Scouts et Guides Pluralistes de Belgique (SGP) Jalons Mode d'emploi

JALONS
Ce document est destiné aux Responsables d’Unité et Staffs d’Unité afin de leur permettre d’avoir une
vision claire de leur action. Il reprend les différents éléments de la mission et fournit des pistes concrètes
pour l’animation d’une Unité.
POUR LE
Ce document sert également aux différents Cadres référents (RR, RRa, Service Adultes) pour régulièrement
faire le point avec les R.U. et ainsi organiser les actions de soutien, de développement ou de formation,
ou encore pour mener les entretiens d’évaluations liés au Plan d’Action Local.
Certaines actions proposées dans ce document sont plus prioritaires que d’autres, voire indispensables.
Certaines sont insérées à titre d’exemple, de proposition, de piste de réflexion. D’autres sont des parties
de la mission qui peuvent être déléguées.
La planification proposée s’inspire du fonctionnement général de la plupart des Unités, cependant, les
échéances doivent être adaptées à la réalité du terrain. Enfin certains aspects de la mission développés ici
sont des sujets qu’il faut avoir à l’esprit en permanence, nous t’invitons à t’y plonger régulièrement, seul,
en compagnie de ton Staff, de tes Animateurs ou avec ton référent.
Un dernier conseil avant de t’y lancer ! IL NE S’AGIT PAS D’UNE CHECK-LIST, IL NE FAUT PAS VOULOIR
TOUT FAIRE. Il est important de rester les pieds sur terre. Qui trop embrasse, mal étreint !
Animer,
soutenir,
impliquer,
moti ver
les équipes
d’Animateurs
Le Conseil fédéral
R.U.
Un
progra mme
scout de
qualité dans
chaque section
Petit guide de lecture
Les actions liées à la mission du RU sont divisées en trois
catégories (les trois couleurs utilisées) et planifiées dans
le temps selon 5 axes importants (les 5 boules).
LES ACTIONS DE PREMIER PLAN
LES BONNES PRATIQUES ET RÉFLEXIONS
Il s’agit de points incontournables de la mission du
R.U. Ces actions sont essentielles pour la viabilité de
l’Unité et ne doivent pas être négligées.
Ces points sont plus secondaires et doivent souvent
faire l’objet d’une réflexion avec le Conseil
d’Animation Local. Ils émanent d’actions menées dans
différentes Unités et qui ont déjà fait leurs preuves.
Exemple :
Exemple :
Bien souvent il faut penser plusieurs fois par an à
certains aspects et mener plusieur fois l’action sur
l’année. Ces actions-là, sont marquées d’une étoile
bleue. N’hésite pas, lorsque tu fais le point, à te
retourner vers les autres mois du “Jalons” pour ne
rien oublier.
Exemple :
vivre
Rencontre et suivi de chaque
Section : besoins, soutien,
aide aux projets, à l’organisation
les
différences
Organiser un WE de relance
CAL et “FUN”
LES PISTES OPTIONNELLES OU DÉLÉGUABLES
Ces actions-là sont à envisager après ce qui est
indispensable. Elles enrichissent le fonctionnement et
apportent un plus à l’Unité.
Exemple :
Envoyer les voeux de l’Unité aux
partenaires externes (Autorités,
réseau local, ...)
Scouts et Guides Pluralistes de Belgique (SGP)
a.s.b.l.
38, Avenue de la Porte de Hal B-1060 Bruxelles
Tél. (32) 02 539 23 19 - Fax. (32) 02 539 26 05
[email protected] - www.scoutspluralistes.be
Jalons pour le RU - Les Scouts Pluralistes - Août 2011
Vérifier que chaque section a un
Staff Pass
,
é
t
i
n
u
’
L
r
e
Anim ent dans
ça ti main !
la
Un outil pour Avoir
une longueur d’avance
sur les 5 axes essentiels du
rôle de responsable d’unité
Animer
L’Unité dans
sa localité et
vivre le
scoutisme
pluraliste
S’entourer,
des parents
partenaires,
soig ner les
relations
extérieures
Assurer le
fonctionnement,
la gestion,
l’administration
de l’Unité
Les Scouts Pluralistes - Août 2011
Jalons pour le R.U. - Mode d’emploi
Août
Septembre
Octobre
Recrutement, intégration
d’Animateurs
Assurer le suivi de de la
participation aux formations FAN
Novembre
Décembre
Janvier
Commencer l’année
Animer,
soutenir,
impliquer,
motiver
les équipes
d’Animateurs
Un
programme
scout de
qualité dans
chaque
section
Prévoir la rentrée,
anticiper la composition
des Staffs de Section
Vérifier que chaque section
utilise le Staff Pass
Être régulièrement présent
au début ou fin de réunion
Organiser un WE de relance
CAL et “FUN”
S’entourer,
des parents
partenaires,
soigner les
relations
extérieures
Assurer le
fonctionnement,
la gestion,
l’administration
de l’Unité
Avoir un échange personnel
avec chacun des Animateurs
Fêter les Animateurs qui ont
obtenu leur brevet
Planifier les anniversaires
des Animateurs
Penser à inscrire les Animateurs
pour les formations FAn
Prévoir la rentrée
anticiper la composition des Sections,
les passages et les accueils, les stages
en Section des Pionniers, les différents projets pour les Sections
Reprendre tôt les réunions
d’activités - réussir la rentrée
Relations et projets
inter-Sections et/ou inter-Unités
Préparer les passages
et les accueils
Définir le type du prochain camp
et la période
Établir les bases du premier
trimestre d’animation et le
calendrier d’activités
Favoriser la constitution des groupes
et la mise en place des règles de vie en
Section et en Unité
St-Nicolas est-il passé pour
tes Staffs ?
Préparer la période de stage dans
les Sections pour les Pionniers en
dernière année
Le 31 ... un petit SMS à tes
Animateurs, une carte de voeux ...
Fêter les Animateurs qui ont
obtenu leur brevet FAn
Réapprovisionner en boutique :
carnets, insignes, tenue scoute,
foulards, ...
Animer
L’Unité dans
sa localité et
vivre le
scoutisme
pluraliste
Anticiper les périodes d’examens
Connaître les disponibilités
Rencontre et suivi de chaque
Section : besoins, soutien,
aide aux projets,
à l’organisation
Période d’examens : avoir un
programme pour continuer à
animer (sorties communes,
réunions courtes, etc.)
Mini-camp de Section à Toussaint
Mini-camp de Noël
Recherche et 1ère reconnaissance
endroit de camp OK
Etablir les bases du second
trimestre d’animation et le
calendrier d’activités
Veillée /
Marché de Noël
Mise sur pied d’un Plan d’Action
Local pour l’année (PAL)
Rencontre régionale de rentrée :
y être représenté en masse
Présentation des Staffs et du
projet d’Unité pour l’année
Point en CAL sur la relance
Être présent aux Assises de rentrée (s’informer, enrichir son action)
Être prêt à accueillir des
nouveaux, avoir des Plaquettes
d’Accueil
Action de recrutement en vue
d’équilibrer les Sections
Opération
visibilité
Procéder en CAL à l’élection des
représentants à l’AG
Participer à la journée FORU 1
(le samedi 19 novembre)
Organiser un CAL pour faire le
point et pour les projets d’Unité
en cours (fête d’Unité,
portes ouvertes, projets et
évolution des Sections, etc...)
Participer à la journée FORU 2
(le samedi 28 janvier)
S’inscrire aux 4 journées FORU
(les samedis 19/11, 28/01,
31/03 et 5/05)
Communication aux parents sur la
reprise des activités
Lancer un système d’épargne
pour le camp de l’an suivant
Clarifier les mandats et la
mission des équipiers d’Unité
Organiser un événement autour
des photos du camp précédent
Fournir aux parents les coordonnées de contact du RU/RUa et des
Responsables (tél, mail, etc.)
Transmettre la composition des
nouvelles équipes de section au
Responsable Régional
Avoir un contact avec les autres
Mouvements de jeunesse
de la commune
Être régulièrement présent
au début ou fin de réunion
Inventaires matos - envisager les achats
et réparations (camping, didactique, ...)
Vérifier que le chauffage
fonctionne dans les locaux
Introduire les demandes SNJ pour le
camp de l’an suivant ou pour le matériel
audio de la Fête d’Unité
Opérations financières
Contrat de Solidarité
Ordre et fonctionnalité des locaux
Lancer les réaffiliations
Suivi des subsides ONE formulaires pour le 30 septembre
Assurer le suivi des réaffiliations Rappels éventuels avant amendes,
le 31, toutes les réafiliations
doivent être déclarées
Finaliser les affiliations
des nouveaux membres
Communication aux parents sur le
programme du 2ème trimestre
Envoyer les voeux de l’Unité aux
partenaires externes (Autorités,
réseau local, ...)
Premières informations fermes
aux parents sur la destination, le prix
et les dates du camp
Prendre rendez-vous avec
l’Echevin de la jeunesse
(suivi des voeux).
Finalisation des contrats de
location pour le camp
Recherche et offre de prix pour
les moyens de transport camp
Pré-budget de camp en cours
Réparation des tentes hors-saison
Planification des achats matériels
Planifier la trésorerie et les dépenses
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Juillet
Août
Finir l’année
Profiter du Carnaval pour faire
une sortie “FUN”
Lancer la dynamique pour trouver
des intendants
Penser à inscrire les Animateurs
et les Pionniers en dernière année
pour les formations FAn de Pâques
Assurer le suivi de de la
participation aux formations FAN
S’assurer que les conditions de
stage pratique (FAN3) seront
remplies pour les camps
Prévoir les rencontres avec les
Cadres régionaux et les Staffs
autour du programme d’année
et du camp
Inviter à participer à une session
de formation Bosses & Bobos ou BEPS
Examens:
garder le contact
Faire le point pour chaque
Section, lancer clairement la
préparation du camp
Avoir une activité “extra”
pendant le congé de carnaval
Prévoir une 2ème reconnaissance
des endroits de camp
Un événement autour du
Thinking Day, le 22 février
Pourquoi pas une action de service ?
Lancer une opération de
recrutement de primptemps
Mini-camp de Pâques
Objectifs et programme général
de camp sont clairs
Grilles et menus sont en cours de
finalisation
Organiser un moment festif pour
l’équipe d’Unité et les Animateurs
(BBQ, sortie Doudou, ...)
Aussi longtemps que possible :
continuer à proposer des
rendez-vous d’animation légers
(sortie piscine, visite culturelle, ...)
Participer à la journée FORU 4
(le samedi 5 mai)
Fête d’Unité ou
journée “portes ouvertes”
Donner un petit coup de fil après
le camp, prévoir du temps pour bien
écouter les Animateurs
Faire une réunion d’évaluation
des camps
Les camps sont TOP préparés
Le budget final de camp est
établi
Participer à une action de
formation permanente
Être disponible pour soutenir,
garder son GSM près de soi
Penser à la rentrée
avoir les premiers éléments sur les
rotations dans les staffs
Fêter les Animateurs qui ont
obtenu leur brevet
Profiter du thème du Carnaval
pour lancer des activités créatives
dans les Sections
Faire une petite visite dans les
différents camps
Le point avec l’Animateur fédéral
chargé de la Région Entretien d’évaluation
Evaluation de l’année qui vient
de s’écouler
S’incrire aux Assises
Participer à la journée FORU 3
(le samedi 31 mars)
S’inscrire et
participer à l’A.G.
Relancer la communication pour
le réseau d’anciens autour des
événements d’Unité
Penser à associer, pour un coup
de main, quelques parents autour
des événements d’Unité
Faire le point avec les équipiers
en vue des événements d’Unité
répartition des rôles - logistique
- trésorerie, ...
Lancer une action médias autour
des événements d’Unité
Dossier final de camp à
destination des parents
Envoyer un article aux medias sur
les projets de camp
Organiser une réunion
d’information et de rencontre des
parents à propos des camps
Faire le point avec les équipiers
Evaluation
Être présent au départ
des camps
Être présent au départ
des camps
Organiser une chaîne
téléphonique pour informer les
parents de la bonne arrivée au camp
Une petite carte postale de ton
lieu de vacances à tes équipiers ...
Transferts de fonds
en vue des camps
Finaliser les derniers comptes
des camps
Identifier et rencontrer les futurs
équipiers potentiels
Penser à concrétiser sa succession
en dernière année de mandat
Finalisation des contrats de
transport pour le camp
Inscriptions de principe
pour le camp
Transmettre aux parents
l’attestation de déductibilité fiscale
des camps fournie par l’ONE
Pour le 30 avril :
- declaration de circulation dans les
bois et forêts
- déclaration d’activités à l’ONE
(pour toutes les Sections)
- dossier DDJS pour la France
Pour le 30 avril, rentrer les
demandes de permis de camps
internationaux signées par
Resp./RR/RU
Inscriptions définitives pour les
camp - acomptes
1 mois avant le camp au + tard :
- déclaration de camp au CF
signée par Responsable/RU/ARB
- déclaration de camp à la commune
Suivi des paiements des camps
Préparation matérielle
Fournir les documents essentiels
pour le camp :
- déclarations d’accident,
- liste des présences journalières
- copies brevets et équivalences
- numéro d’urgence SGP
Transmettre les comptes de
l’Unité à la Région.
Fournir aux parents les attestations de séjour pour les mutuelles
Les outils de la réussite
Les outils de promotion SGP
Depuis quelque temps, les Scouts Pluralistes ont développé toute une série d’outils pour
assurer la visibilité et la promotion des Unités. Ainsi à disposition des Unités existent :
Un R.U. qui se forme,
un R.U. en forme
ONS
FORMATI
2
2011/201
rmations
FAn
FAn
FAn
FORBAN
FAn
Fo
Chaque année sort pour les
nature
4
&
3
Assises la "plaquette formation"
2
qui reprend le programme de
1
formation à destination des
Animateurs et des cadres du
Mouvement. Il reste toujours
des exemplaires suppplémentaires au Siège pour les
nouveaux qui ne l'auraient pas
reçue. Dans cette plaquette se trouvent les renseignements sur la formation qui t'est destinée ; le FORU.
Les formations des scouts pluralistes
Organisme de formation habilité par la Communauté française
39 av. de la Porte de Hal, 1060 Bruxelles - Tél: 02 539 23 19 - Fax: 02 539 26 05 - [email protected] - www.scoutspluralistes.be
Un Règlement fédéral pour voir plus clair
Il faut toujours l'avoir sous la
main. Il précise le fonctionnement des différents
échelons (local, régional,
fédéral) ainsi que les missions de chacun. Il renferme
beaucoup de réponses à tes
questions, à ouvrir en cas de
doute. Tu peux l’obtenir
auprès de ton Animateur
fédéral chargé de ta Région
ou en téléchargement sur le
site des Scouts Pluralistes.
Ton Assistant Fédéral chargé de la Région
et les cadres
Le Passeport Animation
Le Passeport Animation est l'outil
indispensable des Stafs de
Section. Chaque branche possède
le sien. Ainsi il existe-t-il, suivant
la branche, un livret "Animer les …
", un autre pour soutenir les projets du groupe, un troisième pour
soutenir les projets personnels, des
fiches méthodologiques, … Le
Responsable d'Unité doit les
posséder tous et les avoir lus et
veiller à ce que chaque Équipe en dispose.
G Un CD charte graphique avec logos et modèles de documents
G Un Kit expo (4 panneaux support rigide de 55 x 110 cm en couleur)
G Un DVD avec clips de présentation et d’accroche sur notre mouvement
G Des plaquettes 8 pages de présentation et d’accueil en couleur
G Des dépliants A4 de présentation du mouvement adaptables aux Unités
G Des affiches couleur de présence personnalisables
G Des drapeaux avec le logo couleur (16,50 Euros - 1 gratuit par Unité)
Le Siège des Scouts Pluralistes
Une hésitation ? Un problème administratif ? Une question d'ordre
pédagogique ? Une demande d'aide pour organiser une exposition ?
Être conseillé pour convoquer la presse ? …
Le Siège est plein de ressources et a déjà réalisé fréquemment
l'impossible. Il y a moyen de le contacter par courrier, par téléphone,
par fax et par mail. N'hésitez pas ...
Le Staff Pass
Un outil archi complet et archi
concret pour préparer, construire
et planifier une année scoute,
la vie quotidienne d’un Staff et
de sa Section, grâce à une programmation sur un an où le “paquet” n’est pas uniquement mis
sur l’organisation du grand
camp d’été.
Il dépasse la simple préparation
du camp pour aider à concevoir
toute une “Année Scoute Extraordinaire” ; c'est l'outil de soutien à l'animation des jeunes.
Il se travaille en Staff de section. Plusieurs fois par an,
c'est autour de cet outil que se réunissent Staffs de
section, R.U. et Animateur Régional de Branche pour
faire le point sur l'animation en cours. Cela doit permettre aux uns de demander du soutien pour leur animation et aux autres de fournir conseils et propositions
d'aide aux Animateurs.
Des sources de services
Le Siège et les Équipes fédérales peuvent répondre à toute une série de demandes :
aide administrative, pédagogique, formation, expansion, relations externes, communication...
G produire des jeux d'étiquettes pour l'envoi du journal
d'Unité ; des listes de membres pour assurer le suivi
administratif de l’Unité ;
G produire des tracts, des outils, effectuer des
Il s'agit de l’Animateur
fédéral chargé de la Région ;
cela peut être également
toute autre personne
désignée par le Service
Soutien aux Unités des Scouts
Pluralistes.
L’Expresso
G être disponible pendant les camps d'été en cas d'ur-
gence (en journée : au siège : 02.539.23.19 - le soir,
la nuit et les week-ends de juillet et août au numéro
de GSM 0498 51 72 23) ;
Plus qu’un simple bulletin
d’informations à destination de
tous les cadres du Mouvement,
l’Expresso propose fréquement
des pistes de développement
pour les Unités, des repères,
des opportunités, des réflexions et le retour d’informations
liées à l’actualité de l’Association : décisions de l’AG, contacts des différentes équipes,
contenus d’événements à destination des RU et des cadres.
Il est diffusé quatre ou cinq
fois par an selon l’abondance
d’actualités.
Mouvement, O.N.E., S.N.J., I.G.N., ceux que l'on
peut trouver dans le Staff Pass ou ailleurs… ;
publiques ;
G soutenir votre évolution en termes de programmes ou
de développement en participant à vos Conseils d'animation locaux ;
démarches, des actions de terrain en partenariat
avec l’équipe d’Unité pour votre expansion ;
G aider à remplir les formulaires administratifs du
G vous soutenir dans certaines démarches en relations
G vous fournir en location (prix plancher) du matériel
de camping, de pionniérisme ou du matériel
didactique ;
G vous permettre l’accès aux fournitures du Magascout
soit directement au Magasin soit via des commandes
colis (Tenue scoute, insignes, livrets pédagogiques,
carnets de progression, chansonniers, foulards, ...)
G … et d’autres.
Le site des Scouts Pluralistes - La zone et les forums cadres
8
w w w. s g p . b e
Les Scouts Pluralistes possèdent bien entendu leur site web complet.
Tu pourras y retrouver toutes les références du mouvement, l’actualité
des Unités, régions, branches et services, les contacts, les ressources à
télécharger, les galeries photos, les forums de discussion.
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