Nuance PaperPort 12 Manuel utilisateur
Guide de mise en route
A
V I S J U R I D I Q U E S
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M
ARQ UES COM MER CIALES
Nuance
, le logo Nuance,
All-in-One Search, DesktopDelivery, FormTyper, OmniPage, PaperPort,
Productivité sans frontières, ScanDirect, ScanSoft
et
SET
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®
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PaperPort 12 – Guide de mise en route, Août 2009
T
A B L E D E S M A T I È R E S
PaperPort – Présentation générale
Découverte de PaperPort
Bureau divisé en deux espaces de travail
Barre d’outils Accès rapide personnalisable
Acquisition d’objets
Importation d’objets par numérisation
Configuration de votre scanner à l’aide de PaperPort
Impression sur le bureau PaperPort
Ajout d’un dossier dans PaperPort
Importation de photos à partir d’un appareil numérique
Retouche d’une image
Amélioration manuelle des images
Édition de plusieurs objets à la fois
22
28
5
13
PaperPort – Guide de mise en route iii
Annotation d’une page
Protection d’un objet
Classement d’un objet
Ajout de critères de recherche à un objet
Recherche d’un objet
Recherche d’un objet en fonction de ses propriétés
Recherche de mots dans un objet
Ajout d’objets à l’index All-in-One Search
Planification de tâches d’indexation
Partage de fichiers
Envoi d’un objet vers une application liée
Utilisation d’OmniPage avec PaperPort
Personnalisation de la barre Envoyer vers
Conversion d’un objet
Conversion d’un objet de texte en image
Conversion d’une image en texte
Remplissage d’un formulaire numérisé
Création de documents PDF
ScanDirect
Désinstallation de PaperPort
49
51
46
48
43
52
35
38
42
33
35
iv Table des matières
PaperPort – Présentation générale
Bienvenue dans le
Guide de mise en route
de Nuance
®
PaperPort
®
. Ce guide au format
PDF est adapté aux logiciels de lecture d’écran. Si vous l’imprimez sur papier, nous vous conseillons d’imprimer deux pages par feuille en recto verso.
PaperPort offre la solution la plus simple et la plus rapide pour toute personne qui souhaite transformer des documents papier en fichiers numériques faciles à gérer, à retrouver et à manipuler. PaperPort peut communiquer avec des scanners, des imprimantes multifonction et des photocopieurs numériques en réseau pour transformer des documents papier en fichiers numériques. PaperPort propose également un système de dossiers clair et pratique.
Grâce aux larges vignettes de documents affichées sur le bureau PaperPort, vous pouvez réaliser visuellement le classement, la récupération et la manipulation des documents numérisés : fichiers Word, feuilles de calcul, fichiers PDF et photos numériques. Les outils SET (Scanner Enhancement Technology) de PaperPort vous permettent de retoucher vos documents numérisés, et les outils d’annotation permettent d’ajouter des commentaires et des mises en surbrillance à n’importe quelle image numérisée.
Programmes fournis
PaperPort 12 comprend une imprimante virtuelle PaperPort Image, une application
ScanDirect (décrite plus loin), un Assistant de configuration de scanner, une application
ImageViewer (pour visualiser et manipuler des images dans une fenêtre distincte de
PaperPort) et PDF Viewer Plus (pour visualiser et manipuler des fichiers PDF). Dans
PaperPort Professional 12, PDF Viewer Plus est accompagné de Nuance PDF Create, qui offre de puissantes fonctions de création de fichiers PDF à partir d’un large éventail de fichiers source.
PaperPort – Guide de mise en route
5
Installation de PaperPort
Vous pouvez installer PaperPort à partir d’un CD ou du site Web de Nuance. Le programme d’installation offre des instructions simples et claires. Suivez les instructions qui s’affichent à l’écran pour installer le logiciel. Vous devez disposer des droits d’administrateur pour installer et désinstaller le programme.
L’installation de PaperPort implique trois éléments installés en une seule opération :
•
Le programme PaperPort (avec ImageViewer, Scan Direct et l’Assistant de configuration de scanner)
•
PDF Viewer Plus (accompagné de PDF Create pour PaperPort Professional)
•
L’imprimante virtuelle PaperPort Image
PDF Viewer Plus n’est pas installé si PDF Converter Professional, le puissant produit
Nuance, est détecté sur l’ordinateur (version 5.3 ou supérieure) car celui-ci offre toutes les fonctionnalités de PDF Viewer Plus, et bien plus.
Cliquez sur Autorun, sélectionnez une langue d’installation, acceptez l’emplacement par défaut du programme ou modifiez-le. Si vous installez PDF Viewer Plus/Create, deux options apparaissent :
Définir Nuance PDF comme programme d’affichage par défaut pour Windows et Internet Explorer
Cette option fait de PDF Viewer Plus le programme associé par défaut à l’affichage des fichiers PDF. Les fichiers PDF du bureau PaperPort s’ouvrent par défaut dans un produit PDF Nuance. Si vous sélectionnez cette option, les fichiers s’ouvrent dans PDF
Viewer Plus lorsque vous double-cliquez sur un PDF n’importe où sur votre système.
Installer tous les compléments, menus et boutons de Nuance PDF
Cette option place un ruban ou une barre d’outils Nuance PDF dans Microsoft Word,
Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, l’Explorateur Windows et Corel
WordPerfect, ce qui permet à PDF Create de créer des fichiers PDF à partir du document, de la pièce-jointe ou de la page Web en cours. Sélectionnez
Panneau de configuration
>
Ajout/Suppression de programmes
pour activer ou désactiver ultérieurement ces différents compléments.
PaperPort – Guide de mise en route
6
Le fichier Autorun lance ensuite le programme d’installation. Vous devez choisir entre une installation complète et personnalisée. Choisissez l’installation personnalisée uniquement si vous souhaitez ajouter vos propres dossiers aux dossiers PaperPort fournis pendant l’installation. Vous avez la possibilité d’ajouter des dossiers par la suite
(reportez-vous à la page 24).
Activation de PaperPort
La plupart des versions de PaperPort 12 et le programme PDF Viewer Plus associé nécessitent une activation. L’activation et la désactivation du programme requièrent une connexion à Internet. Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de l’installation.
Choisissez l’activation automatique ou manuelle. Nous vous recommandons l’activation automatique. PaperPort et le programme PDF Viewer (avec PDF Create pour la version
Professional) seront activés ensemble. Si le numéro de série du logiciel est stocké au bon endroit et qu’il a été saisi correctement, aucune intervention n’est requise de votre part.
Aucune information personnelle ne sera transmise. L’activation manuelle nécessite votre intervention. Les deux programmes doivent être activés séparément.
Si vous n’activez pas immédiatement le logiciel à la fin de l’installation, vous serez invité
à le faire à chaque démarrage du programme. Si vous n’activez pas PaperPort 12.0 et le programme PDF Viewer, vous ne pourrez les lancer que cinq fois.
Enregistrement
Lorsque votre copie de PaperPort est enregistrée, vous bénéficiez du support technique de Nuance
®
et vous êtes informé en priorité des mises à jour de nos produits.
À la fin de l’installation de PaperPort, un message vous propose de procéder à l’enregistrement en ligne de votre copie. À tout moment, vous pouvez modifier vos informations d’enregistrement en vous rendant sur le site de Nuance, à l’adresse :
http://www.nuance.fr
.
PaperPort – Guide de mise en route
7
Apprentissage
Ce guide décrit les principales fonctions de PaperPort et explique comment utiliser le programme pour mettre en place un système de gestion de vos informations. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur l’utilisation de PaperPort, consultez le système d’aide complet, les guides d’apprentissage, les notes de version et le site Web de Nuance.
Vous pouvez les consulter à partir du ruban
Aide
.
Utilisation de ce guide
Ce guide présuppose que vous maîtrisez les principes de travail sous Microsoft
®
Windows
®
. Pour tous détails sur cet environnement (utilisation des boîtes de dialogue, des menus déroulants et contextuels, des barres de défilement, de la fonction Glisserdéplacer, etc.), reportez-vous à la documentation Windows appropriée.
Utilisation de l’aide
L’aide de PaperPort offre des informations détaillées sur les fonctions, les paramètres de configuration et les procédures de travail du programme. L’aide est disponible à partir du ruban
Aide
de PaperPort.
Le ruban
Aide
de PaperPort permet d’accéder à des services complémentaires : notes techniques, mises à jour du programme, informations sur le produit, support technique, etc.
PDF Viewer Plus et PDF Converter Professional, possèdent leurs propres systèmes d’aide, qui fournissent notamment des informations concernant la création de fichiers
PDF.
Notes de version
Les Notes de version fournissent des informations de dernière minute sur cette version de PaperPort. Ce document est disponible sur le CD d’installation, affichable à partir du ruban
Aide
de PaperPort, et constitue l’un des modèles de documents présents sur le bureau PaperPort lors du premier lancement du programme.
PaperPort – Guide de mise en route
8
Support technique
Nuance propose un service de support technique gratuit et un service facturé à l’incident (par téléphone et par e-mail). Par ailleurs, vous pouvez accéder en permanence et gratuitement à la Base de connaissances (en anglais) proposée sur notre site Web.
Pour plus de détails sur nos différents services de support technique local et international et sur la mise à jour de vos logiciels, rendez-vous sur Internet, à l’adresse
www.nuance.fr.
Avant de contacter Nuance pour un service de support technique, nous vous conseillons de lire attentivement la documentation et les Notes de version.
Configuration minimum requise
Ordinateur équipé d’un processeur Intel
®
Pentium
®
ou supérieur
Microsoft Windows XP 32 bits avec SP3 ou version supérieure, Windows Vista 32 bits et 64 bits avec SP2 ou version supérieure, Windows 7 (versions 32 et 64 bits)
Microsoft Internet Explorer 6.0 ou supérieur
512 Mo de mémoire RAM (1 Go recommandé)
500 Mo d’espace disque disponible pour la copie des fichiers de l’application et 20 Mo d’espace de travail requis au cours de l’installation
Moniteur SVGA en mode 256 couleurs offrant une résolution d’affichage d’au moins
800 x 600 pixels. Affichage en mode couleurs 16 bits recommandé (option
« Moyenne (16 bits) » sous Windows XP et Vista)
Souris (ou périphérique équivalent) compatible Windows
Lecteur de CD-ROM (pour l’installation) ou connexion à Internet (pour le téléchargement)
Connexion à Internet (avec IE 6 ou supérieur) pour l’activation et la mise à jour en ligne du programme
Vous obtiendrez de meilleures performances avec un processeur plus puissant et des valeurs supérieures de RAM et d’espace disque. L’amélioration des performances sera particulièrement perceptible sur des fichiers image et PDF volumineux et en couleurs.
PaperPort – Guide de mise en route
9
Nouveautés de la version 12
La version 12 de PaperPort s’est enrichie de nombreuses fonctions qui vont vous aider à gérer encore plus efficacement l’ensemble de vos documents.
Amélioration des performances PDF
Il est possible d’ouvrir les fichiers PDF en un temps record et de les afficher dans PDF
Viewer Plus, la nouvelle application PDF de Nuance qui est entièrement compatible avec Adobe Acrobat. Avec PDF Viewer Plus, l’ouverture des fichiers est nettement plus rapide qu’avec le module polyvalent ImageViewer, ce qui réduit les besoins en ressources mémoire et permet d’obtenir des fichiers de taille inférieure. Cette nouvelle visionneuse optimise la résolution du rendu de chacun des éléments, d’où un affichage plus net et une résolution d’impression optimale. PDF Viewer Plus possède son propre système d’aide.
Prise en charge améliorée des fichiers PDF
PDF Viewer Plus offre un large éventail de nouvelles fonctionnalités PDF, notamment des annotations optimisées et des tampons transparents ou dynamiques. Il est possible d’envoyer les images d’un document PDF traité par PDF Viewer Plus vers ImageViewer où elles peuvent être améliorées à l’aide des outils SET, puis de réintégrer ensuite l’image modifiée dans le PDF.
Vous pouvez remplir des formulaires PDF et les envoyer par courrier électronique, mais aussi en créer de nouveaux, soit de toute pièce, soit en transformant en un clin d’œil un formulaire statique en formulaire remplissable à l’aide d’une version actualisée de
FormTyper intégrée à PDF Viewer Plus.
FormTyper exploite la technologie Logical Form Recognition
TM
pour détecter les
éléments du formulaire et permet de gérer leurs propriétés mieux que jamais.
Les fichiers PDF avec recherches sont désormais disponibles via les profils de numérisation, en cliquant avec le bouton droit sur le bureau PaperPort, puis en sélectionnant
« Enregistrer sous » ou directement dans PDF Viewer Plus. Le contenu de vos fichiers image ou documents numérisés devient ainsi accessible aux moteurs de recherche tels que Windows ou Google Desktop Search.
PaperPort – Guide de mise en route
10
Interface utilisateur avec rubans et onglets
PaperPort 12 gagne en simplicité. Toutes les fonctionnalités du programme sont désormais présentées sur un ensemble de barres d’outils constituées de rubans et d’onglets, les commandes étant disposées en groupes fonctionnels. Grâce au nouveau bouton
Numériser maintenant
, vous pouvez numériser en un clic sans avoir à afficher les paramètres du scanner. Une barre d’outils Accès rapide personnalisable s’affiche audessus des barres d’outils avec rubans et permet de placer les fonctionnalités les plus couramment utilisées à un endroit facile à retrouver. Les accélérateurs clavier permettent d’activer les commandes depuis le clavier. Appuyez sur la touche Alt pour afficher les chiffres représentant chaque accélérateur. Les couleurs des fonds, volets et rubans peuvent être personnalisées.
Précision d’OCR accrue
La précision de la numérisation par OCR (reconnaissance optique des caractères) a été considérablement améliorée, ce qui se traduit par un succès accru lors des recherches dans des archives de fichiers PDF avec recherches. Il est désormais possible d’appliquer des paramètres de langue à la reconnaissance optique des caractères afin d’obtenir une précision encore meilleure dans toutes les langues prises en charge.
Données issues d’appareil photo numérique
Les options de la barre Envoyer vers pour les applications de texte ont été mises à jour et intègrent désormais une option OCR PaperPort permettant d’apporter des corrections aux données obtenues avec un appareil photo numérique. Il est désormais possible de prendre une photographie d’un document et de la convertir avec précision en un document texte. Pour ce faire, sont appliqués des algorithmes de redressement 3D spéciaux qui aplanissent les images et rectifient les distorsions, améliorant la précision du document texte ainsi généré.
Fiabilité accrue de PaperPort
Il arrive que les fichiers PDF soient corrompus, empêchant ainsi leur ouverture. Dans ce cas, PaperPort risque de ne pas pouvoir générer de vignette de bureau, ce qui l’empêche de se lancer correctement. Un nouvel utilitaire,
CheckPPFolders.exe
, est fourni dans le dossier d’installation de PaperPort. Il est accompagné d’un fichier d’aide sommaire. Il suffit d’exécuter ce programme qui identifie et supprime tout fichier corrompu pour assurer le bon fonctionnement de PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route
11
PaperPort Professional 12 offre les fonctions avancées suivantes :
Gestion de dossiers
Vous pouvez créer automatiquement plusieurs dossiers en important une liste de noms de dossiers depuis un fichier texte. Cette option est disponible en cliquant avec le bouton droit sur n’importe quel dossier. Reportez-vous à la rubrique d’aide « Dossiers
PaperPort » pour connaître la syntaxe requise.
Nouvelles fonctionnalités offertes par PDF Viewer Plus et l’Assistant PDF Create
Créez en un temps record des documents PDF de qualité professionnelle depuis n’importe quelle application d’un simple clic droit sur le bureau Windows ou PaperPort
(jusqu’au format PDF 1.7), à l’aide de l’Assistant PDF Create ou en imprimant directement depuis n’importe quelle application avec le pilote d’impression « ScanSoft PDF
Create! ». En outre, l’Assistant PDF Create vous permet de créer des lots PDF, de créer des documents PDF par lot et bien plus encore. Un tableau dans la rubrique d’aide
« Créer un fichier PDF » récapitule les points de départ, entrées, options et cibles disponibles.
Prise en charge de SharePoint
PaperPort Professional 12 peut communiquer avec les systèmes de gestion documentaire Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services
2007 et SharePoint Server 2007 : récupérez-y les fichiers, traitez-les comme vous le souhaitez, puis enregistrez les résultats en envoyant les fichiers de sortie via la Barre
Envoyer vers. ScanDirect prend en charge la numérisation au format PDF avec envoi des résultats vers SharePoint.
PaperPort est également disponible dans différentes versions SE (Special Edition), réservées
à certains fabricants de scanners et autres revendeurs sélectionnés. Les fonctionnalités offertes par ces versions peuvent varier en fonction des besoins des fournisseurs.
PaperPort – Guide de mise en route
12
Découverte de PaperPort
Cette section présente les différents composants de PaperPort. Pour plus de détails, consultez l’aide de PaperPort (ruban
Aide
).
Bureau PaperPort
La première fois que vous lancez le programme, le bureau PaperPort apparaît avec le volet
Dossiers
dans sa partie gauche. Le bureau affiche les documents du dossier choisi sous forme de vignettes et propose des outils pour les gérer.
PaperPort offre tous les outils nécessaires pour organiser, rechercher et utiliser les documents et images. Choisissez
Options du bureau
dans le ruban
Bureau
et ouvrez l’onglet
Bureau PaperPort
pour attribuer un thème de couleur au bureau et à ses éléments.
Rubans avec boutons
Bureau affichant les objets sous forme de vignettes
Volet des fonctions affichant des dossiers
Accès aux autres pages de cet objet multipage
Le volet des fonctions peut afficher les éléments suivants :
•
Dossiers
•
Paramètres de numérisation
•
Vignettes
•
All-in-One Search
•
Propriétés
Vignette d’une image
Vignette d’un objet de texte
Barre Envoyer vers
PaperPort – Guide de mise en route 13
Ruban PaperPort
PaperPort 12 et ImageViewer possèdent une interface moderne et conviviale avec onglets et rubans. Les principaux éléments de l’interface sont les suivants :
1. Bouton PaperPort
2. Barre d’outils Accès rapide
(Pour plus de détails, voir page 21.)
3. Onglet
4. Ruban associé à l’onglet
5. Groupe au sein du ruban
6. Bouton au sein du groupe
7. Liste déroulante d’un bouton
Objets PaperPort
Les documents que vous importez dans PaperPort (pages de texte, photos, etc.) sont généralement désignés par le terme
objets
. Il existe deux types d’objets
PaperPort : les
images
et les
objets de texte
.
•
Une
image
est un document numérisé, une photo, un dessin ou tout type d’objet numérique au format graphique, notamment PDF Image, PDF avec recherches, JPEG, TIFF et PaperPort Image (.max). Une image peut
être numérisée, copiée ou importée sur le bureau PaperPort.
• Les
objets de texte
sont des documents contenant du texte éditable, par exemple des fichiers Word (.doc), HTML ou Excel qui sont créés par une application de traitement de texte ou par toute autre application texte.
Les fichiers PDF standard sont considérés comme des objets de texte.
Lorsque vous cliquez deux fois sur un objet image, celui-ci s’ouvre par défaut dans une fenêtre d’image qui offre de nombreux outils de retouche, notamment les outils SET. Sélectionnez
Options
>
Bureau PaperPort
pour modifier ce paramètre. Vous pouvez choisir d’ouvrir l’image dans ImageViewer. Ce programme offre les mêmes fonctionnalités que la fenêtre d’image, mais il s’affiche dans une fenêtre distincte pour vous permettre de voir le bureau
PaperPort lorsque vous modifiez l’image, ce qui est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur deux écrans. Vous pouvez également choisir d’ouvrir l’image dans l’application associée au type de fichier concerné.
Découverte de PaperPort 14
PaperPort supporte différents formats de fichier PDF :
PDF Image
,
PDF avec recherches
et
PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard)
. Par défaut, les fichiers PDF s’ouvrent dans PDF Viewer Plus ou (si disponible) dans PDF
Converter Professional. Ces programmes Nuance sont optimisés pour manipuler, annoter et éditer des fichiers PDF. Sélectionnez
Options
>
Bureau PaperPort
pour modifier ce paramètre. Vous pouvez ouvrir des fichiers PDF Image ou PDF avec recherches dans ImageViewer pour utiliser les outils SET et améliorer la qualité des PDF constitués uniquement d’images.
Sans quitter PaperPort, vous pouvez envoyer un objet vers une application extérieure. Il vous suffit de faire glisser l’objet vers l’icône de l’application correspondante dans la barre Envoyer vers, située dans la partie inférieure du bureau
PaperPort. PaperPort supporte la plupart des applications du marché : programmes de traitement de texte et d’édition graphique, tableurs, télécopie,
Internet, e-mail, graphiques, OCR, FTP, etc.
PaperPort propose plusieurs modèles de documents (dossier
Mes documents
PaperPort
avec sous-dossier
Exemple
), qui illustrent les principaux types d’objets pris en charge par le bureau PaperPort.
Le bureau PaperPort peut également afficher les documents créés par des applications extérieures et stockés sur votre ordinateur : il suffit pour cela de les copier ou de les déplacer dans un dossier PaperPort.
Volet Dossiers
Le volet
Dossiers
présente une vue hiérarchique des dossiers
PaperPort, semblable à celle de l’Explorateur Windows.
Utilisez les boutons de la barre d’outils de dossier pour accéder rapidement aux fonctions correspondantes.
Lors de l’installation, le sous-dossier
Mes documents
PaperPort
est automatiquement créé dans le dossier
Windows
Mes documents
. Si vous utilisez PaperPort en mode multi-utilisateur, chaque utilisateur dispose de son propre dossier
Mes documents PaperPort
.
Le dossier
Mes documents PaperPort
contient plusieurs sous-dossiers
(Articles, Cartes de visite, Photos, Reçus, etc.) qui illustrent un exemple de structure pour les objets PaperPort.
Le dossier
Exemples
contient des documents et des photos destinés à faciliter la prise en main de PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route 15
Il n’est pas indispensable d’utiliser le dossier
Mes documents PaperPort
pour stocker les objets que vous importez dans PaperPort. Vous pouvez ajouter des dossiers extérieurs (disponibles sur votre ordinateur ou en réseau) dans le volet
Dossiers
. Vous pouvez également supprimer le dossier
Mes documents
PaperPort
, mais votre structure PaperPort doit toujours contenir au moins un dossier.
Pour afficher ou masquer le volet
Dossiers
, cliquez sur le bouton
Dossiers
du ruban
Bureau
. L’option de division du bureau permet d’afficher le volet
Dossiers
pour chaque espace de travail.
Vignettes d’objets PaperPort
PaperPort supporte deux types de vignette : les vignettes d’objets et les vignettes de pages. Chaque vignette d’objet est une représentation graphique miniature d’un document ou d’une photo. Une vignette de page permet de visualiser les pages des images et fichiers PDF, à la fois sur le bureau
PaperPort et dans ImageViewer.
Une méthode rapide permettant de trouver les objets
PaperPort consiste à parcourir du regard les vignettes d’objets du bureau
PaperPort ; vous pouvez ainsi connaître le contenu de l’objet correspondant sans avoir à l’ouvrir. Les vignettes d’objets multipage permettent également de
« feuilleter » les pages de l’objet sans avoir à ouvrir celui-ci.
Les vignettes PaperPort peuvent représenter les documents suivants :
•
•
Pages et photos numérisées
Photos téléchargées d’un appareil numérique
•
•
•
•
•
Fichiers image sous de nombreux formats, dont BMP, TIFF, JPEG, GIF et MAX
Documents créés par les applications les plus répandues (Word,
PowerPoint
®
, Excel
®
, WordPerfect™, etc.)
Documents PDF
Objets PDF Image
Documents HTML
Découverte de PaperPort 16
Chaque vignette d’objet comporte une icône identifiant l’application dans laquelle l’objet correspondant a été créé (ou à laquelle l’objet est associé). Cette icône permet d’identifier rapidement les différents types de document.
Pour afficher les attributs d’une vignette, cliquez dessus :
L’icône indique que l’objet est en lecture seule.
L’icône indique que l’image contient des annotations.
L’icône est associée aux objets multipage ; elle permet de « feuilleter » les pages de l’objet même si le volet
Vignettes de pages
est fermé.
Pour pouvoir appliquer une fonction PaperPort à un objet, vous devez d’abord sélectionner sa vignette sur le bureau PaperPort. Une bordure rouge apparaît autour de l’objet pour indiquer qu’il est sélectionné. Vous pouvez, si vous le souhaitez, sélectionner plusieurs fichiers. Actions possibles avec les vignettes d’objets :
•
•
Faire glisser une vignette d’un emplacement à un autre du bureau
PaperPort.
Faire glisser une vignette sur un dossier pour transférer l’objet correspondant dans ce dossier (Ctrl+glisser pour copier le document).
•
•
•
•
Faire glisser une vignette sur un autre espace de travail ouvert pour transférer l’objet correspondant dans ce dossier ouvert.
Cliquer deux fois sur une vignette pour afficher l’objet correspondant dans une fenêtre de page.
Maintenir la touche
Ctrl
enfoncée et cliquer deux fois sur une vignette pour ouvrir l’objet correspondant dans son application d’origine.
Cliquer avec le bouton droit sur une vignette pour afficher un menu contextuel présentant les commandes applicables à l’objet correspondant
à cette vignette.
•
Envoyer un objet vers une application extérieure en faisant glisser sa vignette sur l’icône de cette application, dans la barre Envoyer vers.
Vous pouvez également créer un « objet multipage » en combinant plusieurs images PaperPort ou PDF – ce qui est particulièrement utile si votre scanner peut numériser une seule page à la fois.
PaperPort – Guide de mise en route 17
•
•
•
•
•
•
Vignettes de pages PaperPort
Le volet
Vignettes de pages
du bureau PaperPort et d’ImageViewer contient les vignettes des objets multipage. Sélectionnez un objet multipage, puis cliquez sur le bouton
Vignette
du ruban
Bureau
. Il est possible d’effectuer des opérations sur les pages, sans avoir à ouvrir les fichiers. Les trois premières opérations de la liste suivante peuvent être exécutées sur n’importe quel type de fichiers image.
Les autres opérations ne peuvent être réalisées que sur des fichiers PDF (sur le bureau PaperPort et dans PageViewer ou PDF Viewer Plus) et des fichiers MAX
(sur le bureau PaperPort uniquement). Opérations possibles :
Redimensionner les vignettes.
Copier et déplacer les pages sélectionnées vers un espace de travail, en autant de fichiers PDF individuels.
Copier et déplacer les pages entre plusieurs documents ouverts dans des volets différents.
Copier, couper, coller, supprimer et réorganiser des pages.
Insérer de nouvelles pages à un endroit précis du document.
Ajouter de nouvelles pages à la fin du fichier.
Pour afficher la vignette de page d’un fichier PDF sécurisé, vous devez spécifier le mot de passe correspondant.
Bureau divisé en deux espaces de travail
La première fois que vous lancez PaperPort Professional 12, le bureau apparaît divisé en deux espaces de travail séparés horizontalement. Cette présentation vous offre une vue d’ensemble optimale pour organiser et combiner vos documents de la façon la plus efficace qui soit, même entre plusieurs dossiers. Cliquez avec le bouton droit sur l’espace de travail actif ou cliquez sur le bouton
Changer de mode d’affichage
pour modifier l’affichage. Si vos documents contiennent plusieurs pages, vous pouvez visualiser les vignettes de pages à l’aide du volet des fonctions
Découverte de PaperPort 18
correspondant, sans ouvrir le document en question. Ces zones permettent
également de visualiser les dossiers ou les propriétés de l’objet sélectionné. Pour afficher le bureau sous la forme d’un seul espace de travail, ouvrez le menu
Bureau
et désélectionnez la commande
Diviser le bureau
, ou cliquez sur le bouton correspondant.
Vous pouvez également associer un signet à un espace de travail en sélectionnant la commande
Ajouter l’espace de travail aux signets
du menu
Bureau
. La commande
Organiser les signets
permet de gérer les signets. Tous les espaces de travail sont regroupés dans la même liste et peuvent être activés d’un seul clic.
Volet des fonctions affichant les vignettes de pages
Volet des fonctions affichant les dossiers
Espace de travail actif
Bureau divisé
Espace de travail inactif
Barre Envoyer vers
PaperPort – Guide de mise en route 19
Fenêtre d’image
Pour afficher une image dans la fenêtre d’image, cliquez deux fois sur sa vignette sur le bureau, ou choisissez
Ouvrir dans une fenêtre d’image
dans le ruban
Bureau
ou dans son menu contextuel. Par défaut, les fichiers PDF s’ouvrent dans PDF Viewer Plus et non dans la fenêtre d’image.
La fenêtre d’image permet de consulter le contenu d’un objet, d’améliorer ce contenu et (images uniquement) d’y insérer des annotations. Dans cette fenêtre, vous pouvez également agrandir ou réduire l’affichage (zoom avant/arrière). Les outils d’édition SET offrent des fonctions conçues pour améliorer l’image de page actuelle. Le volet
Vignettes de pages
permet de modifier les pages des documents.
Bouton
Sélectionner une zone
Bouton
Retour au bureau
, par défaut sur la barre d’outils
Accès rapide
(également dans le ruban
Affichage
)
Outils SET du ruban
Page
Page en cours affichée en grand format, prête à être retouchée ou annotée
Volet
Vignettes de pages
affichant une vignette pour chaque page du document
Découverte de PaperPort 20
Barre d’outils Accès rapide personnalisable
Les boutons de PaperPort sont rassemblés dans différents rubans, en fonction de la nature des opérations qu’ils permettent de réaliser. Vous pouvez placer les boutons fréquemment utilisés sur la barre d’outils
Accès rapide
de PaperPort et d’ImageViewer. Cliquez avec le bouton droit dans la zone des rubans et choisissez
Personnaliser la barre d’outils Accès rapide
.
Choisissez le ruban dont vous souhaitez ajouter les boutons
Définissez ici l’ordre des boutons de la barre d’outils
Autres boutons disponibles
Ajouter/supprimer des boutons
Boutons affichés actuellement
PDF Viewer Plus
Lorsque vous cliquez deux fois sur un fichier PDF du bureau PaperPort, celui-ci s’ouvre par défaut dans le nouveau programme PDF Viewer Plus. Vous pouvez faire glisser d’autres fichiers vers l’icône de PDF Viewer Plus placée dans la barre
Envoyer vers
(voir page 43) pour créer une copie au format PDF et l’ouvrir dans
PDF Viewer Plus. La première page apparaît dans la zone principale de l’écran.
À gauche, un volet de navigateur affiche des vignettes de page ou des commandes de formulaire. Vous pouvez afficher un volet de commentaires le long du bas de l’écran. Des tampons figurent dans le volet de l’organiseur, à droite. Les outils
d’annotation des PDF sont décrits à la page 34. Si des PDF constitués
uniquement d’images sont ouverts dans PDF Viewer Plus, le programme peut vous proposer d’autoriser les recherches sur ces fichiers. Si ce n’est pas le cas, choisissez
Créer un PDF avec recherches
dans le menu
Outils
.
PaperPort – Guide de mise en route 21
Vous pouvez remplir directement les formulaires PDF actifs dans PDF Viewer
Plus. Les formulaires statiques, par exemple ceux numérisés vers PaperPort, peuvent être convertis en formulaires remplissables à l’aide de FormTyper,
Les fichiers PDF ouverts depuis le bureau PaperPort sont rétablis à cet emplacement une fois édités ou annotés.
•
•
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•
•
•
•
Acquisition d’objets
Avant de pouvoir manipuler, modifier, annoter, indexer des documents et des images dans PaperPort, vous devez les « importer ». Vous pouvez par exemple :
Numériser des pages, des photos et d’autres types d’image à l’aide d’un scanner.
Ajouter dans PaperPort des dossiers Windows contenant déjà des documents.
Importer des fichiers créés par des applications installées sur votre ordinateur (« applications extérieures »).
« Imprimer » sur le bureau PaperPort des documents provenant d’applications extérieures.
Faire glisser ou copier-coller sur le bureau PaperPort des objets disponibles dans l’Explorateur Windows ou dans des applications extérieures.
Importer des clichés pris à l’aide d’un appareil photo numérique.
Importer des fichiers dans PaperPort Professional 12 à l’aide de
DesktopDelivery.
Capturer des pages Web à l’aide d’un utilitaire distinct fourni avec le produit (compatible avec Windows XP).
Acquisition d’objets 22
Importation d’objets par numérisation
PaperPort supporte les scanners compatibles avec les normes
TWAIN et WIA.
Cliquez sur le bouton
Paramètres de numérisation
pour afficher le volet
Numériser ou imprimer une photo
.
Sélectionnez un profil de numérisation. Les profils offrent des paramètres optimisés pour des tâches de numérisation courantes.
Choisissez ensuite d’utiliser l’interface native du scanner ou le nouveau volet
Paramètres du scanner
de PaperPort afin d’obtenir les meilleurs résultats possibles. Pour utiliser l’interface du pilote du scanner, cochez la case
Afficher la boîte de dialogue du scanner
. Si cette option n’est pas cochée, l’objet numérisé sera placé sur l’espace de travail actif.
Cochez la case
Afficher l’Assistant de capture
pour définir le sujet, l’auteur et les mots clés des documents que vous numérisez et (dans PaperPort Professional) visualiser et contrôler le processus de numérisation.
Lorsque la numérisation est terminée, l’objet apparaît sur le bureau PaperPort.
Si votre scanner ne dispose pas d’un pilote TWAIN ou WIA, utilisez son logiciel pour numériser l’objet, puis copiez ou déplacez l’objet numérisé vers PaperPort.
Pour plus de détails sur la numérisation, consultez l’aide en ligne de PaperPort.
Les pages numérisées peuvent être importées sur le bureau PaperPort sous la forme de plusieurs objets distincts ou sous la forme d’un seul objet « multipage ».
Si vous disposez d’un scanner à chargeur automatique (ADF), vous pouvez numériser des pages imprimées recto verso et les importer sur le bureau
PaperPort. Lorsque tous les rectos de la pile de feuilles ont été traités, un message vous demande de retourner celle-ci ; retournez la pile et cliquez sur
Numériser l’autre face
: PaperPort numérise le verso des pages et importe toutes les pages, triées et dans l’ordre correct.
PaperPort – Guide de mise en route 23
Vous pouvez également utiliser les boutons de votre scanner pour lancer une numérisation directement vers PaperPort. Ouvrez le Panneau de configuration de
Windows, choisissez
Scanneurs et appareils photo
. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre périphérique de numérisation et, dans l’onglet
Événements
, affectez un événement à PaperPort.
Si vous avez accès à un scanner rapide connecté au réseau, vous pouvez l’utiliser pour numériser des objets vers un dossier en réseau, puis ajouter ce dossier dans
PaperPort. Utilisez la fonctionnalité DesktopDelivery (disponible dans PaperPort
Professional 12) pour surveiller les dossiers et détecter l’arrivée d’images numérisées.
Configuration de votre scanner à l’aide de
PaperPort
Avant de numériser des documents à l’aide de PaperPort, vous devrez vérifier que votre scanner est installé correctement, avec le pilote approprié, et tester son fonctionnement. Les pilotes de scanners ne sont pas fournis avec PaperPort.
Tout scanner préalablement installé et fonctionnant correctement peut immédiatement être utilisé avec PaperPort. Pour ce faire, cliquez sur le bouton
Sélectionner
du volet de numérisation, puis sélectionnez le périphérique que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue
Scanners disponibles
.
Si vous n’êtes pas satisfait des résultats de numérisation obtenus, vous pouvez exécuter l’Assistant de configuration de scanner PaperPort.
Cet utilitaire est disponible dans le groupe de programmes PaperPort 12.0, dans le menu Démarrer de Windows.
Profils de numérisation
PaperPort est livré avec des profils de numérisation, optimisés pour les travaux de numérisation les plus courants. Pour obtenir les meilleurs résultats de numérisation, choisissez le profil correspondant au document que vous importez : document en noir et blanc, en niveaux de gris ou en couleur, photographie en couleur ou document PDF en couleur avec recherches.
Les volets de configuration des profils de numérisation proposent les onglets suivants :
Acquisition d’objets 24
•
•
•
Profil
: affiche des informations sur le profil actuellement sélectionné.
SET
: définissez dans cet onglet les traitements SET que vous souhaitez appliquer automatiquement aux documents que vous importez par numérisation.
Sortie
: définissez le format de fichier, ainsi que l’ajout automatique de suffixes aux noms de fichiers.
•
Numérisation
: modifiez les réglages du scanner (mode, résolution, taille, orientation, couleur de filtre, luminosité et contraste).
Si vous disposez de PaperPort Professional 12, vous pouvez également créer des profils personnalisés, et supprimer des profils existants. PaperPort Professional propose également un profil de numérisation supplémentaire : PDF couleur-
MRC Haute compression. La technologie MRC vous permet de générer des fichiers PDF de beaucoup plus petite taille.
Impression sur le bureau PaperPort
Pour importer des objets créés dans des applications extérieures, imprimez-les sur le bureau PaperPort sous forme de fichiers PDF Image, PDF avec recherches ou PaperPort Image (.max). Le format par défaut est PDF Image.
Sélectionnez
Bureau
>
Options
>
Objet
pour modifier ce paramètre. Avec cette fonction, vous pouvez importer rapidement tous types de fichiers sur le bureau PaperPort : photos et autres éléments graphiques, feuilles de calcul, lettres, mémos, etc. Pour cela, vous devez passer par le menu
Fichier
(ou menu
équivalent) de l’application source. Choisissez
Imprimer sur le bureau
PaperPort
, ou choisissez
Imprimer
et sélectionnez l’imprimante virtuelle
PaperPort Image.
Si vous disposez de PaperPort Professional, vous pouvez utiliser les boutons
PDF Create des applications Office pour créer un PDF au format Texte formaté et graphiques (PDF standard) à partir du document ou de la pièce jointe en cours.
Une autre solution consiste à choisir
Imprimer
et à sélectionner l’imprimante
ScanSoft PDF Create!
.
Choisissez
Imprimer
dans votre navigateur Web pour capturer des pages Web et les formater en vue de leur impression. L’imprimante virtuelle PaperPort Image permet d’obtenir des fichiers au format MAX, PDF Image ou PDF avec recherches, tandis que l’imprimante ScanSoft crée des fichiers au format PDF standard.
Dans tous les cas, PaperPort sera lancé (s’il n’est pas en cours d’exécution) et le fichier PDF sera placé sur le bureau.
PaperPort – Guide de mise en route 25
Capture d’une page Web
Vous pouvez capturer des pages Web et les importer sur le bureau
PaperPort sous forme d’images PaperPort (.max) ou d’images PDF. Les objets ainsi capturés servent de liens vers les sites Web correspondant aux pages capturées.
Après avoir capturé une page Web, vous pouvez l’afficher, l’archiver, accéder à la page Web correspondante en ligne (objets au format MAX uniquement), ou en indexer le contenu. Ce programme est installé avec PaperPort, mais est indépendant. Accédez au dossier du programme et exécutez PPwebcapture.exe.
Seul le système d’exploitation Windows XP est compatible. Un fichier d’aide sommaire est disponible au même emplacement.
La fonction Imprimer sur le bureau PaperPort permet de capturer des pages Web et de les formater pour impression ; ces copies peuvent ensuite être ajoutées à l’index All-in-One Search de PaperPort.
Ajout d’un dossier dans PaperPort
PaperPort dispose d’un système de classement en dossiers qui facilite l’archivage et le partage d’objets. Dans le volet
Dossiers
, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
•
Ajouter d’autres dossiers présents sur votre ordinateur.
•
Créer des dossiers et définir des liens vers des unités réseau mappées ou des dossiers stockés sur des périphériques externes.
La première fois que vous lancez PaperPort, le volet
Dossiers
affiche une structure de dossiers standard destinée à servir de point de départ pour vos activités. À l’exception du dossier
Mes documents PaperPort
, vous pouvez déplacer ou supprimer ces dossiers à tout moment. Si vous optez pour une installation personnalisée, vous pouvez ajouter vos propres dossiers durant cette
étape.
Par la suite, le volet
Dossiers
pourra recevoir des dossiers existants, y compris des liens vers des dossiers réseau ou vers des dossiers stockés sur des périphériques externes raccordés à votre ordinateur. Tout objet accessible à partir du volet
Dossiers
est disponible dans PaperPort.
Acquisition d’objets 26
Pour plus de détails sur la gestion et l’utilisation des dossiers PaperPort, consultez l’aide.
Les notes de dossier vous permettent d’attribuer automatiquement les mêmes propriétés à tous les fichiers PDF ou MAX qui sont placés dans un dossier, par numérisation ou à l’aide de la fonction DesktopDelivery.
DesktopDelivery
DesktopDelivery (PaperPort Professional 12 uniquement) surveille les dossiers locaux ou en réseau et détecte l’arrivée de fichiers du type spécifié
(PDF, TIFF, JPEG et MAX) dans ces dossiers. Il permet également de surveiller l’arrivée de fichiers joints dans les dossiers de réception de vos e-mails, et d’importer automatiquement ces fichiers vers les dossiers PaperPort
DesktopDelivery spécifiés (dossiers PaperPort désignés pour recevoir les fichiers d’un dossier surveillé à l’extérieur de PaperPort).
Cliquez avec le bouton droit sur un dossier PaperPort, puis sélectionnez
DesktopDelivery
dans le menu contextuel qui apparaît.
Dossier de messagerie surveillé
Dossier surveillé
Vous pouvez définir automatiquement les propriétés des fichiers PDF et MAX placés dans un dossier DesktopDelivery spécifique. Reportez-vous aux Guides d’apprentissage ou à l’aide en ligne de PaperPort pour plus d’informations.
PaperPort – Guide de mise en route 27
Importation de photos à partir d’un appareil numérique
Vous pouvez importer sur le bureau PaperPort les photos prises à l’aide d’appareils numériques. Pour ce faire, vous devez connecter votre appareil photo à l’ordinateur. S’il est reconnu comme un nouveau lecteur, vous pouvez commencer à importer vos fichiers. Dans le cas contraire, vous pourrez importer les images via l’interface TWAIN ou WIA de l’appareil qui doit apparaître si vous avez correctement installé le pilote correspondant.
Ne modifiez pas les images sur votre appareil photo, vous risquez d’être déçu du résultat obtenu. Nous vous conseillons plutôt d’importer vos fichiers dans
PaperPort et d’utiliser les outils SET pour les éditer.
Retouche d’une image
Lorsque vous affichez une image (photo ou autre élément graphique) dans une fenêtre d’image, vous disposez de nombreux outils pour l’améliorer.
Vous pouvez redresser une page numérisée, éclaircir une photo sous-exposée, ajuster les couleurs ou les nuances d’un élément graphique, supprimer les taches et les marques « parasites » sur une page, effacer les ombres et les traces qui apparaissent autour d’une page numérisée, ou réduire les effets de flou. Vous pouvez également faire pivoter un objet, améliorer les lignes d’un tableau ou d’un formulaire, supprimer les yeux rouges des photos prises au flash et découper des sections dans une image.
Certains outils SET sont spécialement conçus pour la retouche de photos ou d’images. D’autres (présentés avec un fond grisé dans le tableau suivant) vous permettent d’optimiser vos documents en vue de la reconnaissance optique de leur texte.
Retouche d’une image 28
Outils SET (Scanner Enhancement Technology)
Sélectionner une zone
L’outil
Sélectionner une zone
permet de sélectionner la zone d’image à couper, à copier ou à supprimer à l’aide des commandes du ruban
Page
ou du menu contextuel. Il permet
également de sélectionner une zone d’image pour recadrage ou pour appliquer l’outil
Anti-yeux rouges.
Faire pivoter une image
Redresser une image
Améliorer automatiquement une image
L’outil
Améliorer automatiquement
ajuste la luminosité, le contraste, les couleurs et les nuances de l’image : PaperPort analyse celle-ci et essaie de corriger les problèmes détectés.
Améliorer une image
Cliquez sur le bouton
90° droite
pour faire pivoter l’objet sélectionné de 90 degrés vers la droite.
Lorsqu’une page est numérisée de travers, vous pouvez utiliser les boutons
Redresser
et
Redresser automatiquement
pour la corriger.
Le redressement des lignes de texte d’un fichier image permet d’obtenir de meilleurs résultats d’OCR.
Affiner une image
Vous pouvez également ajuster une image manuellement à l’aide de l’outil
Améliorer
.
Cet outil vous permet de modifier manuellement la luminosité, le contraste, la couleur et les nuances, et de choisir le meilleur rendu parmi les neuf aperçus qui vous sont proposés, comme
L’outil
Affiner
permet de réduire le flou d’une image (ou de créer un effet de flou dans une image nette).
Supprimer l’effet
« yeux rouges »
L’outil
Anti-yeux rouges
vous permet de supprimer l’effet « yeux rouges » d’une zone sélectionnée sur une photo. Cet effet se produit lorsque vous photographiez des personnes ou des animaux sous faible lumière ou avec un flash.
PaperPort – Guide de mise en route 29
Supprimer une partie d’une image
Supprimer les parasites
Renforcer les lignes
Effacer les bordures
Définir le point blanc
Définir le point noir
Lorsque vous souhaitez travailler avec une certaine zone d’un objet (ou enregistrer seulement cette zone), vous pouvez la sélectionner et supprimer le reste de l’objet.
Utilisez l’outil
Sélection
pour délimiter la zone à conserver, puis l’outil
Découper
pour supprimer le reste de l’image. Vous pouvez également sélectionner l’outil Gomme, puis supprimer certaines parties de l’image en déplaçant la souris.
Les images numérisées de page présentent parfois des « parasites » (points, taches ou autres imperfections) ; pour les éliminer, sélectionnez l’outil
Supprimer les parasites
. Cet outil, fonctionnant sur des images en noir et blanc, vous permet d’obtenir de meilleurs résultats lors de vos travaux d’OCR.
L’outil
Renforcer les lignes
, utilisable sur des images en noir et blanc, permet de faire ressortir les traits et de retracer les traits partiellement imprimés dans les tableaux ou les formulaires.
Cet outil permet d’obtenir de meilleurs résultats de reconnaissance.
Utilisez cet outil pour effacer les ombres et les imperfections qui apparaissent autour d’une image numérisée, afin d’améliorer les performances d’OCR.
Cliquez sur cet outil, puis cliquez sur une couleur claire de l’image que vous souhaitez définir comme point blanc de référence. Pour plus d’explications, reportez-vous à la section suivante.
Cliquez sur cet outil, puis cliquez sur une couleur sombre de l’image que vous souhaitez définir comme point noir de référence. Les couleurs choisies comme « point blanc » et « point noir » sont affichées dans la barre d’état.
Retouche d’une image 30
Appliquer les points noirs et blancs actuels
Cliquez sur cet outil pour appliquer les nouvelles valeurs des points noirs et blancs à l’image. Si vous n’êtes pas satisfait des résultats obtenus, annulez vos modifications, puis choisissez de nouvelles valeurs.
Modification des valeurs des points noirs et blancs
La définition de points noirs et blancs vous permet d’améliorer la qualité de vos images, en supprimant les zones très sombres ou surexposées. En définissant ces valeurs, toutes les couleurs plus claires que celle du « point blanc » deviendront blanches, et toutes les couleurs plus sombres que celle du « point noir » deviendront noires. Cette fonctionnalité s’avère très pratique pour supprimer le fond gris ou les ombres d’un document dont vous souhaitez extraire le contenu par OCR. Sélectionnez un des pixels sombres du fond de l’image, définissez-le comme « point blanc », puis sélectionnez la commande
Appliquer les points noirs et blancs actuels
. Le fond de l’image deviendra blanc. Pour une photo couleur, la modification des valeurs des points noirs et blancs a une incidence sur le contraste et les couleurs.
t va leu r p ar
N
d ou
éfau veau bl an c
p oi nt
N ou au ve po int
n oir va leur pa r d
éf au t
Avant :
Après :
Vous pouvez appliquer de nouveaux points blancs et noirs à des images individuelles, comme décrit précédemment. Vous pouvez également appliquer ces valeurs comme amélioration automatique, à toutes les pages importées à l’aide d’un profil de numérisation.
PaperPort – Guide de mise en route 31
Amélioration manuelle des images
Choisissez
Améliorer
dans le ruban
Page
de la fenêtre d’image pour afficher neuf aperçus de votre image. Réglez la luminosité et le contraste, la couleur ou les nuances, puis cliquez deux fois sur l’image de votre choix. L’image est placée au centre et remplace le fichier d’origine. Le fichier d’origine est conservé et peut
être réinitialisé.
Cliquer pour terminer les modifications
Sélection actuelle
Modifier la luminosité et le contraste
Couleur
Nuances
Curseur Moins et Plus
Image originale
(réinitialisée)
Édition de plusieurs objets à la fois
Dans PaperPort, le traitement d’objets en groupe est souvent désigné par l’expression
traitement par lot
. Ce mode de traitement peut être appliqué à la plupart des fonctions PaperPort – par exemple, améliorer, modifier ou faire pivoter plusieurs images en une seule opération.
Retouche d’une image 32
Sélectionnez une ou plusieurs images sur le bureau, puis choisissez la commande de votre choix dans le ruban
Objet
. Pour plus de détails, consultez l’aide de
PaperPort.
Annotation d’une page
PaperPort propose un éventail complet d’outils d’annotation qui vous permettent d’ajouter des informations sur vos documents numérisés. Pour annoter les fichiers PDF, privilégiez le produit PDF Nuance fourni. L’annotation des fichiers
PaperPort Image (.max) et de toutes les images doit être réalisée dans la fenêtre d’image ou dans ImageViewer. Toutefois, souvenez-vous qu’il suffit de faire glisser un fichier sur l’icône du produit PDF Nuance de la barre
Envoyer vers
pour le convertir au format PDF Image ou PDF avec recherches, que vous pouvez ensuite annoter ou éditer.
Dans les fichiers image au format PaperPort (.max) ou PDF, les annotations sont
éditables : vous pouvez à tout moment les déplacer, les modifier, les supprimer ou
éditer le texte qu’elles contiennent. Dans les autres types d’image (par exemple, fichiers JPEG ou BMP/Windows), les annotations deviennent « incorporées » lorsque vous enregistrez l’objet. Si le format de l’objet sélectionné ne supporte pas les annotations, PaperPort désactive les outils d’annotation.
Les outils d’annotation de PaperPort permettent d’enrichir un document en insérant un commentaire ou une note, en surlignant un paragraphe en couleur, en traçant des traits et des flèches ou en apposant un tampon électronique.
Pour distribuer un document comportant des annotations à un utilisateur ne disposant pas de PaperPort, il suffit de le convertir au format PDF Image ou
PDF avec recherches et de l’envoyer comme pièce jointe à un e-mail : lorsque le destinataire clique deux fois sur cette pièce jointe, le fichier PDF – et ses annotations d’origine – s’affiche dans le programme PDF par défaut du système.
Outils d’annotation
Les fonctions d’annotation sont accessibles à partir du ruban
Annotation
affiché dans chaque fenêtre d’image. Utilisez les commandes du groupe
Paramètres de l’annotation
pour modifier les propriétés des futures annotations créées avec cet outil, sans affecter les annotations existantes. Pour désactiver un outil d’annotation, cliquez simplement sur un autre outil, comme par exemple l’outil
Sélectionner une annotation
. Reportez-vous à l’aide pour connaître la liste détaillée des outils.
Vous trouverez ci-dessous une description des outils permettant d’annoter des fichiers PDF dans PDF Viewer Plus.
PaperPort – Guide de mise en route 33
Utilisez les commandes suivantes dans PDF Viewer Plus :
Main
Sélectionnez cet outil, puis cliquez sur une annotation pour la déplacer, la couper, la copier ou la redimensionner sur la page. Cliquez deux fois sur une note ou sur une zone de texte pour en modifier le contenu.
Cliquez avec le bouton droit sur une annotation sélectionnée pour en modifier l’état ou les propriétés.
Note
Pour ajouter un commentaire de quelques lignes, sélectionnez cet outil et insérez une note redimensionnable, semblable aux papillons en papier partiellement adhésifs utilisés dans les bureaux. Vous pouvez réduire la note en icône. Cliquez avec le bouton droit sur une note pour accéder à ses propriétés.
Cliquez deux fois sur la note pour l’ouvrir de nouveau.
Zone de texte
Surligné
L’outil
Zone de texte
permet d’ajouter un libellé de texte sur vos images. Sélectionnez cet outil pour entrer du texte dont les propriétés peuvent être définies en sélectionnant Édition > Préférences > Commentaires.
Utilisez l’outil
Surligné
pour mettre en surbrillance le texte sélectionné sur la page ou dans une zone de texte, comme vous utiliseriez un feutre fluo sur une feuille de papier.
Main levée
Ligne
L’outil
Main levée
permet d’ajouter des traits de forme irrégulière, d’entourer un paragraphe ou une photo, etc.
Sélectionnez l’outil
Ligne
pour tracer des lignes droites.
Cliquez avec le bouton droit et choisissez Propriétés pour ajouter des flèches et définir d’autres options d’affichage des lignes.
Tampon
L’outil
Tampon
permet d’apposer des tampons ou des images bitmap de votre choix sur le contenu de la page.
Annotation d’une page 34
Protection d’un objet
PaperPort Professional 12 vous permet de modifier le niveau de sécurité de vos fichiers PDF (jusqu’à la version 1.7). Si vous créez des fichiers PDF à partir de fichiers existants (en copiant, par exemple, une vignette de page dans un espace de travail), les paramètres de sécurité du fichier généré sont identiques à ceux du fichier d’origine. Les fichiers PDF entièrement nouveaux sont générés en fonction des paramètres de sécurité par défaut appliqués aux fichiers PDF par PaperPort, définis dans le ruban
Objet
.
Le programme supporte deux types de mot de passe, à savoir : le mot de passe d’ouverture qui limite l’accès au document en interdisant son ouverture par les utilisateurs non autorisés ; et le mot de passe de permissions qui définit les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur le document. Si aucun mot de passe de permissions n’est spécifié, le fichier pourra être exploité sans aucune restriction.
Classement d’un objet
Avec PaperPort, vous pouvez regrouper les objets apparentés dans des dossiers faciles à retrouver et à explorer. Vous pouvez faire glisser des objets d’un dossier (ou d’un sous-dossier) à un autre ou du bureau PaperPort à un dossier/ sous-dossier. Vous pouvez associer des propriétés (sujet, auteur, mots clés, etc.) aux objets pour faciliter leur recherche ultérieure. Vous pouvez également déplacer et copier des objets entre des dossiers de différents espaces de travail, en divisant le bureau. En mode d’affichage Vignettes, le nom de chaque objet apparaît sous sa vignette ; s’il s’agit d’un objet multipage (pile), le nom générique de l’objet apparaît sous le nom de chaque page.
À partir de la boîte de dialogue
Gestionnaire de dossiers
, vous pouvez ajouter, déplacer, renommer et supprimer des dossiers PaperPort. Pour mieux différencier les dossiers PaperPort, vous pouvez changer la couleur de leur icône. Il est également possible d’ajouter, de déplacer, de renommer et de supprimer n’importe quel dossier dans l’Explorateur Windows, affiché au sein de la structure des dossiers PaperPort. Ces modifications seront automatiquement appliquées dans PaperPort.
PaperPort – Guide de mise en route 35
Dans le volet
Dossiers
, vous pouvez faire glisser, copier ou déplacer des sousdossiers (et leur contenu) vers d’autres dossiers ou sous-dossiers PaperPort, créer et supprimer des sous-dossiers, et définir des notes de dossier. Vous pouvez
également modifier directement les paramètres de partage et de sécurité, ainsi que la configuration de DesktopDelivery pour chaque menu contextuel associé aux dossiers.
Le bouton
Précédent
permet d’afficher un à un les derniers dossiers consultés, dans un ordre chronologique. Similaire à celui d’Internet
Explorer, ce bouton accélère la navigation en amont de façon indépendante pour les deux espaces de travail.
Vous pouvez ajouter des notes à vos dossiers, en fonction de leur contenu. Par exemple : nom, numéro, adresse e-mail ou date de naissance d’un client ou bien encore référence d’un projet.
Lors de l’importation de documents par numérisation ou via la fonctionnalité DesktopDelivery, ces informations seront automatiquement ajoutées à tous les fichiers PDF ou MAX placés dans ce dossier. Il vous sera dès lors beaucoup plus simple de lancer des recherches sur ces objets grâce à un utilitaire de recherche, tel que All-in-One Search de PaperPort.
Les notes de dossier ne sont ajoutées automatiquement que si vous sélectionnez l’option
Ajouter automatiquement les mots clés des notes de dossier
de l’onglet
Sortie
de la boîte de dialogue
Paramètres de numérisation
ou (dans
PaperPort Professional avec DesktopDelivery) dans la boîte de dialogue
Propriétés du dossier
.
Vous pouvez importer rapidement dans PaperPort Professional un groupe de dossiers et n’importe quel contenu, en les répertoriant dans un fichier texte en respectant scrupuleusement la structure suivante :
*** PaperPort ***
NomDossier1
NomDossier2
NomDossier2/nomsousdossier2a
NomDossier2/nomsousdossier2b
NomDossier3
...etc.
Cliquez avec le bouton droit dans le volet
Dossiers
et choisissez
Importer une structure de dossiers
, puis sélectionnez le fichier texte.
Classement d’un objet 36
Ajout de critères de recherche à un objet
Vous pouvez affecter des propriétés aux images PaperPort et aux fichiers PDF, puis utiliser ces propriétés comme critères de recherche pour retrouver les objets correspondants.
Vous pouvez également affecter simultanément les mêmes mots clés à plusieurs objets pour faciliter la recherche ultérieure d’objets apparentés.
Sélectionnez plusieurs objets sur le bureau PaperPort, puis choisissez
Propriétés
dans le menu contextuel ; les mots saisis dans les champs
Sujet, Auteur
et
Mots clés
seront appliqués à tous les objets sélectionnés.
Les notes de dossier vous permettent également d’attribuer automatiquement les mêmes propriétés à tous les fichiers PDF ou MAX qui sont placés dans un dossier, par numérisation ou à l’aide de la fonction DesktopDelivery. Entrez des informations dans les champs
Sujet
,
Auteur
et
Mots clés
. Ces notes ne sont ajoutées que si vous sélectionnez l’option
Ajouter automatiquement les mots clés des notes de dossier
de l’onglet
Sortie
de la boîte de dialogue
Paramètres de numérisation
ou (dans PaperPort Professional) dans la boîte de dialogue
Propriétés du dossier
de la fonction DesktopDelivery.
PaperPort – Guide de mise en route 37
•
•
Recherche d’un objet
PaperPort propose de nombreuses solutions pour la recherche d’objets.
Dans certains cas, vous pouvez retrouver rapidement un objet en parcourant simplement des yeux les vignettes affichées sur le bureau PaperPort.
Toutefois, si vous travaillez avec un nombre important de dossiers et de documents, il est nécessaire de faire appel aux fonctions All-in-One Search.
All-in-One Search propose de nombreuses options pour la configuration de la recherche (emplacement, cible et conditions d’exécution, inclusion du texte indexé, etc.). On parle de
critères de recherche
.
Lorsque vous recherchez un objet, vous pouvez spécifier deux types de critères :
Propriétés de l’objet (recherche sur les fichiers)
Contenu du texte (recherche sur l’index)
•
•
•
•
•
•
Recherche d’un objet en fonction de ses propriétés
Pour rechercher un objet (quel que soit son type), vous pouvez spécifier son nom.
Pour rechercher un fichier PDF ou une image PaperPort (.max), vous pouvez
également spécifier les propriétés de l’objet : mots clés, auteur, sujet, etc.
Lorsque votre recherche porte sur les propriétés d’un objet, désactivez l’option
Utiliser l’index All-in-One
, puis entrez vos critères comme suit :
Nom – nom donné à l’objet (qui peut être différent de celui du fichier).
Auteur – tel que défini dans les propriétés de l’objet.
Mots clés – tels que définis dans les propriétés de l’objet.
Commentaires – tels que définis dans le champ
Sujet
des propriétés de l’objet.
Annotations – notes ou étiquettes de texte ajoutées à des fichiers PDF ou MAX.
URL – texte contenu dans les liens des pages Web capturées.
Les champs
Auteur
,
Mots clés
,
Commentaires
et
URL
ne sont disponibles que pour les fichiers PDF ou MAX.
Recherche d’un objet 38
Recherche de mots dans un objet
Pour rechercher des mots dans un objet, vous devez ajouter ce dernier dans l’index All-in-One Search et cocher la case
Utiliser l’index All-in-One
. Lorsque la recherche fait appel à l’index All-in-One, vous pouvez spécifier les propriétés et/ou des mots du contenu textuel des objets.
Indiquez la portée de votre recherche :
•
•
Tous les fichiers, mais pas les sous-dossiers, du dossier actuel ;
Le dossier actuel, ainsi que tous ses sous-dossiers ;
• L’ensemble des dossiers PaperPort et de leurs sous-dossiers.
Indiquez ensuite la précision de votre recherche :
•
L’option
Texte exact
recherche des mots tels qu’ils ont été saisis, ainsi que leurs déclinaisons finales courantes. Par exemple, la recherche du mot
joue
trouvera
joues, jouerons
, etc.
•
Avec l’option
Texte voisin
, votre recherche pourra renvoyer d’autres mots, tels que : la recherche du mot
joue
trouvera
jour
ou
joute
, par exemple.
Une fois la recherche terminée, les résultats sont affichés sous la forme d’un tableau, dans lequel chaque occurrence trouvée est placée dans une ligne distincte.
Sélectionnez une occurrence puis cliquez sur le bouton
Afficher le texte
pour l’afficher dans son contexte. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton Copier le texte pour extraire du texte du fichier et le placer dans le Presse-papiers. Vous pouvez également, dans la fenêtre des résultats, cliquer avec le bouton droit sur un fichier trouvé, puis choisir
Ouvrir
afin de lancer le document dans l’application associée. La commande
Ouvrir le dossier conteneur
permet d’accéder au dossier dans lequel est placé le fichier.
Pour affiner les résultats d’une recherche en fonction des propriétés des fichiers, cochez les cases pertinentes dans la section
Nom, auteur, mots clés
et entrez le texte recherché.
Ajout d’objets à l’index All-in-One Search
L’index All-in-One Search utilise le moteur d’OCR intégré à PaperPort pour identifier et extraire le contenu textuel des objets et créer une base de données contenant les mots et les expressions figurant dans ce contenu textuel. Les propriétés des objets analysés (nom, auteur, commentaire, mots clés, etc.) sont
également enregistrées dans l’index. La création d’un index prend un certain temps, mais elle permet par la suite des recherches efficaces et ultrarapides.
PaperPort – Guide de mise en route 39
Dans l’onglet
All-in-One Search
de la boîte de dialogue
Options PaperPort
(commande
Options
du bouton PaperPort), vous pouvez demander que l’index
All-in-One Search soit mis à jour chaque fois que vous ajoutez un objet ou que vous modifiez un objet existant. Vous pouvez également définir la durée d’attente de PaperPort avant le démarrage du processus de mise à jour de l’index.
Vous pouvez également lancer une mise à jour manuelle de l’index All-in-One
Search portant sur un seul objet, les objets d’un ou de plusieurs dossiers ou l’ensemble des objets. Par ailleurs, il est conseillé de mettre à jour régulièrement l’index All-in-One Search, afin de réduire la durée de l’indexation.
Utilisez le gestionnaire d’index intégré à PaperPort Professional 12 pour créer et planifier à intervalles réguliers les tâches d’indexation. Pour accéder rapidement à vos processus d’indexation réguliers, lancez le gestionnaire d’index directement depuis le volet
All-in-One Search
.
Volet All-in-One Search
Le volet
All-in-One Search
permet de spécifier des critères de recherche et de sélectionner les options à appliquer lors d’une recherche d’objets.
Si vous recherchez des fichiers sans vous préoccuper de leur contenu textuel, vous pouvez vous contenter de spécifier une ou plusieurs propriétés dans le champ
Nom, auteur et mots clés…
.
Si vous cochez la case
Index All-in-One Search
, la recherche porte à la fois sur les propriétés des objets et sur leur contenu textuel. Entrez les propriétés de document dans les champs
Nom, auteur, mots clés
, et le texte recherché dans le champ
Contenant le texte indexé
.
Pour lancer une recherche sur l’index mais pas sur les fichiers, entrez une chaîne de texte dans la zone de texte
Contenant le texte indexé
et décochez les six options de recherche.
Pour lancer une recherche sur les fichiers mais pas sur l’index, décochez la case
Utiliser l’index All-in-One
, entrez une chaîne de texte dans la zone
Nom, auteur, mots clés
et cochez les options de recherche qui vous conviennent.
Recherche d’un objet 40
Pour lancer la recherche d’une chaîne de texte spécifique à la fois sur l’index et les fichiers, cochez la case
Utiliser l’index All-in-One
, entrez une chaîne de texte dans la zone de texte
Contenant le texte indexé
, assurez-vous que la zone
Nom, auteur, mots clés
est vide et cochez les options de recherche qui vous conviennent. La recherche renvoie une liste d’objets correspondant à votre chaîne de texte, au niveau du contenu ou des propriétés des fichiers.
Pour lancer une recherche à la fois sur l’index et les fichiers, cochez la case
Utiliser l’index All-in-One
, entrez une chaîne de texte dans la zone de texte
Contenant le texte indexé
, entrez une chaîne (identique ou différente) dans la zone
Nom, auteur, mots clés
et cochez les options de recherche qui vous conviennent. La recherche renvoie une liste d’objets contenant la ou les chaînes trouvées
à la fois
dans le contenu et les propriétés des fichiers. En d’autres termes, votre recherche ne renverra probablement que peu de résultats.
•
•
•
Format PDF avec recherches
En complément des fonctions d’indexation et de recherche intégrées
à PaperPort, vous pouvez également créer des fichiers au format
PDF avec recherches
qui peuvent être indexés, puis explorés par des applications extérieures à PaperPort. Un fichier PDF avec recherches contient la représentation bitmap d’un document ou d’un élément graphique, le contenu textuel étant stocké sous forme masquée. L’apparence et la mise en page du fichier PDF sont identiques à celles du document source, et vous pouvez faire des recherches sur le contenu textuel à l’aide de différentes applications extérieures à PaperPort, dont Nuance PDF Converter Professional,
Windows et Google Desktop Search.
Pour créer des fichiers au format
PDF Image avec recherches
, procédez comme suit :
Ouvrez
un objet et choisissez
Enregistrer sous
dans le menu contextuel.
Dans la zone
Type
, choisissez
PDF Image avec recherches
.
Numérisez
un objet à l’aide du profil
Document PDF Couleur avec recherches
.
Importez
un PDF constitué uniquement d’images dans PDF Viewer Plus ou PDF Converter Professional. Une invite peut vous proposer de faire une copie autorisant les recherches. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez
Créer un PDF avec recherches
dans le menu
Outils
.
PaperPort – Guide de mise en route 41
•
Imprimez
une image vers le bureau PaperPort. Par défaut, le fichier est enregistré au format Image PDF. Choisissez
Bureau
>
Options
>
Objet
pour définir votre préférence sur
PDF avec recherches
.
Planification de tâches d’indexation
Le gestionnaire d’index est une application intégrée à PaperPort
Professional 12, conçue pour créer, modifier et planifier les tâches d’indexation associées à un dossier local ou en réseau spécifique. Les fichiers indexés peuvent faire l’objet de recherches avec All-in-One
Search.
Vous pouvez définir pour les nouvelles tâches le dossier à rechercher (local ou en réseau), inclure ou non les sous-dossiers, définir l’heure d’exécution de la tâche et les répétitions éventuelles (durée, critère et calendrier), activer et désactiver une tâche, suspendre son exécution ou ignorer une occurrence. La boîte de dialogue des paramètres du programme permet de définir quand et comment le gestionnaire d’index doit s’arrêter.
Partage de fichiers
Avec les outils PaperPort, vous pouvez très facilement partager fichiers, images et autres objets avec vos amis, vos collègues ou vos collaborateurs.
Ces outils sont intégrés à PaperPort et disponibles instantanément à partir des rubans.
Ils permettent de réaliser les opérations suivantes :
Transmettre des objets par e-mail en les faisant glisser sur une icône de messagerie affichée dans la barre Envoyer vers.
Numériser ou convertir un objet au format PDF – le format le plus répandu pour la distribution et le partage de documents.
Partage de fichiers 42
Accéder aux dossiers partagés d’un réseau en les ajoutant dans le volet
Dossiers
de PaperPort.
Accéder aux paramètres de partage et de sécurité directement à partir du menu contextuel des dossiers.
Avec PaperPort, vous pouvez très facilement définir un dossier sur serveur ou sur PC qui servira d’emplacement de stockage partagé pour les documents utilisés par différents utilisateurs. Chaque utilisateur PaperPort peut se connecter à ce dossier et exécuter les fonctions
PaperPort permettant de retrouver et récupérer ces documents instantanément.
Vous pouvez également convertir des objets aux formats de nombreux autres programmes. Pour consulter la liste complète des liens d’application supportés, visitez les pages consacrées à PaperPort sur le site Web de Nuance :
www.nuance.fr
.
Envoi d’un objet vers une application liée
Par simple « glisser-déposer », vous pouvez ouvrir instantanément tous vos fichiers dans vos applications préférées. Il vous suffit de le faire glisser sur l’icône de cette application, qui est affichée dans la barre Envoyer vers.
La barre Envoyer vers permet également d’envoyer des e-mails et des fax.
Lorsque vous faites glisser un document numérisé sur la barre Envoyer vers,
PaperPort convertit celui-ci sous un format supporté par l’application cible.
Par exemple, si vous faites glisser l’image numérisée d’une lettre sur le lien (icône)
Word de la barre Envoyer vers, PaperPort détermine automatiquement que l’application cible doit recevoir un fichier de texte ou .doc et non un fichier image : il exécute automatiquement son logiciel d’OCR intégré pour convertir ce fichier image en texte éditable par Word.
PaperPort – Guide de mise en route 43
PDF Viewer Plus
SharePoint
FormTyper
OmniPage
Flux de travail
OmniPage
Microsoft Outlook
®
PDF Converter
PaperPort supporte la plupart des applications du marché : programmes de traitement de texte et d’édition graphique, tableurs, télécopie, Internet, e-mail, graphiques, OCR, FTP, etc. Le lien d’application présent dans la barre Envoyer vers exécute automatiquement les conversions de format nécessaires et dispose généralement d’options permettant de paramétrer l’envoi des objets.
•
•
•
•
•
Utilisation d’OmniPage avec PaperPort
Si PaperPort est présent sur un ordinateur doté d’OmniPage, les services d’OCR de ce dernier viennent compléter les fonctionnalités de
PaperPort. Pour choisir un programme d’OCR, cliquez avec le bouton droit sur le lien PaperPort d’application de texte, sélectionnez
Options Envoyer vers
, puis spécifiez OmniPage en tant que programme d’OCR à utiliser, au lieu de l’option
OCR PaperPort toujours disponible.
Avec OmniPage, vous pouvez réaliser les opérations suivantes :
Convertir instantanément vos documents imprimés en documents
Microsoft Office.
Convertir vos fichiers PDF en documents totalement éditables et parfaitement mis en page.
Traiter automatiquement les images provenant de scanners ou d’imprimantes multifonctions de réseau.
Numériser des documents et les convertir aux formats XML, PDF, TIFF et autres.
Partager vos documents en les envoyant par e-mail, en les diffusant sur
Internet et en les enregistrant aux formats XML et e-Book.
• Contrôler instantanément et efficacement les conversions de documents à l’aide de flux de travail OmniPage.
Envoi d’un objet vers une application liée 44
Personnalisation de la barre Envoyer vers
Vous pouvez modifier l’apparence de la barre Envoyer vers, en ajoutant des programmes et en supprimant ou réorganisant les icônes de programmes. Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne de PaperPort.
Options Envoyer vers
Pour paramétrer le comportement d’une application liée, vous pouvez utiliser ses « options Envoyer vers ».
Par exemple, vous pouvez spécifier le format de fichier dans lequel PaperPort doit enregistrer un document.
Si la version Professional d’OmniPage 14 ou supérieure est installée sur votre système, sélectionnez
Options Envoyer vers
pour choisir un flux de travail associé au lien Flux de travail OmniPage.
PaperPort – Guide de mise en route 45
Pour envoyer un objet PaperPort par e-mail, il suffit de le faire glisser sur l’icône d’une application de messagerie présente dans la barre Envoyer vers.
Utilisez les options de cette messagerie pour spécifier le format de l’objet joint et le ou les destinataires, pour rédiger un message d’accompagnement, etc.
Conversion d’un objet
PaperPort peut convertir les documents numérisés et les objets de texte en formats d’image et inversement.
Conversion d’un objet de texte en image
Vous pouvez convertir un document numérisé et un objet de texte en format d’image.
La commande
Enregistrer sous
permet d’enregistrer une image sous différents formats d’image standard, y compris PDF, JPEG, TIFF et Image PaperPort
(.max).
Pour convertir un objet de texte ou une image en image PaperPort (.max), utilisez la commande
Reproduire comme image PaperPort
. La commande
Reproduire comme objet PDF
permet de convertir un objet de texte en PDF
Image.
Si vous disposez de PaperPort Professional 12, vous pouvez également convertir les objets de texte (par exemple, les documents Word) au format « PDF Texte formaté et graphiques » à l’aide de PDF Create.
Le traitement par lot permet de convertir plusieurs objets à la fois. Pour plus de détails, consultez l’aide.
Conversion d’un objet 46
•
•
•
•
Assemblage de documents
Vous pouvez assembler les documents en les associant. Les fichiers que vous souhaitez compiler doivent tous se trouver dans le même dossier, et vous devez les sélectionner en suivant l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils apparaissent dans la pile. Cliquez sur la flèche en regard de
Combiner les objets
et choisissez une des options disponibles :
Combiner en pile PDF :
Chaque page des documents d’origine devient une page du fichier PDF combiné, sans être redimensionnée.
Combiner en pages PDF multi-objet, en redimensionnant :
Cette option redimensionne les pages des documents d’origine, et les place quatre par quatre sur les pages du PDF combiné.
Combiner en pages PDF multi-objet, en conservant les tailles d’origine :
Cette option permet d’insérer autant de pages d’origine que possible sur les pages du fichier PDF combiné. Avec cette option, la taille des pages combinées reste inchangée.
Combiner en page PDF de vignettes :
Cette option permet de créer des vignettes des pages des documents d’origine, et d’en placer autant que possible sur les pages du PDF combiné.
Avec les options
Combiner
, les fichiers source sont conservés, dans leur format d’origine.
La combinaison de fichiers prend généralement plus de temps que leur empilage, en raison de la conversion au format PDF du document obtenu.
PaperPort Professional permet également de combiner des objets de texte. Pour convertir un objet de texte, l’application qui a été utilisée pour le créer doit être installée sur votre ordinateur.
Conversion d’une image en texte
Après avoir numérisé un document sur le bureau PaperPort, vous pouvez convertir son contenu en texte éditable : pour ce faire, faites glisser sa vignette sur l’un des liens de traitement de texte de la barre Envoyer vers. PaperPort exécute la reconnaissance des caractères à l’aide de son moteur d’OCR intégré, lance le programme de traitement de texte et charge le texte reconnu dans un document prêt pour l’édition.
PaperPort – Guide de mise en route 47
PaperPort vous permet également de sélectionner le texte d’une image et le copier en vue de l’utiliser dans une application extérieure (programme de traitement de texte ou tableur).
Dans ce cas, le logiciel d’OCR intégré à PaperPort effectue la reconnaissance du texte copié et le stocke dans le Presse-papiers de Windows.
Lancez l’application extérieure et ouvrez le fichier dans lequel le texte doit être inséré, et utilisez l’option Coller pour coller le texte dans ce fichier.
Remplissage d’un formulaire numérisé
FormTyper™ est une application intégrée à PaperPort qui permet de remplir des formulaires statiques (documents médicaux ou d’assurance, formulaires d’inscription ou de demande de renseignements, déclaration de revenus, etc.) après les avoir numérisés et importés sur le bureau
PaperPort.
Faites glisser le formulaire du bureau PaperPort vers l’icône
FormTyper affichée dans la barre
Envoyer vers. Si nécessaire, le formulaire est converti au format
PDF et ouvert dans votre produit
PDF Nuance. FormTyper analyse le formulaire, détecte les zones susceptibles de recevoir des données et crée des champs vides dans ces zones en affectant les champs d’une couleur pour en indiquer l’emplacement.
FormTyper est capable de détecter les champs et les cases
à cocher.
Vous pouvez ensuite remplir le formulaire à l’aide du clavier (en utilisant la touche
Tabulation pour passer d’un champ à un autre). Vous pouvez également modifier l’agencement des champs, insérer de nouveaux champs et supprimer les champs superflus. Une fois les données saisies, vous pouvez enregistrer le formulaire rempli sur le bureau PaperPort et l’imprimer ou l’envoyer par e-mail.
Si vous disposez d’un formulaire pré-imprimé, utilisez l’option Imprimer uniquement les champs pour « imprimer » vos réponses directement sur le formulaire.
Remplissage d’un formulaire numérisé 48
Création de documents PDF
Nuance
®
PDF Create 5 vous permet de générer des fichiers PDF
à partir d’un ou plusieurs documents source. Les fichiers PDF créés avec le programme peuvent être consultés, imprimés, édités et vous pouvez y lancer des recherches de texte.
Comment lancer la création de fichiers PDF
Le processus de création de fichiers PDF peut être lancé de plusieurs manières :
•
•
Depuis le menu
Démarrer
à l’aide de l’Assistant PDF Create ;
Depuis l’Explorateur Windows ou le bureau, à l’aide d’un menu contextuel ;
• Depuis Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook ou Internet
Explorer, à l’aide d’une barre d’outils, des commandes de menu PDF
Create ou du ruban Nuance PDF.
La rubrique d’aide intitulée « Créer un fichier PDF » décrit tous les points de départ possibles pour créer un PDF et les choix qui s’offrent à vous.
Formats PDF
Les fichiers PDF se présentent généralement sous les formats suivants :
•
•
PDF Image
PDF Image avec recherches
•
PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard)
Selon la version de PaperPort dont vous disposez, vous pouvez créer un ou plusieurs de ces formats PDF. Pour plus de détails, consultez l’aide de PaperPort.
Le tableau suivant présente les fonctions disponibles dans PaperPort 12 et
PaperPort Professional 12 pour créer les différents types de fichier PDF :
PaperPort – Guide de mise en route 49
Format
PDF Image
PDF Image avec recherches
PDF Texte formaté et graphiques
PaperPort 12
Numériser ou importer une photo
Imprimer sur le bureau PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
Numériser ou importer une photo
Imprimer sur le bureau PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
Numériser ou importer une photo
PaperPort
Professional 12
Numériser ou importer une photo
Imprimer sur le bureau PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
Reproduire l’objet
Numériser ou importer une photo
Imprimer sur le bureau PaperPort
Enregistrer sous
(Capture Web)
Reproduire l’objet
Numériser ou importer une photo
Imprimer sur le bureau PaperPort
Reproduire l’objet
Reproduire comme objet PDF
La fonction
Capture Web
doit être exécutée en dehors de PaperPort. Pour plus
d’explications, reportez-vous à la section page 26.
La fonction
Reproduire l’objet
transmet le format PDF de l’original à la copie.
La fonction
Reproduire comme objet PDF
prend en charge les fichiers d’entrée qui ne sont pas au format PDF.
Pour obtenir de l’aide
Nuance PDF Create possède un système d’aide complet au format HTML. Pour y accéder, ouvrez l’aide de PDF Viewer Plus ou de PDF Converter Professional, ou le menu PDF Create de Microsoft Word, Excel ou PowerPoint.
Pendant votre travail, vous pourrez appuyer sur la touche F1 pour obtenir de l’aide concernant le volet en cours.
Création de documents PDF 50
ScanDirect
Le module ScanDirect™ intégré à PaperPort permet de numériser un document et de l’envoyer directement vers PaperPort ou vers une application extérieure sans avoir à lancer PaperPort au préalable.
ScanDirect fonctionne comme programme autonome (accessible à partir du menu
Démarrer
de Windows) et possède sa propre barre d’outils.
Cliquer pour afficher les options
Une ou plusieurs pages
Faire défiler à droite pour afficher plus d’icônes
Numériser
Cliquer pour numériser vers le bureau PaperPort
Barre ScanDirect avec les icônes de toutes les cibles de numérisation
Avec ScanDirect, vous pouvez numériser un objet et l’envoyer immédiatement vers deux types de cible :
• Vers une icône de la barre Envoyer vers de ScanDirect – Les icônes de cette barre représentent les applications liées à la fois à PaperPort et à
ScanDirect. Pour numériser et envoyer un document vers une application, cliquez sur l’icône de celle-ci (pour la sélectionner) et numérisez le document : lorsque la numérisation est terminée, ScanDirect lance automatiquement l’application.
• Vers le bureau PaperPort – Pour numériser un objet et l’importer dans
PaperPort, cliquez sur l’icône de celle-ci (pour la sélectionner) et numérisez l’objet : lorsque la numérisation est terminée, PaperPort démarre et affiche l’objet sur son bureau. Vous pouvez ensuite appliquer à cet objet toutes les fonctions de PaperPort.
Lorsque ScanDirect est utilisé pour numériser un objet vers d’autres programmes, l’opération s’effectue par l’intermédiaire de l’interface du scanner. Les profils de numérisation de PaperPort ne s’appliquent pas.
Lorsque ScanDirect est utilisé pour numériser un objet vers le bureau PaperPort, les paramètres de sortie de la numérisation précédente s’appliquent : s’il s’agissait d’une image, la numérisation actuelle procède de la même façon, et s’il s’agissait d’un document texte (de type DOC, XLS, WPD, TXT ou CSV), la numérisation actuelle crée un fichier PDF Image sur lequel vous pouvez autoriser les recherches (voir plus haut).
PaperPort – Guide de mise en route 51
Dans PaperPort Professional, vous pouvez numériser des objets directement vers
Microsoft SharePoint.
Désinstallation de PaperPort
Pour réaliser une désinstallation complète, trois composants PaperPort doivent
être supprimés un à un, dans n’importe quel ordre. Ces composants sont
PaperPort 12, l’imprimante virtuelle PaperPort Image et PDF Viewer Plus. Si vous supprimez uniquement l’imprimante et/ou PDF Viewer, PaperPort ne pourra pas fonctionner correctement.
1.
2.
3.
4.
Cliquez deux fois sur l’icône
Ajout/Suppression de programmes
dans le
Panneau de configuration
.
Sélectionnez
Nuance PaperPort 12.0
.
Cliquez sur
Supprimer
pour désinstaller le programme.
Recommencez l’opération pour les autres composants.
5.
Pour terminer la désinstallation, vous devez redémarrer votre ordinateur.
Le programme est désactivé au début du processus de désinstallation, afin d’éviter tout problème de réactivation si vous le réinstallez ultérieurement. Les procédures de désactivation et de ré-activation nécessitent une connexion à
Internet.
PaperPort est protégé par les brevets américains suivants et leurs équivalents
étrangers : 6,262,732 ; 5,077,807 ; 5,235,651 ; 5,261,009 ; 5,278,918 ; 5,278,920 ;
5,347,595 ; 5,381,489 ; 5,436,983 ; 5,657,397 ; 5,778,092 ; 5,862,259 ; 6,038,342 et
6,047,251.
Désinstallation de PaperPort 52
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