F MODE D’EMPLOI 2015 pro.kawan-group.eu 6j/7 : 00 333 85 72 29 90 CAMPING CARAVANING BASSE Saison 660 CAMPINGS SéLECTIONNéS CAMPING CHEQUE EN BREF n Une sélection de 660 campings n Un tarif unique 16 € la nuit 2 personnes TOUTE L’EUROPE À PRIX UNIQUE n Un programme de fidélité unique en Europe 2 SOMMAIRE La formule Camping Cheque 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Votre espace pro La distribution Camping Cheque La Kamper Box La formule Camping Cheque Les dates d’acceptation Réservation Arrivée et départ des clients Moyens de paiement Camping Cheque Offres spéciales Rémunération et facturation 13 14-15 16-17 18 19 20-21 Rémunération des Camping Chèques Distribution de Silver Cards Vente de Chèques numériques Retour des Camping Chèques papier Relevés des Chèques numériques Facturation Les outils Camping Cheque 22 23 24 25-27 28 3 En cas de problème Procédure d’urgence éviter les litiges La signalétique Vos contacts VOTRE ESPACE PRO : pro.kawan-group.eu Munissez-vous de vos login et mot de passe et accédez à toute l’information Camping Cheque : procédures, FAQ technique, modes d’emploi, guide… Si vous avez oublié vos codes d’accès, vous pouvez vous les faire envoyer par e-mail, en cliquant sur « mot de passe perdu ». Dans chaque page de ce mode d’emploi vous trouverez un lien vers cet espace pro. ESPACE PRO 4 La distribution Camping Cheque En tant qu’adhérent à la formule Camping Cheque vous apparaissez sur ces différents supports : • Le guide Camping Cheque • L’application gratuite Camping Cheque • Le site web Camping Cheque • Le magazine 3 Seasons (au travers d’articles à thème ou grâce aux informations que vous nous fournissez en cours d’année) • Les salons (10 salons européens du tourisme) 5 La Kamper Box ESPACE PRO Les Kamper Box sont des coffrets-cadeau proposant des séjours en emplacement ou en location. En tant qu’adhérent Camping Cheque, vos emplacements sont commercialisés dans la Kamper Box emplacement. Découvrez la Kamper Box Ce coffret comprend une Kamper Card, pré-chargée avec des Camping Chèques. Elle fonctionne comme toute autre carte de Camping Cheque. Vous la débitez dans votre lecteur habituel, vous la rechargez par les mêmes outils, vous pouvez consulter son solde en ligne. 6 LA FORMULE CAMPING CHEQUE ESPACE PRO QUI SOMMES-NOUS ? La formule comprend : • 2 personnes • un emplacement standard (véhicule, camping-car, caravane ou tente) • électricité 6 A ou 5 kW/j • douche chaude • un animal si le camping accepte les animaux La formule ne comprend pas : 16 € la nuit 2 personnes TOUTE L’EUROPE À PRIX UNIQUE • taxe touristique / taxe écologique • personnes supplémentaires • tout autre service (facturé selon le tarif en vigueur sur le terrain) • électricité : ampérage > 6 A ou consommation > 5 kW/j Le client Camping Cheque bénéficie du même service que les clients directs. Tout campeur, au moment du check-in, doit annoncer son mode de règlement avec des Camping Chèques (présentation de Camping Chèques papier, de la Gold Card ou de la Silver Card). 7 LES DATES D’ACCEPTATION ESPACE PRO Vos dates d’acceptation sont indiquées sur : • le guide • le web • l’application smartphone Les informations publiées sur le guide 2015 sont les données que vous nous avez transmises et elles vous engagent contractuellement. Les dates d’acceptation Camping Cheque, notamment, sont publiées sur de nombreux guides et supports dans toute l’Europe, il faut impérativement les respecter. Cependant, si pour une raison fortuite et non prévisible vous étiez contraints de modifier l’une de ces informations, vous devez en informer le Back Office Campings dans les plus brefs délais afin que nous puissions informer notre clientèle. Dans le cas contraire, le client pourra prétendre à un dédommagement que nous devrons vous répercuter. Les dates d’acceptation s’expriment en date de séjour. Donc le dernier jour indiqué sur la page du camping correspond à la date de départ maximum du client de l’établissement. 8 Himmerland Camping & Feriecenter Camping Chèques acceptés 02/01/2015 - 16/08/2015 25/08/2015 - 27/12/2015 Camping Chèques acceptés 02/01/2015 - 16/08/2015 25/08/2015 - 27/12/2015 Réservation en ligne La formule Camping Cheque est une formule sans réservation. Toutefois, nous laissons la possibilité aux clients Camping Cheque de réserver s’ils le souhaitent. Camping Soleil 3 possibilités 1. Le camping propose la réservation gratuite à tous les clients Camping Cheque. Cette réservation vous parviendra sous forme d’un e-mail spécifiant les dates de séjour des clients Camping Cheque. N’hésitez pas à confirmer. Vous devez conserver l’emplacement du client jusqu’à 17 h. 2. Le camping propose la réservation gratuite uniquement aux clients Gold Card. Cette réservation vous parviendra sous forme d’un e-mail spécifiant les dates de séjour des clients Gold Card (uniquement). Vous devez conserver l’emplacement du client jusqu’à 17 h. 3. Le camping recommande la réservation sur certaines périodes. 9 [email protected] Comme mentionné précédemment, vous appliquez vos principes et modalités de réservations aux clients Camping Cheque qui souhaitent réserver. Les Camping Chèques papier doivent être acceptés pour acompte. L’arrivée et le départ du client ESPACE PRO Enregistrement du client « Camping Cheque » En principe le client vous indique qu’il réglera en Camping Chèques «papier» ou numériques, sinon le lui demander. Pour un paiement en Camping Chèques numériques, il vous présente sa Gold Card ou sa Silver Card. Le client qui n’a pas réservé n’est pas obligé de donner ses Camping Chèques à l’arrivée. Seul le client ayant réservé pourra donner ses Camping Chèques dès l’arrivée, si le règlement du camping l’exige pour ses propres réservations. Le départ du client Les Camping Chèques papier remis par le client doivent être complétés (talon non détaché), les coordonnées du client ou le numéro de Gold Card clairement rempli. Le client a déjà reçu une facture à l’achat de ses Camping Chèques. Vous n’avez donc pas à émettre de facture au client. Vous pouvez toutefois lui établir un justificatif s’il vous le demande. Pour plus d’infos sur le réglement par carte, consulter le mode d’emploi lecteur de carte. (cf p. 4) 10 Débiter une carte edom Travel with te fre comple LES MOYENS DE PAIEMENT La Silver Card C’est une carte à puce qui permet d’acheter des Camping Chèques numériques. Les nuitées sont créditées sur la carte, puis débitées sur les campings. Distribuez des Silver Card et soyez rémunérés à hauteur de 3 % sur les chèques chargés sur ces cartes ! (Plus d’informations p. 14) AR per C Kam D La Gold Card Les porteurs de la Gold Card sont nos meilleurs clients en Europe. C’est une carte créée pour mieux fidéliser les clients au réseau Camping Cheque, en attribuant des points Fidélité par séjour (fonction automatisée). Elle est rechargée en nuitées aussi souvent que les clients le désirent, même en cours de voyage. Le Chèque papier Le Camping Chèque, sous forme papier, est un bon qui se présente en deux parties. Vous devez récupérer l’ensemble du Chèque (talon non détaché) dûment complété par le client. 11 edom Travel with te fre comple Les porteurs de Silver Card et Gold Card bénéficient d’un programme de récompense unique en Europe : tous les 25 Chèques consommés, Camping Cheque leur offre un Camping Chèque. AR per C Kam D OFFRES SPéCIALES ESPACE PRO Lors du remplissage du questionnaire pro, vous avez proposé des offres spéciales. Les offres spéciales 6=7 (7e nuit offerte), 11=14 (12e, 13e et 14e nuits offertes) sont cumulables dans la limite de 28 jours consécutifs. Par ex. : un client passe 21 nuits sur le camping, il donne 17 Camping Chèques (11 Chèques dans le cadre de l’offre 11 = 14, 6 Chèques dans le cadre de l’offre 6=7). Ces offres figurent en bas de votre page dans le guide Camping Cheque 2015 et sur le site www.campingcheque.com et sur l’application smartphone Camping Cheque. Si vous avez dédié des offres spéciales aux clients porteurs de la Gold Card, celles-ci suivent les mêmes règles que précédemment citées. 6=7 11=14 12 RéMUNéRATION DU CAMPING CHèQUE ESPACE PRO FINANCIER • Procédure Camping Cheque Camping Chèque papier Camping Chèque numérique 2013 - 2014 (15 €) - 11,25 € 2014 - 2015 (16 €) 11,20 € 12,00 € 2015 - 2016 (16 €) 11,20 € 12,00 € 13 SILVER CARDS DISTRIBUTION ET RéMUNERATION ESPACE PRO 3 % de revenus additionnels Certains campings ont choisi de distribuer des Silver Cards à leurs clients. Ils sont rémunérés à hauteur de 3 % sur tous les Chèques achetés sur ces cartes. LES BENEFICES Pour vous : • Vous êtes rémunérés à hauteur de 3% sur les Chèques achetés • Les cartes, transmises gratuitement, vous sont automatiquement attribuées • Vous êtes rémunérés tant que le client utilise sa carte et tant que vous êtes adhérent • Vous suivez vos chiffres en temps réel depuis l’interface dédiée Pour vos clients : •U n cadeau utile avec une vraie valeur ajoutée : ils réalisent une économie de 6 € (son prix de vente habituel) et bénéficient d’un tarif unique de 16 € la nuit sur 660 campings. 14 Offrir une carte SILVER CARDS DISTRIBUTION ET RéMUNERATION ESPACE PRO FINANCIER 5. Incitez à charger immédiatement des nuitées • Votre rémunération Silver Card • par téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays • sur Internet, 24 h/24, Menu « Commander », puis « Camping Cheque » Mode d’emploi 6. Suivez vos rémunérations et reporting 1. Commandez les cartes 2. Présentez les avantages Camping Cheque • Depuis votre espace PRO pro.kawan-group.eu, rubrique « Financier » 3. Offrez des Silver Card à vos clients • votre rémunération Silver Card 4. Aidez les clients à activer leur nouvelle carte • Consultez en temps réel vos souscriptions de cartes, les chèques chargés et votre rémunération. iPad 0:41 AM • par téléphone au revendeur Camping Cheque de son pays 16 2013 PLUS DE DE • Téléchargez les relevés mensuels pour procéder à la facturation • sur Internet, 24 h/24, menu “Commander” puis “Activer ma Silver Card” 10 Cartes ac 9 1 2 3 ➔ 4ch3ar 1 Chèques PLUS DE DE N O E S Activité du Safari TAILS gés ➔ 1 mars au 31 mars 20 Mail 15 7 tivé6=es TAILS 15 Vidéos Music Chèques numériques vente et rémunération No ESPACE PRO uveau 3 % de revenus additionnels sur les ventes de Chèques Dès mars 2015, vous pouvez recharger les cartes Silver ou Gold de vos clients en Chèques numériques. Les bénéfices : Pour vous : • Vous êtes rémunérés à hauteur de 3 % sur les Chèques ainsi distribués • Vous pouvez cumulez cette rémunération avec les 3 % lié à la distribution de Silver Card : soit 6 % sur les Chèques vendus par vos soins et chargés sur une carte distribuée par vous • Vous êtes rémunérés même si le client n’utilise pas les Chèques dans votre établissement • Vous suivez vos chiffres en temps réel depuis l’interface dédiée 16 Créditer une carte Pour vos clients : - La possibilité de prolonger facilement leur séjour sur votre terrain Chèques numériques vente et rémunération ESPACE PRO Créditer une carte Mode d’emploi 1 • Connectez-vous à l’espace Pro 2 • Cliquez sur le bouton approprié 3 • Indiquez la quantité de Chèques à créditer 4 • Indiquez les identifiants de carte du client 5 • Vérifiez la commande 6 • Effectuez le paiement par carte bancaire 7 • Suivez votre rémunération et reporting depuis votre espace Pro pro.kawan-group.eu, rubrique « financier » 17 RETOUR DES CAMPING CHèQUES PAPIER Les Camping Chèques sous forme « papier » doivent être expédiés 2 fois par saison (à la fin de l’avant-saison, et à la fin de l’après-saison) ou à partir de 400 Camping Chèques. 1•C onserver le talon détachable (petite partie à gauche du Camping Chèque) comme justificatif comptable. Le numéro doit toujours être lisible et non endommagé, dans le cas contraire le Chèque ne sera pas payé. 2•R egrouper les Chèques par année de validité. Utiliser des élastiques ou des ganses lors de l’envoi des Camping Chèques. 3 • F aire l’envoi en recommandé ou par une compagnie de transport ; emballé en carton (merci d’éviter les enveloppes). En cas de perte ou de vol, nous ne serons pas tenus pour responsables et les Chèques perdus ne seront pas payés. 4•A jouter à votre envoi une facture conforme au modèle page 21. 18 ESPACE PRO FINANCIER • Procédure Camping Cheque Talon à conserver Partie à nous retourner Adresse d’expédition des factures et de toute correspondance Kawan Group - Bureau Central Camping Cheque France 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes – France ESPACE PRO LES CAMPING CHèQUES NUMéRIQUES Le PDF ainsi téléchargé liste la totalité des transactions réalisées dans le mois. Elles comprennent également les transactions passées par la procédure d’urgence. La première page récapitulative de votre relevé peut faire office de facture. Si vous ne souhaitez pas établir une nouvelle facture, vous pouvez imprimer cette facture pré-établie, la tamponner, la signer et nous la renvoyer. FINANCIER • Vos relevés de chèques numériques Pour la facturation des Camping Chèques numériques, il vous faut télécharger une liste mensuelle des transactions sur notre portail Internet à partir du 5 du mois suivant. (Par exemple, la liste de mai est disponible à partir du 5 juin.) Dans la rubrique Financier, 1 • Connectez-vous au site pro : pro.kawangroup.eu 2 • Entrez vos login et mot de passe* 3 • Choisissez « Vos relevés de chèques numériques » 4 • Sélectionnez le mois que vous désirez télécharger dans les menus déroulants ainsi que la version (française ou anglaise) 5 • Cliquez sur OK. * Login ou mot de passe perdu : reportez-vous à la page 4 19 LA FACTURATION ESPACE PRO Vous trouverez ci-contre un exemple de facture à nous adresser avec vos Camping Chèques papier ou vos relevés. Il ne faut surtout pas faire apparaître la valeur faciale du Camping Chèque sur vos factures mais le montant hors commission (cf p 14 et facture ci-contre). En effet, si vous faisiez apparaître le prix de 15 € ou 16 €, vous seriez redevable de la TVA sur ces montants alors que vous ne les avez pas perçus. Merci de nous transmettre un relevé d’identité bancaire (RIB/IBAN + Swift) 20 FINANCIER • Procédure Camping Cheque EXEMPLE DE FACTURE t • Nom de l’établissemen • Raison sociale • Adresse, pays, n°RCS nautaire • Siret et TVA intracommu g pin • Nom usuel du cam • SAS KAWAN GROUP • 12 rue Alfred Kastler • F-71530 FRAGNES • TVA : FR06418679643 votre comptabilité) _________ méro de facturation de nu Date de Facturation : __ au dre on sp rre co nt ___ (n° deva N° de Facture ________ x 11,20 € = _______ € : 2014 / 2015 _______ r pie pa s ue èq Ch ing 11,20 € = _______ € Nombre de Camp 2015 / 2016 _______ x Card / Gold Card) : ues numériques :(Silver èq Ch ing mp Ca de 12,00 € = _______ € re Nomb 2014 / 2015 _______ x 12,00 € = _______ € 2015 / 2016 _______ x = _______ € Montant Total TTC __ __ __ __ = _______ € Relevé du mois de ____ Dont TVA ( ____ %) 21 EN CAS DE PROBLèME ESPACE PRO ! Nous avons mis en place une procédure de remplacement vous permettant de traiter le départ du client en toute sérénité. Dans quel cas ? 1. La carte ne fonctionne pas ou la carte est perdue ou volée. 2. Le lecteur de carte ne fonctionne pas Procédure d’urgence Procédure d’urgence Allez sur le site Internet professionnel de Camping Cheque pro.kawan-group.eu pour réaliser le débit en ligne. 1 • Entrez votre Login et mot de passe* Puis allez sur « financier ». Dans le menu de gauche sélectionnez « procédure d’urgence » 2 • Remplissez le formulaire Les champs « Date », « Identifiant », « Nombre de Chèques à débiter » et « Cause de dysfonctionnement » sont obligatoires. 3 • Validez après vérification La transaction est enregistrée sur votre compte et sur celui du client. Vous pouvez imprimer la page. La transaction sera impossible si le solde du compte client est insuffisant. 22 * Vous avez oublié votre mot de passe, reportez-vous à la page 4 EN CAS DE PROBLèME ESPACE PRO Votre lecteur de carte ne fonctionne pas FAQ Après avoir tout essayé avec nos services pour vous dépanner (Helpline : 0033 385 72 29 95), vous pouvez vous connecter sur le site Internet et effectuer le débit en ligne selon la procédure décrite ci-contre. La carte est perdue ou volée Vous pouvez utiliser cette procédure ci-contre et demander au client de contacter nos services qui s’assureront dans les meilleurs délais du remplacement de la carte. Nous nous occuperons alors d’apporter au client la meilleure solution de façon à ce qu’il ne soit pas pénalisé. Vous ne devez utiliser le site que dans ces 2 cas et le jour même du départ du client. Helpline 6 jours sur 7 00 333 85 72 29 95 23 éVITER LES LITIGES HABITUELS Les litiges concernent principalement • les dates d’acceptation des Camping Chèques • les dates d’ouverture des services Nous vous prions de vous conformer aux dates que vous nous avez transmises et publiées dans notre guide 2015. Nous vous rappelons que, sauf cas de force majeure, vous êtes tenu contractuellement d’accueillir nos clients, conformément aux dates qui ont été publiées. La réalité de ces informations engage pleinement votre responsabilité. • le paiement par carte. Dans le cadre du nouveau programme de fidélité, plus les clients utilisent leur carte, plus ils sont récompensés. Aussi, merci de veiller à bien accepter leurs cartes pour le réglement. • le forfait électricité. Le forfait Camping Cheque comprend l’électricité, dans la limite de 6 A ou 5 kW/jour (sauf accord spécial). Nous vous conseillons de veiller à aucune surconsommation ou à facturer la consommation supplémentaire (par lecture de compteur ou par appréciation après augmentation de l’ampérage). 24 LA SIGNALéTIQUE SUR LE CAMPING ESPACE PRO Votre documentation DOCUMENTATION Mode d’emploi Camping Cheque Mode d’emploi lecteur de carte Mode d’emploi distribution Silver Card (plus d’infos p.14) 25 Flyer et son présentoir LA SIGNALéTIQUE SUR LE CAMPING Votre matériel Autocollants Lecteur de carte Drapeau connecté à un PC Vous avez une question ? Il vous manque des éléments ? Contactez le 00 333 85 72 29 90 et demandez le Back Office campings 26 LA SIGNALéTIQUE SUR LE WEB ESPACE PRO Pour télécharger nos logos et bannières, rendez-vous sur : pro.kawan-group.eu Nous vous encourageons à établir des liens réciproques sur nos sites pour améliorer votre référencement www.campingcheque.fr 27 Camping Cheque 12 rue Alfred Kastler 71530 Fragnes – France Tél. + 33 (0)3 85 72 29 90 Service Back Office campings Votre site pro : pro.kawan-group.eu est une marque commerciale de SAS KAWAN GROUP ">
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