Ciel Devis Factures du Bâtiment 2011 Manuel utilisateur

Manuel de découverte
Ciel Devis Factures du Bâtiment
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
•
•
•
le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement,
le dépliant d’installation.
Configuration minimale requise
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Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou
supérieur)
Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé)
512 Mo de Ram
150 Mo d'espace disque disponible pour l'installation
Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom
Imprimante laser, jet d'encre
Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768
Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet, et un logiciel de messagerie
compatible simple MAPI (Outlook Express, Outlook®, Eudora ou autre)
Autres fonctionnalités
•
•
•
PDF : Acrobat Reader®
Mailings Clients : Microsoft Word® 2003 (ou supérieur)
Autres Exports : Microsoft Excel®, Word® et Outlook® 2003 (ou supérieur).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que
dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires
respectifs.
Sommaire
Découverte ......................................................................................... 1
Documentation ..................................................................................3
Environnement ..................................................................................4
Entraînez-vous ..................................................................................6
Mise en place d’un dossier.................................................................. 7
Création d’un dossier..........................................................................9
Paramétrage du dossier .................................................................... 13
Les fiches de base............................................................................17
Utilisation quotidienne ..................................................................... 23
Préparation d’un devis ...................................................................... 25
Préparation d’une facture de travaux et d’avancement .......................... 32
Préparation d’une facture directe et d’un avoir ..................................... 37
Règlements clients ...........................................................................38
Relances clients ............................................................................... 39
Les éditions des documents de ventes ................................................ 40
Préparation d’une commande fournisseur ............................................ 40
Transferts en comptabilité et statistiques ............................................ 41
Personnalisation du logiciel.............................................................. 43
Les vues et listes ............................................................................. 45
Paramétrage des éditions.................................................................. 47
Configuration imprimante et e-mail .................................................... 48
Autres traitements ........................................................................... 49
Sauvegarde et restauration ............................................................... 51
Import des données ......................................................................... 51
Interface des bibliothèques ............................................................... 52
Réorganisation ................................................................................ 54
Purges............................................................................................ 54
Index................................................................................................ 55
Votre avis nous intéresse... .............................................................. 57
Découverte
Documentation
Le manuel de découverte
Il s’agit du présent manuel. Il aborde les principales fonctions du logiciel. Nous vous
rappelons les conventions utilisées dans ce manuel :
Utilisation de la souris
•
•
•
cliquer signifie appuyer sur le bouton gauche de la souris.
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris.
faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris.
Les symboles du manuel
Symbole
Fonction

indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.


attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information.
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes.
Pour ouvrir l’aide contextuelle, vous pouvez appuyer sur la touche <F1> de votre clavier
ou activer la commande AIDE du menu ?.
3
Environnement
Présentation de la fenêtre principale
Barre de titre
Barre de menus
Barre d’icônes
Intuiciel
La barre de menus
Les menus permettent d’accéder à la totalité des fonctionnalités du logiciel.
La barre d’icônes
La barre d’icônes donne accès aux principales listes (clients, articles,...) de votre logiciel.
Vous pouvez la personnaliser à partir du menu FENÊTRES, commande BARRE D’ICÔNES.
 Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous à l’aide.
4
L’Intuiciel
L'Intuiciel© est en fond d’écran dans la fenêtre principale. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, utilisez la commande INTUICIEL du menu FENÊTRES pour le mettre au premier
plan.
Mon bureau
Vous accédez directement aux principales opérations relatives à la gestion d’un chantier.
•
•
•
•
•
•
Préparer un devis.
Préparer une facture.
Enregistrer un règlement client.
Suivre les clients.
Relancer des clients
Importer les tarifs d’un fournisseur.
Cliquez sur une icône pour ouvrir le traitement correspondant.
Mon tableau de bord
Le tableau de bord vous permet de visualiser à une période donnée les principales
informations de votre société :
•
•
•
•
•
les relances à effectuer : liste des devis à relancer depuis plus de 10 ou 20 jours.
les documents de ventes établis,
les règlements en attente : liste des montants non réglés par les clients.
l’état des ventes : le nombre et le montant des devis, des factures, des échéances
clients.
le chiffre d’affaires HT : graphique de l’évolution du chiffre d’affaires par mois.
Vous indiquez la période de votre choix dans les zones situées en haut à gauche.
Le bouton
situé en bas à droite permet de modifier les préférences des tableaux.
Mes états et statistiques
 Vous
accédez directement à tous vos états. Pour des informations plus détaillées,
reportez-vous à l’aide.
Vous pouvez éditer les états relatifs aux ventes ou aux pièces commerciales. Pour cela,
cliquez sur le lien de votre choix.
Mes actualités
Cet onglet vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines
informations sans quitter votre logiciel.
Vous trouverez des informations pratiques ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin,
vous avez les numéros de l'assistance technique.
Cliquez sur le bouton [Me connecter] correspondant à votre choix.
5
Entraînez-vous
Vous pouvez découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d’exemple livré avec votre
logiciel.
Lancez votre logiciel
Vous avez deux possibilités pour lancer votre logiciel :
•
•
Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows puis sélectionnez
les commandes TOUS LES PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES DU BÂTIMENT - CIEL DEVIS
FACTURES DU BÂTIMENT.
Double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau de Windows.
Ouvrez la société Exemple
Pour faire un tour d’horizon des fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons
d’ouvrir le fichier d’exemple.
Attention !
Faites attention à ne pas saisir vos données dans ce dossier.
1. Activez le menu GÉNÉRAL puis la commande DOSSIERS.
2. Sélectionnez le dossier Exemple Bâtiment Ciel et cliquez sur le bouton [Valider].
Vous passerez ensuite à la création de votre dossier et à son paramétrage.
6
Mise en place d’un dossier
Création d’un dossier
 Menu GÉNÉRAL - commande DOSSIERS
Un dossier contient toutes les informations d’une société. Sa création est donc la
première étape à réaliser lorsque vous acquérez votre logiciel.
1. Cliquez sur le menu GÉNÉRAL et choisissez la commande DOSSIERS.
La liste des dossiers s’affiche :
La société Exemple est livrée avec
votre logiciel afin de faire un tour
d’horizon de l’application.
Faites attention à ne pas renseigner
vos données dans ce dossier.
2. Cliquez sur l’icône
société.
pour créer un dossier de travail correspondant à une nouvelle
3. Un message vous demande de confirmer la création, cliquez alors sur le bouton [Valider].
Deux étapes supplémentaires vont s’afficher afin que vous définissiez les renseignements
généraux et les préférences de la société.
Vous pourrez toujours revenir sur ces informations via le menu INITIALISATION.
9
Renseignements généraux
La fenêtre Renseignements généraux s’ouvre.
La date de dernière
sauvegarde réalisée
sera affichée en bas
de la fenêtre.
Les renseignements généraux permettent de définir les renseignements de la société,
nécessaires à la présentation des documents qui seront transmis aux clients. En effet,
ces informations seront exploitées lors des éditions.
1. Saisissez les renseignements civils de la société (raison sociale, adresse, coordonnées
téléphoniques...) qui identifient le dossier : il s'agit en quelque sorte de sa fiche signalétique.

Le numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le numéro
d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés soit le R.C.S., sont fournis
sur votre extrait K-Bis.
2. Cliquez dans la zone du logo pour insérer le vôtre, qui devra être édité sur les documents commerciaux (devis, factures, etc.).
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
10
Préférences de la société
Les préférences permettent d’initialiser des critères, valeurs ou règles de gestion à
appliquer à votre dossier. Ceux-ci sont nécessaires à l’exécution d'un grand nombre de
fonctions du logiciel.
1. Renseignez les différentes parties de cette fenêtre :
Bibliothèque
La partie Bibliothèque permet d’initialiser les pourcentages des frais généraux par type
d’articles ainsi que le taux de bénéfice pratiqué par la société. Les frais généraux
représentent tous les frais de structure de la société :
•
•
•
charges de personnel à renseigner dans la zone F.G. M.O. (Frais Généraux Main
d’Oeuvre),
charges administratives et de fonctionnement à l'exception des coûts d'achat des
matériaux à renseigner dans la zone F.G. Fourniture.
le pourcentage des coûts et achats des matériaux sont à indiquer dans la zone F.G.
Matériel.
La répercussion des frais généraux sur les prix d'achat permet d'obtenir les prix de
revient. La répercussion du pourcentage de bénéfice sur le prix de revient permet
d’obtenir le prix de vente.
Devis/Factures
La partie Devis/factures regroupe les informations à prendre en compte lors de
l’établissement des documents de vente.
•
•
Retenue de garantie : il s’agit du pourcentage retenu sur le prix TTC de la facture.
Ce montant est réglé dans un délai d’une année à la fin des travaux. La retenue de
garantie ne peut dépasser 5% du montant des factures.
Conserver le P.V. d’origine : consiste à figer les prix de vente du document d'origine
afin qu'ils soient préservés au moment de leur reprise.
11
Nombre de décimales
La partie Nombres de décimales permet d’indiquer le nombre de décimales à gérer sur
les quantités, les prix unitaires et les montants : elles seront appliquées aussi bien au
niveau des fiches des articles que des devis, factures, etc.
Divers
La partie Divers propose d’initialiser les options d’impressions par défaut et de
présentation des familles articles lors des recherches dans les listes.
2. Une fois les préférences renseignées, cliquez sur le bouton [Valider].
12
Paramétrage du dossier
Les familles articles
 Menu INITIALISATION - commande FAMILLES ARTICLES
L'organisation des articles en familles et sous-familles permettra, dans la plupart des
listes, d’extraire automatiquement les articles appartenant à la famille sélectionnée, en
lançant une recherche.
Créez une famille d’article
1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre de
création d’une famille article s’ouvre :
2. Saisissez un code et un libellé pour la famille.

Un point est automatiquement inséré à la fin du code afin de pouvoir créer des sousfamilles.
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
Créez une sous-famille d’article
La codification des sous-familles doit être réalisée en saisissant un point entre chaque
niveau.
Exemple
ELEC. est la famille générale des articles Electricité.
ELEC.PRISES est la sous famille des articles Electricité de type prises.
1. A partir de la liste des familles articles, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la zone Code, saisissez :
•
•
•
•
le code de la famille de l’article (premier niveau),
un point,
le code de la sous-famille (second niveau),
et ainsi de suite si vous avez d’autres niveaux de famille.
3. Indiquez le libellé et cliquez sur le bouton [Valider].
13
La TVA
 Menu INITIALISATION - commande TVA
Cette liste présente les taux de TVA applicables au dossier et vous permet d’initialiser les
taux de TVA que vous serez amené à utiliser au niveau d'un document commercial. Vous
pourrez détailler la TVA au niveau global du document, d'une tranche de travaux ou
d’une ligne au sein d’un document.
Chaque taux de TVA est associé à un code allant de 1 à 5. Le code 0 est réservé aux
articles exempts de TVA. Le taux de 5,50% est utilisé pour les travaux de rénovation.
1. Vérifiez que les taux de TVA par défaut répondent à vos besoins.
2. Pour en ajouter un, saisissez-le directement dans la colonne Taux. En appuyant sur la
touche <Entrée>, les comptes comptables de TVA collectée et déductible sont automatiquement associés au taux.

Les comptes de TVA collectée et déductible sont nécessaires à la procédure de
transfert en comptabilité (écritures de ventes et de trésorerie).
3. Choisissez le mode de TVA à appliquer par défaut à vos factures clients :
•
•

Encaissements/Décaissements : la TVA sera exigible lors d'un encaissement ou lors
d'un décaissement (lors de l'encaissement d'un chèque de règlement par exemple).
Débits/Crédits : la TVA sera exigible lors de l'enregistrement au débit ou au crédit du
compte tiers.
Cette fonction n'affectera pas les factures déjà existantes. Elle pourra être modifiée de
manière ponctuelle dans le pied des factures.
4. Cliquez sur le bouton [Valider].
Les modes de règlement
 Menu INITIALISATION - commande MODES DE RÈGLEMENT
Les modes de règlement correspondent aux types de paiement des clients. Lors de la
création de la fiche d'un client, l’association d’un mode de règlement permettra de
calculer automatiquement la date de l’échéance dès lors qu’une facture sera établie.
1. A partir de la liste de règlements, cliquez sur le bouton [Créer].
14
2. Saisissez le code puis le libellé du règlement. Par exemple : CHQ avec le libellé chèque.
3. Passez à la colonne % . Il s’agit du cumul des lignes d'un mode de règlement qui est
obligatoirement égal à 100%. En effet, le logiciel refuse de valider un mode de règlement dont le total des échéances n'atteint pas 100%.
4. Sélectionnez le Type de paiement : Comptant, Net, Net Le, Fin de Décade, Fin de Mois,
Fin de Mois le, Fin de Mois à.
5. Dans la colonne Mois, indiquez la méthode de calcul de la date d’échéance. Le calcul
de la date d'échéance doit être réalisé en mois entier, avec des mois de 30 jours ou des
mois de longueur variable (31 en janvier, 28 en février, etc.).
•
•
Si vous choisissez Oui, les mois seront tous de 30 jours et la colonne Nbre J.
n'acceptera que des multiples de 30 (30, 60, 90, etc.).
Si vous choisissez Non, les mois seront utilisés pour leur longueur réelle et la zone
Nbre J. acceptera tout nombre de jours. Lorsque la zone Type de paiement est à Fin
de décade la zone Mois est obligatoirement à Oui.
6. Cliquez sur le bouton [Valider].
Les paramètres comptables
 Menu INITIALISATION - commande PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ
Le paramétrage de la comptabilité permet d’initialiser le lien avec Ciel Compta qui recevra
les écritures de ventes et de trésorerie. Vous pouvez importer les écritures comptables
15
dans Ciel Compta ou bien dans un fichier de transfert comptable (au format texte)
intégrable dans d’autres applications de comptabilité.
1. Dans la zone Logiciel de comptabilité, cliquez sur la flèche et sélectionnez Ciel Compta
ou Fichier de transfert uniquement.
2. Indiquez le répertoire de l’application de Ciel Compta ou bien l’emplacement où sera
enregistré le fichier de transfert (format texte).
3. Indiquez en chiffres le nombre de caractères maximum à utiliser pour la longueur des
comptes en comptabilité. Cette valeur doit être comprise entre 6 et 9.
4. Indiquez les codes des journaux de trésorerie et de ventes avec deux caractères maximum. En général, ces codes sont BQ (Trésorerie) et VT (Ventes).
5. Les comptes et racines comptables sont renseignés par défaut pour les ventes (selon le
type d’articles), les achats, la retenue de garantie, l’acompte, l’escompte, etc. Modifiezles si nécessaire.
6. Cochez la case Gérer les acomptes par tiers si vous souhaitez que votre logiciel transfère
automatiquement les écritures d'acomptes de chaque client sur un compte comptable
spécifique à ce client.
Si cette case est décochée, le logiciel transfère systématiquement les écritures
d'acomptes de tous les clients sur le même compte comptable.
7. La zone Racine Acompte devient accessible lorsque la case Gérer les acomptes par tiers
est cochée. Saisissez la racine de compte comptable qui sera exploitée lors du transfert en comptabilité.
Généralement, cette racine est :
•
•
4191 pour que les écritures d'acomptes soient imputées à un compte comptable
d'acompte spécifique au client (exemple 4191DUPONT).
ou 411 (à savoir la même racine que celle indiquée dans la zone Racine Client) pour
que les écritures d'acomptes d'un client soient imputées au compte comptable de ce
client (exemple 411DUPONT).
8. Cliquez sur le bouton [Valider].
 Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?.
16
Les fiches de base
Les fiches de base sont les éléments indispensables à la facturation, c’est-à-dire les
articles, clients et fournisseurs.
Les articles
 Menu FICHIERS - commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES
Les articles sont les composants de base des documents commerciaux. La liste des
articles regroupe toutes les fournitures (matériaux, marchandises) rentrant dans le cycle
des achats ou des ventes, tous les matériels (engins de chantiers) utilisés pour la
construction et tous les services et prestations (main d'œuvre).
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Saisissez le code du nouvel article qui est obligatoire.
3. Indiquez le type de l’article : Fourniture, Matériel ou Main d’œuvre.
4. Saisissez un libellé commercial puis un libellé technique qui servira aux ouvriers (par
exemple, le détail sur la pose).
5. Cliquez sur l’onglet Tarification.
6. Indiquez les informations financières : le déboursé sec qui correspond au prix d’achat,
le pourcentage de Frais généraux et de Bénéfice, le Prix de vente, les marges, les taux
de TVA associés par défaut, etc.
7. Renseignez les informations techniques : appartenance à une famille article, unité de
mesure.
8. Indiquez les informations comptables (comptes par défaut).
17
Déterminez les fournisseurs de l’article
La zone Fournisseur est uniquement disponible pour les articles de type Fourniture. Pour
la modifier, vous devez utiliser le bouton [Fournisseurs].
1. Cliquez sur le bouton [Fournisseurs] situé en bas de la fenêtre.
2. Sélectionnez le ou les fournisseurs de l’article en cliquant sur l’icône
. Vous pouvez
renseigner jusqu’à trois fournisseurs ce qui est très utile lorsque vous achetez un
article à différents fournisseurs.
3. Indiquez le prix d’achat public, la remise et le prix d’achat net. Ce dernier sera récupéré dans la zone Déboursé sec.
4. Cliquez sur la colonne du fournisseur qui sera utilisé par défaut (principal). Le titre de
la colonne apparaît alors en jaune.
5. Cliquez sur le bouton [Valider]. Vous revenez à la fiche de l’article.
Liez des documents externes
Dans l’onglet Documents externes, vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque
dur. Ces fichiers peuvent être des catalogues d’articles fournisseurs, des plans, des
documents administratifs, etc. Il est possible de classer ces fichiers par dossier. Dans la
partie droite de la fenêtre, faites un clic-droit et choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI).
Validez la fiche de l’article
Une fois que vous avez fini de renseigner les informations concernant votre article,
cliquez sur le bouton [Valider].
Modifications globales des articles
 Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES
La modification globale agit directement sur les informations des articles sélectionnés.
Cette commande réalise rapidement des changements qui seraient fastidieux de réaliser
manuellement, fiche après fiche. Plusieurs modifications peuvent être réalisées en même
temps sur les fiches. Elles peuvent être réalisées automatiquement ou avec un contrôle
manuel.
18
Exemple
Vous créez une nouvelle famille d’article plus appropriée à certains articles et vous
n’achetez plus ces articles chez le même fournisseur. Pour apporter ces modifications, il
suffit de sélectionner les articles concernés, de changer la famille et le code fournisseur.
1. Cliquez dans cette zone et
sélectionnez les articles à
modifier.
2. Sélectionnez le champ à modifier
et cliquez sur le bouton [Ajouter].
Ces champs sont les informations
constituant une fiche article.
3. Modifiez les valeurs des champs.
Mise à jour des tarifs
 Menu FICHIERS - commande ARTICLES - MISE À JOUR DES TARIFS
Cette commande permet de réaliser rapidement une mise à jour des tarifs d’une sélection
d’articles (fourniture, main-d’œuvre, matériel).
Cette zone permet de sélectionner les articles devant faire l'objet
d'une modification de tarifs.
Cette zone permet de choisir
l’action : modification du prix
d’achat, du prix de vente, etc.
Cette zone permet de saisir la
variation des prix en montant ou
en pourcentage.
Mise en sommeil des articles
 Menu FICHIERS - commande ARTICLES
Lorsque vous n’utilisez plus des articles devenus obsolètes, vous pouvez les rendre
inactifs. Ainsi, ils ne seront pas proposés lors de la saisie des pièces commerciales.
La mise en sommeil des articles peut être réalisée selon trois méthodes :
•
Globalement avec la possibilité d’identifier la mise en sommeil, par la commande
- MISE EN SOMMEIL.
Globalement pour une sélection d’article en passant par la commande ARTICLES - MODIFICATIONS GLOBALES.
Manuellement en cochant l’option Elément en sommeil dans chaque fiche de l’article
concerné, par la commande ARTICLES - LISTE DES ARTICLES.
ARTICLES
•
•
19
Les clients
 Menu FICHIERS - commande CLIENTS
Le fichier client permet d’identifier les prospects ou clients référencés à qui vous adressez
vos devis et factures.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Saisissez le code du nouveau client qui est obligatoire et unique.
3. Indiquez le type (client ou prospect), le statut (industrie, particulier, etc.), les coordonnées.
L’option Compte bloqué coché interdit la création de bons de livraison et de factures
sur ce client. Un message d'avertissement apparaît en cas d'utilisation de ce client
dans un devis ou une commande.
4. Cliquez sur l’onglet Règlements.
5. Renseignez les informations financières (mode de règlement, RIB, etc.) que le client
vous a fourni.
6. Dans la zone Plafond En-cours, saisissez la valeur du reste dû à ne pas dépasser pour
ce client. Lorsque le reste dû aura dépassé le montant du plafond, des messages
d'avertissement s’afficheront lorsque de nouvelles factures ou de nouveaux devis
seront établis pour ce client.
La zone C.A. réalisé affiche le chiffre d'affaires réalisé avec ce client en fonction de ses
échéances. La loupe permet de lancer un recalcul du C.A. réalisé.
7. Cliquez sur l’onglet Divers.
8. Modifiez si nécessaire les comptes proposés par défaut.

20
Le compte comptable est une information indispensable au transfert du journal des
ventes, de trésorerie en comptabilité. Il contient la racine 411 (racine des comptes
clients selon les règles comptables) suivie des 6 derniers caractères de la zone Code.
9. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être
des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un
clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI).
10.Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [Valider].
Les fournisseurs
 Menu FICHIERS - commande FOURNISSEURS/SS-TRAIT.
Cette commande permet d’enregistrer dans votre dossier les fournisseurs susceptibles de
vous fournir les matériaux (briques, fils électriques, blocs-portes...) nécessaires à la
réalisation des chantiers ainsi que les sous-traitants susceptibles de réaliser certaines
tâches (ou la totalité) des chantiers.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
2. Saisissez le code du nouveau fournisseur et ses coordonnées.
3. Dans l’onglet Autres renseignements, indiquez les informations financières que le fournisseur vous a fourni : mode de règlement, RIB, le numéro d’identification de TVA
intracommunautaire ainsi que le compte comptable.

La saisie du compte comptable est obligatoire. Il contient la racine 401 (racine des
comptes fournisseurs selon les règles comptables) suivie des six derniers caractères
de la zone Code.
4. Vous pouvez lier des fichiers présents sur votre disque dur. Ces fichiers peuvent être
des contrats, courriers électroniques, etc. Dans l’onglet Documents externes, faites un
clic-droit dans la partie droite puis choisissez NOUVEAU DOCUMENT (RACCOURCI).
5. Cliquez sur le bouton [Valider].
21
Textes standards
 Menu FICHIERS - commande TEXTES STANDARDS
Cette commande vous permet de paramétrer des textes qui pourront être utilisés lors de
la saisie des factures, devis, commandes, etc. Ces textes vous permettront d’insérer
automatiquement des informations volumineuses et répétitives dans les pièces
commerciales.
Dans le corps des pièces commerciales client , vous les intégrerez via l’icône
.
6. Pour plus de détails sur la création des textes standards, reportez-vous à l’aide, accessible à partir du menu ?.
22
Utilisation quotidienne
L’utilisation quotidienne de votre logiciel concerne la chaîne de facturation : préparer un
devis et l’envoyer à votre client, commander les fournitures dont vous avez besoin auprès
de vos fournisseurs, saisir la facture soit à partir du devis soit directement, enregistrer
les règlements des clients, relancer des clients.
Préparation d’un devis
 Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS
1. Dans la liste des devis, cliquez sur le bouton [Créer]. Vous pouvez aussi directement
cliquer sur l’icône Préparer un devis, dans l’Intuiciel.
Le devis est composé de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied.
L’en-tête du devis (onglet En-tête)
L’entête du devis permet de référencer votre nouvelle pièce commerciale, d’associer le
client, de saisir l’intitulé des travaux, d’indiquer la date de la proposition commerciale et
l’état du devis.
2. Saisissez la Référence du devis qui permettra de l’identifier.

L’état du devis est par défaut En-cours. Ce statut permet de réaliser des classements,
recherches, filtres dans la liste des devis.
3. Saisissez la date de création du devis si elle est différente de la date du jour, proposée
par défaut. Vous pouvez la saisir sans les séparateurs «/».
4. Cliquez dans la zone Client et sélectionnez celui à qui s’adresse le devis. Si le client
n’existe pas encore dans votre dossier, vous pouvez saisir le code du nouveau client, le
logiciel vous demandera si vous voulez créer sa fiche.
5. Les informations de la fiche client sont récupérées dans les différentes zones (coor25
données postales et téléphoniques, adresse de chantier). Complétez-les si nécessaire.
6. Dans la partie Description, saisissez une description sommaire des travaux à réaliser.
Celle-ci pourra être imprimée sur l'en-tête du devis.
7. Dans la partie Chantier, saisissez l’adresse du chantier si elle est différente de l’adresse
du client et la date à laquelle est prévue le début des travaux.

Vous pouvez indiquer des informations supplémentaires (deux expressions de 30
caractères maximum) qui apparaîtront en entête de devis.
8. Une fois les zones nécessaires renseignées, cliquez sur l’onglet Lignes pour accéder au
corps du devis.
Le corps du devis (onglet Lignes)
Le corps est la partie principale du devis dans lequel vous pouvez insérer des articles,
tranches, sous-tranches, textes libres, sous-totaux, textes standards.
Couper /
Copier /
Coller
Insérer du texte
standard
Accéder au détail des
lignes pour les saisir au
lieu de passer par les
colonnes
26
Lancer la
vérification
orthographique
Accéder à la vue
globale des tranches
et sous-tranches
Outils de mise en
forme du texte
dans la colonne
Désignation
Vous disposez de la commande
Mise en forme afin de personnaliser
le devis par type de ligne (tranche,
sous total, élément)
Consulter la
fiche de
l’article
sélectionné
Personnalisez des colonnes du devis
Avant de commencer à renseigner le corps de votre devis, vous pouvez définir les
colonnes qui le composent.
1. Positionnez votre souris sur la colonne à supprimer ou sur la colonne à côté de
laquelle vous voulez en ajouter une.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE ou SUPPRIMER UNE
COLONNE.
3. Dans le cadre d’un ajout, sélectionnez le nom de la colonne. La colonne s’affiche alors
juste après celle sur laquelle vous étiez positionné.
4. Répétez l’opération pour toutes les colonnes à supprimer ou à ajouter.
5. Afin de pouvoir utiliser votre présentation dans les prochains devis, faites un clic-droit
sur une colonne et choisissez ENREGISTRER.
Saisissez des informations dans le corps
Insertion des tranches
Les tranches permettent de structurer le devis en étapes, lots ou sections du chantiers.
Chaque tranche comportera donc des éléments en rapport avec la nature des travaux.
Chaque tranche peut à son tour se subdiviser en sous-tranches.
Exemple
La tranche Gros Œuvre pourra elle-même se subdiviser en différentes sous-tranches Lot
de maison n°1, Lot de maison n°2, etc.
1. Positionnez le curseur de la souris à l’endroit où vous voulez insérer la tranche ou la
sous-tranche.
2. Pour une tranche, cliquez sur l’icône
.
Pour une sous-tranche, cliquez sur le bouton
mande INSÉRER, SOUS-TRANCHE.
puis choisissez la com-
3. Dans la colonne Désignation, saisissez le nom de la tranche ou de la sous-tranche.

La saisie de tranches n’est pas obligatoire mais elle permet de structurer de manière
claire les devis. Outre le fait de regrouper des éléments, les tranches permettent aussi
de leur appliquer certaines valeurs. Par exemple, la saisie d’un prix de vente au
niveau général de la tranche provoque le recalcul du prix de vente de tous ses
éléments au prorata de chacun.
27
Insertion des articles
Les articles peuvent être insérés dans le devis, que ce soit hors tranche, au niveau d’une
tranche ou d’une sous-tranche. Pour cela, plusieurs méthodes sont possibles :
•
•
•
•
l’appel de la liste des articles puis la sélection des articles,
la saisie manuelle d’un code article dans la colonne Référence,
la saisie manuelle, dans la colonne Référence, d’un code article pas encore référencé
de manière à le créer par la même occasion dans la bibliothèque,
la saisie libre d’un article non renseigné dans la bibliothèque. En effet, vous pouvez
utiliser un article ponctuellement, sans qu’il soit nécessaire de le créer. Il s’agit d’un
élément non référencé. Pour cela, vous laissez la colonne Référence vide et vous renseignez une désignation puis les colonnes relatives à la tarification.
Procédure avec la 1ère méthode
1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer les articles.
2. Cliquez sur l’icône
. La liste des articles s’affichent.
3. Sélectionnez le ou les articles à mettre dans le devis. Pour une sélection multiple,
appuyez sur la touche <Ctrl> de votre clavier tout en cliquant sur les lignes des
articles.
4. Cliquez sur le bouton [Valider]. Les articles sont alors insérés dans le devis.
5. Saisissez pour chaque article la quantité nécessaire à la réalisation des travaux. Vous
pouvez faire appel aux métrés en cliquant sur l’icône
feuilles de calcul aidant à évaluer la quantité.
. Les métrés sont des
6. Les informations de la fiche des articles sont récupérées dans les différentes colonnes.
Vérifiez-les et éventuellement complétez-les.
Insertion de texte libre
Il est possible d’agrémenter les lignes du devis par la saisie de texte libre, notamment
lorsque celui-ci ne correspond pas à un élément qui sera quantifié ou vendu, tel qu’une
remarque.
1. Pour cela, saisissez votre texte dans la colonne Désignation.
2. Appuyez sur la touche <F4>. Une fenêtre de saisie étendue permettra de compléter le
texte avec des retours à ligne.
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
Insertion des sous-totaux
L’application permet de placer des lignes de sous-totaux à n’importe quel niveau du
devis.
1. Cliquez sur la ligne où vous voulez insérer un sous-total.
2. Cliquez sur l’icône
. La ligne s’affiche alors.
3. Si vous le souhaitez, modifiez son nom et sa mise en forme.
28

La totalisation se fait depuis le sous-total en englobant tous les éléments situés audessus et ce jusqu’à la prochaine totalisation ou tranche rencontrée.
Insertion et suppression des lignes
1. Sélectionnez la ligne à supprimer ou bien celle au-dessus de laquelle sera insérée une
nouvelle ligne.
2. Cliquez sur l’icône
pour ajouter une ligne ou sur l’icône
pour supprimer.
Dans le cadre d’une suppression, un message vous demande de confirmer.

La suppression d’une tranche entraîne la suppression des éléments qui la composent,
qu’il s’agisse de sous-tranches, de textes libres, d’articles.
Mise en variante des lignes
Une ligne du devis peut être considérée comme une option, c’est-à-dire qu’elle est traitée
à part et n’est pas comptée dans le total du devis. Néanmoins, elle est visible dans
l’édition du devis dans un bloc spécifique.
Exemple
Deux articles sont similaires : l’entrée de gamme et le haut de gamme. L’article haut de
gamme est mis en variante dans le devis. Son prix est affiché à part et à titre informatif
dans l’édition afin de montrer au client une autre possibilité.
1. Cliquez dans la ligne à mettre en variante.
2. Cliquez sur le bouton
puis choisissez la commande OPTIONS - VARIANTES.
La ligne est reconnaissable graphiquement par une croix rouge, située dans la marge.
Validez le corps du devis
Une fois que vous avez fini de renseigner tous les éléments à facturer, cliquez sur l’onglet
Pied pour afficher le pied du devis.
Le pied du devis (onglet Pied)
L’onglet Pied du devis se présente de la manière suivante :
29
Les différentes informations issues du corps du devis sont reprises, à savoir la
totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le
temps total, les totaux HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc.
1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps ou dans l’en-tête du devis afin d’y
apporter des modifications. Pour cela, cliquez sur les onglets correspondants.

Le temps en heures reprend le total des heures de main d’œuvre et éventuellement les
heures de matériel si les préférences le spécifient. Le temps en jours est calculé à
l’aide du nombre d’heures déclarées dans les Préférences (menu INITIALISATION commande PRÉFÉRENCES).
2. Dans la zone Effectif, saisissez le nombre de personnes qui travaille sur le chantier. La
durée totale du chantier est alors calculée.
La zone Marge brute présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente brut total et
le prix de revient total : (PV-PR) / PV.
La zone Marge nette présente en pourcentage le rapport entre le prix de vente net (après
application des remises ou majorations) et le prix de revient total (PVNet -PR) / PV Net.
Dans la partie inférieure du devis, les différents totaux sont modifiables : une
actualisation est alors générée. Le TTC est modifiable en l’absence de postes
complémentaires.
3. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage
ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT du devis. Dans
le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont alors
recalculées.
A la différence de l’actualisation, transparente pour le client, les postes complémentaires
permettent la saisie d’une remise ou d’une majoration qui sera déduite ou ajoutée au
total HT. La remise ou majoration est éditée en pied de document et permet de
déterminer le calcul du HT net commercial. Les postes complémentaires doivent
apparaître dans les éditions et la différence générée n’est pas répercutée dans le corps du
30
devis. Il peut notamment s’agir d’un geste commercial envers le client qu’il est bien
entendu nécessaire de faire figurer.
4. A la fin de la zone Postes compl., cliquez sur le bouton
et saisissez l’intitulé de la
remise ou de la majoration puis son montant ou pourcentage. Cliquez enfin sur le
bouton [Valider].
5. Si un escompte est accordé, cochez la case correspondante puis saisissez son montant ou son pourcentage.

Un escompte peut être accordé en prévision d'un paiement au comptant. Ce sera au
niveau du pied de la facture issue de ce devis que l'on accordera définitivement
l'escompte ou non.
6. Pour consulter à tout moment le détail des taux de TVA applicables au devis ainsi que
les différents calculs effectués, cliquez sur le bouton
7. A la fin de la zone Acompte, cliquez sur le bouton
devis.
à la fin de la zone Total TVA.
afin d’associer un acompte au
8. Le mode de règlement précisé dans la fiche client est repris par défaut. Modifiez-le si
besoin.
Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer
votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La
fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40.
31
Préparation d’une facture de travaux et d’avancement
 Menu VENTES - commande DEVIS CLIENTS - bouton [Transfert]
Le transfert du devis en facture génère automatiquement une facture de type « facture de
travaux ». Ce type de facturation permet de constater l’avancée progressive des travaux
au fil du temps. Ce type de facturation peut aussi être appelé factures de situation ou
demande d’acompte intermédiaire.
Transfert du devis en facture de travaux
1. Sélectionnez le devis à partir duquel sera fait la facture.
2. Cliquez sur le bouton [Transfert].
3. Dans la zone Destination de transfert, sélectionnez Facture de travaux.
4. Saisissez ensuite le code de la facture.
5. Si la date de la facture est différente de la date du jour proposée par défaut, modifiezla.
6. Cliquez sur le bouton
si vous voulez afficher la facture juste après le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [Valider]. L’en-tête de la facture de travaux s’ouvre.
32
Saisie d’une facture de travaux
Comme le devis, la facture est composée de trois parties : l’en-tête, le corps et le pied.
En-tête de la facture
Position de la facture dans la
chaîne de facturation. Dans
cet exemple, c’est la première
facture
Référence du devis d’origine
Références de la facture
précédente et suivante dans la
chaîne de facturation
L’en-tête de la facture est automatiquement renseignée à partir des informations du
devis.
1. Modifiez la date de la facture si elle est différente de la date du jour proposée par
défaut.
2. Vérifiez les différentes informations.
3. Saisissez une description qui vous aidera à repérer la facture.
4. Cliquez sur l’onglet Lignes pour afficher le corps de la facture.
Corps de la facture
Dans le cadre de chantiers de longue durée, vous ne souhaitez peut-être pas attendre la
fin des travaux avant de débuter la facturation. Vous pouvez donc établir des factures
d'avancement, appelées aussi situations de travaux, au fur et à mesure de leur
progression.
Ainsi, vous facturez uniquement les travaux réalisés depuis le début du chantier. Les
travaux qui restent à réaliser apparaîtront sur l’édition de la facture mais ne seront pas
comptés dans le prix.
Vous pouvez gérer ces avancements soit au niveau global du document soit au niveau
des tranches, sous-tranches ou éléments (articles).
33
Avancement global
1. Cliquez sur le bouton
, situé en bas de la fenêtre.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton
.
3. Dans la zone Avancement, saisissez le pourcentage.
Avancement par ligne
1. Cliquez dans la colonne %Avancement de la tranche ou sous-tranche à facturer puis
saisissez le pourcentage d’avancement.
Ce pourcentage est alors appliqué à tous les éléments composant cette tranche.
2. Pour les étapes du chantier qui ne sont pas finies, supprimez le pourcentage 100
attribué par défaut.

Pour plus de lisibilité, vous pouvez ajouter les colonnes Qté Origine et P.V. Origine (clicdroit) afin de continuer à voir les valeurs non facturées.
Les avancements au niveau des articles et ouvrages peuvent également être spécifiés en
quantité. Dans ce cas, saisissez la valeur de l'avancement dans la colonne Quantité.
Avancement
sur les quantités
Pourcentages
recalculés en
fonction des
quantités
3. Cliquez sur l’onglet Pied pour afficher le pied de la facture.
34
Pied de la facture
Les différentes informations issues du corps de la facture sont reprises ; à savoir la
totalisation du déboursé des différents éléments, les prix de revient et prix de vente, le
temps total, les totalisations HT et TTC, la TVA (avec ventilation par taux), l’acompte, etc.
1. Vous pouvez revenir à tout moment dans le corps de la facture afin d’y apporter des
modifications. Pour cela, cliquez sur le bouton [Retour au corps] situé en bas de la
fenêtre.
2. Dans la zone Actualisation, saisissez si besoin un changement de prix en pourcentage
ou en montant. Vous pouvez ainsi augmenter ou diminuer le total HT de la facture.
Dans le cas d’une diminution, saisissez l’opérateur « - » devant. Les autres zones sont
alors recalculées.
3. Saisissez ou modifiez éventuellement le pourcentage de retenue de garantie à appliquer sur le total TTC de la facture.
La retenue de garantie est calculée sur le total TTC après l’application des postes complémentaires et du calcul de la TVA.
4. Précisez éventuellement le mode de règlement prévu. Si vous aviez attribué un mode
de règlement au devis d'origine, ce mode est automatiquement repris. Sinon il correspond à celui précisé dans la fiche du client.
Les échéances présentent le calcul automatique du montant des échéances en fonction
du calcul associé au mode de règlement. Le montant des échéances est obtenu à l'aide du
net à payer duquel est déduit la retenue de garantie éventuelle. Vous pouvez dans tous
les cas modifier les montants calculés.
5. Cochez la case Exclure de toute relance si le montant restant ne sera pas payé.
Le bouton [Valider] permet d’enregistrer votre document et de le fermer. Pour enregistrer
votre document sans le fermer, cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Vous pouvez également imprimer le document en cliquant sur le bouton [Imprimer]. La
fenêtre d’impression s’ouvre. Voir Les éditions des documents de ventes, page 40.
35

Vous pouvez constater que seuls les éléments avancés sont facturés.
Les saisies se réalisent en cumulé et l’application se charge de calculer la différence de
manière à ne pas provoquer de refacturation.
Saisie des factures d’avancement
Pour réaliser les factures d’avancement suivantes, vous devez transférer la facture
précédente en facture d’avancement suivante.
1. Activez le menu VENTES, commande FACTURES CLIENTS.
2. Sélectionnez la facture puis cliquez sur le bouton [Transfert].
3. Cliquez sur le bouton [Valider].
4. Saisissez cette facture d’avancement de la même façon qu’une facture de travaux. Voir
Saisie d’une facture de travaux, page 33.
36
Préparation d’une facture directe et d’un avoir
 Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS
Créez une facture directe
Dans le cas d’une vente de fournitures ou de la réalisation de petits travaux, il n’est pas
nécessaire de créer préalablement un devis. Par exemple, un peintre vend des pots de
peinture au particulier, il saisie alors une simple facture.
1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton
.
2. Vérifiez que le type Facture directe est bien sélectionné.
 Pour
plus de détails sur la création d’une facture directe, reportez-vous à l’aide,
accessible depuis le menu ?.
Créez un avoir
Il est possible de procéder à l’établissement d’un avoir destiné à diminuer la dette du
client.
L’avoir s’enregistre comptablement dans le sens inverse d’une facture classique : il n’est
donc pas nécessaire de saisir des montants ou quantités négatives.
1. Dans la liste des factures, cliquez sur le bouton [Créer].
2. Sélectionnez le type Avoir.
 Pour plus de détails sur la création d’un avoir, reportez-vous à l’aide, accessible par le
menu ?.
37
Règlements clients
 Menu VENTES - commande FACTURES CLIENTS
Chaque facture peut faire l’objet de l’enregistrement du règlement correspondant. Une
facture peut être réglée en intégralité en un seul règlement ou bien en plusieurs règlements partiels.
1. Ouvrez la facture à régler.
2. Dans le pied de la facture, cliquez sur l’icône
.
La fenêtre suivante s’affiche :
Le net à payer de la facture.
C’est dans cette zone que vous
saisissez un montant de règlement partiel à la place du montant proposé.
Enregistre le règlement

38
Vous pouvez passer par l’Intuiciel, icône Enregistrer un règlement client. La fenêtre de
règlement s’ouvre directement. Vous devez renseigner en plus le client et la facture
afin que le logiciel récupère les montants à régler.
Relances clients
 Menu COMPTABILITÉ - commande RELANCE CLIENT
L'édition des relances permet de générer automatiquement des lettres de relance ou une
liste de clients à relancer accompagnée de leurs numéros de fax, téléphone, etc. Le
logiciel va relancer les échéances non réglées à la date de l'édition et correspondant aux
critères de filtre définis.
Sélectionnez les critères de filtre
Indiquez les critères d’impression
Afin d'éviter de relancer un client pour quelques euros, il peut être utile de renseigner le
montant minimum de relance. Toutes les échéances non soldées et inférieures à ce
montant ne figureront pas dans la liste des relances.
39
Les éditions des documents de ventes
 L’édition des documents des ventes est accessible à partir :
•
•
•
du menu VENTES, commande ÉDITIONS DE DOCUMENTS,
de la liste du document,
du corps ou du pied du document.
Lorsque vous demandez une impression, une fenêtre s’affiche :
1. Choisissez le type de sortie de cette édition (aperçu avant impression, sortie directe
sur l’imprimante, envoi d’un Email, etc.).
2. Sélectionnez le modèle d’édition paramétrable sur lequel vous vous basez.
Préparation d’une commande fournisseur
 Menu COMMANDES - commande COMMANDES FOURNISSEURS ou COMMANDES AUTOMATIQUES
Les commandes fournisseurs constituent les documents de base dans le cycle des achats
de fourniture.
Vous avez deux méthodes pour saisir une commande fournisseur :
•
•
saisie manuelle : vous saisissez et sélectionnez vous-même les articles à commander.
saisie automatique : vous générez des commandes en fonction des besoins d’un chantier à partir du devis.
Les commandes fournisseurs se divisent en deux parties : l’en-tête/corps et le pied.
 Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu ?.
40
Transferts en comptabilité et statistiques
Transfert comptable
 Menu COMPTABILITÉ - commande TRANSFERT COMPTABILITÉ
Cette commande permet de transférer des factures vers le journal de ventes et de
trésorerie. Un fichier contenant vos écritures sera alors généré en fonction des
paramètres préalablement définis dans le menu INITIALISATION, commande OPTIONS PARAMÉTRAGE COMPTABILITÉ. Voir Les paramètres comptables, page 15.
A l’appel de cette commande, la fenêtre suivante s’affiche :
1. Renseignez la période des écritures à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Un aperçu des écritures de vente sous forme de tableau est affiché avant que celles-ci ne
soient transférées définitivement dans Ciel Compta. Il est alors possible de contrôler,
imprimer, ou envoyer par e-mail la liste des écritures.
Le fichier est généré à l’emplacement que vous aviez indiqué dans le paramétrage de la
comptabilité. Dans Ciel Compta, vous devez alors importer ce fichier via le menu DIVERS,
commande IMPORT/EXPORT - AUTRES IMPORTS
Statistiques et analyses
 Menu COMPTABILITÉ - commande
JOURNAL DES DEVIS, JOURNAL DES COMMANDES, JOURNAL
DES BONS DE LIVRAISON, JOURNAL DES VENTES
Le menu Comptabilité propose des éditions de journaux (pour les devis, commandes,
bons de livraison ou factures). Chaque édition présente sur la période que vous indiquez
une liste avec le nom du client, n° de document, montant H.T., TVA, T.T.C., acompte, etc.
Par ailleurs, vous accédez également à des analyses chiffrées de votre activité dans
l’Intuiciel, onglets Tableau de bord et Mes états et statistiques.
Voir L’Intuiciel, page 5.
41
Personnalisation du logiciel
Les vues et listes
Les listes présentent les enregistrements, sous une forme adaptable à chaque utilisateur.
Cette forme pourra être enregistrée sous forme de vue.
La fenêtre des listes est constituée de six parties principales.
Les boutons de gestion de liste
Ces boutons vous permettent de gérer les vues, les filtres, les exports et les recherches
dans la liste qui est ouverte.
Permet d’accéder
à d’autres vues, à
la modification et
gestion des vues,
cette dernière
fonction permettant en autre de
créer une vue.
Permet de créer des
filtres de recherche,
d’activer un filtre sur
la vue en cours.
Permet d’exporter la
liste dans un document
Word, Excel, etc.
Permet de rechercher dans
tous les champs, sur des
phonèmes, des caractères,
etc.
La barre de titre
Cette barre présente l'intitulé des colonnes présentes dans les listes. Vous pouvez via un
clic-droit choisir les colonnes à présenter, leur ordre d'apparition ainsi qu’afficher le total
des colonnes numériques. Cette barre permet de classer les enregistrements en prenant
comme critère une des colonnes. Cette colonne sera marquée par une flèche.
Ajouter des colonnes dans une liste
1. Positionnez votre souris sur la colonne à côté de laquelle vous voulez en ajouter une.
2. Faites un clic-droit et choisissez la commande AJOUTER UNE COLONNE.
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez les noms des colonnes à insérer.
4. Cliquez sur le bouton [Valider].
45
Le corps de la fenêtre
Composé de colonnes, il présente un enregistrement par ligne. La ligne sélectionnée est
caractérisée par un encadré rouge.
La barre d’autofiltre
Les autofiltres facilitent la gestion des volumes de données importants.
L'icône
située à droite des en-têtes de colonne permet d’activer les autofiltres.
Une ligne s’affiche en dessous des en-têtes des colonnes sur laquelle vous pouvez saisir
ou sélectionner les critères d’extraction. Le résultat est alors immédiat.
La barre des tâches
Située en bas de la fenêtre, elle peut être composée de six éléments, décrits ci-dessous.
Nombre total
d’éléments de
la liste
46
Nombre d’éléments
sélectionnés dans la
liste
Annule la
sélection
en cours
Modifie la
hauteur
des lignes
Augmente
la taille de
la police
Diminue la
taille de la
police
Paramétrage des éditions
 Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE ÉDITIONS
Cette commande permet de personnaliser entièrement la présentation de tous les
documents édités par le logiciel. Vous pouvez ainsi modifier les polices de caractères,
déplacer les informations fixes et variables, insérer des images...
Il est possible de consulter et modifier un paramétrage existant ou bien de créer un
nouveau paramétrage.
1. Pour accéder à un paramétrage, développez le dossier associé, par exemple Fichiers
pour les éditions des articles, clients ou fournisseurs.
2. Sélectionnez à droite de la fenêtre un paramétrage et cliquez sur le bouton [Valider].
Une fenêtre s’affiche avec les éléments composant l’édition.
Le menu PARAMÉTRAGES permet alors d’ouvrir un autre paramétrage, de quitter la fenêtre,
etc.
Au moment de l'édition, le logiciel proposera d'utiliser l'un de ces formats ("paramétrage
par défaut") et éventuellement de choisir votre propre paramétrage, selon le type de
document que vous souhaiterez obtenir.
47
Configuration imprimante et e-mail
Imprimante
 Menu UTILITAIRES - commande PARAMÉTRAGE IMPRIMANTES
Cette commande permet de sélectionner et de configurer l'imprimante que vous utilisez.

Les imprimantes ont été paramétrées dans le panneau de configuration de Windows.
E-mail
 Menu UTILITAIRES - commande CONFIGURATION DE SERVICES - MESSAGERIE
Vous pouvez envoyer des e-mails à vos clients, fournisseurs à partir de Ciel Devis
Factures du bâtiment.

Seules les applications de messageries Microsoft Outlook, Outlook Express et
Windows Mail sont compatibles pour la réalisation d’envoi de mails à partir de votre
logiciel.
Pour pouvoir envoyer des e-mails à partir de votre logiciel, vous devez sélectionner le
gestionnaire de messagerie installé sur votre ordinateur :
•
•
Service Outlook : permet de gérer l’envoi de Mail avec Microsoft Outlook.
Service MAPI : permet de gérer l’envoi de Mail avec Outlook Express ou Windows Mail
(Vista).
Une fois le gestionnaire de messagerie choisi, votre logiciel est relancé. Ensuite, vous
devez redémarrer votre ordinateur avant d’utiliser l’envoi par e-mail dans votre logiciel.
 Pour plus de détails sur l’envoi d’email, reportez-vous à l’aide, accessible par le menu
? (ou touche F1).
48
Autres traitements
Sauvegarde et restauration
 Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION
•
•
La sauvegarde permet de réaliser une copie de votre dossier. Vous pouvez choisir
l’emplacement où sera stockée la copie. Lorsque l’option Compression des données est
cochée, la copie est au format zip.
La restauration n’est à utiliser que lorsque vous avez un problème sur votre dossier tel
que des données corrompues. Elle permet de remplacer les informations de votre
société par celles de la sauvegarde.
L’option Mode sécurisé permet au logiciel de vérifier l'intégrité des données avant de
réaliser la restauration. Vous êtes ainsi assuré de ne pas remplacer les données
actuelles par des données corrompues.
Sauvegarde de vos données en ligne
 Menu UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - ESAUVEGARDE
Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde.
Ce système de sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des
locaux de l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent
une connexion Internet qui est utilisée lors de :
•
•
•
la création/modification du site à l'aide d'un assistant,
l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée,
la réalisation d'une sauvegarde en ligne.
Import des données
 Menu UTILITAIRES - commande IMPORT
Cette commande permet de récupérer des données en provenance d'autres applications
(articles, clients, fournisseurs, tarifs fournisseurs, famille articles).
Par exemple, il peut s'agir d'un fichier réalisé dans Excel et enregistré au format CSV, ou
bien d’un fichier texte fourni par un grossiste.
Le format du fichier à importer est automatiquement reconnu par le logiciel. Trois
formats peuvent être détectés en fonction de l'extension du fichier :
•
•
•
ACCESS (extensions MDB),
DBase III ou IV (extensions DBF),
ASCII (autre).
 Pour plus de détails sur la procédure d’import, reportez-vous à l’aide, accessible par le
menu ?.
51
Interface des bibliothèques
 Menu UTILITAIRES - commande INTERFACE BIBLIOTHÈQUES - GROSSISTES
Vous disposez d’une bibliothèque qui permet d’intégrer les fichiers des tarifs des
grossistes. Ces fichiers de tarifs contiennent généralement des fournitures.

Vous accédez également à l’import des tarifs fournisseurs par l’Intuiciel.
Lorsque vous activez cette commande, une liste de grossistes est proposée.
1. Sélectionnez le grossiste qui vous a fourni un catalogue de tarifs.
2. Cliquez sur le bouton [Valider].
Une fenêtre s’affiche. Celle-ci peut varier selon le grossiste mais le principe reste le même.
3. Saisissez éventuellement le préfixe à ajouter au code des articles lors de l'intégration.
Ceci permet de clairement les distinguer des autres articles.
Exemple
Pour les articles MERLIN GERIN vous pouvez par exemple utiliser le préfixe MER.
L'article ZZB2 sera alors intégré avec le code MERZZB2.
4. Dans la zone Fournisseur associé, indiquez le code d'un fournisseur. Si les articles
n’existent pas, ceux-ci sont créés et rattachés à ce fournisseur. Par contre, si les
articles existent déjà pour ce fournisseur, leurs tarifs sont mis à jour.
Si vous ne spécifiez pas de fournisseur, c'est le fournisseur Origine qui sera sélectionné.

52
Le fournisseur Origine n'est pas à proprement parler un fournisseur (il ne possède pas
de code et ne fait donc pas partie de votre bibliothèque fournisseurs). Les articles
nouvellement importés ne seront alors rattachés à aucun fournisseur et les tarifs
fournisseurs de ceux déjà existants ne seront pas remis à jour.
5. Dans la zone Par défaut, indiquez Oui pour que le fournisseur spécifié dans la zone
Code devienne le fournisseur par défaut des articles. Leur déboursé sera alors directement lié au prix d'achat net pratiqué par ce même fournisseur.
6. Saisissez ou modifiez les valeurs à appliquer aux articles, à savoir :
•
•
•
le taux de frais généraux qui est appliqué au prix d'achat net afin de calculer le prix de
revient.
le taux de bénéfice qui est appliqué au prix de revient afin de calculer le prix de vente.
le coefficient qui est appliqué au déboursé afin de calculer le prix de vente. Par défaut
le coefficient multiplicateur est égal à : 1 + (taux de frais généraux × taux de bénéfice).
7. Cochez la case Appliquer le prix public au prix de vente si vous voulez que le prix de
vente devient égal au prix d'achat public tel qu'il est pratiqué par le fournisseur (il
s'agit du prix hors remise éventuelle). Les zones Bénéfice et Coef. multiplicateur ne sont
alors plus actives.
8. Saisissez ou modifiez le chemin du répertoire dans lequel est stocké le fichier des
tarifs.
9. Cliquez sur le bouton [Valider].
53
Réorganisation
 Menu UTILITAIRES - commande RÉORGANISATION
Cette commande permet d’alléger la base de données de Ciel Devis Factures du bâtiment
mais aussi de réparer les bases endommagées, de gérer les évolutions de version afin de
bénéficier des dernières fonctions de votre logiciel. En effet, la réorganisation contrôle les
champs et en cas d’absence, ceux-ci sont ajoutés.
La réorganisation se présente sous la forme d'un assistant permettant de choisir le mode
(simple ou avancé) et les opérations à réaliser. Cette réorganisation « à la carte » répond
ainsi à vos besoins et habitudes de travail.
 Pour
plus de détails sur la réorganisation, reportez-vous à l’aide, accessible par le
menu ?.
Purges
 Menu UTILITAIRES - commande PURGES
Ce traitement consiste à supprimer les documents commerciaux qui ne vous sont plus
utiles, jusqu'à une date donnée. Le logiciel vous permet de choisir les documents
commerciaux à purger : devis, commandes client, bons de livraison, factures client,
factures d'acompte, commandes fournisseurs.

54
Par sécurité, il est impossible de réaliser une purge si vous n’avez pas procédé à
l’archivage annuel, accessible par le menu UTILITAIRES, ARCHIVAGE DES DONNÉES puis
LANCEMENT.
Index
A
Article
créer 17
famille 13
mettre à jour les tarifs 19
mise en sommeil 19
modifier 18
Avoir 37
B
Bibliothèques 52
C
Clients
créer 20
règlements 38
relance 39
Commande fournisseur 40
Comptabilité
paramètres 15
transfert 41
Configuration
e-mail 48
imprimante 48
D
Devis
préparer 25
transférer en facture 32
Documents externes 18
Dossier
créer 9
paramétrer 13
E
Edition
documents de ventes 40
paramètres 47
statistiques et analyses 41
eSauvegarde 51
F
Facture
avancement 29
directe 37
travaux 29
Familles d’articles 13
Fournisseurs
commande 40
créer 21
I
Import 51
Intuiciel 5
L
Listes et vues 45
M
Modes de règlement 14
P
Paramètres
comptabilité 15
dossier 13
Préférences 11
Purge 54
R
Renseignements société 10
Réorganisation 54
Restauration 51
55
S
Sauvegarde 51
Statistiques et analyses 41
T
Textes standards 22
Transferts
en comptabilité 41
TVA 14
56
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Les sources d’informations produit
Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ?
Indiquez les raisons de votre réponse.
Source d’information
Oui
Non
Pour quelle(s) raison(s) ?
Dépliant d’installation
Manuel de découverte
Aide intégrée
Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ? Pourquoi ?
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Y a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucun support de documentation ?
Si oui, laquelle ?
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Le manuel de découverte
Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans ce manuel ?
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A votre avis, y a-t-il des informations dans ce manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui,
lesquelles ?
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L’aide
Quelle(s) information(s) aimeriez-vous trouver en plus dans l’aide ?
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À votre avis, y a-t-il des informations dans l’aide qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui,
lesquelles ?
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Suggestions et commentaires
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