Candidature à un poste
d’assistant de langue à l’étranger
Mode d’emploi de la saisie en ligne
pour les personnes-contact
CIEP – département langues et mobilité
[email protected]
Candidature à un poste d’assistant de langue à l’étranger 2014-2015 - Mode d’emploi de la saisie en ligne pour les personnes-contact
CIEP – Département langues et mobilité
Le programme d’échange d’assistants de langue propose des postes dans 21 pays différents aux
étudiants inscrits dans un établissement public d’enseignement supérieur français.
La procédure d’inscription est entièrement dématérialisée :
Le candidat remplit un test d’éligibilité sur le site Internet du CIEP, qui lui indique pour quels
pays son profil lui permet de postuler ;
Suite au test d’éligibilité, le candidat a la possibilité de réaliser une préinscription pour la
destination de son choix (il n’est pas possible de choisir plusieurs destinations) ;
Durant la phase de préinscription, le candidat choisit dans un menu déroulant son
établissement ainsi que le département/service/UFR dans lequel il est inscrit. Si le candidat ne
trouve pas son établissement ou son département/service/UFR dans la liste, il est invité à
contacter le CIEP pour qu’une personne-contact puisse être identifiée ;
A la suite de sa préinscription, le candidat reçoit un message automatique lui indiquant le
nom et les coordonnées de la personne-contact de son département/service/UFR et
l’invitant à la contacter.
En tant que personne-contact, votre rôle consiste à :
Vérifier sur votre session que les candidats se réclamant de votre département/service/UFR
y sont bien inscrits ;
Les renseigner sur le programme d’échange d’assistants de langue, s’ils ont des questions ;
Créer des comptes aux professeurs-évaluateurs chargés d’évaluer les candidats ;
Communiquer les codes des professeurs-évaluateurs et leurs coordonnées aux candidats.
Vous n’avez plus à délivrer d’identifiants aux candidats, classer, valider les dossiers, remplir de
bordereaux ou envoyer quoi que ce soit au CIEP car le candidat est désormais responsable de
son inscription et la transmission des dossiers se fait de manière électronique.
Pour accéder à votre session, rendez-vous sur le site suivant :
http://assistants.ciep.fr/externe
Vos identifiant et mot de passe vous ont été envoyés dans un message automatique du CIEP. Si
vous ne trouvez pas ce message dans votre boîte de réception, pensez à vérifier vos indésirables
avant de nous contacter à [email protected]
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Une fois connecté(e), vous accédez à l’interface de votre session qui comporte 2 onglets :
Dossiers :
Sur cet écran, vous pourrez consulter la liste des étudiants ayant postulé et suivre l’évolution de
leur candidature : date d’évaluation par le professeur-évaluateur et date de validation par
l’étudiant.
Dès qu’un candidat indique pendant sa préinscription qu’il appartient à votre
département/service/UFR, son nom apparait dans le tableau récapitulatif de votre session.
Toutes les personnes listées sont ainsi susceptibles de vous contacter car vos
coordonnées leur ont été communiquées.
Nous vous remercions de bien vouloir vérifier que tous les étudiants dont les noms apparaissent
dans cette liste sont bien inscrits dans votre département/service/UFR ou dans votre
établissement si vous en êtes l’unique personne-contact.
Professeurs-évaluateurs :
Le professeur-évaluateur est la personne chargée de faire passer un entretien à l’étudiant afin
d’évaluer sa candidature. Il vous appartient de créer les professeurs-évaluateurs de votre
département/service/UFR. Vous avez la possibilité de créer autant de professeurs-évaluateurs
que vous le souhaitez.
Pour créer un professeur-évaluateur, cliquez sur le bouton Ajouter.
Vous accédez alors à la page Professeur-évaluateur – Création :
Saisissez les champs et cliquez sur OK.
Attention : la création d’un professeur-évaluateur génère l’envoi d’un courriel
automatique à son adresse électronique, lui indiquant le lien pour accéder à sa session
ainsi que ses identifiants et mot de passe.
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Dès qu’un professeur-évaluateur est créé, celui-ci apparait dans la liste récapitulative de l’onglet
Professeurs-évaluateurs. A tout moment, vous avez la possibilité de consulter ou modifier les
fiches des professeurs-évaluateurs créés. Vous pouvez aussi les supprimer sous réserve que leur
code n’ait pas encore été saisi sur la session d’un candidat.
Une fois le professeur-évaluateur créé, vous pourrez consulter sa fiche et devrez
communiquer à chaque candidat :
→ le nom du professeur-évaluateur et ses coordonnées
→ le code qui lui y est associé
Il appartient ensuite au candidat d’entrer ce code sur sa session (son nom apparaîtra alors
automatiquement dans la liste des dossiers à évaluer sur la session du professeur-évaluateur) et de
contacter le professeur-évaluateur afin de fixer la date de l’entretien d’évaluation.
Lorsqu’ils ont été évalués en ligne par le professeur-évaluateur, les candidats reçoivent un courriel
automatique les informant de leur évaluation et les invitant à procéder à la validation de leur
dossier, étape finale de leur candidature. Ces deux informations (date d’évaluation et date de
validation) apparaissent dans le tableau récapitulatif de l’onglet Dossiers de votre session.
Attention : si vous souhaitez être à la fois personne-contact et professeur-évaluateur, vous devrez
impérativement vous créer un compte de professeur-évaluateur en utilisant une adresse
électronique différente de celle associée à votre compte de personne-contact.
Nous vous remercions de votre collaboration. N’hésitez pas à envoyer un message à
[email protected] si vous avez la moindre question.
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