Tissot documents comptables Mode d'emploi

JOBNAME: No Job Name PAGE: 3 SESS: 138 OUTPUT: Fri Aug 10 15:48:19 2012
/antiopa/tissot/guideCBT/927509V/04_partie1
PARTIE 1
1.2
Les documents comptables usuels
La tenue d’une comptabilité régulière et sincère est une obligation légale.
L’avis de l’expert-comptable
Une entreprise est une construction bâtie sur des piliers (fonctions) : commercial,
production et achat, marketing et recherche, administratif et financier. Si l’un de ces piliers
est fragile, la construction entière (l’entreprise) l’est également. Aussi faut-il veiller à ce que
le pilier administratif et financier, qui repose en grande partie sur la comptabilité (source
d’information et de prévision), soit traité à égalité d’importance et ne soit pas délaissé par
le chef d’entreprise, ce qui est malheureusement souvent le cas.
Il n’y a rien de pire que de ne pas savoir : une entreprise peut être sauvée par des actions
souvent basées sur de bons indicateurs financiers, eux-mêmes basés sur une comptabilité
fiable et à jour.
En effet, l’article L. 123-12 du Code de commerce prévoit que « toute personne physique ou
morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des
mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés
chronologiquement. [...]. Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu
des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le
bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. »
L’article 3, alinéa 1 du décret du 29 novembre 1983, précise dans le même sens que « les
mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opération par opération
et jour par jour sur le livre-journal ».
Les entreprises ayant opté pour un régime réel d’imposition doivent tenir une comptabilité
d’engagement. En d’autres termes, les recettes et les dépenses de l’entreprise doivent être
comptabilisées à partir du moment où elles sont engagées, et non pas à partir des
encaissements et décaissements.
Cela impose la tenue de documents comptables obligatoires, en particulier le livre-journal et
le grand livre.
Mais, outre ces obligations légales, la bonne tenue de ces documents comptables permet au
chef d’entreprise d’avoir le recul nécessaire sur son activité et sur le fonctionnement de son
entreprise, par l’analyse de ces documents, et a fortiori des documents de synthèse.
COMPTABILITÉ BTP - © ÉDITIONS TISSOT
3
JOBNAME: No Job Name PAGE: 4 SESS: 138 OUTPUT: Fri Aug 10 15:48:19 2012
/antiopa/tissot/guideCBT/927509V/04_partie1
CBT.12.1
1.2 Les documents comptables usuels
L’avis de l’expert-comptable
Attention, l’obligation légale ne doit pas faire oublier que la comptabilité est avant tout un
outil vital qui répond à de nombreuses questions :
- gagne-t-on suffisamment d’argent pour payer ses dettes et se développer ?
- combien doit-on à ses fournisseurs ? À l’État ? Aux organismes sociaux ? Aux banques ?
- a-t-on les moyens de réaliser un nouvel investissement ?
- doit-on mener une action pour assurer la pérennité de l’entreprise et/ou son
développement ?
La comptabilité permet de savoir où l’on en est, où l’on va et s’il est nécessaire de prendre
des mesures correctives.
Aucune entreprise ne peut vivre durablement sans une comptabilité fiable et à jour d’où sont
tirées des informations clés.
Référence Internet
CBT.12.1
1 - Les journaux
Saisissez la « Référence Internet » CBT.12.1 dans le moteur de recherche du site
www.editions-tissot.fr pour accéder à ce chapitre actualisé (voir mode d’emploi page 7)
La tenue d’un livre-journal est une obligation légale. Dans ce document seront enregistrées
toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise, dans l’ordre chronologique de
leur apparition.
L’enregistrement des documents comptables doit être réalisé lors de chaque opération
susceptible de modifier le patrimoine de l’entreprise, et pas uniquement la trésorerie. Ainsi,
les opérations ne générant pas un décaissement immédiat, comme les achats ou les ventes
à crédit, par exemple, devront tout de même être enregistrées à leur date d’engagement,
sans en attendre le règlement, qui sera enregistré par la suite.
L’objectif de cette démarche est de pouvoir fournir rapidement un moyen de contrôle des
écritures comptables.
A. La base de l’enregistrement comptable : le principe de la partie
Réf. Internet CBT.12.1.A
double Chaque pièce comptable en possession de l’entreprise (facture d’achat, de vente, appel de
cotisations, etc.) doit être enregistrée dans le livre-journal, dans le respect du principe de la
partie double.
Le concept de la partie double repose sur le postulat que toute opération effectuée par
l’entreprise donne lieu à des flux :
– un flux entrant dans l’entreprise, également appelé « emploi » ;
– un flux sortant de l’entreprise, également appelé « ressource ».
Chaque flux entrant donnant systématiquement lieu à un flux sortant d’une valeur
équivalente, l’enregistrement comptable implique de ce fait plusieurs enregistrements par
opération, de valeur équivalente.
C’est ce double enregistrement qui a donné son nom à la technique de la partie double.
Ainsi, par exemple, une opération d’achat donnera lieu à un flux entrant (entrée de
marchandises, par exemple). Chaque acquisition s’accompagnant systématiquement d’un
4
COMPTABILITÉ BTP - © ÉDITIONS TISSOT
JOBNAME: No Job Name PAGE: 5 SESS: 138 OUTPUT: Fri Aug 10 15:48:19 2012
/antiopa/tissot/guideCBT/927509V/04_partie1
Les documents comptables usuels
financement, celle-ci amènera à mouvementer un montant équivalent dans un ou plusieurs
autres comptes (compte fournisseur, compte bancaire...).
B. La notion d’emplois et de ressources
-
Réf. Internet CBT.12.1.B
Fréquemment employée en comptabilité, la notion d’emploi définit le but de la transaction,
sa destination. On parle également de flux entrant. On peut définir l’emploi en répondant à la
question « pourquoi ? » ou « à quoi sert cette opération ? », « quelle est sa nature ? »
La notion de ressource, quant à elle, va définir le moyen que l’entreprise a utilisé pour
obtenir l’emploi... C’est l’origine de l’opération, en d’autres termes un flux sortant. On pourra
alors définir la ressource en répondant aux questions « comment ?» « quels moyens ont
permis cette opération ? »
Exemple :
Une entreprise achète de la matière première à crédit auprès d’un fournisseur. Le but de
l’opération (l’emploi) est l’acquisition de matière première. Pour obtenir cet emploi,
l’entreprise a dû générer une dette auprès de son fournisseur (la ressource).
Pourquoi le flux existe : parce que l’entreprise a acheté de la matière première.
Comment l’entreprise a-t-elle acquis de la matière première : en générant une dette
fournisseur.
D’où : Emploi → achat de matière
Et : Ressource → dette fournisseur
Quelques questions simples vous permettront de déterminer les comptes à mouvementer
lors de l’enregistrement comptable :
– quelle est la nature de l’emploi ?
– comment l’entreprise a-t-elle obtenu cet emploi ?
Rappelons que, par convention :
– toute augmentation d’emploi ou diminution de ressource inscrite à la gauche d’un
compte est appelée un DÉBIT ;
– toute augmentation de ressource ou diminution d’emploi inscrite à la droite d’un
compte est appelée un CRÉDIT.
Rappelons également que, conformément au principe fondamental de la comptabilité en
partie double, chaque flux entrant (débit) donne systématiquement lieu à un flux sortant
(crédit) d’un montant équivalent. En ce sens, lors de l’enregistrement d’une écriture
comptable, cet équilibre doit être respecté. On retrouvera alors systématiquement l’égalité
TOTAL DÉBIT = TOTAL CRÉDIT
Les enregistrements comptables seront abordés précisément dans la partie 1, chapitre 3.
L’avis de l’expert-comptable
La différence entre les emplois et les ressources donne la variation de trésorerie sur la
période. C’est un indicateur clé plus important que le résultat pour un banquier car, sur
plusieurs années, il montre la capacité à générer une trésorerie récurrente, seule garante
du remboursement des emprunts.
La génération de trésorerie devrait être aussi un indicateur clé pour le chef d’entreprise :
une trésorerie suffisante est la clé de la survie et de l’indépendance. En cas de coup dur,
la trésorerie servira à passer le mauvais cap ; en cas d’opportunité à saisir, la trésorerie
pourra être mobilisée pour ne pas laisser passer une bonne affaire.
COMPTABILITÉ BTP - © ÉDITIONS TISSOT
5
CBT.12.1
1.2
JOBNAME: No Job Name PAGE: 6 SESS: 138 OUTPUT: Fri Aug 10 15:48:19 2012
/antiopa/tissot/guideCBT/927509V/04_partie1
1.2 Les documents comptables usuels
CBT.12.1
C. Interprétation et lecture des mouvements comptables
-
Réf. Internet CBT.12.1.C
1) Comptes de bilan (comptes de classe 1 à 5)
Ces comptes apparaîtront en fin d’exercice dans le bilan de l’entreprise, représentant l’actif
de l’entreprise (ce que l’entreprise « possède ») et le passif de l’entreprise (ce que l’entreprise
« doit »).
Un solde débiteur d’un compte de bilan correspondra donc à un emploi (ce que l’entreprise
possède), tandis qu’un solde créditeur correspondra à une ressource (indiquant ainsi la
provenance des fonds, ou ce que l’entreprise doit).
Notez-le : ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc
Les comptes qui se situent à l’actif du bilan ont normalement un solde débiteur
tandis que les comptes se situant au passif du bilan ont normalement un solde
créditeur.
2) Comptes de gestion (comptes de classe 6 et 7)
Selon la classification des comptes, les opérations concernant l’activité de l’entreprise sont
enregistrées dans des comptes issus des classes de comptes 6 et 7, « comptes de gestion ».
Ces comptes de produits et de charges sont synthétisés, à la clôture de l’exercice, dans le
compte de résultat afin de déterminer le résultat (bénéfice ou perte) de l’entreprise.
Les comptes de charges sont, en général, mouvementés au débit, la charge correspondant
à un emploi, ou au but de l’opération (par exemple, un achat), la ressource correspondante
étant la provenance des fonds (dette fournisseur, par exemple).
Les comptes de produits, quant à eux, sont généralement mouvementés au crédit, le produit
correspondant à l’origine du mouvement au débit... (par exemple, une vente, enregistrée au
crédit, est la ressource à l’origine d’une créance client, enregistrée au débit).
Tout enregistrement des mouvements comptables passera en premier lieu par la collecte des
pièces comptables justificatives (factures d’achats ou de ventes, talons de chèques, bulletins
de salaires...).
Ce sont ces documents qui constitueront la base de l’enregistrement des opérations dans le
livre-journal.
Pour chaque opération, le journal devra donc indiquer :
– la date de l’opération (date d’engagement) ;
– le code des comptes débités ou crédités, en respectant la codification du plan comptable
général et le principe de la partie double (débit ou crédit) ;
– le libellé de l’opération, à savoir l’origine de la donnée enregistrée, ainsi que la référence
de la pièce justificative ;
– le montant.
6
COMPTABILITÉ BTP - © ÉDITIONS TISSOT
JOBNAME: No Job Name PAGE: 7 SESS: 138 OUTPUT: Fri Aug 10 15:48:19 2012
/antiopa/tissot/guideCBT/927509V/04_partie1
Les documents comptables usuels
Exemple :
Extrait de livre-journal
N° compte
du PCG
8 février N
401JEAN
601000
445661
Dette fournisseur JEAN – Facture n° 0008212
Achat de matières premières
TVA déductible sur biens et services – 19,6 %
9 février N
411RENÉ
704100
445711
Créance client RENÉ – facture no 00020120209
Vente de travaux plomberie
TVA collectée sur ventes
401BURO
6606400
44566100
Dette fournisseur BURO – facture n° BP000201202
Fournitures de bureau
TVA déductible sur biens et services
401BURO
512200
Règlement fournisseur BURO
Banque 2 – chèque n° 203040
401JURIDI
445661
622610
Dette fournisseur JURIDIS conseil – facture
n° HJ001022012
TVA déductible sur biens et services – 19,6 %
Honoraires – cabinet juridique
10 février N
401JURIDI
512100
Règlement dette fournisseur JURIDIS conseil
Banque 1 – chèque n° 000101212
401INTÉRIM
445661
621100
Dette fournisseur INTÉRIM – facture n° 000121012
TVA déductible sur Biens et services – 19.6 %
Personnel intérimaire
13 février N
411RENÉ
512100
Créance client RENÉ – facture n° 00020120209
Banque – chèque n° 000101213
16 février N
411GEORGES
Libellé de l’opération
445771
704200
Créance client GEORGES – facture
n° 00020120216
TVA collectée sur ventes – 19,6 %
Vente de travaux électricité – 19,6 %
17 février N
401IMMO
445661
613210
Dette fournisseur IMMO – facture n° 001022012
TVA déductible sur biens et services – 19,6 %
Location atelier
COMPTABILITÉ BTP - © ÉDITIONS TISSOT
Débit
Crédit
2.392
2.000
392
4.280
3.578,6
701,4
59,8
50
9,8
59,8
59,8
299
49
250
299
299
239,2
39,2
200
4.280
4.280
179,4
29,4
150
897
147
750
7
CBT.12.1
1.2
JOBNAME: No Job Name PAGE: 8 SESS: 138 OUTPUT: Fri Aug 10 15:48:19 2012
/antiopa/tissot/guideCBT/927509V/04_partie1
CBT.12.1
1.2 Les documents comptables usuels
N° compte
du PCG
401IMMO
512100
Règlement dette fournisseur IMMO
Banque 1– chèque n° 000101214
20 février N
401INTÉRIM
445661
621100
Dette fournisseur INTÉRIM – facture n° 000121512
TVA déductible sur biens et services – 19,6 %
Personnel intérimaire
20 février N
411PASCAL
445771
704300
Créance client PASCAL – facture n° 00020120220
TVA collectée sur ventes – 19,6 %
Vente de travaux chauffage – 19,6 %
Libellé de l’opération
Débit
Crédit
897
897
478,4
78,4
400
1.196
196
1.000
Les opérations sont systématiquement enregistrées dans l’ordre chronologique de leur
apparition.
On relèvera toutefois que, dès lors que le nombre d’enregistrements s’accroît, il devient
difficile de faire le point sur l’état des différentes opérations effectuées par l’entreprise.
Rechercher une opération particulière s’avère alors compliqué.
Pour clarifier l’utilisation des journaux, il est alors possible de créer des journaux auxiliaires.
Les journaux auxiliaires les plus fréquemment utilisés sont les suivants :
– le journal des achats et charges ;
– le journal des ventes et produits ;
– les journaux de trésorerie (opérations bancaires) ;
– le journal des opérations diverses (OD).
Ces journaux correspondent aux opérations les plus fréquentes de l’entreprise, qui impliquent
l’utilisation répétitive d’un même schéma d’écriture comptable (compte client, compte
fournisseur, compte banque...).
La création de journaux auxiliaires n’est pas une obligation au sens légal. Toutefois, ils
permettent de faciliter la saisie comptable, d’avoir une vision plus claire des différents
mouvements comptables et de pouvoir suivre plus facilement l’évolution de ces mouvements.
L’avis de l’expert-comptable
Il est important de prévoir une comptabilité par chantier (comptabilité analytique) qui
permettra de connaître, par chantier, par type de chantier, par chargé d’affaires, par chef de
chantier, par client, le chiffre d’affaires et la marge dégagée. Il sera ainsi possible de
connaître les meilleurs chantiers, chargés d’affaires, chefs de chantiers, clients, et de se
séparer ou de mettre en garde les moins bons. Cette sélection est indispensable et très
dynamisante.
Saisissez la « Référence Internet » CBT.12.1 dans le moteur de recherche du site
www.editions-tissot.fr pour accéder à ce chapitre actualisé (voir mode d’emploi page 7)
8
COMPTABILITÉ BTP - © ÉDITIONS TISSOT
">