Nuance PDF Converter 4 Professional Mode d'emploi

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Guide de référence rapide
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Pourquoi les fichiers PDF sont-ils si répandus ?
Le format PDF (Portable Document Format) est le format de référence pour
l’échange de documents entre différents environnements et plates-formes
informatiques. Imaginez : plus de 200 millions de PDF sont aujourd’hui disponibles
sur Internet ! Le format PDF doit son incroyable succès à ses nombreux avantages,
parmi lesquels :
• Intégrité : Les fichiers PDF ressemblent en tout point aux documents à partir
desquels ils ont été créés, et s’affichent exactement de la même façon, quels
que soient la plate-forme, le système d’exploitation ou les paramètres locaux
de l’ordinateur ou du périphérique sur lequel ils sont consultés.
• Compacité : Très souvent, la taille des fichiers PDF est bien inférieure à celle
des documents d’origine. Ils sont donc bien plus faciles à transférer.
• Sécurité : Les fichiers PDF peuvent être signés numériquement et protégés
par mot de passe afin d’empêcher toute édition non autorisée.
• Partage : Même si le contenu de base d’un document PDF ne peut pas être
modifié, il est possible d’y ajouter des commentaires et des annotations pour
simplifier sa révision au sein d’une équipe de travail.
Que fait PDF Professional ?
Développé par Nuance Communications Inc., ScanSoft® PDF Converter
Professional 4 offre une solution complète pour la gestion des fichiers PDF. Ce
logiciel permet d’ouvrir des fichiers PDF des versions 1.3 à 1.6 à des fins d’affichage,
d’édition, d’annotation, de compilation et de ré-assemblage. Il permet également de
créer des fichiers PDF aux formats 1.3 à 1.6 (le format PDF/A étant aussi pris en
charge), et de déverrouiller des fichiers PDF pour en exploiter les informations dans
d’autres applications.
Ce logiciel professionnel intègre trois composants permettant de créer, éditer et
déverrouiller des fichiers PDF. Ces composants sont installés et activés au cours de la
même procédure.
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Création de fichiers PDF
ScanSoft® PDF Create! 4 vous permet de générer des fichiers PDF à partir
d’un très large éventail de fichiers. Après avoir installé PDF Create!, la boîte
de dialogue Imprimer de vos applications autorisant l’impression présentera
une nouvelle imprimante virtuelle, appelée ScanSoft PDF Create!.
L’Assistant PDF Create! vous permet de traiter en une seule opération une liste de
plusieurs fichiers provenant d’applications différentes. Les fichiers de cette liste
peuvent être convertis sous la forme de documents PDF distincts, ou combinés au
sein d’un seul et même fichier PDF. Lorsque vous travaillez dans Microsoft®
WordTM, Excel® ou PowerPoint, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de création
de fichiers PDF depuis votre document actuel. Lorsque vous lancez une conversion
depuis Microsoft Word, les hyperliens et les commentaires de votre document
peuvent être transférés vers le fichier PDF cible, dans lequel vous pouvez également
générer des signets reflétant la structure du document d’origine. Les fichiers générés
peuvent être protégés par mots de passe et inclure des filigranes imprimés en arrièreplan. Des options de compression et d’intégration des polices vous permettent de
contrôler la taille et l’apparence du fichier PDF généré.
Édition de fichiers PDF
Grâce à son interface de consultation et de navigation claire et simple
d’utilisation, ScanSoft PDF Converter Professional vous permet de
bénéficier d’un contrôle total de vos fichiers PDF. Il vous permet d’éditer
vos documents, de les annoter et de les réviser, d’en définir le niveau de
protection, de les signer numériquement, et bien plus encore ! Vous pourrez
également compiler des PDF provenant de différentes sources et en réorganiser les
pages comme bon vous semble. Le programme dispose d’un puissant système de
gestion de contenu qui vous permet de créer des archives de documents et d’en
indexer le contenu pour des recherches ultérieures.
Exportation de fichiers PDF
ScanSoft® PDF Converter 4 vous permet de déverrouiller des fichiers
PDF et de les convertir en fichiers Microsoft® WordTM, Microsoft®
Excel®, Corel® WordPerfectTM et RTF. Il vous permet également d’ouvrir
des fichiers PDF directement depuis ces applications, en vue de leur
édition et de leur enregistrement dans des formats de fichier différents. PDF
Converter prend en charge les fichiers PDF (Portable Document Format) jusqu’à la
version 1.6 incluse, ainsi que les fichiers PDF cryptés (à condition que le mot de
passe requis soit connu de l’utilisateur). Le programme propose quatre modes de
conversion : Document standard, Document juridique, Formulaire et Feuille de
calcul.
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Installation et activation
Veuillez supprimer toute ancienne version du programme PDF Converter
Professional avant de procéder à l’installation. Vous devez disposer de droits
d’administrateur pour installer et activer le programme, ainsi que d’une connexion à
Internet pour activer le programme.
1. Insérez le CD dans votre lecteur de CD-ROM.
Le programme d'installation doit démarrer automatiquement. Si tel n'est pas le cas,
ouvrez l'Explorateur Microsoft® Windows® et cliquez sur l’icône du lecteur de CDROM. Double-cliquez ensuite sur le fichier setup.exe. Sélectionnez une langue pour
l’installation. L’Assistant InstallShield® apparaît.
Si vous avez téléchargé PDF Converter Professional depuis le site Web de Nuance,
double-cliquez sur le fichier setup.exe.
2. Licence et numéro de série
Vous devez accepter l’accord de licence pour pouvoir continuer. Entrez le numéro de
série du produit. Vous trouverez ce numéro sur la pochette du CD ou sur le site Web
de Nuance (sur la page depuis laquelle vous avez téléchargé le produit). Veillez à
conserver précieusement ce numéro. Vous en aurez besoin pour activer le logiciel et si
vous devez le réinstaller.
3. Emplacement et type d’installation
Le programme d’installation propose un répertoire d’installation par défaut.
Acceptez ce répertoire ou choisissez-en un autre. Choisissez de procéder à une
installation complète ou personnalisée. Choisissez Personnalisée pour accepter ou
refuser l’installation du composant permettant de déverrouiller le contenu de fichiers
PDF. Choisissez également Personnalisée pour activer ou désactiver l’intégration de
PDF Converter et de PDF Create! à d’autres programmes. Tous les programmes
proposés dans le volet Intégration de PDF Converter Professional du programme
d’installation sont activés par défaut. (Vous pourrez modifier ultérieurement ces
paramètres d’intégration en sélectionnant le programme dans la fenêtre Ajout/
Suppression de programmes du Panneau de configuration, puis en cliquant sur
Modifier, puis sur Réparer).
4. Cliquez sur Terminé.
L’enregistrement intervient à la fin de l’installation. Cliquez sur Enregistrement en
ligne pour établir une connexion avec le site Web de Nuance. Vous pourrez dès lors
enregistrer votre logiciel en quelques minutes, à l’aide d’un formulaire électronique.
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Soumettre. Si vous ne souhaitez pas
enregistrer immédiatement votre logiciel, vous pourrez vous connecter
ultérieurement au site http://www.nuance.fr pour réaliser cette opération.
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Cliquez sur Support, puis sur Enregistrement de logiciels dans l’écran qui apparaît
alors. Pour obtenir des informations sur l’utilisation de vos données
d’enregistrement, consultez la politique de protection de la vie privée de Nuance.
5. Activez le logiciel.
Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de l’installation. Pour ce faire, vous
devrez disposer d’une connexion à Internet. Si le numéro de série du logiciel est
stocké au bon endroit et qu’il a été saisi correctement, aucune interaction n’est
requise de votre part. Aucune information personnelle ne sera transmise. Si vous
n’activez pas immédiatement le logiciel à la fin de l’installation, vous serez invité à le
faire à chaque démarrage du programme. Si vous n’activez pas le logiciel, vous ne
pourrez lancer PDF Converter Professional que cinq fois. Nous vous recommandons
de procéder à l’activation automatique du logiciel. Si vous choisissez Activation
manuelle, vous devrez procéder à l’activation séparée de PDF Converter et de PDF
Converter Professional.
Veuillez supprimer toute ancienne version de PDF Converter, PDF Create! ou d’un
pilote d’impression Docucom PDF avant d’installer la version 4 du programme.
Conservez le numéro de série de l’ancienne version afin de pouvoir la réinstaller, le
cas échéant, sur un autre ordinateur.
Vous ne serez autorisé à réinstaller le logiciel qu’un nombre limité de fois. Au-delà de
ce nombre d’installations, vous devrez réactiver le logiciel. Notez que le processus de
désinstallation inclut une phase de désactivation du programme. Vous devrez être en
possession du numéro de série pour réinstaller le logiciel et disposer d’un accès à
Internet pour le désactiver ou le réactiver.
Pour obtenir de l'aide
Une version imprimée du présent guide est fournie avec le CD-ROM du programme
ScanSoft PDF Professional. Ce guide est également disponible au format PDF, sur le
CD-ROM et dans le dossier d’installation du programme. Vous pouvez également y
accéder depuis l’onglet À propos de. Si vous avez téléchargé le programme, nous
vous recommandons de consulter ce document PDF, disponible depuis la page de
téléchargement.
ScanSoft PDF Converter Professional possède un système d’aide en ligne complet au
format HTML, accessible depuis le menu Aide du programme.
Appuyez sur la touche F1 pour accéder au menu Aide, qui s’ouvre en
général à la rubrique décrivant la fenêtre actuellement affichée à l’écran.
Certaines boîtes de dialogue disposent également d’un bouton Aide.
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Vous trouverez sur le CD-ROM et dans le dossier du programme un fichier appelé
Notes de version, contenant des informations de dernière minute sur le produit. Le
site Web de Nuance fournit également des informations sur le programme et propose
une base de connaissances régulièrement actualisée, ainsi que des forums utilisateur.
Remarque : Vous trouverez des informations sur la configuration système requise sur
l’emballage du logiciel ainsi que dans le système d’aide en ligne.
Démarrage du programme
Choisissez ScanSoft PDF Professional 4 dans le menu Démarrer de Windows. Les
commandes suivantes sont proposées :
Choisissez cette commande pour
convertir des fichiers PDF en
documents éditables.
Choisissez cette commande pour
lancer le programme principal et
éditer des fichiers PDF.
Choisissez cette commande pour
générer des fichiers PDF à partir d’un ou
de plusieurs documents source.
Création de fichiers PDF
Création de fichiers PDF avec PDF Professional
Cliquez sur le bouton
PDF Create! dans la barre d’outils principale de PDF
Professional ou choisissez la commande Nouveau PDF dans le menu Fichier (voir la
capture d’écran à la page suivante). Vous pouvez créer un PDF vide ou choisir la
commande À partir d’un fichier pour sélectionner un ou plusieurs fichiers dans la
boîte de dialogue Ouvrir, ceux-ci pouvant provenir d’applications différentes. Les
trois commandes suivantes permettent d’accéder à l’Assistant PDF Create!, depuis
lequel vous bénéficiez d’un contrôle complet sur le processus de création PDF. Vous
pouvez également faire glisser des fichiers créés dans une application autorisant
l’impression sur l’espace de travail de PDF Converter Professional. Dans ce cas, la
méthode est la même qu’avec la commande À partir d’un fichier.
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Vous pouvez sélectionner plusieurs
fichiers et générer un PDF pour chaque
document source, selon les paramètres
définis dans la boîte de dialogue
Propriétés de ScanSoft PDF Create!,
accessible depuis la commande
Imprimer du menu Fichier.
Ces commandes s’appliquent à
l’ensemble de l’Assistant PDF Create!,
où les paramètres de traitement sont
définis par l’intermédiaire de profils.
Cette commande permet de convertir le contenu
du Presse-papiers actif en fichier PDF.
Création de fichiers PDF depuis la boîte de dialogue Imprimer
Une fois le programme installé, la boîte de dialogue Imprimer de vos applications
présentera une nouvelle imprimante, appelée ScanSoft PDF Create!. Ouvrez le
fichier à partir duquel vous souhaitez générer un PDF, puis sélectionnez la
commande Imprimer du menu Fichier. Sélectionnez ScanSoft PDF Create!
comme nom d'imprimante. Définissez si nécessaire l’étendue des pages à traiter, ainsi
que d’autres paramètres d’impression. Un seul fichier PDF sera créé,
indépendamment du nombre de copies défini. Cliquez sur Propriétés pour vérifier
ou modifier les paramètres de PDF Create!. Cliquez sur OK pour lancer la création
du fichier. Par défaut, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Il vous est
toutefois possible de définir des instructions d’enregistrement automatisé depuis
l’onglet Réglages PDF de la boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create!.
Utilisation de l’Assistant PDF Create!
Cet assistant, accessible depuis le menu Démarrer de Windows, vous permet de
définir une liste de fichiers à convertir. Ces fichiers peuvent avoir été créés dans des
applications différentes. L’Assistant PDF Create! vous permet de combiner au sein
d’un même fichier PDF tous les fichiers sélectionnés, dans l’ordre que vous avez
spécifié, ou de créer autant de fichiers PDF distincts. Vous pouvez également choisir
de superposer les fichiers lors de leur conversion. L’Assistant utilise des profils pour
contrôler le processus de création des fichiers PDF. Ces profils mémorisent des
paramètres optimisés pour différents types de sorties. Le programme est livré avec six
profils, mais vous pourrez en créer d’autres si vous le souhaitez.
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Supprimer les fichiers
sélectionnés de la liste.
Déplacer les fichiers sélectionnés
vers le haut ou vers le bas.
Supprimer tous les
fichiers de la liste.
Déposez des fichiers dans cette zone à l’aide de la souris, ou
sélectionnez-les en cliquant sur le bouton Ajouter.
Mode
d’assemblage*
Sélectionner un profil.
Cette zone affiche les
paramètres d’enregistrement
actuels.
Lancer la
création PDF.
Modifier les
paramètres de
destination.
Modifier les
réglages des
profils.
* les autres modes d’assemblage sont les suivants :
• Combiner les fichiers en un seul PDF (dans l’ordre défini dans l’Assistant)
• Superposer les fichiers (selon les options de superposition actuelles).
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Cliquez sur Profils… pour modifier les réglages d’un profil existant, ou pour créer
un nouveau profil personnalisé.
Cliquez sur ce bouton pour créer
un profil.
Cliquez sur ce bouton pour supprimer le profil
contenant l’élément sélectionné (un avertissement
sera affiché avant la suppression définitive du profil).
Sélectionnez un réglage
dans la liste.
Cliquez ici pour modifier le
réglage sélectionné.
Mettez un réglage en
surbrillance, puis cliquez
dessus pour afficher une
zone de texte ou une liste
déroulante.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Profils PDF Create!.
Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la conversion dans l’Assistant. La boîte de
dialogue Infos d’impression apparaît, affichant la liste des fichiers d’entrée et de
sortie, ainsi que leur état de chargement ou de conversion. Une fois le processus de
création terminé, cliquez deux fois sur le nom d’un fichier PDF pour l’afficher.
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Création de fichiers PDF depuis l’Explorateur Windows
Cliquez sur un fichier avec le bouton droit de la souris. Le menu contextuel qui
s’affiche alors ressemble à ceci :
Choisissez un profil depuis le sous-menu de la première ligne. Les réglages
actuellement associés à ce profil seront utilisés pour la création du PDF. Sélectionnez
Modifier… pour modifier les réglages d’un profil, ou créer un nouveau profil avant
la création du PDF. La seconde ligne du menu contextuel affiche le mode
d’assemblage actuel. Sélectionnez cette ligne pour choisir un autre mode
d’assemblage.
Si vous sélectionnez un groupe de fichiers, puis que vous cliquez dessus à l’aide du
bouton droit de la souris, le menu contextuel ressemblera à ceci :
Sélectionnez la première option, puis un profil, pour générer un PDF pour chacun
des fichiers sélectionnés. Pour regrouper tous les fichiers sélectionnés au sein d’un
seul et même PDF, sélectionnez la deuxième ou la troisième option, puis un profil.
La dernière ligne du menu contextuel affiche le mode d’assemblage actuel.
Sélectionnez cette ligne pour choisir un autre mode d’assemblage.
Création de fichiers PDF depuis Microsoft Word
1. Ouvrez un document Word.
2. Sélectionnez Créer PDF dans le menu PDF Create!, ou cliquez sur le
bouton
.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’affiche, acceptez ou modifiez le
dossier d’enregistrement et le nom du fichier cible.
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4. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter des informations spécifiques au
document (mots-clés, etc.).
Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message électronique,
cliquez sur
.
Boîte de dialogue Liens PDF
Cette boîte de dialogue s’affiche lorsque vous cliquez sur le bouton
ou lorsque
vous sélectionnez la commande Liens PDF du menu PDF Create!. Elle vous permet
de définir les paramètres de création spécifiques d’un fichier PDF depuis un
document Word. Vous pouvez notamment y définir les styles de paragraphe Word
qui devront être convertis en signets dans le fichier PDF cible, sélectionner les
commentaires qui seront transférés et spécifier le mode de traitement des hyperliens.
Création de fichiers PDF à partir de Microsoft Excel et PowerPoint
1. Ouvrez un fichier Excel ou une présentation PowerPoint.
2. Sélectionnez Créer PDF dans le menu PDF Create!, ou cliquez sur le
bouton .
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’affiche, acceptez ou modifiez le
dossier d’enregistrement et le nom du fichier cible.
4. Pour générer un PDF et joindre une copie de ce dernier à un message
électronique, cliquez sur
.
Pour modifier les propriétés de création du fichier, cliquez sur
.
REMARQUE : Si les boutons
ne s’affichent pas dans Word, Excel
ou PowerPoint, choisissez la commande Barres d’outils du menu Affichage, puis
sélectionnez ScanSoft PDF.
Boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create!
La boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create! vous permet de
configurer vos processus de conversion. L’onglet Général vous permet de définir la
taille, l’orientation et la résolution du fichier PDF généré, et d’indiquer si vous
souhaitez ou pas l’afficher une fois la conversion terminée. L’onglet Réglages PDF
vous permet de choisir la version du format PDF, de contrôler l’intégration des
polices au fichier généré, de définir un type et un niveau de compression, de spécifier
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des mots de passe et d’ajouter des filigranes. Vous pouvez également, depuis cet
onglet, choisir le nom du ou des fichiers PDF générés et définir leurs propriétés
spécifiques (titre, auteur, sujet et mots-clés). Vous pouvez également choisir de
joindre automatiquement les fichiers convertis à un courrier électronique, prêt à être
envoyé.
La boîte de dialogue Propriétés de ScanSoft PDF Create! est accessible depuis la boîte
de dialogue Imprimer de vos applications. Lorsque vous travaillez avec l’Assistant
PDF Create! ou dans l’Explorateur Windows, les paramètres de traitement sont
définis par l’intermédiaire de profils. Si vous souhaitez accéder à ces paramètres
depuis Microsoft Word, sélectionnez la commande Imprimer du menu Fichier.
Superposition de fichiers PDF
Les options de superposition vous permettent de placer un élément graphique ou
d’autres objets fixes sur la première page des fichiers PDF que vous générez, et de
faire en sorte que ces éléments soient superposés aux contenus qui changent d’un
fichier à l’autre.
Exemple de superposition pour une page de garde :
Pour obtenir ce résultat, il est nécessaire de désélectionner l’option Répéter la
dernière page du document le plus court.
Vous pouvez également utiliser la fonction de superposition pour placer le logo de
votre société ou tout autre objet fixe sur chacune des pages des PDF que vous
générez. Pour ce faire, sélectionnez l’option Répéter la dernière page du document
le plus court.
Pour obtenir plus d’informations sur les options de superposition, consultez l’aide en
ligne.
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Édition de fichiers PDF
La capture d’écran ci-dessous montre les principales sections de l’interface de PDF
Converter Professional.
Visualisation et édition de fichiers
PDF
Les commandes de PDF Converter Professional sont regroupées dans différentes
barres d’outils. Ces barres d’outils sont flottantes : vous pouvez les déplacer sur votre
espace de travail. Vous trouverez ci-dessous une présentation des principales barres
d’outils de l’application. Deux d’entre elles font l’objet d’une description détaillée de
leurs outils, de la gauche vers la droite.
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Cette barre d’outils est utilisée pour les
opérations standard, telles que la création,
l’ouverture, l’enregistrement, l’impression et
l’envoi par courrier électronique de fichiers PDF,
ainsi que le lancement de recherches sur ces
fichiers. La liste déroulante de l’outil PDF
Converter est affichée : sélectionnez-y le format
vers lequel vous souhaitez déverrouiller le PDF
actuellement affiché à l’écran.
L’outil Main sert à visualiser et à faire défiler le fichier
PDF. Les différents outils de sélection vous permettent
de sélectionner du texte et des éléments du document.
Cette barre d’outils sert à faire des zooms avant et
arrière sur le fichier PDF, à agrandir les parties qui vous
intéressent davantage ou une page entière de manière
dynamique.
Retoucher du texte : pour apporter des modifications
mineures sur du texte, même sur plusieurs lignes.
Retoucher un objet : pour déplacer, redimensionner,
faire pivoter, regrouper des objets ou les classer par
ordre de priorité.
Sélectionner un objet : pour modifier les propriétés et l’alignement d’un objet.
Créer un lien : pour tracer un rectangle correspondant à un futur hyperlien.
Recadrer : pour tracer un rectangle délimitant la zone à conserver après le recadrage.
Double-cliquez dans le rectangle pour définir des paramètres de recadrage.
Auto-FormTyper : pour lancer la détection et l’activation automatiques des éléments de
formulaire et convertir un PDF statique en formulaire remplissable.
Signature numérique : pour protéger votre document avec une signature numérique
empêchant toute édition non autorisée.
Liste déroulante Contrôles de formulaire : les contrôles de formulaire affichés peuvent
être ajoutés à un formulaire PDF.
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Joindre : pour insérer un fichier ou un fichier audio au PDF, sous la forme d’une icône, à
l’endroit choisi.
Tracer : pour dessiner des formes sur la page. Lorsque vous dessinez des formes
comprenant plusieurs côtés, utilisez le menu contextuel pour indiquer que vous avez
terminé de dessiner votre forme.
Surligner : pour surligner, barrer ou souligner du texte.
Note : pour insérer une note sur le PDF. Les notes permettent d’échanger des informations
lorsque les fichiers PDF sont partagés.Vous pouvez trier les notes par auteur, type, date,
etc.
Zone de texte : pour ajouter une zone de texte sur le contenu de la page PDF.
Tampon : pour sélectionner l’un des tampons de la galerie de tampons et l’insérer sur la
page.
Protection du document
Pour modifier les paramètres de protection d’un document, cliquez sur Document >
Propriétés du document, puis choisissez l’onglet Sécurité. Cet onglet affiche
toujours les paramètres de protection actuellement définis. Vous avez la possibilité
d’appliquer différents niveaux de protection à vos documents, à l’aide de mots de
passe ou d’un certificat.
Recherche et archivage de documents
Vous pouvez lancer des recherches sur le fichier PDF actuellement affiché à l’écran,
sur le contenu d’un dossier spécifique ou sur un fichier d’index prédéfini.
L’organiseur vous permet de définir avec précision vos critères de recherche.
Un fichier d’index PDF (extension .zpi) est un fichier archive de documents PDF, sur
lequel des recherches peuvent être lancées. Pour créer un nouvel index ou modifier
un index existant, cliquez sur Document > Catalogue.
Lecture du texte à voix haute
Utilisez la commande Lire le PDF du menu Outils pour obtenir la lecture à voix
haute d’un PDF. Vous pouvez obtenir la lecture de la page actuellement affichée à
l’écran, ou de tout le reste du document. Sélectionnez Propriétés pour ajuster le
débit et le volume de lecture. Vous pouvez également exporter le texte du PDF sous
la forme d’un fichier audio au format .wav. Cette fonctionnalité repose sur le moteur
de synthèse vocale RealSpeak Solo de Nuance.
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Systèmes de gestion documentaire
PDF Converter Professional prend en charge différents systèmes de gestion
documentaire pour l’importation et le stockage de fichiers. Pour plus d’informations
sur les produits pris en charge, reportez-vous à la rubrique Configuration système
requise du système d’aide en ligne.
Optimisation de fichiers PDF
Vous avez la possibilité d’optimiser votre fichier PDF pour l’adapter au mieux à vos
besoins. Cliquez sur Outils > Optimiser le PDF et définissez vos paramètres pour
les fichiers cible, tels que l’affichage Web rapide, la compression des objets et des
images, les paramètres des pages numérisées, l’incorporation des polices, etc. Vous
pouvez également baliser les fichiers PDF pour que leur structure logique
(paragraphes, titres, images, tableaux, cellules, etc.) soit identifiée et enregistrée.
Impression de fichiers PDF
En plus des choix d’impression habituels, vous pouvez choisir d’imprimer le fichier
PDF avec ou sans les commentaires qui y ont été ajoutés. Il est également possible
d’imprimer uniquement les champs d’un formulaire, ce qui vous permet d’imprimer
un formulaire vide, de le remplir électroniquement, puis d’imprimer vos réponses sur
le formulaire vide.
Exportation de fichiers PDF
Exportation de fichiers PDF depuis le programme PDF Professional
PDF Converter est le composant qui vous permet de convertir des fichiers PDF en
fichiers éditables. Ce composant est accessible via le bouton Enregistrer sous de la
barre d’outils Fichier. Vous pouvez lancer une conversion directe en utilisant les
réglages actuellement définis ou choisir la dernière commande pour ouvrir l’Assistant
PDF Converter et bénéficier d’un contrôle complet sur le processus de conversion.
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La conversion directe peut également être lancée depuis la commande Enregistrer
sous du menu Fichier.
L’Assistant PDF Converter
L’Assistant PDF Converter est accessible depuis le menu Démarrer de Windows, ou
depuis le bureau de votre ordinateur, si vous avez choisi de créer un raccourci à cet
emplacement. L’Assistant vous permet de préparer et de contrôler vos travaux de
conversion. En Vue complète, l’Assistant affiche un aperçu des fichiers PDF à
convertir et vous permet de définir l’étendue des pages à traiter. Le volet de droite
affiche les fichiers à convertir. Pour chacun de ces fichiers, des icônes indiquent l’état
de chargement ou de conversion. Consultez l’aide en ligne pour connaître la
signification de ces icônes.
PDF Converter 4 offre quatre niveaux de contrôle :
Affichage réduit :
Cette vue permet de lancer rapidement des conversions, en utilisant les paramètres
de traitement actuellement définis. Cette vue n’offre que quatre sélections de base.
Vue complète :
En plus des quatre boutons disponibles en Affichage réduit, la Vue complète offre un
aperçu des pages à convertir, et donne accès à tous les réglages qui affectent les
conversions. Choisissez un mode de traitement pour afficher les réglages associés.
Choisissez un format de sortie (ou cliquez sur le bouton Sortie) pour définir les
options d’enregistrement. La Vue complète répertorie l’ensemble des fichiers qui ont
été traités au cours de la session actuelle, et affiche des informations d’état pour
chacun d’entre eux.
Vue de gauche :
Cette vue s’affiche lorsque PDF Converter est lancé depuis une application cible.
Comme le fichier est déjà sélectionné, seuls le volet d’aperçu et les contrôles associés
sont nécessaires.
Conversion directe, sans afficher l’Assistant :
Lorsque le fichier à traiter et le format de sortie sont prédéfinis, il vous est possible de
passer outre l’Assistant et de lancer une conversion directe en utilisant les réglages
actuellement définis. Reportez-vous à la rubrique Lancement du programme depuis
d’autres endroits.
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Lancer une conversion en Affichage réduit
Sélectionnez Affichage réduit dans le menu Affichage. Vos travaux de conversion
sont dès lors simples et rapides : à l’exception de quatre sélections effectuées à l’aide
des boutons de la barre d’outils, le programme utilisera tous les autres réglages
actuellement définis :
1. Fichier > Ouvrir :
Sélectionnez un ou plusieurs fichiers
PDF, ou faites-les glisser vers la
fenêtre en Affichage réduit.
Bouton
Mode
Bouton
Sortie
Bouton
Convertir tout
2. Choisissez un mode de traitement :
Document standard, Document juridique,
Feuille de calcul ou Formulaire.
3. Choisissez un format de sortie : Microsoft Word,
Excel, Corel WordPerfect ou Rich Text Format.
4. Lancez la conversion.
Lors de la conversion, les boutons sont grisés et inopérants. Si l’option Afficher le
fichier généré est sélectionnée dans le volet des options de sortie, le fichier converti
apparaît dans le programme cible.
Sélectionnez de nouveau Affichage réduit dans le menu Affichage pour revenir en
Vue complète, afficher des informations relatives au traitement, vérifier et modifier
les réglages du programme ou afficher un aperçu des pages du PDF. Si vous quittez le
logiciel en Affichage réduit, ce mode sera actif au prochain démarrage du
programme.
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Lancer une conversion en Vue complète
L’illustration suivante représente l’Assistant en Vue complète. Dans notre exemple,
trois fichiers ont été sélectionnés, et la page d’un formulaire est affichée dans le volet
d’aperçu, à gauche.
Revenir à
l’aperçu.
Sélectionner le mode de
conversion et le format
de sortie, et les réglages
associés.
Sélectionner
des fichiers à
convertir.
Convertir le
fichier
sélectionné.
Retirer des
fichiers de la
liste.
Déplacer les
fichiers vers le
haut ou vers le
bas dans la liste.
Convertir tous
les fichiers de la
liste.
Volet d’aperçu
affichant une page du
fichier sélectionné.
Liste des fichiers
chargés ou convertis.
Des icônes indiquent
l’état des fichiers.
Vous pouvez ajouter
des fichiers par
« glisser-déposer ».
Afficher la
source, ou le
fichier généré
à partir d’un
PDF
sélectionné.
Cette icône indique
que la page
possède une
couche de texte.
Les pages
dépourvues de
couche de texte
sont associées à
cette icône :
Vous pouvez afficher un aperçu de
chacune des pages du fichier PDF
que vous souhaitez convertir à l’aide
des boutons de navigation.
Définissez ici l’étendue de pages à
traiter. Par défaut, toutes les pages
sont sélectionnées et seront
converties.
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Lancement du programme depuis d’autres endroits
Afin de faciliter l’accès aux fonctionnalités du programme, vous pouvez lancer PDF
Converter 4 de différentes façons, comme décrit dans les procédures suivantes :
Menu Démarrer de Windows
Dans le sous-menu Programmes ou Tous les programmes, choisissez Assistant
PDF Converter dans le groupe ScanSoft PDF Professional 4. Toutes les
conversions lancées à partir du menu Démarrer s’effectuent à l’aide de l’Assistant
PDF Converter. Cet Assistant vous permet de sélectionner les fichiers PDF à
convertir, et de définir la méthode de traitement des fichiers de sortie. L’affichage du
fichier généré est facultatif.
Bouton Ouvrir un fichier PDF de la barre d’outils de Microsoft Word
1. Utilisez le bouton Ouvrir un fichier PDF
de la barre d’outils de
Microsoft Word, ou la commande Ouvrir un fichier PDF… du menu Fichier
de Word pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir, dans laquelle le format PDF
est sélectionné comme type de fichiers.
2. Sélectionnez un fichier PDF, après avoir parcouru si nécessaire votre système de
fichiers. Cliquez sur Ouvrir.
3. Le volet d’aperçu de l’Assistant PDF affiche la première page du fichier PDF. Si
vous le souhaitez, vous pouvez consulter les autres pages du document, et définir
l’étendue de pages à traiter.
4. Sélectionnez le mode de traitement dans le menu déroulant du bouton Mode,
ou dans le menu Options. Le volet des réglages du mode choisi apparaît alors.
Apportez des modifications si vous le souhaitez.
5. Cliquez sur le bouton Sortie ou sélectionnez Document Word (la seule option
possible) dans le menu Options pour définir les options d’enregistrement du
fichier converti.
6. Cliquez sur le bouton
pour lancer la conversion. Une barre de
progression apparaît. Le fichier converti sera affiché dans Microsoft Word, prêt à
être édité.
Remarque : Si le bouton Ouvrir un fichier PDF n’apparaît pas dans la barre
d’outils, sélectionnez Barres d’outils dans le menu Affichage, puis sélectionnez
ScanSoft PDF. Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Préférences de
l’Assistant PDF Converter, activer l’intégration à Word, puis redémarrer Word.
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Boîte de dialogue Ouvrir de Microsoft Word
1. Dans Word, cliquez sur le bouton Ouvrir
Ouvrir... du menu Fichier.
ou sélectionnez l’option
2. Dans la zone Type de fichiers, choisissez PDF (Portable Document Format)
(*.pdf ).
3. Sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez convertir. Il est possible de
sélectionner plusieurs fichiers : ces derniers seront convertis les uns à la suite des
autres.
4. Cliquez sur Ouvrir. (Les éléments utilisés au cours des étapes 2, 3 et 4 sont
indiqués dans la capture d’écran suivante.)
5. La conversion est alors lancée avec ou sans l’Assistant, tel que défini dans la boîte
de dialogue Paramètres de PDF Converter 4.0 (accessible depuis le menu
Outils de Word).
6. Si le traitement à l’aide de l’Assistant PDF Converter est activé, un aperçu du
fichier PDF est affiché et vous pouvez modifier les paramètres avant de lancer sa
conversion. Dans le cas contraire, la conversion démarre immédiatement en
utilisant les paramètres de traitement actuellement définis pour le mode
sélectionné.
7. Les documents convertis sont ensuite affichés dans Microsoft Word, prêts à être
édités.
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8. Un document converti s’affiche comme s’il s’agissait du PDF d’origine. Vous
devez l’enregistrer en tant que document Word à l’aide de la commande
Enregistrer sous..... Si vous sélectionnez Enregistrer, vous écraserez le fichier
PDF d’origine. Si vous sélectionnez Fermer sans enregistrer votre document, le
document converti sera perdu. Après avoir converti un document, PDF
Converter affiche le message suivant :
WordPerfect
Dans le menu Fichier de WordPerfect, cliquez sur Ouvrir un fichier PDF....
Sélectionnez un seul fichier PDF, puis cliquez sur Ouvrir. Vous pouvez visualiser les
pages du PDF dans le volet gauche de l’Assistant PDF Converter. Si nécessaire,
sélectionnez l’étendue de pages à convertir. Sélectionnez un mode de traitement
(document standard ou juridique), ainsi que les réglages associés. Définissez les
options de sortie. Cliquez sur le bouton Convertir tout. Le fichier converti sera
affiché dans WordPerfect, prêt à être édité.
Microsoft Excel
Cliquez sur le bouton Ouvrir un fichier PDF
de la barre d’outils de
Microsoft Excel ou sélectionnez la commande Ouvrir un fichier PDF... dans le
menu Fichier. Sélectionnez un fichier PDF, puis cliquez sur Ouvrir. Vous pouvez
visualiser les pages du PDF dans le volet gauche de l’Assistant PDF Converter. Si
nécessaire, sélectionnez l’étendue de pages à convertir. Cliquez sur le bouton Feuille
de calcul (la seule option possible) pour définir les options de conversion. Vous
pourrez notamment choisir de créer une feuille pour chacune des pages ou chacun
des tableaux du PDF source. Définissez les options de sortie. Cliquez sur le bouton
Convertir tout. Le fichier converti sera affiché dans Microsoft Excel, prêt à être
édité.
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Microsoft Outlook
1. Sélectionnez un message auquel est joint un fichier PDF. Les boutons PDF
Converter seront dès lors activés.
2. Cliquez sur le bouton PDF Converter
Outlook ou dans la barre d’outils du message.
dans la barre d’outils
3. Si plusieurs PDF sont joints au message, sélectionnez le fichier PDF à convertir,
puis cliquez sur Ouvrir.
4. Vous pouvez choisir d’utiliser ou pas l’Assistant PDF Converter pour convertir
votre fichier PDF. Si vous optez pour une conversion automatique, vous devrez
choisir le mode de traitement ainsi que l’application cible.
Microsoft Internet Explorer
1. Cliquez avec le bouton droit sur un lien hypertexte associé à un fichier PDF ou à
une page HTML hébergeant un fichier PDF.
2. Sélectionnez Ouvrir avec ScanSoft PDF Converter 4.0.
3. La conversion du fichier est réalisée à l’aide de l’Assistant.
Explorateur Windows
1. Dans l’Explorateur Windows, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône
ou le nom d’un fichier PDF ou, sur le bureau, cliquez avec le bouton droit sur
l’icône d’un fichier PDF.
2. Choisissez un mode de conversion, ainsi que le format de sortie dans le menu
contextuel. Si vous avez choisi d’utiliser l’Assistant PDF Converter, ces
paramètres peuvent être définis dans l’onglet Aperçu.
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Modes de traitement et options de sortie
PDF Converter propose quatre modes de traitement, en fonction du contenu du
fichier PDF à convertir et du type de sortie que vous souhaitez obtenir. Les choix
disponibles sont les suivants :
Mode
Sortie
Document standard
Word
WordPerfect
RTF
Word
WordPerfect
RTF
Document juridique
Feuille de calcul
Excel
Formulaire
Word
RTF
Lorsque vous sélectionnez un mode de traitement, les paramètres associés s’affichent
dans le volet gauche de l’Assistant. Les paramètres spécifiques à chaque mode de
traitement sont stockés séparément. Les options de traitement des graphiques et des
pages constituées uniquement d’images sont communes à tous les modes de
traitement.
Lorsque vous sélectionnez un format de sortie, les paramètres associés s’affichent
dans le volet gauche de l’Assistant. Ces paramètres sont communs à tous les formats
de sortie.
Les sections suivantes présentent les options spécifiques à chaque mode de
traitement.
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Conversions en mode « Document standard »
Choisissez la méthode de restitution de la mise en page :
• L’option True PageTM place tous les éléments dans des zones de texte ou dans
des cadres.
• L’option Colonne avec enchaînement utilise des zones de texte et des cadres
uniquement lorsque cela s’avère nécessaire. Cette option permet ainsi au texte
de s’enchaîner d’une colonne à une autre.
Conversions en mode « Document juridique »
Choisissez de conserver ou pas certains éléments propres aux documents à caractère
juridique :
• Numéros de ligne : ces numéros apparaissent parfois dans les marges de
gauche de comptes-rendus d’audiences ou de procès verbaux.
• Images : il s’agit en règle générale de tampons, sceaux, signatures ou logos de
sociétés.
Conversions en mode « Feuille de calcul »
Utilisez ce mode de conversion pour traiter des fichiers PDF composés partiellement
ou entièrement de tableaux. Définissez les éléments qui seront placés sur chacune des
feuilles du fichier Excel cible :
• Par page : Chaque page du PDF d’origine sera placée sur une feuille distincte
du fichier Excel cible. Ceci se produira même si le contenu de certaines pages
source ne se présente pas sous forme de tableaux. Si vous le souhaitez, vous
pourrez exclure ces pages de l’étendue des pages à traiter.
• Par tableau : Chaque tableau détecté est converti et placé dans une nouvelle
feuille du fichier Excel cible. Les informations identifiées comme
n’appartenant pas à un tableau sont regroupées dans la dernière feuille du
fichier Excel cible. Les tableaux détectés n’apparaissent pas dans cette dernière
feuille. Ils sont remplacés par des hyperliens pointant vers les feuilles
correspondantes.
Lors de la conversion de fichiers PDF en mode « Document standard », les tableaux
du document PDF source sont convertis sous la forme de tableaux dans le fichier
cible.
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Conversions en mode « Formulaire »
Ce mode de traitement utilise la technologie Logical Form Recognition™ pour
détecter des éléments de formulaires et les convertir correctement. Les choix possibles
sont les suivants :
• Créer des contrôles de formulaire (case non cochée) : Le fichier généré
prendra la forme d’un formulaire remplissable contenant des éléments
statiques. Vous pourrez utiliser les outils de l’application cible pour modifier
la disposition du formulaire.
• Créer des contrôles de formulaire (case cochée) : Le fichier généré prendra
la forme d’un formulaire remplissable et éditable. Vous pourrez modifier les
propriétés associées aux différents champs du formulaire, et modifier si vous
le souhaitez la disposition de ce dernier.
Traitement de fichiers PDF « mixtes »
Les fichiers PDF combinent souvent des éléments de types différents : blocs de texte,
tableaux et formulaires. Dans la plupart des cas, la conversion de ces PDF en mode
« Document standard » donne des résultats satisfaisants. Si vous souhaitez bénéficier
d’une précision de conversion supérieure, vous pouvez « fractionner » le traitement
de vos fichiers en convertissant séparément plusieurs étendues de pages. Vous pourrez
ainsi traiter de manière séparée les tableaux et les formulaires. Par exemple, pour
convertir le plus efficacement un PDF composé de deux pages de texte illustré,
suivies d’un tableau d’une page sur lequel vous souhaitez effectuer des calculs, puis
d’un formulaire de trois pages, convertissez les pages 1 et 2 comme « document
standard », la page 3 comme « feuille de calcul » et les pages 4 à 6 comme
« formulaire ».
Comment sont constitués les fichiers PDF ?
Les fichiers PDF s’affichent toujours parfaitement car ils intègrent les informations
typographiques qui les définissent. Les polices de documents PDF sont incorporées
aux fichiers, et sont utilisées pour recréer les documents. L’affichage de fichiers PDF
se fait donc toujours correctement, même si les polices requises ne sont pas
disponibles sur l’ordinateur de vos destinataires, et quelles que soient la version et la
langue du système d’exploitation qu’ils utilisent.
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Les pages de documents PDF se présentent sous la forme d’images. Il est possible d’y
ajouter des commentaires et des annotations, mais l’édition du texte qu’elles
contiennent est très limitée. La plupart des PDF peuvent faire l’objet de recherches,
car ils se composent de deux couches distinctes. La première est une couche
« image ». Il s’agit de celle qui est affichée à l’écran. Derrière cette couche se trouve en
général une couche dite « de texte », correspondant aux caractères affichés à l’écran.
Couche
« image »
Couche de
texte
Lorsqu’un fichier PDF a été créé à partir d’images ou d’un travail de numérisation, il
n’y a pas de couche de texte. Dans ce cas, le PDF n’est constitué que d’images. En
revanche, lorsqu’un fichier PDF à été généré à partir d’un document éditable, il est
possible qu’une couche de texte ait été créée. Si tel est le cas, on dit que le PDF est au
format « Normal », ou bien encore « qu’il peut faire l’objet de recherches ». Le
créateur d’un PDF peut avoir défini qu’un mot de passe soit demandé pour pouvoir
accéder à la couche de texte.
Comment fonctionne PDF Converter ?
PDF Converter est doté d’un moteur de reconnaissance optique des caractères,
communément appelé « OCR ». Ce moteur peut « lire » et extraire le texte d’une
image. PDF Converter n’a pas besoin d’utiliser son moteur d’OCR pour
déverrouiller des fichiers PDF qui possèdent une couche de texte accessible. Dans ce
cas, le programme « capture » la mise en page du document cible et replace le texte et
les autres éléments sur chacune des pages du document converti.
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En règle générale, vous n’utiliserez le moteur d’OCR de PDF Converter que pour les
pages qui ne disposent pas de couche de texte, ou lorsqu’un encodage non standard
des caractères a été détecté. Si vous le souhaitez, vous pourrez toutefois choisir
d’utiliser le moteur d’OCR du programme pour tous vos travaux de conversion.
Manipulation de fichiers PDF constitués exclusivement d’images
Les fichiers PDF dont les pages sont dépourvues de couche de texte sont convertis de
manière spécifique. Vous pouvez choisir la façon dont le programme traite ces pages :
soit en les convertissant à l’aide du moteur d’OCR (reconnaissance optique de
caractères) intégré à l’application, soit en les transférant sous la forme d’images dans
le document cible, soit en les ignorant. Le programme peut inspecter jusqu’aux 10
premières pages des fichiers PDF que vous souhaitez convertir : si vous le souhaitez,
vous pouvez indiquer que la conversion doit être annulée en l’absence de pages
contenant une couche de texte. Si ScanSoft® OmniPage® est installé sur votre
ordinateur, vous pouvez utiliser ce programme pour bénéficier d’un plus grand
contrôle lors du processus de reconnaissance par OCR.
Prise en charge de documents multilingues
PDF Converter prend en charge plus de 100 langues, parmi lesquelles : le français,
l’anglais, l’allemand, l’espagnol, l’italien, le portugais, le danois, le finnois, le
néerlandais, le norvégien, et le suédois. ScanSoft PDF Converter vous permet
également de convertir des documents multilingues. Pour obtenir la liste complète
des langues prises en charge, consultez l’aide en ligne du produit. Le choix des
langues a une incidence directe sur la qualité de la conversion des pages constituées
uniquement d’images, ou qui utilisent un encodage non standard.
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Ces deux dernières rubriques concernent PDF Converter Professional.
Mises à jour sur le Web
Activez l’option Mises à jour automatiques via Internet dans la boîte de dialogue
Préférences (accessible depuis le menu Fichier) si vous souhaitez être informé des
mises à jour concernant les différents composants du programme. Vous pouvez
également obtenir les toutes dernières mises à jour du programme depuis le menu
Aide. Pour ce faire, vous devrez disposer d’une connexion à Internet.
Désinstallation
1. Cliquez deux fois sur l’icône Ajout/Suppression de programmes dans le
Panneau de configuration.
2. Sélectionnez ScanSoft PDF Professional 4.0.
3. Cliquez sur Supprimer pour désinstaller le programme ou sur Modifier pour
restaurer les fichiers en cas de corruption.
Cette opération désinstalle les trois composants du programme PDF Converter
Professional.
Le programme est désactivé au début du processus de désinstallation, afin d’éviter
tout problème de réactivation si vous le réinstallez ultérieurement. La désactivation
du programme requiert qu’une connexion à Internet soit établie.
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