Mode d'emploi | Filemaker Pro 12 Manuel utilisateur

FileMaker
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Edition : 01
Table des matières
Chapitre 1
Introduction à FileMaker Pro
A propos de ce guide
Utilisation de la documentation FileMaker Pro
Où trouver la documentation PDF
Aide en ligne
Modèles, exemples et autres informations
Lectures conseillées
Présentation générale de FileMaker Pro
Création de bases de données simples ou complexes
Utilisation de modèles pour afficher, entrer et imprimer des données
Recherche, tri et remplacement de données
Protection des bases de données
Création de scripts pour l’automatisation de tâches
Partage et échange de données
Enregistrement et envoi de données sous d’autres formats
Chapitre 2
Utilisation des bases de données
A propos des rubriques et des enregistrements d’une base de données
Ouverture de fichiers
Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier
Fermeture de fenêtres et de fichiers
Enregistrement de fichiers
Ce que FileMaker Pro n’enregistre pas
A propos des modes
Utilisation de la barre d’outils
Affichage des enregistrements
Sélection de l’enregistrement actif
Déplacement d’un enregistrement à un autre
Ajout et duplication d’enregistrements
Ajout et duplication d’enregistrements liés
Suppression d’enregistrements
Saisie de données
Sélection d’une rubrique
Saisie et modification de données dans les rubriques
Utilisation des données en vue Tableau
Affichage des données en vue Tableau
Utilisation des enregistrements en vue Tableau
Recherche d’enregistrements
Exécution de recherches rapides en mode Utilisation
Création de requêtes en mode Recherche
Recherche de texte et de caractères
Recherches de nombres, de dates, d’heures et d’horodatages
Recherche d’intervalles de données
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4
Recherche de données dans des rubriques liées
Recherche de rubriques vides ou renseignées
Recherche de doublons
Recherche d’enregistrements répondant à plusieurs critères
Recherche d’enregistrements, à l’exception de ceux répondant à certains critères
Affichage, relance ou modification de la dernière recherche
Enregistrement des requêtes
Suppression et rétablissement de requêtes
Masquage d’enregistrements dans un jeu d’enregistrements trouvés et affichage
d’enregistrements masqués
Recherche et remplacement de données
Tri d’enregistrements
Prévisualisation et impression de base de données
Prévisualisation des données sur un modèle
Impression d’enregistrements
Impression d’étiquettes et d’enveloppes
Impression de scripts
Impression des données de table et de rubrique
Impression du graphe de liens
Automatisation de tâches grâce aux scripts
Sauvegarde de fichiers de base de données
Définition des préférences
Chapitre 3
Création de bases de données
Elaboration d’une base de données
Création d’un fichier FileMaker Pro
Création d’un fichier à l’aide d’une solution de démarrage
Création d’un fichier vide et vierge
A propos de l’attribution de noms aux rubriques
A propos du choix d’un type de rubrique
Création et modification de rubriques
Création et modification de rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données
Création et modification de rubriques en vue Tableau
Création de rubriques Calcul
Création de rubriques de type Statistique
Utilisation des rubriques supplémentaires
Définition d’options pour les rubriques
Définition de l’entrée automatique de données
Définition de la validation des rubriques
A propos des options d’indexation et de stockage
Création de tables de base de données
Création de modèles et de rapports
A propos des types de modèle
Utilisation des thèmes de modèle
Définition d’un modèle pour l’impression des enregistrements en colonnes
Définition de colonnes dans un modèle
Modification de la largeur des colonnes
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Utilisation des objets dans un modèle
Utilisation de l’Inspecteur pour mettre en forme des objets
Utilisation de l’Inspecteur pour positionner des objets
Utilisation d’outils pour le positionnement précis des objets
Sélection des objets
Utilisation des rubriques dans un modèle
Placement et suppression de rubriques dans un modèle
Configuration de jeux de cases à cocher et d’autres contrôles d’un modèle
Choix de l’emplacement des rubriques liées
A propos des rubriques de fusion
Mise en forme des données de rubrique d’un modèle
Autorisation ou interdiction de la saisie dans une rubrique
Utilisation d’éléments dans un modèle
A propos des types d’éléments de modèle
Création et modification de graphiques
Création d’un graphique
Modification d’un graphique
Chapitre 4
Utilisation de tables et de fichiers liés
A propos des liens
Terminologie des bases de données relationnelles
A propos du graphe de liens
A propos des rubriques sources des liens
Types de liens
Elaboration d’une base de données relationnelle
Travail sur le graphe de liens
Création de liens
Modification des liens
Génération de récapitulatifs de données dans des tables externes
Filtrage des enregistrements dans les tables externes
A propos des références externes
Création de références externes
Modification de références externes
Chapitre 5
Partage et échange de données
Partage de bases de données en réseau
Activation du partage de fichiers et hébergement de fichiers
Ouverture de fichiers partagés en tant que client
Ouverture de bases de données partagées à distance à l’aide d’une URL
Fermeture d’un fichier hébergé
Importation et exportation de données
Enregistrement et envoi de données sous d’autres formats
Envoi d’emails basés sur des données d’enregistrement
Formats de fichier d’importation/exportation pris en charge
Configuration d’importations récurrentes
ODBC et JDBC
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6
Méthodes d’importation de données dans un fichier existant
A propos de l’ajout d’enregistrements
A propos de la mise à jour d’enregistrements existants
A propos de la mise à jour d’enregistrements correspondants
A propos du processus d’importation
Conversion d’un fichier de données en un nouveau fichier FileMaker Pro
A propos du processus d’exportation
Travail avec des sources de données externes
Publication de bases de données sur le Web
Chapitre 6
Protection des bases de données
Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de privilèges
Comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus
A propos des comptes prédéfinis
A propos des jeux de privilèges prédéfinis
Planification de la sécurité relative à un fichier
Protection d’un fichier par mot de passe
Création de comptes et de jeux de privilèges
Affichage des comptes et des jeux de privilèges
Création de comptes
Création de comptes authentifiés par l’intermédiaire d’un serveur externe
Création de jeux de privilèges
A propos de l’autorisation d’accès aux enregistrements
Visualisation des privilèges étendus
Autorisation de l’accès aux fichiers
Mesures de sécurité
Amélioration de la sécurité physique
Renforcement de la sécurité du système d’exploitation
Etablissement de la sécurité du réseau
Sauvegarde des bases de données et d’autres fichiers importants
Installation, exécution et mise à jour d’un logiciel antivirus
Chapitre 7
Conversion de bases de données FileMaker Pro 11 et antérieures
Présentation du processus de conversion
Résolution des problèmes de conversion de base
Index
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Chapitre 1
Introduction à FileMaker Pro
FileMaker® Pro est le premier logiciel de bases de données pour groupes de travail, permettant la
création et le partage rapides de solutions adaptées aux besoins des entreprises. Ses fonctions
performantes, sa compatibilité avec un grand nombre de plates-formes et son interface conviviale
font de FileMaker Pro l’outil indispensable pour la gestion et le suivi de contacts, de projets et
d’informations.
A propos de ce guide
Ce Guide de l’utilisateur comprend une introduction aux fonctions de FileMaker Pro et offre des
instructions détaillées concernant les principales tâches de FileMaker Pro. Pour obtenir des
détails sur les fonctions avancées de ce produit, consultez l’Aide de FileMaker Pro.
Utilisation de la documentation FileMaker Pro
La documentation FileMaker Pro est une voie d’apprentissage vers la productivité comprenant
des instructions d’installation, une Aide en ligne, et beaucoup d’autres choses encore.
Les manuels suivants sont inclus :
1 Guide de l’utilisateur FileMaker Pro (ce guide) : contient les principaux concepts et les
procédures de base.
1 Guide d’installation et des nouvelles fonctions de FileMaker Pro et FileMaker Pro Advanced :
contient des instructions d’installation, ainsi que la liste des nouvelles fonctions proposées dans
la version actuelle.
1 Didacticiel FileMaker Pro : contient des instructions étape par étape concernant la création et
l’utilisation des bases de données FileMaker Pro.
1 Guide de la Publication Web instantanée FileMaker : explique comment rendre les bases de
données FileMaker Pro accessibles aux utilisateurs de navigateurs Web via un réseau intranet
ou Internet.
1 Guide ODBC et JDBC FileMaker : décrit comment utiliser le logiciel FileMaker en tant
qu’application cliente ODBC et en tant que source de données pour des applications ODBC et
JDBC.
Où trouver la documentation PDF
Pour accéder aux PDF de la documentation FileMaker :
1 Dans FileMaker Pro, choisissez le menu Aide > Documentation produit.
1 Rendez-vous sur le site www.filemaker.fr/support/product/documentation.html pour accéder à
d’autres documentations.
Chapitre 1 | Introduction à FileMaker Pro
8
Aide en ligne
L’Aide FileMaker Pro vous apporte des instructions complètes et détaillées sur les fonctions
FileMaker Pro. Vous pouvez ouvrir cette aide depuis le menu Aide de FileMaker Pro.
Vous pouvez accéder à l’Aide de trois manières différentes :
1 Naviguez dans la table des matières de l’Aide et recherchez les rubriques par sujet.
1 Recherchez une rubrique précise en saisissant des mots-clés.
1 Obtenez des informations concernant la boîte de dialogue affichée en appuyant sur F1 (Windows)
ou 2-? (Mac OS).
Modèles, exemples et autres informations
FileMaker Pro contient des fichiers de modèles de bases de données que vous pouvez utiliser
pour une mise en route rapide. Les solutions de démarrage exploitent les meilleures nouvelles
fonctions de FileMaker Pro pour vous aider à créer la solution de base de données la plus efficace
adaptée à vos besoins. Avant de créer une base de données, consultez la liste des modèles pour
voir si un modèle correspondant à vos besoins est disponible.
Le dossier Extras en français contient des références et des exemples susceptibles de vous aider
pour les fonctions spécifiques telles que la prise en charge XML.
Vous pouvez trouver plus d’informations, des astuces et des idées de bases de données sur le
site Web de FileMaker à l’adresse http://www.filemaker.fr.
Lectures conseillées
Voici quelques suggestions d’utilisation de la documentation afin que vous puissiez apprendre les
tâches spécifiques à FileMaker Pro.
Type d’utilisateur
Lectures conseillées
Personne saisissant des données
Chapitre 2, « Utilisation des bases de données », de ce guide
Propriétaire de petite entreprise
ou formateur créant d’abord une
base de données simple, puis
l’améliorant par la suite
Chapitre 3, « Création de bases de données », de ce guide Pour l’ajout de
fonctions à la base de données, consulter l’Aide
Administrateur de base de
données
1
1
1
1
Nouvel utilisateur de
FileMaker Pro
Tous les chapitres de ce guide
L’Aide pour les informations concernant les rubriques avancées
Guide de la Publication Web instantanée FileMaker
Guide ODBC et JDBC FileMaker
1 Guide d’installation et des nouvelles fonctions de FileMaker Pro et
FileMaker Pro Advanced
1 Didacticiel FileMaker Pro
1 Tous les chapitres de ce guide
Utilisateur procédant à une mise
à jour depuis une version
antérieure
1 Guide d’installation et des nouvelles fonctions de FileMaker Pro et
FileMaker Pro Advanced
1 Chapitre 7, « Conversion de bases de données FileMaker Pro 11 et
antérieures », de ce guide
Remarque Si votre base de données a été développée avec FileMaker Pro Advanced, des
menus personnalisés ou infobulles peuvent apparaître pour les objets du modèle. Pour obtenir
une vue d’ensemble de ces fonctions, consultez l’Aide.
Chapitre 1 | Introduction à FileMaker Pro
9
Présentation générale de FileMaker Pro
Voici une présentation générale des possibilités offertes par FileMaker Pro.
Création de bases de données simples ou complexes
FileMaker Pro vous permet de créer des bases de données simples contenant une seule table
(par exemple, une liste d’adresses) ou des bases de données complexes faisant appel à des liens
et à plusieurs tables. Vous pouvez par exemple créer une base de données complexe liant deux
tables en fonction d’une seule valeur commune, comme un numéro de série ou un numéro
d’identifiant.
Base de données de liste d’adresses contenant
une seule table
Base de données faisant appel à plusieurs tables, avec une
table externe affichant les enregistrements d’une table liée
Vous pouvez organiser vos bases de données avec une table unique dans un seul fichier, avec
plusieurs tables dans un seul fichier ou avec plusieurs tables dans plusieurs fichiers.
FileMaker Pro contient des modèles de bases de données (solutions de démarrage) conçues
pour des besoins dans les domaines suivants : Professionnel, Education et Famille. Vous pouvez
rapidement personnaliser ces modèles et les adapter à vos besoins.
Pour plus d’informations sur la création de bases de données, consultez le chapitre 3, « Création
de bases de données ».
Utilisation de modèles pour afficher, entrer et imprimer des données
Les modèles FileMaker Pro déterminent l’agencement des données en vue de leur affichage,
impression, publication, recherche et saisie. Les modèles ne stockent pas vos données : ils se
contentent de les afficher.
Les fichiers de bases de données possèdent différents modèles permettant de visualiser les
données de plusieurs manières. Dans un fichier de base de données, vous pouvez concevoir
différents modèles pour la saisie de données, la création de statistiques, l’impression d’étiquettes
de publipostage, la publication d’une base de données sur le Web, etc. Vous pouvez modifier la
conception d’un modèle sans affecter les données ni les autres modèles du fichier. Lorsque vous
modifiez les données contenues dans une rubrique, les modifications sont répercutées dans la
même rubrique de tous les modèles de la base de données.
Chapitre 1 | Introduction à FileMaker Pro
10
Dans un modèle, vous pouvez choisir, organiser et modifier des rubriques et des titres de
rubriques, créer des rapports, ajouter des boutons afin de lancer des scripts, ajouter des
graphiques et du texte et indiquer des options d’impression.
Toutes les informations doivent être conservées dans votre base de données FileMaker Pro. Vous
pouvez ajouter par exemple un Web Viewer pour afficher une page Web dans un modèle. Des
restrictions d’affichage du contenu Web sont présentes dans FileMaker Pro.
Choisissez différents types de modèles dans l’assistant Nouveau modèle/rapport. Les différents
types de modèle répondent à des besoins différents (afficher un écran de saisie, imprimer un
rapport commercial récapitulatif ou formater des données sous forme d’étiquettes de publipostage).
Vous pouvez personnaliser chaque modèle en utilisant les outils de conception disponibles en
mode Modèle.
Simon Wallace
789 Ninth Avenue
New York, NY 10001
Chère Sophie,
Contacts
Juanita Alvarez
Michelle Cannon
Andre Common
Marie Durand
Jean Durand
William Johnson
John Lee
Patrick Murphy
Le Nguyen
Kentaro Ogawa
Mary Smith
John Smith
Sophie Tang
Steve Williams
Betty Wilson
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
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555-1234
555-1234
555-1234
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555-1234
555-1234
555-1234
555-1234
Nous vous remercions pour votre
commande et sommes heureux de vous
proposer nos services.
Pour toute question concernant votre
commande, n’hésitez pas à nous contacter.
Nous espérons que vous serez satisfaite de
votre achat.
Cordialement,
Matthieu Blanc
Les mêmes données peuvent être organisées différemment dans plusieurs
modèles
Pour plus d’informations sur la création de modèles, consultez la section « Création de modèles
et de rapports », page 79.
Recherche, tri et remplacement de données
Les fonctions de recherche, de tri et de remplacement de données vous permettent de manipuler
vos données de diverses manières.
Vous pouvez rechercher des enregistrements répondant aux critères que vous indiquez, par
exemple des enregistrements entrés à une date précise ou contenant une adresse dans une ville
en particulier. Vous pouvez ouvrir une autre fenêtre afin d’effectuer d’autres recherches sur les
mêmes données.
Vous pouvez réorganiser les enregistrements pour les afficher ou les imprimer selon une séquence
différente. Vous pouvez par exemple effectuer un tri alphabétique, numérique, par date ou établir
un ordre de tri personnalisé pour les rubriques.
Chapitre 1 | Introduction à FileMaker Pro
11
Enregistrements clients triés par nom
Vous pouvez rechercher et remplacer des données dans plusieurs rubriques, de la même façon
que vous recherchez et remplacez des données dans la plupart des applications de traitement de
texte. Vous pouvez également enregistrer un jeu d’enregistrements trouvés en tant que lien
snapshot et envoyer le lien à une autre personne.
Pour plus d’informations sur la recherche, le tri et le remplacement de données, consultez les
sections « Recherche d’enregistrements », page 33, « Tri d’enregistrements », page 47, et
« Recherche et remplacement de données », page 46.
Protection des bases de données
Vous pouvez limiter ce que les utilisateurs voient et font dans un fichier de base de données en
définissant des comptes et des jeux de privilèges. Les comptes authentifient les utilisateurs qui
tentent d’ouvrir un fichier protégé. Chaque compte spécifie un nom d’utilisateur et, généralement,
un mot de passe. Un utilisateur qui n’est pas en mesure de fournir des informations d’identification
valides ne peut pas ouvrir un fichier protégé. Un jeu de privilèges définit un niveau d’accès pour
un fichier de base de données. Un jeu de privilèges est affecté à chaque compte et détermine le
niveau d’accès lors de l’ouverture d’un fichier à l’aide de ce compte.
Les privilèges étendus déterminent les options de partage de données autorisées par un jeu de
privilèges, telles que la possibilité d’ouvrir un fichier partagé ou de visualiser une base de données
dans un navigateur Web.
Vous pouvez protéger davantage encore un fichier en autorisant d’autres fichiers FileMaker Pro à
créer des références vers le schéma (tables, modèles, scripts et listes de valeurs) de ce même
fichier.
Pour plus d’informations sur la sécurité des bases de données FileMaker Pro, consultez le
chapitre 6, « Protection des bases de données ».
Création de scripts pour l’automatisation de tâches
Les scripts permettent d’effectuer des tâches simples, comme la configuration de l’orientation
d’impression, ou plus complexes, comme la préparation d’un publipostage personnalisé destiné
aux clients.
Par exemple, vous pouvez définir un script destiné à créer une lettre de remerciements pour les
clients de votre base de données ayant effectué une commande au cours de la semaine précédente.
Le script compose une lettre en fonction de chaque client. Il active ensuite le mode Prévisualisation
et marque une pause afin que vous puissiez voir à quoi ressemblera la lettre imprimée. Vous lancez
l’intégralité de cette tâche en cliquant simplement sur un bouton du modèle.
Chapitre 1 | Introduction à FileMaker Pro
12
Vous pouvez créer des scripts en sélectionnant des actions de script dans la liste fournie par
FileMaker Pro, en définissant des options et en déterminant l’ordre dans lequel les actions doivent
être effectuées. FileMaker Pro simplifie la gestion et la maintenance des scripts, même dans les
bases de données complexes. Vous pouvez afficher, modifier, et gérer simultanément des scripts
provenant de base de données différentes. Pour plus d’informations sur les scripts, consultez la
section « Automatisation de tâches grâce aux scripts », page 54.
Vous pouvez également configurer des déclencheurs de script pour exiger l’exécution de ces
scripts lorsque des événements particuliers se produisent. Pour plus d’informations, consultez
l’Aide.
Partage et échange de données
L’un des avantages du stockage de données dans FileMaker Pro réside dans le fait que vous
pouvez partager ces données. Vous pouvez partager vos données avec d’autres utilisateurs de
FileMaker Pro ou de FileMaker Go sur un réseau, utiliser les capacités de publication Web pour
partager des données sur le Web, et importer ou exporter des données d’un autre fichier. De plus,
vous pouvez utiliser ODBC (Open Database Connectivity) et JDBC (Java Database Connectivity)
pour partager des fichiers FileMaker Pro avec des applications compatibles ODBC et JDBC. Vous
pouvez également accéder aux données de sources de données externes.
Si votre ordinateur est connecté à un réseau, vous et les autres utilisateurs Windows et Mac OS
de FileMaker Pro ou de FileMaker Go pouvez accéder simultanément au même fichier de base
de données FileMaker Pro. La fonction de partage réseau de FileMaker Pro prend en charge le
partage simultané de fichiers entre un maximum de 9 utilisateurs.
Remarque Si vous devez partager des fichiers avec plus de neuf utilisateurs simultanés,
FileMaker vous recommande d’utiliser FileMaker Server.
Vous pouvez configurer un fichier FileMaker Pro de sorte qu’il mette automatiquement à jour les
données importées depuis une autre application telle que Microsoft Excel. Une importation
récurrente a lieu automatiquement au premier affichage du modèle contenant les données du
fichier externe. Vous pouvez par la suite exécuter un script pour mettre à jour les données. Pour
plus d’informations sur les importations récurrentes, consultez la section « Configuration
d’importations récurrentes », page 136.
Vous avez la possibilité de publier rapidement et simplement vos modèles FileMaker Pro sous
forme de pages Web, ce qui permet à toute personne de votre intranet (ou d’Internet) équipée d’un
navigateur Web d’accéder à vos bases de données FileMaker Pro. Les comptes et jeux de
privilèges FileMaker Pro ainsi que d’autres fonctions de sécurité vous permettent de sécuriser vos
bases de données publiées sur le Web.
Pour plus d’informations sur le partage et l’échange de données, consultez le chapitre 5,
« Partage et échange de données ».
Enregistrement et envoi de données sous d’autres formats
FileMaker Pro vous permet d’enregistrer des données sous différents formats de fichiers, comme
des feuilles de calcul Microsoft Excel et des fichiers Adobe PDF afin de pouvoir les partager avec
des utilisateurs ne disposant pas de FileMaker Pro. Une fois enregistrés, vous pouvez envoyer
automatiquement les fichiers par email. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique
« Enregistrement et envoi de données sous d’autres formats », page 135.
Chapitre 2
Utilisation des bases de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
1
1
1
1
1
1
1
1
ouvrir, fermer et enregistrer des fichiers ;
créer des enregistrements dans une base de données ;
modifier ou ajouter des données aux rubriques ;
rechercher des enregistrements à l’aide de plusieurs critères ;
ignorer certains enregistrements du jeu d’enregistrements trouvés ;
rechercher et remplacer des données ;
trier des données ;
imprimer des données, des scripts, une table et les informations de rubrique ainsi que le graphe
des liens ;
1 utiliser les scripts.
Consultez l’Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des procédures
étape par étape concernant l’utilisation de FileMaker Pro.
Remarque Certaines procédures font référence à l’utilisation d’un menu de raccourcis. Pour
afficher un menu de raccourcis (ou un menu contextuel), cliquez avec le bouton droit de la souris
sur un objet ou une zone ou cliquez tout en appuyant sur la touche Contrôle et affichez ainsi une
liste de commandes. Utilisez le Panneau de configuration (Windows) ou les Préférences Système
(Mac OS) pour configurer votre souris, tablette tactile ou périphérique d’entrée. Par exemple, vous
pouvez configurer un autre bouton sur une souris.
A propos des rubriques et des enregistrements d’une base de données
Une base de données est un ensemble d’informations, ou de données, que vous pouvez
organiser, mettre à jour, trier, parcourir et imprimer en fonction de vos besoins. Contrairement à
une feuille de calcul électronique utilisée pour présenter des données dans des tableaux et
calculer dans les cellules d’un tableau rectangulaire, la base de données est un ensemble de
données liées par un schéma décrivant l’organisation de tables de base de données, leurs
rubriques et les liens existant entre les rubriques et les tables.
Certaines tâches conviennent mieux à chacun de ces outils de productivité professionnels.
Les feuilles de calculs conviennent davantage pour les tâches telles que la maintenance des
comptes, dans laquelle les données doivent être consignées et calculées, mais pas présentées
ou analysées sous plusieurs formats. Les bases de données conviennent pour les tâches telles
que le contrôle d’inventaire, dans lequel vous devez surveiller la consommation et les pertes et
gérer les rapports sur le statut de l’inventaire. Une base de données d’inventaire permet de trier
les informations de l’inventaire et d’en faire un rapport de plusieurs façons. Cela vous permet
d’analyser des données en fonction du type d’objet, des ventes, de la consommation mensuelle, etc.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
14
Votre carnet d’adresses personnel et votre classeur sont des exemples de bases de données
simples. Dans votre carnet d’adresses et votre classeur, vous conservez des informations
similaires organisées de façon à pouvoir être facilement récupérées. Dans votre classeur, vous
devez définir un moyen de trier vos données, par exemple par ordre alphabétique en fonction du
nom ou de la région. En stockant vos contacts et vos adresses dans FileMaker Pro, vous pouvez
organiser vos informations de diverses manières. Vous pouvez trier vos informations par pays, par
ville, par nom ou même en fonction de ces trois rubriques.
B
C
Enregistrements
Michelle
Cannon
123 rue du Nil
Paris
Rubriques
FRA
75023
(717) 555-0011
Votre carnet d’adresses est similaire à une base de données.
Un système de facturation est un exemple de base de données plus complexe contenant
plusieurs tables liées, plusieurs modèles et des rubriques calculées.
Vous pouvez également afficher un sous-ensemble de vos données, par exemple uniquement les
factures d’un mois en particulier. Une base de données ne se contente pas de contenir des
informations ; elle vous sert à organiser et analyser des informations de façon à ce que vous
puissiez appréhender leur importance.
Les rubriques constituent l’élément essentiel d’une table de base de données. Les rubriques
servent à stocker, calculer et afficher les données entrées dans un enregistrement. Chaque
élément d’information d’un enregistrement (un nom, un numéro d’identifiant ou un numéro de
téléphone) est enregistré dans une rubrique.
Une table de base de données contient une ou plusieurs rubriques qui regroupent des
informations similaires concernant un sujet ou une activité. Par exemple, les rubriques d’un
enregistrement de la table Clients stockent les coordonnées d’un client. Les tables définissent
également l’organisation des enregistrements.
Une base de données peut être composée d’un fichier avec une table, pouvant stocker les noms,
les adresses ainsi que les numéros de téléphone et de télécopie de tous vos clients. Une base de
données peut également être composée de plusieurs fichiers, chacun pouvant contenir une ou
plusieurs tables. Cet ensemble (parfois appelé système de base de données) stocke les
informations sur des objets liés. Grâce aux possibilités de liens de FileMaker Pro, vous pouvez
joindre les informations entre des fichiers et des tables afin de créer une base de données
relationnelle.
Par exemple, vous pouvez afficher dans une table les clients ayant acheté un article particulier et
dans une autre table liée, le montant réglé.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
15
Table Clients
Table Produits
N° produit FB3
N° client 002
Produit Baguette
Nom André Common
Prix 3,95 €
Téléphone 818-555-1234
Stock 34
Table Facturation
N° client 002
Nom du client André Common
Téléphone 818-555-1234
N° facture 12345
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FB3 Baguette
FB14 Croissants
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Pour entrer des données dans une table de base de données, vous devez créer un nouvel
enregistrement et saisir les valeurs dans les rubriques qui le constituent. Vous pouvez taper les
valeurs dans une rubrique, les importer d’une autre rubrique ou les saisir de nombreuses autres
façons.
FileMaker Pro vous permet également d’accéder à des données stockées dans des fichiers ne
provenant pas de FileMaker Pro et de les consulter. Par exemple, si vous avez accès à des
données stockées dans une base de données SQL, vous pouvez afficher des informations de la
base de données externe et les traiter dans votre fichier FileMaker Pro.
Ouverture de fichiers
Pour ouvrir un fichier lorsque l’application FileMaker Pro est inactive :
Choisissez l’une des méthodes suivantes :
1 Double-cliquez sur le fichier FileMaker Pro.
1 Faites glisser le fichier sur l’icône de l’application FileMaker Pro.
1 Double-cliquez sur l’icône de l’application FileMaker Pro et choisissez le fichier à ouvrir. Si l’écran
Démarrage rapide s’ouvre, consultez la section « Pour ouvrir un fichier à l’aide du Démarrage
rapide FileMaker » ci-après pour plus d’informations.
Pour ouvrir un fichier lorsque l’application FileMaker Pro est active
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir.
Conseil Vous pouvez également choisir le menu Fichier > Ouvrir fichiers récents ou le
menu Fichier > Ouvrir Favori.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, sélectionnez un nom de fichier et cliquez sur Ouvrir.
3. Si un nom de compte et un mot de passe vous sont demandés, saisissez-les dans la boîte de
dialogue Mot de passe, puis cliquez sur OK.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
16
Pour ouvrir un fichier à l’aide du Démarrage rapide FileMaker
1. Pour que l’écran Démarrage rapide FileMaker s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Démarrez FileMaker Pro.
1 Si FileMaker Pro est en cours d’exécution ou si vous démarrez FileMaker Pro et que l’écran
Démarrage rapide FileMaker ne s’affiche pas, choisissez le menu Aide > Ecran Démarrage
rapide.
Ecran Démarrage rapide FileMaker (Mac OS)
2. Lorsque l’écran Démarrage rapide FileMaker s’affiche, effectuez l’une des actions suivantes :
Faites ceci
Pour
Cliquez sur Fichiers récents
dans la zone située au centre
de l’écran Démarrage rapide.
Afficher la liste des fichiers FileMaker Pro ouverts récemment. Si aucun fichier
récent n’apparaît dans la liste, choisissez le menu Edition > Préférences
(Windows) ou le menu FileMaker Pro > Préférences (Mac OS), sélectionnez
Liste des fichiers récents, saisissez une valeur entre 1 et 30 pour indiquer le
nombre de fichiers récents que vous souhaitez afficher dans la liste, puis cliquez
sur OK. (Pour supprimer la liste des fichiers ouverts récemment, choisissez le
menu Fichier > Ouvrir fichiers récents > Effacer les fichiers récents.)
Cliquez sur Fichiers favoris
dans la zone située au centre
de l’écran Démarrage rapide.
Afficher la liste des fichiers FileMaker Pro marqués comme favoris.
Cliquez sur le nom d’hôte ou
l’adresse IP d’un ordinateur
distant.
Afficher la liste des fichiers FileMaker Pro stockés sur un ordinateur distant.
Cliquez sur Parcourir.
Rechercher les fichiers locaux ou distants que vous souhaitez ouvrir.
3. Double-cliquez sur un fichier pour l’ouvrir.
L’écran Démarrage rapide FileMaker constitue un endroit centralisé où vous pouvez effectuer
plusieurs tâches de diverses manières. Outre l’ouverture des fichiers, vous pouvez :
1 Créer et concevoir un nouveau fichier FileMaker Pro vide. Consultez la section « Création d'un
fichier FileMaker Pro », page 60.
1 Convertir un fichier d’un format différent (notamment Microsoft Excel) contenant déjà des
données. Consultez la section « Conversion d'un fichier de données en un nouveau fichier
FileMaker Pro », page 140.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
17
1 Créer des fichiers à l’aide des solutions de démarrage préconçues vides fournies par
FileMaker, Inc. Consultez la section « Création d'un fichier FileMaker Pro », page 60.
Pour plus d’informations sur l’utilisation du Démarrage rapide FileMaker, consultez l’Aide.
Pour ouvrir un fichier partagé en réseau
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir à distance.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier distant, sélectionnez Affichage pour voir la liste des
hôtes.
Choisir
Si vous souhaitez afficher
Hôtes favoris
Les hôtes que vous avez définis en tant que favoris
Hôtes locaux
Les hôtes FileMaker Pro situés sur votre sous-réseau TCP/IP
Hôtes répertoriés par
LDAP
Les hôtes FileMaker Pro disponibles par l’intermédiaire du serveur
LDAP désigné
3. Pour afficher les fichiers disponibles à partir d’un hôte, sélectionnez celui-ci. Dans la liste
Fichiers disponibles, sélectionnez le fichier que vous souhaitez ouvrir.
Ou, dans la zone Chemin d’accès de fichier réseau, saisissez le chemin de réseau
(par exemple, fmnet:/adresseIPhôte/NomFichier).
4. Cliquez sur Ouvrir.
Vous serez peut-être invité à entrer un nom de compte, un mot de passe et un nom de domaine
(sous Windows uniquement) selon la configuration de partage du réseau FileMaker des fichiers
sur l’hôte.
Notez les points suivants :
1 Si Liste des fichiers récents est sélectionné dans les préférences générales, les fichiers
auxquels vous avez accédé récemment apparaissent dans la liste Ouvrir fichiers récents du
menu Fichier et dans la liste Fichiers récents de l’écran de démarrage rapide FileMaker.
Consultez l’Aide pour plus d’informations sur l’ajout de fichiers locaux ou distants dans la liste
Fichiers favoris de l’écran Démarrage rapide FileMaker.
1 Pour ouvrir et partager un fichier, consultez la section « Activation du partage de fichiers et
hébergement de fichiers », page 130.
1 Vous pouvez ouvrir des fichiers FileMaker Pro créés dans Windows sur un ordinateur fonctionnant
sous Mac OS, et inversement. Si vous pensez déplacer des fichiers entre plates-formes, il est
préférable d’ajouter l’extension .fmp12 au nom du fichier. Si vous ajoutez ou supprimez des
extensions aux noms de fichiers, vous devez redéfinir de nouveau les sources de données
FileMaker pour les fichiers liés et les fichiers comportant des scripts externes.
1 Vous pouvez définir un nom de compte et un mot de passe par défaut pour un fichier dans
l’onglet Ouvrir de la boîte de dialogue Options de fichier. Si vous procédez de la sorte, les
utilisateurs se connectent automatiquement à l’aide d’un nom de compte et d’un mot de passe
spécifiques lorsqu’ils ouvrent une base de données. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
18
Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier
Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres par fichier. Ceci vous permet d’afficher le même modèle dans
des fenêtres séparées ou d’afficher simultanément différents modèles dans le même fichier. Vous
pouvez procéder à des recherches ou à des tris dans chaque fenêtre de manière indépendante.
Pour ouvrir une fenêtre supplémentaire, choisissez le menu Fenêtre > Nouvelle fenêtre. Une
nouvelle fenêtre s’affiche. A l’ouverture, la fenêtre affiche le même modèle, le même ordre de tri et le
même jeu d’enregistrements trouvés que la fenêtre précédemment active.
Première fenêtre de la
base de données, en mode
Utilisation, dans laquelle
vous pouvez rechercher
les enregistrements
Deuxième fenêtre, en
mode Recherche, dans
laquelle vous pouvez
effectuer une autre
recherche sur le même
jeu d’enregistrements
trouvés
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
19
Pour afficher un modèle différent dans la nouvelle fenêtre, choisissez un modèle depuis le menu
local Modèle de la barre de modèle, ou bien choisissez Activer modèle dans le menu > Affichage.
Pour plus d’informations sur la recherche d’enregistrements, consultez la section « Recherche
d'enregistrements », page 33. Pour plus d’informations sur le tri d’enregistrements, consultez la
section « Tri d'enregistrements », page 47. Pour plus d’informations sur l’ouverture de plusieurs
fenêtres, consultez l’Aide.
Fermeture de fenêtres et de fichiers
Vous pouvez fermer les fenêtres et fichiers FileMaker Pro de la même façon que dans toutes les
autres applications Windows et Mac OS.
Pour fermer une fenêtre, effectuez l’une des actions suivantes :
1 Windows : Double-cliquez sur l’icône du document dans l’angle supérieur gauche de la fenêtre
de document.
1 Windows : Cliquez sur la case de fermeture dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de
document.
1 Mac OS : Cliquez sur le bouton de fermeture rouge dans l’angle supérieur gauche de la fenêtre
de document.
1 Choisissez le menu Fichier > Fermer.
Pour fermer un fichier, utilisez les procédures ci-dessus pour fermer toutes les fenêtres ouvertes
d’un fichier.
Remarque Vous n’avez pas besoin de fermer un fichier. Il peut tout à fait rester ouvert mais être
masqué si la fenêtre d’un autre fichier en affiche déjà les données. (Par exemple, une autre
fenêtre peut afficher des données liées d’un fichier en cours de fermeture.) FileMaker Pro fermera
ce fichier lors de la fermeture de toutes les fenêtres dépendantes.
Enregistrement de fichiers
Par défaut, FileMaker Pro enregistre automatiquement les modifications apportées à vos données
au fur et à mesure de votre travail ; il n’existe donc pas de commande Enregistrer. Si vous souhaitez
renforcer votre contrôle sur la fréquence d’enregistrement des données d’enregistrement, vous
pouvez désactiver l’option Enregistrer autom. les modif. d’enreg. modèle par modèle. Pour plus
d’informations, consultez l’Aide.
Vous pouvez enregistrer une copie de votre fichier pour le sauvegarder ou en enregistrer un clone
ne contenant aucune donnée. Pour enregistrer une copie de votre fichier à un format autre que
FileMaker, consultez la section « Enregistrement et envoi de données sous d'autres formats »,
page 135.
Important Enregistrer toujours une copie avant de procéder à des changements importants.
Il n’est pas possible de restaurer des données après avoir supprimé une rubrique depuis la boîte
de dialogue Gérer la base de données ou supprimé des enregistrements à l’aide des commandes
Supprimer l’enregistrement ou Supprimer tous les enregistrements.
Pour enregistrer une copie de votre fichier :
1. Faites du fichier que vous souhaitez enregistrer le fichier actif et choisissez le menu Fichier >
Enregistrer une copie.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
20
2. Naviguez jusqu’à l’endroit où vous souhaitez enregistrer votre copie sur le disque dur.
3. Dans la zone Nom de fichier (Windows) ou Enreg. sous (Mac OS), entrez un nom de fichier.
4. Dans la zone Type, choisissez FileMaker (Windows uniquement).
5. Dans la zone Enregistrer sous (Windows) ou Type (Mac OS), choisissez parmi les options
suivantes :
Choisir
Pour
Copie conforme
Dupliquer l’intégralité du fichier, y compris les tables, les définitions des rubriques,
les modèles, les scripts, les options de mise en page et les données. La duplication
d’un fichier peut être utile avant de procéder à des changements importants.
Copie compactée
(plus petite)
Compacter l’intégralité du fichier afin qu’il utilise moins d’espace disque et que
l’espace inutilisé soit récupéré. L’enregistrement d’une copie compactée est utile
si vous modifiez fréquemment un grand nombre d’enregistrements.
Clone sans
enregistrement
Enregistrer les tables, définitions des rubriques, modèles, scripts et options de mise
en page d’un fichier, sans enregistrer les données. Procédez à l’enregistrement d’un
clone si vous souhaitez constituer un modèle à partir de ce fichier.
Copie autonome
(fichier unique)
Créer une copie du fichier actif avec toutes les données de conteneur stockées en
externe (stockage ouvert et sécurisé) intégrées dans les rubriques Conteneur du
fichier.
Remarque Pour créer une copie d’un fichier qui intègre des données de conteneur stockées
en externe, sélectionnez l’option copie autonome. Les options copie conforme et copie
compactée ne permettent pas de copier les données stockées en externe. Pour utiliser l’une
de ces deux options, vous devez commencer par intégrer les données dans les rubriques
Conteneur. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
6. Cliquez sur Enregistrer.
Ce que FileMaker Pro n’enregistre pas
FileMaker Pro n’enregistre pas les modifications apportées à l’état d’un fichier s’il s’agit des seules
modifications que vous avez apportées au fichier ouvert. Par exemple, les modifications suivantes
ne sont pas enregistrées :
1 Affichage d’un enregistrement ou d’un modèle différent
1 Tri d’enregistrements ou modification d’un ordre de tri
1 Opérations de recherche, telles que Rechercher, Afficher tous les enregistrements ou Ignorer
l’enregistrement, ou modification d’une opération de recherche
1
1
1
1
Modification de la position et de la taille des fenêtres ou ouverture d’une nouvelle fenêtre
Affichage ou masquage de la barre d’outils
Modification des paramètres d’affichage de la règle
Changement d’unité de mesure
Par exemple, si vous ouvrez un fichier, triez les enregistrements, puis fermez ce fichier,
FileMaker Pro n’enregistre pas l’ordre de tri. Par contre, si vous ouvrez un fichier, ajoutez un
nouvel enregistrement, triez les enregistrements, puis fermez ce fichier, FileMaker Pro enregistre
l’ordre de tri en même temps que le nouvel enregistrement.
Pour plus d’informations sur l’enregistrement des fichiers, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
21
A propos des modes
Dans FileMaker Pro, vous pouvez travailler sur les données en modes Utilisation, Recherche,
Modèle et Prévisualisation. Vous pouvez sélectionner un mode dans le menu Affichage ou dans le
menu local Mode, situé dans la partie inférieure de la fenêtre de document.
Menu local Mode
Utilisez ce mode
Pour
Mode Utilisation
Manipuler les données d’un fichier. Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier, trier, ignorer
(masquer) et supprimer des enregistrements. C’est en mode Utilisation que vous effectuez la
plupart de vos tâches, comme la saisie des données.
Mode Recherche
Rechercher des enregistrements spécifiques répondant à un ensemble de critères. Vous pouvez
ensuite travailler avec ce sous-ensemble d’enregistrements, appelé jeu d’enregistrements
trouvés. Lorsque vous avez extrait un groupe d’enregistrements, FileMaker Pro repasse en
mode Utilisation pour vous permettre de les modifier.
Mode Modèle
Déterminer la présentation de vos informations à l’écran ou sur les rapports imprimés, les
étiquettes et les formulaires. Concevez des modèles destinés à des tâches spécifiques
comme la saisie de données ou l’impression de factures ou d’enveloppes. Sélectionnez et
organisez des rubriques et d’autres objets pour modifier un modèle existant ou pour créer de
nouveaux modèles.
Mode
Prévisualisation
Afficher un aperçu des données contenues dans les formulaires ou les rapports avant de les
imprimer. Le mode Prévisualisation s’avère tout particulièrement utile pour l’affichage de
modèles comportant plusieurs colonnes (comme les étiquettes de publipostage) et les
rapports avec récapitulatifs.
Utilisation de la barre d’outils
La barre d’outils permet d’accéder rapidement à la plupart des commandes de menu de
FileMaker Pro. Dans tous les modes, elle contient des outils de navigation, des boutons
personnalisables et une barre de modèle pour travailler avec les modèles. En mode Modèle,
elle inclut des outils de modèle. Déplacez le pointeur sur un bouton pour afficher sa description.
Vous pouvez également passer d’un mode à l’autre en cliquant sur des boutons de la barre
d’outils. Les boutons de la barre d’outils varient en fonction du mode dans lequel vous êtes.
Barre d’outils
Barre de modèle
Barre de texte
En mode Modèle, vous pouvez également utiliser l’Inspecteur pour mettre en forme et modifier
les objets d’un modèle. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Utilisation de
l'Inspecteur pour mettre en forme des objets », page 89.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de la barre d’outils, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
22
Affichage des enregistrements
FileMaker Pro offre trois vues pour chaque modèle : formulaire, liste et tableau. Lorsque vous
changez de vue, vous modifiez temporairement le mode d’affichage ou d’impression des
enregistrements.
Pour afficher des
enregistrements
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
De manière individuelle
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de formulaire ou cliquez
sur Formulaire
dans la barre de modèle.
Sous forme de liste
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de liste ou cliquez sur
Liste
dans la barre de modèle.
Dans une feuille de calcul
Choisissez le menu Affichage > Afficher sous forme de tableau ou cliquez sur
Tableau
dans la barre de modèle. Chaque rangée représente un enregistrement
et chaque colonne représente une rubrique.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des données dans une feuille de calcul,
consultez la section « Utilisation des données en vue Tableau », page 30.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
23
L’illustration suivante présente le même modèle sous trois vues différentes.
Vue Formulaire
Un enregistrement
Titres de rubrique
Vue Liste
Un enregistrement
Titres de rubrique
Titres de rubrique
Vue Tableau
Une rangée pour
un enregistrement
Enregistrement
actif
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
24
Sélection de l’enregistrement actif
En mode Utilisation, une table comporte un enregistrement actif (sélectionné) à la fois par fenêtre.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de plusieurs fenêtres, consultez la section « Ouverture de
plusieurs fenêtres par fichier », page 18.
Dans cette vue
L’enregistrement actif est
Vue Formulaire
L’enregistrement qui est affiché.
Vue Liste
L’enregistrement qui est marqué d’un trait plein noir sur le côté gauche. Pour travailler
avec un autre enregistrement, cliquez sur l’enregistrement pour l’activer.
Vue Tableau
L’enregistrement qui est surligné dans la marge, sur le côté gauche.
Enregistrement
actuel en vue
Liste
Pour sélectionner un enregistrement lié d’une table externe, sélectionnez la rangée de la table
externe (cliquez à l’intérieur de la rangée mais à l’extérieur d’une rubrique de la rangée).
Table externe
Cliquez dans la rangée
de la table externe pour
sélectionner un
enregistrement lié.
Pour plus d’informations sur les enregistrements liés et les tables externes, consultez la section
chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
25
Déplacement d’un enregistrement à un autre
Pour vous déplacer d’un enregistrement à un autre, utilisez le répertoire de la barre d’outils.
Numéro de
Répertoire l’enregistrement actif
Nombre d’enregistrements dans la table
Tapez des mots à rechercher
pour les recherches rapides.
Curseur
coulissant
Pour vous déplacer
Faites ceci
Vers l’enregistrement suivant de
la table active
Cliquez sur la page de droite du répertoire ou choisissez le menu
Enregistrements > Activer l’enregistrement > Suivant.
Vers l’enregistrement précédent
de la table active
Cliquez sur la page de gauche du répertoire ou choisissez le menu
Enregistrements > Activer l’enregistrement > Précédent.
Rapidement vers un
enregistrement spécifique
1 Cliquez sur le numéro de l’enregistrement actif, tapez le numéro de
l’enregistrement souhaité, puis appuyez sur Entrée (Windows) ou Retour
(Mac OS).
1 Appuyez sur Echap (Esc), tapez le numéro de l’enregistrement, puis appuyez
sur Entrée ou Retour.
1 Sélectionnez le menu Enregistrements > Activer l’enregistrement >
Activer..., puis entrez le numéro de l’enregistrement.
Rapidement entre les
enregistrements
Faites glisser le curseur vers la droite ou vers la gauche pour aller en avant ou
en arrière.
Entre les enregistrements en vue
Liste ou Tableau
Utilisez la barre de défilement située à droite de la fenêtre.
Vers un enregistrement
possédant une valeur unique que
vous connaissez
Consultez la section « Recherche d'enregistrements », page 33.
Vous pouvez également utiliser la molette de la souris pour vous déplacer entre les
enregistrements. Pour plus d’informations sur l’affichage des enregistrements, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
26
Ajout et duplication d’enregistrements
Lorsque vous ajoutez ou dupliquez des enregistrements, FileMaker Pro place les nouveaux
enregistrements à la fin de la table active. En mode Utilisation, le nouvel enregistrement s’affiche
après l’enregistrement actif ou après le dernier enregistrement du jeu d’enregistrements trouvés
(ensemble d’enregistrements activé par une requête).
1 Si les enregistrements sont triés, le nouvel enregistrement apparaît par défaut à la bonne
position dans l’ordre de tri lorsque vous le confirmez. Pour plus d’informations sur la
modification de cette configuration, consultez l’Aide.
1 Si les enregistrements ne sont pas triés, le nouvel enregistrement apparaît après le dernier
enregistrement du jeu d’enregistrements trouvés. Pour plus d’informations, reportez-vous à la
rubrique « Tri d'enregistrements », page 47.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Ajouter un nouvel enregistrement
vierge
En mode Utilisation, cliquez sur Nouvel enregistrement dans la barre
d’outils. Un enregistrement vierge apparaît avec une rubrique
sélectionnée.
Ajouter rapidement un enregistrement
comportant les mêmes données ou
des données similaires à celles d’un
enregistrement existant
Sélectionnez l’enregistrement à dupliquer, puis choisissez le menu
Enregistrements > Dupliquer l’enregistrement.
Ajouter ou dupliquer des
enregistrements liés
Consultez la section « Ajout et duplication d'enregistrements liés »,
page 27.
Remarque Si un fichier est verrouillé ou protégé en écriture, ou si vous ne possédez pas les
privilèges pour la création d’enregistrements, FileMaker Pro ne peut pas ajouter de nouvel
enregistrement ou en dupliquer un existant.
Si la rubrique est définie pour l’entrée automatique de valeurs, celles-ci apparaissent dans le
nouvel enregistrement. Consultez la section « Définition de l'entrée automatique de données »,
page 74.
Pour entrer ou modifier des valeurs dans le nouvel enregistrement, consultez la section « Saisie et
modification de données dans les rubriques », page 29.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
27
Ajout et duplication d’enregistrements liés
Si vous utilisez des enregistrements dans des tables liées, vous pouvez ajouter des enregistrements
à la table liée lorsque vous saisissez des données dans un enregistrement de la table active.
Remarque Vous ne pouvez ajouter des enregistrements liés depuis la table active que si le lien
a été défini pour autoriser la création d’enregistrements liés. Si une table liée se trouve dans un
fichier protégé en écriture, ou si vous ne possédez pas les privilèges pour la création
d’enregistrements, FileMaker Pro ne peut pas ajouter de nouvel enregistrement, ni en dupliquer
un existant. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Création de liens », page 122.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Créer un enregistrement dans la
table active
Cliquez sur Nouvel enregistrement dans la barre d’outils.
Ajouter un enregistrement à une
table liée
1 Si la rubrique liée se trouve dans une table externe, saisissez les données
dans la rubrique, dans la dernière rangée (vide) de la table externe, puis
confirmez l’enregistrement (par exemple en cliquant n’importe où en dehors
de celui-ci ou en sélectionnant un autre enregistrement).
1 Si la rubrique liée ne se trouve pas dans une table externe, saisissez les
données dans la rubrique, puis confirmez l’enregistrement (par exemple en
cliquant n’importe où en dehors de celui-ci ou en sélectionnant un autre
enregistrement).
Dupliquer un enregistrement
affichant des données liées
Vérifiez qu’aucun des enregistrements d’une table externe n’est sélectionné,
puis choisissez le menu Enregistrements > Dupliquer l’enregistrement.
Remarque Les enregistrements des tables liées ne sont pas dupliqués.
Dupliquer un enregistrement lié
dans une table externe
Sélectionnez l’enregistrement dans la table externe, puis choisissez le menu
Enregistrements > Dupliquer l’enregistrement.
Table externe avec
enregistrements liés de
la table Articles
Saisissez dans la dernière
rangée de la table externe
pour ajouter un
enregistrement lié à la
table Articles.
Pour plus d’informations sur l’ajout et la duplication d’enregistrements, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
28
Suppression d’enregistrements
Lorsque vous supprimez un enregistrement, vous détruisez définitivement les données contenues
dans toutes les rubriques de cet enregistrement.
Important Vous ne pouvez pas récupérer les données supprimées, ni annuler l’action de
suppression. Avant de supprimer des enregistrements, prévoyez de faire une copie de
sauvegarde de votre fichier.
Si vous travaillez dans une base de données relationnelle et que l’option de suppression des
enregistrements liés est sélectionnée dans la boîte de dialogue Modifier le lien, FileMaker Pro
supprime les enregistrements liés lorsque vous supprimez l’enregistrement principal.
Pour supprimer
Procédure en mode Utilisation
Un enregistrement
Sélectionnez l’enregistrement à supprimer. Dans la barre d’outils, cliquez sur
Supprimer l’enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.
Un enregistrement lié
Sélectionnez une rangée de la table externe dans la table active en cliquant à l’intérieur
de la rangée mais en dehors des rubriques de la rangée. Dans la barre d’outils, cliquez
sur Supprimer l’enregistrement, puis cliquez sur Supprimer.
Remarque Pour supprimer des enregistrements, la case à cocher Autoriser la
suppression des enregistrements externes doit être activée dans la boîte de dialogue
Table externe.
Un groupe
d’enregistrements
Vérifiez que le jeu d’enregistrements trouvés contient uniquement les enregistrements à
supprimer. (Consultez la section « Recherche d'enregistrements », page 33.) Choisissez le
menu Enregistrements > Supprimer les enregistrements trouvés, puis cliquez sur
Supprimer.
Tous les enregistrements
d’une base de données
Cliquez sur Afficher tout dans la barre d’outils ou choisissez le menu
Enregistrements > Afficher tous les enregistrements. Choisissez ensuite le menu
Enregistrements > Supprimer tous les enregistrements.
Saisie de données
Remarque Si un fichier est verrouillé ou protégé en écriture, ou si vous ne possédez pas les
privilèges pour la modification de certains enregistrements ou rubriques, vous ne pourrez
peut-être pas modifier les données.
Sélection d’une rubrique
Pour
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
Sélectionner une rubrique
Cliquez dans la rubrique.
Sélectionner le contenu d’une
rubrique
Sélectionnez la rubrique, puis choisissez le menu Edition > Tout sélectionner.
Vous déplacer vers la rubrique
suivante dans l’ordre de onglets
Appuyez sur la touche Tab
Remarque Pour que la touche Retour ou Entrée permette de passer à la
rubrique suivante, en mode Modèle, sélectionnez les rubriques. Cliquez sur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données. Dans la zone
Inspecteur
Comportement, sélectionnez les touches à utiliser pour quitter les rubriques dans
la zone Passer à l’objet suivant avec.
Des boutons et des panneaux à onglets peuvent être inclus dans l’ordre de
tabulation. Les rubriques d'onglets non situées au premier plan sont ignorées.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
29
Pour
Procédure en mode Utilisation ou Recherche
Vous déplacer vers la rubrique
précédente dans l’ordre de
tabulation
Utilisez la combinaison Maj-Tabulation (ou Maj-Retour ou Maj-Entrée, si activée).
Vous déplacer dans des
éléments d’une liste de valeurs
Appuyez sur les touches fléchées.
Saisie et modification de données dans les rubriques
Vous pouvez saisir ou importer des données en respectant le nombre limite de caractères du type
de rubrique. Vous pouvez visualiser et imprimer uniquement les données comprises entre les
limites de la rubrique.
Remarque Pour plus d’informations sur la façon dont FileMaker Pro utilise les formats du
système pour afficher et trier les dates, heures et chiffres, consultez l’Aide.
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Entrer des données dans une
rubrique Texte
Saisissez le texte (jusqu’à 1 milliard de caractères).
Remarque Dans une rubrique définie sur le renseignement automatique, des
suggestions apparaissent en fonction de votre saisie.
Entrer des données dans une
rubrique
Saisissez les valeurs (entre 10400 et 10-400).
Entrer des données dans une
rubrique Date
Dans la rubrique, saisissez une date par rangée. Saisissez le jour, le mois et
l’année sous la forme de nombres (par exemple, 03/03/14) séparés par des
caractères non numériques comme – (moins) ou / (barre oblique).
Remarque N’utilisez pas les : (deux-points) comme séparateur de date.
Important Si vous saisissez des dates avec des années à deux chiffres,
FileMaker Pro les convertit en années à quatre chiffres à l’aide de la méthode de
conversion décrite dans l’Aide. Afin d’éviter une mauvaise interprétation lors de la
conversion, saisissez toujours des années à quatre chiffres.
Entrer la date du jour dans une
rubrique Date, Nombre ou Texte
Choisissez le menu Insertion > Date du jour.
Sélectionnez la date à l’aide du calendrier déroulant, le cas échéant.
Entrer des données dans une
rubrique Heure
Tapez l’heure de la journée (ou une durée) sous l’une des formes suivantes :
1 heures ;
1 heures et minutes ;
1 heures, minutes et secondes ;
1 heures, minutes, secondes et secondes fractionnelles.
Séparez les heures, les minutes et les secondes par un caractère non numérique
tel que : (deux-points).
Séparez les secondes fractionnelles par un. (point).
Saisissez l’heure actuelle sur 12 ou 24 heures, avec ou sans AM ou PM.
(AM s’applique pour un format 12 heures.)
Entrer l’heure actuelle dans une
rubrique Heure, Nombre ou
Texte
Choisissez le menu Insertion > Heure actuelle.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
30
Pour
Cliquez dans la rubrique en mode Utilisation, puis
Entrer des données dans une
rubrique Horodatage
Tapez la date et l’heure (par exemple, 10/10/2014 3:15:05 PM). Saisissez le jour,
le mois et l’année à quatre chiffres sous la forme de nombres séparés par des
caractères non numériques comme – (moins) ou / (barre oblique).
Remarque N’utilisez pas les : (deux-points) comme séparateur de date.
Puis, tapez l’heure sous l’une des formes suivantes :
1 heures et minutes ;
1 heures, minutes et secondes ;
1 heures, minutes, secondes et secondes fractionnelles ;
1 Ajoutez AM ou PM si l’heure n’est pas au format 24 heures.
Séparez les heures, les minutes et les secondes par un caractère non numérique
tel que : (deux-points).
Entrer la date du jour et l’heure
actuelle dans une rubrique
Horodatage
Choisissez le menu Insertion > Heure actuelle.
Sélectionnez la date à l’aide du calendrier déroulant, le cas échéant.
Insérer une tabulation dans une
rubrique
Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer la tabulation. Appuyez sur Ctrl+Tab
(Windows) ou sur Option+Tab (Mac OS).
Supprimer les données d’une
rubrique
Sélectionnez les données, puis appuyez sur Retour arrière ou Suppr.
Insérer un fichier audio, une
vidéo, une image, un PDF ou
tout autre type de fichier dans
une rubrique Conteneur
Pour obtenir des informations, consultez l’Aide.
Ajouter des données dans des
listes de valeurs (rubriques
formatées en tant que cercles
d’options, cases à cocher, listes
ou menus)
Pour plus d’informations, consultez la section « Configuration de jeux de cases à
cocher et d'autres contrôles d'un modèle », page 97.
Modifier, mettre en forme ou
vérifier l’orthographe de texte
dans une rubrique ou modifier
des dictionnaires
Pour obtenir des informations, consultez l’Aide.
Utilisation des données en vue Tableau
Vous pouvez utiliser les données en vue Tableau pour créer et modifier rapidement des définitions de
rubrique, ainsi que pour ajouter, modifier et supprimer des enregistrements, trier les enregistrements
et créer des graphiques. FileMaker Pro affiche chaque enregistrement dans une rangée séparée
et chaque rubrique est représentée par une colonne.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
31
Titres de colonne.
Chaque colonne affiche
une rubrique du modèle
actif.
Enregistrement actif
Marge de
l’enregistrement
Pour utiliser les données en vue Tableau, cliquez sur Tableau
dans la barre de modèle
lorsque vous êtes en mode Utilisation. Vous pouvez également travailler en vue Tableau lorsque
vous créez une nouvelle base de données (consultez la section « Création d'un fichier
FileMaker Pro », page 60).
Affichage des données en vue Tableau
Vous pouvez modifier les paramètres d’affichage de la vue Tableau.
Pour
Faites ceci
Réorganiser les colonnes
Cliquez sur un titre de colonne et faites-le glisser à l’emplacement voulu.
Redimensionner une
colonne
Placez le curseur sur le bord du titre de colonne. Lorsque le curseur se transforme
en flèche double ( ), faites-le glisser jusqu’à obtenir la dimension souhaitée.
Définir une largeur précise
Sélectionnez une ou plusieurs colonnes, puis cliquez avec le bouton droit de la
souris et choisissez Tableau > Définir la largeur des colonnes dans le menu de
raccourcis. Dans la boîte de dialogue, saisissez une largeur, choisissez l’unité dans
la liste, puis cliquez sur OK.
Changer la couleur de
l’arrière-plan
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite d’un
enregistrement, sélectionnez Couleur de l’élément dans le menu de raccourcis,
puis choisissez une couleur. La couleur de la rangée pour l’ajout de nouveaux
enregistrements et de la colonne pour l’ajout de nouvelles rubriques est légèrement
plus foncée que la couleur d’arrière-plan principale.
Afficher une couleur
d’arrière-plan différente,
en alternance, pour les
enregistrements
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de droite d’un
enregistrement, puis choisissez une couleur dans le menu de raccourcis Couleur
alternée.
Restaurer les paramètres
d’affichage par défaut
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne et choisissez Tableau >
Réinitialiser dans le menu de raccourcis.
Remarque La réinitialisation de la vue Tableau ne supprime pas les rubriques ni les
enregistrements.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
32
Utilisation des enregistrements en vue Tableau
Lorsque vous affichez des enregistrements dans un tableau, FileMaker Pro affiche les données
sous forme de rangées et de colonnes. Chaque rangée représente un enregistrement et chaque
colonne représente une rubrique.
Pour
Procédure en mode Utilisation
Ajouter un nouvel enregistrement
Cliquez sur + dans la marge de gauche de la partie inférieure du tableau.
Une nouvelle rangée est ajoutée à la fin du tableau si les enregistrements
n’ont pas été triés ou si l’option Conserver les enregistrements dans
l’ordre de tri est désactivée dans la boîte de dialogue Trier
enregistrements.
Dupliquer un enregistrement
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de
droite de l’enregistrement à dupliquer, puis choisissez Dupliquer
l’enregistrement dans le menu de raccourcis.
Supprimer un enregistrement
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de
droite de l’enregistrement à supprimer, puis choisissez Supprimer
l’enregistrement dans le menu de raccourcis.
Copier les données d’un
enregistrement
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de
droite de l’enregistrement à copier, puis choisissez Copier
enregistrement dans le menu de raccourcis. Vous pouvez coller les
données copiées séparées par des tabulations dans une rubrique ou dans
Microsoft Excel.
Trier les enregistrements selon une ou
plusieurs rubriques
Sélectionnez un titre de colonne. Vous pouvez éventuellement maintenir la
touche Maj enfoncée pour sélectionner d’autres titres. Cliquez avec le
bouton droit de la souris sur l’un des titres de colonne sélectionnés, puis
choisissez Trier par ordre croissant ou Trier par ordre décroissant. Une
icône de tri apparaît dans les titres de colonne indiquant la configuration du
tri (par ordre croissant ou par ordre décroissant). Si vous avez sélectionné
plusieurs colonnes, l’ordre dans lequel les colonnes ont été sélectionnées
détermine l’ordre de tri.
Vous pouvez également choisir Trier par liste de valeurs et sélectionner
une liste de valeurs dans le sous-menu.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique
« Tri d'enregistrements », page 47.
Créer un rapport dynamique
Pour obtenir des informations, consultez l’Aide. Vous pouvez par exemple
créer un rapport rapide pour regrouper vos données en fonction d’une
rubrique, afficher des sous-totaux pour une rubrique ou créer des
sous-totaux pour chaque groupe de données.
Création d’un graphique rapide
Pour obtenir des informations, consultez l’Aide. Par exemple, vous pouvez
créer rapidement un graphique à partir de la vue Tableau en vous aidant
des données de la rubrique active.
Enregistrer des données sous la
forme d’un fichier Microsoft Excel ou
Adobe PDF ou enregistrer le jeu
d’enregistrements trouvés actif en tant
que lien snapshot
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de
droite, puis choisissez une option dans le menu de raccourcis Enregistrer/
Envoyer en.
Envoyer des emails basés sur des
données d’enregistrements
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la marge de gauche ou de
droite d’un enregistrement, puis choisissez Envoyer courrier dans le
menu de raccourcis.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des données en vue Tableau, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
33
Recherche d’enregistrements
Pour rechercher des enregistrements précis de votre base de données :
1 Effectuez une recherche rapide en mode Utilisation (voir « Exécution de recherches rapides en
mode Utilisation », page 33).
1 Créez une requête en mode Recherche (voir « Création de requêtes en mode Recherche »,
page 34).
Exécution de recherches rapides en mode Utilisation
Si un modèle est activé pour la recherche rapide en mode Utilisation, vous pouvez utiliser la zone de
recherche du mode Utilisation pour rechercher des données dans plusieurs rubriques du modèle.
La recherche rapide est utile si les données recherchées sont susceptibles de se trouver dans
plusieurs rubriques ou si vous ne savez pas dans quelle rubrique se trouvent les données souhaitées.
Par défaut, les modèles sont activés pour la recherche rapide et toutes les rubriques prises en
charge par la recherche rapide (notamment les rubriques de fusion) sont définies pour être
incluses dans la recherche. La recherche rapide ne porte pas sur les rubriques de type Statistique,
Conteneur et globales.
Remarque Même si les recherches rapides constituent un moyen simple de rechercher des
données, elles peuvent parfois être lentes selon le type de données contenues dans la base de
données. Par exemple, les calculs non mémorisés ou les données liées ou distantes peuvent
ralentir la progression, par rapport à des données locales ou mémorisées.
Pour effectuer une recherche rapide
1. En mode Utilisation, tapez un ou plusieurs mots dans la zone de texte de recherche située dans
l’angle supérieur droit de la barre d’outils.
2. Appuyez sur Entrée (Windows) ou sur Retour (Mac OS).
La recherche porte sur toutes les rubriques du modèle activées pour la recherche rapide.
Votre requête renvoie un jeu d’enregistrements trouvé. La section vert clair du graphique en
secteurs
de la barre d’outils indique la proportion d’enregistrements affichés.
Notez les points suivants :
1 Le seul opérateur pris en charge par les recherches rapides est l’opérateur faire corr. express,
avec les guillemets doubles (" ").
1 Si vous tapez plusieurs mots dans la zone de recherche, FileMaker Pro recherche les
enregistrements contenant tous les mots tapés.
Pour afficher la liste des recherches rapides récentes
1. En mode Utilisation, cliquez sur la flèche vers le bas de la zone de recherche.
2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Choisissez un terme de recherche dans la liste de l’historique des recherches pour effectuer
une recherche rapide pour ce terme.
1 Choisissez Effacer les recherches récentes pour supprimer l’historique des recherches.
Remarque La liste des recherches rapides récentes n’est disponible que jusqu’à la fermeture du
fichier.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
34
Pour configurer et activer la recherche rapide
En mode Modèle, si le modèle sélectionné ne présente pas les badges de recherche rapide pour
les rubriques prises en charge, procédez comme suit.
1. En mode Modèle, choisissez le menu Affichage > Afficher > Recherche rapide.
Un badge de petite taille placé en regard de chaque rubrique indique si la rubrique a été activée
pour la recherche rapide. Si aucun badge de recherche rapide n’est présent en regard d’une
rubrique, aucune recherche ne peut être effectuée sur cette rubrique car elle n’est pas prise en
charge par la recherche rapide ou elle n’est pas définie pour être incluse dans la recherche. Un
badge gris indique que le modèle est désactivé pour la recherche rapide. Un badge
vert indique que les recherches peuvent porter sur la rubrique concernée. Un badge jaune
indique que les recherches peuvent porter sur la rubrique concernée, mais que la recherche
peut prendre plus de temps que pour les rubriques indiquées par un badge vert.
2. Sélectionnez une ou plusieurs rubriques.
3. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
4. Dans la zone Comportement, sélectionnez l’option Inclure la rubrique dans la recherche
rapide.
dans la barre de modèle.
5. Pour activer la recherche rapide, cliquez sur Format de modèle
Dans la boîte de dialogue Format de modèle, sélectionnez Activer la recherche rapide, puis
cliquez sur OK.
Pour plus d’informations sur les recherches rapides, consultez l’Aide.
Création de requêtes en mode Recherche
Lorsque vous effectuez une recherche en mode Recherche, vous saisissez des critères
(la ou les valeurs à rechercher) dans les rubriques au sein d’une requête, qui apparaît comme
un enregistrement vierge. FileMaker Pro parcourt tous les enregistrements d’une table, en
comparant leurs données aux critères définis.
Les enregistrements dont le contenu correspond à ces critères constituent le jeu d’enregistrements
trouvés, qui est un sous-ensemble des enregistrements consultés. Les enregistrements dont le
contenu ne correspond pas aux critères sont ignorés. Vous pouvez restreindre (limiter) ou
développer (élargir) le jeu d’enregistrements trouvés en mode Recherche.
Vous pouvez vous contenter de travailler avec ces seuls enregistrements trouvés. Ainsi, vous
pouvez établir des statistiques, afficher, modifier, trier, imprimer, supprimer, exporter ou remplacer
les données de ce seul ensemble. Vous pouvez également ouvrir une nouvelle fenêtre afin
d’effectuer d’autres requêtes sur les mêmes données.
Vous pouvez enregistrer le jeu d’enregistrements trouvés et l’envoyer par email en tant que lien
snapshot. (Pour plus d’informations, consultez l’Aide.)
Vous ne pouvez pas effectuer de recherche sur une rubrique de type Statistique, Conteneur ou
définie avec l’option de stockage global.
Remarque En mode Recherche, un badge
d’effectuer des recherches.
indique une rubrique dans laquelle il est possible
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
35
Pour créer une requête
1. En mode Recherche, dans le menu local Modèle, choisissez un modèle qui inclut les rubriques
comprenant les données parmi lesquelles vous souhaitez effectuer votre recherche.
Si nécessaire, vous pouvez changer de modèle et définir des critères dans plusieurs d’entre eux.
2. Dans la requête, sélectionnez une rubrique Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage ou Calcul
à utiliser pour la recherche, puis tapez une valeur dans la rubrique.
Vous pouvez utiliser la liste Insérer opérateurs dans la barre de modèle pour vous aider à
saisir les critères. Vous pouvez cliquer sur Ignorer pour ignorer les enregistrements
correspondant à un ensemble spécifique de critères.
Tapez les critères de recherche dans
les rubriques
Choisissez un
modèle contenant
les rubriques sur
lesquelles doit
porter la recherche
Un badge vous indique que vous pouvez
effectuer une recherche sur la rubrique
Cliquez pour voir
les opérateurs
3. Cliquez sur Exécuter recherche.
Votre requête trouve un jeu d’enregistrements trouvé. La zone en vert clair dans le graphique
en secteurs de la barre d’outils indique la part du total des enregistrements affichés.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
36
Les options suivantes sont disponibles pendant ou après une requête :
Pour
Faites ceci
Annuler une opération de recherche avant
qu’elle ne soit terminée et conserver le jeu
d’enregistrements trouvés précédent tel quel
Appuyez sur Esc (Windows) ou 2-point (Mac OS).
Modifier ou affiner les critères après une
recherche
Consultez la section « Affichage, relance ou modification de la
dernière recherche », page 45.
Restreindre un jeu d’enregistrements trouvés
existant
Consultez la section « Restriction (limitation) d'un jeu
d'enregistrements trouvés », page 42.
Etendre un jeu d’enregistrements trouvés
existant
Consultez la section « Développement (élargissement) d'un jeu
d'enregistrements trouvés », page 43.
Afficher de nouveau tous les enregistrements
En mode Utilisation, choisissez le menu Enregistrements >
Afficher tous les enregistrements.
En mode Recherche, choisissez le menu Requêtes > Afficher
tous les enregistrements.
Il n’est pas nécessaire de sélectionner Afficher tous les
enregistrements avant d’effectuer une recherche. FileMaker Pro
recherche toujours dans l’ensemble des enregistrements des
tables indiquées, sauf si vous avez restreint le jeu
d’enregistrements trouvés existant.
Ouvrir une autre fenêtre afin d’effectuer
d’autres requêtes sur les mêmes données
Choisissez le menu Fenêtre > Nouvelle fenêtre.
Recherche de texte et de caractères
Recherchez du texte dans des rubriques Texte ou Calcul renvoyant un résultat textuel.
Sauf si vous recherchez des expressions ou des correspondances exactes, la rubrique peut contenir
d’autres valeurs en plus de celle(s) que vous avez indiquée(s), agencées dans n’importe quel ordre.
Par exemple, si vous tapez hôtel dans une rubrique intitulée Logement, votre recherche donne pour
résultat des enregistrements contenant Hôtel, Hôtel à prix réduit et Hôtel, luxe.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
37
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Des mots commençant par des
caractères latins précis (dans les
rubriques utilisant toutes les langues,
sauf le japonais)
Les caractères
Fréd Dupont donne pour résultat
Fréd Dupont, Dupont Fréd, Fréd
Dupontel et Dupont Frédéric.
Des mots commençant par des
caractères japonais Hiragana,
Katakana ou Kanji
Les caractères entre = et *
= 小田 * donne pour résultat 小田 , 小田
山 et 小田川
Une phrase ou séquence de
caractères qui correspond lorsqu’ils
sont les premiers caractères d’un mot
(expression à partir du début du mot)
Le texte littéral (caractères),
espaces et ponctuation y
compris, placé entre guillemets
droits doubles (").
"Etablissements Martin et
Pierre" donne pour résultat
Etablissements Martin et Pierre
mais pas Etablissements Pierre et
Martin.
", Ltd." donne pour résultat toutes
les sociétés comprenant ", Ltd." dans
leur nom, mais pas celles qui ne
contiennent pas la virgule.
"Spring" renvoie Springville mais
ne renvoie pas ColdSpring Harbor ni
même HotSpring.
Des mots comportant un ou plusieurs
caractères inconnus ou variables
(l’un des caractères)
Un caractère de remplacement
(@) pour chaque caractère
inconnu
Gr@s donne pour résultat Gris et Gros.
@ise donne pour résultat Mise et
Pise mais pas Prise.
Des caractères incorrects dans une
rubrique Texte
?
Les caractères incorrects apparaissent
comme des espaces finaux
Remarque Pour trouver le caractère ?,
recherchez « ? »
Des chiffres dans une rubrique Texte
(l’un des chiffres)
Un caractère # pour chaque chiffre
# donne pour résultat 3 mais pas 30
## donne pour résultat 30 mais pas 3
ni 300
#3 donne pour résultat 53 et 43 mais
pas 3
Des mots comportant ou non des
caractères contigus inconnus ou
variables (zéro, un ou plusieurs
caractères)
* pour l’ensemble des caractères
inconnus
Ma*c donne pour résultat Mac et Marc.
J*r donne pour résultat Jr et Junior.
*phan* donne pour résultat Phan et
Stéphanie.
Des opérateurs ou d’autres caractères
non alphanumériques, tels que des
signes de ponctuation ou des espaces
Le texte littéral (caractères),
espaces et ponctuation y compris,
placé entre guillemets droits
doubles (").
"@" donne pour résultat @ (ou une
adresse email par exemple).
"," donne pour résultat les
enregistrements contenant une virgule
"
" donne pour résultat trois
espaces consécutifs
Un caractère ayant une signification
particulière, comme les opérateurs de
recherche, reconnu par
FileMaker Pro : @, *, #, ?, !, =, <, >, "
(ignorer le caractère suivant)
\ suivi du caractère spécial
\"Marc\" donne pour résultat
"Marc".
marc\@abc.net donne pour résultat
l’adresse email [email protected].
Des mots avec des caractères
accentués
Le texte littéral (caractères),
espaces et ponctuation y
compris, placé entre guillemets
droits doubles (").
"òpera" donne pour résultat òpera
mais pas opera.
(òpera sans guillemets donne pour
résultat òpera et opera)
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
38
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Des segments de phrases, c’est-àdire une suite de caractères ou de
mots (expression depuis n’importe
quel emplacement)
Les caractères, les signes de
ponctuation et les espaces,
placés entre des guillemets droits
(") ; utilisez l’astérisque (*) pour
que la recherche s’effectue au
sein d’une chaîne plus longue.
*"son et fils" donne pour résultat
Johnson et fils et Paulson et fils
Une correspondance exacte avec le
texte indiqué (rubrique entière)
== (deux signes égal) pour un
contenu identique
==Jean renvoie Jean mais pas Jean
Martin
==Jean Martin renvoie Jean Martin
mais ni Martin, Jean ou Jean
Martineau
Une correspondance exacte avec les
mots entiers indiqués (mot entier)
=
=Marché donne pour résultat Marché,
Marché couvert et Etude de marché
mais ni Marchés ni Supermarché.
=Fréd =Dupont donne pour résultat
Fréd Dupont ou Dupont Fréd mais
ni Fréd ni Frédéric Dupontel.
Des mots contenant des caractères
japonais Hiragana, Katakana et Kanji
(uniquement pour les rubriques
indexées en japonais)
Les caractères
京都 donne pour résultat 京都 , 東京
都 et 京都府
Des caractères Kana dans une
rubrique indexée en japonais sans
faire de différence entre
Hiragana/Katakana, Kana
voisé/semi-voisé/non voisé, Kana
minuscule/normal et Marques
d’itération voisées/non voisées Kana
~ (tilde) et le caractère, pour
effectuer une recherche souple
~ は donne pour résultat は , ば , ぱ ,
ハ , バ et パ
Intervalle de données
Consultez la section « Recherche
d'intervalles de données »,
page 40.
Texte sensible à la casse
Changer la langue d’indexation
par défaut de la rubrique en
Unicode.
Remarque Cette procédure
modifie l’ordre de tri des
enregistrements. Pour plus
d’informations, consultez l’Aide.
fréd donne pour résultat fréd mais
pas Fréd
Remarque Pour rechercher du texte sensible à la casse (par exemple, fréd donne pour résultat
fréd mais pas Fréd), changez la langue d’indexation par défaut de la rubrique en Unicode. Cette
procédure modifie l’ordre de tri des enregistrements. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
39
Recherches de nombres, de dates, d’heures et d’horodatages
Sachez que si vous saisissez des critères dans une requête, les nombres, dates, heures et
horodatages doivent être saisis dans les types de rubrique correspondants (ou dans des rubriques
Calcul renvoyant le type de rubrique correspondant) afin de garantir un comportement correct lors
des recherches. Consultez la section « A propos du choix d'un type de rubrique », page 64.
Important Pour éviter toute confusion lors de la manipulation de dates, tapez toujours des
années à quatre chiffres. Pour plus d’informations, consultez la rubrique d’Aide « Conversion des
dates dont l’année est représentée par deux chiffres ».
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Un nombre dans une rubrique
Nombre ou Calcul générant un
nombre
Le nombre
,50 donne pour résultat ,5, ,50 et
0,50 euro
Une valeur booléenne dans une
rubrique Nombre ou Calcul générant
un résultat booléen
1 pour trouver les valeurs Vrai
0 pour trouver les valeurs Faux
1 donne pour résultat 1
0 donne pour résultat 0
Une date dans une rubrique Date ou
Calcul générant une date
La date sous forme de chiffres,
séparés par un caractère de
séparation de date correct
(une barre oblique ou un tiret).
3/3/2014 donne pour résultat
3/3/2014, 3 mars 2014 et 3-3-2014
La date du jour dans une rubrique
Date ou Calcul générant une date
//
// donne pour résultat 4 avril 2014
(si la date du jour est 4/4/2014)
Une heure dans une rubrique Heure
ou Calcul générant une heure
L’heure sous la forme de chiffres,
séparés par des deux points
12:53:09 donne pour résultat
12:53:09
Un horodatage dans une rubrique
Horodatage ou Calcul générant un
horodatage
La date sous la forme de chiffres,
séparés par un caractère de
séparation de date correct, puis
l’heure sous la forme de chiffres,
séparés par des deux points.
3/3/2014 23:53:09 donne pour
résultat 3/3/2014 23:53:09.
Des dates, des heures, des
horodatages incorrects ou des
résultats de dates et d’heures
incorrects
?
? donne pour résultat Mardi prochain
ou 2/33/2014 dans une rubrique Date,
ou minuit dans une rubrique Heure
Des données incorrectes (rubriques
sans chiffres) dans une rubrique
Nombre ou Calcul générant un
résultat numérique
?
? donne pour résultat douze et non
12 ni douze30
Dates d’un jour de la semaine dans
une rubrique date ou horodatage
Le jour de la semaine
Remarque Les noms complets
ou abrégés du jour (par exemple,
Vendredi ou Ven) sont
acceptés dans les recherches du
jour de la semaine.
Mardi recherche toutes les dates
correspondant à un mardi
=Jeu recherche toutes les dates
correspondant à un jeudi
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
40
Pour rechercher
Dans la rubrique, entrez
Exemples
Toutes les valeurs valides pour une
date ou une heure dans une rubrique
date, heure ou horodatage
* ou ne renseignez pas le
composant et spécifiez les autres
composants à rechercher
3/3/* recherche le 3e jour du mois
de mars de chaque année
*:15 recherche les heures survenant
15 minutes après le début d’une heure
1/1/* 7 PM recherche les
horodatages à 19 heures le
1er janvier de n’importe quelle année
Remarque Lorsque l’année n’est pas
renseignée, on suppose qu’il s’agit de
l’année en cours. 3/3 recherche le
3e jour du mois de mars de l’année en
cours
Intervalle de données
Consultez la section suivante,
« Recherche d'intervalles de
données ».
Recherche d’intervalles de données
Pour rechercher
Utilisez cet opérateur
Exemples
Inférieures à une certaine valeur
<
<40
<9/7/2014
<M
Inférieures ou égales à une certaine valeur
<=
ou  (Mac OS)
<=95129
05:00:00
<=M
Supérieures à une certaine valeur
>
>95129
>9/7/2014
>M
Supérieures ou égales à une certaine valeur
>=
ou  (Mac OS)
>=100
>=9/7/2014
8:00
M
Comprises dans un certain intervalle. Les intervalles diffèrent
en fonction du type de données :
1 Nombres : du plus petit au plus grand
.. ou ... (deux ou trois
points)
12:30...17:30
1/1/2014..6/6/201
5
A...M
1 Dates et heures : du plus tôt au plus tard
1 Texte : du premier au dernier mot, en fonction de l’ordre
d’indexation des mots (pas de l’ordre de tri)
Pour rechercher des dates
Dans la rubrique, entrez
En juin 2014
6/2014
De juillet 2014 à octobre 2015
7/2014...10/2015
Correspondant à un vendredi
=Vendredi
Entre le 10 et le 16 octobre ou novembre 2014
(si le format de date est MM/JJ/AAAA)
{10..11}/{10..16}/2014
Ayant eu lieu le 1er mars entre 1868 et 1912 sous le règne de
l’empereur japonais Meiji
m*/3/1
Ayant eu lieu le 31 décembre entre 1930 et 1940 sous le
règne de l’empereur japonais Showa
S{5..15}+12+31
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
41
Pour rechercher des heures
Dans la rubrique, entrez
A 3 heures de l’après-midi, 16 heures non inclus
3 PM
Entre 8 heures et 20:59:59
8 AM..8 PM
Le matin
AM
L’une de 16h30, 17h30, 18h30
{4..6}:30 PM
Pour rechercher des horodatages
Dans la rubrique, entrez
A 15h00 aujourd’hui
// 3 PM
A 19h00 en mai 2014
5/2014 7 PM
Ayant lieu un lundi en 2015
=Lun 2015
Du 10 au 16 novembre 2015 et de 15h00 à 18h00 maximum
(si le format de date est MM/JJ/AAAA)
11/{10..16}/2015 {3..5} PM
Recherche de données dans des rubriques liées
Vous pouvez saisir des critères de recherche dans des rubriques liées affichées dans une table
externe ou directement sur un modèle.
Lorsque vous effectuez une recherche dans une rubrique liée, FileMaker Pro affiche tous les
enregistrements possédant un enregistrement lié correspondant aux critères saisis. Par exemple,
admettons que vous possédez un fichier de facture affichant les articles en tant qu’enregistrements
liés dans une table externe. Pour rechercher toutes les factures répertoriant un ordinateur, tapez
Ordinateur dans la rubrique Article dans la table externe. Pour plus d’informations sur les
rubriques liées, consultez le chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Requête
N° facture
Nom
N° article Article
Ordinateur
Enregistrements de la table
N° facture E154
Nom Martin
N° article
I100
I202
I153
I229
I448
Article
N° facture E153
Ordinateur
Nom Tanon
Bureau
Lampe
N° article Article
Bibliothèque
I202
Bureau
Fauteuil
I443
Table longue
I153
Lampe
I288
Table ronde
I100
Ordinateur
N° facture E152
Nom Durand
N° article
I384
I554
I288
I100
I448
Article
Fauteuil pivotant
Panneaux
Table ronde
Ordinateur
Fauteuil
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
42
Pour plus d’informations sur le moyen d’ignorer des rubriques liées, consultez la section
« Recherche d'enregistrements, à l'exception de ceux répondant à certains critères », page 43.
Recherche de rubriques vides ou renseignées
Pour rechercher des rubriques
Dans la rubrique, entrez
Renseignées (contenant des données)
*
Vides
=
Recherche de doublons
Vous pouvez rechercher tous les enregistrements pour lesquels une ou plusieurs rubriques
contiennent des doublons. Par exemple, vous pouvez rechercher tous les enregistrements qui ne
sont pas uniques, les consulter, puis déterminer ceux à utiliser ou à supprimer.
Pour rechercher tous les doublons, tapez ! dans la rubrique en mode Recherche.
Recherche d’enregistrements répondant à plusieurs critères
Vous pouvez élargir ou restreindre la recherche en définissant plusieurs critères.
Recherches logiques AND
Pour limiter votre recherche, saisissez des critères dans autant de rubriques que nécessaire afin
de rendre votre requête spécifique, puis cliquez sur Exécuter recherche.
Restriction (limitation) d’un jeu d’enregistrements trouvés
Vous pouvez limiter les résultats de la recherche par incrément, en recherchant des détails plus
spécifiques à mesure des recherches dans votre base de données.
Par exemple, après avoir recherché tous les employés travaillant au service des Ventes, vous
pouvez restreindre votre recherche pour trouver les employés des Ventes dont le nom est Martin :
1. Effectuez une recherche pour trouver tous les employés du service des Ventes.
FileMaker Pro affiche le jeu d’enregistrements trouvés en mode Utilisation.
2. Cliquez sur Recherche et tapez les critères permettant de restreindre la recherche (tapez
Martin dans la rubrique Nom).
3. Choisissez le menu Requêtes > Restreindre l’ensemble trouvé.
Le jeu d’enregistrements trouvés est maintenant composé des employés du service
commercial nommés Martin.
Remarque Utilisez le menu de raccourcis pour restreindre rapidement l’ensemble trouvé en
mode Utilisation. Cliquez sur la rubrique (ou sélectionnez une valeur partielle de la rubrique),
cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Restreindre ensemble trouvé.
Recherches logiques OR
Pour élargir la recherche, définissez des critères dans une première requête. Cliquez sur
Nouvelle requête. Définissez un deuxième ensemble de critères. Créez ainsi une requête pour
chaque ensemble de critères, puis cliquez sur le bouton Exécuter recherche
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
43
Vous pouvez naviguer entre les nombreuses requêtes à l’aide de l’option Afficher requête du
menu Requêtes ou en cliquant sur l’icône du répertoire en mode Recherche.
Exemples :
1 Pour inclure les clients de New York et de Paris dans le jeu d’enregistrements trouvés, tapez
New York dans la rubrique Ville de la première requête, puis tapez Paris dans la rubrique
Ville de la seconde requête.
1 Pour inclure les sociétés de plus de 100 employés et celles dont les actifs s’élèvent à plus de
100 millions d’euros, tapez >100 dans la rubrique Nombre d’employés de la première
requête, puis tapez >100 000 000 dans la rubrique Capital de la seconde requête.
1 Pour inclure les élèves de 6e faisant de l’algèbre et les élèves de 7e faisant de la géométrie,
tapez 6 dans Classe et Algèbre dans Cours pour la première requête, puis tapez 7 dans
Classe et Géométrie dans Cours pour la seconde requête.
Développement (élargissement) d’un jeu d’enregistrements trouvés
Vous pouvez développer un jeu d’enregistrements trouvés pour élargir votre recherche afin qu’elle
inclue des enregistrements supplémentaires sans avoir à recommencer la recherche.
Par exemple, après avoir recherché les clients de Paris, vous pouvez étendre la recherche pour
inclure également les clients de Hong Kong :
1. Effectuez une recherche pour trouver les clients de New York.
FileMaker Pro affiche le jeu d’enregistrements trouvés en mode Utilisation.
2. Cliquez sur Rechercher et tapez les critères permettant d’étendre la recherche (tapez Hong
Kong dans la rubrique Ville).
3. Choisissez le menu Requêtes > Développer ensemble trouvé.
Le jeu d’enregistrements trouvés est maintenant composé des clients de New York et de
Hong Kong.
Remarque Utilisez le menu de raccourcis pour développer rapidement l’ensemble trouvé en
mode Utilisation. Cliquez sur la rubrique (ou sélectionnez une valeur partielle de la rubrique),
cliquez avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez Développer Ensemble trouvé.
Enregistrements répondant à un seul et unique ensemble de critères
Pour savoir comment restreindre votre recherche en excluant des enregistrements répondant à
des critères spécifiques (par exemple, les fournisseurs dans l’état de New York mais en dehors
de la ville de New York), consultez la section « Recherche de certains enregistrements tout en en
ignorant d'autres », page 44.
Recherche d’enregistrements, à l’exception de ceux répondant à certains critères
Vous pouvez exclure (ignorer) des enregistrements lors d’une recherche. En d’autres termes,
vous pouvez rechercher des informations dans votre base de données qui « ne correspondent
pas » aux critères indiqués. Par exemple, vous pouvez exclure de la recherche de factures toutes
celles qui ont été créées au cours des 30 derniers jours.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
44
Recherche d’enregistrements qui ne correspondent pas aux critères
1. En mode Recherche, entrez les critères des enregistrements à ignorer.
2. Cliquez sur Ignorer dans la barre de modèle.
Cliquez sur Ignorer pour ignorer les
enregistrements correspondant aux critères
3. Cliquez sur Exécuter recherche.
Recherche de certains enregistrements tout en en ignorant d’autres
Supposons que vous souhaitez rechercher les fournisseurs de l’état de New York, sauf ceux de
la ville de New York :
1. En mode Recherche, tapez les critères correspondant aux enregistrements à rechercher (tapez
New York dans la rubrique Etat).
2. Cliquez sur Nouvelle requête.
3. Tapez les critères correspondant aux enregistrements à ignorer (tapez New York dans la
rubrique Ville).
4. Cliquer sur Ignorer.
5. Cliquez sur Exécuter recherche.
Notez les points suivants :
1 Vous pouvez définir des critères d’exclusion dans plusieurs requêtes.
1 FileMaker Pro traite les requêtes dans leur ordre de création. Par exemple, dans une base de
données Clients dont les clients sont aux Etats-Unis et en France :
1 Si la première requête recherche tous les clients parisiens et que la deuxième requête ignore
tous les clients américains, le jeu d’enregistrements trouvés comprend tous les clients
résidant à Paris, France et aucun des clients résidant à Paris, Texas ou dans n’importe quel
autre état des Etats-Unis.
1 Si l’ordre des requêtes est inversé (c’est-à-dire que la première requête ignore tous les
clients américains et que la deuxième requête recherche tous les clients parisiens), le jeu
d’enregistrements trouvés comprendra tous les clients de Paris (France) et de Paris (Texas)
mais aucun du reste des Etats-Unis.
1 Pour ignorer un enregistrement lié de la rangée d’une table externe (ou un ensemble
d’enregistrements liés), vous devez modifier le lien ou la valeur d’au moins une des rubriques
sources de façon à ce que l’enregistrement ne soit plus lié. Pour plus d’informations sur les
rubriques liées, consultez le chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
45
1 Vous pouvez ouvrir une autre fenêtre afin d’effectuer d’autres requêtes sur les mêmes
données. Consultez la section « Ouverture de plusieurs fenêtres par fichier », page 18.
1 Pour ignorer des enregistrements d’un jeu d’enregistrements trouvés après une recherche,
consultez la section « Masquage d'enregistrements dans un jeu d'enregistrements trouvés et
affichage d'enregistrements masqués », page 45.
Affichage, relance ou modification de la dernière recherche
Pour afficher les derniers critères de recherche, choisissez le menu Enregistrements > Modifier
la requête. Passez ensuite en mode Utilisation pour revenir au jeu trouvé. Pour relancer la
requête, cliquez sur Rech. Vous pouvez également modifier les critères de recherche, puis
cliquez sur Exécuter recherche.
Enregistrement des requêtes
Lorsque vous avez une requête complexe que vous voulez utiliser régulièrement, vous pouvez
l’enregistrer et la réutiliser plus tard quand vous en avez besoin. Vous pouvez enregistrer et réutiliser
des requêtes sans passer en mode Recherche. FileMaker Pro enregistrement automatiquement les
cinq dernières recherches réalisées afin que vous puissiez y accéder à nouveau. Une fois
enregistrée, la recherche est également mise à disposition de tous les clients du réseau partageant
le compte. Pour plus d’informations sur l’enregistrement des requêtes, consultez l’Aide.
Suppression et rétablissement de requêtes
Pour supprimer une requête, allez à la requête que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur
Supprimer la requête.
Pour restaurer une requête dans la version où elle était lorsque vous l’avez confirmée, choisissez
le menu Requêtes > Rétablir la requête. Une requête est confirmée lorsque, par exemple, vous
cliquez hors d’une rubrique, activez un autre modèle ou une autre requête ou effectuez une
recherche.
Masquage d’enregistrements dans un jeu d’enregistrements trouvés et affichage
d’enregistrements masqués
Tous les enregistrements ne se trouvant pas dans le jeu d’enregistrements trouvés sont ignorés,
ou masqués. Vous pouvez ignorer d’autres enregistrements de ce jeu d’enregistrements trouvés
sans avoir à lancer une nouvelle recherche.
Important Les enregistrements ignorés sont temporairement exclus du jeu d’enregistrements
trouvés. Ils existent toujours dans la base de données.
Pour
Faites ceci
Ignorer un enregistrement
précis
Affichez ou sélectionnez l’enregistrement à ignorer, puis cliquez sur Ignorer dans
la barre de modèle.
Ignorer une série
d’enregistrements
Affichez ou sélectionnez le premier enregistrement de la série à ignorer, puis
choisissez le menu Enregistrements > Ignorer les enregistrements. Dans la
boîte de dialogue Ignorer les enregistrements suivants, entrez le nombre
d’enregistrements à ignorer, puis cliquez sur Ignorer.
Afficher l’ensemble des
enregistrements ignorés
Cliquez sur Afficher tout dans la barre d’outils.
Récupérer tous les
enregistrements du fichier
Choisissez le menu Enregistrements (mode Utilisation) ou le menu Requêtes
(mode Recherche) > Afficher tous les enregistrements.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
46
Recherche et remplacement de données
Tout comme dans une application de traitement de texte, vous pouvez rechercher et remplacer
des données dans plusieurs rubriques (y compris dans les rubriques liées) d’un enregistrement
ou d’une requête, dans un jeu d’enregistrements trouvés, dans des requêtes ou dans les éléments
textuels d’un modèle. Vous pouvez rechercher des données dans tous les types de rubrique,
à l’exception des rubriques Conteneur et non modifiables.
Si vous avez ajouté un panneau à onglets à un modèle, lorsque vous recherchez-remplacez des
données en modes Utilisation et Recherche, FileMaker Pro ne recherche-remplace que les
données de l’onglet au premier plan. En mode Modèle, FileMaker Pro recherche-remplace les
données de tous les onglets.
1. En mode Utilisation, Recherche ou Modèle, choisissez le menu Edition > Rechercher et
remplacer > Rechercher et remplacer.
2. Dans la zone Rechercher, tapez les données que vous souhaitez rechercher. Dans la zone
Remplacer par, tapez les données de remplacement.
Vous ne pouvez pas remplacer des données situées dans des rubriques formatées en tant que
menus locaux, cercles d’option ou cases à cocher. Ces rubriques seront comptées et rapportées
comme passées à la fin de l’opération Remplacer tout.
3. Choisissez les options de recherche à utiliser.
Sélectionner
Pour
Une option de la liste Sens
Choisir le sens de la recherche : Vers l’avant, Vers l’arrière ou Tous.
Respecter la casse
Rechercher uniquement les occurrences dans lesquelles les majuscules
correspondent aux données indiquées dans la zone Rechercher.
Remarque Dans les fichiers contenant des données en japonais, une recherche
pour laquelle la case à cocher Respecter la casse est activée ne trouve pas
simultanément la version demi-largeur ou pleine largeur du même caractère.
Pour rechercher et remplacer avec certitude les deux caractères, vérifiez que vous
effectuez des recherches séparées pour le caractère demi-largeur puis pour sa
version pleine largeur.
Mot entier
Rechercher uniquement les occurrences des mots entiers ou entourés par des
espaces et/ou des caractères de ponctuation.
Une option dans
Recherche sur
En mode Utilisation, rechercher sur tous les enregistrements du modèle actif ou
uniquement sur l’enregistrement actif.
En mode Recherche, rechercher sur toutes les requêtes du modèle actif ou
uniquement sur la requête active.
Remarque En mode Modèle, FileMaker Pro recherche uniquement dans le
modèle actif.
Une option dans
Recherche dans
En modes Utilisation et Recherche, recherchez dans toutes les rubriques du
modèle actif ou uniquement dans la rubrique active.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
47
4. Cliquez sur l’un des boutons pour effectuer le type de recherche/remplacement souhaité.
Cliquez sur
Pour
Suivant
Rechercher et sélectionner l’occurrence suivante des données présentées dans
Rechercher.
Remplacer et
rechercher
Si des données correspondent aux données de la zone Rechercher : Remplacer les
données dans Rechercher par celles se trouvant dans Remplacer par, rechercher et
sélectionner l’occurrence suivante.
Si aucune donnée ne correspond aux données de la zone Rechercher : Rechercher
et sélectionner la première occurrence des données présentées dans Rechercher.
Remplacer
Remplacer les données de Rechercher par celles de la zone Remplacer par.
Remplacer tout
Remplacer toutes les occurrences des données de Rechercher par celles de la zone
Remplacer par.
Lorsque l’opération Remplacer tout est terminée, un résumé du nombre
d’occurrences trouvées et remplacées s’affiche.
Pour plus d’informations sur la recherche et le remplacement de données, consultez l’Aide.
Tri d’enregistrements
FileMaker Pro stocke les enregistrements selon l’ordre dans lequel ils ont été ajoutés au fichier.
Un tri temporaire permet de réorganiser les enregistrements différemment pour leur affichage, leur
mise à jour ou pour leur impression.
Vous choisissez les rubriques que vous souhaitez utiliser pour le tri. La première rubrique de tri
organise les enregistrements selon le contenu de cette rubrique. La seconde rubrique de tri est
utilisée lorsque plusieurs enregistrements possèdent la même valeur dans la première rubrique
de tri, etc. L’ordre de tri peut être croissant, décroissant ou personnalisé.
Par défaut, les enregistrements utilisent cet ordre de tri tant que vous n’effectuez pas une
recherche ou un tri selon des critères différents. Lorsque vous ajoutez un enregistrement à un jeu
trouvé trié ou que vous le modifiez, le nouvel enregistrement confirmé apparaît à la bonne position
dans l’ordre de tri. Pour sélectionner une option qui change la façon de trier les nouveaux
enregistrements et les enregistrements modifiés, consultez l’Aide.
Pour trier les enregistrements du jeu d’enregistrements trouvés :
1. En mode Utilisation, cliquez sur Trier dans la barre d’outils.
Remarque Pour trier des enregistrements en vue Tableau en mode Utilisation, consultez la
section « Utilisation des enregistrements en vue Tableau », page 32.
2. Dans la boîte de dialogue Tri, indiquez les rubriques à utiliser pour le tri, dans l’ordre de tri
souhaité, et les options de tri.
Pour sélectionner une rubrique de tri visible sur le modèle actif, quelle que soit la table le
contenant, sélectionnez Modèle actif (NomModèle) dans la liste de tables, puis double-cliquez
sur une rubrique de la liste.
Pour sélectionner une rubrique de tri contenue dans la table du modèle actif, qu’elle se trouve sur
le modèle actif ou non, sélectionnez Table active (NomTable) dans la liste de tables, puis
double-cliquez sur une rubrique de la liste.
Pour plus d’informations sur les options de tri, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
48
3. Cliquez sur Trier.
Pour annuler l’opération avant que le tri ne soit terminé, appuyez sur Echap (Windows) ou
2-point (Mac OS).
Remarque Vous pouvez trier les enregistrements en fonction d’une rubrique sans ouvrir la boîte
de dialogue Tri à l’aide du menu de raccourcis de la rubrique.
Pour plus d’informations sur la façon dont FileMaker Pro utilise les formats système pour trier et
afficher les dates, heures et chiffres, consultez l’Aide.
Prévisualisation et impression de base de données
FileMaker Pro vous permet d’imprimer :
1 tous les enregistrements de la base de données, un sous-ensemble d’enregistrements ou
uniquement l’enregistrement actif ;
1 un enregistrement vierge pour créer un formulaire ;
1 les définitions des scripts, rubriques, tables et liens pour voir la structure de votre base de
données ;
1 des données enregistrées sous un fichier PDF.
FileMaker Pro imprime les fichiers à l’aide du modèle actif. Vous pouvez créer des modèles pour
obtenir différentes impressions des mêmes données. Par exemple, vous pouvez imprimer des
enregistrements un par un, en colonnes ou dans un rapport détaillé comportant des totaux, des
en-têtes et des pieds de page. Vous pouvez également créer des modèles pour les étiquettes et
les enveloppes de publipostage.
L’assistant Nouveau modèle/rapport (en mode Modèle) vous permet de créer facilement ces
modèles et rapports. Consultez la section « Création de modèles et de rapports », page 79.
Contacts
Nom
William Aménabar
Michelle Cannon
André Common
Marie Durand
Jean Durand
William Juniot
Téléphone
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
33+1-23-45-67-89
Contacts
Nom
William Aménabar
Téléphone
33+1-23-45-67-89
Contacts
Nom
Enregistrements en
cours d’utilisation
Téléphone
Enregistrement actif
Enregistrement vierge
Imprimer Liste de numéros de téléphone
"Activer modèle [""Contacts""]"
Trier enregistrements [Ordre de tri : Nom (Croissant) ]
[Rétablir, Sans fenêtre]
Mode Prévisualisation
[Suspendre]
Imprimer
[Sans fenêtre]
Mode Utilisation
Nom de rubrique
Options de formule/d’entrée
Prénom
Nom
Adresse1
Type de rubrique
Texte
Texte
Texte
Script
Définitions de la table et
des rubriques
Graphe de liens
Vous pouvez imprimer les données du modèle actif ou les informations
concernant la structure de la base de données.
Vous pouvez déterminer les marges des pages, supprimer des espaces blancs et empêcher
l’impression de certains objets.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
49
Prévisualisation des données sur un modèle
Lorsque vous passez en mode Prévisualisation, le modèle s’affiche tel qu’il apparaîtra une fois
imprimé. Le mode Prévisualisation ne vous permet pas d’entrer des informations ni d’en modifier.
En mode Prévisualisation, vous voyez :
1 combien d’enregistrements peuvent être imprimés sur une page ;
1 l’incidence de la pagination sur les sauts de page ;
1 les sous-récapitulatifs avec les rubriques de type Statistique calculées ;
1 des informations variables fournies par FileMaker Pro, comme les numéros de pages, la date
du jour, etc. ;
1 les marges que vous avez définies ;
1 la façon dont les rubriques définies avec des options de recadrage compensent les espaces
vides ;
1 les enregistrements agencés en colonnes si les paramètres du modèle sont définis de façon à
imprimer en colonnes ;
1 l’onglet au premier plan si la page contient des panneaux à onglets.
Pour prévisualiser des données sur un modèle, les étapes sont les mêmes que pour l’impression :
indiquer une imprimante et des options d’impression et vérifier que le jeu d’enregistrements
trouvés contient les enregistrements à prévisualiser (voir les étapes 1-4 de la section suivante,
« Impression d'enregistrements »). Passez ensuite en mode Prévisualisation.
Impression d’enregistrements
Vous pouvez imprimer des informations de votre base de données ou un enregistrement vide pour
créer un formulaire vierge.
Pour imprimer des enregistrements :
1. Si vous disposez de plusieurs imprimantes, choisissez celle à utiliser.
2. Confirmez les options d’impression en choisissant le menu Fichier > Configuration de
l’impression (Windows) ou Fichier > Format d’impression (Mac OS), puis cliquez sur OK.
Si vous êtes en mode Prévisualisation, vous pouvez également cliquer sur Configuration
impression (Windows) ou sur Format d’impression (Mac OS) dans la barre d’outils.
Pour plus d’informations sur les options de votre imprimante, consultez la documentation de
votre imprimante et de votre système.
3. Passez au modèle que vous souhaitez utiliser.
4. Vérifiez que le jeu d’enregistrements trouvés est sous la forme souhaitée en :
1 utilisant le mode Recherche et les commandes du menu Enregistrements pour modifier le
jeu d’enregistrements trouvés ;
1 triant les enregistrements.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
50
5. Passez en mode Prévisualisation pour obtenir un aperçu exact de l’impression finale.
Certains éléments, comme les objets recadrés, les enregistrements agencés en colonnes et
les informations variables comme le nombre de pages, ne s’affichent correctement qu’en mode
Prévisualisation. Si un enregistrement contient des panneaux à onglets, seul l’onglet au
premier plan est imprimé.
6. Choisissez le menu Fichier > Imprimer.
7. Dans la boîte de dialogue Imprimer, au niveau de la zone Imprimer, choisissez une option
(Windows) ou choisissez FileMaker Pro dans le menu local (Mac OS).
Pour imprimer
Choisir
Tous les enregistrements (ou uniquement
ceux du jeu d’enregistrements trouvés)
Enregistrements en cours d’utilisation
Seulement l’enregistrement sélectionné en
mode Utilisation
Enregistrement actif
Un enregistrement vierge utilisant le modèle
actif (utilisez cette option pour imprimer un
« formulaire » vierge)
Enregistrements vierges avec rubriques, puis choisissez
une option de formatage
Choisissez les
données à
imprimer.
Cliquez pour modifier l’orientation
de la page (verticale ou
horizontale), la mise à l’échelle et
les autres options d’impression.
Boîte de dialogue Imprimer (Windows)
Choisissez FileMaker dans
la liste.
Choisissez les données
à imprimer.
Boîte de dialogue Imprimer (Mac OS)
8. Sélectionnez l’intervalle d’impression, le nombre de copies et les autres options d’impression,
puis cliquez sur OK (Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
51
Impression d’étiquettes et d’enveloppes
Vous pouvez créer des modèles pour formater et imprimer des données sur des étiquettes et
enveloppes de publipostage. Le processus d’impression des enveloppes est similaire à celui de
l’impression des étiquettes.
Utilisez l’assistant Nouveau modèle/rapport pour créer un modèle d’étiquettes incluant des
données provenant des rubriques choisies, disposées pour être imprimées sur de nombreux
types de papiers d’étiquette (par exemple, Avery 4014). FileMaker Pro intègre les dimensions de
nombreux types d’étiquettes standard ainsi que leurs codes. Si le type d’étiquette que vous
souhaitez utiliser n’est pas proposé, il vous suffit d’indiquer les dimensions recherchées.
Les modèles d’étiquettes utilisent des rubriques de fusion, qui constituent des emplacements pour
l’affichage et l’impression uniquement ; vous ne pouvez pas y insérer de données. Les rubriques
de fusion s’agrandissent et se rétractent en fonction des données de la rubrique, réduisant
l’espace si la rubrique est vide.
La création et l’impression d’étiquettes s’effectuent généralement en trois temps :
1. Création d’un modèle d’étiquettes.
2. Définition des rubriques de fusion.
3. Impression des étiquettes.
Conseil Si vous avez besoin d’aide en utilisant l’assistant Nouveau modèle/rapport, cliquez alors sur
le bouton Aide dans chaque panneau.
Création d’un modèle d’étiquettes
1. Ouvrez le fichier contenant les données que vous souhaitez imprimer sur les étiquettes.
2. Trouvez les enregistrements contenant les données que vous souhaitez imprimer sur les
étiquettes.
3. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Modèles.
4. Dans l’assistant Nouveau modèle/rapport, nommez le modèle dans la rubrique Nom du
modèle.
Pour faire apparaître le nom du modèle dans les menus utilisés pour le choix des modèles,
activez la case à cocher Afficher dans les menus de modèle.
5. Pour Type de modèle, cliquez sur Etiquettes (pour les données se lisant horizontalement de
haut en bas). Ou cliquez sur Etiquettes verticales (pour les données se lisant verticalement
de droite à gauche). Cliquez ensuite sur Suivant.
Pour un modèle d’enveloppe, cliquez sur Enveloppe, et passez directement à « Choix et
formatage des rubriques de fusion ».
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
52
6. Spécifiez les dimensions de vos étiquettes de publipostage.
1 Pour choisir des dimensions prédéfinies d’après les types standard d’étiquettes, dans la liste
déroulante Format standard, choisissez le code correspondant à vos étiquettes.
(L’information se trouve sur le paquet d’emballage des étiquettes.) FileMaker Pro crée alors
un modèle d’étiquettes qui utilise les formats exacts du code sélectionné.
1 Pour spécifier des valeurs personnalisées, choisissez Autre, et entrez les valeurs
souhaitées dans les zones Etiquettes par rangée, Largeur et Hauteur. Mesurez la
dimension des marges inutilisées de la planche d’étiquettes. Puis sélectionnez Marges
fixes et entrez les valeurs dans les zones Haut, Bas, Gauche et Droite.
7. Cliquez sur Suivant.
Choix et formatage des rubriques de fusion
1. Sur le panneau suivant, dans la liste Rubriques disponibles, double-cliquez sur la première
rubrique dont vous souhaitez utiliser des données pour les étiquettes.
<<nom de rubrique>> apparaît dans la zone Contenu de l’étiquette. Les signes inférieur et
supérieur indiquent qu’il s’agit d’une rubrique de fusion et les données de la rubrique
apparaîtront et seront imprimées sur les étiquettes.
Pour inclure des rubriques de tableaux connexes, choisissez le tableau dans Rubriques
disponibles.
2. Poursuivez la sélection des rubriques que vous souhaitez sur les étiquettes.
Incluez toute la ponctuation, les espaces vides et sauts de ligne (pour placer une rubrique de
fusion sur la ligne suivante) que vous voulez faire apparaître sur les étiquettes.
3. Cliquez sur Suivant.
Prévisualisation et impression d’étiquettes
1. Dans le panneau suivant :
1 Pour avoir un aperçu de l’apparence des étiquettes avant leur impression, sélectionnez
Afficher en mode prévisualisation et cliquez sur Terminer.
1 Pour modifier les étiquettes, sélectionnez Afficher en mode modèle et cliquez sur Terminer.
2. Pour imprimer des étiquettes en mode Utilisation, Modèle ou Prévisualisation, chargez les
étiquettes dans l’imprimante en suivant les instructions fournies avec les étiquettes et
l’imprimante. Choisissez ensuite le menu Fichier > Imprimer, sélectionnez l’imprimante et les
éventuelles options supplémentaires et cliquez sur Imprimer.
Notez les points suivants :
1 Pour sélectionner les options d’impression des étiquettes sur la page, choisissez le menu
Modèles > Format de modèle et cliquez sur l’onglet Impression. Choisissez ensuite le
nombre de colonnes (étiquettes) par rangée et le sens d’impression souhaité des étiquettes,
puis définissez les marges personnalisées de la page si nécessaire.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
53
1 Vous pouvez avoir besoin de régler les paramètres de votre imprimante pour imprimer
correctement les étiquettes. Choisissez le menu Fichier > Configuration de l’impression
(Windows) ou Format d’impression (Mac OS).
1 Certaines étiquettes peuvent ne pas comporter le même nombre de lignes imprimées que
d’autres. Cela s’explique par le fait que FileMaker Pro supprime les espaces vides lorsqu’une
rubrique ne contient aucune donnée.
Pour plus d’informations sur la création d’un modèle pour étiquettes ou enveloppes, le choix des
options d’impression et de format du modèle et pour d’autres recommandations relatives à la
création d’un modèle d’étiquette ou d’enveloppe, consultez l’Aide.
Impression de scripts
Vous pouvez imprimer la liste de toutes les actions de script d’un ou de plusieurs scripts d’un
fichier.
1. Choisissez le menu Scripts > Gérer les scripts, ou choisissez le menu Fichier > Gérer les >
Scripts.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer les scripts, sélectionnez le(s) script(s) qui vous intéresse(nt).
Pour sélectionner plusieurs scripts contigus de la liste, cliquez sur les scripts en maintenant la
touche Maj enfoncée. Pour sélectionner plusieurs scripts non contigus, cliquez sur les scripts
en maintenant la touche Ctrl (Windows) ou 2 (Mac OS) enfoncée.
3. Cliquez sur
au bas de la boîte de dialogue.
4. Cliquez sur OK (Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Les actions de script et les options sélectionnées sont imprimées.
Impression des données de table et de rubrique
Vous pouvez imprimer des données de table et de rubrique.
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données, puis cliquez sur l’onglet Tables ou
Rubriques.
2. Sélectionnez la/les tables ou la/les rubriques à imprimer :
Pour sélectionner plusieurs tables ou rubriques contiguës de la liste, cliquez dessus en
maintenant la touche Maj enfoncée. Pour sélectionner plusieurs tables ou rubriques non
contiguës, cliquez dessus en maintenant la touche Ctrl (Windows) ou 2 (Mac OS) enfoncée.
3. Cliquez sur Imprimer.
4. Cliquez sur OK (Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Les noms des rubriques, les types de rubrique et les formules ou les options de saisie des données
sont imprimées pour chaque table sélectionnée.
Impression du graphe de liens
Vous pouvez imprimer une représentation graphique de votre base de données en imprimant le
graphe de liens.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
54
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données, puis cliquez sur l’onglet Liens.
2. Cliquez sur
pour afficher les sauts de page du graphe de liens.
3. Cliquez sur
pour afficher la boîte de dialogue Configuration de l’impression (Windows) ou
Format d’impression (Mac OS).
4. Cliquez sur Imprimer.
5. Dans la boîte de dialogue Options d’impression, choisissez une option :
1 Choisissez Imprimer le graphe sur plusieurs pages pour imprimer le graphique sur plus
d’une page.
1 Choisissez Imprimer le graphe sur une seule page pour redimensionner le graphique afin
qu’une seule page soit suffisante.
6. Cliquez sur Continuer.
7. Cliquez sur OK (Windows) ou sur Imprimer (Mac OS).
Pour plus d’informations sur la prévisualisation et l’impression de bases de données, consultez
l’Aide.
Automatisation de tâches grâce aux scripts
Les scripts permettent d’effectuer des tâches simples, comme la configuration de l’orientation
d’impression, ou plus complexes, comme la préparation d’un publipostage personnalisé destiné
aux clients. Les scripts peuvent contenir des décisions de conditions (instructions Sinon si) et
effectuer des tâches répétitives (instructions Boucle).
Vous pouvez créer des scripts dans la boîte de dialogue Modifier le script en sélectionnant des
actions de script dans la liste fournie par FileMaker Pro, en définissant des options et en
déterminant l’ordre dans lequel les actions doivent être effectuées.
Utilisez les scripts pour combiner et automatiser des tâches telles que :
1 le passage à un autre modèle ou mode ;
1 la recherche, le tri et l’impression d’enregistrements ;
1 l’importation de données depuis une source identique.
FileMaker Pro simplifie la gestion des scripts. Vous pouvez afficher un script par défaut à utiliser
comme modèle lorsque vous rédigez vos propres scripts. Vous pouvez ouvrir plusieurs scripts
simultanément afin de les comparer. Vous pouvez copier et coller des scripts entiers entre les fichiers.
Vous pouvez copier et coller des actions du script d’un script à un autre dans le même fichier ou dans
un script appartenant à un fichier différent. Vous pouvez attribuer des scripts à des groupes afin de
simplifier la recherche de scripts d’un type spécifique (par exemple, copier un groupe entier de scripts
dans un autre fichier ou supprimer un groupe entier de scripts). Et vous pouvez créer des scripts qui
s’exécuteront lorsqu’un événement particulier se produira (comme quand des utilisateurs renseignent
une rubrique, enfoncent une touche ou ajoutent un nouvel enregistrement à la base de données).
L’Aide contient des procédures pour la création et la gestion de scripts ainsi qu’une page de référence
de toutes les actions de script FileMaker Pro (classées par ordre alphabétique ou par catégorie).
De plus, vous pouvez configurer des déclencheurs de script pour exiger l’exécution de ces scripts
lorsque des événements particuliers se produisent. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
Chapitre 2 | Utilisation des bases de données
55
Sauvegarde de fichiers de base de données
Il est fortement recommandé de sauvegarder régulièrement tous les documents stockés sur un
ordinateur. Il est plus simple de restaurer une base de données sauvegardée plutôt que de la
recréer. La fréquence des sauvegardes dépend de la quantité de données ajoutée à vos bases
de données et de la difficulté que représenterait une recréation de la base de données en cas de
corruption du fichier.
Dans le cas de fichiers extrêmement importants, il est recommandé de conserver les sauvegardes
dans un autre lieu.
Pour des recommandations sur la sauvegarde, consultez la section « Sauvegarde des bases de
données et d'autres fichiers importants », page 159. Pour un exemple de script de sauvegarde,
consultez l’Aide.
Définition des préférences
Vous pouvez personnaliser l’apparence et le comportement de FileMaker Pro afin qu’il
corresponde mieux à votre façon de travailler en modifiant les paramètres standard appelés
préférences. Les préférences affectent le fonctionnement de l’application et ne sont pas
spécifiques à un document particulier.
Les paramètres de la boîte de dialogue Options de fichier affectent le modèle par défaut du fichier
actif, les scripts d’ouverture et de fermeture, les informations de connexion et l’orthographe.
Pour définir les préférences de l’application :
1. Windows : Choisissez le menu Edition > Préférences.
Mac OS : Choisissez le menu FileMaker Pro > Préférences.
2. Dans la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur un onglet et définissez les options que vous
souhaitez utiliser.
Pour définir des préférences de fichier :
1. Choisissez le menu Fichier > Options de fichier.
2. Dans la boîte de dialogue Options de fichier, cliquez sur un onglet et définissez les options que
vous souhaitez utiliser.
Pour plus d’informations sur la définition de préférences d’application et de fichier, consultez l’Aide.
Chapitre 3
Création de bases de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
1
1
1
1
1
élaborer une base de données ;
définir et modifier des rubriques ;
définir des tables ;
créer des modèles ;
utiliser des rubriques, des objets et des éléments d’un modèle.
Remarque Consultez l’Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des
procédures étape par étape concernant l’utilisation de FileMaker Pro.
Elaboration d’une base de données
Une base de données bien conçue garantit la cohérence de l’entrée et de l’extraction des données
et réduit les doublons dans les tables de base de données. Les tables d’une base de données
relationnelle sont utilisées conjointement pour vous permettre d’accéder aux données appropriées
lorsque vous en avez besoin. Il est judicieux de commencer par préparer une base de données
par écrit.
Suivez ces étapes générales pour préparer une base de données :
1. Définissez le but de votre base de données ou le problème que vous souhaitez résoudre.
Par exemple : « garder la liste de mes clients », « gérer mon stock » ou « noter mes élèves ».
Si d’autres personnes sont appelées à utiliser la base de données, discutez ensemble des
données dont chacun a besoin.
2. Pensez aux informations que vous allez stocker dans votre base de données. Les informations
sont généralement classées en grandes catégories. Il est essentiel de pouvoir identifier
précisément ces catégories pour concevoir une base de données efficace, car elle sera
amenée à stocker des quantités et des types de données différents dans chaque catégorie. Par
exemple, une base de données conçue pour le suivi des ventes possède des catégories telles
que « produits », « facturation » et « clients ». Une base de données servant de relevé de
notes possède des catégories telles que « élèves », « cours » et « devoirs ».
3. Après avoir défini les catégories générales, pensez à la façon dont elles seront liées. Pour cela,
écrivez des phrases simples décrivant la façon dont les catégories vont interagir l’une avec
l’autre, par exemple « produits des commandes clients » et « facturation des commandes
clients ». Chacune de ces paires suggère une relation entre les données des deux catégories.
Chapitre 3 | Création de bases de données
57
4. Lorsque la définition des catégories de données est terminée, vous êtes prêt à organiser votre
base de données.
Dans la terminologie des bases de données, ces catégories d’informations sont appelées des
tables. Les tables sont utilisées pour grouper les données contenant un élément ou un but
commun. Par exemple, vous pouvez utiliser une table pour stocker les noms et les adresses et
une autre pour les détails de transaction (date de vente, référence produit, prix à l’unité, etc.).
De manière générale, les bases de données sont organisées selon l’une des trois manières
suivantes :
1 Une seule table dans un seul fichier. Utilisez une seule table si vous devez assurer le suivi
de données appartenant à une seule catégorie : des noms et des adresses, par exemple.
1 Plusieurs tables dans un seul fichier. Utilisez plusieurs tables si vos données sont plus
complexes : des élèves, des cours et des notes, par exemple.
1 Plusieurs tables dans plusieurs fichiers. Utilisez plusieurs fichiers si vous avez besoin de
partager des données pour différentes solutions de bases de données. Vous pouvez par
exemple stocker vos taux de TVA ou vos informations d’expédition dans un fichier séparé si
vous prévoyez d’utiliser ces données dans plusieurs solutions.
Remarque Utilisez les liens pour partager des données avec des tables du même fichier ou
avec des tables de fichiers externes. Les autres éléments de base de données, tels que les
scripts et les privilèges d’accès, sont stockés au niveau du fichier ; certaines solutions
complexes peuvent ainsi bénéficier de l’utilisation de plusieurs fichiers.
5. Définissez les tables de la base de données et les données qui y seront intégrées, puis les rubriques
que chacune devra contenir.
Conseil Afin de faciliter la recherche et le tri ultérieurs des enregistrements, créez des
rubriques séparées pour le prénom, le nom de famille, le titre et les éléments de l’adresse
(ville, région, pays et code postal). La séparation des données en plusieurs rubriques au
moment de la saisie peut faciliter la génération future de rapports. Si vous utilisez, par exemple,
des rubriques séparées pour les informations de transaction telles que la date, la référence,
la quantité et le prix à l’unité, il sera plus simple de compiler des rapports récapitulatifs et
sous-récapitulatifs à la fin de chaque semaine, mois ou année.
6. Définissez les rubriques qui contiendront les données communes entre les tables.
Par exemple, une base de données utilisée par une boulangerie peut inclure les tables
suivantes : une table Clients, qui stocke les informations relatives aux clients, une table
Produits, qui stocke les informations relatives aux produits et une table Facturation, qui stocke
les informations relatives aux commandes.
Chaque table n’a qu’un seul objet et toutes les rubriques d’une table décrivent uniquement cet
objet. Par exemple, les rubriques d’un enregistrement de la table Clients stockent la totalité des
informations concernant un client. Pour cette même raison, vous devez attribuer un numéro
d’identification unique à chaque client. Il est inutile de saisir un numéro d’identification client
dans la table sauf si vous ajoutez un nouveau client. L’existence d’un numéro de client
détermine donc l’existence d’un enregistrement. Une table Clients peut également contenir des
rubriques relatives au nom du client, à son adresse et à son numéro de téléphone.
Chapitre 3 | Création de bases de données
58
Une table Produits peut contenir des rubriques pour un numéro d’identification du produit, le prix
à l’unité de chaque produit et la quantité en stock. Une table Articles peut contenir des rubriques,
telles que les numéros d’identification des produits et des factures, le nom, le prix à l’unité, la
quantité et le prix total de chaque produit vendu. Une table Facturation peut contenir des
rubriques, telles qu’un numéro d’identification des factures, la date de commande et le vendeur.
N° client
Nom du client
Adresse
Pays
Téléphone
Date de commande
Vendeur
N° client
N° facture
Date de commande
Sous-total
Remise
Région
Vendeur
Région
N° facture
N° produit
Prix à l’unité
Qté
Prix global
Nom du produit
Total
Total en stock
Table Clients
Table Facturation
Date de commande
Table Articles
N° produit
Nom du produit
Prix à l’unité
Stock
Catégorie
Remise
Total en stock
Table Produits
7. Définissez les rubriques sources pour chaque table et entourez-les sur votre plan.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « A propos des rubriques sources des
liens », page 116.
N° client
Nom du client
Adresse
Pays
Téléphone
Date de commande
Vendeur
N° client
N° facture
Date de commande
Sous-total
Remise
Région
Vendeur
Région
N° facture
N° produit
Prix à l’unité
Qté
Prix global
Nom du produit
Total
Total en stock
Table Clients
Table Facturation
Date de commande
Table Articles
N° produit
Nom du produit
Prix à l’unité
Stock
Catégorie
Remise
Total en stock
Table Produits
Chapitre 3 | Création de bases de données
59
8. Pour chacune des tables, définissez les rubriques qui contiendront les données et déterminez
celles qui seront utilisées à partir d’autres tables (liées).
L’objet d’une table permet de déterminer l’emplacement logique de stockage et d’utilisation des
données d’une table liée. Outre les rubriques sources, les rubriques ne doivent apparaître
qu’une fois dans votre base de données. Rayez les occurrences de rubriques n’appartenant
pas à l’objet de la table.
N° client
Nom du client
Adresse
Pays
Téléphone
Date de commande
Vendeur
N° client
N° facture
Date de commande
Sous-total
Remise
Région
Vendeur
Région
N° facture
N° produit
Prix à l’unité
Qté
Prix global
Nom du produit
Total
Total en stock
Table Clients
Table Facturation
Date de commande
Table Articles
N° produit
Nom du produit
Prix à l’unité
Stock
Catégorie
Remise
Total en stock
Table Produits
9. Définissez les liens entre les tables. Sur le plan, tracez une ligne reliant chaque rubrique source
d’une table et la rubrique source correspondante de la table liée.
Les tables sont liées par le fait que leurs rubriques sources contiennent des données
correspondantes.
N° client
Nom du client
Adresse
Pays
Téléphone
Date de commande
Vendeur
N° client
N° facture
Date de commande
Sous-total
Remise
Région
Vendeur
Région
N° facture
N° produit
Prix à l’unité
Qté
Prix global
Nom du produit
Total
Total en stock
Table Clients
Table Facturation
Date de commande
Table Articles
N° produit
Nom du produit
Prix à l’unité
Stock
Catégorie
Remise
Total en stock
Table Produits
Les liens vous permettent également de grouper vos données afin de résoudre des requêtes
complexes. Par exemple, les liens peuvent être utilisés pour définir les niveaux actuels du
stock, les perspectives de ventes ou d’autres tâches pour lesquelles il est nécessaire d’interroger
les données provenant de plusieurs tables. Pour plus d’informations sur les liens, consultez la
section chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
10. Définissez s’il est nécessaire de partager votre base de données avec d’autres utilisateurs et
quels seront leurs moyens d’accès au fichier.
Pour plus d’informations sur le partage des bases de données, consultez la section « Partage
de bases de données en réseau », page 130.
Chapitre 3 | Création de bases de données
60
11. Si vous concevez la base de données pour qu’elle soit utilisée par d’autres personnes,
présentez-leur votre plan sur papier et demandez-leur de l’étudier et de suggérer
d’éventuelles modifications.
12. Déterminez les utilisateurs qui pourront accéder à la base de données et limitez éventuellement
son accès. Lorsque vous créez une base de données, attribuez des privilèges en fonction des
besoins.
Pour plus d’informations sur les comptes et les jeux de privilèges, consultez le chapitre 6,
« Protection des bases de données ».
13. Définissez les modèles dont vous avez besoin et préparez un modèle différent pour chaque
tâche.
Créez par exemple des modèles différents pour l’impression d’étiquettes ou d’enveloppes.
Pour plus d’informations sur la création de modèles, consultez la section « Création de
modèles et de rapports », page 79.
14. Créez un formulaire similaire à celui présenté ci-dessous pour répertorier les fichiers et les
tables nécessaires ainsi que les rubriques de chacune des tables. Mentionnez également les
formulaires et rapports que vous allez générer à partir de chaque table.
Formulaire de conception d’une base de données
exemple
Nom du projet
Objectif de la base de données
Nom de fichier de la base de données
Nom de table
Nom de rubrique Type de rubrique
Commentaires
Nom de table
Nom de rubrique Type de rubrique
Commentaires
Modèles
Nom
Objectif
Ecran Impr.
Web
15. Créez votre base de données.
16. Si vous avez conçu la base de données pour qu’elle soit utilisée par d’autres, demandez à
quelques personnes de la tester. Ensuite, résolvez les éventuels problèmes trouvés avant de
mettre la base de données à la disposition de tous pour utilisation.
Création d’un fichier FileMaker Pro
Vous pouvez créer un fichier à partir d’un modèle ou d’une solution de démarrage FileMaker Pro
(fichier de base de données prédéfini pouvant être modifié en fonction de vos besoins). Vous
pouvez également créer un fichier sans modèle.
Vous pouvez également créer un fichier en copiant un fichier FileMaker Pro existant. Consultez la
section « Enregistrement de fichiers », page 19.
Chapitre 3 | Création de bases de données
61
Création d’un fichier à l’aide d’une solution de démarrage
1. Choisissez le menu Fichier > Nouveau à partir d’une solution de démarrage.
Vous pouvez également utiliser l’écran Démarrage rapide FileMaker pour créer des fichiers.
Choisissez le menu Aide > Ecran Démarrage rapide, puis cliquez sur Utiliser une solution
de démarrage.
2. Sélectionnez Toutes les solutions pour afficher la liste de tous les fichiers de solutions
disponibles ou choisissez une catégorie de solutions pour restreindre la liste des choix.
Si l’écran de démarrage rapide FileMaker s’affiche mais qu’aucune solution de démarrage
FileMaker Pro n’est affichée, cela signifie qu’aucune solution de démarrage n’a été installée.
Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
3. Sélectionnez une solution dans la liste (Windows) ou dans le groupe de miniatures (Mac OS),
puis cliquez sur Choisir.
4. Saisissez un nom pour le fichier (choisissez un autre dossier si nécessaire), puis cliquez sur
Enregistrer.
Windows : Dans la zone Type, sélectionnez FileMaker.
FileMaker Pro crée le fichier sur votre disque et l’ouvre. Vous pouvez modifier des rubriques et
des modèles dans des solutions de démarrage. Pour plus d’informations, consultez les
sections restantes de ce chapitre.
Création d’un fichier vide et vierge
1. Dans FileMaker Pro, choisissez le menu Fichier > Nouvelle base de données.
Vous pouvez également utiliser l’écran Démarrage rapide FileMaker pour créer un fichier vide
et vierge. Choisissez le menu Aide > Ecran Démarrage rapide, puis cliquez sur Créer une
base de données.
2. Saisissez un nom pour le fichier (choisissez un autre dossier si nécessaire), puis cliquez sur
Enregistrer.
Windows : Dans la zone Type, sélectionnez FileMaker.
FileMaker Pro crée le fichier en vue Tableau et présente une base de données vide dans un
format de tableur.
Créez des noms de rubriques en les saisissant
dans les titres de colonnes.
Ajoutez des données
aux enregistrements
en saisissant du texte
dans les rangées.
Chapitre 3 | Création de bases de données
62
3. Pour définir la première rubrique, cliquez sur Créer une rubrique dans le titre de la première
colonne.
Par défaut, FileMaker Pro crée une rubrique de texte. Si vous souhaitez modifier le type de
rubrique, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le titre de la colonne (ou cliquez sur la
flèche située à droite du titre de la colonne), sélectionnez Rubrique > Type de rubrique, puis
choisissez un autre type de rubrique. Consultez la section « A propos du choix d’un type de
rubrique », page 64.
Si vous ne pouvez pas sélectionner les titres de colonne pour créer des rubriques en vue
Tableau, vérifiez que l’option En-têtes de colonne est sélectionnée dans la boîte de dialogue
Propriétés de l’affichage sous forme de tableau. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
4. Tapez un nom pour la rubrique.
Pour plus d’informations sur l’attribution de noms aux rubriques, consultez la section « A
propos de l’attribution de noms aux rubriques », page 63.
5. Pour créer d’autres rubriques, cliquez sur + dans le titre de la colonne.
Une nouvelle colonne est ajoutée après la dernière colonne du tableau.
6. Pour ajouter le premier enregistrement, cliquez sous le titre de la première colonne ou cliquez
sur + dans la marge de gauche du tableau.
7. Tapez les données de votre enregistrement.
Pour plus d’informations sur les tâches telles que la suppression, la duplication et le tri des
enregistrements, consultez la section « Utilisation des enregistrements en vue Tableau », p. 28.
8. Continuez à ajouter des rubriques et des enregistrements à votre base de données.
FileMaker Pro enregistre les modifications apportées à vos données à mesure que vous
travaillez. Pour connaître l’apparence de vos données dans d’autres vues, cliquez sur
Formulaire
ou sur Liste
dans la barre de modèle.
9. Vous pouvez définir les options d’une rubrique, notamment la validation ou l’indexation,
au moment de sa création, ou ultérieurement. Pour plus d’informations, reportez-vous à la
rubrique « Définition d’options pour les rubriques », page 73.
Les étapes précédentes permettent de créer un fichier simple à une seule table. En vue Tableau,
vous ne pouvez créer et modifier les rubriques que pour les fichiers locaux. Cependant, vous
pouvez créer des fichiers simples et complexes en choisissant le menu Fichier > Gérer > Base
de données et en utilisant la boîte de dialogue Gérer la base de données. Pour plus
d’informations, reportez-vous à la rubrique « Création et modification de rubriques dans la boîte
de dialogue Gérer la base de données », page 66.
Chapitre 3 | Création de bases de données
63
Notez les points suivants :
1 Par défaut, le fait de choisir le menu Fichier > Nouvelle base de données affiche une base
de données vide en vue Tableau. Pour modifier le paramètre par défaut et ouvrir la boîte de
dialogue Gérer la base de données dès que vous créez une nouvelle base de données,
choisissez le menu Edition > Préférences (Windows) ou le menu FileMaker Pro >
Préférences (Mac OS). Dans la boîte de dialogue Préférences, cliquez sur l’onglet Général,
puis sélectionnez Utiliser la boîte de dialogue Gérer la base de données pour créer des
fichiers. (Notez que cette option ne s’applique pas lorsque vous créez une base de données
à l’aide de l’écran Démarrage rapide. Lorsque vous créez une base de données à l’aide de
l’écran Démarrage rapide, la vue Tableau est sélectionnée par défaut.)
1 Vous pouvez empêcher que les nouvelles rubriques créées soient automatiquement placées
sur le modèle actif en désélectionnant l’option Ajouter toutes les nouvelles rubriques au
modèle actif de la boîte de dialogue Préférences. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
1 Utilisez les thèmes FileMaker Pro pour améliorer l’apparence d’un modèle ou d’un rapport et
harmoniser la présentation de tous vos modèles. Pour plus d’informations, reportez-vous à la
rubrique « Utilisation des thèmes de modèle », page 85.
1 Vous pouvez modifier la largeur d’un modèle pour y intégrer davantage (ou moins) d’objets.
Si vous élargissez un modèle, vous en visualisez la bordure sans avoir à redimensionner la
fenêtre. Pour élargir un modèle, faites glisser la ligne grise sur la droite du modèle.
A propos de l’attribution de noms aux rubriques
Veillez à respecter les instructions suivantes pour nommer les rubriques :
1 Les noms de rubriques doivent être uniques. Ils peuvent contenir jusqu’à 100 caractères.
1 Utilisez des noms descriptifs permettant d’identifier clairement le contenu des rubriques. Evitez
les abréviations, les acronymes ou autres termes pouvant entraîner la confusion.
1 N’utilisez pas les symboles ou mots suivants pour les noms de rubriques :
1 , (virgule) + – * / ^ & = > < ( ) [ ] } " ; (point-virgule) : (deux-points) :: (indicateur relationnel)
$ (indicateur variable)
1 AND, OR, NOT, XOR, de même que le nom de n’importe quelle fonction FileMaker Pro.
1 Ne faites pas débuter un nom de rubrique à utiliser dans une formule de calcul par un espace,
un point (.) ou un chiffre.
1 Utilisez _ (caractère souligné) pour remplacer les espaces afin d’éviter les restrictions des
fonctions ODBC (Open Database Connectivity) ou JDBC (Java Database Connectivity),
d’exportation, de publication Web et d’autres opérations.
1 Si vous échangez des données avec une autre application, vérifiez les restrictions de nom
s’appliquant aux différents formats de fichier pris en charge par l’autre application.
1 Si vous utilisez ODBC ou JDBC pour partager des données FileMaker Pro, évitez les noms de
mots-clés SQL dans les noms des rubriques.
Chapitre 3 | Création de bases de données
64
A propos du choix d’un type de rubrique
Lorsque vous définissez une rubrique, vous devez sélectionner un type de rubrique en fonction
du type d’information que la rubrique contiendra. Le type de rubrique détermine quels types de
données peuvent être entrés et quelles opérations FileMaker Pro peut effectuer avec les
données. FileMaker Pro se base sur le type de rubrique pour interpréter les données des
enregistrements lors d’opérations de tri ou de calcul.
Sélectionnez ce
type de rubrique
Caractéristiques des données
Texte
Capacité maximale de 1 milliard de lettres, symboles et/ou chiffres utilisés en tant que texte
pour chaque rubrique, la seule limite étant la quantité de RAM et d’espace disque disponible.
L’indexation se base sur les 100 premiers caractères de chaque mot ou valeur. Les rubriques
Texte peuvent contenir un retour chariot.
Nombre
Valeurs incluant jusqu’à 800 chiffres ou autres caractères, ainsi que des valeurs négatives
correspondant à la même plage. Les rubriques Nombre peuvent également contenir des
valeurs Booléennes (0 ou 1) permettant par exemple d’indiquer les valeurs true, false, yes et
no (vrai, faux, oui et non). Les rubriques Nombre ne peuvent pas contenir de retour chariot.
Date
Dates uniquement. Utilisent le calendrier grégorien sur la plage suivante : 01/01/0001 …
31/12/4000. L’ordre entre le jour, le mois et l’année dépend des paramètres du système au
moment de la création du fichier.
Heure
Heures uniquement. Une rubrique Heure peut contenir des heures, des minutes et des
secondes. Une rubrique Heure peut contenir une durée négative, par exemple -08:40:00.
Horodatage
Dates et heures pour faire référence à un instant précis du calendrier. Exemple : 25/10/2014
02:39:46.
Conteneur
Un fichier quel qu’en soit le type, par exemple une image, un PDF ou un fichier multimédia.
Vous pouvez configurer les options de stockage et d’affichage de cette rubrique. Vous pouvez
référencer des rubriques Conteneur dans des rubriques Calcul et de type Statistique. Vous ne
pouvez pas rechercher ni trier les enregistrements en fonction d’une rubrique Conteneur, mais
vous pouvez définir une rubrique Texte afin de les décrire ou de les identifier. Ainsi, vous
pourrez effectuer des recherches ou des tris à partir de la description ou du numéro
d’identification de cette rubrique Texte. Les fichiers des rubriques Conteneur peuvent être
intégrés, stockés sous forme de référence ou stockés en externe.
Calcul
Résultat d’une formule de calcul utilisant les valeurs des rubriques de l’enregistrement en cours
ou des enregistrements liés. La formule peut utiliser les valeurs de tous les types de rubrique.
Le type de résultat peut être : du texte, un nombre, une date, une heure, un horodatage ou des
données de conteneur.
Statistique
Valeur générée par l’exécution d’une fonction statistique sur les valeurs de rubrique de plusieurs
enregistrements de la même table.
Chapitre 3 | Création de bases de données
65
Rapport des ventes
Vendeur
Article
Qté
David Marie
David Marie
David Marie
David Michaels
FB3
FB4
FB1
FB5
1
1
2
3
Total
93,85 €
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
FB6
FB7
FB2
2
5
2
39,00 €
77,50 €
45,00 €
Total
Total général
Prix global
3,95 €
17,50 €
19,90 €
52,50 €
161,50 €
255,35 €
Favorite Bakery – Document confidentiel juin 2014
Les rubriques de type Statistique
produisent des résultats provenant
de valeurs de plusieurs
enregistrements
Les rubriques Calcul produisent des résultats provenant de
valeurs de l’enregistrement actif ou d’enregistrements liés
Notez les points suivants :
1 Tous les types de rubrique, à l’exception du type Statistique, peuvent stocker des valeurs
globales. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « A propos des options
d’indexation et de stockage », page 77.
1 Vérifiez que vous utilisez une rubrique Date (et non Texte ou Nombre) pour stocker des dates.
Afin d’éviter toute confusion lors de la manipulation de dates, saisissez toujours des années à
quatre chiffres.
1 Utilisez des rubriques Texte et non des rubriques Nombre pour enregistrer les codes postaux,
numéros de téléphone et autres valeurs comportant des zéros en en-tête ou des caractères tels
que des tirets ou parenthèses.
1 Même si vous ne pouvez pas rechercher ou trier des enregistrements à partir d’une rubrique
Conteneur, vous pouvez définir une rubrique Texte pour décrire ou identifier le contenu de la
rubrique Conteneur. Vous pouvez ensuite procéder à la recherche ou au tri des
enregistrements à partir des données contenues dans cette rubrique Texte.
1 Pour modifier l’affichage des données dans les rubriques Texte, Nombre, Date, Heure et
Horodatage, consultez la section « Mise en forme des données de rubrique d’un modèle »,
page 99.
Chapitre 3 | Création de bases de données
66
Création et modification de rubriques
Pour définir une nouvelle rubrique, vous devez lui attribuer un nom et un type de rubrique. Vous
sélectionnez ensuite les options définissant la façon dont la rubrique interprète, calcule, stocke et
affiche les données. Ces caractéristiques constituent la définition de la rubrique.
N° produit FB11
Nom du produit Fougasses
Ces rubriques stockent du texte
Catégorie Pains
Goût Nature
Herbes aromatiques
Prix à l’unité 6,95 €
Remise 1,39 €
Cette rubrique stocke plusieurs valeurs
Cette rubrique ne stocke que des nombres
Cette rubrique calcule une valeur en fonction d’une
autre valeur de l’enregistrement (« Remise » équivaut à
20 % du « Prix à l’unité »)
Pour plus d’informations sur les options de format de rubrique permettant de gérer l’affichage des
données sur un modèle, consultez la section « Mise en forme des données de rubrique d’un
modèle », page 99.
Création et modification de rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base
de données
Important La modification du type d’une rubrique peut effacer les données de façon permanente
et irréversible.
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
Cliquez pour trier par nom
de rubrique ou par type
Choisissez la façon dont
les rubriques sont listées
dans la boîte de dialogue
Noms de rubrique
et définitions
Tapez un nom pour la
nouvelle rubrique
Cliquez ici après avoir entré un nom et
sélectionné un type de rubrique
Sélectionnez un
type de rubrique
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
Vous pouvez alors voir les tables du fichier actif ainsi que les éventuels fichiers externes liés.
4. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la rubrique.
Ou, pour modifier le nom d’une rubrique, sélectionnez la rubrique dans la liste, puis saisissez un
nouveau nom dans la zone Nom.
Consultez la section « A propos de l’attribution de noms aux rubriques », page 63.
Chapitre 3 | Création de bases de données
67
5. Dans la zone Type, choisissez un type de rubrique.
Consultez la section « A propos du choix d’un type de rubrique », page 64.
Vous pouvez saisir une description de la rubrique dans la zone Commentaire.
Pour plus d’informations sur la création de rubriques Calcul, consultez la section « Création de
rubriques Calcul », page 68. Pour plus d’informations sur la création de rubriques de type
Statistique, consultez la section « Création de rubriques de type Statistique », page 71. Pour
plus d’informations sur les rubriques Conteneur, consultez l’Aide.
6. Cliquez sur Créer si vous créez une nouvelle rubrique. Si vous procédez à la modification d’une
rubrique, cliquez sur Modifier.
7. Pour supprimer une rubrique, sélectionnez la ou les rubriques à supprimer, cliquez sur
Supprimer, puis cliquez à nouveau sur Supprimer.
Important Avant de supprimer une rubrique, assurez-vous que vous n’avez plus besoin des
données qu’elle contient.
8. Pour définir des options pour cette rubrique, cliquez sur Options.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Définition d’options pour les
rubriques », page 73.
Pour
Procédure dans la boîte de dialogue Options de la rubrique
Entrer automatiquement des
valeurs dans la rubrique
Cliquez sur l’onglet Entrée automatique, sélectionnez les options, puis
cliquez sur OK. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique
« Définition de l’entrée automatique de données », page 74.
Vérifier que la saisie des données
dans la rubrique est correcte
Cliquez sur l’onglet Validation, sélectionnez les options, puis cliquez sur
OK. Consultez la section « Définition de la validation des rubriques »,
page 75.
Important Afin d’éviter toute confusion lors de l’utilisation de dates dans
FileMaker Pro, définissez des options de contrôle pour vous assurer que vous
entrez systématiquement des dates avec des années à quatre chiffres.
Rendre une rubrique multivaluée
Cliquez sur l’onglet Autres options, puis, dans la zone Répétition,
indiquez le Nombre maximal de répétitions. Indiquez le nombre de
répétitions (jusqu’à 1 000), puis cliquez sur OK. Pour plus d’informations,
consultez l’Aide.
Sélectionner les options
d’indexation de la rubrique
Cliquez sur l’onglet Autres options, sélectionnez les options, puis cliquez
sur OK.
Appliquer une seule valeur de
rubrique pour tous les
enregistrements du fichier
Cliquez sur l’onglet Autres options, activez la case à cocher Utiliser le
stockage global, puis cliquez sur OK.
Créer un lien entre la rubrique
« parente » et la rubrique Furigana
« enfant », de façon à ce que les
caractères Kanji saisis dans la
rubrique « parente » soient convertis
en caractères Kana correspondant
dans la rubrique Furigana « enfant ».
Cliquez sur l’onglet Furigana, activez la case à cocher Utiliser la
rubrique Furigana, sélectionnez la rubrique Furigana et le format de
saisie Kana, puis cliquez sur OK.
Remarque Cette option n’est disponible que pour les rubriques de texte
si votre système d’exploitation est configuré de façon à prendre en charge
la saisie de texte japonais.
9. Définissez ou modifiez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Chapitre 3 | Création de bases de données
68
Création et modification de rubriques en vue Tableau
Important La modification du type d’une rubrique peut effacer les données de façon permanente
et irréversible.
1. Ouvrez une base de données en mode Utilisation, puis cliquez sur Tableau
de modèle.
dans la barre
2. Créez de nouvelles rubriques ou modifiez des rubriques existantes.
Pour
Procédure en vue Tableau
Créer une rubrique
Pour créer la première rubrique, cliquez sur Créer une rubrique dans le titre
de la première colonne. Pour créer d’autres rubriques, cliquez sur + dans le titre
de la colonne ou cliquez dans la marge de droite.
Modifier le nom d’une rubrique
Double-cliquez sur le titre de la colonne correspondant à la rubrique à renommer,
puis tapez le nouveau nom. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique
« A propos de l’attribution de noms aux rubriques », page 63.
Choisir un type de rubrique
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne, sélectionnez
Rubrique > Type de rubrique, puis choisissez un type de rubrique. Pour
plus d’informations sur les types de rubriques, consultez la section « A propos
du choix d’un type de rubrique », page 64.
Définir des options de rubrique
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne, puis sélectionnez
Rubrique > Options de la rubrique. Pour plus d’informations, reportez-vous à
la rubrique « Définition d’options pour les rubriques », page 73.
Supprimer une rubrique
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne, puis
sélectionnez Rubrique > Supprimer la rubrique.
Important Avant de supprimer une rubrique, assurez-vous que vous n’avez
plus besoin des données qu’elle contient.
Afficher davantage de rubriques
ou masquer des rubriques
Cliquez sur Modifier dans la barre de modèle et utilisez les options de la
boîte de dialogue Modifier la vue Tableau. Vous pouvez également cliquer
avec le bouton droit de la souris sur un titre de colonne, puis choisir
Rubrique > Masquer la rubrique pour masquer la rubrique sélectionnée.
Pour afficher une rubrique masquée en vue Tableau, cliquez avec le bouton
droit de la souris sur le signe + au niveau du titre de la colonne, puis
choisissez une rubrique dans la liste des rubriques existantes.
Pour plus d’informations sur l’utilisation des enregistrements en vue Tableau (par exemple pour
ajouter, supprimer et trier des enregistrements), consultez la section « Utilisation des enregistrements
en vue Tableau », page 32. Pour plus d’informations sur l’affichage des données en vue Tableau
(par exemple pour réorganiser les colonnes et définir des largeurs de colonnes), consultez la section
« Affichage des données en vue Tableau », page 31.
Création de rubriques Calcul
1. Pour créer une rubrique Calcul, suivez les étapes 1 à 5 de la section « Création et modification
de rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données », page 66.
2. Choisissez le type de rubrique Calcul, puis cliquez sur Créer.
Chapitre 3 | Création de bases de données
69
3. Dans la boîte de dialogue Calcul, le cas échéant, choisissez une table dans la liste située en
regard de Evaluer ce calcul à partir du contexte.
La définition du contexte pour un calcul n’est nécessaire que lorsque vous créez une rubrique
Calcul dans une table source ayant au moins deux occurrences dans le graphe de liens. La table
source est la table définie dans l’onglet Tables de la boîte de dialogue Définir la base de
données. Le choix effectué peut affecter les résultats du calcul, tout particulièrement si votre
calcul doit inclure des rubriques provenant de tables liées.
4. Elaborez une formule pour votre calcul.
Cliquez là où l’élément doit apparaître dans la zone de formule, puis procédez comme suit.
Vous pouvez également saisir la formule directement dans la zone de formule.
Elément à ajouter
Faites ceci
Référence à une rubrique
Dans la liste des rubriques, double-cliquez sur une rubrique.
Pour afficher les noms des rubriques d’une autre table, choisissez une table
dans la liste.
Opérateur mathématique ou de
texte
Choisissez un opérateur sur le clavier de la boîte de dialogue. (Les guillemets
et les parenthèses sont copiés par paire dans la formule ; le point d’insertion
clignote au centre.)
Opérateur logique ou de
comparaison, ou un
exponentielle
Choisissez un opérateur dans la liste Opérateurs.
Constante
Entrez sa valeur. Une constante peut être du texte, un nombre, une date ou une
heure. Utilisez des constantes de date avec les fonctions Date et ObtenirDate,
des constantes d’heure avec les fonctions Heure et ObtenirHeure et des
constantes d’horodatage avec les fonctions Horodatage et ObtenirHorodatage.
Les constantes de texte peuvent comporter jusqu’à 29 998 caractères.
Fonction
Dans la liste des fonctions, double-cliquez sur une fonction (formule
prédéfinie et dotée d’un nom qui permet d’effectuer un calcul donné et de
renvoyer une valeur unique spécifique). Dans la zone de formule, remplacez
le paramètre entre parenthèses par une valeur ou une expression.
L’Aide contient des procédures pour l’utilisation de formules ainsi qu’une page de référence de
toutes les fonctions FileMaker Pro (classées par ordre alphabétique ou par catégorie).
5. Sélectionnez les options de calcul de la rubrique.
Chapitre 3 | Création de bases de données
70
Choisissez la table depuis laquelle le
calcul est évalué
Sélectionnez les opérateurs
mathématiques et de texte
Sélectionnez les opérateurs logiques et de comparaison
Choisissez la façon dont les
fonctions sont listées dans la boîte
de dialogue
Choisissez une table dans la liste
Choisissez les références de
rubriques
Sélectionnez les
fonctions
Zone de la formule
Choisissez un type de résultat
pour la formule
Choisissez les
options de stockage
et d’indexation
Calculez uniquement si l’une des
rubriques au moins de la formule
contient une valeur
Cliquez pour afficher l’Aide en ligne
relative à la définition des calculs
Rendez la rubrique
calculée multivaluée
Pour
Faites ceci
Définir le type de rubrique du
résultat
Choisissez un type de données pour Résultat du calcul <valeur>.
Sélectionnez le type approprié au résultat souhaité. Consultez la section
« A propos du choix d’un type de rubrique », page 64.
Créer une rubrique calculée
multivaluée
Sélectionnez Nombre de répétitions, puis tapez un nombre.
Interdire le calcul si toutes les
rubriques référencées sont vides
Activez la case à cocher Pas de calcul si toutes les rubriques de la
formule sont vides.
Lorsque cette case à cocher est activée, FileMaker Pro ne procède pas à
l’évaluation d’un calcul si toutes les rubriques utilisées par le calcul sont
vides.
6. Pour sélectionner les options d’indexation et de stockage global pour la rubrique, cliquez sur
Autres options, sélectionnez les options de la zone Stockage global, puis cliquez sur OK.
7. Cliquez sur OK pour refermer la boîte de dialogue Calcul.
8. Définissez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Remarque Si votre fichier FileMaker Pro accède aux sources de données ODBC externes, vous
pouvez ajouter des rubriques supplémentaires pour spécifier les calculs à l’aide des données
externes. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Utilisation des rubriques
supplémentaires », page 73.
Pour plus d’informations sur la création ou la modification de rubriques Calcul ainsi que sur
l’utilisation des contextes dans les calculs, consultez l’Aide.
Chapitre 3 | Création de bases de données
71
Création de rubriques de type Statistique
Utilisez des rubriques de type Statistique pour calculer des valeurs telles que des sous-totaux, des
moyennes et des totaux généraux sur plusieurs enregistrements. Par exemple, une rubrique de
type Statistique peut afficher dans un rapport le total général des ventes du mois de mai.
Utilisez l’assistant Nouveau modèle/rapport pour créer un rapport contenant des données
groupées (données d’une rubrique de type Statistique). Consultez la section « Création de
modèles et de rapports », page 79.
Conseil Vous pouvez utiliser la vue Tableau en mode Utilisation pour créer rapidement en
rapport dynamique regroupant vos données en fonction d’une rubrique, affichant les sous-totaux
pour une rubrique ou créant des sous-totaux pour chaque groupe de données. Pour plus
d’informations, consultez l’Aide.
La valeur d’une rubrique de type Statistique peut changer selon son emplacement sur le modèle,
selon le nombre d’enregistrements dans le jeu d’enregistrements trouvés, selon que les
enregistrements sont triés ou non et selon le mode utilisé.
Si vous modifiez un modèle contenant une rubrique de type Statistique, vous devez savoir
comment fonctionnent les éléments d’un modèle afin d’obtenir le résultat escompté (consultez
la section « Utilisation d’éléments dans un modèle », page 105).
1. Pour créer une rubrique de type Statistique, suivez les étapes 1 à 5 de la section « Création et
modification de rubriques dans la boîte de dialogue Gérer la base de données », page 66.
2. Choisissez le type de rubrique Statistique, puis cliquez sur Créer.
3. Dans la boîte de dialogue Options pour la rubrique de type Statistique, sélectionnez un type de
statistique, puis le nom de la rubrique concernée.
Sélectionnez ce type de
statistique
Pour récapituler les valeurs dans une rubrique d’un jeu d’enregistrements
trouvés en
Total de
Calculant le total des valeurs de la rubrique.
Moyenne de
Calculant la moyenne des valeurs de la rubrique.
Décompte de
Comptant le nombre d’enregistrements contenant une valeur pour cette rubrique.
Par exemple, si une rubrique contient 100 valeurs (une par enregistrement),
le résultat du décompte est 100.
Minimum de
Recherchant le plus petit nombre, ou la date, l’heure ou l’horodatage le plus
ancien pour une rubrique.
Maximum
Recherchant le plus grand nombre, ou la date, l’heure ou l’horodatage le plus
récent pour une rubrique.
Ecart type de
Recherchant l’écart existant entre les valeurs d’une rubrique. Cette option calcule
un écart type par rapport à la moyenne des valeurs d’une rubrique. (La formule est
pondérée par n-1, après l’écart type normal.)
Part dans le total de
Calculant la proportion que représente la valeur de la rubrique par rapport au total
de toutes les valeurs de cette rubrique. Par exemple, cette option indique quelle part
du total des ventes peut être attribuée à chaque vendeur.
Chapitre 3 | Création de bases de données
72
Choisissez un
type de statistique
Choisissez la rubrique sur
laquelle baser le groupement
Sélectionnez une
option pour le type de
statistique
Recommencer le total
ou le décompte
Sélectionnez une option pour le récapitulatif des répétitions
4. Le cas échéant, sélectionnez une option pour le type de statistique.
Les options changent en fonction du type de statistique sélectionné à l’étape précédente.
Pour ce type de
statistique
Sélectionnez
Pour
Total de
Progressif
Afficher le total cumulé de l’enregistrement actif
et de tous les enregistrements précédents.
Pour recommencer le total progressif de
chaque groupe trié, sélectionnez également
Recommencer les statistiques pour chaque
groupe trié. Dans la liste de rubriques,
sélectionnez ensuite la rubrique sur laquelle
vous souhaitez recommencer le tri.
Moyenne de
Moyenne pondérée. Dans la liste
des rubriques qui s’affiche,
sélectionnez la rubrique contenant le
facteur de pondération.
Déterminer la moyenne d’une rubrique en
fonction de la valeur d’une autre rubrique
utilisée comme facteur de pondération.
Décompte de
Progressif
Afficher le décompte cumulé de
l’enregistrement actif et de tous les
enregistrements précédents. Pour
recommencer le décompte progressif de
chaque groupe trié, sélectionnez également
Recommencer les statistiques pour
chaque groupe trié. Dans la liste de
rubriques, sélectionnez ensuite la rubrique sur
laquelle vous souhaitez recommencer le tri.
Ecart type de
Par population
Calculer l’écart type par population, où la
formule est pondérée par n.
Part dans le total de
Sous-total. Dans la liste de
rubriques qui apparaît, sélectionnez
la rubrique sur laquelle effectuer le
tri. (Lorsque vous revenez en mode
Utilisation, triez en fonction de cette
rubrique pour que le calcul de la
valeur soit correct.)
Calculer une fraction du total à partir d’un
groupe d’enregistrements.
5. Le cas échéant, sélectionnez une option pour le récapitulatif d’une rubrique multivaluée.
Sélectionner
Pour
Toutes ensemble
Calculer une seule valeur statistique pour toutes les répétitions de la rubrique
Individuellement
Calculer une valeur statistique pour chaque répétition de la rubrique
Chapitre 3 | Création de bases de données
73
6. Cliquez sur OK.
7. Définissez d’autres rubriques ou cliquez sur OK.
Notez les points suivants :
1 Lorsque vous créez un rapport dans l’assistant Nouveau modèle/rapport, les rubriques situées
dans les zones récapitulatives affichent le style spécifique de la zone et non le style du thème
par défaut.
1 Si vous avez utilisé l’outil Rubrique pour ajouter une rubrique à une zone récapitulative et que
vous ne parvenez pas lire le texte convenablement, utilisez l’Inspecteur ou l’outil Reproduire la
mise en forme pour copier, à partir d’une autre rubrique, le style que vous souhaitez utiliser.
1 Si votre fichier FileMaker Pro accède aux sources de données ODBC externes, vous pouvez
ajouter des rubriques supplémentaires pour spécifier les rubriques de type Statistique à l’aide
des données externes. Pour obtenir plus d’informations, consultez la section suivante.
Utilisation des rubriques supplémentaires
Si votre fichier FileMaker Pro accède aux sources de données ODBC externes, vous pouvez
ajouter des rubriques supplémentaires pour afficher les calculs et les résultats des statistiques
non stockés à l’aide des données ODBC. Les rubriques supplémentaires sont les seules
rubriques qu’il est possible d’ajouter aux tables externes car on ne peut pas utiliser FileMaker Pro
pour modifier le schéma d’une base de données ODBC externe.
Pour plus d’informations sur les moyens d’accéder et d’utiliser des données SQL de manière
interactive, consultez la section « Travail avec des sources de données externes », page 142.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de rubriques supplémentaires, consultez l’Aide.
Définition d’options pour les rubriques
Vous pouvez définir les options d’une rubrique au moment de sa création, ou ultérieurement. Vous
pouvez définir des options pour :
1 saisir des données par défaut dans une rubrique ;
1 vérifier si des données répondent aux spécifications de contrôle ;
1 créer une rubrique multivaluée ;
1
1
1
1
créer un index ;
stocker des données de conteneur en externe ;
stocker une valeur globale ;
créer des rubriques Furigana (rubriques en langue japonaise uniquement).
Certaines options de rubrique permettent d’assurer la précision et la cohérence de vos données.
Par exemple, si vous tapez Fra au lieu de France dans la rubrique Pays, vous ne trouverez pas
cet enregistrement si vous recherchez tous les clients situés en France. Pour vous assurer que
les noms de pays sont saisis correctement, vous pouvez définir une liste de valeurs contenant ces
noms, puis sélectionner l’option de contrôle Elément de la liste pour la rubrique Pays. Lorsque
vous saisissez des données dans la rubrique, les données doivent correspondre à une valeur de
la liste.
Vous pouvez définir des options de rubrique lorsque vous travaillez en vue Tableau, Formulaire
ou Liste.
Chapitre 3 | Création de bases de données
74
Pour plus d’informations sur les listes de valeurs, consultez la section « Configuration de jeux de
cases à cocher et d’autres contrôles d’un modèle », page 97. Pour définir les options des
rubriques de type Statistique, consultez la rubrique « Création de rubriques de type Statistique »,
page 71. Pour définir les options de stockage des rubriques Conteneur, consultez l’Aide.
Définition de l’entrée automatique de données
Pour saisir automatiquement une valeur par défaut dans une rubrique pour chaque
enregistrement :
1. Ouvrez une base de données, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Si vous êtes en vue Tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de la
rubrique, puis sélectionnez Rubrique > Options de la rubrique. Passez ensuite à l’étape 5.
1 Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
4. Dans la liste des rubriques, double-cliquez sur une rubrique à définir.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l’onglet Entrée automatique et
sélectionnez les options. (Les options disponibles dépendent du type de la rubrique.)
Pour
Faites ceci
Saisir une date, une heure, un horodatage, un
nom d’utilisateur ou un nom de compte lors de
la création ou de la modification d’un
enregistrement
Activez la case à cocher Création ou Modification, puis
choisissez une option dans la liste.
Attribuer un numéro de série à une rubrique
dans chaque enregistrement
Activez la case à cocher Numéro de série. Sélectionnez le
cercle d’option Lors de la création pour attribuer le numéro
lorsqu’un enregistrement est créé. Sélectionnez le cercle d’option
Lors de la validation pour attribuer le numéro lorsqu’un
enregistrement est validé. Dans la zone N° de départ, tapez une
valeur de départ (par exemple 1001), puis tapez l’incrément.
Entrer la valeur du dernier enregistrement
affiché
Activez la case à cocher Valeur du dernier enregistrement
consulté.
Entrer les données indiquées
Activez la case à cocher Données, puis tapez jusqu’à
255 caractères.
Entrer le résultat d’un calcul dans une
rubrique
Activez la case à cocher Résultat de calcul, définissez la
formule dans la boîte de dialogue Calcul, puis cliquez sur OK.
Pour plus d’informations sur la boîte de dialogue Calcul,
consultez la section « Création de rubriques Calcul », page 68.
Activez la case à cocher Ne pas remplacer val. exist. de la
rubrique (s’il y a lieu) pour éviter d’écraser les données déjà
présentes.
Entrer une valeur copiée à partir d’une
rubrique du même fichier ou d’une table ou
d’un fichier différents
Activez la case à cocher Référence externe, définissez la
référence externe, puis cliquez sur OK. Consultez la section
« Création de références externes », page 126.
Empêcher les utilisateurs de modifier une
valeur entrée automatiquement
Activez la case à cocher Entrées auto. non modifiables lors
de la saisie.
Désactiver des données entrées
automatiquement
Désactivez toutes les cases à cocher.
Chapitre 3 | Création de bases de données
75
Cliquez sur Entrée
automatique
Sélectionnez les
options pour la
saisie de données
par défaut dans la
rubrique
6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options d’entrée ou cliquez sur un autre onglet
pour définir d’autres options de rubrique.
Définition de la validation des rubriques
Vous pouvez sélectionner des options de contrôle pour vous assurer que les données sont
correctement entrées dans les rubriques. Dans le cas contraire, FileMaker Pro affiche un
message.
Important Afin d’éviter toute confusion lors de l’utilisation de dates dans FileMaker Pro,
définissez des options de contrôle pour vous assurer que vous entrez systématiquement des
dates avec des années à quatre chiffres.
1. Ouvrez une base de données, puis effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Si vous êtes en vue Tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de la
rubrique, puis choisissez Options de la rubrique. Passez ensuite à l’étape 5.
1 Choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
3. Si votre fichier contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la liste Table.
4. Dans la liste des rubriques, double-cliquez sur une rubrique à définir.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l’onglet Validation.
6. Indiquez comment FileMaker Pro doit traiter une entrée incorrecte.
Pour Valider les données de cette rubrique, sélectionnez Systématiquement pour un
contrôle continu des rubriques ou Uniquement lors de la saisie des données pour limiter le
contrôle aux moments où des données sont saisies. Désactivez la case à cocher Autoriser les
modifications utilisateur pour empêcher les utilisateurs de saisir des données incorrectes.
Chapitre 3 | Création de bases de données
76
7. Sélectionnez les options de contrôle de la rubrique.
Pour exiger que la valeur
Sélectionner
Ne contienne que des nombres
De type, puis choisissez Numérique uniquement
dans la liste.
Soit une date contenant des valeurs numériques pour le
mois et le jour et quatre chiffres pour l’année (par
exemple, 5/12/2014).
De type, puis choisissez Année à 4 chiffres dans la
liste.
Soit une heure contenant des valeurs numériques pour
les heures et les minutes comprises entre 00:00 et 23:59
(les secondes sont facultatives)
De type, puis choisissez Heure du jour dans la liste.
Ne soit pas vide
Non vide
Ne duplique pas une valeur trouvée dans la même
rubrique d’autres enregistrements
Valeur unique
Corresponde à une autre valeur dans la même
rubrique d’un autre enregistrement
Valeur existante
Corresponde à une valeur d’une liste spécifiée
Elément de la liste, puis sélectionnez une liste de
valeurs existante ou définissez-en une nouvelle.
Se trouve dans une plage spécifique de lettres,
de nombres, de dates ou d’heures
Entre, puis tapez les valeurs de début et de fin.
Corresponde au résultat d’un calcul
Validée par le calcul, puis entrez un calcul dans la boîte
de dialogue Calcul. Activez ou désactivez la case à
cocher Contrôler uniquement si la rubrique a été
modifiée. Cliquez sur OK.
Le résultat doit être une valeur booléenne true (vrai) ou
false (faux). Le résultat est faux lorsque le résultat est une
valeur différente de zéro, tout autre résultat (zéro, pas de
données, ou des données non numériques) est faux.
Pour plus d’informations sur la boîte de dialogue Calcul,
consultez la section « Création de rubriques Calcul »,
page 68.
Ne dépasse pas un certain nombre de caractères
Nombre maximal de caractères, puis tapez le
nombre maximal de caractères autorisé.
Ne dépasse pas une certaine taille de fichier (rubriques
Conteneur)
Nombre maximal de kilo-octets, puis tapez le
nombre de kilo-octets. Ce paramètre limite la taille d’un
fichier imbriqué dans une rubrique Conteneur ou
stocké en externe. Ce paramètre n’a aucun effet sur les
fichiers stockés par référence dans une rubrique
Conteneur.
Chapitre 3 | Création de bases de données
77
Cliquez sur
Validation
Sélectionnez les
options de contrôle
de la rubrique
Cette option s’affiche
uniquement pour les
rubriques Conteneur
8. Pour qu’un message personnalisé s’affiche lorsque les données ne répondent pas aux
demandes du contrôle, activez la case à cocher Message en cas de non-respect des
critères, puis tapez jusqu’à 255 caractères.
9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de la rubrique ou cliquez sur un autre
onglet pour définir d’autres options de rubrique.
Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
A propos des options d’indexation et de stockage
FileMaker Pro offre des options pour l’indexation des rubriques ainsi que pour le stockage des
résultats de calcul. Vous pouvez :
1 Créer un index, qui est en fait une liste des valeurs stockées dans une rubrique. Un index
accélère considérablement les recherches, mais occupe de l’espace sur le disque dur. Vous
pouvez créer un index pour des rubriques Texte, Nombre, Date, Heure et Horodatage. Vous
pouvez également indexer des rubriques Calcul si les résultats sont du texte, des nombres, des
dates, des heures ou des horodatages.
1 Stocker le résultat d’une rubrique Calcul dans la base de données ou indiquer à FileMaker Pro
d’effectuer le calcul seulement lorsque cela est nécessaire (non stocké). Le stockage du
résultat est plus rapide mais utilise plus d’espace disque. Vous pouvez définir des options de
stockage pour des rubriques Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage et Calcul.
1 Définir toute rubrique (sauf une rubrique de type Statistique) pour le partage d’une valeur pour tous
les enregistrements d’un fichier si vous activez la case à cocher Utiliser le stockage global dans
l’onglet Autres options de la boîte de dialogue Options de la rubrique. Les rubriques définies avec
des options de stockage global sont également appelées rubriques de type Global.
1 Stocker les données d’une rubrique Conteneur dans un emplacement externe au fichier, par
exemple dans un dossier ou un répertoire différent sur l’ordinateur local ou un ordinateur hôte.
Chapitre 3 | Création de bases de données
78
.
Cliquez sur
Stockage
Sélectionnez
l’option de
stockage de la
rubrique
Options de stockage pour tous les types de rubrique, à l’exception des rubriques Conteneur
Les options de l’onglet Stockage changent dès lors qu’il s’agit d’une rubrique Conteneur.
.
Sélectionnez les
options de
stockage d’une
rubrique
Conteneur
Options de stockage pour rubriques Conteneur
Pour plus d’informations sur la définition des options de rubrique, consultez l’Aide.
Création de tables de base de données
Utilisez des tables de base de données pour organiser et grouper vos données en fonction d’une
caractéristique ou d’un principe commun. Votre base de données peut contenir autant de tables
que nécessaires pour organiser vos données.
En plus du stockage des données, FileMaker Pro utilise les tables pour décrire les liens dans le graphe
de liens et pour établir le contexte pour les modèles et certains calculs. Dans FileMaker Pro, le
contexte est le point de départ à partir duquel les calculs et les scripts démarrent, et à partir duquel un
lien est évalué dans le graphe de liens.
Lorsque vous créez un fichier, FileMaker Pro crée automatiquement la première table et le
premier modèle. Cette table et ce modèle ont le même nom que le fichier.
Chapitre 3 | Création de bases de données
79
Vous pouvez créer des tables supplémentaires dans la boîte de dialogue Gérer la base de
données.
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Tables.
Tapez un nom
pour la table
3. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la table, puis cliquez sur Créer.
Vous pouvez renommer ou supprimer la table. Les tables ajoutées à un fichier s’affichent
automatiquement dans le graphe de liens.
4. Définissez d’autres tables ou cliquez sur l’onglet Rubriques pour définir les rubriques.
Pour obtenir des informations concernant les liens, les tables et le graphe de liens, consultez le
chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
Création de modèles et de rapports
Les modèles FileMaker Pro déterminent l’agencement des données en vue de leur affichage,
impression, publication, recherche et saisie. Les modèles ne stockent pas vos données : ils se
contentent de les afficher. Les modèles s’appellent parfois des rapports, surtout lorsqu’ils sont
imprimés.
Vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez pour un fichier (par exemple, pour la
saisie des données, la création de rapports récapitulatifs ou l’impression d’étiquettes de
publipostage). Vous pouvez modifier la conception d’un modèle sans affecter les données ni les
autres modèles du fichier. Les modèles peuvent inclure certaines rubriques et en exclure d’autres.
Lorsque vous modifiez les données contenues dans une rubrique (en mode Utilisation), les
modifications sont répercutées dans la même rubrique pour le même enregistrement de tous les
modèles du fichier.
Chapitre 3 | Création de bases de données
80
Menu local Modèle
Texte de modèle : à
utiliser pour les titres, les
titres de colonnes, les
titres de rubriques, les
instructions et les
formulaires
Rubriques : à utiliser
pour entrer et afficher
les données
Eléments : utilisez les entêtes, les pieds de page, le
corps et les récapitulatifs
pour séparer un modèle
en zones destinées à un
but précis
Menu local Mode
Boutons : à utiliser pour automatiser les
tâches fréquentes
Lorsque vous créez un fichier de base de données (sans utiliser l’un des modèles fournis avec
FileMaker Pro), FileMaker Pro crée automatiquement un modèle pour la première table du fichier,
ainsi que pour chaque table ajoutée contenant des rubriques.
Les panneaux à onglets permettent d’organiser efficacement les données. Par exemple, dans une
base de données personnelle, vous pouvez créer des onglets pour la photo de l’employé, la
description du poste et les informations financières. Pour créer un panneau à onglets, en mode
Modèle, sélectionnez le menu Insertion > Panneau à onglets ou cliquez sur l’outil Panneau à
onglets. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
Outil Panneau à onglets
Cliquez pour afficher un autre onglet
Panneau à
onglets
Chapitre 3 | Création de bases de données
81
Pour créer des modèles supplémentaires, vous devez passer en mode Modèle et faire appel à
l’assistant Nouveau modèle/rapport, qui vous aide à créer un modèle selon les options de votre
choix. Les différents types de modèle répondent à des besoins différents (afficher un écran de
saisie, imprimer un rapport commercial récapitulatif ou imprimer des étiquettes de publipostage).
Vous pouvez personnaliser chaque modèle en utilisant les outils de conception disponibles en
mode Modèle.
Important FileMaker Pro prend en compte l’imprimante sélectionnée et les informations
relatives à l’impression et à la mise en page lorsqu’il calcule les marges et les autres dimensions
du modèle. L’imprimante et les paramètres d’impression dépendent de l’imprimante et du logiciel
que vous utilisez. Pour plus d’informations, consultez la documentation de votre imprimante et de
votre système.
Notez les points suivants :
1 Il est généralement plus facile de créer les rubriques à inclure dans un modèle avant de
commencer à utiliser l’assistant Nouveau modèle/rapport (voir la section « Création et
modification de rubriques », page 66). Cependant, vous pouvez également créer des rubriques
au sein de l’assistant Nouveau modèle/rapport.
1 Avant de commencer, si vous avez l’intention d’imprimer le nouveau modèle en format paysage
ou dans un format de papier spécial, en mode Utilisation ou Modèle, choisissez le menu
Fichier > Configuration de l’impression (Windows) ou le menu Fichier > Format d’impression
(Mac OS), confirmez les paramètres d’orientation et de papier, puis cliquez sur OK. Les
modifications de paramètres de configuration de l’impression et de mise en page affectent tous
les autres modèles du fichier actif, vous devrez donc peut-être modifier de nouveau ces
paramètres ultérieurement pour imprimer correctement les autres modèles.
1 Vous pouvez facilement gérer les modèles et les dossiers de modèles dans votre base de
données à l’aide de la boîte de dialogue Gérer les modèles. Par exemple, ajoutez, supprimez
et dupliquez des modèles et dossiers, ouvrez plusieurs modèles et modifiez l’ordre dans lequel
les modèles et dossiers apparaissent dans le menu local Modèle. Pour plus d’informations,
consultez l’Aide.
Pour créer un modèle :
1. En mode Utilisation, choisissez le menu Fichier > Gérer > Modèles, puis cliquez sur
Nouveau. En mode Modèle, cliquez sur Nouveau modèle/rapport dans la barre d’outils.
Vous accédez à l’Assistant Nouveau modèle/rapport ainsi qu’à une série de panneaux,
destinés à vous aider à créer le type de modèle que vous choisissez dans le premier écran.
2. Si le fichier possède plusieurs tables, sélectionnez la table contenant les enregistrements à
afficher dans ce modèle et attribuez un nom au modèle.
3. Suivez les instructions apparaissant à l’écran pour créer le type de modèle choisi dans le
premier panneau.
Pour obtenir une description de chaque type de modèle que vous pouvez créer à l’aide de
l’assistant, consultez la section « A propos des types de modèle ».
4. Lorsque vous arrivez au terme de la série de panneaux, cliquez sur Terminer.
Chapitre 3 | Création de bases de données
82
A présent, vous pouvez utiliser le nouveau modèle ou le personnaliser à l’aide des outils et des
commandes du mode Modèle. Pour plus d’informations, consultez les sections « Utilisation des
objets dans un modèle », page 88 et « Utilisation des rubriques dans un modèle », page 94.
A propos des types de modèle
Les sections suivantes décrivent chacun des modèles que vous pouvez créer avec l’assistant
Nouveau modèle/rapport.
Standard
Le modèle Standard s’avère le bon choix pour la saisie de données ou la consultation à l’écran.
Il contient les rubriques sélectionnées, chacune figurant sur une rangée séparée, dans l’ordre
indiqué, et les titres de rubrique à gauche de la rubrique. En mode Utilisation, vous pouvez afficher
un enregistrement ou un formulaire à la fois (sauf si vous avez quitté la vue Formulaire).
Titres de
rubrique
Rubriques définies, ordre
dans lequel elles
apparaissent dans la
table Clients de la boîte
de dialogue Gérer la base
de données
Vue Tableau
Un modèle en vue Tableau contient les rubriques sélectionnées présentées sous forme de grille
dans l’ordre précisé de gauche à droite. Les noms des rubriques sont les titres des colonnes.
Si vous choisissez le type de modèle en vue Tableau, le modèle est créé automatiquement avec
la vue Tableau définie par défaut pour l’affichage du modèle en mode Utilisation. La vue Tableau
est l’un des trois affichages de modèle disponibles dans FileMaker Pro. Les autres affichages
disponibles sont la vue Formulaire et la vue Liste. La vue Tableau propose un affichage de vos
données dans un format de tableur qui vous permet de réorganiser rapidement les rubriques,
d’ajouter ou de supprimer des enregistrements ou de définir des rubriques en mode Utilisation.
Par exemple, vous pouvez réorganiser et redimensionner rapidement des colonnes (rubriques)
d’un simple clic de souris (si ces options sont définies). Pour plus d’informations sur la vue
Tableau, consultez la section « Utilisation des données en vue Tableau », page 30.
Chapitre 3 | Création de bases de données
83
Vous pouvez également visualiser les données récapitulatives en vue Tableau, ce qui vous
permet de regrouper vos données en fonction d’une ou de plusieurs colonnes (rubriques) et de
vérifier les sous-totaux pour chaque groupe de totaux généraux pour la table. Les résultats
récapitulatifs sont recalculés et mis à jour en temps réel lorsque vous modifiez les valeurs des
données en vue Tableau. Vous pouvez également créer des graphiques directement depuis la vue
Tableau. Pour plus d’informations sur la création de rapports dynamiques et de graphiques
rapides, consultez l’Aide.
Vue Liste
Un modèle en vue Liste contient les rubriques que vous sélectionnez, dans l’ordre que vous
spécifiez de gauche à droite de la page, les titres de rubrique étant utilisés comme titres de
colonne. Ce modèle s’avère un bon choix pour visualiser ou imprimer de nombreux enregistrements
en colonnes (liste d’enregistrements). Si le nombre de rubriques est important, les colonnes sont
disposées au-delà de la marge de droite du modèle. Pour éviter cela, vous pouvez limiter les
colonnes à la largeur de la page.
Dans l’assistant, vous pouvez choisir les actions suivantes :
1 ajouter du texte statique en en-tête et en pied de page (comme le nom de votre entreprise),
du texte dynamique (comme le numéro de page ou la date du jour) ou une image (comme le
logo de votre entreprise) ;
1 regrouper les enregistrements par un tri ;
1 enregistrer des informations dans un script afin d’exécuter à nouveau le rapport (par exemple,
passer en modèle de rapport, trier les données et s’arrêter pour prévisualiser le rapport).
Vous pouvez modifier ces options après avoir exécuté l’assistant.
Rapport
Un modèle Rapport permet la création d’un rapport avec des données groupées ainsi que des
totaux et sous-totaux en option. Vous pouvez par exemple regrouper les informations de ventes
par région, puis présenter un sous-total (ou sous-récapitulatif) des ventes pour chaque région et
ajouter un total général. Comme pour un modèle en vue Liste, vous pouvez ajouter des en-têtes
et des pieds de page et enregistrer les informations dans un script.
Pour plus d’informations sur les modèles de rapports, consultez l’Aide.
Chapitre 3 | Création de bases de données
84
Modèle vierge
Utilisez un Modèle vierge comme point de départ pour un modèle que vous créez intégralement,
par exemple pour constituer un écran de saisie complexe. Vous ajoutez les rubriques et autres
objets souhaités sur le modèle en mode Modèle.
Pour plus d’informations sur la création de modèles et de rapports, consultez l’Aide.
Etiquettes
Utilisez un modèle Etiquettes pour organiser les rubriques sélectionnées de façon à ce qu’elles
s’impriment sur l’un des formats d’étiquettes standard prédéfinis. FileMaker Pro intègre les
dimensions d’un grand nombre d’étiquettes standard. Si le type d’étiquette que vous souhaitez
utiliser n’est pas proposé, il vous suffit d’indiquer les dimensions recherchées.
Le modèle Etiquettes verticales permet d’effectuer une rotation sur les caractères asiatiques et
pleine largeur de façon à pouvoir utiliser les étiquettes en position verticale. Pour plus
d’informations sur l’écriture à la verticale, consultez la section « Formatage des rubriques et mise
en forme du texte pour une écriture verticale », page 104.
Etiquettes en mode Modèle
Etiquettes en mode Prévisualisation
Pour plus d’informations sur la création d’un modèle d’Etiquettes et l’impression d’étiquettes,
consultez la section « Impression d’étiquettes et d’enveloppes », page 51.
Etiquettes verticales
Un modèle d’étiquettes verticales est similaire à un modèle d’étiquettes, à ceci près que les
caractères asiatiques et pleine largeur pivotent de sorte que les étiquettes soient utilisables dans
le sens vertical. Pour plus d’informations sur le format d’écriture vertical, consultez la section
« Formatage des rubriques et mise en forme du texte pour une écriture verticale », page 104.
Chapitre 3 | Création de bases de données
85
Enveloppe
Utilisez le modèle Enveloppe pour imprimer les rubriques sélectionnées, organisées de façon à
s’imprimer sur une enveloppe standard « N°10 ».
Pour plus d’informations sur la création d’un modèle d’Enveloppe et l’impression d’enveloppes,
consultez la section « Impression d’étiquettes et d’enveloppes », page 51.
Utilisation des thèmes de modèle
Utilisez les thèmes FileMaker Pro pour améliorer l’apparence d’un modèle ou d’un rapport et
harmoniser la présentation de tous vos modèles. Un thème affecte les caractéristiques du modèle,
notamment la couleur d’arrière-plan, les cadres et le fond des rubriques ainsi que les attributs de
texte à l’intérieur et à l’extérieur des rubriques. Un thème ne détermine pas le placement ni le
comportement des rubriques ou des objets. Pour appliquer un thème à un nouveau modèle,
utilisez l’assistant Nouveau modèle/rapport ou modifiez le thème d’un modèle existant en mode
Modèle.
Pour modifier le thème d’un modèle :
1. Affichez le modèle à modifier.
2. En mode Modèle, choisissez le menu Modèles > Modifier le thème.
3. Dans la liste Thèmes, sélectionnez chacun des thèmes pour en afficher un aperçu.
4. Cliquez sur OK pour appliquer un thème sélectionné au modèle actif.
Notez les points suivants :
1 Lorsque vous modifiez le thème d’un modèle, FileMaker Pro applique les attributs du nouveau
thème à tous les objets du modèle, à l’exception des objets suivants :
1 la police et la taille de la police (qui restent inchangées par rapport au modèle ou au thème
d’origine) ;
1 les boutons créés avant FileMaker Pro 12 (qui conservent leur formatage d’origine).
1 Vous devrez peut-être redimensionner les éléments et les objets du modèle après l’application
d’un thème pour obtenir un affichage correct.
1 Si vous souhaitez que le modèle ressemble aux modèles créés dans des versions de FileMaker
antérieures à FileMaker Pro 12, sélectionnez le thème Classique sous Basic.
1 Si vous créez un modèle à utiliser avec FileMaker Go, sélectionnez l’un des thèmes tactiles.
Chapitre 3 | Création de bases de données
86
1 Si vous créez un modèle à utiliser avec la Publication Web instantanée, choisissez le thème
Classique. Seul le thème Classique est pris en charge dans la Publication Web instantanée. Il est
possible que certaines fonctions FileMaker Pro ne s’affichent pas dans les bases de données
publiées sur le Web. Pour plus d’informations, consultez le Guide de la Publication Web
instantanée FileMaker et la Base de connaissances FileMaker (accessible à l’adresse
http://filemaker-fr.custhelp.com/).
1 Vous pouvez définir des styles personnalisés après la modification d’un thème. Toutefois, si
vous modifiez le thème à nouveau, vous perdrez les styles personnalisés.
Définition d’un modèle pour l’impression des enregistrements
en colonnes
Vous pouvez définir un modèle de façon à imprimer (ou prévisualiser) les enregistrements en
colonnes, par exemple pour un répertoire de noms et d’adresses. Ceci est différent d’un modèle
en vue Liste dans lequel les rubriques sont organisées en colonnes.
Lorsque vous configurez des enregistrements pour l’impression en colonnes, toutes les valeurs
des rubriques (et des titres le cas échéant) d’un enregistrement sont imprimées ensemble dans
un bloc (comme sur une étiquette), puis toutes les valeurs de l’enregistrement suivant sont
imprimées ensemble, etc. Vous ne pouvez afficher plusieurs colonnes qu’en modes Modèle et
Prévisualisation et lorsque vous imprimez (mais pas en modes Utilisation et Recherche).
Vous pouvez choisir d’organiser les colonnes de gauche à droite ou de haut en bas.
1
5
1
2
2
6
3
4
3
7
5
6
4
8
7
8
Sens vertical
Sens horizontal
Définition de colonnes dans un modèle
1. Choisissez une imprimante et des options d’impression ou de mise en page.
FileMaker Pro prend en compte l’imprimante sélectionnée et les informations relatives à
l’impression et à la mise en page lorsqu’il calcule les marges et les autres dimensions du
modèle.
2. En mode Modèle, créez ou choisissez un modèle à l’aide du menu local Modèle.
Il est plus simple de débuter avec un Modèle vierge ou avec un modèle sans objet dans
l’élément corps.
3. Choisissez le menu Modèles > Format de modèle.
Chapitre 3 | Création de bases de données
87
4. Dans la boîte de dialogue Format de modèle, cliquez sur l’onglet Impression, activez la case
à cocher Imprimer sur <valeur> colonne(s), sélectionnez les options pour les colonnes, puis
cliquez sur OK.
Pour
Faites ceci
Indiquer le nombre de colonnes
Au niveau de l’option Imprimer sur <valeur> colonne(s),
tapez un nombre entre 1 et 99.
Organiser les enregistrements horizontalement
(de gauche à droite, rangée par rangée)
Sélectionnez le cercle d’option Sens horizontal.
Utilisez cette option pour les rapports tels que les
étiquettes, afin d’utiliser le moins possible de lignes et de
préserver le stock d’étiquettes.
Organiser les enregistrements verticalement
(de haut en bas, colonne par colonne)
Sélectionnez le cercle d’option Sens vertical.
Utilisez cette option pour les rapports tels que les
répertoires, lorsque vous lisez de haut en bas, colonne par
colonne.
5. Le modèle contient des lignes verticales indiquant les colonnes.
6. Organisez les rubriques et autres objets de modèle de façon à ce qu’ils se trouvent dans
l’exemple de colonne situé à gauche.
Utilisez des rubriques de fusion, des rubriques ou des objets dont le recadrage est activé afin
qu’un plus grand nombre de données puisse être placé dans la largeur de la colonne. Grâce à
ces deux fonctions, les rubriques peuvent s’étendre dans la zone grisée de la seconde colonne
et l’espace vierge des rubriques est supprimé lorsque vous affichez ou imprimez les données.
Colonne exemple
Redimensionnement manuel
de la largeur de la colonne en
glissant
Chapitre 3 | Création de bases de données
88
Modification de la largeur des colonnes
La largeur initiale de chaque colonne est calculée en fonction de la taille du papier, de l’orientation
et des marges définies. Pour changer la largeur des colonnes, effectuez l’une des opérations
suivantes :
Pour
Faites ceci
Ajuster de manière interactive la
largeur des colonnes
Faites glisser la limite droite des colonnes (la ligne verticale en pointillé à droite
de la colonne exemple). Si vous élargissez la colonne, une zone grisée
matérialise une zone « gouttière » non imprimable.
Mesurer et ajuster avec précision
la largeur des colonnes
Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle. Cliquez sur Positionner.
Placez le pointeur sur la limite droite de la colonne, maintenez le bouton de la
souris enfoncé (attention à ne pas déplacer la largeur de la colonne) et vous
lisez la valeur de la Largeur dans la zone Taille.
Si vous modifiez le nombre de colonnes, FileMaker Pro ajuste la largeur des colonnes en fonction
de la largeur du papier que vous avez définie, sans inclure les marges fixes. Il se peut que vous
ayez à réajuster les rubriques à l’intérieur de la colonne exemple.
Pour plus d’information sur la définition d’un modèle pour l’impression d’enregistrements,
consultez l’Aide.
Utilisation des objets dans un modèle
Un objet est un élément discret, comme une rubrique, du texte, un objet graphique (ovale ou
image importée), un bouton, une table externe (affichage de rangées d’enregistrements liés),
un panneau à onglets, un graphique ou un Web Viewer, pouvant être sélectionné, déplacé,
redimensionné, supprimé, copié, mis en forme ou modifié de toute autre manière. Placez les
objets sur un modèle pour améliorer sa conception.
Pour chaque type d’objet utilisé, vous faites appel à des outils spécifiques de la barre d’outils.
Barre d’outils en mode Modèle (Windows)
Barre d’outils en mode Modèle (Mac OS)
Remarque Si la barre d’outils Etat n’apparaît pas en haut de la fenêtre du document, elle est
sûrement masquée. Vérifiez que vous êtes en mode Modèle, puis cliquez sur le bouton de
commande
de la barre d’outils dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre du document
(ou choisissez le menu Affichage > Barre d’outils).
Chapitre 3 | Création de bases de données
89
Utilisation de l’Inspecteur pour mettre en forme des objets
En mode Modèle, vous pouvez utiliser l’Inspecteur pour afficher et modifier les paramètres des
objets. Chaque onglet se concentre sur un aspect différent de la mise en forme. Maintenez le
pointeur de la souris sur les options de chaque onglet pour obtenir une description de leur action.
Pour ouvrir l’Inspecteur :
1 Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle.
1 Choisissez le menu Affichage > Inspecteur.
Cliquez sur les onglets pour mettre
en forme différents aspects d’un
objet
Entrez les paramètres pour le
positionnement d’un objet sur le
modèle
Ancrez l’objet sur le côté supérieur,
inférieur, gauche ou droit de la fenêtre
(en mode Utilisation ou Recherche) ou
bien à gauche ou à droite (en mode
Prévisualisation ou lors de
l’impression)
Sélectionnez les paramètres pour
la position relative d’un objet ou
pour le redimensionnement d’un
objet
Sélectionnez les paramètres
d’impression et de prévisualisation
des objets
Sélectionnez les paramètres
d’utilisation de la grille
Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres de l’Inspecteur pour travailler plus facilement sur un
modèle. Affichez par exemple l’onglet Données d’une fenêtre Inspecteur et l’onglet Apparence
d’une autre fenêtre Inspecteur pour accéder aux options de chaque onglet. Pour ouvrir une autre
fenêtre de l’Inspecteur, choisissez le menu Affichage > Nouvel Inspecteur.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’Inspecteur, consultez l’Aide.
Chapitre 3 | Création de bases de données
90
Utilisation de l’Inspecteur pour positionner des objets
Utilisez l’Inspecteur pour définir avec précision la position et la taille des objets d’un modèle. Vous
pouvez également paramétrer les objets pour qu’ils se redimensionnent automatiquement, mais aussi
pour qu’ils se déplacent horizontalement ou verticalement lors du redimensionnement de la fenêtre de
FileMaker Pro. Les paramètres horizontaux s’appliquent également au mode Prévisualisation et
d’impression lorsque la taille de la page est plus large que la taille du modèle affiché ou imprimé.
Lorsque les objets de modèle sont paramétrés pour être redimensionnés, ils gardent une distance
constante par rapport à l’objet auquel ils sont liés. Cela permet aux objets d’être déplacés,
agrandis ou contractés lorsque la fenêtre FileMaker Pro est redimensionnée.
Les points d’ancrage sont soit la marge du modèle, soit la marge du conteneur dans lesquelles un
objet réside. Par défaut, les objets sont ancrés sur les bords supérieurs gauches du modèle ou de
la page.
Positionnement précis ou redimensionnement d’objets
1. En mode Modèle, sélectionnez un ou plusieurs objets.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Sélection des objets », page 93.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Positionner.
3. Dans la zone Positionner, saisissez une nouvelle valeur dans l’une des rubriques.
4. Tapez une nouvelle valeur dans l’une des rubriques suivantes.
Rubrique
Signification
Nom
Nom de l’objet sélectionné (facultatif). Vous pouvez attribuer un nom à un objet isolé ou groupé.
Certaines actions de script et certaines fonctions utilisent ce nom pour désigner l’objet sur
lequel elles agissent. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
A gauche
La distance entre le bord gauche de la sélection et le bord gauche du modèle.
Haut
La distance entre la partie supérieure de la sélection et la partie supérieure du modèle.
A droite
La distance entre le bord droit de la sélection et le bord gauche du modèle.
Bas
La distance entre la partie inférieure de la sélection et la partie supérieure du modèle.
Largeur
La largeur de l’objet.
Hauteur
La hauteur de l’objet.
Si vous ne pouvez saisir aucune valeur, c’est que cette rubrique n’a aucun sens pour l’objet
sélectionné (par exemple, une ligne horizontale n’a pas de hauteur) ou que la sélection est
verrouillée.
5. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l’Inspecteur pour
appliquer les modifications.
Remarque Pour changer l’unité de mesure, effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Cliquez avec le bouton de la souris sur la règle, puis choisissez une unité de mesure dans
le menu de raccourcis.
1 Cliquez dans l’angle supérieur gauche du document, là où les règles horizontales et
verticales se croisent.
1 Dans l’Inspecteur, cliquez sur l’unité de mesure qui apparaît alors en regard de nombreuses
options.
Chapitre 3 | Création de bases de données
91
Autorisez les objets à être redimensionnés ou déplacés sur le modèle
Lorsque les objets de modèle sont paramétrés pour être redimensionnés, ils gardent une distance
constante par rapport à l’objet auquel ils sont liés. Cela permet aux objets d’être déplacés, agrandis ou
contractés lorsque la fenêtre FileMaker Pro est redimensionnée.
Les points d’ancrage sont soit la marge du modèle, soit la marge du conteneur dans lesquelles un
objet réside. Par défaut, les objets sont ancrés sur les bords supérieurs gauches du modèle ou de
la page.
Pour permettre aux objets d’être redimensionnés ou déplacés lorsque la fenêtre FileMaker Pro est
redimensionnée :
1. En mode Modèle, sélectionnez un ou plusieurs objets sur le modèle.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Sélection des objets », page 93.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Positionner.
3. Dans la zone Dimensionnement automatique, sélectionnez la ligne qui indique le côté de l’objet
à ancrer au modèle ou à l’élément de conteneur.
Sélectionnez
la ligne
correspondant
au côté de
l’objet que vous
souhaitez
ancrer.
Remarque Les objets situés dans des éléments Conteneurs sur des modèles (tels que des
rubriques situées dans des onglets ou tables externes) n’héritent pas de paramètres de
redimensionnement à partir de l’élément Conteneur.
Important Plusieurs objets placés côte à côte ou empilés verticalement et ancrés sur les marges
gauche, droite ou haut et bas sont déplacés ou redimensionnés en fonction de la marge de la
fenêtre ou marge multimédia, et pas entre eux. De ce fait, les objets adjacents ne conserveront
pas une distance relative entre eux et peuvent se chevaucher lorsque la fenêtre est
redimensionnée.
Pour plus d’informations sur la configuration d’objets à redimensionner, consultez l’Aide.
Utilisation d’outils pour le positionnement précis des objets
FileMaker Pro propose plusieurs outils pour vous aider à créer, dimensionner, modifier la forme,
déplacer et positionner des objets avec précision en mode Modèle.
Règles
En affichant les règles, vous faites apparaître une règle horizontale et une règle verticale le long
des bordures du modèle. Les repères de chaque règle suivent la position du pointeur dès que
vous déplacez celui-ci sur le modèle.
1 Pour afficher les règles, sélectionnez le menu Affichage > Règles en mode Modèle.
1 Pour masquer les règles, choisissez à nouveau le menu Affichage > Règles.
Chapitre 3 | Création de bases de données
92
Grille
En affichant la grille, vous faites apparaître une série de lignes horizontales et verticales qui se
croisent mais qu’il est impossible d’imprimer. La grille aligne les objets que vous créez,
redimensionnez, déplacez ou positionnez. Les objets s’« alignent » sur la grille pour vous aider à
créer et à modifier les objets avec davantage de précision. Le quadrillage s’ajuste
automatiquement à l’unité de mesure que vous choisissez.
Pour afficher ou masquer la grille, effectuez l’une des opérations suivantes :
1 Dans l’Inspecteur, cliquez sur l’onglet Position. Dans la zone Grille, sélectionnez ou
désélectionnez Afficher la grille.
1 Choisissez le menu Affichage > Grille > Afficher la grille. Pour masquer la grille,
sélectionnez à nouveau Afficher la grille.
Guides
Les guides vous aident à aligner les objets du même modèle et d’un modèle à un autre.
Pour
Faites ceci
Créer un guide vertical
Effectuez un glissement depuis la règle verticale. (Si la règle n’est pas affichée,
sélectionnez le menu Affichage > Règles.)
Créer un guide horizontal
Effectuez un glissement vers le bas depuis la règle horizontale. (Si la règle n’est
pas affichée, sélectionnez le menu Affichage > Règles.)
Déplacer un guide
Faites glisser le guide sur le nouvel emplacement.
Si un guide est verrouillé, commencez par le déverrouiller avant de le déplacer.
Utiliser les guides dans
d’autres modèles que vous
créez ou modifiez
Cliquez sur le guide avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez
Partager le guide avec tous les modèles. Un guide partagé avec d’autres
modèles possède une couleur différente de celui utilisé uniquement pour le
modèle actif.
Pour utiliser un guide partagé uniquement avec le modèle actif, cliquez sur ce
guide avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez à nouveau Partager
le guide avec tous les modèles.
Verrouiller un guide
Cliquez sur le guide avec le bouton droit de la souris, puis sélectionnez
Verrouiller le guide. Un guide verrouillé possède une couleur différente de
celle d’un guide déverrouillé.
Pour déverrouiller un guide, sélectionnez à nouveau Verrouiller le guide.
Supprimer un guide
Faites glisser un guide horizontal en le ramenant vers la règle horizontale ou
faites glisser un guide vertical en le ramenant vers la règle verticale.
Vous pouvez également cliquer sur le guide avec le bouton droit de la souris et
sélectionner Supprimer le guide.
Afficher ou masquer les
guides
Pour afficher les guides, sélectionnez le menu Affichage > Guides > Afficher
les guides. Pour masquer les guides, sélectionnez à nouveau Afficher les
guides.
Activer ou désactiver l’effet
d’« alignement »
Sélectionnez le menu Affichage > Guides > Aligner sur les guides. Pour
désactiver cette option, sélectionnez à nouveau Aligner sur les guides.
Les objets s’alignent sur les guides même si les guides sont masqués.
Chapitre 3 | Création de bases de données
93
Guides dynamiques
Les guides dynamiques s’affichent à proximité des objets ou sur les objets lorsque vous les déplacez,
vous les redimensionnez ou vous les positionnez sur un modèle. Ils vous aident ainsi à créer et à
modifier ces objets de manière plus précise. Les guides dynamiques s’« alignent » également sur les
cadres supérieurs et inférieurs et sur les centres des objets que vous déplacez, redimensionnez ou
positionnez.
Guides
dynamiques
Pour utiliser les guides dynamiques :
1 Pour activer les guides dynamiques, sélectionnez le menu Affichage > Guides dynamiques
en mode Modèle.
1 Pour désactiver les guides dynamiques, sélectionnez à nouveau le menu Affichage > Guides
dynamiques.
Gabarits d’écran
Vous pouvez afficher les guides qui vous aident à concevoir des modèles de façon optimale pour
des résolutions d’ordinateur de bureau classique ou des résolutions iPad et iPhone. Vous pouvez
également créer des gabarits d’écran possédant des dimensions personnalisées.
Pour afficher un gabarit d’écran, cliquez sur la flèche située sur Gabarit d’écran
dans la
barre de modèle, puis sélectionnez une taille dans la liste déroulante. Vous pouvez afficher
simultanément plusieurs gabarits d’écran sur le même modèle. Pour créer un gabarit d’écran,
sélectionnez Taille personnalisée dans le menu.
Règles
Guides
Gabarit
d’écran
Sélection des objets
Pour utiliser un objet dans un modèle, vous devez le sélectionner en mode Modèle. Vous voyez
alors apparaître de petits carrés ou de petites poignées autour de l’objet sélectionné.
Poignées autour de l’objet sélectionné
Chapitre 3 | Création de bases de données
Remarque Si les poignées de sélection d’un objet apparaissent sous la forme
verrouillé.
94
, l’objet est alors
Pour sélectionner un objet, cliquez sur l’outil de sélection
de la barre d’outils. Le pointeur prend
la forme d’une flèche. Effectuez ensuite l’une des opérations suivantes.
Pour sélectionner
Procédure en mode Modèle
Un objet
Cliquez sur l’objet à l’aide du pointeur en flèche. (Si l’objet est transparent, cliquez sur son
cadre.)
Plusieurs objets à la fois
Faites glisser le pointeur en flèche jusqu’à ce que les objets fassent partie de la zone de
sélection. (Si vous maintenez la touche Ctrl (Windows) ou 2 (Mac OS) enfoncée tout en
faisant glisser le pointeur, il n’est pas nécessaire que la zone de sélection englobe
entièrement les objets.)
Vous pouvez également maintenir la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur chacun des
objets.
Tous les objets du
modèle
Choisissez le menu Edition > Tout sélectionner.
Tous les objets
du même type
(par exemple, tous les
objets textuels ou tous
les rectangles)
Cliquez sur l’outil correspondant au type d’objet à sélectionner, puis choisissez le menu
Edition > Tout sélectionner. Cette méthode ne sélectionne pas les boutons.
Ou cliquez sur une rubrique à l’aide du pointeur en flèche tout en maintenant la touche
Maj (Windows) ou Option (Mac OS) enfoncée, puis choisissez le menu Edition > Tout
sélectionner (Windows) ou Sélectionner même élément (Mac OS).
Toutes les rubriques
Cliquez sur une rubrique à l’aide du pointeur en flèche tout en maintenant la touche Maj
(Windows) ou Option (Mac OS) enfoncée, puis choisissez le menu Edition > Tout
sélectionner (Windows) ou Sélectionner même élément (Mac OS).
Une table externe
A l’aide du pointeur, cliquez sur le cadre de la table externe ou sur une zone de la table
ne contenant aucune rubrique ni aucun objet.
Panneaux à onglets,
onglets et objets des
onglets
Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de panneaux à onglets, consultez
l’Aide.
Désélectionner des
objets sélectionnés
Cliquez sur une zone vierge du modèle ou sur un outil de la barre d’outils. Vous pouvez
également maintenir la touche Maj enfoncée tout en cliquant sur les objets sélectionnés.
Pour plus d’informations sur l’utilisation d’objets sur un modèle, consultez l’Aide.
Utilisation des rubriques dans un modèle
Après avoir créé un modèle, vous pouvez y insérer des rubriques, supprimer des rubriques que
vous ne souhaitez pas afficher, déterminer les paramètres de contrôle des données saisies dans
les rubriques ainsi que leur format d’affichage.
Dans un modèle, les rubriques constituent des objets que vous pouvez sélectionner, déplacer,
redimensionner et dont vous pouvez modifier la forme. En mode Modèle, chaque rubrique affiche son
nom, mis en forme avec ses attributs de police, de corps, de style, d’alignement, d’espacement et de
couleur. Toutes les rubriques, sauf celles de type Conteneur, affichent des lignes de base de texte pour
indiquer l’emplacement des données en mode Utilisation et faciliter l’alignement des rubriques les
unes par rapport aux autres.
Chapitre 3 | Création de bases de données
95
Titre de rubrique
Les rubriques
contiennent les
noms des
rubriques
Ligne de base
du texte
Remarque Une rubrique qui n’apparaît pas sur un modèle existe tout de même dans la base de
données et ses données peuvent être utilisées dans des calculs et des récapitulatifs.
Placement et suppression de rubriques dans un modèle
Vous pouvez placer une rubrique n’importe où, dans n’importe quel modèle, autant de fois que
vous le souhaitez. (Vous ne pouvez insérer que des rubriques que vous avez définies. Consultez
la section « Création et modification de rubriques », page 66.)
Pour une même rubrique, vous obtenez différents résultats selon son emplacement dans le
modèle. Par exemple :
1 Ajoutez la même rubrique de type Statistique à un sous-récapitulatif pour calculer les totaux de
chaque groupe d’enregistrements triés, et à un récapitulatif pour obtenir les totaux de tous les
enregistrements d’une table.
1 Ajoutez une rubrique à l’en-tête ou au pied de page pour répéter des données du premier ou du
dernier enregistrement sur la page sous la forme d’un en-tête ou d’un pied de page. (Par
exemple, ajoutez une rubrique Nom à l’en-tête dans un répertoire.)
1 Ajoutez la même rubrique liée directement sur un modèle pour obtenir la valeur de la rubrique
dans le premier enregistrement lié, ou dans une table externe pour obtenir les valeurs de
plusieurs rubriques liées. (Une table externe est un objet de modèle affichant des enregistrements
provenant de tables liées.)
Placement d’une rubrique dans un modèle
1. En mode Modèle, choisissez le modèle sur lequel vous voulez travailler à l’aide du menu local
Modèle.
2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
1 A l’aide de l’Outil Rubrique
de la barre d’outils, faites glisser une rubrique à l’emplacement
souhaité sur le modèle. Lorsque vous faites glisser la rubrique sur le modèle, un cadre et
des lignes de base de texte s’affichent pour vous aider à l’aligner par rapport aux autres
objets du modèle. Relâchez le bouton de la souris lorsque la rubrique se trouve à
l’emplacement voulu.
Chapitre 3 | Création de bases de données
96
1 Pour ajouter et redimensionner une rubrique, cliquez sur l’Outil Rubrique/Contrôle
de
la barre d’outils. Faites glisser le pointeur en croix pour dessiner la rubrique.
1 Pour afficher les données d’une rubrique dans une liste déroulante, un menu local, un jeu de
cases à cocher, un jeu de cercles d’option ou un calendrier déroulant, cliquez sur la flèche en
regard de l’Outil Rubrique/Contrôle
(Windows) ou cliquez sur l’Outil Rubrique/Contrôle
tout en le maintenant enfoncé
(Mac OS), puis sélectionnez le type de la rubrique ou du
contrôle pour l’ajouter au modèle. Faites glisser le pointeur en croix pour dessiner la
rubrique. Pour mettre en forme et choisir une liste de valeurs pour la rubrique, consultez la
section « Configuration de jeux de cases à cocher et d’autres contrôles d’un modèle »,
page 97.
Remarque Si vous placez une rubrique liée dans une table externe, placez-la dans la
première rangée de la table externe. Vérifiez que chaque rubrique de la table externe provient
de la même table liée depuis laquelle la table externe est définie pour afficher les
enregistrements. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
3. Dans la boîte de dialogue Rubrique, sélectionnez la rubrique à placer.
Pour placer une
rubrique d’une autre
table, choisissez cette
table
Sélectionnez la
rubrique à ajouter
Activez cette case à
cocher pour utiliser le nom
de la rubrique en tant que
titre de rubrique
Cliquez pour afficher
la boîte de dialogue
Gérer la base de
données
Pour choisir une rubrique appartenant à une autre table, choisissez tout d’abord la table dans
la liste, au-dessus de la liste des rubriques. Sélectionnez ensuite une rubrique dans la liste.
Vous pouvez aussi choisir Gérer la base de données dans la liste des tables ou cliquer sur
pour créer un lien ou une table (voir « Création de liens », page 122).
4. Activez la case à cocher Créer une étiquette pour inclure le texte du nom de la rubrique sur le
modèle.
5. Cliquez sur OK.
Le nom de la rubrique apparaît sur le modèle, sauf si vous avez choisi d’afficher des données
exemples de l’enregistrement actif (en choisissant le menu Affichage > Afficher > Echantillons).
Les rubriques provenant de tables liées apparaissent sous la forme ::Nom de rubrique
(précédé par deux symboles deux-points).
Remplacement d’une rubrique par une autre
En mode Modèle, double-cliquez sur la rubrique, puis sélectionnez-en une autre dans la boîte de
dialogue Rubrique et cliquez sur OK.
Chapitre 3 | Création de bases de données
97
Suppression d’une rubrique d’un modèle
En mode Modèle, cliquez sur la rubrique pour la sélectionner, puis appuyez sur la touche Retour
arrière ou Suppr ou choisissez le menu Edition > Effacer. Supprimer une rubrique d’un modèle ne
signifie pas que vous supprimez la rubrique ni ses données de la base de données.
Configuration de jeux de cases à cocher et d’autres contrôles d’un modèle
Vous pouvez formater des rubriques afin de les afficher sous forme de listes déroulantes, menus
locaux, cases à cocher, cercles d’options et calendriers déroulants. Vous pouvez également
formater des rubriques pour qu’elles soient renseignées automatiquement en suggérant
d’éventuelles correspondances à mesure que l’utilisateur entre des données dans la rubrique.
Toutes ces options facilitent la saisie de données.
Pour définir l’affichage d’une rubrique sous forme de menu local, case à cocher ou tout autre
contrôle :
1. En mode Modèle, sélectionnez la rubrique.
1 Si la rubrique ne se trouve pas déjà sur le modèle, consultez la section « Placement et
suppression de rubriques dans un modèle », page 95.
1 Si la rubrique n’a pas été définie, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données
pour définir une nouvelle rubrique.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Rubrique, choisissez le Style de contrôle souhaité :
1
1
1
1
1
1
Zone d’édition
Liste déroulante
Menu local
Jeu de cases à cocher
Jeu de cercles d’option
Calendrier déroulant
Par exemple, utilisez un jeu de cercles d’options pour afficher une liste de valeurs de valeurs
texte, nombre, date ou heure fréquemment utilisées. Lors de la saisie, les utilisateurs peuvent
choisir des valeurs définies plutôt que de les saisir.
Pays
Choisissez l’une des
valeurs de la liste
Liste de valeurs rattachée à la rubrique Pays
Lorsque vous choisissez différents styles de contrôles, des options différentes apparaissent
dans l’Inspecteur.
4. Sélectionnez la liste de valeurs souhaitée depuis la liste Valeurs de.
Pour créer une liste de valeurs, cliquez sur l’icône
situé en regard de la liste Valeurs de.
Chapitre 3 | Création de bases de données
98
5. Si vous le souhaitez, choisissez les options de la liste de valeurs.
Si vous avez sélectionné Liste déroulante pour Style de contrôle, vous pouvez choisir
Inclure une icône pour afficher et masquer la liste si vous souhaitez formater la rubrique
sous forme de zone de liste déroulante. Une flèche apparaît alors dans la zone d’édition. Les
utilisateurs peuvent afficher ou masquer la liste déroulante en cliquant sur cette flèche ou en
appuyant sur la touche Echap.
Pour autoriser les utilisateurs à saisir des valeurs autres que celles définies par la liste de
valeurs, sélectionnez Autoriser la modification de la liste de valeurs ou Autoriser la saisie
d’autres valeurs.
Pour définir des rubriques suggérant d’éventuelles correspondances à mesure que l’utilisateur
saisit des données dans la rubrique, sélectionnez Compléter auto. avec les valeurs
existantes ou Compléter auto. avec la liste de valeurs.
6. Pour afficher les données d’une rubrique différente, cliquez sur l’icône
Afficher les données de.
située en regard de
Dans la boîte de dialogue Rubrique, sélectionnez la rubrique dont vous souhaitez afficher les
données. Activez la case à cocher Créer une étiquette pour inclure le texte du nom de la
rubrique sur le modèle. Cliquez sur OK.
7. Enregistrez le modèle.
Pour plus d’informations sur la création des listes de valeurs et la configuration des options de
style de contrôle, consultez l’Aide.
Choix de l’emplacement des rubriques liées
Vous pouvez positionner des rubriques liées directement dans les modèles ou dans les tables
externes.
1 Directement dans les modèles : Placez les rubriques liées directement dans un modèle pour
afficher les données depuis le premier enregistrement lié, même si plusieurs enregistrements
liés répondent aux critères du lien. (Le premier enregistrement lié à s’afficher est déterminé par
l’indication ou non d’un ordre de tri par le lien. Pour plus d’informations, consultez la section
« Création de liens », page 122.)
1 Dans les tables externes : Placez les rubriques liées dans une table externe d’un modèle pour
afficher les données de tous les enregistrements liés qui répondent aux critères du lien. Pour
consulter des exemples sur le moment où il convient de placer les rubriques liées dans les
tables externes, consultez l’Aide.
Remarque Avant de placer des rubriques liées sur un modèle, vous devez connaître les
concepts présentés dans le chapitre chapitre 4, « Utilisation de tables et de fichiers liés ».
A propos des rubriques de fusion
Utilisez des rubriques de fusion pour combiner des données de rubriques et du texte provenant
de documents tels que des formulaires, des étiquettes, des enveloppes ou des contrats. Vous
pouvez créer des rubriques de fusion dans des blocs de texte, ce qui vous permet d’utiliser en
même temps du texte statique et des données de rubriques.
Chapitre 3 | Création de bases de données
99
Les rubriques de fusion diminuent ou augmentent selon le volume de texte de la rubrique de
chaque enregistrement. Par exemple :
1 Lorsque la rubrique de fusion <<Prénom>> se trouve entre le texte Bonjour et une virgule
(comme dans Bonjour <<Prénom>>,), FileMaker Pro affiche Bonjour Pierre, en mode
Utilisation ou Prévisualisation si la rubrique Prénom contient Pierre.
1 Lorsqu’une rubrique de fusion se situe sur une ligne seule (par exemple une rubrique
Ligne d’adresse 2 sur une étiquette postale), FileMaker Pro supprime la ligne vide du bloc de texte.
FileMaker Pro utilise des rubriques de fusion pour créer des modèles Etiquettes et Enveloppe.
Remarque Vous pouvez également utiliser une variable de fusion pour afficher des données.
Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
Mise en forme des données de rubrique d’un modèle
Utilisez les formats de rubrique de FileMaker Pro pour contrôler la présentation des données dans
un modèle. Les formats indiqués ne modifient pas les données stockées dans la base de données
et vous pouvez stipuler un format différent chaque fois que vous placez une rubrique dans un
modèle (qu’il s’agisse du même modèle ou d’un modèle différent). Par exemple, si vous entrez
–5123 dans une rubrique Nombre, vous pouvez formater ce nombre pour qu’il s’affiche sous la
forme –5 123,00 euros à un endroit et sous la forme <5123> à un autre endroit.
Remarque Si vous ne stipulez aucun format, FileMaker Pro affiche les nombres, les dates et les
heures selon les formats du système définis dans les Paramètres régionaux du Panneau de
configuration (Windows) ou du panneau International des Préférences Système (Mac OS) au
moment de la création du fichier.
Spécification de formats de texte pour les rubriques
En mode Modèle, vous pouvez définir un ensemble d’attributs de texte pour chaque rubrique.
Tous les caractères de cette instance de rubrique (y compris toutes les valeurs des rubriques
multivaluées) partagent les mêmes paramètres de police, de corps, de style, de couleur,
d’interlignage, d’alignement et de texte.
Remarque Vous pouvez également mettre en forme les caractères des rubriques texte en mode
Utilisation (par exemple, mettre un mot en italique ou le souligner pour le détacher du reste du
texte). Contrairement à la mise en forme de texte définie en mode Modèle, celle-ci sera
mémorisée avec les données et apparaîtra dans les modèles qui affichent cette rubrique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Apparence.
Chapitre 3 | Création de bases de données
100
3. Sélectionnez les formats à utiliser.
Utilisez la zone Texte pour mettre en forme le style, la taille, la police ou la couleur du texte ou
pour définir du texte comme étant en surbrillance, gras, italique ou souligné. Utilisez la zone
Paragraphe pour définir l’alignement, le retrait et l’interligne des rubriques. Utilisez la section
Tabulations pour positionner et aligner les taquets de tabulation et créer un caractère d’en-tête
permettant de remplir la largeur du retrait de tabulation.
Mettez le texte en
surbrillance.
Indiquez la
police, le style,
la taille et la
couleur.
Définissez
l’alignement vertical
et horizontal,
l’interligne et les
retraits des
paragraphes.
Définissez la
position de
tabulation et
l’alignement.
Tapez un
caractère
d’en-tête pour
remplir la
tabulation.
4. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l’Inspecteur pour
appliquer les modifications.
Pour plus d’informations sur l’indication de formats de texte pour les rubriques, consultez l’Aide.
Chapitre 3 | Création de bases de données
101
Spécification de formats pour les rubriques numériques
Vous pouvez contrôler la façon dont FileMaker Pro affiche les valeurs contenues dans les
rubriques Nombre, Calcul avec résultats numériques et de type Statistique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques contenant des valeurs numériques.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Nombre
.
4. Sélectionnez le format de nombre à utiliser dans la liste Format, puis sélectionnez des formats
supplémentaires pour la rubrique numérique.
Les options présentées dépendent du format choisi.
Choisissez les options pour les
valeurs logiques ou décimales,
les symboles monétaires et les
pourcentages.
Définissez les options
pour la devise et les
valeurs négatives.
Définissez les options
d’affichage pour les différents
types numériques japonais
5. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l’Inspecteur pour
appliquer les modifications.
Pour plus d’informations sur l’indication de formats pour les rubriques numériques, consultez l’Aide.
Spécification de formats pour les rubriques Date
Vous pouvez contrôler la façon dont FileMaker Pro affiche les valeurs dans les rubriques Date et
Calcul générant une date.
Important Le format choisi pour une rubrique de type Date en mode Modèle importe peu.
FileMaker Pro affiche la date avec les quatre chiffres de l’année chaque fois que vous cliquez
(ou vous positionnez à l’aide de la touche Tab) sur la rubrique en mode Utilisation FileMaker vous
recommande de toujours saisir une date comportant quatre chiffres pour l’année. Si vous
saisissez une date ne possédant que deux chiffres, elle sera convertie en année à quatre chiffres.
Pour plus d’informations, consultez la rubrique « Conversion des dates dont l’année est
représentée par deux chiffres » de l’Aide.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques Date ou Calcul générant une date.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Date
.
Chapitre 3 | Création de bases de données
102
4. Sélectionnez le format de date à utiliser dans la liste Format, puis sélectionnez des formats
supplémentaires pour la rubrique de date.
Choisissez les
options pour le
jour, le mois, la
date, l’année et
les caractères
de séparation.
Choisissez des options
pour l’affichage des
dates japonaises.
5. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l’Inspecteur pour
appliquer les modifications.
Pour plus d’informations sur l’indication de formats pour les rubriques de date, consultez l’Aide.
Spécification de formats pour les rubriques Heure
Vous pouvez contrôler la manière dont FileMaker Pro affiche les heures dans les rubriques.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques de type Heure ou Calcul générant
une heure.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Heure
.
4. Sélectionnez le format d’heure à utiliser dans la liste Format, puis sélectionnez des formats
supplémentaires pour la rubrique d’heure.
Si vous souhaitez afficher les secondes fractionnelles, passez à l’étape suivante. Si vous ne
souhaitez pas formater le composant des secondes, passez à l’étape 6.
5. Cliquez sur Nombre
dans la zone Formatage des données, puis sélectionnez les options
de formatage souhaitées.
Chapitre 3 | Création de bases de données
103
Deux options seulement affectent l’affichage des secondes : Nombre fixe de décimales et
Décimal (à droite de Séparateur). Les options restantes n’interviennent en rien.
Choisissez des options
pour l’affichage des
heures japonaises
Choisissez
d’afficher les
heures telles
qu’elles sont
saisies, selon un
format prédéfini ou
dans le format
indiqué
6. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l’Inspecteur pour
appliquer les modifications.
Pour plus d’informations sur l’indication de formats pour les rubriques d’heure, consultez l’Aide.
Spécification de formats des rubriques de type Horodatage
Vous pouvez contrôler la manière dont FileMaker Pro affiche les horodatages dans les rubriques.
Le formatage d’une rubrique Horodatage intervient sur les trois composants : date, heure (sans
les secondes) et secondes (y compris secondes fractionnelles).
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques de type Horodatage ou Calcul
générant un horodatage.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Pour formater le composant de date, dans la zone Formatage des données, cliquez sur
Date
, puis sélectionnez les options de formatage souhaitées.
4. Pour formater le composant d’heure (sauf les secondes), dans la zone Formatage des
données, cliquez sur Heure
, puis sélectionnez les options de formatage souhaitées.
5. Pour formater les secondes et les secondes fractionnelles, dans la zone Formatage des
données, cliquez sur Nombre
, puis sélectionnez les options de formatage souhaitées.
Deux options seulement affectent l’affichage des secondes : Nombre fixe de décimales et
Décimal (à droite de Séparateur). Les options restantes n’interviennent en rien.
6. Appuyez sur Entrée ou sur la touche de tabulation ou cliquez en dehors de l’Inspecteur pour
appliquer les modifications.
Chapitre 3 | Création de bases de données
104
Remarque Vous devez définir le format des composants date et heure pour qu’un formatage
puisse être appliqué. Si vous sélectionnez Telle que saisie pour la Date ou l’Heure, les données
de la rubrique d’horodatage s’affichent telles que vous les saisissez.
Pour plus d’informations sur l’indication de formats pour les rubriques d’horodatage, consultez l’Aide.
Spécification des formats des rubriques de type Conteneur
Vous pouvez déterminer la façon dont FileMaker Pro affiche les images et les icônes de fichier
dans les rubriques Conteneur.
Remarque Les instructions suivantes s’appliquent également au formatage des objets graphiques
insérés sur un modèle.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques Conteneur ou des graphiques
insérés.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Formatage des données, cliquez sur Image
utiliser.
, puis sélectionnez les formats à
Choisissez le moyen d’ajuster
l’image au cadre
Choisissez l’alignement horizontal
de l’image dans la rubrique
Choisissez l’alignement
vertical de l’image dans
la rubrique
Choisissez la façon dont
vous souhaitez afficher
les photos et les supports
interactifs
Pour plus d’informations sur l’indication de formats pour les rubriques Conteneur, consultez l’Aide.
Formatage des rubriques et mise en forme du texte pour une écriture verticale
Si votre système d’exploitation est configuré pour prendre en charge la saisie de texte en japonais,
vous pouvez mettre au format vertical les objets texte et la rubrique qui affichent du texte en
japonais. Sous cette forme, les caractères sont affichés et lus du haut vers le bas, les différentes
colonnes étant affichées verticalement, de la droite vers la gauche. Ceci est particulièrement utile
pour l’impression d’adresses sur des étiquettes.
Si vous sélectionnez une ou plusieurs rubriques, puis que vous choisissez le menu Format >
Orientation > Transversalement (texte asiatique uniquement), les caractères effectuent une
rotation de 90 degrés dans le sens inverse des aiguilles d’une montre, dans la rubrique. La
rubrique elle-même ne subit pas de rotation. Pour appliquer une rotation aux rubriques
sélectionnées, choisissez le menu Objet > Rotation.
Chapitre 3 | Création de bases de données
105
En fonction de la façon dont vous souhaitez imprimer le texte, vous pouvez modifier l’orientation
de la page sur le modèle. Pour cela, choisissez le menu Fichier > Configuration de
l’impression (Windows) ou Format d’impression (Mac OS), puis modifiez l’orientation de la
page en Paysage ou Portrait.
Pour plus d’informations sur la mise en forme des rubriques et du texte pour l’écriture verticale,
consultez l’Aide.
Autorisation ou interdiction de la saisie dans une rubrique
Vous pouvez autoriser ou empêcher la saisie dans une rubrique. Par exemple, il vous est possible
de restreindre la saisie dans une rubrique contenant un numéro de série, de sorte que la rubrique
ne puisse pas être modifiée. Vous pouvez définir des options de saisie de données séparées en
modes Utilisation et Recherche, ce qui vous permet d’autoriser les recherches sur les numéros
de série, même s’ils ne peuvent pas être saisis.
Si vous autorisez la saisie dans une rubrique, vous pouvez également décider si l’intégralité du
contenu d’une rubrique doit être sélectionnée lorsque vous cliquez ou effectuez une tabulation
dans la rubrique en mode Utilisation ou Recherche. Dans le cas contraire, FileMaker Pro place le
point d’insertion après le dernier caractère de la rubrique.
1. En mode Modèle, sélectionnez une ou plusieurs rubriques.
2. Cliquez sur Inspecteur
dans la barre de modèle, puis cliquez sur Données.
3. Dans la zone Comportement, pour Saisie de rubrique, sélectionnez les options suivantes :
Pour
Faites ceci
Empêcher la saisie dans une rubrique en mode Utilisation
Décochez l’option Mode Utilisation.
Empêcher la saisie dans une rubrique en mode Recherche
Décochez l’option Mode Recherche.
Sélectionner l’intégralité du contenu de la rubrique
lorsque vous accédez à la rubrique
Choisissez Sélectionner tout le contenu à la saisie.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de rubriques sur un modèle, consultez l’Aide.
Utilisation d’éléments dans un modèle
Les modèles FileMaker Pro sont divisés en éléments, sections du modèle déterminant la façon
dont les données d’une rubrique sont traitées et affichées. A l’aide des éléments, vous pouvez
déterminer la manière dont FileMaker Pro imprime les données, par exemple :
1 une fois pour chaque enregistrement ;
1 uniquement en haut de chaque page ;
1 uniquement avant ou après des groupes d’enregistrements triés (par exemple, pour inclure un
sous-total pour chaque groupe d’enregistrements).
Chaque modèle doit comporter au moins un élément. Les éléments d’un modèle peuvent contenir
des rubriques, des tables externes, des boutons, du texte, des graphiques et d’autres objets.
En mode Modèle, les lignes grises horizontales marquent la division entre les éléments du modèle
(limites de l’élément) et les titres des éléments apparaissent dans la marge gauche du modèle ou
directement sur l’élément, au-dessus de ses limites.
Les éléments se voient attribuer des styles définis par le thème du modèle. Vous pouvez utiliser
l’Inspecteur pour personnaliser les styles des éléments.
Chapitre 3 | Création de bases de données
106
L’assistant Nouveau modèle/rapport crée automatiquement les éléments de modèle appropriés
selon vos choix. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des éléments de modèle après avoir
utilisé l’assistant. (Voir « Création de modèles et de rapports », page 79.)
En-tête
Corps
Sousrécapitulatif
Récapitulatif de
pied de page
Pied de page
Rapport des ventes
Un sous-récapitulatif placé sous le corps
récapitule les données pour chaque groupe
d’enregistrements triés en fonction de la
rubrique de regroupement (Vendeur)
Récapitulatif de pied de page
Pied de page
Vendeur
Article
Qté
David Marie
David Marie
David Marie
David Michaels
FB3
FB4
FB1
FB5
1
1
2
3
Total
Prix global
3,95 €
17,50 €
19,90 €
52,50 €
93,85 €
Sophie Tanon
Sophie Tanon
Sophie Tanon
ET6
FB7
FB2
2
5
2
Total
39,00 €
77,50 €
45,00 €
161,50 €
Total général 255,35 €
Favorite Bakery – Document confidentiel juin 2014
Chapitre 3 | Création de bases de données
107
A propos des types d’éléments de modèle
Le tableau suivant décrit les types d’éléments de modèle.
Elément de
modèle
Description
En-tête initial
N’apparaît qu’une fois en haut du premier écran ou de la première page et remplace l’en-tête normal
(s’il est spécifié). Dans les rapports, il peut être utilisé pour imprimer une page de titre distincte.
Un modèle ne peut comporter qu’un seul en-tête initial.
En-tête
Apparaît en haut de chaque écran ou page (sauf si vous ajoutez un en-tête initial, qui remplace
l’en-tête de la première page). Utilisez-le pour les titres ou les en-têtes de colonne (dans les rapports
à colonnes). Un modèle ne peut comporter qu’un seul en-tête.
Corps
Tout objet placé dans le corps, notamment les rubriques, les objets texte et les images, n’apparaît
qu’une fois pour chaque enregistrement du jeu d’enregistrements trouvés. Un modèle ne peut
comporter qu’un seul corps.
Pied de page
Apparaît au bas de chaque écran ou page (sauf si vous ajoutez un pied de page initial). Un modèle
ne peut comporter qu’un seul pied de page.
Pied de page
initial
N’apparaît qu’une fois en bas du premier écran ou de la première page et remplace le pied de page
normal (s’il est spécifié). Un modèle ne peut comporter qu’un seul pied de page initial.
Pour inclure des données récapitulatives dans un modèle (par exemple, des sous-totaux, des
totaux généraux, des moyennes, des décomptes, etc.), vous devez placer des rubriques de type
Statistique dans les éléments récapitulatifs du modèle (consultez la section « Création de
rubriques de type Statistique », page 71). Les éléments récapitulatifs incluent les récapitulatifs et
les sous-récapitulatifs.
1 Un élément récapitulatif contient généralement une ou plusieurs rubriques de type Statistique
qui affichent des informations statistiques (telles que des totaux) sur tous les enregistrements
consultés.
1 Un élément sous-récapitulatif contient généralement une ou plusieurs rubriques de type
Statistique qui affichent des informations « sous-statistiques » (telles que des sous-totaux)
pour un sous-ensemble d’enregistrements. Ces enregistrements sont groupés (triés) selon des
valeurs d’une autre rubrique, la rubrique de regroupement. Chaque fois que la valeur de la
rubrique de regroupement change, l’enregistrement « scindé » et FileMaker Pro insère
l’élément sous-récapitulatif. Les éléments sous-récapitulatifs apparaissent en vue Tableau et
en vue Liste lorsqu’ils sont triés par rubriques de regroupement et sont actualisés
dynamiquement chaque fois qu’une donnée du fichier est modifiée.
Pour plus d’informations sur l’utilisation d’éléments de modèles, consultez l’Aide.
Chapitre 3 | Création de bases de données
108
Création et modification de graphiques
Vous pouvez créer différents types de graphiques dans FileMaker Pro pour comparer les données
d’un point de vue graphique. Avant de créer un graphique, pensez à la comparaison de données
que vous souhaitez mettre en avant, puis choisissez le type de graphique FileMaker Pro pouvant
présenter clairement cette comparaison.
Utilisez
Pour
Graphique en colonnes
(vertical) ou graphiques
en barres (horizontal)
Comparer des augmentations et des réductions, des valeurs maximales et minimales,
une quantité ou une fréquence. Par exemple, pour afficher les ventes mensuelles de
plusieurs produits.
Graphique en colonnes
empilées (vertical) ou
graphiques en barres
empilées (horizontal)
Comparer les éléments et l’ensemble. Par exemple, pour comparer les chiffres de
ventes annuelles sur plusieurs années.
Graphique en colonnes
positif/négatif
Comparer les valeurs positives et négatives. Par exemple, pour comparer les bénéfices
et les pertes.
Graphique en secteurs
Comparer les pourcentages de chacun des éléments d’un ensemble. Par exemple, pour
afficher le pourcentage de chaque produit vendu par rapport aux ventes globales.
Graphique en courbes
Illustrer des données qui évoluent constamment, par exemple des données financières.
Graphique en aires
Comparer les données aux tendances sur une période tout en insistant sur les valeurs
maximales, les valeurs minimales et le mouvement entre les points de données.
Par exemple, pour illustrer le total des ventes ou les moyennes.
Graphique en nuage de
points
Tracer les coordonnées x et y en tant que valeurs individuelles pour signaler les motifs
de corrélation. Par exemple, dans un centre d’appels, pour comparer le temps d’attente
souhaité au temps d’attente réel.
Graphique en bulles
Comparer les points de données individuels en termes de taille. Par exemple, pour
comparer la part de marché en représentant graphiquement le nombre de produits
vendus, les chiffres de ventes par produit et le pourcentage de ventes totales dans
chaque point de données.
Création d’un graphique
Les étapes suivantes décrivent comment créer un graphique rapide, ce que FileMaker Pro
configure pour vous d’après le ou les rubriques sélectionnées en mode Utilisation. Lorsque vous
créez un graphique rapide, FileMaker Pro configure le graphique d’après les rubriques
sélectionnées, le type de rubrique, le contenu de la rubrique active et l’ordre de tri indiqué.
Remarque Vous pouvez également créer des graphiques en mode Modèle. Pour plus
d’informations sur la création de graphiques en mode Modèle, consultez l’Aide.
Chapitre 3 | Création de bases de données
109
L’exemple suivant décrit comment créer un graphique qui compte et compare le nombre de clients
dans chaque société détenant un compte auprès de votre entreprise.
1. Ouvrez le fichier dans lequel vous souhaitez ajouter le graphique, puis basculez en vue Tableau.
2. Triez la colonne contenant les données sur lesquelles vous souhaitez vous concentrer.
Par exemple, pour vous concentrer sur les sociétés de vos clients, cliquez avec le bouton droit
de la souris sur la colonne Société et sélectionnez Trier par ordre croissant.
3. Choisissez la colonne contenant les données que vous souhaitez comparer.
Par exemple, pour comparer le nombre de clients dans chaque société, cliquez avec le bouton
droit de la souris sur la colonne Nom, puis sélectionnez Graphique > Graphique Nom par
Société.
La boîte de dialogue Configuration du graphique s’affiche et présente un aperçu d’un graphique
en colonnes indiquant le nombre de clients dans chaque société.
Indiquez le type de graphique
et la série de données
L’aperçu est mis à jour
dès que vous modifiez les
paramètres de
l’Inspecteur de graphique
Modifiez l’apparence du
graphique
Indiquez les enregistrements
à représenter graphiquement
Aperçu du graphique
Chapitre 3 | Création de bases de données
110
4. Les paramètres situés à droite de l’Inspecteur de graphique permettent de modifier le
graphique et de prévisualiser le résultat de vos modifications dans la boîte de dialogue
Configuration du graphique.
Pour
Faites ceci
Ajouter un titre au graphique
Affichez les options du Graphique et, pour Titre, saisissez
ou modifiez le titre du graphique ou cliquez sur
pour
indiquer un titre. Par exemple, « Comptes par société ».
Sélectionner un type de graphique et indiquer la
série de données
Pour Type, choisissez un type de graphique. Par exemple,
sélectionnez Secteurs.
Modifier les étiquettes de données, afficher ou
masquer les marques de graduation, définir
l’échelle des graduations (le cas échéant) et les
données de format
Sélectionnez d’autres options du graphique. Par exemple,
sélectionnez Afficher la légende, Afficher les valeurs sur
le graphique et Pourcentages.
Modifier le thème de couleurs, la légende ou les
polices du graphique
Cliquez sur Styles, puis effectuez les changements souhaités.
Par exemple, choisissez Ombré - 3D pour le style du
graphique, Terre pour le thème de couleurs et pour la police.
Indiquer le type de données que le graphique utilise
(enregistrements dans le jeu trouvé, enregistrements
délimités ou enregistrements liés)
Cliquez sur Source de données, puis sélectionnez une
source de données. Par exemple, choisissez Jeu
d’enregistrements trouvés actuel.
Pour plus d’informations sur ces options graphiques et sur d’autres options graphiques,
consultez l’Aide.
5. Cliquez sur Enregistrer comme modèle, puis sur Quitter Modèle.
Graphique dans un modèle en mode Utilisation
Chapitre 3 | Création de bases de données
Modification d’un graphique
1. Dans le menu local Modèle, sélectionnez le modèle contenant le graphique.
2. Basculez en mode Modèle et double-cliquez sur le graphique.
3. Dans la boîte de dialogue Configuration du graphique, modifiez les paramètres dans
l’Inspecteur de graphique.
4. Cliquez sur Fin pour refermer la boîte de dialogue Configuration du graphique.
5. Cliquez sur Enregistrer modèle, puis sur Quitter Modèle.
Pour plus d’informations sur la création et la modification des graphiques, consultez l’Aide.
111
Chapitre 4
Utilisation de tables et de fichiers liés
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour :
1 planifier une base de données relationnelle ;
1 créer et modifier des liens ;
1 créer et modifier des références externes.
FileMaker Pro utilise les tables liées en tant que base pour les bases de données relationnelles
et les références externes. Les bases de données relationnelles vous permettent de travailler
dynamiquement sur des données provenant d’autres tables de sorte que lorsque vous modifiez
des données à un endroit, ces modifications sont reflétées là où les données liées apparaissent.
Les références externes vous permettent de copier et de coller des données d’une table à l’autre ;
lorsque des données de référence externe sont insérées, elles ne sont plus modifiées sauf si vous
les éditez ou indiquez à FileMaker Pro de les référencer de nouveau.
Utilisez des bases de données relationnelles pour :
1 Consulter et utiliser les données les plus récentes d’une autre table (ou de la table active).
Par exemple, vous pouvez afficher des données dans des rubriques liées lorsque vous avez
besoin des données récentes d’une table, comme le prix actuel d’un article. Quand les données
changent dans les enregistrements liés, ces changements apparaissent dans la table active.
1 Configurer et gérer les données de manière efficace et souple. Au lieu de créer plusieurs tables
ou fichiers de base de données avec des doublons, vous pouvez stocker une seule occurrence
de chaque valeur et utiliser des liens pour les rendre disponibles. Vous ne pouvez ensuite
apporter des modifications aux données qu’à un seul endroit, ce qui supprime les doublons et
garantit la fiabilité des données.
1 Economiser l’espace disque, puisque les données ne sont enregistrées qu’à un seul
emplacement.
Utilisez des références externes pour copier les données d’une table liée et en garder une copie,
même lorsque les données liées changent. Par exemple, utilisez une référence externe pour
copier le prix d’un article au moment de l’achat dans une table Facturation. Même si le prix change
dans la table liée, le prix entré dans la table Facturation reste identique.
FileMaker Pro peut également accéder à des données stockées dans d’autres fichiers
FileMaker Pro et sources de données ODBC externes, ce qui vous permet de combiner les
données stockées dans votre fichier FileMaker Pro avec des données provenant de ces sources
externes. Vous pouvez travailler avec des données de bases de données SQL partageant des
informations via ODBC. Vous pouvez également utiliser des rubriques supplémentaires dans
FileMaker Pro afin d’effectuer des opérations de type calcul et statistique sur des données
stockées dans des sources de données ODBC. Pour plus d’informations sur l’utilisation de
FileMaker Pro avec des sources de donnée externes, consultez la section « Travail avec des
sources de données externes », page 142.
Remarque Consultez l’Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des
procédures étape par étape concernant l’utilisation de FileMaker Pro.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
113
A propos des liens
Un lien est un moyen performant d’organiser vos données. Avec un lien, vous pouvez joindre des
données dans une ou plusieurs tables en fonction de valeurs de rubriques communes, de valeurs
de rubriques distinctes ou d’une comparaison des valeurs d’une ou de plusieurs rubriques.
Lorsqu’un lien est défini, vous pouvez effectuer l’une ou l’autre des opérations suivantes pour
afficher les données de la table liée :
1 Concevoir une base de données relationnelle, laquelle est composée d’une ou de plusieurs
tables qui, utilisées ensemble, contiennent toutes les données nécessaires à votre travail.
Chaque occurrence des données est stockée dans une seule table à la fois, mais est accessible et
affichée à partir de n’importe quelle table liée. Vous pouvez modifier n’importe quelle
occurrence de vos données liées et les modifications apparaîtront à tous les endroits où ces
données liées sont utilisées.
1 Définir une référence externe pour copier des données provenant d’une table liée dans une
rubrique de la table de destination. Les données copiées sont désormais stockées à deux
endroits, comme si elles avaient été copiées et collées dans une rubrique de destination.
Les données de référence externe sont actives au moment de la copie mais, après la copie,
elles restent statiques jusqu’à ce qu’une nouvelle référence soit générée ou que la même
référence soit activée une nouvelle fois.
Table active
N° client 12
Nom Tanon
Table liée
N° client 12
Nom Tanon
Dans une base de données relationnelle, les données
provenant de la table liée sont simplement affichées dans la
table active ; elles ne sont pas copiées
Table active
N° client 12
Nom Tanon
Table liée
N° client 12
Nom Tanon
Une référence externe copie les données de la table liée à
la table active
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
114
Par exemple, une base de données utilisée par une boulangerie peut inclure les tables suivantes :
une table Produits qui stocke les informations sur les produits de la boulangerie et les prix en cours ;
une table Clients qui stocke les informations sur les clients, par exemple leurs noms et leurs
coordonnées ; une table Facturation qui permet de conserver un enregistrement de chaque facture ;
et enfin une table Articles qui stocke les données de ventes pour chaque article de la facture,
y compris l’article vendu, la quantité et le prix de vente. Les factures étant composées à la fois de
données dynamiques et statiques, vous pouvez utiliser des bases de données relationnelles et des
références externes pour afficher vos données. Les enregistrements de la table Articles sont
affichés de manière dynamique, dans une table externe reposant sur le modèle Factures, mais le
prix réel de vente de chaque article est entré à l’aide d’une référence externe. Ainsi, les totaux des
factures restent justes historiquement même si les prix changent ultérieurement.
Table Produits
Table Facturation
N° produit FB7
N° facture 003
Date 16 oct. 2012
Nom du produit Cake aux fruits
N° client 3
Boulangerie
Emplacement Envoi depuis
N°
B20 France
Paris
B46 Italie
Rome
Nom Williams
N° produit Nom du produit Prix à l’unité €
FB7 Cake aux fruits 15,50 €
FB2 Cake au chocolat 22,50 €
Table Clients
Total
38,00 €
N° client 3
Nom Williams
Téléphone 408-555-3456
N° produit
FB7
FB2
Nom du produit
Cake aux fruits
Cake au chocolat
Enregistrements de la
table Articles affichés
dans une table externe
Vous créez une base de données relationnelle en définissant un lien entre deux rubriques,
appelées rubriques sources. Ces rubriques peuvent se trouver dans des tables différentes ou
dans la même table (lien interne). Vous pouvez accéder aux données liées lorsque la valeur d’une
rubrique source (ou de plusieurs) d’un côté du lien est identique à la valeur de la rubrique source
(ou de plusieurs) de l’autre côté du lien, en fonction de critères établis dans le lien.
Après avoir créé un lien, vous pouvez utiliser les rubriques de la table liée de la même façon que
vous utilisez les rubriques de la table active : y afficher des données sur un modèle, les inclure dans
une formule de calcul, les inclure dans un script, les utiliser en tant que rubriques sources pour un
autre lien, etc. Vous pouvez utiliser les données des rubriques liées dans tous les modes (si vous
disposez des privilèges requis) quand vous travaillez sur les enregistrements de la table active.
Quand vous affichez les données liées dans une table externe, les valeurs de tous les
enregistrements liés sont affichées. Lorsque la rubrique liée ne se trouve pas dans une table
externe, la valeur du premier enregistrement lié s’affiche.
Pour plus d’informations sur les liens, consultez l’Aide.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
115
Terminologie des bases de données relationnelles
Avant de commencer à utiliser les bases de données relationnelles et les références externes,
vous devez vous familiariser avec les termes suivants. Ces termes sont expliqués dans les
sections qui suivent.
Terme
Description
Table active
Dans le cas des bases de données relationnelles, table sur laquelle vous travaillez.
Dans le cas des références externes, table dans laquelle les données sont copiées.
Table externe
Table située hors du fichier actif, dans un autre fichier.
Rubrique cible de
référence externe
(pour les références
externes
uniquement)
Rubrique d’une table dans laquelle vous souhaitez copier les données lors d’une référence
externe.
Rubrique source de
référence externe
(pour les références
externes
uniquement)
Rubrique de la table liée qui contient les données à copier lors d’une référence externe.
Rubrique source
Rubrique de la table active et rubrique d’une table liée qui contiennent chacune des valeurs
servant à accéder à des enregistrements correspondants. (On parle parfois également de
rubrique clé.) Pour chaque lien, vous devez sélectionner une ou plusieurs rubriques sources
dans chaque table.
Pour les bases de données relationnelles, les valeurs des rubriques sources doivent
correspondre d’une manière ou d’une autre pour qu’un lien soit établi entre les fichiers.
Consultez la section « A propos des rubriques sources des liens », page 116.
Pour les références externes, les valeurs des rubriques sources ne doivent pas
nécessairement être égales pour correspondre.
Table externe
Objet de modèle qui affiche les enregistrements de tables liées. Les tables externes affichent les
données des rubriques liées sous forme de rangées, à raison d’un enregistrement par rangée.
Rubrique liée
Rubrique d’une table liée à une rubrique d’une autre table (ou à une autre rubrique de la
même table). Si un lien a été créé entre deux tables (même par l’intermédiaire d’une autre
table), les données des rubriques d’une table sont accessibles à partir de l’autre table.
Enregistrement lié
Enregistrement de la table liée dont la rubrique source (suivant le lien utilisé) contient une
valeur correspondant à la valeur de la rubrique source d’une autre table.
Table liée
Dans le cas des bases de données relationnelles, table qui contient les données auxquelles
vous souhaitez accéder et avec lesquelles vous souhaitez travailler dans la table active.
Dans le cas des références externes, table qui contient les données à copier.
Une table peut être liée à elle-même. On parle de lien interne.
Opérateurs
relationnels
Dans le graphe de liens, symboles qui définissent les critères de correspondance entre une ou
plusieurs paires de rubriques dans deux tables. Ces symboles sont les suivants : égal (=),
différent de (), supérieur à (>), supérieur ou égal à (), inférieur à (<), inférieur ou égal à (),
toutes les rangées ou produit cartésien (X).
Lien
Les liens permettent à une table d’accéder aux données d’une autre table. Les liens peuvent
mettre en relation un enregistrement d’une table et un enregistrement d’une autre table, un
enregistrement et plusieurs autres enregistrements, ou tous les enregistrements d’une table
et tous les enregistrements d’une autre table, en fonction des critères saisis au moment de la
création du lien dans le graphe de liens. (Un lien est parfois appelé liaison ou expression de
jointure.)
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
116
Terme
Description
Graphe de liens
Dans l’onglet Liens de la boîte de dialogue Gérer la base de données, vous disposez des
occurrences des tables, tant dans le fichier actif que depuis les fichiers de base de données
liés externes. Dans ce graphe de liens, vous pouvez lier des tables et modifier les liens entre
les rubriques des différentes tables.
Lors de la création d’une nouvelle table, une représentation visuelle (ou occurrence) de la
table s’affiche dans le graphe de liens. Vous pouvez indiquer plusieurs occurrences (avec des
noms uniques) de la même table de façon à travailler avec des liens complexes dans le
graphique.
Fichier source
Fichier à partir duquel vous ajoutez une table au graphe de liens.
Table source
Table sur laquelle se basent une ou plusieurs tables du graphe de liens. La table source est
la table définie dans l’onglet Tables de la boîte de dialogue Gérer la base de données.
A propos du graphe de liens
Lorsque vous travaillez avec des tables dans le graphe de liens, vous les utilisez pour organiser
l’affichage de vos données. Les tables affichées dans le graphe de liens peuvent être situées dans
le fichier FileMaker Pro actuel, dans un fichier FileMaker Pro externe ou dans une source de
données ODBC externe.
Dans le graphe de liens, chaque occurrence de table représente une vue séparée de vos
données. Lorsque vous liez deux tables, vous tirez parti des deux vues existantes pour en créer
une troisième. Quand vous ajoutez des tables à des liens, chaque nouvelle table représente un
jeu de critères supplémentaires qui doivent être satisfaits pour que les données liées soient
accessibles dans ce lien.
Vous pouvez créer un lien entre deux tables quelles qu’elles soient dans le graphe de liens, mais le
lien ne doit pas former un cycle, ou une boucle fermée, entre les tables. En d’autres termes, chaque
série de liens doit avoir une table de départ et une table d’arrivée, qui doivent être différentes.
Etant donné que chaque lien représente un ensemble supplémentaire de critères, vous devez
bien connaître le contexte de votre graphe de liens. Le contexte est un point du graphique à partir
duquel un lien est évalué. Le graphique ne pouvant jamais être un cycle, chaque point du
graphique offre une perspective différente de vos données.
FileMaker Pro ne vous permet pas de créer des cycles dans le graphe de liens, toute tentative de
création d’un tel cycle entraînera donc la génération d’une nouvelle occurrence de la table avec
un nom unique. La nouvelle occurrence fonctionne comme toutes les autres occurrences du
graphique et vous permet de continuer à créer votre nouveau lien.
Pour plus d’informations sur le graphe de liens, consultez l’Aide.
A propos des rubriques sources des liens
Lorsque vous créez un lien entre des tables, vous choisissez une ou plusieurs rubriques dans
chaque table en tant que rubriques sources. Les rubriques sources ont habituellement des valeurs
communes. Dans un lien classique, un enregistrement d’une table est lié aux enregistrements
d’une autre table partageant une valeur de rubrique source commune.
Par exemple, une table Clients et une table Facturation peuvent toutes deux utiliser la rubrique
N° client pour identifier de manière unique un client et ses achats. Si les deux tables sont liées par
la rubrique source N° client, un enregistrement de la table Clients peut afficher une table externe
présentant chaque facture dont le N° client correspond ; dans la table Facturation, chaque facture
possédant le même N° client peut afficher des informations identiques à propos du client.
Les rubriques sources utilisées dans un lien peuvent avoir des noms différents. Les rubriques
sources peuvent être de n’importe quel type à l’exception des types Conteneur et Statistique.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
117
Types de liens
Lorsque vous liez deux tables à l’aide d’un lien, vous établissez des critères que FileMaker Pro
utilise pour afficher les enregistrements liés ou pour y accéder.
Vos critères peuvent être simples et se limiter à faire correspondre une rubrique de la table A à
une rubrique de la table B, ou plus complexes. Si vous utilisez un lien dont la définition est plus
complexe, le jeu d’enregistrements liés obtenu sera plus limité. Un lien complexe peut consister
à employer plusieurs rubriques sources, à comparer des rubriques sources à l’aide d’opérateurs
relationnels « différent de » ou à employer des rubriques sources calculées.
Liens à un seul critère
Dans un lien à un seul critère, les données d’une rubrique sont mises en correspondance avec
les données d’une autre rubrique.
Par exemple, un enregistrement de l’une des tables est lié à n’importe quel enregistrement de
l’autre table lorsque les valeurs de RubriqueTexteA et de RubriqueTexteB sont identiques.
Rubrique
source
Rubrique
source
Utilisez un lien à un seul critère lorsque vous souhaitez lier deux tables en fonction d’une seule
valeur commune, comme un numéro de série ou un numéro d’identifiant. Par exemple, une base
de données possède deux tables : Clients, qui stocke les noms et adresses et Contacts qui stocke
les numéros de téléphone et les types de numéros (tels que bureau, domicile, télécopie, etc) et
les adresses email. Les données sont réparties entre les deux tables car un même client peut
avoir plusieurs numéros de téléphone et adresses email.
Les tables contiennent les rubriques suivantes :
Table
Nom
Commentaire
Clients
N° client
Rubrique Nombre, numéro de série entré automatiquement ;
rubrique source dans la table Clients
Prénom
Rubrique Texte
Nom
Rubrique Texte
Adresse1
Rubrique Texte
Ville
Rubrique Texte
Province
Rubrique Texte
Pays
Rubrique Texte
Numéro de téléphone
Rubrique Texte
Type de numéro
Rubrique Texte
Adresse email
Rubrique Texte
Type de courrier
Rubrique Texte
N° client
Rubrique Nombre ; rubrique source dans la table Contacts
Contacts
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
118
La rubrique N° Client est la rubrique source dans le lien entre les deux tables. Dans la table Clients, la
rubrique N° client est définie pour l’entrée automatique d’un numéro sérialisé (numéro de série), ce qui
permet d’attribuer à chaque enregistrement de la table Clients un numéro d’identifiant unique. Dans la
table Contacts, le N° Client correspond à une simple rubrique Nombre.
Rubrique
source
Rubrique
source
Comme le lien est défini pour autoriser la création d’enregistrements liés dans la table Contacts,
le N° client d’un enregistrement de la table Clients sera inséré automatiquement dans la rubrique
N° client de la table Contacts pour chaque nouvel enregistrement lié. Ce système permet de lier
plusieurs enregistrements de la table Contacts à un même enregistrement de la table Clients.
Vous pouvez ensuite ajouter une table externe à la table Contacts sur le modèle Client. Lorsque
vous saisissez un numéro de téléphone ou une adresse email dans une rangée vide de la table
externe, dans la table Clients, FileMaker Pro crée, pour ce numéro de téléphone ou cette adresse
email, un enregistrement lié dans la table Contacts.
Liens à plusieurs critères
Dans un lien à plusieurs critères, vous augmentez le nombre de rubriques sources, ce qui
augmente les critères évalués par FileMaker Pro avant d’établir le lien entre les enregistrements
liés. Dans un lien à plusieurs critères, FileMaker Pro compare les valeurs de chaque rubrique
source des deux côtés du lien dans l’ordre selon lequel les rubriques apparaissent. Il s’agit d’une
comparaison AND. Pour correspondre exactement, chaque rubrique source doit trouver une
valeur correspondante dans l’autre table.
Rubrique source
Rubrique source
Dans ce lien, RubriqueTexteA et RubriqueNombreA sont des rubriques sources de TableB.
Un enregistrement dans TableA dont la valeur pour RubriqueTexteA est bleu et la valeur pour
RubriqueNombreA est 123 ne fait correspondre ces enregistrements dans TableB que si
RubriqueTexteB et RubriqueNombreB ont, respectivement, les valeurs bleu et 123. Si les valeurs
de RubriqueTexteA et RubriqueTexteB sont identiques, mais pas celles de RubriqueNombreA et
RubriqueNombreB, aucun enregistrement lié ne sera renvoyé par le lien.
Utilisez un lien à plusieurs critères lorsque vous souhaitez lier deux tables en fonction de plusieurs
valeurs communes, comme un numéro de client et une date.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
119
Par exemple, la base de données d’une location d’équipement de traiteur contient trois tables :
Equipement, table statique qui contient les informations relatives au stock de location
d’équipement ; Clients, qui stocke les noms et adresses des clients ; et enfin Articles de la gamme
de restauration, qui contient les informations relatives à chaque location d’équipement,
notamment le numéro d’équipement, le numéro de client et la date de l’événement. L’objectif de
cette base de données est d’assurer le suivi des locations d’équipement et d’afficher toutes les
locations pour un client précis, à une certaine date.
Rubriques
sources
Rubriques
sources
Dans ce lien, les rubriques N° client et Date de l’événement sont les rubriques sources pour la
table Articles de la gamme de restauration. Un enregistrement de la table Clients dont la rubrique
N° client a pour valeur 1000 et la rubrique Date de l’événement 10/10/2014 correspondra
uniquement aux enregistrements de la table Articles de la gamme de restauration dont les
rubriques N° client et Date de l’événement ont respectivement pour valeur 1000 et 10/10/2014. Si
les rubriques N° client des deux tables ont des valeurs identiques sans que cela soit le cas des
rubriques Date de l’événement, ce lien ne renverra aucun enregistrement.
Même si cette base de données utilise trois tables, le lien à plusieurs critères se situe entre la table
Clients et la table Articles de la gamme de restauration. Ces tables contiennent les rubriques
suivantes :
Table
Nom
Commentaire
Clients
N° client
Rubrique Nombre, numéro de série entré automatiquement ; l’une des
rubriques sources de la table Articles de la gamme de restauration
Date de
l’événement
Rubrique date ; autre rubrique source de la table Articles de la gamme
de restauration
N° client
Rubrique Nombre ; l’une des rubriques sources de la table Clients
Date de
l’événement
Rubrique Date ; autre rubrique source de la table Clients
N° équipement
Rubrique Nombre
Articles de la
gamme de
restauration
Le lien étant défini pour autoriser la création d’enregistrements liés dans la table Articles de la
gamme de restauration, l’utilisateur aura la possibilité d’entrer des informations dans une rangée
de table externe vide et FileMaker Pro créera automatiquement un enregistrement lié pour cet
événement.
Activez cette case à cocher pour autoriser la
création d’enregistrements liés dans la table
Articles de la gamme de restauration.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
120
Liens utilisant des opérateurs de comparaison
Dans un lien comparatif, vous utilisez un ou plusieurs opérateurs pour comparer les valeurs des
rubriques sources dans les deux tables liées. Le lien renvoie les enregistrements liés lorsque la
comparaison est réussie, selon les critères établis.
Opérateur
relationnel
Fait correspondre les enregistrements suivants
=
Valeurs des rubriques sources identiques

Valeurs des rubriques sources différentes
<
Valeurs de la rubrique source de gauche inférieures à celles de la rubrique source de droite

Valeurs de la rubrique source de gauche inférieures ou égales à celles de la rubrique source
de droite
>
Valeurs de la rubrique source de gauche supérieures à celles de la rubrique source de droite

Valeurs de la rubrique source de gauche supérieures ou égales à celles de la rubrique source
de droite
x
Tous les enregistrements de la table de gauche correspondent à tous les enregistrements de
la table de droite, quelles que soient les valeurs des rubriques sources
Rubrique
source
Rubrique
source
Opérateur relationnel supérieur à
Dans cet exemple, les rubriques Date de la promotion des tables Promotions et Clients sont les
rubriques sources. Si un enregistrement de la table Promotions a pour valeur 11/12/2014 concernant
Date de la promotion, tous les enregistrements de la table Clients dont la valeur Date de la promotion
est 10/12/2014 ou une date antérieure y seront liés. Dans la table Clients, si un enregistrement a pour
valeur 11/12/2014 concernant Date de la promotion, tous les enregistrements de la table Promotions
dont les valeurs Date de la promotion sont 12/12/2014 ou une date ultérieure y seront liés.
Liens renvoyant une plage d’enregistrements
Un lien renvoyant une plage d’enregistrements est similaire à un lien à plusieurs critères, à ceci près
que vous utilisez des opérateurs comparatifs pour rechercher des enregistrements supérieurs à l’un
de vos critères et inférieurs à l’autre. Ce type de lien est souvent utilisé pour renvoyer des
enregistrements compris dans une plage de dates ou de numéros de série.
Par exemple, à partir de la table E, vous souhaitez voir tous les enregistrements de la table F dont
la rubrique Date F a une valeur supérieure à celle de la rubrique Date de début E et inférieure à
celle de la rubrique Date de fin E.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
121
Rubrique
source
Rubriques
sources
Indique que plusieurs opérateurs
relationnels distincts sont utilisés
dans ce lien
Ce lien emploie les opérateurs
relationnels supérieur à et
inférieur à
Ce lien renvoie les enregistrements de la table F dont la rubrique Date F a une valeur inférieure à
celle de la rubrique Date de début E et supérieure à celle de la rubrique Date de fin E.
Par exemple :
Si les rubriques
Contiennent les
valeurs
Ces enregistrements liés sont renvoyés à partir
de la table F
Date de début E
01/11/2014
Date de fin E
01/12/2014
14/11/2014
27/11/2014
Autre exemple :
Si les rubriques
Contiennent les
valeurs
Ces enregistrements liés sont renvoyés à partir
de la table F
Date de début E
01/12/2014
Date de fin E
01/01/2015
02/12/2014
15/12/2014
17/12/2014
26/12/2014
Liens internes
Un lien interne est un lien dans lequel les deux rubriques sources sont définies dans la même
table. Définissez des liens internes pour créer des liens entre les enregistrements d’une même
table. Utilisez un lien interne dans une table externe sur un modèle de la table active pour afficher
un sous-ensemble de données de la table active, par exemple tous les employés dépendant de
chaque chef de service.
Lorsque vous définissez un lien interne dans le graphe de liens, FileMaker Pro génère une
seconde occurrence de la table sur laquelle vous basez le lien interne. FileMaker Pro procède
ainsi pour empêcher les liens de constituer un cycle, ce qui rendrait l’évaluation impossible.
Rubrique
source
Rubrique
source
Lien interne
Ce lien renvoie les enregistrements liés de la table G quand la valeur de la rubrique Texte G1 est
la même que celle de la rubrique Texte G2.
Pour plus d’informations sur les types de liens, consultez l’Aide.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
122
Elaboration d’une base de données relationnelle
Pour plus d’informations sur l’élaboration d’une base de données relationnelle, consultez la
section « Elaboration d’une base de données », page 56.
Travail sur le graphe de liens
Utilisez le graphe de liens pour créer, changer et afficher des liens dans votre fichier de base de
données. Le graphe de liens vous permet de dupliquer des tables et des liens, de redimensionner
et d’aligner des tables, et d’ajouter des remarques texte. Vous pouvez mettre en surbrillance des
tables liées à la table sélectionnée selon un lien unidirectionnel ; vous pouvez également mettre
en surbrillance des tables dont la table source est la même que celle de la table sélectionnée. Pour
plus d’informations, consultez l’Aide.
Par défaut, le graphe de liens affiche toutes les tables du fichier de base de données actif.
Vous pouvez ajouter des tables d’autres fichiers FileMaker Pro ou de sources de données ODBC
externes, ajouter plusieurs occurrences d’une même table ou supprimer des tables à l’aide des
boutons situés au bas du graphique.
Remarque Lorsque la table provient d’une source de données ODBC externe, son nom apparaît
en italique dans le graphe de liens. Pour afficher des informations sur la source de données
externe, déplacez le pointeur de la souris sur la flèche à gauche du nom de la table.
Création de liens
Pour créer un lien :
1. Ouvrez la base de données, puis choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Liens.
3. Dans le graphe de liens, localisez les deux tables à utiliser pour le lien.
Elles peuvent être placées n’importe où sur le graphique, mais elles doivent absolument s’y
trouver pour que vous puissiez créer le lien. Pour les liens internes, localisez la table unique ;
FileMaker Pro crée la seconde occurrence de table pour vous.
4. Cliquez sur une rubrique source dans l’une des tables et faites glisser la souris jusqu’à la
rubrique source correspondante dans l’autre table.
Vous pouvez également cliquer sur
créer un lien.
afin d’ouvrir la boîte de dialogue Modifier le lien et
5. Répétez l’étape 4 pour toutes les rubriques sources à utiliser dans ce lien.
Pour plus d’informations sur les rubriques sources, consultez la section « A propos des
rubriques sources des liens », page 116.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et fermer le graphe de liens.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
123
Cliquez une fois pour tout
réduire, sauf les rubriques
sources ; cliquez une
nouvelle fois pour tout
réduire, sauf le nom de la
table ; cliquez une dernière
fois pour ramener la table à
sa taille de départ
Positionnez le pointeur
sur l’icône flèche pour
afficher les noms de la
table source et du
fichier source
Cliquez pour afficher ou
réduire une remarque texte
Les rubriques sources
s’affichent en
italique dans leurs tables
Changer la couleur des
objets sélectionnés
Supprimer les objets
sélectionnés
Ajouter une remarque texte
au graphique
Agrandir ou réduire le
graphique affiché
Ajouter une table
Afficher la boîte de dialogue
Configuration de l’impression
(Windows) ou Format
d’impression (Mac OS)
Créer un lien
Dupliquer les objets
sélectionnés
Modifier un objet
sélectionné
Changer l’alignement des
objets sélectionnés
Graphe de liens
Afficher les sauts de page
Afficher les tables
unidirectionnelles ou les tables
de source identique
Modification des liens
Après avoir créé un lien, vous pouvez ajouter des rubriques sources ou modifier celles qui existent
déjà, modifier les opérateurs relationnels et définir des options pour créer, supprimer et trier les
enregistrements liés.
Pour modifier un lien :
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Liens.
3. Dans le graphe de liens, localisez le lien à modifier et double-cliquez sur la ligne située entre
les tables liées pour ouvrir la boîte de dialogue Modifier le lien.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
124
Vous pouvez également sélectionner le lien dans le graphique et cliquez sur
la boîte de dialogue Modifier le lien.
pour ouvrir
Sélectionnez
l’opérateur
relationnel
Sélectionnez des options
pour les tables du lien
4. Modifiez les tables et les rubriques sources du lien.
Pour
Faites ceci
Changer une rubrique source
Sélectionnez la nouvelle rubrique source et cliquez sur Modifier.
Ajouter une rubrique source
Sélectionnez la nouvelle rubrique source et cliquez sur Ajouter.
Changer l’opérateur
relationnel
Sélectionnez un nouvel opérateur relationnel dans la liste et cliquez sur Modifier.
Consultez la section « Liens utilisant des opérateurs de comparaison », page 120.
Dupliquer une paire de
critères de lien
Sélectionnez la paire de critères dans la liste située dans la partie médiane de la
boîte de dialogue, puis cliquez sur Dupliquer.
Supprimer une paire de
critères de lien
Sélectionnez la paire de critères dans la liste située dans la partie médiane de la
boîte de dialogue, puis cliquez sur Supprimer.
5. Sélectionnez les options du lien.
Pour
Sélectionner
Ajouter un enregistrement lié (à la table
liée) dès que vous entrez des données
dans une rubrique liée d’un enregistrement
de la table active. (Reportez-vous à la
section « Ajout et duplication
d’enregistrements », page 26.)
Permettre la création d’enregistrements via ce lien.
Lorsque vous sélectionnez cette option et que vous entrez des
données dans une rubrique liée ne contenant pas d’enregistrement
lié correspondant, vous créez un enregistrement lié à partir de la
rubrique source dans la table active.
Supprimer des enregistrements liés
(de la table liée) dès que vous supprimez
un enregistrement correspondant dans la
table active (Reportez-vous à la section
« Suppression d’enregistrements »,
page 28.)
Supprimer les enregistrements liés de cette table quand un
enregistrement est supprimé dans l’autre table.
Cette option supprime les enregistrements liés même lorsque vous
consultez un modèle n’affichant pas les enregistrements liés.
Trier les enregistrements liés
Trier les enregistrements. Puis, dans la liste de gauche de la boîte
de dialogue Tri, double-cliquez sur les rubriques à trier. Pour
changer l’ordre de tri des rubriques, faites glisser les rubriques de
la colonne de droite dans l’ordre approprié. Sélectionnez d’autres
options, puis cliquez sur OK.
Cette option n’affecte pas l’ordre de tri dans le fichier lié.
6. Cliquez sur OK.
Pour plus d’informations sur la création et la modification de liens, consultez l’Aide.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
125
Génération de récapitulatifs de données dans des tables externes
Vous pouvez générer des récapitulatifs de données se trouvant dans une rubrique liée affichée
dans une table externe. La table externe peut contenir des enregistrements d’une table liée ou de
la même table (lien interne).
Pour générer des récapitulatifs de données dans des tables externes :
1. Créez une rubrique Calcul dans la table dans laquelle vous souhaitez afficher le récapitulatif.
2. Pour la rubrique Calcul, définissez une formule incluant une fonction d’agrégation pour le type
de calcul de récapitulatif à effectuer.
Par exemple, si vous êtes dans la table Facturation et que vous souhaitez définir un calcul pour
obtenir le total des valeurs liées dans la rubrique Prix de la table Articles, utilisez la formule
Somme(Articles::Prix).
3. Placez la rubrique Calcul sur un modèle de la table où elle est définie.
Consultez la section « Placement et suppression de rubriques dans un modèle », page 95.
Filtrage des enregistrements dans les tables externes
Le filtrage des enregistrements d’une table externe permet d’afficher différents jeux
d’enregistrements dans une table externe.
1. Double-cliquez sur la table externe.
2. Dans la boîte de dialogue Table externe, sélectionnez Filtrer les enregistrements de la table
externe.
3. Dans la boîte de dialogue Calcul, définissez un calcul déterminant les enregistrements de la
table externe à afficher.
Par exemple, si vous utilisez un modèle Facturation dans une table externe indiquant les
enregistrements de produits issus de la table Articles et que vous souhaitiez afficher
uniquement les produits dont la quantité est supérieure à 1, utilisez la formule
Si(Article::Quantité < 1; 0; 1).
4. Cliquez sur OK.
Important Les résultats des rubriques de type Statistique, des calculs et des requêtes sont
basés sur le jeu complet d’enregistrements liés et non pas simplement sur les enregistrements
filtrés d’une table externe. Par exemple, si une table externe présente un sous-jeu d’enregistrements
filtrés et si une rubrique de type Statistique Total de située en dehors de la table externe
récapitule ces enregistrements, la rubrique de type Statistique présentera le total de tous les
enregistrements et non pas seulement celui des enregistrements affichés.
Pour plus d’informations sur le filtrage des enregistrements dans les tables externes, consultez l’Aide.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
126
A propos des références externes
Une référence externe copie les données d’une autre table dans une rubrique de la table active.
Une fois les données copiées, elles font partie intégrante de la table active (et restent dans la table
d’origine). Les données copiées dans la table active ne sont pas automatiquement mises à jour
lorsque celles de l’autre table changent.
Pour établir une connexion entre des tables pour une référence externe, vous devez créer un lien.
Vous devez ensuite définir une référence externe pour copier les données d’une rubrique d’une
table liée dans une rubrique de la table active.
Lorsque vous saisissez une valeur dans la rubrique source de la table active, FileMaker Pro utilise
le lien pour accéder au premier enregistrement de la table liée dont la rubrique source contient une
valeur correspondante. Ensuite, il copie la valeur de la rubrique source de la référence externe dans
la rubrique cible de la référence externe, où la valeur est stockée.
Lorsqu’une valeur est copiée dans la rubrique cible de la référence externe, vous pouvez la
modifier, la remplacer ou la supprimer comme n’importe quelle autre valeur (car la référence
externe appartient à la table active). Vous pouvez également mettre à jour les données de la table
active pour qu’elles correspondent aux données modifiées de la table liée.
Enregistrements de table liée
Table active
Lien
N° client
Nom
C200
Bonbeurre
Ville
Rubrique cible de référence externe
N° client
C235
Nom
N° client
C100
Téléphone 42.83.91.04
Nom
N° client
C200
Ville
Paris
Nom Téléphone
Bonbeurre 555-3849
Téléphone Ville555-1234 Vancouver
New York
Rubrique source de référence
externe
Création de références externes
Pour créer une référence externe :
1. Créez un lien pour la référence externe entre la rubrique source de la table active et la rubrique
source de la table liée. Consultez la section « Création de liens », page 122.
2. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, cliquez sur l’onglet Rubriques.
4. Si votre base de données contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la
liste Table.
5. Sélectionnez une rubrique Texte, Nombre, Date, Heure, Horodatage ou Conteneur dans la liste
des rubriques existantes ou définissez-en une nouvelle.
6. Cliquez sur Options (ou double-cliquez sur le nom de la rubrique).
7. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l’onglet Entrée automatique, puis
sélectionnez Référence externe.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
127
8. Dans la boîte de dialogue Référence de la rubrique (Windows) ou Référence externe de la
rubrique (Mac OS), choisissez la table par laquelle la référence externe démarre et la table à
partir de laquelle la valeur est copiée.
Sélectionner
Pour désigner
Démarrage par la table
La table que la référence externe emploie comme point de départ dans le
graphe de liens
Référence externe à partir d’une
table liée
La table liée à partir de laquelle les données liées seront référencées
9. Sélectionnez la rubrique à partir de laquelle la valeur de référence externe sera copiée.
10. Sélectionnez les options de la référence externe.
Pour
Faites ceci
Indiquer une action lorsque les
valeurs des rubriques sources ne
correspondent pas exactement
Dans le panneau Si la valeur n’est pas trouvée :, sélectionnez une
option pour ne copier aucune valeur, copier la valeur immédiatement
inférieure ou supérieure à celle de la rubrique source de la référence
externe ou entrer une valeur fixe à utiliser en remplacement.
Eviter de copier des données nulles
(vides) de la rubrique source de
référence externe à la rubrique cible
de référence externe
Activez la case à cocher Si la rubrique est vide, laisser la rubrique
active intacte. (N’activez pas cette option si vous souhaitez copier des
données nulles.)
Sélectionnez le point
de départ de la
référence externe.
Sélectionnez la table
liée à employer pour la
référence externe.
Sélectionnez la
rubrique source à
employer pour la
référence externe.
Sélectionnez une
option pour les
données « différent
de » des rubriques
sources.
Quand elle est sélectionnée, cette option empêche
la copie des données nulles.
11. Cliquez sur OK.
12. Répétez les étapes 5 à 11 pour chaque rubrique supplémentaire pour laquelle vous souhaitez
définir une référence externe.
Chapitre 4 | Utilisation de tables et de fichiers liés
128
Modification de références externes
Pour modifier une référence externe :
1. Ouvrez une base de données, choisissez le menu Fichier > Gérer > Base de données.
2. Cliquez sur l’onglet Rubriques.
3. Si votre base de données contient plusieurs tables, sélectionnez la table appropriée dans la
liste Table.
4. Double-cliquez sur la rubrique cible de référence externe.
5. Dans la boîte de dialogue Options de la rubrique, cliquez sur l’onglet Entrée automatique.
6. Vérifiez que la case à cocher Référence externe est activée et cliquez sur Définir.
Pour arrêter ou suspendre une référence externe, désactivez la case à cocher Référence
externe.
7. Effectuez vos modifications.
8. Cliquez sur OK.
Pour plus d’informations sur la création et la modification de références externes, consultez l’Aide.
Chapitre 5
Partage et échange de données
Ce chapitre présente les principes de base à suivre pour partager des bases de données
FileMaker Pro :
1 Partage réseau FileMaker : Vous pouvez partager des bases de données FileMaker Pro en
réseau, ce qui permet à plusieurs utilisateurs FileMaker Pro et FileMaker Go d’accéder à la
même base de données et de l’utiliser simultanément.
1 Importation et exportation de données : Vous pouvez échanger des informations entre
FileMaker Pro et d’autres applications en important et en exportant des données. Par exemple,
vous avez la possibilité d’importer des données situées dans une autre base de données ou
dans un tableur, ou d’exporter des données d’adresse afin de créer des courriers personnalisés
dans un traitement de texte.
1 Importation récurrente : Vous pouvez configurer un fichier FileMaker Pro de sorte qu’il mette
automatiquement à jour les données importées depuis une autre application telle que Microsoft
Excel.
1 Accès aux données à partir de sources de données externes : Vous pouvez accéder aux
informations stockées dans d’autres fichiers FileMaker Pro et bases de données SQL externes
utilisant la technologie ODBC afin de partager des données. Ceci vous permet de travailler
avec des informations stockées dans des bases de données externes et d’associer des
données externes aux informations stockées dans votre fichier. Lorsque vous consultez des
données provenant d’une base de données ODBC, vous pouvez utiliser des rubriques
supplémentaires dans votre fichier FileMaker Pro afin de réaliser des calculs et des statistiques
sur les données sans modifier le schéma du fichier externe.
1 Publication Web instantanée : Vous avez la possibilité de publier rapidement et simplement
vos modèles FileMaker Pro sous forme de pages Web, ce qui permet à toute personne de votre
intranet (ou d’Internet) équipée d’un navigateur Web d’accéder à vos bases de données
FileMaker Pro.
Remarque Consultez l’Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des
procédures étape par étape concernant l’utilisation de FileMaker Pro. Consultez le Guide de la
Publication Web instantanée FileMaker pour obtenir des informations sur la publication de bases
de données sur le Web.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
130
Partage de bases de données en réseau
Si votre ordinateur est connecté à un réseau, vous et les autres utilisateurs Windows et Mac OS
de FileMaker Pro et de FileMaker Go pouvez accéder simultanément au même fichier de base de
données.
La fonction de partage réseau de FileMaker Pro prend en charge le partage de fichiers entre un
maximum de 9 utilisateurs simultanés (hôte et connexions Publication Web instantanée exclus).
Un maximum de 9 utilisateurs FileMaker Go sont inclus. Pour prendre en charge davantage
d’utilisateurs et les technologies de publication Web comme XML, FileMaker recommande
l’utilisation de FileMaker Server qui assure de meilleures performances de mise en réseau et
accroît la capacité.
Important Votre accord de licence FileMaker Pro prévoit que vous devez acheter une licence
pour chaque ordinateur sur lequel l’application FileMaker Pro est installée ou exécutée. La licence
logicielle ne peut pas être partagée ni utilisée sur plusieurs ordinateurs simultanément. Veuillez
lire la licence logicielle pour vous informer de l’ensemble des termes et conditions.
La première personne qui ouvre un fichier partagé est l’hôte. L’utilisateur qui ouvre un fichier
partagé après l’hôte est un client.
L’hôte ouvre le fichier
Les clients ouvrent des connexions pour accéder au fichier partagé
Lorsqu’un fichier partagé est ouvert, l’hôte et les clients ont accès aux mêmes informations et
toutes les modifications apportées au fichier apparaissent dans la fenêtre de chaque utilisateur.
Les modifications apportées aux données par les utilisateurs sont enregistrées dans le fichier
partagé. Le fichier partagé est enregistré sur le disque sur lequel le fichier réside.
Les ordres de tri, les requêtes, les ordres d’importation et d’exportation des rubriques ainsi que les
configurations d’impression sont propres à chaque utilisateur.
Activation du partage de fichiers et hébergement de fichiers
Comme de nombreuses commandes FileMaker Pro sont traitées sur la machine hôte, vous
obtiendrez des performances supérieures en hébergeant vos fichiers partagés sur l’ordinateur le
plus puissant de votre réseau. Le fichier que vous hébergez doit se trouver sur le disque dur de votre
ordinateur. L’hébergement à distance d’un fichier stocké sur un autre ordinateur ou sur un autre
serveur n’est pas pris en charge car il pourrait compromettre l’intégrité des données et se traduire
par de piètres performances.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
131
Pour activer le partage de fichiers en réseau pour tous les fichiers ouverts :
1. Ouvrez le(s) fichier(s) FileMaker Pro que vous souhaitez partager.
Remarque Pour activer ou modifier l’état de partage d’un fichier, vous devez l’ouvrir avec un
compte doté du jeu de privilèges d’accès approprié. Pour plus d’informations, reportez-vous à
la rubrique « Comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus », page 145.
2. Choisissez le menu Edition > Partage > Réseau FileMaker.
3. Dans la boîte de dialogue Paramètres de réseau FileMaker, pour Partage en réseau, cliquez
sur Activé.
Dans la zone Adresse TCP/IP s’affiche l’adresse TCP/IP de votre système.
Cliquez pour
activer le partage
en réseau
Sélectionnez le niveau
d’accès réseau pour
le(s) fichier(s)
sélectionné(s)
4. Sélectionnez le(s) fichier(s) à héberger dans la liste Fichiers ouverts.
5. Définissez le niveau d’accès réseau pour le(s) fichier(s) sélectionné(s).
Pour
Sélectionner
Offrir un accès à tous les utilisateurs
FileMaker Pro et FileMaker Go de votre réseau
Tous les utilisateurs.
Limiter l’accès réseau aux utilisateurs en fonction
de leur jeu de privilèges
Spécifier les utilisateurs selon les privilèges d’accès, puis
cliquez sur Définir.
Dans la boîte de dialogue Spécifier les utilisateurs selon les
privilèges, sélectionnez les jeux de privilèges auxquels vous
souhaitez donner accès au réseau.
Empêcher tout accès via les fonctions de réseau
FileMaker
Aucun utilisateur.
6. Cliquez sur OK.
Les fichiers ouverts sont désormais hébergés.
Important Vous devez laisser vos fichiers partagés ouverts pour les rendre disponibles aux clients.
Remarque Pour que des fichiers puissent être partagés sur un CD en lecture seule, vous devez
activer le partage avant de copier le fichier sur le CD.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
132
Ouverture de fichiers partagés en tant que client
Les bases de données FileMaker Pro partagées via TCP/IP peuvent être ouvertes à distance au
moyen de la liste d’hôtes locaux, de l’adresse IP du poste hôte ou du nom DNS du poste hôte
(éventuellement défini).
Pour ouvrir un fichier partagé en tant que client :
1. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir à distance.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier distant, sélectionnez l’Affichage pour voir une liste d’hôtes.
Choisir
Si vous souhaitez afficher
Hôtes favoris
Les hôtes que vous avez définis en tant que favoris
Hôtes locaux
Les hôtes FileMaker Pro situés sur votre sous-réseau TCP/IP
Hôtes répertoriés par
LDAP
Les hôtes FileMaker Pro disponibles par l’intermédiaire du serveur
LDAP désigné
3. Pour afficher les fichiers disponibles à partir d’un hôte, sélectionnez celui-ci. Dans la liste
Fichiers disponibles, sélectionnez le fichier que vous souhaitez ouvrir.
Conseil Pour restreindre la liste de fichiers disponibles, entrez quelques caractères dans la
zone Filtre. Seuls les noms de fichier contenant les caractères entrés sont affichés dans la liste.
Ou, dans la zone Chemin d’accès de réseau, tapez le chemin d’accès réseau ; par exemple :
Pour IPv4 : fmnet:/<adresse IP hôte>/<nomfichier>
Pour IPv6 : fmnet:/<adresse IPv6 hôte>]/<nomfichier>
4. Cliquez sur Ouvrir.
Vous serez peut-être invité à entrer un nom de compte, un mot de passe et un nom de domaine
(sous Windows uniquement) selon la configuration du partage des fichiers sur l’hôte.
Si le réseau est très actif, il peut arriver que le fichier ne figure pas dans la liste. Pour interroger
le réseau pendant une période plus longue, maintenez la touche Ctrl (Windows) ou Option
(Mac OS) enfoncée quand vous cliquez sur un élément.
Pour plus d’informations sur l’identification de fichiers distants comme favoris et leur accès,
consultez l’Aide.
Restrictions applicables à la modification des fichiers partagés
Bien qu’il soit possible pour plusieurs utilisateurs d’effectuer simultanément des modifications
dans le même fichier partagé, les modifications simultanées autorisées sont limitées. Le tableau
ci-dessous décrit les types de modifications autorisées et interdites dans les fichiers partagés.
Modification de base de
données
Restriction
Données dans les modèles
et les enregistrements
Le même enregistrement ne peut pas être modifié par deux utilisateurs en même
temps.
Données d’enregistrements
provenant de sources de
données ODBC externes
Le même enregistrement peut être modifié par deux utilisateurs en même temps.
Si deux utilisateurs modifient le même enregistrement simultanément, FileMaker Pro
envoie une alerte lorsque l’un des utilisateurs tente de soumettre ses modifications. L’alerte
donne le choix à un utilisateur d’autoriser les modifications (en écrasant les modifications
faites par l’autre utilisateur), de revenir à l’enregistrement sans faire de modification ou
de rétablir l’enregistrement tel qu’il était lors du démarrage de la session modifiée.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
Modification de base de
données
133
Restriction
Modèles et éléments de
modèle
Le même modèle ne peut pas être modifié par deux utilisateurs en même temps.
Listes de valeurs
La même liste de valeurs ne peut pas être modifiée ni définie par deux utilisateurs
en même temps.
Un utilisateur peut modifier une liste de valeurs pendant qu’une autre personne
l’utilise en mode Utilisation ou Recherche.
Scripts
Le même script ne peut pas être modifié ni défini par deux utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut modifier un script pendant qu’une autre personne l’utilise.
Tables, rubriques, liens
(schéma de base de données)
Ces éléments ne peuvent pas être modifiés par deux utilisateurs en même temps.
Sources de données
La même source de données ne peut pas être modifiée ni définie par deux
utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut modifier une référence de source de données pendant qu’une
autre personne l’utilise.
Comptes et privilèges
Les comptes et privilèges d’accès ne peuvent pas être modifiés ou définis par deux
utilisateurs en même temps.
Un utilisateur peut créer ou modifier un compte ou un privilège pendant que cet
élément est utilisé par une autre personne.
Ouverture de bases de données partagées à distance à l’aide d’une URL
Le programme d’installation de FileMaker Pro enregistre FMP en tant que protocole Internet.
Ceci vous permet d’ouvrir une base de données partagée au moyen d’une URL. Vous pouvez
également exécuter un script dans le fichier partagé à l’aide d’une URL.
Les clients peuvent utiliser un navigateur pour accéder aux bases de données partagées.
Pour cela, ils doivent saisir dans la zone d’adresse du navigateur l’URL du fichier partagé sur la
machine hôte.
Pour identifier l’URL de la base de données partagée sur la machine hôte et l’envoyer à un client
utilisateur :
1. Dans le fichier partagé de la machine hôte, choisissez le menu Fichier > Envoyer > Lier à la
base de données.
FileMaker Pro ouvre un email dans votre application de messagerie par défaut contenant l’URL
de la base de données en cours d’utilisation, ainsi que la configuration système requise de la
connexion client.
2. Adressez l’email au client utilisateur, puis envoyez le message.
Pour ouvrir une base de données partagée sur une machine cliente à l’aide d’une URL, effectuez
l’une des opérations suivantes :
1 Si vous avez reçu un email contenant l’URL de la machine hôte, cliquez sur le lien indiquant
l’emplacement de la base de données hébergées. Si votre application de messagerie ne prend
pas en charge les liens actifs, lancez un navigateur Web sur la machine client concernée,
copiez l’URL de l’email dans la zone d’adresse de votre navigateur, puis appuyez sur Entrée
(Windows) ou Retour (Mac OS).
Chapitre 5 | Partage et échange de données
134
1 Si vous avez reçu l’URL de la base de données partagée d’une autre façon, lancez un
navigateur Web sur la machine client concernée, entrez l’URL de la machine hôte dans la zone
d’adresse du navigateur en utilisant le format suivant, puis appuyez sur Entrée (Windows) ou
Retour (Mac OS).
[<][URL:]FMP://[[compte:motdepasse@]adresseréseau]/nombasededonnées[>]
Les paramètres facultatifs sont indiqués entre crochets ([ ]). Si vous avez besoin d’insérer des
espaces dans un lien, remplacez-les par %20. Essayez d’utiliser le signe plus (+) si %20 ne
fonctionne pas.
Exemples
FMP://Mes%20adresses
FMP://192.168.10.0/Mes+adresses.fmp12
FMP://Utilisateur1:[email protected]/Nomfichier.fmp12
FMP://192.168.10.0/Clients.fmp12?script=ListeClients
Fermeture d’un fichier hébergé
Pour qu’un fichier partagé puisse être refermé par un hôte, il doit préalablement l’être par tous les
clients. FileMaker Pro vous permet d’inviter tous les clients du réseau à fermer le fichier partagé
lorsque vous fermez le fichier, modifiez les conditions de partage du fichier, quittez FileMaker Pro
ou effectuez une tâche nécessitant la fermeture du fichier par tous les clients. Si un client ne
répond pas à votre demande de fermeture d’un fichier partagé dans les 30 secondes, FileMaker Pro
tente de fermer le fichier sur le poste du client.
Pour fermer un fichier hébergé :
1. Sur l’ordinateur hébergeant le fichier, choisissez le menu Fichier > Fermer.
2. Si le fichier partagé est ouvert sur le poste de certains clients, une boîte de dialogue répertorie
ceux-ci. Cliquez sur OK pour demander à ces clients de fermer le fichier.
3. Les clients voient s’afficher une boîte de dialogue leur demandant de fermer le fichier.
Si
FileMaker Pro
Les clients cliquent sur le bouton
Annuler.
Attend que les clients aient refermé le fichier.
Les clients cliquent sur le bouton
Fermer.
Ferme le fichier partagé sur l’ordinateur du client.
Les clients ne font rien.
Tente de fermer le fichier au bout de 30 secondes, à condition qu’il puisse
l’être en toute sécurité.
Pour plus d’informations sur le partage de fichiers en réseau, consultez l’Aide.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
135
Importation et exportation de données
Vous pouvez échanger des informations entre FileMaker Pro et d’autres applications en important
et en exportant des données. Vous pouvez :
1 importer des données dans un fichier FileMaker Pro existant, que ce soit dans une nouvelle
table ou dans une table existante ;
1 convertir des données issues d’autres applications en nouveaux fichiers FileMaker Pro ;
1 exporter des données destinées à être utilisées dans d’autres applications.
Enregistrement et envoi de données sous d’autres formats
Vous pouvez enregistrer des données FileMaker Pro dans une feuille de calcul Microsoft Excel ou
un fichier PDF, ce qui vous permet ainsi de partager vos données d’enregistrements avec des
utilisateurs ne disposant pas de FileMaker Pro.
FileMaker Pro vous permet d’envoyer par email la feuille de calcul Excel ou le fichier PDF lorsque
vous l’enregistrez. Vous pouvez également créer des scripts pour enregistrer des données sous
Excel ou PDF.
Pour enregistrer des fichiers sous Excel, vous devez disposer des privilèges Autoriser l’exportation.
Pour enregistrer des fichiers au format PDF, vous devez bénéficier des privilèges Autoriser
l’impression.
Remarque Le fichier enregistré ne contiendra que les rubriques présentes sur le modèle au
moment de l’enregistrement. Si vous souhaitez inclure d’autres rubriques (les rubriques d’onglets
à l’arrière-plan par exemple), exécutez la commande Exporter enregistrements plutôt que la
commande Enregistrer/Envoyer en.
Envoi d’emails basés sur des données d’enregistrement
Vous pouvez utiliser FileMaker Pro pour envoyer un ou plusieurs messages à un ou plusieurs
destinataires. L’email généré est envoyé à l’aide de l’application email par défaut ou directement
par SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, un jeu de critères pour l’envoi et la réception d’email).
Vous pouvez entrer des valeurs ou utiliser des valeurs provenant de rubriques ou calculs. Vous
pouvez également créer des scripts pour envoyer des emails.
Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
Formats de fichier d’importation/exportation pris en charge
Chaque application enregistre ses fichiers de données sous un format qui lui est propre. La plupart
des applications sont également capables d’échanger des informations sous certains autres
formats.
FileMaker Pro permet d’importer et/ou d’exporter des fichiers sous ces formats, suivis par leurs
extensions de nom de fichier : Microsoft Excel (.xls, .xlsx), texte délimité par des tabulations
(.tab, .txt), texte délimité par des virgules (.csv, .txt), FileMaker Pro 12 (.fmp12), Merge (.mer),
table HTML (.htm) et XML (.xml). Vous pouvez également importer des données Bento dans
FileMaker Pro. Si vous échangez des données avec un autre programme, consultez la
documentation de celui-ci pour déterminer un format de fichier intermédiaire pris en charge à la
fois par FileMaker Pro et par l’autre application.
La plupart des formats de fichier ne prennent en charge que la conversion des données et ne
gèrent pas l’importation ni l’exportation de caractéristiques de mise en forme telles que la police,
la taille, le style et la couleur des caractères.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
136
Pour plus d’informations sur les formats de fichier, sur les versions que FileMaker Pro est capable
d’importer et/ou d’exporter, ainsi que sur l’importation à partir de sources telles que XML ou Bento
(Mac OS), consultez l’Aide.
Remarque Rosetta est nécessaire pour exporter au format .xls. Ce composant n’est pas
disponible avec certaines versions de Mac OS X.
Configuration d’importations récurrentes
Vous pouvez configurer un fichier FileMaker Pro de sorte qu’il mette automatiquement à jour les
données importées depuis une autre application telle que Microsoft Excel. Une importation
récurrente a lieu automatiquement au premier affichage du modèle contenant les données du
fichier externe. Vous pouvez par la suite exécuter un script pour mettre à jour les données.
Notez les points suivants :
1 Les données importées dans le cadre d’une importation récurrente sont en lecture seule dans
FileMaker Pro.
1 Lorsque vous configurez des importations récurrentes, FileMaker Pro crée une nouvelle table
pour les données importées ainsi qu’un nouveau modèle pour présenter ces données. Si vous le
souhaitez, vous pouvez par la suite personnaliser le modèle en mode Modèle.
1 Pour configurer des importations récurrentes, vous devez ouvrir un fichier à l’aide d’un compte
disposant du jeu de privilèges Accès intégral. Pour plus d’informations sur les jeux de privilèges,
consultez la section « Création de comptes », page 152.
Pour configurer des importations récurrentes :
1. Créez un fichier ou ouvrez le fichier dans lequel vous souhaitez configurer des importations
récurrentes. Consultez la section « Création d'un fichier FileMaker Pro », page 60 ou
« Ouverture de fichiers », page 15.
2. En mode Utilisation, choisissez le menu Fichier > Importer des enregistrements > Fichier.
3. Dans Fichiers de type (Windows) ou Afficher (Mac OS), sélectionnez le type de fichier à
importer, puis recherchez et sélectionnez le fichier contenant les données à importer.
4. Sélectionnez l’option Définir comme importation récurrente automatique, puis cliquez sur
Ouvrir.
Le chemin du fichier sélectionné apparaît dans la boîte de dialogue Configuration d’importation
récurrente.
5. Pour ignorer l’importation des titres de colonnes, sélectionnez Ne pas importer le premier
enregistrement (contient des noms de rubrique).
6. Acceptez le nom de modèle par défaut ou tapez un nouveau nom pour le modèle créé par
FileMaker Pro pour afficher les données importées.
7. Acceptez le nom de script par défaut ou tapez un nouveau nom pour le script pouvant être
utilisé pour mettre les données à jour manuellement.
8. Cliquez sur OK.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
137
9. Si vous importez des données depuis un fichier Excel, vous pouvez importer les données par
feuille de calcul ou par plage nommée.
Pour
Faites ceci
Importer des données par feuille de calcul
Sélectionnez Afficher les feuilles de calcul, sélectionnez
la feuille de calcul à importer, puis cliquez sur Continuer.
Importer des données par plage nommée, une
feuille de calcul ou plage nommée par modèle
Sélectionnez Afficher les plages nommées, sélectionnez
la plage nommée à importer, puis cliquez sur Continuer.
10. Le nouveau modèle apparaît en mode Utilisation en vue Tableau. Vous pouvez mettre à jour
les données, ajouter un enregistrement vide dans le fichier ou ajouter une nouvelle rubrique au
modèle.
Pour
Faites ceci
Mettre à jour les données
Cliquez sur le bouton du script en haut du nouveau modèle.
Ajouter un enregistrement vide au fichier (apparaît
en tant que rangée vierge au bas du tableau)
Cliquez sur + au bas du tableau.
Ajouter une nouvelle rubrique au modèle (apparaît
en tant que colonne vierge à droite du tableau)
Cliquez sur + dans le titre du tableau.
Pour plus d’informations sur la configuration des importations récurrentes, consultez l’Aide.
ODBC et JDBC
Vous pouvez échanger des données FileMaker Pro avec des applications compatibles ODBC et
JDBC. Par exemple, vous pouvez créer des graphiques dans Microsoft Excel à partir de données
FileMaker Pro.
Que voulez-vous faire ?
Comment le faire ?
Consultez le document
Utiliser FileMaker Pro comme
source de données et de données
FileMaker Pro à partager
1 Requêtes SQL
1 JDBC
Guide ODBC et JDBC FileMaker
Utiliser FileMaker Pro comme un
client ODBC / accéder aux
données ODBC
De façon interactive via le graphe de liens
« Travail avec des sources de
données externes », page 142 et
l’Aide
1 Unique, statique via importation ODBC
Aide
(ou menu Fichier > Ouvrir)
1 Action de script Importer
enregistrements
1 Action de script Exécuter SQL
Méthodes d’importation de données dans un fichier existant
Lorsque vous importez des données dans un fichier existant, vous pouvez :
1
1
1
1
ajouter des enregistrements à une table existante ;
créer une table à partir de données importées ;
actualiser les enregistrements existants d’une table existante ;
actualiser les enregistrements correspondants d’une table existante.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
138
Important Les options d’importation mettant à jour des enregistrements existants ou des
enregistrements correspondants écrasent les données existantes pendant le processus
d’importation et sont irréversibles. Pour conserver vos données, choisissez le menu Fichier >
Enregistrer une copie afin de créer une copie de sauvegarde du fichier avant d’effectuer une
importation mettant à jour les enregistrements.
Le fichier à partir duquel vous importez des enregistrements est la source. Le fichier vers lequel
vous importez des enregistrements est la cible.
A propos de l’ajout d’enregistrements
Quand vous ajoutez des enregistrements, vous importez tous les enregistrements du fichier
source au fichier ou à la table cible. Un nouvel enregistrement est créé dans le fichier cible pour
chaque enregistrement importable du fichier source.
A propos de la mise à jour d’enregistrements existants
Cette option vous permet de remplacer les données de votre fichier par les données du fichier
source. Pour chaque rubrique cible de l’importation, les données du premier enregistrement
(ou de la première rangée de données) importable dans le fichier source écrasent les rubriques
du premier enregistrement du fichier cible. Les données du deuxième enregistrement (ou de la
deuxième rangée de données) importable du fichier source écrasent celles du deuxième
enregistrement du fichier cible, et ainsi de suite. Lorsque vous remplacez des données, FileMaker Pro
n’effectue aucune vérification ni comparaison des données des fichiers concernés.
Vous pouvez choisir de remplacer ou non les données rubrique par rubrique.
Les enregistrements du fichier cible sont remplacés par le même nombre d’enregistrements du
fichier source. Si le nombre d’enregistrements importables dans le fichier source est plus élevé
que celui du fichier cible, les données des enregistrements supplémentaires du fichier source ne
sont pas importées, à moins que vous n’activiez la case à cocher Ajouter données restantes en
tant que nouv. enreg. S’il y a plus d’enregistrements dans le fichier cible, les données
correspondant aux enregistrements supplémentaires ne sont pas remplacées.
A propos de la mise à jour d’enregistrements correspondants
Vous pouvez mettre à jour les enregistrements et rubriques correspondants de votre fichier cible
avec les données d’un autre fichier. Par exemple, il est possible que vous possédiez une copie d’une
base de données sur votre ordinateur de bureau et une autre sur votre ordinateur portable. Vous
pouvez alors mettre à jour le fichier de l’ordinateur de bureau avec les modifications que vous avez
apportées sur votre portable.
Vous désignez les enregistrements du fichier source utilisés pour la mise à jour ainsi que les
enregistrements du fichier cible qui feront l’objet de cette mise à jour en sélectionnant une ou
plusieurs rubriques sources dans chaque fichier. Si les données d’une rubrique source d’un
enregistrement du fichier cible correspondent à celles d’une rubrique source d’un enregistrement
du fichier source, l’enregistrement du fichier cible est mis à jour avec les données du fichier
source.
Les rubriques sources doivent identifier une seule entité de la base de données. Par exemple,
dans une base de données Employés, vous pouvez utiliser une rubrique source unique, telle que
N° employé, ou définir plusieurs rubriques sources, telles que Nom, Prénom et Numéro de
téléphone. La rubrique Nom pouvant parfois identifier plusieurs personnes, il est déconseillé de
l’utiliser comme rubrique source unique.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
139
Vous avez également la possibilité d’indiquer les rubriques à importer. Le contenu de toutes les
rubriques sélectionnées dans chacun des enregistrements correspondants écrasera les données
du fichier cible, même si la rubrique du fichier source ne contient aucune donnée.
Lorsque le fichier cible contient un jeu d’enregistrements trouvés, seuls les enregistrements
trouvés sont mis à jour. (Si le fichier source est un autre fichier FileMaker Pro, vous pouvez
également choisir de n’importer que les données issues d’un jeu d’enregistrements trouvés.)
L’exemple ci-après montre comment un enregistrement d’un fichier cible se présente avant et
après sa mise à jour par un enregistrement correspondant dans un fichier source.
Avant la mise à jour des enregistrements
correspondants
Fichier source
Fichier cible
123-456-7890
123-456-7890
=
Jean
Jean
–
Q
–>
Bonbeurre
Bonbeurre
–
456 rue de Paris
–>
14, place de la mairie
–>
Paris
Nice
–>
France
France
–
3/3/2015
–>
408-555-6789
Après la mise à jour
Fichier cible
123-456-7890
Jean
Q
Bonbeurre
456 rue de Paris
Paris
France
3/3/2015
(Mac OS) ou = (Windows) indique une rubrique source
(Mac OS) ou –> (Windows) indique d’importer la rubrique
– indique de ne pas importer la rubrique
A propos du processus d’importation
Pour importer des enregistrements, suivez la procédure de base ci-dessous :
1. Effectuez une copie de sauvegarde du fichier dans lequel vous effectuez l’importation.
2. Si le fichier source est un fichier FileMaker Pro, effectuez une recherche pour que le jeu
d’enregistrements trouvés de la fenêtre active ne contienne que les enregistrements à importer.
3. Ouvrez le fichier cible et, s’il contient plusieurs tables, sélectionnez un modèle faisant
apparaître les enregistrements de la table dans laquelle vous souhaitez importer les données.
Il n’est pas nécessaire que le modèle affiche toutes les rubriques de la table. Dans la boîte de
dialogue Ordre d’importation des rubriques, vous devrez indiquer les rubriques dans lesquelles
importer.
4. Si vous mettez à jour des enregistrements existants ou correspondants, assurez-vous que le
jeu d’enregistrements trouvés ne contient que les enregistrements à modifier ou à mettre à jour.
5. Choisissez le menu Fichier > Importer des enregistrements > Fichier, puis choisissez le
nom du fichier contenant les données que vous souhaitez importer (le fichier source).
6. Si nécessaire, dans la boîte de dialogue Ordre d’importation des rubriques, sélectionnez une
table dans la liste Source.
7. Acceptez la table affichée dans la liste déroulante Cible ou sélectionnez Nouvelle table pour
créer une table disposant d’un schéma identique à la table source.
8. Sélectionnez le type d’importation à effectuer. Consultez la section « Méthodes d'importation
de données dans un fichier existant », page 137.
9. Mettez en correspondance les rubriques du fichier source avec celles du fichier cible.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
140
indique des rubriques sources
Sélectionnez une table
à partir de laquelle
vous souhaitez
importer des données
Les flèches montrent que les données
seront importées dans les rubriques de
droite
Importer dans la
table active ou
une nouvelle
table
Rubriques du
fichier source
Rubriques du
fichier cible
Sélectionnez une action
d’importation
Conversion d’un fichier de données en un nouveau fichier FileMaker Pro
Vous pouvez convertir un fichier de données d’une autre application en un nouveau fichier
FileMaker Pro. Le fichier converti contiendra :
1 les données du fichier ou de la source convertis ;
1 deux modèles d’affichage des données ;
1 les noms de rubrique convertis s’ils sont disponibles dans le fichier ou dans la source que vous
convertissez. Dans le cas contraire, les noms de rubrique sont génériques : r1, r2, r3, etc. ;
1 Les types de rubrique convertis s’ils sont disponibles dans le fichier ou dans la source que vous
convertissez. Dans le cas contraire, toutes les rubriques sont converties en rubriques Texte.
Pour importer des données dans un nouveau fichier :
1. Dans l’application source, enregistrez les données que vous souhaitez importer sous un type
de fichier pris en charge par FileMaker Pro. Consultez la section « Formats de fichier
d'importation/exportation pris en charge », page 135.
2. Choisissez le menu Fichier > Ouvrir.
3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, pour Fichiers de type (Windows) ou Afficher
(Mac OS), indiquez le type de fichier, sélectionnez le fichier à convertir, puis cliquez sur Ouvrir.
4. Si vous obtenez la boîte de dialogue Première rangée, déterminez si la première rangée de
données correspond à des noms de rubrique ou à un premier enregistrement de données, puis
cliquez sur OK.
5. Si vous convertissez une feuille de calcul Microsoft Excel et que vous obtenez la boîte de
dialogue Spécifier données Excel, sélectionnez une feuille de calcul ou une plage nommée
dans le classeur, puis cliquez sur OK.
6. Dans la boîte de dialogue Nom du fichier à créer, entrez le nom du nouveau fichier, choisissez
un emplacement, puis cliquez sur Enregistrer.
FileMaker Pro convertit les données en fichier FileMaker Pro et affiche le fichier.
Pour plus d’informations sur l’importation de données, consultez l’Aide.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
141
A propos du processus d’exportation
Vous pouvez exporter des données FileMaker Pro dans un nouveau fichier, puis ouvrir celui-ci
dans une autre application.
Pour exporter des enregistrements, procédez comme suit :
1. Ouvrez le fichier FileMaker Pro, puis affichez un modèle présentant les enregistrements que
vous souhaitez exporter.
2. Recherchez et triez les enregistrements à exporter. Reportez-vous aux rubriques « Recherche
d'enregistrements », page 33 et « Tri d'enregistrements », page 47.
3. Choisissez le menu Fichier > Exporter enregistrements.
4. Dans la boîte de dialogue Exporter les enregistrements, entrez le nom du fichier, puis
choisissez son emplacement et son type.
5. Dans la boîte de dialogue Ordre d’exportation des rubriques, sélectionnez la façon dont vous
souhaitez que FileMaker Pro exporte les données.
Pour exporter
Choisir
Une rubrique du modèle actif
Modèle actif (NomModèle) dans la liste de tables, puis double-cliquez sur une
rubrique de la liste
Une rubrique de la table du
modèle actif
Table active (NomTable) dans la liste de tables, puis double-cliquez sur une
rubrique de la liste
6. Si nécessaire, choisissez le jeu de caractères que le fichier exporté doit employer.
7. Indiquez si la mise en forme du modèle actuel doit être appliquée aux données exportées ou non.
Pour exporter des rubriques
liées, sélectionnez la table
liée dans la liste
Sélectionnez des
rubriques dans
cette liste
FileMaker Pro exporte
ces rubriques
Indiquez si la mise en forme doit
être appliquée ou non
Pour plus d’informations sur l’exportation de données, consultez l’Aide.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
142
Travail avec des sources de données externes
Vous pouvez définir des sources de données dans un fichier FileMaker Pro pour accéder aux
données à partir :
1 d’autres fichiers FileMaker Pro ;
1 de bases de données SQL utilisant la technologie ODBC pour le partage d’informations.
Lorsque vous définissez des sources de données dans des fichiers FileMaker Pro, des données
actuelles des bases de données externes sont affichées dans vos fichiers. Vous pouvez utiliser
FileMaker Pro pour ajouter, modifier, supprimer, rechercher et trier les données dans les fichiers
externes.
Les procédures suivantes donnent un aperçu de la façon d’accéder aux données dans des
fichiers FileMaker Pro ou des sources de données ODBC externes. Pour des informations
détaillées sur l’accès aux sources de données externes, consultez l’Aide.
Travail avec des fichiers FileMaker Pro externes
Pour paramétrer un fichier afin d’accéder aux données d’un autre fichier FileMaker Pro :
1 Ajoutez des tables provenant d’autres sources de données FileMaker Pro au graphe de liens
du fichier FileMaker Pro actuel.
1 Ajoutez des rubriques aux modèles pour afficher les données d’un autre fichier FileMaker Pro.
Travail avec des sources de données ODBC
Pour paramétrer un fichier afin d’accéder aux données dans les sources de données ODBC prises
en charge :
1 Installez et configurez un pilote ODBC pour les sources de données externes auxquelles vous
voulez accéder.
1 Sur l’ordinateur qui héberge le fichier FileMaker Pro actuel, configurez un nom de source de
données (DSN) pour chaque source de données ODBC à laquelle vous souhaitez accéder.
1 Paramétrez des options pour les sources de données ODBC auxquelles vous souhaitez
accéder (par exemple, si les utilisateurs sont invités à saisir leur nom d’utilisateur et leur mot
de passe).
1 Ajoutez une ou plusieurs tables provenant de la source de données ODBC dans le graphe de
liens du fichier FileMaker Pro actuel.
1 Ajoutez des rubriques aux modèles du fichier FileMaker Pro pour afficher des données
externes.
1 Vous pouvez également ajouter des rubriques supplémentaires aux tables externes et modèles
afin d’afficher les résultats des calculs et statistiques en fonction des données stockées dans
les sources de données ODBC externes.
Chapitre 5 | Partage et échange de données
143
Publication de bases de données sur le Web
FileMaker Pro vous permet de faire appel à la Publication Web instantanée pour publier vos bases
de données dans un navigateur Web, de sorte que les utilisateurs puissent les parcourir, les
mettre à jour et y faire des recherches.
Associée aux comptes et aux jeux de privilèges FileMaker Pro, la fonction Publication Web
instantanée vous permet de sécuriser vos bases de données.
Remarque La fonction Publication Web instantanée de FileMaker Pro permet de partager des
fichiers entre un maximum de 5 utilisateurs simultanés. Utilisez FileMaker Server Advanced si
vous avez besoin de partager des fichiers entre plus de 5 utilisateurs Web simultanés.
Pour travailler avec une base de données FileMaker Pro publiée, les utilisateurs Web doivent
disposer de la configuration suivante :
1 Un navigateur Web.
1 Un accès à Internet ou à un intranet. L’accès à Internet nécessite un fournisseur d’accès à
Internet. FileMaker n’est pas un fournisseur d’accès à Internet.
1 Un ordinateur hôte avec accès permanent à Internet ou à un intranet via TCP/IP.
1 L’adresse IP de l’ordinateur hébergeant votre fichier de base de données.
Vous pouvez publier des bases de données sous forme de pages Web sur un réseau local, sur
un intranet ou sur le Web. Vous n’avez pas besoin de modifier les bases de données ni d’utiliser
un logiciel supplémentaire.
Remarque Les Web Viewers, qui calculent une URL en fonction des données d’une rubrique et
affichent la page Web directement dans un modèle FileMaker Pro, fonctionnent dans les fichiers
partagés via la publication Web instantanée. Cependant, vous devez faire attention aux
problèmes de conception avant d’inclure des Web Viewers dans les fichiers publiés. Pour plus
d’informations, consultez le Guide de la publication Web instantanée FileMaker. Choisissez le
menu Aide > Documentation produit > Guide de la Publication Web instantanée FileMaker.
Base de données FileMaker Pro partagée dans un navigateur Web
Chapitre 6
Protection des bases de données
Ce chapitre décrit les fonctions de base relatives à la restriction de ce que les utilisateurs peuvent
voir et faire dans un fichier FileMaker Pro. Vous apprendrez comment :
1
1
1
1
1
planifier la sécurité relative à un fichier ;
afficher et créer des comptes utilisateurs et des mots de passe ;
afficher et créer des jeux de privilèges ;
afficher des privilèges étendus ;
autoriser d’autres fichiers à accéder à vos fichiers ;
1 prendre des mesures pour la sécurité de votre solution de base de données ainsi que de votre
système d’exploitation, réseau et matériel ;
1 sauvegarder des bases de données et d’autres fichiers ;
1 installer, exécuter et mettre à jour un logiciel antivirus.
Remarque Consultez l’Aide pour obtenir des informations détaillées et complètes ainsi que des
procédures étape par étape concernant l’utilisation de FileMaker Pro.
Bien que votre système d’exploitation intègre des fonctions de sécurité des fichiers, utilisez
impérativement les privilèges de FileMaker Pro pour contrôler les accès et assurer la sécurité de
vos fichiers de base de données.
Pour plus d’informations sur la conversion des paramètres de sécurité des anciennes bases de
données dans l’actuelle version de FileMaker Pro, consultez la section « Conversion de bases de
données FileMaker Pro 11 et antérieures », page 162 ainsi que l’Aide.
Protection des bases de données à l’aide de comptes et de jeux de
privilèges
Vous avez la possibilité de limiter ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans un fichier de
base de données. Vous pouvez limiter :
1 L’accès aux données : Certains enregistrements ou rubriques de tables individuelles sont en
lecture seule ou entièrement masqués.
1 L’accès aux modèles : La modification de modèles en mode Modèle est interdite aux
utilisateurs.
1 L’accès aux listes de valeurs et aux scripts : L’affichage et la modification de listes de
valeurs et de scripts, ainsi que l’exécution de scripts sont interdits.
1 L’accès au partage de fichiers : Le partage de fichiers est autorisé de manière individuelle via
le réseau FileMaker, la publication Web et les fonctions ODBC et JDBC.
1 La sortie des données : Les utilisateurs ne peuvent ni imprimer ni exporter des données.
1 L’accès aux menus : L’accès à certaines commandes de menu est interdit.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
145
Le moyen de limiter les opérations autorisées aux utilisateurs dans un fichier consiste à inviter ces
derniers à entrer un nom de compte et un mot de passe à l’ouverture du fichier. Le nom du compte
et le mot de passe qu’ils saisissent déterminent le jeu de privilèges dont ils bénéficieront ainsi que
celui qui limitera les opérations qu’ils pourront exécuter sur chaque fichier. Pour plus
d’informations sur les comptes et les jeux de privilèges, consultez la section suivante.
Vous pouvez définir des privilèges pour un fichier partagé pendant l’utilisation de ce dernier par
des clients. Les changements de privilèges affectant un client ne deviennent effectifs qu’après
fermeture et réouverture du fichier par le client.
Les privilèges que vous définissez ne s’appliquent qu’à un seul fichier, et à toutes les tables de
base de données de ce fichier. Si vous souhaitez protéger plusieurs fichiers de votre solution,
il vous est possible de combiner la totalité de ces fichiers en un fichier de plusieurs tables. Vous
pourrez ainsi gérer l’accès à l’ensemble de la base de données en définissant des privilèges pour
ce seul fichier. Si vous ne souhaitez pas combiner plusieurs fichiers en un seul fichier, définissez
des privilèges d’accès dans chaque fichier contenant des éléments à protéger.
Important Si vous créez dans un fichier un lien faisant référence à une table d’un autre fichier,
vous ne pouvez pas gérer les privilèges pour la table liée dans le premier fichier. L’accès à cette
table est contrôlé par les privilèges définis dans l’autre fichier.
Comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus
Cette section décrit les comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus de FileMaker Pro.
Pour plus d’informations sur le partage des données, consultez la section chapitre 5, « Partage et
échange de données ».
Comptes
Les comptes authentifient les utilisateurs qui tentent d’ouvrir un fichier protégé. Chaque compte
spécifie un nom d’utilisateur et, généralement, un mot de passe. Un utilisateur qui n’est pas en
mesure de fournir des informations d’identification valides ne peut pas ouvrir un fichier protégé.
Chaque fichier de base de données contient deux comptes prédéfinis : Admin et Invité. Pour plus
d’informations, reportez-vous à la rubrique « A propos des comptes prédéfinis », page 147.
Vous pouvez créer un compte pour chaque utilisateur accédant à un fichier ou créer un petit
nombre de comptes partagés par plusieurs utilisateurs, par exemple un compte « Marketing » et
un compte « Ventes ».
1 Créez des comptes pour des utilisateurs spécifiques lorsqu’il s’avère nécessaire de vérifier
l’identité de ces derniers et de gérer les accès individuellement.
1 Créez des comptes partagés lorsque vous souhaitez réduire le nombre de comptes à gérer et
que vous n’avez pas besoin de gérer individuellement les accès au fichier de base de données.
Si vous hébergez des fichiers sur FileMaker Server, vous pouvez créer des comptes Serveur
externe obtenant des informations d’authentification de la part d’un serveur d’authentification tel
que Apple OpenDirectory ou un domaine Windows. Pour plus d’informations, reportez-vous à la
rubrique « Création de comptes authentifiés par l’intermédiaire d’un serveur externe », page 154.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
146
Jeux de privilèges
Un jeu de privilèges définit un niveau d’accès pour un fichier de base de données. Chaque fichier
de base de données comporte trois jeux de privilèges prédéfinis correspondant aux types de
niveaux d’accès les plus courants : Accès intégral, Saisie de données uniquement et Accès en
lecture seule. Lorsque vous créez un jeu de privilèges, vous disposez de nombreuses options
pour limiter l’accès à une base de données. Vous pouvez par exemple déterminer les modèles
visibles et les menus disponibles, et indiquer si l’impression est autorisée. Les jeux de privilèges
peuvent également restreindre l’accès à des enregistrements ou à des rubriques de certaines
tables au sein d’un fichier. Un jeu de privilèges est affecté à chaque compte et détermine le niveau
d’accès lors de l’ouverture d’un fichier à l’aide de ce compte.
Vous pouvez créer autant de jeux de privilèges que nécessaire pour définir les différents types
d’accès souhaités pour un fichier. Pour plus d’informations sur les jeux de privilèges, consultez la
section « A propos des jeux de privilèges prédéfinis », page 148.
Privilèges étendus
Les privilèges étendus déterminent les options de partage de données autorisées par un jeu de
privilèges, telles que la possibilité d’ouvrir un fichier partagé ou de visualiser une base de données
dans un navigateur Web.
Le tableau ci-dessous répertorie les privilèges étendus disponibles par défaut. (FileMaker et
d’autres développeurs tiers peuvent définir des privilèges étendus supplémentaires pour gérer
l’accès d’autres logiciels conçus pour fonctionner avec FileMaker Pro ou FileMaker Server.)
Mot-clé
Privilège étendu
Détermine si un privilège permet
fmiwp
Accès via la Publication Web
instantanée
L’accès à un fichier de base de données à partir d’un
navigateur Web via la fonction Publication Web
instantanée.
fmxdbc
Accès via ODBC/JDBC
L’accès à un fichier de base de données depuis une autre
application via la fonction ODBC ou JDBC.
fmapp
Accès via le réseau FileMaker
et la fonction Programmation
côté serveur
L’ouverture d’un fichier partagé mis en réseau (fichier
hébergé par FileMaker Pro ou FileMaker Server).
fmreauthenticate10
Réauthentification requise
après le nombre de minutes
spécifié en mode veille/arrièreplan – Go uniquement
L’accès à un fichier dans FileMaker Go sans avoir à se
reconnecter après passage du fichier en mode hibernation
ou après utilisation d’une application différente. Le laps de
temps par défaut est de 10 minutes ; le temps maximal est
de 10 080 minutes (une semaine) (FileMaker Go uniquement).
fmxml
Accès via la Publication Web
XML – FMS uniquement
L’accès à un fichier de base de données depuis un
navigateur Web ou une autre application via la publication
Web XML (FileMaker Server uniquement).
fmphp
Accès via la Publication Web
PHP – FMS uniquement
L’accès à un fichier de base de données depuis un
navigateur Web ou une autre application via la publication
Web PHP (FileMaker Server uniquement).
Lorsqu’un utilisateur tente d’ouvrir ou de consulter un fichier protégé au moyen de l’une des
méthodes ci-dessus, il est invité à entrer des informations de compte. Si le jeu de privilèges relatif
au compte n’autorise pas le type de privilège étendu demandé par l’utilisateur, ce dernier obtient
un message d’erreur l’informant qu’il ne peut pas accéder au fichier.
Tous les privilèges étendus à l’exception de fmreauthenticate10 sont désactivés par défaut,
y compris le jeu de privilèges Accès intégral.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
147
L’activation de privilèges étendus limite l’accès aux données partagées à certains jeux de
privilèges. Pour accéder réellement aux données partagées, vous devez également configurer le
partage relatif au type d’accès souhaité. Pour plus d’informations sur les privilèges étendus,
consultez la section « Visualisation des privilèges étendus », page 156.
Notez les points suivants :
1 Si vous hébergez une base de données FileMaker Pro, celle-ci doit inclure le privilège étendu
fmapp. Si vous utilisez l’assistant Téléchargement de base de données pour charger une base
de données sur FileMaker Server et si aucun partage n’est activé, le serveur de bases de
données active fmapp pour le jeu de privilèges Accès intégral.
1 Les mots-clés pour les privilèges étendus qui commencent par « fm » sont réservés à
FileMaker.
A propos des comptes prédéfinis
Chaque fichier de base de données contient deux comptes prédéfinis : Admin et Invité.
compte Admin
Le compte Admin bénéficie du jeu de privilèges Accès intégral autorisant l’accès à chaque
élément d’un fichier. Le compte Admin n’est associé à aucun mot de passe. Dans les fichiers pour
lesquels les privilèges ne sont pas définis, les options de fichier sont configurées pour la
connexion automatique à ces fichiers par l’intermédiaire du compte Admin.
Le compte Admin est totalement modifiable. Vous pouvez le renommer, lui attribuer un mot de
passe ou le désactiver. Vous pouvez même le supprimer ; toutefois, au moins l’un des comptes
actifs doit posséder le jeu de privilèges Accès intégral.
Important Prenez soin de ne pas oublier le nom de compte et le mot de passe attribués au jeu
de privilèges Accès intégral. Au besoin, notez ces informations sur une feuille de papier que vous
rangerez en lieu sûr. Si vous les perdez ou si vous les oubliez, vous ne pourrez plus ouvrir le
fichier.
Compte Invité
Le compte Invité permet aux utilisateurs d’ouvrir un fichier sans indiquer d’informations de
compte. Le compte Invité n’est associé à aucun mot de passe. Par défaut, le compte Invité
bénéficie du jeu de privilèges Accès en lecture seule, mais vous pouvez lui en affecter un autre.
A l’origine, le compte Invité est inactif, ce qui désactive l’option Invité dans la boîte de dialogue de
saisie du mot de passe et interdit aux utilisateurs d’ouvrir les fichiers en tant qu’invités. Vous
pouvez activer le compte Invité afin d’autoriser ce type d’accès.
Le compte Invité n’est pas totalement modifiable. Vous ne pouvez pas le supprimer, le renommer
ou lui attribuer un mot de passe.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
148
A propos des jeux de privilèges prédéfinis
Chaque nouveau fichier de base de données contient trois jeux de privilèges prédéfinis :
1 Accès intégral : autorise l’affichage et la modification de tous les éléments du fichier.
1 Saisie de données uniquement : autorise uniquement la visualisation et la saisie des données.
1 Accès en lecture seule : autorise la visualisation des données, mais non leur modification.
Vous ne pouvez pas modifier ni supprimer ces jeux de privilèges prédéfinis, mais seulement
activer ou désactiver les privilèges étendus qui leur sont associés. Vous pouvez les utiliser tels
quels ou les dupliquer et modifier les copies dupliquées.
Le tableau ci-dessous récapitule les propriétés de ces jeux de privilèges.
Privilège
Jeu de privilèges
Accès intégral
Jeu de privilèges
Saisie de données
uniquement
Jeu de privilèges
Accès en lecture
seule
Enregistrements (dans toutes les tables)
Création, modification et
suppression
Création,
modification et
suppression
Lecture seule
Modèles
Tous modifiables
Lecture seule
Lecture seule
Listes de valeurs
Tous modifiables
Lecture seule
Lecture seule
Scripts
Tous modifiables et
exécutables
Tous exécutables
uniquement
Tous exécutables
uniquement
Privilèges étendus
Tous désactivés, sauf
fmreauthenticate10
Tous désactivés,
sauf
fmreauthenticate10
Tous désactivés,
sauf
fmreauthenticate10
Autoriser l’impression
Activé
Activé
Activé
Autoriser l’exportation
Activé
Activé
Activé
Gérer les autorisations étendues
Activé
Désactivé
Désactivé
Autoriser le non-respect des alertes de
validation
Activé
Désactivé
Désactivé
Déconnecter les utilisateurs de
FileMaker Server en cas d’inactivité
Désactivé
Activé
Activé
Autoriser les utilisateurs à modifier leur
mot de passe
Activé
Activé
Activé
Nombre de jours avant changement
obligatoire
Désactivé
Désactivé
Désactivé
Longueur minimale du mot de passe
Désactivé
Désactivé
Désactivé
Commandes de menu disponibles
Tous
Tous
Tous
Vous devez disposer des privilèges Autoriser l’impression pour enregistrer des données sous un
fichier PDF. Vous devez disposer des privilèges Autoriser l’exportation pour enregistrer des
données sous une feuille de calcul Microsoft Excel. Pour plus d’informations sur l’enregistrement
de données au format PDF ou Excel, consultez la section « Enregistrement et envoi de données
sous d’autres formats », page 135.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
149
Remarque Le jeu de privilèges Accès intégral est le seul à autoriser l’accès aux boîtes de
dialogue Gérer la base de données et Gérer les sources de données externes permettant de
modifier des rubriques, des tables, des liens ainsi que des sources de données. Ce jeu de
privilèges est également le seul à autoriser la modification des comptes et des privilèges.
L’activation de ces privilèges étant impossible dans un autre jeu de privilèges, tout utilisateur
souhaitant effectuer des modifications de définition de base de données ou de privilèges doit
ouvrir le fichier au moyen d’un compte bénéficiant du jeu de privilèges Accès intégral.
Le jeu de privilèges Accès intégral doit être affecté à au moins un compte actif authentifié par
FileMaker dans chaque fichier. Si vous modifiez des comptes de façon qu’aucun compte actif ne
bénéficie du jeu de privilèges Accès intégral, vous recevez un message d’erreur.
Planification de la sécurité relative à un fichier
Lors de sa création, un fichier FileMaker Pro n’est pas protégé. Chaque fois que le fichier est
ouvert, il connecte automatiquement l’utilisateur via le compte Admin bénéficiant du jeu de
privilèges Accès intégral.
1 Si vous souhaitez simplement interdire à quiconque d’ouvrir un fichier de base de données sur
votre ordinateur, vous pouvez protéger le fichier par mot de passe. Pour plus d’informations,
reportez-vous à la rubrique « Protection d’un fichier par mot de passe », page 150.
1 Si vous avez besoin de partager un fichier de base de données avec d’autres utilisateurs et
d’attribuer à ces derniers différents niveaux d’accès au fichier, vous devez planifier la sécurité
du fichier. Vous pouvez éventuellement faire la liste des utilisateurs et de leurs privilèges :
Dirigeants/
Chefs de
service
Marketing
Ventes
RH
Juridique
Invités
Afficher des
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Créer des
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Modifier des
enregistrements
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Supprimer des
enregistrements
Oui
Limité*
Limité*
Oui
Non
Non
Modifier des
scripts
Oui
Limité*
Non
Oui
Non
Non
Exécuter des
scripts
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Modifier des listes
de valeurs
Oui
Non
Non
Non
Non
Non
Menus
Tous
Edition
uniquement
Edition
uniquement
Tous
Minimum
Minimum
* Vous pouvez offrir un accès limité à certaines fonctions, par exemple supprimer des
enregistrements, à l’aide des privilèges enregistrement par enregistrement. Pour plus
d’informations sur les privilèges enregistrement par enregistrement, consultez l’Aide.
Vous pouvez également protéger un fichier en exigeant une autorisation pour tout fichier tentant
d’accéder à ses tables, modèles, listes de valeurs et scripts. Pour plus d’informations, reportezvous à la rubrique « Autorisation de l’accès aux fichiers », page 156.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
150
Pour planifier la sécurité relative à un fichier partagé :
1. Déterminez les jeux de privilèges requis pour le fichier.
Dressez la liste des zones du fichier que vous souhaitez protéger : tables, rubriques,
enregistrements, modèles, listes de valeurs et scripts. Prévoyez le nombre de jeux de
privilèges nécessaires pour appliquer les différents niveaux d’accès aux fichiers dont vous
avez besoin.
2. Déterminez si vous devez définir des comptes individuels pour chaque utilisateur ou des
comptes partagés par plusieurs utilisateurs.
3. Choisissez si vous souhaitez activer le compte Invité, qui permet aux utilisateurs d’ouvrir le
fichier sans fournir aucune information d’identification.
4. Créez les jeux de privilèges requis pour le fichier.
5. Déterminez si vous devez activer des privilèges étendus pour certains jeux de privilèges.
N’activez pas de privilèges étendus si cela ne s’avère pas nécessaire.
6. Créez les comptes dont vous avez besoin pour le fichier et attribuez le jeu de privilèges approprié
à chacun d’eux.
Pour obtenir plus d’informations, consultez la section suivante. Si vous utilisez le compte Invité,
attribuez-lui également un jeu de privilèges d’accès. Dans le cas contraire, désactivez le
compte Invité.
7. Ouvrez le fichier à l’aide de différents comptes et testez chaque jeu de privilèges créé. Assurezvous que les restrictions fonctionnent comme prévu et corrigez éventuellement vos jeux de privilèges.
8. Vous pouvez, en option, limiter l’accès d’autres fichiers au schéma de votre fichier à l’aide de
l’onglet Accès aux fichiers. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Autorisation
de l’accès aux fichiers », page 156.
Protection d’un fichier par mot de passe
Si votre fichier de base de données n’est pas partagé sur votre ordinateur et que vous souhaitez
interdire à quiconque de l’ouvrir, vous pouvez le protéger au moyen d’un mot de passe.
Lorsqu’un fichier est protégé par mot de passe, vous êtes invité à entrer un nom de compte et un
mot de passe chaque fois que vous ouvrez le fichier. Les utilisateurs qui ne seront pas en mesure
de fournir ces informations d’identification ne pourront pas ouvrir le fichier.
Pour protéger un fichier par mot de passe :
1. Modifiez les comptes du fichier de la façon suivante :
1 Changez le nom de compte et le mot de passe du compte Admin et attribuez-lui le jeu de
privilèges Accès intégral.
1 Assurez-vous que le compte Invité est inactif.
1 Supprimez tous les autres comptes du fichier ou désactivez-les.
2. Si nécessaire, modifiez le jeu de privilèges Accès intégral pour vous attribuer tous les privilèges
étendus dont vous pouvez avoir besoin.
N’activez pas de privilèges étendus si cela ne s’avère pas nécessaire.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
151
Suggestions pour la création de mots de passe sécurisés
1 Un mot de passe sécurisé comporte généralement plus de huit caractères, dont au moins un
chiffre.
1 Si le fichier est partagé via la publication Web, les noms de compte et les mots de passe ne
peuvent contenir que des éléments appartenant au jeu de caractères ISO Latin-1 (sauf les
deux-points). Pour éviter les caractères susceptibles d’être mal interprétés sur le Web, vous
pouvez limiter les noms de compte et mots de passe à des caractères alphabétiques et
numériques.
Pour plus d’informations sur la protection des bases de données FileMaker Pro, consultez l’Aide.
Création de comptes et de jeux de privilèges
Les comptes définissent un nom de compte et (le plus souvent) un mot de passe pour un fichier.
Lorsqu’un utilisateur ouvre un fichier comportant des comptes, une boîte de dialogue l’invite à
entrer les informations d’identification correspondantes. Si l’utilisateur ouvre un fichier avec le
nom de compte et le mot de passe appropriés, le jeu de privilèges attribué à ce compte détermine
les opérations que l’utilisateur peut effectuer dans un fichier.
Les jeux de privilèges déterminent les niveaux d’accès à une base de données, tels que les
modèles affichables, les menus disponibles, ainsi que l’autorisation ou non des impressions.
Pour créer et gérer des comptes et des jeux de privilèges pour un fichier, vous devez ouvrir le
fichier à l’aide d’un compte possédant le jeu de privilèges Accès intégral.
Vous pouvez créer et modifier des comptes et des jeux de privilèges dans un fichier partagé
pendant que ce dernier est utilisé par des clients. Les modifications de compte que vous effectuez
prennent immédiatement effet. Toutefois, ces modifications sont transparentes pour les clients qui
utilisent le fichier au même moment. Par exemple, si vous modifiez le mot de passe défini pour un
compte en cours d’utilisation par un ou plusieurs clients, le travail de ces derniers dans FileMaker Pro
n’est pas interrompu. Ils devront en revanche fournir le nouveau mot de passe à la prochaine
ouverture du fichier.
Vous pouvez créer autant de comptes que nécessaire. Il vous est possible de créer des comptes
individuels pour chaque utilisateur ou un nombre plus restreint de comptes partagés par plusieurs
utilisateurs.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
152
Affichage des comptes et des jeux de privilèges
La boîte de dialogue Gérer la sécurité affiche la liste de tous les comptes et jeux de privilèges
relatifs à un fichier.
Pour visualiser les comptes et jeux de privilèges définis pour un fichier :
1. Ouvrez le fichier de base de données.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
Les comptes définis pour ce fichier apparaissent.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur l’onglet Jeux de privilèges.
Les jeux de privilèges définis pour ce fichier apparaissent.
Création de comptes
Vous pouvez créer des comptes pour chaque utilisateur ayant besoin d’accéder à un fichier,
ou un nombre plus restreint de comptes partagés par différents utilisateurs, tels qu’un compte
« Marketing » et un compte « Ventes ». Vous devez attribuer un jeu de privilèges à chaque
nouveau compte.
Pour créer un compte :
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
2. Dans l’onglet Comptes, cliquez sur Créer.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
153
3. Dans la boîte de dialogue Modifier compte, sélectionnez l’option FileMaker dans la zone
Le compte est authentifié par.
Pour plus d’informations sur les comptes gérés par un serveur externe, consultez la section
« Création de comptes authentifiés par l’intermédiaire d’un serveur externe », page 154.
4. Définissez un nom et un mot de passe pour le compte.
Conseil Si vous prévoyez de créer des comptes pour des utilisateurs individuels, vous pouvez
baser chaque nom de compte sur le nom Utilisateur défini dans la boîte de dialogue
Préférences. Ce nom d’utilisateur constitue le nom de compte par défaut affiché dans la boîte
de dialogue invitant un utilisateur à saisir un nom de compte et un mot de passe. L’utilisateur
n’aura pas à saisir de nouveau le nom de compte s’il correspond au Nom d’utilisateur.
5. Pour obliger les utilisateurs du compte à choisir un nouveau mot de passe la prochaine fois
qu’ils se connectent, sélectionnez l’option L’utilisateur doit modifier son mot de passe à sa
prochaine connexion.
Dans la plupart des cas, un compte partagé par plusieurs utilisateurs ne doit pas imposer un
changement de mot de passe lors de la première connexion. Au contraire, vous devez définir
un mot de passe et le fournir aux utilisateurs qui en auront l’utilité. En outre, le jeu de privilèges
défini pour un compte partagé ne doit pas autoriser les modifications de mot de passe, sans
quoi un utilisateur pourrait changer le mot de passe et verrouiller l’accès de tous les autres
utilisateurs partageant le compte.
6. Dans la zone Etat du compte, indiquez si vous souhaitez que le compte soit actif ou inactif.
Par exemple, vous pouvez vouloir que le compte demeure inactif jusqu’à ce que vous ayez
terminé de configurer son jeu de privilèges. Les utilisateurs ne peuvent pas ouvrir une base de
données en spécifiant le nom et le mot de passe d’un compte inactif.
7. Dans la zone Jeu de privilèges, sélectionnez le jeu de privilèges à utiliser avec le compte.
Vous pouvez choisir un jeu de privilèges existant ou sélectionner l’option Nouveau jeu de
privilèges et en créer un. Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique « Création de
jeux de privilèges », page 155.
8. Dans la zone Description, indiquez une description du compte (facultatif).
9. Cliquez sur OK.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
154
10. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur OK.
11. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, entrez un nom de compte et un mot de passe
bénéficiant du jeu de privilèges Accès intégral, puis cliquez sur OK.
Création de comptes authentifiés par l’intermédiaire d’un serveur externe
Si vous hébergez des fichiers de base de données FileMaker Pro avec FileMaker Server et que
votre entreprise utilise une authentification gérée de façon centralisée pour les utilisateurs et les
groupes tels que Apple OpenDirectory ou un domaine Windows, vous pouvez configurer des
comptes authentifiant les utilisateurs d’après votre serveur d’authentification. Cela vous permet
d’utiliser votre serveur d’authentification existant pour contrôler l’accès aux bases de données
sans avoir à gérer une liste indépendante des comptes dans chaque fichier de base de données
FileMaker Pro.
Remarque Seuls les fichiers de base de données hébergés par FileMaker Server peuvent
authentifier les utilisateurs par rapport à un serveur d’authentification. Les fichiers de base de
données partagés par FileMaker Pro ne sont pas authentifiés d’après un serveur d’authentification.
Important Lorsqu’un fichier de base de données contient un ou plusieurs comptes de serveur
externe, assurez-vous d’utiliser les paramètres de sécurité du système d’exploitation pour limiter
l’accès direct au fichier. Dans le cas contraire, un utilisateur non autorisé pourrait déplacer le
fichier vers un autre système répliquant l’environnement de votre serveur d’authentification et
accéder ainsi au fichier. Pour plus d’informations, consultez la documentation de FileMaker Server.
Pour créer un compte authentifié par l’intermédiaire d’un serveur externe :
1. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
2. Dans l’onglet Comptes, cliquez sur Créer.
3. Dans la boîte de dialogue Modifier compte, sélectionnez l’option Serveur externe dans la zone
Le compte est authentifié par.
4. Dans la zone Nom du groupe, indiquez le nom dd’n groupe défini sur un serveur
d’authentification externe.
5. Dans la zone Etat du compte, indiquez si vous souhaitez que le compte soit actif ou inactif.
6. Dans la zone Jeu de privilèges, sélectionnez le jeu de privilèges à utiliser avec le compte.
Le jeu de privilèges attribué au compte détermine les opérations que les membres du groupe
authentifié de façon externe pourront effectuer dans le fichier de base de données. Vous
pouvez choisir un jeu de privilèges existant ou sélectionner l’option Nouveau jeu de privilèges
et en créer un. Pour obtenir plus d’informations, consultez la section suivante.
7. Dans la zone Description, indiquez une description du compte (facultatif).
8. Cliquez sur OK.
9. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur OK.
10. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, entrez un nom de compte et un mot de passe
bénéficiant du jeu de privilèges Accès intégral, puis cliquez sur OK.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
155
Création de jeux de privilèges
Vous pouvez attribuer chaque jeu de privilèges à un ou à plusieurs comptes.
Pour créer un jeu de privilèges :
1. Suivez la procédure ci-dessus pour afficher les jeux de privilèges d’un fichier.
2. Cliquez sur Créer.
Cette opération affiche la boîte de dialogue Modifier le jeu de privilèges. Par défaut, chaque
option de jeu de privilèges est configurée sur la valeur la plus restrictive.
3. Entrez un nom et, le cas échéant, une description pour le jeu de privilèges.
4. Définissez les privilèges pour le jeu de privilèges.
5. Cliquez sur OK.
Après avoir créé les jeux de privilèges souhaités, vous devez créer ou modifier des comptes pour
qu’ils puissent utiliser les jeux de privilèges appropriés. Pour plus d’informations, reportez-vous à
la rubrique « Création de comptes », page 152.
Pour plus d’informations sur la création de comptes et de jeux de privilèges, consultez l’Aide.
A propos de l’autorisation d’accès aux enregistrements
Vous pouvez définir les droits d’accès d’enregistrements individuels pour chaque table.
Par exemple, le jeu de privilèges vous permet de limiter la possibilité de :
1 visualiser, modifier, créer ou supprimer tous ou certains enregistrements de chaque table ;
1 consulter ou modifier certaines rubriques dans chaque table.
Les privilèges liés aux enregistrements ne peuvent être configurés que pour les tables définies
dans le fichier actif. Si le fichier contient des liens vers des tables d’autres fichiers que vous
souhaitez protéger, vous devez créer des comptes et des jeux de privilèges dans les autres
fichiers pour protéger ces tables.
Pour plus d’informations sur l’utilisation de la boîte de dialogue Modifier le jeu de privilèges,
consultez l’Aide.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
156
Visualisation des privilèges étendus
Les privilèges étendus déterminent, pour un fichier, les options de partage de données autorisées
par un jeu de privilèges. Par exemple, si le fichier est partagé, le privilège étendu Accès via le
réseau FileMaker détermine si le jeu de privilèges permet l’ouverture du fichier partagé en tant
que client. Le privilège étendu Accès via la Publication Web instantanée détermine si le jeu de
privilèges permet l’accès à la base de données à partir d’un navigateur Web.
Il existe six privilèges étendus par défaut. Pour plus d’informations sur ces privilèges étendus,
consultez la section « Comptes, jeux de privilèges et privilèges étendus », page 145.
Vous pouvez visualiser les privilèges étendus dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité et activer
chaque privilège étendu pour les jeux de privilèges sélectionnés. Tous les privilèges étendus à
l’exception de fmreauthenticate10 sont désactivés par défaut, y compris le jeu de privilèges Accès
intégral.
Il peut s’avérer nécessaire de supprimer les privilèges étendus dont l’utilisation n’est plus requise.
Pour visualiser les privilèges étendus :
1. Ouvrez le fichier de base de données.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer la sécurité, cliquez sur l’onglet Privilèges étendus.
Pour plus d’informations sur les privilèges étendus, consultez l’Aide.
Autorisation de l’accès aux fichiers
Dans le cadre de votre plan de sécurité global, vous pouvez contrôler si d’autres fichiers FileMaker Pro
sont autorisés à accéder au schéma d’un fichier (notamment à ses tables, modèles, scripts et
listes de valeurs) au sein de votre solution sécurisée. Lorsque la protection est activée, l’utilisation
du fichier protégé par le biais d’une source de données FileMaker requiert une autorisation. Ainsi,
dans une solution à plusieurs fichiers, vous devez accorder l’autorisation aux autres fichiers.
Par exemple, l’activation de la protection empêche une personne possédant un compte dans
votre fichier de créer un autre fichier utilisant les tables de votre fichier, mais ne met pas en place
la même logique professionnelle (comme les mêmes déclencheurs de scripts). L’utilisation de ce
fichier de remplacement peut contourner votre logique professionnelle souhaitée (même si l’accès
au niveau des enregistrements reste en vigueur). L’activation de cette option empêche également
les fichiers non autorisés d’ouvrir un fichier protégé à l’aide de l’action de script Ouvrir fichier.
Remarque Vous devez disposer du jeu de privilèges Accès intégral pour le fichier à protéger et
pour le fichier à autoriser.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
157
Pour autoriser l’accès à un fichier :
1. Ouvrez le fichier à protéger.
2. Choisissez le menu Fichier > Gérer > Sécurité, puis cliquez sur l’onglet Accès aux fichiers.
3. Pour protéger ce fichier contre tout accès indésirable depuis d’autres fichiers, sélectionnez
Exiger les privilèges d’accès intégral pour créer des références à ce fichier.
4. Si des fichiers faisant référence au fichier protégé sont actuellement ouverts, une alerte
s’affiche pour chaque fichier pour vous demander si vous souhaitez accorder l’autorisation au
fichier. Cliquez sur Oui.
5. Si vous souhaitez accorder l’autorisation à d’autres fichiers qui ne sont pas ouverts, cliquez sur
Autoriser. Dans la boîte de dialogue Ouvrir fichier, choisissez un fichier local ou distant auquel
accorder l’autorisation et cliquez sur Ouvrir.
Il peut vous être demandé de saisir le nom et le mot de passe d’un compte disposant de
privilèges Accès intégral.
6. Cliquez sur OK.
Pour plus d’informations sur l’attribution d’autorisation d’accès aux fichiers, consultez l’Aide.
Mesures de sécurité
Assurez-vous que les fichiers de vos bases de données, vos ordinateurs hôte, vos stations de
travail et les réseaux qui y accèdent sont protégés contre le vol et les altérations. Pour protéger
vos données et votre équipement, il est conseillé de mettre en place les cinq mesures de sécurité
importantes suivantes :
1
1
1
1
1
améliorer la sécurité physique ;
renforcer la sécurité du système d’exploitation ;
établir la sécurité du réseau ;
sauvegarder les bases de données et les autres fichiers importants ;
installer, exécuter et mettre à jour un logiciel antivirus.
Pour plus d’informations sur la sécurisation des fichiers FileMaker Pro, consultez le site
http://www.filemaker.fr/support/security.html.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
158
Amélioration de la sécurité physique
Examinez vos ordinateurs pour vous assurer qu’ils sont en sécurité :
1 L’ordinateur hôte doit être une machine dédiée, fixée à un bureau ou à un objet fixe et verrouillé.
Sécurisez l’unité centrale de sorte que son disque dur ne puisse pas être retiré. Restreignez
l’accès à l’ordinateur en le plaçant dans une pièce fermée à clef.
1 Sécurisez les stations de travail clientes qui accèdent à une base de données. Verrouillez les
ordinateurs et limitez leur accès à l’aide d’un économiseur d’écran exigeant un mot de passe.
1 Assurez la protection matérielle des copies de sauvegarde stockées sur des supports
portables, tels que des bandes et des CD.
Renforcement de la sécurité du système d’exploitation
Utilisez les fonctionnalités de sécurité de votre système d’exploitation pour limiter l’accès aux
données importantes. L’administrateur réseau ne doit accorder l’accès qu’aux personnes autorisées
à gérer et à mettre à jour le système ou les bases de données FileMaker. Il doit également :
1 Effectuer le suivi des ID utilisateur et des mots de passe du système.
1 Limiter l’accès à l’application FileMaker Pro, aux répertoires de fichiers, aux serveurs et aux
pages Web.
1 Vérifier les paramètres de l’accès distant pour le partage de fichiers et les échanges FTP.
1 Limiter l’accès aux téléchargements de fichiers.
1 S’assurer que tous les utilisateurs possèdent la dernière version du système d’exploitation, plus
sécurisée.
1 Pour rationaliser ces processus, vous pouvez activer l’authentification externe, qui utilise des
comptes configurés dans l’Authentification de domaine de Windows ou dans Apple
OpenDirectory. Pour plus d’informations, consultez l’Aide.
1 Ne placez jamais de fichiers FileMaker Pro dans des serveurs de fichiers pour leur partage.
Utilisez la fonction réseau intégrée à FileMaker Pro et FileMaker Server. Cette précaution évite
toute copie inappropriée des fichiers ou toute introduction de verrouillages d’enregistrements
et de problèmes potentiels d’altération lorsque les fichiers sont partagés à l’aide de méthodes
inadéquates.
Etablissement de la sécurité du réseau
Les bases de données partagées sur un réseau intranet ou sur Internet utilisent le protocole
TCP/IP. Vous pouvez également utiliser ce protocole lorsque vous partagez des bases de
données sur un réseau poste à poste ou avec FileMaker Server. Bien que TCP/IP soit efficace
pour déplacer des données et autoriser les clients à se connecter à vos données, il n’a pas été
conçu en donnant la priorité à la sécurité. Sans précaution supplémentaire, il peut accorder un
accès non autorisé à votre ordinateur hôte, au logiciel du serveur, aux bases de données et peutêtre à d’autres machines clientes de votre réseau interne. Le protocole TCP/IP ne protège pas
suffisamment les données. Il est donc important d’élever des barrières de protection, telles que
des pare-feu et un cryptage SSL, sur les voies d’accès des visiteurs non désirés.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
159
1 La méthode de protection la plus utilisée est le pare-feu, qui sépare votre réseau en deux
environnements distincts : un environnement public « hors du pare-feu » et un environnement
privé « derrière le pare-feu ». Les utilisateurs situés hors du pare-feu n’auront accès qu’aux
adresses matérielles ou TCP/IP que vous exposez. Vous pouvez concentrer vos mesures de
sécurité sur les serveurs exposés, tout en autorisant les machines situées derrière le pare-feu
à fonctionner avec moins de protections.
1 L’utilisation de périphériques de mise en réseau sans fil, tels que Apple AirPort Extreme et
d’autres cartes réseau et stations de base 802.11n, pose parfois des problèmes de sécurité.
Ces appareils diffusent votre trafic réseau à travers les murs de votre immeuble. C’est pourquoi
il est indispensable de crypter les signaux de vos réseaux sans fil. Utilisez toujours le niveau
maximum de cryptage disponible.
Sauvegarde des bases de données et d’autres fichiers importants
Développez des plans de restauration des données, y compris des sites et des systèmes de
remplacement pour l’exécution des services informatiques stratégiques. Une sauvegarde récente
vous permet par exemple de faire face à la perte des informations du compte administrateur
relatives à un fichier, ou d’une erreur utilisateur (et parfois d’une mauvaise conception de la base
de données) ayant entraîné des suppressions ou des modifications inappropriées des données.
Notez les points suivants :
1 Hébergez les bases de données avec FileMaker Server et planifiez des sauvegardes
régulières et automatisées.
N’utilisez pas de logiciel de sauvegarde tiers sur les bases de données FileMaker Pro hébergées.
Pour commencer, utilisez FileMaker Server pour réaliser une copie de sauvegarde de votre
base de données, puis exécutez votre logiciel de sauvegarde tiers sur cette copie. Les logiciels
de sauvegarde peuvent effectivement endommager les bases de données hébergées et
ouvertes.
Par exemple, faites une sauvegarde locale des fichiers à 6 h 00, 9 h 00, 12 h 00, 15 h 00,
18 h 00 et 23 h 30 chaque jour ouvré. A minuit, effectuez une sauvegarde incrémentielle de
l’ensemble du système vers le système de sauvegarde de l’entreprise. Enfin, exécutez une
sauvegarde complète du système le vendredi à minuit. Copiez et stockez les bandes de
sauvegarde dans un site distant. De cette manière, si le serveur tombe en panne pour une
raison indépendante d’une défaillance des lecteurs, la dernière sauvegarde des fichiers de
données peut être récupérée et limitera la durée de la perte des données à 3 heures au
maximum. Dans le cas d’une défaillance catastrophique des lecteurs, la bande de la nuit
précédente peut être utilisée, minimisant ainsi la perte à une journée de données. Bien sûr,
ces procédures peuvent être adaptées à votre situation et à la valeur de vos données.
1 Assurez-vous que les copies de sauvegarde ne sont ni endommagées, ni inaccessibles. Vérifiez
leur bon fonctionnement avant d’en avoir besoin. Soumettez régulièrement votre disque dur et vos
fichiers de sauvegarde à des outils de diagnostic.
1 Assurez-vous de pouvoir restaurer un jeu complet de fichiers à partir des copies de
sauvegarde.
1 Exportez régulièrement les données pour protéger les fichiers de la corruption.
1 Protégez le support de sauvegarde lui-même. Stockez les sauvegardes dans un site distinct,
à l’abri des risques d’incendie.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
160
1 Nommez des administrateurs de remplacement chargés de récupérer les fichiers lorsque
l’administrateur réseau n’est pas disponible.
1 Prévoyez une redondance. En cas de panne de courant, un onduleur doit pouvoir assurer
l’alimentation électrique pendant au moins 15 minutes et vous permettre ainsi de fermer les
fichiers en toute sécurité. Si le courant n’est pas rétabli en temps voulu, pensez à utiliser un
générateur pour alimenter les serveurs en électricité. Envisagez également des sources
d’alimentation pour les routeurs et les pare-feu. La communication posera-t-elle un problème
si votre accès Internet est interrompu pendant 48 heures ou plus ?
1 Prévoyez un moyen d’assurer la continuité de vos services si un intrus pirate votre serveur de
bases de données et qu’il n’est pas possible de rétablir ce dernier dans son état de
fonctionnement antérieur.
1 Envisagez d’autres scénarios éventuels et élaborez un plan de réponse pour chacun.
Les administrateurs réseau doivent également évaluer les risques menaçant les systèmes de
données et les fonctions stratégiques. Envisagez par exemple :
1 Le vol de données ou de propriété intellectuelle.
1 L’interruption du service, le vol ou les dommages causés à l’infrastructure réseau : serveurs,
réseaux, stockage de données ou stockage des sauvegardes. Les dommages peuvent être
dus à des pirates de mot de passe ou à d’autres types de destructions et sabotages
malintentionnés. La majorité des incidents proviennent de l’intérieur même de l’organisation.
1 L’interruption du service ou les dommages causés à l’infrastructure de l’organisation tels que
les incendies, les risques naturels ou biologiques, les inondations, etc.
1 L’interruption du service ou les dommages causés à l’infrastructure publique, y compris pannes
de courants, télécommunications (vocales et de données), réseaux de transport (routes, bus,
trains), dus aux conditions environnementales ou à des conditions météorologiques extraordinaires,
telles que les inondations ou les tempêtes.
FileMaker Pro intègre deux mécanismes pour le traitement des bases de données endommagées :
contrôle de cohérence et récupération du fichier. Les premiers s’exécutent automatiquement, en
cas de besoin, à l’ouverture du fichier. Vous pouvez également choisir de vérifier la cohérence
d’un fichier que vous supposez endommagé. Vous pouvez également demander à FileMaker Pro
d’essayer de récupérer un fichier endommagé. Pour plus d’informations sur le contrôle de
cohérence et la récupération des fichiers, consultez l’Aide.
Important Dans le cas d’une défaillance du serveur, par exemple une panne de courant
inattendue, du disque dur ou des logiciels, servez-vous des fichiers de sauvegarde. Toute
défaillance du système provoquant la fermeture inappropriée de FileMaker Server peut endommager
des fichiers si les données mises en cache n’ont pas encore été écrites sur le disque et si les
fichiers n’ont pas été correctement fermés. Même après la réouverture des fichiers et une
vérification de la cohérence ou une récupération (lancée soit par FileMaker Pro soit par vous),
la corruption des fichiers peut perdurer. La récupération des fichiers ne garantit pas la résolution
des problèmes.
Chapitre 6 | Protection des bases de données
161
Installation, exécution et mise à jour d’un logiciel antivirus
La plupart des ordinateurs disposent d’un accès à Internet et sont de ce fait vulnérables,
notamment aux virus transmis via les pièces jointes aux emails. Assurez-vous que tous les
employés exécutent régulièrement un logiciel antivirus et qu’ils connaissent les symptômes
classiques des alertes virales. Les employés doivent analyser tous les fichiers avant de les copier
ou de les télécharger sur leur ordinateur et ne doivent jamais ouvrir de pièces jointes non
sollicitées, même lorsqu’ils connaissent l’expéditeur.
Même si un logiciel antivirus est essentiel à la protection de vos systèmes et de vos données, vous
devez faire attention à son utilisation sur des ordinateurs hébergeant des bases de données
FileMaker Pro.
Les programmes antivirus verrouillent parfois des octets dans un fichier lorsqu’ils recherchent des
virus. Ces verrouillages peuvent inciter le système d’exploitation à renvoyer une erreur lorsque
FileMaker Pro ou FileMaker Server tentent d’écrire des données dans un fichier. De ce fait,
celui-ci est parfois identifié comme étant endommagé ou fermé.
Cette situation s’applique également aux fichiers que FileMaker Server utilise en tant que cibles de
sauvegarde. Si le fichier de sauvegarde est analysé par un logiciel antivirus lorsqu’une sauvegarde
programmée se produit, le fichier de destination peut être verrouillé. Ceci peut faire échouer le
processus de sauvegarde, ce qui peut entraîner une perte de données. La perte de données survient
lorsqu’un fichier de base de données FileMaker Pro non partagé est analysé par un logiciel antivirus.
Lorsqu’un logiciel antivirus est exécuté sur des ordinateurs hébergeant des bases de données
FileMaker Pro, suivez les recommandations ci-dessous :
1 N’exécutez pas de logiciel antivirus sur des bases de données hébergées ou ouvertes. Fermez
d’abord les bases de données, puis exécutez le logiciel antivirus.
1 Lorsque vous recherchez des virus sur votre ordinateur, n’analysez par le dossier Database,
les sous-dossiers ou tout dossier contenant des fichiers hébergeant des fichiers FileMaker Server
ou FileMaker Pro. Configurez plutôt votre logiciel antivirus afin qu’il analyse votre dossier de
destination de sauvegarde des bases de données et vérifiez que la planification de l’analyse
antivirus ne coïncide pas avec votre planning de sauvegarde FileMaker Server. Patientez
jusqu’à ce que les bases de données soient complètement sauvegardées avant de les analyser.
Chapitre 7
Conversion de bases de données
FileMaker Pro 11 et antérieures
Vous devez convertir au format FileMaker Pro 12 les fichiers créés dans FileMaker Pro 11 et
toutes versions antérieures pour pouvoir les utiliser dans FileMaker Pro 12.
Au moment de convertir un fichier, FileMaker Pro crée un fichier Conversion.log. Vous pouvez
ainsi visualiser l’état de la conversion et tout éventuel problème survenant au cours du processus
de conversion.
Notez les points suivants :
1 Vous ne pouvez convertir au format FileMaker Pro 12 que des fichiers créés à l’aide des
versions 7.x, 8.x, 9.x, 10.x ou 11.x de FileMaker Pro. Pour convertir des fichiers antérieurs à la
version 7 de FileMaker Pro, utilisez la toute dernière version d’évaluation de FileMaker Pro 11,
que vous pouvez télécharger depuis le site http://www.filemaker.com/downloads.
1 Des corrections manuelles peuvent se révéler nécessaires. Par exemple, vous devrez
peut-être corriger, dans le fichier converti, des éléments qui n’ont pas été convertis
correctement. Dans certains cas, vous pouvez avoir à corriger des éléments dans le fichier
original, puis à convertir de nouveau le fichier. Après avoir converti un fichier, consultez le
fichier Conversion.log pour savoir quels éléments doivent être corrigés.
1 Vous devez tester le fichier converti. Le fichier Conversion.log ne signale pas forcément tous
les éléments qui doivent être corrigés dans le fichier. Avant d’utiliser une base de données
convertie, testez-la soigneusement afin de vous assurer que chaque aspect a été converti
correctement. Assurez-vous par exemple que chaque script fonctionne comme prévu et que
les comptes et les jeux de privilèges assurent la sécurité requise pour les fichiers.
Remarque Consultez l’Aide pour obtenir des informations complètes ainsi que des procédures
étape par étape concernant la conversion de fichiers FileMaker Pro.
Présentation du processus de conversion
Quand vous convertissez des fichiers, FileMaker Pro 12 préserve le contenu de vos fichiers
d’origine et en crée de nouveaux, convertis au format FileMaker Pro 12. Le contenu des fichiers
d’origine n’est pas modifié, et vous pouvez les ouvrir dans la version antérieure de FileMaker Pro
utilisée pour les créer. Par contre, vous ne pouvez ouvrir les fichiers convertis que dans
FileMaker Pro 12. Avant de convertir une base de données FileMaker Pro, il vous faut planifier la
conversion avec soin.
Vous avez le choix entre convertir un seul fichier ou convertir plusieurs fichiers en même temps :
1 Utilisez la méthode de conversion unique pour les fichiers de base de données autonomes qui
n’affichent aucune donnée liée provenant d’autres fichiers.
Chapitre 7 | Conversion de bases de données FileMaker Pro 11 et antérieures
163
1 Utilisez la méthode de conversion multiple pour convertir tous les fichiers d’une base de données
relationnelle. Vous pouvez procéder de plusieurs manières pour sélectionner les fichiers à
convertir : vous pouvez faire glisser ces fichiers (ou le dossier qui les contient) jusqu’à l’icône
de l’application FileMaker Pro 12, ou sélectionner plusieurs fichiers dans la boîte de dialogue
Ouvrir fichier de FileMaker Pro.
Remarque Lorsque plusieurs fichiers enregistrés dans des dossiers séparés sont convertis,
tous les fichiers convertis sont créés dans le même dossier. Les emplacements des fichiers
d’origine ne sont pas préservés. Pour faciliter la conversion des fichiers, convertissez
simultanément tous les fichiers d’une base de données relationnelle constituée de plusieurs
fichiers. Après la conversion, déplacez éventuellement un jeu de fichiers dans une copie de
votre structure de fichiers d’origine.
Pour plus d’informations sur la conversion d’un seul fichier et de plusieurs fichiers, consultez l’Aide.
Résolution des problèmes de conversion de base
Voici quelques suggestions pour corriger les problèmes susceptibles de se produire pendant une
conversion.
FileMaker Pro 12 ne parvient pas à ouvrir mon fichier
Si le fichier que vous souhaitez convertir est ouvert dans une version antérieure de FileMaker Pro
(par exemple, un fichier Stock.fp7 ouvert dans FileMaker Pro 11), fermez le fichier ouvert dans cette
version.
Mon fichier n’a pas été converti correctement
1 Si vous convertissez la copie d’un fichier, vérifiez que le fichier d’origine est fermé avant de le
copier. S’il n’est pas fermé, la conversion risque de ne pas se faire correctement.
1 Consultez le fichier Conversion.log situé dans le dossier contenant la base de données que vous
tentez de convertir.
1 Essayez tout d’abord de récupérer le fichier à l’aide d’une version antérieure de FileMaker Pro,
puis convertissez-le de nouveau.
J’ai reçu un message de contrôle de cohérence ou de réparation automatique quand j’ai ouvert le
fichier d’origine à l’aide de cette version de FileMaker Pro
Essayez de récupérer le fichier d’origine à l’aide de votre version de FileMaker Pro. Ensuite,
ouvrez le fichier récupéré à l’aide de cette même version, fermez le fichier, puis essayez de le
convertir avec FileMaker Pro 12.
Le fichier converti n’accepte pas mon mot de passe
Les mots de passe sont sensibles à la casse dans FileMaker Pro Veillez à entrer le mot de passe
exactement comme il a été créé dans la version antérieure de FileMaker Pro. Si vous n’êtes pas
le propriétaire du fichier ni l’administrateur de bases de données, consultez votre administrateur
de bases de données pour connaître ce mot de passe.
Je ne peux pas ouvrir un lien snapshot
Vous ne pouvez pas ouvrir un lien snapshot créé à l’aide de FileMaker Pro 11. Vous devez convertir
la base de données dans laquelle se trouvent les enregistrements, puis recréer le lien snapshot.
Index
Symboles
– 63
^ 63
_ 63
, 63
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: 63
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<= 40
= 38, 42, 63
== 38
> 40, 63
>= 40
~ 38
$ 63
 40, 63
 63
A
Accès via le réseau FileMaker 131, 156
Actuel
date, formatage 101
heure, formatage 102
Adobe PDF, enregistrement de données en tant que 135
Adresses IP, restrictions 143
Affichage
comptes 152
enregistrements sous la forme de formulaires, listes ou
tableaux 22
jeux de privilèges 152
privilèges étendus 156
sauts de page et numéros de page en mode
Prévisualisation 49
zone d’impression 49
Affichage sous forme de formulaire, description 22
Affichage sous forme de liste, description 22
Affichage sous forme de tableau, description 22
Ajout
voir aussi Définition ; Placement
enregistrements 26
enregistrements liés 27, 124
nouvelles requêtes 42
rubriques 66
tables 78
Ajout de rubriques
dans boîte de dialogue Gérer la base de données 66
en vue Tableau 68
Alignement
objets par rapport à d’autres objets 89
rubriques Conteneur par rapport au texte 104
texte dans les paragraphes 100
An 2000, contrôle des années 75, 76
Années
quatre chiffres dans les rubriques Date 29, 76
quatre chiffres dans les rubriques Horodatage 30
Années à quatre chiffres
dans les rubriques Date 29, 76
dans les rubriques Horodatage 30
Apple OpenDirectory 154
Arrêt des références externes 128
Assistant Nouveau modèle/rapport, description 81
Attribution d’un nom
bases de données 61
rubriques 66
tables 79
Attributs, texte 99
Authentification 145
Apple OpenDirectory 154
domaine Windows 154
par un serveur externe 154
Automatisation des tâches Voir Scripts
Autorisation de fichiers 11, 156
B
Badges, dans rubriques pour les recherches rapides 34
Barre d’outils 21, 88
Barre de modèle 19, 21
Bases de données
attribution d’un nom 61
création 60
description 13
impression 49
planification 56
préférence pour la création 63
protection 144
publication sur le Web 143
165
Bases de données relationnelles
description 14, 112
planification 56, 122
rubriques sources
description 115
planification 116
tables externes 115
tables liées
description 115
planification 56
terminologie 115
Bases de données, relationnelles. Voir Bases de données
relationnelles
Boutons, inclus dans l’ordre de tabulation 28
C
Calculs
voir aussi Rubriques Calcul
mise en forme 101
rubriques liées
génération de récapitulatifs de données 125
références de rubrique à 69
Calendrier déroulant 97
Calendriers, affichage dans des rubriques 97
Caractères
maximum dans les rubriques 29
non autorisé dans les noms de rubrique 63
Caractères de remplacement dans les recherches 37
Cases à cocher, affichage de rubriques comme 97
Cercles d’options, affichage de rubriques comme 97
Chaînes, texte. Voir Texte, littéral
Chemins d’accès de fichier 132
Clés primaires. Voir Rubriques sources
Clients
description 130
enregistrement de fichiers 130
exécution de tâches 132
limites, sur le Web 143
Clones (fichiers) 20
Colonnes
impression des enregistrements 86
modification de la largeur 88
redimensionnement dans les tableaux 31
Compléter automatiquement 97
Compte Admin 149
compte Admin 147
compte Invité 147
Compte Serveur externe 145, 154
Comptes
affichage 152
compte Admin 147
compte Invité 147
compte Serveur externe 145, 154
configuration d’importations récurrentes 136
définition 152
description 145
mots de passe 150
prédéfinis 147
Consignes de sécurité pour le réseau 158
Consultation des enregistrements 22
Contenu identique 38
Conversion des fichiers 162
Copie
définitions de rubrique 20
enregistrements 26
enregistrements liés 27
fichiers 19
scripts 20
Copies autonomes de fichiers 20
Copies compactées de fichiers 20
Corps (modèles), description 107
Création de graphiques à partir de données
création de graphiques en mode Modèle 108
description 108
graphiques rapides 108
modification de graphiques en mode Modèle 111
Création Voir Ajout ; Définition
Cryptage. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Curseur, pour le déplacement entre les enregistrements 25
D
Date du jour, recherche 39
Dates
voir aussi Rubriques Date
affichage des calendriers 97
années à quatre chiffres 76
contrôle 76
incorrect 39
mise en forme 101
recherche 39
recherche de la date du jour 39
saisie dans 29
saisie de données 29
Déclencheurs de script 54
Déclencheurs, script 54
Décompte pour rubriques de type Statistique 71
Définition
voir aussi Ajout ; Placement
bases de données 66
comptes 152
jeux de privilèges 155
listes de valeurs 97
mots de passe 151
références externes 126
rubriques 66
rubriques Calcul 68
rubriques de type Statistique 71
tables 78
Définitions de rubriques
copie 20
création et modification 66
suppression 67
Déplacement
d’un enregistrement à un autre 25
d’une rubrique à l’autre 28
Documentation PDF 7
166
domaine Windows 154
Données
affichage en vue Tableau 31
affichage sous la forme de formulaire, liste, tableau 22
création de graphiques 108
description 13
exportation 135
importation 135
mise en forme 89
privilèges de partage 146
saisie automatique 26, 74
Dossiers de modèles, gestion 81
doublons
recherches logiques AND 42
Doublons, recherche 42
Droits des rubriques. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Droits. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Duplication
enregistrements 26, 32
enregistrements liés 27
fichiers 20
E
Ecart type pour rubriques de type Statistique 71
Echange de fichiers
avec d’autres applications 135
bases de données relationnelles 112
exportation 135, 141
importation 135
Ecran Démarrage rapide, description 16
Ecriture verticale 104
Eléments d’un modèle
corps 107
description 107
en-tête 107
en-têtes et pieds de page initiaux 107
pied de page 107
récapitulatif 107
sous-récapitulatif 107
titres de rubrique 96
Eléments récapitulatifs. Voir Sous-récapitulatifs
Eléments. Voir Eléments d’un modèle
Eléments. Voir Objets
Email
envoi depuis FileMaker Pro 135
envoi par SMTP 135
Enregistrement
au format Excel au PDF 135
automatique de données 19
fichiers 19
fichiers partagés 130
jeu d’enregistrements trouvés en tant que lien snapshot 11
Enregistrement actif 24
Enregistrements
actif 24
affichage sous la forme de formulaires, listes ou tableaux 22
ajout 26, 32, 137
ajout d’un nouveau en vue Tableau 61
consultation
dans une liste 22
individuel 22
copie 26, 32
correspondants 138
déplacement 25
description 15, 16
duplication 26, 32
exportation 141
filtrage dans les tables externes 125
ignorer 44
impression en colonnes 86
liés triés, affichage 124
masquage 45
recherche 33
sélection 24
suppression 32
suppression de liens 28
tri 38, 47
en vue Tableau 32
enregistrements liés 124
utilisation en vue Tableau 32
verrouillés 132
Enregistrements correspondants, mise à jour 138
Enregistrements liés
Voir aussi Enregistrements ; Bases de données
relationnelles
affichage dans des tables externes 98
ajout 27, 124
copie 27
description 115
duplication 27
génération de récapitulatifs de données 125
placement dans les tables externes 98
recherche et exclusion 41
suppression 28, 124
tri 124
Enregistrements vierges, impression 50
En-tête, définition d’un caractère pour les paragraphes 100
En-têtes et pieds de page initiaux, description 107
En-têtes, description 107
Entrée automatique 74
Enveloppes, impression 51
Etiquettes
plan vertical 84
Etiquettes (publipostage), impression 51
Etiquettes de publipostage 84
Excel, format
enregistrement de données en tant que 135
importation et exportation 135
Exportation
Voir aussi Echange de fichiers
description 135
formats de fichier 135
mise en forme 141
167
Expressions de jointure. Voir Liens
Extension de fichier, fmp12 17
Extraction de données d’autres fichiers. Voir Echange de
fichiers
F
Faux, résultat 39, 64, 76, 101
Fenêtres
fermeture 19
ouverture de plusieurs 18
Fermeture de fenêtres et de fichiers 19
Fichiers
autorisation de l’accès à des fichiers protégés 11, 156
autorisation de l’accès pour 156
clone 20
comptes 145
conversion 162
copie 19
création 60, 61
description 14
distants 17
duplication 20
enregistrement 19
enregistrement en tant que copies autonomes 20
exportation vers 141
fermeture 19
jeux de privilèges 145
modèles, description 60
ouverture 15
ouverture sur plusieurs plates-formes 17
partage
planification de la sécurité 150
sur le Web 143
planification 56
protection 144
sauvegarde 55
Fichiers favoris 17
Fichiers liés, restrictions d’accès 60
Fichiers multimédias 64
Fichiers non partagés 150
Fichiers partagés
voir aussi Réseaux
clients 130
comptes 150
configuration des privilèges pour 146
dans les groupes de travail 143
enregistrement 130
hôte 130
jeux de privilèges 150
ouverture 17
restrictions 130
sur le Web 143
Fichiers récents 17
Fichiers secondaires. Voir Bases de données relationnelles
Fichiers son 64
FileMaker Go
conception de modèles pour l’utilisation des gabarits
d’écran 93
et partage de fichiers 130
privilèges étendus pour 146
privilèges pour 155
thèmes de modèle pour 85
FileMaker Pro
format de fichier 135
informations sur la documentation 7
présentation générale du produit 9
FileMaker Pro Advanced 8
FileMaker Server
description 154
privilèges pour 146, 156
utilisation recommandée 130, 143
Filtrage des enregistrements dans les tables externes 125
fmp12, extension de fichier 17
Fonctions 69
Format FileMaker Pro 135
Format table HTML 135
Format texte séparé par des tabulations 135
Format texte séparé par des virgules 135
Formatage
calculs 101
dates 101
des nombres 101
exportation de données 141
graphiques 104
heures 102
horodatages 103
importation de données 135
objets de modèle 89
paragraphes 100
text 99
Formats de fichier, importation/exportation 135
Formulaires 98
voir aussi Modèles
affichage d’enregistrements sous la forme de 22
Modèle Standard 82
Formules, rubriques Calcul 68
Fusion, format 135
G
Gabarits d’écran, en mode Modèle 93
Génération de récapitulatifs de données figurant dans des
rubriques liées 125
Gérer la base de données, boîte de dialogue, création et
modification de rubriques 66
Gestion des modèles et des dossiers de modèles 81
Glisser-déposer, rubriques sur un modèle 95
Graphe de liens 116
création de liens 122
description 116
remarques de texte dans 123
168
Graphiques
création en mode Utilisation 108
Graphiques en aires
description 108
Graphiques en barres
description 108
Graphiques en barres empilées 108
Graphiques en bulles 108
Graphiques en colonnes 108
Graphiques en colonnes empilées 108
Graphiques en colonnes positif/négatif 108
Graphiques en courbes
description 108
Graphiques en nuage de points 108
Graphiques en secteurs
description 108
Graphiques horizontaux 108
Graphiques rapides, création 32, 108
Graphiques verticaux 108
Graphiques, formatage de rubrique pour 104
Grille, en mode Modèle 92
Groupes de travail, partage de fichiers 143
Groupes. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Guides dynamiques, en mode Modèle 93
Guides, en mode Modèle 92
Guillemets dans les recherches 37
H
Heures
incorrect 39
mise en forme 102
recherche 39
Horodatages, formatage 103
Hôte
base de données sur le Web 143
description 130
enregistrement de fichiers 130
exécution de tâches 132
FileMaker Server 130
I
Icône de graphique en secteurs de la barre d’outils 35
Ignorer
enregistrements 43
enregistrements liés 41, 44
rubriques pendant l’impression 99
Importation 135–141
ajout d’enregistrements 137, 138
dans de nouvelles tables 137
dans des fichiers existants 137
description 135
fichier cible 138
fichier ou table source 138, 139
formats de fichier pris en charge 135
importations récurrentes, description 136
mise à jour d’enregistrements correspondants 138
mise à jour d’enregistrements existants 137
Importations récurrentes
compte pour la configuration 136
description 136
Impression
configuration 50
description 48
enregistrements 49
enregistrements en colonnes 86
enregistrements vierges 50
enveloppes 51
étiquettes 51
informations sur la base de données 53
prévisualisation 49
scripts 53
texte asiatique 105
Indexation
limitations des rubriques Texte 39
rubriques 77
Insertion de fichiers dans des rubriques Conteneur 30
Inspecteur
description 88
mise en forme
données de rubrique 99
objets de modèle 89
ouverture 89
ouverture de plusieurs 89
positionnement des objets d’un modèle 90
Intervalle de données, recherche 40
Intranet
voir aussi Web
fichiers partagés sur 143
J
JDBC
compatibilité des noms de rubrique 63
privilèges pour 146, 155
Jeu d’enregistrements trouvés
description 21, 34
enregistrement et envoi en tant que lien snapshot 11, 34
passage aux enregistrements ignorés 45
Jeu de privilèges Accès en lecture seule, description 148
Jeu de privilèges Accès intégral, description 148, 156
Jeu de privilèges Saisie de données uniquement,
description 148
Jeux de privilèges
accès en lecture seule 148
accès intégral 148, 156
affichage 152
définition 155
description 145
prédéfinis 148
saisie de données uniquement 148
169
L
Liens
à plusieurs critères 118
à un seul critère 117
Voir aussi Bases de données relationnelles
création 122
de comparaison 120
description 115
internes 121
modification 123
planification 59
renvoi d’une plage d’enregistrements 120
types 117
Liens internes
description 121
pour la génération de récapitulatifs de données dans des
tables externes 125
Liens snapshot, enregistrement et envoi d’un jeu
d’enregistrements trouvés 11, 34
Limites
caractères dans les rubriques 29
noms de rubrique 63
Liste des opérateurs 35
Listes de valeurs
dans les fichiers partagés 133
définition 73
description 97
tri par 32
Listes déroulantes, affichage de rubriques comme 97
Listes, affichage d’enregistrements sous la forme de 22
Logiciel antivirus et gestion des bases de données 161
Logiques
recherches AND 42
recherches OR 42
M
Macros. Voir Scripts
Marges, affichage en mode Prévisualisation 49
Masquage d’enregistrements 45
Maximum de caractères dans les rubriques 29
Maximum pour rubriques de type Statistique 71
Menu contextuel, sélection 13
Menu de raccourcis, sélection 13
Menu local Mode 21
menu local Mode 80
Menu local Modèle 19, 80
Menus locaux, affichage de rubriques comme 97
Menus personnalisés, FileMaker Pro Advanced 8
Microsoft Excel, format
enregistrement de données en tant que 135
importation et exportation 135
Minimum pour rubriques de type Statistique 71
Mise à jour de données existantes au cours d’une
importation 138
Mise en surbrillance du texte 100
Mode de saisie de rubrique 28, 105
Mode Modèle
création de graphiques en 108
Mode Modèle, description 21
Mode Prévisualisation, description 21, 49
Mode Recherche, description 21
Mode Utilisation
création de graphiques en 108
description 21
recherche données dans 33
Modèle d’étiquettes verticales, description 84
Modèle d’étiquettes, création 51
Modèle de formulaire sur une seule page. Voir Modèle en vue
Tableau
Modèle en vue Liste
voir aussi Vue Liste
description 83
Modèle en vue Tableau
voir aussi Tableau, format ; Vue Tableau
description 82
Modèle Enveloppe
voir aussi Modèles
description 85
Modèle Standard
voir aussi Modèles
description 82
Modèle vierge
voir aussi Modèles
description 84
Modèles
ajout de rubriques 95
colonnes
configuration 86
modification de la largeur 88
création 80
création de fichiers 60
création de graphiques à partir de données 108
description 9, 60, 79
enveloppe 85
étiquettes 84
étiquettes verticales 84
gestion des modèles et des dossiers de modèles 81
impression 49
menu local Mode 21
modèle de formulaire 82
modification de la largeur 63
modification du thème 85
outils 88
panneaux à onglets dans 80
rapport 83
rubriques
affichage 9, 79
fusion 87
glissement sur un modèle 95
placement 95
placements liés 98
sélection 94
suppression 97
Standard 82
thèmes 63, 85
types 82
unité de mesure 90
vierges 84
vue formulaire 22
vue Liste 83
Vue Tableau 82
170
Modification
données dans les rubriques 29
liens 123
préférences 55
références externes 128
requêtes 45
Modification de rubriques en vue Tableau 68
Mots de passe
définition 151
protection de fichiers avec 150
mots de passe
fichiers liés, élaboration 60
Moyenne pour rubriques de type Statistique 71
Multi-plateformes, partage de fichier 17
N
Navigateur Web
ouverture d’URL 143
utilisation d’une base de données publiée dans 143
Nombres
incorrect 39
mise en forme 101
Nombres décimaux 101
Noms de rubrique 63
Numéros de page
affichage en mode Prévisualisation 49
dans les parties d’un modèle 83
O
Objets de modèle. Voir Objets
Objets verrouillés 94
Objets, modèle
alignement par rapport à d’autres objets 89, 91
configuration d’options de redimensionnement
automatique 91
description 88
mise en forme 89
positionnement 90
sélection 94
verrouillés 94
ODBC
utilisation de FileMaker en tant que client
description 142
rubriques supplémentaires 73
utilisation de FileMaker en tant que source de données
compatibilité des noms de rubrique 63
privilèges pour 146, 155
vue d’ensemble 137
Onglets
définition de la position et de l’alignement 100
Opérateurs
comparaison 69
dans les requêtes 35, 40
mathématiques 69
relationnels 115, 120, 124
Opérateurs de comparaison 69
Opérateurs mathématiques 69
Opérateurs relationnels 115, 120, 124
Option de rubrique Furigana 67
Options de fichier 55
Options de stockage global 77
Options de stockage pour rubriques Conteneur 74
Options, fichier 55
Ordre de tabulation 28
Orientation de la page pour l’impression 50
Outil de pointeur. Voir Outil de sélection
Outil de sélection 94
Outil Rubrique 95
Outil Rubrique/Contrôle 96
Outils
barre d’outils 21
outil de sélection 94
outil Rubrique 95
outil Rubrique/Contrôle 96
Ouverture
fichiers 15
plusieurs fenêtres 18
P
Panneaux à onglets
description 80
inclus dans l’ordre de tabulation 28
Panneaux, onglets sur les modèles 80
Paragraphes, mise en forme 100
Paramètres. Voir Préférences
Part dans le total pour rubriques de type Statistique 71
Partage de fichiers, activation 131
PDF, enregistrement de données en tant que 135
Photos, dans les rubriques Conteneur 64
Pieds de page, description 107
Planification
bases de données 56
bases de données relationnelles 56
sécurité de fichier 149
Pointeurs vers des fichiers. Voir Liens
Préférences
application 55
description 55
fichier 55
Préférences de document 55
Préférences de l’application 55
Préférences Système, configuration de la souris (Mac OS) 13
Prévisualisation d’impression. Voir Impression
Prévisualisation de colonnes 86
Privilèges étendus
affichage 156
description 145
Privilèges. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Protection de fichiers. Voir Comptes ; Autorisation de fichiers ;
Jeux de privilèges
Publication de bases de données sur le Web 143
Publication Web instantanée
description 129, 143
partage de fichiers 143
privilèges pour 155
Publipostage, utilisation de rubriques de fusion 98
171
R
Rapport, modèle
avec des données groupées 83
description 83
Rapports
voir aussi Modèle Colonnes / Rapport ; Modèles ; Sousrécapitulatifs
avec des données groupées
création 83
impression 49
création 80
enregistrements en colonnes 86
prévisualisation 49
Rapports dynamiques, création en vue Tableau 32, 71
Récapitulatifs, description 107
Recherche d’enregistrements
voir aussi Requêtes, Recherches rapides
affichage de tous les enregistrements 36
ajout d’une nouvelle requête 42
date du jour 39
description 33
doublons 42
enregistrement et envoi en tant que lien snapshot 11, 34
exclusion d’enregistrements 43, 44
intervalle de données 40
ordre des requêtes 44
plusieurs critères 42
recherches logiques OR 42
recherches rapides, mode Utilisation 33
rubriques et enregistrements liés 41
rubriques vides ou renseignées 42
symboles 37
texte partiel ou variable 37
tous les enregistrements 36
valeurs booléennes 39
valeurs exactes 38
valeurs incorrectes 39
Recherche et remplacement de valeurs de rubriques 46
Recherche. Voir Recherche d’enregistrements
Recherches AND 42
Recherches OR 42
Recherches rapides
voir aussi Recherche d’enregistrements
activation 34
badges dans rubriques 34
configuration 34
description 33
exécution 33
Recherches sur texte littéral 37
Références de fichier. Voir Sources de données
Références externes
arrêt ou suspension 128
définition 126
description 112
modification 128
rubrique cible de référence externe 115
rubrique source de référence externe 115
Règles, affichage et masquage 91
Relance de requêtes 45
Remarques texte, dans le graphe de liens 123
Requêtes
voir aussi Recherche d’enregistrements
ajout d’une nouvelle 42
critères d’élargissement 43
critères de limitation 42
description 34
mélange de recherche et d’exclusion 44
modification 45
opérateurs dans 35, 40
ordre de 44
plusieurs 42, 43
relance 45
rétablissement 45
suppression 45
Réseaux
FileMaker Server 130
multi-plateformes 12, 130
Restrictions d’accès. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Résultats non stockés 77
Résultats stockés 77
Résultats virtuels 77
Rétablissement de requêtes 45
Rubriques
affichage 9, 79
affichage ou masquage en vue Tableau 68
ajout en vue Tableau 68
ajout sur un modèle 95
attribution d’un nom 66
création dans la boîte de dialogue Gérer la base de
données 66
création en vue Tableau 62, 68
création et modification 66
définition 66
description 14
Furigana dans 67
fusion 98
globales 77
indexation 77
maximum de caractères dans 29
mise en forme 99
mise en forme des données 99
options 67
options d’entrée 73, 97
options de validation 75
placement sur un modèle 95
restriction de la saisie de données 105
résultats stockés et non stockés 77
saisie dans 29
sélection 28, 94
suppression d’un modèle 97
suppression de la définition 67
types 64
vides ou renseignées, recherche 42
172
Rubriques Calcul
création 68
description 64
formules 68
résultats stockés et non stockés 77
Rubriques clés. Voir Rubriques sources
Rubriques Conteneur
voir aussi Rubriques
alignement sur le texte 104
description 64
enregistrement du contenu dans une copie unique du
fichier 20
insertion de fichiers dans 30
mise en forme 104
options de stockage pour 74
Rubriques d’image. Voir Rubriques Conteneur
Rubriques Date
années à quatre chiffres 29, 76
description 64
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques de fusion
description 51
placement sur un modèle 98
Rubriques de fusion. Voir Rubriques sources
Rubriques de regroupement 107
Rubriques de type Statistique
création 71
décompte pour 71
définition en vue Tableau 71
description 64, 71
Ecart type pour 71
maximum pour 71
minimum pour 71
moyenne pour 71
options pour 72
Part dans le total pour 71
sur des modèles 107
total pour 71
Rubriques Heure
description 64
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques Horodatage
années à quatre chiffres 30
description 64
saisie et modification de valeurs dans 30
Rubriques liées
Voir aussi Rubriques ; Bases de données relationnelles
calculs 69
description 115
génération de récapitulatifs de données 125
planification 59
sur des modèles 96
Rubriques Nombre
voir aussi Rubriques
description 64
mise en forme 101
recherche 39
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques sources
Voir aussi Rubriques
dans les importations, mise à jour 138
description 115, 116
Rubriques supplémentaires 73
Rubriques Texte
description 64
saisie et modification de valeurs dans 29
Rubriques vides ou renseignées 42
S
40, 63
Saisie de données 29, 73–77
automatique 74
Furigana 67
saisie dans les rubriques 29
Saisie partielle 97
Sauts de page, affichage en mode Prévisualisation 49
Sauvegardes
consignes pour 159
et logiciel antivirus 161
scripts pour des fichiers 55
Scripts
copie 20
description 11, 54
exécution 54
impression 53
Sécurité, fichier
consignes pour le réseau 158
directives pour le système d’exploitation 158
planification 149, 157
Sélection
enregistrements 24
objets 94
rubriques 28, 94
Serveur. Voir Hôte ; FileMaker Server
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), envoi d’email par 135
Solutions de démarrage. Voir Modèles
Sources de données
correction des références FileMaker 17
description 142
Sources de données externes 142
Souris, configuration dans les Préférences Système
(Mac OS) 13
Sous-formulaires. Voir Tables externes
Sous-récapitulatifs
voir également Rapports ; Rubriques de type Statistique
création de rapports 83
éléments, description 107
impression 49
Sous-totaux. Voir Sous-récapitulatifs ; Rubriques de type
Statistique
Styles de contrôle de rubriques 97
173
Suppression
définitions de rubrique 67
données 30
enregistrements liés 28, 124
requêtes 45
rubriques d’un modèle 97
Symb.
recherche 37
Symbole monétaire, formatage 101
Symboles
et noms de rubriques 63
T
Tableau, format
voir aussi Modèle en vue Tableau ; Vue Tableau
affichage d’enregistrements sous la forme de 22
description 22
Tables
affichage d’enregistrements sous la forme de 22
attribution d’un nom 79
définition 78
description 14
importation de données dans 137
occurrences de tables 116
Tables externes
Voir aussi Bases de données relationnelles
ajout d’enregistrements 27
description 115, 118
filtrage des enregistrements dans 125
génération de récapitulatifs de données dans 125
ignorer des enregistrements liés 44
placement d’enregistrements liés 98
sélection 94
sélection d’enregistrements 24
suppression d’enregistrements 28
Tables liées
description 115
planification 56
Tabulations
insertion dans les rubriques 30
Texte
voir aussi Rubriques
attributs 99
littéral 37
mise en forme 99
mise en surbrillance 100
recherche 38
rotation de texte asiatique 104
rubriques 64
sélection 94
Texte asiatique
impression 105
rotation 104
saisie 67, 104
Texte sensible à la casse, recherche 38
Thèmes de modèle 63, 85
modification 85
Thèmes, modèle 63, 85
modification 85
Titres
élément 105
rubrique 96
Titres de rubrique 96
Total pour rubriques de type Statistique 71
Tri
enregistrements 38, 47
enregistrements en vue Tableau 32
enregistrements liés 124
Type de données 76
Types de données
voir aussi Types de rubriques
et résultats de calcul 70
Types de rubriques
description 64
et résultats de calcul 70
U
Unité de mesure, modification 90
URL, ouverture 143
Utilisateurs autorisés. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Utilisateurs non autorisés. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
V
Valeurs
voir aussi Valeurs de rubriques
recherche de correspondance exacte 38
recherche de doublons 42
Valeurs booléennes
description 39, 64, 76
mise en forme 101
recherche 39
Valeurs de rubriques
description 15
interdiction de modification 74
recherche et remplacement 46
saisie automatique 74
saisie et modification 29
suppression 30
Valeurs incorrectes, recherche 39
Validation des valeurs de rubrique 75
Variables, symboles pour 63
Verrouillage d’enregistrements 132
Verrouillage, enregistrements partagés 132
Verrous de base de données. Voir Comptes ; Jeux de privilèges
Vrai, résultat 39, 64, 76, 101
174
Vue Tableau
voir aussi Tableau, format ; Modèle en vue Tableau
affichage des données 31
affichage ou masquage de rubriques 68
ajout d’enregistrements 32
ajout d’enregistrements dans un nouveau fichier 61
copie d’enregistrements 32
création de bases de données dans 61
création de graphiques rapides 32
création de rapports dynamiques 32, 71
création de rubriques 62
création et modification de rubriques 68
définition de rubriques de type Statistique 71
duplication d’enregistrements 32
envoi d’emails basés sur des données
d’enregistrements 32
modification de l’ordre et de la taille des colonnes 31
modification du paramètre par défaut lors de la création d’une
base de données 63
suppression d’enregistrements 32
tri d’enregistrements 32
utilisation des enregistrements 32
W
Web
compatibilité des noms de rubrique 63
hébergement de bases de données 143
Web Viewer 10, 143
World Wide Web. Voir Web
X
XML
importation et exportation 135
privilèges pour 146, 155
XML, format 135
Z
Zone d’impression, affichage 49
Zone de liste déroulante 98
Zones de liste déroulante, affichage de rubriques comme 97