Adobe CONNECT PRO 7.5 LOTUS Manuel utilisateur

Utilisation
d'ADOBE® ACROBAT® CONNECT™ PRO 7.5
Add-in pour IBM® Lotus Notes
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Utilisation d'Adobe® Acrobat® Connect™ Pro 7.5 Add-in pour IBM® Lotus Notes
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incorporated by reference.
Adobe Systems Incorporated, 345 Park Avenue, San Jose, California 95110, USA.
iii
Sommaire
Chapitre 1 : Démarrage
Configuration système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Installation et ouverture d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
Aide et assistance
..................................................... 1
..................................................................................................... 1
Chapitre 2 : Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
Accès aux options de l'add-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Configuration et modification d'un compte utilisateur
.................................................................. 3
Ajout d'informations sur les salles Acrobat Connect Pro
................................................................. 4
Configuration et gestion de réunions Acrobat Connect Pro
............................................................. 7
1
Chapitre 1 : Démarrage
Si vous n'avez pas installé votre nouveau logiciel, commencez par lire les instructions sur l'installation et les autres
informations préliminaires. Prenez quelques instants pour lire la présentation de l'aide et des nombreuses ressources
disponibles pour les utilisateurs.
Configuration système
Adobe® Acrobat® Connect™ Pro 7.5 Add-in for IBM® Lotus Notes prend en charge la plupart des versions de Lotus
Notes, à partir de Lotus Notes 7, sur les serveurs Domino. La configuration système complète est disponible à l'adresse
www.adobe.com/go/connect_sysreqs_fr.
Installation et ouverture d'Acrobat Connect Pro Lotus
Notes Add-in
Lotus Notes 8.5 et versions ultérieures
L'administrateur système déploie Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in et indique les membres du groupe qui
peuvent télécharger et utiliser l'add-in. Si vous êtes l'un de ces membres, vous êtes invité à téléchargé l'add-in à la
première ouverture de la base de données de messagerie. Après avoir téléchargé l'add-in et démarré Lotus Notes pour
la première fois, vous êtes invité à saisir vos informations de connexion Acrobat Connect Pro. Ces informations de
connexion comprennent le nom d'utilisateur, le mot de passe et l'URL du serveur. Si vos informations de connexion
sont confirmées, la liste des salles de réunion est extraite du serveur. Si vos informations de connexion ne sont pas
confirmées, suivez les instructions du message d'erreur.
Lotus Notes 7
La fonctionnalité Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in est intégrée dans le modèle de message électronique, puis
l'administrateur système publie cette fonctionnalité et l'active. A la première ouverture de la base de données de
messagerie, vous êtes invité à installer et à configurer votre compte Connect Pro.
Aide et assistance
Aide communautaire
L'aide communautaire est un environnement intégré sur adobe.com offrant un accès au contenu créé par la
communauté et géré par Adobe et les experts du secteur.
L'aide communautaire s'appuie sur un certain nombre de ressources, notamment :
• Vidéos, didacticiels, conseils et techniques, blogs, articles et exemples à l'intention des développeurs et des
ingénieurs.
• L'aide en ligne complète du produit, mise à jour régulièrement par l'équipe Adobe chargée de la documentation.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 2
Démarrage
• Tout le reste du contenu se trouve sur Adobe.com, notamment les articles de la base de connaissances, les
téléchargements et les mises à jour, Developer Connection, et bien plus encore.
Utilisez le champ de recherche dans l'interface de l'aide de votre produit pour accéder directement à l'aide
communautaire. Vous pouvez également accéder à la page Aide et assistance de Connect Pro, le portail permettant
d'accéder à tout le contenu de l'aide communautaire concernant votre produit, à l'adresse
www.adobe.com/support/connect/.
Les sites que le moteur de recherche de l'aide communautaire permet d'explorer sont spécifiquement choisis et leur
qualité est vérifiée par Adobe et les experts de la communauté Adobe. Ces experts Adobe veillent également à ce que
les premiers résultats d'une recherche renvoient à différents types de contenus, dont des références à l'aide en ligne du
produit.
Remarque : L'aide d'Acrobat Connect Pro n'inclut pas de commentaires des utilisateurs.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de l'aide communautaire, voir
http://help.adobe.com/en_US/CommunityHelp/.
Une vidéo présentant l'aide communautaire est disponible à l'adresse www.adobe.com/go/lrvid4117_xp_fr.
Aide du produit
Adobe fournit un guide de l'utilisateur complet pour Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in à la fois sous forme
d'aide en ligne sur le produit et de fichier PDF. Le menu Aide du produit ouvre l'aide de ce produit.
Si vous êtes connecté à Internet, vous pouvez accéder à l'aide communautaire et au PDF depuis la page Aide et
assistance du produit à l'adresse suivante : www.adobe.com/support/connect. (Le lien vers le PDF se trouve sous Aide
supplémentaire.) Lorsque vous effectuez une recherche dans l'aide communautaire, les résultats répertorient les
informations sur le produit.
Remarque : dans les environnements où de nombreux utilisateurs ne sont pas connectés à Internet, un administrateur
système peut télécharger la documentation et la mettre à la disposition de ces utilisateurs sur l'intranet de l'entreprise.
Ressources d'assistance
Consultez le site Web d’assistance technique d’Adobe, à l’adresse www.adobe.com/fr/support, pour en savoir plus sur
les options d’assistance technique gratuites et payantes.
3
Chapitre 2 : Utilisation d'Acrobat Connect
Pro Lotus Notes Add-in
A l'aide d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in, vous ajoutez vos informations sur les réunions Acrobat Connect
Pro à vos invitations de calendrier et à vos messages électroniques Lotus Notes envoyés par Lotus Notes. Lorsque vous
planifiez une réunion Acrobat Connect Pro, vous créez une demande de réunion Lotus Notes qui inclut vos invités.
Lotus Notes ajoute cette réunion au calendrier de tous les participants et envoie des rappels à tous ceux qui ont accepté
de prendre part à la réunion.
Avec Acrobat Connect Pro, vous pouvez planifier des réunions avec des employés, des clients, des partenaires, des
investisseurs, des fournisseurs et d'autres utilisateurs qui ont accès à votre réseau.
Pour plus d'informations sur Acrobat Connect Pro, reportez-vous à www.adobe.com/go/connectpro_productinfo_fr.
Accès aux options de l'add-in
Vous accédez aux options de l'add-in Connect Pro Lotus Notes de trois manières :
• A partir du menu Actions de Lotus Notes.
• A partir du menu Add-in de Connect Pro
, disponible dans la barre d'outils Connect Pro.
• A partir du menu Add-in de Connect Pro dans un message électronique ou une invitation de calendrier.
Configuration et modification d'un compte utilisateur
Lorsque vous lancez pour la première fois l'application de messagerie Lotus Notes après avoir installé Connect Pro
Lotus Notes Add-in, un écran vous invite à configurer votre compte. Lorsque vous configurez votre compte, l'add-in
recherche l'URL, les informations de connexion et le mot de passe d'une salle de réunion Acrobat Connect Pro
existante. S'il ne trouve pas ces informations, l'add-in vous invite à les configurer.
Vous modifiez les informations de compte pendant l'inscription ou lors de la mise à jour de vos paramètres.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 4
Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
Boîte de dialogue Paramètres pour la modification des informations de compte
1 Si vous mettez à jour les paramètres, sélectionnez Modifier les paramètres dans le menu Add-in.
2 Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
3 Sélectionnez un serveur Acrobat Connect Pro et une salle de réunion par défaut. Par défaut, ces champs sont vides
lors de votre première connexion.
4 Si votre serveur est un serveur sécurisé (recommandé), sélectionnez Toujours se connecter en utilisant SSL. Si cette
option est sélectionnée, l'URL commence par « https » ; sinon, elle commence par « http ».
Remarque : vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment. Reportez-vous à la section « Configuration et gestion
de réunions Acrobat Connect Pro » à la page 7.
Ajout d'informations sur les salles Acrobat Connect Pro
Lorsque vous créez une réunion dans Lotus Notes, vous pouvez utiliser votre carnet d'adresses Lotus Notes ou votre
carnet d'adresses global pour inviter les utilisateurs. Vous pouvez utiliser Lotus Notes pour envoyer par courrier
électronique des invitations à une réunion et rappeler aux participants les prochaines réunions.
Le courrier électronique d'invitation à une réunion comprend le texte de l'invitation, l'URL de la salle de réunion
Acrobat Connect Pro et les informations détaillées sur la conférence audio si elles sont disponibles.
Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in ajoute ces informations à des invitations de calendrier et à des messages
électroniques. Vous n'avez pas à créer de salle de réunion, ni à planifier ou à mettre à jour la salle de réunion pour
chaque session de réunion. Les salles de réunion Acrobat Connect Pro et leur URL sont permanentes.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 5
Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
Remarque : à l'exception de l'hôte de la réunion, tous les participants à la réunion sont configurés comme étant des
participants à la réunion. Pour convertir des participants en présentateurs ou en hôtes avant la réunion, vous pouvez
modifier le rôle des utilisateurs dans Acrobat Connect Pro (Réunions > Modifier les participants). Pour plus
d'informations, reportez-vous à l'aide d'Acrobat Connect Pro.
Voir aussi
« Personnalisation des informations détaillées d'une salle de réunion » à la page 9
Création d'une salle de réunion
Vous pouvez utiliser une nouvelle réunion en tant que salle par défaut pour vos réunions Connect Pro ou en tant que
salle occasionnelle. Cette option n'est pas disponible si l'administrateur a limité la création des salles.
1 Dans le menu Add-in, sélectionnez Créer une nouvelle salle Connect Pro.
2 Indiquez le nom d'une salle de réunion et le suffixe personnalisé de l'URL, par exemple, votre nom ou planification.
Création d’une salle de réunion
Envoi d'une invitation à une réunion
Généralement, vous envoyez une invitation de calendrier pour planifier les réunions récurrentes, à venir ou encore
celles que vous souhaitez afficher dans le calendrier d'un participant. En revanche, une invitation par messagerie est
plus adaptée pour inviter les participants à rejoindre une réunion dans un bref délai. Les invitations par calendrier et
par message électronique comprennent des informations détaillées sur la réunion Connect Pro. Ces informations
comprennent l'URL de la salle de réunion ainsi que, le cas échéant, le numéro de téléphone et les codes de connexion
à la conférence.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 6
Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
Vérifiez que vous avez configuré la salle de réunion par défaut. Consultez la section « Configuration de la salle de
réunion par défaut » à la page 8.
Envoi d'une invitation par message électronique
1 Dans le menu Add-in, sélectionnez Envoyer une invitation Connect Pro Meeting.
2 Dans le courrier électronique, saisissez l'adresse électronique du participant et toutes les informations nécessaires.
Invitation à une réunion Connect Pro
Envoi d'une invitation par calendrier
❖ Dans le menu Add-in, sélectionnez Planifier Connect Pro Meeting.
L'invitation par calendrier s'ouvre et affiche les informations sur la salle de réunion.
Participation à une réunion Connect Pro
Les invitations à des réunions Connect Pro sont envoyées par courrier électronique et comprennent l'URL de la salle
de réunion Connect Pro.
1 Ouvrez le message électronique contenant l'invitation.
2 Effectuez l'une des opérations suivantes :
• Si la réunion est en cours, cliquez dans l'invitation sur l'URL de la salle de réunion.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 7
Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
• Si la réunion est planifiée à une date ultérieure, cliquez sur Accepter. Ensuite, lorsque la réunion commence,
ouvrez l'élément dans votre calendrier Lotus Notes et cliquez sur l'URL de la salle de réunion.
S'il s'agit de réunions périodiques, vous pouvez ajouter l'adresse URL des salles de réunion correspondantes à la
liste de signets de votre navigateur afin d'y accéder plus facilement.
Configuration et gestion de réunions Acrobat Connect
Pro
Vous configurez et gérez les paramètres de réunion à l'aide de la boîte de dialogue Paramètres (Menu Add-In >
Modifier les paramètres).
Modification des informations sur le serveur
Cette option n'est pas disponible si l'administrateur a indiqué un serveur pour l'add-in.
1 Dans le menu Add-in, sélectionnez Modifier les paramètres.
2 Cliquez sur l'option Modifier, à côté du nom du serveur.
Options du serveur Connect Pro
3 Dans la boîte de dialogue Modifier le serveur, effectuez l'une des opérations suivantes :
• Pour utiliser un serveur existant, sélectionnez le serveur et cliquez sur OK. Ce serveur apparaît dans la zone de
texte Serveur de la boîte de dialogue Paramètres.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 8
Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
• (Si ces informations sont disponibles) Pour ajouter un nouveau serveur, saisissez le nom de domaine pleinement
qualifié dans la zone de texte, puis cliquez sur Ajouter un serveur. Le nom de domaine pleinement qualifié,
parfois appelé nom de domaine absolu, est le nom de domaine complet du serveur qui héberge l'application
serveur Acrobat Connect Pro. Ce serveur apparaît dans la liste des serveurs disponibles.
• Pour supprimer un serveur, sélectionnez-le, puis cliquez sur Supprimer le serveur.
Configuration de la salle de réunion par défaut
Avant de changer de salle de réunion par défaut, vérifiez que vous avez défini le serveur Acrobat Connect Pro dans la
boîte de dialogue Paramètres. Le serveur récupère la liste des salles associée à votre compte utilisateur.
1 Dans le menu Add-in, sélectionnez Modifier les paramètres.
2 Cliquez sur l'option Modifier, à côté du nom de la salle par défaut.
3 Dans la boîte de dialogue Mes salles de réunion, sélectionnez une salle dans la liste et cliquez sur Définir par défaut.
Remarque : les chevrons (>>) indiquent la salle de réunion par défaut dans Lotus Notes 8.5 ou dans les versions
ultérieures.
Configuration de la salle de réunion par défaut
Remarque : vous pouvez également indiquer une nouvelle réunion comme étant l'option par défaut au moment de sa
création.
4 Pour indiquer des informations supplémentaires sur la réunion, cliquez sur Options de réunion supplémentaires.
Cette option ouvre la liste des réunions dans Acrobat Connect Pro. Vous pouvez y sélectionner votre réunion et
modifier ses informations. Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide d'Acrobat Connect Pro.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 9
Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
Voir aussi
« Création d'une salle de réunion » à la page 5
Personnalisation des informations détaillées d'une salle de réunion
Toutes les salles Connect Pro utilisent un modèle prédéfini avec des paramètres pour l'URL de la salle, des
informations détaillées (le cas échéant) sur la conférence audio, etc. Vous pouvez utiliser les paramètres prédéfinis ou
personnaliser ces paramètres pour toutes les salles. Par exemple, vous pouvez ajouter des informations détaillées de
compte pour un fournisseur de conférence audio, de manière à ce que tous les détails d'intégration nécessaires soient
disponibles lorsque vous planifiez les réunions. Plusieurs salles peuvent avoir des paramètres personnalisés différents
pour l'invitation.
1 Dans la boîte de dialogue Mes salles de réunion, sélectionnez une salle et cliquez sur Personnaliser.
Personnalisation de l'invitation à une réunion
2 Effectuez l’une des opérations suivantes :
• Pour ajouter des informations détaillées sur les invitations, saisissez du texte et ajoutez l'URL de la salle de
réunion Connect Pro.
• Pour ajouter des informations détaillées sur la conférence audio (téléphonie), cliquez sur Paramètres du
téléphone. Cette option ajoute automatiquement dans la zone de texte les informations de téléphonie récupérées
sur le serveur Connect Pro, après l'entrée en cours.
UTILISATION D'ACROBAT CONNECT PRO LOTUS NOTES ADD-IN 10
Utilisation d'Acrobat Connect Pro Lotus Notes Add-in
Mise à jour de la liste des salles de réunion
Vous pouvez synchroniser les salles de réunion associées à un compte utilisateur sur un serveur en particulier. Les
salles de réunion sont conservées sur le serveur Acrobat Connect Pro et sur votre ordinateur pour le travail hors ligne.
Vous pouvez synchroniser votre liste locale de salles de réunion avec les salles du serveur.
❖ Dans la boîte de dialogue Mes salles de réunion, cliquez sur Actualiser la liste.
Si la salle de réunion par défaut qui est attribuée existe sur le serveur, elle reste la salle par défaut. Sinon, la salle qui
apparaît en haut de la liste est sélectionnée automatiquement comme étant la salle par défaut. Vous pouvez
sélectionner dans la liste une nouvelle salle par défaut ou créer une salle de réunion et la définir comme étant la salle
par défaut.
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