HP SmartTracker Guide de l'utilisateur © Copyright 2021 HP Development Company, L.P. Édition 7 Notes légales Marques commerciales Les renseignements contenus dans ce document peuvent être modifiés sans préavis. Microsoft® et Windows® sont des marques déposées de Microsoft Corporation. Les seules garanties couvrant les produits et les services HP sont celles stipulées de façon explicite dans les déclarations de garantie accompagnant ces produits et services. Aucune information contenue dans le présent document ne doit être considérée comme constituant une garantie supplémentaire. HP n'est pas responsable en cas d'erreurs ou d'omissions techniques ou rédactionnelles dans le présent document. REMARQUE : Le logiciel HP SmartTracker est uniquement compatible avec des consommables d'encre HP d'origine. Instructions de sécurité Lisez et respectez les instructions de fonctionnement et de sécurité avant de démarrer l'imprimante. Sommaire Votre application logicielle HP SmartTracker ............................................................................................................................................ 1 Introduction ............................................................................................................................................................................... 1 Lancement de HP SmartTracker la première fois ............................................................................................................... 1 Connectivité ............................................................................................................................................................................... 2 Service de messagerie électronique HP SmartTracker .................................................................................. 3 Configuration de l'adresse du serveur .............................................................................................................. 4 Configuration via Active Directory (AD) ............................................................................................................. 4 Interface réseau avancée .................................................................................................................................... 6 Imprimantes .............................................................................................................................................................................. 7 Configuration des imprimantes ......................................................................................................................... 7 Modification d'une imprimante ........................................................................................................................ 10 Création d'un groupe d'imprimantes .............................................................................................................. 10 Modification d'un groupe d'imprimantes ....................................................................................................... 12 Suppression d'un groupe d'imprimantes ....................................................................................................... 13 Autorisations ........................................................................................................................................................................... 14 Options ..................................................................................................................................................................................... 16 Définition de la langue de l'application .......................................................................................................... 16 Définition des unités d'application .................................................................................................................. 16 Définition de la devise ....................................................................................................................................... 16 Définition des coûts et des tarifs .................................................................................................................... 16 Définition d'un logo d'entreprise pour les rapports ...................................................................................... 16 Sélection des points de contact requis .......................................................................................................... 16 Points de contact .......................................................................................................................... 16 Coûts ........................................................................................................................................................................................ 17 Tarifs ......................................................................................................................................................................................... 19 À propos de l'écran d'accueil ................................................................................................................................................. 19 Configuration des utilisateurs des imprimantes et des groupes d'imprimantes ......................................................... 20 Marquage d'une tâche comme facturable ......................................................................................................................... 22 Filtrage ..................................................................................................................................................................................... 23 Suppression d'un filtre ........................................................................................................................................................... 23 Projets ...................................................................................................................................................................................... 24 Services .................................................................................................................................................................................... 24 Importer/exporter au format CSV ........................................................................................................................................ 25 Configuration : importer au format CSV ......................................................................................................... 25 Exporter au format CSV .................................................................................................................................... 27 Génération de rapports ......................................................................................................................................................... 27 Résumé .................................................................................................................................................................................... 28 Rapports .................................................................................................................................................................................. 31 Personnalisé ........................................................................................................................................................................... 34 FRWW iii Données brutes ...................................................................................................................................................................... 36 Logo personnalisé .................................................................................................................................................................. 36 Programmation et envoi de rapports par courrier électronique .................................................................................... 38 Programmation et envoi de rapports par courrier électronique relatifs aux utilisateurs, projets ou services ....... 39 Authentification du workflow d'impression ....................................................................................................................... 39 Impression à partir de l'ordinateur de l'utilisateur ........................................................................................ 39 Cas d'erreur d'authentification ......................................................................................................................... 41 Impression, numérisation ou copie à partir du panneau avant de l'imprimante ..................................... 42 Gestion de la base de données ............................................................................................................................................ 43 Sauvegarder/restaurer la base de données .................................................................................................. 43 Restaurer ............................................................................................................................................................ 45 Nettoyer la base de données ........................................................................................................................... 45 Outil d'assistance ................................................................................................................................................................... 47 Mise à jour manuelle .............................................................................................................................................................. 51 Déconnexion ........................................................................................................................................................................... 51 iv FRWW Votre application logicielle HP SmartTracker Introduction HP SmartTracker a été conçu pour vous aider à contrôler les coûts d'impression et facturer précisément vos clients pour les impressions que vous produisez. REMARQUE : Le logiciel HP SmartTracker est uniquement compatible avec des consommables d'encre HP d'origine. Lancement de HP SmartTracker la première fois La première fois que vous accédez à l'application, une fenêtre contextuelle comportant les termes du CLUF (Contrat de Licence Utilisateur Final) s'affiche, comme illustré ci-dessous : vous devez accepter ces termes et cliquez sur Enregistrer pour utiliser HP SmartTracker. À tout moment, si vous souhaitez cesser d'envoyer des données personnelles, vous pouvez vous désinscrire si vous êtes connecté en tant qu'administrateur. Pour ce faire, ou pour revoir les conditions générales de collecte des données, cliquez sur l'icône sur l'écran principal et choisissez Amélioration de produit. Une fenêtre s'ouvre comme illustrée ci-dessous : FRWW Introduction 1 Choisissez de participer ou non, puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Connectivité La toute première fois que l'application HP SmartTracker s'ouvre, l'écran Préférences s'affiche automatiquement. L'onglet Connectivité est sélectionnée par défaut : 2 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Service de messagerie électronique HP SmartTracker HP SmartTracker dispose d'un service de messagerie électronique qu'il utilise lorsqu'il a besoin d'envoyer des messages. Nous vous recommandons vivement de configurer ce service au cours de l'installation. Pour configurer ce service, cliquez sur le bouton Configurer. La fenêtre suivante s'affiche : Configurez le service de courrier électronique préféré, puis appuyez sur Suivant. La fenêtre suivante s'affiche : Entrez l'adresse électronique et le port dans les champs correspondants de cette fenêtre. Sélectionnez une limite de taille de pièce jointe dans la liste déroulante. Le bouton Test peut être utilisé pour envoyer un message électronique à l'administrateur, en utilisant les paramètres que vous définissez ici, et qui vous permet de vérifier la configuration avant de l'appliquer. Vous pouvez également activer l'utilisation et l'authentification des certificats SSL en cochant les cases correspondantes. Une fois que vous avez entré toutes les données, cliquez sur le bouton Appliquer pour revenir au panneau Préférences. FRWW Connectivité 3 Configuration de l'adresse du serveur Lors de la configuration de l'adresse du serveur HP SmartTracker et du numéro de port, assurez-vous de saisir les mêmes adresse de serveur et numéro de port que ceux utilisés lors de l'installation du serveur HP SmartTracker. Par défaut le numéro de port est 7087. Ensuite, cliquez sur le bouton Connecter pour valider les données. Une fois que vous avez saisi toutes les données nécessaires, cliquez sur le bouton Suivant. Configuration via Active Directory (AD) Si vous souhaitez que HP SmartTracker utilise votre répertoire AD, vous devez définir Configuration Active Directory dans le panneau Préférences. Cliquez sur l'onglet Connectivité et cliquez sur le bouton Configurer correspondant. 4 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW L'option Le serveur ne requiert pas d'authentification est activée par défaut. Les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont désactivés, comme illustré ci-dessous : Ajoutez l'adresse de votre serveur Active Directory dans les champs Adresse du serveur AD et Port. Si le serveur Active Directory a été configuré pour utiliser une connexion sécurisée SSL, cochez la case Utiliser une connexion sécurisée (SLL). Si le serveur Active Directory a été configuré pour demander une authentification, sélectionnez l'option Le serveur requiert une authentification. Les champs Nom d'utilisateur et Mot de passe sont activés où vous pouvez entrer les informations d'un utilisateur disposant d'autorisations pour effectuer des recherches dans Active Directory. Le chemin pour lancer la recherche (DN de Base, racine de recherche) est l'emplacement où commence la recherche dans l'arborescence d'Active Directory. Ce champ est obligatoire. Dans le champ Attribut de recherche AD, ajoutez le champ Attribut du nom de compte SAM de la structure d'arborescence AD à rechercher. Ce champ est obligatoire. FRWW Connectivité 5 Dans le champ Condition de filtre AD, ajoutez un filtre complexe à appliquer lors de la recherche de l'utilisateur. Il s'agit d'un champ facultatif. Cliquez sur le bouton Test pour vérifier la connexion avant d'enregistrer les changements. Cliquez sur le bouton Appliquer pour enregistrer les modifications au même moment que l'exécution d'un test de connexion en arrière-plan. Si une erreur survient, un message d'avertissement s'affiche. Cliquez sur le bouton Annuler pour fermer la fenêtre sans enregistrer les modifications. REMARQUE : Directory. Afin que l'AD puisse fonctionner, le verrouillage des utilisateurs doit être l'option Utiliser Active Interface réseau avancée Connectez-vous en tant qu'administrateur, accédez à Préférences > Connectivité, et l'Interface réseau avancée apparaît. Dans la mesure où HP SmartTracker nécessite que l'installation soit assurée dans le même réseau, il se peut que dans des environnements où plusieurs LAN sont définis, la communication entre l'imprimante clientserveur échoue. Cette fonction permet à un administrateur de sélectionner l'interface réseau souhaitée. Lors de la configuration de l'interface réseau, une fenêtre contextuelle s'affiche pour appliquer les modifications. L'interface réseau HP SmartTracker détectée est utilisée par défaut. Si vous souhaitez sélectionner un autre réseau, vous pouvez le modifier manuellement en ajoutant une nouvelle adresse IP. 6 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW IMPORTANT : Lors de la modification de l'interface réseau, le message suivant s'affiche : Ce message vous informe en tant qu'administrateur que les imprimantes déjà ajoutées à HP SmartTracker doivent être retirées et y être rajoutées afin d'« être informées » de la dernière adresse IP introduite manuellement : Si l'administrateur clique sur l'option Accepter, cela remplace l'interface réseau par défaut par la nouvelle, et s'il clique sur Annuler, il revient à la fenêtre précédente. Imprimantes Configuration des imprimantes A tout moment, vous pouvez choisir, rechercher et ajouter des imprimantes. Nous expliquons ici comment faire : Dans le cas où vous avez terminé toutes les étapes de configuration et que vous n'avez aucune imprimante déjà configurée, l'écran illustré ci-dessous apparaît automatiquement la première fois que l'application HP SmartTracker est lancée : FRWW Imprimantes 7 En cliquant sur le bouton Ajouter des imprimantes dans la fenêtre illustrée ci-dessus ou vous pouvez également, lorsque vous avez déjà configuré des imprimantes, en accédant au panneau Préférences et en ouvrant l'onglet Imprimantes, une fenêtre similaire à celle illustrée ci-dessous s'ouvrira : Les imprimantes ajoutées précédemment s'afficheront dans la liste illustrée ci-dessus. REMARQUE : Les imprimantes que gère HP SmartTracker DOIVENT avoir été configurées avec un mot de passe administrateur à la fois dans l'imprimante et dans HP SmartTracker. Cliquez sur Ajouter des imprimantes et HP SmartTracker recherche automatiquement les imprimantes prises en charge connectées à votre réseau comme illustré ci-dessous : Sélectionnez l'imprimante que vous souhaitez ajouter et cliquez sur le bouton Ajouter. Une autre solution pour choisir le mode de découverte automatique est d'arrêter le processus de détection et, sans sélectionner aucune imprimante, cliquez sur le bouton Ajouter. Dans ce cas, vous verrez l'écran suivant : 8 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Entrez le nom que vous souhaitez attribuer à l'imprimante, son adresse IP/nom d'hôte, le mot de passe de l'administrateur, et affectez un groupe[1] existant dans lequel l'imprimante sera placée ou créez-en un nouveau si vous le souhaitez. Voici un exemple : Une fois que vous avez renseigné tous les champs requis, cliquez sur le bouton Ajouter et, s'ils sont corrects, l'imprimante est ajoutée à HP SmartTracker. [1] Vous pouvez utiliser des groupes pour agréger différentes imprimantes sous la même consolidation. Cette opération peut interagir lorsque vous êtes en mode Résumé/Rapports comme lorsque vous sélectionnez le nom du groupe ; l'affichage affiche la consommation de l'ensemble du groupe. REMARQUE : Les imprimantes que va utiliser HP SmartTracker DOIVENT disposer d'un mot de passe administrateur configuré à l'aide du serveur Web intégré de l'imprimante. Reportez-vous au guide d'installation HP SmartTracker pour plus d'informations. FRWW Imprimantes 9 Modification d'une imprimante Cliquez sur l'onglet Imprimantes sur le panneau de Préférences. Cliquez sur l'icône à côté de l'imprimante que vous souhaitez modifier, choisissez Modifier dans le menu qui s'ouvre et un écran s'affichera comme illustré ci-dessous : Par défaut, le mode Basculement gracieux est sélectionné. Le mode Basculement gracieux détermine le comportement d'impression si le serveur est défaillant. Si activé dans une imprimante, cela signifie que même si HP SmartTracker est défaillant, les tâches seront imprimées. Si non sélectionné et que le serveur est défaillant, aucune tâche n'est imprimée. REMARQUE : Si une défaillance de serveur survient, les tâches qui ont été imprimées seront incluses dans les rapports et affectées à « Inconnu ». Vous pouvez modifier le nom de l'imprimante et/ou le mot de passe. Effectuez les modifications et cliquez sur le bouton Enregistrer. Création d'un groupe d'imprimantes Assurez-vous que les imprimantes sont disponibles. Cliquez sur l'onglet Imprimantes sur le panneau de Préférences. Cliquez sur le bouton Créer un groupe. L'écran suivant apparaît : Entrez le nom du groupe. Cliquez sur le bouton Créer. Sélectionnez ensuite les imprimantes à ajouter et faites-les glisser pour les déplacer vers le groupe. 10 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Cliquez sur le bouton Suivant. FRWW Imprimantes 11 Modification d'un groupe d'imprimantes Utilisez l'icône Cliquez sur l'icône pour modifier un groupe précis d'imprimantes. . Enregistrez les modifications. Cliquez sur le bouton Terminé. 12 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Suppression d'un groupe d'imprimantes Utilisez l'icône Cliquez sur l'icône pour retirer un groupe précis d'imprimantes. . Cliquez sur le bouton Accepter. Vous revoilà à l'écran d'accueil. FRWW Imprimantes 13 Autorisations Dans l'onglet Autorisations , vous pouvez attribuer les autorisations aux administrateurs et aux comptables. A ce stade, il est nécessaire de configurer au moins un administrateur. Dans cet écran, vous pouvez configurer deux types d'utilisateur HP SmartTracker : Administrateur et Comptable. Les utilisateurs d'imprimantes seront configurés ultérieurement. REMARQUE : Il est obligatoire de saisir une adresse électronique dans l'écran ci-dessus. Sous condition que le serveur de messagerie de HP SmartTracker soit correctement configuré, c'est cette adresse qui sera utilisée pour recevoir des notifications envoyées par HP SmartTracker. Les administrateurs peuvent : ● Ouvrir le panneau de configuration et les rapports. ● Créer des rapports. ● Extraire des données. ● Définir des autorisations, des coûts, des prix, des imprimantes, des projets, des utilisateurs et des groupes. ● Définir la langue, les unités de mesure et les devises à utiliser par HP SmartTracker. ● Afficher les rapports précédents. Les comptables peuvent : ● Créer des rapports. ● Extraire des données. ● Afficher les rapports précédents. La première fois que vous configurez des autorisations, vous devez créer au moins un utilisateur qui est administrateur. Pour créer un utilisateur administrateur, entrez les données directement dans les champs de la section Administrateurs de l'onglet Autorisations illustré ci-dessous : 14 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Appuyez sur la touche Entrée. Une fois qu'un utilisateur administrateur a été créé, l'écran de connexion, illustré ci-dessous, apparaît : L'écran ci-dessus sera l'écran initial de votre application HP SmartTracker. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur le bouton Connexion pour revenir à l'écran Préférences. Ici, vous pouvez ajouter plus d'administrateurs et/ou créer des comptables. Pour créer un comptable, entrez leurs données directement dans les champs de la section Comptables : Appuyez sur la touche Entrée. Pour modifier un utilisateur, cliquez sur les données, effectuez les modifications nécessaires, puis appuyez sur la touche Entrée. Pour supprimer un utilisateur, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. REMARQUE : Il n'y a aucune demande de confirmation lorsque vous supprimez un utilisateur. Si vous supprimez un utilisateur par erreur, vous devrez entrer à nouveau ses données. FRWW Autorisations 15 Options Dans l'onglet Options, vous pouvez configurer une variété de paramètres de l'application HP SmartTracker : langue de l'application, unités de comptabilité, devise de comptabilité, logo à inclure dans les rapports et les points de contact où l'authentification sera requise. Définition de la langue de l'application Vous pouvez sélectionner la langue à utiliser par l'application parmi celles disponibles dans la liste déroulante Langue . Définition des unités d'application Vous pouvez sélectionner quelles unités seront utilisées à des fins de comptabilisation papier, soit les unités impériales (pouces, pieds carrés) soit les unités métriques (millimètres, mètres carrés). Définition de la devise Dans cette section, vous pouvez sélectionner la devise à utiliser en tapant son code à trois caractères (par exemple USD ou EUR). Définition des coûts et des tarifs Vous pouvez choisir d'affecter le coût ou la valeur du prix en fonction de l'encre ou du support utilisé dans les tâches d'impression. La distribution de coût/prix peut être effectuée par catégorie d'impression (Images Lignes mono, Lignes de couleur, Faible densité et Haute densité) ou par couverture totale (pourcentage de Couleur et de Mono). REMARQUE : La sélection que vous faites ici s'applique à toutes les imprimantes et sera prise en compte pour les onglets Coûts et Prix. Si vous modifiez cette sélection dans l'un de ces onglets, cela changera automatiquement la sélection utilisée dans l'autre onglet. Définition d'un logo d'entreprise pour les rapports Un logo de la société peut être ajouté à vos rapports personnalisés simplement en cliquant sur le bouton Télécharger et en accédant à l'image (format jpg ou png) de votre choix ; à noter que certaines restrictions existent. Votre logo actuel de la société peut être retiré en cliquant sur le bouton Supprimer. Sélection des points de contact requis En cochant des points d'envoi de tâches, vous pouvez sélectionner les points de contact qui nécessiteront une authentification et un suivi (par défaut, tous les points requièrent une authentification). Si un point d'envoi de gauche n'est pas coché, l'impression non authentifiée sera activée et par conséquent, il n'y aura pas de suivi des activités qui utilisent ce point d'envoi. Points de contact Vous pouvez choisir que HP SmartTracker nécessite une authentification à partir des agents d'impression suivants : HP SmartStream, HP Click, le pilote et l'imprimante. REMARQUE : Si un agent d'impression n'est pas sélectionné, les utilisateurs non identifiés sont libres d'imprimer à partir de cet agent d'impression. 16 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Coûts Cliquez sur l'onglet Coûts. C'est là où vous pouvez configurer les unités à utiliser pour la comptabilité et celles qui s'afficheront aussi dans les rapports. Par exemple, si vous avez sélectionné l'option Imprimer les catégories dans l'onglet Options : Par exemple, si vous avez sélectionné l'option Couverture d'impression dans l'onglet Options : FRWW Coûts 17 Vous pouvez introduire des coûts spécifiques à chacun des modèles d'imprimante installés. Vous pouvez affecter les coûts en fonction de l'utilisation du millilitre, de la surface imprimée, de la zone utilisée et des compteurs linéaires. Vous pouvez également sélectionner l'option Hybride qui fournit une combinaison de deux mesures. Si vous avez besoin de modifier les mesures, vous pouvez sélectionner une autre unité de mesure dans le menu déroulant. En cliquant sur l'icône , une fenêtre s'ouvre, affichant la liste complète des types de papier possible et vous pouvez sélectionner lesquels seront pris en compte, ainsi que le coût associé à chacun d'eux. REMARQUE : Dans Coûts et Prix, vous pouvez introduire le prix total avec ou sans taxes. Plus tard dans les rapports, vous pouvez choisir d'appliquer ou non la taxe. 18 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Tarifs Lorsque vous cliquez sur l'onglet Prix, l'écran illustré ici s'affiche : Dans cet onglet, vous pouvez inclure les prix à facturer à vos clients. L'introduction des prix fonctionne exactement comme l'introduction des coûts. À propos de l'écran d'accueil L'écran d'accueil se compose d'une barre verticale sur le côté gauche où sont répertoriées toutes les imprimantes et les groupes d'imprimantes que vous avez configurés. Il existe trois onglets qui par défaut sont nommés : Utilisateurs, Projets et Départements. Le nom d'onglet Utilisateur n'est pas modifiable et les deux autres peuvent être renommés, mais uniquement par les administrateurs. Chaque onglet offre une grille où vous pouvez entrer les données pour chaque imprimante et chaque groupe d'imprimantes : REMARQUE : Les informations affichées dans la grille dépendent du groupe d'imprimantes actuellement sélectionnées sur le côté gauche. FRWW Tarifs 19 Vous trouverez ci-dessous de brèves explications sur les différentes parties de l'écran. A Exemple d'un groupe d'imprimantes. B Onglet Utilisateurs contenant la grille des données du groupe d'imprimantes sélectionnées. C Affichage des éléments supprimés avec Utilisateurs, Projets et Services déjà supprimés. D Les options Utilisateurs, Projets ou Services à l'état Désactivé ne sont pas disponibles dans le formulaire d'authentification de l'agent. E Mode d'authentification. Vous pouvez modifier les onglets de l'écran d'accueil et personnaliser les données pour répondre à vos besoins. REMARQUE : UNIQUEMENT POUR ADMINISTRATEURS : Pour modifier le nom d'un des onglets Projets ou Départements, double-cliquez sur le nom de l'onglet. REMARQUE : Les onglets Projets et Départements ne peuvent pas avoir le même nom. Le numéro qui apparaît dans chaque onglet correspond au nombre de lignes actives dans la grille. Configuration des utilisateurs des imprimantes et des groupes d'imprimantes Nous configurons ici les utilisateurs d'imprimantes et les différents groupes d'imprimantes, à ne pas confondre avec les administrateurs et les comptables qui sont les utilisateurs de l'application. Sélectionnez une imprimante/un groupe d'imprimantes dans la liste sur le côté gauche. 20 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Cliquez sur l'onglet Utilisateurs. Une grille apparaît à l'écran où vous pouvez entrer et stocker toutes les données pour ce groupe d'imprimantes, comme illustré dans l'écran suivant : Par défaut, le mode d'authentification pour contrôler l'accès à l'imprimante est défini sur Aucun. Pour le modifier, cliquez sur l'icône et choisissez l'option souhaitée dans la liste déroulante : Ci-dessous se trouvent des descriptions des options d'authentification dans le menu : Aucun : aucune authentification n'est requise Requis : le système demande un nom d'utilisateur Requis/mot de passe : le système demande un nom d'utilisateur et un mot de passe Requis dans une liste : l'utilisateur est sélectionné dans une liste déroulante Requis de la liste/du mot de passe : Utiliser Active Directory : l'utilisateur peut être sélectionné dans une liste déroulante et un mot de passe doit être saisi. l'utilisateur est identifié à l'aide de ses informations d'authentification comme configuré dans la section précédente intitulée Active Directory. (Cette option s'affiche uniquement après avoir correctement configuré « Configuration Active Directory ».) Pour ajouter des utilisateurs, cliquez sur Ajouter un nouvel élément pour entrer les données directement dans les champs où il est indiqué Entrer du texte... et cliquez sur la touche Entrée une fois que vous avez renseigné le dernier champ. REMARQUE : Utilisateurs, Projets, Départements ne peuvent pas être nommés « Invité », « Autres », « Service » ou « Inconnu ». REMARQUE : La longueur maximum de Utilisateurs, Projets, Services est de 100 caractères en anglais. Pour les autres langues à caractères spéciaux, la longueur peut être inférieure. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur État pour filtrer. L'écran suivant apparaît : FRWW Configuration des utilisateurs des imprimantes et des groupes d'imprimantes 21 Voici ci-dessous une description des options dans le menu : Activé/Désactivé : activer ou désactiver la ligne sélectionnée. Supprimé : permet de supprimer la ligne sélectionnée. REMARQUE : Les utilisateurs désactivés sont ceux dont les identifiants ne sont plus valides pour l'impression temporairement. Ils n'apparaissent donc pas dans la liste déroulante. Les identifiants peuvent être activés à tout moment. Pour activer un utilisateur Désactivé, sélectionnez la ligne à l'aide de la case à cocher et appuyez sur Activer. REMARQUE : Les utilisateurs, projets et services qui ne sont plus valides dans l'organisation peuvent être supprimés de cette liste. Ils passent dans la vue Supprimés qui peut être vidée à partir de l'onglet Nettoyage dans le menu Gestion de la base de données (expliqué ultérieurement). REMARQUE : Quand l'option Utiliser Active Directory est sélectionnée comme méthode d'authentification, la liste existante est désactivée et un message d'avertissement indiquant qu'en utilisant Active Directory, les utilisateurs HP SmartTracker sont désactivés s'affiche. REMARQUE : Sélection multiple est disponible pour effectuer la même opération que Activer, Désactiver ou Supprimer pour les lignes sélectionnées. Marquage d'une tâche comme facturable Dans l'écran illustré ci-dessous, vous verrez un paramètre qui est utilisé pour permettre aux utilisateurs de décider, tâche par tâche, celles qui sont facturables et celles qui ne le sont pas. Dans la même illustration, vous pouvez voir un paramètre qui vous permet, comme le paramètre abordé cidessus, de fournir ou non aux utilisateurs l'option d'ajouter un commentaire à une tâche. Pour ce faire, cliquez sur l'icône 22 Votre application logicielle HP SmartTracker à côté du groupe d'imprimantes. FRWW REMARQUE : Dans l'illustration ci-dessus, vous verrez le champ « Autoriser les utilisateurs à décider si une tâche est facturable » qui peut être activé ou désactivé. Votre choix pour ce paramètre est indépendant de la décision de définir ou non TOUTES les tâches pour l'imprimante comme facturables, et il ne faut pas confondre les deux. Pour modifier ce paramètre, vous devez sélectionner chaque groupe d'imprimantes, un par un et effectuer la sélection appropriée. Si ce paramètre est activé, HP SmartTracker demande à l'utilisateur d'effectuer ce choix chaque fois qu'il envoie une tâche à l'imprimante. Sélectionnez les options souhaitées et cliquez en dehors de la boîte de dialogue. Filtrage Vous pouvez filtrer en cliquant sur l'icône et en choisissant une option dans la liste déroulante : Vous trouverez ci-dessous des descriptions brèves des options du menu. Zone de texte : vous pouvez taper directement dans le champ pour filtrer le contenu de la table dynamiquement. Trier de Z à A : classe les utilisateurs dans l'ordre alphabétique inverse. Trier de A à Z : classe les utilisateurs dans l'ordre alphabétique. Vous pouvez également filtrer par utilisateurs activés et/ou désactivés en cliquant sur le filtre de colonne d'état de l'utilisateur. Une fois un filtre sélectionné, l'icône devient bleue. Suppression d'un filtre Pour supprimer le filtre dynamique, cliquez sur l'icône pour ouvrir le filtre et supprimez ensuite le texte de la zone. Cliquez en dehors du filtre. Les autres filtres sont retirés uniquement une fois que vous quittez la vue en cours. Pour quitter la vue en cours, cliquez sur un groupe d'imprimantes différents. FRWW Filtrage 23 Projets Cliquez sur l'onglet Projets. C'est là où vous pouvez configurer les données pour les projets en utilisant le groupe d'imprimantes sélectionné comme indiqué dans l'écran suivant : Pour créer des données de projet, cliquez sur Ajouter un nouvel élément pour entrer les données directement dans les champs où il est indiqué Ajouter du texte... et cliquez sur la touche Entrée une fois que vous avez renseigné le dernier champ. Services Cliquez sur l'onglet Département. C'est là où vous pouvez configurer les données sur les départements inclus dans ce groupe d'imprimantes comme illustré dans l'écran suivant : Pour ajouter des données pour divers services, cliquez sur Ajouter un nouvel élément pour entrer les données directement dans les champs où il est indiqué Ajouter du texte... et cliquez sur la touche Entrée une fois que vous avez renseigné le dernier champ. REMARQUE : 24 Dans les 3 onglets vous verrez que vous pourrez effectuer des modifications : ● Le nom de l'onglet (Départements et Projets) Administrateurs uniquement, et ● les noms de plusieurs colonnes. Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Importer/exporter au format CSV Configuration : importer au format CSV Vous pouvez importer ou exporter au format CSV pour importer et/ou exporter les configurations utilisateur, projet et département vers et à partir de l'application HP SmartTracker. Pour importer un fichier CSV dans HP SmartTracker, cliquez sur l'option Importer au format CSV dans l'écran d'accueil et une fenêtre comme celle illustrée ci-dessous s'affiche : AVERTISSEMENT ! CONSEIL : Le fichier .CSV importés requiert une délimitation et un formatage de champs spécifiques. Exportez tout d'abord un fichier .CSV, ajoutez vos données, puis importez-les. Si vous choisissez de cocher la case Associer ce chemin, le fichier CSV importé doit être situé sur le même PC où l'application HP SmartTracker Server est installée (un dossier réseau ou un chemin vers un autre ordinateur dans lequel une instance de HP SmartTracker Client est en cours d'exécution, ne fonctionnera pas). AVERTISSEMENT ! Si vous cochez la case Lier ce chemin, un message d'avertissement s'affiche. La raison étant qu'en cochant cette case, vous créez un lien dynamique avec ce fichier. En quelques minutes, la configuration que vous avez téléchargée est rafraîchie pour refléter les modifications effectuées dans ce fichier, et ce tant que cette option reste sélectionnée. Si l'option de Lier ce chemin est cochée et correctement configurée, la gestion des utilisateurs/projets/départements va être désactivée dans l'écran d'accueil de HP SmartTracker client. Après avoir cliqué sur Suivant, la fenêtre suivante s'affiche : FRWW Importer/exporter au format CSV 25 Tous les champs du fichier CSV importé et les champs existants de l'onglet sont affichés. Pour créer un mappage entre les deux colonnes de champs, vous devez faire glisser-déplacer les champs à partir de la colonne gauche vers la colonne de droite. Une fois le glisser-déplacer terminé, appuyez sur Enregistrer et la configuration est terminée. Si des modifications sont effectuées dans le fichier .csv source et que pendant le processus d'importation du fichier .csv, vous avez activé l'option Lier ce chemin, les modifications sont, après un délai de quelques minutes, affichées dans la base de données HP SmartTracker. 26 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Exporter au format CSV Pour exporter un fichier au format CSV, vous devez tout d'abord entrer toutes les données que vous souhaitez exporter dans l'écran d'accueil. Cliquez sur l'option Exporter au format CSV : Génération de rapports Pour les utilisateurs comptable, l'écran de rapports est l'écran d'accueil. Cependant, les utilisateurs administrateur doivent cliquer sur l'icône pour ouvrir l'écran de rapports. Trois options sont proposées à l'écran : Résumé, Rapports et Personnalisé. Le rapport Résumé peut fournir une vue d'ensemble sur : toutes les imprimantes ; un groupe d'imprimantes spécifique ou ; une imprimante spécifique. Le rapport Personnalisé vous permet de personnaliser le contenu de votre rapport pour contenir les tableaux et les diagrammes que vous choisissez. L'option Rapports est un rapport standard qui fournit une analyse détaillée d'un utilisateur, d'un département, d'un projet ou de tâches individuelles spécifiques. Les rapports par défaut peuvent être créés par imprimante et par groupe d'imprimantes. REMARQUE : Les données des coûts/prix cumulées peuvent être mises à jour une fois par jour en fonction des coûts/prix configurés. Si des modifications sont apportées aux données de coût/prix configurées, ces modifications seront immédiatement effectives. Toutefois, les modifications n'auront aucun effet sur les données cumulées des jours précédente. FRWW Génération de rapports 27 Résumé Les informations présentées dans les écrans de résumé reflètent comment les coûts/prix ont été saisis : Les catégories d'impression ou les consommables d'impression. Les graphiques ici sont des illustrations d'une configuration possible. Voici des exemples de rapports Résumé : Vous pouvez afficher un résumé global pour toutes les imprimantes, un groupe d'imprimantes spécifique ou une imprimante spécifique. Vous pouvez choisir la durée pendant laquelle les données sont collectées. 28 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Vous trouverez ci-dessous de brèves descriptions sur les différentes parties de l'écran : A Affichez un résumé global pour toutes les imprimantes. B Affichez un résumé global du groupe d'imprimantes sélectionné. C Affichez un résumé global de l'imprimante sélectionnée. D Récapitulatif : totaux du coût et de l'utilisation pour la période. E Définissez la date à laquelle la collection des données a commencé. F Rapport : totaux par utilisateurs, projets ou services. G Définissez la date à laquelle la collection des données s'est arrêtée. Vous pouvez exporter les données dans divers formats de fichier. FRWW Résumé 29 Vous trouverez ci-dessous de brèves descriptions sur les différentes parties de l'écran : A Exportez les données sous forme de fichier PDF ou Excel. B Ouvrez le menu Préférences*. C Envoyez des données dans un message électronique sous forme de fichier PDF ou Excel. (Cette option est active uniquement si le serveur de messagerie HP SmartTracker a été correctement configuré dans l'onglet Connectivité.) D Rafraîchissez la vue en cours. E Ouvrez le panneau Administrateur*. F Ouvrez le menu. G Inclure/exclure les taxes. *Ces icônes sont visibles par les utilisateurs administrateur uniquement. Il y a des diagrammes circulaires qui affichent le nombre total de pages et d'unités imprimées selon les paramètres que vous avez configurés dans le panneau Préférences. Il y a un autre diagramme circulaire avec le total d'encre utilisée par couleur et une roue indiquant le pourcentage moyen de couverture : 30 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Le résumé fournit une présentation comparative des coûts et des prix : REMARQUE : Les graphiques qui apparaissent dans l'onglet Résumé varient selon les préférences que vous avez sélectionnées. Les fonctions non sélectionnées apparaissent en gris dans le rapport. Si vous définissez des valeurs sur zéro, les graphiques apparaissent vides même si les fonctions ont été sélectionnées. REMARQUE : Lorsque vous sélectionnez la case à cocher Taxe, les rapports tiennent compte du taux de taxe défini dans l'onglet Coûts/Prix. Rapports Il existe 4 types de rapport : par Utilisateurs, par Projets, par Départements et Exporter tout (données brutes de toutes les tâches dans un format de fichier csv). Voici des exemples de rapports par Projets : FRWW Rapports 31 Vous pouvez afficher le rapport par défaut pour toutes les imprimantes, un groupe d'imprimantes spécifique ou une imprimante spécifique. Vous pouvez choisir la durée pendant laquelle les données sont collectées et le format de fichier à utiliser lorsque les données sont exportées. REMARQUE : L'application utilise le temps enregistré par le serveur au moment où la tâche est imprimée. Vous trouverez ci-dessous de brèves descriptions sur les différentes parties de l'écran : A Affichez le rapport pour toutes les imprimantes. B Affichez le rapport pour le groupe d'imprimantes sélectionné. C Définissez la date à laquelle la collection des données a commencé. D Affichez le rapport pour l'imprimante sélectionnée. E Affichez les rapports pour les projets inclus dans le groupe d'imprimantes sélectionné. F Définissez la date à laquelle la collection des données s'est arrêtée. Dans l'exemple précédent, l'onglet Projets est sélectionné. Cependant, vous pouvez également voir des rapports pour les utilisateurs et départements en cliquant sur les onglets respectifs. Vous pouvez afficher les données par tâches facturables, tâches non facturables, ainsi que par prix ou par coût. Dans la partie supérieure de l'écran, vous pouvez sélectionner les options qui répondent à vos besoins. Ceci s'affiche dans l'image suivante. 32 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Vous trouverez ci-dessous de brèves descriptions sur les différentes parties de l'écran : A Activez cette option pour uniquement afficher les tâches facturables. B Activez cette option pour afficher uniquement les tâches non facturables. C Activez cette fonctionnalité pour afficher les quantités tenant compte des taxes. D Sélectionnez l'une des options suivantes : Coût : affichez les données de rapport par coût. Prix : affichez les données de rapport par prix. Les données sont regroupées par nom dans les diagrammes circulaires selon les unités de mesure et la devise sélectionnées lorsque vous avez configuré le panneau Préférences : Il est plus facile d'afficher le pourcentage des catégories actuellement utilisées dans des diagrammes circulaires. Il y a des tableaux répertoriant les données par utilisation d'encre, de support et du scanner en fonction des données enregistrées par les imprimantes : FRWW Rapports 33 Le tableau facilite l'affichage et la comparaison des données par projet, y compris le nombre de pages utilisées, la quantité d'encre utilisée, le coût de total et le prix total. Vous pouvez voir des données spécifiques des préférences que vous avez configurées dans le tableau : Personnalisé Choisissez l'onglet Personnalisé pour créer votre propre rapport en fonction de vos besoins. Ensuite, décidez si vous souhaitez créer un rapport basé sur les utilisateurs, les projets ou les départements. Vérifiez votre choix en cliquant sur le sous-onglet correspondant. Dans l'exemple ci-dessous, le sous-onglet Projets est sélectionné : Vous pouvez voir que le modèle de votre rapport personnalisé contient des panneaux gris. Les panneaux plus petits apparaissent là où les graphiques que vous choisissez s'afficheront. Les panneaux plus grands correspondent à l'affichage des tableaux selon les données que vous choisissez d'afficher. Pour créer un panneau, cliquez sur le bouton Nouveau panneau. Pour configurer un panneau, cliquez sur l'icône 34 Votre application logicielle HP SmartTracker . La fenêtre suivante s'ouvre : FRWW Le type d'image que vous souhaitez afficher affecte les options qui seront disponibles : ● Graphique : pour ajouter un graphique ● Tableau de données : pour ajouter un tableau Si vous avez sélectionné Graphique, vous pouvez choisir les valeurs à comparer. ● Mêmes valeurs : pour ajouter un diagramme circulaire ● Valeurs différentes : pour ajouter un graphique à barres Vous pouvez alors choisir les unités que vous souhaitez afficher dans votre rapport personnalisé : ● Usage : cela permet d'afficher l'utilisation d'encre, de support et de scanner ● Frais : ceci permet d'afficher les données selon : coût/prix, facturable, non facturable, facturable et non facturable en même temps. Sélectionnez la valeur que vous souhaitez afficher en fonction de l'unité que vous avez choisie ci-dessus. Enfin, sélectionnez le nom du projet pour lequel vous créez le rapport. Dans cet exemple, le rapport est un projet car le sous-onglet Projet a été sélectionné au début. Cependant, vous pouvez aussi créer des rapports pour départements et utilisateurs. Mais si vous avez sélectionné Tableau de données, la fenêtre ci-dessous s'affiche : Vous pouvez maintenant choisir toutes les valeurs et tous les projets (ou les utilisateurs ou départements, selon le sous-onglet sélectionné) que vous souhaitez voir dans le rapport. Les utilisateurs/projets/départements sélectionnés sont déplacés en haut de la liste. Cliquez sur le bouton Créer pour enregistrer vos choix et fermer la fenêtre. Une fois que vous avez créé les panneaux que vous souhaitez, vous pouvez les faire glisser-déplacer vers l'emplacement choisi. Pour supprimer un panneau, cliquez sur l'icône FRWW . Personnalisé 35 Pour afficher des rapports personnalisés précédemment créés, passez la souris sur le menu Personnalisé : Cliquez sur le rapport que vous souhaitez ouvrir. Pour supprimer un rapport, passez la souris sur le menu Personnalisé et, lorsque le menu apparaît, choisissez le rapport à supprimer. Une fois que le rapport s'affiche à l'écran, cliquez sur le bouton Supprimer. Si vous passez à nouveau la souris sur l'onglet Personnalisé, vous verrez que le rapport supprimé n'apparaît plus dans la liste. Vous pouvez également créer un rapport de données brutes personnalisé avec toutes les informations relatives aux tâches et l'exporter vers un fichier au format csv. Vous devez tout d'abord sélectionner les informations par tâche à exporter, par exemple : Nom d'utilisateur, Projet, Département, Date, Coût d'encre par utilisation, Prix du papier, etc.. Les dates de fin et de début pour le rapport doivent également être sélectionnées. Données brutes Les rapports de données brutes sont un type spécial de rapport du tableau de données où l'utilisateur peut sélectionner les informations à afficher pour chaque tâche qui a été imprimée pendant la fenêtre de temps sélectionnée. Lorsque vous passez la souris sur l'icône , une nouvelle fenêtre apparaît affichant toutes les valeurs disponibles pour une tâche, l'utilisateur peut sélectionner des valeurs à utiliser dans le rapport et l'ordre dans lequel elles doivent s'afficher. Une fois que toutes les valeurs souhaitées ont été sélectionnées et placées dans l'ordre correct, l'utilisateur peut cliquer sur le bouton Créer pour fermer la fenêtre et confirmer les sélections effectuées. Une fois que les valeurs sont confirmées, le rapport est automatiquement renseigné avec les valeurs stockées dans la base de données pour chaque tâche incluse dans la fenêtre de temps sélectionnée. Logo personnalisé REMARQUE : Administrateurs uniquement Pour configurer ou modifier un logo à inclure dans les rapports, cliquez sur l'icône pour ouvrir le panneau Préférences et en cliquant sur l'onglet Options, un écran comme illustré ci-dessous s'affiche : 36 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Pour télécharger un fichier d'image du logo, cliquez sur le bouton Télécharger, ce qui ouvre une fenêtre qui vous permet d'accéder à l'image à utiliser. L'image téléchargée doit respecter les caractéristiques mentionnées dans cet écran. Si un logo a déjà été téléchargé, cliquez sur le bouton Supprimer pour le supprimer. Une fois un logo téléchargé, l'administrateur ou le comptable peut immédiatement l'utiliser dans un rapport à exporter. Par défaut, l'option Inclure le logo de la société est cochée. FRWW Logo personnalisé 37 Programmation et envoi de rapports par courrier électronique Les utilisateurs administrateur et comptable peuvent envoyer par message électronique des rapports à un utilisateur, projet ou département spécifique. Ils peuvent également choisir le format du rapport, PDF et/ou xslx. Pour envoyer par un rapport par message électronique, cliquez sur Envoyer par courrier électronique au format .pdf/.xls. La fenêtre suivante s'ouvre : Dans le champ Destination du message électronique, entrez la ou les adresses électroniques auxquelles vous souhaitez envoyer le rapport. Choisissez ensuite si vous souhaitez envoyer le rapport au format PDF ou Excel, puis cliquez sur le bouton Envoyer. REMARQUE : Les rapports enregistrés au format Excel ne peuvent pas contenir d'images. Pour planifier et envoyer par message électronique un rapport Résumé, cliquez sur Planifier le résumé. Une fenêtre comme celle illustrée ci-dessous s'affiche : Dans le champ Date d'envoi du rapport, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez envoyer le premier rapport. Sélectionnez-la dans le menu déroulant. 38 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Vous pouvez également choisir la fréquence d'envoi des messages électroniques en sélectionnant une valeur dans la liste déroulante Récurrence. Dans le champ Destination du message électronique, saisissez l'adresse électronique à laquelle envoyer le rapport. Pour envoyer à plus d'une destination, séparez les adresses par un point-virgule (;). Ensuite, en cochant les cases PDF et Excel, choisissez le ou les formats à utiliser pour le rapport exporté. Enfin, cliquez sur le bouton Envoyer. Programmation et envoi de rapports par courrier électronique relatifs aux utilisateurs, projets ou services Pour planifier et envoyer par message électronique un rapport spécifique, cliquez sur l'onglet Utilisateurs, Projets ou Départements, puis cliquez sur Planifier les rapports. La fenêtre suivante s'ouvre : Dans le champ de Démarrer l'envoi des rapports, sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez envoyer le premier rapport. Sélectionnez-la dans le menu déroulant. Vous pouvez également choisir la fréquence à laquelle le message électronique doit être envoyé en sélectionnant une valeur dans la liste déroulante Récurrence. Dans le champ Destination du message électronique, saisissez l'adresse électronique à laquelle envoyer le rapport. Pour envoyer à plus d'une destination, séparez les adresses par un point-virgule (;). Ensuite, en cochant les cases PDF et Excel, choisissez le ou les formats à utiliser pour le rapport exporté. Le champ Tout ou individuel peut être utilisé pour sélectionner un projet particulier dans la liste des projets disponibles. (les informations affichées dans la liste dépendent de la sélection de l'utilisateur) Authentification du workflow d'impression Impression à partir de l'ordinateur de l'utilisateur Le flux de travail d'impression vers une imprimante compatible HP SmartTracker est similaire au flux de travail classique depuis n'importe quel outil d'envoi : Pilote HP SmartStream, HP Click ou HP. FRWW Programmation et envoi de rapports par courrier électronique relatifs aux utilisateurs, projets ou services 39 Vous pouvez envoyer une tâche à imprimer de la manière habituelle (c'est-à-dire en imprimant via le pilote, en sélectionnant l'option Fichier, Imprimer dans n'importe quelle application) et, pendant que la configuration HP SmartTracker est obtenue à partir du serveur, la fenêtre contextuelle suivante s'affiche : Si l'imprimante a été configurée pour demander une authentification via HP SmartTracker, une fenêtre contextuelle s'affiche pour demander les identifiants configurés pour le groupe d'imprimantes de l'imprimante. Par exemple, si le groupe d'imprimantes a bien été configuré pour nécessiter un nom d'utilisateur avec mot de passe, projet et département, la fenêtre contextuelle ressemblera à celle suivante : Une fois que vous avez entré toutes les informations demandées (nom d'utilisateur, projet, département, commentaires et mots de passe), cliquez sur le bouton OK pour continuer la procédure d'authentification et envoyer la tâche à l'imprimante. Vous pouvez également sélectionner le bouton Annuler pour annuler le flux de production d'impression à tout moment. Dans de nombreux cas, les informations que vous entrez dans la fenêtre d'authentification seront les mêmes et pour éviter de les entrer à nouveau chaque fois que vous voulez imprimer, vous pouvez cocher la case Se souvenir des données et, tant que les identifiants configurés pour le groupe d'imprimantes ne sont pas modifiés, la prochaine fois que la fenêtre d'authentification s'affichera, elle comportera les données entrées la dernière fois. Après avoir cliqué sur le bouton OK, l'imprimante vérifie alors si les identifiants sont valides ou non, la fenêtre contextuelle Connexion au serveur et à l'imprimante s'affichera et si l'authentification est réussie, la tâche est alors envoyée à l'imprimante, sans qu'aucun autre message ne s'affiche. 40 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Cas d'erreur d'authentification Si vous avez renseigné toutes les informations demandées dans la fenêtre d'authentification, mais que les identifiants fournis ne correspondent pas à ceux précédemment stockés sur le serveur HP SmartTracker, le message « Erreur d'authentification : identifiants non valides » s'affichera : Dans ce cas, vous pourrez entrer à nouveau les identifiants et cliquer sur OK pour répéter le processus d'authentification ou cliquer sur Annuler pour annuler l'impression de la tâche. Si la communication entre l'ordinateur de l'utilisateur et l'imprimante ou le serveur HP SmartTracker est perdue, l'erreur Serveur non disponible s'affiche et l'utilisateur est invité à annuler la tâche ou à continuer l'impression sans utiliser les identifiants. Cependant, ce problème surviendra uniquement si l'administrateur a activé la mode Basculement gracieux pour cette imprimante en particulier. Sinon, l'imprimante ne peut plus être utilisée tant que le serveur HP SmartTracker n'est pas remis en ligne. Si vous cliquez sur Continuer quand même, la tâche sera imprimée directement et sera attribuée à l'utilisateur/ projet/département « inconnu » dans la section de rapports. FRWW Authentification du workflow d'impression 41 Impression, numérisation ou copie à partir du panneau avant de l'imprimante Pour pouvoir imprimer, numériser ou copier à partir du panneau avant de l'imprimante, vous devez être authentifié en fournissant des identifiants configurés sur le serveur HP SmartTracker pour l'imprimante. Le processus d'authentification commence chaque fois que vous commencez une des actions restreintes (impression à partir d'USB, impression d'une tâche à partir de la file d'attente, numérisation ou copie) et dans ce cas, une fenêtre contextuelle d'authentification s'affiche sur le panneau avant vous demandant les identifiants stockés sur le serveur : Une fois que vous avez spécifié toutes les informations requises, cliquez sur OK, les identifiants sont validés auprès du serveur et, s'ils sont corrects, l'utilisateur est « connecté » et peut continuer avec le flux de production initié. Vous resterez authentifié sur l'imprimante à condition de continuer d'effectuer des actions à partir du panneau avant. Aucune autre demande d'authentification ne sera requise si une des actions restreintes est initiée (impression à partir du panneau avant, numérisation ou copie). Après une période d'inactivité du panneau avant, vous serez automatiquement déconnecté et vous devrez vous authentifier de nouveau pour commencer une des actions restreintes. Vous pouvez également choisir de vous déconnecter de l'imprimante en cliquant sur l'icône de déconnexion utilisateur sur le panneau avant et tout nouvel utilisateur devra effectuer le processus d'authentification pour commencer une des actions restreintes. 42 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Gestion de la base de données Gestion de la base de données est disponible dans le menu . Si le client SmartTracker est installé sur un autre ordinateur que le serveur, l'option Gestion de la base de données n'est pas disponible (l'option est uniquement pour les rôles administrateur). Sauvegarder/restaurer la base de données Sélectionnez l'onglet Sauvegarder et restaurer la base de données, l'écran ci-dessous s'affiche : FRWW Gestion de la base de données 43 Sélectionnez le nom de fichier à sauvegarder ou restaurer et cliquez sur le bouton pour lancer manuellement la sauvegarde et la restauration. Une fenêtre s'affiche pour indiquer que le processus prendra quelques minutes. Le serveur redémarre automatiquement et pendant la procédure, le serveur SmartTracker est inaccessible. REMARQUE : Vous ne pouvez pas enregistrer un fichier de sauvegarde directement sur C:\ et vous devez sélectionner un autre emplacement. Vous trouverez ci-dessous une option pour activer/désactiver la fonctionnalité Planificateur de sauvegarde. Les sauvegardes automatiques peuvent être définies périodiquement (chaque semaine, chaque mois) en commençant à une date et une heure précises. Activation/désactivation du basculement pour activer/désactiver la programmation configurée : 44 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Restaurer Pour restaurer la base de données à l'aide d'une ancienne sauvegarde, sélectionnez l'option Gestion de la base de données et sous Restaurer la sauvegarde, cliquez sur le bouton Restaurer maintenant. L'Explorateur de fichiers s'ouvre pour vous permettre de sélectionner la sauvegarde à restaurer (les sauvegardes sont stockées avec une .bk extension de fichier). Nettoyer la base de données À mesure que le contenu de la base augmente, il n'y a pas de processus automatique permettant de supprimer le contenu. L'onglet Nettoyage permet aux administrateurs de supprimer des données de façon permanente, y compris les utilisateurs, les projets, les services et les tâches. Dans l'écran d'accueil, vous pouvez supprimer les utilisateurs, les projets et les départements dont vous n'avez plus besoin en définissant l'état Suppression sur les éléments souhaités : Pour supprimer un élément déjà sélectionné pour Suppression, cliquez sur l'icône , puis dans Gestion de la base de données, cliquez sur l'onglet Nettoyage, sélectionnez les éléments souhaités à supprimer définitivement, puis cliquez sur Supprimer. FRWW Gestion de la base de données 45 Pour supprimer de façon permanente les tâches datant de plus de 5 ans, sélectionnez l'option souhaitée dans Supprimer les tâches, puis cliquez sur Supprimer. REMARQUE : Seules les tâches datant de plus de 5 ans peuvent être supprimées. Vous ne pouvez pas supprimer les tâches ayant des utilisateurs, projets ou services activés ou désactivés. Seuls les éléments supprimés provisoirement ou définitivement seront retirés. Vous pouvez enregistrer les données historiques en exportant un fichier. CSV avant de supprimer le fichier. 46 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Outil d'assistance Pour résoudre ce problème, un outil d'assistance intégré a été ajouté au menu : Il recueille des informations sur l'ordinateur qui le contient, ainsi que sur les versions du serveur et du client : Il inclut également les options suivantes pour vous aider à tester l'imprimante et le logiciel SmartTracker suite à un problème. Remplissage de l'adresse IP ou du nom d'hôte d'une imprimante : FRWW Outil d'assistance 47 Appuyez sur le bouton Vérifier pour qu'un ensemble de vérifications s'exécute automatiquement : 48 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Vous pouvez enregistrer les journaux client et serveur : FRWW Outil d'assistance 49 REMARQUE : La génération d'un package du journal du serveur n'est pas disponible lorsque le client HP SmartTracker est installé sur un PC autre que le serveur. 50 Votre application logicielle HP SmartTracker FRWW Mise à jour manuelle Chaque fois qu'une nouvelle version de l'application est disponible, le client SmartTracker vous en informe. Vous pouvez télécharger le client et le serveur à partir de hp.com. Si vous ne souhaitez pas effectuer la mise à jour à ce moment, il vous suffit d'ignorer le message et de vérifier les mises à jour chaque fois que vous le souhaitez dans le menu À propos de l'application client. Si la messagerie sortante a été correctement configurée, un e-mail est envoyé à l'administrateur. Assurez-vous de mettre à jour le serveur, ainsi que tous les clients installés, en précisant le même numéro de version. Les autres versions peuvent ne pas être compatibles. Déconnexion Pour vous déconnecter de HP SmartTracker, cliquez simplement sur l'icône et choisissez Déconnecter dans le menu. Vous êtes à présent déconnecté de l'application. Pour vous connecter à nouveau, vous devrez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. FRWW Mise à jour manuelle 51 ">
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