Impression de la facture :
Pour imprimer la facture courante, cliquez sur l’icône dans la barre d’outils.
Cochez la case Euro, si vous souhaitez imprimer en Euro.
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Sélectionnez dans Modèle, le modèle de facture à utiliser (facture, Facture
HT + Traite, …). Le modèle par défaut peut être paramétré dans le menu
« dossier » -> « préférence ».
2) Réalisation d’un devis et utilisation du transfert jusqu’à la facture :
La réalisation d’un devis s’effectue de la même manière que la réalisation d’une commande, d’un BL, d’une facture…
Dans le formulaire « pièce de vente » il vous suffit de choisir Devis puis créer pour faire un devis. Vous retrouverez les mêmes tableaux que précédemment, lors de la création d’une facture.
Pour transférer un devis en Commande, un devis en facture, ou encore un
BL en facture,……. Il faut mettre en sur brillance le document à transférer et utiliser la touche Transférer.
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TAF : Un inventaire à été effectué. Entrer les données suivants :
Articles :
Peigne x
Libellé Quantité
50
Peigne y
Shampoing x
Shampoing y
Séchoir x
Séchoir y
Laque x
Laque y
30
52
34
112
70
40
37
TAF : Editer les documents suivants :
Dates Clients Articles Documents Commerciaux
02/01/02 CARMEN Julien 1 Coupe
Homme
1 Shampoing x
15/01/02 DUVERGNE
Philippe
1 Coupe
Homme
1 Peigne x
1 Shampoing y
1 Laque x
15/01/02 TESTU Claude 8 Séchoir x
12 Séchoir y
07/02/02 TERRO Myriam 12 Séchoir y
12/02/02 DUJEAN Martial 1 Coupe
Homme
1 Peigne y
Facture
Devis
Facture
Facture
Delfour Marie
Delfour Marie
05/03/02 Magelis Bruno 1 Coupe
Homme
11/03/02 Ubotin Laetitia 1 Coupe Femme
1 Kit1
02/04/02 Dupont
Stéphane
1 Coupe
Homme
06/04/02 Varres Magalie 11 Séchoir x
Facture
Facture
04/05/02 DUVERGNE ph. 1 Coupe
Homme
05/06/02 CARMEN Julien 1 Coupe
Homme
Facture
02/08/02 TESTU Claude 12 Séchoir x Facture
10/09/02 Ubotin Laetitia 1 Coupe Femme Facture
24/10/02 TERRO Myriam 1 Coupe Femme
10 séchoir y
Devis
Bon de Liv.
Facture
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22/11/02 CARMEN Julien 1 Coupe
Homme
11/12/02 TESTU Claude 22 Séchoir x Facture
TAF : Suite au devis précédent M. TESTU Claude décide d’acheter 10 séchoirs x et 12 séchoirs y. Il vous demande un nouveau Devis, un Bon de
Livraison et une facture.
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EXERCICE « Computer S.A. » :
M. Duval Jean vient d’acquérir une nouvelle société anonyme « Computer » au 118 Bd de la République à Agen. Il souhaite mettre en place un système de gestion commerciale dans son entreprise.
Articles :
Age of sail 2
Art of magic
F1 Racing championship
Ms office 2001
Globe trotter
Crime cities
Jet Fighter
Alerte rouge
UC x
UC y
Ecran x
Logiciel
Logiciel
Logiciel
Logiciel
Logiciel
Logiciel
Logiciel
Logiciel
Matériel
Matériel
Matériel
Matériel
Matériel
40
€
45 €
41 €
230 €
22 €
32 €
18 €
19 €
450 €
690
€
106
€
213
€
Ecran y
Clavier x
Clavier y Matériel
12 €
11 €
Coefficient :
N° Coefficient
Tarif 1 1.8
Tarif 2 1.6
Remise
5 % Sur l’achat de Matériel > 1 500 €
2 % Sur l’achat de Matériel > 1 500 €
5 % Sur l’achat de Matériel > 3 000 €
7 % Sur l’achat de Matériel > 4 500 €
10 % Sur l’achat de Matériel > 7 500
€
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Clients :
Noms
Duvergne Philippe
Tarifs à appliquer Adresse
18 rue Jean Jaurès
47000 AGEN
Carmen Julien
Testu Claude
Dujean Martial
Terro Myriam
Leslo Didier
5 % sur les logiciels
Tarif 1
Tarif 2
5 % sur les Logiciels
Tarif 2
Tarif 2
12 rue Paul Dangla
47000 AGEN
169 Av Henri Barbusse
47000 AGEN
Le pigeonnier
47230 BARBASTE
3 Lot. Vallée st arnaud
47480 BAJAMONT
12 rue Cale-abadie
47000 AGEN
TAF :
- Trouver des familles de clients.
- Paramétrer le logiciel de gestion commerciale.
- Editer les documents suivants à la date du jour.
Clients Articles Documents
CARMEN Julien Facture
DUVERGNE Philippe
TESTU Claude
TERRO Myriam
DUJEAN Martial
Leslo Didier
1 UC x
1 Ecran x
1 Clavier y
1 F1 Racing championship
1 Age of sail 2
1 F1 Racing championship
2 UC x
3 UC y
4 Ecran x
1 Ecran y
5 Clavier x
2 UC x
2 Ecran y
2 Clavier x
5 F1 Racing championship
5 UC x
5 Ecran y
5 Clavier y
10 UC y
10 Ecran x
10 Clavier x
Facture
Devis
+ BL
+ Facture
Facture
Devis
+ BL
+ Facture
Facture
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