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Mode d’emploi (F/B/CH) tiptel Module VCM Module de messagerie vocale et de gestion des appels tiptel Sommaire Sommaire Sommaire ..........................................................................................................3 Remarques........................................................................................................4 Conseils sur l’utilisation de l’équipement ....................................................4 Configuration ....................................................................................................5 Configuration des utilisateurs par ordinateur ..............................................5 Répondeur téléphonique ..............................................................................7 Commutation jour/nuit ...............................................................................7 Paramètres : Répondeur téléphonique ....................................................7 Transfert des annonces .............................................................................8 Paramètre interrogation à distance...........................................................8 Notification de messages ..........................................................................9 Messages.......................................................................................................11 Commande à distance .....................................................................................12 Activation de la commande à distance ........................................................12 Fonctions de commande à distance............................................................13 Fonction Lecture des messages...............................................................13 Fonction Commutation ..............................................................................14 Fonction Modifier les annonces ................................................................14 Fonction Notification de message ............................................................15 Fonction Désactivation de l'appareil.........................................................15 Activation à distance du répondeur .............................................................15 Index..................................................................................................................16 3 Remarques Remarques Toutes les informations contenues dans ce manuel ou dans le matériel ou le logiciel de configuration sont susceptibles d’être modifiées sans préavis. Cette version du manuel est également disponible en ligne sous format PDF sur le site suivant : www.tiptel.org. La compilation des textes et figures de ce manuel a été réalisée avec le plus grand soin. Toutefois, des erreurs ne peuvent pas être entièrement exclues. La reproduction de données erronées et les problèmes qui en découlent n’engagent pas la responsabilité de l’éditeur. © 2006 Tiptel.com GmbH Business Solutions, Ratingen. Tous droits réservés. Conseils sur l’utilisation de l’équipement Avant la première utilisation du module VCM, veuillez vous familiariser avec les symboles utilisés qui sont indiqués ci-dessous. Dans le manuel, les symboles suivants sont utilisés pour la programmation du central ou pour l’activation ou la désactivation de fonctions : Décrocher le combiné ...... Introduction de codes et de séquences de chiffres .. Introduction de touches spéciales Touche R : fonction Flash Raccrocher le combiné Remarques 4 Configuration Configuration Configuration des utilisateurs par ordinateur Remarque : Contactez l’administrateur ou l’installateur de votre central téléphonique pour obtenir les informations relatives à l'accès à votre central téléphonique. Vous pouvez utiliser un ordinateur pour configurer les réglages pour les utilisateurs. A cet effet, vous avez besoin d’un ordinateur avec accès au réseau local du tiptel 3011/3022 system/office, de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe. Pour effectuer la configuration, lancez votre navigateur Internet et saisissez dans la barre d’adresse votre adresse IP ou l’identification réseau de votre central téléphonique. Dans la configuration d’usine, les données requises sont est « 192.168.34.100 » pour les tiptel 30xx office ou « 192.168.1.100 ». Dans les paragraphes suivants, la programmation se base sur la configuration d’usine. Exemple : L’utilisateur « Analog50 » souhaite modifier sa configuration. 5 Configuration Le nom d’utilisateur (« Analog50 ») est préprogrammé ; un mot de passe n’est pas demandé. Après l’enregistrement, la page Web suivante s’affiche: 6 Configuration Répondeur téléphonique Si votre administrateur vous a attribué un répondeur, vous pourrez le configurer dans ce menu. Commutation jour/nuit Votre central téléphonique propose 6 profils de configuration différents. Ces profils sont établis par l’administrateur et attribués à certains utilisateurs pour la commutation. Vous pouvez ici permuter entre les différents profils. La programmation horaire permet d’obtenir une commutation automatique. Paramètres : Répondeur téléphonique Activation Cette option vous permet d’activer ou de désactiver votre répondeur téléphonique. Choix de la langue Sélectionnez ici la langue utilisée pour les communications vocales du répondeur. Elle sera employée pour les fonctions suivantes : • • Pour l’annonce par défaut préprogrammée. • Pour l’annonce lors de l’interrogation à distance. Pour l’annonce lors de la notification des messages. 7 Configuration Mémoire attribuée L’espace mémoire disponible est affiché ici. Sélection de l’annonce Vous sélectionnez ici votre annonce personnalisée. En ce qui concerne la transmission de l’annonce, reportez-vous à la section « Transmission des annonces » dans ce chapitre. Temporisation du déclenchement Paramétrez ici le délai avant la prise de l’appel. Durée maximale du message Paramétrez ici la durée maximale du message. Lorsque la durée est écoulée, le répondeur passe une annonce de fin puis s’arrête. Transfert des annonces Enregistrer/effacer une annonce Vous enregistrez ici votre annonce sous forme de fichier WAV dans votre ordinateur. Vous effacez ici l’annonce du central téléphonique. Nom de l’annonce Cette option vous permet de donner un nom à votre annonce. Type d’annonce Vous définissez ici si l’appelant pourra laisser ou non un message après avoir écouté l’annonce. Paramètre interrogation à distance Vous pouvez consulter ou configurer votre répondeur via un téléphone. Cette commande requiert un téléphone avec la numérotation DTMF. Vous pouvez effectuer l’interrogation à distance dans les circonstances suivantes : • Vous téléphonez de l’extérieur et le numéro MSN sortant de votre téléphone est identique au numéro QRC de votre répondeur. • Vous avez activé la fonction « Interrogation à distance via 930 ». Un appel interne au 930 déclenche directement l’interrogation à distance. La sélection du répondeur est opérée via le numéro sortant de l’appelant (le poste 50 compose le 930 => le répondeur du poste 50 passe au mode interrogation à distance). 8 Configuration • Vous avez activé l'interrogation à distance dans la configuration et saisi un code d'interrogation à distance. Après un appel, vous pouvez maintenant composer le code d'interrogation à distance pendant l'annonce pour activer l'interrogation à distance. Quick Remote Control (QRC) Le numéro QRC (Quick Remote Control) vous permet d’activer l’interrogation à distance à partir de l’extérieur sans saisir de code d’interrogation à distance. Par exemple, si vous avez entré le numéro de votre téléphone portable et l’utilisez pour appeler le répondeur, vous serez reconnu et autorisé à commencer l'interrogation à distance sans devoir saisir de code. Il est impossible de saisir le numéro d’un poste interne. Les numéros QRC ne sont que des numéros externes. Interrogation à distance via le 930 Vous paramétrez ici si vous pouvez consulter votre répondeur directement à partir de votre poste interne en composant le numéro interne 930. Code d’interrogation à distance Vous devez saisir un code d’interrogation à 4 chiffres. Il servira d’identifiant pour l’activation de l’interrogation à distance. Interrogation à distance Vous choisissez ici d’autoriser ou non l’interrogation à distance. Activation à distance Vous définissez ici si le répondeur peut être activé à distance. Si vous choisissez « Oui », le répondeur prend l’appel après 50 secondes, même si le téléphone est déconnecté, et attend la saisie du code d’interrogation à distance. Le répondeur peut donc être activé à distance. Remarque : Le répondeur sonnera alors en même temps que le poste de l’utilisateur. L’appelant obtient une tonalité libre même si le poste est occupé et le signal de deuxième appel a été désactivé. La fonction « Déviation d’appels sur occupation » ne sera pas déclenchée. Effacement à distance Vous choisissez ici d’autoriser ou non l’effacement à distance des messages. Notification de messages La fonction de notification de message vous permet d’être informé automatiquement de l’arrivée de nouveaux messages. 9 Configuration Notification de messages Cette option vous permet d’activer ou de désactiver la notification des messages reçus. Mode de notification des messages Vous définissez ici le mode de notification des messages. Vous avez le choix entre les options suivantes : • SMS La réception d’un message est automatiquement suivie de l'envoi d'un SMS. L’administrateur doit avoir préalablement configuré la fonction SMS. • Appel La réception d’un message déclenche automatiquement l’appel d’un numéro de destination préprogrammé. Dès que la ligne est libre, le répondeur raccroche. Si le numéro destinataire est occupé, le numéro est recomposé jusqu'à trois fois dans un intervalle de trois minutes. Le destinataire de la notification peut, grâce à l’information CLIP, voir dans la liste d’appels de son téléphone qu’il a reçu un message sur son répondeur. • Annonce vocale La réception d’un message est automatiquement suivie de l’appel d’un numéro destinataire préprogrammé. Si le numéro destinataire prend l’appel, l’annonce de notification de message est diffusée. Consultez les messages en entrant votre code d’interrogation à distance. Si le numéro destinataire est occupé, le numéro est recomposé jusqu'à trois fois dans un intervalle de trois minutes. A défaut d‘interrogation à distance dans délai programmé pour le rappel (5 à 60 minutes), le répondeur téléphonique recompose le numéro de destinataire. A défaut d‘interrogation à distance, votre répondeur exécute, en fonction de la configuration, aucun, un, ou deux rappels. Lorsque toutes les tentatives de notification n’ont pas abouti, le répondeur met en attente la notification jusqu’à l’arrivée d’un nouveau message. Les paramètres suivants s’appliquent à cette fonction : • Numéro de destination • Répétition des annonces • Appel collectif • Nombre de rappels • Délai avant rappel Numéro de destination Vous indiquez ici le numéro de destination de la notification de messages. Les options suivantes s’appliquent uniquement au mode « Notification de messages par annonce vocale ». 10 Configuration Répétition de l’annonce Vous définissez ici le nombre de répétitions de l’annonce de notification. Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 8. Nombre de messages (Annonce collective) Vous définissez ici à partir de combien de messages le répondeur doit déclencher la notification de messages. Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 5. Nombre de rappels Sélectionnez ici le nombre maximal de rappels. Délai avant rappel Vous définissez ici le délai avant rappel. Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 5 et 60 minutes. Messages Si votre administrateur vous a attribué un répondeur, vous pouvez à partir de ce poste consulter le journal de vos messages. Vous enregistrez ici le message sous forme de fichier WAV dans votre ordinateur. Vous effacez ici le message du central téléphonique. 11 Commande à distance Commande à distance Vous pouvez commander votre répondeur à distance dans le monde entier via le clavier d'un téléphone DTMF. Pour exécuter la commande à distance, vous avez besoin de votre code personnel d'interrogation à distance. Vous pouvez paramétrer ce code comme indiqué dans le paragraphe « Paramètres ». Activation de la commande à distance Appelez votre répondeur personnel. Il est joignable en interne en composant le 930 à partir du poste associé ou en composant le numéro de l’extension. En externe, il faut composer le numéro MSN/DDI. Vous entendez l'annonce actuelle. Entrez le code d'interrogation à distance sur le clavier du téléphone. En cas d'erreur, annulez l'entrée au moyen de la touche étoile (*) et recommencez. L'identification de chaque chiffre est confirmée par un message vocal. Pour valider l'entrée, appuyez sur la touche dièse (). Si le code a été reconnu, votre module VCM émet un message vocal. En cas de code erroné, l'appareil coupe la ligne. Remarque : Si vous avez activé la fonction QRC (cf. Manuel d’installation) pour le numéro que vous utilisez pour appeler, votre répondeur personnel émet directement un message vocal. Il est alors inutile d’entrer votre code d’interrogation à distance. Activez la fonction souhaitée en appuyant sur la touche numérique correspondante (par exemple, 2 pour lire tous les nouveaux messages). Chaque pression sur la touche est confirmée. Pour terminer une fonction, appuyez sur la touche 8. La fonction en cours est terminée. Terminez la commande à distance en appuyant successivement sur les touches étoile et dièse. 12 Commande à distance Fonctions de commande à distance Fonction Lecture des messages Lecture de tous les messages Appuyez sur la touche 3. La lecture commence au premier message. Lecture de nouveaux messages Appuyez sur la touche 2. La lecture des nouveaux messages non encore écoutés commence. Répétition Appuyez sur la touche 5 pendant la lecture. Les 3 dernières secondes sont répétées. Interruption de la lecture (pause) Appuyez sur la touche 8. La lecture est interrompue. Reprise de la lecture après la pause Appuyez sur la touche 5. La lecture reprend au point où elle a été interrompue. Chercher (Skip) Appuyez sur la touche 4 (recul) ou 6 (avance) pendant la lecture. Le message en cours est répété ou ignoré. Annonce du numéro d‘appel Appuyez sur la touche 2 pendant la lecture. La lecture est interrompue et le numéro de l‘appelant est présenté (à condition que la présentation de la ligne appelante ait été activée par l‘opérateur de réseau). Effacer le message actuel Appuyez sur la touche 7 pendant la lecture. Le message en cours est effacé. Effacer tous les messages Appuyez successivement sur les touches * et 7. Tous les messages sont effacés. 13 Commande à distance Fonction Commutation Activer/désactiver la notification Appuyez successivement sur les touches * et 4. L'état actuel (activé ou désactivé) est communiqué. Attention : Le type de notification (par SMS ou appel téléphonique) correspond au dernier paramétrage effectué dans l’interface Internet. ... Permuter les annonces Appuyez successivement sur la touche 7 et sur l'annonce désirée (entre 0 ... et 9). L'annonce sélectionnée est lue pour contrôle. L'appareil répond au prochain appel avec cette annonce. Fonction Modifier les annonces ... Modifier les annonces Appuyez successivement sur la touche 9 et l'annonce désirée (1 à 9). Votre répondeur vous invite à parler. Si vous avez composé le numéro MSN d’un répondeur, vous pourrez modifier uniquement les annonces 8 et 9. Enregistrez l'annonce. Dans le cas d‘une annonce avec possibilité de laisser un message : Appuyez sur la touche 8 après avoir dicté votre annonce. L'annonce est rediffusée pour contrôle. A la fin, vous entendez une tonalité. Dans le cas d'une annonce sans possibilité d'enregistrement : Appuyez sur la touche # après avoir dicté votre annonce. L'annonce est rediffusée pour contrôle. A la fin, vous entendez deux tonalités. ou 14 Commande à distance Fonction Notification de message Modifier le numéro destinataire pour la notification Appuyez successivement sur les touches * et 9. Le numéro de destination actuel est diffusé. Ensuite, vous êtes invité de saisir un nouveau numéro de destination. Composez le nouveau numéro de destination. Chaque chiffre est confirmé. Pour supprimer le numéro de destination, appuyez sur la touche étoile (). Le numéro de destination est effacé. Pour valider le numéro de destination, appuyez sur la touche dièse (). Le nouveau numéro de destination est communiqué pour contrôle. Fonction Désactivation de l'appareil Désactivation de la fonction Répondeur Actionnez successivement les touches * et 0. Votre répondeur coupe la ligne et ne prend plus d'autres appels. Activation à distance du répondeur Appelez le numéro de votre répondeur. L'appareil répond après 50 secondes en émettant une tonalité. Entrez le code d'interrogation à distance sur le clavier du téléphone et confirmez avec la touche #. L'annonce est lue pour contrôle. L'appareil peut être commandé à distance (p. ex. pour dicter un nouveau message). Votre répondeur est maintenant prêt à fonctionner et à prendre les appels. Remarque : L’activation de la commande à distance exige qu’un code d’interrogation à distance soit programmé dans votre central et que vous ayez activé la fonction « Commande à distance » . Si vous appelez l’appareil désactivé en composant un numéro classé « QRC » dans votre central téléphonique, celui-ci répondra à l’appel en diffusant l’annonce vocale habituelle. Il suffit de taper pour activer à tout moment la commande à distance de votre répondeur. Vous obtenez une confirmation vocale (« Répondeur activé »). 15 Index N Index Nombre de messages ...................... 13 Nombre de rappels ........................... 13 Notification de message annonce vocale ............................. 12 appel.............................................. 12 SMS ............................................... 12 Notification de messages ........... 11, 12 Numéro de destination...................... 12 A Activation............................................. 9 Activation à distance................... 11, 17 Activation de la commande à distance...................................... 14 Annonce répondeur simple .......................... 10 répondeur-enregistreur ................. 10 Annonce collective ............................ 13 P Paramètre interrogation à distance... 10 Paramètres répondeur téléphonique.................. 9 Présentation de la ligne appelante ... 15 C Chercher (Skip) ................................. 15 Choix de la langue .............................. 9 Code d’interrogation à distance . 11, 12 Code d'interrogation à distance........ 14 Commande à distance ..................... 14 Commutation jour/nuit ........................ 9 Configuration par ordinateur.................................. 7 Q QRC................................................... 11 Quick Remote Control....................... 11 R Remarques.......................................... 5 Répétition de l’annonce .................... 13 Répondeur simple............................. 16 Répondeur téléphonique .................... 9 Répondeur-enregistreur.................... 16 D Délai avant rappel ............................. 13 Désignation de l’annonce ................. 10 Durée maximale du message ........... 10 S Sélection de l’annonce...................... 10 E T Effacement à distance ...................... 11 Effacer à distance ............................. 15 Effacer une annonce ......................... 10 Enregistrer une annonce................... 10 Temporisation du déclenchement .... 10 Transfert des annonces .................... 10 U F Utilisation de l’équipement.................. 5 Fonctions de commande à distance 15 I Interrogation à distance .................... 11 Interrogation à distance via le 930 .... 11 M Mémoire attribuée ............................. 10 Messages.......................................... 13 16 Tiptel.com GmbH Business Solutions Halskestraße 1 D - 40880 Ratingen Tel.: 0900 100 – 84 78 35* Vanity Tel.: 0900 100 – TIPTEL* Internet: www.tiptel.de International: Internet: www.tiptel.com *(gebührenpflichtig) Tiptel GmbH Tenschertstraße 5 A - 1230 Wien Tél.: Télécopie : E-mail : Internet : 01 - 616 78 71 01 - 616 78 71 - 22 [email protected] http://www.tiptel.de Tiptel AG Bahnstrasse 46 CH - 8105 Regensdorf Tel.: 044 -884 80 71 Télécopie: 044 - 843 13 23 E-mail : [email protected] Internet : www.tiptel-online.ch Tiptel B.V. 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