Microsoft 2007 Manuel utilisateur

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Vue d'ensemble du partage et du travail en
collaboration sur des données Excel
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11/12/2007
Vue d'ensemble du partage et du travail en collaboration sur des données Excel - Exc... Page 8 sur 15
Il existe plusieurs façons de partager, d'analyser et de communiquer des informations et
des données dans Microsoft Office Excel 2007. La méthode choisie pour le partage des
données dépend de plusieurs facteurs et notamment, de la façon dont vous souhaitez
que les autres utilisateurs visualisent ces données et les utilisent. Vous pouvez par
exemple, vous demander s'il est préférable d'empêcher la modification des données
sensibles ou particulièrement importantes ou s'il est nécessaire d'autoriser les utilisateurs
à modifier les données. Peut-être sera-t-il nécessaire de partager des données avec des
utilisateurs qui ne possèdent pas Microsoft Office Excel ou qui possèdent des versions
différentes d'Excel. Vous souhaiterez peut-être partager une version fixe de votre
classeur et l'envoyer par courrier électronique pour qu'il soit imprimé.
Cet article présente des informations générales sur le partage des données dans Excel,
explique comment procéder pour visualiser et utiliser des données et enfin, décrit les
limitations liées au partage de données. Cet article contient des liens vers des articles
plus détaillés.
Contenu de cet article
Utiliser Services Excel pour partager des données tout en conservant une version
du classeur
Collaborer sur des classeurs stockés sur un serveur de gestion des documents
Distribuer des données au moyen de la messagerie, de la télécopie ou de
l'impression
Échanger des classeurs avec des utilisateurs qui possèdent des versions
antérieures d'Excel
Distribuer des classeurs à des utilisateurs qui ne possèdent pas Excel
Autoriser plusieurs utilisateurs à modifier simultanément un classeur
Distribuer des copies d'un classeur, puis fusionner ou consolider les données à
partir de chaque copie
Utiliser Services Excel pour partager des
données tout en conservant une version du
classeur
Si vous avez accès à Services Excel, module de Microsoft Office SharePoint Server 2007
pouvant exécuter Services de calcul Excel, vous pouvez enregistrer un classeur sur ce
serveur afin que les autres utilisateurs puissent accéder à tout ou partie de ce classeur à
partir d'un navigateur.
Une fois enregistrés sur le serveur, les classeurs sont affichés par Microsoft Office Excel
Web Access. Avec Excel Web Access, les utilisateurs peuvent visualiser et interagir avec
des classeurs dans l'environnement d'un navigateur qui leur est familier et faire des
calculs, créer des instantanés, rafraîchir des données et extraire des valeurs des
classeurs. Les classeurs peuvent également être utilisés dans des rapports de tableau de
bord. (Un rapport de tableau de bord peut être comparé au tableau de bord d'une voiture.
Il présente les données critiques sous forme de résumé, de façon à ce que les utilisateurs
puissent trouver rapidement les informations qui les intéressent.) Par ailleurs, les
utilisateurs ne doivent pas nécessairement posséder Microsoft Office Excel 2007 sur leur
ordinateur local pour pouvoir utiliser Excel Web Access.
L'illustration suivante montre Excel Web Access dans un rapport de tableau de bord.
Lorsque vous enregistrez un classeur dans Services Excel, tout le classeur est placé sur
le serveur, mais vous pouvez spécifier les parties (des feuilles de calcul, des plages
nommées ou des graphiques) que vous souhaitez afficher dans le navigateur. Vous
pouvez également définir des paramètres pour autoriser l'interaction et spécifier les
cellules précises qui peuvent être modifiées dans le classeur affiché. Par exemple, vous
Voir aussi
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Vue d'ensemble du partage et du travail en collaboration sur des données Excel - Exc... Page 9 sur 15
pouvez spécifier les cellules dans lesquelles les utilisateurs peuvent entrer les valeurs qui
Version pour impression
seront utilisées par les formules d'autres cellules et visualiser ensuite les résultats
calculés par Services Excel.
Utilisez Services Excel pour partager des données si :
Vous avez accès à Services Excel, un module d'Office SharePoint Server
pouvant exécuter Services de calcul Excel.
Vous souhaitez conserver une seule copie d'un classeur ou d'une feuille de calcul
dans un emplacement central et sécurisé.
Les utilisateurs ont besoin d'analyser les données, de les représenter sous forme
de graphique ou de tableau croisé dynamique pour les utiliser ensuite dans un
navigateur. Excel ne doit pas nécessairement être installé sur les ordinateurs des
utilisateurs.
Vous souhaitez sécuriser et protéger les modèles de feuille de calcul ainsi que les
données que ces modèles contiennent. Vous pouvez accorder aux utilisateurs
des autorisations d'affichage uniquement, afin qu'ils puissent afficher les feuilles
de calcul dans le navigateur, mais qu'ils ne puissent pas y accéder directement
en utilisant Excel ou tout autre programme client. Vous pouvez en outre contrôler
les parties des feuilles de calcul que les utilisateurs sont autorisés à afficher dans
le navigateur.
Vous souhaitez utiliser un classeur dans un rapport de tableau de bord sur une
page Web dans laquelle vous pouvez rapidement afficher et analyser les
informations importantes relatives au projet.
Vous souhaitez utiliser les fonctions de rapport pour alerter les utilisateurs
relativement aux rapports mis à jour.
Par ailleurs, Services Excel permet aux administrateurs de gérer les feuilles de calcul
Excel personnalisées manuellement ou au moyen d'un programme et de les distribuer sur
le serveur.
Pour plus d'informations sur l'enregistrement et la gestion des classeurs avec Services
Excel, un module d'Office SharePoint Server, voir Enregistrer un classeur dans Excel
Services.
Haut de la page
Collaborer sur des classeurs stockés sur un
serveur de gestion des documents
Lorsque vous souhaitez rendre des classeurs accessibles pour la collaboration à partir
d'un emplacement central, vous pouvez les enregistrer sur un serveur de gestion des
documents. Ce serveur permet d'utiliser les fonctions de gestion des documents telles
que les flux de travail automatisés et les bibliothèques de documents partagées, pour
archiver et extraire des documents. Par ailleurs, si vous disposez de Microsoft Windows
SharePoint Services 3.0, vous pouvez enregistrer votre document dans un espace de
travail partagé afin de collaborer avec d'autres utilisateurs et en conserver une copie
locale, synchronisée à partir des modifications effectuées sur le serveur.
Enregistrer un classeur sur un serveur de gestion des
documents
Vous pouvez enregistrer des classeurs sur un serveur de gestion des documents, tel que
Windows SharePoint Services 3.0, pour que les utilisateurs puissent accéder à un
emplacement central leur permettant de collaborer sur des documents et de bénéficier
des nombreuses fonctions de gestion des documents offertes par le serveur.
Collaborer en utilisant un serveur de gestion des documents si :
Vous avez accès à un serveur de gestion des documents.
Les utilisateurs disposent d'Excel sur leur ordinateur pour ouvrir et utiliser les
classeurs à partir du serveur de gestion des documents.
Vous souhaitez utiliser les fonctions suivantes du serveur de gestion des
documents :
Flux de travail automatisé, de façon à ce que les utilisateurs qui travaillent
sur un document sachent à quelle phase ils interviennent (révision,
commentaire, approbation, etc.) et également, afin qu'ils fournissent
informations et conseils au moment opportun.
Bibliothèques de documents dans lesquelles vous pouvez stocker et
organiser vos classeurs.
Archivage, extraction et contrôle de version des classeurs.
Fonctions d'administration et de création de rapports.
Fonctions de collaboration telles que les sites Espace de travail de
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Pour publier un classeur sur un serveur de gestion des documents, assurez-vous qu'un
serveur de gestion des documents soit disponible, puis cliquez sur le Bouton Microsoft
Office
, cliquez sur la flèche en regard de Publier, puis sur Serveur de gestion des
documents. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, choisissez un emplacement de
serveur et indiquez le nom du classeur, puis cliquez sur Enregistrer.
Créer un site Espace de travail de document avec
Windows SharePoint Services 3.0
Si vous souhaitez partager votre classeur sur un site Windows SharePoint Services 3.0 et
autoriser d'autres utilisateurs à collaborer facilement tout en conservant une copie locale
du classeur synchronisée à partir des modifications, vous pouvez créer et utiliser un site
Espace de travail de document.
Un site Espace de travail de document est une zone qui est hébergée par un serveur
Windows SharePoint Services 3.0 sur lequel les utilisateurs partagent des documents et
des informations, gèrent des listes de données et se tiennent informés des différents
états des projets.
Utilisez un site Espace de travail de document si :
Vous avez accès à un serveur qui exécute Windows SharePoint Services 3.0.
Vous pouvez créer et administrer le site sur lequel vous stockez vos documents
et si vous souhaitez accorder aux utilisateurs qui visitent ou utilisent ce site des
niveaux d'autorisation différents.
Les utilisateurs disposent d'Excel pour ouvrir et utiliser les classeurs à partir du
serveur.
Vous souhaitez utiliser une liste de tâches pour attribuer des tâches assorties de
dates d'échéance aux membres du site Espace de travail de document. Si un
autre membre vous a attribué une tâche, vous pouvez la désactiver dans la liste
des tâches. Lorsque d'autres membres de l'équipe ouvrent cette liste dans le
volet Espace de travail de document, ils peuvent voir que vous avez terminé la
tâche.
Vous souhaitez afficher les noms d'utilisateur des membres du site Espace de
travail de document dans une liste Membres. Dans le volet Espace de travail de
document, les informations de contact — telles que la disponibilité, le numéro de
téléphone et l'adresse de messagerie — et d'autres propriétés sont incluses, afin
que les membres puissent facilement se contacter. Si vous utilisez la messagerie
instantanée, vous pouvez également consulter l'état de connexion des membres
du site Espace de travail de document.
Vous souhaitez utiliser des alertes par courrier électronique pour avertir les
membres en cas de modifications apportées à une liste, à un élément en
particulier (l'état d'une tâche par exemple) ou à un document du site Espace de
travail de document.
Pour créer un site Espace de travail de document à partir d'Excel et pour enregistrer un
classeur sur ce site, assurez-vous que Windows SharePoint Services 3.0 est installé et
prêt à l'utilisation, cliquez sur le Bouton Microsoft Office
, cliquez sur la flèche en
regard de Publier, puis cliquez sur Créer un espace de travail de document . Dans le
volet Office, tapez le nom à attribuer au site Espace de travail de document, puis tapez
ou sélectionnez l'URL du serveur Web sur lequel vous souhaitez enregistrer le classeur.
Haut de la page
Distribuer des données au moyen de la
messagerie, de la télécopie ou de
l'impression
Le moyen le plus courant sans doute de partager des données Excel consiste à envoyer
des classeurs par courrier électronique ou par télécopie et à imprimer ces classeurs, puis
à distribuer les copies papier. Utilisez la messagerie, un télécopieur ou imprimez vos
classeurs pour les distribuer si :
Vous possédez un programme de messagerie tel que Microsoft Office Outlook
2007.
Vous êtes équipé d'un télécopieur ou d'un logiciel de télécopie et d'une connexion
Internet.
Vous possédez une imprimante et souhaitez distribuer des copies papier de vos
données à des fins de référence.
Envoyer des classeurs par courrier électronique
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Vous pouvez envoyer un classeur à partir d'Excel ou de votre logiciel de messagerie
électronique. Pour envoyer un classeur à partir d'Excel, ouvrez le classeur et cliquez sur
le Bouton Microsoft Office
, cliquez sur la flèche en regard de Envoyer, puis
cliquez sur Courrier électronique.
Envoyer des classeurs par télécopie
Vous pouvez envoyer un classeur par télécopie à partir d'Excel si vous êtes inscrit auprès
d'un fournisseur de service de télécopie ou bien, si vous possédez un logiciel de télécopie
et une connexion Internet ou un modem fax. Vous pouvez également imprimer votre
classeur et l'envoyer sous forme de télécopie en utilisant un télécopieur.
Pour envoyer un classeur par télécopie à partir d'Excel, assurez-vous de disposer d'une
connexion Internet et d'être inscrit auprès d'un fournisseur de télécopie. Ouvrez le
classeur contenant les informations à transmettre par télécopie, cliquez sur le Bouton
Microsoft Office
Internet.
, puis sur la flèche en regard de Envoyer et enfin sur Télécopie
Imprimer des classeurs
Les classeurs peuvent facilement être imprimés à partir d'Excel. Avant d'imprimer un
classeur qui contient un grand nombre de données ou de graphiques, vous pouvez
utiliser le mode Mise en page et les présenter de façon professionnelle. Dans ce mode,
vous pouvez modifier la présentation et le format des données de la même façon que
dans le mode Normal. Vous pouvez également utiliser des règles pour mesurer la
longueur et la hauteur des données, modifier l'orientation des pages, ajouter des en-têtes
et des pieds de page ou les modifier, définir des marges pour l'impression et masquer ou
afficher les en-têtes de ligne et de colonne. Pour plus d'informations sur le mode Mise en
page, voir Utiliser le mode Mise en page pour peaufiner la présentation des pages avant
l'impression.
Pour plus d'informations sur l'impression à partir d'Excel, voir Imprimer une feuille de
calcul ou un classeur.
Haut de la page
Échanger des classeurs avec des utilisateurs
qui possèdent des versions antérieures
d'Excel
Lorsque vous souhaitez échanger des classeurs avec des utilisateurs qui possèdent des
versions antérieures d'Excel, vous pouvez enregistrer votre classeur au format Excel 972003 (.xls) au lieu du format XML Office Excel 2007 ou au format binaire (.xlsx ou .xlsb) et
travailler sur le document en mode de compatibilité. Le mode de compatibilité est activé
automatiquement lorsque vous ouvrez un classeur Excel 97-2003. Le signal visuel Mode
de compatibilité apparaît dans la barre de titre du programme lorsque vous travaillez
dans un format de fichier d'une version antérieure.
Le mode de compatibilité force la compatibilité entre Microsoft Office Excel 2003,
Excel 2002, Excel 2000 et Office Excel 2007 en supprimant les fonctions de Office Excel
2007 susceptibles d'ajouter un contenu non compatible avec les versions antérieures
d'Office. Par exemple, lorsque vous travaillez dans Office Excel 2007 en mode de
compatibilité, le nouveau moteur de création de graphique de Microsoft Office system
2007 n'est pas disponible, mais vous pouvez ajouter des graphiques en utilisant le moteur
qui était disponible dans les versions antérieures, ce qui vous permet d'échanger des
graphiques sans problème.
Lorsque vous enregistrez un classeur ouvert en mode de compatibilité, Excel exécute
automatiquement le Vérificateur de compatibilité afin d'identifier tout problème de
compatibilité potentiel. Si vous n'utilisez pas le mode compatibilité, le Vérificateur de
compatibilité peut également vous aider à enregistrer un classeur au format Office
version 2007 dans le format d'une version antérieure d'Excel —par exemple, pour
convertir un fichier .xlsx (format Excel XML ) au format .xls (Classeur Excel 97–2003). Le
vérificateur de compatibilité vous avertit si le contenu d'un classeur n'est pas compatible
avec les versions antérieures et qu'il risque donc d'être affecté par la conversion dans un
autre format de fichier.
Utilisez le mode de compatibilité si :
Vous souhaitez distribuer des copies de votre classeur à des utilisateurs qui
travaillent dans des versions antérieures d'Excel.
Vous souhaitez que d'autres utilisateurs puissent modifier ou manipuler les
données que vous distribuez.
Vous souhaitez que les destinataires de votre classeur soient en mesure d'utiliser
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les fonctionnalités d'Excel qui leur sont familières pour travailler avec vos
données.
Pour plus d'informations sur la façon d'utiliser le mode de compatibilité, voir Utilisation
d'Office Excel 2007 avec des versions antérieures d'Excel.
Haut de la page
Distribuer des classeurs à des utilisateurs
qui ne possèdent pas Excel
La meilleure façon de permettre aux utilisateurs qui ne possèdent pas Excel d'afficher et
d'interagir avec des données Excel, consiste à utiliser Services Excel. Pour plus
d'informations, voir Utiliser Services Excel pour partager des données tout en conservant
une version du classeur.
Si vous n'avez pas accès à Services Excel, vous pouvez cependant installer un
complément pour enregistrer le classeur au format PDF, XPS ou dans d'autres formats,
puis l'envoyer aux destinataires de votre choix par courrier électronique ou par télécopie
ou bien encore, enregistrer le fichier sur un partage réseau ou sur un partage Web auquel
les utilisateurs peuvent accéder.
Distribuer des versions fixes de vos données pour
l'affichage et l'impression au format PDF ou XPS
IMPORTANT
Vous pouvez enregistrer un fichier PDF ou XPS à partir d'un programme
Microsoft Office system 2007 uniquement après avoir installé un complément. Pour plus
d'informations, consultez Activer le support pour d'autres formats de fichiers, tels que
PDF et XPS.
Après avoir installé le complément, vous pouvez enregistrer les données Excel au format
PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) pour l'impression, la
publication et la distribution par courrier électronique. L'enregistrement d'une feuille de
calcul au format PDF ou XPS permet de présenter les données sous une forme facile à
distribuer, dans laquelle toutes vos mises en forme sont conservées et qui n'impose pas
aux autres utilisateurs de posséder Excel pour visualiser ou imprimer vos documents.
Enregistrez votre feuille de calcul au format PDF ou XPS si :
Vous souhaitez distribuer des versions fixes de vos fichiers par courrier
électronique ou sur un serveur réseau ou Web.
Les destinataires du fichier ne possèdent pas Excel.
Vous souhaitez que les utilisateurs puissent imprimer facilement vos informations.
Vous souhaitez que personne ne puisse modifier les données sources.
Vous n'envisagez pas d'effectuer des mises à jour fréquentes des données.
Pour plus d'informations sur la conversion de votre classeur au format PDF ou XPS, voir
Enregistrer un fichier au format PDF et Enregistrer un fichier au format XPS.
Distribuer des classeurs dans d'autres formats de
fichiers
Vous pouvez enregistrer des classeurs Excel dans d'autres formats de fichiers de façon à
ce que les utilisateurs qui ne possèdent pas Excel puissent les ouvrir dans d'autres
applications ou systèmes de données.
Vous pouvez enregistrer des fichiers Excel sous forme de fichiers XML, de fichiers texte,
de pages Web (fichiers HTML) et dans d'autres formats encore. Vous trouverez la liste
des formats disponibles à la section Formats de fichiers pris en charge dans Excel .
IMPORTANT
Toutes les fonctionnalités Excel ne sont pas conservées lorsque vous
enregistrez vos fichiers sous d'autres formats. La mise en forme n'est souvent pas
conservée et les formules ne sont parfois pas conservées non plus, selon le format
choisi. En outre, lorsque vous enregistrez sous certains formats, seule la feuille active est
enregistrée. Par conséquent, si votre classeur contient plusieurs feuilles de calcul et si
vous souhaitez enregistrer toutes les feuilles de calcul dans un format spécifique, vous
devez enregistrer chaque feuille de calcul séparément.
Enregistrez des classeurs dans d'autres formats de fichiers si :
Vous souhaitez partager des données, mais pas nécessairement la mise en
forme ou des fonctionnalités spécifiques d'Excel.
Vous utilisez un système XML et souhaitez transférer des données en utilisant
XML.
Vous avez besoin de fichiers texte simples pour pouvoir les utiliser dans d'autres
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y
Vous souhaitez publier des données sur le Web et vous voulez donc enregistrer
des données Excel sous forme de page Web pour les intégrer à votre site Web.
Pour enregistrer des données sous un autre format de fichier, cliquez sur le Bouton
Microsoft Office
, puis sur Enregistrer sous. Cliquez sur la flèche en regard de la
liste Type de fichier, puis sélectionnez un type de fichier.
Pour plus d'informations sur l'enregistrement dans d'autres formats de fichiers, voir
Enregistrer un classeur dans un autre format de fichier.
Haut de la page
Autoriser plusieurs utilisateurs à modifier
simultanément le même classeur
Si vous avez un classeur dans lequel vous souhaitez autoriser plusieurs utilisateurs à
ajouter ou à modifier des données simultanément, vous pouvez définir et l'enregistrer en
tant que classeur « partagé » puis le rendre accessible à partir d'un partage réseau (et
d'un serveur Web).
Utilisez la fonction Partager le classeur si :
Vous souhaitez autoriser la modification simultanée des données d'un même
classeur par plusieurs utilisateurs et la modification des données d'origine ne
vous pose pas de problème, ni les ajouts et les suppressions.
Vous utilisez un partage réseau sur lequel stocker votre classeur et auquel les
utilisateurs ont accès.
REMARQUE
Il est impossible à plusieurs utilisateurs de modifier simultanément
un classeur partagé qui est stocké sur un site Windows SharePoint Services 3.0.
Si vous souhaitez stocker votre classeur sur un site Windows SharePoint
Services 3.0, vous devez le faire uniquement une fois le travail de collaboration
terminé sur le partage.
Vous souhaitez conserver un enregistrement des modifications apportées dans le
classeur.
Vous n'envisagez pas de modifier les fonctionnalités suivantes, qui ne peuvent
pas être modifiées une fois le classeur partagé : cellules fusionnées, mises en
forme conditionnelles, validation de données, graphiques, images, objets (y
compris les objets dessins), liens hypertexte, scénarios, plans, sous-totaux,
tableaux de données, rapports de tableau croisé dynamique, protection de
classeur et de feuille de calcul, macros.
IMPORTANT
L'enregistrement d'un classeur partagé Office Excel 2007 dans un format
de fichier d'une version antérieure met fin au partage du classeur et l'historique des
révisions qui documente les conflits et les résolutions est perdu. Si vous devez
enregistrer le classeur dans le format d'une version antérieure, vous pouvez enregistrer
tout d'abord une copie de l'historique des révisions.
En tant que propriétaire du classeur, vous pouvez le préparer au partage en saisissant
les données et en leur appliquant une mise en forme. Lorsque vous avez terminé, cliquez
sur Partager le classeur dans le groupe Modifications de l'onglet Révision,
sélectionnez les options de votre choix, puis enregistrez le classeur sur un nouveau
partage (et non sur un serveur Web) accessible aux utilisateurs prévus. Vous pouvez
également cliquer sur Protéger et partager le classeur dans le groupe Modifications
de l'onglet Révision pour empêcher les autres utilisateurs de désactiver le suivi des
modifications dans le classeur.
À chaque fois que vous enregistrez le classeur partagé, les modifications que les autres
utilisateurs ont enregistrées depuis que vous avez enregistré le classeur partagé vous
sont signalées. Si vous souhaitez conserver le classeur partagé ouvert pour suivre
l'avancement, Excel peut mettre automatiquement à jour votre classeur à partir des
modifications, aux intervalles que vous spécifiez, et vous pouvez ensuite enregistrer ou
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non le classeur.
Lorsque vous enregistrez des modifications dans un classeur partagé, une autre
personne, également en train de modifier ce classeur a peut-être enregistré des
modifications dans les mêmes cellules. Dans ce cas, les modifications sont en conflit et
une boîte de dialogue de résolution de conflit s'affiche afin que vous puissiez choisir les
modifications à conserver.
Pour plus d'informations sur la configuration et l'utilisation de classeurs partagés, voir
Utiliser un classeur partagé pour collaborer.
Haut de la page
Distribuer des copies d'un classeur et
fusionner ou consolider les données de
chaque copie
Distribuer des classeurs et fusionner les modifications
de chaque copie
Pour distribuer des copies d'un même classeur et fusionner ensuite leurs modifications,
vous devez configurer le classeur en tant que classeur partagé (voir Autoriser plusieurs
utilisateurs à modifier simultanément le même classeur). Au lieu de stocker le classeur à
un seul emplacement accessible à plusieurs utilisateurs pour modification, vous pouvez
distribuer des copies du classeur et autoriser ces utilisateurs à apporter des
modifications, puis à vous renvoyer les copies du classeur modifié. Vous devez ensuite
stocker les différentes copies du classeur en un même emplacement, puis cliquer sur
Comparaison et fusion de classeurs. Vous pouvez passer en revue les modifications et
accepter celles que vous souhaitez conserver et utiliser dans le classeur maître. Pour
ajouter la commande Comparaison et fusion de classeurs dans la Barre d'outils
Accès rapide, cliquez sur le Bouton Microsoft Office
, sur Options Excel, puis sur
Personnaliser. Dans la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes,
cliquez sur Toutes les commandes, sélectionnez Comparaison et fusion de
classeurs, cliquez sur Ajouter et enfin sur OK.
Utilisez la fonction Comparaison et fusion si :
Vous souhaitez collecter les données de plusieurs utilisateurs clés, mais voulez
disposer de plus de contrôle sur les modifications apportées et acceptées dans la
version d'origine.
Vous ne souhaitez pas stocker le classeur à un emplacement central auquel
plusieurs utilisateurs pourraient avoir accès, mais vous préférez à la place en
distribuer des copies, par courrier électronique par exemple.
Vous souhaitez conserver des enregistrements des modifications que vous
acceptez.
Vous pouvez accepter les limitations liées aux classeurs partagés (voir la section
Autoriser plusieurs utilisateurs à modifier simultanément un classeur).
Distribuer des classeurs et consolider les données de
plusieurs feuilles de calcul
Si vous avez configuré des feuilles de calcul avec des présentations similaires ou
identiques et que vous envoyez des copies de ces feuilles de calcul à d'autres utilisateurs
afin qu'ils les complètent, vous pouvez rassembler les résultats sous forme de synthèse
ou de rapport dans un classeur maître. Par exemple, si vous utilisez une feuille de calcul
pour suivre les dépenses dans les classeurs de chaque bureau régional, vous pouvez
reporter ces chiffres dans le classeur maître des dépenses de l'entreprise.
Utilisez la consolidation de données si :
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Vue d'ensemble du partage et du travail en collaboration sur des données Excel - E... Page 15 sur 15
Vous souhaitez collecter les données de plusieurs utilisateurs clés et les reporter
dans une feuille de calcul principale.
Vous ne souhaitez pas stocker le classeur à un emplacement central auquel
plusieurs utilisateurs pourraient avoir accès, mais vous préférez à la place en
distribuer des copies, par courrier électronique par exemple.
Vous possédez ou souhaitez créer des feuilles de calcul similaires ou identiques
à partir desquelles consolider des données.
Pour consolider des données, sous l'onglet Données, dans le groupe Outils de
données, cliquez sur Consolider, puis tapez ou sélectionnez les références aux
données que vous souhaitez consolider.
Plusieurs options permettent la consolidation des données. Vous pouvez consolider les
données par :
Position Choisissez cette option lorsque les données, qui figurent dans l'ensemble des
feuilles de calcul, sont classées dans le même ordre et positionnées au même
emplacement.
Catégorie Choisissez cette option lorsque les données de chaque feuille de calcul sont
organisées de façon différente, mais dont les lignes et les colonnes portent le même titre,
ce qui permet d'établir la correspondance entre les données.
Formules 3D Choisissez cette option lorsque les feuilles de calcul ne suivent pas le
même modèle. Vous pouvez créer des formules qui font référence à des cellules dans
chacune des plages de données que vous combinez. Les formules qui font référence à
des cellules situées dans plusieurs feuilles de calcul différentes sont appelées des
formules 3D.
Pour plus d'informations, voir Consolider des données dans plusieurs feuilles de calcul.
Haut de la page
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