Livres légaux
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Mode d’emploi et obligations des professionnels
Les principaux livres légaux
comptables
Il existe des livres légaux pour la comptabilité, pour les assemblées
générale, pour le suivi du personnel.
Les 3 livres légaux qui concernent la comptabilité sont :
— Le grand livre : ce document retrace ligne à ligne les écritures comptables
d'une période ; on a d'abord un classement par numéro selon le plan comptable
(de la classe 1 à la classe 7). Et pour chaque compte, les écritures sont classées
par ordre chronologique.
— Le livre d’inventaire : on reporte sur ce registre le bilan et le compte de
résultat de chaque période depuis la création de la société.
— Le livre journal (ou journal centralisateur) : comme son nom l'indique, ce
registre fait apparaître uniquement la centralisation de toutes les opérations
saisies. Le total est présenté par journal (notamment le journal d'achats, de
ventes, de banque, d'opérations diverses) avec un total mensuel puis un total
général de tous les journaux individuels.
— Pour les auto-entrepreneurs, on parle du livre des recettes et du registre des
achats.
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PATRICK GAUTIER EXPERTISE SAS
04/02/2014
Les autres registres
& livres légaux obligatoires
Il s'agit des registres légaux qui ne concernent pas directement la comptabilité mais qui sont aussi
obligatoires :
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Les livres légaux juridiques : le registre des assemblées générales (ou des décisions) est
obligatoire pour les sociétés commerciales.
Les livres légaux sociaux : le plus courant est le registre unique du personnel qui retrace la
chronologie des entrées et sorties de personnel depuis la création de la société avec la nature des
contrats de travail.
Il faut aussi tenir le registre unique d'évaluation des risques professionnels qui doit être
visible dans les locaux de l'entrepris
La tenue des livres légaux : la théorie
Une version informatique est possible depuis mai 2011 pour le grand-livre. Depuis cette date, il n'y
a plus d'obligation de tenir le livre d’inventaire et le livre journal en version papier si
on utilise un logiciel de compta, sauf pour les entreprises individuelles.
La cote et le paraphe du livre d'inventaire et du livre journal ne sont plus obligatoires depuis 2002.
PATRICK GAUTIER EXPERTISE SAS
04/02/2014
La tenue des livres légaux :
la pratique
— Vous devez obligatoirement tenir un registre unique du personnel si vous
avez des salariés. Le registre du personnel peut toutefois être tenu sur
informatique si les garanties de sécurité des données sont fiables.
— Vous devez tenir un livre des assemblées si vous êtes en société.
— Pour les registres légaux comptables, si vous utilisez un logiciel de
comptabilité standard ou si vous avez un expert-comptable, vos livres légaux
comptables sont automatiquement conservés sous format électronique.
— Chaque registre légal coûte entre 15 et 30 euros ; ils sont disponibles dans la
plupart des magasins de fournitures administratives.
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En cas de contrôle de l’Administration
Chers Clients,
— En cas de contrôles administratifs ou de procédures contentieuses, il est
indispensable pour vous, professionnel, d’avoir tenu tous les documents
comptables et sociaux obligatoires liés à votre activité. La tenue et la
conservation des livres et registres, vous permet de détenir des éléments
de preuves de votre bonne foi et du respect des obligations légales.
— Pour cela, ces livres et registres légaux doivent être cotés et paraphés
par le juge ou le greffier du tribunal de commerce.
— La cote (numéro de référence appliqué par perforation sur chaque page)
sert à numéroter les pages encore vierges du livre comptable ou social
(chaque page est unique et irremplaçable), tandis que le paraphe (par
l'apposition d'un cachet sur les premières et dernière pages) permet de
les signer pour éviter toute falsification (ajout, remplacement,
suppression...) et leur donner une date certaine.
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Comment faire ?
— La demande de paraphe et de cote peut se faire :
- soit sur place au greffe du tribunal du commerce,
- soit par courrier postal, en recommandé avec avis de réception.
— Cette formalité est payante, sauf en mairie.
- Le tarif est de 3,11 € par livre, auquel s'ajoutent des frais d'envoi (6,91 €jusqu'à 1
kg et 8,66 € entre 1 et 3 kg).
- Le paiement doit être effectué par chèque libellé à l'ordre du greffe du tribunal
de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).
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PATRICK GAUTIER EXPERTISE SAS
04/02/2014
Notre prestation d’Expert
Madame, Monsieur,
Chers Clients,
Nous espérons que ce document vous aura permis de rapidement comprendre les obligations afférentes aux livres
légaux.
Ne prenez pas de risques et tenez vos registres légaux obligatoires car des sanctions sont prévues en cas de nonrespect : les amendes varient entre 750 et 3 750 euros. Plus d’informations ? Faites-vous aider par un conseiller en
nous appelant au 03 44 67 18 40
—
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Si vous ne détenez pas encore votre livre d’assemblée générale :
sachez que vous pouvez vous en procurer un dans n’importe quelle librairie.
nous pouvons le commander pour vous. Cette prestation vous sera refacturée pour un montant forfaitaire de 30€
HT. A réception, nous vous demanderons de venir le retirer pour le faire coter et parapher par le Tribunal de
Commerce auquel vous êtes rattaché.
Veuillez croire, Madame, Monsieur, Chers Clients, en nos sentiments les meilleurs.
Patrick & Aurélie GAUTIER
Experts comptables
SIEGE SOCIAL
40, rue Hurst Mahieu
60270 GOUVIEUX
( 03.44.67.18 .40
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BUREAUX
563, rue de Paris
60520 CHAPELLE EN SERVAL
( 03.44.54.88.88
Société d’Expertise comptable inscrite au tableau de l’Ordre des Experts Comptables de Picardie Ardennes
SAS au capital de 216 000 € - R.C.S. Compiègne B-FR12-351 461 264.
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