Cosoluce CORAIL Mode d'emploi

FIN D’ANNEE ................................................................................................................................................................. 3
RESTES A REALISER .................................................................................................................................................... 5
MANDATEMENT / EMISSION DES TITRES DES ECRITURES D’ORDRE ........................................................ 10
RATTACHEMENT DE CHARGES (FACTURES NON PARVENUES) ................................................................... 12
RATTACHEMENT DE PRODUITS ............................................................................................................................. 14
CHARGES CONSTATEES D’AVANCES................................................................................................................... 15
PRODUITS CONSTATES D’AVANCE ...................................................................................................................... 18
ETAT DES ENTREES / SORTIES DE L’ACTIF......................................................................................................... 19
ETAT DES HONORAIRES ........................................................................................................................................... 20
CREATION D’UN NOUVEL EXERCICE ................................................................................................................... 21
RECUPERATION DES ENGAGEMENTS NON SOLDES ......................................................................................... 22
CONTRE PASSATION DES ECRITURES DE RATTACHEMENT ........................................................................... 23
REGULARISATION DES ECRITURES CONSTATEES D’AVANCE...................................................................... 24
Travaux de fin d’année sur Corail
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FIN D’ANNEE
Le menu Fin d’année regroupe toutes les fonctionnalités essentielles à la clôture d’un exercice comptable.
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Vous pouvez ainsi accéder à plusieurs fonctionnalités.
®
Saisie de vos Restes à réaliser. Corail les transfèrent automatiquement sur le prochain exercice.
Mandatement/Emission de titres des écritures d’ordre afin de liquider les opérations d’ordre budgétées
sur l’exercice.
Rattachement des charges et produits : ce menu va permettre de réaliser très facilement le rattachement
des écritures comptables.
Charges et produits constatés d’avance : cette fonctionnalité vous aide dans la création des écritures
constatées d’avance.
Etat des entrées / sorties de l’actif : ces états permettent de consulter rapidement les mouvements
d’inventaire.
Etat des honoraires : ce menu permet l’édition de l’état des honoraires sur l’exercice.
Création d’un nouvel exercice pour passer à l’exercice suivant. Corail® vous offre un certain nombre
d’options telles que la possibilité de récupérer les engagements courants.
Récupération des engagements non soldés : cette fonctionnalité permet de récupérer les engagements
non soldés de l’exercice précédent qui n’ont pas déjà été récupérés.
Contre-passation des écritures de rattachement : c’est le pendant du rattachement d’écritures, cet
assistant permet de créer facilement les écritures d’annulation correspondantes.
Régularisation des écritures constatées d’avance : cet assistant facilite la création de mandats et titres
pour régulariser les écritures constatées d’avance.
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RESTES A REALISER
Les Restes à réaliser doivent être repris dans l’exercice suivant et ainsi apparaître au Budget Primitif. Ils doivent
aussi figurer au Compte Administratif.
Pour accéder à cet écran, choisissez l’option de menu :
Menu principal / Fin d’année / Restes à réaliser
Le menu Restes à réaliser est divisé en Investissement, Investissement par opérations et Fonctionnement.
La logique et les fonctionnalités étant strictement identiques entre Investissement et Fonctionnement, nous nous
limiterons à présenter la section d’investissement, en pratique la plus utilisée. Nous verrons ensuite la différence qui
existe dans l’écran « Investissement par opérations ».
L’application ouvre alors la page suivante.
Rappel : les RAR (restes à réaliser) de l’exercice sont appréciés par l’ordonnateur qui décide s’il faut reporter sur
l’exercice suivant les montants non réalisés en dépenses et en recettes. Les montants des RAR peuvent être ajustés
par l’ordonnateur. C’est essentiellement en investissement qu’ils sont fréquents.
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Vous devez tout d’abord choisir le sens comptable des Restes à réaliser que vous désirez saisir. Pour cela, une liste
déroulante vous permet de choisir entre Dépenses et Recettes.
Une fois le sens comptable sélectionné, le tableau central affiche les articles ayant été budgétés dans l’exercice en
cours.
Il est possible, en Investissement, de masquer les imputations avec opération par la case à cocher suivante :
Les imputations que l’on masque sont celles affichées dans le menu Menu principal / Fin d’année / Restes à
réaliser /Investissement par opérations.
®
Corail propose trois méthodes pour saisir vos Restes à réaliser.
o
Positionnez-vous sur la ligne de l’article qui vous intéresse et saisissez dans la colonne R.A.R. le
montant du Reste à réaliser.
o
Positionnez-vous sur la ligne de l’article qui vous intéresse et appuyez sur le bouton
de
la colonne Solde, ce qui vous permet de basculer automatiquement le solde en entier en Reste à
Réaliser. On peut ensuite ajuster le mandatement.
o
Positionnez-vous sur la ligne de l’article qui vous intéresse et appuyez sur le bouton
de
la colonne Engagé, ce qui permet de basculer automatiquement les engagés en Reste en réaliser.
On peut ensuite ajuster le montant.
Pressez le bouton
pour enregistrer l’ensemble des Restes à réaliser que vous avez préparés.
®
Lors de la validation, Corail reporte les restes à réaliser sur le prochain exercice s’il existe. Sinon, ils seront reportés
automatiquement lors de la création du nouvel exercice.
Cela peut s’effectuer en différé.
Lorsque le transfert s’est correctement effectué un message vous en avertit.
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Depuis le menu Traitements, plusieurs actions très intéressantes peuvent être lancées.
Transférer le solde en R.A.R
Ce traitement permet de faire passer en une seule action l’ensemble des Soldes restant en restes à réaliser, afin
d’éviter d’avoir à les saisir ligne après ligne.
Cela revient à presser le bouton
de la colonne Solde pour chaque article (ou on peut ensuite
ajuster les montants dans la colonne RAR du tableau).
Transférer les engagements en R.A.R.
Ce traitement permet de faire passer en une seule action l’ensemble des Engagés en restes à réaliser, afin d’éviter
d’avoir à les saisir ligne après ligne.
Cela revient à presser le bouton
de la colonne Engagé pour chaque article.
Impression des Restes à réaliser : cette option permet d’éditer un état de préparation des RAR.
Sélectionnez vos critères de sélection, les tris et totaux à effectuer puis cliquez sur aperçu.
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Transférer les R.A.R. dans l’exercice suivant
Ce traitement permet de transférer les R.A.R. dans l’exercice suivant.
A noter que ce transfert est automatiquement réalisé lorsque vous validez la saisie de vos restes à réaliser. Cette
opération n’est possible que si le nouvel exercice a été ouvert.
Si l’exercice suivant n’a pas encore été créé, un message apparaît. Le transfert est annulé.
Lorsque le transfert s’est correctement effectué un message vous en avertit.
Récupérer les reports de l’exercice suivant dans les RAR de l’exercice
Ce traitement permet de récupérer les reports de l’exercice suivant dans les restes à réaliser de l’exercice en cours.
Son exécution nécessite le code de maintenance.
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Dans l’écran Investissement par opérations, seules les imputations liées à une opération d’investissement sont
affichées. Cette interface permet de saisir simultanément les RAR de dépenses et de recettes sur une opération en
particulier.
Il est possible de filtrer les lignes affichées en fonction du type d’opération (équipement ou compte de tiers) et/ou en
sélectionnant une opération.
Les autres fonctionnalités sont similaires aux autres écrans des restes à réaliser.
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MANDATEMENT / EMISSION DES
TITRES DES ECRITURES D’ORDRE
Pour accéder à cet assistant, choisissez l’option de menu :
Menu principal / Fin d’année / Mandatement/Emission des titres des écritures d’ordre
Pour pouvoir déclencher la liquidation de ces écritures, vous devez choisir un tiers.
Pour cela une liste déroulante vous permet de le sélectionner rapidement (en principe la trésorerie de la collectivité).
Si vous avez défini un tiers par défaut pour la trésorerie dans la gestion des collectivités, il sera sélectionné à l’entrée
de l’interface.
®
Remarque : si vous oubliez d’effectuer cette sélection, Corail vous le signalera par un message.
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Vous pouvez également choisir les écritures à liquider en décochant pour chaque ligne la case à cocher dans la
colonne Mandater.
®
Remarque : si aucune ligne n’est sélectionnée, Corail vous le signalera par un message d’erreur.
Si un tiers et une ou des lignes lui correspondant ont été sélectionnés, la boite de dialogue suivante apparaît.
Pressez
pour lancer le traitement.
Ce message vous annonce que le traitement a été effectué. Appuyez sur le bouton OK pour revenir sur la page
®
d’accueil de Corail .
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RATTACHEMENT DE CHARGES (FACTURES NON PARVENUES)
En fin d’exercice, il est fréquent que des services soient faits mais que les factures ne soient pas encore arrivées.
Pour pouvoir clôturer le budget, il faut que la collectivité effectue un rattachement de ses charges à l’exercice suivant.
Ce menu permet via un assistant d’automatiser le traitement. Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de
menu
Menu principal / Fin d’année / Rattachement de charges et produits / Rattachement de charges (Factures non
parvenues)
Le tableau du haut affiche les engagements de dépense de fonctionnement non soldés. Lors de la sélection d’un de
ses engagements, le tableau du bas affiche le détail des imputations.
Pour mandater, cochez simplement la case de la colonne Rattacher.
Vous pouvez modifier dans le tableau Détail les charges à payer d’un engagement à mandater.
La date de service fait nécessaire au certificat de rattachement peut être saisie individuellement sur chaque
engagement. Mais pour les engagements qui n’ont pas de date de service fait, elle sera initialisée par la date de
service fait par défaut au 31/12 de l’exercice
Une fois votre sélection effectuée, pressez le bouton
pour confirmer votre sélection.
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Une pression sur le bouton
le Tiers à mandater.
vous affiche une nouvelle page pour vous permettre de choisir
Si vous avez défini un tiers par défaut pour la trésorerie dans la gestion des collectivités, il sera sélectionné à l’entrée
de l’interface.
®
Corail vous demande alors une confirmation.
Pressez
pour confirmer le traitement.
Le certificat de rattachement est ensuite affiché.
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RATTACHEMENT DE PRODUITS
A l’identique du rattachement de charges pour dépenses, on retrouve le traitement de rattachement de produits pour
les recettes.
Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Rattachement de charges et produits / Rattachement de produits
Les traitements sont similaires au rattachement de charges avec les engagements de recette de fonctionnement.
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CHARGES CONSTATEES D’AVANCES
A l’opposé des rattachements de charges, les charges constatées d’avance sont des factures reçues alors que le
service sera rendue en partie ou en totalité dans l’exercice suivant.
Pour comptabiliser la dépense (en entier ou en partie) sur l’exercice suivant, il faut créer une écriture négative de
charge constatée d’avance sur l’année N pour annuler la partie à prendre en compte. Et sur l’exercice suivant N+1 il
faut générer une écriture de charge constatée d’avance avec le même montant mais positif cette fois.
Par exemple, prenons une prime d’assurance à payer en 2014 pour une assurance de l’année 2015.
Pour comptabiliser la dépense sur l’exercice 2015, la facture va bien être payée sur 2014, mais une écriture de
charge constatée d’avance va être crée en 2014 pour déduire le montant de la facture.
En 2015, une écriture de régularisation des charges constatées d’avances sera créée pour comptabilisé la dépense
sur 2015.
Ce menu lance un assistant qui permet d’automatiser le traitement.
Les différentes étapes sont proches de celles de l’assistant d’annulation/réduction
Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Charges et produits constatés d’avance / Charges constatées d’avance
Il suffit de suivre grâce à l’enchaînement des écrans le mode d’emploi qui guide l’utilisateur
Après le premier écran pressez le bouton
.
Renseignez ensuite directement le numéro du mandat que vous voulez modifier.
Si vous ne vous en souvenez pas, pressez le bouton
historique.
pour accéder à la liste des mandats en
Une fois dans la liste des mandats en historique sélectionnez alors le mandat qui vous intéresse dans la
liste de gauche.
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Puis pour confirmer votre sélection appuyez sur le bouton
mandat concerné.
Le N°
, le
, l’
et le
pour rapatrier les références du
sont rappelés à fin de vérification :
Un e f o is l e m an d at s é lec t io n né e t v ér if ié , ap p u ye z s ur l e b ou t o n
s ’ i l s’agit d’une constatation complète ou partielle.
pu is i n d iq u e z
Choisissez alors une des deux options puis pressez le bouton Suivant.
Cas d’une constatation complète
Modifiez l’objet et la pièce pré-initialisés si nécessaire.
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Cas d’une constatation partielle
Sur cette page, indiquez dans la colonne Constatation le montant désiré pour chaque imputation, le solde s’affiche
dans la colonne de droite.
Une dernière page récapitule toutes les informations.
Si vous n’y voyez pas d’erreurs, pressez le bouton
.
Un mandat de charges constatées d’avance est automatiquement généré avec des montants d’imputation
négatifs. On le retrouvera dans la liste des mandats en cours signalé en rouge comme un mandat annulatif.
Mais, à la différence d’un mandat annulatif, le code nature trésorerie sera « Charges constatées (11) »,
comme ci-dessous avec les références de rattachement :
Remarque :
o
vous pouvez revenir en arrière à tout moment grâce au bouton Précédent.
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PRODUITS CONSTATES D’AVANCE
A l’identique des charges constatées d’avance pour dépenses, on retrouve les produits constatés d’avance pour les
recettes.
Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Charges et produits constatés d’avance / Produits constatés d’avance
L’assistant est similaire à celui des charges constatés d’avance mais pour les recettes.
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ETAT DES ENTREES / SORTIES DE L’ACTIF
Cet état récapitule les activités de l’inventaire d’une collectivité au cours d’un exercice. Il permet ainsi de vérifier
l’évolution du patrimoine et tenir des comptes précis en vue du prochain budget.
Pour accéder à cet état, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Etat des entrées / sorties de l’actif
Les cases à cocher vous permettent de choisir les états désirés. Par défaut, la date d’édition est renseignée
à la date du jour mais peut être modifiée.
Une pression sur le bouton
permet d’accéder aux éditions.
Les différents états sont accessibles depuis le menu Etats.
Par défaut, celui des entrées est sélectionné (si vous avez choisi de l’éditer).
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ETAT DES HONORAIRES
Cet état récapitule les honoraires au cours d’un exercice. Pour accéder à cet état, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Etat des honoraires
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CREATION D’UN NOUVEL EXERCICE
Pour accéder à cet assistant, choisissez l’option de menu :
Menu principal / Fin d’année / Création d’un nouvel exercice
Ce traitement va créer le nouvel exercice avec le même paramétrage que l’exercice en cours. Il va récupérer toute la
nomenclature, les RAR, recréer les engagements répétitifs, etc. ...
Vous pouvez choisir de récupérer les engagements non soldés de votre exercice et les basculer sur le nouvel
exercice.
Vous pouvez également modifier les derniers numéros d’engagements, de décisions modificatives (DM), de virements
de crédits (VC) ou de bons de commande afin de régler les séquences de ces numéros sur l’exercice suivant.
Une fois votre choix fait sur la récupération d’engagements, pressez le bouton
traitement.
pour lancer le
Une boite de dialogue vous demande une confirmation.
Pressez
pour confirmer et lancer la création du nouvel exercice.
Un message vous annonce que le traitement s’est bien effectué.
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RECUPERATION DES ENGAGEMENTS NON SOLDES
Cette fonctionnalité permet de récupérer les engagements non soldés de l’exercice précédent qui n’ont pas déjà été
récupérés.
Ce traitement est utile si vous ne reprenez pas les engagements non soldés lors de la création du nouvel exercice ou
si vous les reprenez que pour une section.
Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Récupération des engagements non soldés
Vous avez la possibilité de filtrer les engagements affichés en sélectionnant la section (Investissement,
Fonctionnement) et le sens (Dépense, Recette).
Ensuite cochez les engagements à reprendre.
A noter que pour cocher tous les engagements affichés, il suffit de cliquer sur l’entête de colonne
. Si vous avez coché tous les engagements la case est alors cochée dans l’entête de la colonne
. Cliquer à nouveau dessus pour tout décocher.
Cliquez sur le bouton
p o u r l a n c e r l e t r a i t em e n t .
Un message de succès apparait ensuite.
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CONTRE PASSATION DES ECRITURES DE RATTACHEMENT
Lorsque des rattachements de charges ont été effectués, il est nécessaire de créer une contre passation dans
l’exercice suivant de façon à ne pas déséquilibrer le budget.
Remarque : lorsque la collectivité a des contre passation à effectuer, un bandeau déroulant apparaît sur le menu
principal.
®
Pour cela, Corail dispose d’un outil très simple qui génère facilement les pièces annulatives nécessaires. Pour
accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Contre passation des écritures de rattachement
®
Corail vous affiche les mandats (tableau du haut) et titres (tableau du bas) pour lesquels vont être générés des
écritures d’annulation.
Les lignes seront en rouges si elles ont déjà fait l’objet d’une contre passation.
Pressez le bouton
Pressez
pour lancer le traitement. Corail® vous demande alors une confirmation.
pour terminer le traitement.
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REGULARISATION DES ECRITURES CONSTATEES D’AVANCE
Ce traitement permet de régulariser les charges et produits constatés d’avance de l’exercice précédent.
Remarque : lorsque la collectivité a des régularisations à effectuer, un bandeau déroulant apparaît sur le menu
principal.
®
Pour cela, Corail dispose d’un outil très simple qui génère automatiquement les régularisations des pièces
annulatives nécessaires.
Pour accéder à cette fonctionnalité, choisissez l’option de menu
Menu principal / Fin d’année / Régularisation des écritures constatées d’avance
Le logiciel affiche les mandats (tableau du haut) et titres (tableau du bas) constatés d’avance sur l’exercice précédent.
Les lignes seront en rouges si elles ont déjà fait l’objet de régularisation.
Pressez le bouton
Pressez
pour lancer le traitement. Corail® vous demande alors une confirmation.
pour terminer le traitement.
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Cet assistant crée les régularisations (montant positif) des charges et produits constatés d’avance, donc voici un
exemple ci-dessous
Le code nature trésorerie est « Charges constatées (11) », comme la pièce d’origine avec les références de
rattachement du mandat de charges constatées d’avance.
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