EBP Paye 2005 Manuel utilisateur

EBP Paye
Pour Windows®, 98, Me, NT, 2000 et XP
Manuel d’utilisation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
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Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
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réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
3 __________________________________________________ EBP Paye
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute
hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute
obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie.
EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non
limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique
dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des
moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux
résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
4 _________________________________________________ EBP Paye
Félicitations !
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accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce manuel présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non
traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement
dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la
totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale
composée d’un sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
EBP Paye __________________________________________________ 5
Table des matières
TABLE DES MATIERES
1.
AVANT DE COMMENCER .................................................. 15
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
L’ASSISTANCE TECHNIQUE D’EBP...................................... 15
FONCTIONNALITES DU LOGICIEL ......................................... 16
CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE ......................... 19
PLACE DISQUE NECESSAIRE ............................................... 19
CE MANUEL CONCERNE LES FONCTIONS DES VERSIONS
SUIVANTES :............................................................................... 19
2.
INSTALLATION ET LANCEMENT ...................................... 21
2.1
2.2
2.3
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
2.4
2.5
A.
B.
2.6
A.
B.
C.
D.
E.
3.
INSTALLATION MONOPOSTE................................................ 21
INSTALLATION DU MODULE GESTION DES 35 HEURES .......... 24
INSTALLATION EN RESEAU ................................................. 24
Liste des réseaux validés..........................................................25
Protocoles réseaux validés .......................................................25
Le matériel conseillé .................................................................25
Installation et configuration en réseau poste à poste ...............26
Installation et configuration en réseau Client / Serveur ............27
Mises à jour et nouvelles versions ............................................28
Problème d’utilisation................................................................28
LANCEMENT DU LOGICIEL................................................... 29
CODE DE DEBRIDAGE ......................................................... 30
Version bridée ...........................................................................30
Version débridée .......................................................................30
OUVERTURE D’UN DOSSIER ................................................ 32
Ouvrir un dossier à partir du bureau .........................................32
Ouvrir un dossier dans le logiciel ..............................................32
Ouvrir directement le dossier démonstration ............................33
Démonstration Agricole.............................................................34
Ouvrir un exercice antérieur......................................................34
FONCTIONNEMENT GENERAL DU LOGICIEL ................. 35
3.1
GESTION DE VOS FICHIERS DE TRAVAIL ............................... 35
EBP Paye __________________________________________________ 7
Table des matières
A. L’arborescence..........................................................................35
B. Représentation graphique des éléments des classeurs ...........36
C. Fonctions disponibles dans l’arborescence ..............................37
D. La fiche courante ......................................................................39
E. La barre de navigation ..............................................................40
F. Comment créer une nouvelle fiche ? ........................................41
G. Comment enregistrer une nouvelle fiche ?...............................41
H. Comment dupliquer une fiche précise ? ...................................41
I. Comment passer d’onglet en onglet dans la fiche Salarié ? ......41
J. Comment rechercher une fiche précise ?..................................42
K. Comment recopier des informations d’un autre dossier ? ........43
L. Fermeture du dossier ................................................................43
3.2
A.
B.
C.
D.
3.3
A.
B.
C.
3.4
A.
B.
4.
BARRES D’OUTILS ............................................................. 44
Barre d’outils standard ..............................................................44
Barre de gestion........................................................................46
Barre des impressions ..............................................................47
Barre d’état ...............................................................................48
CHAMPS DE SAISIE ............................................................ 48
Calendrier / champ de saisie de type Date ...............................48
Champ avec choix prédéfinis ....................................................49
Saisie d’un montant ..................................................................49
FONCTIONNEMENT DES IMPRESSIONS ................................. 49
Fonctions communes à toutes les impressions ........................50
Icônes d’impression ..................................................................51
MISE EN PLACE DE VOTRE DOSSIER ............................. 53
4.1
4.2
A.
B.
4.3
A.
B.
C.
D.
4.4
A.
B.
4.5
A.
CREATION D’UN DOSSIER ................................................... 53
RECUPERATION D’UN DOSSIER EXISTANT ............................ 60
Récupération d’un dossier WinPaye 2.xx .................................60
Récupération d’un dossier EBP Paye 7 sous DOS ..................62
PROPRIETES DU DOSSIER ................................................... 63
Paramètres Généraux...............................................................63
Coordonnées de la société et mot de passe ............................66
Préférences de votre société ....................................................67
Paramétrage ASSEDIC ............................................................70
BANQUES ET ORGANISMES................................................. 70
Banques ....................................................................................70
Organismes (caisses) ...............................................................71
LES TABLES DE CALCUL ..................................................... 72
Intérêt des tables de calcul .......................................................72
8 _________________________________________________ EBP Paye
Table des matières
B.
C.
D.
4.6
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
4.7
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
4.8
A.
B.
C.
D.
4.9
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.
I.
J.
K.
L.
M.
N.
O.
Création d’une table de calcul...................................................73
Types de table ..........................................................................74
Appel d’une table dans une formule .........................................78
LES VARIABLES ................................................................. 79
Création d’une variable .............................................................79
Type de la variable....................................................................80
Utilisation des variables ............................................................84
Saisie des valeurs des variables A Saisir .................................84
Fonctions disponibles sur le classeur des Variables ................85
Import de variables....................................................................85
Import de la valeur des variables..............................................85
LES RUBRIQUES ................................................................ 86
Famille et type de la rubrique....................................................86
Création d’une rubrique Salaire Brut.........................................88
Création d’une rubrique de Cotisation ......................................92
Création d’une rubrique de Net.................................................94
Création d’une rubrique de Commentaire.................................96
Définir une rubrique avec une valeur à saisir............................97
Ajout de rubriques dans un profil, dans un bulletin ..................98
Import de rubriques...................................................................98
LES PROFILS ..................................................................... 99
Modification d’un profil ..............................................................99
Utilisation de l’arborescence ...................................................101
Duplication d’un profil existant ................................................101
Suppression de profil ..............................................................101
LES SALARIES ................................................................. 102
Fiche salarié - Entête ..............................................................102
Fiche salarié – onglet Etat Civil...............................................104
Fiche salarié – onglet Infos Paye............................................105
Fiche salarié – onglet Situations .............................................107
Fiche salarié – onglet Entrée / Sortie......................................107
Fiche salarié – onglet Complément.........................................108
Fiche salarié – onglet Règlement ...........................................108
Fiche salarié – onglet Champs Perso.....................................109
Fiche salarié - onglet DUCS .....................................................109
Onglet Bulletin .........................................................................110
Onglet Congés ........................................................................111
Onglet Cumuls.........................................................................113
Onglet Historique....................................................................113
Onglet Analytique....................................................................114
Onglet Bâtiment ......................................................................115
4.10
REPRISE DES CUMULS ................................................... 116
A.
Cumuls Bulletin .......................................................................116
EBP Paye __________________________________________________ 9
Table des matières
5.
B.
C.
D.
E.
Reprise des cumuls de variables ............................................117
Cumuls de la société...............................................................119
Cumuls Congés ......................................................................120
Cumuls Congés et RTT...........................................................121
4.11
SAUVEGARDE ................................................................ 121
LA REALISATION DES BULLETINS ................................ 123
5.1
A.
B.
5.2
5.3
A.
B.
5.4
A.
B.
C.
D.
5.5
5.6
5.7
5.8
A.
B.
C.
5.9
6.
SAISIE DES CONGES PRIS PAR LE SALARIE ........................ 124
Saisie des congés salarié par salarié (version STANDARD) .124
Saisie globale des jours de congés ........................................125
SAISIE DES ABSENCES ..................................................... 126
SAISIE DES HEURES ......................................................... 128
Pointage des heures travaillées pour le salarié ......................128
Saisie globale des heures de travail .......................................129
SAISIE GENERALE DES VARIABLES ................................... 130
Paramétrage d’un tableau de saisie adapté ...........................130
Saisie des valeurs ...................................................................132
Valeur identique pour tous les salariés (ou presque) .............133
Enregistrement des valeurs ....................................................133
PREPARATION DES BULLETINS ......................................... 134
DATE ET PERIODE DE PAYE .............................................. 135
CALCUL DES BULLETINS .................................................. 136
VERIFICATION DES BULLETINS ET IMPRESSION................... 137
Période de paye ......................................................................137
Saisie ponctuelle dans le bulletin............................................137
Ajout/suppression de rubriques spécifiques au bulletin..........138
APERÇU ET IMPRESSION DES BULLETINS........................... 139
TRAITEMENTS PERIODIQUES - IMPRESSIONS ............ 141
6.1
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
6.2
LES IMPRESSIONS............................................................ 141
Concernant les salariés...........................................................141
Journal de paye.......................................................................142
Livre de paye ..........................................................................142
Etat des charges .....................................................................142
Etat récapitulatif des allégements ...........................................142
Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS)..............143
Attestation ASSEDIC pour un salarié sorti .............................143
REGLEMENTS DES SALARIES ............................................ 145
10 ________________________________________________ EBP Paye
Table des matières
A.
B.
C.
D.
6.3
6.4
A.
B.
C.
6.5
A.
B.
C.
D.
6.6
6.7
A.
B.
6.8
7.
Virements des salaires............................................................145
Virements des acomptes.........................................................146
Lettres-chèque ........................................................................146
Etat des paiements .................................................................146
TRANSFERT EN COMPTABILITE ......................................... 147
CLOTURE DU MOIS ........................................................... 149
Plusieurs bulletins dans le mois..............................................149
Mois de clôture des congés ....................................................150
Dernier mois de l’exercice ......................................................150
DADS / TDS .................................................................. 150
Introduction .............................................................................150
DADS papier ...........................................................................151
DADS sur disquette (norme TDS) ..........................................151
DADS par Internet...................................................................155
ETATS POUR LA PAYE BATIMENT ...................................... 156
DECLARATION MSA POUR LA PAYE AGRICOLE ................. 156
Déclaration papier ...................................................................156
Déclaration sur disquette (norme AGORA).............................157
CLOTURE EXERCICE ........................................................ 163
TRAITEMENTS DETAILLES ............................................. 165
7.1
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
7.2
A.
B.
C.
D.
7.3
A.
B.
C.
7.4
A.
COMPTES COMPTABLES ................................................... 165
Rubriques de brut de type gain...............................................165
Rubriques de brut de type avantage en nature ......................165
Rubriques de brut de type abattement ...................................165
Rubriques de net de type retenue ..........................................166
Cotisation liées à des organismes ..........................................166
Cotisation liées à des taxes ....................................................166
Personnalisation des comptes comptables ............................166
L’EDITEUR DE FORMULE ................................................... 167
Présentation de l’éditeur .........................................................167
Contenu d’une formule............................................................168
Exemples de formules de rubriques .......................................172
Exemple de formule d’une variable ........................................173
CONGES PAYES ............................................................... 173
Présentation ............................................................................173
Paramétrage logiciel ...............................................................174
Consultation et saisie des jours de congés ............................176
REGULARISATION ............................................................ 176
Définition .................................................................................176
EBP Paye _________________________________________________ 11
Table des matières
B.
7.5
A.
B.
C.
7.6
7.7
7.8
A.
B.
Formule de calcul des tranches avec régularisation...............177
DUCS ............................................................................ 178
Pourquoi la DUCS...................................................................178
Fonctionnement général .........................................................179
Paramétrage dans le logiciel ..................................................180
LES CHAMPS PERSONNALISES.......................................... 186
PLUSIEURS BULLETINS PAR MOIS ..................................... 188
L’INTERROGATION ANALYTIQUE........................................ 189
Sélection des salariés .............................................................189
Définir l’interrogation ...............................................................190
7.9 FILTRES .......................................................................... 191
7.10 SAUVEGARDE ET RESTAURATION ................................... 193
8.
A.
B.
C.
D.
Introduction .............................................................................193
Options de sauvegarde et de restauration..............................194
Lancer la sauvegarde .............................................................195
Lancer une restauration ..........................................................197
7.11
COMMENT IMPORTER DES DONNEES AU CAS PAR CAS ? .. 200
A.
B.
Exemple 1 ...............................................................................200
Exemple 2 ...............................................................................201
LE MODULE GESTION DES 35 HEURES ........................ 203
8.1
A.
B.
8.2
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
8.3
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
INTRODUCTION ................................................................ 203
Présentation ............................................................................203
Accès au module.....................................................................203
CREATION ET INITIALISATION D’UN NOUVEAU DOSSIER RTT 204
Création d’un dossier RTT ......................................................204
Accès au dossier.....................................................................205
Paramétrage du dossier..........................................................206
Import des salariés d’EBP Paye .............................................208
Paramétrage des fiches Salariés ............................................209
Mise en place des plannings ...................................................210
Sauvegarde et restauration ....................................................211
GESTION DES SALARIES ................................................... 212
Liste des salariés ....................................................................212
Les colonnes du tableau .........................................................213
Recherche d’un salarié ...........................................................214
Multi-sélections .......................................................................214
Calcul des RTT et Congés ......................................................215
Les filtres .................................................................................216
Création d’un salarié...............................................................218
12 ________________________________________________ EBP Paye
Table des matières
H. Onglet Fiche............................................................................218
I. Identifiant, responsabilité et droits du salarié ...........................220
J. Mise à jour des salariés ...........................................................221
8.4
A.
B.
C.
D.
E.
8.5
A.
B.
C.
D.
E.
F.
8.6
A.
B.
8.7
9.
LES PLANNINGS ............................................................... 222
Création d’un planning ............................................................222
Saisie manuelle dans le planning ...........................................224
Application du planning aux salariés ......................................225
Utilisation du planning dans la saisie......................................225
Modification de planning .........................................................225
GESTION DES HEURES ..................................................... 226
Colonne Horaires ....................................................................227
Colonne RTT +/-......................................................................229
Colonnes Congés et Absences ..............................................229
Colonnes Heures supplémentaires.........................................230
Recalcul et mise à jour............................................................230
Colonne Notes, onglet Notes ..................................................230
EDITIONS RTT................................................................. 230
Etat hebdomadaire..................................................................230
Etat des Soldes RTT et Congés .............................................230
RECUPERATION DES HEURES DANS EBP PAYE ................. 231
ANNEXES - EXEMPLES ................................................... 235
EBP Paye _________________________________________________ 13
L’assistance technique d’EBP
1. Avant de commencer
1.1 L’assistance technique d’EBP
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre
service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de
licence, puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible,
veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente.
01 34 94 20 00
Exposez votre problème par e-mail.
[email protected]
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
i
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
EBP Paye _________________________________________________ 15
Avant de commencer
1.2 Fonctionnalités du logiciel
* Version PRO
** Version EXPERT COMPTABLE
*** Version Bâtiment
Caractéristiques générales
Affichage d’un mémo à l’ouverture du dossier,
Affichage du tableau de Bord à l’ouverture du dossier,
Barre d’outils, raccourcis clavier, barre de navigation, barre de
fenêtre, accès aux fichiers par une arborescence,
Version monoposte.
Sécurité des dossiers et outils de maintenance
Dossier protégé par un mot de passe,
Outil de sauvegarde et restauration des données,
Outils de maintenance de la base données (suppression de
données, optimisation),
Gestion des utilisateurs avec définition de droits**.
Gestion des fichiers
Multi-dossiers,
Définition des organismes,
Gestion des rubriques de type salaire brut, cotisation, net,
commentaire,
Conception des bulletins à partir de profil ; utilisation de table de
calcul de type intervalle ; index ; cumulatif ; utilisation de variables,
Paramétrages des banques pour paiements des salaires,
Gestion des salariés
Numérotation automatique des matricules,
Duplication d’une fiche salarié,
Insertion d’une photo,
Gestion de champs personnalisés,
Historique des évènements (entrées-sorties, changement de statut,
changement de salaire, d’horaire et ajout d’évènements divers)*.
Gestion des payes
Plans de paye pré-paramétrés (Standard,
spectacle, garage),
Plan de paye Bâtiment (rubriques , profils)***,
hôtel-restaurant,
16 ________________________________________________ EBP Paye
Fonctionnalités du logiciel
Commencer une paye en cours d’année avec saisie des cumuls,
Gestion de la paye décalée,
ième
Proratisation des plafonds au 30 ,
Personnalisation de la fréquence de régularisation des bases de
cotisation,
Plusieurs bulletins par mois*,
Calcul de la paye à l’envers,
Gestion de la paye au point,
Ventilation analytique du coût patronal*,
Impression de l’historique des bulletins,
Report possible des valeurs des bulletins d’un mois sur l’autre,
Gestion des congés en jours ouvrés ou ouvrables,
Planning des congés payés et des absences depuis la fiche salarié,
Planning global des congés payés et des absences, mois par mois*,
Plan de paye agricole*
Module de gestion des 35 heures,
Paiement des salaires et des acomptes par fichier de type virement,
Traitements évolués
Paramétrage et édition de l’attestation Assedic agréé*,
Génération du fichier déclaration MSA*,
Outil d’édition du fichier MSA*,
Génération du fichier TDS mono ou multi établissements, avec
gestion des cas particuliers*,
Outil d’édition du fichier TDS*,
Gestion de la DUCS*,
Gestion de l’intéressement et de la participation avec simulation*,
Extraction des bulletins de toutes données calculées ou saisies via
formule de calcul simple,
Extraction des bulletins de toutes données calculées ou saisies via
formule de calcul simple ou croisée avec édition ou exportation des
résultats sous Excel*,
Gestion des cumuls pour les entreprises de bâtiment pour les états
de fin d’année PROBTP et DNA***.
Impressions
Impression des bulletins selon plusieurs critères,
Lettres-chèques*,
Fiches salariés,
Fiche individuelle,
Etiquettes salariés*,
Trombinoscope,
Etat des paiements,
EBP Paye ________________________________________________ 17
Avant de commencer
Journal de paye,
Etats des congés payés (acquis du mois, pris du mois et reste dû
pour l’année, par salarié),
Etats des heures (travaillées, maladie etc, par salarié et par mois),
Etats des jours de RTT,
Impression du journal de paye spécifique bâtiment***,
Livre de paye,
Etat des charges,
Etats récapitulatifs des allègements bas salaires, des allègements
Aubry, des allègements sur la valeur des repas, de la taxe sur les
salaires,
Etat préparatoire à la DADS,
Déclaration PROBTP***,
Déclaration DNA***,
Déclaration d’impôt sur le revenu : adressez un courrier à vos
salariés, mentionnant leur net imposable,
Impression des cumuls salariés et sociétés,
Impression de contrats et lettres-types,
Personnalisation des modèles d’impressions,
Importation-Exportation
Recopie des données d’un dossier vers plusieurs dossiers**,
Transfert des écritures comptables vers Comptabilité 2003 ou
Comptabilité-Facturation 2003,
Exportation d’un certain nombre d’éditions vers EXCEL
Génération de fichier PDF depuis la plus part des éditions avec
envoi par e-mail,
Importations des fichiers salariés, rubriques, tables de calcul,
Exportations des fichiers salariés, rubriques, tables de calcul*,
Statistiques graphiques
Répartition des salariés, ventilation ou variation des cumuls de
charges sous forme de graphique, selon plusieurs critères*,
Répartition des congés*,
Pyramide des âges*.
18 ________________________________________________ EBP Paye
Configuration matérielle nécessaire
1.3 Configuration matérielle nécessaire
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre La
configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre
logiciel est la suivante :
•
•
•
•
Un Pentium III avec processeur Intel et 256 Mo de RAM ;
Windows® 98, Me, NT4, 2000 ou XP ;
Une résolution 1024 * 768, l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.
Windows® 98, Me, NT, 2000 ou XP sont des logiciels Microsoft dont vous
devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
1.4 Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 50 Mo d’espace disque
disponible sur votre disque. Deux dossiers de démonstration sont installés
et prennent environ 4 Mo chacun.
Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les
composants sauf un dossier de démonstration), cliquez sur le bouton
Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.
1.5 Ce manuel concerne les fonctions des
versions suivantes :
Le logiciel existe en plusieurs versions :
•
Version Standard (monoposte 5 sociétés) : Paye simplifiée et
assistance technique limitée à 60 jours,
•
Version Pro (50 sociétés) : DUCS, DADS sur disquette,
ventilations analytiques, historique des salariés ... et la notion de
champs personnalisés pour les fiches salariés,
EBP Paye ________________________________________________ 19
Avant de commencer
•
Version Expert Comptable (nombre illimité de sociétés) : Gestion
des transactions, recopie multi-dossiers, Editeur DADS,
•
Version Bâtiment : Profils spécifiques, états préparatoires aux
déclarations vers les caisses de congés et caisses PROBTP,
zones de cumuls paramétrables,...
•
Version Pro Réseau : Version PRO utilisable en réseau, avec un
seul utilisateur par dossier.
Si après utilisation du logiciel en version STANDARD, vous souhaitez
accéder aux options des versions PRO, BATIMENT, EXPERT
COMPTABLE ou PRO RESEAU, le passage est transparent et nécessite
simplement la saisie d’un nouveau code de débridage (voir plus haut).
Consultez notre service
complémentaire au :
commercial
pour
tout
renseignement
Tél : 01 34 94 80 20 - Fax : 01 34 85 62 07 - e-mail : [email protected]
20 ________________________________________________ EBP Paye
Installation monoposte
2. Installation et lancement
EBP Paye est fourni avec un module complémentaire Gestion des 35
heures que vous devez installer après avoir installé le logiciel EBP Paye.
2.1 Installation monoposte
Attention !!!
Avant de lancer l’installation
applications courantes.
du
logiciel,
fermez
toutes
les
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran
d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur
le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter.
Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation des produits EBP.
3. Sélectionnez EBP Paye, la procédure d’installation se lance alors, et
l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton
Suivant pour commencer.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de
son acceptation. Sélectionnez J’accepte les termes du contrat de
licence si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si
vous sélectionnez Je n’accepte pas les termes du contrat de
licence, l’installation s’arrêtera.
EBP Paye ________________________________________________ 21
Installation et lancement
5. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez et cliquez sur le
bouton Suivant. Nous vous conseillons pour une première installation,
de sélectionner Complète.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Réseau ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation
(voir plus loin, le paragraphe sur Installation Réseau)
22 ________________________________________________ EBP Paye
Installation monoposte
6. Le répertoire d’installation par défaut est : C: \ PROGRAM FILES \
EBP \ Paye. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
7. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier
programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier
Programme.
Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes
permettant l’accès au logiciel à partir de la barre de lancement (barre
du menu Démarrer).
8. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est
ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent,
cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Si vous
désirez modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent pour
revenir aux étapes précédentes.
A la fin de l’installation, un écran vous propose de lancer EBP Paye et
d’afficher les dernières informations sur le produit. Cette dernière
possibilité permet d’ouvrir le fichier Lisezmoi qui contient les
modifications apportées au logiciel depuis la parution du manuel. Vous
pouvez cliquer sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
EBP Paye ________________________________________________ 23
Installation et lancement
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur,
répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel
avant le prochain redémarrage.
Depuis les versions 2004 et PRO v8, les produits EBP sont livrés avec le
nouveau moteur de base de données Pervasive SQL V8.
Veuillez prendre connaissance avec attention des informations techniques
contenues sur le CD EBP. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans
l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de
Pervasive.SQL V8.
Nous vous recommandons d'installer cette technologie qui vous sera
proposé après le débridage de votre logiciel.
2.2 Installation du module Gestion des 35
heures
Après l’installation d’EBP Paye, vous pouvez lancer l’installation du module
Gestion des 35 heures en suivant les étapes décrites dans l’installation
monoposte, à la différence près que vous cliquerez sur le lien « Installer le
module de gestion des 35 heures ».
2.3 Installation en réseau
(Un seul utilisateur par dossier)
Depuis les versions 2004 et PRO v8, les produits EBP sont livrés avec le
nouveau moteur de base de données Pervasive SQL V8.
Attention !!!
Veuillez prendre connaissance avec attention des informations techniques
contenues sur le CD EBP. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans
l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de
Pervasive.SQL V8.
Nous vous recommandons de l’installer à partir du menu Aide du Cd-rom.
Cliquez sur Pervasive.SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste afin de
l’installer et Procédures d'installation de Pervasive.SQL V8 Mono-poste
et Poste à Poste afin de prendre connaissance du manuel d’installation
24 ________________________________________________ EBP Paye
Installation en réseau
A. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® 98, Millennium, XP
Windows® NT4 Workstation, Windows® 2000
Serveur dédié
Windows® NT Server 4.0, Windows® 2000, Windows® 2003
B. Protocoles réseaux validés
Vous pouvez utiliser au choix les protocoles :
TCP/IP , IPX/SPX
NETBEUI.
Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le
serveur.
C. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des
ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un
câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des
informations précises concernant les cartes réseaux validées.
Attention !!!
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau
présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau
suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce
matériel.
EBP Paye ________________________________________________ 25
Installation et lancement
D. Installation et configuration en réseau poste à
poste
Afin de conserver la compatibilité technique entre les moteurs de bases
des différentes applications que vous pouvez posséder, vous pourrez être
amenés, en fonction de votre configuration, à ne pas installer ce nouveau
moteur.
Nous vous invitons donc à prendre connaissance avec attention des
informations techniques contenues sur le CD. Pour y accéder, cliquez sur
Aide présent dans l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note
technique de Pervasive.SQL V8.
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui
tiendra le rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une
installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par
défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel
Répertoire de données
Répertoire commun
C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE
C:\EBP\DOSSIERS
C:\EBP\COMMON
Partagez ensuite le répertoire C:\EBP en accès complet via
l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire et choisissez "Partager&ldots;").
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur
réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows,
double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de
la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le
bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau
et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau&ldots; ".
26 ________________________________________________ EBP Paye
Installation en réseau
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au
démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez
Propriétés)
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les
PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que
X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel
Répertoire de données
Répertoire commun
C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE
X:\DOSSIERS
X:\COMMON
Pour installer le moteur de base de données Pervasive SQL V8, consultez
les informations présentes sur le CD-ROM. Dans la page d’accueil, cliquez
sur Aide puis cliquez sur le lien Procédures d’installation de Pervasive
SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste.
E. Installation et configuration en réseau Client /
Serveur
L'installation en Client / Serveur est différente à celle poste à poste car elle
nécessite un serveur dédié.
1.
Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP
puis le partager en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser
le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur).
Dans ce répertoire, créez 2 sous-répertoires :
DOSSIERS
COMMON
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur
réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour
cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows,
double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de
la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le
bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et
sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau&ldots; ".
EBP Paye ________________________________________________ 27
Installation et lancement
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au
démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez
Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option Réseau du logiciel sur tous les
PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que
X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel
Répertoire de données
Répertoire commun
C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE
X:\DOSSIERS
X:\ COMMON
F. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement
installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
G. Problème d’utilisation
Important !!!
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne
correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de
l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les
câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du
pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail
qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
28 ________________________________________________ EBP Paye
Lancement du logiciel
2.4 Lancement du logiciel
Lancez le produit :
•
Soit à partir de la barre de lancement de Windows, en cliquant
sur l’icône :
•
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône
;
•
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Paye.
Au lancement du produit, un assistant apparaît donnant accès aux écrans
suivants :
1. Le déverrouillage du logiciel : consultez la partie suivante.
2. Les dernières évolutions et mises à jour apportées au logiciel : si vous
souhaitez masquer cet écran au prochain lancement, cochez la case
Ne plus afficher les infos de dernière minute au démarrage.
3. Les astuces du jour qui offrent des conseils et des informations
pratiques concernant le logiciel : si vous souhaitez masquer cet écran
au prochain lancement, cochez la case Ne plus afficher le conseil du
jour au démarrage.
EBP Paye ________________________________________________ 29
Installation et lancement
2.5 Code de débridage
A. Version bridée
A l’installation du logiciel, celui-ci est bridé :
• Vous ne pouvez réaliser que 1 mois de paye et vous ne pouvez pas
faire de clôture mensuelle : le dossier de démonstration vous permet
toutefois de réaliser une paye pendant 3 mois et donne accès à
toutes les fonctions disponibles dans le logiciel (version PRO).
• dans le module Gestion des 35 heures, vous pouvez travailler
uniquement dans le dossier Démo sans possibilité d’utiliser la
fonction Synchroniser avec EBP Paye, de créer des salariés ou un
nouveau dossier.
Pour les utilisateurs traitant une paye agricole (version PRO ou EXPERT
COMPTABLE) ou une paye Bâtiment (version BATIMENT), ouvrez le
dossier de démonstration DémoAgri ou DémoBat par la commande
Ouvrir du menu Dossier puis cliquez sur le bouton Parcourir pour
rechercher ce dossier. Au prochain lancement du logiciel, ce dossier sera
directement disponible dans la liste des dossiers.
Pour commencer à travailler en attendant votre code de débridage,
créez un nouveau dossier.
B. Version débridée
a. Comment obtenir mon code de débridage ?
Pour pouvoir utiliser le logiciel en version complète, vous devez utiliser un
code de débridage qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code de débridage soit :
• En vous connectant sur le site Web d’EBP, en passant par le menu
Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr/).
30 ________________________________________________ EBP Paye
Code de débridage
• En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte
d’enregistrement. Complétez-le avec soin, le code étant calculé à
partir de la raison sociale que vous allez noter.
b. Comment introduire mon code de débridage ?
Au lancement du logiciel, dans la page intitulée Déverrouillage, cliquez sur
Déverrouiller mon logiciel, et saisissez la raison sociale que vous nous
avez communiquée, le code retourné par EBP, ainsi que votre numéro de
licence.
Si le code saisi est incorrect (ou la raison sociale), un message vous en
avertit. Vous pourrez saisir ultérieurement votre code en passant par le
menu ? + Licence.
EBP Paye ________________________________________________ 31
Installation et lancement
2.6 Ouverture d’un dossier
A. Ouvrir un dossier à partir du bureau
Pour ouvrir un dossier précis à partir du bureau, cliquez sur l’icône de
gestion des dossiers EBP (créée lors de l’installation du logiciel).
B. Ouvrir un dossier dans le logiciel
Pour ouvrir un dossier dans le logiciel, lancez la commande Dossier +
de la barre d’outils). Vous obtenez alors la
Ouvrir (ou clic sur l’icône
boîte d’ouverture et de création d’un dossier .
Double-cliquez sur le dossier que vous désirez ouvrir.
32 ________________________________________________ EBP Paye
Ouverture d’un dossier
C. Ouvrir directement le dossier démonstration
Le dossier de démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel (en version PRO), et de vous familiariser avec les
traitements de la paye.
Lorsque vous souhaitez créer votre propre dossier, consultez le chapitre
Mise en place d’un dossier de votre manuel.
Pour ouvrir directement le dossier, cliquez sur
sélectionnez Programmes / EBP / Paye / Paye - Démonstration.
et
Vous obtenez l’écran suivant :
EBP Paye ________________________________________________ 33
Installation et lancement
D. Démonstration Agricole
Pour les payes Agricole, il existe également un dossier de Démonstration
Agricole. Pour ouvrir ce dossier, lancez la commande Dossier + Ouvrir.
Vous obtenez alors la boîte d’ouverture et de création d’un dossier.
E. Ouvrir un exercice antérieur
Pour ouvrir un exercice antérieur, sélectionnez dans la liste des exercices
celui qui vous intéresse.
Vous pourrez uniquement consulter les données, faire des impressions ou
des interrogations analytiques.
A l'ouverture du dossier, une mise à jour de la base pourra être lancée si la
version du logiciel que vous utilisez aujourd’hui est plus récente que celle
utilisée lorsque vous travailliez sur l'exercice de paye antérieur.
34 ________________________________________________ EBP Paye
Gestion de vos fichiers de travail
3. Fonctionnement général du logiciel
3.1 Gestion de vos fichiers de travail
Le logiciel offre une présentation très particulière et très conviviale pour
définir l'ensemble de vos fichiers de travail. A l’ouverture du dossier, le
logiciel vous affiche automatiquement une fenêtre de travail composée de
deux vues juxtaposées et interactives, surmontées d’une barre de
navigation. Ces vues permettent de gérer l'ensemble des données
contenues dans vos fichiers de travail.
A. L’arborescence
Cette vue est très pratique et importante puisqu’elle permet de visualiser et
d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos fichiers de travail (salariés,
profils, rubriques, variables, organismes, banques, ...) par simple clic ou
double-clic sur le classeur ou l’élément souhaité. Cette arborescence peut
être placée horizontalement par le menu Affichage.
EBP Paye ________________________________________________ 35
Fonctionnement général du logiciel
B. Représentation
classeurs
graphique
des éléments des
L'arborescence est composée des classeurs suivants :
Classeur
la fiche est représentée par
Banques
Organismes
Tables de calculs
Intervalle (valeur retournée)
Intervalle (pourcentage retourné)
Intervalle progressif
Index (valeur retournée)
Index (pourcentage retourné)
Variables (de type Calculée)
(pour les variables système)
(pour les variables utilisateurs)
Variables de type Constante
(pour les variables système)
pour les variables utilisateurs)
Variables de type A saisir
(pour les variables système)
(pour les variables utilisateurs)
Rubriques de Salaire Brut
(pour les rubriques système)
(pour les rubriques utilisateurs)
Rubriques de Cotisations
(pour les rubriques système)
(pour les rubriques utilisateurs)
Rubriques de Net
(pour les rubriques système)
(pour les rubriques utilisateurs)
Rubriques de Commentaire
(pour les rubriques système)
(pour les rubriques utilisateurs)
Profils Salariés
Salariées femmes
Salariés hommes
36 ________________________________________________ EBP Paye
Gestion de vos fichiers de travail
C. Fonctions disponibles dans l’arborescence
a. Ouvrir / fermer un classeur
Un double-clic sur un classeur ouvre ou ferme le classeur mais vous
pouvez également utiliser les touches + ou - de votre clavier numérique.
L’ouverture d’un classeur affiche l’ensemble des éléments qu’il contient.
b. Création d’une nouvelle fiche
Un simple clic sur un classeur active une fiche de travail vierge mais vous
pouvez également utiliser la touche Inser sur un élément de l’arborescence
ce qui ouvre une fiche vierge de même type.
Vous pouvez alors définir cette nouvelle fiche.
c. Passage fiche <-> arborescence
La touche F6 permet de basculer le curseur de la fiche vers l’arborescence
et inversement.
d. Menu contextuel
Servez-vous en, c’est très utile.
Sur chaque classeur et chaque élément de l’arborescence, un menu
contextuel est accessible par simple clic sur le bouton droit de votre souris.
Ce menu offre les fonctions les plus souvent utilisées sur le classeur actif,
sur la fiche de travail active.
e. Composition à partir de l’arborescence
La fonction de Tirer-lâcher permet d’inclure un élément d’un classeur dans
un élément d’un classeur différent comme par exemple, l’ajout d’une
rubrique dans un profil ou dans un bulletin.
Cette fonction est possible dans les cas suivants :
vers un profil
. une rubrique ->
vers un salarié (vers son bulletin)
. un profil
->
. un organisme ->
vers un salarié (vers son bulletin)
vers une rubrique de cotisation
EBP Paye ________________________________________________ 37
Fonctionnement général du logiciel
Pour emmener un élément sur un autre élément :
-
Sélectionnez l’élément à inclure,
Tirez-le (en tenant le bouton gauche de la souris appuyé) jusqu'à
l’élément à compléter,
Lâchez-le (enlevez votre doigt de la souris) et validez le message.
f. Impression
L’icône
active l’impression des fiches du classeur en cours.
g. Masquer / afficher l’arborescence
L’arborescence peut être désactivée par Affichage + Arborescence,
utilisez alors le menu Edition (ou les raccourcis clavier (Alt + 0, Alt + 1, ...
du clavier numérique) pour accéder à vos classeur, et le menu Fiche ainsi
que la barre de navigation pour traiter l’ensemble de vos fichiers de travail.
h. Classement / Affichage des rubriques et des
variables
Les classeurs Variables et Rubriques peuvent être modifiés afin :
- d’ordonner les variables et les rubriques selon un certain ordre,
- d’afficher uniquement les variables et les rubriques que vous utilisez
régulièrement.
Cela est possible à partir de la commande Affichage + Classement ou
directement par le menu contextuel sur le classeur (clic droit).
7Pour le classeur Variables, vous pourriez par exemple conserver
uniquement les variables que vous avez créées et masquer les variables
systèmes.
i. Affichage des salariés
Il vous est possible de masquer les salariés sortis. Pour cela, faites un clic
droit sur le classeur Salariés et cliquez sur Masquer les salariés sortis.
38 ________________________________________________ EBP Paye
Gestion de vos fichiers de travail
D. La fiche courante
Située sur la partie droite de votre écran, cette vue permet de saisir les
renseignements de l’élément.
Pour passer de fiche en fiche, utilisez la barre de navigation.
Pour revenir à l’arborescence, cliquez dessus ou utilisez la touche F6.
EBP Paye ________________________________________________ 39
Fonctionnement général du logiciel
E. La barre de navigation
Permet de créer une nouvelle fiche dans le classeur courant.
Equivaut à la touche Inser ou dans l’arborescence à un clic sur un
classeur.
Permet de sauvegarder le contenu de la fiche courante. Equivaut au
raccourci Ctrl + Entrée.
Permet de supprimer la fiche en cours en mode visualisation.
Equivaut au raccourci Ctrl + Suppr.
Permet de dupliquer une fiche de travail. Equivaut au raccourci Ctrl +
D.
Permet d’annuler les modifications apportées à la fiche. Equivaut à
la touche Echap.
Permet d'appeler la fonction Recherche pour retrouver une fiche
précise. Equivaut au raccourci Ctrl + F.
Permet de se positionner sur la première fiche du classeur courant.
Equivaut à la touche F9.
Permet de se positionner sur la fiche précédente dans le classeur
courant. Equivaut à la touche F10.
Permet de se positionner sur la fiche suivante dans le classeur
courant. Equivaut à la touche F11.
Permet de se positionner sur la dernière fiche du classeur courant.
Equivaut à la touche F12.
40 ________________________________________________ EBP Paye
Gestion de vos fichiers de travail
F. Comment créer une nouvelle fiche ?
Plusieurs possibilités vous sont offertes :
1. Cliquez simplement dans l’arborescence, sur le classeur dans lequel
vous désirez ajouter un nouvel élément, une fiche vierge est
automatiquement proposée dans la vue de droite.
2. Cliquez droit sur une des fiches existantes et choisissez Nouvelle.
3. Cliquez sur l’icône
de la barre de navigation.
4. Utilisez la touche Inser.
G. Comment enregistrer une nouvelle fiche ?
Cliquez sur l’icône
clavier Ctrl + Entrée.
de la barre de navigation ou utilisez le raccourci
H. Comment dupliquer une fiche précise ?
1. Sélectionnez l’élément.
2. Cliquez sur l’icône
de la barre de navigation.
Un nouvel élément est automatiquement créé, qui reprend le même nom
que l’élément dupliqué auquel il ajoute 1.
Par exemple, le profil « Cadre » dupliqué génère une nouvelle fiche
« Cadre1 » ...
I. Comment passer d’onglet en onglet dans la fiche
Salarié ?
Pour passer d’un onglet à un autre, cliquez simplement sur l’onglet.
Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Alt + Flèche Gauche ou
Droite ou Ctrl + Flèche Gauche ou Droite qui enregistre les modifications de
l’onglet courant et affiche l’onglet situé respectivement à droite et à gauche.
EBP Paye ________________________________________________ 41
Fonctionnement général du logiciel
J. Comment rechercher une fiche précise ?
Plusieurs possibilités vous sont offertes :
1- Cliquez simplement dans l’arborescence, sur l'élément que vous désirez
consulter/modifier ou utilisez la barre de navigation. La fiche
correspondante est automatiquement proposée dans la partie droite de
l'écran.
2 - Utilisez la fonction Recherche, accessible par l’icône
raccourci clavier Ctrl + F.
ou par le
Vous obtenez la boîte suivante :
Fiche
Pointez le fichier de travail dans lequel vous désirez rechercher une fiche
précise.
Nom
Sélectionnez dans la liste déroulante la fiche à rechercher ou saisissez les
premiers caractères du nom de la fiche à rechercher.
Cliquez sur OK pour lancer la recherche, le logiciel active alors la fiche
correspondante ou celle dont le nom s’en rapproche le plus.
42 ________________________________________________ EBP Paye
Gestion de vos fichiers de travail
K. Comment recopier des informations d’un autre
dossier ?
* disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
La recopie (menu Dossier) permet de recopier de dossier à dossier des
informations telles que variables, rubriques, profils, salariés.... Si les
données existent dans le dossier de destination, alors, elles sont mises à
jour, autrement elles sont ajoutées.
Si par exemple vous recopiez une rubrique qui contient une variable
VAR1, il faudra recopier également VAR1.
De la même manière, si vous recopiez un profil, et que certaines rubriques
pas présentes dans le dossier de destination, alors le profil ne sera pas
entièrement récupéré. Il faut recopier également les rubriques.
En version PRO, il est possible de recopier les informations d’un autre
dossier.
En version EXPERT COMPTABLE, il est possible de copier des données
d’un dossier vers plusieurs dossiers en même temps.
L. Fermeture du dossier
Attention ! !
Cette fenêtre est la fenêtre principale, si vous la fermez, le logiciel vous
demande une confirmation car le dossier sera fermé.
EBP Paye ________________________________________________ 43
Fonctionnement général du logiciel
3.2 Barres d’outils
Le logiciel évolue sous Windows et de ce fait obéit aux quelques règles de
fonctionnement décrites dans l’aide ou le manuel d’utilisation Windows.
Consultez-les si vous découvrez ces environnements. Les différentes
commandes du logiciel sont accessibles par l’intermédiaire de menus
déroulants. Chacun d’eux regroupe des commandes ayant trait à un même
sujet.
A. Barre d’outils standard
Les icônes permettent d’accéder rapidement à une fonction standard sans
passer par les menus.
Remarque
Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle
d’aide vous est proposée.
La barre d’outils standard se présente ainsi :
Explication des icônes :
permet de définir un nouveau dossier ; Correspond à la commande
Dossier + Nouveau ou au raccourci Ctrl + N.
permet d’ouvrir un dossier existant ; Correspond à la commande
Dossier + Ouvrir ou au raccourci Ctrl + O.
permet de modifier les coordonnées du dossier en cours ;
Correspond à la commande Dossier + Propriétés + Coordonnées
ou au raccourci Alt + Entrée.
permet d’imprimer l’aperçu courant ou la liste des données
courantes ; Correspond à la commande Dossier + Imprimer ou au
raccourci Ctrl + P.
permet de générer un fichier PDF à partir de l’aperçu courant.
44 ________________________________________________ EBP Paye
Barres d’outils
permet d’accéder à l’assistant de création d’une fiche salarié ;
Correspond à la commande Fiche + Assistant Nouveau Salarié ou
au raccourci Ctrl + A.
permet de lancer l'impression des bulletins ; Correspond à la
commande Impressions + Bulletins.
permet d’accéder à la saisie des variables ; Correspond à la
commande Gestion + Saisie des Variables ou au raccourci Ctrl +
S.
permet d’accéder à la saisie des jours de congés, des heures
travaillées ; Correspond à la commande Gestion + Saisie des
Congés/Heures ou au raccourci Ctrl + G.
permet de lancer la préparation des bulletins de paye ; Correspond à
la commande Gestion + Préparation des bulletins.
permet de lancer la clôture de l’ensemble des bulletins du mois ;
Correspond à la commande Gestion + Clôturer le mois.
permet de générer la disquette des virements ; Correspond à la
commande Gestion + Virements + Salaires.
active l’aide pointée. Votre curseur devient une flèche qui vous
permet de pointer la commande, la boîte, la fiche sur laquelle vous
désirez de l’aide.
permet de lancer le Calcul de la paye ; Correspond à la commande
Gestion + Calcul de la paye ou à Ctrl + R.
EBP Paye ________________________________________________ 45
Fonctionnement général du logiciel
B. Barre de gestion
Les icônes de cette barre permettent d’accéder rapidement aux fonctions
de gestion particulières (sauvegarde, accès à l’éditeur, ...).
Remarque
Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle
d’aide vous est proposée.
La barre d’outils de gestion se présente ainsi :
Permet d’accéder à l’historique des bulletins ; Equivaut à la
commande Gestion + Historique des bulletins ou au raccourci Ctrl
+ H.
Permet de générer les contrats et lettres-types des salariés ;
Correspond à la commande Outils + Contrats et Lettre-type .
Permet d'accéder au notes personnelles ; Correspond à la
commande Dossier + Propriétés + Notes.
Permet d'accéder à l'éditeur Win Générateur : Correspond à la
commande Outils + Paramétrage des Impressions ou au raccourci
Ctrl + T.
Permet de lancer la sauvegarde des fichiers d'un dossier ;
Correspond à la commande Dossier + Sauvegarde.
Permet de lancer la restauration des fichiers d'un dossier ;
Correspond à la commande Dossier + Restauration.
Permet de masquer/afficher l’arborescence ; Correspond à la
commande Affichage + Arborescence.
Accède aux profils ; Correspond à la commande Profils du menu
Edition, à un clic sur le classeur Profils dans l’arborescence ou au
raccourci Alt + 5.
46 ________________________________________________ EBP Paye
Barres d’outils
Accède aux variables ; Correspond à la commande Edition +
Variables, à un clic sur le classeur Variables dans l’arborescence
ou au raccourci Alt + 7.
Accède aux organismes ; Correspond à la commande Edition +
Organisme, à un clic sur le classeur Organismes dans
l’arborescence ou au raccourci Alt + 6.
Accède aux tables de calcul ; Correspond à la commande Edition +
Table de calcul, à un clic sur le classeur Table de calcul dans
l’arborescence ou au raccourci Alt + 8.
Accède aux banques ; Correspond à la commande Edition +
Banques, à un clic sur le classeur Banques dans l’arborescence ou
au raccourci Alt + 9.
C. Barre des impressions
Les icônes de cette barre permettent d’accéder à plusieurs impressions.
Active l’impression des fiches salariés.
Active l’impression des bulletins ; Equivaut à Ctrl + B.
Active l’impression des variables.
Active l’impression des organismes.
Active l’impression des tables de calcul.
Active l’impression des rubriques.
Active l’impression des profils.
EBP Paye ________________________________________________ 47
Fonctionnement général du logiciel
D. Barre d’état
Placée en bas de la fenêtre du logiciel, cette zone est réservée aux
messages d’aide ou d’information et contient également des indications
relatives à l’état de votre clavier.
3.3 Champs de saisie
A. Calendrier / champ de saisie de type Date
pour
Pour tous les champs de saisie de type Date, cliquez sur l’icône
accéder au calendrier mensuel qui affiche le mois en cours et active la date
du jour. Le calendrier est utilisé comme tout autre calendrier, il sert à
vérifier des dates.
Le calendrier apparaît avec le mois en cours affiché et la date du jour
sélectionnée. Le mois et l'année apparaissent en gras en haut du
calendrier lorsque celui-ci est activé.
Utilisez les touches de direction ou cliquez sur le jour voulu pour changer la
date sélectionnée. Pour reculer ou avancer d'un mois, utilisez les touches
PG.PREC et PG.SUIV ou les deux boutons
, situés en haut de la
fenêtre.
Lorsque vous cliquez sur l’un des jours du calendrier, cette date s’inscrit
dans le champ de saisie.
48 ________________________________________________ EBP Paye
Fonctionnement des impressions
B. Champ avec choix prédéfinis
Pour ces types de champ, une liste apparaît quand vous cliquez sur la
flèche. Sélectionnez l’un des choix proposés.
Pour certains de ces champs, vous avez la possibilité de rajouter une
donnée : celle-ci sera mémorisée et proposée alors à la prochaine
utilisation, dans la liste déroulante.
C. Saisie d’un montant
La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères
que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du
montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe.
Ensuite, une fois le montant validé, le logiciel met le nombre au format par
défaut défini dans Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux + onglet
Format.
La saisie accepte aussi bien la virgule que le point. Le résultat affiché ou
imprimé dépend uniquement du format d’affichage, associé à la variable
dans la grille de saisie ou dans le modèle d'impression.
3.4 Fonctionnement des impressions
Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes fait apparaître la liste
des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Si votre
imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. Pour rendre active votre imprimante,
cliquez sur la commande Configuration de l'impression du menu Dossier
dans EBP Paye.
A l’impression, le logiciel construit son état à partir des variables introduites
dans le modèle d’impression que vous sélectionnez et des données
enregistrées dans le logiciel.
La majorité des impressions sont accessibles à partir du menu Impressions
mais vous pouvez également accéder à certaines impressions à partir
d’une liste active (articles, clients, pièces, …). Pour cela, cliquez sur l’icône
(ou le raccourci clavier Ctrl + P ou encore le menu contextuel).
EBP Paye ________________________________________________ 49
Fonctionnement général du logiciel
A. Fonctions communes à toutes les impressions
a. Aperçu
L’aperçu vous permet de vérifier l’aspect de votre impression avant de
l’imprimer.
•
La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une
fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus sont demandés en
même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre, le menu
Fenêtre vous permet de gérer leur disposition et d'activer celle que
vous souhaitez visualiser.
•
Lorsque votre aperçu est composé de plusieurs pages, utilisez les
icônes suivantes pour vous déplacer dans le document :
/
/
•
permet d’afficher la première / dernière page de l’édition
permet d’afficher la page précédente / suivante.
Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les
fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche le menu suivant :
50 ________________________________________________ EBP Paye
Fonctionnement des impressions
b. Choix du modèle d’impression et paramétrage
Le logiciel met à votre disposition, pour un même type d’impression,
plusieurs modèles d’impression.
Chaque modèle peut être présenté de manière spécifique et contenir des
informations particulières.
Pour consulter, créer ou modifier un modèle d’impression, lancez le
générateur d’état WinGen, accessible par le bouton Paramétrer dans la
boîte d’impression (lorsque l’état peut être paramétré) ou par la commande
Paramétrage des Impressions du menu Outils (Ctrl + T).
Remarque
Des modèles de préimprimés pour imprimantes matricielles, jet d’encre et
laser sont à votre disposition en impression de bulletins.
Consultez le manuel d’utilisation de Win Générateur pour plus
d’explications concernant son utilisation
B. Icônes d’impression
Une barre des impressions peut être activée par le menu Affichage +
Barre d’outils. Voir plus haut pour sa description.
EBP Paye ________________________________________________ 51
Création d’un dossier
4. Mise en place de votre dossier
Nous allons dans cette partie, étudier les différentes étapes de mise en
place d’un dossier : création d’une société ou récupération d’un dossier
ventant d’EBP WinPaye 2.xx, initialisation de la société et création des
fichiers de travail (organismes, tables, variables, rubriques, profils,
salariés).
Pour plus d’informations, pensez à interroger l’aide en ligne
du logiciel accessible par Rubriques d’aide du menu ? ou
par F1 sur une fenêtre ou une boîte de dialogue.
4.1 Création d’un dossier
Lancez la commande Dossier + Nouveau. Suivez les différentes étapes
de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent
permet de revenir sur une étape antérieure.
Etape 1
Pour les nouveaux utilisateurs EBP, laissez Création d’un nouveau
dossier pointé puis cliquez sur le bouton Suivant.
Pour les utilisateurs d’une version antérieure EBP WinPaye 2.xx ou Paye
7, référez-vous à la procédure décrite dans le paragraphe Conversion–
Récupération d’un ancien dossier EBP.
EBP Paye ________________________________________________ 53
Mise en place de votre dossier
Etape 2
Cas 1 :
Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP
Comptabilité, EBP Gestion Commerciale, EBP Garage …), pointez alors
Créer un dossier Paye dans un nouveau répertoire.
Cas 2 :
Votre dossier a déjà été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme,
pointez Placer les données … et choisissez le dossier dans la liste. Cela
vous évitera de resaisir les coordonnées et le mot de passe de votre
dossier, ces données seront communes aux deux logiciels.
Les quatre étapes suivantes ne vous seront donc pas proposées.
54 ________________________________________________ EBP Paye
Création d’un dossier
Etapes 3, 4, 5, 6 : Coordonnées société
Ces étapes vous permettent de renseigner toutes les informations
concernant votre société : raison sociale, identification, adresse, contact.
Elles seront cependant modifiables dans Dossier + Propriétés +
Coordonnées, une fois le dossier créé.
Raison sociale
La raison sociale de votre société ne peut dépasser 31 caractères.
Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison
sociale saisie, à l’exception des espaces et des caractères spéciaux.
Répertoire du dossier
Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire
EBP\DOSSIERS, commun à tous les logiciels EBP de la même gamme : ce
répertoire a été validé ou défini à l’installation du premier logiciel. Pour
préciser un autre répertoire (non conseillé), cliquez sur
.
Adresse société
Utilisez les touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse.
EBP Paye ________________________________________________ 55
Mise en place de votre dossier
Etape 7 : Choix du paramétrage
ATTENTION ! ! Ce choix est TRES important.
Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le
logiciel crée les données vous concernant. Si vous englobez plusieurs
types d’activités pour une même société, choisissez le paramétrage
Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les
rubriques d’un autre paramétrage.
Remarque
Le paramétrage Agricole est disponible uniquement en versions PRO et
EXPERT COMPTABLE. Un dossier de démonstration Agricole est toutefois
à votre disposition.
Attention !!!
Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil.
Il crée uniquement les variables. Il est très utile pour :
- récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier +
Recopier),
- sélectionner une partie seulement des données à importer (menu
Outils + Importer).
56 ________________________________________________ EBP Paye
Création d’un dossier
Etape 8 : Exercice de paye
Paye Décalée
Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en
décembre. Si votre exercice de paye démarre en décembre et termine
en novembre, cochez la case Paye décalée. Le mois de décembre (N1) fera alors partie de votre exercice.
Mois et Année
Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les
payes. Attention, si vous indiquez un autre mois que janvier (ou
décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à saisir les
cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération
lourde et risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou
décembre (N-1) pour les payes décalées).
Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1)
pour le mois.
Attention !!!
Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé.
EBP Paye ________________________________________________ 57
Mise en place de votre dossier
Etape 9 : Informations
Heures mensuelles de références
Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut
151,67 heures). Le nombre d’heures de référence sera
automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme nombre
d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié.
Convention collective
Saisissez ici la convention collective de l’entreprise. Une convention
différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié.
Etape 10 : Congés payés
Congés Payés
La durée du congé annuel peut être déterminée au choix :
-
2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder
au total trente jours ouvrables,
2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au
total vingt cinq jours ouvrés.
Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois
indiquer un nombre de jours particuliers (par exemple 0 pour certaines
sociétés dans les DOM-TOM).
Date de clôture des congés payés
Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du
bâtiment, vous pouvez indiquer le mois de mars.
L’exercice de congés payés est fixée par la convention collective ou, à
défaut, par l'employeur conformément aux usages et après consultation
des délégués du personnel et du comité d'entreprise.
58 ________________________________________________ EBP Paye
Création d’un dossier
Etape 11 : Banque
Il s’agit de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire
les virements. Vous pourrez bien entendu par la suite créer d’autres
banques.
Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou
utilisez le bouton Précédent pour revenir sur les étapes précédentes.
Toutes les informations saisies dans les différentes étapes seront
modifiables par la suite, sauf le mois et l’année de démarrage des
payes.
EBP Paye ________________________________________________ 59
Mise en place de votre dossier
4.2 Récupération d’un dossier existant
A. Récupération d’un dossier WinPaye 2.xx
Le logiciel permet de récupérer la totalité des données de votre dossier
traitées sous EBP WinPaye 2.xx à l’exception des rubriques de
commentaires, des agences, des bulletins et des modèles.
Important !!!
Avant d’importer votre dossier Winpaye 2.xx, vous devez impérativement
clôturer le dernier mois sur lequel vous avez réalisé les bulletins : en effet,
les bulletins ne seront pas importés, seuls les cumuls sont récupérés.
Attention !!!
Si vous travaillez en paye décalée, vous ne devez pas utiliser cette option,
créez tout d’abord un dossier vierge avec le paramétrage Vide (voir
paragraphe Nouveau dossier) puis lancez l’ Importation Version
Antérieure du menu Outils. Une reprise de paye des cumuls devra être
saisie, voir plus loin le chapitre Reprise des cumuls.
A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Nouveau. Pointez
Importation d’un dossier d’une version antérieur de paye et
sélectionnez dans la liste déroulante : EBP WinPaye 2. Vous obtenez ce
premier écran :
60 ________________________________________________ EBP Paye
Récupération d’un dossier existant
Nous vous conseillons vivement de lire le fichier d’informations accessible
par le bouton Infos avant de continuer la procédure de récupération.
•
La création d’un dossier de type Agricole est possible
uniquement en versions PRO ou EXPERT COMPTABLE. Vous
obtiendrez les fonctionnalités spécifiques aux entreprises agricoles
(Etat MSA, déclaration MSA sur disquette).
•
.
Pour sélectionner le dossier à récupérer, cliquez sur le bouton
Par défaut, WinPaye 2.xx est installé dans le répertoire WINPAYE.
Le répertoire du dossier aura donc la forme WINPAYE\SOCXX où
XX est le numéro de la société.
•
Le nom du répertoire est automatiquement proposé sous la
forme par défaut : EBP\DOSSIERS\YYYYYYYY où YYYYYYYY
sont les premiers caractères du nom de la société à convertir. Pour
indiquer un autre nom de répertoire, créez tout d’abord le répertoire
puis sélectionnez le en cliquant sur le bouton
.
Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l’importation du dossier.
Adaptation définitive :
- Une fois l’importation terminée, si vous aviez des rubriques de
commentaires dans WinPaye 2.0, recréez-les et incorporez-les dans
les profils correspondants.
- Vérifiez toutes les rubriques importées.
Important !!!
Si pour certains salariés, vous aviez adapté le bulletin en :
-
ajoutant, au profil de base des rubriques spécifiques à certains
salariés, vous devez après import, les ajouter dans le bulletin (elles
sont déjà créées dans le fichier des rubriques),
supprimant des rubriques spécifiques à certains salariés, vous devez
les enlever (bouton Retirer dans le bulletin).
En effet, le logiciel récupère uniquement les rubriques du profil attaché au
salarié et non les bulletins.
Si certaines variables n’apparaissent pas, vérifiez les options d’affichage
par le menu Affichage + Classement.
EBP Paye ________________________________________________ 61
Mise en place de votre dossier
B. Récupération d’un dossier EBP Paye 7 sous DOS
Attention ! ! Si vous avez une version antérieure à la version 7.12 R7,
procurez-vous la mise à jour auprès de votre revendeur ou d’EBP. Dans ce
cas, installez la mise à jour et ouvrez le dossier à récupérer dans votre
ancienne paye, pour que les fichiers soient convertis. Lancez ensuite la
récupération dans EBP Paye.
Le logiciel récupère la totalité des fiches salariés et les cumuls congés,
de votre dossier Paye 7. Lancez la commande Dossier + Nouveau,
pointez Importation d’un dossier d’une version antérieur de paye puis
choisissez EBP Paye 7 dans la liste déroulante.
Nous vous conseillons vivement de lire le fichier d’informations accessible
par le bouton Infos avant de continuer la procédure de récupération.
•
La création d’un dossier de type Agricole est possible
uniquement en versions PRO ou EXPERT COMPTABLE. Vous
obtiendrez des fonctionnalités spécifiques aux entreprises agricoles
(Etat MSA, déclaration MSA sur disquette).
•
Pour sélectionnez le dossier à récupérer, cliquez sur le bouton
(par défaut, EBP PAYE 7 est installé dans le répertoire PAYE7). Le
répertoire du dossier aura donc la forme PAYE7\SOCXX ou XX est
le numéro de la société.
Le nom du répertoire est automatiquement proposé sous la
forme par défaut : EBP\DOSSIERS\YYYYYYYY où YYYYYYYY
sont les premiers caractères du nom de la société à convertir. Pour
indiquer un autre nom de répertoire, créez tout d’abord le répertoire
•
puis sélectionnez le en cliquant sur le bouton
.
Après importation, paramétrez le fonctionnement de votre dossier, créez
vos autres fichiers de travail (variables, rubriques, profils...) et enregistrez
vos cumuls salariés et variables (chapitre Reprise des cumuls) à
l’exception des cumuls congés.
62 ________________________________________________ EBP Paye
Propriétés du dossier
4.3 Propriétés du dossier
A. Paramètres Généraux
Vous pouvez choisir les paramètres de fonctionnement de l’ensemble des
dossiers de paye. Pour cela, sélectionnez la commande Propriétés +
Paramètres Généraux du menu Dossier.
a. Onglet Options
Recalculer les variables lors du calcul du bulletins
Permet de recalculer automatiquement les variables à chaque calcul de
bulletin : conseillé.
EBP Paye ________________________________________________ 63
Mise en place de votre dossier
Ne pas éditer les lettres types avec un traitement de texte
Pour modifier les contrats et lettres types, vous pourrez passer par un
traitement de texte interne au logiciel EBP Paye (conseillé), dans ce cas
cochez cette case, ou passer par Word ou Wordpad, dans ce cas,
décochez.
Arrondir le nombre de jours lors de la clôture des congés
Permet d’arrondir le nombre de jours de congés payés à la clôture des
congés (par exemple, Reste à prendre : 24.96 devient 25 jours).
Calculer la variable PRORATA selon la règle du 30ème
Cette variable intervient dans le cas où la période de paye pour un
salarié n'est pas complète sur le mois (embauche ou départ en cours de
mois). Si vous cochez cette case, le salaire, les heures et les plafonds
seront proratisés selon la règle du 30ième quelque soit le nombre de
jours dans le mois (28, 29, 30 ou 31).
Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin
En consultation du bulletin à l’écran, vous pouvez demander des lignes
séparatrices horizontales entre chaque rubriques (décochez) ou non
(cochez).
Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales
Indiquez le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez
(deux généralement).
Modèle par défaut à utiliser à l’impression
Ce modèle d’impression sera proposé par défaut à l’impression des
bulletins.
Déclôture mensuelle
Autorisez ou non la possibilité de déclôturer des mois. La déclôture peut
être autorisée sur les 12 mois de l'année, ou moins. Attention,
déclôturer le dernier mois annulera toutes les opérations du mois en
cours.
64 ________________________________________________ EBP Paye
Propriétés du dossier
b. Onglet Formats
Vous pouvez ici définir d’autres formats d’impression que ceux proposés
(utilisateurs expérimentés).
Pour définir un nouveau format de variables, cliquez sur le bouton Nouveau
et suivez les étapes de l’assistant :
Etape 1
Faites Suivant pour poursuivre.
Etape 2
Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type :
numérique ou monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (=
texte).
Etape 3
Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis
cliquez sur le bouton Terminer.
EBP Paye ________________________________________________ 65
Mise en place de votre dossier
B. Coordonnées de la société et mot de passe
A la création du dossier, vous avez saisi des informations relatives à la
société, il vous est possible de les modifier ou de les compléter à partir du
menu Dossier + Propriétés + Coordonnées.
a. Onglet Identification/Adresse/Contact
Utilisez la touche Tabulation ou Shift + Tabulation pour passer d'un
champ à un autre.
Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs
lignes d’adresse.
L'information SIRET est obligatoire pour la TDS sur disquette (ne saisissez
pas les espaces).
Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire.
Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement
APE).
66 ________________________________________________ EBP Paye
Propriétés du dossier
b. Onglet Sécurité
Cet onglet permet de protéger le dossier par un mot de passe. Il vous sera
demandé à l’ouverture de votre dossier. La saisie en majuscules ou
minuscules compte ! N’oubliez pas votre mot de passe !!
c. Onglet Dossier
Cet onglet indique le nom du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers
de votre dossier ainsi que le type du dossier.
C. Préférences de votre société
Avant de commencer la création de vos fichiers de travail, vous devez
paramétrer et compléter les préférences de fonctionnement général de
votre logiciel. Pour cela, lancez la commande Dossier + Propriétés +
Préférences.
a. Onglets Paramètres / Congés / Banques
•
•
Les choix et les informations de ces onglets ont pour la plupart, été
définis à la création du dossier. Complétez-les si besoin.
La banque proposée par défaut est celle définie à la création du
dossier. Vous pouvez toutefois en sélectionner une autre. La banque
indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire.
Consultez plus bas le chapitre Banques et Organismes pour obtenir plus
d’explications.
EBP Paye ________________________________________________ 67
Mise en place de votre dossier
b. Onglet Options
Numérotation automatique des matricules
Cochez cette case si vous ne souhaitez pas numéroter vous-même vos
salariés. Un numéro de matricule leur sera automatiquement attribué lors
de leur création.
Type de régularisation
Sélectionnez dans la liste déroulante, la fréquence de régularisation des
cotisations plafonnées (le plus souvent, mensuelle).
Consultez la partie Traitements détaillés + La régularisation pour des
explications sur la régularisation des cotisations.
Heures mensuelles de référence (variable HEUREF)
Indiqué à la création du dossier, ce nombre d’heures doit correspondre au
nombre d’heures de référence de la société. Il sera par défaut proposé en
création d’une fiche d’un salarié.
68 ________________________________________________ EBP Paye
Propriétés du dossier
Afficher uniquement les profils correspondant au statut du
salarié
Facultatif. Permet d’obtenir uniquement la liste des profils correspondant
au statut du salarié (onglet Infos. Paye) dans l’onglet Bulletin, lorsque vous
choisissez le profil du salarié.
Statut dans la société
Indiquez, pour chacun des statuts, le libellé que vous souhaitez
visualiser dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié.
c. Onglets URSSAF/ ASSEDIC / Caisse de retraite/
Mutuelle / MSA
Ces onglets permettent de sélectionner les différents organismes. Les
noms et les coordonnées des organismes seront modifiables dans le
classeur Organismes de votre arborescence (voir le chapitre Banques
et Organismes).
Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être
paramétrés dans l’onglet URSSAF (ou MSA pour les payes agricoles) en
vue de la DADS et de la DUCS.
Attention
Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer
sur le bouton Appliquer.
Exemple
Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50,
cliquer sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50.
L’onglet Mutuelle apparaît uniquement si vous avez coché la case
Mutuelle dans l’onglet Paramètres (non indispensable).
d. Onglet Tiers
Disponible uniquement en version EXPERT COMPTABLE.
Cet onglet permet de saisir le nom et les coordonnées de la tierce
personne (Expert-Comptable) qui traite la paye.
EBP Paye ________________________________________________ 69
Mise en place de votre dossier
D. Paramétrage ASSEDIC
Disponible uniquement en version PRO.
Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation
ASSEDIC, vous devez lui indiquer les rubriques utilisées dans vos
bulletins. Pour cela, lancez la commande Propriétés + Paramétrage
Assedic du menu Dossier.
Il suffit de cliquer sur chaque bouton Modifier, et de cocher dans la liste les
rubriques utilisées. Vous reviendrez bien entendu dans cette option une
fois les bulletins réalisés.
4.4 Banques et organismes
A. Banques
Le classeur Banques contient les banques de la société.
Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la
création du dossier, et créer de nouvelles banques. La banque utilisée par
défaut pour le transfert des salaires sur disquettes (option Gestion +
Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier +
Propriétés + Préférences.
70 ________________________________________________ EBP Paye
Banques et organismes
B. Organismes (caisses)
Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisation.
Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut
par le logiciel, changer leur nom, compléter les comptes comptables
(compte de Tiers et compte de Charge), et créer de nouvelles fiches, en
cliquant sur le nom du classeur.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les comptes comptables
pour plus d’explications sur le choix des comptes.
Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans
l’option Menu + Propriétés + Préférences, dans les onglets des
organismes.
EBP Paye ________________________________________________ 71
Mise en place de votre dossier
4.5 Les tables de calcul
A. Intérêt des tables de calcul
Les tables de calcul sont très utiles pour la prime d’ancienneté, les primes
sur chiffre d’affaires, le remboursement des frais kilométriques… En fait
dans tous les cas où une liste de valeurs est associée à une autre liste
valeurs.
Par exemple, le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du
salarié. La convention collective peut définir un tableau du type :
Moins de 3 ans d’ancienneté
De 3 ans à 6 ans
De 6 ans à 9 ans
…
0%
3%
6%
La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique
ou d'une variable.
Vous pouvez modifier les tables créées par défaut à la création du dossier
et en créer de nouvelles.
72 ________________________________________________ EBP Paye
Les tables de calcul
B. Création d’une table de calcul
Pour créer une table de calcul, cliquez sur le nom du classeur, une fiche
vierge s’inscrit à droite :
-
Saisissez le nom et la description de la nouvelle table,
Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant),
-
Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône
de la barre de navigation,
Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter,
Enregistrez de nouveau la table.
-
EBP Paye ________________________________________________ 73
Mise en place de votre dossier
C. Types de table
Plusieurs types de tables de calcul sont disponibles et correspondent à un
usage bien précis.
a. Table de calcul à index
Une table de calcul à index permet d'associer à un index une valeur, à une
valeur d’entré correspond une valeur de retour.
Exemple de table à index : les indemnités kilométriques
Le calcul du montant à rembourser dépend de la puissance de la voiture.
Pour une 4 chevaux, le prix au kilomètre est de 0,40 Euros, pour une 5
chevaux, le prix au kilomètre est de 0,45 Euros, etc.
74 ________________________________________________ EBP Paye
Les tables de calcul
b. Table de calcul à intervalles
Une table de calcul à intervalle permet de définir des intervalles de
comparaison avec une borne inférieure et supérieure (non comprise dans
l’intervalle).
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle
où se situe la valeur recherchée et à retourner le résultat qui lui est
associé.
Exemple de table à intervalles (qui retourne un taux) : la prime
d'ancienneté
Le taux de la prime d’ancienneté dépend du nombre de mois d’ancienneté
du salarié.
Pour une ancienneté de 4 ans, le taux de la prime est de 3 %, pour une
ancienneté de 6 ans, le taux est de 6 % etc.
EBP Paye ________________________________________________ 75
Mise en place de votre dossier
c. Table de calcul cumulative
Le principe d'une table cumulative consiste à retourner comme résultat le
total de toutes les valeurs de retour des lignes précédentes.
Exemple de table cumulative :
Le calcul de la commission est fonction du chiffre d’affaires réalisé.
La commission est cumulée de tranche en tranche. Par exemple, pour un
chiffre d’affaires de 2000 Euros, la commission va s’élever à : 40 + 30 soit
70 Euros.
76 ________________________________________________ EBP Paye
Les tables de calcul
d. Table de calcul à intervalles progressifs
Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver
l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner comme
résultat le total de tous les montants calculés des intervalles précédent, y
compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée
(la valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure).
Détail du calcul pour un salaire net de 910,00 Euros :
1er intervalle :
240,26 * 5% = 12,01
2ème intervalle :
(476,56 – 240,26) * 10% = 23,63
3ème intervalle :
(715,44 – 476,56) * 20% = 47,78
Dernier intervalle comprenant la valeur d’entrée :
(910,00 – 715,44) * 25% = 48,64
Soit un total de : 12,01 + 23,63 + 47,78 + 48,64 = 132,06
EBP Paye ________________________________________________ 77
Mise en place de votre dossier
D. Appel d’une table dans une formule
Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou
d’une rubrique, vous devez respecter la syntaxe suivante :
NomDeLaTable[VARIABLE]
Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la
valeur d’entrée. Lors du calcul du bulletin, une valeur sera
automatiquement retournée.
Exemples :
La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une
rubrique avec la formule Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le
nombre de chevaux du véhicule.
La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique
GPAC (prime d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où
ANCIENNETE contient le nombre de mois d’ancienneté du salarié.
Cette rubrique se présente ainsi :
78 ________________________________________________ EBP Paye
Les variables
4.6 Les variables
Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les
variables peuvent être appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une
autre variable. Leur nom n’apparaît pas directement dans le bulletin.
Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables
Standards ne peuvent pas être supprimées, à la différence des variables
Utilisateurs.
Avant de créer des variables particulières, consultez les variables
existantes pour éventuellement adapter leur contenu.
Vous trouverez une liste des variables avec leur contenu
dans l’aide en ligne de votre logiciel, accessible par la
commande Rubriques d’aide du menu ?, onglet Index,
mot-clé Variables
A. Création d’une variable
Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, une fiche vierge
s’inscrit à droite :
EBP Paye ________________________________________________ 79
Mise en place de votre dossier
Nom / Description
La saisie du nom et de la description est obligatoire. Le nom de la
variable doit commencer par une lettre et est limitée à 31 caractères
maximum. Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une
rubrique ou d’une autre variable par simple appel de son nom.
B. Type de la variable
Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a
un fonctionnement bien particulier. Avant de sélectionner le type de la
variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce que vous en attendez.
a. Variable Constante
Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensemble des salariés
de l'entreprise (comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le
smic…), elle est dite Variable Constante. Pointez Constante et indiquez
dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous pouvez saisir des
montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule).
C’est dans ces variables là que vous pourrez mettre à jour la valeur des
plafonds, du smic horaire, du point …
80 ________________________________________________ EBP Paye
Les variables
b. Variable à saisir
Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonction du salarié et/ou du
mois, elle est dite Variable A Saisir.
Par exemple, le nombre d’heures supplémentaires à 100% sera à saisir
chaque mois pour les salariés concernés, dans le tableau de variables ou
sur le bulletin (ici, vous ne voyez que la définition de la variable) :
Pour ce type de variables, un critère supplémentaire est défini : le Report
mensuel. Cela permet de reporter, à la clôture mensuelle, la valeur de la
variable le mois suivant (pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est
remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera modifiable.
EBP Paye ________________________________________________ 81
Mise en place de votre dossier
Par exemple, pour la variable HEUMOIS, la case Report mensuel est
cochée. En effet, votre temps de travail est généralement le même d’un
mois à l’autre :
c. Variable avec Formule de calcul
Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite
Variable Formule de calcul. Par exemple, la variable SMIMEN calcule le
SMIC mensuel :
82 ________________________________________________ EBP Paye
Les variables
Pour définir la formule de calcul, saisissez-la directement dans la zone ou
cliquez sur le bouton Formule pour accéder à l’éditeur de formule.
Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour
des explications sur la définition d’une formule.
Le bouton Tester permet de tester la formule par une saisie manuelle de
valeurs. Par exemple, pour la variable HEUREEL :
Cliquez sur le bouton Tester, et renseignez la valeur de chaque variable. Le
résultat s’affichera alors à droite du bouton Tester :
EBP Paye ________________________________________________ 83
Mise en place de votre dossier
C. Utilisation des variables
a. Appel d’une variable
Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable,
d’une rubrique ou comme valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela,
saisissez simplement son nom dans la formule ou entre les crochets de
la table.
b. Cumul de la variable
Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le
cumul exercice d’une variable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la
variable :
$NOMDEVARIABLE
Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées)
retournera la valeur cumulée de la variable HEUREEL.
Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la
syntaxe suivante :
$NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin]
Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les
quatre premiers pour Juin et Juillet :
Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec
Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des
heures sur le premier trimestre.
D. Saisie des valeurs des variables A Saisir
Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directement dans
le bulletin (si les rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de
saisie accessible par le menu Gestion + Saisie des variables. L’intérêt du
tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour l’ensemble
des salariés.
84 ________________________________________________ EBP Paye
Les variables
E. Fonctions
Variables
disponibles
sur
le
classeur
des
Pensez à utiliser le menu contextuel du classeur Variables, accessible par
simple clic droit sur le classeur. La commande Affichage permet d’afficher
uniquement les variables Utilisateurs ou Système. Cela vous permet ainsi
d’alléger votre fichier.
La commande Classement permet de masquer/afficher au cas par cas
certaines variables et de les repositionner.
F. Import de variables
Vous avez à tout moment la possibilité de récupérer les variables
proposées par les fichiers de paramétrage du logiciel. Pour cela, lancez la
commande Import du menu contextuel (ou utilisez le menu Outils).
Sélectionnez le fichier de paramétrage puis les variables à récupérer. Cette
commande est très utile pour sélectionner au cas par cas les variables à
intégrer dans le dossier.
G. Import de la valeur des variables
Vous pouvez également importer pour le mois en cours les valeurs des
variables des différents salariés. Ce fichier peut provenir de n’importe
quelle autre application, cependant, il doit respecter une structure bien
définie.
Vous trouverez plus d’informations sur l’import dans l’aide en
ligne de votre logiciel, accessible par la commande
Rubriques d’aide du menu ?, onglet Index, mot-clé Import
de variables
.
EBP Paye ________________________________________________ 85
Mise en place de votre dossier
4.7 Les rubriques
Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une
rubrique.
Grâce au paramétrage choisi à la création du dossier, 98% des rubriques
proposées doivent répondre à votre attente.
Chaque rubrique est modifiable dans la partie droite de l’écran, après
l’avoir sélectionnée dans l’arborescence.
Les rubriques sont regroupées dans des profils, correspondant à des
modèles types de bulletin (cadre, mensuel, temps partiel …. Chaque
salarié sera associé à un profil. Cependant, des rubriques pourront être
ajoutées directement dans le bulletin du salarié concerné.
Avant de créer une nouvelle rubrique, il est conseillé de :
-
déterminer sa famille, son type et son incidence dans le calcul du
bulletin,
vérifier que les organismes correspondant aux caisses de cotisations
ont été créés,
vérifier que les variables ou les tables de calcul pouvant entrer dans les
formules de calcul des rubriques ont été créées,
déterminer si vous souhaitez saisir ou non directement dans le bulletin
la valeur d’une des variables utilisées dans la rubrique.
A. Famille et type de la rubrique
Pour créer une nouvelle rubrique, déterminez tout d’abord sa famille.
Si la rubrique à créer est soumise à cotisation, elle se trouvera en haut
du bulletin : il s’agit d’une rubrique de Salaire Brut.
86 ________________________________________________ EBP Paye
Les rubriques
Voici les cinq types des rubriques de Salaire Brut que vous allez
rencontrer :
-
les gains qui augmentent le brut et le net à payer (salaires, primes,
heures supplémentaires ...),
-
les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures
d’absence, ...),
-
les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des
cotisations), mais n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du
bâtiment et du transport…),
-
les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent
pas sur le net à payer (avantages voiture, nourriture…).
Attention
Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite
du net. Vous insérerez éventuellement une rubrique de Commentaire pour
la faire apparaître en bas de bulletin.
Si la rubrique à créer calcule une cotisation salariale ou patronale, vous
l’avez deviné.. , c’est une rubrique de Cotisation.
Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera
en bas de bulletin : c’est une rubrique de Net.
Voici les deux types de rubriques de Net que vous allez rencontrer :
-
les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange,
frais kilométrique, ..),
-
les retenues qui diminuent le net à payer (acompte).
Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du
bulletin, et permettent d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de
ligne entre deux rubriques, ou un commentaire.
EBP Paye ________________________________________________ 87
Mise en place de votre dossier
B. Création d’une rubrique Salaire Brut
Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur
Rubriques de Salaire Brut, une fiche vierge s’inscrit à droite de
l’arborescence :
Type
Sélectionnez le type de la rubrique.
Nom / Description
En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence
automatiquement par G pour un gain, AVN pour un avantage en nature,
ABT pour un abattement sur le brut et R pour une retenue. Complétez le
nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins.
Compte
Saisissez le numéro du compte comptable correspondant.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les comptes comptables
pour plus d’explications sur le choix des comptes.
88 ________________________________________________ EBP Paye
Les rubriques
Calcul de la rubrique
Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de
calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule.
Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous
connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire
intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton
associé à la zone.
Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour
plus d’explications sur le paramétrage des formules.
Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne
saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être
renseignée.
Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en
priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu
de la zone Base par celui de la zone Taux.
Base
Saisissez une valeur ou une formule. Lorsque cette zone n’intervient
pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est considérée comme
étant égale à zéro, ou saisisable sur le bulletin.
Taux
Saisissez une valeur, une variable ou une formule. Pour saisir un
pourcentage, saisissez le signe % après. Lorsque cette zone n’intervient
pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est considérée comme
étant égale à zéro.
Montant
Saisissez ici une astérisque (*). Si vous voulez réaliser un autre calcul que
Base * Taux, saisissez une valeur ou une formule.
EBP Paye ________________________________________________ 89
Mise en place de votre dossier
Exemple de rubrique de brut :
Le résultat d’une rubrique de Brut s’inscrira dans le bulletin dans la
colonne :
- Montant à ajouter pour une rubrique de type Gain ou Avantage
en nature
- Montant à déduire pour une retenue.
Imprimer
Sélectionnez dans la liste déroulante le mode de fonctionnement de la
rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la
rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro.
Variable
Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez
ici le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin,
le plus souvent la variable de la Base.
Validité
Précisez la validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou
plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année).
90 ________________________________________________ EBP Paye
Les rubriques
Propriétés de la rubrique
Imposable
Indique que la rubrique entre dans le calcul du Net Imposable (son montant
doit être déclaré par le salarié).
Soumise à C.S.G./ C.R.D.S.
Indique que la rubrique entre dans le calcul de la base de la CSG et de la
CRDS.
Soumise à Abattement
Indique que la rubrique entre dans la base de calcul de l’abattement.
Participe à la base brute fiscale
Indique que la rubrique entre dans le calcul de la base brut fiscal (ce
montant doit être déclaré dans la TDS)
Non soumise aux cotisations classiques
Indique que la rubrique n’entre pas dans le calcul de la base des
cotisations.
Frais Professionnels
Indique que la rubrique entre dans le calcul des frais professionnels.
Participation aux congés payés
Indique que la rubrique entre dans le calcul de la provision congés payés.
EBP Paye ________________________________________________ 91
Mise en place de votre dossier
C. Création d’une rubrique de Cotisation
Pour créer une rubrique de Cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques
de Cotisation, une fiche vierge s’inscrit à droite de l’arborescence :
Nom / Description
Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT.
Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins.
Organisme
Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir
des cumuls par caisse et générer les écritures comptables
correspondantes.
Calcul de la rubrique
Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir
la formule de calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une
formule.
92 ________________________________________________ EBP Paye
Les rubriques
Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de
la Base par celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du
zone Taux Patronal.
Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne
saisissez rien ; cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être
renseignée.
Base
Saisissez une valeur ou une formule. Si vous vous ne connaissez pas le
nom des variables ou des cumuls, utilisez l’éditeur de formule en cliquant
sur le bouton associé à la zone.
Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour
plus d’explications sur le paramétrage des formules.
Taux
Saisissez un taux, sans le signe %. Pour une cotisation sans part
salariale ou patronale, saisissez 0,00 dans la zone correspondante, ou
rien (mais pas d’astérisque).
Le résultat de la rubrique dans le bulletin s’inscrira en colonne :
Montant à déduire pour les cotisations salariales
et /ou
Montant Patronal pour les cotisations patronales.
Les taux correspondants dans leurs colonnes respectives.
Imprimer
Sélectionnez dans la liste déroulante, le mode de fonctionnement de cette
rubrique à l’impression.
Variable
Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez
ici le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin.
Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le
calcul est entièrement automatique.
Validité
Précisez la validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou
plusieurs mois uniquement, comme l’APEC forfaitaire du mois de mars
pour les cadres).
EBP Paye ________________________________________________ 93
Mise en place de votre dossier
Propriétés de la rubrique
Imposable
Indique que la rubrique entre dans le calcul du Net Imposable (son montant
doit être déclaré par le salarié) : c’est le cas d’une partie de la CSG, et de
la CRDS.
Part patronale soumise à C.S.G - C.R.D.S.
A cocher si la cotisation patronale de la rubrique entre dans le calcul de la
base de la CSG et de la CRDS. C’est le cas pour les rubriques de retraite
supplémentaire, prévoyance et mutuelle.
D. Création d’une rubrique de Net
Pour créer une rubrique de Net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net,
une fiche vierge s’inscrit à droite de l’arborescence :
Type
Sélectionnez le type de la rubrique.
94 ________________________________________________ EBP Paye
Les rubriques
Nom / Description
En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence
automatiquement par G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le
nom, et la description.
Compte
Saisissez le numéro du compte comptable correspondant.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les comptes comptables
pour plus d’explications sur le choix des comptes.
Calcul de la rubrique
Paramétrez la formule associée à la rubrique. Le calcul d’une rubrique de
Net fonctionne comme celui d’une rubrique de Salaire Brut (voir plus
haut).
Imprimer
Sélectionnez dans la liste déroulante le mode de fonctionnement de la
rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la
rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro.
Variable
Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez
ici le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin,
le plus souvent la variable de la Base.
Validité
Précisez la validité de la rubrique.
Propriétés de la rubrique
Imposable
Indique que la rubrique entre dans le calcul du Net Imposable (son montant
doit être déclaré par le salarié).
Frais Professionnels
Indique que la rubrique entre dans le calcul des frais professionnels.
Participe à la base brute fiscale
Indique que la rubrique entre dans le calcul de la base brut fiscal (ce
montant doit être déclaré dans la TDS)
EBP Paye ________________________________________________ 95
Mise en place de votre dossier
E. Création d’une rubrique de Commentaire
Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de
commentaire un peu spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts
de ligne dans les bulletins.
Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur
Commentaires, une fiche vierge s’inscrit à droite de l’arborescence :
Nom / Description
Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom
et la description.
Ne pas inscrire le nom
Cochez cette case si vous ne souhaitez pas que le nom de la rubrique
apparaissent sur le bulletin (seule la description apparaîtra).
Imprimer
Sélectionnez dans la liste déroulante, le mode de fonctionnement de cette
rubrique à l’impression.
Validité
Précisez la validité de la rubrique.
Afficher le résultat dans la colonne
Sélectionnez dans la liste déroulante la colonne du bulletin dans laquelle
vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule.
96 ________________________________________________ EBP Paye
Les rubriques
Formule
Paramétrez la formule de calcul.
Consultez la partie Traitements détaillés + L’éditeur de formule pour
plus d’explications sur le paramétrage des formules.
F. Définir une rubrique avec une valeur à saisir
Il vous est possible d’introduire directement des montants à partir du
bulletin.
a. Valeur d'une variable
Si vous souhaitez saisir directement dans le bulletin la valeur d’une
variable, reportez, dans la rubrique, la variable de la base dans la case
Variable, comme ci-dessous pour les heures supplémentaires :
b. Zone de saisie libre
Si vous souhaitez saisir directement la base (ou le taux) d’une rubrique
dans le bulletin, ne remplissez pas la base (ou le taux) de la rubrique.
EBP Paye ________________________________________________ 97
Mise en place de votre dossier
G. Ajout de rubriques dans un profil, dans un
bulletin
Une rubrique peut à tout moment être intégrée dans un profil existant à
partir de l’arborescence grâce à la fonction de « Drag and Drop », « tirerlacher ». Pour cela, cliquez sur l’icône de la rubrique à placer dans le profil
ou le bulletin et tirez-la (la souris prend la forme suivante :
) jusqu'à
l’icône représentant le profil ou le salarié. Lâchez alors le bouton de la
souris, une confirmation vous est alors demandée.
IMPORTANT : ! !
Après modification d’un bulletin, pensez à recalculer le bulletin pour que
l’ajout de rubrique soit pris en compte.
H. Import de rubriques
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Pour récupérer des rubriques proposées par les fichiers de paramétrage du
logiciel, utilisez le menu Outils + Importation. Sélectionnez le fichier de
paramétrage puis les rubriques à récupérer.
Cette commande est très utile lorsque vous avez utilisé le fichier de
paramétrage Vide à la création d’un dossier et que vous souhaitez
récupérer certaines rubriques uniquement.
98 ________________________________________________ EBP Paye
Les profils
4.8 Les profils
Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par
catégorie de salarié (cadre, employé, ouvrier, temps partiel, apprenti…).
Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les profils proposés aux
bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant
des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer
un profil existant par l’icône
.
A. Modification d’un profil
Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du
profil s’affiche dans la partie droite de l’écran :
EBP Paye ________________________________________________ 99
Mise en place de votre dossier
Nom
Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil.
Statut
Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels
vous réalisez le profil.
DUCS
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS.
Consultez la partie Traitements détaillés + La DUCS pour des
explications détaillées sur le paramétrage de votre DUCS.
Rubriques du profil
La liste de gauche contient les rubriques que vous retrouverez ensuite sur
le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne
s’imprimeront pas).
Rubriques disponibles
La liste de droite contient les rubriques disponibles.
Le principe du paramétrage est le suivant :
-
Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de
droite, puis en cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant
glisser de la liste de droite à la liste de gauche. Pour en sélectionner
plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl.
-
Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de
gauche, puis en cliquant sur le bouton Retirer, ou en la faisant
glisser de la liste de gauche à la liste de droite.
-
Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre.
Important !!!
Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui
utilise le résultat d’une autre rubrique devra obligatoirement être placée
plus bas.
100 _______________________________________________ EBP Paye
Les profils
B. Utilisation de l’arborescence
Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de
l’arborescence la sélectionner dans le classeur des Rubriques puis tirer
l’icône de la rubrique vers l’icône du profil.
C. Duplication d’un profil existant
Pour dupliquer un profil :
-
sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur
l’icône
de la barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée
automatiquement une copie du profil et lui donne le même nom suivi du
chiffre 1 (2, 3, ...),
-
Modifiez le contenu du profil.
D. Suppression de profil
Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer
les profils qui ne vous servent pas par l’icône
base des profils inutiles.
. Cela allégera ainsi votre
EBP Paye _______________________________________________ 101
Mise en place de votre dossier
4.9 Les salariés
Pour créer une fiche Salarié vous disposez de deux possibilités :
-
Cliquez sur le classeur Salariés, une fiche vierge s’ouvre dans la partie
droite de l’écran.
-
Utilisez l’assistant à la création d’un salarié par le menu Fiche +
Assistant nouveau salarié ou l’icône
et suivez les étapes.
Ci-après, vous trouverez le descriptif de la Fiche salarié.
A. Fiche salarié - Entête
Matricule
Saisie obligatoire. En numérotation automatique (option à demander dans
les préférences du dossier), un numéro vous est automatiquement
proposé. En numérotation manuelle, saisissez le matricule du salarié sur
10 caractères maximum.
Titre
Sélectionnez dans la liste déroulante le titre du salarié. Si vous choisissez
‘Mme’, la zone ‘Nom de jeune fille’ s’active automatiquement.
Nom / Prénom
Saisie obligatoire.
102 _______________________________________________ EBP Paye
Les salariés
Nom de jeune fille
Saisie obligatoire pour une femme mariée. Ce renseignement sert pour la
génération de la DADS.
Nature d’emploi / Service / Qualification
Renseignements imprimables sur le bulletin.
Nombre de bulletins par mois
Disponible uniquement en version PRO ou EXPERT COMPTABLE
Pour les salariés ayant plusieurs bulletins par mois, indiquez le nombre de
bulletins (entre 1 et 9) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois.
Consultez la partie Traitements détaillés + Plusieurs bulletins par
mois pour obtenir plus d’explications sur le multi-bulletins.
Photo
Permet d’intégrer la photo du salarié au format BMP, JPG, TGA, PCX.
Pour cela, faites un clic droit sur la zone.
Enregistrez dès à présent la fiche du salarié avec l’icône
de la barre de
navigation. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + Entrée
pour enregistrer votre fiche.
Instantanément, un nouvel élément (
classeur.
ou
) apparaît dans votre
EBP Paye _______________________________________________ 103
Mise en place de votre dossier
Vous remarquez que le logiciel donne maintenant accès à l’ensemble des
onglets concernant le salarié (Bulletin, Congés/Heures, Cumuls, ainsi que
Historique et Analytique (versions PRO et EXPERT COMPTABLE)).
B. Fiche salarié – onglet Etat Civil
Saisie obligatoire des champs (pour le bulletin et la DADS): adresse,
code postal, ville, Numéro S.S., date de naissance, département et
commune de naissance.
104 _______________________________________________ EBP Paye
Les salariés
C. Fiche salarié – onglet Infos Paye
Statut
-
Choisissez le statut de votre salarié. Si vous avez paramétré les
libellés des différents statuts proposés dans les Préférences, ce
sont ces libellés qui apparaissent. Sinon, ce sont les libellés
suivants :
.
.
.
Cadre
Ouvrier / Horaire,
Mensuel / ETAM (Employé, Technicien, Agent de Maîtrise).
-
Cochez les cases nécessaire.
-
Choisissez le contrat du salarié (CDD ou CDI).
Salaire
L’intitulé de ce champ varie en fonction du statut sélectionné.
Vous saisissez soit :
- le salaire mensuel (variable SALBASE),
- le salaire horaire (variable SALHOR),
- la base forfaitaire et son coefficient (variables POINTBASE et
POINTCOEF) pour un salarié payé au point.
Exemples de rubriques utilisant ces variables :
GBRUT
GBRUTHOR
GBRUTPT
Salaire mensuel utilise la variable SALBASE,
Salaire brut Horaire utilise la variable SALHOR,
Salaire brut mensuel (point) utilise les variables.
POINTBASE+POINTCOEF
et
POINT
(variables
constantes).
La durée du travail
La durée mensuelle doit correspondre au nombre d’heures travaillées,
précisé dans le contrat de travail du salarié. Cette zone correspond à la
variable HEUMOIS.
Si vous modifiez la durée
automatiquement recalculée.
hebdomadaire,
celle
du
mois
est
EBP Paye _______________________________________________ 105
Mise en place de votre dossier
Informations DADS / TDS
-
Code Emploi INSEE
Ce champ est obligatoire à la DADS pour les entreprises de plus de
vingt salariés.
-
Section
Pour générer deux fichiers DADS pour une même société, précisez
ici la section dans laquelle vous souhaitez que les informations de
votre salarié apparaissent, sinon laissez 00.
-
Salaire négatif
Les régularisations négatives (sommes versées en trop) concernant
une année antérieure sont, en principe, déduites des sommes
rémunérant l'année de régularisation.
Lorsque le solde est négatif ou si aucune rémunération n'est versée
pendant l'année au cours de laquelle a lieu la régularisation (contrat
en cours pour période non rémunérée ou contrat rompu), il convient
d'ajouter un enregistrement 202 pour mentionner le montant négatif,
la zone " périodes d'emploi " devant être complétée avec des 9.
A la génération du fichier TDS, vous aurez ainsi la possibilité de
saisir le montant sur l'enregistrement 202 (bouton Editer).
Consultez la partie Traitements détaillés + La DADS pour plus
d’explications.
Ancienneté (variable ANCIENNETE)
Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en
création (il sera calculé automatiquement si vous créez le salarié par
l’assistant). Il sera incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir
dans le calcul de la prime d’ancienneté.
Congés Payés
Indiquez ici le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Le
logiciel propose automatiquement le nombre de jours indiqué dans les
préférences du dossier. Vous pouvez bien entendu le modifier pour chaque
salarié.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les congés payés pour
plus d’explications sur les congés.
106 _______________________________________________ EBP Paye
Les salariés
Taux A.T.
Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est
nécessaire pour la DADS et il est automatiquement reporté dans la variable
TAUXAT. Chaque taux proposé ici a été défini dans Propriétés +
Préférences + Onglet URSSAF.
D. Fiche salarié – onglet Situations
Situation DADS
Indiquez la situation DADS pour les salariés qui bénéficie d’une
exonération de sécurité sociale partielle ou totale. Pour les autres, laissez
par défaut "pas de situation particulière".
CIPDZ
Obligatoire pour la DADS.
Code Catégorie Professionnelle Normalisée
Choisissez dans les listes déroulantes le régime et la catégorie.
E. Fiche salarié – onglet Entrée / Sortie
Entrée
La saisie de la date d’entrée du salarié permet au logiciel de proposer
automatiquement une période de bulletin adapté et un montant de salaire
proratisé au nombre de jours travaillés.
Sortie
Après la saisie de la date de sortie du salarié de l’entreprise, vous aurez
toutefois la possibilité de générer un bulletin pour le mois courant (mais
uniquement à partir de son onglet Bulletin), par exemple pour un solde de
tout compte.
Une date de sortie peut être annulée (par exemple pour une reprise de
contrat).
EBP Paye _______________________________________________ 107
Mise en place de votre dossier
F. Fiche salarié – onglet Complément
Mutuelle
Si votre entreprise souscrit à une mutuelle, précisez si le salarié y adhère
et le montant de la souscription (champ non obligatoire).
Lieu de travail / Niveau d’étude
Champs non obligatoires.
CCN
La convention collective des préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez bien entendu indiquer une convention
particulière pour un salarié.
Commentaire
Ce champ s’imprimera dans l’entête du bulletin.
G. Fiche salarié – onglet Règlement
Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du
salarié, et le compte comptable.
a. Mode de règlement Virement
Permet de virer automatiquement son salaire au salarié lors de l’opération
Gestion + Virements + Des salaires.
b. Mode de règlement Chèque
Permet l’impression des lettres-chèques (versions PRO ou EXPERT
COMPTABLE) .
Le numéro d’IBAN sert uniquement pour des communications avec des
banques étrangères.
Le logiciel propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui
regroupera l’ensemble des nets, vous pouvez toutefois indiquer un numéro
de compte particulier au salarié (421DUPONT, ...).
108 _______________________________________________ EBP Paye
Les salariés
H. Fiche salarié – onglet Champs Perso.
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Cet onglet permet de définir des champs personnalisés dans lesquels vous
pourrez saisir d’autres informations concernant les salariés. Ils pourront
être édités sur les bulletins de paye par exemple.
Consultez la partie Traitements détaillés + Champs personnalisés
pour plus d’explications sur la création de champs.
I. Fiche salarié - onglet DUCS
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au
salarié. Il permet également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou
ASSEDIC) pour des rubriques de cotisations ajoutées dans le bulletin du
salarié.
L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du
bulletin pour que les montants soient correctement calculés.
Consultez la partie Traitements détaillés + La DUCS pour plus
d’explications sur le paramétrage de la DUCS.
EBP Paye _______________________________________________ 109
Mise en place de votre dossier
J. Onglet Bulletin
Cet onglet vous permet de contrôler et modifier le bulletin du salarié. Tous
les mois, vous pourrez préparer, calculer et imprimer le bulletin à partir de
cet onglet, ou de façon globale dans le menu Gestion + Préparation
des bulletins et Gestion + Calcul de la paye.
Consultez la partie sur La réalisation du bulletin.
Les zones vertes sont des zones de saisie directe.
Profil
Indispensable ! !
Sélectionnez ici le profil à associer au bulletin du salarié. Les rubriques du
profil sont automatiquement intégrées et le bulletin est calculé.
110 _______________________________________________ EBP Paye
Les salariés
Régularisation
Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est
proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre
fréquence de régularisation pour le salarié.
Pour un salarié Multi-bulletins, vous avez la possibilité de demander une
régularisation bulletin par bulletin.
Consultez la partie Traitements détaillés + La régularisation pour
plus d’explications sur le fonctionnement de la régularisation.
K. Onglet Congés
Vous avez la possibilité de pointer, les jours de congés, les jours de
maladie, les heures d’absences, les jours de suspension du contrat de
travail, les heures d’accident du travail, et les heures travaillées pour les
salariés horaires.
Concernant les jours travaillés hebdomadaires, ils sont automatiquement
indiqués à la création d’un salarié et ils sont par défaut fixés du Lundi au
Vendredi.
Ce tableau est indispensable pour gérer les congés payés, il est facultatif
pour les autres types de saisie.
Sélectionnez dans la liste
déroulante le type de
saisie que vous
souhaitez effectuer.
EBP Paye _______________________________________________ 111
Mise en place de votre dossier
Avant la réalisation des premiers bulletins, saisissez ici les différents
cumuls de jours de congés (Acquis Année, Reste à prendre).
L’acquis Période est repris de l’onglet Infos. Paye.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les congés pour des
explications détaillées sur les congés.
Pour pointer :
- le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre
Espace, le logiciel signale la case en vert,
- une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½.
- un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼.
- pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr.
Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous
déplacer de gauche à droite. L’icône
tableau des congés.
vous permettra d’imprimer le
Le marquage des congés a pour conséquence de mettre à jour
automatiquement les zones Pris Période (Nombre de jours pris sur la
période) et Reste à prendre.
Saisie plus rapide des congés
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
La saisie des congés peut également s’effectuer pour l’ensemble des
salariés par la commande Saisie des Congés/Heures du menu Gestion.
Cette option intègre un bouton
un fichier Excel.
, qui permet d’exporter ce tableau dans
112 _______________________________________________ EBP Paye
Les salariés
Autres types de saisie
Pour saisir les heures de travail ou les différents types d’absences, il suffit
de changer le type de saisie en pointant dans la liste déroulante.
.
L. Onglet Cumuls
Vous pouvez ici consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou
annuels. C’est également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls
des salariés dans le cas d’une reprise de paye.
Pour cela, reportez-vous
cumuls.
au chapitre 4.10, qui détaille la Reprise des
M. Onglet Historique
Cet onglet contient la liste des événements survenus au salarié
(modification du salaire, du nombre d’heures travaillées, du statut...) que
vous pouvez compléter manuellement (visites médicales…)
EBP Paye _______________________________________________ 113
Mise en place de votre dossier
N. Onglet Analytique
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
L'analytique est une ventilation des coûts salariaux (brut + charges
patronales) par poste.
Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié,
puis le pourcentage du temps passé sur ce poste.
Attention
Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous
devez créer les postes analytiques dans le menu Gestion / Postes
analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom, et le code comptable
du poste.
114 _______________________________________________ EBP Paye
Les salariés
O. Onglet Bâtiment
Disponible uniquement en version BATIMENT
Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclaration
auprès des caisses de congés et de retraites. Les états préparatoires sont
imprimables par le menu Impression + Etats préparatoires.
cumuls).
L’aide en ligne (touche F1) sur l’onglet permet d’obtenir des informations
supplémentaires.
Vous êtes maintenant en mesure de générer vos bulletins salariés.
Attention ! ! pour les dossiers créés en cours d’exercice, vous devez saisir
les cumuls salariés, société et les cumuls variables. Ceci est l’objet de la
partie suivante.
Pour réalisation vos bulletins, passez à la partie 5. Réalisation des
bulletins.
EBP Paye _______________________________________________ 115
Mise en place de votre dossier
4.10 Reprise des cumuls
Nous supposons ici que vous avez défini l’ensemble de vos fichiers de
travail (banques, organismes, profils, salariés).
Cette partie concerne uniquement les dossiers créés en cours
d’exercice et qui doivent faire l'objet d'une reprise des cumuls.
ATTENTION !!!
Ces cumuls doivent être saisis avant le calcul des premiers bulletins de
salaire. De plus, vous devez saisir les cumuls des mois antérieurs sans
inclure le mois courant.
A. Cumuls Bulletin
La saisie des cumuls est obligatoire pour obtenir des bulletins et des
états corrects. Cliquez sur l’onglet Cumuls de chaque fiche Salarié. Vous
remarquez que les cumuls du mois courant sont tous à ZERO. En effet, le
bulletin du mois courant n’a pas encore été calculé.
Pointez Reprise de la paye pour enregistrer les cumuls des bulletins déjà
calculés sur l’année écoulée.
116 _______________________________________________ EBP Paye
Reprise des cumuls
Tranches de cotisation
Saisissez les cumuls des bases sur lesquelles le salarié a déjà cotisé en
tranche A, B, C et D. Cette saisie est indispensable pour que le logiciel
effectue une régularisation correcte.
Cumuls
Saisissez le cumul des montants, obligatoirement Brut non abattu, Brut
abattu (même s’il n’y a pas d’abattement), Gains, Cotisations salariales et
patronales, Assiette CSG, Provision congés, Net imposable, et les autres
champs s’il y a lieu.
Enregistrez les cumuls saisis avec l’icône
de la barre de navigation.
Important
Les utilisateurs d’une version Paye Bâtiment devront également introduire
les cumuls de l’onglet Bâtiment.
B. Reprise des cumuls de variables
La saisie des cumuls de variables (cumul des plafonds Sécurité Sociale,
des heures travaillées...) est également obligatoire pour obtenir des
bulletins et des états corrects.
Pour reprendre vos cumuls variables, lancez la commande Gestion +
saisie des variables et cochez la case Reprise de paye.
Attention !!!
La saisie dans ce tableau Reprise de Paye s’effectue une seule fois, à
la création du dossier. Cette reprise de paye peut servir
éventuellement pour mettre à jour des cumuls erronés, dans ce cas,
elle doit être effectuée avec précaution.
EBP Paye _______________________________________________ 117
Mise en place de votre dossier
a. Choix des variables à renseigner
Pour rendre la saisie des variables plus rapide et agréable, nous vous
conseillons d’afficher uniquement les variables que vous souhaitez
renseigner.
Pour cela, cliquez sur l’icône
de votre tableau :
Décochez les variables que vous n’utilisez pas et donc que vous n’allez
pas renseigner puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement.
b. Saisie des cumuls variables
Saisissez les cumuls des variables en utilisant la touche Tabulation pour
vous déplacer de gauche à droite ou utilisez les flèches de direction.
Une fois terminé, enregistrez cette saisie en cliquant sur l’icône
votre tableau, et fermez l’écran.
de
Une liste des variables est accessible par la commande
Rubriques d’aide du menu ?, onglet Index, mot-clé
Variables
118 _______________________________________________ EBP Paye
Reprise des cumuls
C. Cumuls de la société
Une fois la saisie des cumuls de chaque salarié terminée, vous devez
lancer le calcul des cumuls de la société par la commande Gestion +
Cumuls de la société. Vos cumuls société sont à ZERO, pointez Exercice
et cliquez sur le bouton Calculer.
Un message de confirmation et de prévention vous est affiché. Cliquez sur
OK. Un second message s’affiche, cliquez sur Oui, même en ayant
effectué une reprise de paye.
Le logiciel recalcule alors les cumuls société.
Une liste des variables de cumul est accessible par la
commande Rubriques d’aide du menu ?, onglet Index,
mot-clé Variables
EBP Paye _______________________________________________ 119
Mise en place de votre dossier
D. Cumuls Congés
Si vous avez importé un dossier d’EBP Paye 7 et d’EBP Winpaye 2.0,
les cumuls Congés ont déjà été récupéré.
Pour un nouveau dossier créé en cours d’exercice, la saisie des cumuls
Congés est obligatoire afin d’obtenir des bulletins et un suivi des congés
corrects.
Pour chaque salarié, il faut saisir le nombre de jours de congés acquis
sur l’année et restant à prendre.
a. Utilisateurs d’une version STANDARD
Utilisez l’onglet Congés/Heures de la fiche Salarié.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les congés pour des
explications détaillées sur les congés.
b. Utilisateurs d’une version PRO ou EXPERT
COMPTABLE
Cette saisie des congés peut s’effectuer pour l’ensemble des salariés à
partir d’un tableau général par la commande Saisie des Congés/Heures du
menu Gestion (Ctrl + G).
Saisissez alors les congés acquis année et restant à prendre dans les
colonnes ACQUIS EX et RESTE.
120 _______________________________________________ EBP Paye
Sauvegarde
Vous pouvez maintenant réaliser vos bulletins et commencer vos
traitements mensuels.
Nous vous demandons d’effectuer une sauvegarde de vos données que
vous conserverez par exemple, sous le nom PAYEDEPART. Celle-ci vous
permettra, en cas de problème, de restaurer à tout moment la totalité des
fichiers que vous venez de paramétrer et d’initialiser.
E. Cumuls Congés et RTT
Si vous utilisez le module Gestion des 35 heures, vous devez également
introduire les cumuls congés restant à prendre et le nombre d’heures de
RTT à la date d’ouverture de votre dossier (voir la partie 8).
4.11 Sauvegarde
Le paramétrage que vous venez de réaliser a nécessité de nombreuses
heures de travail. A ce stade de la mise en place de votre paye, lancez
une sauvegarde que vous conserverez.
Celle-ci contiendra toutes les informations que vous venez d’introduire.
Pour cela, utilisez la commande Sauvegarde du menu Dossier.
Conservez cette sauvegarde en tant qu’archive, c’est-à-dire sans la
réutiliser pour une sauvegarde ultérieure.
Attention ! Les informations du module Gestion des 35 heures doivent être
sauvegardées séparément.
Consultez la partie Traitements détaillés + La sauvegarde pour des
explications détaillées sur le processus de sauvegarde.
EBP Paye _______________________________________________ 121
La réalisation des bulletins
5. La réalisation des bulletins
Avant d’aborder cette partie, nous supposons que votre dossier a été
initialisé, que les fichiers de travail ont été créés et que les cumuls ont été
enregistrés et saisis suivant les procédures décrites dans la partie Mise en
place de votre dossier.
Attention !!!
Si une nouvelle législation, un changement interne nécessitent des
modifications dans les fiches Variables, Rubriques ou Profil, vous devez
tout d’abord les effectuer avant de générer les bulletins. Si vous définissez
une nouvelle rubrique, pensez à l’intégrer aux profils qui l’utilisent.
La réalisation mensuelle (et automatique) des bulletins passe par les
étapes suivantes :
1 Pointage ou saisie des jours de congés, maladie, absences pris,
2 Saisie des valeurs des variables de type «A Saisir» dans le tableau
général Saisie des Variables + récupération des variables RTT,
3 Préparation des bulletins pour construire les lignes de bulletins,
4 Précision de la date de paye qui s’inscrira sur les bulletins,
5 Calcul des bulletins,
6 Modification éventuelle de certains bulletins : la période de paye pour
des salariés multi-bulletins, le montant des rubriques en attente (prime
ponctuelle), des rubriques nouvelles pour le mois, …
7 Recalcul des bulletins modifiés,
8 Impression des bulletins.
EBP Paye _______________________________________________ 123
La réalisation des bulletins
5.1 Saisie des congés pris par le salarié
A la première utilisation du logiciel, vous devez saisir le total de nombre de
jours acquis et le nombre de jours restant à prendre. Le nombre de jours
acquis sur le mois doit être saisi dans l’onglet Infos. Paye.
La saisie des congés s’effectue salarié par salarié dans l’onglet
Congés/Heures de la fiche du salarié ou pour les utilisateurs d’une version
PRO ou EXPERT COMPTABLE, sur l’ensemble des salariés à partir d’un
tableau général.
A. Saisie des congés salarié par salarié (version
STANDARD)
Ce tableau permet de saisir les jours de congé pris par le salarié sur
l’année.
Un cadre rouge vous signale la période de paye en cours. Avec la souris,
cliquez sur le jour du mois pris en congés ou sélectionnez plusieurs jours.
124 _______________________________________________ EBP Paye
Saisie des congés pris par le salarié
Pour pointer les jours de congés :
-
le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre
Espace, le logiciel signale la case en vert,
une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½.
un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼.
pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr.
Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous
déplacer de jour en jour dans le mois. Vous avez bien entendu la possibilité
de pointer des jours de congés sur une période de paye future.
Ceux-ci seront uniquement pris en compte lorsque les jours des congés
seront compris dans la période de paye.
B. Saisie globale des jours de congés
Disponible uniquement en version PRO ou EXPERT COMPTABLE,
La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très
rapidement par la commande Gestion + Saisie des Congés/Heures ou
par le raccourci clavier Ctrl + G. Sélectionnez en Type de saisie, le tableau
Congés Payés :
Le mois de paye est automatiquement proposé. Pour saisir des congés sur
un autre mois, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Pour faciliter votre saisie, vous avez la possibilité d’afficher les salariés
selon un critère précis. Par exemple, pour classer vos salariés par service
sélectionnez Service dans la zone Trier par.
Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le même principe
que celui décrit en saisie des congés dans l’onglet Congés de la fiche
Salarié (voir le paragraphe Saisie des congés salarié par salarié).
EBP Paye _______________________________________________ 125
La réalisation des bulletins
Cette option intègre un bouton
un fichier Excel.
, qui permet d’exporter le tableau dans
Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône
de votre tableau.
5.2 Saisie des absences
Vous pouvez saisir dans ce même tableau, si vous le souhaitez (cette
saisie sera également possible dans Gestion + Saisie des variables) les
jours de maladie, les heures d’absence non payées, les jours de
suspension du contrat de travail (CDT) et les heures d’accident du travail.
Le pointage des jours s’effectue de la même façon que le pointage des
congés payés.
126 _______________________________________________ EBP Paye
Saisie des absences
Par contre, le pointage des heures s’effectue en saisissant dans les jours
concernés un nombre d’heures :
Important
Avant de changer de tableau, vous devez enregistrer la saisie du tableau
en cours.
EBP Paye _______________________________________________ 127
La réalisation des bulletins
5.3 Saisie des heures
Vous avez la possibilité de saisir jour par jour sur le planning, les heures de
vos salariés horaires. Cette opération peut s’effectuer salarié par salarié
dans l’onglet Congés/Heures de la fiche du salarié ou, pour les utilisateurs
d’une version PRO ou EXPERT COMPTABLE, à partir de Gestion +
Saisie des Congés/Heures.
Lorsque le salarié horaire travaille toujours le même nombre d’heures,
cette saisie n’est pas nécessaire (le nombre d’heures global suffit).
A. Pointage des heures travaillées pour le salarié
Ce tableau permet de saisir au jour le jour, en fin de semaine ou en fin de
mois, les heures travaillées de votre salarié.
Un cadre rouge vous signale la période de paye en cours. Avec la souris,
cliquez sur le jour à renseigner et saisissez le nombre d’heures. Vous
pouvez saisir également le nombre d’heures en bas.
Ce pointage des heures de travail met automatiquement à jour la variable
HEUMOIS.
128 _______________________________________________ EBP Paye
Saisie des heures
B. Saisie globale des heures de travail
Disponible uniquement en version PRO ou EXPERT COMPTABLE,
La saisie des heures travaillées pour l’ensemble des salariés peut
s’effectuer plus rapidement par Gestion + Saisie des Congés/Heures ou
le raccourci clavier Ctrl + G.
Sélectionnez en Type de saisie, les Heures de travail :
Le taux horaire du salarié et le nombre d’heures mensuelles (HEUMOIS)
sont repris à partir de l’onglet Info.Paye de la fiche du salarié.
La saisie dans le planning du nombre d’heures de travail journalier,
recalcule automatiquement la colonne HEUMOIS en tenant compte
uniquement des heures saisies dans le planning.
Vous pouvez également enregistrer les heures supplémentaires
effectuées, directement dans les colonnes correspondantes (25%, 50%,
100%).
Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône
de votre tableau.
EBP Paye _______________________________________________ 129
La réalisation des bulletins
5.4 Saisie générale des variables
La saisie des variables est indispensable pour obtenir des calculs corrects
des bulletins et s’effectue à partir Gestion + Saisie des variables.
Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d’une façon globale les
éléments variables pour l’ensemble des salariés.
Important !!!
Les variables de type Constante n’apparaissent pas dans ce tableau et les
variables calculées apparaissent en gras.
Avant de commencer la saisie des variables, généralement à la première
utilisation, il est nécessaire d’adapter ce tableau à votre saisie mensuelle.
Vous allez donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que
vous souhaitez saisir mensuellement.
A. Paramétrage d’un tableau de saisie adapté
Par défaut, le logiciel vous affiche l’ensemble des salariés (zone Profil à
Tous) et la totalité des variables définies dans votre dossier (à l’exception
des variables de type Constante). Vous allez maintenant afficher
uniquement les variables que vous souhaitez renseigner.
130 _______________________________________________ EBP Paye
Saisie générale des variables
Pour cela, cliquez sur l’icône
de votre tableau :
La liste des variables apparaît. Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour
respectivement décocher ou cocher l’ensemble des variables. Toutes les
variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par
exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis
cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement.
Cette sélection de variables est mémorisée par le logiciel et s’affichera
automatiquement à la prochaine ouverture du tableau de saisie des
variables (pour Profil = Tous).
EBP Paye _______________________________________________ 131
La réalisation des bulletins
Tableau de saisie lié à un profil particulier
La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d’un
profil particulier.
Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour
lesquels vous souhaitez saisir des variables particulières et définissez les
variables à renseigner.
Par exemple, pour un profil Horaire, affichez la variable PANIERS.
B. Saisie des valeurs
Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d’affaires,
nombre de tickets, acompte versé…). Utilisez les touches de direction pour
vous déplacer dans le tableau.
Les valeurs saisies apparaissent en rouge : cela signifie qu’elles n’ont pas
encore été sauvegardées.
132 _______________________________________________ EBP Paye
Saisie générale des variables
C. Valeur identique pour tous les salariés (ou
presque)
Vous avez la possibilité de saisir une même valeur dans une colonne (donc
pour l’ensemble des salariés affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans
la première ligne de la colonne, positionnez le curseur sur cette case et
cliquez sur l’icône
: le montant s’inscrit sur toute la colonne.
Si besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés.
D. Enregistrement des valeurs
L’icône
sert à enregistrer la saisie des valeurs, ou en quittant le
tableau, le logiciel vous proposera d’enregistrer les modifications.
EBP Paye _______________________________________________ 133
La réalisation des bulletins
5.5 Préparation des bulletins
Vous pouvez maintenant lancer la préparation des bulletins. Celle-ci
consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil
associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent. Pour cela, lancez la
commande Gestion + Préparation des bulletins ou cliquez sur
:
Les deux opérations ci-dessous peuvent être complémentaires.
Reconstruction à partir du profil
Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques des profils
dans les bulletins.
Reconstruction à partir du bulletin précédent
Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois
précédent. Utilisez cette option uniquement si vous avez ajouté des
rubriques particulières directement aux bulletins.
A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les
rubriques) mais ne sont pas calculés (à moins bien sûr de cocher l’option
Recalculer les bulletins après mise à jour).
134 _______________________________________________ EBP Paye
Date et période de paye
5.6 Date et période de paye
La date de paye proposée par défaut par le logiciel est le dernier jour du
mois. Vous avez la possibilité de saisir une autre date et de la généraliser à
l’ensemble des salariés. De même la période de paye peut être modifiée.
Pour cela, lancez la commande Gestion + Date de la paye :
Saisissez la date ou la période de paye voulue. La date et la période sont
toutefois modifiables pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la
fiche du salarié.
EBP Paye _______________________________________________ 135
La réalisation des bulletins
5.7 Calcul des bulletins
Vous pouvez maintenant lancer le calcul des bulletins. Cette option
consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies
dans le tableau des variables. Lancez la commande Gestion + Calcul de
la paye ou cliquez sur l’icône
:
Cliquez sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos
salariés sont prêts. Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin
de chaque salarié.
Important !!!!
Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou
C, ne vous en étonnez pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié
dont le salaire varie (valeur en dessous puis en dessus ... du plafond de
S.S.), le logiciel effectue les régularisations.
La partie Traitements détaillés + Régularisation donne toutes les
informations nécessaires à la vérification des montants des tranches.
136 _______________________________________________ EBP Paye
Vérification des bulletins et impression
5.8 Vérification des bulletins et impression
Vous pouvez contrôler les bulletins calculés et les compléter.
Remarque
Après modification du bulletin, pensez à recalculer le bulletin par le bouton
Calculer.
A. Période de paye
La période par défaut est celle du mois courant. Pour les salariés ayant
travaillé sur une période différente (multi-bulletins), modifiez cette période
en entête du bulletin.
B. Saisie ponctuelle dans le bulletin
Les rubriques faisant intervenir : une zone à compléter ou une variable à
saisir apparaissent en vert (par exemple : HEUMOIS : heures travaillées,
HEUSU50 : heures supplémentaires, ACOMPTE : montant de l’acompte,
CHIFFRE : chiffre d’affaires du commercial...).
Cette possibilité dépend uniquement du paramétrage des rubriques. Voir
partie Les rubriques de votre manuel.
Lorsque la valeur de la variable n’a pas été saisie dans le tableau des
variables, vous pouvez également la compléter ici.
Toute modification de valeur dans le bulletin relance le calcul du bulletin.
EBP Paye _______________________________________________ 137
La réalisation des bulletins
C. Ajout/suppression de rubriques spécifiques au
bulletin
a. Ajout de rubriques
Pour ajouter des rubriques spécifiques à un salarié, à partir de l’onglet
Bulletin, cliquez sur le bouton Ajouter :
Cochez la ou les rubriques à ajouter et cliquez sur OK. Placez ensuite les
rubriques à la position désirée avec les boutons Monter et Descendre. Les
rubriques spécifiques au bulletin (supplémentaires par rapport aux
rubriques du profil) apparaissent en gras à l’écran (mais pas à
l’impression).
Lancez alors le recalcul du bulletin en cliquant sur le bouton Calculer
pour prendre en compte la nouvelle rubrique.
b. Suppression de rubriques
Sélectionnez la rubrique à enlever et cliquez sur le bouton Retirer.
Lancez alors le recalcul du bulletin en cliquant sur le bouton Calculer
pour prendre en compte la suppression dans les calculs.
138 _______________________________________________ EBP Paye
Aperçu et impression des bulletins
5.9 Aperçu et impression des bulletins
Vous pouvez imprimer le bulletin dans lequel vous êtes directement par le
bouton
, mais dans ce cas, pas d’aperçu possible.
Pour faire un aperçu ou une impression globale des bulletins, lancez
l’option Impressions + Bulletins ou cliquez sur l’icône
•
:
Vous pouvez définir une fourchette de salariés ou en appliquer un filtre.
La partie Traitements détaillés + Filtres donne toutes les informations
nécessaires à la création de filtre.
•
Les bulletins peuvent être triés par nom et prénom ou par matricule.
EBP Paye _______________________________________________ 139
La réalisation des bulletins
•
Le modèle de bulletin proposé par défaut est paramétrable dans les
paramètres généraux de votre dossier. Sélectionnez le modèle
adapté à votre papier et votre imprimante.
Tous les modèles proposés peuvent être modifiés avec l’éditeur intégré
WinGénérateur.
Cet éditeur est accessible par le bouton Paramétrer, par la commande
Outils + Paramétrage des Impressions ou encore par le raccourci clavier
Ctrl + T. Pour son fonctionnement, consultez son manuel d’utilisation.
Un historique des bulletins est disponible dans Gestion + Historiques des
bulletins. Il conserve la trace des derniers bulletins imprimés chaque
mois.
140 _______________________________________________ EBP Paye
Les impressions
6. Traitements périodiques - Impressions
Une fois vos bulletins réalisés, vous pouvez imprimer les différents états
nécessaires au suivi de votre paye.
Trouvez ci-dessous une description des différents états à imprimer.
6.1 Les impressions
A. Concernant les salariés
Impressions + Salariés
Le logiciel vous propose de nombreux états de suivi de vos salariés :
Fiches, fiches individuelles, liste, étiquettes, imputations analytiques,
trombinoscope, historique des évènements.
Le bouton Excel vous permet d’exporter les données des salariés vers
Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est généré et directement
récupéré sous Excel.
Pour cela, un modèle d’impression spécifique a été créé et nommé
« Export », et ce sont les informations contenues dans ce modèle qui sont
exportées. Cependant, vous pouvez définir un autre format d’export afin de
récupérer uniquement les informations dont vous avez besoin. Dans ce
cas, répondez « non » à la question « voulez-vous utiliser ce format par
défaut », puis suivez l’assistant de l’export paramétrable.
Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez
défini afin de pouvoir le réutiliser lors des prochains exports. Cependant,
votre format ne doit pas être nommé « ExportApercu » car ce dernier est
réservé au format système défini par EBP.
Impressions + Etats salariés
Cette option vous permet d’imprimer différents récapitulatifs :
Etat de congés, état d’heures, repos compensateurs, RTT.
EBP Paye _______________________________________________ 141
Traitements périodiques - Impressions
B. Journal de paye
Impressions + Journal de paye
Cet état est obligatoire. Il contient la liste des cumuls mensuels des
salariés (brut, brut abattu, Tranche A, ...Cotisations...).
En version BATIMENT, le modèle Journal bâtiment donne mois par mois,
les cumuls des 20 zones paramétrées dans l'onglet Bâtiment de la fiche
du salarié
Le bouton Excel vous permet d’exporter les données du journal de paye,
ainsi que des informations sur les heures, les congés, les repos
compensateurs et les RTT des salariés vers Microsoft Excel.
C. Livre de paye
Impressions + Livre de paye
Cet état n’est plus obligatoire depuis 1998. Il contient pour le mois la valeur
de toutes les rubriques utilisées dans les bulletins pour chaque salarié,
ainsi que le cumul par rubrique. Un état récapitulatif des heures vous
permet d’obtenir le détail des heures travaillées, non travaillées et des
heures supplémentaires sur le mois et l’exercice.
D. Etat des charges
Impressions + Etat des charges
Cet état comporte la liste, le détail et le montant de toutes les cotisations
salariales et patronales de vos salariés, par mois, trimestre ou exercice,
par organisme ou pour tous les organismes.
E. Etat récapitulatif des allégements
Il s’agit des allégements bas salaire, ou loi Aubry, ou des valeurs de repas.
Impressions + Etat récapitulatif + Des allégements
Ces états, s’ils vous concernent, sont obligatoires.
en face de Rubriques d’allégement
Vous devez cliquer sur le bouton
et sélectionnez dans la liste les rubriques que vous avez utilisé sur les
bulletin. Choisissez ensuite le modèle d’impression adéquat.
142 _______________________________________________ EBP Paye
Les impressions
F. Déclaration
(DUCS)
Unifiée
de
Cotisations
Sociales
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Le logiciel vous permet d’éditer la DUCS pour les volets URSSAF et
ASSEDIC.
Consultez la partie Traitements détaillés + La DUCS pour obtenir des
explications détaillées sur le paramétrage de votre DUCS.
G. Attestation ASSEDIC pour un salarié sorti
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Cet état est obligatoire lorsqu’un salarié sort de votre entreprise.
L’attestation ASSEDIC a le numéro d’agrément : 767 EBP-Informatique.
Pour générer une attestation ASSEDIC, le logiciel ouvre un assistant qui
détaille les étapes une à une.
Sur la dernière étape, le bouton ASSEDIC vous permet de modifier les
informations concernant les rubriques de référence (saisies dans Dossier
+ Propriétés + Paramétrage ASSEDIC). De plus, consultez le bouton
informations importantes avant de lancer l’impression.
EBP Paye _______________________________________________ 143
Traitements périodiques - Impressions
Attention !!!
Ce document doit être imprimé recto-verso. Lorsque l’impression est
lancée, le logiciel vous affiche le message suivant :
Ne répondez OK que lorsque vous avez retourné la feuille dans
l’imprimante.
Pour obtenir de l’aide sur l’attestation ASSEDIC, consultez
l’aide en ligne de votre logiciel, accessible par la commande
Rubriques d’aide du menu ?, onglet Index, mot-clé
Attestation ASSEDIC
144 _______________________________________________ EBP Paye
Règlements des salariés
6.2 Règlements des salariés
A. Virements des salaires
La génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires
s’effectue à partir de la commande Gestion + Virements + Des salaires.
Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme de
mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche salarié.
Important ! ! Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs
bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés.
Effectuez donc le virement pour ces salariés, lancez la clôture des bulletins
(Gestion + Clôturer des bulletins). Relancez un virement qui vous
permettra d’obtenir la liste des salariés mono-bulletin.
EBP Paye _______________________________________________ 145
Traitements périodiques - Impressions
Banque
La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée
automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En
sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement
partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque.
Répertoire de destination
Le fichier sera généré par défaut sur une disquette. Vous pouvez toutefois
indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur
.
Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque,
dans Gestion + Virements + Historique.
Retour Chariot
Cette option permet de générer un fichier avec des retours chariots.
B. Virements des acomptes
La génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes
s’effectue à partir de la commande Gestion + Virements + Des
acomptes. Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la
variable ACOMPTE contient un montant. L’option est identique au virement
des salaires (paragraphe précédent).
C. Lettres-chèque
Disponible en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Vous pouvez imprimer les lettres-chèque des salariés qui ont chèque pour
mode de règlement (dans l’onglet Règlement de la fiche salarié) en
passant par Impressions + Lettres-chèque.
D. Etat des paiements
Vous pouvez imprimer cet état par Impressions + Etat des paiements.
Cette impression contient la liste des paiements à effectuer, avec les RIB
des salariés et le nets à payer.
146 _______________________________________________ EBP Paye
Transfert en comptabilité
6.3 Transfert en comptabilité
Le transfert en comptabilité s’effectue par la commande Gestion +
Transfert en comptabilité.
•
•
•
Le mois courant s’inscrit automatiquement.
Saisissez la date des écritures (généralement fin du mois).
Saisissez le code du journal dans lequel vous souhaitez que le
logiciel génère les écritures.
EBP Paye _______________________________________________ 147
Traitements périodiques - Impressions
a. Type de transfert
•
Si vous possédez EBP Comptabilité, pointez Transfert vers EBP
Comptabilité puis choisissez le dossier comptable.
•
Sinon, pointez Transfert vers un fichier Texte, ce qui générera un
fichier ECRCOMPTA.TXT. Vous pourrez ainsi récupérer les lignes
comptables dans un logiciel de comptabilité autre.
Par défaut, le logiciel génère un fichier avec séparateur de champ
« virgule », et délimiteur de champs « guillemets ».
•
Pour imprimer les écritures comptables, pointez Imprimer le
transfert. Cochez ou non la case Aperçu avant impression.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les comptes comptables
pour des précisions concernant le paramétrage des comptes.
b. Transfert de l’analytique
Disponible en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Si vous avez réalisé des ventilations analytiques, vous pouvez les
transférer en comptabilité : tous les comptes de classe 6 et 7 seront
ventilés avec un pourcentage par poste.
Pour obtenir les écritures analytiques lors du transfert comptable, cochez la
case Analytique.
Les écritures analytiques ne sont pas générées dans le fichier ASCII mais
peuvent être imprimées.
L’axe analytique doit absolument être précisé, indiquez « 1 » si vous ne
gérez pas les axes analytiques en comptabilité.
148 _______________________________________________ EBP Paye
Clôture du mois
6.4 Clôture du mois
Avant la clôture, il est conseillé de faire votre propre sauvegarde par le
menu Dossier + Sauvegarde.
Consultez la partie Traitements détaillés + Sauvegarde et
Restauration pour obtenir des explications .
Lancez la clôture par Gestion + Clôturer le mois. Une sauvegarde
automatique est alors effectuée, selon les paramètres généraux de la paye
(nombre de mois pour la déclôture).
La sauvegarde automatique génère un fichier BACKUPXX.ZIP dans le
répertoire :
EBP\DOSSIERS\NOMDUDOSSIER\BACKUP
où XX est le numéro du mois, EBP\DOSSIERS le répertoire commun à
tous les dossiers et NOMDUDOSSIER le nom du dossier sauvegardé.
Nous vous conseillons de clôturer uniquement lorsque vous allez traiter
la paye du mois suivant, ainsi des corrections et des modifications
pourront être apportées aux payes du mois courant. En effet, la clôture du
mois valide définitivement les bulletins.
A. Plusieurs bulletins dans le mois
Uniquement disponible en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le
même mois, la clôture mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation
et l’impression du dernier bulletin du mois. Entre chaque bulletin, lancez la
commande Gestion + Clôturer les bulletins.
Vous pouvez toutefois forcer la clôture mensuelle même si tous les
bulletins d’un salarié n’ont pas été réalisé.
EBP Paye _______________________________________________ 149
Traitements périodiques - Impressions
B. Mois de clôture des congés
Lorsque le mois de clôture est le mois de clôture des congés payés, le
logiciel cumule au nombre de jours restant à prendre, le nombre de jours
acquis sur N. Puis, il remet à zéro le nombre de jours acquis sur N.
C. Dernier mois de l’exercice
Attention !!!
Ne pas clôturer le mois lorsque celui-ci correspond au dernier mois de
votre exercice. Effectuez directement la clôture annuelle.
6.5 DADS / TDS
La DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) doit être envoyée à
la CRAM (Caisse Régionale d’Assurance Maladie) sous forme papier ou
sous forme de fichiers (à la norme TDS) en fin d’année.
A. Introduction
a. Code INSEE
La mention du code emploi est obligatoire pour les établissements de plus
de 20 salariés dans TDS-Normes (Zone 059 de l'enregistrement 200) et
dans l'imprimé DADS. Sélectionnez dans l’onglet Infos Paye de la fiche de
chaque salarié, le code emploi INSEE.
b. DADS avec Salaire négatif
Les régularisations négatives (sommes versées en trop) concernant une
année antérieure sont, en principe, déduites des sommes rémunérant
l'année de régularisation. Lorsque le solde est négatif ou si aucune
rémunération n'est versée pendant l'année au cours de laquelle a lieu la
régularisation, il convient d'ajouter un enregistrement 202 pour mentionner
le montant. Pour cela, cochez dans l’onglet Infos Paye, la case DADS
salaire négatif pour chaque salarié concerné. A la génération du fichier
TDS, vous pourrez avec le bouton Modifier saisir le montant sur
l'enregistrement 202.
150 _______________________________________________ EBP Paye
DADS / TDS
c. DADS avec cas particulier
Pour gérer les cas particuliers de votre entreprise (CES, Temps Partiel Cas
1,…), il faut obligatoirement :
• sélectionner sa catégorie DADS dans l’onglet Situation de sa fiche,
• paramétrer, dans menu Dossier\TDS\Paramétrage des cas particuliers,
le taux, les rubriques associées en fonction des rubriques du
paramétrage Standard.
Pour de l’aide sur la DADS, consultez l’aide en ligne de
votre logiciel, accessible par la commande Rubriques
d’aide du menu ?, onglet Sommaire + La TDS
B. DADS papier
Disponible en toutes versions
Le logiciel permet d’éditer un état préparatoire à la DADS à partir du
menu Impressions. Cet état contient toutes les informations nécessaires à
la réalisation de votre DADS papier.
C. DADS sur disquette (norme TDS)
Disponible en version PRO ou EXPERT COMPTABLE
Vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme TDS sur une
disquette par Dossier + Transfert des Données Sociales + TDS (ou TDS
multi-établissements), et de l’envoyer directement à votre CRAM, à la
place du document papier.
Dans la TDS multi-établissements, un établissement correspond à un
dossier.
Vous pouvez également générer un fichier par section, si vous souhaitez
séparer le personnel en deux fichiers différents.
EBP Paye _______________________________________________ 151
Traitements périodiques - Impressions
a. Génération du fichier DADS
Fichier DADS
Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur une disquette. Nous vous
conseillons toutefois de générer le fichier sur le disque dur tant qu’il n’est
pas définitif, de le compléter si besoin, et de le copier ensuite sur disquette
lorsqu’il est correct.
Nombre d’enregistrements honoraires
Indiquez ici le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert
comptable, avocat…), le logiciel génèrera les pages (enregistrements n°
210) dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires.
Nombre d’enregistrements taux AT
Un enregistrement AT (AT pour Accident du Travail) est composé de
quatre section contenant chacune un taux différent. Donc, jusqu’à quatre
taux d’AT différents, laissez « 1 » dans ce champ.
Variable contenant …
Par défaut, la variable HEUREEL
effectivement travaillées par le salarié.
contient
le
nombre
d'heures
152 _______________________________________________ EBP Paye
DADS / TDS
Section
Si vous souhaitez générer une DADS multi-sections, sélectionnez la
section 01 puis la section 02. Autrement, laissez le code 00. En multisections, vous devez générer les deux fichiers l’un après l’autre.
Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier.
b. TDS multi-établissements
Pour une TDS multi-établissements, vous devez indiquer dans Dossier de
l’entreprise, le dossier correspondant au siège social puis cochez les
dossiers correspondants aux différents établissements.
c. Vérification et modification du fichier DADS
La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le
logiciel. Si vous souhaitez des renseignements concernant les cas
particuliers, consultez le fichier TDS.HLP. Ce fichier est disponible auprès
de votre centre TDS.
Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les
enregistrements générés.
Attention !!!
Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications
apportées manuellement seront écrasées.
Outils DADS
Le bouton Outils DecodeDADS permet de générer un état à partir des
données stockées dans le fichier DADS.TXT, contenant les données
essentielles de la fiche salarié. Le bouton enregistrer permet de créer un
fichier texte, de l'exploiter ensuite dans Excel, de l’imprimer.
Editeur DADS
uniquement disponible en version EXPERT COMPTABLE
Cet éditeur, spécial DADS, permet de : lire et modifier les enregistrements
du
fichier,
ajouter
des
enregistrements
supplémentaires
ou
complémentaires (salariés, établissements, entreprises), généraliser une
valeur à un groupe de salariés, recalculer automatiquement le total
Etablissement et Entreprise, ajouter des honoraires.
EBP Paye _______________________________________________ 153
Traitements périodiques - Impressions
d. Les différents enregistrements
010 :
020 :
130 :
200 :
202 :
210 :
300 :
302 :
310 :
312 :
En tête Entreprise
En tête Etablissement
Tarification des AT
Ligne Salarié
Ligne Salarié Négative
Ligne Honoraires
Total Etablissement
Total Etablissement Négatif
Total Entreprise
Total Entreprise Négatif
e. Type de DADS générée avec le logiciel
Le logiciel génère les types de DADS suivants :
0 : Salaires et Honoraires déclarés sur le même fichier.
2 : Salaires uniquement sans Honoraire.
f. Points essentiels à vérifier
Enr 130, champ 031 :
Le code risque est à renseigner manuellement.
Enr 200 champ 100; Enr 300 champ 018; Enr 310 champ 021 :
Pour la part Brute Fiscale :
S'il y a reprise de paye, cette zone devra être modifiée.
La part Brute fiscale = SGAINIC+SGAININC+SAVNINC+SAVNIC (Tout ce
qui est imposable). De ce fait, on n'a pas le détail de ces données en cas
de reprise en cours d'année.
Enr 200 :
Informations complémentaires
Champs 065, 070 :
Les périodes d'emploi. On récupère la dernière période indiquée dans la
fiche de l'employé. Pour une deuxième période, elle sera à renseigner
manuellement.
154 _______________________________________________ EBP Paye
DADS / TDS
Champs 107 à 110 :
Le détail des avantages en nature doit être renseigné si besoin. Seule la
zone 105 (valeur) est renseignée.
Champs 132 à 136 :
Tout ce qui est taxe sur les salaires est à renseigner manuellement.
Champ 139 :
Le code absence montant doit être renseigné pour justifier, dans certains
cas, une absence d'information dans les zones "rémunérations" sociales
et/ou fiscales.
Enr 202 :
L'établissement a des lignes négatives. Les régularisations négatives
(sommes versées en trop) concernant une année antérieure, sont, en
principe déduites des sommes rémunérant l'année de régularisation. Cette
information s'effectue dans la fiche du salarié au niveau du dossier.
Complétez les champs concernés des enregistrements 202, 302, 312.
Enr 210 :
Si vous avez indiqué un nombre d’enregistrements honoraires, complétez
les champs concernés des enregistrements 210, 300, 310.
D. DADS par Internet
Le logiciel permet d’envoyer le fichier généré directement par Internet. Pour
cela, utilisez le bouton Envoyer, le logiciel vous propose alors d’envoyer
un e-mail par Outlook Express avec le fichier TDS en pièce jointe.
EBP Paye _______________________________________________ 155
Traitements périodiques - Impressions
6.6 Etats pour la paye Bâtiment
Disponibles uniquement pour la version BATIMENT
Les utilisateurs d’une paye Bâtiment auront à éditer :
• la DNACP (Déclaration Nominative Annuelle pour les caisses de
congés payés),
• la DNAS (Déclaration Nominative Annuelle des Salaires).
Pour cela, lancez la commande Impressions + Etats Préparatoires à la
DADS et choisissez le modèle correspondant (DNACP Fiche et Liste,
Déclaration PROBTP).
6.7 Déclaration MSA pour la paye Agricole
Disponible uniquement pour la version PRO et EXPERT COMPTABLE
Les utilisateurs d’une paye Agricole doivent communiquer chaque trimestre
à la MSA les rémunérations perçues par leurs salariés, afin que celle-ci
procède au recouvrement des cotisations, taxes et contributions. Vous
pouvez profiter de cet envoi pour faire connaître des évolutions de
situations des salariés.
Vous pouvez éditer l’état préparatoire à la MSA par Impressions + Etat
MSA, ou générer le fichier MSA sur disquette afin de l’envoyer tous les
trimestres à la MSA.
A. Déclaration papier
Le logiciel permet d’éditer un état préparatoire à la déclaration MSA à
partir du menu Impressions + Etat MSA. Indiquez les rubriques à prendre
en compte pour les indemnités de congés payés (ICCP) et la taxe sur les
prévoyances (CPC) par les boutons
.
156 _______________________________________________ EBP Paye
Déclaration MSA pour la paye Agricole
B. Déclaration sur disquette (norme AGORA)
Le fichier est composé de différents enregistrements.
Enregistrements obligatoires :
PE11 :
Identification de l’entreprise
PE31 :
Salaires versés
PE41 :
Assiettes
Enregistrements facultatifs :
PE21 à PE24 :
Evolutions de situation d’un salarié
Pour les enregistrements PE31 et PE41, un certains nombre de montants
seront à renseigner, comme la rémunération brute du salarié, le montant
d’une éventuelle indemnité de préavis, le montant d’une éventuelle
indemnité compensatrice de congés payés, etc.
a. Les éléments de calcul
Eléments de calcul de l’enregistrement PE31 :
01
02
04
08
09
10
11
12
13
80
81
82
83
Rémunération brute
Indemnité de préavis non effectué
Allocation de convention de conversion
Complément de rémunération à la charge de l’état
Indemnités compensatrice de congés payés
Rémunération habituelle (sans prime ni rappel)
Indemnités journalières brutes légales
Déduction frais professionnels
Rémunération théorique mensuelle (ramenée à un temps
plein)
Plafond à appliquer si différent d’un plafond mensuel
Salaire théorique temps plein
Salaire théorique temps partiel
Salaire multi-employeurs
EBP Paye _______________________________________________ 157
Traitements périodiques - Impressions
Eléments de calcul de l’enregistrement PE41
51
53
54
55
56
Assiette taxe sur prévoyance
Assiette CSG et RDS
Assiette CSG RDS des revenus de remplacement des
personnes imposables non imposées
Assiette CSG et RDS des revenus de remplacement des
personnes non imposées
Assiette CSG et RDS des revenus de remplacement des
personnes imposées
b. Comment paramétrer ces éléments de calcul
Pour ne pas avoir à remplir le fichier MSA manuellement, vous disposez
d’un fichier de paramétrage dans le répertoire de votre dossier. Par défaut,
votre dossier se trouve sur :
C:\EBP\Dossiers\NomDeLaSociété\Paye.X
er
Où X représente le numéro de votre exercice. Le 1 exercice est situé
nd
dans un répertoire Paye.0, le 2 dans un répertoire Paye.1, etc. Vous
devez ouvrir le répertoire contenant le numéro le plus grand, celui qui
correspond à votre dernier exercice. Le fichier s’appelle Agora.txt.
Eléments de calcul du PE31
La première partie du fichier contient les éléments de calcul de
l’enregistrement PE31. En face de chaque élément de calcul, il suffit
d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est le montant de la
rubrique qui sera repris dans le fichier MSA. Pour reprendre la base de la
rubrique, ajoutez (B) devant le code de la rubrique.
Exemples
01 = COMRBRUT
reprend le montant de la rubrique COMRBRUT, soit la
rémunération brute.
13 = (B)GETP
reprend la base de la rubrique GETP, soit la rémunération brute
équivalent à un temps plein.
158 _______________________________________________ EBP Paye
Déclaration MSA pour la paye Agricole
Eléments de calcul du PE41
La seconde partie du fichier contient les éléments de calcul de
l’enregistrement PE41 (assiettes de cotisation). En face de chaque élément
de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est la Base
de la rubrique qui sera reprise.
Vous devez utiliser dans vos payes les rubriques paramétrées dans ce
fichier (ajoutez-les à vos profils), ou modifiez et complétez les lignes du
fichier avec les noms de vos propres rubriques.
c. Génération du fichier
Pour générer le fichier MSA, lancez l’option Dossier + Déclaration MSA
sur disquette.
Trimestre
Indiquez le n° du trimestre sur lequel vous souhaitez générer le fichier.
Département
Indiquez le n° de votre département.
% exo. des TO
Il s’agit de sélectionner le code de la variable dans laquelle vous avez saisi
le n° du taux d’exonération des travailleurs occasionnels. Ici, le n° du taux
a été renseigné dans la variable TXEXO.
EBP Paye _______________________________________________ 159
Traitements périodiques - Impressions
Pourcentage
d’exonération
58 %
75 % (85 % si CDI)
75 % (85 % si CDI)
75 % (85 % si CDI)
75 % (85 % si CDI)
75 % (85 % si CDI)
90 % (100 % si CDI)
90 % (100 % si CDI)
90 % (100 % si CDI)
Activité
N° du taux
Raisin de cuve
Apiculteur
Tabac
Houblon
Pommes de terre
Raisin de table
Horticulture
Fruits & Légumes
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Fichier MSA
Vous trouvez ici le chemin où le fichier sera généré : par défaut, le
répertoire de votre société. Nous vous conseillons fortement de générer le
fichier dans un premier temps sur votre disque dur, puis de ne le transférer
sur disquette que dans un second temps.
En effet, c’est d’une part une recommandation de la MSA, afin que vous
soyez en mesure de leur adresser un nouveau fichier si le premier est
inexploitable du fait d’anomalies, et cela vous permettra d’autre part
d’accéder au fichier et de le modifier d’une façon plus rapide.
Cliquez sur le bouton Générer.
d. Modification du fichier
Pour contrôler et compléter le contenu du fichier, cliquez sur le bouton
Modifier. Le logiciel vous ouvre le fichier dans « l’éditeur MSA ».
Le fichier se présente dans une arborescence :
Vous retrouvez dans l’arborescence les n° des enregistrements
obligatoires : PE11, PE31 (un par salarié et par mois – ici, le fichier ne
contient que le premier mois du trimestre) et PE41.
Modification d’un champ
Lorsque vous cliquez sur un enregistrement (par exemple ici le PE11),
dans la partie droite de l’écran, apparaît son contenu. Les zones grisées ne
sont pas modifiables. Les zones en noir sont modifiables simplement en
double-cliquant dessus.
160 _______________________________________________ EBP Paye
Déclaration MSA pour la paye Agricole
Ajout d’un enregistrement
Les enregistrements facultatifs n’ont pas pu être créés par le logiciel, car ils
concernent des situations qu’il ne connaît pas. Il s’agit des enregistrements
suivant :
PE21 :
Date d’embauche du salarié si différente de la DUE
Date de fin d’activité du salarié si différente de la date
déclarée
PE22 :
Dates de suspension d’un contrat de travail
PE23 :
Modifications concernant le contrat de travail
PE24 :
Modifications concernant le contrat de travail (éléments
complémentaires)
Pour ajouter un de ces enregistrements, faites un clic droit sur le nom du
salarié concerné (dans l’arborescence) et choisissez le n° d’enregistrement
qui vous intéresse. Le nom du salarié est alors précédé d’un « + ». Cliquez
sur le « + » pour accéder aux enregistrements ainsi créés, et complétez-les
manuellement.
EBP Paye _______________________________________________ 161
Traitements périodiques - Impressions
e. Transfert sur disquette
A partir de l’éditeur MSA, cliquez sur le bouton
obtenez l’écran suivant :
. Vous
Insérez une disquette dans le lecteur, puis cliquez sur A : pour que le nom
du fichier apparaisse en bas, et pour que le bouton Transférer ne soit plus
grisé. Vérifiez le n° du département, l’année et le n° du trimestre, puis
cliquez sur Transférer.
Attention : le contenu de la disquette sera supprimé, et remplacé par le
fichier MSA.
162 _______________________________________________ EBP Paye
Clôture exercice
6.8 Clôture exercice
Ne pas effectuer de clôture mensuelle avant la clôture exercice.
Avant la clôture, il est conseillé de faire une sauvegarde que vous
conserverez par le menu dossiers + Sauvegarde.
Consultez la partie Traitements détaillés + Sauvegarde et
Restauration pour obtenir des explications .
Lancez la clôture par Gestion + Clôturer l’exercice.
La clôture annuelle remet à zéro tous les cumuls (montants imposables,
cotisations salariales, ..) et l’exercice clôturé ne sera plus modifiable.
Vous pourrez toutefois le réouvrir pour le consulter, pour imprimer, ou pour
effectuer la TDS disquette par exemple.
Attention !!!
La déclôture exercice n’existe pas, aussi il est important de bien vérifier
que toutes les informations ont été saisies et que la sauvegarde avant
clôture est correcte
EBP Paye _______________________________________________ 163
Comptes comptables
7. Traitements détaillés
Cette partie décrit certaines fonctions et opérations particulières.
7.1 Comptes comptables
A. Rubriques de brut de type gain
Salaires, appointements et commissions
Congés payés
Primes et gratifications
Indemnités et avantages divers
Supplément familial
Indemnités de préavis, de licenciement
Allocation spécifique chômage partiel
Personnel, rémunérations dues
6411
6412
6413
6414
6415
6411
443
421
B. Rubriques de brut de type avantage en nature
(Ex : loyer, voiture,…)
Avantage en nature
Transfert charge exploitation
6417
791
Cette description fera apparaître sur le compte de résultat l’avantage en
tant que Charges de personnel.
Avantage en nature
Avantage en nature
6417
6418
Cette description implique la constatation de l’avantage en nature pour
mémoire.
C. Rubriques de brut de type abattement
Elles ne font l’objet d’aucune écriture comptable puisque de manière
générale, le Net à Payer est égal au Brut total – Cotisations salariales. Les
abattements impliquent uniquement une part inférieure soumise à
cotisations.
EBP Paye ________________________________________________ 165
Traitements détaillés
D. Rubriques de net de type retenue
Ticket restaurant
Ticket restaurant
421
Acompte et avance
Personnel – acompte et avance
Personnel opposition
421
437
425
427
E. Cotisation liées à des organismes
Cotisations salariales
Cotis patronales URSSAF
Cotis patronales ASSEDIC
Cotis patronales mutuelle
Cotis patronales retraite
URSSAF
ASSEDIC
Retraite
Retraite complémentaire
421
645
6454
6452
6453
431
4371
4372
4373
F. Cotisation liées à des taxes
Participation construction
Participation construction
Taxe sur les salaires
Taxe sur les salaires
Formation continue
Formation continue
Taxe d’apprentissage
Taxe d’apprentissage
6334
4386
6311
447
6333
4386
641
4386
G. Personnalisation des comptes comptables
Vous avez la possibilité que tous vos comptes comptables mentionnent,
lors du transfert, le nom du salarié concerné. Pour cela, dans chaque fiche,
vous devez indiquer le début du compte + le caractère &.
Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce
caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné.
166 _______________________________________________ EBP Paye
L’éditeur de formule
7.2 L’éditeur de formule
Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et
des rubriques, ou lancer l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le
bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à définir. Par exemple ici,
dans la fiche d’une rubrique de salaire brut ou de net, cliquez sur les
bouton Base, Taux ou Montant.
A. Présentation de l’éditeur
Définissez la formule de calcul à l'aide de la calculatrice, ou en insérant les
fonctions et les données proposées, grâce au bouton Insérer ou au
double-clic sur l’élément à insérer.
Lorsque la saisie d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est
incorrecte, le logiciel la signale en inscrivant les caractères en rouge.
Fonctions disponibles
Le rôle d’une fonction est détaillée dans le cadre Information en bas de
la boîte lorsque vous cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représente
des noms de variables que vous choisissez dans la fenêtre de droite.
Données disponibles
L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de
l’élément est affiché dans le cadre Information.
EBP Paye ________________________________________________ 167
Traitements détaillés
B. Contenu d’une formule
Une formule peut contenir :
•
•
•
•
•
aux opérateurs et fonctions,
aux cumuls (mois, ou exercice )
aux bases, ou taux, ou montants des rubriques,
aux tables de calcul,
aux variables.
Attention
Les cumuls et les rubriques sont uniquement disponibles dans l’éditeur de
formule d’une rubrique, pas dans celui d’une variable.
a. Fonctions mathématiques
ABS(x) : Retourne la valeur ENTSUP(x) : Retourne la valeur
absolue de x.
entière supérieure de x.
ARRONDI(x) : Retourne la
valeur entière la plus proche de
x.
BORNE(min, x, max.) :
Compare une valeur à un
intervalle, retourne 0 si x < min,
retourne x-min si min < x < max
et retourne max-min si x > max.
ENTIER(x) : Retourne la valeur
entière de x.
MIN(x, y) : Retourne la plus petite
valeur entre x et y.
MAX(x,y) : Retourne la
grande valeur entre x et y.
plus
RESTE (x,y) : Retourne le reste
de la division entière de x par y.
168 _______________________________________________ EBP Paye
L’éditeur de formule
b. Fonctions logiques
x=y : Retourne vrai si x=y sinon
faux.
x<>y : Retourne vrai si x<>y
sinon faux.
x<=y : Retourne vrai si x est
inférieur ou égal à y sinon faux.
a ET b : Retourne vrai si les deux
propositions a et b sont réalisées
sinon faux.
x>y : Retourne vrai si x est a OU b : Retourne vrai si au
strictement supérieur à y sinon moins l’une des deux propositions
faux.
a ou b est réalisée sinon faux.
x<y : Retourne vrai si x est NON(a) : Retourne vrai si a est
strictement inférieur à y sinon faux sinon faux.
faux.
x>=y : Retourne vrai si x est SI c ALORS x SINON y :
supérieur ou égal à y sinon Retourne x si la condition c est
réalisée sinon y.
faux.
c. Calculatrice
Utilisez la calculatrice pour intégrer des opérateurs mathématiques
élémentaires :
+
-
Addition
Soustraction
*
/
Multiplication
Division
d. Cumuls
EBP Paye ________________________________________________ 169
Traitements détaillés
Les cumuls correspondent aux cumuls des bulletins pour un mois ou pour
l’exercice. Pour les plus courants, ils se trouvent dans l’onglet Cumuls de
la fiche Salarié. Le nom des cumuls exercice est le même que celui des
cumuls mensuels, avec un $ devant.
Par exemple, la variable SNETIMP correspond au cumul net imposable du
mois, et la variable $SNETIMP au cumul du net imposable depuis le début
de l’exercice.
De plus, vous pouvez demander le cumul d’une période précise. Pour cela,
la syntaxe à utiliser est :
$NOMDUCUMUL[MoisDébut-MoisFin]
Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les
quatre premiers pour Juin et Juillet :
Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec
Par exemple, la variable $SBRUTABT[Jan-Mar] donnera le cumul du brut
abattu sur le premier trimestre.
e. Base, taux, montant d’une rubrique
Pour obtenir la base d’une rubrique :
Base(NomRubrique)
Le taux d’une rubrique de brut, de net :
Taux(NomRubrique)
Le montant d’une rubrique de brut, de net :
Montant(NomRubrique)
La part salariale d’une cotisation :
Montant_salarial(NomRubrique)
La part patronale d’une cotisation : Montant_patronal(NomRubrique)
Pour
connaître
la
valeur
sur
un
ou
plusieurs
$Base(NomRubrique)[MoisDébut-MoisFin] (voir plus haut, cumuls)
mois :
Sélectionnez le champ voulu dans les données disponibles :
170 _______________________________________________ EBP Paye
L’éditeur de formule
Exemple
Base(COTAF1) donnera le contenu de la zone Base de la rubrique
COTAF1.
Il est possible, dans la formule de la zone montant d’une rubrique de brut
ou de net de récupérer le contenu des zones Base et Taux. Pour cela,
saisissez simplement Base ou Taux, sans préciser de nom rubrique.
Attention !!!
Une rubrique qui fait appel à une autre rubrique ou à un composant d’une
autre rubrique devra être située plus bas dans le bulletin pour que son
calcul soit juste.
f. Tables de calcul
La table intervient pour calculer la valeur à retourner en fonction de la
valeur d’entrée. Saisissez entre les crochets le nom de la variable.
Syntaxe : Table[VARIABLE]
g. Variables
Sélectionnez ici la variable que vous souhaitez intégrer à votre formule de
calcul.
EBP Paye ________________________________________________ 171
Traitements détaillés
Important !!!
Pour obtenir le cumul d’une de ces variables sur l’exercice, précisez le
signe $ devant le nom de la variable.
Par exemple, $PANIERS donnera le cumul des paniers repas pris sur
l’exercice.
C. Exemples de formules de rubriques
a. Formule complexe
Formule permettant d'évaluer l'abattement de 10% :
Cette formule fait appel à :
•
•
•
•
•
•
Une variable de type Constante : MAXABT
Aux cumuls liés au calcul de la paye : SABTBASE
Aux cumuls liés au calcul de la paye sur l'exercice : $SABT
à une fonction logique : Si () Alors () Sinon ()
à des opérateurs arithmétiques : + et *
à un opérateur de comparaison : <
Les parenthèses ( ) permettent de grouper certaines opérations. Le
séparateur décimal est le point " . "
b. Formule plus simple
Formule permettant d'évaluer le taux horaire pour les heures
supplémentaires au-dessus de 35 heures par semaine pour un salarié
mensuel :
TAUXHOR*125%
172 _______________________________________________ EBP Paye
Congés payés
Cette formule fait appel à la variable TAUXHOR.
D. Exemple de formule d’une variable
Cette formule permet d'évaluer la variable HEUNTRAV qui est le nombre
d'heures non travaillées sur le mois.
Cette formule fait appel à 5 variables :
-
HEUABS, heures d’absences
JOURMALADIE, jours de maladie
JOURSUSPENSION, jours de suspension du contrat
HJOUR, horaire journalier
HEUABSAT, heures d’absence accident du travail,
Et les opérateurs arithmétiques : + et *
7.3 Congés payés
La législation en vigueur reconnaît à tout travailleur salarié ou assimilé le
droit à un congé payé annuel.
A. Présentation
a. Nombre de jours acquis
Le nombre de jours acquis par mois peut être déterminée à raison de :
-
2,5 jours ouvrables par mois (avec un maximum de 30 jours par
an),
2,08 jours ouvrés par mois de travail (avec un maximum de 25
jours),
x jours (x étant une valeur que vous saisissez vous-même).
Ce nombre de jours peut être arrondi à chaque clôture des congés si vous
cochez la case Arrondir le nombre de congés lors de la clôture des
congés dans les Dossier + Propriétés + Paramètres généraux.
EBP Paye ________________________________________________ 173
Traitements détaillés
b. Année de référence
L’année de référence pour apprécier les droits aux congés est la période
er
comprise entre le 1 juin (de l’année précédente) et le 31 mai de l’année
er
en cours, ou du 1 avril au 31 mars pour les entreprise de bâtiment.
Cette période est fixée par la convention collective applicable à
l’établissement ou, à défaut, par l’employeur conformément aux usages et
après consultation des délégués du personnel et du comité d’entreprise.
er
Elle doit comprendre obligatoirement la période du 1 mai au 31 Octobre
de chaque année.
c. Droit aux jours de congés
er
Le droit à la prise effective de ces jours de congés intervient donc au 1
juin de l’année en cours (généralement, sauf période de référence
différente) sur la base de l’année de référence écoulée.
B. Paramétrage logiciel
Avant de réaliser le premier bulletin sur votre logiciel de paye, vous devez
impérativement mettre à jour les différents nombre de jours et cumuls de
congés de vos salariés.
Le mode de calcul des congés payés est à déterminer à la création du
dossier dans les préférences du dossier : vous choisissez donc entre 2,5
jours ouvrables par mois, 2,08 jours ouvrés par mois, ou un nombre autre
que vous saisissez vous même.
Ce choix sera affiché dans la fiche des salariés. Pour tous les salariés
ayant des congés particuliers (temps partiel, convention particulière, ..)
modifiez le nombre de congés directement dans sa fiche (onglet Infos.
Paye).
Voici les différents termes utilisés dans le logiciel :
• Acquis période
Il s’agit du nombre de jours acquis dans le mois en cours, soit 2,5 ou
2,08.
174 _______________________________________________ EBP Paye
Congés payés
• Acquis année (ou acquis exercice)
Il s’agit du cumul de jours acquis depuis la dernière clôture des
congés. Ces jours ne pourront être pris par le salarié qu’après la
prochaine clôture des congés.
• Pris période
Il s’agit du nombre de jours de congés pris par le salarié sur le mois en
cours.
• Reste à prendre
Le reste à prendre est diminué au fur et à mesure des congés pris, et
est augmenté à la clôture des congés (l’acquis année bascule dans le
reste à prendre à ce moment là).
a. Acquis période pour les temps partiels
Pour un temps partiel dont le nombre de jours acquis dans le mois est
proportionnel au nombre d’heures travaillées (par rapport à 151,67 pour 35
heures), le calcul suivant pourrait être appliqué :
Nombre d’heures
hebdomadaires
Nombre d’heures
mensuelles
Jours
Acquis Mois
Temps complet
35
151,67
2,08
Temps partiel
30
24
130
104
1,78
1,43
Ces jours acquis par mois sont alors à saisir dans la fiche des salariés
concernés.
b. Acquis période sur mois incomplet
Lorsque la période de paye d’un bulletin n’est pas un mois complet, le
logiciel recalcule automatiquement le nombre de jours acquis au prorata du
nombre de jours travaillés.
EBP Paye ________________________________________________ 175
Traitements détaillés
C. Consultation et saisie des jours de congés
Le logiciel offre deux possibilités pour la saisie/consultation des congés.
•
Tableau de saisie salarié par salarié
L’onglet Congés/Heures de la fiche Salarié permet de saisir les congés du
salarié sur l’ensemble de l’année.
•
Tableau de saisie globale
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE.
La commande Gestion + Saisie des congés permet de saisir les congés
de l’ensemble de vos salariés pour un mois donné.
Voir la partie Réalisation d’un bulletin + Saisie des congés pris.
7.4 Régularisation
Certaines cotisations sont plafonnées. La base du calcul ne doit pas
dépasser un certain plafond. Pour 2001, le plafond est de 14950 par mois
pour la tranche A, de 59800 pour la tranche B, de 119600 pour la tranche
C et de 179400 pour la tranche D.
A. Définition
La régularisation a pour objet et pour effet de corriger les incidences des
variations de rémunération d'une paye à l'autre. Elle est obligatoire. Les
employeurs doivent procéder à une régularisation des cotisations
plafonnées versées au cours de l'année civile. Cette régularisation peut
être opérée progressivement en cours d'année d'une paye à l'autre
(régularisation progressive) ou annuellement à la fin de l'année civile
(régularisation annuelle).
176 _______________________________________________ EBP Paye
Régularisation
Le logiciel vous permet de réaliser automatiquement ces calculs de
régularisation selon la fréquence souhaitée : mensuellement,
trimestriellement, semestriellement ou annuellement.
Ce choix est à déterminer dans Dossier + Propriétés + Préférences,
onglet Options. La régularisation mensuelle, soit progressive, est
généralement adoptée. Pour des cas particuliers, dans l'onglet Bulletin de
la fiche Salarié, vous pouvez déterminer une régularisation autre que celle
définie dans les préférences du dossier.
IMPORTANT : Si vous avez choisi la régularisation Annuelle pour les
salariés ne travaillant que quelques mois dans l'année ou partant en cours
d'année, la régularisation ne va pas s'effectuer.
La solution est de mettre Régularisation Mensuelle dans l'onglet Bulletin
au moment de la génération de son dernier bulletin.
B. Formule
de
régularisation
calcul
des
tranches
avec
Voici comment déterminer la formule de calcul de vos tranches. Cette
formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul
de la tranche A, puis B, C et enfin D.
Formule 1
Si le cumul Brut (Gains soumis à cotisations) est inférieur au cumul Plafond
de la tranche alors, le montant de la tranche est égal à :
Cumul Brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches
inférieures
Formule 2
Si le cumul Brut (Gains soumis à cotisations) est supérieur au cumul
Plafond de la tranche alors le montant de la tranche est égal à :
Cumul plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du
plancher* de la tranche.
* le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure
EBP Paye ________________________________________________ 177
Traitements détaillés
7.5 DUCS
A. Pourquoi la DUCS
Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les pouvoirs
publics et les organismes de protection sociale cherchent à réduire les
formalités que les entreprises doivent remplir en matière de cotisations
sociales et de contributions.
L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services
utilisant les nouvelles techniques de communication sont notamment les
deux moyens retenus dans ce but.
La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) est ainsi
progressivement proposée en substitution à diverse déclarations
périodiques obligatoires. Elle permet d’obtenir l’édition des déclarations
dans un format commun aux organismes de protection sociale.
La déclaration est composée de différents volets (un par organisme
concerné). Chaque volet est adressé directement à l'organisme
destinataire.
A compter de 1998, les organismes suivants peuvent recevoir des DUCS
papier :
• Les URSSAF,
• Les ASSEDIC,
• Les institutions de retraite complémentaire, ainsi que les institutions de
prévoyance appartenant à un même groupe que ces dernières,
• Les caisses de Mutualité Agricoles,
• Les caisses de congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics.
Le logiciel vous propose aujourd’hui un état préparatoire pour les
caisses suivantes : URSSAF, MSA, ASSEDIC, ARRCO, et AGIRC.
178 _______________________________________________ EBP Paye
DUCS
B. Fonctionnement général
Chaque organisme référence ses codes. Chaque code représente un
ensemble de cotisations appartenant à une même base de calcul. Pour
chaque code, vous devez donc associer l’une des cotisations afin que
logiciel prenne en compte la base de calcul.
Important ! ! une seule ligne de code suffit à définir une base de
cotisations.
Exemple pour l'URSSAF :
Référez-vous au bordereau URSSAF : la DUCS contient, à peu de choses
près, les mêmes éléments. La différence se situe sur les lignes portant les
n°100 : sur la DUCS, le taux d’accident du travail ressort sur une troisième
ligne.
Le code "Type de Personnel" 100 se trouve sur trois lignes :
•
Ligne accident du travail avec le taux d’accident du travail.
Le code généré sur la DUCS sera 100A, qui n’affichera pas de montant
(car les montants sont cumulés sur la ligne suivante), mais que vous
devez quand même associer à une rubrique, par exemple la cotisation
Accident du travail (ou Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou
Vieillesse sur brut).
•
Ligne URSSAF déplafonné avec le taux 20.65%, où 20.65
correspond à :
Allocations familiales 5.40
Maladie
+ 0.75 + 12.80
Veuvage
+ 0.10
Vieillesse
+ 1.60
Le code généré sur la DUCS sera 100D que vous associerez au choix
et une seule fois à la cotisation Allocation familiales ou Maladie ou
Veuvage ou Vieillesse sur brut.
EBP Paye _______________________________________________ 179
Traitements détaillés
•
Ligne URSSAF plafonné avec le taux 14.85%, où 14.85
correspond à :
Vieillesse
6.55 + 8.20
FNAL
+ 0.10
Le code généré sur la DUCS sera 100P que vous associerez au choix
et une seule fois à la cotisation Vieillesse TA ou FNAL TA.
C. Paramétrage dans le logiciel
a. Taux d’accidents du travail et de transports
Vous devez tout d’abord définir le ou les différents taux AT et Transport
utilisés dans votre paye, à partir des préférences de votre dossier (Dossier
+ Propriétés + Préférences, onglet URSSAF).
•
Pour définir les taux AT, sélectionnez un numéro d’ordre puis
saisissez le taux correspondant.
Attention : le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre
chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer.
Exemple : le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50.
Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et indiquez n°1 =
4.50.
•
C’est le même principe pour les taux de transport.
b. Paramétrage dans les profils
Vous devez ensuite associer à chaque code (chaque ligne de la
déclaration) une des cotisations concernée afin que le logiciel détermine la
base de cotisation, et donc le montant correspondant.
Cette opération s’effectue au niveau des profils sachant qu'ensuite, le fait
d’affecter un salarié à son profil transférera le paramétrage DUCS du profil
à la fiche du salarié (onglet DUCS). Si les profils sont déjà affectés aux
salariés, vous lancerez l’option Gestion + Mise à jour DUCS.
180 _______________________________________________ EBP Paye
DUCS
Nous prendrons ici l’exemple du profil Mensuel, dans lequel les codes
Personnel suivant sont à renseigner : 100 Cas Général, 236 FNAL et 900
Transport. Ouvrez le classeur des profils et cliquez sur le profil Mensuel.
Attention !!!
Il peut arriver que le paramétrage de certaines rubriques ne puisse
répondre à la rigidité d’un code « types de personnel ».
Dans ce cas, le paramétrage devra être revu. N’hésitez pas à contacter
notre service technique.
Cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite
sur le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS.
La liste des codes « type de personnel » URSSAF, ASSEDIC, ARRCO et
AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à
chaque modification des taux).
EBP Paye _______________________________________________ 181
Traitements détaillés
Paramétrez la ligne 100A (accident du travail) :
•
•
•
•
Sélectionnez le code 100,
Pointez Taux AT et sélectionnez le n° paramétré dans les
préférences (par exemple ici 2),
Sélectionnez la rubrique COTAT Accident du Travail (dont vous
pourrez contrôler le taux),
Cliquez sur le bouton OK.
Le logiciel génère la ligne suivante qui sera imprimée sur la DUCS :
182 _______________________________________________ EBP Paye
DUCS
Paramétrez la ligne 100D (URSSAF déplafonné) :
Cliquez de nouveau sur le bouton Ajouter.
•
•
•
•
•
Sélectionnez le code 100,
Sélectionnez le n° AT (ici 2). La précision de ce taux est
indispensable pour distinguer plusieurs lignes 100 éventuelles
avec des taux AT différents. Le logiciel pourra ainsi positionner les
lignes 100D et 100P sous la ligne 100A correspondante,
Pointez Déplafonné,
Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF (par exemple, la
rubrique COTAF1 Allocations familiales),
Cliquez sur OK.
Paramétrez la ligne 100P (URSSAF plafonné) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
•
•
•
•
•
Sélectionnez le code 100,
Sélectionnez le n° AT (ici 2),
Pointez Plafonné,
Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF plafonné (par exemple,
la rubrique COTVIEI2 Vieillesse TA)
Cliquez sur le bouton OK.
EBP Paye _______________________________________________ 183
Traitements détaillés
A ce stade vous avez défini les lignes correspondant au code 100 :
Paramétrez la ligne 236D (FNAL sur brut +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
•
•
•
•
Sélectionnez le code 236,
Pointez Déplafonné,
Sélectionnez la rubrique FNAL sur brut +9 salariés (COTAL1)
Cliquez sur le bouton OK.
Paramétrez la ligne 900D (Transport +9 salariés) :
Cliquez sur le bouton Ajouter.
•
•
•
•
Sélectionnez le code 236,
Pointez Taux de transport et indiquez le n° du taux paramétré
dans les préférences,
Sélectionnez la rubrique Transport +9 salariés (COTVTRAN)
Cliquez sur le bouton OK.
Faites de même pour chaque ligne de votre bordereau URSSAF.
Nous venons de voir le paramétrage de quelques lignes URSSAF. Ce qui
est vrai pour l'URSSAF, est également vrai pour l'ASSEDIC, l’ARRCO,
AGIRC.
A ce jour, nous fournissons les codes Type de Personnel uniquement pour
l’URSSAF et les ASSEDIC.
Attention !!!
Pour le paramétrage ASSEDIC, changez d’onglet !
184 _______________________________________________ EBP Paye
DUCS
A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil comme si c'était une
modification
.
La commande Gestion + Mise à jour DUCS va vous permettre de recopier
le paramétrage d’un profil à l’autre, en cochant la deuxième option
(Recopier les informations …).
Quand tous les profils seront paramétrés, relancez cette option en cochant
cette fois la première option (Mettre à jour les informations …) ce qui
transférera le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet
DUCS). Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre ce
paramétrage.
Après le calcul des bulletins, vous pourrez imprimer la DUCS par
Impressions + DUCS : les bases seront automatiquement reprises
renseignées, et les montants automatiquement calculés. Cette impression
peut être réalisée pour n’importe quelle période (un mois, un trimestre …).
c. Cotisations particulières au salarié
Dans certains cas, le bulletin d’un salarié peut avoir des rubriques de
cotisations supplémentaires non référencées dans le profil. Vous devez
alors compléter le paramétrage ducs, directement dans l’onglet DUCS de
la fiche du salarié concerné.
d. Vérification
Après chaque paramétrage d'un profil, il est conseillé de faire un bulletin
pour un salarié et d'éditer la DUCS papier afin de contrôler les résultats,
sachant que les centimes ne sont pas imprimés. Lors de l'édition pour
l'ensemble de la société, il vous faudra vérifier les résultats grâce à l'état
des charges.
EBP Paye _______________________________________________ 185
Traitements détaillés
7.6 Les champs personnalisés
Disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
La création de champs personnalisés est très utile. Elle permet d’adapter la
fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des
informations particulières.
Important !!!
L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des
fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs
avant de définir l’ensemble de vos salariés.
1. A partir de la fiche d’un salarié, sélectionnez l’onglet Champs
perso. de l’onglet Fiche.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ.
186 _______________________________________________ EBP Paye
Les champs personnalisés
3. Sélectionnez la rubrique Employé et cliquez sur le bouton Ajouter.
4. Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description,
le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK.
Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère.
5. Un message vous avertit que cette modification nécessite la
fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui.
De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ :
Pour saisir dans cette zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ :
EBP Paye _______________________________________________ 187
Traitements détaillés
7.7 Plusieurs bulletins par mois
Uniquement disponible en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Le logiciel offre la possibilité de générer plusieurs bulletins par mois afin,
par exemple, de gérer la paye de salariés vacataires ou intermittents.
Pour rendre effective cette option, vous devez renseigner en entête de la
fiche du salarié concerné le nombre de bulletins que vous désirez calculer.
Ensuite, la génération du bulletin fonctionne comme pour un bulletin
mensuel à la différence près que vous devez modifier la période de paye
(en entête de l’onglet Bulletin).
La régularisation des cotisations s’effectue sur le premier bulletin du mois.
Pour générer le bulletin suivant, toujours dans le mois courant, vous devez
clôturer le bulletin précédent par la commande Gestion + Clôturer des
bulletins.
Lorsque le bulletin à clôturer correspond au dernier bulletin du mois, la
clôture doit être lancée par la commande Clôturer le mois du menu
Gestion.
188 _______________________________________________ EBP Paye
L’interrogation analytique
7.8 L’interrogation analytique
L'interrogation analytique consiste à rechercher la valeur d'une ou de
plusieurs formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés.
Cette interrogation s’effectue à partir du menu Gestion.
A. Sélection des salariés
Définissez dans l’entête, la sélection des salariés pour lesquels vous
souhaitez obtenir des informations. Vous pouvez définir une fourchette
(premier et dernier salarié) et/ou appliquer un filtre. Pour modifier ou créer
un nouveau filtre, cliquez sur
, vous accédez à la gestion des filtres.
Consultez la partie Traitements détaillés + Les filtres pour la création
de filtre.
EBP Paye _______________________________________________ 189
Traitements détaillés
B. Définir l’interrogation
Pour définir les interrogations, utilisez l'onglet Interrogation simple pour le
calcul d’une seule formule, ou l'onglet Interrogation multiple (en version
PRO ou EXPERT COMPTABLE uniquement) pour le calcul de plusieurs
formules. Le bouton « Formule » vous permet d’accéder à l’éditeur de
formule afin de créer votre formule (Voir le paragraphe 7.2 pour l’utilisation
de l’éditeur de formules).
a. Interrogation simple
L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous
désirez connaître la valeur. Cliquez ensuite sur le bouton Calculer pour
obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié. Pour imprimer
ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer.
Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier
analytique. Utilisez le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre
fichier.
b. Interrogation multiple
Disponible uniquement en versions PRO ou EXPERT COMPTABLE
L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs
formules (une à chaque ligne). Une fois les formules saisies, cliquez sur le
bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs.
Une saisie directe dans ce tableau est possible.
Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône
.
Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône
. Celle-ci
pourra être rappelée à partir de l'onglet Charger une interrogation.
Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos
formules par le bouton Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par
exemple) par le bouton Charger.
190 _______________________________________________ EBP Paye
Filtres
7.9 Filtres
Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre
fichier Salarié. Les filtres sont applicables sur la plupart des impressions et
en interrogation analytique.
Pour créez un nouveau filtre, cliquez sur le bouton
.
La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau.
EBP Paye _______________________________________________ 191
Traitements détaillés
Le logiciel crée une ligne portant le nom <Tous>. Cette ligne correspond au
filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié avec
le bouton Renommer.
Type
Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition (le
plus fréquent).
Si vous désirez créer un filtre englobant plusieurs critères, pointez
Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors <Plusieurs
conditions>. Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer deux sous-lignes
correspondant aux deux critères que vous allez définir. Dans la case grise
est affiché un « Et ». Un clic sur cette case et le « Et » devient « Ou ».
Variable
Sélectionnez dans la liste la variable sur laquelle portera le critère.
Relation
La relation correspond à une action : Est égal à, Est supérieur à, …
Valeur
La valeur dépend de la variable choisie.
Une fois, les trois champs précédents renseignés, la condition est
complète :
Lorsque le ou les critères sont définis, vous pouvez enregistrer par le
bouton Ok.
192 _______________________________________________ EBP Paye
Sauvegarde et restauration
7.10 Sauvegarde et restauration
A. Introduction
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Cela arrive relativement rarement (virus, disque endommagé,
fichiers endommagés suite à une coupure de courant …), mais vous devez
vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des
sauvegardes de vos données. En cas de problème grave, la restauration
des données du fichier de sauvegarde pourra être réalisée.
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un
unique fichier dit « fichier d'archive » qui peut être conservé sur le disque
dur dans un répertoire de sauvegarde et/ou sur une disquette ou un lecteur
amovible.
La restauration consiste à récupérer les données de ce fichier d’archive et
à les replacer sur le disque (opération inverse).
Avertissement !!!
Le support physique disquette n'est pas fiable. Nous vous
conseillons fortement de réaliser également des sauvegardes sur
disque fixe, sur zip ou sur bande, en plus des sauvegardes sur
disquette.
Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans
un répertoire précis ET sur disquettes.
Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine,
mois) et doivent être soigneusement commentées : date de réalisation,
nom du dossier, contenu (par exemple, données avant clôture septembre,
données après clôture exercice 00, semaine 10, mois 07/00...).
Attention
Ne conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit.
EBP Paye _______________________________________________ 193
Traitements détaillés
B. Options de sauvegarde et de restauration
Pour accéder au options de sauvegarde, lancez l’option Dossier +
Sauvegarde, puis cliquez sur Précédent. Pointez ensuite Modifier la
configuration de la sauvegarde/restauration et cliquez sur le bouton
Suivant.
Attention !!!
Attention !! ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous
conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou
notre service technique.
Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier
Cette option concerne la sauvegarde dans un fichier (sur le disque, sur un
zip…) et non la sauvegarde sur disquette. Vous pouvez ici modifier le
répertoire par défaut de la sauvegarde (par défaut C:\Program
Files\EBP\Backup\).
Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer
Cette option concerne la sauvegarde sur disquette. Indiquez ici le nombre
de jeux de sauvegarde à réaliser. Le logiciel vous demandera d'introduire
autant de disquettes que nécessaire pour réaliser le nombre de jeux
souhaité.
Vérifier l'archive pendant la sauvegarde
Cette option permet de lancer une vérification automatique : cela ne peut
toutefois pas garantir la qualité du support physique (faites parallèlement
une sauvegarde sur disque dur).
Lancer l'outil de mise à jour après la restauration …
Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains
cas très spécifiques, sous la conduite du service technique EBP.
194 _______________________________________________ EBP Paye
Sauvegarde et restauration
C. Lancer la sauvegarde
Avertissement ! ! Les informations du module RTT font l’objet d’une
sauvegarde distincte.
Pour accéder à la sauvegarde, lancez Dossier + Sauvegarde. Ou alors,
en quittant le dossier, si aucune sauvegarde n’a été réalisée (à partir d’EBP
Paye) depuis plus de deux jours, un message vous propose de la lancer.
Etape 1 : Choix du produit
La première étape vous propose la liste de tous les logiciels installés de la
même gamme (EBP Comptabilité, EBP Garage …) dont EBP Paye. L’outil
de sauvegarde étant commun à tous ces logiciels, vous pouvez en effet
lancer la sauvegarde d’une application à partir d’une autre application.
Vous pouvez également lancer une sauvegarde globale de toutes les
applications en sélectionnant Toutes les applications de la gamme.
Nous allons ici procéder simplement à la sauvegarde du dossier de paye.
Sélectionnez Paye, et faites Suivant.
Etape 2 : Choix du dossier
La seconde étape vous permet de choisir :
- un dossier particulier
- tous les dossiers de paye
- les informations de configuration,
d’impression.
c'est-à-dire
les
modèles
EBP Paye _______________________________________________ 195
Traitements détaillés
Lorsqu’on vous choisissez un ou tous les dossiers, vous pouvez, si vous le
souhaitez, ne demander la sauvegarde que pour le dernier exercice : dans
ce cas cochez la case en bas Sauvegarder uniquement le dernier
exercice. En sauvegarde courante, cela vous fera gagner du temps.
Il est conseillé dans ce cas d’effectuez tout de même une sauvegarde
supplémentaire d’archive (que vous stockez sans la réutiliser) avec tous les
exercices. Vous pourrez ensuite effectuer vos sauvegardes régulières sans
prendre les années antérieures. Avant et après chaque clôture annuelle,
faites des sauvegardes d’archive contenant TOUS les exercices.
Choisissez ce que vous souhaitez sauvegarder, et faites Suivant.
Etape 3 : Choix du support
Par défaut, le logiciel propose une sauvegarde Sur disque amovible, c’est
à dire sur disquette ou sur tout autre lecteur amovible connecté à votre
poste. Attention : le logiciel supprimera tous les fichiers du disque
amovible (de la disquette par exemple) avant d’y inscrire la sauvegarde.
Vous pouvez toutefois pointer Dans un fichier si vous souhaitez générer le
fichier de sauvegarde sans rien supprimer. Indiquez alors le nom du lecteur
et du répertoire dans lequel vous souhaitez générer ce fichier. Attention, ce
type de sauvegarde ne concerne pas la sauvegarde sur disquette.
196 _______________________________________________ EBP Paye
Sauvegarde et restauration
Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les
paramètres que vous venez de préciser.
Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire
le premier disque (ou la première disquette) de sauvegarde. Un message
vous le signale.
D. Lancer une restauration
Attention !!!
La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence,
et ne doit être lancée que si toutes les opérations de vérification et de
contrôle de données n’ont pu résoudre le problème rencontré.
Si vous avez un doute, contactez votre revendeur EBP ou le service
technique EBP.
Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le
jour de la restauration seront perdues.
La restauration de données s’effectue à partir du menu Dossier +
Restauration.
Etape 1 : Emplacement de la sauvegarde à restaurer
Par défaut, le logiciel vous propose de restaurer la dernière sauvegarde
réalisée.
EBP Paye _______________________________________________ 197
Traitements détaillés
Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une
disquette ou sur un lecteur externe à votre ordinateur, sélectionnez alors le
nom du lecteur.
Sinon, pointez Dans un fichier et saisissez le chemin d’accès et le nom du
fichier à restaurer, ou sélectionnez-le directement à partir du bouton
.
Etape 2 : Contenu de la sauvegarde
Cochez le dossier et les exercices à restaurer, et faites Suivant.
Etape 3 : Choix de tout ou une partie des fichiers
Choisissez de restaurer tous les fichiers (option recommandée) et faites
Suivant.
Etape 4 : Répertoire de restauration des données
Le logiciel propose automatiquement de restaurer dans le répertoire
d’origine du dossier. Vous pouvez toutefois pour des besoins particuliers
indiquer un autre nom de répertoire.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers
et vous avertit en cas d’erreur.
198 _______________________________________________ EBP Paye
Sauvegarde et restauration
Contrôle et avertissement
Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (en cas
de doutes, contactez votre revendeur ou notre service technique), c'est-àdire que la restauration va remplacer les fichiers actuels.
Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données.
Comme toute restauration, les données courantes seront écrasées par les
données de la sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de
sauvegarde et la date de la restauration sera perdu.
Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration.
EBP Paye _______________________________________________ 199
Traitements détaillés
7.11 Comment importer des données au cas
par cas ?
Le logiciel propose de nombreuses possibilités d’importations de données
(organismes, variables, rubriques, tables de calcul, profils, salariés). Vous
pouvez ainsi définir un dossier à partir d’importation de données bien
particulières.
A. Exemple 1
Vous souhaitez récupérer certaines rubriques spécifiques à la paye du
spectacle. Lancez la commande Outil + Importation + Rubriques, puis
choisissez le dossier Spectacle, puis le fichier Spectacle.
Cliquez sur le bouton Tout désélectionner (pour ne pas tout importer), et
cochez les rubriques à récupérer. Cliquez ensuite sur Importer.
200 _______________________________________________ EBP Paye
Comment importer des données au cas par cas ?
B. Exemple 2
Option disponible uniquement en versions PRO et EXPERT COMPTABLE
Vous avez défini un dossier de paye SOC1 entièrement paramétré. Vous
avez besoin de créer un deuxième dossier SOC2, qui doit être paramétré
de la même façon que SOC1.
Créez le nouveau dossier en choisissant un paramétrage Vide. Lancez
ensuite la commande Dossier + Recopie + A partir d’un autre dossier.
Etape 1 : choix du dossier
Sélectionnez le dossier à partir duquel vous souhaitez récupérer certaines
données. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.
Etapes suivantes : choix des données
Sélectionnez ensuite les organismes, les tables de calcul, les variables, les
rubriques, les profils et les salariés à récupérer. Cliquez entre chaque
étape sur le bouton Suivant.
En fin de sélection, cliquez sur le bouton Terminer.
EBP Paye _______________________________________________ 201
Introduction
8. Le module Gestion des 35 Heures
8.1 Introduction
A. Présentation
Le module permet :
•
•
•
•
•
•
de planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un
ensemble de salariés,
d’enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les
heures théoriques de travail et les heures effectivement effectuées,
d’enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées,
congés payés, heures supplémentaires, absences diverses,
de suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés,
d’éditer différents états récapitulatifs,
de transférer le solde RTT pour le mois et l’année dans EBP Paye pour
une impression éventuelle dans les bulletins.
B. Accès au module
L’accès au module s’effectue par la commande Dossier + Gestion des 35
heures.
Un dossier de démonstration ‘Demo’ vous permet de découvrir les
possibilités de ce module.
Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (par Dossier + Ouvrir) pour
vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
Attention
En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux
dossiers et de nouveaux salariés, ni communiquer avec EBP Paye.
EBP Paye _______________________________________________ 203
Le module Gestion des 35 Heures
8.2 Création et initialisation d’un nouveau
dossier RTT
Pour définir et initialiser un nouveau dossier RTT, nous vous invitons à
suivre les étapes décrites ci-dessous :
1. Création du dossier,
2. Paramétrage du dossier,
3. Importation des salariés,
4. Paramétrage des fiches Salariés,
5. Définition des plannings et application,
6. Sauvegarde d’archive.
Une fois l’initialisation du dossier RTT effectuée, vous serez en mesure de
travailler quotidiennement dans le module afin de gérer les heures de vos
salariés.
A. Création d’un dossier RTT
La création d’un dossier s’effectue soit par la commande Dossier +
Nouveau, soit par le raccourci clavier Ctrl + N, soit encore par l’icône
de la barre d’outils.
204 _______________________________________________ EBP Paye
Création et initialisation d’un nouveau dossier RTT
Un dossier est défini par un nom et un répertoire dans lequel les fichiers de
données vont être enregistrés.
•
•
Le répertoire par défaut des dossiers RTT est : Program
Files\EBP\Paye\Planning RTT\Dossiers,
Le dossier sera vide par défaut mais il est éventuellement possible
d’en créer un à partir d’un autre dossier RTT déjà créé. Pour cela,
pointez directement le fichier du raccourci dossier, d’extension
RTT.
Pour modifier le répertoire proposé par défaut, cliquez sur l’icône
et pointez le répertoire de votre choix.
B. Accès au dossier
A l’ouverture d’un dossier, un identifiant sera toujours demandé afin de
sécuriser vos données.
En première utilisation, l’Administrateur est l’unique identifiant possible.
Cliquez donc directement sur le bouton OK.
Si vous entrez dans le dossier avec un identifiant de type Utilisateur,
certaines fonctions vous seront interdites.
EBP Paye _______________________________________________ 205
Le module Gestion des 35 Heures
C. Paramétrage du dossier
Rappel ! Seul l’administrateur est autorisé à paramétrer le dossier
Le paramétrage du dossier doit impérativement être effectué avant toute
création ou import de salariés. Le paramétrage consiste à définir les
différentes options indispensables au bon fonctionnement du logiciel.
Le paramétrage du dossier s’effectue par la commande Dossier
Paramètres généraux ou par l’icône
+
de la barre d’outils.
Congés Payés
Renseignez le mois de clôture de congés payés, ainsi que le nombre
d’heures annuel de congés payés par défaut, auquel les salariés ont droit :
en effet, pour la gestion des RTT, les congés payés seront gérés en
heures. Un nombre d’heures annuel particulier à un salarié pourra bien
entendu être déterminé directement dans sa fiche.
206 _______________________________________________ EBP Paye
Création et initialisation d’un nouveau dossier RTT
Exercice RTT
La date de début d’exercice correspond à la date à partir de laquelle le
logiciel va cumuler les heures RTT +/- journalières pour calculer le solde
RTT à une date donnée.
En création d’un nouveau dossier, cette date doit correspondre à la date
de reprise des RTT et des congés restant à prendre que vous saisirez dans
les zones RTT(+) et CP.
La date de fin d’exercice correspond généralement à la date d’initialisation
des RTT. En fonction du mode de fonctionnement de votre société, cela
peut correspondre à un changement de planning horaire, une remise à
zéro des RTT à prendre, ..
Bouton Clôturer
La clôture sert à redéfinir un nouvel exercice de calcul RTT avec ou sans
report des RTT et avec report automatique des congés à prendre dans
CP(+).
Lorsque vous lancez la clôture, le logiciel vous propose de Reporter RTT
dans RTT+ : Cochez cette case si vous souhaitez conserver le solde RTT
en fin d’exercice et le reporter sur le nouvel exercice. Le solde apparaîtra
sur RTT(+). Ne cochez pas cette case si vous souhaitez remettre à zéro le
solde RTT.
Heures de travail par défaut
Le nombre d’heure de travail ( heures de référence ) pour chaque jour de la
semaine s’appliquera à tous les nouveaux salariés créés ou importés, mais
pourra être déterminé salarié par salarié.
Exemple
L’entreprise est aux 35 heures mais les salariés effectuent soit des
semaines de 39 heures (7h45 par jour pour une semaine de 5 jours), soit
des semaines de 30 heures (6 heures par jour pour une semaine de 5
jours).
Le fait d’indiquer 7 permettra de générer chaque jour :
•
•
Pour les semaines de 39 heures : une augmentation journalière du
cumul RTT de 45 minutes,
Pour les semaines de 30 heures : une diminution journalière du
cumul RTT de 30 minutes.
EBP Paye _______________________________________________ 207
Le module Gestion des 35 Heures
La case h/j correspond au nombre d’heures journalier moyen que le logiciel
va utiliser pour convertir les jours en heures et inversement, lors des
éditions ou des soldes récapitulatifs.
Onglets Etablissements et Services
Les établissements et les services sont automatiquement récupérés à
partir de l’import des salariés d’un dossier EBP Paye.
D. Import des salariés d’EBP Paye
Seul l’administrateur peut effectuer cette opération
La récupération des fiches salariés définies dans un dossier de paye
s’opère par la commande Administration + Synchroniser avec EBP
Paye, ou par l’icône
.
.
Indiquez le chemin d’accès au dossier de Paye en cliquant sur l’icône
Si vous avez conservé le répertoire des dossiers proposé par défaut à
l’installation de la paye, vos dossiers sont dans le répertoire suivant :
C :\EBP\DOSSIERS\nomsociete\PayeX
Les différents exercices de paye (si vous avez plusieurs exercices)
apparaissent dans des répertoires distincts numérotés ainsi : PAYE.0,
PAYE.1, …. PAYE.X. L’exercice courant est contenu dans le répertoire
dont le numéro est le plus élevé.
208 _______________________________________________ EBP Paye
Création et initialisation d’un nouveau dossier RTT
Ouvrez ce répertoire et sélectionnez le fichier SchPaye.dic:
Cochez Mettre à jour la liste des salariés et les entrées / sorties, et
indiquez une date limite : les salariés sortis avant cette date ne seront pas
importés.
L’import va récupérer : le matricule, le nom, le prénom, le sexe, le service,
l’établissement et la date d’entrée du salarié.
E. Paramétrage des fiches Salariés
Après importation des salariés, il est nécessaire de paramétrer la fiche de
chacun des salariés pour y préciser le solde RTT et Congés de reprise, les
heures de référence et éventuellement définir les responsables et les droits
des salariés.
EBP Paye _______________________________________________ 209
Le module Gestion des 35 Heures
a. Heures de référence par défaut
Les heures de référence serviront au calcul du crédit/débit d’heures RTT,
par différence entre les heures travaillées et les heures de référence.
Les heures de travail par défaut, définies dans le paramétrage du dossier
sont automatiquement imputées à chaque salarié créé ou importé, mais il
est indispensable de modifier ces heures de référence pour les salariés
particuliers, comme les temps partiels.
b. Report des soldes
Pour que le logiciel effectue des calculs corrects, il est indispensable
d’indiquer le report RTT de l’exercice précédent dans la case RTT+ et le
report congés payés dans CP+, pour chaque salarié.
Cette saisie s’effectue soit de manière globale dans le tableau de l’onglet
Fiches Salariés), soit salarié par salarié dans l’onglet.
c. Identifiant - Responsable – Droits
L’identifiant est obligatoire pour les salariés autorisés à travailler dans le
dossier RTT. Il peut être créer de façon automatique dans Administration
/ Générer les identifiants. La notion de responsable permet de définir une
hiérarchie qui servira en fonction des droits.
F. Mise en place des plannings
Le planning est un tableau qui permet de définir le nombre d’heures de
travail journalier que le salarié doit effectuer chaque jour, pour l’ensemble
des mois.
Il est donc nécessaire de créer un planning pour chaque type d’horaire
existant dans votre société (temps pleins, temps partiels, 3*8, ...). Cela
permettra de rattacher chaque salarié à un planning, et ainsi de gagner du
temps lors de la saisie des heures travaillées.
210 _______________________________________________ EBP Paye
Création et initialisation d’un nouveau dossier RTT
G. Sauvegarde et restauration
La sauvegarde du dossier RTT, par Dossier + Sauvegarder est
indispensable pour éviter une ressaisie fastidieuse en cas de problème.
Le logiciel propose automatiquement de sauvegarder sur disquette A:\,
mais vous pouvez très bien indiquer un autre lecteur ou un répertoire de
votre disque dur.
La sauvegarde génère un fichier d’extension ZIP contenant tous les fichiers
du dossier RTT courant, sous forme compressée.
Une sauvegarde d’archive doit être effectuée après création et
initialisation du dossier RTT et être conservée à part ; elle ne doit pas être
réutilisée.
La restauration d’un dossier RTT, par Dossier + Restaurer permet de
récupérer les données sauvegardées. Il suffit d’indiquer le répertoire dans
lequel se trouve le dossier à restaurer.
EBP Paye _______________________________________________ 211
Le module Gestion des 35 Heures
8.3 Gestion des salariés
L’onglet Fiches Salariés est la partie centrale du module Gestion des 35
heures.
Cet onglet se divise en :
•
•
une partie haute qui contient la liste des salariés,
une partie basse qui propose les sous-onglets Fiches, Ventilation
Hebdomadaire des heures, et Notes.
A. Liste des salariés
La liste des salariés est permet, d’un seul coup d’œil, d’obtenir des
informations concernant le solde RTT et les congés restant à une date
donnée, en heures et en jours, pour chaque salarié.
La liste affiche la totalité des salariés, ou les salariés sous la responsabilité
d’un autre salarié.
La barre d’outils suivante permet, de gauche à droite :
-
d’afficher ou pas les sous-onglets Fiches, Ventilation Hebdomadaire
des heures, et Notes,
de choisir les colonnes visibles,
de modifier la police de caractères de la liste,
d’afficher tous les salariés, seulement les hommes ou seulement les
femmes,
de définir et appliquer des filtres (pour l’administrateur uniquement),
212 _______________________________________________ EBP Paye
Gestion des salariés
La barre de navigation permet, de gauche à droite :
-
de se déplacer d’une ligne à l’autre,
de créer une nouvelle fiche,
de supprimer une fiche,
d’enregistrer des modifications,
d’annuler des modifications.
B. Les colonnes du tableau
a. Choix des colonnes
Le tableau permet d’obtenir pour chaque salarié les informations
suivantes : présent ou non (E/S), sexe (H/F), Matricule, Nom, Prénom,
Planning rattaché, solde RTT en heures, en jours, report de RTT de
l’exercice précédent , solde Congés en heures et en jours, report de
Congés, Service, Responsable ou non, Nom du responsable,
Etablissement, Identifiant, e-mail, congés acquis par an.
Pour définir les colonnes que vous souhaitez visualiser, cliquez sur l’icône
, et cochez les colonnes à afficher :
EBP Paye _______________________________________________ 213
Le module Gestion des 35 Heures
b. Ordre des colonnes
La présentation du tableau peut être adaptée pour définir les colonnes
visibles ainsi que leur positionnement.
Pour cela, il suffit de tirer-glisser avec la souris le titre de la colonne vers la
droite ou la gauche, et de la lâcher à la position souhaitée (deux flèches
vous signalent clairement sa position finale).
c. Saisie
Vous pouvez décider de saisir directement dans le tableau, ou en bas dans
l’onglet Fiche.
C. Recherche d’un salarié
La recherche d’un salarié peut s’effectuer par son matricule, son nom, son
prénom ou son planning. Pour cela, il faut trier la liste suivant l’un des
quatre critères en cliquant sur la colonne correspondante (une petite flèche
grise s’affiche alors), puis de saisir les premiers caractères du matricule, du
nom, du prénom ou du planning dans la zone blanche située à droite des
icônes de gestion des filtres. Le logiciel place alors le curseur sur la ligne
du premier salarié répondant aux caractères saisis.
D. Multi-sélections
Seul l’administrateur peut effectuer cette opération
Pour sélectionner plusieurs salariés, appuyez sur la touche Ctrl tout en
cliquant sur les lignes des salariés à sélectionner. La multi-sélection permet
d’appliquer un planning, un service, un établissement à un groupe de
salariés en une seule opération.
214 _______________________________________________ EBP Paye
Gestion des salariés
E. Calcul des RTT et Congés
a. Reprise RTT et Congés
En initialisation d’un nouveau dossier, vous pouvez rapidement saisir les
RTT et congés à prendre de vos salariés en saisissant respectivement
dans les colonnes RTT(+) et CP(+).
b. Soldes
Les soldes affichés sont valables pour un jour précis (date de calcul), à
indiquer en entête du logiciel. Les calculs s’effectuent en reprenant toutes
les heures saisies depuis le début d’exercice.
Des prévisions peuvent donc être obtenues, en fin de mois, fin d’année
civile, dernier jour du mois de clôture des congés ou des RTT, .. Dès que
vous modifiez la date de calcul, il est nécessaire de recalculer le tableau
pour mettre à jour les RTT et les Congés. Lorsque les valeurs ne sont plus
à jour, le logiciel vous le signale par le point d’interrogation qui s’inscrit sur
l’icône Calculer
.
c. Informations concernant le RTT
La colonne RTT indique le solde des RTT et se calcule automatiquement
suivant cette formule :
Heures RTT cumulées
du premier jour d’exercice jusqu’à la date de calcul
+
Heures RTT(+)
La colonne RTT+ correspond au report d’heures de RTT (saisies à la
création du dossier ou reportées à la clôture de l’exercice RTT).
EBP Paye _______________________________________________ 215
Le module Gestion des 35 Heures
d. Informations concernant les congés
La colonne CP indique le solde des
automatiquement de la manière suivante :
congés
et
est
calculée
Heures CP+
Heures de Congés prises
du premier jour de l’exercice jusqu’à la date de calcul
+
(Sous réserve d’une date de calcul postérieure au mois de clôture des congés)
Heures de congés annuelles
La colonne CP+ correspond au report d’heures de congés (saisies à la
création du dossier ou reportée à la clôture de l’exercice RTT).
F. Les filtres
Un filtre permet d’afficher uniquement les salariés répondant aux critères
définis dans celui-ci.
Les icônes suivantes :
permettent
respectivement de choisir un filtre dans la liste déroulante pour l’appliquer,
de créer un nouveau filtre, de l’enregistrer et de le supprimer.
Par défaut, le logiciel propose les critères : Tous les salariés, les
Hommes, les Femmes
Vous pouvez bien entendu créer d’autres filtres qui s’ajouteront alors à
cette liste.
a. Création d’un filtre
Pour créer un filtre, cliquez sur l’icône
pour ouvrir la boîte de création.
Si un filtre est déjà sélectionné, ses paramètres apparaissent, cliquez alors
sur le bouton Nouveau filtre pour initialiser la boîte de dialogue.
216 _______________________________________________ EBP Paye
Gestion des salariés
Vous obtenez :
•
à gauche la liste des champs sur lesquels vous pouvez définir une
condition (onglet Tous), et la liste des champs pour lesquels vous
avez déjà défini une condition (onglet Utilisés). Vous pouvez trier
les champs par ordre alphabétique ou Logique (c'est-à-dire par
type : Numérique, Chaîne et Logique).
•
à droite, les zones permettant de définir la condition (par valeur ou
par intervalle) à appliquer sur le champ sélectionné.
Commencez par choisir un champ dans la partie gauche, puis une
condition dans la partie droite :
-
onglet Par intervalle, indiquez les bornes inférieures et supérieures
onglet Par valeur, choisissez d’indiquer la Valeur exacte, les premiers
caractères (Commençant par), ou les caractères à trouver
(Contenant).
Cliquez sur le bouton OK.
Le filtre est automatiquement appliqué, et le logiciel affiche <Nouveau
Filtre> dans la liste des filtres. Si vous souhaitez conserver ce filtre pour le
réutiliser ultérieurement, enregistrez-le avec l’icône
apparaîtra alors dans la liste déroulante.
. Son nom
b. Duplication d’un filtre
Pour dupliquer un filtre, sélectionnez-le puis cliquez sur l’icône
,
modifiez ou non son contenu et cliquez sur le bouton OK. Donnez au filtre
un nouveau nom par l’icône
et supprimez éventuellement l’ancien.
c. Suppression d’un filtre
Pour supprimer un filtre, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur l’icône
.
EBP Paye _______________________________________________ 217
Le module Gestion des 35 Heures
G. Création d’un salarié
Seul l’administrateur est autorisé à créer un salarié
de la barre
Pour créer une nouvelle fiche salarié, cliquez sur l’icône
d’outils de navigation. Le sous-onglet Fiche est alors accessible et permet
de saisir les informations concernant le nouveau salarié.
H. Onglet Fiche
Seul l’administrateur est autorisé à modifier certains champs
L’onglet Fiche contient toutes les informations concernant le salarié
sélectionné.
Les éléments signalés par un astérisque * sont automatiquement
renseignés si vous avez effectué une importation des salariés à partir d’un
dossier EBP Paye :
*Matricule / *Nom / *Prénom
Le matricule est sur 8 caractères maximum.
*Identifiant
Indispensable pour les salariés autorisés à accéder au dossier. Il peut être
(re)généré automatiquement à partir de Administration + Générer les
identifiants.
Planning
A renseigner après création des plannings collectifs.
*Service / *Etablissement
Utile pour appliquer un filtre sur les salariés.
*Date d’entrée /Sortie
La date d’entrée est obligatoire.
Utilisez la petite barre de navigation pour ajouter une ligne d’entrée ou de
sortie. La colonne E/S permet de déterminer si c’est une entrée (+) ou une
sortie (-).
218 _______________________________________________ EBP Paye
Gestion des salariés
Est responsable
A cocher si le salarié est responsable d’autres salariés. Certains salariés
pourront ainsi lui être rattachés pour définir une hiérarchie dans la
consultation de la liste des salariés.
Responsable
Si le salarié a un responsable ou si les heures du salarié sont gérées par
un responsable, sélectionnez le nom du responsable.
RTT et RTT (+) - Congés – Congés(+)
Ces informations peuvent également être saisies de manière globale dans
la liste des salariés.
Congés annuels (CP h/an)
Le nombre d’heures indiqué dans les paramètres généraux s’inscrit
automatiquement ici mais vous pouvez modifier ce nombre (dans le cas
des temps partiels par exemple).
En cas de calcul des congés à une date ultérieure à la date de clôture des
congés, les congés annuelles seront cumulées au solde des congés
restant (CP).
Nombre d’heures de travail journalier de référence sur la
semaine
A modifier si le salarié n’a pas les mêmes heures de référence que celles
indiquées dans les paramètres généraux, par exemple pour un salarié à
temps partiel ….
Nombre d’heures journalier moyen (h/j)
A modifier si, pour ce salarié, le nombre d’heure moyen est différent de
celui indiqué dans les paramètres généraux (temps partiel, …).
Sert uniquement pour les conversions d’heures en jours.
EBP Paye _______________________________________________ 219
Le module Gestion des 35 Heures
I. Identifiant, responsabilité et droits du salarié
a. Identification et mot de passe
Au démarrage, un seul identifiant (non lié à un salarié) est disponible,
l’Administrateur qui donne tous les droits.
Si plusieurs salariés sont susceptibles d’accéder au dossier, il est
indispensable de leur attribuer un identifiant et un droit. Cet identifiant
devra être saisi à l’ouverture du dossier.
L’identifiant peut être saisi manuellement dans l’onglet Fiche du salarié ou
être généré automatiquement à partir de Administration + Générer les
identifiants.
En importation de salariés, la génération de l’identifiant est automatique.
L’identifiant est généré ainsi : une partie ou la totalité des caractères du
prénom, un séparateur, suivi d’une partie ou la totalité des caractères du
nom.
Chaque salarié ayant accès au logiciel pourra se choisir un mot de passe à
partir du bouton Modifier proposé à l’ouverture d’un dossier.
En création d’un mot de passe, il suffira de saisir le mot de passe dans les
zones Nouveau mot de passe et Confirmation.
Pour modifier son mot de passe, il suffira de saisir le mot de passe actuel
dans la zone Ancien mot de passe puis de saisir le nouveau dans les
deux zones suivantes.
L’administrateur pourra toujours supprimer le mot de passe d’un salarié si
cela est nécessaire.
220 _______________________________________________ EBP Paye
Gestion des salariés
b. Responsable
La notion de Responsable permet de définir une hiérarchie de salariés.
Grâce à cette hiérarchie :
-
un identifiant de type Administrateur verra tous les salariés,
un identifiant de type Utilisateur ne verra que les salariés sous sa
responsabilité.
Après avoir défini les responsables et leurs droits, vous devez lancer
l’option Administration + Responsables et cliquer sur Ré-initialiser.
J. Mise à jour des salariés
La mise à jour du dossier RTT doit s’effectuer dès que l’un des
changements suivants est enregistré dans le logiciel EBP Paye :
-
Nouveau salarié,
Sortie ou départ d’un salarié,
Vous pouvez réaliser ces modifications manuellement, ou bien utiliser la
synchronisation avec EBP Paye (Administration + Synchroniser avec
EBP Paye ou icône
en entrées/sorties).
, en cochant Mettre à jour la liste des salariés
EBP Paye _______________________________________________ 221
Le module Gestion des 35 Heures
8.4 Les plannings
Le planning est un tableau qui permet de définir le nombre d’heures de
travail journalier que le salarié doit effectuer, mois par mois.
Il est indispensable de créer un planning pour chaque type d’horaire
existant dans votre société (temps pleins, temps partiels, 3*8, ...) pour
ensuite rattacher à chaque salarié ou groupe de salariés, le planning qui lui
correspond.
L’onglet Planning permet de gérer l’ensemble des plannings applicables à
vos salariés.
La barre de navigation permet de se déplacer dans le planning courant et
de gérer les lignes de votre planning (création, modification, suppression).
Le planning affiché est celui du salarié courant.
A. Création d’un planning
Pour créer un nouveau planning, cliquez sur le bouton Nouveau et
saisissez le nom du planning. Saisissez éventuellement un commentaire et
cliquez sur OK :
Si vous souhaitez un remplissage automatique des heures, cochez
Ouvrir la boîte de dialogue…, si vous souhaitez saisir manuellement les
heures (jour par jour), décochez.
222 _______________________________________________ EBP Paye
Les plannings
Si vous avez coché la case, le logiciel vous propose alors de recopier un
planning déjà créé, ou d’appliquer un horaire hebdomadaire à toute une
période. Vous pouvez ensuite ré-accéder à cet écran en cliquant sur le
bouton Remplir autant de fois que besoin.
a. Duplication d’un planning
Sélectionnez le planning à recopier, et validez par OK. Toutes
modifications sont bien sûr possibles.
b. Remplissage hebdomadaire
La saisie des heures peut s’effectuer au format décimal (avec le séparateur
, ou .) ou au format horaire (avec le séparateur : ).
Exemple :
7 heures et demi correspond à 7,5 ou 7:30
7 heures et quart correspond à 7,25 ou 7:15.
Le remplissage hebdomadaire permet d’appliquer un horaire
hebdomadaire sur un période donnée. Par exemple, lorsque vous effectuez
35 heures hebdomadaires pendant deux mois puis 40 pendant les 3 mois
suivants, .., ou encore lorsque vous travaillez du mardi au samedi pendant
un mois et du lundi au vendredi le mois d’après, ..
Pour cela, il suffit d’indiquer le nombre d’heures de travail à effectuer pour
chaque jour de la semaine ainsi que la période sur laquelle vous souhaitez
appliquer cet horaire.
EBP Paye _______________________________________________ 223
Le module Gestion des 35 Heures
B. Saisie manuelle dans le planning
La saisie manuelle permet de paramétrer entièrement ou partiellement
votre planning, ou encore de le compléter ou de le modifier suite à un
remplissage global.
a. Nouvelle ligne
Le planning est constitué par l’ajout successif de lignes qui correspondent
à un mois d’une année. Lorsque vous créez les mois les uns après les
autres, il suffit d’utiliser la touche Flèche Basse du clavier pour ajouter une
nouvelle ligne à la suite du tableau.
Autrement l’insertion d’une nouvelle ligne (pour un mois manquant par
exemple) s’effectue avec l’icône
ou par la touche Inser du clavier.
Une ligne est composée de l’année et du mois, ainsi que du total des
heures travaillées (calculé automatiquement). Les jours en gris clair
correspondent aux samedi et aux dimanche. Il suffit donc de saisir l’année
et le mois, puis pour chaque jour le nombre d’heures à effectuer.
b. Touches programmables
La saisie des heures pouvant être fastidieuse, le logiciel met à votre
disposition quatre touches de fonction pouvant mémoriser le contenu de la
cellule courante (F5, F6, F7 et F8).
Pour mettre en mémoire le nombre d’heures dans ces touches de fonction,
il suffit de placer le curseur sur la cellule contenant ce nombre d’heures et
d’appuyer sur la combinaison de touches Ctrl + touche de fonction (F5 ou
F6 ou F7 ou F8).
Pour rappeler ce nombre, il suffira d’appuyer simplement sur la touche de
fonction.
224 _______________________________________________ EBP Paye
Les plannings
C. Application du planning aux salariés
Pour rattacher un planning à un salarié, il suffit de sélectionner le planning
dans la fiche du salarié ou dans le tableau des salariés.
Vous pouvez également appliquer un planning à un ensemble de salariés.
Pour cela, effectuez une sélection multiple des salariés à partir de la liste
des salariés puis sélectionnez le planning de votre choix dans la fiche
active.
D. Utilisation du planning dans la saisie
Lors de la saisie des heures en Ventilation hebdomadaire des heures, la
colonne P fera apparaître les heures planifiées. Les heures du planning
seront par défaut reprises comme heures théoriques travaillées (HTT).
E. Modification de planning
La modification du planning doit avoir lieu uniquement si cette dernière
concerne la totalité des salariés rattachés au planning.
Dans le cas contraire, la modification doit s’effectuer directement dans la
fiche de chaque salarié, dans la colonne HTT (colonne qui reprend
autrement les heures Planning P).
Lorsqu’un salarié doit changer de planning, attendez la clôture d’exercice
pour lui appliquer un autre planning.
EBP Paye _______________________________________________ 225
Le module Gestion des 35 Heures
8.5 Gestion des heures
Une fois le dossier créé, paramétré et initialisé, une fois les plannings
définis et rattachés aux salariés, l’enregistrement des heures effectuées
par vos salariés peut débuter.
La saisie des heures peut s’effectuer au format décimal (avec le séparateur
, ou .) ou au format horaire (avec le séparateur : ).
Exemple : 7 heures et demi correspond à 7,5 ou 7:30
7 heures et quart correspond à 7,25 ou 7:15.
La saisie des heures s’effectue dans l’onglet Fiche des salariés, dans le
sous-onglet Ventilation hebdomadaire des heures.
Cet onglet est un tableau qui affiche
- en ligne, chaque jour de la semaine
- en colonne :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
HREF = Heures de référence (indiquées dans la fiche du salarié)
P = Heures de planning (créé précédemment)
HTT = Heures théoriques de travail
HTR = Heures de travail (hors heures suppl.)
RTT = Solde RTT
CP = Heures de congés payés
ANP = Heures d’absences non payées
AM = Heures d’absences maladie
M = Heures de congés maternité
ADIV = Heures d’absences diverses
HS025 = Heures supplémentaires à 25%
HS050 = Heures supplémentaires à 50%
HS0100 = Heures supplémentaires à 100%
226 _______________________________________________ EBP Paye
Gestion des heures
L’entête de l’onglet permet :
•
•
•
•
•
de sélectionner dans la liste déroulante la semaine de votre choix,
d’accéder à la semaine précédente puis suivante (flèches vertes),
de recalculer le solde RTT cumul,
d’imprimer un état pour le salarié ou pour tous, semaine par semaine
pour une période donnée,
de lire des informations de saisie concernant la cellule courante.
A. Colonne Horaires
HREF
Cette colonne reprend les heures de référence définie dans la fiche de
chaque salarié pour chaque jour de la semaine.
P
Cette colonne reprend les heures du planning auquel le salarié est
rattaché.
EBP Paye _______________________________________________ 227
Le module Gestion des 35 Heures
HTT
Il s’agit de l’horaire théorique de travail, c'est-à-dire de l’horaire prévu, les
heures sensées être faites par le salarié. Cette colonne reprend donc par
défaut P, soit les heures de planning.
Cette valeur peut éventuellement être modifiée lorsque l’horaire prévu de
travail diffère exceptionnellement de celui du planning (et qu’elle ne
concerne pas tous les salariés rattachés au planning).
En effet, si la modification des heures de travail concerne tous les salariés
d’un même planning, vous pouvez effectuer la modification dans le
planning, ce qui mettra automatiquement à jour le tableau des ventilations
hebdomadaires des heures.
La touche Suppr permet de récupérer l’horaire planning P.
HTR
Il s’agit des heures travaillées retenues, c'est-à-dire les heures que le
salarié a effectivement effectuées (heures supplémentaires non
comprises). Cette colonne reprend par défaut HTT, qui reprend elle-même
P.
C'est-à-dire que si votre tableau se présente comme cela :
P
8 :00
…
HTT
P
…
HTR
HTT
…
Vous devez le comprendre ainsi :
P
8:00
HTT
8:00
(car P = 8:00)
HTR
8:00
(car HTT = P = 8:00)
Vous devez donc saisir dans HTR les heures du salarié, uniquement si
elles diffèrent du planning. La touche Suppr permet de récupérer l’horaire
théorique HTT.
228 _______________________________________________ EBP Paye
Gestion des heures
B. Colonne RTT +/Le solde RTT (+ ou -) est automatiquement calculé d’après la formule
suivante :
Si HTT = 0
Sinon
Alors
RTT = HTR + CP + ANP + AM + M
RTT = HTR - HREF + CP + ANP + M
C. Colonnes Congés et Absences
Les congés et les absences peuvent être saisis :
- en jour complet (touche J ou Barre espace),
- en heures.
Les congés et les absences réduisent le HTR.
Attention
Les congés, les absences non payées, pour maladie ou maternité
déduisent le HTR mais augmentent le RTT pour ne pas pénaliser le salarié,
contrairement aux absences diverses (ADIV).
•
Exemples
Le 03/09/2003, l’horaire prévu est de 8 heures, et le nombre
d’heures de référence est de 7 heures. Ce qui donne un RTT de 1
heure. Or, ce jour là, le salarié est absent pour maladie pendant 3
heures. On aura :
Le HTR passe à 5 heures, mais le RTT reste à 1 heure,
soit 5 – 7 + 3
•
Le 04/09/2003, l’horaire prévu est toujours de 8 heures pour 7
heures de référence. Cette fois, le salarié est en absences diverses
pour 1 heure. On aura :
Le HTR passe à 7 heures, et le RTT devient 0,
soit 7-7
EBP Paye _______________________________________________ 229
Le module Gestion des 35 Heures
D. Colonnes Heures supplémentaires
La saisie des heures supplémentaires n’a aucun effet sur le RTT. Elles
pourront toutefois être récupérées dans EBP Paye.
E. Recalcul et mise à jour
permet de mettre à jour le solde RTT et Congés du salarié
L’icône
dans le tableau général.
F. Colonne Notes, onglet Notes
Une remarque peut être enregistrée pour chaque jour de la semaine.
Saisissez le texte directement dans la colonne Notes. L’ensemble des
notes du salarié sera répertorié dans l’onglet Notes.
8.6 Editions RTT
A. Etat hebdomadaire
L’icône
de l’onglet Ventilation hebdomadaire génère un état
contenant le tableau des ventilations hebdomadaires, avec les soldes RTT
en heures ou en jours. Cette impression peut être réalisée pour le(s)
salarié(s) sélectionné(s), ou pour tous, et sur une période à définir.
B. Etat des Soldes RTT et Congés
L’icône
située en tout en haut du logiciel permet d’obtenir le solde
RTT et/ou Congés à cinq dates de calcul différentes.
230 _______________________________________________ EBP Paye
Récupération des heures dans EBP Paye
8.7 Récupération des heures dans EBP Paye
Important !!!
Toutes les variables contiennent des informations horaires.
Après saisie des heures dans votre dossier RTT, les informations horaires
peuvent être envoyées vers la paye pour être traitées et éventuellement
utilisées dans les bulletins.
Pour cela, lancez la commande Administration + Synchroniser avec
. Pointez ensuite Transférer les
EBP Paye, ou cliquez sur l’icône
compteurs dans les variables EBP Paye.
EBP Paye _______________________________________________ 231
Le module Gestion des 35 Heures
Période
Cette période est essentielle pour que le logiciel transfère :
• les cumuls heures entre le premier et le dernier jour inclus de la
période,
• les soldes au dernier jour de la période.
Les variables RTT
Les variables proposées par défaut ont toutes un nom précédé des
caractères RTT afin de les distinguer des autres variables de votre dossier
de paye : cela évite d’écraser la valeur d’une variable que vous auriez déjà
renseignée en Paye.
Cependant, vous pouvez transférer les heures dans les variables que vous
utilisez habituellement en EBP Paye (en changeant simplement le nom de
la variable proposée).
Exemples
Vous pouvez transférer les absences diverses dans HEUABS ; Les heures
supplémentaires dans HEUSU25, HEUSU50, HEUSU100.
Attention
Vous devez soit paramétrer des rubriques en Paye qui utilise les variables
commençant par RTT (RTTANP, RTTAN, RTTM etc.), soit effectuer le
transfert dans vos variables habituelles.
Attention encore
N’oubliez pas que le transfert correspond à un transfert d’heures, et non
de jours. C’est pourquoi le transfert des heures de congés payés n’est pas
utile, car, en paye, vos congés doivent impérativement être gérés en jours.
Vous devez utiliser le planning de congés inclus à EBP Paye. La saisie des
congés dans le module RTT est cependant indispensable pour la bonne
gestion des RTT.
Remarque
Les quatre premières variables (HREF, P, HTT et HTR) ne sont pas utiles
en EBP Paye. Elles sont proposées tout de même en cas de demandes
particulières.
Si vous ne souhaitez pas transférer une variable, il suffit de supprimer son
nom.
232 _______________________________________________ EBP Paye
Récupération des heures dans EBP Paye
Les modèles de bulletins sont programmés pour faire apparaître
automatiquement le solde RTT cumulé (RTTSOLDE) et le solde RTT de la
période (RTTPERIODE).
Faites Démarrer pour lancer le transfert. Il vous suffira d’ouvrir votre
dossier dans EBP Paye pour que le logiciel vous propose d’importer les
variables du module Gestion des 35 heures.
Attention
Ces variables seront prises en compte pour le mois courant quelque soit la
période indiquée lors du transfert des variables dans le module Gestion
des 35 heures. Vérifiez donc la correspondance des périodes transférées.
EBP Paye _______________________________________________ 233
Annexes
9. Annexes - Exemples
Attention ! ! ces exemples sont susceptibles d’être modifiés.
EBP Paye _______________________________________________ 235
Annexes - Exemples
Exemple de journal de paye :
236 _______________________________________________ EBP Paye
Annexes
Exemple de DUCS URSSAF :
EBP Paye _______________________________________________ 237
Index
INDEX
A
Abattement ..................................................................................................91
Absences non payées...............................................................................126
Accident du travail.....................................................................................107
Acomptes ..................................................................................................146
Adresse société...........................................................................................55
Affichage rubriques .....................................................................................38
Affichage variables ......................................................................................38
AGIRC .......................................................................................................143
AGORA .....................................................................................................157
Agricole
dossier de démonstration ........................................................................34
fichier de paramétrage.............................................................................56
Aide en ligne (utilisation) ...............................................................................5
Analytique..................................................................................................114
Analytique
transfert en comptabilité ........................................................................148
Ancienneté ................................................................................................106
APE .............................................................................................................67
Appel d’une table ........................................................................................78
Application du planning .............................................................................225
Arborescence ..............................................................................................35
ARRCO .....................................................................................................143
Arrondi sur jours de congés ........................................................................64
Assistance technique ..................................................................................15
Attestation ASSEDIC ................................................................................143
B
Banques ......................................................................................................70
Barre d’outils standard ................................................................................44
Barre de navigation .....................................................................................40
Barre des impressions ................................................................................47
Base ............................................................................................................89
Bulletins
impressions des.....................................................................................139
réalisation des .......................................................................................123
EBP Paye _______________________________________________ 239
Index
Bulletins multiples .....................................................................................188
C
Cadre.........................................................................................................105
Calcul des tranches de cotisations ...........................................................177
Calcul du bulletin.......................................................................................136
Calendrier....................................................................................................48
CDT ...........................................................................................................126
Champs de saisie........................................................................................48
Champs personnalisés......................................................................109, 186
Classement des rubriques ..........................................................................38
Classement des variables ...........................................................................38
Classeurs ....................................................................................................36
Clôture annuelle ................................................................................150, 163
Clôture des bulletins..................................................................................149
Clôture des congés payés...................................................................58, 150
Clôture du mois .........................................................................................149
Code CIPDZ ..............................................................................................107
Code de débridage......................................................................................30
Commentaire.........................................................................................87, 96
Comptabilité
transfert en ............................................................................................147
Comptes comptables ................................................................................165
Configuration matérielle ..............................................................................19
Configuration requise ..................................................................................19
Congés
gestion des ............................................................................................173
paramétrage des ...................................................................................174
pointage des ..........................................................................................111
saisie des jours de.................................................................................176
Congés acquis ..........................................................................................173
Congés d’un salarié ..................................................................................111
Congés Payés .............................................................................................58
Congés pris par le salarié .........................................................................124
Constante ....................................................................................................80
Construction des bulletins .........................................................................134
Convention collective ..........................................................................67, 108
Coordonnées société ..................................................................................66
CP .............................................................................................................219
CP(+) .........................................................................................................219
Création d’un dossier RTT ........................................................................204
Création d’un planning ..............................................................................222
240 _______________________________________________ EBP Paye
Index
Création de dossier ...............................................................................53, 60
Créer une fiche............................................................................................37
CSG.............................................................................................................91
Cumul de la variable ...................................................................................84
Cumuls bulletin..........................................................................................116
Cumuls congés .................................................................................120, 121
Cumuls de la société.................................................................................119
Cumuls RTT ..............................................................................................121
Cumuls salariés.........................................................................................113
Cumuls variable ........................................................................................117
D
DADS ........................................................................................................150
Date de paye .............................................................................................135
Débridage....................................................................................................30
Déclaration MSA ...............................................................................143, 156
Déclôture .....................................................................................................64
Disquette de virements .............................................................................145
Disquette des acomptes............................................................................146
Données dans l’éditeur de formule ...........................................................167
Dossier
création de .........................................................................................53, 60
ouvrir un dossier ......................................................................................32
Dossier de démonstration ...........................................................................33
Dossier programme.....................................................................................23
Dossier RTT
création ..................................................................................................204
duplication..............................................................................................204
ouvrir......................................................................................................203
paramétrage ..........................................................................................206
Droit aux congés .......................................................................................174
DUCS ........................................................................................................178
Duplication d’un profil................................................................................101
Duplication de dossier RTT.......................................................................204
Dupliquer une fiche .....................................................................................41
E
EBP Paye 7 .................................................................................................62
Editeur DADS ............................................................................................153
Editeur de formule.....................................................................................167
EBP Paye _______________________________________________ 241
Index
Editions......................................................................................................230
e-mail commercial .......................................................................................20
E-mail support .............................................................................................15
Employé ....................................................................................................105
Enregistrer une fiche ...................................................................................41
Entrée du salarié .......................................................................................107
Etablissement............................................................................................208
ETAM ........................................................................................................105
Etat des charges .......................................................................................142
Etat des charges avec cumul ....................................................................236
Etat des paiements ...................................................................................146
Exercice.......................................................................................................57
Exercice antérieur .......................................................................................34
Expert-Comptable .......................................................................................69
F
Fermer un dossier .......................................................................................43
Fermer une fenêtre .....................................................................................43
Fiche
création ....................................................................................................41
rechercher une ........................................................................................42
sauvegarder une......................................................................................41
Fiche courante ............................................................................................39
Fichier de paramétrage ...............................................................................56
Fichier de sauvegarde...............................................................................194
Filtre ..........................................................................................................191
Fonctions...................................................................................................167
Fonctions logiques ....................................................................................169
Fonctions mathématiques .........................................................................168
Format d’impression....................................................................................65
Formule de calcul......................................................................................167
Frais professionnel................................................................................91, 95
G
Gestion des congés ..................................................................................173
H
HEUREF......................................................................................................58
242 _______________________________________________ EBP Paye
Index
Heures de référence ...................................................................................68
Heures de référence du salarié.................................................................210
Heures de référence pour le salarié..........................................................219
Heures de travail .......................................................................................128
Heures de travail
saisie globale des ..................................................................................129
Heures mensuelles de référence ................................................................58
Heures travaillées .....................................................................................142
Historique des bulletins .............................................................................140
Historique des évènements.......................................................................113
Horaire.......................................................................................................105
Horaire
saisie des heures de travail ...................................................................128
HREF.........................................................................................................227
HTR ...........................................................................................................228
HTT ...........................................................................................................227
I
Import de données ....................................................................................200
Import de rubriques .....................................................................................98
Import de variables......................................................................................85
Import des valeurs de variables ..................................................................85
Import salariés...........................................................................................208
Imposable..............................................................................................91, 95
Impression
lancement d’une ......................................................................................49
Impression rubrique ..............................................................................90, 95
Impressions
fonctionnement des .................................................................................49
Installation monoposte ................................................................................21
Installation Planning RTT ............................................................................24
Interrogation analytique.............................................................................189
Interrogation multiple.................................................................................190
Interrogation simple...................................................................................190
J
Jeux de sauvegarde..................................................................................194
Journal de paye.........................................................................................142
Jours acquis ..............................................................................................106
EBP Paye _______________________________________________ 243
Index
L
La barre de gestion .....................................................................................46
Lecteur de disquette
sauvegarde ............................................................................................194
Les barres d ‘outils ......................................................................................44
Les fichiers de travail ..................................................................................35
Lettres-chèque ..........................................................................................146
Ligne blanche ..............................................................................................96
Lisezmoi.txt ...................................................................................................5
Livre de paye.....................................................................................142, 237
M
Maladie......................................................................................................126
Matricule....................................................................................................102
Matricule salarié ..........................................................................................68
Menu contextuel..........................................................................................37
Mode de règlement du salarié ..................................................................108
Modèle de bulletin par défaut......................................................................64
Modification ’un planning...........................................................................225
Montant .......................................................................................................89
Montant négatif .........................................................................................136
Mot de passe société ..................................................................................67
MSA...........................................................................................................143
Multi-bulletins ............................................................................................103
N
NAF .............................................................................................................67
NII................................................................................................................66
Nom de jeune fille .....................................................................................103
Nombre d’heures journalier moyen ...........................................................219
Nombre de bulletins par mois ...................................................................103
Numéro de compte pourles rémunérations dûes......................................108
Numéro de S.S..........................................................................................104
Numérotation automatique des matricules .................................................68
O
Organismes .................................................................................................71
244 _______________________________________________ EBP Paye
Index
Outils DecodeDADS..................................................................................153
Ouverture d’un dossier................................................................................32
Ouvrier.......................................................................................................105
P
Paramétrage du dossier RTT....................................................................206
Paye Bâtiment...................................................................................115, 117
Paye Décalé ................................................................................................57
Paye en cours d’exercice ..........................................................................116
Période de paye ........................................................................................137
Pervasive.....................................................................................................26
Photo .........................................................................................................103
Place disque................................................................................................19
Planning
création ..................................................................................................222
Planning RTT
accès .....................................................................................................203
Plannings...................................................................................................222
Point d’interrogation ....................................................................................36
Préparation des bulletins...........................................................................134
Profil lié au statut salarié .............................................................................69
Profil salarié ..............................................................................................110
Profils ..........................................................................................................99
PRORATA ...................................................................................................64
Protocoles validés .......................................................................................25
R
Raison sociale .............................................................................................55
RDS.............................................................................................................91
Réalisation des bulletins ...........................................................................123
Rechercher une fiche ..................................................................................42
Recopie de données ...................................................................................43
Récupération de dossier antérieur ..............................................................60
Règlements salariés..................................................................................145
Régularisation ...................................................................................111, 176
Régularisation par défaut ............................................................................68
Répertoire du dossier..................................................................................55
Report des RTT.........................................................................................207
Report des soldes .....................................................................................210
Reprise des cumuls...................................................................................116
EBP Paye _______________________________________________ 245
Index
Reprise des RTT .......................................................................................207
Réseau
installation................................................................................................24
Restauration
lancement ..............................................................................................197
options de ..............................................................................................194
Restauration d’un dossier RTT .................................................................211
Rubrique de Brut .........................................................................................86
Rubrique de Commentaire ..........................................................................87
Rubrique de cotisation ..........................................................................87, 92
Rubrique de net...........................................................................................87
Rubrique de Net ..........................................................................................94
Rubriques ....................................................................................................86
S
Saisie dans bulletin ...................................................................................137
Saisie dans le bulletin .............................................................90, 95, 97, 137
Saisie dans le planning .............................................................................224
Saisie des heures......................................................................................226
Saisie des jours maladie ...........................................................................126
Saisie des variables ..................................................................................130
Saisie d'un montant.....................................................................................49
Salaire .......................................................................................................105
Salaire négatif ...................................................................................106, 150
Salarié horaire ...........................................................................................128
Salariés .....................................................................................................102
Salariés sortis..............................................................................................38
Sauvegarde ...............................................................................................193
Sauvegarde
lancement ..............................................................................................195
options de ..............................................................................................194
Sauvegarde d’un dossier RTT ..................................................................211
Sélection salarié ........................................................................................191
Séparateur de lignes de bulletin ................................................................64
Service technique (e-mail) ..........................................................................15
Service technique (téléphone) ....................................................................15
Services.....................................................................................................208
Société
mot de passe ...........................................................................................67
Solde RTT .........................................................................................215, 230
Solde RTT dans le bulletin ........................................................................231
Sortie du salarié ........................................................................................107
246 _______________________________________________ EBP Paye
Index
Statut du salarié ........................................................................................105
Suspension du CDT ..................................................................................126
T
Table
appel dans une formule ...........................................................................78
Table de calcul à index ...............................................................................74
Table de calcul à intervalles........................................................................75
Table de calcul dans une formule de calcul..............................................171
Tables de calcul .........................................................................................72
Taux ............................................................................................................89
TDS multi-dossiers ....................................................................................153
Téléphone ...................................................................................................15
Téléphone commercial................................................................................20
Temps partiel ....................................................................................105, 175
Tester une variable .....................................................................................83
Tiré-lâché ....................................................................................................37
Touches programmables ..........................................................................224
Traitements détaillés .................................................................................165
Tranches de cotisation
calcul......................................................................................................177
Tranches de cotisations ............................................................................117
Transfert comptable ..................................................................................147
Transfert RTT -> Paye ..............................................................................231
U
Utilisation du planning ...............................................................................225
V
Valeur de variable commune ....................................................................133
Valeurs de variables....................................................................................85
Validité d’une rubrique ..........................................................................90, 95
Variable .......................................................................................................93
Variable
arborescence ...........................................................................................85
Variable A Saisir..........................................................................................81
Variable calculée.........................................................................................82
Variables .....................................................................................................79
EBP Paye _______________________________________________ 247
Index
Variables
import de..................................................................................................85
recalcul de ...............................................................................................63
Variables Système ....................................................................................171
Vérification du fichier DADS......................................................................153
Version Bâtiment...................................................................................19, 30
Version Expert.............................................................................................19
Version Plus ................................................................................................19
Version Standard ........................................................................................19
Versions logiciels ........................................................................................30
Virement des salaires................................................................................108
W
Winpaye 2.0 ................................................................................................60
248 _______________________________________________ EBP Paye
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