Benutzerhandbuch | Imagicle Digital Fax Manuel utilisateur

Digital Fax
Guide utilisateur
inclus dans Imagicle UCX Platform
Ver. Summer 2025
v
© Copyright 2010-2025 Imagicle Spa – Tous droits réservés. Imagicle et le logo Imagicle sont des marques déposées d’Imagicle spa.
Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Les spécifications et informations contenues dans ce document
peuvent être modifiées sans préavis.
Les images contenues dans ce document sont fournies à titre de référence uniquement, les produits peuvent différer. Bien que nous
ayons mis en œuvre tous nos efforts pour assurer la plus grande précision du contenu de ce document, nous ne sommes pas à même de
garantir son exactitude absolue en raison des mises à jour et des développements constants de nos applications. Imagicle spa décline
par conséquent toute responsabilité en cas d’erreurs ou d’omissions.
Ce document n’a qu’une vocation purement informative et ne peut pas être considéré comme un document ou une spécification de
nature contractuelle.
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Table des matières
DIGITAL FAX GUIDE UTILISATEUR ................................................................................... 1
1
2
3
4
1.1
1.2
INTRODUCTION ..................................................................................................................... 4
OBJET DE CE DOCUMENT ................................................................................................................ 4
VUE D’ENSEMBLE D’IMAGICLE UCX PLATFORM.................................................................................. 4
2.1
IMAGICLE DIGITAL FAX .......................................................................................................... 5
SOLUTION DE FAX NUMERIQUE IP SIMPLE, PRATIQUE ET CONFIDENTIELLE ............................................... 5
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
DIGITAL FAX - COMMENT ENVOYER UN FAX ? ....................................................................... 6
ENVOYER UN FAX PAR E-MAIL ......................................................................................................... 6
ENVOYER UN FAX DEPUIS L’INTERFACE WEB ...................................................................................... 8
BOITE D’ENVOI DE FAX PERSONNELLE ............................................................................................. 10
BOITE D’ENVOI DE FAX GLOBALE D’UN SERVICE/DE L’ENTREPRISE......................................................... 10
ENVOYER UN FAX D’UNE IMPRIMANTE MULTIFONCTIONS ................................................................... 11
PRINT TO FAX............................................................................................................................. 11
4.1
4.2
4.3
4.4
DIGITAL FAX - COMMENT RECEVOIR UN FAX ....................................................................... 14
RECEVOIR UN FAX PAR E-MAIL ....................................................................................................... 14
RECEVOIR UN FAX DEPUIS L’INTERFACE WEB .................................................................................... 15
BOITE DE RECEPTION DES FAX D’UN SERVICE/DE L’ENTREPRISE ............................................................ 16
TRANSFERER DES FAX ENTRANTS VERS L’IMPRIMANTE RESEAU ............................................................ 17
5
RAPPORTS DIGITAL FAX....................................................................................................... 18
6
FAX DEPUIS LES CLIENTS CISCO JABBER ET WEBEX............................................................... 20
7
APPLICATION POUR LE CLIENT PC MICROSOFT TEAMS ........................................................ 21
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1 Introduction
1.1 Objet de ce document
Ce manuel a été rédigé pour permettre aux utilisateurs d’Imagicle Digital Fax d’envoyer, de recevoir et de
parcourir des fax ainsi que de générer des rapports sur leur trafic personnalisables grâce à une sélection de
filtres en vue d’obtenir exactement les données dont ils ont besoin.
Imagicle Digital Fax offre de multiples moyens d'accès aux fonctionnalités du fax :
•
•
•
•
•
•
•
interface Web
Jabber for Desktop/Mobile
Webex Desktop
Microsoft Teams client
client e-mail
imprimante multifonctions
pilote virtuel print2fax
Chaque utilisateur peut utiliser ses informations de connexion LDAP/Active Directory personnelles pour se
connecter à Imagicle Digital Fax sans qu’il ne soit nécessaire d’apprendre de nouveaux identifiants ou mots de
passe.
L’accès est entièrement géré via une interface Web intuitive et facile à utiliser, disponible en 7 langues :
anglais, allemand, français, espagnol, arabe, polonais et italien.
1.2 Vue d’ensemble d’Imagicle UCX Platform
Digital Fax est inclus dans UCX Platform, une suite d’applications de pointe consolidant et simplifiant l’offre de
collaboration existante.
Imagicle UCX Platform répond aux besoins des organisations, quelle que soit leur échelle, en assurant une
expérience exceptionnelle à l’ensemble des utilisateurs, depuis leurs clients Jabber Desktop et mobiles,
téléphones IP et navigateurs.
Toutes les applications sont accessibles à partir d’une interface Web facile à utiliser : Call Analytics, Contact
Manager, Attendant Console, Advanced Queueing, Auto Attendant, Call Recording et bien plus encore.
L’interface Web donne naissance à un environnement intégré unique permettant d’accéder à toutes les
fonctionnalités en ne se connectant qu’une seule fois.
Dans un environnement multisite international, chaque utilisateur dispose d’un accès localisé au serveur
Imagicle dans sa propre langue.
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2 Imagicle Digital Fax
2.1 Solution de fax numérique IP simple, pratique et confidentielle
Avec Digital Fax, vous pouvez envoyer et recevoir des fax directement à partir de votre ordinateur, via e-mail
ou une interface Web, en imprimant un document ou en utilisant le gadget pour Jabber/Webex/MS Teams.
Vous pouvez également gérer les fax depuis n’importe où à l’aide de votre smartphone ou tablette et, si
certains de vos collègues vivent encore dans le passé, ils peuvent continuer à envoyer et recevoir des fax via
l’imprimante multifonctions du réseau.
Digital Fax change radicalement la manière dont vous envoyez et recevez vos fax, ceci sans qu’aucune
formation ne soit nécessaire. Vous pouvez commencer à travailler immédiatement, en utilisant les outils dont
vous avez déjà l’habitude. C’est aussi facile que d’imprimer un document ou que d’envoyer et de recevoir un email.
Les fax arrivent dans votre boîte de réception personnelle et sur le portail Web dédié et sont envoyés depuis
ceux-ci, où que vous soyez.
Aucun papier ne doit être imprimé et archivé, finis les consommables et le temps perdu à gérer l’entretien du
fax. Plus rapide, plus intelligent, plus facile et plus écologique !
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3 Digital Fax - Comment envoyer un fax ?
Digital Fax permet d’envoyer des fax de 8 manières différentes :
3.1 Envoyer un fax par e-mail
Digital Fax permet d’envoyer un fax directement depuis le client e-mail de votre ordinateur de
bureau/portable.
Il vous suffit d’envoyer un e-mail standard à [email protected] (demandez l’adresse e-mail correcte à
l’administrateur réseau de votre entreprise).
Digital Fax recevra votre e-mail, le convertira au format fax et l’enverra au destinataire sélectionné. La
notification de transmission du fax vous sera envoyée à votre adresse e-mail personnelle.
Pour envoyer un fax, suivez la procédure suivante :
o Saisissez [email protected] dans le champ « À : »
o Indiquez le numéro de fax du destinataire dans le champ « Objet » 06123456
o Ajoutez du texte dans le corps de l’e-mail et/ou une pièce jointe
o Envoyez l’e-mail.
Le nom du destinataire peut également être ajouté dans le champ Objet. Dans ce cas, le numéro de fax doit
être placé après le nom du destinataire, entre parenthèses : Joseph White ((06123456))
Le texte de l’e-mail sera utilisé comme corps du fax. En outre, vous pouvez ajouter tout type de documents
(même méthode de glisser-déposer que pour un e-mail standard) à envoyer comme corps du fax.
L’envoi d’e-mails via Digital Fax permet d’ajouter plusieurs pièces jointes dans la même transmission.
Formats de fichiers autorisés : doc, docx, gif, jpeg, jpg, pdf, png, rtf, tif, tiff, txt, xls, xlsx.
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Il est également possible d’envoyer un fax en indiquant le numéro du destinataire directement dans le champ
« À : ». Par exemple : [email protected] (cette option doit être activée par
l’administrateur de vos e-mails).
Certaines options spéciales sont également disponibles, séparées par un point-virgule :
o Saisir un objet pour le fax : si vous avez besoin d’indiquer un objet, vous pouvez l’ajouter
après le numéro de fax. Joseph White ((012345678)) Confirmation de commande. Il sera
imprimé sur la page de garde.
o Envoyer à plusieurs destinataires :
o 12345678; 222333444; 555222333
o Mary Smith ((12345678)); Joseph White ((87654321))
o Ou vous pouvez envoyer un fax à tous les contacts figurant dans un annuaire Speedy
(notre solution de gestion centralisée des annuaires d’entreprise) ((directoryname))
o Sélectionner une page de garde disponible : CoverPage((URGENT.COV)). Demandez à votre
administrateur quelles sont les pages de garde disponibles ou faites défiler la liste du
menu déroulant Corps du fax sur http://Fax Server.mycompany.com
o Différer l’envoi : SendAt((14:30))
Par exemple, Joseph White ((012345678)) Confirmation de commande; CoverPage((URGENT.COV));
SendAt((14:30))
Si vous ne vous souvenez pas de toutes les options spéciales, envoyez un e-mail à
[email protected] avec aide en objet. Digital Fax vous renverra un e-mail contenant toutes
les options disponibles.
REMARQUE : Tout préfixe parasite ajouté à l'objet de l'e-mail par le serveur d'e-mail, non inclus dans
les options spéciales ci-dessus, entraîne un échec de la transaction de fax. Si tel est le cas, veuillez
contacter le support technique d'Imagicle pour plus d'informations.
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3.2 Envoyer un fax depuis l’interface Web
Digital Fax vous permet d’envoyer des fax à partir d’une interface Web intuitive.
Il vous suffit d’ouvrir un navigateur web compatible comme Edge, Firefox, Chrome ou Safari et de saisir le nom
ou l’adresse IP du serveur Imagicle. La page de connexion à Imagicle Suite apparaîtra :
Un assistant vous guidera à travers les différentes étapes de l’envoi rapide de fax.
Une fois connecté, le menu principal d’Imagicle Suite s’affiche et présente toutes les applications à disposition
des utilisateurs. Cliquez sur l’icône « Digital Fax » pour accéder aux pages Digital Fax puis sélectionnez
« Envoyer un fax ».
Données des destinataires
Vous devez saisir manuellement le nom
et le numéro du destinataire ici. Cliquez
sur + pour ajouter un destinataire à votre
liste d’envoi. Vous pouvez ajouter
plusieurs destinataires.
Vous pouvez également ajouter un destinataire en
le sélectionnant à partir des annuaires de Contact
Manager (si la licence est activée) en cliquant sur +.
Une fenêtre s’affiche pour vous permettre de
chercher un contact dans les annuaires de
l’entreprise par son prénom, nom, entreprise.
Vous pouvez même envoyer un fax à l’ensemble
d’un annuaire (clients, fournisseurs, etc.), si
l'option correspondante est activée par
l'administrateur. Cette fonctionnalité est très utile
pour les campagnes publicitaires, les promotions,
les communications, etc.
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Corps du fax
Cette section vous permet de saisir l’objet du
fax à ajouter sur la page de garde du fax que
vous pouvez sélectionner depuis le menu
déroulant. Vous pouvez par ailleurs ajouter
manuellement du texte supplémentaire dans le
corps du fax ou y joindre un fichier.
Ajouter une pièce jointe
Si vous cochez la case « Ajouter une pièce
jointe », le bouton situé en bas de l’écran
passera d’« Envoyer le fax » à « Sélectionner un
fichier ». En cliquant sur celui-ci, vous pouvez
parcourir votre disque et choisir le fichier à
envoyer comme corps du fax.
Vous pouvez joindre de multiples documents :
doc, docx, gif, jpeg, jpg, pdf, png, rtf, tif, tiff, txt,
xls, xlsx.
Options supplémentaires
Cette section vous permet de :
- recevoir une notification de transmission de
fax directement dans votre messagerie e-mail
- joindre une copie du fax à ladite notification
- sélectionner une priorité : faible-normaleélevée
- envoyer un fax instantanément
- choisir une transmission différée du fax
Une fois toutes les données saisies, il vous suffit de cliquer sur « Envoyer le fax » pour placer votre transmission
dans la file d’attente.
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3.3 Boîte d’envoi de fax personnelle
Vous pouvez à tout moment vérifier le statut actuel de vos fax sortants en cliquant sur « Boîte d’envoi ».
Vous pouvez voir ici une liste détaillée de tous vos fax sortants et déjà envoyés : statut, nom et numéro du
destinataire, objet, date et heure d’envoi, date de fin de la transmission, identifiant du document et nom du PC
d’envoi.
La colonne « Détail du statut » fournit des informations supplémentaires utiles sur les éventuelles erreurs de
transmission.
Lorsque votre liste comprend beaucoup d’éléments, vous pouvez améliorer et accélérer votre recherche en
appliquant des filtres personnalisés.
Vous pouvez :
o télécharger les fax envoyés au format TIFF ou PDF
o effacer les fax
o transférer un fax
3.4 Boîte d’envoi de fax globale d’un service/de l’entreprise
Si vous êtes administrateur ou que vous gérez les fax d’un service, vous avez également accès à la « Boîte
d’envoi globale » où vous trouverez une liste de tous les documents envoyés à l’échelle de l’entreprise/du
service.
Pour chaque fax envoyé, vous pouvez voir les détails suivants : statut, nom et numéro du destinataire,
date/heure d’envoi, date de fin de la transmission, identifiant du document et nom du serveur Imagicle.
Il est possible d’effectuer une recherche rapide de transmissions par fax spécifiques en appliquant facilement
des filtres personnalisés.
Vous pouvez :
o effacer une transmission de fax individuelle
o exporter une liste dans un fichier csv ou Excel
o effacer toute une liste de la base de données
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3.5 Envoyer un fax d’une imprimante multifonctions
Avec un scanner réseau, une station de capture de documents et une imprimante réseau multifonctions, il est
possible d’envoyer des documents papier à l’aide de Digital Fax, lesquels sont archivés et notifiés par e-mail.
L’envoi de fax est facile et rapide : il vous suffit de placer des feuilles de papier dans le scanner, d’appuyer sur le
bouton « fax » et « Scan-to-email » de saisir le numéro du destinataire :
o Les feuilles scannées sont envoyées à Digital Fax via e-mail (mode Fax Internet)
o Digital Fax renvoie une notification à l’adresse e-mail associée à l’imprimante multifonctions
o Si votre imprimante multifonctions permet l’authentification de l’utilisateur, le fax sera envoyé par
l’utilisateur concerné et la notification sera envoyée à l’adresse e-mail concernée.
Si ton imprimante multifonction ne dispose pas d'une intégration native de serveur de fax, tu peux toujours
utiliser le mode standard « Scan to Mail » : le document est numérisé et envoyé au compte dédié « digitalfax@
monentreprise.com » en saisissant le numéro de fax du destinataire dans le champ objet.
3.6 Print to Fax
Si vous utilisez Digital Fax depuis un PC et êtes habilité à envoyer des fax, vous pouvez vous servir de la
fonctionnalité Print to Fax d’Imagicle pour envoyer des fax depuis n’importe quelle application. Il vous suffit de
sélectionner l’option « Imprimer » et de sélectionner l’imprimante virtuelle « Imagicle print2fax ».
La boîte de dialogue de l’imprimante correspondante affiche le document actuellement sélectionné en vue
d’une impression et vous permet d’ajouter manuellement plusieurs documents en cliquant avec le bouton
droit ou en faisant glisser plusieurs fichiers dans la fenêtre « Documents à envoyer ». Si vous ajoutez plusieurs
documents, vous pouvez sélectionner la modalité d’envoi à l’aide des boutons suivants :
• Envoyer en tant que fax unique : tous les documents sont envoyés en une seule transaction de fax
dans l’ordre où vous les avez ajoutés.
• Envoyer individuellement : chaque document soumis est envoyé séparément et une page de garde est
ajoutée à chaque transaction
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La même boîte de dialogue vous invite à ajouter un ou plusieurs destinataires (que vous pouvez saisir
manuellement ou extraire d’un annuaire), une page de garde par défaut et une adresse e-mail facultative à
laquelle recevoir les notifications relatives aux opérations du fax. Voir les exemples ci-après :
L’onglet Page de garde du fax permet de remplacer le nom, l’objet et les commentaires, qui peuvent être
directement ajoutés dans la boîte de dialogue :
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Veuillez vous assurer que les informations d’identification personnelles sont dûment renseignées dans les
options « Configurer », faute de quoi la transaction de fax sera refusée. Pour plus de détails, veuillez consulter
la base de connaissances.
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4 Digital Fax - Comment recevoir un fax
Digital Fax prend en charge 7 méthodes de réception de fax :
4.1 Recevoir un fax par e-mail
Digital Fax permet la réception de fax directement sur votre e-mail [email protected] sous forme de
pièce jointe PDF ou TIFF. Vous pouvez choisir de visualiser le document reçu directement depuis l’e-mail ou de
l’enregistrer sur le disque.
La notification par e-mail peut contenir un lien hypertexte permettant de télécharger le document reçu.
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4.2 Recevoir un fax depuis l’interface Web
Digital Fax vous permet de visualiser les fax reçus à partir de notre interface Web conviviale.
Il vous suffit d’ouvrir un navigateur web compatible comme Internet Explorer, Firefox, Chrome ou Safari et de
saisir le nom ou l’adresse IP du serveur Imagicle, comme l’explique la rubrique relative à l’envoi de fax cidessus.
Vous pouvez récupérer ici tous vos fax reçus, avec les détails correspondants : numéros de l’expéditeur et du
destinataire, nombre de pages, date/heure de réception, numéro de référence.
Il est possible d’effectuer une recherche rapide de fax reçus spécifiques en appliquant facilement des filtres
personnalisés.
Vous pouvez :
• télécharger le fax reçu au format TIFF ou PDF
• effacer un fax
• transférer un fax
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4.3 Boîte de réception des fax d’un service/de l’entreprise
Si vous êtes administrateur ou que vous gérez les fax d’un service, vous aurez accès au menu « Boîte de
réception globale » où vous trouverez une liste de tous les documents reçus à l’échelle de l’entreprise/du
service.
Pour chaque fax reçu, vous pouvez voir les détails suivants : nom de l’utilisateur, statut, numéros de
l’expéditeur et du destinataire, pages du fax, date/heure de réception, identifiant du document et nom du
serveur Imagicle du destinataire.
Il est possible d’effectuer une recherche rapide de fax reçus spécifiques en appliquant facilement des filtres
personnalisés.
Vous pouvez :
• effacer un fax
• exporter une liste dans un fichier csv ou Excel
• effacer toute une liste de la base de données
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4.4 Transférer des fax entrants vers l’imprimante réseau
Digital Fax vous permet d’envoyer des fax entrants directement vers une imprimante réseau, comme si vous
utilisiez un fax traditionnel. Il s’agit d’une fonctionnalité très utile pour accélérer les flux de travail de
l’entreprise nécessitant la génération et la conservation d’une copie papier des fax.
Dans ce cas, Digital Fax permet à chaque utilisateur/numéro de fax d’avoir une imprimante différente (les
imprimantes USB sont également compatibles si elles sont connectées à un serveur Digital Fax).
Pour activer cette fonctionnalité, vous devez associer l’imprimante réseau au serveur Digital Fax (demandez à
votre administrateur réseau).
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5 Rapports Digital Fax
Les rapports Digital Fax ne sont accessibles que par l’administrateur, en sélectionnant l’option « Rapports »
correspondante depuis l’interface Web Digital Fax.
Les Rapports publics sont des rapports et graphiques préconfigurés et prêts à l’emploi fournis par Imagicle avec
chaque installation de Digital Fax. Chaque rapport peut être davantage personnalisé avec des filtres et des
groupes et enregistré comme Rapport personnel pour une exécution immédiate en un clic.
Une capture d’écran en haut de ce dernier offre un aperçu des rapports disponibles.
Vous pouvez lancer un rapport avec les paramètres de filtre par défaut en cliquant simplement sur le bouton
« Exécuter ». Vous pouvez sinon cliquer sur le bouton « Options » pour afficher les paramètres de filtre et les
ajuster en fonction de vos besoins.
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Regardez l’exemple de capture d’écran ci-dessous :
Cet exemple indique comment paramétrer des filtres pour les données de fax suivantes :
• transmissions de fax réalisées au cours du dernier mois
• fax sortants uniquement
• toutes les transmissions de fax : réussies, échouées, etc.
• tous les utilisateurs habilités à utiliser les fax
• fax transmis au numéro destinataire 0584365593
• fax transmis depuis n’importe quel numéro de fax local
Une fois le paramétrage des filtres effectué, vous pouvez « Exécuter le rapport » et obtenir les résultats
reposant sur les filtres ci-dessus. Une fois le rapport exécuté, vous pouvez enregistrer les paramètres de
rapport dans un Rapport personnel en cliquant sur le bouton « Enregistrer le rapport ». Vous pouvez alors
ajouter un nom personnalisé et une description de rapport.
Vous pouvez également exporter les résultats des rapports au format PDF, Word ou Excel.
Tout rapport sélectionné peut être configuré de manière à être automatiquement envoyé par e-mail à un
utilisateur à des intervalles spécifiques ; il est ainsi possible de recevoir les rapports nécessaires dans sa propre
boîte de réception sans avoir à accéder au portail web.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton « Planifier ». Vous pouvez y définir l’objet de l’e-mail, le corps du message,
l’adresse e-mail ou l’utilisateur, le format du rapport (Excel ou PDF) et la fréquence de planification. Le rapport
peut être planifié à la minute, au jour, à la semaine ou au mois. Voir l’exemple de capture d’écran ci-dessous :
Chaque rapport planifié est répertorié dans le menu « Rapports planifiés » de Digital Fax.
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6 Fax depuis les clients Cisco Jabber et Webex
L’application Digital Fax inclut un gadget gratuit appelé
Fax qui vous permet d’envoyer des fax et de consulter
votre boîte d’envoi personnelle. Vous pouvez accéder
à cette fonctionnalité en cliquant sur le bouton
« Digital Fax » accessible depuis le volet gauche.
Vous pouvez vous connecter avec les mêmes
informations de connexion que pour l’interface Web.
L'administrateur peut décider de maintenir les sessions
de Gadget en activité pendant une longue période,
conformément à tes politiques locales.
L’option « Assistant de fax » vous permet d’envoyer un
fax à plusieurs destinataires ainsi que plusieurs pièces
jointes.
Le menu « Fax sortants » vous permet de parcourir la
liste des fax envoyés et vous montre le statut des
transmissions sortantes qui se produisent à cet instant.
Les transmissions de fax réussies sont indiquées en
vert, les transmissions en cours en orange et les échecs
de transmission en rouge. Cette page est
automatiquement actualisée toutes les 10 secondes.
Le menu « Fax entrants » vous permet de parcourir la
liste des fax reçus ou sur le point d’être reçus.
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7 Application pour le client PC Microsoft Teams
Digital Fax est inclus dans une application gratuite pour le client bureau/mobile de MS-Teams appelée Imagicle
qui vous permet d’envoyer des fax et de consulter votre boîte d’envoi personnelle. Vous pouvez accéder à
cette fonctionnalité en cliquant sur le bouton « Imagicle » accessible depuis le volet gauche.
Vous pouvez vous connecter avec les mêmes informations de connexion que pour l’interface Web.
L'administrateur peut décider de maintenir les sessions de Gadget en activité pendant une longue période,
conformément à tes politiques locales.
L’option « Assistant de fax » vous permet d’envoyer un fax à plusieurs destinataires ainsi que plusieurs pièces
jointes.
Le menu « Fax sortants » vous permet de parcourir la liste des fax envoyés et vous montre le statut des
transmissions sortantes qui se produisent à cet instant. Les transmissions de fax réussies sont indiquées en
vert, les transmissions en cours en orange et les échecs de transmission en rouge. Cette page est
automatiquement actualisée toutes les 10 secondes.
Le menu « Fax entrants » vous permet de parcourir la liste des fax reçus ou sur le point d’être reçus.
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