EBP Open Line Manuel utilisateur
Etats Financiers
Open Line
TM
Pour Windows XP ou Vista
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Mars 2009
Convention d’Utilisation d’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier
2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande , par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes.
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Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le
CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
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Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel
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et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
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Table des matières
Table des matières
INSTALLATION ..................................................................................................... 11
1. AVANT DE COMMENCER ........................................................................................... 11
1.1. Accès au service technique ........................................................................................ 11
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................................ 11
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ............................................................... 13
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ..................................................................... 15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .................................................................... 16
4.1. Version d’évaluation .................................................................................................. 16
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................................ 16
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?..................................... 16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................................... 18
6. ECRAN DE TRAVAIL .................................................................................................... 19
PRISE EN MAIN ..................................................................................................... 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ............................................................... 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant ......................................................................... 21
1.2. Les autres options générales ...................................................................................... 21
1.3. Les options EDI ......................................................................................................... 22
1.4. La gestion des fenêtres ............................................................................................... 22
2. COMMENT CREER UN EXERCICE ? .......................................................................... 23
3. GESTION D'UNE CAMPAGNE ..................................................................................... 24
3.1. Comment créer une campagne ? ................................................................................ 24
3.2. Entête de la campagne ............................................................................................... 25
3.3. Onglet Général ........................................................................................................... 25
3.4. Onglet Balance ........................................................................................................... 26
3.5. Onglet Saisie .............................................................................................................. 27
3.6. Onglet Contrôles ........................................................................................................ 30
3.7. Onglet Plan de regroupement ..................................................................................... 31
3.8. Onglet Plaquette ......................................................................................................... 31
4. COMMENT IMPRIMER LA CAMPAGNE ? ................................................................. 34
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TABLE DES MATIERES
FIN DE LA CAMPAGNE .................................................................................................... 34
5. COMMENT CREER UN MODELE UTILISATEUR ?................................................... 35
5.1. Modèle de campagne ................................................................................................. 35
5.2. Modèle de plaquette ................................................................................................... 35
6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................................... 36
INDEX ..................................................................................................................... 37
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Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
« Coût d'un appel local »
•
Exposez votre problème par e-mail
[email protected]
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
Windows XP SP2
Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits
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INSTALLATION
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
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Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK. apparaît. Cliquez sur le lien Etats Financiers Open Line
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Millésime 2009 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel
.
3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Etats financiers Open Line
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Millésime
2009.
4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement.
5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre numéro de licence et votre clé web. Validez.
6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien
Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez.
7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le
dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier.
9. Dans un premier temps l’installation va rechercher
les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel.
S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée.
10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
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INSTALLATION
12. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Monoposte. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\ EtatFi1.0FR30FS.
13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
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3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Comment lancer mon logiciel ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Etats Financiers Open Line
« Millésime » « N° de version ».
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INSTALLATION
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel à l’exception de l’ajout ou de la suppression de lignes dans la balance. De plus, vous pouvez découvrir toutes ces fonctionnalités uniquement dans le dossier de démonstration. La création de dossier en version d’évaluation n’est pas possible.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option
« Activez votre logiciel ». La fenêtre
Activation
s'ouvre, cliquez sur le bouton
« Activer manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe
(points, majuscules ou minuscules).
•
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.
•
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
•
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
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Comment Activer Mon logiciel ?
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
•
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
• Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
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INSTALLATION
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et
Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Cliquez sur
Lancer
pour réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Ecran de travail
Partie contextuelle de la barre de navigation.
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768.
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INSTALLATION
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Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment réaliser votre campagne de la création à l’impression de votre liasse.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car ces informations sont reprises dans vos liasses.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner :
L’identification de l’entreprise dans la partie Coordonnées,
Le numéro IFU, Le numéro SIE (Service des Impôts des Entreprises), le numéro de dossier et la clé dans la zone Général de la partie
Informations fiscales,
Les coordonnées du service des impôts compétent dans la zone Centre
des impôts de la partie Informations fiscales.
1.2. Les autres options générales
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Intervenants, vous pouvez indiquer les coordonnées de vos différents interlocuteurs (expert comptable, commissaire aux comptes…) et dans la partie Général, indiquez les répertoires pour la sauvegarde, définissez les préférences d’affichage ainsi que la police par défaut.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
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PRISE EN MAIN
1.3. Les options EDI
Afin d'envoyer vos fichiers EDI, les options du dossier suivantes doivent être renseignées correctement.
1.3.1. Emetteur initial EDI
Renseigner ici les informations concernant l'entreprise pour laquelle la liasse est déposée. Cette partie est en général à renseigner lorsque la personne qui télétransmet la liasse est un cabinet.
1.3.2. Emetteur EDI
Renseigner ici les informations de la personne qui télétransmet la déclaration
(cabinet, entreprise...).
1.3.3. Donneur d'ordre EDI
Renseigner ici les informations correspondant aux données administratives de jedeclare.com.
1.3.4. Destinataire OGA
Renseigner ici les informations correspondant à votre Organisme de Gestion Agréé.
1.3.5. Paramétrage jedeclare.com
Renseigner ici les identifiants transmis par jedeclare.com.
1.4. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
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Comment créer un exercice ?
2. COMMENT CREER UN EXERCICE ?
Un exercice correspond à un exercice fiscal. La création des exercices à cet endroit, vous permettra par la suite, de regrouper une ou plusieurs campagnes (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1 Comment créer une campagne page 24.)
Pour gérer les exercices, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Campagnes + Exercices.
Pour créer un exercice, vous devez :
Utiliser la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter,
Indiquer description,
Préciser la date de début et de fin de l’exercice,
Cliquer sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer.
Pour plus d’informations concernant la création des exercices, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
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PRISE EN MAIN
3. GESTION D'UNE CAMPAGNE
3.1. Comment créer une campagne ?
Une campagne correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer différents documents telles que les liasses, les états de gestion, les annexes fiscales ou les plaquettes.
Une campagne peut être créée soit pour établir une déclaration fiscale, soit pour faire des situations au sein d’un exercice.
Exemple : pour l’exercice 2008, vous pouvez créer les campagnes suivantes :
-
1
-
4
ère
-
2
ème
-
3
ème
ème
-
5
ème
-
6
ème
campagne : Situation 1 er
campagne : Situation 2
campagne : Situation 3
campagne : Situation 4
trimestre 2008
ème
ème
ème
trimestre 2008
trimestre 2008
trimestre 2008
campagne : déclaration fiscale 2008
campagne : déclaration rectificative 2008
Dans ce cas, il convient de rattacher chaque campagne à l’exercice 2008, puis de modifier les dates des campagnes de situation dans l’onglet général des campagnes.
Pour créer une campagne, accédez à la liste des campagnes par le menu
Campagnes + Campagnes.
Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter.
Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre campagne. Par défaut, sont proposées les liasses des régimes suivants : IS/RS,
IS/RN, IR/RS, IR/RN, BNC, SCI, Intégration Groupe et Intégration Mère/Fille.
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Si vous souhaitez également générer des plaquettes, indiquez, dans le champ
Modèle de plaquette, le modèle à utiliser. Par défaut, il existe un modèle pour le régime normal et un modèle pour le régime simplifié.
Cliquez sur le bouton Valider pour créer la campagne.
3.2. Entête de la campagne
Dès que votre campagne est créée, vous devez alors renseigner le nom de la campagne ainsi que le type dans l'entête de la campagne. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la campagne dans l'onglet Saisie ainsi qu'à à l'impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 4
Comment imprimer la campagne page 34).
Si vous choisissez le type Déclaration Provisoire / Simulation, la mention
Provisoire apparaît sur chaque page lorsque vous allez dans l'onglet Saisie.
Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration
rectificative apparaît sur chaque page lorsque vous allez dans l'onglet Saisie.
Si à la création d'une campagne, vous n'avez pas choisi de modèle, par défaut, le régime fiscal sélectionné est IS/RS. Donc, lorsque vous ajouterez des pages à votre campagne, seules les pages correspondant à ce régime seront proposées.
Si vous souhaitez sélectionner des pages qui appartiennent à un régime différent, vous devez changer le régime fiscal de votre campagne. Ce changement n'est possible que si aucune page n'a été ajoutée dans la campagne.
3.3. Onglet Général
Dans cet onglet, vous devez renseigner la période de la campagne qui est un
élément obligatoire pour sauvegarder la campagne.
Si vous avez créé au préalable votre exercice (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2 Comment créer un exercice page 23), vous pouvez alors le sélectionner en cliquant sur l’icône dans le champ Exercice. Dans le cas contraire, saisissez la date de début et de fin de la campagne dans les champs prévus à cet effet.
Vous avez également la possibilité d’associer une campagne précédente à votre campagne en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la période précédente ainsi que les valeurs contenues dans les liasses.
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PRISE EN MAIN
3.4. Onglet Balance
Cet onglet contient la balance comptable permettant d’établir votre liasse fiscale, les états de gestion, les annexes fiscales et les plaquettes. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles :
Saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1.
Remarque
Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances.
Importer la balance en cliquant sur le bouton Importer. Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Vous pouvez importer des fichiers de type TXT, CSV et BAL. Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .BAL.
Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer.
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Si vous importez un fichier TXT ou CSV, sélectionnez le séparateur de champ (Tabulation, Point-virgule, Virgule, Espace ou Autre). Dans le champ Type de caractères, par défaut est sélectionné Windows.
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Cependant, si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés (par exemple, les caractères accentués), modifiez alors ce champ en sélectionnant un autre type.
Afin que l’import se déroule correctement, les colonnes doivent être obligatoirement dans l’ordre suivant (de la balance la plus récente à la plus ancienne) :
N° compte, Libellé, Débit N, Crédit N, Débit N-1, Crédit N-1, Débit N-2,
Crédit N-2, Débit N-3, Crédit N-3, Débit N-4 et Crédit N-4 (vous pouvez importer jusqu’à 5 balances en sélectionnant 5 dans le champ Nombre de
balances à importer).
Si les colonnes ne sont pas dans cet ordre, vous devez cliquer sur l’entête de la colonne à déplacer et tout en maintenant le clic déplacer la colonne pour la positionner là où il faut.
Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :
Mise à zéro, cette option permet de réinitialiser soit l’ensemble des balances de la campagne soit la balance N, N-1, N-2, N-3 ou N-4,
Suppression lignes vides, cette option permet de supprimer toutes les lignes de la balance qui n’ont pas de montant sur l’ensemble des périodes de la balance (N à N-5).
Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
3.5. Onglet Saisie
Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la campagne sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées.
3.5.1. Les modes de saisie
Cet onglet permet de saisir dans les champs de la campagne ainsi que de modifier les formules de calcul qui ne vous conviendraient pas. Deux types de modes de saisie sont proposés :
Standard. Ce mode permet uniquement de renseigner les champs saisissables. Donc, toutes les cellules qui font appel à des formules de
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PRISE EN MAIN
calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. Ce mode n’autorise pas la suppression ou l’ajout de pages dans la campagne.
Avancé. Ce mode permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules.
Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ
Formule de la zone Détails qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Il existe deux types de formule : o
Celles qui font appel à des comptes comptables. La syntaxe de
parenthèse et guillemets (exemple : DebitBalance("109")), o
Celles qui font appel à des cellules de la même page ou à une autre page. Si la cellule de référence est dans la même page, il suffit alors de mettre le nom de la cellule dans la formule et si la cellule est dans une autre page, la syntaxe est la suivante : Nom
de la page.nom de la cellule (exemple : 2059B.DQ).
Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
Le mode Avancé permet également la suppression ou l’ajout de pages rattaché au régime fiscal de la campagne. Cliquez sur le bouton Ajouter.
Une ligne vierge est ajoutée dans la liste des pages qui composent la campagne. Sur cette ligne, cliquez dans la colonne Modèle et cliquez sur l'icône . Dans la liste, choisissez la page que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Sélectionner.
Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la campagne en cliquant sur le bouton Calculer la campagne. La sauvegarde de la campagne permet également de recalculer automatiquement la campagne.
3.5.2. La recherche
Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la campagne.
Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton
Rechercher.
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Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page
2050, saisissez alors 2050.AF.
3.5.3. Les autres options
Depuis le menu contextuel, d'autres options sont accessibles :
Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez l'option Restaurer la formule du
modèle,
Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur l'option Supprimer la
valeur saisie, chaque cellule,
Si vous avez modifié une formule de calcul, l'option Comparatif des
calculs vous permettra de comparer la formule par défaut et celle que vous avez saisi, calcul de la valeur affichée.
Lorsque vous avez fini vos saisies ou modifications sur une page de la campagne, vous pouvez cocher la colonne Traité ce qui vous permet d'avoir un suivi rigoureux de votre campagne.
Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
3.5.4. La génération d’un fichier EDI
Pour générer le fichier EDI, cliquer sur l'icône Générer EDI... en haut de la campagne.
Si la campagne n'est pas sauvegardée, une première fenêtre de sauvegarde apparaît.
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PRISE EN MAIN
Ensuite apparaît une fenêtre "Génération du fichier EDI". Cette fenêtre se compose de 3 parties :
• Campagne : le nom de la campagne apparaît en haut de cette fenêtre.
• Eléments à envoyer : dans cette partie, vous pouvez choisir les documents à télétransmettre en cochant les différentes cases. Les cases envoi DGI et Feuillets OGA permettent d’envoyer la liasse ainsi que les annexes fiscales respectivement à la Direction Générale des Impôts et à votre Organisme de Gestion Agréé. La case tableaux OGA permet d’envoyer vos tableaux d’OG à votre Organisme de Gestion Agréé et la case Balance OGA permet l’envoie de la balance à votre Organise de
Gestion Agréé. Attention ! : si vous envoyez la balance en EDI, il faut
obligatoirement lancer la centralisation des comptes fournisseurs et clients.
• Type de dépôt : pour envoyer une déclaration de test, cochez la case
Déclaration de test.
Cliquez ensuite sur le bouton Générer en bas de la fenêtre pour générer le fichier
EDI. Si vos liasses contiennent des données qui ne sont pas acceptées par le portail jedéclare.com, une série de messages apparaîtra. Les erreurs doivent toutes
être corrigées pour que le fichier puisse se générer.
Une fois les erreurs corrigées, l'application vous propose d'envoyer le fichier EDI. Si vous répondez oui, un mail s'ouvre. L'adresse de jedeclare.com est renseignée dans le destinataire et le fichier EDI est joint au mail. Si vous avez coché Envoi
OGA, le portail jedeclare.com fera le transfert du fichier EDI au centre de gestion.
Une fois le mail envoyé, l'application vous propose d'ouvrir une fenêtre récapitulant les informations de la télédéclaration où vous trouverez notamment le statut de l'envoie. Si vous répondez non, un premier message apparaît vous confirmant la génération du fichier EDI et pour vous proposer d'ouvrir la fenêtre contenant les informations de la télédéclaration.
Si vous souhaitez enregistrer votre fichier EDI, cliquez sur l'icône Sauvegarder le fichier EDI.
3.6. Onglet Contrôles
Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la campagne. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre des cellules de la même page ou des cellules appartenant à des pages différentes dans une même campagne.
Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs mais non bloquants.
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Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît.
Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît.
Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les
contrôles. Le calcul de la campagne les vérifie également.
3.7. Onglet Plan de regroupement
Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules des pages se situant dans l’onglet Saisie et dans l’onglet Plaquette d’une campagne. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles :
- le nom de la cellule,
- une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle.
Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Saisie et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Saisie sont reportées dans cet onglet.
Si dans l'onglet Saisie, vous avez sélectionné l'option Standard (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 3.5.1 Les modes de saisie page 27), la modification des formules n'est pas possible. Il faut obligatoirement sélectionner l'option Avancé.
Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée.
Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non.
3.8. Onglet Plaquette
3.8.1. Paramétrage de la plaquette
Si, à la création de votre campagne (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1
Comment créer une campagne page 24), vous avez sélectionné un modèle de plaquettes, apparaissent alors toutes les pages qui composent votre plaquette. Si vous n'avez rien sélectionné, aucune liste de documents n'est affichée.
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PRISE EN MAIN
Vous pouvez ajouter des pages en cliquant sur le bouton Ajouter. Une ligne vierge est alors ajoutée, cliquez dans la colonne Nom, cliquez sur l'icône et sélectionnez le document que vous souhaitez ajouter.
L'ordre dans lequel les pages sont affichées dans l'onglet Plaquettes correspond à l'ordre dans lequel elles seront dans le fichier généré. Si vous souhaitez modifier l'ordre cliquez sur les icônes ou la page sélectionnée.
pour respectivement monter ou descendre
Pour personnaliser les pages de la plaquette, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Visualiser le modèle. Pour ajouter des cellules dans la plaquette correspondant à des cellules dans les pages de la campagne, la syntaxe à utiliser est la suivante : EBP (nom page.nom cellule). Par exemple, si vous souhaitez récupérer dans une page de la plaquette le montant de la cellule AD de la 2050, vous devez alors saisir EBP(2050.AD).
Il existe également des cellules propres aux plaquettes. Pour les visualiser ou les modifier, sélectionnez la page de la plaquette et cliquez sur le bouton Voir le
paramétrage.
La liste des cellules du modèle apparaît. Vous pouvez les modifier, les supprimer ou en ajouter. La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la campagne (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.5.1 Les modes de saisie page 27).
Lorsque vous avez fini vos saisies ou modifications sur une page de la plaquette, vous pouvez alors cocher la colonne Traité ce qui vous permet de savoir rapidement où vous en êtes dans la réalisation de votre plaquette.
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3.8.2. Génération de la plaquette
Vous pouvez générer jusqu'à 3 exemplaires de la plaquette. Ainsi, pour chaque page de la plaquette, vous devez cocher les colonnes 1
er
modèle, 2
nd
modèle et
3
ème
modèle si vous souhaitez que la page apparaisse dans les 3 exemplaires. Si vous ne cochez pas une des colonnes, la page n'apparaîtra alors pas dans l'exemplaire que vous avez décoché.
Dès que votre plaquette est correcte, générez-la en cliquant sur le bouton Générer
la plaquette. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'étape suivante. Vous devez choisir les exemplaires que vous souhaitez générer (1 er
modèle, 2 nd
modèle et 3
ème
modèle) ainsi que le répertoire de génération de la plaquette.
Par défaut, le répertoire indiqué correspond au répertoire choisi dans l'option
Paramètres généraux du menu Outils + Options.
Cliquez sur le bouton Suivant puis Lancer. Lorsque la génération est terminée, un message est affiché dans l'assistant. Pour visualiser le document, fermez l'assistant, ouvrez l'explorateur Windows et positionnez-vous dans le répertoire où le fichier a été généré.
Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
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PRISE EN MAIN
4. COMMENT IMPRIMER LA CAMPAGNE ?
Pour imprimer la liasse d’une campagne, les états de gestion et les annexes fiscales, positionnez-vous dans l'onglet Saisie de la campagne et cliquez sur l'icône . Un aperçu de chaque page de la campagne est alors affiché.
Si vous avez des contrôles bloquants dans votre campagne (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 3.6 Onglet Contrôles page 30), la mention Anomalie –
Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la campagne.
Si avez choisi dans la campagne le type de déclaration Provisoire / Simulation,
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Entête de la campagne page 25), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la campagne.
Si avez choisi dans la campagne le type de déclaration Rectificative, (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Entête de la campagne page 25), la mention
Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la campagne.
FIN DE LA CAMPAGNE
Lorsque votre campagne est terminée ou envoyée à la DGI, dans l'onglet Général de la campagne, vous pouvez alors cocher l'option Campagne figée. Cette option a pour effet de griser tous les champs saisissables. Seule la consultation est possible.
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Comment créer un modèle utilisateur ?
5. COMMENT CREER UN MODELE UTILISATEUR ?
5.1. Modèle de campagne
Lorsque vous créez une campagne, vous pouvez la créer à partir d'un modèle par défaut ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur, deux choix sont possibles :
Depuis la campagne en cliquant sur l'option Créer un modèle utilisateur.
Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrezle en cliquant sur l'option Sauvegarder, Sauvegarder et Fermer ou
Sauvegarder et Nouveau,
Modèles de campagnes. Cliquez sur l'option Dupliquer dans le menu contextuel et indiquez le nom de votre modèle. Ensuite, vous pouvez effectuer toutes les modifications que vous souhaitez (modification de formules, ajout ou suppression de pages…). Seuls les modèles utilisateurs sont dupliquables.
Lorsque vous affichez un modèle de campagne, seuls les onglets Saisie,
Plaquette, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une campagne (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3 Gestion d'une campagne page 24).
5.2. Modèle de plaquette
Pour créer un modèle de plaquette, sélectionnez l'option Modèles de campagnes depuis le menu Campagnes. Dans la liste des modèles, sélectionnez un modèle de plaquette (dans la colonne Régime fiscal, il est indiqué Plaquette) et cliquez sur l'option Dupliquer du menu contextuel.
Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez.
Enregistrez votre modèle en cliquant sur l'option Sauvegarder, Sauvegarder et
Fermer ou Sauvegarder et Nouveau.
Lorsque vous affichez un modèle de plaquette, seuls les onglets Saisie, Plaquette,
Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une campagne (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3 Gestion d'une campagne page 24).
Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
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TM
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PRISE EN MAIN
6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
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TM
Index
Index
A
Accès au service technique ................................................................................................... 11
Aide sur EBP Etats Open Line
TM
.......................................................................................... 7
Avancé .................................................................................................................................. 28
B
Balance ................................................................................................................................. 26
C
Campagne ............................................................................................................................. 24
Code d'activation .................................................................................................................. 16
Comparatif ............................................................................................................................ 29
Configuration minimale ........................................................................................................ 11
Contrôles............................................................................................................................... 30
Création de dossier ............................................................................................................... 18
E
Ecran de travail ..................................................................................................................... 19
Exercice ................................................................................................................................ 23
Expert Comptable ................................................................................................................. 21
G
Génération ............................................................................................................................ 33
Gestion des fenêtres .............................................................................................................. 22
I
Import ................................................................................................................................... 26
Impression ............................................................................................................................ 34
Initialisation du dossier ......................................................................................................... 21
Installation ............................................................................................................................ 13
L
Lancement du logiciel ........................................................................................................... 15
Lignes vides .......................................................................................................................... 27
M
Mise à zéro ........................................................................................................................... 27
Modèle utilisateur ................................................................................................................. 35
Mot de passe ......................................................................................................................... 21
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TM
37
INDEX
O
Options du dossier ................................................................................................................ 21
P
Période .................................................................................................................................. 25
Plaquette ............................................................................................................................... 31
R
Recherche ............................................................................................................................. 28
Regroupement ....................................................................................................................... 31
S
Saisie .................................................................................................................................... 27
Sauvegarde ........................................................................................................................... 36
Standard ................................................................................................................................ 27
38
EBP Etats Financiers Open Line
TM
Notes
EBP Etats Financiers Open Line
TM
Index
39
Notes
