EBP Mon Association 2010 Manuel utilisateur

EBP Mon Association 2010 Aide
Table des matières
Félicitations .......................................................................................................................................... 1
Félicitations !...................................................................................................................................... 1
Convention d'utilisation EBP ................................................................................................................. 2
Préambule....................................................................................................................................... 2
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .................................................. 2
Étendue des obligations de support d’EBP ........................................................................................... 2
Assistance de proximité sur le site ..................................................................................................... 2
Sauvegarde des données .................................................................................................................. 2
Limitation de garantie ....................................................................................................................... 3
Limitations de responsabilité ............................................................................................................. 3
Dispositions finales ........................................................................................................................... 3
Présentation de l'aide .......................................................................................................................... 4
L'arborescence................................................................................................................................. 4
Les pages ....................................................................................................................................... 4
Installation ........................................................................................................................................... 5
Configuration minimale ........................................................................................................................ 5
Installation depuis CD ......................................................................................................................... 6
Installation depuis le CD-ROM EBP ..................................................................................................... 6
Lancement du logiciel .......................................................................................................................... 7
Code d'activation ................................................................................................................................ 8
Comment obtenir mon code d'activation? ............................................................................................ 8
Comment introduire mon code d'activation ? ....................................................................................... 8
Guide d'utilisation .................................................................................................................................. 9
Comment commencer ? ....................................................................................................................... 9
Généralités...................................................................................................................................... 9
Comment demarrer ? ..................................................................................................................... 10
Le dossier de demonstration ............................................................................................................ 11
Création d'un dossier ...................................................................................................................... 12
Creation des fichiers principaux ....................................................................................................... 16
Tout est pret ! ............................................................................................................................... 17
Comment créer un adhérent ? ............................................................................................................ 18
Comment réaliser un filtre adhérent ? ................................................................................................. 19
Comment créer un champ personnalisé ? ............................................................................................. 20
Comment renommer un champ personnalisé ? ..................................................................................... 21
Export vers cartographie.................................................................................................................... 22
Condition pour exporter les coordonnées d'un adhérent ...................................................................... 22
Génération du fichier export ............................................................................................................ 22
Import du fichier dans le logiciel Cartographie ................................................................................... 23
Utilisation d'EBP Cartographie et Décisions ........................................................................................ 23
Comment créer une cotisation ? ......................................................................................................... 24
Comment créer une activité ? ............................................................................................................. 25
Comment créer un contact/partenaire ? ............................................................................................... 26
Comment rattacher un adhérent ? ...................................................................................................... 27
Envoi des données ............................................................................................................................ 29
Comment créer un matériel ? ............................................................................................................. 30
Actions ......................................................................................................................................... 30
Contacts / Partenaires .................................................................................................................... 30
Comment dupliquer une fiche ? .......................................................................................................... 31
Comment saisir une remise ? ............................................................................................................. 32
Comment saisir un règlement ? .......................................................................................................... 33
Comment saisir un remboursement ? .................................................................................................. 34
Comment éditer un reçu fiscal ?.......................................................................................................... 35
Comment visualiser le tableau de bord ? .............................................................................................. 36
Comment visualiser le graphique ? ...................................................................................................... 37
Comment visualiser le planning ? ........................................................................................................ 38
Comment utiliser les modèles types ? .................................................................................................. 39
Les impressions ................................................................................................................................ 40
Impression .................................................................................................................................... 40
Comment paramétrer les modèles personnalisés ? ............................................................................. 42
Comment paramétrer les courriers ? ................................................................................................ 43
Comment paramétrer les enveloppes et étiquettes ? .......................................................................... 44
Comment paramétrer l'envoi d'un publipostage Email ? ...................................................................... 45
Comment saisir une opération de recette, dépense ou de virement ?....................................................... 46
Générer les écritures comptables ........................................................................................................ 47
Exporter les écritures comptables ....................................................................................................... 48
Paramètres de l'export.................................................................................................................... 48
Visualisation de l'export .................................................................................................................. 48
Réalisation de l'export .................................................................................................................... 49
iii
EBP Mon Association 2010 Aide
Import / Export des adhérents............................................................................................................ 50
Importer des adhérents .................................................................................................................. 50
Exporter des adhérents ................................................................................................................... 52
Sauvegarde / Restauration ................................................................................................................. 53
Sauvegarder un dossier .................................................................................................................. 53
Restaurer un dossier ...................................................................................................................... 54
Manuel de références ........................................................................................................................... 55
Caractéristiques générales et ergonomie .............................................................................................. 55
Généralités.................................................................................................................................... 55
Gestion de l'affichage des barres ...................................................................................................... 56
Zone de regroupement ................................................................................................................... 57
Gestion des fiches et listes .............................................................................................................. 58
Utilisation des fiches ....................................................................................................................... 60
Duplication de fiche ........................................................................................................................ 61
Raccourcis claviers ......................................................................................................................... 62
Rechercher une donnée .................................................................................................................. 63
Dossier ............................................................................................................................................ 64
Nouveau dossier ............................................................................................................................ 64
Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 65
Recopier un dossier ........................................................................................................................ 66
Supprimer un dossier ..................................................................................................................... 68
Fermer un dossier .......................................................................................................................... 69
Propriétés du dossier ...................................................................................................................... 70
Tableau de bord ............................................................................................................................. 71
Graphiques ................................................................................................................................... 73
Les tables annexes ......................................................................................................................... 75
Planning ....................................................................................................................................... 77
Quitter EBP Mon Association ............................................................................................................ 79
Données .......................................................................................................................................... 80
Adhérents ..................................................................................................................................... 81
Cotisations .................................................................................................................................... 90
Activités........................................................................................................................................ 92
Règlements/Remboursements ......................................................................................................... 94
Remises ........................................................................................................................................ 97
Recettes/Dépenses ......................................................................................................................... 99
Matériels ..................................................................................................................................... 108
Contacts ..................................................................................................................................... 111
Traitements ................................................................................................................................... 114
Générer les écritures comptables ................................................................................................... 114
Exporter les écritures comptables .................................................................................................. 115
Communication Entreprise Expert .................................................................................................. 117
Impressions ................................................................................................................................... 118
Impression .................................................................................................................................. 118
Editeur d'état .............................................................................................................................. 120
Réalisation de la personnalisation................................................................................................... 121
Editeur de courriers ...................................................................................................................... 125
Modèles par défaut ....................................................................................................................... 126
Courriers..................................................................................................................................... 128
Impressions des lettres de relance ................................................................................................. 129
Enveloppes & Etiquettes................................................................................................................ 130
Publipostage Email ....................................................................................................................... 132
Reçu fiscal................................................................................................................................... 134
Outils ............................................................................................................................................ 135
Sauvegarder un dossier ................................................................................................................ 135
Restaurer un dossier .................................................................................................................... 136
Vérifier / Réparer.. ....................................................................................................................... 137
Exporter des adhérents ................................................................................................................. 138
Importer des adhérents ................................................................................................................ 139
Calculatrice ................................................................................................................................. 141
Export vers cartographie ............................................................................................................... 142
Internet ......................................................................................................................................... 144
EBP sur le Web ............................................................................................................................ 144
WEB Asso ................................................................................................................................... 145
Infos pratiques .................................................................................................................................. 147
Infos pratiques ............................................................................................................................... 147
Formalité pour la création d'une association ....................................................................................... 148
Documents du dossier .................................................................................................................. 148
Traitement du dossier ................................................................................................................... 149
L'assemblée générale ...................................................................................................................... 150
Le bureau ...................................................................................................................................... 152
Composition du bureau ................................................................................................................. 152
Renseignement du bureau dans EBP Mon Association ....................................................................... 152
iv
Table des matières
Définitions et rôles des mandats de droit ........................................................................................ 152
Le Conseil d'administration .............................................................................................................. 153
Rôles des administrateurs ............................................................................................................. 153
Qui peut siéger au Conseil d’Administration ? .................................................................................. 153
Cessation des fonctions d'administrateur......................................................................................... 153
Les membres ................................................................................................................................. 155
Définitions des différents types de membres.................................................................................... 155
Création des différents types de membres dans EBP Mon Association ................................................. 155
Modèle d'édition ........................................................................................................................... 155
Les statuts ..................................................................................................................................... 156
Rédactions des statuts .................................................................................................................. 156
Contenu des statuts ..................................................................................................................... 156
Le règlement intérieur ..................................................................................................................... 157
Objet d'un règlement intérieur ....................................................................................................... 157
Condition de rédaction .................................................................................................................. 157
Modèle de rédaction ..................................................................................................................... 157
Les buvettes .................................................................................................................................. 158
Publicité, parrainage, sponsoring.................................................................................................... 158
La vente ..................................................................................................................................... 158
Les livres juridiques ........................................................................................................................ 159
Les documents à conserver .............................................................................................................. 160
Modèles types ................................................................................................................................... 161
Liste des modèles types ................................................................................................................... 161
La création d'association .................................................................................................................. 162
Domiciliation du siège social .......................................................................................................... 162
Convocation à l'assemblée générale constitutive .............................................................................. 163
Procès verbal de l'Assemblée Générale Constitutive .......................................................................... 164
Statuts types ............................................................................................................................... 166
Règlement intérieur ...................................................................................................................... 169
Déclaration préalable en Préfecture ................................................................................................ 171
L'assemblée générale ...................................................................................................................... 172
Délégation de Pouvoirs ................................................................................................................. 172
Procès verbal de l'Assemblée Générale Ordinaire.............................................................................. 173
Pouvoir ....................................................................................................................................... 175
Feuille d'émargement ................................................................................................................... 176
Proposition d'animation d'Assemblée Générale ................................................................................. 177
Le bureau ...................................................................................................................................... 178
Convocation du bureau ................................................................................................................. 178
Procès verbal de la réunion du bureau ............................................................................................ 179
Délégation de pouvoirs ................................................................................................................. 180
La communication ........................................................................................................................... 181
Annonce de manifestation aux membres ......................................................................................... 181
Déclaration préalable d'appel à la générosité publique ...................................................................... 182
Lettre d'invitation destinée à un journaliste ..................................................................................... 184
Lettre de parrainage pour l'adhésion d'un nouveau membre .............................................................. 185
Réponse à une demande d'information ........................................................................................... 186
Le conseil d'administration ............................................................................................................... 187
Convocation du Conseil d'administration ......................................................................................... 187
Procès verbal de la réunion du Conseil d'administration .................................................................... 188
Feuille d'émargement ................................................................................................................... 189
Les membres ................................................................................................................................. 190
Demande d'adhésion .................................................................................................................... 190
Acceptation d'adhésion ................................................................................................................. 191
Bulletin d'adhésion ....................................................................................................................... 192
Carte d'adhérent .......................................................................................................................... 193
Refus d'une demande d'adhésion ................................................................................................... 194
Réponses à une lettre de démission normale ................................................................................... 195
Réponses à une lettre de démission si le membre n'est pas à jour de sa cotisation ............................... 196
Lettre informant de la procédure d'exclusion ................................................................................... 197
Lettre d'exclusion ......................................................................................................................... 198
Lettre de parrainage pour l'adhésion d'un nouvel adhérent ................................................................ 199
Les ressources ................................................................................................................................ 200
Appel de Cotisation ...................................................................................................................... 200
Appel à cotisation......................................................................................................................... 201
Demande de subvention ............................................................................................................... 202
Lettre d'augmentation de la cotisation ............................................................................................ 203
Lettre de rappel de cotisation ........................................................................................................ 204
Les documents pour modifier l'association.......................................................................................... 205
Convocation à l'Assemblée Générale ............................................................................................... 205
Procès verbal de l'Assemblée Générale ........................................................................................... 206
Déclaration de modification du bureau ............................................................................................ 208
Déclaration de modification des statuts ........................................................................................... 209
v
EBP Mon Association 2010 Aide
Déclaration de transfert du siège social ........................................................................................... 210
Divers ........................................................................................................................................... 211
Déclaration d'ouverture de débit de boissons temporaire................................................................... 211
Demande d'ouverture temporaire d'un débit de boissons .................................................................. 212
Fiche de remboursement de frais ................................................................................................... 213
Lettre d'accompagnement de dépôt administratif ............................................................................. 214
Lettre d'accompagnement de dépôt judiciaire .................................................................................. 215
Lettre de demande d'un devis d'assurance ...................................................................................... 216
Lettre de demande d'ouverture d'un compte bancaire ....................................................................... 217
Lettre d'intention de paraître ......................................................................................................... 218
Demande de mise à disposition de locaux municipaux ...................................................................... 219
Loi 1901 ........................................................................................................................................... 221
EBP sur le Web .................................................................................................................................. 225
Assistance Technique ......................................................................................................................... 227
Nous contacter .................................................................................................................................. 229
Index ............................................................................................................................................... 231
vi
Félicitations
Félicitations !
Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en
souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des
informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l'installation du logiciel. Toutes les
modifications apportées au logiciel depuis la dernière mise à jour y seront consignées.
1
EBP Mon Association 2010 Aide
Convention d'utilisation EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte »
ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou
réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
2
Félicitations
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1: Mai 2009
3
EBP Mon Association 2010 Aide
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez
cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation et le manuel de référence.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous
familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes
par EBP Mon Association.
Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce
sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
Les pages
Les pages sont caractérisées par une petite icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour
afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu
s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Des liens vers d'autres pages :
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y
accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton
précédent en haut de la fenêtre d'aide.
Des avertissements, remarques, astuces et exemples.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Attention
exemple d'avertissement
Remarque
exemple de remarque
Astuce
exemple d'astuce
Exemples
Exemple...d'exemples...
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
4
Installation
Configuration minimale
La configuration minimale conseillée pour l'utilisation de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits,
Espace disque libre : 1.5 Go
Imprimante laser ou jet d'encre supportée par Windows.
Les systèmes d'exploitation supportés sont :
Windows XP SP2
Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
Windows 7 32 bit & 64 bit
Remarque
Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à
l'installation du logiciel.
5
EBP Mon Association 2010 Aide
Installation depuis CD
Attention
Avant de lancer l'installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d'exécution.
Installation depuis le CD-ROM EBP
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L'écran d'accueil s'affiche
automatiquement si l'autorun de votre système est actif. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l'unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
L'écran d'accueil apparaît. Cliquez sur Produits pour accéder à la présentation et à l'installation des
produits EBP,
Sélectionnez EBP Mon Association 2010 les caractéristiques générales du produit s'affichent alors,
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond
au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel
dépendent de son acceptation.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de
ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à
l’étape suivante.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une
première installation de choisir le bouton Installation Complète.
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso14.0. Pour éventuellement modifier ce
répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
Par défaut, l'accès au logiciel s'effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu
indiquer un autre Dossier Programme.
6
Installation
Lancement du logiciel
Si à l'installation du produit, vous avez demandé la création d'un icône sur le bureau, vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus.
Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Mon Association 2010
14.0.
7
EBP Mon Association 2010 Aide
Code d'activation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre
de données notamment 10 adhérents, Champ Association des propriétés avec la Mention « Logiciel non
enregistré », il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles
personnalisé …
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l'ensemble des fonctionnalités du
logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l'ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier.
Comment obtenir mon code d'activation?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous
devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code de débridage :
En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d'activation
(www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d'activation instantanément.
En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec
soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d'activation.
Comment introduire mon code d'activation ?
Suite au lancement du logiciel, allez dans le menu ? + Activez votre logiciel. Cliquez sur Modifier... pour
saisir votre code d'activation.
Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom complet de votre association (Nom de l'entreprise)
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier «
Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
Code d'activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra,
entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Le logiciel dispose maintenant de toutes ses fonctionnalités et le
nom de votre association apparaîtra dans toutes les éditions.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : Version
standard. Licence accordée à ...) correspond ce code.
Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce
cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d'activation ne sera plus visible.
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Guide d'utilisation
Comment commencer ?
Généralités
EBP Mon Association évolue dans un environnement Windows 98 ou supérieur. Aussi, les règles de
fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien.
Remarque
Ces options s’appliquent à tous les dossiers.
Elles ne sont pas paramétrable.
Liste des pages
Une gestion des pages à partir du menu Edition ou de la barre de navigation permet l'accès rapide à
celles-ci.
Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
Raccourcis claviers
Ils vous permettent d'accéder rapidement aux fonctionnalités principales du logiciel. Pour visualiser la
liste des raccourcis cliquez ici.
Pages toujours maximisées
Il n'est pas possible de paramétrer l'affichage des pages. Elles sont obligatoirement en plein écran.
Vous pouvez également gérer les barres d'affichage.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment demarrer ?
Une fois le programme démarré, vous pouvez atteindre, depuis le menu Dossier, les commandes :
Créer un nouveau dossier,
Ouvrir un dossier existant,
Supprimer un dossier,
Sauvegarder le dossier,
Restaurer un dossier,
Consulter les propriétés du dossier,
Consulter le tableau de bord,
Consulter les graphiques,
Consulter et créer les tables annexes,
Les principales fonctionnalités du programme sont :
Gestion évoluée du fichier des adhérents (adhérents, prospect, coordonnées...),
Personnalisation de la table des adhérents (création de champs personnalisés) et tables associées
('types', 'natures', ... ),
Gestion des cotisations (périodicité de la cotisation...),
Gestion des activités (multi-tarifs, places disponibles et restantes, arrhes, sur-réservation,
contacts/partenaires...),
Gestion des réservations et prêt de matériel,
Insertion d'une photographie dans les fiches adhérents et activités,
Visualisation du planning matériels, activités et activités par adhérent,
Import / Export des adhérents,
Suivi des règlements et remboursement des cotisations, activités et arriérés,
Gestion détaillée des règlements et remboursements,
Filtres multi-critères (mémorisables) sur les adhérents et les règlements/remboursements,
Statistiques sur les adhérents (répartition par sexe, lieu de résidence, type, nature...),
Reçus fiscaux au format PDF (individuel ou annuel) ou paramétrable,
Lettre de relance,
Enregistrements des opérations de recettes/dépenses, virements,
Suivi des enregistrements des opérations en temps réels,
Visualisation de la situation de votre association à l'aide de graphiques
Export des écritures vers un logiciel de comptabilité (pré-paramétré vers EBP Comptabilité),
Editeur de modèles,
Module de création de courriers personnalisés,
Envoi des courriers aux adhérents de l'association par e-mail,
Envoi d'un publipostage Email aux adhérents,
Enveloppes et étiquettes (impressions automatiques d'enveloppes et étiquettes suivant formats prédéfinis ou personnalisés),
Export des états aux formats XLS, HTML, PDF, TXT... (depuis l'aperçu de l'édition).
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Guide d'utilisation
Le dossier de demonstration
Pour vous familiariser avec le logiciel, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier de démonstration pour
commencer.
Pour cela vous devez appeler la commande Dossier + Ouvrir…
La boite d’ouverture des dossiers apparaît. Sélectionnez le dossier Démonstration puis cliquez sur le bouton
Ouvrir.
Une fois les rudiments et la logique d'utilisation de EBP Mon Association assimilés, vous pourrez créer votre
dossier association.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Création d'un dossier
Creation d'un dossier
Pour créer un dossier dans le logiciel, utilisez la commande Dossier + Nouveau ou par le raccourci clavier
[Ctrl]+[N].
Ensuite, vous devez renseigner :
Nom du dossier à créer : Vous devez indiquer dans cette zone le "nom de votre association",
Répertoire (facultatif) : Vous devez indiquer le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez
enregistrer votre association.
Pour créer le dossier, cliquez sur le bouton Créer.
Une fois le nouveau dossier créé, nous vous conseillons d'ouvrir les propriétés du dossier et de saisir les
informations qui lui sont spécifiques.
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Guide d'utilisation
Propriétés du dossier
Ces propriétés sont à définir suite à la création d'un nouveau dossier.
Nous vous conseillons de renseigner avec soin les informations car certaines options vont déterminer le mode
de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
Cette boîte peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier... ou le bouton
Propriétés du Dossier de la barre principale ou de la barre de navigation.
La fenêtre est composée :
d'une entête,
d'onglets,
d'un pied avec les boutons de validation.
Remarque
Suite à la modification de certaines propriétés, la prise en compte de celles-ci sera effective qu'à la réouverture
du dossier.
A partir des modèles personnels, vous avez la possibilité d'imprimer les propriétés du dossier (coordonnées,
bureau, banque, note...).
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EBP Mon Association 2010 Aide
Les tables annexes
Nous vous conseillons de remplir les tables annexes avec soin car certaines vont déterminer le mode de
fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Tables annexes... ou le
bouton Tables annexes de la barre de navigation.
Vous avez la possibilité de gérer les tables suivantes :
Titres,
Types d'adhérent,
Familles,
Sources,
Natures,
Villes et CP,
Pays,
Types détails règlement/remboursement,
Types d'activité,
Types de contact/partenaire,
Actions de matériel,
Type de parenté.
Pour chaque table, vous pouvez :
visionner la liste (bouton premier, suivant, précédent, dernier),
gérer la liste (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements).
Remarque
Lors de la création d'un dossier les tables sont pré-renseignées, libre à vous de conserver ou supprimer les
données présentes.
Toutes les données de couleurs "Rouge" sont dites "système", elles ne peuvent pas être supprimées. Elles sont
présentes dans les tables annexes "Natures" et "Types détails règlement".
Astuce
Une donnée d'une table peut être supprimée si elle n'est pas "système" (Rouge) ou si elle n'est pas utilisée
dans une fiche (adhérent, activité, règlement...).
Utilisation des tables
Le table "Titres" peut être appelée à partir champ "Titre" de l'entête des fiches Adhérents et Contacts.
Les tables "Titres, Types, Familles, Sources et Natures" peuvent être appelées à partir de différentes listes
déroulantes de l'entête de la fiche Adhérent.
Les tables "Villes et CP" et "Pays" sont appelées à partir des champs Codes Postaux, Villes et Pays :
des Propriétés du dossier (onglet Coordonnées),
des Propriétés du dossier (onglet Banque),
de la Fiche Adhérent (onglets Coordonnées, Médical),
de la Fiche Activité (onglet Coordonnées),
de la Fiche Contact/Partenaire (Onglet Coordonnées).
La table "Types détails règlement/remboursement" sert au niveau de la saisie d'un nouveau règlement ou d'un
remboursement. Celle-ci peut être utilisé à partir de la fiche Adhérent + onglet Règlements/Remboursements.
La table "Types d'activité" sert à répartir les activités suivant une catégorie définie. Ce type est à sélectionner
dans la fiche Activité.
La table "Types de contact/partenaire" vous permettra de définir différents rôles de contact/partenaire possible.
Le type de contact pourra être affecté sur une fiche Contact/Partenaire.
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Guide d'utilisation
La table "Action du matériel" vous permettra de définir les différentes utilisations possible du matériel . L'action
du matériel pourra être affecté sur une fiche Matériel.
La table "Type de parenté" vous permettra de définir les différents liens de parenté possible entre adhérent et
son équivalence (Exemple pour "Enfant" l'équivalent sera "Parent"), ainsi que le lien inverse (Exemple pour
"Parent" l'équivalent sera "Enfant"). Il est impératif que les 2 types de lien soient créés pour voir le lien
de parenté dans les 2 fiches adhérents associées.
Le type de parenté pourra être affecté sur une Fiche Adhérent.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Creation des fichiers principaux
Toutes les données accessibles par le menu Edition et Paramétrage peuvent être créées au fur et à mesure
de l'utilisation du logiciel.
Dans les fiches diverses, vous avez la possibilité de créer :
Cotisations,
Activités,
Matériels,
Contacts/partenaires.
En ce qui concerne la partie Recettes/Dépenses, vous devez créer les fichiers de paramétrage de base :
Postes de recettes,
Postes de dépenses,
Postes analytiques,
Modes de règlements,
Trésoreries,
Comptes comptables,
Chéquiers.
Remarque
A la création du dossier, le plan comptable de base (Plan comptable des associations - Loi 1901) est intégré
automatiquement. De même, les principales tables annexes de la fiche adhérent sont déjà créées par défaut.
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Guide d'utilisation
Tout est pret !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment créer un adhérent ?
Comment créer des champs personnalisés sur la fiche adhérent ?
Comment rattacher un adhérent à une cotisation ou activité ?
Comment saisir un règlement ?
Comment saisir un remboursement ?
Comment éditer un reçu fiscal ?
Comment saisir des enregistrements de recettes/dépenses et virements ?
Comment visualiser les graphiques ?
Comment imprimer ?
Comment visualiser le tableau de bord ?
Comment visualiser le planning ?
Comment paramétrer les impressions personnalisées ?
Comment paramétrer les courriers ?
Comment paramétrer les enveloppes et étiquettes ?
Comment paramétrer l'envoi d'un Publipostage Email ?
Comment générer les écritures ?
Comment exporter les écritures ?
Comment importer les adhérents ?
Comment exporter les adhérents ?
Comment sauvegarder ?
Comment restaurer ?
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment créer un adhérent ?
Utilisez le menu Edition + Adhérents ou le bouton Adhérents situé dans de la barre principale ou la barre de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La page adhérent est découpée en 2 parties :
La liste des adhérents,
La fiche adhérent.
Vous arrivez par défaut sur la première ligne de la liste des adhérents. La fiche de celui-ci est automatiquement
affichée en dessous.
La présentation et la gestion de la fenêtre sont communes à toutes les listes/fiches.
Pour créer un nouvel adhérent, vous devez :
cliquer sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste ou,
cliquer sur la touche Inser du clavier.
Remarque
Si vous avez paramétré l'onglet Code des propriétés du dossier (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet
codes), vous ne devez rien renseigner dans le champ Code de la fiche de l'adhérent. EBP Mon Association
attribue le code adhérent dès la validation de la fiche adhérent.
Vous devez ensuite renseigner les informations de la fiche.
Elle est composée d'une entête ainsi que les onglets (Coordonnées, Etat-Civil, Infos complémentaires, Médical,
Cotisations, Activités, Règlements, Remboursements, Remises, Champs perso., Notes).
Dans un premier temps, vous devez renseigner uniquement l'entête, l'onglet Coordonnées, l'onglet Etat civil et
l'onglet Médical.
Dans l'onglet Champs perso, vous avez la possibilité de créer les champs dont vous avez besoin pour votre
association.
Les onglets Cotisations, Activités et Règlements/Remboursements seront renseignés au fur et à mesure de
l'activité de votre association.
Les onglets Cotisations et Activités vous permettent de rattacher un adhérent à une cotisation ou activité.
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Guide d'utilisation
Comment réaliser un filtre adhérent ?
Il est possible de filtrer les adhérents visibles suivant des conditions personnalisables.
Pour appeler la boite de définition des filtres, utilisez :
la commande Edition + Filtrer les adhérents...,
le bouton Filtres Adhérents de la barre d'outils,
le menu contextuel de la liste des adhérents.
La fenêtre "Filtrer les adhérents" est composée des onglets "Filtres disponibles" et "Éditeur de filtre".
Pour créer un filtre, vous devez cliquer sur l'onglet "Editeur de filtre".
Ensuite, vous devez définir la/les conditions. Pour cela choisissez dans l'ordre :
le champ,
l'opérateur,
la valeur qu'il doit posséder.
Ensuite, cliquez sur le bouton Insérer.
Vous pouvez utiliser les boutons ( ), Et, Ou, +, -, x, / pour écrire des filtres plus élaborés. Le premier bouton
permet d'enregistrer le filtre.
Astuce
Pour saisir une valeur numérique décimale dans un filtre, il faut l'encadrer par des guillemets simples (ex.
'15,24').
Le bouton représentant une corbeille permet de remettre le filtre à zéro.
Une fois le filtre défini, cliquez sur :
Appliquer : le filtre est réalisé mais non enregistré.
OK : le filtre est réalisé et un message d'avertissement vous propose d'enregistrer le filtre.
Pour enregistrer le filtre, répondez Oui au message d'avertissement puis saisissez le nom de ce filtre et validez
par Ok.
Remarque
Lorsqu'un filtre est actif, le mot 'Filtres Adhérents' du bouton Filtres Adhérents apparaît entre crochets
[Filtres Adhérents].
Dans le bandeau du titre de la page Adhérents, le nom du filtre appliqué est affiché entre crochets.
De plus, le nom du filtre actif apparaît dans la barre d'état de l'application.
Astuce
Dans l'onglet "Filtres disponibles", vous disposez de la liste des filtres enregistrés.
Des filtres définis par défaut sont à votre disposition.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment créer un champ personnalisé ?
Depuis la fiche Adhérent, onglet Champs perso., vous pouvez créer les champs personnalisés utiles à votre
association.
Après avoir cliqué sur le bouton Créer..., vous devez saisir le nom du champ à créer ainsi que son type et sa
taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères.
Vous avez la possibilité de créer des champs perso. de type Chaîne (Texte), Date, Numérique, Monétaire ou
Booléen (case à cocher).
A chaque type de champ personnalisé correspond un icône :
Ensuite, cliquez sur OK pour que le champ soit créé (ce qui peut prendre plusieurs secondes).
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Guide d'utilisation
Comment renommer un champ personnalisé ?
Depuis la fiche Adhérent, onglet Champs perso., vous pouvez renommer les champs personnalisés utiles à
votre association.
Après avoir sélectionné le champ à renommer, cliquez sur le bouton Renommer, vous devez saisir dans la
zone "Nouveau nom", le nouveau nom du champ à renommer.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Export vers cartographie
Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des
adhérents d'EBP Mon Association.
Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le fichier exporté
d'EBP Mon Association.
Plus d'information sur EBP Cartographie & Décisions, contacter nous !
Condition pour exporter les coordonnées d'un adhérent
Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP Cartographie &
Décisions, vous devez obligatoirement renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque fiche adhérent.
Dans le cas contraire, un message vous avertira que certains adhérents ne possèdent pas de Code postal ou de
Ville et par conséquent ils n'ont pas été exportés.
Remarque
Pour les adhérents dont le pays n'est pas renseigné, le traitement de l'export remplace l'absence de données
par le pays France dans le fichier "Client.csv".
Attention
Si un adhérent possède une adresse dont le pays est différent de France, il ne sera pas pris en compte dans
l'export cartographie. Un message vous avertira de ce fait.
Génération du fichier export
Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour réaliser
l'export des données.
Astuce
Si vous souhaitez réaliser une localisation des adhérents correspondant à un critère précis, vous avez la
possibilité d'effectuer un filtre sur les adhérents puis de demander l'export des données vers le logiciel EBP
Cartographie & Décisions. Seules les données du filtre seront exportées.
L'export est réalisé automatiquement au format csv.
Les fichiers exportés sont :
Titre.csv : Il permet d'indiquer le nom de votre organisation.
Client.csv : Il permet d'élaborer des statistiques de répartition des adhérents (clients pour EBP
Cartographie & Décisions) sur un territoire.
Les données exportées dans ce fichier concernent les adhérents, c'est à dire :
-
Code adhérent,
Nom de l'adhérent,
Type de l'adhérent : Nature de l'adhérent,
Adresse de l'adhérent : les 3 lignes d'adresse,
Ville,
Code postal,
Pays,
Téléphone Domicile,
Téléphone mobile/portable.
Remarque
Ces fichiers sont automatiquement enregistrés dans un répertoire Cartographie situé sous le
répertoire de votre dossier association.
Attention
A chaque nouvel adhérent, le fichier "client.csv" devra être recrée.
22
Guide d'utilisation
Astuce dans Cartographie
Avec ce fichier, vous pourrez aussi rechercher tous les adhérents dans le voisinage d'un autre.
Import du fichier dans le logiciel Cartographie
Après avoir ouvert le logiciel EBP Cartographie & Décisions, vous devez ouvrir le menu Fichier + Import
des fichiers CSV.
Ensuite, sélectionnez un dossier d'import *.csv à l'aide de l'explorateur Microsoft ®.
Rappel
Les fichiers csv provenant d'EBP Mon Association sont automatiquement enregistrés dans un répertoire
Cartographie situé sous le répertoire de votre dossier association.
Enfin, valider la sélection par le bouton Ouvrir.
Utilisation d'EBP Cartographie et Décisions
Pour l'utilisation d'EBP Cartographie & Décisions nous vous conseillons de consulter l'aide en ligne de celuici.
Remarque
La notion de Clients dans EBP Cartographie & Décisions correspond aux adhérents pour EBP Mon
Association.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment créer une cotisation ?
Utilisez le menu Edition + Cotisations ou le bouton Cotisations situé dans la barre principale ou la barre de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La page cotisation est découpée en 2 parties :
La liste des cotisations,
La fiche cotisation.
Vous arrivez par défaut sur la première ligne de la liste des cotisations. La fiche de celle-ci est
automatiquement affichée en dessous.
La liste présente les cotisations disponibles.
Toutes les listes possèdent un comportement commun.
Pour créer une nouvelle cotisation, vous devez :
cliquer sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste ou,
cliquer sur la touche Inser du clavier.
La fiche présente les champs des cotisations en entête ainsi qu’une liste des adhérents rattachés à la cotisation
sélectionnée.
Remarque
Si vous avez paramétré l'onglet Code des propriétés du dossier (Menu Dossier + Propriétés du dossier +
Onglet codes), vous ne devez rien renseigner dans le champ Code de la fiche Cotisation. EBP Mon
Association attribue le code Cotisation dès la validation de la fiche cotisation.
Suite à la création de la cotisation, vous avez la possibilité de rattacher un adhérent à celle-ci.
24
Guide d'utilisation
Comment créer une activité ?
Utilisez le menu Edition + Activités ou le bouton Activités situé dans la barre principale ou de navigation
pour accéder à la fenêtre.
La page activité est découpée en 2 parties :
La liste des activités,
La fiche activité.
La présentation et la gestion de la fenêtre sont communes à toutes les listes/fiches.
Vous arrivez par défaut sur la première ligne de la liste des activités. La fiche de celle-ci est automatiquement
affichée en dessous.
Pour créer une nouvelle activité, vous devez :
cliquer sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste ou,
cliquer sur la touche Inser du clavier.
La fiche présente les principales données en entête ainsi que des onglets pour définir les Coordonnées, les
Contacts/Partenaires liés à l'activité, les Places, les Tarifs, les adhérents rattachés à cette activité, les horaires
et les Notes / Photo.
Remarque
Si vous avez paramétré l'onglet Code des propriétés du dossier (Menu Dossier + Propriétés du dossier +
Onglet codes), vous ne devez rien renseigner dans le champ Code de la fiche Activité. EBP Mon Association
attribue le code Activité dès la validation de la fiche activité.
Suite à la création de l'activité, vous avez la possibilité de rattacher un adhérent à celle-ci.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment créer un contact/partenaire ?
Utilisez le menu Edition + Contact/Partenaire ou le bouton Contacts/Partenaires situé dans la barre
principale ou la barre de navigation pour accéder à la fenêtre.
La page contact/partenaire est découpée en 2 parties :
La liste des contacts/partenaires,
La fiche contact/partenaire.
Vous arrivez par défaut sur la première ligne de la liste des contacts/partenaires. La fiche de celle-ci est
automatiquement affichée en dessous.
La liste présente les contacts référencés pour votre association.
Toutes les listes possèdent un comportement commun.
Pour créer un nouveau contact/partenaire, vous devez :
cliquer sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste ou,
cliquer sur la touche Inser du clavier.
Remarque
Si vous avez paramétré l'onglet Code des propriétés du dossier (Menu Dossier + Propriétés du dossier +
Onglet codes), vous ne devez rien renseigner dans le champ Code de la fiche Contact/Partenaire. EBP Mon
Association attribue le code Contact/Partenaire dès la validation de la fiche contact/partenaire.
Suite à la création du contact, vous avez la possibilité d'affecter celui-ci à une fiche Activité et/ou une fiche
Matériel.
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Guide d'utilisation
Comment rattacher un adhérent ?
Pour rattacher un adhérent à une cotisation ou une activité, vous devez vous positionner sur la page adhérent
ou cotisation ou activité.
Rattacher un adhérent à une cotisation ou activité à partir de la page adhérent
Vous pouvez rattacher une activité ou une cotisation à un adhérent à partir des onglets Activités et Cotisations
de la fiche Adhérent.
Pour cela, après avoir sélectionné l'adhérent et l'onglet Activités ou Cotisations, vous devez cliquer sur l'icône
d'insertion de ligne puis sélectionner l'activité ou la cotisation et saisir les informations liées à celle-ci.
Rattacher un adhérent à partir de la page Cotisation
Vous pouvez rattacher une cotisation à un adhérent à partir de la fiche Cotisation.
Dans cette fiche, vous disposez d'une liste qui vous permet de rattacher un adhérent à la cotisation
sélectionnée, en utilisant :
le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste,
la touche Inser du clavier.
Suite à la sélection de l'une de ces commandes, vous devez :
sélectionner un adhérent,
modifier éventuellement la quantité et la période (date de début et de fin de la cotisation).
Remarque
Le "reste dû" est calculé automatiquement.
Il est possible aussi d'effectuer des modifications ou des suppressions à l'aide des boutons qui se situent en
pied de la liste.
Rattacher un ensemble d'adhérents à une cotisation
A droite de cette ligne, vous disposez d'un bouton "Rattacher des adhérents" qui vous permet de
sélectionner plusieurs adhérents pour cette cotisation.
Rattacher un adhérent à partir de la page Activité
Vous pouvez rattacher une activité à un adhérent à partir de la fiche Activité.
Dans cette fiche, vous disposez d'un onglet "adhérents rattachés à cette activité" qui vous permet de rattacher
un adhérent à l'activité sélectionnée, en utilisant :
le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste,
la touche Inser du clavier.
Suite à la sélection de l'une de ces commandes, vous devez :
sélectionner un adhérent,
indiquer la quantité (nombre de places),
sélectionner le tarif,
modifier éventuellement la période (date de début et de fin de l'activité).
27
EBP Mon Association 2010 Aide
Remarque
Le "montant" et le "reste dû" sont calculés automatiquement.
Il est également possible d'effectuer des modifications ou des suppressions à l'aide des boutons qui se situent
en pied de la liste.
Rattacher un ensemble d'adhérents à une Activité
A droite de cette ligne, vous disposez d'un bouton "Rattacher des adhérents" qui vous permet de
sélectionner plusieurs adhérents pour cette activité.
28
Guide d'utilisation
Gestion de Web Asso
Envoi des données
Cet envoi s'effectue par le menu Internet + Envoi des données Oxatis.
Le traitement "Envoi des données Oxatis" vérifie toutes les fiches Activités dont la case à cocher "Activités
sur le site" est sélectionnée.
Pour chaque activité, le traitement vérifie qu'elle possède un "Tarif site".
Dans le cas où aucun tarif site n'est sélectionné, vous visualiserez la liste des activités n'ayant pas de "tarif site"
défini dans la partie avertissement de la fenêtre d'envoi des données.
Vous avez alors la possibilité de choisir la validation de l'envoi :
Mise à jour de toutes les activités :
Le traitement de mise à jour du site prend par défaut le tarif site de l'activité. S'il n'est pas renseigné le
tarif principal de l'activité sera à 0,00EUR.
Mise à jour des activités avec un tarif site :
Le traitement de mise à jour du site crée/modifie uniquement les activités ayant un "tarif site".
Annuler :
Le traitement de mise à jour est arrêté. Aucune activité n'est actualisée sur le site.
Rappel
Seules les activités ayant la case à cocher "Activité sur site" sont concernées par ce traitement
Pendant le transfert de vos données, une barre de progression affiche le pourcentage d'avancement du
transfert. En fin de transfert, un message s'affiche pour vous avertir de l'état du transfert (transfert correct,
erreur sur les fichiers...).
Après quelques minutes, les données envoyées sont mises à jour sur votre site dans la partie Catalogue.
29
EBP Mon Association 2010 Aide
Comment créer un matériel ?
Utilisez le menu Edition + Matériel ou le bouton Matériel situé dans la barre principale ou de navigation pour
accéder à la fenêtre.
Pour insérer un nouveau matériel, vous devez :
cliquer dans la liste située en haut,
presser la touche Inser,
saisir le nom du matériel,
presser la touche E.
Ensuite sur la partie basse, vous disposez de deux onglets :
Actions
Dans cet onglet, vous devez :
saisir un nom de matériel,
saisir une description,
saisir une action sur ce matériel.
Contacts / Partenaires
Dans cet onglet, vous pouvez :
sélectionner un contact / partenaire,
visualiser les contacts / partenaires
L'impression de la fiche matériel est commune à toutes les fiches.
30
Guide d'utilisation
Comment dupliquer une fiche ?
Pour réaliser une duplication de fiche, vous devez :
sélectionner la fiche à dupliquer dans la liste,
réaliser un clic droit 'sur la ligne sélectionnée',
sélectionner l'option ''dupliquer ...".
La duplication de fiche est possible à partir de :
La liste des activités,
La liste des cotisations,
La liste du matériel.
La reprise des données varie en fonction de la fiche dupliquée.
31
EBP Mon Association 2010 Aide
Comment saisir une remise ?
La saisie d'une nouvelle remise pour une cotisation ou activité s'effectue depuis la fiche Adhérent (onglet
Remises).
Il permet de saisir les remises concernant les cotisations ou activités non réglées ou partiellement réglées.
La fenêtre est composée des éléments suivants :
le type de remise (cotisation ou activité),
le code de la cotisation ou activité,
le montant de la remise,
des observations éventuelles,
Le code de la remise,
La date de la remise,
La description de la remise.
Le code de la cotisation ou activité, ainsi que celui de la remise doivent obligatoirement être renseignés.
Attention
Le code de la remise peut être constitué de chiffres et/ou de lettres. Si vous travaillez en codification
automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel attribue le code de la remise
dès l'insertion d'une remise.
La date est automatiquement renseignée. Elle est par défaut la date système.
Les zones d'observation et de description vous permettent de saisir un commentaire plus précis sur la remise.
Cette description apparaîtra dans la zone Description sur la ligne de remise.
32
Guide d'utilisation
Comment saisir un règlement ?
La saisie d'un règlement s'effectue à partir de la fiche Adhérent.
Le règlement de la cotisation et de l'activité s'effectue à partir de l'onglet Cotisations ou l'onglet Activités de la
fiche adhérent. Les autres règlements (arriérés, dons ou diverses opérations) s'effectuent depuis l'onglet
Règlements de la fiche adhérent.
La fenêtre de saisie d'un règlement est composée de 3 parties :
l'entête,
l'onglet Créer un nouveau règlement,
l'onglet Ajouter à un règlement existant.
L'entête
Elle contient :
le montant du règlement,
le type de règlement (pour les règlements autre que cotisations et activités),
des observations éventuelles,
Le poste de recette,
Le poste analytique.
Lorsque le règlement est de type "Don", il vous est possible de marquer le règlement comme donnant lieu à un
Reçu fiscal.
Créer un nouveau règlement
Dans cet onglet, le code du règlement et la date doivent obligatoirement être renseignés.
Attention
Le code du règlement peut être constitué de chiffres et/ou de lettres. Si vous travaillez en codification
automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel attribue le code du règlement
dès l'insertion d'un règlement.
La date est automatiquement renseignée. Elle est par défaut la date système du PC.
Ensuite, vous devez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée.
Une zone de description vous permet de saisir un commentaire plus précis sur le règlement. Cette description
apparaîtra dans la zone Description sur la ligne de règlement.
Onglet Ajouter à un règlement existant
Depuis cet onglet, vous pouvez affecter l’opération à un règlement, créé antérieurement, qui n'a pas encore été
validé.
Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné.
Pour visualiser les lignes de règlements rattachés à un règlement, vous devez consulter les règlements.
33
EBP Mon Association 2010 Aide
Comment saisir un remboursement ?
La saisie d'un remboursement s'effectue à partir de la fiche Adhérent.
Le remboursement de la cotisation, de l'activité, de l'arriérés ou divers ... s'effectuent depuis l'onglet
Règlements/Remboursements de la fiche adhérent.
La fenêtre de saisie d'un remboursement est composée de 3 parties :
l'entête,
l'onglet Créer un nouveau remboursement,
l'onglet Ajouter à un remboursement existant.
L'entête
Elle contient :
le type de remboursement,
Remarque
Pour les remboursements de type Activité ou Cotisation, vous devez sélectionner le code de l'activité ou
cotisation lié à ce remboursement.
le montant du remboursement,
des observations éventuelles,
Le poste de recette,
Le poste analytique.
Créer un nouveau remboursement
Dans cet onglet, le code du remboursement et la date doivent obligatoirement être renseignés.
Attention
Le code du remboursement peut être constitué de chiffres et/ou de lettres. Si vous travaillez en codification
automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel attribue le code du
remboursement dès l'insertion d'un remboursement.
La date est automatiquement renseignée. Elle est par défaut la date système du PC.
Ensuite, vous devez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée.
Une zone de description vous permet de saisir un commentaire plus précis sur le remboursement. Cette
description apparaîtra dans la zone Description sur la ligne de remboursement.
Onglet Ajouter à un remboursement existant
Depuis cet onglet, vous pouvez affecter l’opération à un remboursement, créé antérieurement, qui n'a pas
encore été validé. .
Dans ce cas, une ligne de remboursement supplémentaire sera rattachée au remboursement sélectionné.
Pour visualiser les lignes de remboursements rattachés à un remboursement, vous devez consulter les
règlements/remboursements.
34
Guide d'utilisation
Comment éditer un reçu fiscal ?
Pour visualiser les reçus fiscaux à éditer, vous devez ouvrir la fenêtre des règlements (Menu Edition +
Règlements ou le bouton Règlements situé dans la barre principale ou de navigation).
Elle permet d'avoir la liste des règlements avec la marque ou non du reçu fiscal.
EBP Mon Association vous donne la possibilité d'imprimer le reçu fiscal :
personnalisé,
format Cerfa (PDF).
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment visualiser le tableau de bord ?
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au Tableau de bord.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône Tableau de bord dans la barre principale ou de navigation.
La boite de dialogue Tableau de bord apparaît. Elle permet de visualiser les compteurs des principales fiches,
les statistiques, les notes du dossier, les alertes sur les adhérents et les activités, la répartition des adhérents
par nature et la situation financière de l'association.
Pour sortir du Tableau de bord, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite.
36
Guide d'utilisation
Comment visualiser le graphique ?
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce à un module graphique
paramétrable.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône Graphiques dans la barre principale ou de navigation.
La fiche graphique apparaît. Elle permet de sélectionner différents type de graphique, valeur, ...
Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d'outils.
37
EBP Mon Association 2010 Aide
Comment visualiser le planning ?
EBP Mon Association vous permet de visualiser par le planning toutes les actions par matériel, tous les
horaires activités et les activités de chaque adhérent.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône Planning dans la barre principale ou de navigation.
La page planning apparaît par défaut sur l'onglet Planning matériels. Les plannings activités et activités par
adhérent sont également disponibles.
Chaque planning est renseigné à partir des données des fiches matériels et activités.
Remarque
A partir des plannings matériels et activités, il est possible de créer un nouvel événement
Dans le planning Activités par adhérent, il n'est pas possible de créer des tâches dans le planning.
38
Guide d'utilisation
Comment utiliser les modèles types ?
L'utilisation des modèles types peut s'effectuer :
par un copier puis coller dans un logiciel de traitement de texte,
par un copier et coller dans l'éditeur de courrier
par la réalisation d'un modèle avec l'éditeur de modèles.
39
EBP Mon Association 2010 Aide
Les impressions
Impression
Pour imprimer des fiches ou listes, plusieurs possibilités vous sont offertes :
le menu Dossier + Imprimer : vous devez obligatoirement être sur la liste ou la fiche que vous
souhaitez imprimer ;
le bouton Imprimer de la barre d'outils ou de la barre de navigation : Activez la liste ou la fiche
souhaitée à l'aide de la barre d'outils ou de navigation et cliquez sur le bouton ;
la combinaison de touche CTRL+P : A partir de toutes les listes et fiches imprimables ;
le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez.
Sélection des données
La sélection des données est disponible uniquement lorsque vous demandez l'impression de toutes les fiches ou
de la liste.
Tous les éléments par défaut des grilles sont présents dans la liste.
La sélection d'une ligne s'effectue à l'aide de la colonne
données que vous souhaitez imprimer.
. Vous devez cocher les lignes correspondantes aux
Astuce
A droite de la liste, les boutons Tous et Aucun vous permettent de sélectionner ou dé-sélectionner rapidement
les lignes.
Les boutons Affichage et RAZ vous permettent de paramétrer l'affichage des colonnes.
Tri de l'impression
Lorsque vous demandez l'impression de toutes les fiches ou de la liste des éléments sélectionnés, vous avez la
possibilité d'imprimer suivant un tri.
Ce tri est disponible pour les impressions des adhérents, activités, règlements / remboursements et remises.
Les champs de tri varient en fonction de la page d'impression.
Lancement de l'impression
Sur chaque boîte d'impression, vous avez la possibilité :
d'Imprimer,
de lancer l'Aperçu avant impression,
d'Annuler la demande d'impression.
Remarque
Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre
d'aperçu avant impression.
Mise en œuvre
Suivant la fonctionnalité, la fenêtre d'impression varie, EBP Mon Association permet d'imprimer :
les
les
les
les
les
les
les
les
40
adhérents,
cotisations,
activités,
règlements/remboursements,
remises,
informations de la page Recettes/Dépenses,
matériels,
contacts/partenaires,
Guide d'utilisation
les reçus fiscaux,
les lettres de relances,
les courriers,
les enveloppes,
les étiquettes,
des modèles personnels.
41
EBP Mon Association 2010 Aide
Comment paramétrer les modèles personnalisés ?
Utilisez le menu Impression + Modèles personnels pour appeler la boite d'édition des modèles personnels.
Condition pour pouvoir paramétrer les modèles
Vous devez avoir débridé EBP Mon Association.
Paramétrage des modèles d'impression
La boîte d'impressions des modèles personnels, vous permet de sélectionner un modèle existant afin de :
lancer un aperçu écran,
l'imprimer,
le modifier,
le copier,
le renommer,
le supprimer.
Vous avez également la possibilité de créer un nouveau modèle.
Pour cela, vous devez au préalable sélectionner la partie pour laquelle vous souhaitez réaliser un nouveau
modèle.
Vous avez le choix entre :
Dossier,
Membres (Adhérents),
Recettes-Dépenses.
Dans chacune de ces parties, des modèles par défaut sont proposés.
Astuces
Pour les modèles personnalisés (sauf le modèle "Adhérent par activité"), vous avez la possibilité de trier les
adhérents en fonction des champs indexés (Code, Nom, Prénom, Code postal, Ville, Type de membre, Source,
Nature, Famille)
Astuce
A chaque stade de la personnalisation de modèle, vous avez la possibilité de demander l'aperçu de votre
modèle en cliquant sur l'icône
42
.
Guide d'utilisation
Comment paramétrer les courriers ?
EBP Mon Association dispose d'un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres
personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers
électroniques.
Pour afficher l'éditeur de courriers, utilisez le menu Impression + Courriers... ou cliquez sur l'icône Courriers
de la barre principale ou de la barre de navigation.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment paramétrer les enveloppes et étiquettes ?
EBP Mon Association dispose d'un module d'impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le
module de réalisation des courriers.
Pour afficher l'éditeur, utilisez le menu Impression + Enveloppes & étiquettes... ou cliquez sur l'icône
Etiquettes de la barre principale ou de la barre de navigation.
Choisissez l'onglet approprié à l'édition que vous souhaitez réaliser en haut de la fenêtre : Etiquettes ou
Enveloppes.
44
Guide d'utilisation
Comment paramétrer l'envoi d'un publipostage Email ?
Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage
Email... ou cliquer sur l'icône Publipostage ou Publipostage Email de la barre de navigation.
La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :
Destinataires,
Message,
Connexion.
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EBP Mon Association 2010 Aide
Comment saisir une opération de recette, dépense ou de virement ?
La fiche Recettes/Dépenses est appelée depuis le menu Edition + Recettes/Dépenses ou le bouton
Recettes/Dépenses situé dans la barre principale ou de navigation pour accéder à la fenêtre.
Une opération peut-être :
une opération de recettes ou de dépenses,
une opération de virements (trésorerie, poste de recettes ou poste de dépenses).
Recettes / Dépenses
Ces deux onglets fonctionnent exactement suivant le même principe.
La liste des recettes ou dépenses apparaît dans cet onglet.
Attention
Le code recette ou dépense doit obligatoirement être renseigné. Il peut être constitué de chiffres et/ou de
lettres.
Si vous travaillez en codification automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel
attribue le code recette ou dépense dès l'insertion d'une recette ou dépense.
Pour saisir une écriture, vous devez :
attribuer un code recette ou dépense (voir remarque ci-dessus),
saisir une description,
saisir la date de l'opération,
saisir le montant de l'opération,
saisir le poste de recette ou dépense,
saisir le mode de règlement, la trésorerie, la poste analytique...
Pour cela, utilisez les icônes situés dans le pied de l'onglet.
La validation d’une ligne de recette/dépense avec la touche Espace entraîne la création d’une ligne d’écriture.
Virements
Vous disposez de 3 onglets de virements :
Virements de trésorerie : virement entre deux différentes trésoreries (exemple :virements de banque
à banque),
Virements poste de recettes : virement entre deux différents postes de recettes,
Virements poste de dépenses : virement entre deux différents postes de dépenses.
Attention
Le code de l'opération de virement banque ou virement (recette) ou virement (dépense) doit obligatoirement
être renseigné. Il peut être constitué de chiffres et/ou de lettres.
Si vous travaillez en codification automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel
attribue le code dès l'insertion d'un virement.
Dans chaque onglet, utilisez les icônes situés dans le pied de l'onglet pour créer, modifier ou supprimer des
virements.
Notez que comme les recettes et les dépenses, les virements doivent êtres validés pour prendre effet (utilisez
la touche Espace).
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Guide d'utilisation
Générer les écritures comptables
Utilisez la commande Outils + Générer les écritures... pour accéder à la boite de dialogue de génération des
écritures comptables.
Cette commande utilise les lignes de recettes et de dépenses validées pour générer des écritures comptables.
Choisissez la période de génération et décidez si vous souhaitez vider le fichier des écritures avant de lancer la
génération (options "Supprimer toutes les écritures actuelles").
Cliquez sur OK pour démarrer la génération du fichier.
47
EBP Mon Association 2010 Aide
Exporter les écritures comptables
Utilisez la commande Outils + Exporter des écritures... pour accéder à la boite de dialogue d'export des
écritures.
L'export se fait uniquement au format texte.
La fenêtre d'export des écritures vous permet de :
paramétrer le fichier d'export,
visualiser le fichier.
Paramètres de l'export
L'onglet Paramètres de l'export permet de :
définir le fichier texte de destination,
sélectionner les écritures à exporter.
Fichier texte de destination
Pour paramétrer le fichier à exporter, vous devez :
sélectionner (bouton Parcourir...) ou saisir le chemin et le nom du fichier à exporter,
sélectionner le séparateur de champs (Tabulation ou Virgule),
saisir le délimiteur de champ.
Astuce
Si vous possédez EBP Compta pour Windows, vous pouvez cocher la case "Générer un fichier de transfert au
format EBP Compta" afin de simplifier la procédure.
Dans ce cas, vous n'avez pas à paramétrer les séparateurs et le délimiteur de champs. EBP Mon Association
reprend automatiquement le format d'export des écritures supporté par EBP Compta.
Remarque
Si vous souhaitez exporter les postes analytiques, vous devez cocher 'Exporter les informations
analytiques'.
Sélection des écritures à exporter
Le paramétrage des écritures à exporter consiste à :
sélectionner l'intervalle de dates pour lequel vous souhaitez l'export (du... au...),
sélectionner les journaux à exporter,
définir le n° de pièce sur les lignes d'écritures :
Par défaut le n° de pièce correspond au code de l'écriture.
Vous avez la possibilité de mettre un numéro de pièce unique pour toutes les lignes d'écritures
en sélectionnant l'option "saisir le numéro de pièce".
saisir la lettre représentant les sens Crédit et Débit,
sélectionner ou non l'option permettant d'exporter uniquement les écritures rapprochées.
Remarque
Lors de la demande de la génération du fichier de transfert au format EBP Compta V3, vous devez
obligatoirement saisir les lettres C et D pour les sens d'écritures Crédit et Débit.
Visualisation de l'export
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Guide d'utilisation
Vous pouvez à tout moment cliquer sur l'onglet Aperçu afin de pré-visualiser le fichier tel qu'il sera exporté.
Réalisation de l'export
Une fois les paramètres saisis, et que la visualisation du fichier vous convient, cliquez sur OK pour démarrer la
génération du fichier.
49
EBP Mon Association 2010 Aide
Import / Export des adhérents
Importer des adhérents
Utilisez la commande Outils + Importer des adhérents... pour accéder à la boite de dialogue d'import des
adhérents.
Le fichier à importer doit être au format texte.
Attention
Les champs à importer doivent correspondre aux champs qui sont présents dans votre fichier d'import, dans le
même ordre.
La fenêtre d'import des adhérents vous permet de :
paramétrer le fichier d'import,
visualiser le fichier.
Paramètres de l'import
L'onglet Paramètres de l'import permet de :
définir le fichier à importer,
sélectionner les champs à importer.
Définition du fichier à importer
Pour paramétrer le fichier à importer, vous devez :
sélectionner (bouton Parcourir...) ou saisir le chemin et le nom du fichier à importer,
sélectionner le séparateur de champs (Tabulation ou Virgule),
saisir le délimiteur de champ.
Remarque
Un aperçu du fichier à importer est visible dans la zone en dessous du champ contenant le chemin du fichier à
importer. Vous pouvez ainsi visualiser la structure du fichier afin de paramétrer correctement son import.
Champs à importer
Les champs disponibles à l'importation sont ceux de la fiche adhérent (entête de fiche, onglet Coordonnées,
onglet Etat-civil (sauf les liens de parenté), onglet Notes, onglet Champs perso.).
Astuce
Pour avoir plus d'informations sur l'organisation des champs cliquez ici.
Une fois ces champs configurés, cliquez sur l'onglet Aperçu.
Remarque
Le logiciel sauvegarde automatiquement la liste et l'ordre des champs à importer. Lors de la prochaine
demande d'importation d'adhérents, les champs à importer seront automatiquement repris.
Visualisation de l'import
L'onglet Aperçu permet de pré-visualiser l'importation du fichier.
50
Guide d'utilisation
Réalisation de l'import
Une fois les paramètres saisis, et que la visualisation du fichier vous convient, vous devez cliquer sur le bouton
OK pour générer l'import du fichier dans le dossier.
51
EBP Mon Association 2010 Aide
Exporter des adhérents
Utilisez la commande Outils + Exporter des adhérents... pour accéder à la boite de dialogue d'export des
adhérents.
Le format d'export est le format texte.
La fenêtre d'export des adhérents vous permet de :
paramétrer le fichier d'export,
visualiser le fichier.
Paramètres de l'export
L'onglet Paramètres de l'export permet de :
définir le fichier de destination,
sélectionner les champs à exporter.
Astuce
Si vous souhaitez réaliser un export de certains adhérents uniquement, vous avez la possibilité d'effectuer un
filtre sur les adhérents puis de demander l'export des données. Seules les données du filtre seront exportées.
Définition du fichier destination
Pour paramétrer le fichier à exporter, vous devez :
sélectionner (bouton Parcourir...) ou saisir le chemin et le nom du fichier à exporter,
sélectionner le séparateur de champs (Tabulation ou Virgule),
saisir le délimiteur de champ.
Champs à exporter
Les champs disponibles à l'exportation sont ceux de la fiche adhérent (entête de fiche, onglet Coordonnées,
onglet Etat-civil (sauf les liens de parenté), onglet Notes, onglet Champs perso.).
Astuce
Pour avoir plus d'informations sur l'organisation des champs cliquez ici.
Une fois ces champs configurés, cliquez sur l'onglet Aperçu.
Remarque
Le logiciel sauvegarde automatiquement la liste et l'ordre des champs à exporter. Lors de la prochaine
demande d'exportation d'adhérents, les champs à exporter seront automatiquement repris.
Visualisation de l'export
L'onglet Aperçu permet de pré-visualiser le fichier d'export.
Réalisation de l'export
Une fois les paramètres saisis, et que la visualisation du fichier vous convient, vous devez cliquer sur le bouton
OK pour générer le fichier d'export à l'emplacement indiqué.
52
Guide d'utilisation
Sauvegarde / Restauration
Sauvegarder un dossier
La sauvegarde d'un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme
compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui où réside le dossier
habituellement.
C'est une action fondamentale qui doit être effectuée régulièrement afin de se prémunir contre les dommages
que pourraient subir les informations sur le disque dur (problème matériel, virus, manipulation accidentelle,
dysfonctionnement..).
Remarque
IL EST CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les réécrasants alternativement.
Réalisation de la sauvegarde
Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Dossier +
Sauvegarder.... Vous pouvez aussi utiliser le bouton Sauvegarder de la barre d'outils.
Si un dossier est ouvert, un message d'information vous signalera que pour effectuer la sauvegarde, le dossier
doit être fermer et vous demandera si vous souhaitez continuer. Si vous répondez Oui, le dossier sera
automatiquement fermer et la fenêtre "Sauvegarder des dossiers" s'ouvrira.
Dans cette fenêtre, par défaut :
le dernier dossier ouvert sera sélectionné,
dans la partie 'Répertoire et nom du fichier de sauvegarde', le chemin C:\Documents and
Settings\Nom utilisateur\Mes documents\EBP\AssoXX.X\Sauvegardes\Nom du dossier sélectionné.asb
est proposé,
Vous devez cliquer sur Sauvegarder pour effectuer la sauvegarde du dossier sélectionné.
Si aucun dossier n'est ouvert, la fenêtre "Sauvegarder des dossiers" s'ouvrira
Dans cette fenêtre, vous devez :
choisir le dossier à sauvegarder,
dans la partie 'Répertoire et nom du fichier de sauvegarde', le chemin C:\Documents and
Settings\Nom utilisateur\Mes documents\EBP\AssoXX.X\Sauvegardes\Nom du dossier sélectionné.asb
est proposé,
Vous devez cliquer sur Sauvegarder pour effectuer la sauvegarde du dossier sélectionné.
Remarque
Le chemin du répertoire et le nom du fichier de sauvegarde peut être modifiés.
XX.X correspond à la version du logiciel.
Attention
Lorsque vous effectuez la sauvegarde de votre dossier, vous sauvegardez en même temps les courriers, les
modèles et les filtres.
Remarque
Effectuez cette opération aussi souvent que possible.
Astuce
Une fois la sauvegarde effectuée, vous pouvez vérifier celle-ci en réalisant une restauration de dossier dans un
autre répertoire.
53
EBP Mon Association 2010 Aide
Restaurer un dossier
Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Dossier + Restaurer....
Vous pouvez aussi utiliser le bouton Restaurer de la barre d'outils.
Si un dossier est ouvert, un message d'information vous signalera que pour effectuer la restauration, le dossier
doit être fermer et vous demandera si vous souhaitez continuer. Si vous répondez Oui, le dossier sera
automatiquement fermer et la fenêtre "Restaurer des dossiers" s'ouvrira.
Réalisation de la restauration
Dans la fenêtre, vous devez :
indiquer l'emplacement et le nom du fichier de sauvegarde à restaurer (par défaut, il va rechercher la
sauvegarde
dans
C:\Documents
and
Settings\Nom
utilisateur\Mes
documents\EBP\AssoXX.X\Sauvegardes),
choisir le dossier dans lequel doit s'effectuer la restauration,
cliquer sur Restaurer pour démarrer.
Remarque
XX.X correspond à la version du logiciel.
Remarque
Vous avez le choix de restaurer dans un nouveau dossier (par exemple : copie du dossier existant pour vérifier
que la sauvegarde a été correctement réalisée), ou dans un dossier existant.
Attention
Dans le 2ème cas, la restauration écrasera définitivement le dossier existant et le remplacera par la
sauvegarde.
54
Manuel de références
Caractéristiques générales et ergonomie
Généralités
EBP Mon Association évolue dans un environnement Windows 98 ou supérieur. Aussi, les règles de
fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien.
Remarque
Ces options s’appliquent à tous les dossiers.
Elles ne sont pas paramétrable.
Liste des pages
Une gestion des pages à partir du menu Edition ou de la barre de navigation permet l'accès rapide à
celles-ci.
Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
Raccourcis claviers
Ils vous permettent d'accéder rapidement aux fonctionnalités principales du logiciel. Pour visualiser la
liste des raccourcis cliquez ici.
Pages toujours maximisées
Il n'est pas possible de paramétrer l'affichage des pages. Elles sont obligatoirement en plein écran.
Vous pouvez également gérer les barres d'affichage.
55
EBP Mon Association 2010 Aide
Gestion de l'affichage des barres
EBP Mon Association évolue dans un environnement Windows 98 ou supérieur. Aussi, les règles de
fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien.
Depuis le menu Affichage, il est possible de gérer les barres :
Barre de statut ou d'état
Il s'agit de la barre en bas de la fenêtre, sur laquelle apparaît le nombre d'adhérents affiché, le nom
des filtres, des informations complémentaires sur les boutons de traitements...
Barre d'icônes ou d'outils
Elle comprend les commandes d’ouverture des dossiers, d’impression contextuelle (en fonction de la
fiche active), de gestion des courriers, de gestion des filtres sur les adhérents, de sauvegarde /
restauration et d’aide.
Barre de navigation ou Barre d'outils verticale / Barre principale
Cette barre se situe à Gauche ou à Droite de votre écran de travail.
Elle n'est pas paramétrable.
Elle vous permet d'accéder rapidement aux informations du dossier, au tableau de bord, aux
graphiques et aux tables annexes , ainsi qu’aux fiches adhérents, cotisations, activités,
règlements/remboursements, remises, recettes/dépenses, matériel, contacts/partenaires et planning.
La barre de navigation permet également d'accéder aux fonctions du menu Impressions.
56
Manuel de références
Zone de regroupement
Les zones de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de
votre choix.
Pour l'activer, vous devez :
ouvrir la liste que vous souhaitez classer,
vous placer dans le menu Affichage - Zone de regroupement.
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le
titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
57
EBP Mon Association 2010 Aide
Gestion des fiches et listes
Toutes les fiches et listes possèdent un comportement commun.
La touche de raccourci F6 vous permet de passer d'une liste à une fiche et inversement. Cette commande est
disponible par le menu Edition.
Les listes
Une liste se présente comme un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même
type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement différent.
Toutes les listes ont un comportement commun que nous détaillons ci-dessous.
Elles se situent en haut de la page et sont composées de différentes colonnes dont le code de la fiche et la
description ou libellé de celle-ci.
Les colonnes des listes suivantes sont paramétrables :
La liste des adhérents,
La liste des contacts/partenaires,
La liste des activités,
La liste des cotisations,
La liste des règlements/remboursements,
La liste des remises,
Les onglets de la page Recettes/Dépenses (Recettes, Dépenses, Écritures, Virements de Trésorerie,
Virements Postes de recettes, Virements Postes de dépenses).
Largeur de colonne
Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de séparation des deux
colonnes et déplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'étirer ou diminuer la largeur de la colonne
souhaitée.
Astuce
Pour donner à la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronqué, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne.
Tri des données
Pour trier les enregistrements d'une colonne en ascendant ou descendant, vous devez cliquer sur le nom de la
colonne.
Le mode zone de regroupement vous permet de classer les listes suivant les colonnes de votre choix.
Sélection d'une donnée
Pour sélectionner un élément dans une liste, vous devez cliquer dessus à l'aide de la souris ou bien vous
déplacer à l'aide des flèches haut et bas de votre clavier.
Information
Devant la donnée sélectionnée, apparaît une petite flèche dans la première colonne.
Recherche d'une donnée
La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste (Adhérents, Cotisations,
Activités, Règlements, Remboursements, Remises, Recettes/Dépenses, Matériels, Contacts).
Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer la commande
Edition + Rechercher ... ou le raccourci clavier Ctrl + F.
58
Manuel de références
Cette fonction permet de rechercher, dans un champ déterminé de la liste, un enregistrement contenant la
donnée recherchée.
Ajout, modification.....de données dans une liste
Les boutons situés au bas de la liste
gérer les données.
servent à naviguer entre chaque fiche et à
Permet d'aller au premier enregistrement de la liste.
Permet d'aller à l'enregistrement qui précède celui sélectionné.
Permet d'aller à l'enregistrement qui suit celui sélectionné.
Permet d'aller au dernier enregistrement de la liste.
Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Inser]
Supprime l’enregistrement de la donnée courante. Raccourci clavier [Suppr]
Valide l'enregistrement dans la liste. Raccourci clavier : [Entrée].
Annule la saisie qui vient d'être effectuer. Raccourci clavier : [Esc] ou [Echap].
Astuce
Vous avez la possibilité de voir uniquement la liste (sauf pour la partie Comptabilité) ou uniquement la fiche en
cliquant sur la flèche située en dessous de la liste et matérialisée comme ceci :
Les fiches
Elles figurent en dessous de la liste. Sélectionnez l'élément dans la liste et sa fiche apparaît automatiquement
en dessous.
Toutes les fiches possèdent un comportement commun pour
enregistrements (adhérents, cotisations, recettes, dépenses...).
ajouter,
modifier
ou
supprimer
des
59
EBP Mon Association 2010 Aide
Utilisation des fiches
Toutes les fiches possèdent un comportement commun
enregistrements (adhérents, cotisations, recettes, dépenses..).
pour
En bas de chaque liste, vous disposez des boutons
données et à gérer les données.
ajouter,
modifier
ou
supprimer
des
. Ils servent à naviguer dans les
Création d'une fiche
La commande Insérer ou le bouton
permet de créer un nouvel enregistrement (par exemple un nouveau
adhérent). Dans ce cas, le texte [CREATION] s’ajoute à la barre de titre et la fiche est remise à zéro. La
touche Inser du clavier peut être utilisée pour effectuer la même opération.
Déplacement dans la fiche
La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à l’aide de la
souris.
Validation de la fiche
Une fois saisies les informations de la fiche, l’enregistrement se fait à l’aide du bouton
peut être utilisée. L’indication [CREATION] disparaît de la barre de titre.
. La touche Entrée
Modification de la fiche
Pour modifier une fiche, modifiez simplement le champ concerné. La barre de titre mentionne alors l’indication
[MODIFICATION]. Une fois les changements effectués, enregistrez la fiche comme indiqué ci-dessus.
Suppression de la fiche
Pour supprimer la fiche courante, utilisez le bouton
. La séquence de touche Ctrl+Suppr ou Suppr peut
être utilisée. Une boite de message vous demande de confirmer la suppression. Répondez Oui pour réaliser la
suppression.
Annuler la création ou modification
Enfin, pour annuler une création ou une modification de fiche, utilisez le bouton
clavier peut être utilisée.
. La touche Echap de votre
Changement de fiche
Pour passer à une autre fiche, vous devez cliquer sur l'une des touches suivantes présentes en pied de liste.
Permet d'aller au premier enregistrement de la liste.
Permet d'aller à l'enregistrement qui précède celui sélectionné.
Permet d'aller à l'enregistrement qui suit celui sélectionné.
Permet d'aller au dernier enregistrement de la liste.
60
Manuel de références
Duplication de fiche
Depuis les fiches suivantes, il est possible de dupliquer une fiche grâce au menu contextuel + Dupliquer... :
La liste des activités,
La liste des cotisations,
La liste du matériel.
Réalisation de la duplication
Pour réaliser une duplication de fiche, vous devez :
sélectionner la fiche à dupliquer dans la liste,
réaliser un clic droit 'sur la ligne sélectionnée',
sélectionner l'option ''dupliquer ...''.
Données reprises lors de la duplication
Suite à la duplication, une nouvelle fiche est créée. La reprise des données varie en fonction de la fiche
dupliquer.
Fiche cotisation
Toutes les données de la fiche d'origine sont reprises à l'exception :
du code : l'affectation du prochain code disponible est automatique,
de la description : la zone est initialisée à blanc,
de la partie adhérents rattachés : la zone est initialisée à blanc.
Fiche Activité
Toutes les données de la fiche d'origine sont reprises à l'exception :
du code : l'affectation du prochain code disponible est automatique,
de la description : la zone est initialisée à blanc,
de l'activité sur site : la case n'est pas sélectionnée,
des nombres de places (vendues, restantes...) : les zones sont ré-initialisées,
du tarif Site : la sélection du tarif n'est pas reprise,
de la partie adhérents rattachés : la zone est initialisée à blanc.
des horaires : la zone est initialisée à blanc.
Fiche Matériel
Le nom, la description et les informations de l'onglet Contacts / Partenaires de la fiche d'origine sont repris.
Dans l'onglet Actions, la grille concernant les actions est initialisée à blanc.
61
EBP Mon Association 2010 Aide
Raccourcis claviers
La mémorisation des raccourcis clavier améliorera votre productivité dans EBP Mon Association.
Touches
Descriptions
F1
Afficher / Masquer l'aide en ligne
Inser
Insérer une nouvelle Fiche
Entrée
Enregistrer la fiche
Ctrl + Suppr
Supprimer une fiche
Echap
Annuler les modifications
Ctrl + F
Rechercher une donnée
F6
Passer de la liste à la fiche ou inversement
Ctrl + N
Créer un nouveau dossier
Ctrl + O
Ouvrir un dossier
Alt + Entrée
Propriétés du dossier
Ctrl + P
Imprimer
Alt + F4
Quitter EBP Association
62
Manuel de références
Rechercher une donnée
La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste (Adhérents, Cotisations,
Activités, Règlements/remboursements, Remises, Recettes/Dépenses, Matériels, Contacts/Partenaires).
Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page/liste souhaitée puis effectuer la
commande Edition + Rechercher ... ou le raccourci clavier Ctrl + F ou un clic droit sur la liste +
rechercher.
Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la
donnée recherchée.
Recherche d'un enregistrement
Depuis la fenêtre "Rechercher...", vous devez :
Saisir la donnée recherchée dans la zone "Texte à rechercher",
Sélectionner le champ où la recherche doit s'effectuer,
Cliquer sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche.
Vous avez la possibilité d'avoir une "Recherche automatique" (Pas besoin de cliquer sur le bouton
rechercher). Pour cela vous devez cocher la case en dessous de la zone de saisie "Texte à rechercher".
Lorsque cette case est cochée, la recherche s'effectue au fur et à mesure de la saisie de la donnée à chercher.
Remarque
La liste des champs de recherche varie suivant la page ou vous êtes située.
Pour avoir le détail des champs de recherche disponibles pour chaque liste, cliquez ici.
Attention (uniquement pour la liste des adhérents et des règlements/remboursements)
La recherche s'effectue sur les enregistrements visibles, en d'autres termes, si un filtre est appliqué, le
programme réalisera la recherche uniquement dans le résultat du filtre appliqué.
Afin d'avoir une recherche plus efficace, vous devez désactiver le filtre (adhérents) ou dé-sélectionner les cases
à cocher (règlements) au préalable.
Résultat de la recherche
La recherche réalise un filtre et affiche dans la liste uniquement les fiches qui contiennent la donnée
recherchée.
Si aucune fiche n'est affichée, cela signifie qu'aucun enregistrement ne correspond à votre demande.
Vous devez modifier votre recherche.
Suite à l'affichage des enregistrements trouvés, vous pouvez passer à la fiche suivante en cliquant sur le
bouton Suivant.
Attention
Dès la fermeture de la fenêtre de recherche, le filtre de la recherche n'est plus appliqué.
Remarque
A la fermeture de la fenêtre de recherche, le dernier champ recherché est enregistré. A la prochaine ouverture
de cette fenêtre, ce champ sera sélectionné par défaut.
63
EBP Mon Association 2010 Aide
Dossier
Nouveau dossier
Pour créer un dossier dans le logiciel, utilisez la commande Dossier + Nouveau... ou le raccourci clavier
[Ctrl]+[N].
Remarque
Si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l'autorisation de le fermer avant d'accéder à la boite de
dialogue.
Vous avez la possibilité de créer :
un dossier vide,
un dossier en recopiant les données d'un autre.
Dans les 2 cas, vous devez renseigner :
Nom du dossier à créer : Vous devez indiquer dans cette zone le "nom de votre association",
Répertoire (facultatif) : Vous devez indiquer le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez
enregistrer votre association.
Création d'un dossier vide
Pour créer un dossier vide, cliquez sur le bouton Créer.
Remarque
Le dossier créé aura par défaut le "Plan comptable des associations loi 1901".
Une fois le nouveau dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose de saisir dans les
propriétés du dossier les informations qui lui sont spécifiques.
64
Manuel de références
Ouvrir un dossier
Pour ouvrir un dossier, utilisez la commande Dossier + Ouvrir.... Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier
Ctrl+O.
Pour ouvrir le dossier :
Sélectionnez le dossier dans la liste,
Cliquez sur le bouton Ouvrir.
Astuce
Si le dossier n'existe pas dans la liste, vous avez la possibilité de rechercher celui-ci par le bouton Parcourir....
Remarque
Pendant l'ouverture du dossier, une barre de progression apparaîtra pour vous indiquer l'état d'avancement de
l'ouverture.
65
EBP Mon Association 2010 Aide
Recopier un dossier
Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d'un autre.
Pour cela, cochez la case Recopier les données d'un dossier existant.
Ensuite, choisissez dans la liste, le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations.
EBP Mon Association vous permet de sélectionner les informations à recopier à l'aide des cases à cocher :
Adhérents,
Remarque
Pour la reprise des adhérents, vous avez 2 possibilités :
- Tous les adhérents : vous récupérez tous les adhérents du dossier d’origine même les adhérents mis
en sommeil.
- Uniquement les adhérents actifs : vous récupérez seulement les adhérents qui ne sont pas cochés en
sommeil.
Contact/Partenaire,
Tables annexes (Titres, Types, Familles, ...).
Pour la reprise du plan comptable, vous avez 2 possibilités :
Choisir le Plan comptable des associations 'Loi 1901' : le nouveau dossier contient le plan comptable
"classique" des associations,
Garder le plan existant : le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié.
Si l'élément "Garder le plan existant" est sélectionné, vous pourrez également sélectionner les éléments
suivants :
Cotisations,
Activités,
Postes analytiques,
Trésoreries,
Postes de recette/dépense,
Modes de règlements,
Chéquiers.
Choisissez enfin si vous souhaitez :
une remise à zéro des soldes du nouveau dossier,
recopier les soldes du dossier modèle : cette recopie s'effectuera uniquement lors de la demande de
recopie en "gardant le plan comptable existant" et en sélectionnant l'un des éléments situés en
dessous.
Cas particuliers
Clôture exercice
Cette dernière possibilité permet de " clôturer un exercice " : pour démarrer une nouvelle année avec les
fichiers comptables vides, recopier toutes les informations (cochez toutes les cases), puis utilisez cette option.
Vous devez également indiquer les nouvelles dates de début et fin d'exercice.
Le dossier nouvellement créé sera exactement identique au précédent, mais il ne comportera :
aucun règlement,
aucune recette / dépense,
aucune écriture,
aucun virement.
Générer les écritures de report à nouveau (AN)
Cette option est disponible lorsque l'option "Reporter les soldes du dossier modèle (clôture d'exercice)" est
sélectionnée.
Elle permet de récupérer les soldes des opérations de recettes/dépenses et de générer les écritures d'AN dans
l'onglet Écritures de la page Recettes/Dépenses.
66
Manuel de références
Remarque
Lorsque vous cochez 'Reporter les soldes du dossier modèle', le solde reste du des fiches Adhérents se reporte
dans le champ "Arriéré initial" des fiches Adhérents dans le nouveau dossier.
67
EBP Mon Association 2010 Aide
Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Dossier + Supprimer....
Pour supprimer le dossier :
sélectionnez le dossier à supprimer,
cliquez sur Supprimer.
Une confirmation vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée.
Attention
CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE. Il est fortement recommandé d'effectuer une sauvegarde du
dossier avant de le supprimer.
68
Manuel de références
Fermer un dossier
Cette commande est accessible depuis le Menu Dossier + Fermer.
Elle permet de Fermer un dossier ouvert.
Remarque
Il est inutile de fermer un dossier avant d'en ouvrir un autre ou d'en créer un nouveau.
69
EBP Mon Association 2010 Aide
Propriétés du dossier
Ces propriétés sont à définir suite à la création d'un nouveau dossier.
Nous vous conseillons de renseigner avec soin les informations car certaines options vont déterminer le mode
de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
Cette boîte peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier... ou le bouton
Propriétés du Dossier de la barre principale ou de la barre de navigation.
La fenêtre est composée :
d'une entête,
d'onglets,
d'un pied avec les boutons de validation.
Remarque
Suite à la modification de certaines propriétés, la prise en compte de celles-ci sera effective qu'à la réouverture
du dossier.
A partir des modèles personnels, vous avez la possibilité d'imprimer les propriétés du dossier (coordonnées,
bureau, banque, note...).
70
Manuel de références
Tableau de bord
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au Tableau de bord.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône Tableau de bord dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez
le menu Dossier puis Tableau de bord.
La boite de dialogue "Tableau de bord" apparaît et vous permet de visualiser les compteurs des principales
fiches, les statistiques, les notes du dossier, les alertes sur les adhérents et les activités, la répartition des
adhérents par nature et la situation financière de l'association.
Attention
Le tableau de bord est fixe. Il n'est pas possible de réaliser des modifications concernant la présentation, le
contenu....
Vous pouvez imprimer le tableau de bord en cliquant sur le bouton "Imprimer".
A partir de la fenêtre d'impression, vous avez la possibilité de réaliser un aperçu avant impression.
Pour sortir du Tableau de bord, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite.
Astuce
Vous avez la possibilité de ne pas avoir le tableau de bord lors de l'ouverture du dossier.
Pour cela, vous disposez de la case à cocher "Ne plus afficher au démarrage".
Si vous cochez cette case sur le tableau de bord, cela décochera l'option "Afficher le tableau de bord à
l’ouverture du dossier" dans les Propriétés du dossier, onglet Préférences.
Compteurs des fiches principales
Cette partie vous permet de voir :
le nombre de fiche Adhérents : Tous les adhérents (actif et en sommeil) ainsi que ceux qui sont
actifs (Case adhérent en sommeil non coché),
le nombre de fiche Activités,
le nombre de fiche Contacts/Partenaires présents dans votre dossier.
Remarque :
Dans le nombre d'adhérent, vous aurez le nombre d'adhérent appartenant à l'association si l'option a été
cochée dans les Propriétés du dossier - onglet Préférences.
Statistiques
Ce tableau vous donne le nombre d'adhésion, d'expiration, d'adhérents présents par année et une évolution en
pourcentage par rapport à l'année précédente.
Remarque
Par défaut, nous faisons apparaître les cinq dernières années mais le nombre d'année est paramétrable dans
l'onglet Préférences des propriétés du dossier.
Attention
Le nombre d'années, qui apparaît sur le tableau, dépendant des dates d'adhésion et d'expiration de votre
adhérent.
Exemple : Votre date d'adhésion sur les fiches Adhérents commence en 2008 mais aucune date d'expiration
n'est renseignée sur les fiches Adhérents. Sur le tableau, vous n'aurez que les deux dernières années même si
vous avez paramétré 5 années dans l'onglet Préférences des propriétés du dossier.
Notes du dossier
Les notes présentes dans cette partie sont celles inscrites dans l'onglet Notes des propriétés du dossier.
Remarque
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EBP Mon Association 2010 Aide
Vous pouvez modifier les notes à partir de cette zone, elle seront reprises dans l'onglet Notes des propriétés du
dossier.
Alertes
Les alertes ci-dessous vous permettent de visualiser le nombre d'adhérents ou activités concernés :
Dates d'expiration d'adhésion,
Certificats médicaux expirés,
Anniversaires dans les 30 jours à venir,
Solde dû pour les activités,
Solde dû pour les cotisations
Activités arrivants à expiration.
Pour chaque alerte, vous avez la possibilité d'imprimer une liste détaillée (clic sur l'icône).
Graphiques
Dans cette partie, vous visualiserez les graphiques suivants :
Répartition des adhérents par nature,
Soldes des trésoreries,
Répartition des dépenses de l'exercice,
Remarque
Ce graphique permet de visualiser uniquement les 5 premières valeurs, les autres valeurs sont
regroupées dans le segment Autres.
Recettes/Dépenses mensuelles des 12 derniers mois,
Solde de trésorerie mensuelle des 12 derniers mois :
vous devez sélectionner la trésorerie que vous souhaitez voir sur le tableau de bord.
Vous pouvez à tout moment changer cette trésorerie.
Astuces
Par un simple clic sur le graphique, vous avez la possibilité d'agrandir celui-ci. Un simple clic sur
l'agrandissement du graphique, vous permettra de retourner sur le tableau de bord.
Remarque
Vous retrouverez ces éléments dans la page Graphiques accessible depuis la barre de navigation ou le menu
Dossier puis Graphiques.
72
Manuel de références
Graphiques
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce à un module graphique
paramétrable.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône Graphiques dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le
menu Dossier puis Graphiques.
La fiche graphique apparaît. Elle permet de sélectionner différents type de graphique, valeur, ...
Choix du graphique
Vous pouvez choisir un type de Graphique parmi les suivants :
Répartition des adhérents par catégorie,
Pyramide des âges,
Soldes des trésoreries,
Soldes des postes de recettes,
Soldes des postes de dépenses,
Soldes des postes analytiques,
Répartition des recettes de l'exercice,
Répartition des dépenses de l'exercice,
Recettes/dépenses mensuelles,
Solde de trésorerie mensuel.
Choix de la catégorie
Attention
Ce choix n'est possible que pour l'analyse de la Répartition des adhérents par catégorie.
Les catégories disponibles sont les suivantes :
Titre,
Sexe,
Ville,
Pays,
Nature,
Source,
Famille,
Type.
Valeur max.
Vous pouvez également limiter le nombre de valeurs à représenter dans la liste Valeurs max.
Exemple
Supposons que vous souhaitiez afficher la répartition des adhérents de votre association selon leur ville
d'origine.
Si cette analyse conduisait à afficher 15 villes différentes, vous pouvez par exemple fixer valeurs max. à 10 afin
de conserver un graphique plus " léger ".
Dans ce cas, seules les 9 premières villes d'habitations seront mentionnées et les 6 autres seront regroupées
sur le graphique dans la catégorie " autres "
Trésorerie
Attention
Ce choix n'est possible que pour le graphique "Solde de trésorerie mensuel".
Cette liste déroulante permet de sélectionner la trésorerie dont vous souhaitez voir le solde mensuelle sur 12
mois.
Les trésoreries de cette liste déroulante sont définies dans le menu Paramétrage + Trésoreries.
73
EBP Mon Association 2010 Aide
Affichage
2D ou 3D
Vous pouvez également décider d'afficher le graphique en trois ou en deux dimensions grâce à la case
à cocher 3D.
Astuce
Si le graphique est affiché en trois dimensions (case cochée), vous pouvez le faire tourner et ainsi
changer l'angle de vue en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris tout en maintenant
simultanément la touche Ctrl enfoncée.
Le pointeur de la souris changera en une croix fléchée et vous pourrez changer l'angle de vue en
déplaçant la souris (toujours en maintenant le bouton gauche enfoncé).
Valeurs et %
Pour les graphiques par répartition seulement, vous pouvez également choisir d'afficher les Valeurs ou
les %
Secteur ou anneaux
Toujours dans le cas des graphiques par répartition, vous pouvez changer l'affichage en secteur par
l'affichage d'un Anneau (case cochée).
Fond du graphique
Le fond du graphique peut-être gris ou d'une couleur en dégradé. Pour cela, vous devez cliquer sur
l'option Fond dégradé. Vous pouvez personnaliser la couleur du Fond dégradé du graphique en
cliquant sur le bouton Couleur. Choisissez la couleur et cliquez sur le bouton OK.
Export du graphique
Si vous souhaitez exporter le graphique, cliquez sur le bouton Enregistrer sous... pour l'enregistrer dans un
fichier image au format JPG ou BMP.
Impression du graphique
Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d'outils.
Menu contextuel
Sur tous les graphiques, vous pouvez faire un clic droit et sélectionner les différentes menus :
Chart Designer... : permet de modifier le graphique
Edit Chart Data... : permet de modifier les données utilisées par le graphique
Charger le graphique... :permet d'aller rechercher un graphique que vous avez enregistré
préalablement avec un format vtc
Enregistrer le graphique sous... : permet d'enregistrer le graphique sous le format vtc
Enregistrer sous... : permet d'enregistrer le graphique dans un fichier image au format JPG ou BMP
Imprimer : permet d'imprimer le graphique
74
Manuel de références
Les tables annexes
Nous vous conseillons de remplir les tables annexes avec soin car certaines vont déterminer le mode de
fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Tables annexes... ou le
bouton Tables annexes de la barre de navigation.
Vous avez la possibilité de gérer les tables suivantes :
Titres,
Types d'adhérent,
Familles,
Sources,
Natures,
Villes et CP,
Pays,
Types détails règlement/remboursement,
Types d'activité,
Types de contact/partenaire,
Actions de matériel,
Type de parenté.
Pour chaque table, vous pouvez :
visionner la liste (bouton premier, suivant, précédent, dernier),
gérer la liste (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements).
Remarque
Lors de la création d'un dossier les tables sont pré-renseignées, libre à vous de conserver ou supprimer les
données présentes.
Toutes les données de couleurs "Rouge" sont dites "système", elles ne peuvent pas être supprimées. Elles sont
présentes dans les tables annexes "Natures" et "Types détails règlement".
Astuce
Une donnée d'une table peut être supprimée si elle n'est pas "système" (Rouge) ou si elle n'est pas utilisée
dans une fiche (adhérent, activité, règlement...).
Utilisation des tables
Le table "Titres" peut être appelée à partir champ "Titre" de l'entête des fiches Adhérents et Contacts.
Les tables "Titres, Types, Familles, Sources et Natures" peuvent être appelées à partir de différentes listes
déroulantes de l'entête de la fiche Adhérent.
Les tables "Villes et CP" et "Pays" sont appelées à partir des champs Codes Postaux, Villes et Pays :
des Propriétés du dossier (onglet Coordonnées),
des Propriétés du dossier (onglet Banque),
de la Fiche Adhérent (onglets Coordonnées, Médical),
de la Fiche Activité (onglet Coordonnées),
de la Fiche Contact/Partenaire (Onglet Coordonnées).
La table "Types détails règlement/remboursement" sert au niveau de la saisie d'un nouveau règlement ou d'un
remboursement. Celle-ci peut être utilisé à partir de la fiche Adhérent + onglet Règlements/Remboursements.
La table "Types d'activité" sert à répartir les activités suivant une catégorie définie. Ce type est à sélectionner
dans la fiche Activité.
La table "Types de contact/partenaire" vous permettra de définir différents rôles de contact/partenaire possible.
Le type de contact pourra être affecté sur une fiche Contact/Partenaire.
75
EBP Mon Association 2010 Aide
La table "Action du matériel" vous permettra de définir les différentes utilisations possible du matériel . L'action
du matériel pourra être affecté sur une fiche Matériel.
La table "Type de parenté" vous permettra de définir les différents liens de parenté possible entre adhérent et
son équivalence (Exemple pour "Enfant" l'équivalent sera "Parent"), ainsi que le lien inverse (Exemple pour
"Parent" l'équivalent sera "Enfant"). Il est impératif que les 2 types de lien soient créés pour voir le lien
de parenté dans les 2 fiches adhérents associées.
Le type de parenté pourra être affecté sur une Fiche Adhérent.
76
Manuel de références
Planning
Le planning permet de visualiser toutes les actions par matériels, tous les horaires activités et les activités de
chaque adhérent.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône Planning dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu
Edition + Planning.
Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes.
Vous pouvez sélectionner directement dans le calendrier situé à droit du planning :
les jours de visualisation,
la semaine de visualisation,
le mois...
Vous disposez également des filtres suivants :
Sélection
Vous pouvez choisir entre la vue du jour, de la semaine ou du mois.
Affichage
Permet de choisir entre le regroupement des Ressources* (visualisation de toutes les dates par
ressource*) et le regroupement par date (visualisation des ressources* pour chaque date).
Options
Le "Nb de ressources* par date" permet de définir le nombre de matériel, activité... qui sera affiché sur
une page 'écran'.
Sélection ressources*...
Ce bouton permet de sélectionner les ressources* que l'on souhaite voir dans le planning.
Exemple
Pour le matériel, vous pouvez sélectionner chaque matériel que vous souhaitez consulter.
Cette sélection est possible également à partir du clic-droit de la page planning.
Toutes les ressources*
Ce bouton permet de sélectionner toutes les ressources en un seul clique.
Visualisation des données
Le planning est composé de 3 onglets :
Planning matériels
Planning activités
Planning activités par adhérent
Le planning matériel est défini à partir des actions de la fiche matériel.
Pour un matériel et une période, visualisation l'événement affecté au matériel.
Le planning activités est défini à partir de la fiche activité et plus particulièrement l'onglet Horaires.
Pour une activité, pour une période, visualisation des événements de l'activité.
Le planning activités par adhérent est défini à partir de la fiche activité, plus particulièrement l'onglet
Horaires et des adhérents rattachés à l'activité.
Pour un adhérent pour une période, visualisation des événements rattachés de l'activité.
Astuce
En positionnant la souris sur l'événement, vous disposerez d'informations supplémentaires.
Remarque
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EBP Mon Association 2010 Aide
Si vous définissez des dates et pas d'horaire dans les fiches activités et matériels, l'événement sera positionné
en haut du planning.
Si vous définissez des dates et heures précises dans les fiches activités et matériels, l'événement sera
positionné dans les plages horaires du planning
Création d'un événement depuis le planning
A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, modifier ou supprimer un
événement.
Pour cela, vous devez vous placer sur l'onglet du planning souhaité puis clic droit et menu "Nouvel
événement".
Pour un événement sur le planning matériel, vous devez indiquer les dates et horaires de début et de fin,
sélectionner un adhérent et une action qui ont été préalablement créés ainsi qu'un commentaire.
Pour un événement sur le planning l’activité, vous devez indiquer les dates et horaires de début et de fin
ainsi qu'un commentaire.
Remarque
Les événements ajoutés, modifiés ou supprimés sur les plannings seront mis à jour dans les horaires de la fiche
Activité et dans les actions de la fiche Matériel.
Impression du planning
Vous pouvez imprimer chaque planning.
Pour imprimer le planning, vous devez sélectionner un modèle disponible en pied de planning. Les modèles de
planning disponibles sont :
Quotidien
Hebdomadaire
Mensuelle
Annuelle
Suite à la sélection du modèle, vous devez cliquer sur le bouton Imprimer.
* On appelle "Ressources", les matériels, activités ou adhérents en fonction du planning que vous avez
sélectionné.
78
Manuel de références
Quitter EBP Mon Association
Cette commande est accessible depuis le menu Dossier + Quitter ou Alt + F4.
Cette commande vous permet de sortir définitivement d'EBP Mon Association.
79
EBP Mon Association 2010 Aide
Données
80
Manuel de références
Adhérents
Liste adhérents
Utilisez la commande Edition + Adhérents ou le bouton Adhérents situé dans la barre principale ou de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La liste présente les adhérents de l'association.
Toutes les listes possèdent un comportement commun.
Pour modifier les données dans cette liste, vous devez sélectionner un adhérent à modifier puis effectuer les
modifications souhaitées dans la fiche adhérent.
Remarque
Vous pouvez, à partir de la liste des adhérents, cocher la case 'Adhérent en sommeil' pour ne plus voir
l’adhérent.
Par exemple : Lorsque la date d’expiration d’adhésion est dépassée.
Par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de :
personnaliser les colonnes affichées,
rechercher une donnée,
filtrer les adhérents...,
annuler le filtre Adhérents,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Astuce
Les tris des données dans chaque colonne sont réalisables en cliquant directement sur l'entête des colonnes.
81
EBP Mon Association 2010 Aide
Fiche Adhérent
Utilisez la commande Edition + Adhérents ou le bouton Adhérents situé dans la barre principale ou de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La présentation et la gestion de la fenêtre sont communes à toutes les listes/fiches.
La fiche est composée d'une entête ainsi que les onglets :
Coordonnées : saisissez dans cet onglet l’adresse postale, les coordonnées téléphoniques et les
adresses Internet de l'adhérent,
Etat-Civil : saisissez dans cet onglet les renseignements relatifs à la famille de l'adhérent et
éventuellement sa photo,
Infos complémentaires : sélectionnez dans cet onglet le type, la famille, la source, la nature et le
statut du membre du bureau,
Médical : saisissez dans cet onglet les renseignements relatifs au certificat médical, aux coordonnées
du médecin, à l'autorisation parentale, aux personnes à prévenir,
Cotisations,
Activités,
Règlements et Remboursements,
Remises,
Champs perso.,
Notes
L'impression de la fiche Adhérents est commune à toutes les fiches.
82
Manuel de références
Saisir une remise
La saisie d'une nouvelle remise pour une cotisation ou activité s'effectue depuis la fiche Adhérent (onglet
Remises).
Il permet de saisir les remises concernant les cotisations ou activités non réglées ou partiellement réglées.
La fenêtre est composée des éléments suivants :
le type de remise (cotisation ou activité),
le code de la cotisation ou activité,
le montant de la remise,
des observations éventuelles,
Le code de la remise,
La date de la remise,
La description de la remise : zone vous permettant de saisir un commentaire plus précis
Remarque
Ce commentaire est repris sur la remise.
Le code de la cotisation ou activité, ainsi que celui de la remise doivent obligatoirement être renseignés.
Attention
Le code de la remise peut être constitué de chiffres et/ou de lettres. Si vous travaillez en codification
automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel attribue le code de la remise
dès l'insertion d'une remise.
La date est automatiquement renseignée. Elle est par défaut la date système.
Les zones d'observation et de description vous permettent de saisir un commentaire plus précis sur la remise.
83
EBP Mon Association 2010 Aide
Regler la cotisation ou l'activite
Le règlement de la cotisation et de l'activité s'effectue depuis la fiche adhérent (onglet Cotisations ou Activités).
La fenêtre est composée de 3 parties :
l'entête,
l'onglet Créer un nouveau règlement,
l'onglet Ajouter à un règlement existant.
L'entête
L'entête contient le montant de la cotisation et des observations éventuelles.
Le montant de la ligne de cotisation ou activité est automatiquement reporté mais vous pouvez le modifier.
Onglet Créer un nouveau règlement
Dans cet onglet, le code du règlement et la date doivent obligatoirement être renseignés.
Attention
Le code du règlement peut être constitué de chiffres et/ou de lettres. Si vous travaillez en codification
automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel attribue le code du règlement
dès l'insertion d'un règlement.
La date est automatiquement renseignée. Elle est par défaut la date système.
Il vous faut indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée.
Une zone de description vous permet de saisir un commentaire plus précis sur le règlement.
Onglet Ajouter à un règlement existant
Depuis cet onglet, vous pouvez affecter l’opération à un règlement créé antérieurement.
Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné.
Pour visualiser les lignes de règlements rattachés à un règlement, vous devez consulter les règlements.
84
Manuel de références
Saisir un reglement/remboursement
La saisie d'un nouveau règlement (autre qu'une cotisation ou activité,) ou d'un remboursement, s'effectue
depuis la fiche Adhérent (onglet règlements/remboursements).
Il permet de saisir les règlements concernant l'arriéré, les dons et divers opérations différentes des cotisations
ou activités.
Il permet de saisir les remboursements concernant l'arriéré, les dons et divers opérations ainsi que des
cotisations ou activités.
La fenêtre est composée de 3 parties :
l'entête,
l'onglet Créer un nouveau règlement ou remboursement,
l'onglet Ajouter à un règlement ou remboursement existant.
L'entête
L'entête contient :
le type du règlement /remboursement (obligatoire),
le montant du règlement/remboursement,
des observations éventuelles.
Remarque
La liste des types détails règlement/remboursement peut être complétée par une saisie manuelle dans le
champ. Cette liste est paramétrable dans les tables annexes, en cliquant sur le bouton
.
La saisie d'un nouveau type s'insère automatiquement dans la liste des types détails règlement/remboursement
des tables annexes.
Pour les règlements : La case à cocher "Reçu fiscal" permet de marquer le règlement dont le type du
règlement est "Don" comme donnant lieu à un Reçu fiscal.
Vous devez également déterminer le poste de recette (pour les règlements) ou dépenses (pour les
remboursements) et le poste analytique qui concernent ce règlement/remboursement.
Onglet Créer un nouveau règlement/remboursement
Dans cet onglet, le code du règlement/remboursement et la date doivent obligatoirement être renseignés.
Attention
Le code du règlement/remboursement peut être constitué de chiffres et/ou de lettres. Si vous travaillez en
codification automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel attribue le code du
règlement/remboursement dès l'insertion d'un règlement/remboursement.
La date est automatiquement renseignée. Elle est par défaut la date système.
Il vous faut indiquer le mode de règlement et la trésorerie.
Une zone de description vous permet de saisir un commentaire plus précis sur le règlement/remboursement.
Remarque
Ce commentaire est repris sur le règlement ou le remboursement ainsi que sur la ligne de Recette ou de
dépense quand le règlement/remboursement est validé.
Onglet Ajouter à un règlement/remboursement existant
Dans
ce
cas,
une
ligne
de
règlement/remboursement
règlement/remboursement sélectionné.
supplémentaire
sera
rattachée
au
85
EBP Mon Association 2010 Aide
Pour visualiser les lignes de règlements/remboursements rattachés à un règlement/remboursement, vous
devez consulter les règlement/remboursements.
Depuis cet onglet, vous pouvez affecter l’opération à un règlement/remboursement créé antérieurement.
86
Manuel de références
Filtrer les adhérents
Il est possible de filtrer les adhérents visibles suivant des conditions personnalisables.
Pour appeler la boite de définition des filtres, utilisez :
la commande Edition + Filtrer les adhérents...,
le bouton Filtres Adhérents de la barre d'outils,
le menu contextuel de la liste des adhérents.
La fenêtre "Filtrer les adhérents" est composée des onglets "Filtres disponibles" et "Éditeur de filtre".
Filtres disponibles
Il vous permet de choisir un filtre à appliquer directement (choisissez <Aucun> si vous désirez annuler le filtre
courant sur les adhérents).
Exemple
En choisissant le filtre 'Hommes' fourni par défaut, seuls les adhérents masculins apparaîtront dorénavant dans
la liste.
La liste des filtres disponibles est constituée :
de filtres définis par défaut,
de filtres personnels.
Éditeur de filtre
Il vous permet de créer des filtres personnels.
Un filtre est composé d'une ou plusieurs conditions sur les champs des adhérents.
Pour insérer une condition, choisissez dans l'ordre :
le champ,
l'opérateur,
la valeur qu'il doit posséder.
Ensuite, cliquez sur le bouton Insérer.
Vous pouvez utiliser les boutons ( ), Et, Ou, +, -, x, / pour écrire des filtres plus élaborés. Le premier bouton
permet d'enregistrer le filtre.
Astuce
Pour saisir une valeur numérique décimale dans un filtre, il faut l'encadrer par des guillemets simples (ex.
'15,24').
Le bouton représentant une corbeille permet de remettre le filtre à zéro.
Remarque
Lorsque vous sélectionnez un champ de type "Date", dans la partie Valeur, vous avez la possibilité de :
Saisir une date,
Sélectionner une date à partir du calendrier,
Sélectionner "[Date système]".
Pour le dernier point, [Date système] signifie que quelque soit le jour de demande du filtre, le champ de type
"date" sera comparé à la date de l'ordinateur.
Validation du filtre
87
EBP Mon Association 2010 Aide
Une fois le filtre défini, cliquez sur Appliquer ou sur OK pour l'utiliser.
Remarque
Lorsqu'un filtre est actif, le mot 'Filtres Adhérents' du bouton Filtres Adhérents apparaît entre crochets
[Filtres Adhérents].
Dans le bandeau du titre de la page Adhérents, le nom du filtre appliqué est affiché entre crochets.
De plus, le nom du filtre actif apparaît dans la barre d'état de l'application.
88
Manuel de références
Mise en sommeil des adhérents
Utilisez la commande Outils + Mise en sommeil des adhérents pour accéder à la fenêtre de sélection des
adhérents à mettre en sommeil selon les critères suivants :
La
La
La
La
La
La
0.
date d’expiration est dépassée.
date d’expiration est dépassée, sauf si solde différent de 0.
nature est "Anciens adhérents".
nature est "Anciens adhérents", sauf si solde différent de 0.
date d’expiration est dépassée et qui sont notés en "Anciens adhérents".
date d’expiration est dépassée et qui sont notés en "Anciens adhérents", sauf si solde différent de
Le bouton "Afficher tous les adhérents" permet d’afficher tous les adhérents actifs.
Remarque
Les lignes d’adhérents en bleu répondent au critère que vous avez sélectionné et les lignes d’adhérents en gris,
celles ne répondant pas au critère sélectionné.
Le bouton "Afficher les adhérents répondants au critère" permet d’afficher seulement les adhérents
répondant au critère sélectionné.
Remarque
Il n’est pas possible de mettre en sommeil par cette assistant d’autres adhérents qui ne répondent pas au
critère sélectionné.
89
EBP Mon Association 2010 Aide
Cotisations
Liste cotisation
Utilisez la commande Edition + Cotisations ou le bouton Cotisations situé dans la barre principale ou de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La liste présente les cotisations disponibles.
Toutes les listes possèdent un comportement commun.
Pour modifier les données dans cette liste, vous devez sélectionner la cotisation à modifier puis effectuer les
modifications souhaitées dans la fiche cotisation.
Par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de:
personnaliser les colonnes affichées,
rattacher des adhérents,
rechercher une donnée,
dupliquer la cotisation,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Astuce
Les tris des données dans chaque colonne sont réalisables en cliquant directement sur l'entête des colonnes.
90
Manuel de références
Fiche cotisation
Utilisez la commande Edition + Cotisations ou le bouton Cotisations situé dans la barre principale ou de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La présentation et la gestion de la fenêtre sont communes à toutes les listes/fiches.
La fiche présente les champs des cotisations en entête ainsi qu’une liste des adhérents rattachés à la cotisation
sélectionnée.
L'impression de la fiche Cotisation est commune à toutes les fiches.
Entête de la fiche Cotisation
L'entête est composée :
du
de
du
du
code de la cotisation (obligatoire),
la description de la cotisation,
prix unitaire,
mois.
Attention
Le code de la cotisation doit obligatoirement être renseigné. Il peut être constitué de chiffres et/ou de lettres.
Si vous travaillez en codification automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel
attribue le code cotisation dès l'insertion d'une cotisation.
La validité de la cotisation est définie par le nombre de mois.
Vous devez également paramétrer les informations pour l'enregistrement des opérations réalisées sur chaque
cotisation.
Adhérents rattachés à cette Cotisation
Cet onglet vous permet de visualiser la liste des adhérents rattachés à la cotisation sélectionnée.
Vous avez la possibilité de :
rattacher les adhérents un à un à la cotisation,
rattacher une sélection d'adhérents à la cotisation.
Rattacher un adhérent
Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée à l'aide de cette liste, en réalisant :
qui se situe en bas à gauche de la liste ou,
un clic sur le bouton
un clic sur la touche Inser du clavier.
Suite à la sélection de l'une de ces commandes, vous devez :
sélectionner un adhérent,
saisir la quantité,
modifier éventuellement la période (date de début et de fin de la cotisation).
Remarque
Le "Montant total" et le "reste du" sont calculés automatiquement.
Il est possible aussi d'effectuer des modifications ou des suppressions à l'aide des boutons qui se situent en bas
à gauche de la liste.
Rattacher des adhérents
Vous avez la possibilité de rattacher un ensemble d'adhérents à une cotisation. Pour cela, vous devez cliquer
sur le bouton "Rattacher des adhérents".
91
EBP Mon Association 2010 Aide
Activités
Liste Activité
Utilisez la commande Edition + Activités ou le bouton Activités situé dans la barre principale ou de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La liste présente les activités disponibles.
Toutes les listes possèdent un comportement commun.
Pour modifier les données dans cette liste, vous devez sélectionner l'activité à modifier puis effectuer les
modifications souhaitées dans la fiche activité.
Par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de:
personnaliser les colonnes affichées,
rechercher une donnée,
dupliquer l'activité,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Astuce
Des tris dans chaque colonne de données peuvent être réalisés en cliquant directement sur l'entête des
colonnes.
92
Manuel de références
Fiche Activité
Utilisez la commande Edition + Activités ou le bouton Activités situé dans la barre principale ou de
navigation pour accéder à la fenêtre.
La présentation et la gestion de la fenêtre sont communes à toutes les listes/fiches.
La fiche présente les champs des activités en entête (décrite ci-dessous) ainsi que des onglets pour définir :
les Coordonnées,
les Contacts/partenaires,
les Places,
les Tarifs et le paramétrage pour enregistrer les opérations,
les Adhérents rattachés à cette activité
les Horaires,
des Notes / Photo,
L'impression de la fiche Activité est commune à toutes les fiches.
Entête de la fiche activité
L'entête est composée :
du code de l'activité (obligatoire),
de la description de l'activité,
de la période de l'activité (date de début, date de fin),
du type de l'activité,
des arrhes,
de la case "Activité sur le site".
Attention
Le code de l'activité doit obligatoirement être renseigné. Il peut être constitué de chiffres et/ou de lettres.
Si vous travaillez en codification automatique (Menu Dossier + Propriétés du dossier + Onglet codes), le logiciel
attribue le code activité dès l'insertion d'une activité.
Remarque
La période de l'activité pré-définie la génération des horaires. Si la période des horaires est modifiée, un
message vous permettra de mettre à jour automatiquement les dates de début et de fin.
Remarque
La liste des types d'activité peut être complétée par une saisie manuelle dans le champ. Cette liste est
paramétrable dans les tables annexes, en cliquant sur le bouton
.
La saisie d'un nouveau type s'insère automatiquement dans la liste des types d'activité des tables annexes.
Remarque
La case à cocher "Activité sur le site" est à sélectionner uniquement si vous souhaitez que l'activité
apparaisse sur le site de votre association.
Elle est active uniquement si les paramètres d'accès au site Oxatis sont renseignés.
93
EBP Mon Association 2010 Aide
Règlements/Remboursements
Les règlements/remboursements
Utilisez
la
commande
Edition
+
Règlements/remboursements
ou
le
bouton
Règlements/remboursements situé dans la barre principale ou de navigation pour accéder à la fenêtre.
La fenêtre est découpée en 2 parties :
la liste des règlements/remboursements,
le détail du règlement/remboursement.
La liste des règlements/remboursements
Les informations suivantes sont disponibles pour chaque règlement/remboursement :
Code,
Description,
Adhérent,
Date de règlement ou remboursement,
V (Marque si le règlement est validé ou non),
Montant,
Mode de règlement,
Trésorerie,
RF (Uniquement pour les règlements, marque si le règlement fait l'objet d'un reçu fiscal ou non),
Forme de don (sélectionnable uniquement si RF est coché)
Par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de :
personnaliser les colonnes affichées,
rechercher une donnée,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Astuce
Les tris des données dans chaque colonne sont réalisables en cliquant directement sur l'entête des colonnes.
Il est possible de modifier les règlements/remboursements dans cette liste à condition qu’ils ne soient pas
validés (icône
).
Pour cela, utilisez les boutons situés entre la liste des règlements/remboursements et le détail du
règlement/remboursement.
Attention
Il n’est pas possible de générer des règlements/remboursements depuis cette liste, vous devez le faire depuis
la fiche Adhérent.
Comme pour l'onglet règlements/remboursements de la fiche Adhérent, les touches suivantes sont disponibles :
La touche Espace permet de valider et dé-valider une ligne de règlement/remboursement,
La touche R permet de marquer le règlement (sélectionnez le règlement, la colonne RF et pressez sur
R) pour que celui-ci donne lieu à un reçu fiscal.
Remarque
Si vous souhaitez marquer un règlement comme donnant droit à un reçu fiscal alors que le règlement n'est pas
de type "Dons", le logiciel l'autorise mais vous aurez un message d'avertissement vous permettant de confirmer
ou non cette action.
Le bouton Modes de règlements… vous permet de gérer vos modes de règlements.
La case à cocher Règlements/Remboursements
règlements/remboursement non confirmés (validés).
Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée.
94
non
validés
permet
d’afficher
uniquement
les
Manuel de références
Le détail du règlement/remboursement
Les lignes de détail se rapportent au règlement/remboursement sélectionné dans la liste des règlements /
remboursements.
Les informations suivantes sont disponibles pour chaque règlement/remboursement :
Type,
Description,
Montant,
Observation,
Poste de Recette,
Poste analytique.
Remarque
Dans la description de la ligne de détail, vous avez l'intitulé de la cotisation ou de l'activité à coté du code.
Vous ne pouvez pas les modifier si le règlement/remboursement est validé.
Attention
La modification du montant d'un règlement/remboursement dans le détail entraîne la modification du montant
du règlement/remboursement dans la liste.
L'inverse ne se réalise pas automatiquement. C'est à vous de vérifier et modifier le détail du
règlement/remboursement afin qu'il soit cohérent avec la liste de règlements/remboursements.
95
EBP Mon Association 2010 Aide
Filtrer un règlement/remboursement
Le bouton Filtrer… autorise une sélection de règlement/remboursement plus avancée.
Les filtres sont possibles sur :
la Date,
l'Adhérent payeur,
le Mode de règlement,
la Trésorerie,
la Validé du règlement/remboursement,
le Reçu fiscal,
la forme de don
Ils peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives.
Pour réaliser un filtre, vous devez cocher la "case à cocher" située à droite du critère puis sélectionner la
donnée à filtrer.
Si vous souhaitez annuler tout filtrage des règlements/remboursements, décochez toutes les cases puis
validez avec le bouton OK.
Astuce
Vous pouvez essayer différents critères de filtrage sans fermer la boite de dialogue en utilisant le bouton
Appliquer.
Pour quitter la fenêtre, cliquez sur Ok ou Annuler.
96
Manuel de références
Remises
Les remises
Utilisez la commande Edition + Remises ou le bouton Remises situé dans la barre principale ou de navigation
pour accéder à la fenêtre.
La fenêtre est découpée en 2 parties :
la liste des remises
le détail de la remise
La liste des remises
Les informations suivantes sont disponibles pour chaque remise :
Code
Description
Adhérent
Date de remise
Montant
Par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de :
personnaliser les colonnes affichées,
rechercher une donnée,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Astuce
Les tris des données dans chaque colonne sont réalisables en cliquant directement sur l’entête des colonnes.
Il est possible de modifier les remises dans cette liste.
Attention
Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent.
Le bouton Filtrer... autorise une sélection plus avancée.
Le détail des remises
La ligne de détail se rapporte à la remise sélectionnée dans la liste des remises.
Les informations suivantes sont disponibles pour chaque remise :
Type
Description
Montant
Observation
Remarque
Dans la description de la ligne de détail, vous avez l'intitulé de la cotisation ou de l'activité à coté du code.
Attention
La modification du montant d’une remise dans le détail entraîne la modification du montant de la remise dans la
liste. L’inverse ne se réalise pas automatiquement. C’est à vous de vérifier et modifier le détail de la remise afin
qu’il soit cohérent avec la liste de remises.
97
EBP Mon Association 2010 Aide
Filtrer une remise
Le bouton Filtrer... autorise une sélection de remise plus avancée.
Les filtres sont possibles sur :
la Date,
l'Adhérent payeur,
Ils peuvent être utilisées indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives.
Pour réaliser un filtre, vous devez cocher la "case à cocher" située à droite du critère puis sélectionner la
donnée à filtrer.
Si vous souhaitez annuler tout filtrage des remises, décochez toutes les cases puis validez avec le bouton
OK.
Astuce
Vous pouvez essayer différents critères de filtrage sans fermer la boite de dialogue en utilisant le bouton
Appliquer.
Pour quitter la fenêtre, cliquez sur OK ou Annuler.
98
Manuel de références
Recettes/Dépenses
Généralités
EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l'enregistrement des opérations de recettes et
dépenses suivant trois méthodes bien distinctes :
Méthode simplifiée
Elle vous permet de saisir que des recettes et des dépenses.
Ce mode convient généralement à la plus part des associations (sportives notamment).
Dans ce cas, les notions de compte comptable, journal comptable, génération et export des écritures ne vous
sont pas utiles. Il vous suffit de créer des postes de recettes/dépenses et d'y rattacher vos recettes et vos
dépenses. Vous pouvez désactiver la génération automatique des écritures (vous pourrez toujours les générer
manuellement ultérieurement si c'est nécessaire) et vous n'aurez théoriquement pas à utiliser les onglets
Écritures et Virements de la fiche Recettes/Dépenses.
Méthode en partie double
Dans ce cas, vous devez utiliser les notions de comptes comptables, journaux et générer les écritures
automatiquement lors de la validation d'une recette/dépense, virements.
L'onglet "écritures" est verrouillé par défaut. Pour le déverrouiller, vous devez cliquer sur le bouton
déverrouiller et confirmer votre souhait après lecture du message.
Ce mode de fonctionnement nécessite des connaissances en comptabilité.
Gestion externe de la comptabilité
Cette possibilité s'adresse aux utilisateurs possédant un logiciel de comptabilité externe pour gérer la
comptabilité de leur association.
Dans ce cas, en plus des notions précédemment citées, l'outils d'export des écritures devra être utilisé pour
transférer les écritures.
Cette possibilité est réservée aux associations ayant une lourde comptabilité à gérer.
99
EBP Mon Association 2010 Aide
Description de la fiche Recettes/Dépenses
La fiche Recettes/Dépenses est appelée depuis la commande Edition + Recettes/Dépenses ou le bouton
Recettes/Dépenses situé dans la barre principale ou de navigation pour accéder à la fenêtre.
Elle est composée de boutons d’accès aux :
Postes de recettes,
Postes de dépenses,
Postes analytiques,
Mode de règlements,
Trésoreries,
Comptes comptables,
Chéquiers,
ainsi que de six onglets :
Recettes,
Dépenses,
Ecritures,
Virements de trésorerie,
Virements poste de recettes,
Virements poste de dépenses.
Les onglets de la fiche Recettes/Dépenses permettent de visualiser les recettes et les dépenses ainsi que les
écritures comptables. Vous pouvez également générer de nouvelles lignes de recettes/dépenses ainsi que des
virements inter-banques ou entre postes recettes ou dépenses.
Astuce
Pour chaque onglet, par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de :
personnaliser les colonnes affichées,
rechercher une donnée,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Les tris des données dans chaque colonne sont réalisables en cliquant directement sur l'entête des colonnes.
100
Manuel de références
Paramètres
Chéquiers
Utilisez la commande Paramétrage + Chéquiers... pour accéder à la fenêtre Chéquier.
La gestion des chéquiers est commune à toutes les fiches.
Fiche Chéquiers
Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier.
Les champs suivants sont également disponibles :
la trésorerie,
les dates d'ouverture et de fermeture,
les numéros de début et de fin du chéquier.
101
EBP Mon Association 2010 Aide
Comptes comptables
Utilisez la commande Paramétrage + Comptes comptables... pour accéder à la fenêtre Comptes
Comptables.
La gestion des comptes comptables est commune à toutes les fiches.
Fiche Comptes Comptables
La saisie d'un compte comptable consiste à renseigner le compte et l'intitulé.
Le bouton
vous permet d’intégrer des comptes du Plan comptable de référence "Plan Comptable
Loi 1901" au plan comptable de votre dossier.
Personnalisation du plan comptable
Suite à la sélection du bouton Personnaliser, la fenêtre des Comptes comptables affiche 2 listes :
Dans la liste de gauche, vous avez le plan compte de votre dossier,
Dans la grille de droite, vous disposez de la liste des comptes du plan comptable loi 1901.
Cette liste n'est pas modifiable.
Pour intégrer un compte de la liste "plan comptable loi 1901" à la liste des comptes de votre dossier,
vous devez :
cliquer sur le compte souhaité dans la liste de droite pour qu'il soit en surbrillance,
puis, cliquer sur le bouton
comptable de votre dossier".
pour passer le compte dans la liste de gauche "Plan
Le compte est alors recopié dans le plan comptable de votre dossier.
Recherche d'un compte
En pied de la liste des comptes, vous avez la possibilité de recherche un n° de compte que ce soit dans
le plan comptable du dossier ou dans celui de référence.
Pour réaliser la recherche, vous devez saisir le n° de compte que vous recherchez.
S'il existe, le logiciel se positionnera sur le compte.
Dans le cas contraire, il restera sur le 1er compte de la liste.
Astuce
Si vous cherchez un compte dont vous ne savez pas le détail, mieux vaut saisir 1 ou 2 chiffres puis
faire défiler la liste plutôt que de saisir un n° de compte au hasard.
Utilisation des Comptes comptables
Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si
vous utilisez un logiciel de comptabilité externe.
Ils sont appelés :
sur la fiche recette,
sur la fiche dépense,
sur la fiche trésorerie,
depuis la fiche Recettes/Dépenses, onglet écritures.
102
Manuel de références
Modes de règlements
Utilisez la commande Paramétrage + Modes de règlements... pour accéder à la fenêtre.
La gestion des modes de règlement est commune à toutes les fiches.
Fiche mode de règlements
Vous devez renseigner obligatoirement le code.
Les champs suivants sont également disponibles :
la description,
la trésorerie,
le type.
La détermination du "Type" (Numéraire, Espèce, Chèque, Virement, Autre) permet de déterminer notamment
le mode de versement sélectionné sur l'impression du reçu dons aux oeuvres.
Remarque
Le type par défaut lors de la création d'un mode de règlement est "Chèque".
Utilisation des modes de règlements
Les modes de règlements sont appelés depuis :
la fenêtre "régler une cotisation" de l'onglet cotisation de la fiche adhérent,
la fenêtre "régler une activité" de l'onglet activité de la fiche adhérent,
l'onglet règlement/remboursement de la fiche adhérent,
la fiche règlement,
la fiche remboursement,
la fiche Recettes/Dépenses.
103
EBP Mon Association 2010 Aide
Postes analytiques
Utilisez la commande Paramétrage + Postes analytiques... pour accéder à la fenêtre.
La gestion des postes est commune à toutes les fiches.
Fiche poste analytique
Vous devez renseigner obligatoirement le code.
Les champs suivants sont également disponibles :
la
le
le
le
description,
montant,
budget prévu,
montant (N-1).
Remarque
Les 3 derniers points sont à renseigner suivant le type de poste analytique (Recettes ou Dépenses).
Utilisation des postes
Ces postes analytiques sont appelés à partir :
de
de
de
de
104
la fiche cotisation,
la fiche activité,
l'onglet règlement/remboursement de la fiche adhérent,
la fenêtre Recettes/Dépenses.
Manuel de références
Postes de dépenses
Utilisez la commande Paramétrage + Postes de dépenses... pour accéder à la fenêtre.
La gestion des postes est commune à toutes les fiches.
Fiche poste de dépenses
Vous devez renseigner obligatoirement le code.
Les champs suivants sont également disponibles :
la
le
le
le
le
description,
compte,
journal,
montant (N),
montant (N-1).
Utilisation des postes
Ces postes de dépenses sont appelés à partir :
de l'onglet règlement/remboursement de la fiche adhérent,
de la fenêtre Recettes/Dépenses lorsque vous gérez l'enregistrement de vos opérations selon la
méthode simplifiée (mode recettes et dépenses).
105
EBP Mon Association 2010 Aide
Postes de recettes
Utilisez la commande Paramétrage + Postes de recettes... pour accéder à la fenêtre.
La gestion des postes est commune à toutes les fiches.
Fiche poste de recettes
Vous devez renseigner obligatoirement le code.
Les champs suivants sont également disponibles :
la
le
le
le
le
description,
compte,
journal,
montant (N),
montant (N-1).
Utilisation des postes
Ces postes de recettes sont appelés à partir :
de la fiche cotisation,
de la fiche activité,
de l'onglet règlement/remboursement de la fiche adhérent,
de la fenêtre Recettes/Dépenses lorsque vous gérez l'enregistrement de vos opérations selon la
méthode simplifiée (mode recettes et dépenses).
106
Manuel de références
Trésoreries
Utilisez la commande Paramétrage + Trésoreries... pour accéder à la fenêtre.
La gestion des trésoreries est commune à toutes les fiches.
Fiche Trésorerie
Vous devez renseigner obligatoirement le code.
Les champs suivants sont également disponibles :
la
le
le
le
description,
compte,
solde (N),
solde (N-1).
Utilisation de la trésorerie
Les trésoreries sont appelées depuis :
la fiche Mode de règlements,
la fenêtre "régler une cotisation" de l'onglet cotisation de la fiche adhérent,
la fenêtre "régler une activité" de l'onglet activité de la fiche adhérent,
l'onglet règlement/remboursement de la fiche adhérent,
la fiche règlement/remboursement,
la fiche Recettes/Dépenses.
107
EBP Mon Association 2010 Aide
Matériels
Liste du matériel
Utilisez la commande Edition + Matériel ou le bouton Matériel situé dans la barre principale ou de navigation
pour accéder à la fenêtre.
La liste présente les matériels, objets ou immobilisations disponibles.
Suite à la sélection d'un matériel dans cette liste, vous obtenez le détail de ce matériel.
Pour insérer un nouveau matériel, reporter vous à l'aide sur la fiche matériel.
L'impression de la liste du matériel est commune à toutes les listes.
Par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de :
personnaliser les colonnes affichées,
rechercher une donnée,
dupliquer le matériel,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Astuce
Les tris des données dans chaque colonne sont réalisables en cliquant directement sur l'entête des colonnes.
108
Manuel de références
Fiche matériel
Utilisez la commande Edition + Matériel ou le bouton Matériel situé dans la barre principale ou de navigation
pour accéder à la fenêtre.
Pour insérer un nouveau matériel, vous devez :
cliquer dans la liste,
presser la touche Inser,
saisir le nom du matériel,
presser la touche Entrée pour confirmer.
Ensuite sur la fiche (partie basse), vous pouvez :
saisir une description,
saisir une action sur ce matériel,
sélectionné un/des contacts partenaires associé à ce matériel.
L'impression de la fiche matériel est commune à toutes les fiches.
109
EBP Mon Association 2010 Aide
Actions d'un matériel
Les actions permettent de déterminer l'utilisation du matériel.
Vous pouvez :
créer une action,
visualiser les actions d'un matériel,
créer des types d'action.
Création d'une action
Pour saisir ou affecter une action à un matériel, dans la grille des actions, cliquez sur
Inser.
ou sur la touche
Suite à l'affectation d'un adhérent, vous devez obligatoirement saisir ou sélectionner un type d'action et une
date de début. Vous pouvez aussi indiquer une date de fin ainsi que les horaires (heure début, heure fin) et un
commentaire puis valider avec la touche Entrée.
Remarque
Vous avez la possibilité de créer d'autres types d'action à partir de la grille ou à partir du bouton Action... situé
à droite de la grille Action.
La liste des actions
Les actions sont triées dans l’ordre décroissant de la première date. Ainsi, les dernières actions effectuées sur le
matériel sont toujours en haut de la liste.
Visualisation des actions
Vous pouvez visualiser les actions dans le planning matériel.
110
Manuel de références
Contacts
Liste Contacts/Partenaires
Utilisez la commande Edition + Contacts/Partenaires ou le bouton Contacts/Partenaires situé dans la
barre principale ou de navigation pour accéder à la fenêtre.
La liste présente les contacts/partenaires référencés pour votre association.
Toutes les listes possèdent un comportement commun.
Pour modifier les données dans cette liste, vous devez sélectionner le contact/partenaire à modifier puis
effectuer les modifications souhaitées dans la fiche contact/partenaire.
Par le menu contextuel (clic droit) de la liste, vous avez la possibilité de:
personnaliser les colonnes affichées,
rechercher une donnée,
annuler la personnalisation de l'affichage (RAZ).
Astuce
Les tris des données dans chaque colonne sont réalisables en cliquant directement sur l'entête des colonnes.
111
EBP Mon Association 2010 Aide
Fiche Contact/Partenaire
Utilisez la commande Edition + Contacts/Partenaires ou le bouton Contacts/Partenaires situé dans la
barre principale ou de navigation pour accéder à la fenêtre.
La présentation et la gestion de la fenêtre sont communes à toutes les listes/fiches.
Cette fiche permet de créer des contacts/partenaires qui seront ensuite affectés à une ou plusieurs fiche
Activité ou à une ou plusieurs fiche Matériel.
La fiche est composée d'une entête ainsi que des onglets Coordonnées, Activités liées à ce contact, Matériels
liés à ce contact et Notes.
L'impression de la fiche Contact/Partenaire est commune à toutes les fiches.
Entête
Elle contient :
Le code du contact/partenaire
Le titre du contact/partenaire,
Le nom ou la raison sociale du contact/partenaire,
Le prénom du contact/partenaire,
Le type de contact/partenaire,
Remarque
La liste des titres et des types de contact/partenaire peut être complétée par une saisie manuelle
dans le champ. Cette liste est paramétrable dans les tables annexes, en cliquant sur le bouton
.
La saisie d'un nouveau titre ou type s'insère automatiquement dans la liste des titres ou types de
contact/partenaire des tables annexes.
Onglet Coordonnées
Il permet de saisir
contact/partenaire.
l’adresse
postale,
les
coordonnées
téléphoniques
et
les
adresses
Internet
du
Particularités pour les Codes postaux, Villes et Pays
Lors de la saisie des champs 'Villes' et 'Pays', vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône
sélectionner dans la liste déroulante la ville/le pays que vous souhaitez.
afin de
Dès la saisie d'un code postal puis tabulation, le nom de la ville associée à ce code postal sera
automatiquement renseigné, si celui-ci existe dans les tables annexes.
A l'aide du boutons
Tables annexes.
, les listes Villes et CP, Pays sont paramétrables à partir du menu Dossier +
Astuce
Pour le champ Ville, la liste déroulante vous permet de réaliser un filtre sur les codes postaux ou la ville afin de
faciliter votre choix.
Onglet Activités liées à ce contact
Il permet de visualiser la liste des activités rattachées au contact/partenaire.
Le bouton "Aller à l’activité" vous permet d'ouvrir et consulter la fiche de l’activité.
Onglet Matériels liés à ce contact
Il permet de visualiser la liste des matériels rattachés au contact/partenaire.
Le bouton "Aller au matériel" vous permet d'ouvrir et consulter la fiche du matériel.
112
Manuel de références
Onglet Notes
Cet onglet permet de saisir des commentaires liés au contact/partenaire.
113
EBP Mon Association 2010 Aide
Traitements
Générer les écritures comptables
Utilisez la commande Outils + Générer les écritures... pour accéder à la boite de dialogue de génération des
écritures comptables.
Cette commande utilise les lignes de recettes et de dépenses validées pour générer des écritures comptables.
Choisissez la période de génération et décidez si vous souhaitez vider le fichier des écritures avant de lancer la
génération (options "Supprimer toutes les écritures actuelles").
Cliquez sur OK pour démarrer la génération du fichier.
114
Manuel de références
Exporter les écritures comptables
Utilisez la commande Outils + Exporter des écritures... pour accéder à la boite de dialogue d'export des
écritures.
L'export se fait uniquement au format texte.
La fenêtre d'export des écritures vous permet de :
paramétrer le fichier d'export,
visualiser le fichier.
Paramètres de l'export
L'onglet Paramètres de l'export permet de :
définir le fichier texte de destination,
sélectionner les écritures à exporter.
Fichier texte de destination
Pour paramétrer le fichier à exporter, vous devez :
sélectionner (bouton Parcourir...) ou saisir le chemin et le nom du fichier à exporter,
sélectionner le séparateur de champs (Tabulation ou Virgule),
saisir le délimiteur de champ.
Astuce
Si vous possédez EBP Compta pour Windows, vous pouvez cocher la case "Générer un fichier de transfert au
format EBP Compta" afin de simplifier la procédure.
Dans ce cas, vous n'avez pas à paramétrer les séparateurs et le délimiteur de champs. EBP Mon Association
reprend automatiquement le format d'export des écritures supporté par EBP Compta.
Remarque
Si vous souhaitez exporter les postes analytiques, vous devez cocher 'Exporter les informations
analytiques'.
Sélection des écritures à exporter
Le paramétrage des écritures à exporter consiste à :
sélectionner l'intervalle de dates pour lequel vous souhaitez l'export (du... au...),
sélectionner les journaux à exporter,
définir le n° de pièce sur les lignes d'écritures :
Par défaut le n° de pièce correspond au code de l'écriture.
Vous avez la possibilité de mettre un numéro de pièce unique pour toutes les lignes d'écritures
en sélectionnant l'option "saisir le numéro de pièce".
saisir la lettre représentant les sens Crédit et Débit,
sélectionner ou non l'option permettant d'exporter uniquement les écritures rapprochées.
Remarque
Lors de la demande de la génération du fichier de transfert au format EBP Compta V3, vous devez
obligatoirement saisir les lettres C et D pour les sens d'écritures Crédit et Débit.
Visualisation de l'export
Vous pouvez à tout moment cliquer sur l'onglet Aperçu afin de pré-visualiser le fichier tel qu'il sera exporté.
115
EBP Mon Association 2010 Aide
Réalisation de l'export
Une fois les paramètres saisis, et que la visualisation du fichier vous convient, cliquez sur OK pour démarrer la
génération du fichier.
116
Manuel de références
Communication Entreprise Expert
Utilisez la commande Outils + Communication Entreprise Expert pour accéder à la boîte de dialogue
d’export avec Communication Entreprise Expert.
Sélection des écritures à exporter
Le paramétrage des écritures à exporter consiste à :
sélectionner l’intervalle de dates pour lequel vous souhaitez l’export (du … au …),
sélectionner les journaux à exporter,
sélectionner ou non l’option permettant d’exporter uniquement les écritures rapprochées.
Réalisation de l’export
Une fois les paramètres réalisés, cliquez sur OK pour lancer le module "Communication Entreprise Expert".
117
EBP Mon Association 2010 Aide
Impressions
Impression
Pour imprimer des fiches ou listes, plusieurs possibilités vous sont offertes :
le menu Dossier + Imprimer : vous devez obligatoirement être sur la liste ou la fiche que vous
souhaitez imprimer ;
le bouton Imprimer de la barre d'outils ou de la barre de navigation : Activez la liste ou la fiche
souhaitée à l'aide de la barre d'outils ou de navigation et cliquez sur le bouton ;
la combinaison de touche CTRL+P : A partir de toutes les listes et fiches imprimables ;
le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez.
Sélection des données
La sélection des données est disponible uniquement lorsque vous demandez l'impression de toutes les fiches ou
de la liste.
Tous les éléments par défaut des grilles sont présents dans la liste.
La sélection d'une ligne s'effectue à l'aide de la colonne
données que vous souhaitez imprimer.
. Vous devez cocher les lignes correspondantes aux
Astuce
A droite de la liste, les boutons Tous et Aucun vous permettent de sélectionner ou dé-sélectionner rapidement
les lignes.
Les boutons Affichage et RAZ vous permettent de paramétrer l'affichage des colonnes.
Tri de l'impression
Lorsque vous demandez l'impression de toutes les fiches ou de la liste des éléments sélectionnés, vous avez la
possibilité d'imprimer suivant un tri.
Ce tri est disponible pour les impressions des adhérents, activités, règlements / remboursements et remises.
Les champs de tri varient en fonction de la page d'impression.
Lancement de l'impression
Sur chaque boîte d'impression, vous avez la possibilité :
d'Imprimer,
de lancer l'Aperçu avant impression,
d'Annuler la demande d'impression.
Remarque
Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre
d'aperçu avant impression.
Mise en œuvre
Suivant la fonctionnalité, la fenêtre d'impression varie, EBP Mon Association permet d'imprimer :
les
les
les
les
les
les
les
les
118
adhérents,
cotisations,
activités,
règlements/remboursements,
remises,
informations de la page Recettes/Dépenses,
matériels,
contacts/partenaires,
Manuel de références
les reçus fiscaux,
les lettres de relances,
les courriers,
les enveloppes,
les étiquettes,
des modèles personnels.
119
EBP Mon Association 2010 Aide
Editeur d'état
Utilisez la commande Impression + Modèles personnels pour appeler la boite d'édition des modèles
personnels.
Condition pour pouvoir paramétrer les modèles
Vous devez avoir débridé EBP Mon Association.
Paramétrage des modèles d'impression
La boîte d'impressions des modèles personnels vous permet de sélectionner un modèle existant afin de :
lancer un Aperçu écran,
l'Imprimer,
le modifier,
le copier,
le renommer,
le supprimer.
Vous avez également la possibilité de créer un Nouveau modèle.
Pour cela, vous devez au préalable sélectionner la partie pour laquelle vous souhaitez réaliser un nouveau
modèle.
Vous avez le choix entre :
Les Recettes/Dépenses,
Le Dossier,
Les Membres.
Dans chacune de ces parties, des modèles par défaut sont proposés.
Astuce
A chaque stade de la personnalisation de modèle, vous avez la possibilité de demander l'aperçu de votre
modèle en cliquant sur l'icône
120
.
Manuel de références
Réalisation de la personnalisation
Utilisez la commande Impression + Modèles personnels pour appeler la boite d'édition des modèles
personnels.
Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez-en un nouveau) puis cliquez sur le bouton Modifier... pour
ouvrir l'éditeur de modèle.
Astuce
A chaque stade de la personnalisation de modèle, vous avez la possibilité de demander l'aperçu de votre
modèle en cliquant sur l'icône
.
Paramétrage du générateur d'état
Vous devez dans un premier temps, indiquer au générateur d'état sur quelles données vous souhaitez travailler
:
Pour cela dans le menu Etat, sélectionnez la commande "Ensemble de données".
Dans la liste 'Table de rapport principal', sélectionnez la table de base de données. La liste des tables
disponibles qui figure en dessous est sans importance.
Attention
Cette première étape est très importante, si vous ne fixez pas de table de rapport principale, votre état
n'affichera rien lorsque vous l'imprimerez.
Vous pouvez ensuite modifier différents paramètres de votre état (orientation, marges, etc..) en utilisant
l'entrée Options... du menu Etat.
Remarque
Même si vous pouvez modifier ces informations ultérieurement, il est conseillé de les fixer dès la création de
l'état (notamment l'orientation et les marges), car cela modifie directement le format de votre état, et donc la
disposition des champs.
Astuce
Pour réaliser des étiquettes, il faut changer la valeur du champ Nombre de colonnes. S'il est fixé à 1, alors l'état
s'imprime sur toute la page, mais s'il est supérieur, l'état est divisé en plusieurs colonnes qui permettent
d'imprimer des étiquettes.
Vous pouvez fixer les dimensions et position des étiquettes en jouant sur les marges et le nombre de colonnes.
Ouvrez le modèle d'impression Etiquettes pour avoir un exemple
Les bandes d'impression
Création des bandes d'impression
La création des " bandes d'impression " s'effectue à l'aide de l'icône
.
Une fois que vous aurez cliqué sur cet icône, cliquez dans l'état (n'importe où) afin d'y créer la bande.
Une boite de dialogue s'ouvre alors pour définir le type et les options d'affichage de la bande.
Selon leur type, les bandes d'impressions sont imprimées une seule ou plusieurs fois lors de la
génération de l'état.
Exemple
Une bande de type 'Titre' n'est imprimée qu'une seule fois au début de l'état, tandis qu'une bande
'Détail' est imprimé pour chaque enregistrement de la table principale du modèle (Par exemple pour
une liste d'adhérents, une bande de type 'Détail' sera imprimée une fois pour chaque adhérent puisque
la table principale de notre état est la table des adhérents 'TableMembre').
121
EBP Mon Association 2010 Aide
Il vous est possible de modifier seulement le type de la bande après l'avoir insérée sans vous occuper
des autres options disponibles.
Remarques
Les bandes se mettent dans l'ordre automatiquement. Si vous avez commis une erreur, vous pouvez
double-cliquer sur la bande pour modifier son type.
Notez que les bandes sont également redimensionnables en hauteur, ceci est particulièrement
important pour la bande détail.
Suppression d'une bande d'impression
Sélectionnez-là d'un clic puis utilisez la touche Suppr et confirmer la suppression.
Les champs présents dans le document
Insertion des champs
Vous pouvez insérer toutes sortes de champ dans vos bandes.
Pour insérer un champ, utilisez l'icône correspondant à votre souhait, cliquez dans la bande souhaitée
et renseignez les zones ou choisissez le champ...
Voici la signification des différents icônes :
Ajouter une nouvelle bande
Ajouter une nouvelle bande fille
Ajouter une nouvelle bande sous-détail
Ajouter un nouveau groupe
Insérer un texte
Insérer un texte sur plusieurs lignes
Insérer une image
Insérer une forme
Insérer un champ système (numéro de page, etc...)
Insérer un champ de données
Insérer une image issue de la base de données
Insérer un champ calculé
Insérer un texte formaté
Insérer un texte formaté issu de la base de données.
122
Manuel de références
De même, vous pouvez à tout moment modifier les propriétés d'un champ de votre modèle en
double cliquant sur celui-ci.
Exemple
Cliquez ICI pour obtenir des exemples d'insertion de champ.
Suppression d'un champ
Sélectionnez le champ puis utilisez la touche Suppr et confirmer la suppression.
Astuce
Nous vous conseillons d'effectuer de multiples essais avec les différents types de bandes et de champs pour
vous familiariser avec l'éditeur de modèle.
Validation du modèle
Pour valider le modèle, vous devez l'enregistrer :
par la commande Fichier + Sauver,
par la commande Fichier + Sauver sous,
par l'icône
.
Fermeture de l'éditeur de modèle
Vous devez ensuite fermer l'éditeur par le bouton
ou la commande Fichier + Quitter.
Vous revenez alors à la boîte de dialogue qui liste les modèles disponibles :
Si vous avez créé un modèle, vous obtiendrez la liste ci-dessus avec comme nom de modèle 'Nouveau
Modèle'.
Vous pouvez alors Renommer votre modèle, et demander un Aperçu ou une Impression.
123
EBP Mon Association 2010 Aide
Remarque
Nous vous conseillons également d'étudier les modèles proposés par défaut afin d'acquérir des connaissances
supplémentaires sur cet éditeur.
Visualisation du modèle
Lancez l'édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer.
Notez que vous pouvez également effectuer ces deux opérations directement dans l'éditeur si vous le souhaitez
à l'aide des icônes
124
et
ou du menu Fichier.
Manuel de références
Editeur de courriers
Pour afficher l'éditeur de courriers, utilisez la commande Impression + Courriers... ou cliquez sur l'icône
Courriers de la barre d'outils ou de la barre de navigation.
L'éditeur de courrier est composé de 3 onglets :
L'éditeur de modèle,
L'aperçu,
Les adhérents.
Description des fonctions disponibles
La barre d'outils située sous le menu comporte des boutons qui vous permettent - dans l'ordre - :
de commencer un nouveau courrier,
d'ouvrir un courrier déjà existant,
d'enregistrer,
d'imprimer,
de régler les marges d'impression,
d'envoyer le courrier via internet,
de modifier le filtre courant sur les adhérents,
de fermer l'éditeur de courrier.
125
EBP Mon Association 2010 Aide
Modèles par défaut
Dans la fenêtre "Modèles d'impressions personnels" appelée depuis la commande Impression + Modèles
personnels, vous disposez de modèles par défaut.
Ces modèles sont repartis dans différents dossiers :
Dossier,
Membres,
Recettes - Dépenses.
Modèles par défaut concernant le Dossier
Composition du bureau : Liste des adhérents du Bureau contenant leurs statuts, noms, prénoms et
téléphones.
Les données de cette liste sont indiquées dans l'onglet Bureau des Propriétés du dossier.
Coordonnées bancaires : Edition des coordonnées bancaires sous forme d'un RIB. Vous obtenez 3
RIB par page.
Ces données proviennent des onglets Coordonnées et Banque des propriétés du dossier.
Propriétés du dossier : Cette édition contient les informations de l'entête et des onglets
Coordonnées, Type, Immatriculation, Bureau, Coordonnées bancaires et Note des Propriétés du
dossier.
Modèles par défaut concernant les adhérents (Membres)
Adhérents par activités : Fiche pour chaque activité avec la liste des adhérents associés.
Astuce
Pour ajouter un champ qui concerne l'adhérent sur ce modèle, vous devez sélectionner la table
"QueryActiviteadhérents".
Adresses erronées : Liste des adhérents dont l'adresse est fausse. Cette liste fait référence à
l'option "Cochez cette case si l’adresse est erronée" qui est cochée sur la fiche adhérent.
Cartes d'adhésion : Carte d'adhérent possédant le nom et le logo de l'association, la date
d'expiration, le n° adhérent, le nom, le prénom, la date de naissance, la date d'adhésion et la photo de
l'adhérent.
Remarque n° 1 :
Les dates de naissance et d'adhésion affichées dépendent des dates saisies dans la fiche adhérent. Si
elles ne sont pas renseignées dans la fiche, il n'y aura rien en face des champs "date" dans l'impression
de la carte d"adhésion.
Remarque n° 2 :
La date d'expiration affichée dépend de la date d'expiration de la fiche adhérent ou de la date
d'expiration des propriétés du dossier. Si aucune de ces dates n'est renseignée, la valeur pour le champ
"Expire le :" est " Non défini ".
Étiquettes : Étiquette de chaque adhérent avec le nom, le prénom et l'adresse.
Liste des émargements : Liste des adhérents avec le code, le titre, le nom, le prénom de l'adhérent
et une zone observation.
Liste des personnes à prévenir : Liste des adhérents avec les coordonnées des personnes à
prévenir.
Liste des personnes à prévenir - Médecin : Liste des adhérents avec les coordonnées des
personnes à prévenir et du médecin.
Trombinoscope : Liste des adhérents avec la photo de l'adhérent, le nom et le prénom.
126
Manuel de références
Modèles par défaut concernant les Recettes - Dépenses
Comptes comptables : Liste des comptes comptables et de leurs intitulés.
Postes analytiques : Liste des postes analytiques avec le code, la description, le montant recette et
le montant dépense pour chaque poste.
Postes de dépenses : Liste des postes de dépenses avec le code, la description, le compte, le
journal, le montant et le montant N-1 pour chaque poste.
Postes de recettes : Liste des postes de recettes avec le code, la description, le compte, le journal,
le montant et le montant N-1 pour chaque poste.
Trésoreries : Liste des trésoreries avec le code, la description, le compte, le solde et le solde N-1
pour chaque trésorerie.
127
EBP Mon Association 2010 Aide
Courriers
EBP Mon Association dispose d'un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres
personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers
électroniques.
Pour afficher l'éditeur de courriers, utilisez la commande Impression + Courriers... ou cliquez sur l'icône
Courriers de la barre d'outils ou de la barre de navigation.
128
Manuel de références
Impressions des lettres de relance
Utilisez la commande Impression + Lettres de relance... ou cliquez sur l'icône Lettres de relance de la
partie Impressions de la barre de navigation pour appeler la boite d'impression des lettres de relance.
Le fonctionnement de la fenêtre est commun à toutes les boîtes d'impression.
Choix de l'impression
Suite à la sélection d'un adhérent, vous avez la possibilité :
d'imprimer la fiche courante,
d'imprimer toutes les fiches adhérents concernées par une relance (reste dû supérieur à zéro).
Paramétrage de la lettre de relance
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez saisir le texte de la lettre.
Remarque
Les retours à la ligne sont pris en compte sur le modèle d'impression.
Attention
Sur le modèle d'impression, le texte de la lettre de relance est affiché sur 13 lignes au maximum.
Lancement de l'impression
Suite au paramétrage de ce que vous souhaitez imprimer, cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer
l'édition.
129
EBP Mon Association 2010 Aide
Enveloppes & Etiquettes
EBP Mon Association dispose d'un module d'impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le
module de réalisation des courriers.
Pour afficher l'éditeur, utilisez la commande Impression + Enveloppes & étiquettes... ou cliquez sur l'icône
Etiquettes de la barre d'outils ou de la barre de navigation.
Choisissez l'onglet approprié à l'édition que vous souhaitez réaliser en haut de la fenêtre : Etiquettes ou
Enveloppes.
Réalisation d'une enveloppe ou d'une étiquette
Onglet Format de l'enveloppe ou de l'étiquette
De nombreux formats sont proposés par défaut et vous pouvez facilement en ajouter ou en supprimer à l'aide
des 2 boutons situés à côté de la liste de sélection des modèles.
Les dimensions et différentes marges s'affichent dans l'onglet Format de l'étiquette ou Format de
l'enveloppe où vous pouvez les modifier selon vos formats personnels.
Attention
Cependant, vous devez bien tenir compte des capacités de votre imprimante et à la configurer en fonction du
format choisi (utilisez le bouton Configurer l'imprimante pour cela) : la sélection d'un format de feuille
d'étiquette ou d'enveloppe dans les listes déroulantes doit absolument se doubler avant l'impression d'une
configuration correcte de l'imprimante.
Pour les enveloppes notamment, tous les formats proposés ne sont pas forcément supportés par votre modèle
d'imprimante.
Astuce
Dans tous les cas, consultez le manuel d'utilisation de votre imprimante pour savoir comment la configurer pour
ces formats de papier spéciaux et pour savoir dans quel sens et sur quelle face introduire les enveloppes dans
le chargeur de l'imprimante.
Onglet données
Les champs à imprimer et leur format d'impression sont définis dans cet onglet.
Vous pouvez saisir manuellement les champs dans le contrôle d'édition :
en saisissant leur nom entre accolades (par exemple {Nom}),
en sélectionnant le champ à insérer dans la liste déroulante dont le titre est <Insérer un champ>.
La position du texte dans l'étiquette ou l'enveloppe peut être ajustée en insérant des lignes vides ou avec le
Réglage fin de la position du texte.
Visualisation de l'enveloppe ou de l'étiquette
A chaque modification d'un paramètre, l'aperçu des étiquettes ou des enveloppes situé sur la droite se redessine automatiquement.
Si plusieurs pages sont disponibles, les 4 boutons
les parcourir.
situés au dessus de celui-ci permettent de
Impression à partir d'une cotisation ou d'une activité
Vous pouvez demander à éditer des enveloppes ou étiquettes pour les adhérent ayant une cotisation ou une
activité précise. Pour cela, vous devez sélectionner la cotisation ou l'activité grâce au liste déroulante disponible
en haut de l'aperçu.
130
Manuel de références
Remarque
Si un filtre a été appliqué sur les adhérents, l'aperçu ne fera apparaître que les adhérents correspondants au
filtre et ayant la cotisation ou l'activité sélectionnée.
Adhérents pris en compte
Les adhérents qui sont pris en compte sont ceux présent dans la page Adhérent au moment où le module
Enveloppes & étiquettes a été ouvert.
Cependant vous pouvez sélectionner une liste personnalisée d'adhérents en réalisant un filtre ou au contraire
l'annuler à l'aide du menu Adhérents.
Lancement de l'impression
L'aperçu vous montre l'aspect définitif de vos enveloppes ou de vos pages d'étiquettes.
Utilisez le bouton Imprimer pour démarrer l'impression de vos enveloppes ou étiquettes.
Vous pouvez sélectionner d'imprimer :
toutes les pages,
une sélection de page.
Astuce
Nous vous conseillons pour les enveloppes notamment d'effectuer des essais en n'imprimant qu'une seule page
(saisir de 1 à 1 par exemple).
Remarque
N'oubliez pas avant toute impression de configurer votre imprimante (c'est encore possible ici avec le
bouton Propriétés...) pour le format de papier ou d'enveloppe que vous allez imprimer. La seule sélection d'un
modèle dans le module enveloppes & étiquettes n'est pas suffisante.
Par exemple si vous désirez imprimer des enveloppes au format DL, vous devrez naturellement sélectionner ce
format d'enveloppe dans la liste déroulante de l'onglet Format de l'enveloppe mais également modifier la
configuration de votre imprimante pour sélectionner ce format de papier.
Attention
Vous devez également faire attention au sens d'introduction des enveloppes. N'hésitez pas à vous reporter au
manuel d'utilisation de votre imprimante pour savoir si elle supporte les différents formats proposés par EBP
Mon Association.
131
EBP Mon Association 2010 Aide
Publipostage Email
Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage
Email... ou cliquer sur l'icône Publipostage ou Publipostage Email de la barre de navigation.
La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :
Destinataires,
Message,
Connexion.
Description de la fenêtre
Onglet Destinataires
Dans cet onglet, vous devez sélectionner les adhérents concernés par le publipostage Email.
Tous les éléments par défaut de la grille Adhérents sont présents dans la liste.
La sélection d'une ligne s'effectue à l'aide de la colonne
Adhérents à qui vous souhaitez envoyer un email.
. Vous devez cocher les lignes correspondantes aux
Astuce
A droite de la liste, les boutons Tous et Aucun vous permettent de sélectionner ou dé-sélectionner rapidement
les lignes.
Les boutons Affichage et RAZ vous permettent de paramétrer l'affichage des colonnes.
Astuce
Pour réaliser un publipostage pour une population d'adhérents définie, vous devez réaliser un filtre avant de
sélectionner la fonction Publipostage.
Si un filtre est déjà réalisé, vous aurez l'information dans la barre de titre de la fonction.
Onglet Message
Cet onglet vous permet de renseigner les éléments suivants :
- L'objet du publipostage Email,
- Le texte du message,
- La ou les pièces jointes.
L'objet du publipostage Email est obligatoire.
Astuce
Utilisez les boutons Ajouter... et Supprimer pour remplir la liste des fichiers supplémentaires à joindre au
publipostage
Onglet Connexion
Il permet de configurer les paramètres d'envoi du publipostage.
Le plus simple est de choisir un compte dans la liste déroulante et de laisser le logiciel récupérer les paramètres
dans le système. Notez que si vous possédez qu'un seul compte, il sera sélectionné par défaut.
Remarque
Si aucun compte n'est renseigné dans la fenêtre ou que vous souhaitez utiliser un autre compte, vous pouvez
saisir les renseignements suivants :
- Serveur SMTP
- Nom d'origine
- Adresse d'origine
- ID utilisateur
Exemple
132
Manuel de références
xxx est le Fournisseur d'Accès Internet
M. Durant Paul est le client de xxx
Serveur SMTP :
SMTP.xxx.fr
Nom d'origine :
Durant.Paul
Adresse d'origine : [email protected]
ID Utilisateur :
Durant.Paul
Envoi du publipostage Email
Une fois les paramètres d'envoi définis, vous pouvez envoyer le publipostage Email. Pour cela, cliquez sur le
bouton Envoyer.
Les règles d'envoi sont les suivantes :
Si au moins une adresse Email adhérent n'est pas renseignée, l'envoi du publipostage n'est pas bloqué.
Toutefois, une liste "Vérification des adresses mail" s'affichera avec le code, nom, prénom et adresse mail
(vide) des adhérents concernés.
Si au moins un adhérent possède une adresse Internet incorrecte, l'envoi du publipostage est bloqué. Une liste
"Vérification des adresses mail" s'affiche avec le code, nom, prénom et adresse mail des adhérents concernés.
L'utilisateur doit alors :
soit corriger les adresses Email erronées sur chaque fiche adhérent,
soit dé-sélectionner dans l'onglet Destinataire les adhérents ayant le problème.
133
EBP Mon Association 2010 Aide
Reçu fiscal
Définition
Pour tous les dons (versement, abandon de revenu ou frais engagés au profit de l'association) que l'association
a reçu et dont le donateur demande la prise en compte pour le calcul de la réduction d'impôt (quelque soient
l'organisme bénéficiaire et le montant des dons), vous devez fournir au donateur, afin qu'il puisse le joindre à
sa déclaration de revenus, les reçus :
Attestant des dates, sommes versées et des bénéficiaires,
Conformes à un modèle officiel.
A défaut, les sommes non justifiées ne seront pas retenues.
Toutefois, l'association n'est pas obligée de reproduire sur son reçu toutes les mentions qui figurent dans le
cadre "bénéficiaire" du modèle, dans la mesure où certaines rubriques ne la concernent pas.
Le reçu fiscal dans EBP Mon Association
La réalisation d'un reçu fiscal dans EBP Mon Association s'effectue en plusieurs étapes :
marquage du don,
visualisation des dons à générer,
paramétrage du modèle personnalisé,
édition du reçu,
consultations des reçus fiscaux édités.
Marquage du don
Le marquage d'un don s'effectue :
au cours de la saisie d'un règlement : vous devez cocher la case 'Reçu fiscal' sur la fiche règlement
appelé depuis la fiche adhérent;
à la visualisation des règlements : Suite à la sélection de la ligne du règlement, vous devez cliquer
dans la colonne nommée RF et marquer le reçu fiscal en pressant la touche R.
Visualisation des dons à générer
Elle s'effectue à partir de la fenêtre des règlements (Commande Edition + Règlements ou le bouton
Règlements situé dans de la barre principale ou de navigation).
Elle permet d'avoir la liste des règlements avec la marque ou non du reçu fiscal.
Astuce
A l'aide du filtre sur les règlements, vous avez la possibilité de voir uniquement les règlements marqués comme
donnant droit à un reçu fiscal.
Edition du reçu fiscal
EBP Mon Association vous donne la possibilité d'imprimer le reçu fiscal :
personnalisé,
format Cerfa (PDF).
134
Manuel de références
Outils
Sauvegarder un dossier
La sauvegarde d'un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme
compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui où réside le dossier
habituellement.
C'est une action fondamentale qui doit être effectuée régulièrement afin de se prémunir contre les dommages
que pourraient subir les informations sur le disque dur (problème matériel, virus, manipulation accidentelle,
dysfonctionnement..).
Remarque
IL EST CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les réécrasants alternativement.
Réalisation de la sauvegarde
Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Dossier +
Sauvegarder.... Vous pouvez aussi utiliser le bouton Sauvegarder de la barre d'outils.
Si un dossier est ouvert, un message d'information vous signalera que pour effectuer la sauvegarde, le dossier
doit être fermer et vous demandera si vous souhaitez continuer. Si vous répondez Oui, le dossier sera
automatiquement fermer et la fenêtre "Sauvegarder des dossiers" s'ouvrira.
Dans cette fenêtre, par défaut :
le dernier dossier ouvert sera sélectionné,
dans la partie 'Répertoire et nom du fichier de sauvegarde', le chemin C:\Documents and
Settings\Nom utilisateur\Mes documents\EBP\AssoXX.X\Sauvegardes\Nom du dossier sélectionné.asb
est proposé,
Vous devez cliquer sur Sauvegarder pour effectuer la sauvegarde du dossier sélectionné.
Si aucun dossier n'est ouvert, la fenêtre "Sauvegarder des dossiers" s'ouvrira
Dans cette fenêtre, vous devez :
choisir le dossier à sauvegarder,
dans la partie 'Répertoire et nom du fichier de sauvegarde', le chemin C:\Documents and
Settings\Nom utilisateur\Mes documents\EBP\AssoXX.X\Sauvegardes\Nom du dossier sélectionné.asb
est proposé,
Vous devez cliquer sur Sauvegarder pour effectuer la sauvegarde du dossier sélectionné.
Remarque
Le chemin du répertoire et le nom du fichier de sauvegarde peut être modifiés.
XX.X correspond à la version du logiciel.
Attention
Lorsque vous effectuez la sauvegarde de votre dossier, vous sauvegardez en même temps les courriers, les
modèles et les filtres.
Remarque
Effectuez cette opération aussi souvent que possible.
Astuce
Une fois la sauvegarde effectuée, vous pouvez vérifier celle-ci en réalisant une restauration de dossier dans un
autre répertoire.
135
EBP Mon Association 2010 Aide
Restaurer un dossier
Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Dossier + Restaurer....
Vous pouvez aussi utiliser le bouton Restaurer de la barre d'outils.
Si un dossier est ouvert, un message d'information vous signalera que pour effectuer la restauration, le dossier
doit être fermer et vous demandera si vous souhaitez continuer. Si vous répondez Oui, le dossier sera
automatiquement fermer et la fenêtre "Restaurer des dossiers" s'ouvrira.
Réalisation de la restauration
Dans la fenêtre, vous devez :
indiquer l'emplacement et le nom du fichier de sauvegarde à restaurer (par défaut, il va rechercher la
sauvegarde
dans
C:\Documents
and
Settings\Nom
utilisateur\Mes
documents\EBP\AssoXX.X\Sauvegardes),
choisir le dossier dans lequel doit s'effectuer la restauration,
cliquer sur Restaurer pour démarrer.
Remarque
XX.X correspond à la version du logiciel.
Remarque
Vous avez le choix de restaurer dans un nouveau dossier (par exemple : copie du dossier existant pour vérifier
que la sauvegarde a été correctement réalisée), ou dans un dossier existant.
Attention
Dans le 2ème cas, la restauration écrasera définitivement le dossier existant et le remplacera par la
sauvegarde.
136
Manuel de références
Vérifier / Réparer..
Utilisez la commande Dossier + Vérifier / Réparer... pour lancer l'application de vérification et de réparation
des dossiers
Aucun dossier ne doit être ouvert durant l'utilisation de cet outil.
Attention
Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer.
Réalisation
Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier.
Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis essayez de le
réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire.
Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l'outil de maintenance des dossiers.
Si vous rencontrez toujours un problème sur votre dossier, contacter le service technique d'EBP !
137
EBP Mon Association 2010 Aide
Exporter des adhérents
Utilisez la commande Outils + Exporter des adhérents... pour accéder à la boite de dialogue d'export des
adhérents.
Le format d'export est le format texte.
La fenêtre d'export des adhérents vous permet de :
paramétrer le fichier d'export,
visualiser le fichier.
Paramètres de l'export
L'onglet Paramètres de l'export permet de :
définir le fichier de destination,
sélectionner les champs à exporter.
Astuce
Si vous souhaitez réaliser un export de certains adhérents uniquement, vous avez la possibilité d'effectuer un
filtre sur les adhérents puis de demander l'export des données. Seules les données du filtre seront exportées.
Définition du fichier destination
Pour paramétrer le fichier à exporter, vous devez :
sélectionner (bouton Parcourir...) ou saisir le chemin et le nom du fichier à exporter,
sélectionner le séparateur de champs (Tabulation ou Virgule),
saisir le délimiteur de champ.
Champs à exporter
Les champs disponibles à l'exportation sont ceux de la fiche adhérent (entête de fiche, onglet Coordonnées,
onglet Etat-civil (sauf les liens de parenté), onglet Notes, onglet Champs perso.).
Astuce
Pour avoir plus d'informations sur l'organisation des champs cliquez ici.
Une fois ces champs configurés, cliquez sur l'onglet Aperçu.
Remarque
Le logiciel sauvegarde automatiquement la liste et l'ordre des champs à exporter. Lors de la prochaine
demande d'exportation d'adhérents, les champs à exporter seront automatiquement repris.
Visualisation de l'export
L'onglet Aperçu permet de pré-visualiser le fichier d'export.
Réalisation de l'export
Une fois les paramètres saisis, et que la visualisation du fichier vous convient, vous devez cliquer sur le bouton
OK pour générer le fichier d'export à l'emplacement indiqué.
138
Manuel de références
Importer des adhérents
Utilisez la commande Outils + Importer des adhérents... pour accéder à la boite de dialogue d'import des
adhérents.
Le fichier à importer doit être au format texte.
Attention
Les champs à importer doivent correspondre aux champs qui sont présents dans votre fichier d'import, dans le
même ordre.
La fenêtre d'import des adhérents vous permet de :
paramétrer le fichier d'import,
visualiser le fichier.
Paramètres de l'import
L'onglet Paramètres de l'import permet de :
définir le fichier à importer,
sélectionner les champs à importer.
Définition du fichier à importer
Pour paramétrer le fichier à importer, vous devez :
sélectionner (bouton Parcourir...) ou saisir le chemin et le nom du fichier à importer,
sélectionner le séparateur de champs (Tabulation ou Virgule),
saisir le délimiteur de champ.
Remarque
Un aperçu du fichier à importer est visible dans la zone en dessous du champ contenant le chemin du fichier à
importer. Vous pouvez ainsi visualiser la structure du fichier afin de paramétrer correctement son import.
Champs à importer
Les champs disponibles à l'importation sont ceux de la fiche adhérent (entête de fiche, onglet Coordonnées,
onglet Etat-civil (sauf les liens de parenté), onglet Notes, onglet Champs perso.).
Astuce
Pour avoir plus d'informations sur l'organisation des champs cliquez ici.
Une fois ces champs configurés, cliquez sur l'onglet Aperçu.
Remarque
Le logiciel sauvegarde automatiquement la liste et l'ordre des champs à importer. Lors de la prochaine
demande d'importation d'adhérents, les champs à importer seront automatiquement repris.
Visualisation de l'import
L'onglet Aperçu permet de pré-visualiser l'importation du fichier.
Réalisation de l'import
139
EBP Mon Association 2010 Aide
Une fois les paramètres saisis, et que la visualisation du fichier vous convient, vous devez cliquer sur le bouton
OK pour générer l'import du fichier dans le dossier.
140
Manuel de références
Calculatrice
Elle est accessible depuis le menu Outils + Calculatrice.
Elle permet de réaliser des calculs sommaires sans quitter EBP Mon Association.
Mise en œuvre
Pour entrer les valeurs dans la calculatrice, saisissez directement les chiffres à l'aide du pavé numérique du
clavier ou cliquez sur les boutons.
Afin de calculer un montant, appuyez sur la touche " Entrée " du clavier ou cliquez sur le bouton " = ".
La zone de calcul peut être copiée dans le presse papier, cliquez sur le menu " Edition + Copier ".
141
EBP Mon Association 2010 Aide
Export vers cartographie
Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des
adhérents d'EBP Mon Association.
Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le fichier exporté
d'EBP Mon Association.
Plus d'information sur EBP Cartographie & Décisions, contacter nous !
Condition pour exporter les coordonnées d'un adhérent
Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP Cartographie &
Décisions, vous devez obligatoirement renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque fiche adhérent.
Dans le cas contraire, un message vous avertira que certains adhérents ne possèdent pas de Code postal ou de
Ville et par conséquent ils n'ont pas été exportés.
Remarque
Pour les adhérents dont le pays n'est pas renseigné, le traitement de l'export remplace l'absence de données
par le pays France dans le fichier "Client.csv".
Attention
Si un adhérent possède une adresse dont le pays est différent de France, il ne sera pas pris en compte dans
l'export cartographie. Un message vous avertira de ce fait.
Génération du fichier export
Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour réaliser
l'export des données.
Astuce
Si vous souhaitez réaliser une localisation des adhérents correspondant à un critère précis, vous avez la
possibilité d'effectuer un filtre sur les adhérents puis de demander l'export des données vers le logiciel EBP
Cartographie & Décisions. Seules les données du filtre seront exportées.
L'export est réalisé automatiquement au format csv.
Les fichiers exportés sont :
Titre.csv : Il permet d'indiquer le nom de votre organisation.
Client.csv : Il permet d'élaborer des statistiques de répartition des adhérents (clients pour EBP
Cartographie & Décisions) sur un territoire.
Les données exportées dans ce fichier concernent les adhérents, c'est à dire :
-
Code adhérent,
Nom de l'adhérent,
Type de l'adhérent : Nature de l'adhérent,
Adresse de l'adhérent : les 3 lignes d'adresse,
Ville,
Code postal,
Pays,
Téléphone Domicile,
Téléphone mobile/portable.
Remarque
Ces fichiers sont automatiquement enregistrés dans un répertoire Cartographie situé sous le
répertoire de votre dossier association.
Attention
142
Manuel de références
A chaque nouvel adhérent, le fichier "client.csv" devra être recrée.
Astuce dans Cartographie
Avec ce fichier, vous pourrez aussi rechercher tous les adhérents dans le voisinage d'un autre.
Import du fichier dans le logiciel Cartographie
Après avoir ouvert le logiciel EBP Cartographie & Décisions, vous devez ouvrir le menu Fichier + Import
des fichiers CSV.
Ensuite, sélectionnez un dossier d'import *.csv à l'aide de l'explorateur Microsoft ®.
Rappel
Les fichiers csv provenant d'EBP Mon Association sont automatiquement enregistrés dans un répertoire
Cartographie situé sous le répertoire de votre dossier association.
Enfin, valider la sélection par le bouton Ouvrir.
Utilisation d'EBP Cartographie et Décisions
Pour l'utilisation d'EBP Cartographie & Décisions nous vous conseillons de consulter l'aide en ligne de celuici.
Remarque
La notion de Clients dans EBP Cartographie & Décisions correspond aux adhérents pour EBP Mon
Association.
143
EBP Mon Association 2010 Aide
Internet
EBP sur le Web
Le menu Internet vous offre la possibilité d'accéder :
à la page d'accueil du site EBP Informatique,
à la fiche produit EBP Mon Association,
à l'activation en ligne,
d'accéder au support technique sur le WEB,
de mettre à jour la version d'EBP Mon Association.
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste.
Sélectionnez ensuite l'option désirée et laissez-vous guider !
144
Manuel de références
WEB Asso
La solution Oxatis EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet (création,
administration, consultation...) de manière simple et rapide.
Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela pendant une durée
de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer.
Toutefois, avant de l'utiliser, nous vous conseillons de consulter le site Oxatis "www.Oxatis.com" qui donne
toutes les informations concernant EBP WEB Asso.
Important !
L'accès au module d'envoi des données n'est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et
votre numéro de licence.
Création de votre site
Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Web Asso pour mettre en place votre site sur le Web car il se réalise
en dehors d'EBP Mon Association.
Plus d'information sur web asso, contacter nous !
Sur le livret de démarrage du produit, un numéro de série vous a été fournit.
Pour enregistrer ce numéro composé de 21 caractères, vous devez vous connecter au site Oxatis :
http://www.oxatis.com/_RegisterRetail.asp
Ensuite, laissez-vous guider par l'assistant de création du site.
Paramétrage à effectuer pour avoir la liaison EBP Mon Association - EBP Web
Asso
Après création de votre site et ouverture du logiciel EBP Mon Association, vous devez impérativement
enregistrer les paramètres d'accès pour que la liaison puisse se faire automatiquement.
Les paramètres d'accès concernés sont :
Les paramètres d'accès Internet,
Les paramètres d'accès au site Oxatis,
Le Site Oxatis dans Propriétés du dossier, onglet Coordonnées.
Saisie des données
EBP Mon Association permet de transférer sur le site Oxatis les données concernant les activités.
Vous devez donc saisir les activités de votre association et paramétrer sur chacune la case à cocher "Activité
sur le site" afin de créer celles-ci ou les mettre à jour sur votre site.
Remarque
La case à cocher "Activité sur le site" est accessible uniquement si vous avez renseigné les paramètres
d'accès au site Oxatis.
Elle est à sélectionner uniquement si vous souhaitez que l'activité apparaisse sur le site de votre association.
Les données principales transférées sur votre site sont :
Le
La
Le
La
code,
description,
tarif principal (colonne "Tarif Site" dans la partie Tarif),
photo de l'activité.
145
EBP Mon Association 2010 Aide
Dans la partie détail, EBP WEB Asso reprend les données ci-dessus ainsi que :
la note,
le lieu,
les dates début et fin,
le nombre de places disponibles,
les arrhes à verser,
les tarifs
le nom, le type et le téléphone des contacts/partenaires.
Envoi des données
Rappel !
L'accès au module d'envoi des données n'est possible que si vous avez introduit votre code de débridage et
votre numéro de licence.
Cet envoi s'effectue par le menu Internet + Envoi des données Oxatis.
Le traitement "Envoi des données Oxatis" vérifie toutes les fiches Activités dont la case à cocher "Activités
sur le site" est sélectionnée.
Autres fonctionnalités
A tout moment, par le menu Internet vous avez la possibilité de consulter et d'administrer votre site Oxatis.
Pour l'assistance sur l'administration de votre site, reportez-vous au site Oxatis (http://www.oxatis.com).
146
Infos pratiques
Infos pratiques
Vous accédez à ces informations depuis le menu ? + Infos pratiques ou cliquer sur l'icône Infos pratiques
de la barre d'outils.
Elles vous permettent d'avoir des renseignements complémentaires concernant les démarches de création
d'une association, les différents représentants nécessaires à une association et des informations sur certains
documents administratifs à fournir....
Les informations disponibles sont :
Les formalités pour la création d'une association,
L'assemblée générale,
Le bureau,
Le conseil d'administration,
Les statuts,
Le règlement intérieur,
Les membres,
Les buvettes,
Les livres juridiques,
Les documents à conserver.
147
EBP Mon Association 2010 Aide
Formalité pour la création d'une association
Les associations à but non lucratif peuvent se former librement, sans autorisation ni déclaration préalable
(même si tout ou partie de leurs membres sont étrangers).
Une association peut fonctionner sans être déclarée. Toutefois, pour exister légalement, demander des
subventions, soutenir une action en justice ou éventuellement acheter ou vendre en son nom, une association
doit être déclarée.
Pour créer une association, il faut adresser (par pli recommandé) à la préfecture (ou à la sous-préfecture) du
lieu où l’association a fixé son siège social (Pour les associations dont le siège social est à Paris, la déclaration
se fait à la préfecture de police) un dossier comprenant :
une lettre de déclaration de l’association,
une lettre de domiciliation,
les statuts (en double exemplaire) avec la désignation des membres du bureau.
Documents du dossier
La déclaration de l’association
La lettre de déclaration de l'association doit être établit en double exemplaire sur papier libre, adressé au préfet
ou sous préfet et signée par les membres du bureau de l'association.
Elle doit contenir :
le titre exact et complet de l’association,
l'objet de l'association,
l’adresse du siège social et le cas échéant des autres établissements,
Le numéro de téléphone d'un responsable de l'association
La liste des personnes chargées de l'administration ou de la direction de l'association en précisant
pour chacune d'elle : Nom (Nom de jeune fille, le cas échéant), les prénoms, la date et lieu de
naissance, la nationalité, l'adresse complète, la profession, la fonction dans l'association.
Un modèle type est à votre disposition.
Dans EBP Mon Association, les informations concernant la déclaration de l'association sont à renseigner dans
les propriétés du dossier.
La lettre de domiciliation de l’association
Elle doit être rédigée et signée par la personne qui autorise l’association à établir son siège social à son
domicile, ou encore à l’issue d’un bail locatif, la photocopie du bail …
Un modèle type de lettre de domiciliation de l'association est à votre disposition.
Remarque
Les unions ou fédérations doivent faire connaître, quant à elles, le titre, l'objet et l'adresse de leurs filiales ou
sections ainsi que le nom de leur représentant.
Les statuts
Les statuts doivent être rédigés en double exemplaire, sur papier libre, datés et certifiés conformes par au
moins deux des membres du bureau (membres fondateurs).
Ils doivent comporter :
le nom de l’association,
l’adresse du siège social,
les objectifs de l’association (but et moyens),
les membres chargés de l’administration ou de la direction de l’association (généralement, sont
précisés les différents types de membres admis).
148
Infos pratiques
Peuvent y figurer également, sans obligation :
les ressources (montant des cotisations, subventions, produit des activités....),
les modalités de réunion des assemblées générales.
Un modèle type de statuts est à votre disposition.
Plus d'informations...
La désignation des administrateurs (membres du Bureau)
Hors statuts ou dans les statuts, il doit être précisé les coordonnées complètes : nom, prénoms, date et lieu de
naissance, adresse, nationalité, profession, pour chacun.
Le bureau doit être composé :
un président, un ou plusieurs vice-président (s) (facultatif),
un ou plusieurs secrétaire (s),
un ou plusieurs trésorier (s).
Un modèle type est à votre disposition.
Dans EBP Mon Association, le bureau de l'association est à renseigner dans l'onglet Bureau des propriétés du
dossier.
Plus d'informations...
Traitement du dossier
Suite au dépôt du dossier à la préfecture (ou sous préfecture), un récépissé de déclaration sera délivré dans un
délai de 5 jours après le dépôt du dossier complet.
Coût du dépôt du dossier : Gratuit.
Le service administratif adressera à l’association un bulletin de demande d’insertion de la déclaration au Journal
officiel. Ce formulaire doit être rempli et signé par le déclarant.
Vous devez ensuite la transmettre au service préfectoral qui la transmettra à la direction des Journaux officiels.
Attention !
Cette demande d'insertion au JO a un coût, nous vous recommandons de vous renseignez auprès de la
préfecture. A titre d'information, le coût forfaitaire d'une déclaration de création d'association au 1er janvier
2005 est de 39.06 € et celui d'une déclaration de modification d'association au 1er janvier 2005 est de 28,12
EUR.
Un mois au plus tard, la publication au JO parvient au siège de l’association contenant l’extrait de déclaration
publiée.
L’association est à l’issue, considérée comme "rendue publique" et peut fonctionner en tant que personne
morale légalement constituée.
Remarque
Pour toutes informations, adressez-vous à votre préfecture.
149
EBP Mon Association 2010 Aide
L'assemblée générale
L'assemblée générale est le pouvoir législatif de l'association. Elle définit l'orientation et la politique à mener par
l'association.
Trois types d'assemblée sont pratiquées :
L'assemblée constitutive
Elle est à la base de la création de l'association. Cette assemblée est composée de personnes qui définissent le
but, les moyens et la volonté de faire fonctionner durablement l'association.
Elle permet :
de lire et voter les statuts,
d'élire le Conseil d'administration/Bureau/Comité directeur...,
de voter le montant des cotisations,
d'établir le programme des activités.
Les modèles types disponibles sont dans la partie Création.
L'assemblée générale ordinaire
Elle se tient au moins une fois par an.
C’est la réunion de l’ensemble des membres, les statuts ou un règlement intérieur qui :
déterminent le type de membres appelé aux Assemblées Générales,
déterminent les droits de vote éventuels,
stipulent les conditions ou dispositions diverses tel que les convocations (en général 15 jours à
l’avance)&ldots;.
Rôle d'une assemblée générale ordinaire
Les administrateurs (membres du CA) y informent les adhérents de la gestion de l'association (bilan de l'année
écoulée, budget prévisionnel de l'année à venir...) et les membres y sont invités à voter et à débattre des
questions à l'ordre du jour.
Les dispositions statutaires précisent l’organisation de l’assemblée, tout membre peut contester la légalité de
l'assemblée et obtenir son annulation.
La loi n'impose pas non plus de "quorum" (nombre minimal d'adhérents présents), ni de conditions de majorité
pour les votes, qui se font à main levée ou à bulletin secret, sans ces précisions statutaires c'est au président
de l'assemblée d'en décider.
Objet d'une assemblée générale ordinaire
L'approbation (ou la désapprobation) de la gestion de l'année écoulée sur les activités réalisées, résultat de
l'exercice financier, sur présentation d'un compte-rendu des dirigeants;
Le vote du budget de l'année à venir ;
Le vote d'un rapport d'orientation contenant les projets de l'association pour l'année à venir et les directives à
suivre pour les administrateurs.
D’autres questions portées à l'ordre du jour et concernant la vie de l'association peuvent être soumises à l'avis
de l'assemblée générale.
L'ordre du jour est établi par le Conseil d'Administration, mais les questions non inscrites sont acceptées si elles
sont jugées opportunes.
Sans être obligatoire, il convient d'établir un procès-verbal des assemblées qui est un élément de référence en
cas de litige. Ainsi, les délibérations sont consignées dans un registre.
150
Infos pratiques
Afin de vous aider dans la réalisation d'une assemblée générale ordinaire des modèles types sont à votre
disposition.
L'assemblée extraordinaire
Elle est exceptionnelle.
Elle peut être menée sur convocation, à n'importe quel moment pour traiter de questions urgentes et
importantes ; notamment les modifications des statuts, nouvelles orientations, résoudre des problèmes graves
au sein de l'organisation, de l'administration, de la gestion... de l'association, voire dissolution de
l'association...
Généralement l’organisation est similaire à une Assemblée Générale Ordinaire sauf dispositions statuaires ou
réglementaires spécifiques.
Des modèles types sont disponibles dans la partie Modification.
151
EBP Mon Association 2010 Aide
Le bureau
C’est l’instance de direction de l’association, elle détient un pouvoir décisionnel de l'association.
Elle est composée de membres appelés membres du bureau ou membres de droit et ils font aussi partie du
Conseil d'Administration.
Composition du bureau
Au minimum 2 personnes qualifiées pour un ou deux mandats :
un président, dirigeant et représentant de l'association,
un secrétaire, chargé du fonctionnement administratif,
un trésorier, chargé de la gestion financière.
Ces membres de droit sont éventuellement accompagnés par des adjoints ( vice- président, vice…).
Les statuts définissent l'étendue des pouvoirs, la durée des mandats et le mode de désignation de chacun.
L'association loi 1901 étant un contrat passé entre les parties d’au moins deux personnes à la fondation, s'il n'y
a que deux fondateurs, ils seront l'un, le président et l'autre, le trésorier.
Les modifications du bureau interviendront ultérieurement pour la composition du Conseil.
Afin de vous aider dans la gestion du bureau des modèles types sont à votre disposition.
Renseignement du bureau dans EBP Mon Association
Dans EBP Mon Association, le bureau de l'association est à renseigner dans l'onglet Bureau des propriétés du
dossier.
Définitions et rôles des mandats de droit
Le président
Il représente de plein droit l'association devant la justice et dirige l'administration.
Il a un mandat pour organiser et contrôler l'activité de l’association, il peut déléguer l'exercice de ses
responsabilités.
Le président prend les responsabilités par la signature des contrats et représentation de l'association pour tous
les actes engageant des tiers, et porte la responsabilité envers la loi, envers ses membres et ses partenaires.
Le secrétaire
Assurant les taches administratives en générale, la correspondance de l'association, établissant les comptesrendus des réunions, il est responsable de la tenue des registres et des archives….
Le trésorier
Il mène la gestion de l'association et tient la comptabilité, perçoit les versements, effectue les paiements et les
placements, prépare le bilan annuel.
Fait aussi la présentation des comptes de l’association lors des Assemblées Générales.
152
Infos pratiques
Le Conseil d'administration
Il est composé de membres qui seront administrateurs, élus lors des assemblées générales (sauf lors de la
création puisque le Conseil d'Administration (CA) est constitué par les membres fondateurs).
Les administrateurs sont les représentants de l'association dans tous les actes de la vie civile. Les membres de
droit ou membre du bureau peuvent en faire partie.
Rôles des administrateurs
Ils sont chargés d'assurer le bon fonctionnement de l'association et l'application des décisions prises lors des
Assemblées Générales.
Les statuts stipulent leur nombre, la durée des mandats et leur mode de renouvellement.
Si les statuts le stipulent, ils peuvent être habilités à agir sur différents points, tel que voter le budget sans le
concours de l'assemblée générale.
Le conseil d'administration peut se réunir plusieurs fois par an et il est souhaitable d'établir un procès-verbal
lors des réunions.
Afin de vous aider dans la gestion du Conseil d'Administration des modèles types sont à votre disposition.
Qui peut siéger au Conseil d’Administration ?
L'administration de l'Association est assurée par un conseil appelé Conseil d’Administration.
La nomination des administrateurs est définie par les statuts :
Peuvent légalement siéger au Conseil d'administration :
les personnes extérieures à l'association : leurs participations doivent être définis précisément ainsi
que les raisons et les limites de leurs interventions.
les mineurs : si aucun texte n’est vraiment formel, il est préférable que les dirigeants d’association
soient majeurs. En effet, en droit français, les mineurs ne sont pas responsables juridiquement. En cas
de problèmes, la question de leur capacité juridique peut être mise en cause et de fait, l’autorisation et
la caution parentale sont préconisées.
les personnes privées de leurs droits civiques : Sans toutefois faire partie de l’administration, les
statuts déterminent leur participation.
les personnes morales : C’est à dire les entités juridiques déclarées, elles peuvent être administrateur
dans une Association. Elles sont représentées au conseil par une personne physique.
les étrangers : Ils peuvent être administrateurs dans une Association sans restrictions.
les militaires : Sous contrôle de l’état pendant leurs services, ils peuvent être administrateurs
d'Associations autres que politiques, syndicales ou professionnelles.
les salariés : Ils peuvent siéger dans les limites de l’intéressement qui dénatureraient l’Association en
prenant part au conseil d'administration. Il est admis que le conseil d'administration ou l'organe
collégial qui en tient lieu, comprenne des salariés, dès lors qu'ils ne représentent pas plus du quart des
membres du conseil d'administration et qu'ils y figurent en qualité de représentants élus des salariés
dans le cadre d'un accord concernant la représentation du personnel. Ils ne sauraient, néanmoins,
exercer, dans ce cadre, un rôle prépondérant au sein de ce conseil ou de cet organe dirigeant ; en
particulier, ils ne doivent pas siéger au bureau (composé généralement du président, trésorier,
secrétaire). La présence, à titre de simple observateur, d'un salarié au conseil d'administration est
admise.
(Bulletin officiel des impôts 4 H-5-98, instruction du 15 septembre 1998, extraits).
Cessation des fonctions d'administrateur
Un administrateur est nommé pour une durée limitée, spécifiée dans les statuts ; ses fonctions cessent :
A l'expiration du terme prévu.
153
EBP Mon Association 2010 Aide
Par la démission, soit de la charge de direction, soit du poste d'administrateur ou même de membre
de l'Association. La démission est libre, elle ne doit pas être abusive.
Par l’incapacité d'exercer la fonction.
Par la révocation (Sauf dispositions statutaires, la révocation du mandat des administrateurs est libre
mais elle ne doit pas intervenir sans intérêt légitime, avec mauvaise foi, ou de façon intempestive).
Par le décès ou l'annulation judiciaire.
154
Infos pratiques
Les membres
Les membres sont toutes les personnes, physiques ou morales, qui participent à l’association.
A la création de l'association, les membres sont de fait les fondateurs.
Définitions des différents types de membres
Dans l’organisation, on distingue plusieurs types de membres :
Les membres fondateurs ou membres du bureau ou membres de droits tiennent la direction générale
de l’association.
Les membres actifs sont les membres qui entrent dans l'association moyennant une cotisation. Les
membres actifs participent aux activités et peuvent bénéficier des services et prestations de
l’association.
Les membres adhérents paient une cotisation pour bénéficier des services et prestations offertes par
l'association. Ils sont, aussi, appelés membres utilisateurs.
Les membres " d'honneur " et les membres bienfaiteurs sont des distinctions honorifiques sans pour
autant avoir une présence effective, ni participation au quotidien. Ils sont fréquemment des appuis de
sérieux et d’intérêt que développent les actions de l’association.
Les membres donateurs sont ceux qui font des dons, ils sont pour autant bienfaiteurs.
Création des différents types de membres dans EBP Mon Association
Les membres fondateurs ou du bureau ou de droit
Vous pouvez les définir en tant qu'adhérent avec un type d'adhérent spécifique (fondateur, bureau, conseil
d'administration...) et suivant leur fonction au sein du bureau, vous avez la possibilité de renseigner l'onglet
Bureau des propriétés du dossier.
Les membres actifs, adhérents ou utilisateurs
Vous pouvez les définir en tant qu'adhérent et leur affecter les cotisations et activités auxquelles ils participent.
Les membres " d'honneur " ou bienfaiteurs
Vous pouvez les définir en tant qu'adhérent avec un type d'adhérent spécifique (Bienfaiteur, honorifique... ).
Les membres donateurs
Vous pouvez les définir en tant qu'adhérent avec un type d'adhérent spécifique (donateur... ).
Pour affecter un don à l'adhérent, vous devez générer un nouveau règlement de type "Don" depuis l'onglet
règlement de la fiche adhérent.
Modèle d'édition
Afin de vous aider dans la gestion des adhérents des courriers types (Appel de cotisation, Formulaire
d'adhésion, Repas de noël), des modèles personnels (Cartes d'adhérents, Etiquettes...) ainsi que des modèles
types liés à l'adhérent (adhésion, carte d'adhérent, lettre de démission...) ou à la communication d'évènements
exceptionnels sont à votre disposition.
155
EBP Mon Association 2010 Aide
Les statuts
Rédactions des statuts
La rédaction des statuts est libre mais demande une véritable concertation des membres fondateurs. En effet,
si la Loi du 1er juillet 1901 laisse aux associations une grande liberté, il n’en est pas moins que son caractère
très général ne le rend pas toujours apte à régler les différents litiges survenant entre membres et
administrateurs ou membres eux-mêmes.
Il faut donc profiter de cette grande marge de liberté pour établir des statuts sur mesure par rapport à l’activité
concernée et aux actions qu’elle engage. Il faudra d’ailleurs au fur et à mesure de la vie et de l’évolution de
celle-ci, s’assurer que les statuts sont toujours adaptés et, le cas échéant, effectuer les modifications
nécessaires.
Il est donc important de les adapter à l’activité car si les statuts déterminent la propre loi de l’association, ils ne
sont pas toujours suffisants pour résoudre un litige devant les tribunaux qui de ce fait se trouvent contraints de
suivre les règles de droit commun. Il n’empêche tout de même qu’en cas de litige, les tribunaux veillent autant
au respect des statuts qu’à celui de la loi.
Nous vous proposons un modèle de statuts types mais il s’agit bien de l'utiliser comme une trame et non pas de
le recopier bêtement pour toutes les raisons que nous venons d’évoquer.
Enfin, il vaut mieux laisser une certaine souplesse aux statuts et préciser certains points dans le règlement
intérieur plus facile à remanier que les statuts.
Contenu des statuts
Vous trouverez ci-dessous la liste non exhaustive de ce que doivent contenir des statuts d’une association :
Le nom et le cas échéant, le sigle de l’association,
L’objet de l’association (but et champ d’action),
Moyens d’action pour la réalisation de l’objet social,
Durée de l’Association (illimitée, limitée ou pour une tâche précise),
Ressources de l’Association,
Les membres (catégories, conditions d’adhésion, obligations et pouvoirs),
Perte de la qualité de membre,
Les administrateurs (modalités de désignation, durée des fonctions, mode de remplacement),
Les assemblées (modalités de réunions, pouvoirs),
Modalités de représentation de l’association en justice,
Conditions de modifications statutaires, règles de dissolution et de dévolution des biens.
Un modèle type de statuts est à votre disposition.
156
Infos pratiques
Le règlement intérieur
Objet d'un règlement intérieur
Il complète et précise les dispositions statutaires du fonctionnement de l'Association.
Sans être obligatoire, il permet de préciser les rapports entre l’Association et les membres et les membres
entre eux, ainsi que les modalités qui trouvent à être modifiées fréquemment (cotisations).
Lui-même étant modifiable aisément, sans altérer les statuts, il porte les conditions de vote des différents types
d’adhérents.
Condition de rédaction
Il est établi postérieurement aux statuts, pour permettre ainsi de résoudre les difficultés de fonctionnement et
est opposable à tous.
Le conseil d’administration peut librement donner les modulations ou les précisions sans que les dispositions
statutaires ne créer de nouvelles mesures contrevenant à celles prévues.
Modèle de rédaction
Afin de vous aider dans la rédaction du règlement intérieur de votre association, des modèles types sont à votre
disposition.
157
EBP Mon Association 2010 Aide
Les buvettes
En ce qui concerne les buvettes, il faut tenir compte de la réglementation se rapportant à la lutte contre le
tabagisme et l’alcoolisme (loi du 10 janvier 1991 dite loi Evin).
Publicité, parrainage, sponsoring
La propagande et la publicité directes ou indirectes en faveur des boissons alcoolisées et du tabac sont
interdites sur les stades, les terrains de sport publics ou privés et les lieux où sont installés des piscines.
La vente
La vente et la distribution de boissons alcoolisées (groupes 2 à 5) sont interdites dans les stades, les salles
d’éducation physique, gymnases et autres établissements d’activités physiques et sportives. (Code des débits
de boissons art. 49-1-2)
MAIS, une dérogation exceptionnelle peut autoriser l’ouverture d’un débit de boissons temporaire lors d’une
manifestation sportive
Les groupements sportifs agréés suivant la loi du 16 juillet 1984 peuvent demander cette autorisation au préfet
dans la limite de 10 par an. Un droit de timbre de 1.52 euros sera perçu.
Les autres clubs ou associations sont soumis au régime de droit commun et doivent faire une double
déclaration quinze jours au moins avant la manifestation au maire et à la recette locale des impôts.
Les modèles types ci-dessous vous permettront de réaliser plus aisément vos demandes de débit de boissons
temporaire :
Demande d'ouverture temporaire d'un débit de boissons,
Déclaration d'ouverture d'un débit de boissons temporaire.
158
Infos pratiques
Les livres juridiques
Le livre des assemblées ou registre des assemblées n’est pas obligatoire, mais sa tenue permettra d’apprécier
le fonctionnement de l’association dans toutes ses démarches entreprises à savoir : tenue des assemblées
régulières, dressant les procès verbaux, modifications statutaires de tout ordre.
L’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 précise que les modifications et changements seront, en outre, consignés
sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles
en feront la demande.
Afin de vous aider dans la rédaction de vos documents de modifications des modèles types sont à votre
disposition.
159
EBP Mon Association 2010 Aide
Les documents à conserver
L'archivage de tous les documents n'est pas utile, mais pour réaliser le tri, il faut encore savoir quels
documents conserver et pour combien de temps. Car, à tout moment, vous pourrez être amené à en avoir
besoin lors d’une réclamation ou un contrôle de l’administration : Inspection du travail, fisc&ldots;
Le tableau ci-dessous vous permettra de répondre à ces questions :
Dans un délai de 3 ans, vous devez conserver :
Factures de téléphone, quittances de gaz et électricité,
Garanties (selon la durée),
Récépissés d’envoi de lettre ou d’objets recommandés.
Dans un délai de 6 ans vous devez conserver :
Déclarations de TVA, de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires, d’impôt sur les sociétés, avis
d’imposition,
Certificats de travail, solde de tout compte, bordereaux de déclaration de cotisations sociales,
Quittances de loyer,
Contrats d’assurance ( après expiration).
Dans un délai de 10 ans vous devez conserver :
Documents comptables,
Livre de paie, registre du personnel, bulletins de paie,
Factures des travaux (garantie décennale),
Reconnaissance de dettes commerciales,
Relevés bancaires et souches de chéquiers,
Contrats commerciaux (après d’échéance).
Pendant toute la durée de vie de l’association vous devez conserver :
Statuts, récépissés des déclarations à la préfecture, règlement intérieur, extraits du journal officiel,
Rapports des commissaires aux comptes,
Registre spécial obligatoire ( modification de statuts et changements d’administrateurs),
Procès-verbaux des assemblées générales et des conseils d’administration, feuilles de présence et de
pouvoirs,
Contrat de bail, titre de propriété et actes de vente.
160
Modèles types
Liste des modèles types
EBP Mon Association vous permet de réaliser des modèles personnels et des courriers.
Afin de vous aider dans la rédaction de vos documents administratifs, d'informations aux adhérents/membres,
..., vous disposez de modèles types correspondant aux catégories ci-dessous :
Création de l'association,
Le bureau,
L'assemblée générale,
Les ressources,
La communication,
La modification,
Le conseil d'administration,
Les adhérents/membres,
Divers.
Dans EBP Mon Association, vous accédez à ces lettres types depuis le menu ? + Modèles types.
Comment utiliser ces modèles ? cliquer ici.
161
EBP Mon Association 2010 Aide
La création d'association
Domiciliation du siège social
Attestation de domiciliation du siège social
Fait à .....................
.............
le
Je soussigné(e) (indiquer le nom et le prénom), demeurant (indiquer le domicile), atteste par la présente, avoir
autorisé l'association (préciser la dénomination de l'association), (préciser si elle est déclarée, en indiquant le
lieu et la date de la déclaration, ou si elle est en cours de construction) et représentée par (préciser le nom, le
prénom et la qualité du représentant), à domicilier son siège social sis (préciser l'adresse précise), local, dont je
suis (précisez le titre juridique d'occupation du local : propriétaire, locataire ou autre).
Signature
162
Modèles types
Convocation à l'assemblée générale constitutive
Association
Adresse
Téléphone
Fait à .....................
.............
le
Monsieur, (Madame),
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez au projet associatif que nous vous avons exposé.
Soucieux de vous faire partager nos aspirations associatives, nous vous convions à l'assemblée générale
constitutive de notre futur groupement qui se tiendra le (date), à (lieu) à (heure).
L'ordre du jour se décomposera comme suit :
1- présentation du projet associatif, des statuts et du règlement intérieur ;
2- adoption des statuts et du règlement intérieur ;
3- désignation des premiers dirigeants ;
4- détermination du montant des cotisations ;
5- désignation du (des) commissaire(s) au compte (si les statuts ou les dispositions légales l'imposent)
;
6- Attribution des pouvoirs nécessaires aux démarches de déclaration ;
etc....
(liste non limitative).
Afin de parfaire votre information, veuillez trouver, ci-joint :
- Le projet de statuts et du règlement intérieur ;
- la liste des candidats aux fonctions de dirigeant ;
etc......
(liste non limitative).
Dans l'attente du plaisir de nous retrouver, nous vous prions de croire, Monsieur, (Madame), en l'assurance de
nos sentiments distingués.
(nom)
(prénom)
(signature)
163
EBP Mon Association 2010 Aide
Procès verbal de l'Assemblée Générale Constitutive
Association
Adresse
Téléphone
Fait à .....................
.............
le
Le (date), à (heure), les fondateurs de l'association (dénomination) se sont réunis en assemblée générale
constitutive, sur convocation (préciser le mode de convocation) de Monsieur (Madame) (indiquer le nom et
prénom).
Sont présentes les personnes dont la liste suit : ..... (possibilité d'annexer une liste de présence dûment
émargée).
Monsieur (Madame) (Indiquer le nom et prénom) est désigné(e) en qualité de Président de séance.
Monsieur (Madame) (Indiquer le nom et prénom) est désigné(e) en qualité de Secrétaire de séance.
Le Président de séance rappelle l'ordre de jour :
(Reporter l'Ordre du jour exposé aux termes de la lettre convocation)
Après discussion et échange de points de vue, plus personne ne demandant la parole, le Président met aux voix
les résolutions suivantes :
1ère résolution - adoption des statuts et du règlement intérieur
L'assemblée générale adopte, à (préciser le degré de majorité obtenu : unanimité, majorité absolue...), les
statuts et le règlement intérieur qui lui ont été soumis.
(préciser les éventuelles modifications que l'Assemblée Générale aura pu apporter aux statuts et au Règlement
Intérieur par l'Assemblée Générale).
(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
2ème résolution - désignation des premiers dirigeants
Sont nommés en qualité de membre du (désigner l'organe dirigeant concerné) Monsieur (Madame) (indiquer les
nom, prénom, nationalité, domicile, et profession).
Ceux-ci déclarent accepter les fonctions qui leur sont confiées.
Ils exerceront ces fonctions conformément aux statuts et aux dispositions légales.
Cette résolution est adoptée à (préciser le degré de majorité obtenu).
(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
3ème résolution - détermination du montant des cotisations :
L'assemblée générale fixe la cotisation annuelle à (indiquer le montant) francs, soit (indiquer le montant) euros.
(il est possible de prévoir des montants de cotisation différents en fonction de la qualité de chacun des
membres).
Cette résolution est adoptée à (préciser le degré de majorité obtenu).
(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
4ème résolution - désignation du (des) commissaire(s) au compte (si les statuts ou les dispositions légales
l'imposent) :
Monsieur (Madame) (indiquer les nom et prénom) est nommé en qualité de Commissaire aux comptes.
Cette résolution est adoptée à (préciser le degré de majorité obtenu).
164
Modèles types
(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
5ème résolution - attribution des pouvoirs nécessaires aux démarches de déclaration
L'assemblée générale constitutive donne pouvoir à Monsieur (Madame) (Préciser les noms et prénoms) aux fins
d'accomplir les démarches nécessaires à la constitution de l'association.
Cette résolution est adoptée à (préciser le degré de majorité obtenu).
(préciser le nombre de voix "pour", "contre", et les abstentions).L'ordre du jour étant épuisé, la séance est
levée à (heure).
Note : Le procès verbal de constitution permet aux membres fondateurs de conserver sur papier, l'ensemble
des décisions relatives à la création de l'association. Ce procès verbal n'est pas à fournir à la préfecture lors de
la création de l'association. Il doit être signé par le président et le secrétaire et peut être signé par tous les
membres présents.
Le Président
(Nom et Signature)
Le Secrétaire
(Nom et Signature)
165
EBP Mon Association 2010 Aide
Statuts types
Les soussignés :
Monsieur (Madame) (indiquer le nom, prénom, nationalité, adresse).
Monsieur (Madame) (indiquer le nom, prénom, nationalité, adresse).
et toutes personnes qui auront adhérés aux présents statuts,
forment une association conformément à la loi du 1er juillet 1901, et le décret du 16 août 1901, dénommée
(indiquer le nom) et établissent de la manière suivante :
Article 1er - Dénomination
La dénomination de l'association est...(ajouter éventuellement le sigle).
Article 2 - Objet
Cette association a pour objet (définir l'objet de manière rigoureuse).
Article 3 - Durée
La durée de l'association indéterminée ou déterminée (dans ce dernier cas, préciser la durée).
Article 4 - Siège social
Le siège social de l'association est fixé à (déterminer avec précision l'adresse) (le siège peut être déterminé
dans le règlement intérieur).
Il pourra être transféré en tout autre lieu sur décision du conseil d'administration (possibilité de prévoir
l'agrément de l'assemblée générale).
Article 5 - Conditions d'adhésion
Toute demande d'adhésion à la présente association, formulée par écrit, est soumise au Conseil qui statue sur
cette admission sans avoir à justifier sa décision quelle qu'elle puisse être.
Article 6 - Cotisation
Une cotisation annuelle doit être acquittée par les adhérents. Son montant est fixé par le conseil
d'administration (ou tout autre organe).
Article 7- Membres
Sont membres d'honneur, ceux qui ont rendu des services significatifs à l'association. Ils sont nommés par le
conseil d'administration. Ils font partie de l'assemblée générale sans être tenu de payer une cotisation annuelle.
Sont membres bienfaiteurs ceux qui auront versé un droit d'entrée et une cotisation annuelle fixée par le
conseil d'administration.
Sont membres actifs ceux qui auront versé une cotisation annuelle fixée par le conseil d'administration.
(Ces dispositions sont facultatives et peuvent être intégrées dans le règlement intérieur).
Article 8 - Démission - Radiation
La qualité de membre se perd par :
a) le décès pour une personne physique ;
b) la mise en redressement judiciaire ou la dissolution pour une personne morale ;
c) Démission adressée par écrit au Président ;
d) Non-paiement de la cotisation annuelle dans le délai de (préciser le délai) après sa date d'exigibilité ;
e) Radiation pour motif grave: elle sera prononcée par le conseil d'administration après que l'intéressé ait
dûment invité, par lettre recommandée avec accusé de réception, à fournir des explications écrites.
Article 9 - Ressources
Les ressources de l'association comprennent :
1°) des cotisations de ses membres et des droits d'entrée s'il en est décidé ;
2°) des subventions qui pourraient lui être accordées par l'Etat ou les collectivités publiques ;
3°) des sommes perçues en contrepartie de prestations fournies ;
166
Modèles types
4°) de toutes celles qui ne sont pas interdites par les lois et règlements en vigueur.
Article 10 - Conseil d'administration
L'association est dirigée par un Conseil d'administration composé de (préciser le nombre des membres), élus
pour (préciser le nombre d'années) par l'assemblée générale.
En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres jusqu'à la prochaine
assemblée générale.
Le conseil choisit parmi ses membres, un bureau composé d'un président, d'un trésorier et d'un secrétaire.
Le bureau est élu pour (préciser le nombre) ans, les membres sortants sont (ou ne sont pas rééligibles).
Le conseil d'administration se réunit au moins une fois tous les six mois sur convocation du président ou du
quart de ses membres.
Un procès-verbal de réunion sera établi.
Article 11 - Pouvoir du conseil
Le conseil est investi des pouvoirs les plus étendus pour autoriser les actes qui ne sont pas réservés à
l'assemblée générale.
Il surveille la gestion des membres du bureau et a le droit de se faire rendre compte de leurs actes.
Il peut déléguer ses pouvoirs pour une question déterminée et un temps limité.
Article 12 - Rémunération
Les membres du conseil d'administration ont droit au remboursement de leurs frais sur justificatifs, et après
accord du président.
Les frais de déplacement sont remboursés selon le barème de l'administration fiscale.
Article 13 - Le bureau
Le bureau se compose comme suit :
Président : Le président est doté du pouvoir de représentation de l'association dans tous les actes de la vie
civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il a, notamment, qualité pour ester en justice au nom de
l'association, tant en demande qu'en défense. Il peut déléguer ce pouvoir, pour un acte précis, à un autre
membre du Conseil (ou du vice-président s'il en existe un).
Secrétaire : Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les
procès-verbaux des délibérations et en assure la transcription sur les registres. Il tient le registre spécial, prévu
par la loi, et assure l'exécution des formalités prescrites.(Il est possible de nommer un secrétaire adjoint).
Trésorier : Le trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l'association. Il effectue
tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du président. Il tient une comptabilité régulière de
toutes les opérations et rend compte à l'assemblée générale annuelle qui statue sur la gestion.(Il est possible
de nommer un trésorier adjoint).
Article 14 - Assemblée générale extraordinaire
L'assemblée générale comprend tous les membres à jour de leur cotisation à la date de convocation de ladite
assemblée.
L'assemblée générale se réunit une fois par an et chaque fois qu'il est besoin :
1) sur convocation d'un tiers de ses membres
2) ou d'un quart des membres du conseil
3) ou sur convocation du président.
Un procès-verbal de réunion est établi.
Elle entend les rapports sur la gestion du conseil d'administration et sur la situation financière et morale de
l'association. Elle approuve les comptes de l'exercice, vote le budget de l'exercice suivant et pourvoit, s'il y a
lieu, au renouvellement des membres du conseil d'administration.
Elle confère au conseil d'administration ou à certains membres du bureau toutes autorisations pour accomplir
les opérations rentrant dans l'objet de l'association et pour lesquelles les pouvoirs statutaires seraient
insuffisants.
Article 15 - Règlement intérieur
167
EBP Mon Association 2010 Aide
Un règlement intérieur sera établi par le conseil et approuvé par l'assemblée générale pour fixer les modalités
d'exécution des présents statuts.
Il s'impose à tous les membres de l'association.
Article 16 - Dissolution
En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l'assemblée générale, un
ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci, et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément à l'article 9
de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.
Article 17 - Formalités
Le président est chargé de remplir les formalités de déclaration et de publicité requises par les lois et
règlements en vigueur pour que la présente association puisse être dotée de la personnalité juridique. Tous
pouvoirs sont donnés au porteur des présentes à l'effet d'effectuer ces formalités.
Fait en autant d'originaux que de parties intéressées, plus un original pour l'association et deux destinés au
dépôt légal.
A (lieu de conclusion) en (indiquer le nombre de parties intéressées) exemplaires, le (date de conclusion)
(Signature des fondateurs précédée de la mention "Lu et Approuvé")
168
Modèles types
Règlement intérieur
Fait le
........
........,
à
Préambule
Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l'association .........., sise à ....... , et dont l'objet
est ...............................Le présent règlement intérieur est remis à l'ensemble des membres ainsi qu'à chaque
nouvel adhérent.
TITRE I - MEMBRES
Article 1er - Composition
L'association ... est composée des membres suivants :
......... Membres d'honneur ;
......... Membres adhérents ....
Etc. ....
Article 2 - Cotisation
Les membres d'honneur ne paient pas de cotisation sauf s' ils décident de s'en acquitter de leur propre volonté.
Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle de ............
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par ...... (par exemple : le conseil d'administration,
l'assemblée générale) dans le respect de la procédure suivante : ............................
Le versement de la cotisation annuelle doit être établi par chèque à l'ordre de l'association et versée avant le
....
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de
cotisation en cours d'année en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre.
Article 3 - Admission de membres nouveaux
L'association ......... a vocation à accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure
d'admission suivante : ............. (par exemple dépôt d'une demande écrite auprès du Président ou du bureau,
vote du conseil à la majorité simple, etc.).
Article 4 - Exclusion
Conformément à la procédure définie par l'article...... de l'association ......., seuls les cas de ..... (par exemple :
non-participation à l'association pendant un délai de 5 ans, refus du paiement de la cotisation annuelle, etc.)
peuvent déclencher une procédure d'exclusion.
Celle-ci doit être prononcée par..... après avoir entendu les explications du membre contre lequel une
procédure d'exclusion est engagée, à une majorité de ... (article ...des statuts).
Si l'exclusion est prononcée, une possibilité d'appel est autorisée par l'article ... des statuts.
Article 5 - Démission - Décès - Disparition
Conformément à l'article ... des statuts, le membre démissionnaire devra adresser sous lettre (simple ou
recommandée avec AR) sa décision au ................. (par exemple Président, bureau, etc.).
Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire.
En cas de décès, la qualité de membre s'éteint avec la personne.
TITRE II - FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION
Article 6 - Le conseil
Conformément à l'article .... des statuts de l'association, le conseil a pour objet de ...................
169
EBP Mon Association 2010 Aide
Il est composé de ............................................................................
Modalités de fonctionnement : ...........................................................
Article 7 - Le bureau
Conformément à l'article ... des statuts de l'association, le bureau a pour objet de .....................
Il est composé de ...........................................................................
Modalités de fonctionnement : .......................................................
Article 8 - Assemblée générale ordinaire
Conformément à l'article ... des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit ....par an sur
convocation du
........................................................................
Seuls les membres ..... sont autorisés à participer.
Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : .........................
Le vote s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le secrétaire de séance.
(Décrire les modalités du déroulement de l'assemblée.)
Article 9 - Assemblée générale extraordinaire
Conformément à l'article ... des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut se réunir
en cas de ....... (par exemple : modification essentielle des statuts, situation financière difficile, etc).
Tous les membres de l'association sont convoqués suivant la procédure suivante : ........................
Le vote se déroule suivant les modalités suivantes :
..........................................................................
Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits.
TITRE III - DISPOSITIONS DIVERSES
Article 10 - Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur est établi par ......... conformément à l'article ...des statuts de l'association.
Il peut modifier par ............sur proposition de ........suivant la procédure suivante.
Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l'association par lettre recommandée (ou
par affichage) sous un délai de ........ suivant la date de la modification.
Article 11 ............................
A noter : le règlement intérieur ne fait que préciser les statuts, il ne saurait s'y substituer. Il est donc
totalement dépendant des statuts et doit y être adapté. Le règlement intérieur ci-dessus n'est donc proposé
qu'à titre d'exemple.
170
Modèles types
Déclaration préalable en Préfecture
A (indiquer le lieu), le (indiquer la date)
Monsieur le Préfet (ou sous-Préfet),
Nous avons l'honneur, conformément aux dispositions de l'article 5 loi du 1er juillet 1901 et de l'article 1er de
son décret d'application du 16 août 1901, de procéder à la déclaration de l'association dénommée (indiquer la
dénomination statuaire), dont le siège est à...
Cette association a pour objet (reprendre intégralement l'objet statuaire).
Les personnes en charge de son administration sont :
Monsieur (Madame) (indiquer les noms, prénoms, nationalité, adresse, profession et qualité), Président.
Monsieur (Madame) (indiquer les noms, prénoms, nationalité, adresse, profession et qualité), Trésorier.
Monsieur (Madame) (indiquer les noms, prénoms, nationalité, adresse, profession et qualité), Secrétaire.
Deux exemplaires des statuts approuvés par nos soins sont joints à la présente.
Nous vous remercions de bien vouloir nous délivrer récépissé de la présente déclaration.
Dans cette attente, nous vous prions de croire, Monsieur le Préfet (ou sous-préfet), en l'assurance de nos
sentiments distingués.
171
EBP Mon Association 2010 Aide
L'assemblée générale
Délégation de Pouvoirs
Association
Adresse
Téléphone
Fait
à.............
le..............
Cher adhérent (Chère adhérente),
La prochaine assemblée générale ordinaire de notre association se réunira:
Le (date), à (heure), à (lieu de réunion)
Les délibérations porteront sur l'ordre du jour suivant :
1- Rapport moral et financier ;
2- Adoption du budget prévisionnel ;
3- Renouvellement des mandats ;
4- Etc...
(Si un quorum est imposé, indiquer : (L'assemblée générale ne pourra valablement délibérer que si (préciser le
quorum) des membres présents ou représentés est atteint, cela, conformément à l'article (indiquer le numéro)
de nos statuts et/ou règlement intérieur)).
Nous nous permettons d'insister sur l'importance qu'il y a à assister en personne à cette assemblée
indispensable au bon fonctionnement de notre association.
Pour le cas ou vous ne pourriez pas participer à cette réunion, vous pouvez vous y faire représenter (préciser
les personnes autorisées à représenter les membres).
A cet effet, une formule de pouvoir est jointe à la présente (préciser si la formule doit être déposée au siège de
l'association ou si elle doit être remise lors de l'assemblée générale).
(Certains statuts ou règlements intérieurs prévoient l'envoi de documents annexés à la convocation, si tel est le
cas, il convient d'indiquer: (Conformément à l'article (indiquer le numéro) de nos statuts et/ou de notre
règlement intérieur, veuillez trouver ci-joint, les documents suivants :...)).
Dans l'attente, veuillez agréer, Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
Le Président (ou toute personne habilitée).
172
Modèles types
Procès verbal de l'Assemblée Générale Ordinaire
Association
Adresse
Téléphone
Fait
à.............
le..............
Le (indiquer la date), (indiquer l'heure), les membres de l'association (indiquer le nom de l'association) se sont
réunis (indiquer le lieu de la réunion) en assemblée générale ordinaire sur convocation (préciser le mode de
convocation), conformément à (aux) article(s) (indiquer le numéro) des statuts (et/ou du règlement intérieur).
(Si une feuille de présence a été établie, il convient d'indiquer : (une feuille de présence, annexée au procèsverbal, a été établie et dûment signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que
mandataire)).
L'assemblée est présidée par Monsieur (Madame) (indiquer le nom et prénom), Président de séance, assisté par
Monsieur (Madame) (indiquer le nom et prénom), secrétaire de séance.
(Le bureau de l'assemblée peut être assuré soit par le bureau de l'association, soit être désigné par l'assemblée
elle-même, la formule choisie devant ici être reportée).
(Si un commissaire aux comptes est désigné, il convient d'indiquer: Monsieur (Madame) (indiquer le nom et
prénom), Commissaire aux comptes, régulièrement convoqué, est présent (ou absent)).
(Si un quorum est prévu par les statuts, il convient d'indiquer: (Plus de (indiquer les modalités du quorum) des
membres étant présents ou représentés, tel que prévu par l'article (indiquer le numéro) des statuts,
l'assemblée peut valablement délibérer).
Sont déposés sur le bureau et mis à la disposition des membres les documents suivants: (indiquer la liste des
documents).
Le président fait remarquer que l'ensemble des documents a été adressé à chacun des membres dans le cadre
des convocations (ou déposé au siège de l'association, le (indiquer la date).
Le Président rappelle l'ordre du jour dont le contenu suit: (reporter l'ordre du jour).
Lecture est faite des différents rapports (préciser leur nature: financier, moral).
Les discussions et débats étant clos et personne ne demandant la parole, le Président met aux voix, les
résolutions suivantes :
1ère résolution - Approbation du rapport moral et financier
L'assemblée générale adopte cette résolution à (préciser le degré de majorité obtenu : unanimité, majorité
absolue.)
(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
2ème résolution - Adoption du budget provisionnel
L'assemblée générale adopte cette résolution à (préciser le degré de majorité obtenu : unanimité, majorité
absolue).(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
3ème résolution - Renouvellement des mandats
L'assemblée renouvelle Messieurs (Mesdames) (Indiquer les nom et prénom) en qualité de (indiquer la qualité
du mandataire). Ceux-ci exercent leur fonction conformément aux dispositions statutaires (et/ou du règlement
intérieur) pour une durée de (indiquer le délai).L'assemblée générale adopte cette résolution à (préciser le
degré de majorité obtenu : unanimité, majorité absolue.)
(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
Etc.
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à : (indiquer l'heure).
173
EBP Mon Association 2010 Aide
Le Président
(Signature)
174
Le Secrétaire
(Signature)
Modèles types
Pouvoir
Fait à............. le..............
Je soussigné M ......., demeurant à .........,
membre de l'association ..............., n° d'adhérent :...................., à jour de cotisation, donne pouvoir à M.
.........
(ne nommez une personne que si elle est au courant)
aux fins de me représenter lors de l'assemblée générale ordinaire (la réunion du bureau, la réunion du conseil
d'administration, l'assemblée générale extraordinaire) qui se tiendra le ...., à ....,
sur l'ordre du jour suivant :
ordre du jour n°1.......................................
ordre du jour n°2........................................
M. ......... pourra prendre part, en mon nom, à l'ensemble des délibérations, voter ou s'abstenir, et participer à
tous les débats prévus à l'ordre du jour.
Signature (Précédée de la mention manuscrite "Bon pour Pouvoir")
175
EBP Mon Association 2010 Aide
Feuille d'émargement
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Assemblée Générale (ordinaire, annuelle, extraordinaire) du (date)ou réunion du conseil d'administration, du
bureau
Nom et prénom des membres Nom et prénom des mandataires
NOM prénom
Nom et prénom des mandataires
NOM prénom
Nom et prénom des mandataires
Le Président
(Signature)
176
Signature
Signature
Signature
Modèles types
Proposition d'animation d'Assemblée Générale
Permettez-moi, tout d'abord, de vous remercier pour votre présence aujourd'hui.
Je sais que, pour certains d'entre vous, il n'a pas été facile de se libérer, notre travail, nos enfants et plus
généralement notre vie familiale nous imposant d'autres obligations.
Aussi, je ne reviendrai pas sur l'importance d'une telle réunion.
Comme vous le savez, nous fêtons cette année notre ....... anniversaire, occasion pour moi de remercier les
fondateurs de notre mouvement qui, je l'espère, continuera à aller de l'avant encore pendant de nombreuses
années.
La séance se déroulera comme vous avez pu en prendre connaissance dans la lettre de convocation.
(Exposer ici l'ordre du jour, les différents points qui seront abordés.)
Enfin, nous terminerons notre réunion par un buffet.
Si personne n'a rien à ajouter en préambule, je vous propose de commencer immédiatement.
Conseil : Au cours de l'assemblée générale, laissez les différentes parties exposer leur opinion, tout en restant
maître du débat, tout en "recadrant", au besoin, les intervenants.
177
EBP Mon Association 2010 Aide
Le bureau
Convocation du bureau
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Cher adhérent (Chère adhérente),
La prochaine réunion du bureau de notre association se réunira:
Le (date), à (heures), à (lieu de réunion)
Les délibérations porteront sur l'ordre du jour suivant :
1- Actualité des projets en cours...
Etc...
Nous nous permettons d'insister sur l'importance qu'il y a à assister en personne à cette réunion indispensable
au bon fonctionnement de notre groupement.
A cette fin, nous vous rappelons qu'aux termes de l'article (indiquer le numéro) des statuts (et/ou règlement
intérieur) de notre association, seuls les membres présents le jour de la réunion peuvent voter.
Pour le cas ou vous ne pourriez pas participer à cette réunion, vous pouvez vous y faire représenter (préciser
les personnes autorisées à représenter les membres).
A cet effet, une formule de pouvoir est jointe à la présente (préciser si la formule doit être déposée au siège de
l'association ou si elle doit être remise lors de l'assemblée générale).
(Certains statuts ou règlements intérieurs prévoient l'envoi de documents annexés à la convocation, si tel est le
cas, il convient d'indiquer: (Conformément à l'article (indiquer le numéro) de nos statuts et/ou de notre
règlement intérieur, veuillez trouver ci-joint, les documents suivants:...)).
Dans l'attente, veuillez agréer, Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
Le Président (ou toute personne habilitée).
178
Modèles types
Procès verbal de la réunion du bureau
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Le (indiquer la date), à (indiquer l'heure), les membres du bureau l'association (indiquer le nom de
l'association) se sont réunis à (indiquer le lieu de réunion), sur convocation (préciser le mode de convocation),
conformément à (aux) article(s) (indiquer le numéro) des statuts (et/ou du règlement intérieur).
(Si une feuille de présence a été établie, il convient d'indiquer: (Une feuille de présence, annexée au procèsverbal, a été établie et dûment signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que
mandataire)).
La réunion est présidée par Monsieur (Madame), (indiquer le nom et prénom), Président de séance, assisté par
Monsieur (Madame) (indiquer le nom et prénom), secrétaire de séance.
(Si un quorum est prévu par les statuts, il convient d'indiquer: (Plus de (indiquer les modalités du quorum) des
membres étant présents ou représentés, tel que prévu par l'article (indiquer le numéro) des statuts, le bureau
peut valablement délibérer).
Sont déposés sur le bureau et mis à la disposition des membres, les documents suivants: (indiquer la liste des
documents).
Le Président fait remarquer que l'ensemble des documents a été adressé à chacun des membres dans le cadre
des convocations (ou déposé au siège de l'association, le (indiquer la date).
Le Président rappelle l'ordre du jour dont le contenu suit: (reporter l'ordre du jour).
Lecture est faite des différents rapports (préciser leur nature: financier, moral).
Les discussions et débats étant clos et personne ne demandant la parole, le Président met aux voix, les
résolutions suivantes:
1ère résolution - Actualité des projets en cours...
Le bureau adopte cette résolution à (préciser le degré de majorité obtenu: unanimité, majorité absolue...)
(Préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
Etc...
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à (heure).
Le Président
(Signature)
179
EBP Mon Association 2010 Aide
Délégation de pouvoirs
Fait à............. le..............
Je soussigné, M............. agissant en qualité de...............
(président/secrétaire/trésorier ...)
donne par la présente pour une durée de ............ tous pouvoirs sans exception ni
réserve à M............... afin d'agir en toutes circonstances en mes lieux et place dans la
limite des pouvoirs qui m'ont été donnés lors de ma nomination, conformément aux
statuts.
Ce pouvoir lui permettra d'effectuer toutes les démarches et formalités utiles à
l'association, donner toutes signatures nécessaires, encaisser toutes sommes et effectuer
tous paiements.
(bon pour pouvoir et signature)
(bon pour acceptation de pouvoir et signature)
180
Modèles types
La communication
Annonce de manifestation aux membres
Association
Adresse
Téléphone
A (lieu), le (date)
Monsieur (Madame, Cher adhérent, Cher ami),
Comme vous le savez certainement, notre association organise sa fête annuelle le ...... (date) à ...... (lieu).
Cette fête sera l'occasion de réunir l'ensemble des membres de notre association et de présenter les grandes
orientations pour le futur.
Notre association ..... présenter l'association, ses réalisations, etc.
Nous comptons sur votre présence, et vous remercions par avance.
Dans l'attente de vous revoir, je vous prie d'agréer, Monsieur (Madame) l'expression de ma considération
distinguée.
Le Président
(Signature)
181
EBP Mon Association 2010 Aide
Déclaration préalable d'appel à la générosité publique
Association
Adresse
Téléphone
A (lieu), le (date)
Monsieur le Préfet,
Notre association ........., sise à........., ayant pour objet..................., et représentée par................, envisage
de faire appel à la générosité publique dans le cadre d'une (ou plusieurs) campagne(s) menée(s) à l'échelon
national, sur la voie publique (ou par l'utilisation de moyens de communication, préciser).
Aussi, veuillez trouver ci-après une déclaration préalable d'appel à la générosité publique dans le cadre d'une
campagne menée à l'échelon national.
Nous nous proposons d'organiser au cours de l'année.... les campagnes suivantes :
.................................
(faire une description des campagnes envisagées au cours de l'année et préciser à quelles dates).
Nos objectifs dans le cadre de cette campagne (ou de ces campagnes) sont :
..............................................
Restant à votre disposition pour toute information complémentaire, nous vous prions de recevoir, Monsieur le
Préfet, l'assurance de nos sentiments distingués.
Le Président
(Signature)
L'association doit établir un compte d'emploi annuel des ressources collectées, dont les modalités
de présentation sont fixées comme suit :
Liste des rubriques devant obligatoirement figurer au compte d'emploi des ressources collectées auprès du
public (loi du 7 août 1991, article 4) :
Ressources :
- Dons manuels (espèces, chèques, virements) ;
- Legs, autres libéralités (comptabilisés à la valeur portée dans l'acte de libéralité) ;
- Produits de la vente des dons en nature ;- Produits financiers ;
- Autres produits liés à l'appel à la générosité publique ;
- Report des ressources non utilisées des campagnes antérieures ;
Emplois :
- Dépenses opérationnelles ou missions sociales ;
- Ventilation par type d'action ou par pays ;
- Ventilation entre achats de biens et services, distribution directe de secours et subventions ;
- Coûts directs d'appel à la générosité publique (publicité, publication, frais postaux), y compris les frais de
traitement des dons ;
- Frais de fonctionnement de l'organisme, y compris les frais financiers :
Ressources restant à affecter : ............................................
Annexes : compléments d'informations destinés à éclairer le compte d'emploi :
1. Note présentant les modalités de répartition du financement des emplois entre les ressources collectées
auprès du public et les autres produits de l'organisme, ou présentation du compte d'emploi intégré dans la
totalité des ressources et des emplois de l'organisme.
Pour les organismes qui sont soumis à des obligations comptables, les différentes rubriques des emplois et des
ressources devront être renseignées selon les rubriques de leur plan comptable.
182
Modèles types
2. Nature et quantité des ressources en nature de l'organisme.
3. Etat des effectifs bénévoles s'il y a appel public au bénévolat.
4. Indication sur la valeur des immobilisations, des stocks de produits à distribuer, et des titres de placement.
Les informations présentées ont été établies sur la base des documents comptables de l'organisme.
Le Président
(Signature)
Le Trésorier
(Signature)
Le Commissaire aux comptes (éventuellement)
(Signature)
183
EBP Mon Association 2010 Aide
Lettre d'invitation destinée à un journaliste
Association
Adresse
Téléphone
A (lieu), le (date)
Monsieur (Madame),
C'est avec plaisir que je vous adresse cette invitation pour notre journée portes ouvertes qui se déroulera le
........ (date) à ........ (lieu). Veuillez trouver ci-joint, votre carton d'invitation personnel, ainsi qu'une plaquette
de notre association qui présente le détail de nos activités annuelles, et quelques-unes de nos manifestations
plus ponctuelles.
A l'occasion de cette journée portes ouvertes, vous aurez l'occasion de rencontrer nos représentants et nombre
de nos adhérents, et vous pourrez participer aux débats et activités prévues : .................
Si, du fait de vos obligations professionnelles ou personnelles, cette date ne vous convenait pas, vous êtes
invité à venir nous rencontrer le jour qui vous conviendra : nous serons toujours disposés à vous accueillir et à
vous présenter notre association et ses représentants.
Dans l'attente de vous rencontrer, je vous prie d'agréer, Monsieur (Madame), l'expression de ma considération
distinguée.
Note : Il est préférable que la lettre soit personnalisée et qu'elle comporte le nom d'un journaliste, d'un chef de
rubrique, ou du rédacteur en chef.
Le Président (Signature)
184
Modèles types
Lettre de parrainage pour l'adhésion d'un nouveau membre
Nom Prénom (du parrain)
Adresse
A (lieu), le (date)
Madame, Monsieur,
Comme vous le savez, (nom de la manifestation) constituent les rendez-vous incontournables des amateurs de
ce sport, quel que soit leur niveau. C'est aussi une occasion unique de visibilité pour les marques associées à ce
sport ou visant certains des publics habituels de cette manifestation.
Notre groupe .. (équipe ... association) (préciser le nom de votre organisme) est déjà présente depuis .. sur
différentes compétitions et événements liés à (nom du sport), tant ou plan du loisir et de la compétition.
(Citer les références.)
Des marques célèbres nous ont déjà fait confiance, et nous sommes en contact avec .... (être en contact, cela
peut vouloir dire simplement avoir écrit, puis téléphoné, puis obtenu un Rendez-vous. Si vous avez fait ça,
toute personne pourra vérifier que c'est vrai).
Nous assurons la visibilité de ces marques sur les supports suivants (citer les supports les plus habituels), mais
nous leur garantissons aussi leur présence pour des opérations susceptibles de les distinguer des autres
annonceurs.
Exemple: prix du meilleur site web sur ce sport.
Vous trouverez ci-joint un descriptif de nos besoins. Tous les postes de dépenses sont chiffrés, mais nous
laissons l'initiative à nos annonceurs du choix du mode de soutien (soutien financier ou en nature). Si
d'aventure nous avions omis un facteur de visibilité important pour votre marque, et qui serait susceptible
d'inspirer une décision favorable, nous sommes disposés à revoir notre projet dans ce sens.
Nous souhaiterions donc rencontrer la personne en charge, au sein de votre entreprise, du soutien à ce type de
projets, et vous prions de croire, Madame, Monsieur, en l'assurance de notre considération distinguée.
Nom (Signature)
185
EBP Mon Association 2010 Aide
Réponse à une demande d'information
Association
Adresse
Téléphone
A (lieu), le (date)
Monsieur (Madame),
En réponse à votre requête, je vous adresse un document de présentation de notre association et de l'ensemble
de ses activités, ainsi qu'un petit historique, depuis sa création jusqu'à aujourd'hui. Tous les détails pratiques
concernant les modalités d'adhésion figurent au dos de notre plaquette.
Je tiens à préciser qu'il s'agit d'une association sans but lucratif dont l'objet est ... (à développer).
J'espère avoir, par la présente, bien répondu à votre attente, et que nous aurons le plaisir de vous compter
parmi nous prochainement. N'hésitez pas à nous re-contacter pour de plus amples renseignements.
Dans l'attente de vous rencontrer, je vous prie d'agréer, Monsieur (Madame), l'expression de ma considération
distinguée.
Le Président
(Signature)
186
Modèles types
Le conseil d'administration
Convocation du Conseil d'administration
Association
Adresse
Téléphone
A (localité), Le (date)
Cher adhérent, (chère adhérente),
La prochaine réunion du conseil d'administration de notre association se réunira :
Le (date), à (heure), à (lieu de réunion)
Les délibérations porteront sur l'ordre du jour suivant :
1. Actualité des projets en cours...
Etc...
Nous nous permettons d'insister sur l'importance qu'il y a à assister en personne à cette réunion indispensable
au bon fonctionnement de notre groupement.
A cette fin, nous vous rappelons qu'aux termes de l'article (indiquer le numéro) des statuts (et/ou règlement
intérieur) de notre association, seuls les membres présents le jour de la réunion peuvent voter.
Pour le cas ou vous ne pourriez pas participer à cette réunion, vous pouvez vous y faire représenter (préciser
les personnes autorisées à représenter les membres).
A cet effet, une formule de pouvoir est jointe à la présente (préciser si la formule doit être déposée au siège de
l'association ou si elle doit être remise lors de l'assemblée générale).
(Certains statuts ou règlements intérieurs prévoient l'envoi de documents annexés à la convocation, si tel est le
cas, il convient d'indiquer: (Conformément à l'article (indiquer le numéro) de nos statuts et/ou de notre
règlement intérieur, veuillez trouver ci-joint, les documents suivants:...)).
Dans l'attente, veuillez agréer, Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
Le Président
(ou la personne habilitée).
187
EBP Mon Association 2010 Aide
Procès verbal de la réunion du Conseil d'administration
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Le (indiquer la date), à (indiquer l'heure), les membres du conseil d'administration de l'association (indiquer le
nom de l'association) se sont réunis à (indiquer le lieu de la réunion), sur convocation (préciser le mode de
convocation), conformément à (aux) article(s) (indiquer le numéro) des statuts (et/ou du règlement intérieur).
(Si une feuille de présence a été établie, il convient d'indiquer: (une feuille de présence, annexée au procèsverbal, a été établie et dûment signée par les membres présents en leur nom propre ou en tant que
mandataire)).
La réunion est présidée par Monsieur (Madame) (indiquer les noms et prénoms), Président de séance, assisté
par Monsieur (Madame) (indiquer les noms et prénoms), secrétaire de séance.
(Si un quorum est prévu par les statuts, il convient d'indiquer: (plus de (indiquer les modalités du quorum) des
membres étant présents ou représentés, tel que prévu par l'article (indiquer le numéro) des statuts, le bureau
peut valablement délibérer).
Sont déposés sur le bureau et mis à la disposition des membres, les documents suivant: (indiquer la liste des
documents).
Le Président fait remarquer que l'ensemble des documents a été adressé à chacun des membres dans le cadre
des convocations (ou déposé au siège de l'association, le (indiquer le)).
Le Président rappelle l'ordre du jour dont le contenu suit: (reporter l'ordre du jour).
Lecture est faite des différents rapports (préciser leur nature: financier, moral).
Les discussions et débats étant clos et personne ne demandant la parole, le Président met aux voix, les
résolutions suivantes :
1ère résolution - Actualité des projets en cours...
Le bureau adopte cette résolution à (préciser le degré de majorité obtenu: unanimité, majorité absolue...)
(préciser le nombre de voix "pour", "contre" et les abstentions).
Etc...
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à (indiquer l'heure).
Le Président (Signature)
188
Le Secrétaire (Signature)
Modèles types
Feuille d'émargement
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Assemblée Générale (ordinaire, annuelle, extraordinaire) du (date)ou réunion du conseil d'administration, du
bureau.
Nom et prénom du membre / Nom et prénom du mandataire / Signature
Nom et prénom du membre / Nom et prénom du mandataire / Signature
Nom et prénom du membre / Nom et prénom du mandataire / Signature
Nombre total de membres présents ou représentés à la réunion : ------------------------
Le Président
(Signature)
189
EBP Mon Association 2010 Aide
Les membres
Demande d'adhésion
(indiquer les noms et prénoms du demandeur)
(indiquer l'adresse du demandeur)
(indiquer la dénomination de l'association)
A (Localité), le (Date)
Monsieur (Madame) le Président,
L'objet et l'activité de votre groupement ayant retenu toute notre attention, je souhaite en devenir membre.
A cette fin, un exemplaire des statuts et du règlement intérieur (s'il en existe un) m'ont été remis.
Je déclare accepter les règles de fonctionnement, notamment les obligations incombant aux membres, et
m'engage à les respecter.
Par ailleurs, je vous prie de bien vouloir trouver, ci-joint, la somme de (indiquer le montant) en règlement de
ma cotisation au titre de l'année en cours.
Dans cette attente, veuillez agréer, Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
(Signature du candidat).
190
Modèles types
Acceptation d'adhésion
Association
Adresse
Téléphone
A (localité), le (date)
Monsieur (Madame),
En réponse à votre demande d'adhésion du (indiquer la date), j'ai le plaisir de vous informer que vous
remplissez pleinement les conditions exigées par nos statuts (si existe un règlement intérieur: (et/ou notre
règlement intérieur)) afin de pouvoir devenir membre de notre groupement.
(Préciser le cas échéant les conditions requises par les dispositions statuaires ou du règlement intérieur,
notamment l'agrément d'un organe collégial, le parrainage...).
Aussi, à compter de ce jour, vous comptez parmi les membres de l'association (dénomination).
Vous souhaitant la bienvenue au sein de notre groupement, nous vous prions de recevoir l'expression de nos
sentiments distingués.
Le Président (ou toute personne habilitée).
(Signature)
191
EBP Mon Association 2010 Aide
Bulletin d'adhésion
Association
Adresse
Téléphone
M. (Nom, Prénom) : ...............................................
Adresse :
...............................................
...............................................
...............................................
...............................................
Date d'adhésion : ......................................................
Montant de l'adhésion : ..............................................
Durée de l'adhésion : ................................................
L'adhésion implique le respect des statuts et du règlement intérieur, à la disposition de l'adhérent au siège de
l'association.
Signature du président
192
Signature de l'adhérent
Modèles types
Carte d'adhérent
Recto
Association ..........
Siège : ..................
Le ....
Nom :
Prénom :
Le Président
(Signature)
Timbres de cotisation ou signature du Président
(avec la date de l'année de cotisation et éventuellement un cachet)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Verso
Date de naissance : ....
Profession : .............
Signature du titulaire ....
Membre (actif, bénévole, etc.)
Adresse : ......................
Nouvelle adresse : ............
193
EBP Mon Association 2010 Aide
Refus d'une demande d'adhésion
Association
Adresse
Téléphone
A
(Localité),
(date)
le
Monsieur (Madame),
En réponse à votre demande d'adhésion du (indiquer la date) et malgré tout l'intérêt que vous semblez porter à
notre groupement, nous sommes au regret de vous annoncer que votre demande d'adhésion ne remplie pas les
conditions requises par nos statuts (s'il existe un règlement intérieur, indiquer (et/ou règlement intérieur)).
(Préciser les conditions qui étaient requises, et le cas échéant la procédure suivie).
Dans ces conditions, nous ne pouvons répondre favorablement à votre demande d'adhésion.
Veuillez agréer, Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
Le Président (ou toute personne habilitée).
(Signature)
194
Modèles types
Réponses à une lettre de démission normale
Association
Adresse
Téléphone
A (localité), le (date)
Monsieur (Madame),
Nous avons bien reçu votre courrier en date du (date) par lequel vous m'informez de votre intention de
démissionner de notre association, à compter du (date).
Respectant les motifs de votre décision, nous en regrettons le choix.
Vous remerciant de la précieuse contribution que vous avez apportée à notre association, tous nos souhaits de
réussite pour l'avenir vous accompagnent.
Veuillez agréer, Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
LETTRE RECOMMANDEE AVEC ACCUSE DE RECEPTION.
(Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir des modalités particulières avant de rendre toute
démission effective, notamment un préavis à respecter).
Le Président
(Signature)
195
EBP Mon Association 2010 Aide
Réponses à une lettre de démission si le membre n'est pas à jour de sa
cotisation
Association
Adresse
Téléphone
A (localité), le (date)
Monsieur (Madame),
Nous avons bien reçu votre courrier en date du (date) par lequel vous m'informez de votre intention de
démissionner de notre association à compter du (date).
Néanmoins, je vous rappelle que vous restez redevable de la somme de (indiquer le montant) franc
correspondant à votre cotisation de l'année en cours, cela malgré l'appel de cotisation effectué par notre
trésorier en date du (préciser la date).
(Dans l'hypothèse où l'association est à durée indéterminée, il est opportun de rappeler les disposition de
l'article 4 de la loi du 1er juillet 1901 qui disposent :
"tout adhérent d'une association qui n'est pas formée pour le temps déterminé, peut s'en retirer en tout temps,
après paiement des cotisations échues et de l'année en cours, nonobstant toute clause contraire";
Dans l'hypothèse où l'association est à durée déterminée, il est opportun de rappeler le passage des statuts
imposant aux sociétaires d'être à jour de leur cotisation").
Votre démission ne sera effective qu'après réception de votre règlement.
Dans l'attente, veuillez agréer Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
LETTRE RECOMMANDEE AVEC ACCUSE DE RECEPTION.
(Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir des modalités particulières avant de rendre toute
démission effective, notamment un préavis à respecter).
Le Président
(Signature)
196
Modèles types
Lettre informant de la procédure d'exclusion
Association
Adresse
Téléphone
A (lieu), le (Date)
Monsieur (Madame),
Au vu des événements qui se sont déroulés (préciser l'ensemble des faits reprochés à la personne), le (date),
(indiquer l'organe habilité à prononcer une exclusion) se réunira le (date), à (lieu), dans le but d'examiner une
éventuelle exclusion.
Conformément à l'article (indiquer le numéro) de nos statuts (ou du règlement intérieur), vous serez invité à
fournir toute explication sur les faits qui vous sont reprochés.
Nous vous précisons que vous avez la possibilité de vous faire assister par une personne de votre choix.
Aussi, nous vous invitons à vous y présenter afin de nous faire part de vos observations et remarques.
Vous pourrez également vous faire assister de la personne de votre choix.
Veuillez agréer Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
LETTRE RECOMMANDEE AVEC ACCUSE DE RECEPTION.
Le Président
(Signature)
197
EBP Mon Association 2010 Aide
Lettre d'exclusion
Association
Adresse
Téléphone
A (lieu), le (date)
Monsieur (Madame),
Le (préciser l'organe habilité à prononcer l'exclusion) chargé d'examiner une éventuelle exclusion à votre
encontre s'est réuni (date).
Au cours de cette réunion, vous avez pu exposer l'intégralité des observations et remarques au sujet de la
procédure d'exclusion dont vous faites actuellement l'objet.
Au vu de ces éléments d'explications, ledit (préciser l'organe habilité à prononcer l'exclusion) a décidé de
procéder à votre exclusion.
(Si les statuts ou le règlement intérieur prévoient la possibilité d'un recours de cette décision, indiquer la
procédure envisagée par ces dispositions).
Veuillez agréer, Monsieur (Madame), l'expression de nos sentiments distingués.
LETTRE RECOMMANDEE AVEC ACCUSE DE RECEPTION.
Le Président
(Signature)
198
Modèles types
Lettre de parrainage pour l'adhésion d'un nouvel adhérent
Nom Prénom (du parrain)
Adresse
A (lieu), le (date)
Monsieur le président,
J'ai eu l'occasion, à plusieurs reprises, de vous signaler les mérites et les qualités humaines de M.....
M...... a en effet accompli une partie importante de sa carrière dans ....., milieu où ses compétences lui ont valu
diverses distinctions, et où il conserve de nombreuses amitiés et relations.
Il m'a fait part, encore récemment, des disponibilités nouvelles que lui laissait son actuelle situation, et de son
désir de les employer au service de notre association.
Je souhaite vivement qu'il puisse être des nôtres et c'est très volontiers que je parrainerais sa candidature, que
j'aimerais voir mise à l'ordre du jour de notre prochain assemblée générale (du conseil d'administration ou du
bureau, voir les statuts de votre association ...).
Croyez, Monsieur le président, en l'assurance de mes sincères salutations.
Nom
(Signature)
199
EBP Mon Association 2010 Aide
Les ressources
Appel de Cotisation
Association
Adresse
Tél.
A (localité), le (date)
Cher adhérent, cher ami,
Une nouvelle année commence, riche en activités et en projets.
Comme vous le savez, lors de notre dernière assemblée le montant de la cotisation a été voté. Elle ne sera pas
augmentée (ou elle sera augmentée), la cotisation s'élève donc pour cette année (année) à (montant) €.
Nous vous remercions de bien vouloir nous faire parvenir votre règlement de cotisation à l'adresse suivante :
..........................
..........................
Dans l'attente de vous revoir, je vous prie d'agréer, cher ami, l'expression de ma considération distinguée.
Le Président
(Signature)
200
Modèles types
Appel à cotisation
Association
Adresse
Tél.
A (localité), le (date)
Monsieur (Madame),
Pour le bon déroulement des activités de notre association, nous vous demandons, à l'occasion du
renouvellement annuel de votre adhésion, le règlement d'une cotisation.
Le montant de cette cotisation, pour cette année (Préciser l'année)........, a été fixé à ......... euros.
Aux termes de l'article ........... de nos statuts, la cotisation devra être payée avant le ........... auprès du
trésorier de notre association.
Dans cette attente, nous vous prions d'agréer, Monsieur (Madame), l'expression de notre considération
distinguée.
Le Président
(Signature)
201
EBP Mon Association 2010 Aide
Demande de subvention
Association
Adresse
Tél.
A (localité), le (date)
Monsieur (Madame) le maire,
Notre association a été créée le ................. (date de création).
Elle a pour objet ...................... (descriptif succinct).
et pour activité(s) ...................... ((descriptif succinct).
Elle est composée de ...................... (nombre) membres, ...................... (nombre) bénévoles et
...................... (nombre) salariés.
Nous souhaiterions obtenir une subvention pour ...................... (nature et utilisation de la subvention).
Vous trouverez ci-joint les différents documents concernant notre association et l'objet de notre demande.
Dans l'attente d'une réponse, nous vous prions d'agréer, Monsieur (Madame) le maire, l'assurance de notre
considération distinguée.
Le Président
(Signature)
...................... ...................... ...................... ...................... ......................
Pièces jointes :
- Copies de déclaration au JO et des statuts ;
- Liste des responsables de l'association (membres du bureau) ;
- Comptes financiers du dernier exercice, budget de l'année en cours et budget prévisionnel ;
- Compte rendu d'activité de l'année précédente ;
- Argumentaire de la demande de subvention présentant notamment les publics ciblés, les finalités et en quoi
l'activité de l'association constitue une réponse au préoccupations de la collectivité publique ;
- Budget séparé de l'activité précise pour laquelle la subvention est demandée.
202
Modèles types
Lettre d'augmentation de la cotisation
Association
Adresse
Tél.
A (localité), le (date)
Monsieur (Madame),
Au cours de sa séance du ......, le bureau (ou l'organe compétent pour décider valablement d'une augmentation
des cotisations) a décidé de porter le montant de la cotisation pour l'année .... à ....
Je suis certain que vous comprendrez l'importance d'une telle décision pour le développement de notre activité.
Aux termes de l'article .... de nos statuts, la cotisation devra être payée avant le .... auprès du trésorier de
notre association.
Dans l'attente, je vous prie d'agréer, Monsieur (Madame), l'expression de ma considération distinguée.
Le Président
(Signature)
203
EBP Mon Association 2010 Aide
Lettre de rappel de cotisation
Association
Adresse
Tél.
A (localité), le (date)
Monsieur (ou Madame),
Je vous rappelle que le montant de la cotisation pour l'année est fixé à ....
Sauf erreur de ma part, il semble que vous ne nous ayez pas réglé votre cotisation pour l'année en cours, dont
la date d'échéance était fixée au ....
Il est inutile d'insister sur l'importance des cotisations pour une association telle que la nôtre.
Certain qu'il s'agit d'un simple oubli, je vous prie d'agréer, Monsieur (ou Madame), l'expression de ma
considération distinguée.
Note : Selon ce qui est prévu dans les statuts ou dans le règlement intérieur, il peut s'agir d'une lettre
recommandée avec accusé de réception.
Le Président
(Signature)
204
Modèles types
Les documents pour modifier l'association
Convocation à l'Assemblée Générale
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Cher M..................(ou Madame, Monsieur, Cher sociétaire....)
Nous avons le plaisir de vous informer que la prochaine assemblée générale ordinaire de notre association se
tiendra le ..., à...
A cet effet, nous délibérerons sur l'ordre du jour suivant :
- Rapport moral et financier du Président ;
- Rapport du commissaire aux comptes (si celui-ci a été nommé) ;
- Approbation du budget ;
- Renouvellement des mandats (d'un membre du conseil d'administration, d'un administrateur, etc.) ;
- Election de M...comme nouvel administrateur
- etc............
Nous vous rappelons que, conformément à l'article ....... des statuts de notre association et l'article (ou les
articles) ...... du règlement intérieur, un quorum de ...... doit être atteint pour que les délibérations soient
valables.
Compte tenu de l'importance de l'assemblée générale, il est souhaitable que vous soyez présent. Mais, en cas
d'impossibilité, nous vous rappelons que le vote par procuration est possible conformément à l'article ..... de
nos statuts (le cas échéant). Aussi, si vous ne pouvez pas assister à l'assemblée générale ordinaire, nous vous
proposons ci-joint une formule de vote par procuration. Vous serez ainsi représenté par le membre de votre
choix. Nous vous rappelons que seuls les membres à jour de cotisation peuvent participer à l'assemblée
générale ordinaire en vertu de l'article .... du règlement intérieur.
Dans l'attente, nous vous prions d'agréer (reprendre la formule utilisée en début de courrier) l'expression de
notre considération distinguée.
Note : Joindre tous les documents utiles lors de l'assemblée (rapports, liste des membres, etc.) ainsi que l'ordre
du jour et le pouvoir.
Le Président (ou le secrétaire)
205
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Procès verbal de l'Assemblée Générale
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Le (date), à (heure), les membres de l'association ............ se sont réunis au siège social (ou ailleurs) en
assemblée générale ordinaire sur convocation du Président (ou de toute autre personne habilitée à convoquer
l'assemblée).
Il a été établi une feuille d'émargement, annexée au procès-verbal, et signée par les membres présents en leur
nom propre ou en tant que mandataire.
L'assemblée est présidée par M..........., en qualité de Président de l'association.
Il est assisté par un secrétaire de séance, M......, en tant que secrétaire de l'association.
M........, commissaire aux comptes de l'association, régulièrement convoqué, est présent (ou absent).
M...........et M..........sont désignés comme scrutateurs, ce qu'ils acceptent.
(Il est possible que d'autres personnes assistent à l'assemblée, les nommer).
Plus de ....... (la moitié, les ¾, .....) des membres étant présents ou représentés, tel qu'il est prévu par l'article
...... des statuts, l'assemblée peut valablement délibérer.
L'ordre du jour est rappelé par le Président :
1) Rapport moral et financier
2) Approbation du budget
3) Renouvellement des mandats de membres du conseil d'administration
4) Désignation des commissaires aux comptes
5) ...
Le Président fait remarquer que l'ensemble des documents a été adressé à chacun des membres dans le cadre
des convocations (ou a été déposé au siège de l'association le ......). Il est fait lecture des différents rapports
....... (financier, moral, etc.). Lors du débat qui a suivi, il a été fait remarquer les éléments suivants :
................
Après débat entre les membres (préciser ce qu'il a été dit), le président de séance met aux voix les points
suivants conformément à l'ordre du jour :
1) L'assemblée générale adopte la délibération à la majorité de ..... voix (ou à l'unanimité).
2) Approbation du budget
Cette résolution est adoptée à l'unanimité (ou la majorité de .... / est rejetée par ... voix contre ...)
3) Renouvellement des mandats de membres du conseil d'administration
L'assemblée renouvelle MM. (noms et prénoms ) en qualité de membres du conseil d'administration.
Ceux-ci exercent leur fonction conformément aux statuts pour une durée de ....
Cette résolution est adoptée à l'unanimité (ou la majorité de ...).
206
Modèles types
4) Désignation des commissaires aux comptes
MM. (noms et prénoms) sont désignés comme commissaires aux comptes de l'association.
Cette résolution est adoptée à l'unanimité (ou à la majorité de ...)
5) ...
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ...
Le Président (Nom et Signature)
207
EBP Mon Association 2010 Aide
Déclaration de modification du bureau
Association
Adresse
Téléphone
A
(localité),
(date)
Le
Monsieur le Préfet (ou sous-Préfet),
Nous avons l'honneur de vous faire connaître, conformément aux dispositions de l'article 5 de la loi du 1er
juillet 1901 et de l'article 3 de son décret d'application du 16 août 1901, que lors de la séance du conseil
d'administration (ou de son assemblée générale) en date du ...., l'association ...., dont le siège est situé à ....
et qui a été déclarée le ..., a procédé au renouvellement du bureau, composé désormais comme suit :
M .... prénoms ...., de nationalité ...., domicilié à ....,exerçant la profession de ...., président sortant /réélu ;
M .... prénoms ...., de nationalité ...., domicilié à ....,exerçant la profession de ...., secrétaire entrant/élu ;
M .... prénoms ...., de nationalité ...., domicilié à ....,exerçant la profession de ...., trésorier sortant /réélu.
Nous vous demandons de bien vouloir nous délivrer récépissé de la présente déclaration.
Nous vous prions de recevoir, Monsieur le Préfet, l'assurance de nos sentiments distingués.
Le Président
(Nom et Signature)
208
Le Secrétaire Sortant
(Nom et Signature)
Le Secrétaire entrant
(Nom et Signature)
Modèles types
Déclaration de modification des statuts
Association
Adresse
Téléphone
Numéro de dossier (préciser le numéro qui figure sur le récépissé de la déclaration initiale)
A
(localité),
(date)
Le
Monsieur (Madame) le Préfet (ou sous-préfet),
Par la présente, nous avons l’honneur, conformément aux dispositions de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901,
de déclarer les modifications apportées par l’assemblée générale du (préciser la date) aux statuts annexés à la
déclaration de notre association en date du (préciser la date).
Nous vous joignons deux exemplaires, dûment signés et approuvés par nos soins, du texte de ces
modifications.
Nous vous remercions de bien vouloir nous délivrer récépissé de la présente déclaration.
Dans cette attente, nous vous prions de croire, Monsieur (Madame) le Préfet, en l’assurance de nos sentiments
respectueusement dévoués.
Le président
(Nom et signature)
Le secrétaire
(Nom et signature)
209
EBP Mon Association 2010 Aide
Déclaration de transfert du siège social
Association
Adresse
Téléphone
Numéro de dossier (préciser le numéro qui figure sur le récépissé de la déclaration initiale)
A
(localité),
(date)
Le
Monsieur (Madame) le Préfet,
Par la présente, nous avons l’honneur de vous faire connaître, conformément aux dispositions de l’article 5 de
la loi du 1er juillet 1901 et de l’article 3 de son décret d’application du 16 juillet 1901, que :
Lors de la séance du conseil d’administration (ou de l’assemblée générale) de l’association (préciser la
dénomination de l’association), qui s’est tenue le (préciser la date), à (préciser l’heure), et dont le siège est à
(préciser le siège de l’association), il a été décidé du transfert de son siège social au
(Préciser l’adresse du nouveau siège social)
En conséquence de quoi, les statuts ont été modifiés lors d’une assemblée générale du (préciser la date de
l’assemblée).
Nous vous joignons deux exemplaires, dûment signés et approuvés par nos soins, des statuts modifiés.
Nous vous remercions de bien vouloir nous délivrer récépissé de la présente déclaration.
Dans cette attente, nous vous prions de croire, Monsieur (Madame le Préfet, en l’assurance de nos sentiments
respectueusement dévoués.
Le président
(Nom et signature)
210
Le Secrétaire
(Nom et signature)
Modèles types
Divers
Déclaration d'ouverture de débit de boissons temporaire
Association :
Adresse :
Tél :
A (Localité), le (Date)
Monsieur,
Par la présente, nous vous informons de notre intention d'ouvrir un débit de boisson temporaire
lors&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;. (préciser la manifestation), le &ldots;&ldots; (date) à &ldots;&ldots; (lieu),
de &ldots; à &ldots; (préciser les heures d'ouverture et de fermeture, pour chaque jour s'il y a lieu).
Seront servies les boissons suivantes :
&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldot
s;&ldots;&ldots;&ldots;
Dans la quantité de :
&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldot
s;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;
Vous trouverez ci-joint une copie (certifiée conforme) de l'autorisation d'ouverture d'un débit de boissons
accordée par Monsieur le Maire.
Dans l'attente d'obtenir un double de la présente déclaration, nous vous prions d'agréer, Monsieur, l'expression
de notre considération distinguée.
Le Président (ou tout autre signataire autorisé à rédiger ce type de courrier)
Signature.
211
EBP Mon Association 2010 Aide
Demande d'ouverture temporaire d'un débit de boissons
Association :
Adresse :
Tél :
A (Localité),
le (Date)
Monsieur le Maire,
Je soussigné &ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;(nom, prénom), agissant au nom de l'association
&ldots;&ldots;&ldots;&ldots; ( nom), en qualité de&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;.(fonction), ai l'honneur
de solliciter l'autorisation d'ouvrir un débit de boissons temporaire de&ldots;&ldots;&ldots; (1er ou 2ème )
catégorie, conformément à l'article L. 48 du Code des débits de boissons.
La manifestation aura lieu à&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;(lieu), du&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;(date de
début la manifestation) &ldots; heure, au&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;(date de fin de la manifestation) &ldots;
heure, à l'occasion de &ldots;&ldots;&ldots; (indiqué le motif de la manifestation).
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie de recevoir, Monsieur le Maire, l'assurance de mes sentiments
distingués.
Le Président (ou toute autre personne habilitée à faire la demande)
Signature.
212
Modèles types
Fiche de remboursement de frais
Nom : ................................... Date de remise : __/__/__
Lieu : .................................... Date du déplacement : du __/__/__ au __/__/__
Motif : ..................
Moyen de transport utilisé :
Véhicule personnel :
Nombre de km parcourus : ...........km Forfait km : 0,26 €
Total dû :............................................ Nombre km x forfait km =.............................€
Frais d’autoroute : ............................€ Frais de parking : .......................................€
Véhicule de location :
Coût location :..............................€
Frais d’autoroute :.........................€
Carburant :.................................................€
Frais de parking :........................................€
Transports en commun :
SNCF :.........................................€
Bus/Métro :..................................€
Avion :.......................................................€
Taxi :.........................................................€
(1) Total frais de transport : ..........€
Frais d’hébergement :
Repas : nombre de repas :...................
Hôtel : nombre de nuits :......................
Montant :...................................€
Montant :...................................€
(2) Total frais d’hébergement : &ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots; €
Frais divers :
Nature : &ldots;&ldots;&ldots;&ldots; Montant : &ldots;&ldots;&ldots; €
Nature : &ldots;&ldots;&ldots;&ldots; Montant : &ldots;&ldots;&ldots; €
Nature : &ldots;&ldots;&ldots;&ldots; Montant : &ldots;&ldots;&ldots; €
(3) Total frais divers : &ldots;&ldots;&ldots;&ldots; €
Total du remboursement (1) + (2) + (3) : &ldots;&ldots;&ldots; €
Liste des justificatifs
(Inscrire un numéro d’ordre sur chaque justificatif et le reporter dans le tableau ci-dessous en
créant autant de lignes que de justificatifs. Si la personne a utilisé son véhicule personnel, lui
demander une photocopie de sa carte grise et une attestation du nombre de kilomètres parcourus
précisant les lieux de départ et d’arrivée, que vous joindrez aux justificatifs.)
N° &ldots;&ldots; Intitulé :
&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldot
s; Montant : &ldots;&ldots;&ldots; €
N° &ldots;&ldots; Intitulé :
&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldot
s; Montant : &ldots;&ldots;&ldots; €
N° &ldots;&ldots; Intitulé :
&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldots;&ldot
s; Montant : &ldots;&ldots;&ldots; €
Montant total justificatifs (il doit être égal au montant total du remboursement) :
&ldots;&ldots;&ldots;&ldots; €
213
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Lettre d'accompagnement de dépôt administratif
Association
Adresse
Téléphone
Président de l'association
Date et numéro de déclaration à la préfecture
Titre et directeur de la publication
A (Localité), le (Date)
Monsieur (le Premier Ministre ou le Préfet ou le Maire)
Par la présente lettre, j'ai l'honneur d'effectuer le dépôt administratif de la publication intitulée (indiquer le titre
du périodique) en date du (indiquer la date).
Vous souhaitant bonne réception de cette déclaration, je vous prie d'agréer, Monsieur (le premier Ministre, le
Préfet ou le Maire), l'expression de mes sentiments dévoués.
Remarque : Les directeurs de publication de nationalité étrangère doivent fournir une photocopie du titre de
séjour en France (recto verso) et un justificatif de domicile.
Le directeur de la publication
(Signature)
214
Modèles types
Lettre d'accompagnement de dépôt judiciaire
Association
Adresse
Téléphone
Président de l'association
Date et numéro de déclaration à la préfecture
Titre et directeur de la publication
A
(Localité),
(Date)
le
Monsieur le Procureur de la République (ou le maire pour les villes où il n'y a pas de Tribunal de grande
instance).
Par la présente lettre, j'ai l'honneur d'effectuer le dépôt judiciaire de la publication intitulée (indiquer le titre du
périodique) en date du (indiquer la date).
Vous en souhaitant bonne réception, je vous prie d'agréer, Monsieur (indiquer s'il s'agit du procureur ou du
maire), l'expression de mes sentiments dévoués.
Remarque : Les directeurs de publication de nationalité étrangère doivent fournir une photocopie du titre de
séjour en France (recto verso) et un justificatif de domicile.
Le directeur de la publication
(Signature)
215
EBP Mon Association 2010 Aide
Lettre de demande d'un devis d'assurance
Association : ......
Adresse : ...........
Tél. : ..................
Madame, Monsieur,
Notre association a été créée le ..................(date).
Elle a pour objet ..................(descriptif) et pour activité(s) ..................(descriptif).
Elle occupe un local sis ..................(adresse).
Elle est composée de ..................(nombre) membres, ..................(nombre) bénévoles et
..................(nombre) salariés.
Nous souhaiterions obtenir un devis d’assurance multirisque couvrant la responsabilité de l’association,
de ses dirigeants et de ses membres sur les locaux, les biens, les activités et les adhérents.
Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de
notre considération distinguée.
Signature
...................... ...................... ...................... ...................... ......................
Pièces jointes :
-
copies de déclaration au JO et des statuts ;
copie du bail et descriptif des locaux ;
inventaire des biens mobiliers ;
complément d’information sur les activités.
216
Modèles types
Lettre de demande d'ouverture d'un compte bancaire
Association : ......
Adresse : ...........
Tél. : ..................
Madame, Monsieur,
Notre association a été créée le ..................(date).
Elle a pour objet ..................(descriptif succinct).
et pour activité(s) ..................(descriptif succinct).
Elle est composée de ..................(nombre) membres, ..................(nombre) bénévoles et
..................(nombre) salariés.
Nous souhaiterions pouvoir ouvrir un compte bancaire dans votre établissement.
Pourriez-vous nous renseigner précisément sur votre gamme de produits et services destinés aux
associations ?
Vous trouverez ci-joint les différents documents concernant notre association et l’objet de notre
demande.
Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de notre
considération distinguée.
Signature
...................... ...................... ...................... ...................... ......................
Pièces jointes :
-
copies de déclaration au JO et des statuts ;
liste des responsables de l’association ;
comptes financiers du dernier exercice, budget de l’année en cours et budget prévisionnel ;
compte rendu d’activité ;
personnes autorisées à signer les chèques au nom de l’association ;
attestation de subvention, le cas échéant.
217
EBP Mon Association 2010 Aide
Lettre d'intention de paraître
Association
Adresse
Téléphone
Président de l'association
Date et numéro de déclaration à la préfecture
Titre et directeur de la publication
A (Localité), le (Date)
Monsieur le Procureur de la République
Je soussigné,(indiquer le nom et le prénom), né le (indiquer la date et le lieu de naissance), de nationalité
(indiquer la nationalité) et ayant pour domicile (indiquer le domicile).
En ma qualité de directeur de la publication, jouissant de mes droits civils et civiques, vous notifie mon
intention de publier (indiquer la qualification de la publication et sa périodicité: ex: la revue mensuelle),
intitulée (indiquer le titre), dans le but d'obtenir le récépissé m'autorisant la publication.
Monsieur (indiquer le nom et l'adresse de l'imprimeur) sera chargé de l'impression.
Vous souhaitant bonne réception de cette déclaration, je vous prie d'agréer, Monsieur le Procureur de la
République, l'expression de mes sentiments dévoués.
Remarque : Les directeurs de publication de nationalité étrangère doivent fournir une photocopie du titre de
séjour en France (recto verso) et un justificatif de domicile.
Le directeur de la publication
(Signature)
218
Modèles types
Demande de mise à disposition de locaux municipaux
Association :.........
Adresse :..............
Tél. : .....................
Madame, Monsieur le maire,
Notre association a été créée le ..................(date).
Elle a pour objet ..................(descriptif succinct)
et pour activité(s) ..................(descriptif succinct).
Elle est composée de ..................(nombre) membres, ..................(nombre) bénévoles et
..................(nombre) salariés.
Afin de (sélectionner la phrase utile)
. pouvoir réunir l’assemblée générale de notre association,
. d’accueillir les utilisateurs de l’association,
. mettre en œuvre les activités de l’association,
nous souhaiterions pouvoir bénéficier de la mise à disposition gracieuse et occasionnelle d’un local collectif, si
possible aux dates suivantes : .......................
Vous trouverez ci-joints les différents documents concernant notre association et l’objet de notre
demande.
Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur le maire, l’assurance
de notre considération distinguée.
Signature du responsable
...................... ...................... ...................... ...................... ......................
Pièces jointes :
-
copies de déclaration au JO et des statuts ;
liste des responsables de l’association ;
récépissé d’assurance prise par l’association ;
éventuellement (compte rendu d’activité et press-book).
219
Loi 1901
Loi du 1er juillet 1901 : Journal officiel du 2 juillet 1901, relative au contrat d'association.
Modifiée par :
Loi du 4 décembre 1902;
Loi du 17 juillet 1903;
Loi du 2 juillet 1913;
Décret du 23 octobre 1935;
Décret du 12 avril 1939;
Décret du 1er septembre 1939;
Loi du 3 septembre 1940;
Loi n° 505 du 8 avril 1942;
Loi n° 48-1001 du 23 juin 1948;
Loi n° 71-604 du 20 juillet 1971;
Loi n° 87-571 du 23 juillet 1987;
Loi n° 87-571 du 23 juillet 1987;
Ordonnance n° 2000-916 du 19 septembre 2000;
Loi n° 2001-504 du 12 juin 2001;
Loi n° 2003-709 du 01/08/2003.
TITRE Ier
Article 1er
L'association est la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d'une façon
permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. Elle est
régie, quant à sa validité, par les principes généraux du droit applicables aux contrats et obligations.
Article 2
Les associations de personnes pourront se former librement sans autorisation ni déclaration préalable, mais
elles ne jouiront de la capacité juridique que si elles se sont conformées aux dispositions de l'article 5.
Article 3
Toute association fondée sur une cause ou en vue d'un objet illicite, contraire aux lois, aux bonnes moeurs, ou
qui aurait pour but de porter atteinte à l'intégrité du territoire national et à la forme républicaine du
Gouvernement, est nulle et de nul effet.
Article 4
Tout membre d'une association qui n'est pas formée pour un temps déterminé peut s'en retirer en tout temps,
après paiement des cotisations échues et de l'année courante, nonobstant toute clause contraire.
Article 5
Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique prévue par l'article 6 devra être rendue publique par
les soins de ses fondateurs.
(Loi n° 71-604 du 20 juillet 1971, art. 1er.) "La déclaration préalable en sera faite à la préfecture du
département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association aura son siège social. Elle fera
connaître le titre et l'objet de l'association, le siège de ses établissements et les noms, professions, (Loi n°81909 du 9 octobre 1981, art. 1er-I), "domiciles et nationalités" de ceux qui, à un titre quelconque, sont chargés
de son administration ou de sa direction. Deux exemplaires des statuts seront joints à la déclaration. Il sera
donné récépissé de celle-ci dans le délai de cinq jours.
(Loi n°81-909 du 9 octobre 1981, art 1er-II) "Lorsque l'association aura son siège social à l'étranger, la
déclaration préalable prévue à l'alinéa précédent sera faite à la préfecture du département où est situé le siège
de son principal établissement."
(Loi n°71-604 du 20 juillet 1971, art. 1er-I)"L'association n'est rendue publique que par une insertion au
Journal officiel, sur production de ce récépissé.
Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur
administration ou direction, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts.
Ces modifications et changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils auront été déclarés.
Les modifications et changements seront en outre consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux
autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande.
221
EBP Mon Association 2010 Aide
Article 6 (Loi n°48-1001 du 23 juin 1948)
Toute association régulièrement déclarée peut, sans aucune autorisation spéciale, ester en justice, (Loi n°87571 du 23 juillet 1987, art. 16-1) " recevoir des dons manuels ainsi que des dons des établissements d'utilité
publique ", acquérir à titre onéreux, posséder et administrer, en dehors des subventions de l'Etat, (Loi n° 87571 du 23 juillet 1987, art. 16-I) "des régions, des départements, des communes et de leurs établissements
publics" :
1° Les cotisations de ses membres ou les sommes au moyen desquelles ces cotisations ont été rédimées, ces
sommes ne pouvant être supérieures à 16 euros ;
2° Le local destiné à l'administration de l'association et à la réunion de ses membres ;
3° Les immeubles strictement nécessaires à l'accomplissement du but qu'elle se propose.
(Loi n° 87-571 du 23 juillet 1987, art. 16-II) "Les associations déclarées qui ont pour but exclusif l'assistance,
la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale peuvent accepter les libéralités entre vifs ou
testamentaires dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat.
"Lorsqu'une association donnera au produit d'une libéralité une affectation différente de celle en vue de laquelle
elle aura été autorisée à l'accepter, l'acte d'autorisation pourra être rapporté par décret en Conseil d'Etat."
Article 7 (Loi n° 71-604 du 20 juillet 1971, art. 2.)
"En cas de nullité prévue par l'article 3, la dissolution de l'association est prononcée par le tribunal de grande
instance, soit à la requête de tout intéressé, soit à la diligence du ministère public. Celui-ci peut assigner à jour
fixe et le tribunal, sous les sanctions prévues à l'article 8, ordonner par provision et nonobstant toute voie de
recours la fermeture des locaux et l'interdiction de toute réunion des membres de l'association.
"En cas d'infraction aux dispositions de l'article 5, la dissolution peut être prononcée à la requête de tout
intéressé ou du ministère public.
Article 8 (Modifié par Loi 2001-504 12 Juin 2001 art 16 JORF 13 juin 2001)
Seront punis d'une amende prévue par le 5° de l'article 131-13 du code pénal pour les contraventions de 5è
classe en première infraction, et, en cas de récidive, ceux qui auront contrevenu aux dispositions de l'article 5 .
Seront punis de trois ans d'emprisonnement et de 45000 euros d'amende, les fondateurs, directeurs ou
administrateurs de l'association qui se serait maintenue ou reconstituée illégalement après le jugement de
dissolution.
Seront punies de la même peine toutes les personnes qui auront favorisé la réunion des membres de
l'association dissoute, en consentant l'usage d'un local dont elles disposent.
Article 9
En cas de dissolution volontaire, statutaire ou prononcée par justice, les biens de l'association seront dévolus
conformément aux statuts ou, à défaut de disposition statutaire, suivant les règles déterminées en assemblée
générale.
TITRE II
Article 10 (Loi n° 87-571 du 23 juillet 1987, art. 17)
Les associations peuvent être reconnues d'utilité publique par décret en Conseil d'Etat à l'issue d'une période
probatoire de fonctionnement d'une durée au moins égale à trois ans.
La reconnaissance d'utilité publique peut être retirée dans les mêmes formes.
La période probatoire de fonctionnement n'est toutefois pas exigée si les ressources prévisibles sur un délai de
trois ans de l'association demandant cette reconnaissance sont de nature à assurer son équilibre financier.
Article 11
(Loi du 2 juillet 1913 Journal Officiel du 6 juillet 1913)
(Décret n° 66-388 du 13 juin 1966 Journal Officiel du 17 juin 1966)
(Loi n° 87-571 du 23 juillet 1987 art. 17 II Journal Officiel du 24 juillet 1987)
Ces associations peuvent faire tous les actes de la vie civile qui ne sont pas interdits par leurs statuts, mais
elles ne peuvent posséder ou acquérir d'autres immeubles que ceux nécessaires au but qu'elles se proposent.
Toutes les valeurs mobilières d'une association doivent être placées en titres nominatifs, en titres pour lesquels
est établi le bordereau de références nominatives prévu à l'article 55 de la loi n° 87-416 du 17 juin 1987 sur
l'épargne ou en valeurs admises par la Banque de France en garantie d'avances.
Elles peuvent recevoir des dons et des legs dans les conditions prévues par l'article 910 du code civil. Les
immeubles compris dans un acte de donation ou dans une disposition testamentaire qui ne seraient pas
nécessaires au fonctionnement de l'association sont aliénés dans les délais et la forme prescrite par le décret ou
l'arrêté qui autorise l'acceptation de la libéralité ; le prix en est versé à la caisse de l'association. Cependant,
elles peuvent acquérir, à titre onéreux ou à titre gratuit, des bois, forêts ou terrains à boiser.
Elles ne peuvent accepter une donation mobilière ou immobilière avec réserve d'usufruit au profit du donateur.
Article 12
Abrogé par Loi du 12 avril 1939.
222
Loi 1901
TITRE III
Article 13
(Loi n° 42-505 du 8 avril 1942 Journal Officiel du 17 avril 1942)
Toute congrégation religieuse peut obtenir la reconnaissance légale par décret rendu sur avis conforme du
Conseil d'Etat ; les dispositions relatives aux congrégations antérieurement autorisées leur sont applicables.
La reconnaissance légale pourra être accordée à tout nouvel établissement congréganiste en vertu d'un décret
en Conseil d'Etat.
La dissolution de la congrégation ou la suppression de tout établissement ne peut être prononcée que par
décret sur avis conforme du Conseil d'Etat.
Article 14
Abrogé par Loi du 3 septembre 1940.
Article 15
Toute congrégation religieuse tient un état de ses recettes et dépenses ; elle dresse chaque année le compte
financier de l'année écoulée et l'état inventorié de ses biens meubles et immeubles.
La liste complète de ses membres, mentionnant leur nom patronymique, ainsi que le nom sous lequel ils sont
désignés dans la congrégation, leur nationalité, âge et lieu de naissance, la date de leur entrée, doit se trouver
au siège de la congrégation.
Celle-ci est tenue de représenter sans déplacement, sur toute réquisition du préfet à lui même ou à son
délégué, les comptes, états et listes ci-dessus indiqués.
Seront punis des peines portées au paragraphe 2 de l'article 8 les représentants ou directeurs d'une
congrégation qui auront fait des communications mensongères ou refusées d'obtempérer aux réquisitions du
préfet dans les cas prévus par le présent article.
Article 16
Abrogé par Loi 42-505 du 8 avril 1942
Article 17
(Loi n° 42-505 du 8 avril 1942 Journal Officiel du 17 avril 1942)
Sont nuls tous actes entre vifs ou testamentaires, à titre onéreux ou gratuit, accomplis soit directement, soit
par personne interposée, ou toute autre voie indirecte, ayant pour objet de permettre aux associations
légalement ou illégalement formées de se soustraire aux dispositions des articles 2, 6, 9, 11, 13, 14 et 16.
La nullité pourra être prononcée soit à la diligence du ministère public, soit à la requête de tout intéressé.
Article 18
Les congrégations existantes au moment de la promulgation de la présente loi, qui n'auraient pas été
antérieurement autorisées ou reconnues, devront, dans le délai de trois mois, justifier qu'elles ont fait les
diligences nécessaires pour se conformer à ses prescriptions.
A défaut de cette justification, elles sont réputées dissoutes de plein droit. Il en sera de même des
congrégations auxquelles l'autorisation aura été refusée.
La liquidation des biens détenus par elles aura lieu en justice. Le tribunal, à la requête du ministère public,
nommera, pour y procéder, un liquidateur qui aura pendant toute la durée de la liquidation tous les pouvoirs
d'un administrateur séquestre.
(Loi du 17 juillet 1903.) « Le tribunal qui a nommé le liquidateur est seul compétent pour connaître, en matière
civile, de toute action formée par le liquidateur ou contre lui.
« Le liquidateur fera procéder à la vente des immeubles suivant les formes prescrites pour les ventes de biens
de mineurs. » Le jugement ordonnant la liquidation sera rendu public dans la forme prescrite pour les annonces
légales.
Les biens et valeurs appartenant aux membres de la congrégation antérieurement à leur entrée dans la
congrégation, ou qui leur seraient échus depuis, soit par succession ab intestat en ligne directe ou collatérale,
soit par donation ou legs en ligne directe, leur seront restitués.
Les dons et legs qui leur auraient été faits autrement qu'en ligne directe pourront être légalement revendiqués,
mais à charge par les bénéficiaires de faire la preuve qu'ils n'ont pas été les personnes interposées prévues par
l'article 17.
Les biens et valeurs acquis à titre gratuit et qui n'auraient pas été spécialement affectés par l'acte de libéralité
à une oeuvre d'assistance pourront être revendiqués par le donateur, ses héritiers ou ayant droit, ou par les
héritiers ou ayant droit du testateur, sans qu'il puisse leur être opposé aucune prescription pour le temps
écoulé avant le jugement prononçant la liquidation.
Si les biens et valeurs ont été donnés ou légués en vue non de gratifier les congréganistes, mais de pourvoir à
une oeuvre d'assistance, ils ne pourront être revendiqués qu'à charge de pourvoir à l'accompagnement du but
assigné à la libéralité.
223
EBP Mon Association 2010 Aide
Toute action en reprise ou revendication devra, à peine de forclusion, être formée contre le liquidateur dans le
délai de 6 mois à partir de la publication du jugement. Les jugements rendus contradictoirement avec le
liquidateur, et ayant acquis l'autorité de la chose jugée, sont opposables à tous les intéressés.
Passé le délai de 6 mois, le liquidateur procédera à la vente en justice de tous les immeubles qui n'auraient pas
été revendiqués ou qui ne seraient pas affectés à une oeuvre d'assistance.
Le produit de la vente, ainsi que toutes les valeurs mobilières, sera déposé à la Caisse des dépôts et
consignations.
L'entretien des pauvres hospitalisés sera, jusqu'à l'achèvement de la liquidation, considéré comme frais
privilégiés de liquidation.
S'il n'y a pas de contestation ou lorsque toutes les actions formées dans le délai prescrit auront été jugées,
l'actif net est réparti entre les ayant droits.
Le règlement d'administration publique visé par l'article 20 de la présente loi déterminera, sur l'actif resté libre
après le prélèvement ci-dessus prévu, l'allocation, en capital ou sous forme de rente viagère, qui sera attribuée
aux membres de la congrégation dissoute qui n'auraient pas de moyens d'existence assurés ou qui justifieraient
avoir contribué à l'acquisition des valeurs mises en distribution par le produit de leur travail personnel.
Article 19
Abrogé par Loi 92-1336 1992-12-16 art. 323 JORF 23 décembre 1992 en vigueur le 1er mars 1994.
Article 20
Un décret en Conseil d'Etat déterminera les mesures propres à assurer l'exécution de la présente loi.
Article 21
Sont abrogés les articles 291, 292, 293 du code pénal, ainsi que les dispositions de l'article 294 du même code
relatives aux associations ; l'article 20 de l'ordonnance des 5-8 juillet 1820 ; la loi du 10 avril 1834 ; l'article 13
du décret du 28 juillet 1848 ; l'article 7 de la loi du 30 juin 1881 ; la loi du 14 mars 1872 ; le paragraphe 2,
article 2, de la loi du 24 mai 1825 ; le décret du 31 janvier 1852 et, généralement, toutes les dispositions
contraires à la présente loi.
Il n'est en rien dérogé pour l'avenir aux lois spéciales relatives aux syndicats professionnels, aux sociétés de
commerce et aux sociétés de secours mutuel.
Article 21 bis
Créé par Loi 81-909 1981-10-09 JORF 10 octobre 1981 rectificatif JORF 16 octobre 1981. La présente loi est
applicable aux territoires d'outre-mer et à la collectivité territoriale de Mayotte.
Nota - Loi 2001-616 2001-07-11 art. 75 : Dans toutes les dispositions législatives et réglementaires en vigueur
à Mayotte, la référence à "la collectivité territoriale de Mayotte" est remplacée par la référence à "Mayotte", et
la référence à la "collectivité territoriale est remplacée par la référence à la "collectivité départementale".
TITRE IV
DES ASSOCIATIONS ETRANGERES
Article 22 à 35
Abrogé par Loi 81-909 1981-10-09 JORF 10 octobre 1981 rectificatif JORF 16 octobre 1981.
224
EBP sur le Web
Le menu Internet vous offre la possibilité d'accéder :
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à la fiche produit EBP Mon Association,
à l'activation en ligne,
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de mettre à jour la version d'EBP Mon Association.
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225
Assistance Technique
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Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
Par e-mail, à l'adresse suivante : [email protected]. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
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227
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Rue de Cutesson
ZA Du Bel Air
BP 95
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
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229
Index
A Actions ........................................................ 110
Activation du logiciel ......................................... 8
Activité......................................... 16, 25, 92, 93
Fiche .......................................................... 93
Liste ........................................................... 92
Adhérents ...... 18, 50, 52, 63, 81, 82, 87, 138, 139
Fiche .......................................................... 82
Liste ........................................................... 81
Adhésion ............................... 190, 191, 192, 194
Administrateurs ............................................ 148
Adresse EBP................................................. 229
Aide ................................................................ 4
Alertes .......................................................... 71
Assemblée constitutive .................................. 150
Assemblée générale ...................................... 150
Assemblée générale extraordinaire ................. 150
Assemblée générale ordinaire......................... 150
Assistance technique ..................................... 227
B Barre de navigation ........................................ 56
Barre de statut ............................................... 56
Barre d'état ................................................... 56
Barre d'icônes ................................................ 56
Barre d'outils ................................................. 56
Barre d'outils verticale .................................... 56
Barre principale .............................................. 56
Bureau ...............................13, 70, 148, 152, 208
C Calculatrice .................................................. 141
Carte d'adhérent .......................................... 193
Cartographie & Décisions .......................... 22, 142
Cerfa .....................................................35, 134
Champ personnalisé .................................. 20, 21
Chéquiers .................................................... 101
Code d'activation .............................................. 8
Code de débridage ............................................ 8
Communication Entreprise Expert ................... 117
Comptes comptables ..................................... 102
Configuration minimale ..................................... 5
Conseil administration ............. 153, 187, 188, 189
Contacter EBP .............................................. 229
Contacts .................................... 26, 63, 111, 112
Liste ......................................................... 111
Convention d'utilisation EBP ............................... 2
Cotisation ........ 16, 24, 90, 91, 200, 201, 203, 204
Fiche .......................................................... 91
Liste ........................................................... 90
Courrier....................................................... 128
D Débridage ........................................................ 8
Déclaration de l'association ............................ 148
Demande de devis d'assurance....................... 216
Demande de subvention ................................ 202
Démonstration ............................................... 11
Documents à conserver ................................. 160
Domiciliation de l'association .......................... 148
Dossier .................................... 64, 65, 66, 68, 69
Dossier exemple ............................................. 11
Duplication de fiche ........................................ 61
Duplication de fiche activité ............................. 61
Duplication de fiche cotisation .......................... 61
Duplication de fiche matériel ............................ 61
E E-commerce ......................................... 144, 225
Ecriture de virement ....................................... 46
Ecritures .................................... 47, 48, 114, 115
Ecritures de dépense ....................................... 46
Ecritures de recette ........................................ 46
Editeur d'état ............................................... 120
Email .......................................................... 132
Enregistrement des opérations .......... 99, 102, 107
Enveloppes .................................................. 130
Envoi des données Oxatis ................................ 29
Envoi Email .................................................. 132
Etiquettes .................................................... 130
Exclusion .............................................. 197, 198
Export l'analytique ................................... 48, 115
Exporter des adhérents ............................ 52, 138
Exporter des membres ............................. 52, 138
Exporter les écritures comptables .............. 48, 115
F Félicitations ..................................................... 1
Fermer un dossier........................................... 69
Filtre adhérent ............................................... 19
Filtre membre ................................................ 19
Filtrer ............................................................ 87
Filtrer les adhérents ........................................ 87
Filtrer les membres ......................................... 87
Filtrer un règlement ........................................ 96
Filtrer un remboursement ................................ 96
Filtrer une remise ........................................... 98
Frais ........................................................... 213
G Générer les écritures comptables ............... 47, 114
Gestion des fiches........................................... 58
Gestion des listes ........................................... 58
Graphique................................................ 37, 73
Graphiques .................................................... 71
I Importer des adhérents ............................ 50, 139
Importer des membres ............................. 50, 139
Impressions ....... 40, 118, 120, 121, 128, 129, 130
Infos pratiques ............................................. 147
Installation du logiciel ....................................... 6
Internet................................................ 144, 225
Introduction ..................................................... 1
L Lancement du logiciel ........................................ 7
Les buvettes ................................................ 158
Lettres de relances ....................................... 129
Listes des pages ......................................... 9, 55
Livres juridiques ........................................... 159
Loi 1901 ...................................................... 221
M Matériel ..............................16, 30, 108, 109, 110
Fiche ........................................................ 109
Liste ......................................................... 108
Membres16, 18, 50, 52, 63, 81, 82, 87, 138, 139,
155
Fiche .......................................................... 82
Liste ........................................................... 81
Menus déroulants ....................................... 9, 55
Mise en sommeil des adhérents ........................ 89
Mises à jour .......................................... 144, 225
Modèles par défaut ....................................... 126
Modèles personnels ................................ 120, 121
Modèles types .............................................. 161
Modes de règlements .................................... 103
N Nouveau dossier ............................................. 64
O Ouvrir un dossier ............................................ 65
231
EBP Mon Association 2010 Aide
P Page maximisée ......................................... 9, 55
Paramétrage de la comptabilité ........................ 16
Parrainage ............................................ 185, 199
Partenaires ........................................... 111, 112
Liste ......................................................... 111
Planning .................................................. 38, 77
Postes analytique ......................................... 104
Postes de dépenses ...................................... 105
Postes de recettes ........................................ 106
Présentation de l'aide ........................................ 4
Propriétés du dossier ................................ 13, 70
Publipostage Email........................................ 132
Q Quitter le logiciel ............................................ 79
R Raccourcis Claviers ................................ 9, 55, 62
Rattacher un adhérent .................................... 27
Rattacher un membre ..................................... 27
Réalisation d'un modèle................................. 121
Rechercher ............................................. 63, 102
Rechercher un adhérent .................................. 63
Rechercher un compte .................................. 102
Rechercher un membre ................................... 63
Recopier un dossier ........................................ 66
Reçu fiscal ..............................................35, 134
Reçus fiscaux .......................................... 35, 134
Règlement ............................................... 33, 85
Règlement intérieur ............................... 157, 169
Règlements.................................................... 94
Régler la cotisation ......................................... 84
Régler l'activité .............................................. 84
232
Regroupement ............................................... 57
Remboursement de frais................................ 213
Remboursements...................................... 34, 94
Remise .......................................................... 83
Remises .................................................. 32, 97
Renommer ..................................................... 21
Réparer le dossier ......................................... 137
Restaurer ............................................... 54, 136
S Saisir une remise ............................................ 83
Sauvegarder ........................................... 53, 135
Siège social .......................................... 162, 210
Site EBP ............................................... 144, 225
Statuts .................................. 148, 156, 166, 209
Subvention .................................................. 202
Support technique ................................. 144, 225
Supprimer un dossier ...................................... 68
T Tableau de bord ....................................... 36, 71
Tables annexes ........................................ 14, 75
Trésoreries .................................................. 107
Types d'action .............................................. 110
U Utilisation des fiches ....................................... 60
V Vérifier le dossier.......................................... 137
Virements .................................................... 100
W Web ..................................................... 144, 225
WEB Asso .................................................... 145
Z Zone de regroupement .................................... 57
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