AFM Téléthon Guide de la remontée des fonds Mode d'emploi

AGIR
C La remontée
des fonds
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5 - Mieux vous connaître
tis
Année
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/2009
N° de manifestation
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/
Si l’organisateur de la manifestation réalise cette opération dans le cadre d’une structure précise, merci de nous l’indiquer :
> Structure principale représentée : Société
Association
Mairie
Autres, précisez :
- Raison sociale
- Adresse
N°:
Rue / Ave / Bd / Allée / Pl / Chem. / Route :
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Accréditation du :
Prénom :
Rue / Ave / (Entourez
Bd / Allée
/ Pl / Chem. / Route :
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Signature de l’organisateur responsable de la manifestation
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(Soldes)
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Total
(Mairie,Conseil Général
Nombre :
Montant :
> «Papill
Nomb
Mo
(Dons + Recettes)
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> Date de dépôt des espèces (et uniquement des espèces) sur le CCP AFM:
Numéro de compte CCP : 3635G Intitulé du compte AFM Paris (Joindre obligatoirement l’original de
Tous les dons et les recettes doivent impérativement être reversés à l’AFM, dans le respect d
Force T 2009 et dans la plaquette Remontée des fonds.
L’AFM se réserve le droit de faire contrôler par toute personne dûment mandatée par elle
> Fonds remis par
, fonction o
> Fonds reçus par
, fonctio
co
M
AF
lis
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s
pa
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> Trésorier (Le trésorier doit obligatoirement être différent de l’organisateur)
- Melle / Mme / M.
Nom :
Prénom :
(en Maj.)
- Adresse personnelle
N°:
Rue / Ave / Bd / Allée / Pl / Chem. / Route :
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> Fait à
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Fax :
Le
Fixe:
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Lot / Lieu dit :
Ville :
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(Entourez la mention exacte)
contrat 2009.indd 4
> Promesses instit
(espèces transformées + chèques)
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4 - Qui est votre trésorier ?
Bât :
Esc :
Code Postal :
-Téléphone personnel
Portable :
-E-mail
ert
és
*Le contrat Maif proposé par le Téléthon ne remplace pas les assurances spécifiques et obligatoires des véhicules à moteurs. Signature
Montant
Recettes
rm
Je soussigné(e) Madame, Monsieur,
certifie avoir contracté les assurances nécessaires à la couverture de
tous les risques liés à ma manifestation auprès de :
La Maif*(contrat Téléthon) Autres, précisez :
> Souscripteur :
Et avoir obtenu les autorisations nécessaires auprès des autorités compétentes :
Préfectorales
Municipales
Privées
Total
Chèques
Nombre
Dons
du
6/0
Espèces transformées
Type de
versement Nombre
Montant
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U
n
Je ne sais pas encore
8.
non
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8 - Quel est le résultat de votre collecte ?
97
oui
3 - Comment est assurée votre manifestation ?
Signature du coordinateur départeme
(Précédée de la mention «lu et approuvé-Bon pour accord»)
1/1
> Envisagez-vous de créer sur telethon.fr un «blog téléthon» de votre manifestation ?
ut
H
on
à
ati
H
Ce contrat lie l’Association Française contre les Myopathies, 47/83 Bld de l’Hôpital, 75651 Paris cedex 13, à Melle / Mme / M.
désigné comme responsable. Celui-ci s’engage à reverser intégralement les dons ainsi que le solde
des recettes (Ensemble des recettes moins les frais d’organisation (maximum 10%) à l’AFM-Téléthon. Le contractant ci-dessus désigné reconnaît avoir pris
connaissance de la Charte Force T 2009 et s’engage à la respecter en tous points. Le contractant déclare avoir pris connaissance des
conditions d’assurances et d’autorisations préalables (cf paragraphe 3 du présent contrat)
> Fait à
, le
2009
fic
/09 de
7 - Signatures
cti
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H
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à
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/
H
M
/09 de
d
et
> Activités du
/
Si oui, merci d’indiquer le code postal du lieu d’arrivée :
Les dons effectués sur le lieu de votre manifestation doivent être intégralement reversés à l’AFM. Ils ne peuvent en aucun cas être utilisés pour
financer les dépenses de votre manifestation. L’AFM s’est engagée à ne pas dépenser plus de 10% de sa collecte dans les frais d’organisation
du Téléthon. Comme l’AFM le fait, nous vous invitons à limiter les dépenses de votre manifestation, hors frais assurance, au strict minimun (soit
10% de la collecte). En cas de difficulté, parlez-en à votre équipe de coordination. cf. Paragraphe Financement de la charte force T
> Dépenses envisagées :
€
> Sponsoring envisagé :
€ > Collecte envisagée :
€
F
l’A
/09 au
non
6 - Comment est financée votre manifestation ?
es
Guide de la
remontée des fonds
d’une manifestation
Téléthon
> Manifestation itinérante : oui
e
uv
> Nom de la manifestation :
> Adresse ou lieu de départ de la manifestation :
> Code Postal :
Ville :
Pays :
> Téléphone du lieu de la manifestation :
> Type de collecte (à cocher) dons
recettes ventes de produits boutique Téléthon
> Nombre d’urnes prévues :
Combien de temps resteront-elles sur le lieu de votre manifestation ?
> Descriptif de la manifestation (Types d’activités, d’animations, etc...)
es
à
de
s
org
2 - Qu’allez-vous organiser ?
/
Fax :
is
non
Lot / Lieu dit :
Ville :
> Quelles autres structures participent à la mise en place de la manifestation ? (à cocher) cf. paragraphe de la notice du contrat d’engagement
Association (Nombre :
)
Entreprise, CE, Commerce (Nombre :
)
Conseil Général
Pompiers
Administration (CPAM, Police...) Université, Grande Ecole, BTS
Ecole Collége
Lycée
Mairie
Lions clubs
an
oui
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éc
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Bât :
Esc :
Lot / Lieu dit :
Code Postal :
Ville :
Pays :
-Téléphone personnel
Portable :
Fixe :
-E-mail
Fax :
Désirez-vous recevoir des informations par e-mail liées à l’AFM ? (Hors informations coordinationTéléthon)
> Activités du
(Entourez la mention exacte)
Bât :
Esc :
Code Postal :
Tél :
ire
> Organisateur
- Melle / Mme / M.
Nom :
(en Maj.)
- Adresse personnelle
N°:
Type
Organisateur
op
1 - Qui organise ?
Secteur géographique
nc
es
Nouvelle manifestation ? oui
Ancienne manifestation ? oui
Si ancienne manifestation, merci d’indiquer
N° de manifestation
l’année et le précédent numéro de manifestation :
Cadre étiquette
Lettre pour les
départements découpés
Code Organisateur / Code OPN
.
Cadre réservé à la coordination
s,
Département
Cadre réservé à la coordination
A remplir en lettres majuscules et au stylo bille noir
Code manifestation
AFM-TELETHON
de
EXEMPLAIRE
tu
CONTRAT D’ENGAGEMENT
Signature de la personne remettant les fonds
(Précédée de la mention «lu et approuvé-Bon pour accord»)
20
CODE MANIFESTATION
Lettre, pour département
découpé
Département
Qu’est-ce qu’un Don ?
Un don est une contribution
financière versée à
l’AFM-Téléthon à titre gratuit,
sans aucune contrepartie,
pour aider l’AFM dans son combat.
N° de manifestation
Transformation
d’espèces
Dons*
Chèques
Dons
CODE MANI
FESTATION
Département
Lettre, pour
département
découpé
N° de manifes
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une réduction d’impôts.
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Montant :
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Recette
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Montant :
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de
de
ès le premier Téléthon en 1987, l’AFM s’est donné un objectif de
transparence. Cette plaquette se veut être un mode d’emploi
pour permettre à tous les organisateurs et à leurs trésoriers
d’être des acteurs de cette transparence.
Le respect de ces procédures contribue au fonctionnement
optimal de la remontée des fonds et à cette transparence que
nous devons à nos donateurs.
Votre contact pour la remontée des fonds à la coordination :
Joignable au :
ou par mail :
1- Avant le Téléthon
Prévoyez de nommer une personne responsable pour chaque point de collecte d’argent
(caisse pour les recettes ou urne pour les dons).
Chaque personne sera garante de l’organisation, de la surveillance et de la comptabilité
des fonds perçus pendant toute la durée de la manifestation sur son point de collecte.
Une manifestation Téléthon est susceptible de générer 2 formes de collecte :
RECETTE :
DON :
C’est une contribution
financière versée à l’AFMTELETHON, à titre gratuit,
sans aucune contrepartie.
• Un don génère l’émission
d’un reçu fiscal permettant une
réduction d’impôts.
• Le donateur recevra son reçu fiscal dans la
1ere quinzaine du mois de mars.
• Les sommes perçues au titre de dons doivent
intégralement être versées à l’AFM.
Les recettes
représentent les
sommes d’argent
perçues en
échange de biens
ou de services (règlement
de repas, entrée de spectacle,
inscriptions diverses…)
• Ces sommes d’argent ne donnent en
aucun cas lieu à l’établissement d’un reçu
fiscal.
Il vous est strictement interdit :
• D’ouvrir un compte bancaire comportant les noms « AFM » et/ou « TELETHON »
• D’encaisser des dons directement sur votre compte bancaire
(chèques ou espèces destinés à l’AFM)
• D’utiliser des dons pour régler les dépenses de votre manifestation
La collecte des fonds
• Vous êtes responsable vis-à-vis de l’AFM de la collecte
de fonds de votre manifestation.
• Vous devez faire preuve auprès du public d’une totale
transparence sur la destination et l’utilisation des fonds.
2- Pendant le Téléthon
• Vous devez impérativement séparer la collecte des dons, de
la collecte des recettes.
• Ne laissez jamais les fonds sans surveillance.
Collecter
des
recettes
Collecter
Les dons en
Les recettes
des
dons
espèces donnent
peuvent être
lieu (si le donateur
en fait la demande)
à l’établissement d’un
récépissé correspondant au versement
effectué. Pour cela, vous disposez de
récépissés Téléthon prévus à cet effet
(« papillons »). Ce sont les informations
portées sur ces récépissés qui sont
utilisées pour établir les reçus fiscaux.
Il est donc capital d’indiquer lisiblement le
nom, le prénom, l’adresse du donateur et le
montant de son don.
Les dons par chèques doivent
obligatoirement être libellés à l’ordre de
l’AFM-TELETHON. Vous ne devez pas
établir de récépissé pour les dons par
chèque. Le reçu fiscal est établi pour
le montant du chèque au nom et à
l’adresse de l’émetteur du chèque.
perçues par chèques ou en espèces.
Les recettes ne donnent jamais lieu à
l’établissement d’un reçu fiscal.
Les chèques doivent être libellés à l’ordre de
l’AFM-TELETHON.
Tenez une comptabilité détaillée de tout
encaissement effectué et inscrivez-le dans votre
journal de bord en indiquant :
- la désignation du produit ou service vendu
(ex : sandwich, boisson, entrée enfant,
entrée adulte…)
- le prix unitaire
- le nombre vendu
- la somme perçue
- la nature du règlement (chèque, espèces)
Dans un souci de transparence, veillez
à informer le public de la part qui sera
reversée à l’AFM sur les entrées ou les
ventes de produits (préalablement
autorisées par votre
coordinateur).
Communiquer vos résultats à la coordination départementale
Durant les 30 heures du Téléthon et dès la fin de votre manifestation pensez à tenir
informée votre coordination départementale de votre résultat final.
Ces informations nous permettent de faire avancer le compteur national.
En aucun cas, l’AFM ne vend, prête ou échange son fichier donateurs avec d’autres associations
ou organismes.
L’AFM engagera des poursuites judiciaires contre toute personne, morale ou physique, qui violerait
les règles de l’organisation et de collecte de l’opération Téléthon, et chercherait à en faire une
opération frauduleuse.
L’AFM se réserve le droit de faire contrôler par toute personne mandatée par elle toute manifestation.
RECETTES
Ne mélangez pas les chèques /
espèces dons avec les recettes.
r
es.
à
de
tre
du
es
t
2 • Clôturer les comptes de votre
manifestation
Clôturez les comptes de votre
manifestation dans les 3 jours suivant le
Téléthon.
Réglez toutes vos factures (sans oublier
la SACEM et les assurances).
Le paiement des factures (non prises
en charge par des sponsors) est
réalisé sur les recettes en espèces.
En aucun cas le règlement des
factures ne peut-être effectué sur les
dons (en cas de difficultés contactez
votre coordination).
3 • Déposez les espèces collectées à
La Poste (en aucun cas les chèques)
Dans les 3 jours suivant votre
manifestation, déposez impérativement
les espèces perçues à La Poste sur le
CCP AFM (n° 3635G020 Paris).
Vous devez effectuer un dépôt distinct
pour les espèces dons et un autre pour
le solde des espèces recettes (espèces
recettes diminuées du montant des
factures).
Pour chaque dépôt La Poste doit
vous donner un justificatif de dépôt
(mandat-compte), conservez-le(s)
précieusement pour le(s) transmettre
ensuite à votre coordination lors
de la remontée des fonds de votre
manifestation.
La convention entre l’AFM et La Poste
L’AFM et La Poste ont conclu une convention permettant aux organisateurs de
manifestations Téléthon :
• d’effectuer des dépôts d’espèces sur le seul CCP AFM (3635G020 Paris) et aucun
autre compte.
• de déposer les espèces sans frais (aucun paiement ne sera demandé par La Poste à
l’organisateur)
• de réaliser des dépôts d’espèces distincts : un dépôt pour les espèces dons et un
autre pour le solde des espèces recettes.
Si lors du dépôt des espèces à La Poste, des informations autres que celles
précédemment énoncées vous sont données, merci de nous appeler (du bureau de Poste
en compagnie de la personne vous donnant ces informations) au n° suivant :
0825 07 90 95 (tapez 1) 0,15 euros TTC/min.
Il vous est strictement interdit :
- de remettre des espèces non transformées à la coordination
- d’utiliser des dons pour régler les frais de la manifestation
- de déposer en banque des chèques libellés à l’ordre de l’AFM-TELETHON.
Le traitement des fonds collectés
DONS
1 • Les fonds de votre
manifestation
Après la manifestation, veillez à
conserver la séparation entre dons
et recettes.
tilisées par l’AFM conformément à la loi informatique et libertés du 6/01/1978. Un droit d’accès et de rectification peut être exercé librement auprès de l’AFM. Les informations peuvent être communiquées à des organismes spécialisés en vue de faire réaliser des opérations statistiqu
5 - Mieux vous connaître
Si l’organisateur de la manifestation réalise cette opération dans le cadre d’une structure précise, merci de nous l’indiquer :
> Structure principale représentée :
Société
Association
Mairie
Autres, précisez :
- Raison sociale
- Adresse
N°: possible (et
Rueavant
/ Ave / Bd
Alléedécembre),
/ Pl / Chem. / Route
:
e plus rapidement
le/ 24
remettez
vos fonds (vous,
L
le trésorier ou une personne que vous mandaterez pour remettre les fonds) à votre
coordination départementale.
Bât :
Esc :
Lot / Lieu dit :
A l’occasion de ce rendez-vous,
vous complèterez,
avec un membre de l’équipe
Code Postal :
Ville :
de coordination, le tableau
de collecte présent sur leFaxcontrat
d’engagement et vous
Tél :
:
transmettrez : les chèques collectés, les justificatifs de dépôts d’espèces (les originaux) et
> Quelles
structures pour
participent
la miseen
en place
de la manifestation
? (à cocher) promesses
cf. paragraphe de lainstitutionnelles.
notice du contrat d’engagement
lesautres
récépissés
lesàdons
espèces
et les éventuelles
Association (Nombre :
)
Entreprise, CE, Commerce (Nombre :
)
Conseil Général
Pompiers
enveloppe
correspond
case du
tableau de collecte
:Lions clubs
Administration (CPAM, Police...) Chaque
Université,
Grande Ecole,
BTS
Ecoleà une
Collége
Lycée
Mairie
> Manifestation itinérante : oui
CODE MANIFESTATION
Département
Qu’est-ce qu’un Don ?
Un don est une contribution
financière versée à
l’AFM-Téléthon à titre gratuit,
sans aucune contrepartie,
pour aider l’AFM dans son combat.
Lettre, pour département
découpé
N° de manifestation
Transformation
d’espèces
Dons*
non
1
Si oui, merci d’indiquer le code postal du lieu d’arrivée :
nombre et montant des justificatifs de transformation d’espèces dons
6 - Comment est financée votre manifestation ?
Un don génère l’émission d’un
reçu fiscal permettant
une réduction d’impôts.
et montant
de récépissés
pour les
2 nombre
Les dons effectués sur le lieu de votre manifestation
doivent
être intégralement
reversés à(papillons)
l’AFM. Ils ne peuvent
en dons
aucun en
cas espèces
être utilisés pour
financer les dépenses de votre manifestation. L’AFM s’est engagée à ne pas dépenser plus de 10% de sa collecte dans les frais d’organisation
du Téléthon. Comme l’AFM le fait, nous vous invitons à limiter les dépenses de votre manifestation, hors frais assurance, au strict minimun (soit
10% de la collecte).Transformation
En cas de difficulté, parlez-en à votre équipe de coordination. cf. Paragraphe Financement de la charte force T
Les reçus fiscaux seront édités à
partir des informations
inscrites sur les papillons.
Les reçus fiscaux seront
édités si le montant des
espèces transformées est au
moins égal au montant
des papillons
> Nombre de versements
(mandats compte...) :
..............................
Montant : ..................
> Nombre de papillons : ..............................
Montant : ..................
*Les papillons (Reçus non fiscaux) sont à joindre dans cette enveloppe
C
Ce document a été réalisé grâce au soutien de
CODE MANIFESTATION
Département
Lettre, pour département
découpé
N° de manifestation
Qu’est-ce qu’une
Recette ?
Les recettes proviennent
de la vente de produits, de billets
d’entrée, de participation à des
activités diverses...
d’espèces
Recettes
> Dépenses envisagées
:
> Sponsoring
envisagédes
: justificatifs €de transformation
> Collecte envisagée
:
3€ nombre
d’espèce
recettes
et montant
La participation financière
à ce type de prestation ne
donne pas lieu à l’émission
d’un reçu fiscal.
N’oubliez-pas de régler tous
vos frais d’organisation avant
de transformer vos espèces
recettes à La Poste.
€
(Libe
AFM
> Nombre de versements
(mandats compte...) : ............................... Montant : ....................
7 - Signatures
Ce document a été réalisé grâce au soutien de
CODE MANIFESTATION
Département
Lettre, pour département
découpé
N° de manifestation
Ce contrat lie l’Association Française contre les Myopathies, 47/83 Bld de l’Hôpital, 75651 Paris cedex 13, à Melle / Mme / M.
Chèques
Dons
désigné
responsable.
Celui-ci
reverser intégralement les dons ainsi que le solde
4 comme
nombre
et montant
dess’engage
chèquesà dons
des recettes (Ensemble des recettes moins les frais d’organisation (maximum 10%) à l’AFM-Téléthon. Le contractant ci-dessus désigné reconnaît avoir pris
connaissance de la Charte Force T 2009 et s’engage à la respecter en tous points. Le contractant déclare avoir pris connaissance des
conditions d’assurances et d’autorisations préalables (cf paragraphe 3 du présent contrat)
Qu’est-ce qu’un Don ?
Un don est une contribution
financière versée à
l’AFM-Téléthon à titre gratuit,
sans aucune contrepartie,
pour aider l’AFM dans son combat.
Un don génère l’émission
d’un reçu fiscal permettant
une réduction d’impôts.
Les reçus fiscaux seront édités
à partir des informations
inscrites sur les chèques.
> Nombre de chèques : ..............................
Montant : ..................
Ce document a été réalisé grâce au soutien de
CODE MANIFESTATION
Département
> Fait à
Qu’est-ce qu’une
Recette ?
Les recettes proviennent de
la vente de produits, de billets
d’entrée, de participation à des
activités diverses...
La participation financière
à ce type de prestation ne
donne pas lieu à l’émission
d’un reçu fiscal.
Lettre, pour département
découpé
N° de manifestation
, le
Chèques
Recettes
> Nombre de chèques : ..............................
5
2009
nombre et montant des chèques recettes
Montant : ..................
Signature de l’organisateur responsable de la manifestation
Signature du coordinateur départemental
Ce document a été réalisé grâce au soutien de
(Précédée de la mention «lu et approuvé-Bon pour accord»)
8 - Quel est le résultat de votre collecte ?
Type de
versement
Espèces transformées
Nombre
Montant
Nombre
Montant
Dons
1
4
Recettes
3
5
(Soldes)
Total
Chèques
(espèces transformées + chèques)
*
> Promesses institutionnelles*
(Mairie,Conseil Général...) cf. Page 3 de la notice
Nombre :
Montant :
Euros
> «Papillons» (Reçus non fiscaux)*
Nombre :
2
Montant :
Euros
*Les originaux sont à joindre obligatoirement
Total
(Dons + Recettes)
à votre remontée des fonds.
> Date de dépôt des espèces (et uniquement des espèces) sur le CCP AFM:
Promesses institutionnelles :
Numéro de compte CCP : 3635G Intitulé du compte AFM Paris (Joindre obligatoirement l’original de chaque justificatif de versement)
montants
avant
28 février
CCP des
de dispositions
l’AFM (3635G020
Tous lesSeuls
dons etles
les recettes
doiventcrédités
impérativement
être le
reversés
à l’AFM, sur
dansle
le respect
indiquées dansParis)
la Charte
integrés
auxRemontée
résultats
de la manifestation.
Force Tseront
2009 et dans
la plaquette
des officiels
fonds.
L’AFM se réserve le droit de faire contrôler par toute personne dûment mandatée par elle toute manifestation accréditée.
*
> Fonds remis par
, fonction occupée
> Fonds reçus par
, fonction occupée
e qu
st-c
Qu’e tte ?
Rece es p
recett pr
Les nte de
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d’entrités div
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La pa typ
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donn re
d’un
La transmission des fonds collectés à votre coordination
Collecter
des dons
Collecter
des recettes
clubs
pour
ation
(soit
Chèques
Espèces
Espèces
Chèques
(Libellés à l’ordre de
PAPILLONS
Règlement des factures
AFM-TELETHON)
(Libellés à l’ordre de
AFM-TELETHON)
(non prises en charge par des sponsors)
Soldes des Recettes
solde
is
es
compte 0003635G020 PARIS AFM
Mandat-compte
Recettes
(Pour les Espèces Recettes)
al
Mandat-compte
Dons
(Pour les Espèces Dons)
*
s*
otice
os
*
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ment
Lettre,
N
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STAT
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Dépar
N° de
MA
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Lettre,
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Qu’e tte ?
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Rece es provieitsnn, de billet
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La pa type de u à l’é
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Conception AFM / CR - Crédit photos : AFM / J-P Pouteau /J-M Aragon - Imprimé par Caractère sur du papier issu de forêts gérées durablement. PEFC/10-31-945
www.afm-telethon.fr
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